Excel Basico

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

1 - Conociendo Excel 2003Ingresando a Excel 2003Para iniciar una sesin de Excel 2003 Haga lo siguiente: 1. Pulse el botn Inicio y visualizar la lista de las actividades o tareas que puede realizar. 2. Sin pulsar ningn botn lleve el mouse hasta la opcin Programas; all se abrir la lista de todos los programas o aplicaciones instaladas (figura 1.1). 3. Lleve el mouse sobre Microsoft Excel y pulse sobre el mismo.Figura 1.1: Inicio de una sesin con Excel 2003

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

La ventana de Excel 2003Cuando ingresa a Excel 2003 aparece una ventana, tal como lo muestra la figura 1.2, donde visualizar todos los elementos comunes a las ventanas del entorno Windows y de Office 2003Barra de ttulo

Controles de Ventana Barra de herramientas Barra de Men Panel de tareas

Barra de frmulas

Libro de Trabajo

Hojas del libro de trabajo Barra de estado

Figura 1.2: Ventana de Excel 2003

Nota: Los archivos creados con Excel 2003 se denominan libros, porque poseen varias hojas para que el usuario ingrese informacin o cree varias planillas. Cada hoja de un libro de Excel est formada por 256 columnas (nombradas con letras A, B, ... Z, AA, AB, ...) y 65536 filas (identificadas mediante nmeros); la interseccin entre una fila y una columna se denomina celda y sta se nombra con la letra de columna y el nmero de la fila (A1, C14, etctera), tal como se ejemplifica en la figura 1.3.

Cursor

Columnas Filas Celda

Figura 1.3: Elementos de las hojas

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Ingresando informacinCuando inicie una sesin de Excel 2003, siempre tendr disponible un archivo o libro para trabajar. Dentro de cada una de las celdas que conforman las hojas de un libro, podr ingresar: textos, nmeros, fechas, frmulas y funciones. La informacin de cada celda se alinear, dentro de la misma, segn el tipo de dato ingresado. Por ejemplo, los nmeros y las fechas se alinearn a la derecha, mientras que el texto lo har a la izquierda.

Nota: A esta altura debemos aclarar que si en una celda ingresamos letras y nmeros, el dato de la misma ser considerado como alfanumrico (texto general), por lo que se alinear a la izquierda y no ser apto para efectuar clculos. Cuando escriba datos en una celda podr finalizar el ingreso con la tecla ENTER. Al pulsar esta tecla estaremos confirmando el dato ingresado. Inmediatamente Excel lo almacenar en la celda activa y desplazar el cursor hacia la celda que se encuentra debajo de aquella. Tambin puede terminar el ingreso pulsando las teclas de movimiento de cursor, y el mismo se mover en la direccin indicada por tecla pulsada. 1. Con el cursor ubicado en la celda A1 escriba un nombre, por ejemplo: Ivan. 2. Pulse la tecla ENTER y el cursor pasar a la celda de abajo (A2). 3. Escriba un nmero, por ejemplo: 7. 4. Pulse la tecla ENTER, nuevamente bajar el cursor. 5. Escriba una fecha, con el formato de da/mes/ao, por ejemplo: 8/8/90. 6. Pulse la tecla ENTER y observar que automticamente se agreg el cero a la izquierda del mes, el ao 90 fue reemplazado por 1990 y la fecha se aline a la derecha de la celda (igual que los nmeros). 7. Ingrese ahora una fecha invlida (por ejemplo 45/33/50). 8. Pulse la tecla ENTER y comprobar que Excel almacen el dato, pero ste qued alineado sobre el lado izquierdo (figura 1.4).

Nota: Esto se debe a que la informacin ingresada no fue reconocida como una fecha vlida. La misma pasa a ser entonces un dato alfanumrico (un texto cualquiera) porque, como ya dijimos, son considerados como valores (informacin numrica) slo aquellos datos que contienen nada ms que nmeros.

Figura 1.4: La alineacin est determinada por el

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1tipo de dato

Nota: Mientras ingresa informacin en una celda, en la barra de frmulas aparecen dos iconos: una cruz roja y un tilde verde (figura 1.5) cuyas funciones detallamos a continuacin: La cruz roja equivale a la tecla ESC y sirve para cancelar el ingreso de la informacin; si estaba escribiendo en una celda vaca, al hacer un clic sobre este icono, la celda continuar vaca. Iconos de la barra El tilde verde equivale a la tecla de funciones ENTER y sirve para confirmar el ingreso en la celda.

Figura 1.5: Iconos de la barra de funciones

Editar los datos de una celdaSi tiene que modificar la informacin de una celda, no necesita volver a escribir todo el contenido; puede hacer lo que se conoce como editar el contenido de la celda, esto es corregir slo aquellos caracteres que consideramos incorrectos. 1. Pulse doble clic sobre alguna de las celdas escritas (por ejemplo la que contiene la fecha 08/08/90). Aparecer dentro de la celda una lnea vertical titilante (el cursor de edicin) y en la barra de frmulas se mostrar el contenido de la celda y los iconos de confirmacin o rechazo (la cruz y el tilde que ya vimos). Todo esto nos indica que estamos en modo edicin de datos. 2. Pulse sobre el ltimo nmero (el 0 de 90) y arrastremos hacia la derecha para seleccionarlo. El mismo se mostrar con fondo negro. 3. Ahora escribamos 8 y este nmero quedar colocado en lugar del cero. El resto de la fecha permanecer sin cambios; slo modificamos el ltimo nmero.

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Seleccin de rangosUtilizaremos en el resto de este libro las palabras rango o bloque para referirnos a un grupo de celdas. 1. Posicione el puntero del mouse sobre la primera celda de la planilla: A1. 2. Pulse y, sin soltar arrastre hacia abajo o hacia los lados. Observe (figura 1.6) que mientras arrastra, las celdas toman el color celeste de fondo y la primera celda contina con el fondo blanco, pero forma parte de la seleccin.Figura 1.6: Rango seleccionado

Cuidado: Verifique, antes de comenzar a seleccionar, que el puntero del mouse tenga el formato de cruz blanca, porque si tiene formato de flecha lo que har es mover la celda en lugar de seleccionarla. Hemos seleccionado un rango con el mouse. En el prximo captulo haremos algunos clculos sencillos sobre bloques de celdas, como por ejemplo sumar todas las celdas de importes para obtener un total. En ese caso, para hacer referencia a todas las celdas de ese rango o bloque deber indicar la primera y la ltima celda que lo componen. Por ejemplo, para referirnos al rango de la figura 1.6 escribiremos A1:A3, y para hacerlo con el de la derecha escribiremos A1:B4 usando siempre los dos puntos (:) para separar los nombres de las celdas.

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Nota: Adems de seleccionar un rango simple, como el indicado anteriormente, usted podr seleccionar "mltiples rangos", es decir grupos de celdas no adyacentes. Por ejemplo, si desea seleccionar los rangos A1:A5 y C1:D6, deber proceder de la siguiente forma: 1. Seleccione el primer rango: A1:A5, de la forma ya indicada. 2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL. 3. Posicione el puntero del mouse en la primera celda del segundo rango a marcar, por ejemplo: C1. 4. Arrastre el mouse hasta la ltima celda a seleccionar, en este caso D6. 5. Suelte el mouse y luego la tecla; podr visualizar los rangos seleccionados, tal como lo muestra la figura 1.7.

Figura 1.7: Seleccin de mltiples rangos

Seleccin de filas y columnasEl procedimiento para seleccionar filas o columnas es similar al de seleccionar celdas; la diferencia est en que debe hacer un clic en el rea gris que contiene al rtulo de la fila o de la columna. La figura 1.8 muestra cmo seleccionar la columna B y la figura 1.9 cmo seleccionar la fila 4.

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Nota: Si necesita seleccionar varias columnas, por ejemplo desde la B hasta la F, deber colocar el mouse sobre el rtulo de la primera columna y pulsar y arrastrar hasta la ltima que desea seleccionar. De similar forma deber proceder si desea seleccionar varias filas.

Figura 1.8: Seleccin de una columna

Figura 1.9: Seleccin de fila

Sugerencia: Si necesita seleccionar toda la hoja del libro, no necesitar arrastrar el mouse sobre todas las filas o columnas, sino que podr hacer un clic en el botn que aparece en el ngulo superior izquierdo de la hoja, tal como muestra la figura 1.10.

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Figura 1.10: Seleccin de toda la hoja

Nota: De la misma forma en que trabaja con los rangos, podr seleccionar filas y columnas no adyacentes, es decir, utilizando la tecla CONTROL entre los bloques de filas y columnas seleccionados. La figura 1.11 muestra cmo quedan seleccionadas las columnas A y C y las filas 3 a la 5 de la columna B.

Borrando el contenidoLa informacin ingresada en las celdas puede ser eliminada de una forma fcil y gil. Para ello es preciso seleccionar el bloque de celdas cuyo contenido se desea borrar y luego pulsar la tecla SUPRIMIR.

Figura 1.11: Seleccin de mltiples filas y columnas

Cuidado: Esta forma de borrar elimina solamente el contenido de las celdas, no el formato que tiene aplicado. Es por esta razn que las lneas y colores, que ms adelante

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1aprender a colocar, o los formatos de los nmeros, permanecern. Por ejemplo, si borra el contenido de la columna A y escribe un nmero donde antes exista una fecha, automticamente Excel lo mostrar como una fecha (si escribe el nmero 1 aparecer 1/01/00, correspondiente al 1 de enero de 1900).

