• Excel es un programa de aplicaciones que modifica tus habilidades para grabar data y luego extraer resultados de la misma.

• Con Excel puedes entrar marbetes de texto y valores numéricos en una hoja electrónica, es una plantilla de columnas y filas.

• Excel remplaza; los libros de contabilidad con los que posiblemente usted está familiarizado.

Comenzar Excel 2007

• Poder trabajar con éste programa le ayudará profesional y personalmente.

• Proveyendo una organización estructurada para trabajar en Excel puede incrementar la eficiencia con la que puede conducir negocios.

• La habilidad para desempeñar automáticamente cálculos le ahorra tiempo y disminuye la posibilidad de errar.

Trabajar con Excel Windows

• Tiene dos opciones para comenzar a trabajar: 1.- Apuntar y pulsar con el botón izquierdo

del mouse el ícono de Excel que aparece en el “Desktop”.

2.- Presionar el botón inicio, ir a todos los programas, y pulsar sobre Microsoft Excel 2007.

Usar las Herramientas en Pantalla

• La pantalla de Excel muestra varias funciones que le ayudarán a ejecutar sus tareas eficientemente.

• Al entrar a Excel debe aparecer una pantalla como la siguiente:

Botón de Office

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de Título

Barra de opciones

Barra de formula

minimizar

cerr

ar

maximizar o restaurar

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11

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1312

3

1. Cuadro con el nombre de referencia activa.

2. Celda activa – Muestra un borde grueso. Para digitar datos.

3. Celda– El área donde una fila y una columna se unen.

4. Encabezado de columna.

5. Fila - Una línea horizontal de celdas. Un número identifica cada fila. 

6. Columna- Una línea vertical de celdas. Una letra identifica cada columna.

7. Encabezado de fila. 8. Barras de desplazamiento.

9. Etiquetas de la hoja de cálculo.– A un archivo de Excel se le llama Hoja de Trabajo. – Cada libro de trabajo está dividido en muchas hojas de cálculo.

Excel asigna una etiqueta a cada uno. – Un libro de trabajo es similar a un libro de trabajo que contiene

muchas hojas de papel.

10. Botones de desplazamiento.

11. Barra de estado.

12. Opciones de despliegue del documento.

13. Ajuste del tamaño del documento en

ventana.

Barra de estado• Listo “Ready”

– Indicador de modo

• Botones de presentación

– Salto de página de vista previa• Permite visualizar cuando rompemos la página.

• Diseño de página

• Permite ver la hoja en forma de tabla.• Vista normal

• Muestra el formato del texto, simplifica el diseño de la página, de forma que se puede escribir y modificar rápidamente.

• Ajuste del tamaño del documento en ventana “zoom”

Botón de barra de herramientas

• Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar.

• Contienen los comandos más importantes y aquellos que el usuario va utilizando.

• Muestran un comportamiento inteligente.

Botón de barra de herramientas: HOME

Inicio “Home”

Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto,

alineación, números, estilos, celdas y edición.

Insertar “Insert”

Al pulsar esta pestaña se encuentran las herramientas de acceso rápido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, gráficas, enlaces y texto.

Botón de barra de herramientas: INSERT

Disposición de la página “Page layout”

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseño de la página, tales como: temas-fondos,-“themes”, configuración de la página, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

Botón de barra de herramientas: PAGE LAYOUT

Fórmula “Formulas”

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librería de funciones, definir los nombres, auditar las fórmulas, cálculo.

Botón de barra de herramientas: FORMULAS

Data

En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.

Botón de barra de herramientas: DATA

Revisar “Review”

Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisión de los documentos.Entre las funciones se encuentran: edición, comentarios y cambios.

Botón de barra de herramientas: REVIEW

Vista “View”

La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar “zoom”, ventanas y macros.

Botón de barra de herramientas: VIEW

Añadir “Add ins”

Las funciones que aparecen en esta banda

permiten trabajar con el menú de comandos y

personalización de barras.

Botón de barra de herramientas: ADD INS

PDF - Portable Document Format

La función permite almacenar el documento en

formato de PDF.

