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Excel Basico - Avanzado

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EQUIPO DE DESARROLLO EDITORIAL DE NEW HORIZONS BARCELONA

Dirección Editorial Patricia Agustí

Equipo Editorial Maria Andreu Celia Cuadros SANTA ANA (CALIFORNIA)

Director Bill Baker Copyright 1995 Todos los Derechos Reservados a favor de Training Park, S.L. No se permite la reproducción total o parcial de esta publicación, ni de los materiales educativos que la acompañan, sin permiso previo, escrito, de Training Park S.L. Microsoft y el Logo “Microsoft Office User Specialist” son marcas registradas de Microsoft Corpora-tion en los Estados Unidos y en otros países. “Independent Course Vendor” es una entidad inde-pendiente de Microsoft Corporation, reconocida por la misma. El uso del Logo “Microsoft Office User Specialist Approved Courseware” en este manual, significa que el mismo ha sido revisado y apro-bado por aquélla, y que este manual puede utilizarse como soporte para facilitar a los alumnos la preparación del examen “Microsoft Office User Specialist”. Microsoft Corporation y New Horizons Computer Learning Center manifiestan que este manual no garantiza la aprobación del examen ex-presado.

Printed in Colombia - Cargraphics S.A. Primera edición: octubre de 1999 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 534 bis del Código Penal vigente, podrán ser casti-gados con penas de multa y privación de libertad quienes reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica fijada en cualquier tipo de soporte, sin la preceptiva au-torización. MARCA REGISTRADA

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Indice

© New Horizons Publishing Center i

Prólogo: Contabilidad por Ordenador La Hoja de Cálculo.......................................................................................................... vi Introducción: Excel 2000 para Windows 95................................................................... vii Cómo Usar este Manual ................................................................................................. ix Módulos de Aprendizaje...................................................................................................x Extensiones de los Archivos ............................................................................................x Estándares de Formato....................................................................................................x Para Empezar...................................................................................................................xi

Módulo 1: Introducción a Excel Para Empezar: Introducción a Excel......................................................................... M1-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M1-5 Ejercicio A: Navegar por Excel.................................................................................. M1-6 Ejercicio B: Explorar los Menús .............................................................................. M1-14 Ejercicio C: Seleccionar Varias Celdas................................................................... M1-18 Ejercicio D: Crear una Hoja de Cálculo................................................................... M1-24 Ejercicio E: Editar una Hoja de Cálculo .................................................................. M1-28 Ejercicio F: Usar una Plantilla ................................................................................. M1-38 Ejercicio G: Usar la Ayuda ...................................................................................... M1-42 Revisión del Módulo................................................................................................ M1-47 Guía de Estudio ...................................................................................................... M1-48

Módulo 2: Fórmulas y Formatos Para Empezar: Fórmulas y Formatos ....................................................................... M2-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M2-5 Ejercicio A: Crear una Fórmula ................................................................................. M2-6 Ejercicio B: Usar Funciones .................................................................................... M2-10 Ejercicio C: Usar la Paleta de Fórmulas ................................................................. M2-16 Ejercicio D: Usar la Función SI ............................................................................... M2-22 Ejercicio E: Usar AutoSuma.................................................................................... M2-28 Ejercicio F: Usar los Comandos de Rellenar .......................................................... M2-32 Ejercicio G: Crear Referencias Absolutas............................................................... M2-36 Ejercicio H: Formatear Valores ............................................................................... M2-40 Ejercicio I: Usar Autoformato .................................................................................. M2-44 Revisión del Módulo................................................................................................ M2-49 Guía de Estudio ...................................................................................................... M2-50

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Módulo 3: Presentación Preliminar e Impresión Para Empezar: Vista Previa e Impresión .................................................................. M3-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M3-5 Ejercicio A: Revisar la Ortografía .............................................................................. M3-6 Ejercicio B: Establecer Opciones de Impresión ...................................................... M3-12 Ejercicio C: Crear Encabezados y Pies de Página ................................................. M3-20 Ejercicio D: Usar Características de Web............................................................... M3-26 Ejercicio E: Utilizar Características de E-mail ......................................................... M3-32 Revisión del Módulo................................................................................................ M3-39 Guía de Estudio ...................................................................................................... M3-40

Módulo 4: Gráficos y Objetos Para Empezar: Gráficos y Mapas ............................................................................. M4-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M4-5 Ejercicio A: Usar el Asistente para Gráficos ............................................................. M4-6 Ejercicio B: Editar un Gráfico .................................................................................. M4-12 Ejercicio C: Crear un Gráfico Circular ..................................................................... M4-20 Ejercicio D: Crear un Mapa..................................................................................... M4-26 Ejercicio E: Dibujar e Insertar Objetos .................................................................... M4-32 Revisión del Módulo................................................................................................ M4-41 Guía de Estudio ...................................................................................................... M4-42

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Prólogo Notas del Usuario

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- Notas del Usuario -

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

iv © New Horizons Publishing Center

- Notas del Usuario -

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Introducción a Excel 2000

para Windows 95

PRÓLOGO

Contabilidad por Ordenador Excel 2000 para Windows 95/98 y Win-dows NT es un programa de contabilidad muy potente que le permite documentar y administrar datos numéricos comple-jos.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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La Hoja de Cálculo

Desde el inicio de la civilización hasta ahora, los seres humanos han manipulado, organiza-do y calculado la información numérica. La necesidad de mantener archivos precisos ha sido siempre un desafío.

Los ordenadores, por su velocidad y su siste-ma electrónico, han revolucionado el proce-samiento de grandes cantidades de informa-ción. Los programas especializados llamados hojas de cálculo electrónicas han solucionado muchos de los problemas asociados con la contabilidad moderna.

Las hojas de cálculo electrónicas han supuesto unas herramientas de trabajo muy valiosas tan-to para los propietarios de pequeñas industrias como para las grandes corporaciones. Los pro-gramas de contabilidad por ordenador han ido evolucionando a lo largo de los años y son cada vez más sofisticados y presentan caracte-rísticas más potentes. Excel le permite crear y administrar hojas de trabajo complejas y aprender a manejar la aplicación fácilmente.

Figura P.1: Una hoja de trabajo de Excel

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Prólogo

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Figura P.2: Un gráfico de Excel

Introducción: Excel 2000 para Windows 95 Excel 2000 ha sido diseñado para operar en la plataforma de Windows 95/98 o Windows NT. Se trata de una aplicación de hoja de cálculo que le permite organizar información numéri-ca interrelacionada. Un programa de hoja de cálculo es como un libro de contabilidad sofis-ticado, donde los datos se introducen electró-nicamente, por lo que las cifras numéricas se actualizan sin tener que recalcular ni corregir los totales. Debido a que Excel 2000 es un programa de Windows, la Interfaz de Usuario Gráfica (GUI) le ofrece un entorno intuitivo que le permite mejorar la apariencia de la hoja de cálculo a través del formato numérico y de carácter.

Las características de edición permiten mover y copiar los datos a través de la hoja de traba-jo. Excel ha sido diseñado sobre el concepto de libro de trabajo, es decir que es posible te-ner 255 hojas de trabajo de datos interrelacio-nados bajo un mismo nombre de archivo.

Con Excel también puede crear gráficos para presentar sus datos visualmente. El Asistente para Gráficos le permite transformar los datos para crear presentaciones con gráficos rápida y fácilmente. Los datos pueden aparecer en grá-ficos de barras, lineales, de áreas, de ejes o circulares. También puede escoger entre ca-torce tipos de gráficos estándar con setenta y tres

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Figure P.3: Especificar los argumentos de una fórmula

subtipos, o entre veinte tipos personalizados. Es posible imprimir los gráficos como docu-mentos separados o como parte de una hoja de trabajo. También puede utilizar la aplicación Microsoft Map, que viene incorporada en la Microsoft Office 97, con la que puede crear mapas geográficos a partir de los datos de una hoja de cálculo de Excel.

Es posible importar gráficos como imágenes de otras aplicaciones para resaltar la aparien-cia de las hojas de cálculo, así como dibujar gráficos utilizando líneas, óvalos, arcos, rec-tángulos y texto. Las herramientas avanzadas de Excel le permiten administrar los datos al-macenados en una hoja de cálculo como si se tratase de una base de datos, consultar archi-vos

de base de datos externos creados en otras aplicaciones de base de datos, clasificar y ex-traer información y visualizarla en cualquier lugar del libro de trabajo, crear informes de referencias especiales de elementos que for-man los registros de la base de datos y realizar análisis avanzados en grupos de datos numéri-cos.

La ventana de Excel es intuitiva, ya que anti-cipa las necesidades del usuario mientras ela-bora la hoja de trabajo. Las barras de herra-mientas, que contienen la mayoría de los co-mandos y acciones utilizadas con más fre-cuencia en la hoja de trabajo, están diseñadas específicamente parta poder ser utilizadas con el ratón.

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Prólogo

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Cómo Usar este Manual

Página de Título

Cada manual está dividido en módulos de aprendizaje en donde se explica a los estudiantes los conceptos y los ejercicios. Cada

Antes de Empezar

Cada ejercicio está precedido por una explicación de los conceptos que se van a tratar. Se

módulo empieza con un título que identifica su inicio y resume los conceptos principales que se tratan.

incluye una serie de trucos y consejos que le resultarán de utilidad como referencia rápida.

Para Empezar

Cada módulo empieza con una presentación informativa en la que se ilustran los conceptos que el usuario debe en-tender para la correcta

Ejercicios Paso a Paso

Los ejercicios de cada módulo se presentan en un formato que diseñado para todo tipo de

realización de los ejercicios. estudiantes. La columna de la izquierda proporciona las instrucciones paso a paso y la de la derecha complementa los pasos con información adicional, para mejorar la comprensión del ejercicio.

Los Objetivos Los objetivos del módu-lo se muestran claramen-te en una hoja indepen-diente. Cada objetivo corresponde a un ejerci-cio del módulo.

Revisión del Módulo Cada módulo finaliza con una breve revi-sión y práctica desti-nada a reforzar la comprensión de las lecciones.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

x © New Horizons Publishing Center

Módulos de Aprendizaje En general, cada paquete de software se com-pone de una serie de tres manuales, que co-rresponden a los niveles Introducción, Inter-medio y Avanzado. No obstante, en ocasio-nes, algún programa sólo consta de uno o dos niveles (Introducción y/o Intermedio).

Cada manual está estructurado en una serie de módulos de aprendizaje, cuyo número varía en función del manual (entre 4 y 6), y que permiten al usuario iniciarse progresivamente en el programa. El manual de Introducción presenta las herramientas básicas de cada pro-grama para familiarizarse con las funciones principales, mientras que los manuales Inter-medio y Avanzado introducen al usuario en el uso de opciones más complejas para poder llegar a dominar el programa completamente.

Todos los manuales incluyen un disquete de ejercicios que hacen posible la realización de los ejercicios explicados en el manual y facili-tan el aprendizaje al poder utilizarlos repeti-damente como práctica.

Extensiones de los Archivos Por defecto, Windows 95 no muestra las ex-tensiones de los archivos. Para realizar co-rrectamente este manual active la opción que permite que se vean las extensiones de los archivos MS-DOS.

Estándares de Formato Los ejercicios y sus correspondientes intro-ducciones se presentan en el tipo de fuente Helvética. Sin embargo, a lo largo del manual se utilizan además dos estándares de formato diferentes para facilitar la comprensión al usuario.

Las indicaciones que implican una interacción del usuario con el ordenador (comandos, sím-bolo del sistema o prompt, títulos de menús, referencias a texto en la pantalla, nombres de cuadros de diálogo y opciones) se presentan dentro de un recuadro que las distingue del texto normal:

Pulse �������.

Seleccione la ��� en �����������.

Las combinaciones de teclado se presentan de la misma manera. Cuando se debe pulsar más de una tecla a la vez, éstas van separadas me-diante el signo +. Por otro lado, cuando la combinación consiste en pulsar varias teclas, una después de otra, éstas se separan con una coma.

Si el usuario debe teclear texto explícito, éste aparece en el tipo de fuente Courier y en el formato Negrita:

Teclee Informe Trimestral.

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Prólogo

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Figura P.4: La carpeta Temp en el escritorio

Ejercicio: Para Empezar

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Encienda su ordenador.

2. Cierre todas las ventanas abiertas. Para poder ver claramente el escritorio.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el escritorio.

Se despliega un menú de atajo.

4. Sitúe el puntero en � ����. Se abre el submenú Nuevo.

5. Haga clic en ���������. Así crea una carpeta nueva y sin título en el escritorio. Está seleccionada, por lo que puede darle un nombre directamente, tecleándolo.

6. Teclee Temp �������. Va a guardar todos los ejercicios en esta carpe-ta.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Paso a Paso Información Adicional

7. Coloque el disquete de ejercicios en la unidad A:.

8. Haga doble clic en el icono �������. Se abre la ventana Mi PC.

9. Haga doble clic en el icono ��������������������.

Se abre la ventana Disco de 3 ½ (A:).

10. Arrastre el archivo Bxl2kw.zip hasta la carpeta � �!��.

Para copiar el archivo en la carpeta Temp.

11. Descomprima el archivo.

12. Cierre todas las ventanas abiertas.

Este manual está basado en el software disponible en la Microsoft Office 2000 Premium Edition.

Notas de Instalación

Los ejercicios de este manual han sido desarrollados con una instalación Típica de Office 2000.

El Ejercicio F del Módulo 1 demuestra la característica de las Plantillas que no está incluida en la instalación Típica. Cuando haga clic en el icono Pedido y clic en Acep-tar, un mensaje le comunica que dicha característica no está instalada y le pregunta si desea instalarla. Para ello, debe insertar el CD-ROM (o navegar hasta la ubicación donde guarde los archivos de instalación) y hacer clic en Sí para instalar el compo-

nente que falta.

El Ejercicio E del Módulo 3 demuestra las características de correo electrónico. El ordenador en el que se realizó dicho ejercicio estaba conectado a un servidor Win-

dows NT 4.0 que tenía instalado Exchange 5.5. El cliente de correo de este ejercicio es Outlook 2000.

El Ejercicio D del Módulo 4 demuestra la característica Mapa que tampoco está in-cluida en la instalación Típica. Debe instalar dicho componente antes de empezar el ejercicio. Inserte el CD-ROM (o navegue hasta la ubicación donde guarde los archi-vos de instalación). Si el archivo Autorun no pone en marcha la instalación, vaya al programa Instalar en los archivos de instalación y haga doble clic en Instalar para

iniciar el programa de instalación. A continuación, haga clic en Agregar o Quitar, do-ble clic en Microsoft Excel para Windows y seleccione Microsoft Map. Haga clic en actualizar ahora para instalar Microsoft Map. Si la característica Microsoft Map no

está instalada, cuando deje de pulsar el botón del ratón en el Paso 18, se le advierte que la característica no está instalada y de que debe insertar el CD-ROM de instala-

ción para instalarla.

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Introducción a Excel 2000

para Windows 95

MÓDULO

1

Introducción a Excel Excel es una herramienta potente que le permite analizar, organizar y crear gráfi-cos a partir de una serie de datos numé-ricos. Este módulo le presenta las carac-terísticas más básicas del programa.

01EX2KW.SPS

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— Notas del Usuario —

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Para Empezar: Introducción a Excel

as celdas constituyen el elemento básico de Excel. Cada una de ellas tiene una di-rección, que está determinada por su posi-

ción en la columna y fila. Las columnas están indicadas mediante las letras que aparecen en la parte superior del área de la hoja de cálculo y las filas por números situados en la parte izquierda de la hoja. Por ejemplo, la celda E3 es la celda formada por la intersección de la columna E y de la fila 3.

Las celdas y sus direcciones son elementos muy importantes en Excel, ya que es posible utilizar la información contenida en una celda o moverla a otra, simplemente haciendo referencia a su dirección.

Cada hoja de cálculo de Excel consta de 256 columnas y de 65.536 filas. Aunque su visión en la pantalla está limitada aproximadamente a 10 columnas y a 20 filas, las celdas restantes (más de 16,7 millones) están también ahí por si las necesita. Los archivos que crea están basados en el concepto de libro de trabajo. Si lo desea, pue-

de consolidar varias hojas de trabajo bajo un mismo nombre de archivo.

Las celdas pueden contener valores, rótulos o fórmulas. Los rótulos son los encabezados de texto o títulos que describen lo que representan los números, mientras que los valores son los números que desea utilizar para realizar los cál-culos, y las fórmulas ejecutan esos cálculos, manipulando los valores para producir un resul-tado.

Una celda debe estar activa para poder introdu-cir un valor, rótulo o fórmula en ella. La celda activa viene indicada con un cuadro resaltado denominado selector de celda. Cada vez que abre un libro de trabajo, la celda activa es la si-tuada en la esquina superior izquierda de la pri-mera hoja de cálculo (Hoja 1), la celda A1.

La interfaz de Excel es muy flexible. Seleccio-nar comandos y moverse por el libro de trabajo es tan sencillo como situar el puntero y hacer clic con el ratón. Rápidamente, se dará cuenta de que este programa es muy intuitivo.

Figura 1.1: Una hoja de cálculo de Excel

L

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— Notas del Usuario —

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Objetivos del Módulo Al finalizar este módulo, será capaz de realizar las siguientes acciones:

A. Navegar por Excel

B. Explorar los Menús

C. Seleccionar Varias Celdas

D. Crear una Hoja de Cálculo

E. Editar una Hoja de Cálculo

F. Usar una Plantilla

G. Utilizar la Ayuda

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Antes de Empezar el Ejercicio A

Navegar por Excel Conceptos del Ejercicio El archivo básico de Excel es el libro de trabajo. Cada libro consta de tres hojas de trabajo predefi-nidas, pero puede tener hasta 255 en cada uno. A su vez, cada hoja está dividida en 256 columnas y en 65.536 filas, que están identificadas por un nombre único situado en la pestaña de la hoja. Hoja1, Hoja2, etc., son los nombres predefinidos, pero si lo desea puede especificar cualquier otro nombre.

La intersección de una fila y de una columna forma la celda, que es la sección más pequeña de una hoja de cálculo. Las celdas contienen rótulos, valo-res y fórmulas, y se identifican por direcciones úni-cas como A1, B6 o D23. Cada hoja de cálculo está compuesta aproximadamente por 16,7 millones de celdas, por lo que el límite viene definido más por la memoria del ordenador que por el tamaño de la hoja o libro de trabajo.

La celda activa aparece con un borde resaltado a su alrededor denominado selector de la celda. Puede moverse por las celdas de una hoja de cál-culo y situarse en un área específica de la hoja o del libro utilizando tanto el ratón como el teclado, así como mediante la función Ir A.

La última versión de Excel se beneficia delentorno basado en el documento deWindows 95, Windows 98 y Windows NT4.0. Esto significa que puede concentrarseen crear, encontrar y editar susdocumentos, en lugar de en la localizaciónde sus programas. Aunque puede abrirExcel navegando por el sistema de menús,resulta mucho más eficaz crear undocumento directamente desde cualquiernivel del sistema jerárquico.

Trucos y Consejos 1. Pulse F5 o Control + I, para abrir el cuadro de

diálogo Ir A. Introduzca una dirección de celda para situarse rápidamente en cualquier lugar de la hoja de cálculo o en cualquier página del li-bro de trabajo.

2. Pulse Control + Inicio para ir a la celda A1 des-de cualquier parte de la hoja de cálculo activa.

3. Pulse la tecla Fin y a continuación las teclas de las flechas para situarse en los extremos de la hoja de cálculo activa.

4. El Cuadro de Nombres si-tuado en el extremo izquierdo de la Barra de Fórmulas muestra la celda activa o selecciona-da.

5. Haga clic en uno de los botones de desplazamiento situados en la esquina infe-rior izquierda de la ventana para pasar rápida-mente de una hoja de cálculo a otra en el libro de trabajo.

6. Pulse la tecla Tab para mover el selector de la celda una celda hacia la derecha, y Mayúsculas + Tab para moverlo una celda hacia la izquier-da. También puede mover el selector de la cel-da en cualquier dirección pulsando las teclas de las flechas.

7. Pulse la tecla Fin y después la tecla de la fle-cha apropiada para moverse y situarse en los extremos de la hoja de cálculo activa.

8. Pulse las teclas Re Pág. y Av.Pág. para situar-se una página hacia arriba o hacia abajo. Pulse Control + Re.Pág. para moverse a la siguiente hoja de cálculo, y Control + Av.Pág. para si-tuarse en la hoja de cálculo anterior.

9. Pulse Control + B para abrir el cuadro de diálo-go Buscar. Es posible buscar valores dentro de la celda y reemplazarlos con valores diferentes, así como realizar búsquedas por filas o colum-nas, fórmulas, comentarios, etc.

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Figura 1.2: Navegar por un libro de trabajo de Excel

Ejercicio A: Navegar por Excel

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que el escritorio de Windows 95 está activo.

2. Haga clic en el botón ��������. Se encuentra en el extremo izquierdo de la Barra de Tareas. Se abre el menú Inicio.

3. Sitúe el puntero en ������ �. No haga clic. Se abre el submenú Programas.

4. Sitúese en ����� ����������. Puede abrir Excel desde aquí.

5. Haga clic en el escritorio. Para cerrar los menús.

6. Haga clic con el botón derecho del ratón en el escritorio.

Se abre un menú de atajo.