Nota: Para borrar el contenido y los formatos (de nmeros, de apariencia, etc.) que posean las celdas, deber proceder de la siguiente forma: 1. Seleccione el bloque de celdas cuyo contenido desea eliminar. 2. En el men Edicin, elija la opcin Borrar y podr observar las distintas opciones de borrado, tal como las muestra la figura 1.12. Observe que podr elegir si borra el formato y conserva la informacin de la celda o viceversa.

Figura 1.12: Opciones para borrar en Excel 2003

3. Haga un clic en la opcin Todo que eliminar el contenido ms los formatos contenidos en las celdas seleccionadas.

El comando deshacerSi comete un error (por ejemplo, borrar celdas accidentalmente) Excel 2003 le permite deshacer las acciones que ejecut incorrectamente. Para ello cuenta con un comando, llamado Deshacer, que deshace las acciones ejecutadas, recuperando la informacin que se perdi accidentalmente. Este comando

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1deshace desde la ltima accin efectuada hacia atrs, con un lmite de diecisis operaciones. Para utilizar este comando, Excel 2003 (y tambin las restantes aplicaciones del paquete Office 2003), disponen de un icono apto para deshacer las acciones una por una o de a varias seleccionndolas en una lista. Veamos: 1. Haga un clic sobre la parte ms grande del icono; podr deshacer de a una las acciones ejecutadas. Por cada clic deshace una operacin. Para deshacer varias operaciones juntas: 1. Haga un clic en el botn de control que acompaa al icono y se desplegar la lista de las acciones ejecutadas (comenzando siempre desde la ltima). 2. Arrastre el mouse sobre la lista de acciones y podr ver las acciones que est seleccionando, tal como puede observarse en la figura 1.13.

Figura 1.13: Lista de acciones ejecutadas

3. Haga un clic sobre la ltima accin que desea deshacer y todas las acciones seleccionadas quedarn eliminadas. Nota: Si deshizo ms operaciones de las deseadas, puede utilizar el icono de rehacer, que se encuentra a la derecha del icono que utiliz para desandar las acciones.

Guardar el libroCuando finalice la planilla o libro que est creando es recomendable que lo guarde, ya sea en el disco rgido de su computadora o en un disquete. De esta forma podr volver a utilizarlo para modificarlo o crear uno nuevo a partir de la informacin escrita en el mismo. Nota: Si bien en este captulo no ha creado ninguna planilla, sino que ha reconocido el terreno donde se mover, igualmente guarde el archivo y de esta forma podr practicar este procedimiento. 1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. Como el archivo es nuevo y no tiene nombre, aparecer el cuadro de Guardar como, tal como muestra la figura 1.14 de la pgina siguiente.

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Figura 1.14: Cuadro guardar un archivo nuevo

2. En el recuadro Nombre de archivo, que actualmente contiene "Libro1" (el nombre que por omisin le asigna Excel 2003), escriba el nombre que tendr el documento. 3. En el recuadro Guardar en, podr elegir la unidad de disco donde desea almacenarlo. Por omisin, Excel 2003 asume que ser en la carpeta Mis documentos, que est en el disco rgido. 4. Haga un clic en el botn Guardar.

Nota: Guardar almacena los cambios efectuados en el mismo archivo. Si por alguna razn necesitara guardar la planilla en otro archivo para tener una copia o una versin diferente del original, deber utilizar la opcin Guardar como, del men Archivo. Sugerencia: Si tiene que realizar un trabajo largo o importante, es recomendable que vaya guardando el archivo a medida que trabaja sobre la planilla; de esta forma, estar protegido ante cualquier falla del equipo que pudiera provocar la prdida de datos.

Nota: Para guardar rpidamente, utilice el icono de guardar.

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Cerrando un archivoExcel 2003, as como muchas de las aplicaciones del entorno de Windows 95, permiten trabajar con varios archivos a la vez. Esto significa que puede mantener abiertos varios libros o planillas a la vez, pero si no desea mantenerlos abiertos podr cerrarlos utilizando la opcin Cerrar, del men Archivo. Tambin puede utilizar el botn de cerrar que est a la derecha de la ventana, debajo del que cierra el programa (figura 1.15).

Figura 1.15: Botn que cierra el archivo actual

Nota: Si intenta cerrar la ventana del libro actual aparecer un cuadro preguntndole si desea guardarlo (esto siempre y cuando hayamos modificado la planilla leida). Pulsando el botn S, Excel 2003 proceder a almacenar el documento en el disco (figura 1.16).

Figura 1.16: Confirmacin para guardar el archivo

Abriendo un libroTodos los archivos o libros creados con Excel 2003 pueden abrirse utilizando el men (o el icono de la barra de herramientas) o el panel de tareas. Tcnica 1: Abrir un archivo desde el men o el icono. 1. En el men Archivo, elija la opcin Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. Visualizar el cuadro de la figura 1.17. 2. En el recuadro Buscar en, elija la carpeta donde est almacenado el documento. Luego ver la lista de los archivos de Excel guardados en la misma. 3. Haga un clic sobre el nombre del archivo que desea abrir. 4. Haga un clic en el botn Abrir. El archivo aparecer dentro de la ventana de Excel 2003.

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Nota: En la ventana de abrir un archivo tambin puede hacer doble clic sobre el nombre del libro a abrir y ste aparecer en la ventana de Excel 2003.

Figura 1.18: Panel de tareas para abrir un libro de Excel

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Figura 1.17: Cuadro para abrir un libro

Sugerencia: Excel 2003 muestra, en la parte inferior del men Archivo, la lista de los ltimos archivos abiertos. Si usted desea abrir un archivo que us recientemente, puede hacer un clic en el men Archivo y luego en el nombre del archivo a abrir. Tcnica 3: Abrir un archivo desde el panel de tareas. 1. En el men Ver, elija la opcin Panel de tareas, si no lo est visualizando. El panel de tareas, presentar la lista de las opciones para abrir un libro existente, o crear uno nuevo, tal como lo muestra la figura 1.18. 2. Haga un clic en el nombre del archivo que desea abrir. El archivo aparecer en la ventana de Excel.

Saliendo de Excel 2003Una vez finalizado el trabajo con Excel 2003 deber salir de la aplicacin. Para ello cuenta con dos alternativas: una es utilizar la opcin Salir, del men Archivo, y la otra utilizar el botn de cerrar la ventana que se encuentra a la derecha de la barra de ttulo.

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Nota: Si est trabajando con un libro que todava no guard, al ejecutar el procedimiento para salir del programa, Excel 2003 le preguntar (figura 1.16) si desea guardar el archivo que estuvo creando. Esto le permitir guardar la informacin y luego salir de la aplicacin.

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2 - Trabajando con frmulasEn todas las planillas o libros que utilice o, casi con seguridad en la mayora de las mismas, usted trabajar con frmulas. Con estas frmulas, que tomarn la informacin de las celdas, obtendr clculos que se actualizarn automticamente segn el contenido de las celdas involucradas en el clculo. Es decir que si cambia el valor de una celda, cambiar a la vez el resultado del clculo. En este captulo aprender a crear una planilla con datos numricos y alfanumricos (texto), y con los datos numricos crear frmulas para obtener resultados. Adems, conocer las diferencias entre "referencias relativas" y "referencias absolutas".

Una planilla de ejemploPara probar las primeras frmulas, es recomendable usar un ejemplo que sirva de referencia para todos, por ejemplo, una lista de precios constituye un elemento habitual y todos podrn entender el ejemplo. La figura 2.1 muestra la planilla que obtendr una vez finalizado el ejercicio planteado en este captulo.

Figura 2.1: Planilla con la lista de precios

1. Posicione el cursor en la celda A1. 2. Escriba el ttulo de la planilla, por ejemplo: Listado de precios. 3. Pulse dos veces la tecla ENTER para confirmar el ingreso del ttulo y dejar una lnea en blanco. El cursor quedar ubicado en la celda A3. 4. Escriba el primer ttulo de columna: Cdigo. 5. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna. 6. Escriba el ttulo de columna: Descripcin. 7. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna. 8. Escriba el ttulo de columna: Compra. 9. Pulse nuevamente TAB para pasar a la siguiente columna.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 110. Escriba el ttulo de columna: Venta. 11. Pulse la tecla TAB. 12. Escriba el ttulo de columna: Ganancia. 13. Ahora pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso de la informacin; el cursor pasar a la siguiente fila y se ubicar en la primera columna donde comenz la planilla (celda A4) tal como muestra la figura 2.2.

Figura 2.2: Los ttulos de columnas y la ubicacin del cursor

Creando una serie numricaLa planilla posee una columna con el cdigo de cada producto y, supongamos, todos ellos poseen una numeracin correlativa, comenzando desde el nmero 100. Para crear esta serie tiene dos alternativas: escribir la serie de nmeros usted mismo o utilizar un comando de Excel 2003 que la crear por usted. Nota: La celda posee un "manejador" en el ngulo inferior derecho, tal como muestra la figura 2.3. Este manejador, que est representado por un punto, le permitir armar series numricas, copiar frmulas, etctera.

Figura 2.3: El manejador permite trabajar ms rpidamente

Tcnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla. 1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que, como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER. 2. Pulse y mantenga la tecla CONTROL durante los prximos tres pasos. 3. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que el puntero adopta el formato de una cruz negra. 4. Pulse all y sin soltar el botn comience a arrastrar el mouse hacia abajo. Observe que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo ms y un cartelito indicador, que le mostrar el nmero que colocar en las celdas sucesivas, tal como lo muestra la figura 2.4.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 15. Cuando el cartel indicador muestre el ltimo valor que desea para la serie, por ejemplo: 106, suelte primero el mouse y luego la tecla CONTROL y la serie quedar armada.