Botón de barra de herramientas: PDF

Usar el Botón de Office • Barra de acceso rápido

se encuentran cuatro funciones: guardar, deshacer, repetir y abrir. Si se posiciona en la flechita del extremo derecho, se abrirá el menú para poder personalizar esta barra de acceso rápido como el usuario guste.

•

BotónOffice, al ubicarse sobre él se abrirá el menú principal. En los cuales se encuentran los comandos importantes que permiten desde abrir y crear un Libro de Trabajo Nuevo:hasta imprimirlo.

Cambiar la Vista de Excel

Ficha Vista del grupo Vistas de libro,

1.-Clic en Pantalla completa.

Para volver a la vista de pantalla normal,

2.-Clic con el botón secundario en cualquier

parte de la hoja de cálculo

3.-Clic en Cerrar pantalla completa.

Método abreviado de teclado.  

También puede presionar la tecla ESC.

Trabajar con un Libro de Trabajo Existente 

Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título.

  Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro

1

2

Ingresar Datos en una Hoja de Trabajo 

1

2

Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en la opción Suma de la ficha Inicio.

Presione ENTER para ver el resultado de la fórmula.

Para Insertar un Texto. Dé clic izquierdo a una celda para

seleccionarla. Cada rectángulo en la hoja de cálculo es llamada celda. Cuando selecciona la celda, la dirección de la celda aparece en el Cuadro de Nombres .

Escribir texto en la celda usando su teclado. El texto aparece en la celda y la barra de fórmulas.

Cada celda tiene un nombre, o una dirección de celda basada en la columna y línea en el que está. Por ejemplo, esta celda es C3, pues están donde la columna C y la fila 3 se cruzan.

Seleccionar, editar y borrar el contenido de Una celda 

Guardar un libro de trabajo

editadoDé clic izquierdo en el Botón de Microsoft Office . Seleccione Guardar o Guardar Como. Guardar Como permite escogerle un nombre al archivo y escoger un lugar para guardar la hoja. Escoja Guardar Como si usted va a guardar el archivo por primera vez o si quiere guardar el archivo con un nombre diferente. Seleccione Guardar si el archivo ya ha sido nombrado.

Usted puede guardar un libro de diferentes maneras, pero las dos maneras más comunes Excel 2007 file extension, an Excel 97-2003 saves the file in a compatible

2

3

Haga clic en el botón de Microsoft Office      .

Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.

Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las opciones del programa.

1

Abrir un Libro de Trabajo Existente

• Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

• Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

Abrir una Pantalla Nueva

teclas CTRL+U. En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Cerrar un libro de trabajo • La operación de salir de un documento recibe

el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

• Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office• Selecciona el Botón Office y elige la opción

Cerrar.

Sitio de Trabajo Listo

Para Editar o Borrar Texto:Seleccionar la celda. Presionar la tecla "Backspace" en su teclado para borrar el texto y realizar una corrección. Presionar la tecla "Delete" en su teclado para borrar todo el contenido de una celda. Usted también puede realizar cambios y borrar texto de la barra de fórmulas. Sólo seleccionando la celda y ubicando el cursor en la barra de fórmulas.

Para Moverse por una Hoja de Trabajo Usando el Teclado:

•Presione la tecla "Tab" para moverse hacia la derecha de la celda seleccionada. •Presione la tecla "Shift" y al tiempo la otra tecla "Tab" para moverse hacia la izquierda de la celda seleccionada. •Use las teclas "Page Up" y "Page Down" de su teclado para navegar en su hoja de trabajo. •También puede usar las teclas con flechas en su teclado para moverse en la hoja.

Navegar por una Hoja de Trabajo

Cuando la tabla de datos es muy grande, necesitamos movernos por la cuadrícula sin dejar de ver cuales son los datos con los que estamos trabajando. Con Inmovilizar paneles. De la ficha Vista y dentro de la Cinta de opciones

.

Las filas que se encuentren por encima de la celda activa, las columnas que se encuentran a la izquierda de la celda activa o las filas y columnas a la vez, podemos desplazarnos por la hoja utilizando las barras de desplazamiento sin perder la noción de que contiene cada fila/columna.