7. Sitúe el puntero en �������. Se abre el submenú Nuevo. La opción “Hoja de Cálculo de Microsoft Excel” aparece en el sub-menú.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Figura 1.3: Crear un documento nuevo en el escritorio

Paso a Paso Información Adicional

8. Haga clic en ������������������������ ����������.

Vea la Figura 1.3. Aparece el icono “Nuevo Hoja de Cálculo de Microsoft Excel.xls” selec-cionado en el escritorio.

9. Teclee Ventas Primer Trimestre.xls ������.

Para asignar un nombre nuevo al archivo.

10. Haga doble clic en el icono ������ ���������� �� �� �.

Para iniciar Excel y abrir un libro de trabajo.

11. Si es necesario, haga clic con el botón derecho del ratón en el �!"����������#������.

Se abre un menú de atajo.

12. Seleccione �#$����� �. Se abre el cuadro de diálogo Ayudante de Offi-ce.

13. Haga clic en �%����&�����!"����������#������ debajo de la pestaña �#$����� �.

Para hacer desaparecer al Ayudante de Office de la hoja de cálculo.

14. Haga clic en �!��$���. Regresa a la hoja de cálculo Ventas Primer Trimestre.xls y el Ayudante de Office se cierra.

15. Seleccione ��� ���� a �����������������.

Se inserta una nueva hoja de cálculo.

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Paso a Paso Información Adicional

16. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja �����'�.

Se abre un menú de atajo.

17. Seleccione ���������. Se le pide una confirmación.

18. Haga clic en �!��$���. La hoja de cálculo se elimina.

19. Pulse ���(�. Se selecciona la celda B1.

20. Pulse �)���*��+���*��. Para seleccionar la celda C1.

21. Pulse ���", ���� � + ���(�. El selector de celda se sitúa una celda hacia la izquierda.

22. Pulse �)���*���&-������. El selector de celda se sitúa una celda hacia la izquierda.

23. Pulse �).�. Se abre el cuadro de diálogo Ir A. Vea la Figura 1.4.

24. Teclee D10 ������. El selector de celda se sitúa en la celda D10.

25. Pulse �������� + ���. Se abre el cuadro de diálogo Ir A.

26. Teclee B2 ������. El selector de celda se sitúa en la celda B2.

Figura 1.4: El cuadro de diálogo Ir A

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Figura 1.5: El final de la última columna

Paso a Paso Información Adicional

27. Teclee 1234. La esquina inferior izquierda de la barra de es-tado muestra “Introducir.” Este es el indicador de modo.

26. Pulse ������. Se realiza la entrada y el selector de la celda se sitúa en la celda B3.

27. Teclee abcd ������. Se introducen los datos y el selector de la celda pasa a la celda B4.

28. Haga clic en la celda ��/�. El selector de la celda se sitúa en C7.

29. Pulse �������� + ��������. Se selecciona la celda A1.

30. Pulse �)���, �)���*��!(����. El selector de la celda se coloca en la última fila de la primera columna: la celda A65536. Vea la Figura 1.5.

31. Pulse �)���, �)���*��!�(��. El selector de celda se vuelve a situar en la cel-da A1.

32. Pulse �)���, �)���*��+���*��. Para situarse en la última columna.

33. Pulse �)���, �)���*���&-������. Regresa a la celda A1.

34. Pulse �!� ��� �. Para desplazarse una página hacia abajo.

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Paso a Paso Información Adicional

35. Pulse �0� ��� �. Para desplazarse una página hacia arriba.

36. Pulse �������� + �!� ��� �. Para desplazarse a la siguiente hoja de cálculo.

37. Pulse �������� + �0� ��� �. Para desplazarse a la hoja de cálculo anterior.

38. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento vertical y el cuadro de desplazamiento vertical.

Se sitúa una página hacia abajo.

39. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento vertical y el cuadro de desplazamiento vertical.

Se sitúa una página hacia arriba.

40. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento horizontal y el cuadro de desplazamiento horizontal.

Se sitúa una página hacia la derecha.

41. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento horizontal y el cuadro de desplazamiento horizontal.

Se sitúa una página hacia la izquierda.

Figura 1.6: Los menús de atajo son sensibles al contexto

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Paso a Paso Información Adicional

42. Haga clic en la pestaña �����1�. Se activa la tercera hoja de cálculo.

43. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña �����2�.

Se abre un menú de atajo.

44. Seleccione ����(������(��. Vea la Figura 1.6. El nombre de la hoja se se-lecciona.

45. Teclee Ventas ������. El nuevo nombre aparece en la pestaña de la hoja. Vea la Figura 1.2.

46. Seleccione �!�*���� a �3�����.

47. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Módulo 1 Introducción a Excel

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— Notas del Usuario —

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Antes de Empezar el Ejercicio B

Explorar los Menús Conceptos del Ejercicio Es posible navegar por las ventanas de la aplica-ción Excel mediante el teclado o con el ratón. Pue-de activar cualquiera de los menús de la barra de menús haciendo clic con el ratón sobre ellos o manteniendo pulsada la tecla Alt y pulsando la le-tra subrayada del nombre del menú. Por ejemplo, si pulsa las teclas Alt + A, se abrirá el menú Archi-vo mostrándole opciones con sus propias letras subrayadas. Algunas de ellas tienen asignadas una combinación de teclas que permiten ejecutar el comando asociado sin necesidad de abrir el menú.

Debajo de la barra de menús se encuentran las barras de herramientas Estándar y Formato, que recogen los botones de acción rápida. Aunque la mayoría de las acciones representadas por los botones tienen equivalentes en el menú, es mucho más fácil hacer clic en un botón que seleccionar comandos de menú repetidamente.

También es posible acceder a los menús de atajo haciendo clic con el botón derecho del ratón en distintas áreas de la ventana de Excel, lo que le permite modificar las propiedades de un objeto. Ejemplos de propiedades son el nombre del obje-to, el color, el tamaño o la posición en la pantalla.

Esta flexibilidad le ofrece una ventaja, ya que pue-de encontrar un método o una combinación de técnicas que mejor le convenga.

Trucos y Consejos 1. Si utiliza las teclas de las flechas para selec-

cionar un elemento del menú, pulse Intro para ejecutarlo.

2. Si selecciona los comandos con el teclado, pul-se la letra subrayada para ejecutar inmediata-mente ese comando.

3. Pulse una combinación de teclas de atajo para ejecutar inmediatamente su comando asociado sin abrir el menú.

4. Los puntos suspensivos que aparecen al lado de la opción de menú indican que una vez se-leccionados se abrirá un cuadro de diálogo.

Figura 1.7: Combinaciones de teclado

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Figura 1.8: El resultado de seleccionar un elemento de menú

Ejercicio B: Explorar los Menús

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ������ ���������� �� �� � está abierto.

2. Seleccione �!�*���� en la barra de menú.

Se abre el menú Archivo.

3. Haga clic en ���$��� �. Los puntos suspensivos indican que este co-mando abre un cuadro de diálogo. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

4. Haga clic en ���������. El cuadro de diálogo se cierra.

5. Pulse �!��� + �!�. Se abre el menú Archivo. La “v” de Enviar A es-tá subrayada y la combinación de teclas “Ctrl + P” aparece al lado de la opción Imprimir. Vea la Figura 1.7.

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Figura 1.9: Navegar por los menús utilizando el teclado

Paso a Paso Información Adicional

6. Pulse ���. Se abre el submenú Enviar A.

7. Pulse �� ��$�� tres veces. Se cierra cada menú sucesivamente y se dese-lecciona el menú Archivo.

8. Pulse �������� + ���. La combinación de teclas de Imprimir. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

9. Pulse �� ��$��. El cuadro de diálogo se cierra.

10. Pulse �!��� + ���. Se abre el menú Ventana.

11. Pulse �)���*���&-������ seis veces. Cada menú se abre sucesivamente y acaba en el menú Edición.

12. Pulse �)���*��!(���� hasta seleccionar la opción ���! �.

Vea la Figura 1.9.

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Paso a Paso Información Adicional

13. Pulse ������. Se abre el cuadro de diálogo Ir A. Vea la Figura 1.8.

14. Pulse �� ��$��. Se cierra el cuadro de diálogo.

15. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Antes de Empezar el Ejercicio C

Seleccionar Varias Celdas Conceptos del Ejercicio Excel le permite seleccionar grupos de celdas, o rangos. De esta manera, una vez seleccionado el rango es posible modificar el tipo de letra o elimi-nar el contenido de las celdas.

Es sencillo seleccionar grupos o rangos de celdas contiguos con el ratón o con el teclado. Si necesita seleccionar rangos no contiguos de distintas áreas, puede hacerlo manteniendo pulsada la tecla Control mientras hace las selecciones.

Los encabezados de filas y columnas son los nú-meros de fila o letras de columna que se utilizan para marcar cada una de ellas. Para seleccionar toda una fila o columna, tan sólo debe hacer clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Trucos y Consejos 1. Puede utilizar la técnica de mantener pulsada

la tecla Mayúsculas para modificar el tamaño del área de la selección. Haga clic en la esqui-na superior izquierda del área, mantenga pul-sada la tecla Mayúsculas y después haga clic en la celda inferior derecha del rango.

2. Haga clic en una celda para deseleccionar cualquier rango.

3. Haga clic en el botón Seleccionar Todo situa-do en la intersección de los encabezados de las filas y columnas para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Figura 1.10: El cuadro de diálogo Insertar Celdas

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Figura 1.11: Seleccionar un rango discontinuo

Ejercicio C: Seleccionar Varias Celdas

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ������ ���������� �� �� � está abierto.

2. Haga clic en la celda �45�.

3. Seleccione ��� ���� en la barra de menús.

Espere unos segundos hasta que se amplíe el menú o bien haga clic en la flecha situada en la parte inferior del menú para ampliarlo manual-mente.

4. Seleccione ������ �. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Celdas. Vea la Figura 1.10.

5. Seleccione �+� $��&���� ������ �*��������+���*�� debajo de ��� ����.

Para insertar una celda y desplazar la celda 1234 una celda hacia la derecha.

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Figura 1.12: Añadir filas y columnas a una hoja de cálculo

Paso a Paso Información Adicional

6. Haga clic en �!��$���. La celda 1234 se desplaza una celda hacia la derecha.

7. Seleccione ������ �. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Celdas.

8. Si es necesario, seleccione �+� $��&���� ������ �*�����!(���� debajo de ��� ����.

Para insertar una celda y desplazar la celda abcd una celda hacia abajo.

9. Haga clic en �!��$���. La celda abcd se desplaza una celda hacia abajo.

10. Seleccione ������6�� a �������� �. Se abre el cuadro de diálogo Eliminar Celdas.

11. Si es necesario, seleccione �+� $��&���� ������ �*�����!�(�� debajo de ���������.

Para eliminar la celda y desplazar la celda abcd una celda hacia arriba.

12. Haga clic en �!��$���. La celda abcd se desplaza una celda hacia arriba.

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Paso a Paso Información Adicional

13. Pulse �������� + �7� (guión). Se abre el cuadro de diálogo Eliminar Celdas.

14. Seleccione �+� $��&���� ������ �*���������&-������ debajo de ���������.

Para eliminar la celda y desplazar la celda 1234 una celda hacia la izquierda.

15. Haga clic en �!��$���. La celda 1234 se desplaza una celda hacia la izquierda.

16. Seleccione ��� ���� a �)��� �. Para insertar una fila.

17. Seleccione ��� ���� a �������� �. Para insertar una columna. Vea la Figura 1.12.

18. Seleccione ������6�� a �������� �. Se abre el cuadro de diálogo Eliminar Celdas.

19. Seleccione ���������)���� debajo de ���������.

20. Haga clic en �!��$���. La fila se elimina.

21. Pulse �������� + �7� (guión). Se abre el cuadro de diálogo Eliminar Celdas.

22. Seleccione ����������������� debajo de �8�$����.

Figura 1.13: Seleccionar un rango de celdas

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Figura 1.14: Seleccionar toda una fila

Paso a Paso Información Adicional

23. Haga clic en �!��$���. La columna se elimina.

24. Haga clic en la celda �45� y mientras mantiene pulsado el botón del ratón, arrastre el puntero hasta �+9�.

A medida que lo arrastra se va seleccionando un rango de celdas. Vea la Figura 1.13.

25. Deje de pulsar el botón del ratón.

26. Mantenga pulsada la tecla ���", ���� �.

27. Haga clic en la celda ��/�. Esta acción se denomina Hacer clic mientras pulsa la tecla Mayúsculas. El rango selecciona-do se actualiza.

28. Deje de pulsar la tecla ���", ���� �.

29. Haga clic en la celda ��.�. El rango se deselecciona.

30. Mantenga pulsada ���", ���� �.

31. Pulse �)���*��+���*�� tres veces. Se selecciona desde la C5 hasta la celda F5.

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Paso a Paso Información Adicional

32. Deje de pulsar la tecla ���", ���� �.

33. Haga clic en la celda �+:�. El rango se deselecciona.

34. Haga clic en el encabezado de la fila �:�. Se selecciona toda la fila. Vea la Figura

1.14.

35. Haga clic en el encabezado de la columna ���.

Se selecciona toda la columna.

36. Haga clic en la celda �!/�.

37. Mantenga pulsada la tecla ��������.

38. Haga clic en la celda �4'�. No deje de pulsar la tecla Control.

39. Haga clic en la celda ��9�. No deje de pulsar la tecla Control.

40. Haga clic y arrastre desde la celda �+5� hasta la celda ��:�.

Este método le permite seleccionar rangos dis-continuos. Vea la Figura 1.11.

41. Suelte ��������.

42. Haga clic en el encabezado de la fila �2;�.

43. Mantenga pulsada la tecla ��������.

44. Haga clic en el encabezado de la columna ���.

Se seleccionan la fila y la columna no conti-guas.

45. Deje de pulsar la tecla ��������.

46. Haga clic en el botón �8���������������. Para seleccionar toda la hoja de

cálculo.

47. Haga clic en la celda �!2�. Para deseleccionar la hoja de cálculo.

48. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Antes de Empezar el Ejercicio D

Crear una Hoja de Cálculo Conceptos del Ejercicio La creación de una hoja de cálculo se realiza fá-cilmente en un proceso de cinco pasos. Primero, introduzca los rótulos que describen los valores. Segundo, introduzca los números o valores. Terce-ro, añada cualquier fórmula que vaya a necesitar para calcular los resultados. Cuarto, formatee las entradas para hacer que la hoja de cálculo sea fácil de leer y de comprender. Finalmente, guarde su trabajo.

Introducir rótulos y valores es tan fácil como escri-birlos. No es necesario introducir caracteres espe-ciales delante, ya que Excel distingue automática-mente la diferencia entre un valor y un rótulo.

Puede confirmar la entrada de rótulos o valores de distintas maneras. Cuando se introduce un rótulo o valor, el texto aparece en la Barra de Fórmulas y en la celda activa. Justo a la derecha del Cuadro de Nombres aparecen dos cuadros pequeños. La “X” roja o botón Cancelar borra la entrada actual de la celda y restaura la entrada anterior. Si hace clic en el botón Introducir que contiene una marca de verificación verde, la información actual se sitúa en la celda. También puede pulsar las teclas Intro, Tab o las flechas de desplazamiento del teclado para confirmar una entrada.

Al finalizar su trabajo tendrá que apagar su orde-nador, lo que significa que debe guardar su trabajo para preservarlo. Cuando guarda un archivo, éste se mueve de la memoria temporal del ordenador, o memoria RAM, a un medio de almacenamiento permanente, como el disco duro o un disquete. Acostúmbrese a guardar su trabajo cada 15 minu-tos, ya que en caso de haber cortes en el suminis-tro eléctrico o de que el programa fallase mientas está trabajando, perdería todos los cambios reali-zados en el archivo desde la última vez que guar-dó.

Trucos y Consejos 1. Si introduce datos que constan de números y

de letras, Excel los tratará como rótulos.

2. Haga clic en el botón Guardar o pulse las teclas Control + G para guardar su trabajo.

3. Si desea guardar una versión diferente del documento bajo otro nombre, seleccione la opción Guardar Como del menú Archivo.

4. Es una buena idea realizar copias de seguri-dad de los archivos en disquetes con cierta re-gularidad. Es arriesgado tener sólo copias en el disco duro de su ordenador, ya que en caso de producirse algún fallo, dicha información podría ser irrecuperable.

Figura 1.15: La Barra de Fórmulas

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Figura 1.16: Guardar una hoja de cálculo con un nombre nuevo

Ejercicio D: Crear una Hoja de Cálculo

Paso a Paso Información Adicional

5 � 4 � 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ������ ���������� �� �� � está abierto.

2. Seleccione desde la celda �45� hasta la celda �41�.

3. Pulse �8�$����. Para eliminar las entradas.

4. Haga doble clic en la pestaña ������ �. El nombre se selecciona.

5. Teclee Hoja1 ������. Para asignar un nombre nuevo a la hoja de cál-culo.

6. Haga clic en la celda �!2�.

7. Teclee Almacén de Informática.

El texto aparece en la Barra de Fórmulas y en la celda activa.

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Figura 1.17: Introducir datos en una hoja de cálculo

Paso a Paso Información Adicional

8. Haga clic en el botón ����������. Es el botón que tiene una marca de verifi-cación verde en la Barra de Fórmulas. La en-trada se acepta en la celda. Vea la Figura 1.15.

9. Pulse �)���*��!(����.

10. Teclee Ventas Primer Trimestre ������.

Si pulsa Intro también se confirma la entrada.

11. Haga clic en la celda �4'�.

12. Teclee Productos ������ Pentium III ������ Pentium II ������ Pentium ������ Monitores ������ Total ������.

Estos son los rótulos de los productos de la hoja de cálculo. Vea la Figura 1.17.

13. Haga clic en la celda ��'�.

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Paso a Paso Información Adicional

14. Teclee Ene ���(� Feb ���(� Mar ���(� Total ������.

15. Compruebe que la celda ��.� está se-leccionada.

El selector de la celda se sitúa en la celda más lógica del rango.

16. Teclee 20000 ���(� 19500 ���(� 21750 ������ 21950 ���(� 19950 ���(� 20950 ������.

Excel continua siguiendo el rango lógico.

17. Teclee 21500 ���(� 22850 ���(� 21650 ������ 21850 ���(� 19500 ���(� 20550 ������.

Los valores se introducen ahora en la hoja de cálculo. Vea la Figura 1.16.

18. Seleccione �!�*���� a �3��������� �.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como.

19. Teclee Informe de Ventas Trimestral.

Para introducir un nombre nuevo.

20. Haga clic en la flecha de �3�������<�.

Se abre una lista jerárquica.

21. Seleccione ����$�. Es la carpeta Temp que se encuentra en el es-critorio.

22. Haga clic en el botón �������������$����. Se abre el cuadro de diálogo Nueva Car-

peta. Va a crear una carpeta dentro de la carpe-ta Temp.

23. Teclee Informe. Para asignar un nombre a la carpeta.

24. Haga clic en �!��$���. Se crea la carpeta Informe y está activa..

25. Haga clic en �3�����. La barra de título se actualiza y muestra el nombre del archivo “Informe de Ventas Trimes-tral.xls.”

26. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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Antes de Empezar el Ejercicio E

Editar una Hoja de Cálculo Conceptos del Ejercicio Una hoja de cálculo no está completamente finali-zada hasta que se han calculado los totales de los valores de las filas y columnas. También es nece-sario formatearlos para conseguir que la hoja de cálculo resulte más fácil de comprender. Excel le permite aplicar estilos de formato numérico fácil-mente.

Si introduce un rótulo que excede del ancho de la columna predefinido, el texto aparecerá en las cel-das adyacentes; pero si éstas contienen informa-ción, el texto quedará cortado en la columna. La solución a este problema consiste en ensanchar las columnas, de manera que las entradas se pue-dan ver claramente.

Excel posee la característica AutoLlenado, que sitúa una progresión lógica de valores o rótulos en una serie de celdas. Por ejemplo, con frecuencia deben introducirse los meses del año en una hoja de cálculo. Para simplificar el proceso, teclee el nombre del primer mes, como Enero, y, a conti-nuación, haga clic en el manejador de AutoLlena-do situado en la esquina inferior derecha del selec-tor de la celda y arrástrelo hacia las siguientes cel-das. Una vez que deja de pulsar el botón del ratón, Excel completa las entradas con los nombres de los meses restantes en sucesión automáticamen-te.

Trucos y Consejos 1. Puede mover el contenido de una celda selec-

cionando la celda deseada y colocando el pun-tero en el borde de la misma hasta que se convierta en una flecha que apunta a la iz-quierda. Después, haga clic y arrastre por el borde a su posición nueva.

2. Haga doble clic en el separador del encabeza-do de la columna para que se ajuste el ancho de la columna. Asimismo, puede elegir la op-ción Autoajustar a la Selección del submenú Columna, que se encuentra en el menú For-mato.

3. Excel actualiza automáticamente el ancho de la columna para las entradas numéricas.

Figura 1.18: Mostrar una Información de Pantalla

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Módulo 1 Introducción a Excel

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Figura 1.19: Ajustar el ancho de las columnas

Ejercicio E: Editar una Hoja de Cálculo

Paso a Paso Información Adicional

5 � 4 � 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ���������������� ����� ��� �� � está abierto.

2. Seleccione ���� a �4�� ������������� �.

Se abre el submenú Barras de Herramientas.

3. Compruebe que las barras �� ������ y �)������ están seleccionadas.

Asegúrese de que hay una marca de selección a la izquierda de Estándar y Formato.

4. Compruebe que las barras de herramientas restantes están deseleccionadas.

Haga clic en el nombre de cualquier barra de herramientas que tenga una marca de selec-ción a su lado.