Figura 2.4: Armado de la serie numrica

Cuidado: Cuando utilice acciones de mouse junto con teclas, recuerde que primero debe soltar el mouse y luego la tecla, ya que si invierte el orden, la funcin que cumpla la tecla podra quedar cancelada. Tcnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla. 1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que, como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER. 2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que el puntero adopta el formato de una cruz negra. 3. Arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda que desea completar. Observe que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo ms y un cartelito indicador, que le mostrar el mismo nmero que contiene la celda de origen. 4. Libere el botn del mouse, y observe el icono que aparece en el ngulo inferior derecho del rango que est seleccionado. 5. Haga un clic en el control del icono que apareci despus de copiar la celda, y visualizar la lista de las opciones para copiar o armar una serie, tal como se exhibe en la figura 2.5. 6. Haga un clic en la opcin Rellenar serie, y la serie de nmeros correlativos quedar armada.

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El men para las seriesPara crear una serie numrica, puede utilizar el procedimiento explicado anteriormente o bien usar el men. En este caso, haga lo siguiente:

Figura 2.5: Opciones para copiar y armar una serie

1. Seleccione el rango que desea llenar, incluyendo la celda que contiene al primer valor de la serie. 2. En el men Edicin, elija la opcin Rellenar y visualizar las listas de las opciones para completar el rango seleccionado. 3. Haga un clic en la opcin Series y aparecer el cuadro que muestra la figura 2.6.

Figura 2.6: Cuadro para armar series

4. En el recuadro Tipo, elija el tipo de serie, por ejemplo: Lineal. 5. En el recuadro Incremento, especifique el intervalo que desea entre los nmeros de la serie. 6. Haga un clic en el botn Aceptar y la serie quedar armada.

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Nota: Si el campo tomado como base contiene una fecha, al emplear cualquiera de los dos procedimientos anteriores crear una serie de fechas. Si utilizamos el segundo mtodo (empleando el cuadro de la figura 2.5), aparecer activa la opcin Cronolgica; podemos aqu activar tambin la casilla Das laborables para generar una serie con slo los das laborables, sin incluir los sbados y domingos.

El AutocompletarEl Autocompletar es una herramienta de Excel 2003 que, mientras usted va ingresando la informacin de una columna, podr completar el dato cuando escriba los primeros caracteres similares de otra celda (de la misma columna). 1. Posicione el cursor en la celda B4 para ingresar la descripcin del primer producto. 2. Escriba la primera descripcin, por ejemplo: Marcos de madera N 8. 3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente lnea. 4. Escriba la descripcin siguiente: Pincel chato N 6. 5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente lnea. 6. Escriba una descripcin que comience con la inicial de una ya ingresada, por ejemplo: con la letra M y Excel 2003 completar la celda con la misma informacin que estaba en la columna, tal como lo muestra la figura 2.7.

Figura 2.7: Excel ejecuta el Autocompletar

7. Pulse la tecla F2 y luego la tecla FIN para indicar a Excel que desea modificar el contenido de la celda y desplazar el cursor al final del texto. 8. Pulse la tecla RETROCESO para borrar el nmero 8 y escriba el nmero 12. 9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente lnea. 10. Complete la tabla con la informacin de la figura 2.8.

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Figura 2.8: Datos de la tabla

Nota: Observe que la informacin ingresada en la columna Descripcin supera el ancho de la columna, pero se visualiza como si ocupara dos celdas. Esta forma de mostrar la informacin es posible si no hay datos en la siguiente columna (la del precio de compra). Por lo tanto, es recomendable ampliar ya la columna antes de continuar cargando informacin.

El ancho de las columnasCambiar el ancho de las columnas ser una de las tareas ms comunes cuando cree planillas con Excel. Puede utilizar dos procedimientos para realizar esta tarea: uno es darle el ancho automtico y el otro es elegir el ancho deseado. Tcnica 1: El ancho automtico. 1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del rtulo de la columna a la que desea dar el ancho automtico, por ejemplo en la columna B (Descripcin). Debe colocar el puntero en la interseccin de los nombres, tal como lo muestra la figura 2.9.

Figura

2.9: Posicin del puntero para cambiar el ancho

2. Con el puntero del mouse con formato de cruz con flechas, haga doble clic y la columna tomar el ancho que tiene la entrada o el texto ms largo incluido en ella.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 13. Realice la misma operacin para las columnas C, D y E (Compra, Venta y Ganancia) y las columnas tomarn el ancho automtico, tal como se exhibe en la figura 2.10. Sugerencia: No es recomendable aplicar el ancho automtico a la columna que posee el ttulo general de la planilla, porque si ste es largo generar una columna muy ancha. Tcnica 2: Eleccin del ancho. 1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del rtulo de la columna cuyo ancho desea determinar. Por ejemplo, para cambiar el ancho de la columna A (Cdigo) prosiga como se indica a continuacin.

Figura 2.10: El ancho automtico ampla o reduce, segn el contenido

2. Con el puntero con formato de cruz con flecha, comience a arrastrar. Visualizar un cartel indicador del tamao de la columna, como lo muestra la figura 2.11, cuyo valor variar a medida que usted mueva el mouse.

Figura 2.11: Determinacin del ancho de la columna

3. Cuando consiga el tamao deseado, libere el mouse y la columna tomar el ancho indicado. 4. Complete los precios de compra con la informacin de la figura 2.12.

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Figura 2.12: Los precios de compra

Sugerencia: Para escribir nmeros con decimales es recomendable utilizar el sector numrico del teclado, porque si bien tiene el punto decimal, el mismo se convertir en coma (,) si tiene definido este separador en Windows. Cuidado: Si escribe un nmero con el punto (.) del teclado principal y tiene definido, en Windows, como separador decimal a la coma (,) el nmero no ser considerado como tal y no servir para realizar clculos.

Las frmulasEn las celdas se pueden ingresar frmulas tan complejas como resulte necesario, pues en cuanto a capacidad de clculo, Excel 2003 es mucho ms poderoso que la calculadora cientfica ms completa del mercado. Para indicarle a Excel que ingresar una frmula anteponga el signo igual (=); todo lo que ingrese a continuacin ser entonces evaluado como frmula. Una frmula incluye referencias a las celdas que contienen la informacin para los clculos, relacionadas mediante los siguientes operadores matemticos: + * / ^ Sumar. Restar. Multiplicar. Dividir. Potencia.

Para el ejemplo que se est creando, se estimar que el precio de venta ser un 20% superior al precio de compra y que la ganancia resultar de la diferencia entre ambos precios. 1. Posicione el cursor debajo del ttulo Venta, en este caso la celda D4, para crear la primera frmula. 2. Escriba la siguiente frmula: =C4*1,2.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 13. Haga un clic en el tilde verde y en la planilla tendr el resultado del clculo, mientras que la barra de frmulas mostrar el verdadero contenido, tal como puede observarse en la figura 2.13. 4. Pulse la tecla que mueve el cursor a la derecha para ubicar el cursor en la celda E4. 5. Escriba la frmula: =D4-C4. 6. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y observar el resultado del clculo realizado. Nota: Debido a que en la frmula se indic la celda que contiene el precio de compra, si ste cambia, cambiarn automticamente el precio de venta y la ganancia. Compruebe este aserto modificando el precio del primer producto y observando qu sucede cuando pulsa la tecla ENTER.

Figura 2.13: La frmula y el resultado

Copiando las frmulasUna vez creada la frmula para el primer elemento, y dado que el resto de la columna tendr la misma frmula, slo variar la celda que interviene en el clculo. Excel 2003 tiene en cuenta este detalle y realizar automticamente, con el procedimiento que se indica a continuacin, el clculo para todos los productos. 1. Posicione el cursor en la celda que tiene la frmula del precio de venta, es decir en D4. 2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y visualizar el formato de una cruz negra; all pulse y sin soltar ... 3. Arrastre hasta la fila 10, tal como muestra la figura 2.14.

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Figura 2.14: Copia de la frmula

4. Realice el mismo procedimiento para copiar la frmula de la celda E4 (el clculo de ganancia). Nota: Cuando copia una frmula, Excel toma las referencias de las celdas como relativas, por lo que para la fila 5 las celdas son C5 y D5 y as sucesivamente. Esto es lo que se denomina: referencia relativa. Sugerencia: Si tiene que copiar varias frmulas, puede seleccionarlas previamente y luego usar el manejador, como puede verse en la figura 2.15.

Figura 2.15: Copia simultnea de varias frmulas

Sumando columnasExcel 2003 dispone de muchas funciones que agilizan la construccin de los clculos; una de ellas es la que permite sumar un grupo de celdas. Nota: Las funciones tambin deben comenzar con el signo igual (=), continuar con el nombre y por ltimo, parntesis de apertura y cierre, donde se indicar (en algunos casos) parmetros o rangos. 1. Posicione el cursor en la celda A11. 2. Escriba el ttulo: Total.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 13. Posicione el cursor en la celda C11 para sumar la columna.

4. Haga un clic en el icono de autosuma y habr creado una frmula basada en la funcin SUMA, tal como muestra la figura 2.16. Observe que aparecen seleccionados los precios, slo falta confirmar si el rango es el correcto.

Figura 2.16: Construccin de la funcin SUMA

5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el clculo. 6. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y, cuando aparezca el formato de cruz negra ... 7. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para obtener la suma de las restantes columnas. La figura 2.17 muestra el resultado de los clculos realizados.