Dividir una Pantalla Podemos utilizar la opción de dividir la hoja

en 2 ó 4 por paneles. 1.-Clic en el botón Nueva Ventana en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, vertical u horizontal, podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto hacia arriba y hacia abajo. 

Impresión rápida de una hoja de trabajo 

• a) Desde el menú Imprimir del Botón Office.• b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P)• Botón Office , clic en la flecha de la derecha del

comando Imprimir seleccionamos la opción Impresión rápida.

• En este caso se imprimen todas las páginas del documento.

Imprimir una hoja de trabajoEs hora de imprimir el informe.

En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir.Así es como se utiliza la vista Diseño de página:

1. Haga clic en la ficha Diseño de página .

2. En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y, después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas.

3. Aún en el grupo Configurar página , haga clic en Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá).

Para Modificar Márgenes, Ancho de Columnas, o Altura de Filas en Vista Preliminar:

• Dé clic en botón de Vista Preliminar en la barra de Acceso Rápido, o seleccione Vista Preliminar del Botón de Microsoft Office. La hoja de cálculo abre en el modo de vista preliminar.

• Pase su cursor sobre una de las marcas de márgenes negras hasta que una flecha doble aparezca.

Dé clic izquierdo y arrastre el marcador a la ubicación deseada. Los cambios se verán reflejados en la hoja de cálculo.

Para Modificar Márgenes:• Seleccione la pestaña Diseño de Página.

• Dé clic izquierdo en el botón de Márgenes.

• Escoja una de las

opciones predefinidas

o escriba una margen

personal.

Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias,

imprimir sólo alguna página del documento, etc...

Ingresar Etiquetas  

-Ingresar Datos  -Ingresar Valores

Formatear Contenidos• Cuando ya haya ingresado información a

una hoja de cálculo, necesitará formatearla. En esta lección, aprenderá a usar los botones de negrilla, cursiva y subrayado; modificar el estilo de fuente, tamaño y color; y aplicar bordes y colores de relleno.

Para Formatear Texto en Negrilla o Cursiva:• Dé clic izquierdo a la celda para seleccionarla o

arrastre su cursor sobre el texto que esta en la barra de formulas para seleccionarlo.

• Dé clic en los botones de Negrilla o Cursiva.

• Usted puede seleccionar columnas y filas completas, o celdas específicas. para seleccionar una columna completa, solamente dé clic izquierdo al encabezado de la columna y toda la columna aparecerá seleccionada. Para seleccionar celdas específicas, sólo de clic izquierdo a la celda y arrastre su mouse para seleccionar otras celdas. Entonces, libere el botón del mouse.

Para Cambiar el Estilo de la Fuente• Seleccione la celda o celdas que desea

formatear. • Dé clic izquierdo a la flecha desplegable al lado

del Estilo de Fuente en la pestaña de Inicio. • Seleccione un estilo de fuente de la lista.

A medida que va moviéndose en la lista de fuentes, la Previsualización le va mostrando como quedaría su texto con cada estilo.

Para Cambiar el Color del Texto:• Seleccione la celda o las celdas que

desea formatear.

• Dé clic en la flecha desplegable al lado del botón de Color de Texto y una paleta de colores aparecerá.

• Seleccione un color de la paleta.Seleccione Más colores una ventana aparecerá. Seleccione un color. Dé clic en Aceptar.

Para Añadir un Borde:• Seleccione la celda o celdas que desea

formatear.

• Dé clic en la flecha desplegable al lado del botón de Bordes en la pestaña de Inicio. Un menú aparecerá

con las opciones de borde.Dé clic izquierdo en cualquier opción de la lista para seleccionarla.

Para Formatear Números y Fechas:

• Seleccione la celda o celdas que

desea formatear. • Dé clic izquierdo en la flecha

desplegable al lado de la casilla

de Formato de Número de Contabilidad. • Seleccione una de las opciones para formatear

números.Predeterminadamente, los números aparecen en la categoría General, lo cual significa que no hay ninguna configuración especial.En el grupo Número, usted tiene otras opciones. Por ejemplo, usted puede cambiar el signo de Dólares por el de otra moneda, porcentajes, añadir comandos y cambiar los decimales.