5. Haga clic en un área en blanco. Para cerrar los menús.

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Figura 1.20: Mostrar una Información de Pantalla

Paso a Paso Información Adicional

6. Seleccione las celdas �!2� hasta �!5�. Son las celdas que contienen el título y el subtí-tulo.

7. Sitúe el puntero en el botón situado más a la izquierda de la barra de herramientas �� ������.

No haga clic. Al cabo de un momento aparece una Información de Pantalla mostrando que se trata del botón Nuevo. Vea la Figura 1.18.

8. Sitúe el puntero un botón hacia la derecha.

El botón aparece descrito como el botón Abrir.

9. Haga clic en el botón ������. Vea la Figura 1.20. Podría estar oculto debajo del botón Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se seleccionan las cel-das A1 y A2 y el texto se corta en el portapape-les.

10. Haga clic en la celda �+2�.

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Paso a Paso Información Adicional

11. Haga clic en el botón �����. El texto se copia pero no aparece cen-trado correctamente.

12. Haga clic en la celda �+2�.

13. Haga clic en el botón ����(����"�������. Se encuentra en la flecha Más Botones

al final de la barra de herramientas Formato. El título se centra y el botón Combinar y Centrar aparece en la barra de herramientas Estándar.

14. Haga clic en la celda �+5�.

15. Haga clic en el botón ����(����"�������.

El subtítulo se centra.

16. Seleccione las celdas �+2� hasta �+5�.

Figura 1.21: Seleccionar una fuente de la lista

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Figura 1.22: Utilizar la AutoSuma para obtener un total

Paso a Paso Información Adicional

17. Haga clic en el botón �������. El texto aparece en negrita.

18. Haga clic en la flecha �����=�����)������. Se despliega una lista de fuentes.

19. Seleccione �2'�. El tamaño de la fuente aumenta a 14 puntos.

20. Haga clic en la flecha �)������. Se abre una lista de fuentes.

21. Desplácese hacia abajo y seleccione ����� ���>�0�����.

La fuente cambia a Times New Roman. Vea la Figura 1.21.

22. Seleccione desde la celda �4'� hasta la celda �)'�.

23. Haga clic en el botón �������.

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Paso a Paso Información Adicional

24. Haga clic en el botón �������. El texto se centra.

25. Seleccione desde la celda �4.� hasta la celda �4?�.

26. Haga clic en el botón �������.

27. Haga clic en el botón �!�����������+���*��. Esta acción completa el proceso de for-

mateo de los rótulos de la hoja de cálculo.

Figura 1.23: Rotar el texto

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Paso a Paso Información Adicional

28. Seleccione desde la celda �).� hasta la celda �)9�.

29. Haga clic en el botón �!���8����. Se suma el total de los valores de las fi-las. Vea la Figura 1.22.

30. Seleccione desde la celda ��?� hasta la celda �)?�.

31. Haga clic en el botón �!���8����. Se suma el total de los valores de las colum-nas.

32. Haga clic en la celda ��.�.

33. Teclee 22950 ������. Para revisar el valor. Las fórmulas actualizan los resultados.

34. Haga clic en la celda ��'�. Contiene el rótulo “Ene”.

35. Teclee Enero.

36. Haga clic en el botón ������. Enero reemplaza Ene en la celda.

37. Sitúe el puntero en el manejador de �!���)���� de la celda ������.

El manejador de AutoLlenado se encuentra en la parte inferior derecha de la celda. El cursor se convierte en una cruz negra.

38. Haga clic sin soltar el manejador �!���@������� y arrástrelo hasta la celda ��'�.

39. Deje de pulsar el botón del ratón. Feb y Mar se convierten en Febrero y Marzo.

40. Seleccione �)������ a ������ �. O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diá-logo Formato de Celdas.

41. Haga clic en la pestaña �!�������6��. El cuadro de diálogo se actualiza.

42. Haga doble clic en el campo �3��� �. Para seleccionar la configuración actual.

43. Teclee 15 ������. Vea la Figura 1.23. El indicador de la Orienta-ción se actualiza. El texto seleccionado rota quince grados.

44. Pulse �������� + �2�. Se abre el cuadro de diálogo Formato de Cel-das.

45. Haga doble clic en el campo �8��A�<�.

Para seleccionar la configuración actual.

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Paso a Paso Información Adicional

46. Teclee 2 ������. El texto seleccionado aparece sangrado.

47. Haga clic en el botón �������. Para mejorar la apariencia.

48. Seleccione desde la celda ��.� hasta la celda �).�.

49. Mantenga pulsada la tecla ��������.

50. Seleccione desde la celda ��?� hasta la celda �)?�.

Para seleccionar rangos discontinuos.

51. Deje de pulsar la tecla ��������.

52. Haga clic en el botón �� ������������. Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. Se aplica el estilo moneda a los valores seleccio-nados. Vea la Figura 1.24.

53. Haga clic y arrastre desde la celda ��:� hasta la celda �)9�.

Para seleccionar un rango continuo.

Figura 1.24: Editar el estilo de la celda

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Paso a Paso Información Adicional

54. Haga clic en el botón �� ����������� �. Se encuentra en la flecha Más Botones

al final de la barra de herramientas Formato. El estilo millares se aplica a los valores seleccio-nados.

55. Sitúe el puntero en la línea de separación entre los rótulos de las columnas �4� y ���. El puntero se convierte en una flecha

doble.

56. Haga doble clic en la línea de separación.

La columna B se ensancha para que quepan las entradas más largas.

57. Haga doble clic en la línea de separación entre las columnas �+� y ���.

Puesto que el título es la entrada más larga, el ancho de la columna se ajusta a él. Vea la Fi-gura 1.19.

58. Haga clic en el botón �+� *����. Para deshacer la última acción.

59. Si es necesario, repita los pasos �..� y �.:� pero entre los rótulos de las co-lumnas ��� y �)�.

60. Seleccione desde la celda �4.� hasta la celda �).�.

61. Seleccione �)������ a �)���� a �!����. Aparece el cuadro de diálogo Alto de Fila.

62. Teclee 25 ������.

63. Seleccione desde la celda ��.� hasta la celda �)?�.

64. Seleccione ������6�� a �4��� a �)����� �.

65. Guarde su trabajo. 66. Seleccione �!�*���� a �����. Para cerrar el documento.

67. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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— Notas del Usuario —

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Antes de Empezar el Ejercicio F

Usar una Plantilla Conceptos del Ejercicio Excel incluye una serie de plantillas ya incorpora-das que son libros de trabajo formateados diseña-dos para ser utilizados en una amplia variedad de tareas del mundo de los negocios y de las finan-zas. También puede volver a formatear un archivo basado en una plantilla, para que se ajuste mejor a sus necesidades.

Cada vez que utiliza una plantilla como base de un documento, Excel le asigna un nombre de libro de trabajo predefinido, por lo que la plantilla original permanece intacta. Al guardar el archivo, puede darle un nombre más descriptivo.

Para acceder a una plantilla, debe seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, ya que si hace clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar, Excel abrirá automáticamente un libro de trabajo predefinido.

Trucos y Consejos

1. Haga clic en el botón Mostrar u Ocultar Ejemplo en la barra de herramientas de la plantilla para llenarla con datos ficticios y hacer una demostración.

2. Haga clic en la pestaña Soluciones de Hoja de Cálculo en el cuadro de diálogo Nuevo para acceder a una plantilla.

Para completar satisfactoriamente este ejerci-cio, debe tener instaladas las plantillas de Mi-crosoft Excel. Si no las tiene, cuando selec-cione la característica plantilla, se le pedirá que inserte el CD-ROM de instalación de Mi-crosoft o que las instale desde la ubicación donde tenga los archivos de instalación.

Figura 1.25: Seleccionar una plantilla

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Figura 1.26: Utilizar una plantilla

Ejercicio F: Usar una Plantilla

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Seleccione �!�*���� a ������ �. Se abre el cuadro de diálogo Nuevo.

3. Haga clic en la pestaña �8�������� ��������������������.

El cuadro de diálogo se actualiza.

4. Haga clic en el icono ��������. El área Vista Previa muestra el contenido de la plantilla. Vea la Figura 1.25.

5. Haga clic en �!��$���.

6. Si aparece el mensaje de que debe insertar el CD-ROM Microsoft Office CD-ROM, hágalo ahora.

Microsoft Excel muestra una advertencia de que la hoja de cálculo contiene macros.

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Figura 1.27: Los datos de una plantilla de pedido

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en ���(���������� �. Se abre la plantilla Pedido y una barra de he-rramientas personalizada.

8. Sitúe el puntero en ���$�����%������. El comentario de celda que aparece explica qué información debe introducirse en la colum-na situada debajo.

9. Haga clic en el botón ��� �����#����������$���. Se encuentra en la barra de herramien-

tas personalizada de Pedido. La plantilla se re-llena con datos a modo de ejemplo. Vea la Fi-gura 1.27.

10. Haga clic en �/B?.C� debajo de �������%�������.

Si es necesario, desplácese hacia la derecha para poder ver esta columna.

11. Teclee 8,25 ������. Para introducir el precio por unidad. Los datos de la hoja de cálculo se actualizan.

12. Desplácese por la hoja de cálculo. Para poder ver toda la plantilla del pedido.

13. Pulse �������� + ��������.

Page 57: Excel Basico - Avanzado

Módulo 1 Introducción a Excel

© New Horizons Publishing Center M1–41

Paso a Paso Información Adicional

14. Haga clic en el botón �3�����. Se abre el cuadro de diálogo Archivo de Plantilla - Guardar en Base de Datos.

15. Haga clic en �!��$���. Para aceptar la configuración predeterminada por ahora. Si se abre un cuadro de diálogo pre-guntándole si desea sobreescribir el archivo, haga clic en Sí. Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como.

16. Teclee Nuevo Pedido.

17. Seleccione ����$� después de �3�������<�.

Vea la Figura 1.28.

18. Haga clic en �3�����. El nombre nuevo aparecen la barra de título. Vea la Figura 1.26.

19. Seleccione �!�*���� a �����.

20. Haga clic en el botón �������. Se abre un libro de trabajo nuevo, vacío.

21. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

Figura 1.28: Guardar la plantilla con un nombre nuevo

Page 58: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M1–42 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio G

Utilizar la Ayuda Conceptos del Ejercicio Aunque sea un experto en Excel, podría olvidarse de cómo ejecutar alguna tarea en mitad de un pro-yecto importante. Si no encuentra la documenta-ción, ¿dónde puede recurrir para obtener ayuda?

Excel viene con un sistema de ayuda que resulta muy fácil de utilizar. Cuando accede al sistema de ayuda, basta con hacer clic con el ratón para obte-ner una explicación de cada operación. Si lo des-ea, puede utilizar las características Ayudante de Office, Contenido, Asistente para Ayuda, Índice o ¿Qué es esto?.

Trucos y Consejos 1. Pulse F1 para mostrar el Ayudante de Office.

2. Pulse las teclas Mayúsculas + F1 para activar la característica ¿Qué es esto? y después ha-ga clic en cualquier elemento de la ventana de Excel para que aparezca la Información de Pantalla.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en los elementos o áreas de un cuadro de diálogo abierto para obtener una breve descripción del elemento o área.

Figura 1.29: El Ayudante de Office

Page 59: Excel Basico - Avanzado

Módulo 1 Introducción a Excel

© New Horizons Publishing Center M1–43

Figura 1.30: Acceder a la ayuda en un cuadro de diálogo

Ejercicio G: Utilizar la Ayuda

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Compruebe que hay un libro de trabajo abierto.

3. Seleccione el botón �D� a ��� ������!"����������#������.

Se abre el Ayudante de Office.

4. Si es necesario, haga clic en el �!"����������#������.

5. Teclee Y2K. El nuevo texto reemplaza el texto predetermi-nado. Vea la Figura 1.29.

6. Haga clic en �4� ���. El Ayudante de Office muestra las respuestas más probables.

Page 60: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M1–44 © New Horizons Publishing Center

Figura 1.31: Ocultar el Ayudante de Office

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en ����������0��� � �������� ����$������!=��5;;; �.

Se abre la barra de menús de la Ayuda de Mi-crosoft Excel.

8. Haga clic en el botón �������&�� de la barra de menús ����� �������������$�. Se abre la ventana Microsoft Excel Help

ventana y muestra el Centro de Recursos de Microsoft para el Año 2000.

9. Si es necesario, haga clic y arrastre el �!"����������#������ hacia la derecha de la ventana.

10. Haga clic el botón ��� ���. La Ayuda de Microsoft Excel se actualiza y le ofrece tres opciones para obtener ayuda.

11. Si es necesario, haga clic en �!"����������� ���������� en la Barra de Tareas.

12. Haga clic con el botón derecho del ratón en el icono del �!"����������#������.

Se abre un menú de atajo. Vea la Figura 1.31.

Page 61: Excel Basico - Avanzado

Módulo 1 Introducción a Excel

© New Horizons Publishing Center M1–45

Paso a Paso Información Adicional

13. Seleccione �#������. El Ayudante de Office se cierra.

14. Si es necesario, haga clic en ����� �������������$� en la Barra de Tareas.

El cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft Excel se activa.

15. Si es necesario, haga clic en la pestaña �����������.

El cuadro de diálogo se actualiza.

16. Haga doble clic en �%����&�����!"����������� ����#������.

Aparece una serie de subtemas.

18. Haga clic en �!�������������������!"����.

Aparece información sobre cómo acceder a la ayuda.

19. Haga clic en la pestaña ��������. El cuadro de diálogo se actualiza.

20. Teclee impresión. La lista de entradas de índice se actualiza.

21. Haga clic en el botón �4� ���. Los paneles 2 y 3 muestran los resultados de la búsqueda.

22. Seleccione ���$������������������!"���� debajo de �1 ��������������E22.���������� F�.

Aparecen instrucciones paso a paso.

Figura 1.32: Pedir ayuda al Asistente para Ayuda

Page 62: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M1–46 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

23. Haga clic en el texto ����������+� $��&�������� en el panel de la derecha.

El submenú que se abre muestra un panel de desplazamiento.

24. Haga clic en la pestaña �! � ������$���!"����.

25. Teclee Imprimir una hoja de cálculo.

Vea la Figura 1.32.

26. Haga clic en el botón �4� ���.

27. Seleccione �8�����6�������(���� ������$���� debajo de �8������������������$����� ����<�.

28. Haga clic en el botón �����. Se cierra el cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft Excel.

29. Haga clic en el botón �������.

30. Seleccione �!�*���� a ���$��� �. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

31. Haga clic en el botón �!"���� del cuadro de diálogo. El puntero se convierte en un puntero de

ayuda (un signo de interrogación).

32. Haga clic en �8������6�� debajo de ���$����.

Aparece una explicación de la opción.

33. Haga clic en el cuadro de explicación.

Para cerrarlo.

34. Haga clic con el botón derecho del ratón en el campo ����(�<�.

Se abre un menú de atajo.

35. Seleccione �GH�I�� �� ��D�. Una Información de Pantalla le explica cómo seleccionar una impresora. Vea la Figura 1.30.

36. Haga clic en ���������. Para cerrar el cuadro de diálogo.

37. Seleccione �!�*���� a �8����.

38. Cierre todas las ventanas que estén abiertas en el escritorio.

Ya ha finalizado este módulo.

Page 63: Excel Basico - Avanzado

Módulo 1 Introducción a Excel

© New Horizons Publishing Center M1–47

Revisión del Módulo Verdadero o Falso

1. El área de trabajo más pequeña de un libro de trabajo de Excel es la celda.

2. Una hoja de cálculo consta de más de 16,7 millones de celdas.

3. Al pulsar la tecla Fin el selector de celda se sitúa en la celda A1.

4. Las barras de herramientas son conjuntos de botones de acción rápida.

5. Mantenga pulsada la tecla Mayúsculas para seleccionar rangos de celdas no conti-guos.

Opción Múltiple

6. Excel ajusta automáticamente el ancho de columna de:

a. Los rótulos.

b. Los valores.

c. Las fórmulas.

d. Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

7. Es posible acceder a la ayuda sensible al contexto:

a. Pulsando F1.

b. Pulsando Mayúsculas + F1.

c. Haciendo clic en el botón del signo de interrogación de un cuadro de diálogo.

d. Todas las respuestas anteriores son correctas.

Page 64: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M1–48 © New Horizons Publishing Center

Guía de Estudio Esta guía le presenta los temas que debería dominar al finalizar este módulo. Como repaso, evalúe su comprensión en cada uno de ellos:

Tema Dominado Necesito Repasar

Navegar por Excel ❑ ❑

Explorar los Menús ❑ ❑

Seleccionar Varias Celdas ❑ ❑

Crear una Hoja de Cálculo ❑ ❑

Editar una Hoja de Cálculo ❑ ❑

Usar una Plantilla ❑ ❑

Utilizar la Ayuda ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo si-guiente:

Cree una hoja de cálculo que muestre los meses de un trimestre en la fila superior y los nombres de los productos en la primera columna. A continuación, utilice el botón AutoSuma para añadir filas y columnas de valores, y aplique el formato de moneda tanto a la primera fila de valores como a la del total. Si es necesario, utilice la característica Autoajustar a la Selección para que el ancho de las columnas se ajuste a los valores.

Page 65: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000

para Windows 95

MÓDULO

2

Fórmulas y Formatos Las fórmulas manipulan un rango de va-lores de la hoja de cálculo para calcular y mostrar resultados.

NH-02EX2KW.SPS

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–2 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 67: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–3

Para Empezar: Fórmulas y Formatos

as fórmulas se utilizan para calcular el resultado de un rango de datos numéricos definido. Cuando se escribe una fórmula, se debe utilizar la sintaxis correcta. To-

das las fórmulas empiezan con el símbolo igual a (=), que indica a Excel que las entradas que se realicen a continuación se utilizarán en algún tipo de cálculo. Las fórmulas también requieren una serie de argumentos y de operadores mate-máticos válidos. Los argumentos son direccio-nes de celda, mientras que los operadores infor-man al programa cómo debe calcular los argu-mentos. Por ejemplo, si quisiera dividir el valor de C5 entre el valor de C10, la sintaxis adecuada sería =C5/C10. La barra diagonal (/) actúa como un operador de división por lo que indica que los valores deben dividirse.

Aunque es posible introducir fórmulas explíci-tas, como =C5+C6+C7, Excel incorpora funcio-nes que pueden realizar muchos tipos de cálcu-los. El nombre de la función refleja el tipo de cálculo que va a realizar. Por ejemplo, =SUMA y =PROMEDIO, tal y como indican sus nom-

bres, realizan sumas y promedios. A continua-ción del nombre aparecen los argumentos, in-cluidos entre paréntesis. Por eso la fórmula =SUMA(C5:C7) ejecuta el mismo cálculo que =C5+C6+C7; el rango de las direcciones de cel-da (separadas por dos puntos) define los argu-mentos.

Una vez introducidas las fórmulas en la hoja de trabajo para calcular los resultados, debería apli-car formato numérico para aclarar lo que repre-sentan las cifras, como por ejemplo si los valo-res indican cantidades en pesetas o bien porcen-tajes. Excel puede mostrar cualquier tipo de dato (monetario, científico, etc.) de distintas maneras. Sin embargo, es aconsejable no excederse con el formato, ya que podría dificultar la lectura y comprensión de su hoja de cálculo.

Una vez haya finalizado este módulo, compren-derá mejor cómo utilizar fórmulas para calcular valores numéricos en sus hojas de cálculo. Des-pués, podrá aplicar formatos para exponer con mayor claridad lo que representan los números.

Figura 2.1: Crear una fórmula

L

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–4 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 69: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–5

Objetivos del Módulo Al finalizar este módulo, será capaz de realizar las siguientes acciones:

A. Crear una Fórmula

B. Usar Funciones

C. Usar la Paleta de Fórmulas

D. Usar la Función SI

E. Usar AutoSuma

F. Usar los Comandos de Rellenar

G. Crear Referencias Absolutas

H. Formatear Valores

I. Usar Autoformato

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–6 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio A

Crear una Fórmula Conceptos del Ejercicio Las fórmulas de Excel son potentes y flexibles. Si comete un error al insertar los datos, todo lo que tiene que hacer es volver a introducir ese número en particular y las fórmulas volverán a calcular to-dos los valores de la hoja de cálculo de forma au-tomática.

Es importante entender algunos conceptos básicos acerca de las fórmulas antes de empezar a crear-las:

• En primer lugar, debe teclear el símbolo de igual a (=). Esto informa a Excel de que está introduciendo una operación matemática, o fórmula, en la celda y no un valor o rótulo. A continuación, puede escribir las referencias a las celdas (los operandos) y separar los ope-randos con operadores de cálculo.

• No incluya ningún espacio en las fórmulas. Si pulsa la barra espaciadora al introducir una fórmula, Excel le mostrará un mensaje de error y le indicará que debe corregirlo.

• Introduzca primero los valores en la hoja de cálculo y después las fórmulas, ya que crear fórmulas basadas en celdas vacías es confuso y el programa le mostrará un mensaje de error. Por ejemplo, si introduce una función de división en una celda que no contiene ningún valor, Excel le devolverá el mensaje de error (#DIV/0!) en la celda.

El orden apropiado para introducir los componen-tes de una fórmula consiste en los siguientes pa-sos: 1) teclear el símbolo de igual a (=); 2) introdu-cir un operando; 3) teclear un operador matemáti-co (como +, -, / ó *) 4) introducir otro operando. Por ejemplo: =C5+(B6+D5)-E5/F5*F6. Excel calcu-la la fórmula utilizando el orden de precedencia de los operadores.