Figura 2.17: El resultado de los clculos

Referencias AbsolutasLa referencia absoluta es una direccin de celda cuyos componentes estn precedidos por el signo pesos ($); por ejemplo la direccin $A$5 se refiere en forma absoluta a la celda A5 y, en este caso, cuando la frmula es copiada, estas direcciones no varan como ocurra en el ejemplo anterior. Debido a que es bastante frecuente el uso de referencias absolutas, incluiremos en el ejemplo una columna que realice un clculo donde intervenga una referencia de este tipo.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 11. Posicione el cursor en la celda F3 para ingresar el ttulo de la nueva columna. 2. Escriba el ttulo: % Ganancia. 3. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente lnea. 4. Escriba la frmula: =E4/$E$11. Para calcular el porcentaje de incidencia que tiene el producto en la ganancia es necesario dividir su ganancia por el total. Debido a que el total existe en la celda E11, cada clculo del porcentaje de ganancia deber tener a este divisor, por lo tanto ser absoluto. 5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el clculo. 6. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y visualizar el formato de una cruz negra. 7. Haga un clic y arrastre hacia abajo para copiar la frmula para todos los productos. 8. Ubquese en F11 y, pulsando el botn de Suma, incluya el clculo del total de la ltima columna. La figura 2.18 muestra los resultados obtenidos.

Figura 2.18: Porcentaje de ganancia

Esta ltima suma siempre dar como resultado la unidad y entenderemos rpidamente el porqu de esta afirmacin si analizamos la siguiente ecuacin: Si Total = a+b+c+d entonces... a --------Total Nota: Si no utiliza la referencia absoluta aparecer, en cada celda donde copie la frmula, el error #DIV/0!. b + --------Total + c --------Total + d --------- = Total a+b+c+d ------------- = 1 a+b+c+d

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Planilla para calcular promedios, mximos y mnimos1. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el primer ttulo de columna: Legajo. 2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 3. Escriba el ttulo de columna: Apellido. 4. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 5. Escriba el ttulo de columna: Nombre. 6. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 7. Escriba el ttulo de columna: Sexo. 8. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 9. Escriba el ttulo de columna: Estado Civil. 10. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 11. Escriba el ttulo de columna: Hijos. 12. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 13. Escriba el ttulo de columna: Sueldo Bsico. 14. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 15. Escriba el ttulo de columna: Jubilacin. 16. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 17. Escriba el ttulo de columna: Obra Social. 18. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 19. Escriba el ttulo de columna: Sueldo Neto. 20. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente fila y colocar el cursor en la primera columna (celda A2). 21. Complete la planilla con los datos que muestra la figura 2.19.

Figura 2.19: Datos para la planilla

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Sugerencia: Modifique los anchos de columnas, como se indic en el captulo anterior, para visualizar correctamente la informacin de las columnas de la planilla. Utilice el ancho automtico para todas las columnas.

Las frmulas y funcionesPara calcular la jubilacin, la obra social y el sueldo bsico, necesitar crear frmulas, que son muy sencillas y servirn para repasar el captulo anterior. Adems de las frmulas que se necesitan, deber utilizar las funciones para calcular la suma de las columnas (tambin usada en el captulo anterior), el promedio, el valor mximo y el mnimo. Para los tres ltimos clculos usar las funciones: PROMEDIO, MAX y MIN, que tienen la misma sintaxis que la funcin SUMA. 1. Posicione el cursor en la celda H2 para ingresar el clculo de la jubilacin. 2. Escriba la frmula: =G2*0,11. El aporte jubilatorio que se le retendr a los empleados ser un 11% del sueldo. 3. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 4. Escriba la frmula: =G2*0,03. El dinero que se les retendr en concepto de obra social ser un 3% del sueldo.

5. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.6. Escriba la frmula: =G2-H2-I2. El sueldo neto ser igual al sueldo bruto menos las retenciones (jubilacin y obra social). 7. Ahora seleccione las tres frmulas creadas. 8. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que aqul adopta el formato de una cruz negra. 9. Haga un clic y arrastre para que el clculo se efecte para todas las filas de la planilla, tal como muestra la figura 2.20.

Figura 2.20: Copia de varias frmulas

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Sugerencia: Para realizar una copia rpida, especialmente si la planilla contiene muchas filas, puede posicionar el puntero del mouse sobre el manejador y hacer doble clic. Automticamente, Excel copiar la o las frmulas hasta la ltima fila que contenga informacin en la planilla. 1. Posicione el cursor en la celda F14, debajo de la cantidad de hijos. 2. Escriba el ttulo de fila: Total:. 3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 4. Escriba el ttulo de fila: Promedio:. Si no se visualiza en forma completa, no ensanche la columna, porque luego se le cambiar la alineacin y se ver correctamente. 5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 6. Escriba el ttulo de fila: Mximo:. 7. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 8. Escriba el ttulo de fila: Mnimo:. 9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el dato ingresado. 10. Seleccione el rango G14:J14 para calcular el total de todas las columnas con una operacin. 11. Haga un clic en el icono de autosuma y obtendr los totales de todas las columnas: Sueldo Bsico, Jubilacin, Obra Social y Sueldo Neto, tal como aparece en la figura 2.21.

Figura 2.21: Clculo de totales

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12. Posicione el cursor en la celda G15 para calcular el promedio de los sueldos bsicos. 13. Escriba la funcin: =PROMEDIO(G2:G13). 14. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 15. Escriba la funcin: =MAX(G2:G13). Con esta funcin se calcula el sueldo mximo que se paga. 16. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 17. Escriba la funcin: =MIN(G2:G13). Con esta funcin se calcula el sueldo mnimo que se paga. 18. Pulse la tecla ENTER para confirmar la frmula ingresada. 19. Seleccione los tres clculos realizados. 20. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que aqul adopta el formato de una cruz negra. 21. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para que los clculos se efecten para todas las columnas de la planilla. La figura 2.22 muestra parte de la planilla, pero ya con el resultado de los clculos.

Figura 2.22: Resultado de las funciones

Nota: Todas las funciones bsicas, las puede obtener utilizando el icono que calcula la suma, haciendo un clic en el control del mismo y eligiendo la funcin que desea utilizar. La figura 2.23 muestra las funciones que calcula en forma automtica dicho icono.

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Figura 2.23: Funciones que calcula automticamente el icono de suma

1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Indique el nombre del archivo, por ejemplo: Sueldos y Jornales. 3. Haga un clic en el botn Guardar.

Usando el AutoformatoAutoformato es una galera de formatos de tablas pre-armados. Utilizar autoformatos es muy sencillo, bastar con que seleccione alguna de las opciones de la lista (figura 2.24) para que su tabla adquiera una apariencia verdaderamente profesional. Cada uno de estos formatos que, como vemos en la figura 2.20 se identifica mediante un nombre, contiene tipos de letras, colores de fondo, lneas, recuadros y en suma, todas las caractersticas de formato necesarias, las que se aplicarn a la tabla en un solo paso. Veamos: 1. Posicione el cursor dentro de la planilla. No importa la celda donde est, basta con que se encuentre dentro del bloque o rango que comprende a la planilla.

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Figura 2.24: Formatos automticos

2. En el men Formato, elija la opcin Autoformato y visualizar el cuadro que muestra la figura 2.24. 3. Utilizando la barra de desplazamiento de la derecha ubique el modelo que desea aplicar, y pulse sobre el mismo para seleccionarlo. 4. Haga un clic en el botn Aceptar. La figura 2.25 muestra cmo queda un modelo de Autoformato una vez aplicado.

Figura 2.25: Autoformato aplicado

Nota: Si est de acuerdo con el aspecto de la muestra en general pero desea que no se aplique alguno de los tipos de formato incluidos en la opcin (por ejemplo, si las

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1lneas o los colores de fondo no le satisfacen) deber pulsar el botn Opciones; al hacerlo se expandir el cuadro, tal como lo muestra la figura 2.26. Puede entonces pulsar (para desmarcar) aquellos formatos que no quiera aplicar.

Figura 2.26: Cuadro para elegir qu aplicar

Formatos numricosExcel 2003 muestra los nmeros tal cual fueron ingresados o calculados. Este formato, llamado General, no siempre es el ms adecuado para mostrar los datos de todas las celdas de una planilla; puede ocurrir que en algunos casos necesite ms decimales (o menos), en otros agregar o quitar signos de moneda, etc. Si bien se aplic un modelo de Autoformato, ste cambi el aspecto del trabajo pero, no modific el formato de los nmeros. Probaremos ahora de cambiar los formatos numricos para conseguir una mejor legibilidad de los datos que se presentan. 1. Seleccione los nmeros de los precios de compra, venta y ganancia (el rango C4:E11). 2. Haga un clic en el icono que aumenta los decimales y todos los nmeros mostrarn un decimal. 3. Repita el paso anterior para obtener nmeros con dos decimales.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 14. Seleccione los nmeros correspondientes al porcentaje de ganancia, el rango F4:F11, que presentan demasiados decimales. 5. Haga un clic en el icono que aplica el formato de porcentaje. Este formato multiplica el nmero por 100 y coloca el signo por ciento (%). 6. Si lo desea, tambin puede aumentar la cantidad de decimales utilizando el icono correspondiente. La figura 2.27 muestra cmo quedan los nmeros con el formato aplicado. Nota: Puede aplicar otros formatos como por ejemplo el monetario o el de miles. Si abre el men Formato encontrar una variada gama de opciones para la presentacin de los datos.

Figura 2.27: Nmeros con formatos

El men para los nmerosPara facilidad de uso se han incluido en la barra de formato iconos que aplican los formatos ms utilizados, pero disponemos de muchos ms si abrimos el men Formato. Utilicemos alguno de ellos. 1. Seleccione el rango al que desea aplicar un formato numrico. 2. En el men Formato, elija la opcin Celdas y visualizar un cuadro con varias solapas. 3. Haga un clic en la solapa Nmeros, si no estuviera visible, y aparecer el cuadro de la figura 2.28. 4. En el recuadro Categora elija el tipo de formato que desea aplicar. 5. Indique la cantidad de decimales que desea visualizar. 6. Marque la opcin Usar separador de miles (.) si est utilizando nmeros grandes y desea ver e imprimir el separador de miles. 7. Si trabaja con nmeros negativos, elija cmo desea verlos en el recuadro Nmeros negativos. En este recuadro podr especificar si desea ver el signo (-), si lo quiere ver en rojo o ambas opciones.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 18. Haga un clic en el botn Aceptar.