Trucos y Consejos 1. No incluya la dirección de celda que contiene

la fórmula dentro de los argumentos de la pro-pia fórmula, puesto que ello crea una referen-cia circular y Excel muestra un mensaje de error.

2. Si utiliza el teclado numérico para introducir números y símbolos matemáticos, pulse la te-cla Bloq. Num. para activarlo y desactivarlo.

3. Cada operador de fórmula debe ser un opera-dor matemático válido.

4. Las celdas contienen fórmulas, aunque sólo muestran los resultados.

Operadores de Fórmulas Válidos

+ Suma

- Resta

/ División

* Multiplicación

Figura 2.2: Una fórmula básica

Page 71: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–7

Figura 2.3: Crear una fórmula

Ejercicio A: Crear una Fórmula

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Cierre todos los archivos que estén abiertos.

3. Haga clic en ����� a �������������� ������ a ��������� �������.

Se abre el cuadro de diálogo Personalizar.

4. Haga clic en la pestaña ���� �����.

5. Seleccione ������������� ������� debajo de ��������������������� �����.

Para restablecer la configuración predetermi-nada de las barras de herramientas.

6. Haga clic en ����.

7. Haga clic en � ������. Se restablecen las barras de herramientas.

Page 72: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–8 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.4: Sumar el total de los valores

Paso a Paso Información Adicional

8. Haga clic en el botón �!�� ��. Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

9. Haga clic en la flecha ��"������#�. Se abre una lista jerárquica.

10. Seleccione �$����. Para ver el contenido de la carpeta Temp.

11. Haga doble clic en �������%�&���. Para abrir el libro de trabajo.

12. Haga clic en la celda � '�. Va a crear una fórmula.

13. Pulse �(�. Este signo informa a Excel que está introdu-ciendo una fórmula.

14. Haga clic en la celda � )�.

15. Pulse �*�. Utilice el signo de suma del teclado numérico.

16. Haga clic en la celda � +�.

17. Pulse �*�.

Page 73: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–9

Paso a Paso Información Adicional

18. Haga clic en la celda � ,�.

19. Pulse �*�.

20. Haga clic en la celda � -�. La fórmula aparece de la siguiente manera: =C5+C6+C7+C8. Vea la Figura 2.2.

21. Haga clic en el botón �.�����. Se encuentra en la Barra de Fórmulas. La fórmula realiza el cálculo y muestra el total. Vea la Figura 2.4.

22. Haga clic en la celda � )�.

23. Teclee 17250 �.�����. El total se actualiza inmediatamente. Vea la Fi-gura 2.3.

24. Haga clic en el botón ����/�����. O pulse Control + Z. Para deshacer la úl-tima acción

25. Haga clic en el botón �0"�����. Para guardar su trabajo.

26. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–10 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio B

Usar Funciones Conceptos del Ejercicio Aunque puede escribir una fórmula explícita, como =C5+C6+C7+C8, para calcular un total, resulta mucho más eficaz el uso de las funciones. Una función es una operación matemática ya ensam-blada que incluye el símbolo de igual a, los opera-dores y los paréntesis que contienen las referen-cias de las celdas. Excel tiene varias categorías de funciones, entre ellas lógicas, matemáticas y esta-dísticas.

Las fórmulas utilizan el método de la referencia relativa cuando calculan los resultados. Por ejem-plo, si una fórmula de la hoja de trabajo calcula la suma de las cuatro celdas situadas justo encima de ella, calculará el mismo número de celdas en la misma dirección si se copia en cualquier otro lugar de la hoja de trabajo. No obstante, al copiar una fórmula, ésta no se duplica exactamente, sino que las direcciones de celdas relativas se ajustan cuando se mueve la fórmula.

Una fórmula expresada en lenguaje natural le per-mite utilizar los rótulos de las filas y columnas de la hoja de cálculo para calcular los resultados. Por ejemplo, si tiene una columna de valores debajo del rótulo del mes “Enero”, en lugar de especificar las diferentes direcciones de celda, puede usar la función =SUMA y el rótulo “Enero” como argu-mento, es decir, =SUMA(Enero).

Trucos y Consejos 1. Los argumentos de las funciones deben in-

cluirse entre paréntesis. El paréntesis de aper-tura tiene que introducirlo manualmente; sin embargo, Excel añade el de cierre automáti-camente una vez confirmada la entrada.

2. Puede utilizar las funciones =MAX y =MIN pa-ra mostrar los valores máximos y mínimos en-contrados en un rango seleccionado.

3. Haga clic en el botón Copiar, o pulse las teclas Control + C, para copiar en el porta-papeles el contenido de cualquier celda selec-cionada, incluyendo las fórmulas.

4. Haga clic en el botón Pegar, o pulse las teclas Control + V, para pegar el contenido del último elemento copiado o cortado en el porta-papeles en cualquiera de las celdas seleccio-nadas.

Figura 2.5: Etiquetar las funciones

Page 75: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–11

Figura 2.6: Una fórmula en lenguaje natural

Ejercicio B: Usar Funciones

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la celda ��11�.

3. Teclee Mínimo �.����� Máximo �.����� Suma �.�����.

Son los rótulos para las funciones. Vea la Figu-ra 2.5.

4. Haga clic en la celda � 11�.

5. Teclee =MIN(. No teclee el punto.

6. Haga clic sin soltar en la celda � )�.

7. Arrastre hacia abajo hasta la celda �2-�.

Para seleccionar el rango. Vea la Figura 2.7.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–12 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.7: Definir los argumentos

Paso a Paso Información Adicional

8. Pulse �.�����. La fórmula se completa. La función =MIN de-vuelve el valor mínimo encontrado en el rango.

9. Teclee =MAX(. No teclee el punto.

10. Haga clic sin soltar en la celda � )�.

11. Arrastre hacia abajo hasta la celda �2-�.

12. Pulse �.�����. La función =MAX devuelve el valor máximo en-contrado en el rango.

13. Teclee =CONTAR(.

14. Haga clic sin soltar en la celda � )�.

15. Arrastre hacia abajo hasta la celda �0-�.

16. Pulse �.�����. La función =CONTAR devuelve el número de entradas encontrado en el rango.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–13

Paso a Paso Información Adicional

17. Seleccione desde la celda ��11� hasta la celda � 13�.

18. Seleccione �2 � 4�� a �������� a � ����� ��.

O pulse la tecla Suprimir. Las etiquetas y las funciones se eliminan.

19. Haga clic en la celda � '�.

20. Pulse ��"�� � ��. Para eliminar el contenido actual.

21. Haga clic en la �������54��"����.

22. Teclee =SUMA(C5..C8). No teclee el punto del final. Esta función suma los valores. Vea la Figura 2.8.

23. Haga clic en el botón �.����"� ��. Excel completa la fórmula. Aparece un resultado.

Figura 2.8: Introducir una función mediante la Barra de Fórmulas

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–14 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

24. Haga clic en el botón � �� ���. O pulse Control + C. Puede ser que el botón esté oculto debajo del botón Más Boto-nes en la barra de herramientas Estándar. La fórmula se copia en el portapapeles.

25. Haga clic en la celda ��'�.

26. Haga clic en el botón ���6���. O pulse Control + V. Fíjese en la Barra de Fórmulas; los argumentos de la formula se han ajustado de acuerdo con la nueva dirección de la celda.

27. Haga clic en el botón ����/�����. Para deshacer la última acción.

28. Haga clic en la celda � '�.

29. Seleccione � )# -� en la �������54��"����.

Va a editar la fórmula.

30. Teclee Enero �.�����. Este es un ejemplo de una fórmula en lenguaje natural.

31. Haga clic en la celda � '�. Se ha utilizado el rótulo de la columna como el argumento de la función. Vea la Figura 2.6.

32. Guarde su trabajo.

33. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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— Notas del Usuario —

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M2–16 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio C

Usar la Paleta de Fórmulas Conceptos del Ejercicio La Paleta de Fórmulas le permite crear sentencias matemáticas en un proceso paso a paso. Una vez activado el cuadro de diálogo Pegar Función, Ex-cel le pide que especifique una función. Dicho cuadro de diálogo le permite seleccionar una cate-goría de la función y a continuación la función es-pecífica. Después, mediante la Paleta de Fórmulas puede editar los argumentos (condiciones necesa-rias para completar la fórmula), en este caso, las direcciones de celdas.

Puede utilizar la característica AutoCalcular para comprobar el resultado de una fórmula antes de crearla. Simplemente seleccione el rango de las celdas que contienen la información que desea autocalcular, haga clic con el botón derecho del ratón en el área AutoCalcular en la Barra de Esta-do y seleccione el método de cálculo del menú de atajo. El predefinido es Suma, aunque puede es-coger entre cinco opciones: Promedio, Cuenta, Cuenta Núm., Máx (valor máximo) y Mín (valor mínimo).

Trucos y Consejos

1. Haga clic en el botón Pegar Función o seleccione la opción Función del menú Inser-tar para abrir la Barra de Fórmulas.

2. Puede desplazarse rápidamente por los nom-bres de las categorías y de las funciones del cuadro de diálogo Pegar Función haciendo clic en la lista apropiada y pulsando la primera le-tra de la categoría o nombre de la función que le interesa.

Figura 2.9: Utilizar la característica AutoCalcular

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–17

Figura 2.10: Utilizar la función PROMEDIO

Ejercicio C: Usar la Paleta de Fórmulas

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la celda ��17�.

3. Teclee Promedio �$���.

4. Seleccione desde la celda � )� hasta la celda � -�.

5. Haga clic con el botón derecho del ratón en el área �!"�� ���"����. Se encuentra

en el extremo derecho de la barra de estado y ahora muestra “Suma=85900.” Se abre un me-nú de atajo.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–18 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.11: Seleccionar una función

Paso a Paso Información Adicional

6. Seleccione ������ ��. Ahora AutoCalcular muestra “Promedio =214750.” Siempre puede comprobar las fór-mulas más comunes antes de introducirlas en la hoja de trabajo. Vea la Figura 2.9.

7. Haga clic con el botón derecho del ratón en el área �!"�� ���"����.

Se abre un menú de atajo.

8. Seleccione ��"���. Aparece la suma del rango seleccionado.

9. Haga clic en la celda � 17�.

10. Haga clic en el botón ���6��5"�� 4��.

Puede ser que el botón esté oculto de-bajo del botón Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre el cuadro de diálogo Pegar Función.

11. Si es necesario, haga clic en �8�9����������� ���!�"���2����������� en el �!�"������:: ���.

Page 83: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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Paso a Paso Información Adicional

12. Seleccione �2������ ���� debajo de � ���6�������5"�� 4�#�.

El cuadro de diálogo se actualiza.

13. Seleccione �����2�.�� debajo de �8��������5"�� 4�#�.

Vea la Figura 2.11.

14. Haga clic en �!�������. La paleta de Fórmulas aparece debajo de la Barra de Fórmulas. No obstante, los argumen-tos en el campo “Número1” son incorrectos.

15. Haga clic en el botón �������������6��� después de �8�����1�.

16. Seleccione desde la celda � )� hasta la celda � -�.

Es el rango correcto para los argumentos de la fórmula.

Figura 2.12: Especificar los argumentos de una fórmula

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–20 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

17. Pulse �.�����. La paleta de Fórmulas vuelve a aparecer y muestra el rango de las celdas correcto. Los argumentos aparecen tanto en el campo “Nú-mero1” de la paleta de Fórmulas como entre los dos paréntesis de la función. Vea la Figura 2.12.

18. Haga clic en �!�������. La fórmula se completa y muestra un resultado. Vea la Figura 2.10.

19. Guarde su trabajo. 20. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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— Notas del Usuario —

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–22 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio D

Usar la Función SI Conceptos del Ejercicio Puede utilizar la fórmula de la función lógica SI para verificar los datos y obtener diferentes infor-mes en función de los resultados. Cuando se utili-za SI en una fórmula, éste comprueba las condi-ciones especificadas en una celda o rango y muestra el resultado de acuerdo con el resultado anterior.

Una fórmula con la función SI consta de tres ar-gumentos: “prueba_lógica”, una sentencia “va-lor_si_ verdadero” y una sentencia “valor_si_falso”. Si las condiciones pasan la comprobación y son verda-deras, SI muestra un resultado. En caso contrario, si las condiciones resultan ser falsas, SI muestra un resultado alternativo.

Es posible utilizar una función SI para introducir texto y cadenas vacías en las celdas. Por ejemplo, puede escribir una fórmula con la función SI para comprobar el contenido de una celda y a continua-ción introducir una cadena de texto determinada o dejar la celda en blanco. El texto y las cadenas vacías aparecen designadas mediante comillas (“”). Lo que se escribe (o no) entre dichas comillas aparece en la celda una vez finalizada la comprobación.

Trucos y Consejos 1. La sintaxis de una función lógica SI es:

=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso). El argumento prueba_lógica es la condición que se está evaluando en una de-terminada celda. Si la comprobación resulta ser verdadera, la función SI realiza el cálculo y muestra el argumento valor_si_verdadero. Si resulta ser falsa, muestra y calcula el argu-mento valor_si_falso.

2. Asegúrese de que no comete errores tipográfi-cos ni de sintaxis a la hora de escribir fórmulas con la función SI, puesto que Excel le mostra-ría un mensaje de error.

Figura 2.13: Introducir una cadena de texto para la función SI

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–23

Figura 2.14: Actualizar la función AHORA

Ejercicio D: Usar la Función SI

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la pestaña ���;�%�. Se activa una hoja de trabajo en forma de fac-tura.

3. Haga clic en la celda �!17�.

4. Teclee 1 �$���.

5. Teclee =SI(A10=“”;””;”Disco Duro 1,2 GB”) �$���.

La cadena de texto, “Disco Duro 1,2 GB” apa-rece en la celda B10. Puesto que existe una entrada en A10, la función SI ha encontrado que la condición es Falsa. Vea la Figura 2.13.

Page 88: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–24 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

6. Teclee =SI(A10=“”;””0;25595) �$���.

Aparece la cantidad 25595 en la celda C10 porque la celda A10 contiene una entrada.

7. Teclee 100 �$���. Para introducir un valor en la celda D10.

8. Teclee =SI(A10=“”;””;C10*D10) �.�����.<

Se calcula un precio total en E10 porque A10 contiene una entrada.

9. Haga clic en la celda �!17�.

10. Pulse ��"�� � ��. Las entradas de las celdas B10, C10 y E10 de-saparecen. Como la celda A10 está vacía, las fórmulas SI muestran cadenas vacías en lugar de texto o resultados de cálculos.

11. Teclee 1 �$���. Vuelven a aparecer las entradas ya que la cel-da A10 contiene una entrada. Vea la Figura 2.15.

12. Haga clic en la celda ��,�.

Figura 2.15: Comprobar condiciones con las funciones SI

Page 89: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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Figura 2.16: Encontrar la fecha futura para la función AHORA

Paso a Paso Información Adicional

13. Seleccione �.�������� a �5"�� 4�����. Se abre el cuadro de diálogo Pegar Función.

14. Seleccione �5��/������� debajo de � ���6�������5"�� 4�#�.

15. Seleccione �!���!� debajo de �8��������5"�� 4�#�.

16. Haga clic en �!�������. Aparece la paleta de Fórmulas.

17. Haga clic en �!�������.

18. Haga clic a la derecha de la �5"�� 4�� en la ��������54��"����.

Quiere averiguar cuál será la fecha dentro de 200 días.

19. Teclee +200 después de �(!���!=>�. Vea la Figura 2.16.

20. Pulse �.�����. Se ajusta la fecha. La función AHORA actuali-zará la hora y fecha cuando se ejecute el cálcu-lo.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–26 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

21. Haga clic en la celda � ,�.

22. Seleccione �.�������� a �5"�� 4�����. Quiere insertar la función de fecha.

23. Seleccione �5��/������� debajo de � ���6�������5"�� 4�#�.

24. Seleccione �52 �!� debajo de �8��������5"�� 4�#�.

25. Haga clic en �!�������. Aparece la Paleta de Fórmulas.

26. Teclee el año actual �$���.

27. Teclee el mes actual �$���. Tecléelo con números.

28. Teclee el día actual �$���.

29. Pulse �.�����. Se introduce la fecha en la celda C7.

30. Haga clic a la derecha de la �5"�� 4�� en la ��������54��"����.

Quiere averiguar cuál fue la fecha hace 200 días.

31. Teclee -200 después de �(52 �!=1'''?17?1@>�.

32. Pulse �.�����. La fecha se ajusta.

33. Haga clic en la celda �!17�.

34. Pulse ��"�� � ��.

35. Teclee 1 �.�����. La función AHORA muestra la fecha actual. Vea la Figura 2.14.

36. Guarde su trabajo.

37. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

Page 91: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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— Notas del Usuario —

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–28 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio E

Usar AutoSuma Conceptos del Ejercicio El botón AutoSuma, situado en la barra de herra-mientas Estándar, introduce automáticamente la función =SUMA() en una celda o rango seleccio-nado. Cuando sólo se selecciona una celda, AutoSuma inserta los argumentos y después espera a que el usuario confirme la entrada, mientras que cuando se selecciona un rango, AutoSuma calcula automáticamente las filas y co-lumnas. La característica AutoSuma intenta encontrar pri-mero valores por encima de la fórmula de la celda seleccionada y después a su izquierda. Si no en-cuentra valores en ninguno de los dos lados, los paréntesis permanecen vacíos. Si hay valores en-cima o a la izquierda, Excel intenta seleccionar la columna de valores más cercana y después inser-ta el rango de argumentos más cercano a la fun-ción =SUMA. Si el rango seleccionado no es la suma que busca, simplemente seleccione el rango de las celdas que desea calcular antes de utilizar AutoSuma.

Trucos y Consejos

1. Haga doble clic en el botón AutoSuma para completar automáticamente la suma de una fila o columna de valores. Si selecciona un rango de celdas de fórmulas, sólo tendrá que hacer clic en el botón AutoSuma una vez.

2. Cuando el resultado de una suma, o de otra función, es demasiado largo para que quepa totalmente en el ancho de columna estándar, Excel ajusta la columna de forma automática.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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Figura 2.17: Utilizar la característica AutoSuma

Ejercicio E: Usar AutoSuma

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la pestaña ���;�1�.

3. Haga clic en la celda � '�.

4. Pulse ��"�� � ��.

5. Haga clic en el botón �!"���"���. La función =SUMA se sitúa en la celda y un marco de selecciona selecciona los valores situados directamente encima.

6. Pulse �$���. Aparece un resultado en la celda C9.

7. Haga doble clic en el botón �!"���"���.

La operación se completa en un solo paso.

8. Haga clic en la celda �2'�.

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M2–30 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

9. Mantenga pulsada � �������.

10. Seleccione desde la celda �5)� hasta la celda �5-�.

11. Suelte � �������.

12. Haga clic en el botón �!"���"���. Se calcula el resto de los totales. Vea la Figura 2.17.

13. Haga clic en el botón ����/�����. Se encuentra en la flecha Más Botones situada al final de la barra de herramientas Es-tándar. Se deshace la última acción.

14. Haga clic en el botón ���/�����. El botón Rehacer se encuentra en Más Boto-nes en la barra de herramientas Estándar.

15. Pulse ��"�� � ��.

16. Haga clic en la celda ��'�.

17. Pulse ��"�� � ��. Para eliminar el total.

18. Guarde su trabajo.

19. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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— Notas del Usuario —

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Antes de Empezar el Ejercicio F

Usar los Comandos de Rellenar Conceptos del Ejercicio Puede utilizar los comandos de Rellenar o la ca-racterística AutoLlenado para introducir fórmulas similares en decenas o cientos de celdas.

Los dos comandos de Rellenar (Rellenar Hacia Abajo y Rellenar Hacia la Derecha) colocan una copia de una fórmula en las celdas situadas a la derecha o debajo de la celda de un rango selec-cionado. Para ello, las celdas deben ser adyacen-tes y continuas. Antes de utilizar los comandos de Rellenar, es preciso haber seleccionado el rango deseado. Debe empezar el rango con la celda que contiene la fórmula en la esquina superior izquier-da del rango, no con la celda en blanco situada a su derecha o debajo.

A continuación, puede utilizar el teclado o el menú Edición para seleccionar hacia dónde quiere relle-nar las celdas. Excel determina qué comando es el aplicable en cada caso. Por ejemplo, si selecciona una fila de celdas, la opción Rellenar Hacia Abajo no es aplicable. Excel completa la operación si-tuando una copia de la fórmula original en otras celdas del rango.

También es posible utilizar la característica Auto-Llenado para insertar fórmulas en hojas de cálculo más pequeñas mediante el manejador del mismo nombre, que se encuentra en la esquina inferior derecha del selector de la celda. Al arrastrarlo a las celdas adyacentes, éste las rellena automáti-camente con una progresión de fórmulas, rótulos o valores lógicos.

Trucos y Consejos Pulse las teclas Control + J para rellenar hacia abajo o Control + D para rellenar hacia la derecha. Las opciones Hacia Abajo y Hacia la Derecha tam-bién se encuentran en el submenú Rellenar, ubica-do en el menú Edición.

Figura 2.18: El comando Rellenar

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–33

Figura 2.19: Utilizar la característica AutoLlenado

Ejercicio F: Usar los Comandos de Rellenar

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Seleccione desde la celda � '� hasta la celda ��17�.

3. Seleccione �2 � 4�� a ���������� a ���� ��������/��.

O pulse Control + D. Se introducen las sumas y los promedios a la derecha. Vea la Figura 2.18.

4. Arrastre el manejador de �!"��A������ hasta �517�.

Las columnas restantes se suman y se realizan los promedios. Aparece un error en F10 pero ya lo arreglará más tarde.

5. Haga clic en la celda �5)�.

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M2–34 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

6. Haga doble clic en el botón �!"���"���.

Se calcula un total para la fila.

7. Seleccione desde la celda �5)� hasta la celda �5+�.

8. Seleccione �2 � 4�� a ���������� a ���� �!��;��.

O pulse Control + J. Se introduce una suma debajo.

9. Arrastre el manejador de �!"��A������ hasta �5-�.

Se suman las filas restantes. Vea la Figura 2.19.

10. Guarde su trabajo.

11. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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— Notas del Usuario —

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M2–36 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio G

Crear Referencias Absolutas Conceptos del Ejercicio Sólo hay tres tipos de referencias de celda: relati-vas, absolutas y mixtas. Por defecto, las fórmulas de Excel utilizan la referencia relativa. Puesto que las referencias son relativas a la posición de la fórmula, éstas se actualizan cuando se copian o mueven fórmulas. Por ejemplo, si copia o mueve la fórmula =C6/C7 una celda hacia la derecha, la nueva fórmula será =D6/D7.

Por el contrario, las referencias absolutas, indica-das mediante el signo del dólar ($) delante de la designación de la fila o columna que sea absoluta, no se actualizan cuando se copian o mueven. Ha-cen referencia a la misma dirección de celda sin tener en cuenta dónde se encuentra la fórmula en la hoja de trabajo, de manera que si copia la fór-mula =C10/$B$9 una celda a la derecha, ésta se convierte en =D10/$B$9. Sólo se ajusta la parte relativa de la fórmula y la referencia absoluta per-manece fija en una dirección de celda específica.

Una referencia mixta es una combinación de refe-rencias relativas y absolutas. Por ejemplo, A$8 o $C12.

Trucos y Consejos 1. Pulse la tecla F4 para alternar entre los tipos

de referencia de celda mientras edita los ar-gumentos en el cuadro de contenido y en las celdas de la hoja de trabajo.

2. Aplique una referencia absoluta a los argu-mentos de la fórmula antes de copiarla en las celdas adyacentes. Excel mostrará un mensa-je de error si no puede calcular un resultado, aunque los argumentos de la formula puedan ser válidos.

Figura 2.20: Aplicar Referencias Absolutas

Page 101: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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Figura 2.21: Mover la referencia absoluta de la celda

Ejercicio G: Crear Referencias Absolutas

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la celda �0)�.

3. Pulse �(�.

4. Haga clic en la celda �5)�.

5. Pulse �B�. La barra diagonal es el operador de la división.

6. Haga clic en la celda �5'�. Ahora la fórmula de G5 indica: =F5/F9.

7. Pulse la tecla �5@�. Se aplica la referencia absoluta a la dirección de la celda. Vea la Figura. 2.20.

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M2–38 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.22: Referencias absolutas

Paso a Paso Información Adicional

8. Haga clic en el botón �.����"� ��. Aparece un equivalente decimal.

9. Arrastre el manejador de �!"��A������ hasta �0-�.

La fórmula se introduce en las celdas restantes y muestra un resultado. Vea la Figura 2.22.

10. Haga clic en la celda �0+�. Para seleccionar la celda.

11. Haga clic sin soltar en el borde del ���������� ����.

Para mover la celda a una ubicación diferente. El icono del ratón se convierte en un puntero.

12. Arrastre la celda hasta �017�. La Referencia Absoluta se ha movido a una nueva dirección de celda. La fórmula sigue siendo la misma.

13. Haga clic en la celda � +�. Para cambiar los datos.

14. Teclee 23000 �.�����. Los datos han cambiado y la celda G10 refleja los cambios en la celda C6. Vea la Figura 2.21.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

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Paso a Paso Información Adicional

15. Haga clic en el botón ����/����� dos veces.

16. Guarde su trabajo.

17. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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M2–40 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio H

Formatear Valores Conceptos del Ejercicio Una vez introducidos los valores en la hoja de cál-culo, puede formatearlos para clarificar su signifi-cado. En función del tipo de información de los mismos, es posible aplicarles el formato de mone-da o bien el financiero.

Es aconsejable no excederse al aplicar formato a una hoja de cálculo, así como que resulte lo más fácil de leer posible. Como norma general, es pre-ferible aplicar el formato de moneda (símbolos monetarios y separadores de millares) a las prime-ras y últimas filas de valores de la hoja de cálculo, y el formato financiero a los valores intermedios.

Puede utilizar dos métodos para formatear los nú-meros de su hoja de cálculo. Tal vez el más fácil sea el uso de los botones Estilo Moneda, Estilo Porcentual y Estilo Millares de la barra de herra-mientas Formato. Sin embargo, si estas herra-mientas no le proporcionan los resultados espera-dos, puede acceder al cuadro de diálogo Formato de Celdas y escoger entre un amplio rango de for-matos numéricos.

Asimismo, es posible aumentar la productividad personalizando su propio estilo. El cuadro de diá-logo Estilo le permite personalizar la Alineación, la Fuente, el Borde, las Texturas y la Protección. Puede añadir un estilo, actual o nuevo, o bien eli-minarlo. Por ejemplo, en lugar de aplicar un de-terminado formato al texto, puede crear su propio estilo según sus necesidades y aplicarlo en cual-quier momento.

Trucos y Consejos 1. Seleccione la opción Celdas del menú Forma-

to, o pulse las teclas Control + 1, para abrir el cuadro de diálogo Formato de Celdas.

2. Haga clic en el botón Estilo Moneda para aplicar el formato de moneda (símbolo monetario y separadores de millares) a los números seleccionados.

3. Haga clic en el botón Estilo Porcentual para aplicar el formato de porcentaje (signo de porcentaje) a los números seleccionados.

4. Haga clic en el botón Estilo Millares para aplicar el formato de separación por pun-tos a los números seleccionados.

5. Haga clic en los botones Aumentar Decimales y Disminuir Decimales para alternar el número de posiciones decimales.

Figura 2.23: El cuadro de diálogo Formato de Celdas

Page 105: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–41

Figura 2.24: Dar formato a los valores de una hoja de cálculo

Ejercicio H: Formatear Valores

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la celda � )�.

3. Haga clic mientras pulsa la tecla Mayúsculas en la celda �5)�.

Se selecciona un rango continuo.

4. Seleccione �5������� a � ��������. O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diá-logo Formato de Celdas. Vea la Figura 2.23.

5. Si es necesario, haga clic en la pestaña �8������.

Para actualizar el cuadro de diálogo.

6. Seleccione ������� debajo de � ���6����#�.

7. Seleccione �=C1�%3@���>� debajo de �8������8�6�� D��#�.

Es el tercer código de la lista.

8. Haga clic en �!�������. El estilo de moneda se aplica al rango de valo-res seleccionado.

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M2–42 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.25: Convertir valores en porcentajes

Paso a Paso Información Adicional

9. Seleccione desde la celda � +� hasta la celda �5-�.

10. Haga clic en el botón �2�� ��� �������. Se encuentra en la flecha Más Botones

al final de la barra de herramientas Formato. Los valores se formatean con los separadores de punto solamente.

11. Seleccione desde �0)� hasta �0-�.

12. Haga clic en el botón �2�� ���������"���. Se encuentra en la flecha Más Botones

al final de la barra de herramientas Formato. Los valores se formatean como porcentajes. Vea la Figura 2.25.

13. Seleccione desde � '� hasta �517�.

14. Haga clic en el botón �2�� �������� dentro de ��E���������. Se encuentra en la flecha Más Botones al

final de la barra de herramientas Formato. El símbolo monetario y los separadores de punto se aplican a los valores restantes.

Page 107: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–43

Paso a Paso Información Adicional

15. Haga clic en el botón ����/�����.

16. Seleccione desde la celda � )� hasta la celda �5)�.

17. Haga clic en el botón � �� ��5�������.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Estándar.

18. Haga clic y arrastre desde la celda � '� hasta la celda �517�.

La característica Copiar Formato copia el for-mato de las celdas seleccionadas en las celdas que quiera.

19. Si la celda �5'� muestra los signos (#) porque el formato del número excede el ancho de la columna, seleccione �5������� a � ��"���� a �!"���;"������������� 4��.

Para mejorar su aspecto.

20. Haga clic en la celda �!1�. Para visualizar los cambios.

21. Guarde su trabajo. Vea la Figura 2.24.

22. Haga clic en la celda ��@�.

23. Seleccione �5������� a � ��������. Se abre el cuadro de diálogo Formato de Cel-das.

24. Haga clic en la pestaña �������.

25. Seleccione � �������� debajo de ������������ ���.

26. Haga clic en la pestaña �$������.

27. Seleccione la segunda opción en la quinta fila debajo de � ����#�.

Es un color gris. Para aplicar sombreado a la celda.

28. Haga clic en �!�������. El borde y el sombreado se aplican a la celda.

29. Haga clic en ����/�����.

30. Haga clic en �0"�����.

31. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–44 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio I

Usar Autoformato Conceptos del Ejercicio El término formato hace referencia al cambio de apariencia de una hoja de cálculo. Esto incluye variaciones en el tipo de letra, el estilo y la alinea-ción. Aunque es posible formatear los rótulos y los valores de distintas maneras, también puede utili-zar la característica Autoformato para aplicar for-matos predefinidos a su hoja de cálculo.

El proceso es fácil. Primero, debe seleccionar el área de la hoja de cálculo que desea formatear y a continuación elegir uno de los formatos predefini-dos del cuadro de diálogo Autoformato.

Después de aplicar el formato, haga clic fuera de la hoja de cálculo para ver los cambios. Si no le convence, puede deshacer los cambios y la información aparecerá como estaba antes.

Trucos y Consejos 1. La opción Autoformato se encuentra en el me-

nú Formato.

2. Haga clic en el botón Opcio-nes del cuadro de diálogo Autoformato para ver otras opciones de formato.

Page 109: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–45

Figura 2.26: Un AutoFormato tridimensional

Ejercicio I: Usar Autoformato

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Seleccione desde la celda ��@� hasta la celda �017�.

3. Seleccione �5������� a �!"��5����������.

Se abre el cuadro de diálogo AutoFormato.

4. Desplácese para seleccionar � ����� � �3�.

Aparece el nuevo formato.

5. Haga clic en ���� ��������.

6. Haga clic en �8������ debajo de �5�����������!�� ����.

Para eliminar la marca de selección de la casi-lla de verificación. El estilo de moneda del ejemplo desaparece. Vea la Figura 2.27.

Page 110: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–46 © New Horizons Publishing Center

Figura 2.27: El cuadro de diálogo AutoFormato

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en �������. Para eliminar la marca de la casilla de verifica-ción. Los bordes del ejemplo desaparecen. Puede añadir y sustraer cualquier opción que le interese.

8. Desplácese para seleccionar �2:�����3�1�.

9. Haga clic en �8������ debajo de �5�����������!�� ����.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

10. Haga clic en ������� debajo de �5�����������!�� ����.

11. Haga clic en �!�������. Se aplica el formato a la hoja de trabajo.

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Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–47

Paso a Paso Información Adicional

12. Haga clic en la celda �!1�. Para ver los cambios. Vea la Figura 2.26.

13. Guarde su trabajo.

14. Cierre el archivo. Ya ha finalizado este módulo.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–48 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 113: Excel Basico - Avanzado

Módulo 2 Fórmulas y Formatos

© New Horizons Publishing Center M2–49

Revisión del Módulo Verdadero o Falso

1. Primero debe teclear un punto para informar a Excel de que va a crear una fórmula.

2. Por defecto, todas las fórmulas utilizan referencias relativas en sus argumentos.

3. Cuando se mueve o copia una fórmula, las referencias absolutas nunca varían.

4. No es posible deshacer un Autoformato y regresar al formato anterior.

5. Al hacer doble clic en el botón AutoSuma automáticamente se suma una fila o co-lumna de valores.

Opción Múltiple

6. Puede aplicar referencias absolutas al argumento de una dirección de celda pulsan-do:

a. F2.

b. F4.

c. F6.

d. F7.

7. ¿Cuál de los siguientes símbolos designa una referencia absoluta?

a. #.

b. &.

c. $.

d. !.

Page 114: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M2–50 © New Horizons Publishing Center

Guía de Estudio Esta guía le presenta los temas que debería dominar al finalizar este módulo. Como repaso, evalúe su comprensión en cada uno de ellos:

Tema Dominado Necesito Repasar

Crear una Fórmula ❑ ❑

Usar Funciones ❑ ❑

Usar la Paleta de Fórmulas ❑ ❑

Usar la Función SI ❑ ❑

Usar AutoSuma ❑ ❑

Usar los Comandos de Rellenar ❑ ❑

Crear Referencias Absolutas ❑ ❑

Formatear Valores ❑ ❑

Usar Autoformato ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo si-guiente:

Cree una hoja de cálculo para controlar las ventas trimestrales de los productos de su empresa. A continuación, utilice fórmulas explícitas, funciones o la Paleta de Fórmulas para calcular los totales y los porcentajes. Por último, calcule cualquier porcentaje utilizando una fórmula que requiera refe-rencias absolutas en los argumentos de dirección de celda.

Page 115: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000

para Windows 95

MÓDULO

3

Presentación Preliminar e Impresión Excel le permite ver la presentación pre-liminar de sus documentos antes de im-primirlos para poder modificar su diseño y así conseguir un mayor impacto en su presentación.

NH-03EX2KW.SPS

Page 116: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–2 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 117: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–3

Para Empezar: Vista Previa e Impresión

unque existen muchos métodos de co-municación que permiten compartir da-tos, el más práctico de todos ellos es mediante la impresión de una hoja de

cálculo. No obstante, a pesar de ser la manera más frecuente de comunicación, Excel también incorpora opciones para compartir los documen-tos a través de coreo electrónico o bien como páginas Web. Puesto que Excel es un programa de Windows, su entorno gráfico le permite ver el documento exactamente como se imprimirá, como se verá en la Web o como se abrirá como parte del correo electrónico.

Es posible mejorar la apariencia del producto impreso, página web o correo electrónico me-diante algunas técnicas básicas. Es fundamental llevar a cabo una revisión ortográfica antes de utilizar el documento para cualquiera de las op-ciones anteriores, puesto que los errores tipográ-ficos distraen a los lectores de los datos que se están presentando. Afortunadamente, la caracte-

rística Ortografía de Excel corrige de manera efectiva los errores ortográficos.

Los encabezados y pies de página, situados en la parte superior e inferior de la hoja impresa, pue-den contener información importante referida al documento. Si lo desea, puede incluir la fecha y la hora de la preparación del documento, un títu-lo descriptivo e incluso números de página en caso de tratarse de documentos extensos.

Es importante escoger correctamente el lugar donde va a colocar los datos en la hoja de cálcu-lo para conseguir el impacto deseado. Es posible centrar, aumentar o reducir el tamaño de impre-sión del informe. Así pues, se puede aumentar de tamaño de una hoja de cálculo pequeña para causar mayor impacto y escalar una más extensa para que quepa en una cantidad inferior de pági-nas.

Su habilidad en el uso de la presentación preli-minar y de la impresión le darán muchas posibi-lidades de crear documentos impactantes.

Figura 3.1: Previsualizar una página Web

A

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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— Notas del Usuario —

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Objetivos del Módulo Al finalizar este módulo, será capaz de realizar las siguientes acciones:

A. Revisar la Ortografía

B. Establecer Opciones de Impresión

C. Crear Encabezados y Pies de Página

D. Usar Características de Web

E. Utilizar Características de E-mail

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Antes de Empezar el Ejercicio A

Revisar la Ortografía Conceptos del Ejercicio Es importante utilizar la característica Ortografía antes de imprimir una hoja de cálculo, puesto que los errores ortográficos pueden distraer durante su lectura. Cuando utiliza el revisor ortográfico, Excel busca palabras incorrectas, o que no se encuen-tran en su diccionario y propone una serie de su-gerencias. Por ejemplo, un nombre puede estar correctamente escrito pero no estar incluido en el diccionario. Entonces, puede seleccionar una de las ocho opciones disponibles para corregir el pro-blema: Omitir, Omitir Todas, Cambiar, Cambiar Todas, Agregar, Sugerir, Autocorrección y Des-hacer. Cuando selecciona la opción Omitir el co-rrector ignora la palabra seleccionada, pero la se-guirá seleccionando las demás veces que la en-cuentre. Cuando selecciona la opción Ignorar To-das, el corrector ignora todas las ocurrencias de esa palabra en la hoja de trabajo. También puede utilizar el botón Autocorrección para añadir aque-llas palabras que suele escribir incorrectamente. Una vez incluida una palabra en la Autocorrección, el corrector la corregirá cada vez que la teclee in-correctamente y pulse la barra espaciadora.

Excel 2000 ha añadido la opción Idioma del Dic-cionario en el cuadro de diálogo Ortografía. Por ejemplo, cuando utilice la lengua inglesa, podrá cambiar el idioma para revisar la ortografía de los dialectos británico, australiano, canadiense y ame-ricano.

Trucos y Consejos

1. Para activar el corrector ortográfico, haga clic en el botón Ortografía, seleccione la opción Ortografía del menú Herramientas o bien pulse F7.

2. Cuando el selector de celda se encuentra en cualquier celda, se revisa toda la hoja de trabajo. Sin embargo, si selecciona un rango de celdas específico, sólo se revisarán los datos de ese rango.

3. Es posible añadir las palabras que utiliza con más frecuencia en el diccionario personalizado haciendo clic en el botón Agregar cuando la palabra en cuestión aparece en la lista No Es-tá en el Diccionario.

Figura 3.2: El cuadro de diálogo Ortografía

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Figura 3.3: Corregir palabras con errores ortográficos

Ejercicio A: Revisar la Ortografía

Paso a Paso Información Adicional

5 4 3

� 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Seleccione ����� a �������������� ������ a ��������� �������.

Se abre el cuadro de diálogo Personalizar.

3. Seleccione ������������� ������� debajo de ��������������������� �����.

Para restablecer las barras de herramientas predeterminadas.

4. Haga clic en ����.

5. Haga clic en ��������. Para restablecer las barras de herramientas.

6. Haga clic en el botón ���� ��. Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

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Figura 3.4: Seleccionar una palabra del campo Sugerencias

Paso a Paso Información Adicional

7. Seleccione � ��!� después de ��"������#�.

Se abre la carpeta Temp.

8. Haga doble clic en �������$�%���. Para abrir la hoja de cálculo.

9. Haga clic en el botón �&���'��(���. El botón Ortografía se encuentra dentro de Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre el cuadro de diálogo Orto-grafía. La palabra Enero no está bien escrita. Vea la Figura 3.2.

10. Haga clic en ����� ���. Se corrige la palabra. La siguiente palabra, Marzo, tampoco está escrita correctamente.

11. Haga clic en ����� ���. La palabra se corrige.

12. Seleccione ���� ������ en el campo ��"'����� ��#�.

Vea la Figura 3.4.

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Paso a Paso Información Adicional

13. Haga clic en ����� ���. Se corrige la palabra.

14. Haga clic en ����!����.

15. Haga clic en la celda ��)*�.

16. Teclee Los puntos claves a tenre en cuenta son la ortografía y la precicion. �+�����.

Asegúrese de que teclea el texto con los erro-res ortográficos. A medida que lo hace, Excel los corrige automáticamente gracias a la carac-terística AutoCorrección.

17. Teclee No todo el mudno sabe escribir y deletrear corectamente. �+�����.

Mientras teclea este texto, no se corrigen los errores automáticamente. Los va a corregir con la característica Autocorrección.

18. Seleccione ������� ������ a ��"��������� ,�����.

Puede ser que necesite ampliar el menú. Se abre el cuadro de diálogo Autocorregir: Español (España - Alfab. Tradicional).

Figura 3.5: Introducir una palabra en la Autocorrección

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–10 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

19. Teclee mudno debajo de �����!�����#�.

Para introducir esta palabra que suele escribir erróneamente y quiere que se corrija automáti-camente. Vea la Figura 3.5.

20. Pulse � ���.

21. Teclee mundo. Para introducir la palabra correcta que deberá sustituir la incorrecta mientras la teclea.

22. Haga clic en el botón ��'��'���. Ambas palabras se añaden a la Autocorrección para un uso futuro.

23. Teclee corectamente. Para añadir una segunda palabra a la AutoCo-rrección.

24. Pulse � ���.

25. Teclee correctamente.

26. Haga clic en el botón ��'��'���. Ambas palabras se añaden a la Autocorrección para un uso futuro.

27. Haga clic en ����!����. Vuelve a aparecer la hoja de cálculo Ven-tas3.xls.

28. Delete la celda ��)-�.

29. Teclee No todo el mundo sabe escribir y deletrear correctamente. �+�����.

Mientras teclea, se corrigen los errores automá-ticamente. Vea la Figura 3.3.

30. Seleccione desde la celda ��)*� hasta la celda ��)-�.

31. Pulse ��"!� � ��. Para eliminar el contenido de la celda.

32. Guarde su trabajo. 33. Seleccione ����. /�� a ��������. Ya ha completado este ejercicio.

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Antes de Empezar el Ejercicio B

Establecer Opciones de Impresión Conceptos del Ejercicio Cuando crea una hoja de cálculo, la orientación predeterminada del documento es la Vertical, de modo que el lado más estrecho del papel queda en posición horizontal. La orientación Horizontal sitúa el lado más ancho del papel en posición hori-zontal.