Centrando el ttuloNos falta ahora mejorar el aspecto del ttulo de la planilla. Cambiaremos tipo de letra, tamao y atributos para adecuar el ttulo al formato que aplicamos a la tabla. Como primera medida, centraremos el ttulo en el ancho de la planilla.

Figura 2.28: Cuadro para aplicar formatos a los nmeros

1. Seleccione el bloque de celdas donde desea centrar el ttulo, en este caso el rango A1:F1. 2. Haga un clic en el icono que centra y combina las celdas y el ttulo quedar centrado en la planilla (combinar las celdas significa unirlas para que formen una sola). 3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y visualizar las tipografas que podr elegir, tal como lo muestra la figura 2.29. 4. Elija el tipo de letra que desea aplicar, por ejemplo: Times New Roman. 5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao y visualizar los tamaos que puede elegir. 6. Elija un tamao adecuado para un ttulo, 20 puntos, por ejemplo.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 17. Haga un clic en el icono de negritas para resaltar el ttulo. 8. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del texto y visualizar la paleta de colores disponible para las letras, tal como lo muestra la figura 2.30. 9. Elija el color que desea aplicar al texto.

Figura 2.29: Listado de tipos de letras

Figura 2.30: Paleta de colores para el contenido de las celdas

10. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del fondo de las celdas y visualizar la paleta de colores disponible, que es similar a la utilizada para el color de las letras. 11. Elija el color que desea aplicar al fondo. La figura 2.31 muestra cmo queda el ttulo con los atributos aplicados.

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Figura 2.31: Ttulo con formato

Y ahora, para terminar: 1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. 2.Ingrese el nombre del archivo, por ejemplo: Precios. 3. Haga un clic en el botn Guardar. Sugerencia: Si va a utilizar frecuentemente las paletas de colores, ya sea para el texto o para el fondo, es recomendable que stas permanezcan abiertas en la ventana de trabajo. De esta forma, podr seleccionar directamente los colores pulsando sobre las muestras. Para que una paleta permanezca en la pantalla, primeramente la abrir de la manera que ya vimos. Luego pulsar sobre el borde gris oscuro que aparece en la parte superior y arrastrar hacia abajo. Al liberar el botn obtendr la paleta fija (figura 2.32).

Figura 2.32: La paleta queda fija en la hoja

Cuando desee cerrar una de estas paletas, slo deber hacer un clic en el botn de cerrar que aparece a la derecha de la barra de ttulos de la misma.

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3 - Herramientas tilesAdems de conocer la forma de trabajar con las planillas y los libros de Excel, es importante que aprenda a manejar ciertas herramientas. Algunas de estas herramientas actan mientras usted trabaja en la creacin y modificacin de los documentos y otras estarn listas para ayudarle cuando usted las necesite. En este captulo aprender a utilizar estas herramientas que le ayudarn a trabajar ms rpidamente y lograr mejores resultados.

Procedimientos tradicionales para Copiar Cortar y PegarMicrosoft Office ha empleado siempre la misma tcnica para trabajar con el portapapeles (portapapeles de Windows). Las acciones que podemos llevar a cabo a travs de portapapeles son mover y copiar informacin. Utilizamos el comando Copiar cuando deseamos realizar un duplicado del objeto o elemento seleccionado mientras que Mover lo utilizamos para sacar un elemento u objeto de un lugar y colocarlo en otro. Las tcnicas disponibles son las que se muestran a continuacin.

Copiar informacinPara reutilizar informacin de una planilla en otra parte de la misma debemos usar la tcnica de copiar. Para copiar se utiliza un rea reservada en memoria llamada Portapapeles que almacena en forma temporaria el texto u objeto copiado mientras no finalicemos la sesin de trabajo. La informacin copiada permanece en el Portapapeles hasta tanto sea reemplazado por un nuevo objeto. Este puede ser copiado a otra parte de la planilla actual o a otras, o bien incluso a otras aplicaciones Office o no. Para copiar utilizando el men siga estos pasos: 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. En el men Edicin, elija la opcin Copiar, o haga un clic en el icono correspondiente. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del bloque copiado. 4. En el men Edicin, elija la opcin Pegar, o haga un clic en el icono correspondiente. Al pegar el texto, aparecer un icono, que le permitir elegir si desea que el texto pegado tenga el mismo formato que el original o colocar slo el texto, tal como se visualiza en la figura 3.1.

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Nota: Estas opciones aparecern cuando pegue, sin importar la tcnica utilizada. Tambin aparecer cuando copie o mueva utilizando el procedimiento de arrastrar y colocar.

Figura 3.1: Opciones para determinar la forma de pegar el texto

Mantener formato de origen: Pegar de forma convencional. Es lo que se hace normalmente cuando utilizamos Copiar y Pegar. Coincidir con formato de destino: Pega los valores, pero utilizando los formatos de la planilla u hoja de destino de los datos. Solo valores: Pegar nicamente los valores. Si se trata de una frmula, extrae el resultado actual y lo pega. Formatos de nmeros y valores: Pegar formatos y contenidos pero no los bordes. Formatos de origen y valores: Pega los formatos del bloque de origen y los valores que contiene. Mantener anchos de columnas de origen: Pega en forma convencional, cambiando los anchos de columnas para que coincidan con los del bloque original. Slo formatos: Pegar nicamente los formatos (no los contenidos de las celdas copiadas). Vincular celdas: Establece un nexo o vnculo entre las celdas de destino de la copia y las celdas de origen, es decir, cuando las celdas de origen modifiquen su contenido; este se actualizar en las celdas vinculadas con ellas. Para copiar utilizando el teclado siga estos pasos:

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Microsoft Excel 2003 Nivel 11. Seleccione el bloque de celdas a copiar. 2. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + C. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del mismo. 4. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + V.

Cortar informacinEn el desarrollo del tema anterior hemos discutido como se hace para copiar informacin en una planilla. Tambin puede utilizar la tcnica de mover para cambiar de un lugar a otro un bloque de celdas. Esto puede ser necesario si ha agregado informacin en la planilla o ha hecho cambios y se ha dado cuenta que parte de la misma puede ser desplazado a otro lugar. La accin de cortar implica mover informacin de un lugar de la planilla a otro o bien a otra. Para mover utilizando el men siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a mover. 2. En el men Edicin, elija la opcin Cortar, o haga un clic en el icono correspondiente. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia de la informacin cortada. 4. En el men Edicin, elija la opcin Pegar, o haga un clic en el icono correspondiente. Para mover utilizando el teclado siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a mover. 2. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + C. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del mismo. 4. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + V.

Mover y Copiar con la tcnica de Arrastrar y colocarLa mayora de las acciones que realizamos en el entorno Windows se pueden resolver con el empleo del mouse. Mover y copiar son algunas de las acciones que se realizan tambin con el mouse. A la tcnica de copiar y mover informacin con el mouse en una planilla de Excel se la llama Arrastrar y colocar. Para mover con el mouse siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a mover. 2. Posicione el puntero del mouse sobre el borde del bloque seleccionado. El puntero asumir el formato de una cruz.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 13. Mantenga pulsado el botn del mouse y arrastre el bloque a la nueva ubicacin. El puntero del mouse tendr temporalmente un aspecto diferente como se observa en la figura 3.2. 5. Suelte el botn del mouse, cuando llegue al lugar donde desea colocar la informacin que est moviendo.

Figura 3.2: Movimiento de un bloque de celdas

Para copiar con el mouse siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a copiar. 2. Coloque el puntero del mouse sobre el borde del bloque seleccionado. 3. Haga un clic y sin soltar arrastre el bloque a la nueva ubicacin mientras mantiene presionada la tecla CONTROL. 4. El puntero del mouse tendr temporalmente un aspecto diferente como se vio en la imagen anterior pero con un signo mas (+) bajo el puntero 5. Al llegar al destino suelte el botn del mouse y luego la tecla CONTROL..

El panel PortapapelesLa versin actual de Excel 2003 trae una nueva caracterstica para el empleo del portapapeles, lo que hace que se puedan almacenar varias copias en l. Excel 2003 posee un panel de Portapapeles, de esta forma ahora puede conservar varias copias (hasta 24 como mximo) entre aplicaciones de Microsoft Office 2003. El panel Portapapeles esta disponible para todas las aplicaciones de Office, lo que quiere decir que se comparte el espacio de los 24 elementos entre todas las aplicaciones. Cada vez que utiliza el comando Copiar o Cortar automticamente esta colocando una copia sobre la barra del Portapapeles de Office. La figura 3.3 muestra el aspecto de este panel, cuando posee elementos almacenados en el mismo.

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Copiar texto usando el panel PortapapelesEl panel Portapapeles tiene un botn disponible por cada copia que almacena, lo que implica que puede pegar veinticuatro veces o que puede dejar veinticuatro copias diferentes en la planilla. Para utilizar una copia almacenada siga estos pasos: 1. Haga un clic en el lugar donde desea dejar la copia. 2. En el panel Portapapeles haga un clic sobre el control que contenga al texto que desea pegar. Visualizar dos opciones, tal como lo muestra la figura 3.4.