Es posible determinar dónde empezará a imprimir-se el documento en el papel modificando los már-genes. La configuración de margen estándar es de 0,70 cm para los márgenes izquierdo y derecho, 0,60 para el superior y 0,50 para el inferior.

Por defecto, la hoja de trabajo aparece en la es-quina superior izquierda de la página impresa. Es posible mejorar la apariencia del documento cen-trando la hoja de trabajo entre los márgenes. La impresión puede centrarse tanto horizontal como verticalmente en la página.

Puede escalar o ajustar el tamaño de la imagen impresa. Una escala más pequeña facilita la inclu-sión de más información en menos páginas, mien-tras que un porcentaje de escala mayor aumenta el tamaño de la imagen impresa. Por ejemplo, una escala del 200% aumenta la imagen al doble de su tamaño.

Por defecto, Excel imprime la hoja de trabajo acti-va. Si quiere imprimir todo la hoja de cálculo, sec-ciones específicas o determinadas páginas, debe-rá seleccionar las opciones adecuadas en el cua-dro de diálogo Imprimir.

Trucos y Consejos

1. Haga clic en el botón Vista Preliminar o seleccione la opción Vista Preliminar del menú Archivo para activar el modo Vista Preliminar.

2. Ajuste el tamaño de las colum-nas de la hoja de trabajo en la ventana Vista Preliminar arrastrando los marcadores de co-lumna. El ancho de columna actual aparece en la Barra de Estado.

3. El botón Imprimir procesa y envía el documento a la impresora inmediatamente.

4. Seleccione la opción Imprimir del menú Archi-vo o pulse Control + P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

5. Haga clic en la pestaña Hoja en el cuadro de diálogo Configurar Página para configurar la calidad de impresión (como Líneas de Divi-sión, Blanco y Negro, Calidad de Borrador y Títulos de Filas y Columnas).

6. Para insertar y eliminar saltos de página, se-leccione la columna o fila donde quiere inser-tar el salto de página y a continuación selec-cione Insertar a Salto de Página. El salto de página se insertará encima de la fila seleccio-nada o a la izquierda de la columna seleccio-nada.

Figura 3.6: Seleccionar la opción de Orientación Horizontal

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Figura 3.7: Previsualizar la hoja de trabajo

Ejercicio B: Establecer Opciones de Impresión

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Haga clic en el botón ���� ��. Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

3. Seleccione � ��!� después de ��"������#�.

Se abre la carpeta Temp.

4. Haga doble clic en ��"��$�%���. Se abre la hoja de cálculo Auto3.xls.

5. Seleccione desde ��0� hasta �1**�. Para seleccionar un rango de celdas.

6. Seleccione ����. /�� a ������+�!��� ,�� a �1��������������+�!��� ,��.

Para imprimir solamente el rango de celdas se-leccionado.

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Figura 3.8: Previsualizar la página en la orientación horizontal

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en el botón �� ������� � ����.

Se encuentra en la flecha Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre la ventana Vista Preliminar.

8. Haga clic en ����( '"�������. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

9. Compruebe que la pestaña ��2' ��� está seleccionada.

10. Seleccione ���� ������� debajo de �&� ����� ,��.

Vea la Figura 3.6. Para cambiar la orientación de la página.

11. Haga clic en ����!����. La página aparece orientada horizontalmente. Vea la Figura 3.8.

12. Haga clic en ����( '"�������. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

13. Haga clic en la pestaña ��2�'�����. El cuadro de diálogo se actualiza.

14. Haga doble clic en el campo ��"!�� ��#�.

Para seleccionar la configuración actual.

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Paso a Paso Información Adicional

15. Teclee 5 � ��� 5 �+�����. Se cierra el cuadro de diálogo y los márgenes superior e inferior se establecen en 5 cm.

16. Haga clic en ��2�'�����. Aparecen los marcadores de los márgenes y de las columnas en la página.

17. Haga clic sin soltar en el marcador de margen superior izquierdo. El puntero se convierte en una barra ver-

tical cruzada por una doble flecha horizontal.

18. Arrastre el marcador hasta situarlo en �-� cm.

La barra de estado muestra el aumento del margen izquierdo.

19. Deje de pulsar el botón del ratón. La hoja de trabajo se ajusta al nuevo margen.

20. Haga clic sin soltar en el marcador de margen superior derecho.

Figura 3.9: Definir nuevos márgenes

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Figura 3.10: Ajustar la escala

Paso a Paso Información Adicional

21. Arrastre el marcador hasta situarlo en �-� cm.

Vea la Figura 3.9.

22. Haga clic en ����( '"�������. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

23. Haga clic en ���� ������������ debajo de �������������2' ���.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

24. Haga clic en ����� ��������� debajo de �������������2' ���.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

25. Haga clic en ����!����. La hoja de trabajo se centra en las páginas.

26. Haga clic en ����( '"�������. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

27. Haga clic en la pestaña ��2' ���. El cuadro de diálogo se actualiza.

28. Seleccione el valor del campo ��3"������#� debajo de �1������.

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Paso a Paso Información Adicional

29. Teclee 125. Para ajustar la escala.

30. Haga clic en ����!����. La imagen de la hoja de trabajo aumenta al 125%. Vea la Figura 3.10.

31. Haga clic en ����( '"�������. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

32. Haga clic en la pestaña ��2�'�����. El cuadro de diálogo se actualiza.

33. Haga doble clic en el campo ��"!�� ��#�.

34. Teclee 2,5 � ��� 2,5 � ��� 2,5 � ��� 2,5 �+�����.

La configuración de los márgenes se vuelve a definir.

35. Haga clic en �� �����.

36. Seleccione ����. /�� a ����( '"����2' ������.

Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

37. Seleccione la pestaña ���3��. El cuadro de diálogo Configurar Página se ac-tualiza.

Figura 3.11: Seleccionar un encabezado de fila

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Paso a Paso Información Adicional

38. Haga clic en el botón �������������'��� después de ������+�!��� ,�#�. El cuadro de diálogo Configurar Página

se cierra.

39. Seleccione desde la celda ��4� hasta la celda �1)5�.

Para seleccionar el rango de celdas a imprimir.

40. Haga clic en el botón �������������'���. Se abre el cuadro de diálogo Configurar

Página.

41. Haga clic en el botón �������������'��� después de ���!�� �6 �����1%������"!�� ��#�.

Para definir la fila a repetir por encima.

42. Haga clic en el encabezado de la fila �0�.

Se selecciona toda la fila. Vea la Figura 3.11.

43. Haga clic en el botón �������������'���.

Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

44. Haga clic en el botón �� ������� � ����.

Vea la Figura 3.7.

45. Haga clic en ��������.

46. Seleccione ����. /�� a ������+�!��� ,�� a ������������+�!��� ,��.

47. Guarde su trabajo.

48. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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— Notas del Usuario —

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Antes de Empezar el Ejercicio C

Crear Encabezados y Pies de Página Conceptos del Ejercicio Los encabezados y pies de página permiten per-sonalizar el documento, además de añadir infor-mación importante. Los encabezados aparecen en la parte superior de cada página impresa y los pies de página en la inferior.

Los encabezados y pies de página están divididos en tres secciones: izquierda, central y derecha. La información que se introduce en dichas secciones aparece en el área correspondiente de la página. Por ejemplo, si escribe “Informe Principal” en la sección izquierda del cuadro de diálogo Encabe-zado, este texto aparecerá en la esquina superior izquierda de cada una de las páginas impresas.

Trucos y Consejos Los cuadros de diálogo Encabezado y Pie de Pá-gina contienen una serie de botones (siete en to-tal) que le permiten introducir la fecha, la hora, los números de página y los códigos del nombre del archivo en el documento.

Figura 3.12: Crear un encabezado personalizado

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Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

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Figura 3.13: Imprimir un documento

Ejercicio C: Crear Encabezados y Pies de Página

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ��"��$�%��� está abierto.

2. Compruebe que están seleccionadas desde la celda ��-� hasta la celda �1**�.

3. Seleccione ����. /�� a ������+�!��� ,�� a �1��������������+�!��� ,��.

Para imprimir solamente el rango de celdas se-leccionado.

4. Seleccione ����. /�� a ����( '"����2' ������.

Se abre el cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

5. Haga clic en la pestaña �1���������� ���2' ���.

El cuadro de diálogo se actualiza. El encabe-zado y el pie de página predeterminados (nin- guno) aparecen en las áreas de ejemplo.

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M3–22 © New Horizons Publishing Center

Figura 3.14: Introducir el título del encabezado

Paso a Paso Información Adicional

6. Haga clic en ��������� ���1������������.

Se abre el cuadro de diálogo Encabezado. Vea la Figura 3.12. El cursor parpadea en el área de la sección izquierda.

7. Haga clic en el botón �6"�����. Se abre el cuadro de diálogo Fuente.

8. Seleccione � ���7�8������ debajo de �6"����#�.

Para cambiar la fuente.

9. Seleccione �7�'� ��� debajo de �1�� ��#�.

Para cambiar el estilo de la fuente.

10. Seleccione �)9� debajo de � ���:��. Para cambiar el tamaño de la fuente. El área de previsualización muestra los cambios de fuen-te.

11. Haga clic en ����!����.

12. Teclee Venta de automóviles. Vea la Figura 3.14.

13. Pulse � ��� dos veces. El cursor se sitúa en el área de la sección de-recha.

14. Haga clic en el botón �6��.��. Se inserta un código de fecha.

15. Haga clic en ����!����. Las nuevas entradas de encabezado aparecen en el área de ejemplo superior.

16. Haga clic en ��������� ���� ���2' ������.

Se abre el cuadro de diálogo Pie de Página.

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Paso a Paso Información Adicional

17. Pulse � ���.

18. Haga clic en el botón �7�������2' ���. Se inserta un código de página.

19. Haga clic en el área ����� ,������.�#�.

20. Haga clic en el botón ������. Se inserta un código horario. Vea la Figu-ra 3.15.

21. Haga clic en ����!����. Regresa al cuadro de diálogo Configurar Pági-na.

22. Haga clic en �� ������� � ����. El nuevo encabezado y pie de página aparecen en el documento en la ventana Vista Preliminar.

23. Haga clic en ��������.

24. Seleccione ����. /�� a �+�!� � �����. O pulse Control + P. Se abre el cuadro de diá-logo Imprimir.

25. Seleccione ������� ,�� debajo de �+�!� � ��.

Para seleccionar solamente el rango seleccio-nado a imprimir.

26. Haga doble clic en el campo �7��������! ��#�.

27. Teclee 2. Para imprimir dos copias.

Figura 3.15: Insertar la hora en el pie de página personalizado

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M3–24 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

28. Haga clic en �� ������/ ��. El documento aparece en la ventana Vista pre-liminar. Puede hacer los ajustes finales antes de imprimir.

29. Haga clic en �+�!� � �����. Un cuadro de diálogo le informa de que se está imprimiendo el documento.

30. Haga clic en ����������. Se cancela el trabajo de impresión. Vea la Fi-gura 3.13.

31. Seleccione ����. /�� a ������+�!��� ,�� a ������������+�!��� ,��.

Para borrar el área de impresión.

32. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo.

33. Guarde su trabajo.

34. Deje este archivo abierto. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

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— Notas del Usuario —

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Antes de Empezar el Ejercicio D

Usar Características de Web Conceptos del Ejercicio Excel 2000 le permite crear y guardar una hoja de trabajo como una página Web que incluya gráfi-cos, informes de tabla dinámica, texto y cualquier otro elemento de Excel.

Cuando guarda una hoja de trabajo como una pá-gina Web, debe elegir entre agregarle funcionali-dad interactiva o no interactiva. La primera permite a los usuarios que abren la página Web interactuar con ella sumando y organizando los datos, modifi-cando el formato de la hoja de cálculo, etc. En cambio, si ésta no es interactiva los usuarios so-lamente podrán ver los datos incluidos en la pági-na Web sin realizar ningún cambio.

Para ver una hoja de trabajo en la Web, seleccio-ne Archivo a Vista Previa de la Página Web y de esta manera Internet Explorer mostrará la hoja de trabajo como una página Web.

Excel también puede crear hipervínculos dentro de una hoja de trabajo e hipervínculos que ejecuten otra hoja de cálculo, otra hoja de trabajo, una apli-cación de Office en su sistema o una aplicación en Internet. Excel crea hipervínculos utilizando el tex-to de una celda, un gráfico o una fórmula.

Trucos y Consejos 1. Para insertar un hipervínculo, pulse Control +

K o haga clic con el botón derecho del ratón en la celda y seleccione la opción Hipervínculo del menú de atajo. Los hipervínculos pueden vincularse a un archivo o a una página Web, a una determinada ubicación o a una dirección de correo electrónico.

2. Guarde la hoja de cálculo como formato de Excel antes de guardarlo como una página Web para editar la hoja de trabajo.

Para completar satisfactoriamente este ejerci-cio debe tener instalado Internet Explorer 4.01 o una versión posterior y tenerlo correctamen-te configurado en su sistema.

Figura 3.16: Insertar un hipervínculo a una imagen

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Figura 3.17: Dar formato a una página Web

Ejercicio D: Usar Características de Web

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ��"��$�%��� está abierto.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en ������� ���� ���������.

Se abre un menú de atajo.

3. Seleccione �� !��/���"������. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Hipervín-culo.

4. Seleccione ����. /���2' ��;��1% ������� debajo de �� ��"����#�.

Vea la Figura 3.16.

5. Haga clic en el botón ����. /����� debajo de ��"����#�.

Se abre el cuadro de diálogo Vincular a Archi-vo.

6. Seleccione � ��!� después de ��"������#�.

Para abrir la carpeta Temp.

7. Haga doble clic en �����$�%���. El cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo vuel-ve a aparecer.

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Figura 3.18: Seleccionar un hipervínculo

Paso a Paso Información Adicional

8. Haga clic en ����!����. Concesionario Santana le vincula con la hoja de cálculo Calc3.xls.

9. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo.

10. Sitúe el cursor en ������� ���� ���������.

No haga clic con el botón del ratón. El cursor se convierte en una mano y muestra la referencia de la URL. Vea la Figura 3.18.

11. Haga clic en la imagen ������� ���� ���������.

El hipervínculo abre la hoja de cálculo Calc3.xls.

12. Si es necesario, haga clic y arrastre la ������;��� por encima de la �������6,��"����

13. Haga clic en la celda ��4�. Para insertar un nuevo hipervínculo.

14. Seleccione �+�������� a �� !��/���"������.

O pulse Control + Alt + K. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo.

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Paso a Paso Información Adicional

15. Haga clic en el botón ����. /����� debajo de ��"����#�.

Se abre el cuadro de diálogo Vincular a Archi-vo.

16. Haga doble clic en ��"��$�%���. Para vincular al archivo Auto3.xls.

17. Haga clic en ����!����. El hipervínculo Auto3.xls se sitúa en la celda C7.

18. Haga clic con el botón derecho del ratón en ��"��$�%���.

Se abre un menú de atajo.

19. Seleccione �� !��/���"��� a ��� ( ���� !��/���"������.

Se abre el cuadro de diálogo Modificar Hiper-vínculo.

20. Si es necesario, haga clic en el botón �+�(����� ,��������������.

Para establecer una información de pantalla en el hipervínculo.

21. Teclee Buscar por la base de datos de autos..

Este mensaje aparecerá cada vez que sitúe el puntero en el hipervínculo.

22. Haga clic en ����!���� dos veces. Regresa a la hoja de cálculo Calc3.xls.

23. Haga clic en ��"��$�%���. El hipervínculo le vincula a la hoja de cálculo Auto3.xls.

24. Seleccione ����. /�� a �� ������/ �����2' ��;���.

El archivo se abre en su navegador predeter-minado. En este caso es Internet Explorer.

Figura 3.19: Ver una hoja de trabajo de Excel como una página Web

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Figura 3.20: Organizar la página Web en orden descendente

Paso a Paso Información Adicional

25. Haga clic en el botón ���% � ����. Vea la Figura 3.19.

26. Seleccione ����. /�� a ��������. Se cierra Internet Explorer.

27. Seleccione ����. /�� a �<"���������2' ��;������.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como. Quiere guardar la hoja de trabajo como una página Web.

28. Haga clic en el botón ��"�� �������. Se abre el cuadro de diálogo Publicar como Página Web.

29. Si es necesario, haga clic en �7�=�������!��� �����"���1����������� en el ���"�����&(( ���.

30. Haga clic en la flecha de �1��' �#�. Se abre la lista Elegir.

31. Seleccione �1������������3�)�. Sólo los elementos de la hoja uno aparecerán como página Web.

32. Seleccione ��'��'��+������� / ����#� debajo de �&!� �������������� ,��.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

33. Haga clic en el botón ��"�� ����. Para publicar su hoja de trabajo como una pá-gina Web.

Page 145: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–31

Paso a Paso Información Adicional

34. Seleccione ����. /�� a ���� ��. Para salir de Excel.

35. Haga clic en ���� ���. Microsoft Excel se cierra y aparece el escritorio.

36. Haga doble clic en la carpeta � ��!�. Se abre la carpeta Temp.

37. Haga doble clic en ��2' ���.���. Se abre la página Web en Internet Explorer.

38. Si es necesario, maximice la ventana.

39. Seleccione desde la celda ��4� hasta la celda �1**�.

40. Haga clic en el botón �&��������������. Se abre un menú de atajo.

41. Seleccione �������. Para organizar la marca de automóviles en or-den descendente. Vea la Figura 3.20.

42. Haga clic en el botón ��"���������� ���������! �����.

Se abre el cuadro de diálogo Cuadro de Herramientas de Propiedades.

43. Haga clic en el botón ��"�� /��. Para dar formato al estilo de la fuente.

44. Haga clic en la flecha �������6"�����. Para cambiar el color de la fuente.

45. Seleccione ���3��.

46. Haga clic en el botón �������� en la ��"���������� ���������! �����.

Se cierra el cuadro de diálogo Cuadro de He-rramientas de Propiedades. Vea la Figura 3.17.

47. Seleccione ����. /�� a ��������. Para cerrar la ventana de Internet Explorer. La ventana Temp vuelve a aparecer.

48. Haga doble clic en ��"��$�%���.

49. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo.

50. Deje este archivo abierto. Va a continuar desde aquí.

Page 146: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–32 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio E

Utilizar Características de E-mail Conceptos del Ejercicio Si quiere permitir a otros usuarios leer o editar su hoja de cálculo, puede o bien imprimir una copia o bien enviar una copia electrónica (e-mail) de su hoja de cálculo.

Antes de enviar un mensaje, primero debe dirigirlo. Excel es una especie de oficina de correos real, donde es preciso especificar la dirección correcta antes de entregarla a la persona a quien se envía.

El proceso a seguir es el siguiente: primero debe seleccionar el Destinatario de Correo, Destinatario de Correo (como Datos Adjuntos), o el Destinata-rio de Distribución del menú Enviar A. Cuando se abre la ventana Nuevo Mensaje, escoja un desti-natario de la Libreta de Direcciones para añadirlo en la lista de Destinatarios del Mensaje o simple-mente teclee la dirección correcta del destinatario en el campo Para.

Una vez que ha informado a Excel de cómo y a quién quiere enviar el correo electrónico, tan sólo debe hacer clic en el botón Enviar esta Hoja y Ex-cel enviará el mensaje tal y como le ha solicitado.

Trucos y Consejos

1. Haga clic en el botón Correo Electró-nico para abrir la barra Dirección.

2. Haga clic en el botón Para en el área Dirección para abrir la Libreta de Direc-ciones y escoger un Destinatario del Mensaje.

3. Haga clic en el botón Op-ciones... para acceder a las opciones de co-rreo electrónico. El cuadro de diálogo Opcio-nes le permite personalizar su mensaje.

Para completar satisfactoriamente este ejerci-cio su ordenador debe estar configurado co-rrectamente con hardware y software de red y usted debe estar conectado a MS Mail o a un servicio de correo electrónico equivalente. Es-te ejercicio ha sido desarrollado con un servi-dor de correo electrónico Microsoft Exchange 5.5. Consulte con su administrador de correo, de red o su documentación de usuario para obtener más información.

También es posible realizar este ejercicio con un correo cliente y una conexión a Internet, pero en dicho caso, le aparecerán cuadros de diálogo que no están recogidos en este ejerci-cio.

Figura 3.21: Enviar un correo electrónico

Page 147: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–33

Figura 3.22: Abrir un documento adjunto

Ejercicio E: Utilizar Características de E-mail

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que ��"��$�%��� está abierto.

2. Seleccione ����. /�� a �1�/ ���� a ����� ����� ���������.

Aparece el área Dirección. Vea la Figura 3.21.

3. Seleccione el botón ���������.

4. Si le pide que introduzca su contraseña, hágalo.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar Nom-bres.

5. Seleccione su nombre en el panel de la izquierda.

Para enviarse a si mismo un mensaje en este ejercicio.

6. Haga clic en el botón �����>?�. Su nombre se añade al panel Destinatarios del Mensaje.

7. Haga clic en ����!����. Vuelve a aparecer Auto3.xls.

Page 148: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–34 © New Horizons Publishing Center

Figura 3.23: Visualizar las opciones de correo

Paso a Paso Información Adicional

8. Seleccione ��"��$�%��� en el campo situado al lado de ���"���#�.

9. Teclee Listado de Automóviles.

10. Haga clic en el botón �&!� ��������. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Mensaje. Puede cambiar las op-ciones de correo electrónico según sus necesi-dades. Fíjese que Normal aparece al lado de Importancia. Más tarde lo cambiará. Vea la Fi-gura 3.23.

11. Haga clic en el botón ��������. Regresa a la hoja de cálculo Auto3.xls.

12. Haga clic en el botón �+�!������ �#�����. Para etiquetar su mensaje.

13. Haga clic en el botón �&!� ��������. Importancia: Normal ha cambiado a Alta.

14. Haga clic en el botón ��������. Regresa a la hoja de trabajo Auto3.xls.

Page 149: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–35

Paso a Paso Información Adicional

15. Haga clic en el botón �1�/ ��������3��.

Se envía el mensaje.

16. Haga clic en el botón �� � � ����. Excel se minimiza y aparece el escritorio.

17. Haga doble clic en �� �����(�&"����@�. Se abre la ventana de Microsoft Outlook.

18. Haga clic en el botón �����3��1������. La ventana Bandeja de Entrada indica

que tiene un mensaje nuevo.

19. Haga doble clic en el mensaje �A ������"���,/ ����.

Se abre el cuadro de diálogo Listado de Auto-móviles y aparece el nuevo mensaje.

Figura 3.24: Ir a Excel mediante la Barra de Tareas

Page 150: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–36 © New Horizons Publishing Center

Figura 3.25: Seleccionar una carpeta para agregar la hoja de cálculo

Paso a Paso Información Adicional

20. Desplácese por la ventana para ver el mensaje.

Cuando envía un correo desde Excel, el forma-to varía.

21. Haga clic en el botón �������� en la ventana ������3��.

Se cierra el cuadro de diálogo Listado de Au-tomóviles.

22. Haga clic en el botón �� �����(�1%���� en la ������� ������.

Se abre la ventana Auto3.xls. Vea la Figura 3.24.

23. Seleccione ����. /�� a �1�/ ���� a ����� ����� ��������B����������3"����C����.

Se abre la ventana Auto3.xls. La hoja de cálcu-lo Auto3.xls aparece como un archivo adjunto al mensaje de correo electrónico.

24. Haga clic en el botón ���������.

Page 151: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–37

Paso a Paso Información Adicional

25. Haga doble clic en su nombre en el panel de la izquierda para añadirlo al panel ����� ����� ���������3��.

Para enviarse un mensaje a si mismo.

26. Haga clic en ����!����.

27. Haga clic en el botón �1�/ ���. El mensaje se envía.

28. Haga clic en el botón �����3��1������ en la ������� ������.

29. Haga doble clic en ��"��$�%���. Para ver su nuevo mensaje.

30. Haga clic en el botón �������� en la ventana ��"��$�%���.

Aparece la ventana Bandeja de Entrada.

31. Haga clic en el botón �� �����(�1%���� en la ������� ������.

Aparece la ventana Auto3.xls.

32. Seleccione ����. /�� a �1�/ ���� a ����!����1%�.��'�����.

Puede ser que necesite ampliar el submenú. Se abre el cuadro de diálogo Enviar a Carpeta de Exchange.

33. Haga clic en el �� '����� � /�� a la izquierda de su buzón.

El buzón se expande y muestra la estructura je-rárquica. Vea la Figura 3.25.

34. Haga clic en la carpeta �����3��1������.

Para dar un destino al archivo.

35. Haga clic en ����!����. El archivo se envía a la Bandeja de Entrada.

36. Seleccione ����. /�� a ���� ��.

37. Haga clic en ����. Para guardar la hoja de cálculo.

38. Haga doble clic en el nuevo mensaje.

Vea la Figura 3.22.

39. Seleccione ����. /�� a ���� �� en la ventana de �1%����.

40. Seleccione ����. /�� a ���� �� en la ventana de �&"����@�.

Ya ha finalizado este módulo.

Page 152: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–38 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 153: Excel Basico - Avanzado

Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

© New Horizons Publishing Center M3–39

Revisión del Módulo Verdadero o Falso

1. Al revisar la ortografía, el botón Omitir Todas ignora la palabra seleccionada cada vez que aparece en el documento.

2. El revisor ortográfico solamente revisa las palabras mal escritas de las celdas acti-vas.

3. Sólo se pueden modificar los márgenes utilizando el cuadro de diálogo Configurar Página.

4. Excel le proporciona siete herramientas para insertar códigos de encabezados y pies de página.

5. Es posible dar formato al texto del encabezado y del pie de página.

Opción Múltiple

6. ¿Qué código inserta la fecha en un encabezado o pie de página?

a. &(D).

b. &[Fecha].

c. @{Día}.

d. ^[Fecha].

7. Cuando quiera enviar un mensaje por correo electrónico, primero debe …

a. Abrir Microsoft Outlook.

b. Utilizar el Destinatario de Correo (como Datos Adjuntos).

c. Usar el Destinatario de Correo.

d. Las respuestas b y c son correctas.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M3–40 © New Horizons Publishing Center

Guía de Estudio Esta guía le presenta los temas que debería dominar al finalizar este módulo. Como repaso, evalúe su comprensión en cada uno de ellos:

Tema Dominado Necesito Repasar

Revisar la Ortografía ❑ ❑

Establecer Opciones de Impresión ❑ ❑

Crear Encabezados y Pies de Página ❑ ❑

Usar Características de Web ❑ ❑

Utilizar Características de E-mail ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo si-guiente:

Cree una hoja de cálculo para controlar el ingreso trimestral del alquiler de un bloque de aparta-mentos. A continuación, compruebe la ortografía del documento, oriente la hoja de cálculo para que se imprima horizontalmente y cree encabezados y pies de página que contengan la fecha, la hora y el nombre de la empresa. Después, centre y ajuste el tamaño de la impresión para mejorar la presentación del documento. Por último, visualice su página como una página Web y envíela por correo electrónico a un amigo.

Page 155: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000

para Windows 95

MÓDULO

4

Gráficos y Objetos Los gráficos facilitan la comprensión de datos numéricos complejos. Excel le permite transformar los datos en gráficos y mapas con facilidad y rapidez.

NH-04EX2KW.SPS

Page 156: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–2 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 157: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–3

Para Empezar: Gráficos y Mapas

s más fácil comprender la información numérica de una hoja de cálculo si está representada de forma gráfica. Por ello, Excel dispone de una extensa variedad de

tipos de gráficos apropiados para cada tipo de dato, clasificados en los siguientes grupos:

• Gráficos Lineales: conectan cada valor de una serie en una línea. Son gráficos común-mente utilizados en los negocios para pronos-ticar tendencias en el tiempo y para revisar pautas.

• Gráficos de Barras: utilizan barras verticales u horizontales para representar una serie de valores. El número de valores presentados en el gráfico determina la altura y anchura de la barra. Por lo general, los gráficos de barras se utilizan para comparar valores de elementos en un momento determinado y para demos-trar tendencias de datos en el tiempo.

• Gráficos de Barras Apiladas: apilan los valo-res correspondientes de cada serie vertical-mente. Su función es mostrar la cantidad total de la serie así como la relación de cada valor con respecto a toda la serie.

• Gráficos Circulares: muestran la contribu-ción relativa de cada uno de los valores a to-da la serie. Son útiles para representar por-centajes de una sola serie. Es posible despla-zar una parte del gráfico circular para centrar la atención sobre esa sección.(Vea la Figura 4.1).

• Mapa: es un tipo especializado de gráfico geográfico. Asigne un mapa a una región pa-ra indicar un determinado valor. Los colores y las tramas representan los valores de un mapa. Normalmente, los mapas se utilizan para realizar análisis estadísticos así como para controlar cambios en la población o en los datos de ventas.

Figura 4.1: Un gráfico circular de Excel

E

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–4 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

Page 159: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–5

Objetivos del Módulo Al finalizar este módulo, será capaz de realizar las siguientes acciones:

A. Usar el Asistente para Gráficos

B. Editar un Gráfico

C. Crear un Gráfico Circular

D. Crear un Mapa

E. Dibujar e Insertar Objetos

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–6 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio A

Usar el Asistente para Gráficos Conceptos del Ejercicio Los gráficos son representaciones visuales de da-tos dentro de una hoja de trabajo. Por ejemplo, en lugar de analizar y comparar las ventas trimestra-les (datos) en una hoja de trabajo, los gráficos proporcionan imágenes más atrayentes que mues-tran los resultados al momento.

Excel crea gráficos en una hoja de trabajo utilizan-do Gráficos Incorporados u Hojas de Gráficos. Un Gráfico Incorporado es un objeto que se encuentra en la hoja de trabajo de origen utilizada para mos-trar uno o más gráficos. Una Hoja de Gráfico es un gráfico que se encuentra en una hoja de trabajo aparte. Utilice una hoja de gráfico para reflejar da-tos complejos o para ahorrar espacio de trabajo.

Para crear un gráfico, seleccione los valores y los rótulos que quiere representar en el mismo. A con-tinuación, seleccione el Asistente para Gráficos que le guiará a través del proceso de creación del gráfico. Si en algún momento precisa modificar los valores o los rótulos, sencillamente realice los cambios pertinentes en los datos y Excel actuali-zará la información automáticamente.

Trucos y Consejos

1. Haga clic en el botón Asistente para Gráficos o seleccione la opción Gráfico del menú Insertar para abrir el Asistente para Grá-ficos. (Vea la Figura 4.2).

2. Haga clic en el botón Siguiente en cualquier cuadro de diálogo del Asistente para Gráficos para proceder al siguiente paso de la creación del gráfico.

3. Haga clic en el botón Atrás en cualquier cuadro de diálogo del Asistente para Gráficos para regresar al paso anterior.

Figura 4.2: Utilizar el Asistente para Gráficos

Page 161: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–7

Figura 4.3: Modificar la ubicación de un gráfico

Ejercicio A: Usar el Asistente para Gráficos

Paso a Paso Información Adicional

5 4 � 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto.

2. Seleccione ����� a �������������� ������ a ��������� �������.

Se abre el cuadro de diálogo Personalizar.

3. Si es necesario, haga clic en la pestaña ���� �����.

El cuadro de diálogo se actualiza.

4. Seleccione ������������� ������� debajo de ��������������������� �����.

Para restablecer las barras de herramientas predeterminadas.

5. Haga clic en ����.

6. Haga clic en � ������. Las barras de herramientas se restablecen.

7. Haga clic en el botón �!�� ��. Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

Page 162: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–8 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.4: Previsualizar un gráfico de ejemplo

Paso a Paso Información Adicional

8. Seleccione �"���� después de ��#������$�.

Se abre la carpeta Temp.

9. Haga doble clic en �������%�&���. Para abrir el documento.

10. Seleccione desde la celda ��'� hasta la celda �()�.

Para seleccionar un rango de celdas para crear un gráfico.

11. Seleccione �*�������� a �+�,- ������. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 1 de 4 - Tipo de Gráfico. Vea la Figura 4.2.

12. Si es necesario, haga clic en �.�/����������� ���!�#���(����������� en el �!�#������-- ���.

13. Seleccione ��� ��� debajo de �" ���+�,- ��$�.

El área Subtipo de Gráfico muestra los tipos de gráficos disponibles.

Page 163: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–9

Paso a Paso Información Adicional

14. Haga clic sin soltar en el botón ����� ������������#������.

El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta cómo aparece el gráfico. Vea la Figura 4.4.

15. Deje de pulsar el botón del ratón. El cuadro de diálogo se actualiza. Aparece el Subtipo de Gráfico.

16. Haga clic en la pestaña �" ����������� �����.

El cuadro de diálogo se actualiza y muestra los gráficos incorporados de Excel.

17. Seleccione � ��#���������-#� ��. El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta este tipo de gráfico.

18. En el panel �" ���+�,- ��$�, desplácese para seleccionar �"#����.

El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta otro gráfico incorporado.

19. Haga clic en la pestaña �" ���(��,����.

20. Seleccione � ��#����� debajo de �" ���+�,- ��$�.

21. Haga clic en � ��#���!0�#���� debajo de ��#�� ���+�,- ��$�.

Es la primera opción en la primera fila.

22. Haga clic en �� 0# ����1�. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 2 de 4 - Datos de Origen.

Figura 4.5: Presentar la serie de datos por columnas

Page 164: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–10 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.6: Resituar un gráfico en la página

Paso a Paso Información Adicional

23. Seleccione �2 ���� después de ���� ����$�.

Para presentar la serie de datos columna a co-lumna. Vea la Figura 4.5.

24. Haga clic en la pestaña ���� ��. El cuadro de diálogo se actualiza.

25. Seleccione ����� #�**� debajo de ���� ��.

Las direcciones de celda se actualizan en los campos Nombre y Valores.

26. Haga clic en �� 0# ����1�. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 3 de 4 - Opciones de Gráfico.

27. Si es necesario, haga clic en la pestaña �"��#����.

El cuadro de diálogo se actualiza. Aparecen los títulos del gráfico.

28. Haga clic en el campo �"��#����+�,- ��$�.

29. Teclee Ventas Primer Trimestre �"���.

Para introducir el título. El gráfico se actualiza en el área Muestra.

30. Haga clic en la pestaña �3������. El cuadro de diálogo se actualiza.

Page 165: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–11

Paso a Paso Información Adicional

31. Seleccione �!��4�� debajo de �5� ��� 6��.

La leyenda aparece debajo del gráfico.

32. Haga clic en �� 0# ����1�. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 4 de 4 - Ubicación del Gráfico.

33. Seleccione � �����4���7��$�. Para situar el gráfico en su propia hoja de tra-bajo.

34. Haga clic en �2 ��� ����. El gráfico se sitúa en la hoja de trabajo y la ba-rra de menús Gráfico reemplaza la barra de menús de la hoja de cálculo.

35. Si la barra de herramientas �+�,- ��� aparece, haga clic en el botón � ������ de la misma.

36. Haga clic y arrastre la �������+�,- ��� para situarla debajo de la barra de herramientas �(��,����.

37. Haga clic sin soltar en un área en blanco dentro del gráfico.

El puntero se convierte en una flecha de mover.

38. Arrastre el gráfico hasta que su esquina superior izquierda ocupe la celda ��89�.

Vea la Figura 4.6.

39. Haga clic sin soltar en la esquina inferior derecha.

El puntero se convierte en una flecha de tama-ño.

40. Arrastre hacia abajo hasta la celda �29:�.

Para aumentar el tamaño del gráfico.

41. Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico.

Se abre un menú de atajo.

42. Seleccione �5� ��� 6�����. Se abre el cuadro de diálogo Ubicación del Gráfico.

43. Seleccione �(�#����4�.#�;�$�.

44. Haga clic en �!�������. El gráfico se sitúa en una hoja aparte. Vea la Figura 4.3.

45. Guarde su trabajo.

46. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–12 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio B

Editar un Gráfico Conceptos del Ejercicio Los gráficos constan de una serie de objetos (las partes que comprenden un gráfico), que incluyen el área de datos, las columnas, los ejes y los cua-dros de texto.

Para modificar cualquier objeto del gráfico, primero debe seleccionarlo; a continuación, hacer clic en el centro del objeto hasta que aparezcan manejado-res de selección a su alrededor y, por último, hacer clic con el botón derecho del ratón para abrir un menú de atajo sensible al contexto que le permitirá acceder a las diferentes opciones disponibles. También puede utilizar la lista Objetos del Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para seleccio-nar cualquier objeto de gráfico definido.

En ocasiones, los datos de un gráfico no tienen ningún sentido si no van acompañados de un texto descriptivo, por lo que es necesario incluir un título y una leyenda para explicar qué representan el gráfico y la serie de datos.

Es esencial mantener la claridad del gráfico y de las hojas de trabajo. Si no tiene cuidado con la disposición del título, subtítulo y leyenda, anulará la finalidad de la representación de datos por me-dio de un gráfico.

Trucos y Consejos

1. Haga clic en la flecha de Objetos del Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para ver una lista de los objetos de gráfico.

2. Haga clic en el botón Formato de Área de Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para acceder al cuadro de diálogo Formato del Área del Gráfico.

Figura 4.7: El cuadro de diálogo Opciones de Gráfico

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–13

Figura 4.8: Personalizar el gráfico

Ejercicio B: Editar un Gráfico

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

Está viendo en gráfico en una hoja de gráfico.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la leyenda.

Se abre un menú de atajo. Aparecen maneja-dores alrededor de la leyenda.

3. Seleccione ��������. La leyenda desaparece.

4. Seleccione �+�,- ��� a ���� �����+�,- ������.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Grá-fico. Vea la Figura 4.7.

5. Haga clic en la pestaña �3������� ; � 6��.

El cuadro de diálogo se actualiza.

6. Si es necesario, seleccione �3������� ; � 6��� �� ������ debajo de �(4�� ���0�����<=>�.

Se añaden líneas de división principales en el eje X de la serie.

7. Haga clic en �!�������.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–14 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.9: Cambiar el Tipo de Gráfico

Paso a Paso Información Adicional

8. Seleccione �+�,- ��� a �" ���+�,- ������.

Se abre el cuadro de diálogo Tipo de Gráfico.

9. Seleccione � ��#���?�� debajo de ��#�� ���+�,- ��$�.

El gráfico Columna 3D es la primera opción de la última fila.

10. Seleccione �2�������������� ���� debajo de ���� �����.

Quiere restablecer el formato predeterminado de este tipo de gráfico.

11. Haga clic en �!�������. El gráfico aparece como un gráfico Columna 3D. Vea la Figura 4.9.

12. Haga clic con el botón derecho del ratón en la leyenda.

Se abre un menú de atajo. Aparecen maneja-dores alrededor de la leyenda.

13. Seleccione ��������. La leyenda desaparece.

14. Seleccione �+�,- ��� a ���� �����+�,- ������.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Grá-fico.

15. Haga clic en la pestaña �"��#����. El cuadro de diálogo se actualiza.

Page 169: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–15

Paso a Paso Información Adicional

16. Haga clic en el campo �"��#����+�,- ��$�.

17. Teclee Ventas Primer Trimestre �"���.

Para añadir un título al gráfico.

18. Haga clic en la pestaña �3������� ; � 6��.

El cuadro de diálogo se actualiza.

19. Seleccione �3������� ; � 6��� �� ������ debajo de �(4�� ���0�����<=>�.

Se añaden líneas de división principales en el eje de la serie X.

20. Haga clic en �!�������.

21. Seleccione �+�,- ��� a �!0��0�����������.

Podría ser que necesitara ampliar el menú. Se abre el cuadro de diálogo Agregar Datos. Vea la Figura 4.10.

22. Haga clic en el botón �������������0���. El cuadro de diálogo Agregar Datos se

contrae.

Figura 4.10: Agregar datos a un gráfico

Page 170: Excel Basico - Avanzado

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–16 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.11: Cambiar la vista en 3D

Paso a Paso Información Adicional

23. Haga clic en la pestaña ���4�8�. Para ver la hoja de trabajo.

24. Seleccione desde la celda � %� hasta la celda �(%�.

Este rango contiene los rótulos de los meses.

25. Haga clic en el botón �������������0���. El cuadro de diálogo Agregar Datos se

maximiza.

26. Haga clic en �!�������. Los números situados a lo largo del Eje de Ca-tegorías se reemplazan con rótulos.

27. Seleccione �2������� a �!����2������������ ��������.

O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diá-logo Formato del Área del Gráfico.

28. Haga clic en la pestaña �2#�����. El cuadro de diálogo se actualiza.

29. Seleccione �" ���.�@������ debajo de �2#����$�.

30. Seleccione �.�0� ��� debajo de �(�� ��$�.

Page 171: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

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Paso a Paso Información Adicional

31. Seleccione �8%� debajo de �"���A��.

32. Haga clic en �!�������. El nuevo formato se aplica al texto del gráfico.

33. Seleccione �+�,- ��� a �� �����?�����.

Se abre el cuadro de diálogo Vista en 3D. Vea la Figura 4.11.

34. Teclee 25. Para introducir un valor en el cuadro Elevación.

35. Haga clic en �!�� ����. La elevación del gráfico cambia.

36. Haga clic en el botón de rotación ������� �����!0#4��������4� dos veces. La rotación del gráfico varía.

37. Haga clic en �!�������. El cuadro de diálogo se cierra. Se aplican los nuevos ángulos.

38. Haga clic en los �������3��������� del gráfico.

Aparecen manejadores alrededor del plano la-teral del gráfico.

Figura 4.12: Girar el gráfico manualmente

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–18 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.13: Cambiar los Efectos de Relleno

Paso a Paso Información Adicional

39. Haga clic en la �(�B# ��� superior derecha del gráfico.

El puntero se convierte en una cruz. Vea la Fi-gura 4.12.

40. Haga clic sin soltar en la �(�B# ��� superior derecha del gráfico.

41. Arrastre la �(�B# ��� superior derecha hacia la izquierda de ��������� ���"� �������.

Para cambiar la orientación del gráfico.

42. Deje de pulsar el botón del ratón. El gráfico rota en sentido contrario a las agujas del reloj.

43. Haga clic con el botón derecho del ratón en las columnas �!��� ����.

Se abre un menú de atajo.

44. Seleccione �2���������� ���������.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Se-ries de Datos.

45. Seleccione ���4�� debajo de �!����. Para cambiar el color de la columna.

46. Haga clic en la pestaña �2������. El cuadro de diálogo se actualiza.

Page 173: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–19

Paso a Paso Información Adicional

47. Seleccione �?� debajo de �2������� ��#����.

Para cambiar la apariencia de la columna.