Figura 3.3: Panel Portapapeles, con informacin almacenada

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Figura 3.4: Opciones de un elemento del panel Portapapeles

3. Haga un clic en la opcin Pegar, y el texto aparecer en el documento.

Copiar y mover a otras hojasNuestro trabajo en la planilla de clculos no solamente se limita a copiar o mover datos en la misma planilla ya que podemos realizar estas tareas a otras hojas u a otros libros. Para ello demos seguir los siguientes pasos para cada una de las acciones: Copiar datos a otra hoja del mismo libro: 1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos copiar. 2. Ejecutamos el comando Copiar de cualquiera de las formas explicadas anteriormente. 3. Hacemos un clic sobre la etiqueta de la hoja donde deseamos realizar la copia de la informacin. 4. Seleccionamos la celda destino haciendo un clic sobre ella. 5. Aplicar el comando Pegar para provocar la duplicacin. Mover datos a otra hoja del mismo libro: 1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos mover. 2. Ejecutamos el comando Cortar de cualquiera de las formas explicadas anteriormente. 3. Hacemos un clic sobre la etiqueta de la hoja donde deseamos destinar la informacin 4. Seleccionamos la celda destino haciendo un clic sobre ella. 5. Aplicar el comando Pegar. Copiar datos a otro libro:

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Microsoft Excel 2003 Nivel 11. Seleccionar el rango de celdas que deseamos copiar. 2. Ejecutamos el comando Copiar de cualquiera de las formas vistas anteriormente. 3. Seleccionamos del men de Ventana el nombre del libro donde vamos a destinar la copia (previamente este debe estar abierto para que aparezca en el men de Ventana). 4. Seleccionamos la hoja. 5. Seleccionamos la celda destino. 6. Utilizar el comando Pegar. Mover datos a otro libro: 1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos Mover. 2. Ejecutamos el comando Cortar de cualquiera de las formas vistas anteriormente. 3. Seleccionamos del men de Ventana el nombre del libro donde vamos a volcar la informacin (previamente este debe estar abierto para que aparezca en el men de Ventana). 4. Seleccionamos la hoja. 5. Seleccionamos la celda destino. 6. Utilizar el comando Pegar.

La correccin ortogrficaPara revisar la ortografa de un texto, debe ejecutar los pasos que se indican a continuacin: 1. Ubquese al principio de una hoja pulsando en A1 y luego, en el men Herramientas, elija la opcin Ortografa o haga un clic en el icono correspondiente. Visualizar el cuadro de la figura 3.5, donde podr tomar la decisin de corregir la palabra (en este caso onesti) mediante cualquiera de las alternativas planteadas en la Nota de la pgina siguiente.

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Figura 3.5: Correccin de la ortografa

2. Luego de solucionar el error de la primera palabra, Excel 2003 continuar con la siguiente. 3. Finalizada la correccin ortogrfica se mostrar un cuadro como el de la figura 3.6, indicando que se han salvado todos los errores. 4. Haga un clic en el botn Aceptar.

Figura 3.6: Finalizacin de la correccin

Nota: La revisin de ortografa se realiza por hoja, y si no estaba ubicado el cursor al comienzo de la hoja, aparecer un cuadro preguntando si desea revisar desde el comienzo de la misma. Cuando el programa encuentra un error o una palabra que no figura en su diccionario, el usuario deber tomar una decisin con respecto a la palabra mal escrita o inexistente, para lo que dispone de las siguientes opciones: Cambiar: Deber elegir, entre las palabras sugeridas, la que estime correcta para solucionar el error.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1Cambiar todas: Si la palabra mal escrita se repite en varias partes de la hoja, Excel la reemplazar por la sugerencia elegida cada vez que aparezca. Omitir todas: Con esta opcin el usuario valida la palabra para toda la hoja, de modo que si la palabra aparece en otra parte del archivo, Excel no la marcar como errnea. Omitir: A diferencia de la opcin Omitir todas, esta opcin acepta la palabra errada, pero si la vuelve a encontrar en la hoja volver a presentarla como error y el usuario deber decidir nuevamente qu hacer con ella. Agregar: Esta opcin permite actualizar el diccionario personal que Excel le provee, precisamente para que agregue palabras que no figuraban. Las palabras agregadas sern consideradas en adelante como correctas para todos los libros que realice.

La AutocorreccinLa Autocorreccin es una herramienta muy til, pues corrige los errores comunes de tipeo a medida que van ocurriendo. Excel dispone de una lista, bastante amplia, de errores de tipeo, pero usted puede agregar sus propios errores o eliminar aqullos que, por su actividad, no son tales. Adems de los errores en las palabras, la Autocorreccin est configurada para corregir dos maysculas seguidas (ste es un EJemplo), para corregir el que provoca haber usado la tecla BLOQ. MAYSCULA y seguir escribiendo (por ejemplo: eSTAMOS CON pABLO) y para colocar en mayscula la primer letra de una oracin. Nota: Esta utilidad est activa desde que se inicia una sesin de Excel y acta a medida que usted escribe, pero no corrige los errores que pudieran existir en archivos ya creados y que se abren para su modificacin. Para configurar la Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin y visualizar el cuadro que muestra la figura 3.7. 2. Desmarque las opciones que no desea que estn activas y/o marque las que necesite. 3. Haga un clic en el botn Aceptar. Para agregar un elemento de Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Opciones de Autocorreccin. 2. En el recuadro Reemplazar escriba la palabra con el error que habitualmente se produce. Tambin puede colocar una sigla, como por ejemplo las iniciales de su nombre o las de la empresa donde trabaja. 3. Pulse la tecla TAB para ubicar el cursor en el recuadro Con, donde deber indicar la o las palabras que reemplazar/n lo escrito en el paso anterior.

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Figura 3.7: Configuracin de la Autocorreccin

4. Haga un clic en el botn Agregar y Excel lo colocar en la lista, en orden alfabtico, tal como lo muestra la figura 3.8.

Figura 3.8: Elemento de Autocorreccin

5. Haga un clic en el botn Aceptar. Para eliminar un elemento de Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 12. Elija de la lista el elemento que desea eliminar.

3. Haga un clic en el botn Eliminar y el elemento desaparecer de la lista pero quedar en los recuadros Reemplazar y Con para que pueda agregarlo, si lo elimin por error. 4. Para finalizar, haga un clic en el botn Aceptar. Sugerencia: Pruebe las modificaciones realizadas para verificar cmo funcionan, y recuerde que los cambios efectuados quedarn disponibles para todos los libros que cree o modifique de aqu en adelante.

Excepciones a la AutocorreccinEs muy frecuente la utilizacin de abreviaturas, como por ejemplo: Av., km., etctera, y si tiene activada la opcin de Autocorreccin que coloca en mayscula la primera letra de una oracin, tendr problemas. Por ejemplo, si tiene que escribir: Ocurri a 5 km. del estacionamiento, Excel colocar: ... 5 km. Del ... Para solucionar estos casos existen las excepciones a esta regla y a la de dos maysculas seguidas, y para configurarlas deber seguir los siguientes pasos: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin. 2. Haga un clic en el botn Excepciones y visualizar el cuadro que muestra la figura 3.9.

Figura 3.9: Excepciones a la Autocorreccin

3. En la solapa Letra inicial, indique la abreviatura (incluyendo el punto) cuya palabra siguiente no desea que comience forzadamente con mayscula, por ejemplo: km.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 14. Haga un clic en el botn Agregar. 5. Haga un clic en el botn Aceptar para volver al cuadro de Autocorreccin. 6. Haga un clic en el botn Aceptar para volver al libro. Nota: Si conoce algn nombre propio, por ejemplo de una empresa, que tenga un nombre cuyas dos primeras letras deben escribirse en mayscula, agrguelo en la solapa MAyscula INicial del cuadro de excepciones a la Autocorreccin.

Crear barras de herramientasAdems de trabajar con las barras de herramientas que Excel 2003 le provee, usted puede crear sus propias barras, incluyendo en ellas los iconos que ms utiliza. Tambin, si lo desea, puede modificar las barras de herramientas existentes, lo que le permite agregar o eliminar los iconos que determine. Nota: Los pasos 1 y 2, que se indican a continuacin, pueden ser ejecutados con la opcin Personalizar del men Herramientas. Para crear una barra de herramientas: 1. En el men Ver, elija la opcin Barra de herramientas. 2. Haga un clic en la opcin Personalizar. 3. Haga un clic en la solapa Barras de herramientas, y visualizar el cuadro de la figura 3.10.

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Figura 3.10: Personalizacin de las barras

3. Haga un clic en el botn Nueva y aparecer un cuadro solicitando el nombre que tendr la barra. 4. Indique el nombre que tendr la barra, por ejemplo: Utilidades. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y visualizar una pequea barra, sobre el cuadro de personalizar las barras. 7. En el cuadro de personalizar, haga un clic en la solapa Comandos y visualizar el cuadro de la figura 3.11. 8. Del recuadro Categora, elija la que contenga al icono que desea insertar. Las categoras estn asociadas con las opciones del men principal de Excel; por ejemplo, si desea buscar el icono que inserta imgenes prediseadas (dibujos para acompaar a las planillas), deber elegir la categora Insertar.

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Figura 3.11: Comandos para las barras

9. Del recuadro Comandos, elija el que desea insertar en la barra de herramientas que est creando. 10. Arrastre el icono que desea insertar hacia la barra donde desea ubicarlo, tal como lo muestra la figura 3.12. 11. Libere el botn del mouse y el icono quedar en la barra de herramientas. 12. Repita los pasos 8 al 11 hasta agregar todos los iconos que desee. 13. Haga un clic en el botn Cerrar para finalizar la tarea con el cuadro de personalizacin de las barras de herramientas.

Figura 3.12: Arrastre para insertar el icono en la barra

Para eliminar un icono de una barra de herramientas: 1. En el men Ver, elija la opcin Barra de herramientas.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 12. Haga un clic en la opcin Personalizar. 3. Posicione el puntero del mouse sobre el icono que desea eliminar. 4. Llvelo hacia el cuadro de personalizacin de las barras de herramientas y el icono desaparecer de la barra. 5. Haga un clic en el botn Cerrar para finalizar la tarea.