48. Haga clic en �!�������. El gráfico se actualiza y muestra los cambios.

49. Haga clic con el botón derecho del ratón en la columna �!�#��.

Se abre un menú de atajo.

50. Seleccione �2���������� ������������.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Se-ries de Datos.

51. Haga clic en la pestaña �"������. El cuadro de diálogo se actualiza.

52. Seleccione �(-����������������� debajo de �!����.

Se abre el cuadro de diálogo Efectos de Relle-no. Vea la Figura 4.13.

53. Haga clic en la pestaña �"�&�#���.

54. Seleccione ��,����������� debajo de �"�&�#��$�.

Es la segunda opción en la segunda fila.

55. Haga clic en �!������� dos veces. Reaparece el gráfico y puede ver los cambios.

56. Haga clic en un área en gris fuera de la página.

Vea la Figura 4.8.

57. Guarde su trabajo.

58. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–20 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio C

Crear un Gráfico Circular Conceptos del Ejercicio Es posible modificar la perspectiva de un gráfico tridimensional para mostrarlo en ángulos más inte-resantes. En primer lugar, debe crear un gráfico tal como se describe en los ejercicios anteriores y, a continuación, seleccionar un tipo de gráfico tridi-mensional (Vea la Figura 4.14), ya que Excel no puede girar un gráfico de dos dimensiones.

Al hacer clic en una de las esquinas o vértices del gráfico, aparecen manejadores de rotación en los que es posible hacer clic y arrastrar para girar el gráfico. Excel no lo redibuja hasta que ha acabado de arrastrar el manejador, aunque sí es posible ver un esquema del gráfico mientras arrastra el punte-ro del ratón.

Puede abrir el cuadro de diálogo Vista en 3D para controlar la elevación, giro y perspectiva de la vista del gráfico. Si no le convencen los resultados, haga clic en el botón Predeterminado para resta-blecer la posición y el ángulo originales del gráfico.

Trucos y Consejos 1. Cuando haga clic en cualquiera de las inter-

secciones de los ejes para mostrar los mane-jadores de rotación, aparecerá la palabra “Es-quinas” en el cuadro Nombre situado en el ex-tremo izquierdo de la Barra de Fórmulas. También puede seleccionar dicha opción en la lista Objetos del Gráfico para verificar que ha seleccionado el área del gráfico correcta.

2. Haga clic en el botón Aplicar en el cuadro de diálogo Vista en 3D para aplicar los nuevos ángulos de giro sin cerrar el cuadro de diálo-go. Esto le permite ver el gráfico a medida que los ángulos de giro varían. Haga clic en el bo-tón Aceptar para aplicar los nuevos ángulos y cerrar el cuadro de diálogo.

3. Es posible introducir números enteros positi-vos o negativos en el campo Elevación, pero solamente números positivos en los campos Giro y Perspectiva del cuadro de diálogo Vista en 3D.

Figura 4.14: Un gráfico circular seccionado con efecto 3D

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–21

Figura 4.15: Ajustar un gráfico circular 3D

Ejercicio C: Crear un Gráfico Circular

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la pestaña ���4�8�. Regresa a la hoja de trabajo.

3. Seleccione desde la celda ��'� hasta la celda � )�.

Va a presentar este rango en un gráfico circu-lar.

4. Seleccione �*�������� a �+�,- ������. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 1 de 4 - Opciones de Gráfico.

5. Seleccione � ��#���� debajo de �" ���+�,- ��$�.

Aparecen los subtipos de gráfico circular.

6. Seleccione � ��#������� �������(-����?���� debajo de ��#�� ���+�,- ��$�.

Es la segunda opción en la segunda fila. Vea la Figura 4.14.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–22 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.16: Añadir rótulos de datos a un gráfico circular

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en �� 0# ����1�. El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 2 de 4 - Datos de Origen se actualiza.

8. Compruebe que � ��#����� está seleccionado después de ���� ����$�.

9. Haga clic en �� 0# ����1�. El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 3 de 4 - Opciones de Gráfico se actualiza.

10. Haga clic en la pestaña ��6�#����������.

11. Seleccione ���������6�#�����������4�� debajo de ��6�#����������.

El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos se actualiza. Vea la Figura 4.16.

12. Haga clic en la pestaña �"��#����.

13. Haga clic en el campo �"��#����+�,- ��$�.

Para introducir el título del gráfico.

14. Teclee Ventas de Enero.

15. Haga clic en la pestaña �3������. El cuadro de diálogo se actualiza.

Page 177: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–23

Paso a Paso Información Adicional

16. Haga clic en ��������3������. Para eliminar la marca de selección de la casi-lla de verificación. La leyenda desaparece del gráfico circular.

17. Haga clic en �� 0# ����1�. El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 4 de 4 - Ubicación del Gráfico se actuali-za.

18. Seleccione �(�#����4�.#�;�$�.

19. Teclee Ventas de Enero. También es posible asignar un nombre a la hoja del gráfico.

20. Haga clic en �2 ��� ����. Se crea el gráfico y se sitúa en la hoja del gráfi-co.

21. Haga clic en el segmento ���� ������ hasta que aparezcan manejadores a su alrededor.

Importante: haga clic hasta que sólo se selec-cione este segmento. Vea la Figura 4.17.

Figura 4.17: Seleccionar un único segmento del gráfico circular

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–24 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

22. Haga clic sin soltar en el segmento ���� ������.

23. Arrastre el segmento hacia la izquierda unos 0,5 cm.

24. Haga clic con el botón derecho del ratón en el segmento ���� ������.

Se abre un menú de atajo.

25. Seleccione �2��������#�������������.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Punto de Datos.

26. Haga clic en la pestaña ���� �����. El cuadro de diálogo se actualiza.

27. Haga doble clic en el campo �+����� después de �!�0#������ ���������$�.

Para cambiar el ángulo del segmento.

28. Teclee 200 �*�����. El gráfico circular gira de izquierda a derecha. Vea la Figura 4.15.

29. Haga clic en �� ������� � ����.

30. Haga clic en �*��� � ��.

31. Haga clic en �!�������.

32. Haga clic en � ��������.

33. Guarde su trabajo.

34. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

Page 179: Excel Basico - Avanzado

Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–25

— Notas del Usuario —

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–26 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio D

Crear un Mapa Conceptos del Ejercicio Un mapa es un gráfico geográfico especializado. A diferencia de otros tipos de gráficos, que sitúan las series de datos en barras o líneas, un mapa repre-senta la asignación de un valor a una región geo-gráfica, como un país o provincia. Puede utilizar un mapa para realizar un análisis estadístico, contro-lar los cambios en la población o bien en la distri-bución y venta de un producto.

Antes de crear el mapa debe teclear el rango de los datos a representar, que debe estar formado por un mínimo de dos columnas. La primera co-lumna debe contener los nombres o códigos de las regiones y la segunda los valores que quiere asig-narle a cada región. Excel utiliza la segunda co-lumna de valores como un rango desde el que puede asignar un color o una trama a cada región.

Trucos y Consejos

1. Seleccione el rango de datos del mapa que quiere representar en el gráfico y, a conti-nuación, haga clic en el botón Mapa.

Microsoft Map es una aplicación OLE (Object Linking and Embedding o Vincular e Incrustar Objetos) que se instala como parte de Microsoft Office 2000. Esta característica sólo estará disponible si ha optado por instalarla durante el proceso de instalación de Office 2000.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–27

Figura 4.18: Insertar un mapa como objeto

Ejercicio D: Crear un Mapa

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic en la pestaña ���4�9�. Se activa la hoja de trabajo.

3. Teclee Estado �*����� AZ �*����� CA �*����� MI �*����� NY �*�����.

Son los nombres y códigos de los estados.

4. Haga clic en la celda ��8�.

5. Teclee Ventas �*����� 125 �*����� 150 �*����� 125 �*����� 175 �*�����.

Son los valores que determinarán el código de color y de trama asignado a cada uno de los estados.

6. Seleccione desde la celda �!8� hasta la celda ��'�.

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M4–28 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.19: Personalizar la barra de herramientas Estándar

Paso a Paso Información Adicional

7. Haga clic en el botón ��,��������� en la barra de herramientas �(��,����.

Aparece un menú de atajo de la barra de he-rramientas Estándar.

8. Seleccione �!0��0���C# �����������.

Se abre un menú de atajo mostrando los boto-nes de la barra de herramientas Estándar que es posible agregar o quitar.

9. Desplácese hacia abajo para seleccionar ��������� �������.

Se abre el cuadro de diálogo Personalizar. Quiere agregar un botón a la barra de herra-mientas Estándar. Vea la Figura 4.19.

10. Haga clic en la pestaña � �������. El cuadro de diálogo Personalizar se actualiza.

11. Seleccione �*�������� debajo de � ���0�����$�.

Aparecen los comandos asociados para la ca-tegoría Insertar.

12. Debajo de � ������$� desplácese para seleccionar ���������.

Quiere agregar este botón a la barra de herra-mientas Estándar.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–29

Paso a Paso Información Adicional

13. Haga clic sin soltar en el icono ���������.

14. Arrastre el icono ��������� a la barra de herramientas �(��,���� a la derecha del botón �+#�����.

Una barra vertical negra muestra la nueva po-sición del botón.

15. Suelte el botón del ratón. Se sitúa el botón Mapa.

16. Haga clic en el botón � ������ en el cuadro de diálogo ��������� ����.

17. Haga clic en el botón ������. El puntero se convierte en una cruz.

18. Desplácese hacia abajo y haga clic y arrastre desde la esquina superior izquierda de la celda � 89� hasta la esquina inferior derecha de la celda �+99�.

Aparece un mapa de América del Norte y se abre el cuadro de diálogo Control de Microsoft Map. Vea la Figura 4.20.

Figura 4.20: Crear un mapa

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M4–30 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.21: Ocultar el título del mapa

Paso a Paso Información Adicional

19. Si es necesario, arrastre el cuadro de diálogo � �������� �����-����� para ver el mapa bien.

20. Arrastre el botón ������������ ���0����� sobre el botón �������������������� en el cuadro de la derecha. El mapa y la leyenda se actualizan.

21. Haga clic en el botón � ������ del cuadro de diálogo � �������� �����-�����.

Para cerrar el cuadro de diálogo.

22. Haga doble clic en la leyenda. Se encuentra en la esquina inferior derecha del área del mapa. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del Formato. La pestaña Opciones de Leyenda está activa.

23. Teclee Ventas por Estado �"��� �"���.

Para introducir un nuevo título y seleccionar el texto del subtítulo.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–31

Paso a Paso Información Adicional

24. Pulse la tecla ��#�� � ��. Para eliminar el subtítulo.

25. Haga clic en �!�������. Para actualizar la leyenda.

26. Haga clic con el botón derecho del ratón en �!�D� ����.�����.

Se abre un menú de atajo.

27. Seleccione ���#�����. Para ocultar el título. Vea la Figura 4.21.

28. Haga doble clic en el mapa. Se abre el cuadro de diálogo Elementos del Mapa.

29. Haga clic en la casilla de verificación de � ���,�.

Para eliminar la marca de selección de la casi-lla de verificación.

30. Haga clic en la casilla de verificación de �3�0��� ���,�.

Para eliminar la marca de selección de la casi-lla de verificación.

31. Haga clic en la casilla de verificación de ��D& ���.

Para eliminar la marca de selección de la casi-lla de verificación.

32. Haga clic en la casilla de verificación de � ����������(�����5� ���.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

33. Haga clic en la casilla de verificación de ��� �� ����� #����(���������.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

34. Haga clic en �!�������. El mapa se actualiza.

35. Haga clic en el botón �!0�������. Se encuentra en la barra de herramien-tas Mapa.

36. Haga clic sin soltar en el mapa.

37. Arrastre hacia arriba y hacia la izquierda hasta que el mapa esté completamente visible.

Asegúrese de que la leyenda no se superpone sobre el mapa.

38. Haga clic en la celda ��9'�. Para salir de la aplicación Microsoft Map. Vea la Figura 4.18.

39. Guarde su trabajo.

40. Permanezca en esta pantalla. Va a continuar desde aquí.

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M4–32 © New Horizons Publishing Center

Antes de Empezar el Ejercicio E

Dibujar e Insertar Objetos Conceptos del Ejercicio Es posible personalizar la hoja de trabajo utilizan-do la opción Insertar a Imagen para insertar un objeto (dibujo), así como la barra de herramientas Dibujo para dibujarlo.

La opción Insertar a Imagen le permite insertar Imágenes Prediseñadas, imágenes Desde Archi-vo, Autoformas, Organigrama, WordArt e imáge-nes Desde Escáner o Cámara en una hoja de tra-bajo. La barra de herramientas Dibujo incluye una serie de herramientas para crear líneas, flechas, rectángulos, elipses y cuadros de texto. También hay varias paletas que le permiten controlar el grosor de la línea, los estilos de flecha, las som-bras y las formas tridimensionales.

Al seleccionar una determinada herramienta de dibujo, el puntero del ratón se convierte en una cruz. A continuación, haga clic y arrastre para di-bujar el objeto. Cuando dicho objeto aparece en la hoja de trabajo, va acompañado de una serie de manejadores de selección a su alrededor. Es pre-ciso seleccionar un objeto antes de aplicarle otros atributos, como por ejemplo sombras o un efecto tridimensional.

Trucos y Consejos 1. Debe seleccionar un objeto antes de poder

modificarlo. Aparecerán manejadores alrede-dor del mismo que le permitirán modificarlo según crea conveniente.

2. Haga clic en el botón Sombra en la ba-rra de herramientas Dibujo para abrir la paleta de estilos de sombra.

3. Haga clic en el botón Estilo de Línea para abrir la paleta de estilos de línea.

4. Haga clic en el botón Estilo de Flecha para abrir la paleta de estilos de flecha.

5. Haga clic en el botón Vista Preliminar para visualizar el gráfico en la ventana Vista Preliminar.

Figura 4.22: La barra de herramientas Dibujo

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–33

Figura 4.23: Previsualizar un trabajo de impresión

Ejercicio E: Dibujar e Insertar Objetos

Paso a Paso Información Adicional

5 4

� 3 � 2 � 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que �������%�&��� está abierto.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier barra de herramientas.

Se abre un menú de atajo.

3. Seleccione �� �#4��. Aparece la barra de herramientas Dibujo. Vea la Figura 4.22.

4. Seleccione la herramienta � #����"�&���. El puntero se convierte en una cruz.

5. Haga clic sin soltar en la esquina superior izquierda de la celda ��9'�.

6. Arrástrela hasta la esquina inferior derecha de la celda ��9'�.

Cuando deja de pulsar el botón del ratón, apa-rece un cuadro de texto.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–34 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.24: Añadir una sombra a un cuadro de texto

Paso a Paso Información Adicional

7. Teclee Aumento de Ventas - 20%.

8. Haga clic en el botón � �������. El texto se centra. Puede ser que necesi-te hacer clic en el botón Más Botones.

9. Haga clic en el botón ��������. Se despliega una paleta de sombras. Vea la Figura 4.24.

10. Seleccione �������(�� ��8%�. Es el segundo estilo en la cuarta fila. El estilo seleccionado se aplica al cuadro de texto.

11. Haga clic en el botón �?��. Se abre una paleta de formas tridimen-sionales.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–35

Paso a Paso Información Adicional

12. Seleccione �?�(�� ��88�. Es el tercer estilo en la tercera fila. El estilo seleccionado se aplica al cuadro de texto.

13. Seleccione la herramienta �2���E��. El puntero se convierte en una cruz.

14. Haga clic sin soltar a la izquierda de la celda ��9?�.

15. Arrástrela hacia arriba y hacia la derecha hasta el centro de la celda ��98�.

Cuando deje de pulsar el botón del ratón, la fle-cha debe apuntar hacia el mapa.

16. Haga clic en el botón �(�� ���3�����. Se abre una paleta de estilos de línea.

Figura 4.25: El cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–36 © New Horizons Publishing Center

Figura 4.26: Redimensionar un objeto insertado

Paso a Paso Información Adicional

17. Seleccione el estilo de línea �8����. El grosor de la línea de la flecha aumenta.

18. Haga clic en el botón �(�� ���2���E��. Se abre una paleta de estilos de flecha.

19. Seleccione �(�� ���2���E�)�. La flecha se actualiza.

20. Haga clic en la celda ��89�.

21. Seleccione �*�������� a �*��0��� a �*�,0������� ��A�������.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada. Vea la Figura 4.25.

22. Seleccione el icono �.�0�� ���. El cuadro de diálogo Insertar Imagen Pre-diseñada se actualiza.

23. Desplácese para seleccionar �"����4������ ����0# �������.

Es la quinta opción en la primera fila. Se abre un menú de atajo.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

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Paso a Paso Información Adicional

24. Seleccione �*������� � ��.

25. Haga clic en el botón � ������ del cuadro de diálogo �*�������*��0����� ��A���.

El cuadro de diálogo Insertar Imagen Predise-ñada se cierra.

26. Arrastre el clipart �"����4������ ����0# ������� hasta que la esquina superior derecha se sitúe en la celda �*8F�.

27. Haga clic en el manejador inferior izquierdo y arrástrelo hasta la celda �*8?�.

El clipart Trabajar para Conseguir Metas adop-ta un nuevo tamaño. Vea la Figura 4.26.

28. Haga clic y arrastre el clipart �"����4������ ����0# ������� hasta la celda �+8?�.

Figura 4.27: Añadir un color al fondo

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–38 © New Horizons Publishing Center

Paso a Paso Información Adicional

29. Haga clic en la celda ��G�.

30. Haga clic en el botón �*�������H��!���. Se abre el cuadro de diálogo Galería de

WordArt.

31. Haga clic en la segunda opción en la cuarta fila.

Para seleccionar un estilo de WordArt.

32. Haga clic en �!�������. Se abre el cuadro Modificar Texto de WordArt.

33. Teclee Ventas en Estados Unidos.

34. Haga clic en la flecha �"���A�$�. Para cambiar el tamaño de la fuente.

35. Seleccione �9%�. El tamaño de la fuente cambia a 24 puntos.

36. Haga clic en �!�������. Se inserta el texto Ventas en Estados Unidos como un objeto en la hoja de trabajo.

37. Haga clic en el botón � ������ de la barra �H��!���.

La barra de herramientas WordArt se cierra.

38. Centre ���������(�����5� ��� en el mapa.

39. Seleccione desde la celda �!G� hasta la celda �*9:�.

Para seleccionar un rango de celdas al que añadir un color de fondo.

40. Haga clic en la flecha del botón � �������������. Se despliega una paleta de colores.

41. Seleccione �"#�B#����. Vea la Figura 4.27. Es el quinto color en la cuarta fila.

42. Seleccione �!��E ;�� a �!����*����� 6�� a �(���������!����*����� 6��.

Para establecer un área de impresión para su hoja de trabajo.

43. Haga clic en el botón �� ������� � ����.

44. Haga clic en � ������. Para cerrar la Vista Preliminar y volver a la hoja de trabajo.

45. Haga clic en el clipart �"����4������ ����0# ������� y pulse la tecla ��#�� � ��.

El clipart Trabajar para Conseguir Metas des-aparece.

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–39

Paso a Paso Información Adicional

46. Haga clic en el botón �� ������� � ����.

47. Haga clic en el botón �I����. Vea la Figura 4.23.

48. Haga clic en el botón �*��� � �����. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

49. Haga clic en �!�������.

50. Haga clic en � ��������.

51. Guarde su trabajo.

52. Cierre el archivo.

53. Seleccione �!��E ;�� a ���� ��. No es necesario que guarde los cambios. Ya ha finalizado este módulo.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–40 © New Horizons Publishing Center

— Notas del Usuario —

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Módulo 4 Gráficos y Objetos

© New Horizons Publishing Center M4–41

Revisión del Módulo Verdadero o Falso

1. El gráfico predeterminado de Excel es el de columnas.

2. No es posible modificar la ubicación de la leyenda de un gráfico.

3. Los gráficos incrustados no se actualizan automáticamente cuando los valores de la hoja de cálculo varían.

4. Excel sólo requiere una columna de datos para la creación de un mapa.

5. Puede colocar gráficos en la misma hoja de trabajo o en una hoja de gráfico.

Opción Múltiple

6. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones referentes a los gráficos bidimensionales no es verdadera?

a. Es posible ajustar su tamaño.

b. Puede cambiar la posición de la leyenda.

c. Se pueden girar.

d. Es posible añadirles texto y elementos gráficos.

7. ¿Qué aparece en la lista Objetos del Gráfico cuando se muestran los manejadores de giro?

a. Guías.

b. Esquinas.

c. Giro.

d. Manejadores.

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

M4–42 © New Horizons Publishing Center

Guía de Estudio Esta guía le presenta los temas que debería dominar al finalizar este módulo. Como repaso, evalúe su comprensión en cada uno de ellos:

Tema Dominado Necesito Repasar

Usar el Asistente para Gráficos ❑ ❑

Editar un Gráfico ❑ ❑

Crear un Gráfico Circular ❑ ❑

Crear un Mapa ❑ ❑

Dibujar e Insertar Objetos ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo si-guiente:

Cree una hoja de cálculo que controle las ventas trimestrales de por lo menos cinco productos. A continuación, utilice el Asistente para Gráficos para crear un gráfico de datos y añada títulos y le-yendas para aclarar lo que representan dichos datos. Por último, cree un gráfico circular que con-trole las ventas de un producto durante un mes y separe el segmento mayor del resto.