Eliminar barras de herramientasUsted dispone de la posibilidad de crear todas las barras de herramientas que necesite y de modificar todas las que Excel 2003 le provee, pero podr eliminar solamente las que usted ha creado. 1. En el men Ver, elija la opcin Barra de herramientas. 2. Haga un clic en la opcin Personalizar. 3. Haga un clic en la solapa Barras de herramientas, si no estuviera visible. 4. Seleccione, en la lista, la barra de herramientas que desea eliminar. Observe que el botn Eliminar se habilita cuando selecciona una barra creada por usted. 5. Haga un clic en el botn Eliminar y visualizar el cuadro de la figura 3.13, preguntndole si est seguro de querer eliminar la barra seleccionada.

Figura 3.13: Confirmacin de eliminacin

6. Haga un clic en el botn Aceptar y la barra de herramientas ser eliminada de la lista.

7.

Para finalizar la tarea haga un clic en el botn Cerrar.

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4 - Aplicando formatosSiempre es importante lograr una buena presentacin de los datos de una planilla, pero a veces no es posible alcanzar plenamente este objetivo mediante el Autoformato propuesto por Excel 2003. En estos casos ser conveniente recurrir a las variadas y eficientes herramientas de formato que el mismo programa nos proporciona para personalizar nuestros trabajos. En el captulo anterior se utiliz el Autoformato para la presentacin de los datos de la planilla, pero en este captulo se crear una planilla nueva, en la que los datos tendrn un tratamiento personalizado mediante la utilizacin de lneas, el cambio del tipo de letra, la alineacin de la informacin de las celdas, etctera. Por aadidura, se explicarn otras funciones sumamente tiles para las tareas habituales en las que se utiliza Excel 2003.

Una planilla de ejemploPara trabajar en estos temas se crear un archivo nuevo y una planilla con los datos necesarios para la liquidacin de sueldos. Se deber guardar este archivo, pues se utilizar para el trabajo de funciones que se ver en el captulo siguiente.

Figura 4.1: Ejemplo de liquidacin de sueldos

Insertando filasPara que la planilla est completa, necesitar un ttulo. Para ello, deber insertar una o dos filas (segn su gusto). 1. Abra el archivo Sueldos y Jornales. 2. Seleccione la fila 1 haciendo un clic en el nmero de la fila. 2. En el men Insertar, elija la opcin Fila y automticamente aparecer la nueva fila y la planilla se habr desplazado hacia abajo, tal como muestra la figura 4.2.

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Figura 4.2: Fila insertada

Sugerencia: Puede realizar esta operacin utilizando el botn derecho del mouse, con el que se abrir un "men contextual" que le permitir realizar las tareas con mayor agilidad; para insertar una fila mediante este mtodo, haga lo siguiente: 1. Ubique el puntero del mouse sobre el rtulo de la fila que contiene los encabezados: Legajo, Apellido ... etc. y pulse all con el botn derecho. As visualizar el men que muestra la figura 4.4.

Figura 4.3: Men contextual para insertar

2. Elija la opcin Insertar (pulse sobre la misma) y la fila quedar insertada. 3. Posicione el cursor en la celda A1 para escribir el ttulo de la planilla. 4. Escriba el ttulo: Sueldos y Jornales.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 15. Pulse la tecla ENTER para finalizar el ingreso de la informacin. Nota: Puede insertar varias filas con una sola operacin. Para ello, deber seleccionar sobre el sector izquierdo de los rtulos la cantidad de filas que desea insertar y luego elegir la opcin Insertar del men contextual o realizar la operacin por el men.

Figura 4.4: Valores con decimales

Aplicando formato a los nmerosCuando calcule promedios, siempre aparecern muchos decimales. Es posible cambiar el formato de los nmeros, solamente aumentando o disminuyendo la cantidad de decimales que desea visualizar, tal como se explic en el captulo anterior. Adems de cambiar la cantidad de decimales, podr realizar otras modificaciones, como por ejemplo aplicar un formato especfico. 1. Seleccione las celdas que contienen los valores de los sueldos y de las retenciones; si agreg el ttulo y la interlnea ser el rango G4:J19. 2. Haga un clic en el icono Estilo de millares y visualizar los nmeros con el punto separador de miles y sin decimales. 3. Haga dos clics en el icono de aumentar decimales para asignar dos decimales a los nmeros seleccionados.

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Atributos para el contenidoEl contenido de las celdas, ya se trate de nmeros o texto, puede tener un formato que modifique los atributos; como por ejemplo, el tipo de letra, su tamao o tambin aplicar atributos para realzar el contenido. En la planilla que se est creando ser necesario realzar los ttulos de las columnas, aumentando el tamao de letra y aplicando el atributo de negrita. 1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas. 2. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo. 3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao de la letra y elija el tamao 11. Con esta modificacin, algunos de los ttulos quedarn cortados, pero no aumente el ancho de la columna, porque la solucin se obtendr por medio de las alineaciones. 4. Seleccione el rango F16:F19 que contiene los ttulos de las filas de totales, promedios, mximos y mnimos. 5. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo. 6. Posicione el cursor en la celda A1, donde est el ttulo de la planilla. 7. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y elija el tipo de letra que desee, por ejemplo: Times New Roman. 8. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao de la letra y seleccione el tamao 20. 9. Haga un clic en el icono de negrita para aplicar este atributo. 10. Haga un clic en el icono que asigna el atributo de cursiva. La figura 4.5 muestra parte de la planilla con los atributos aplicados.

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Figura 4.5: Atributos para el contenido

Alineando el contenidoCuando ingresa texto, ste se alinea automticamente a la izquierda de la celda, mientras que los nmeros se alinean a la derecha. Pero existe la posibilidad de cambiar la alineacin para que la planilla tenga una mejor presentacin. 1. Seleccione el rango D4:F15, que contiene la informacin del sexo, estado civil y cantidad de hijos. 2. Haga un clic en el icono de centrar y la informacin se visualizar en el centro de cada una de las columnas. 3. Seleccione el rango F16:F19, que contiene los ttulos de las filas de totales, promedios, mximos y mnimos. 4. Haga un clic en el icono de alineacin derecha y podr observar los ttulos en forma completa, tal como puede apreciarse en la figura 4.6. Nota: Observe que el icono de alineacin queda en bajo relieve, lo que indica que es la alineacin activa. Si desea volver a la alineacin estndar, deber hacer un clic en el icono que est en bajo relieve.

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Figura 4.6: Informacin alineada

1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas, para solucionar el problema de los ttulos largos que no se visualizan en el ancho de la columna. 2. En el men Formato, elija la opcin Celdas. 3. Haga un clic en la solapa Alineacin y visualizar el cuadro de la figura 4.7. 4. Haga un clic en el control del recuadro Horizontal y visualizar la lista de las posibles alineaciones. 5. Elija la alineacin Centrar. 6. Haga un clic en el control del recuadro Vertical y visualizar la lista de las posibles alineaciones verticales que puede dar al texto.

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Figura 4.8: Cuadro para cambiar la alineacin

7. Elija la alineacin Centrar. 8. Marque la opcin Ajustar texto. Esta opcin permitir que se modifique la altura de la fila para que se visualice, en el ancho de la columna, la informacin completa. 9. Haga un clic en el botn Aceptar y quedarn los ttulos tal como los muestra la figura 4.9.

Figura 4.9: Texto ajustado a la columna

Aplicando bordesLos bordes, o las lneas alrededor de las celdas, pueden aplicarse utilizando el icono de la barra de herramientas Formato o utilizando el men. En el ejemplo presentado al comienzo del captulo, se observan lneas verticales que separan las columnas, pero solamente aparecen lneas horizontales para dividir las filas de los ttulos de columnas y los clculos finales.

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Nota: El icono no presenta todas las alternativas de lneas, por lo que se necesitar usar el men para trazar ciertas lneas. 1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas. 2. Haga un clic en el control del icono que coloca lneas o bordes y visualizar la paleta de posiciones y estilos de lneas que puede utilizar, tal como lo muestra la figura 4.10.

Figura 4.10: Paleta de bordes

3. Haga un clic en el icono que coloca lneas alrededor de todas las celdas del rango seleccionado (indicado en la figura). Observe que el icono de la barra pasa a tomar este formato de bordes como el predeterminado. 4. Seleccione el rango G16:J19, que contiene los clculos con funciones. 5. Haga un clic en el icono de bordes (no en la flecha), para aplicar el mismo formato (recordemos que en el paso 3 qued preestablecido). 6. Seleccione el rango A16:F19, que contiene los ttulos de las filas de los clculos con funciones. 7. Haga un clic en el control del icono que coloca lneas o bordes. 8. Abra nuevamente el cuadro de bordes y seleccione en el icono Bordes exteriores para aplicar ese formato al rango seleccionado. 9. Seleccione el rango A4:J15, que contiene la informacin de la planilla. 10. En el men Formato, elija la opcin Celdas. 11. Haga un clic en la solapa Bordes y visualizar un cuadro como el que muestra la figura 4.11. 12. Haga un clic en el icono de contorno y en el rea de muestra aparecern lneas alrededor de cuatro supuestas celdas. 13. Haga un clic en el icono de lnea vertical central que aparece debajo, dentro del recuadro Bordes. 14. Haga un clic en el botn Aceptar y podr observar cmo quedan en la planilla las lneas creadas (figura 4.12).

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Nota: Utilizando el cuadro de colocacin de bordes, usted puede elegir el estilo de las lneas (punteada, continua, rayas, etctera) y el color que tendrn. Para esto, deber elegir el estilo y el color, antes de fijar la posicin, en el rea de muestra.

Figura 4.11: Cuadro para colocar los bordes

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1Figura 4.12: Bordes a la planilla

Nota: Las lneas horizontales que aparecen en la planilla son las denominadas "lneas de divisin", que le permiten visualizar el tamao de cada una de las celdas. Estas lneas, por omisin, no se imprimen.

Aplicando color de rellenoEl color de relleno o de fondo permite resaltar ciertas celdas como, por ejemplo, la de ttulos. Para colocar este color puede utilizar el icono de colores de fondo o si necesita ms colores, el men. 1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas. 2. Haga un clic en el control del icono que aplica colores de relleno y visualizar la paleta de colores que vemos en la figura 4.13, que se utilizar para colocar un fondo a las celdas.

Figura 4.13: Paleta de colores para el fondo de las celda

3. Elija el color que desea para el fondo de los ttulos. 4. Seleccione el rango A16:J19, que contiene los ttulos de las filas y los clculos con funciones. 5. Haga un clic en el control del icono que aplica colores de relleno y seleccione el color que desea aplicar. Sugerencia: Si desea como fondo un color oscuro, sera recomendable cambiar el color del texto para obtener un efecto contrastante y poder visualizar e imprimir el contenido de las celdas con mayor nitidez.

El men para el color de rellenoSi ninguno de los colores de la paleta de relleno le resulta satisfactorio, puede recurrir al men, donde dispondr de ms colores y tendr adems la posibilidad

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1de crear un tramado, es decir, una combinacin entre dos colores para colocar un punteado, un rayado, u otros efectos, en el fondo de las celdas. 1. Seleccione las celdas cuyo color de fondo o de relleno desea cambiar. 2. En el men Formato, elija la opcin Celdas. 3. Haga un clic en la solapa Tramas y visualizar un cuadro como el que muestra la figura 4.14 en la pgina anterior. 4. Elija el color que desea aplicar. 5. Haga un clic en el control del recuadro Trama y visualizar los diferentes estilos de trama y los colores que puede usar para la misma.

Figura 4.14: Cuadro para colocar rellenos

6. Elija alguna de ellas y luego haga un clic en el botn Aceptar para visualizar cmo queda el rango seleccionado con el tramado elegido.

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Figura 4.15: Estilos de trama y colores

Cambiando el nombre a la hojaUn libro de trabajo de Excel 2003 puede estar formado por muchas hojas, si bien por omisin slo presentar tres. Si va a utilizar varias hojas de un mismo libro o archivo, es recomendable que asigne un nombre a cada una de las hojas que vaya usando. Por lo general, el nombre hace referencia al tipo de informacin que contiene la hoja. 1. Posicione el puntero del mouse en la solapa que aparece en la parte inferior de la hoja que actualmente tiene el nombre Hoja1. 2. Haga doble clic sobre la solapa con el nombre y el texto quedar seleccionado, tal como lo muestra la figura 4.16.

Figura 4.16: Nombre de la hoja seleccionado

3. Ingrese el nombre que tendr la hoja, por ejemplo: Sueldo y retenciones. 4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el nombre ingresado. La figura 4.17 muestra cmo se ampla la solapa para que pueda visualizarse el texto ingresado.

Figura 4.17: Nombre cambiado

Nota: El nombre de la hoja puede tener como mximo 31 caracteres y como mnimo un carcter.

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5 - Utilizando condicionesExcel 2003 dispone de una amplia gama de funciones. Estas funciones estn divididas, segn el tipo de clculo que realizan, en grupos tales como matemticas, lgicas, trigonomtricas, financieras, etctera. En el captulo anterior se utiliz la funcin ms usada: SUMA, que tiene un icono en la barra de herramientas. Tambin se utilizaron las funciones PROMEDIO, MAX y MIN, para calcular el valor promedio de un rango, y establecer el valor mximo y el mnimo en una columna. En este captulo se crear una planilla nueva que contendr funciones que evalan condiciones y que le servirn de base para crear sus propias planillas. Aprender adems cmo copiar informacin entre las hojas de un libro, cmo mover los datos y tambin cmo aplicar formatos condicionados.

Una planilla de ejemploEn el captulo anterior se explic cmo crear una planilla que calculaba el sueldo y las retenciones para los empleados. En este archivo se utilizar otra hoja para crear una planilla que calcule las asignaciones familiares, que luego se sumarn al sueldo neto obtenido anteriormente.

Figura 5.1: Planilla de asignaciones

1. En el men Archivo, seleccione la opcin Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Elija el archivo o libro que desea abrir, por ejemplo: Sueldos y Jornales.

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Nota: Haciendo un clic en las solapas que tienen los nombres de las hojas, podr visualizar el contenido de las mismas. Si hace un clic en la solapa Hoja2, ver que est vaca y la solapa mostrar un color blanco de fondo; haga un clic en la solapa Sueldos y retenciones y volver a visualizar la informacin de la primera hoja.

Copiando datosLos datos o las planillas que existan en una hoja pueden ser copiadas a otra hoja del mismo libro o a otro libro. Esta tarea o procedimiento es comn a todas las aplicaciones del entorno de Windows, pero Excel 2003 presenta ciertas particularidades para ejecutar este procedimiento. Nota: Cuando copia informacin, el primer paso es seleccionarla y luego proceder a copiarla. En el entorno de Windows, cuando se copia informacin, sta pasa a un depsito temporal, llamado portapapeles, que la conservar hasta que se la pegue en el lugar en que se necesita. Este portapapeles guarda siempre lo ltimo que se copi, pues al iniciarse otro procedimiento de copia, los nuevos datos ocuparn el portapapeles, desalojando a los que estaban anteriormente. Para la nueva planilla que se crear en este libro, se necesitar informacin de la primera hoja, pero solamente la de algunas columnas: Legajo, Apellido, Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Bsico (la columna Nombre no se incluir en la copia). Por lo tanto, deber seleccionar mltiples rangos. 1. Seleccione el rango que desea copiar, en este caso: A3:B15, que contiene las columnas Legajo y Apellido. 2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, para poder seleccionar otro rango. 3. Seleccione el siguiente rango: D3:G15, correspondiente a las columnas Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Bsico. 4. En el men Edicin, elija la opcin Copiar o haga un clic en el icono correspondiente. Observe que una lnea punteada "gira" alrededor de los rangos seleccionados, tal como se aprecia en la figura 5.2. 5. Haga un clic en la solapa de la hoja donde desea pegar la informacin, por ejemplo: Hoja2. 6. Posicione el cursor en la celda donde desea pegar la informacin, por ejemplo: en la celda A1. 7. Pulse la tecla ENTER y los rangos quedarn pegados, pero juntos, formando una nueva planilla. Observe que adems de la informacin de las celdas, tambin peg los formatos que las mismas tenan en la planilla original.

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Nota: La particularidad de Excel 2003 para copiar o mover la informacin, mencionada anteriormente, radica en la forma de pegar los datos. Como se indic en los pasos anteriores, en Excel se puede pegar pulsando la tecla ENTER, pero en el resto de las aplicaciones o programas ser preciso usar la opcin Pegar, del men Edicin o el icono correspondiente.

Figura 5.2: Seleccin para copiar

Figura 5.3: La nueva planilla

Asignando el ancho automticoDebido a que las columnas de la nueva planilla tienen el ancho estndar, es recomendable asignar el ancho automtico a cada una de las columnas. 1. Seleccione las columnas de la nueva planilla, haciendo un clic sobre el rtulo de la columna A y arrastrando hasta el de la columna F.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 12. Asigne el ancho automtico, haciendo un doble clic en el borde derecho de la ltima columna selecciona, tal como lo muestra la figura 5.4.

Figura 5.4: Ancho automtico

Usando condiciones simplesPara hacer el clculo de las asignaciones familiares se necesitarn dos columnas: una para la asignacin por hijos y otra para la asignacin por esposa. 1. Posicione el cursor en la celda G1 y escriba el ttulo de la columna, por ejemplo: Asign. Hijos. 2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 3. Escriba el ttulo de columna: Asign. Esposa. 4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso del dato y ubicar el cursor en la celda G2. En la columna Asign. Hijos pueden ir dos clculos, uno cuando la persona tiene hasta dos hijos (familia estndar) y otro cuando tiene 3 o ms (familia numerosa). Al construir las frmulas de una planilla se deben tomar en cuenta todas las variantes en los valores. Por ejemplo, para el caso de la asignacin por hijos, hay que tomar en cuenta los posibles cambios; una persona con dos hijos puede tener uno ms y como consecuencia el clculo de la asignacin cambiar. En estos casos, en los que una columna puede tener dos clculos o valores, hay que utilizar funciones que permitan evaluar condiciones. En este caso, la condicin es la cantidad de hijos que tiene cada empleado. Supongamos que se abonan $20 por cada hijo, pero si se tienen tres o ms se paga un adicional (fijo) de $30. Dado que la cantidad de hijos se encuentra en la columna E, los clculos sern: E2*20 para la familia estndar y E2*20+30 para la familia numerosa. Nota: La funcin SI tiene la sintaxis: =SI(condicin, verdadera, falsa). Esta es una funcin lgica que evala una condicin, si sta se cumple (es verdadera) ejecutar determinado clculo, si no se cumple (es falsa) har otro clculo. Para evaluar las condiciones se pueden utilizar los operadores matemticos: = (igual), (distinto), < (menor), (mayor) y >= (mayor o igual).

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Microsoft Excel 2003 Nivel 11. Posicione el cursor en la celda G2 para ingresar la funcin que permita evaluar una condicin: la cantidad de hijos. 2. Escriba la funcin =SI(E2