excel intermedio: guia de tablas y filtros

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  • 8/15/2019 excel intermedio: guia de tablas y filtros

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Crear tablas

    Tablas

    Cuando se crea una tabla, sus datos se pueden administrar y analizar

    independientemente de la información que haya fuera de ella. Por ejemplo, puedes

    filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla,

    etc.

    Puedes generar tablas:

      Creando una tabla a partir de un rango de celdas.

      Aplicando un formato de tabla a un rango.

     Actividad 1: Crear tablas

    Generar y aplicar formato a tablas.

    Crear tablas

    1.  Descarga el libro Listas y tablas. 

    2.  En la hoja Datos, haz clic dentro de la lista de datos.

    3.  Luego, en la ficha Insertar, grupo Tablas, haz clic en el botón Tabla.

    4.  Se muestra un cuadro que señala automáticamente el rango de toda su tabla.

    5.  Al hacer clic en Aceptar, el rango se muestra con un formato y cada columna se

    muestra con unas flechas para aplicar filtros.

    Curso virtual: Microsoft Excel 

    Semana 04: Lista, tabla y filtros

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Crear tablas

    Aplicar formatos a tablas

    1. Haz clic dentro de la tabla que acabas de crear.

    2. Luego, en la ficha Diseño, ubica al grupo Estilos de tabla.

    3. Usa el botón Más  para desplegar toda la galería y, a continuación, en el

    grupo Claro, Medio u Oscuro, haz clic en el estilo de tabla que deseas

    utilizar.

    4. Con el mouse, señala alguno de los estilos predefinidos y observa que se

    tiene una vista previa directamente sobre la tabla.

    5. Haz clic en el Estilo 9 del grupo Claro. Luego haz clic en el Estilo 9 del

    grupo Oscuro.

    6. Finalmente, aplica el Estilo 10 del grupo Claro. 

    7. Guarda los cambios efectuados.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Crear tablas

    Modificar las opciones de estilos

    El estilo aplicado a la tabla abarca opciones para las filas de encabezado y totales, así como para determinadas columnas.

    1. Haz clic sobre la tabla.

    2. En la ficha Diseño, ubica al grupo Opciones de estilo de tabla. 

    3.  Ahora, activa y desactiva  cada casilla y observa el efecto que produce

    sobre la tabla. 

    Quitar el formato de tabla

    Toda tabla posee un estilo o un formato definido. En este ejercicio se verá la forma de eliminar dicho estilo.

    1. Haz clic dentro de la tabla.

    2. Luego, en la ficha Diseño, ubica el grupo Estilos de tabla. 

    3. Usa el botón Más  para desplegar toda la galería. Elige la opción Borrar  

    de la parte inferior de la galería.

    4. Aplica el formato del grupo Medio, estilo de tabla medio 3 a la tabla.

    5. Guarda los cambios.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Campos calculados y totales

     Actividad 2: Campos calculados y totales

    Emplear referencias estructuradas para escribir fórmulas y agregar fila de totales para

    obtener valores de resumen.

    Columnas calculadas

    Cuando escribes fórmulas en un rango convertido a tabla, ya no es necesario copiarlas a las otras filas, Excel automáticamente realiza dicha tarea.

    1. Lleva el indicador de celda a la celda G7, escribe el texto Total.

    2. En la celda G8 escribe la fórmula:

    =D8 + E8 + F8

    3. Al presionar Enter , la fórmula se copia a todas las filas de la tabla, esta es

    una característica de una tabla.

    Otra forma de escribir fórmulas, es usando referencias estructuradas de los títulos de cada columna como parte de la fórmula:

    1. Lleva el indicador de celda a la celda H7, escribe el texto Costo Total.

    2. En la celda H8, escribe =[ 

    3. Observa la lista de campos que se despliega:

    4. Selecciona el campo Total y cierre el corchete ( ] ). Luego, multiplica por la

    celda F5. Presiona la tecla F4 para convertirla a celda absoluta.

    5. La fórmula se verá así:

    = [Total] * $F$5

    Aplicar formatos de número a la columna

    Para aplicar formato a su columna resultante no es necesario hacer un arrastre para seleccionar todas las celdas.

    1. Lleva el puntero del mouse sobre el nombre de la columna. En nuestro

    caso, sobre la columna Costo Total.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Campos calculados y totales

    2. Al mostrarse la flecha, haz clic para seleccionar dicha columna (ver la

    imagen).

    3. Luego, usa el botón Estilo millares.

    4. El resultado debe ser como:

    5. Guarda los resultados.

    Mostrar y calcular totales

    Con tablas es posible obtener totales para sus columnas de datos. Por ejemplo, podrás sumar una columna y obtener el promedio de otra, contar los registros de una columna, etc.

    1. Haz clic sobre alguna celda de la tabla. En la ficha Diseño activa la opción

    Fila de totales.

    2. Se muestra una fila al final de la tabla, elige la función Suma.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Filtros 

    3. En la columna Adultos y total aplica la función Suma de la misma manera.

    La fila 38 se verá así:

    4. Emplea un procedimiento similar y halla los resultados:

    Promedio de atenciones a Adultos mayores.

    Número de casos atendidos.

    El resultado debe ser así:

    5. Guarda los cambios efectuados.

     Actividad 3: Filtros

    Los filtros permiten listar registros que cumplan una determinada condición o criterio.

    Por ejemplo, podemos listar sólo los registros de un distrito o aquellos atendidos por

    un Especialista.

    Aplicar un filtro

    Cuando conviertes un rango a tabla, Excel muestra en cada columna un indicador de filtro:

    Para mostrar sólo los registros de Los Olivos:

    1. Haz clic en el indicador de filtro del campo Distrito.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Criterios Personalizados

    2. La casilla de Los Olivos debe ser la única seleccionada.

    3. Haz clic en Aceptar  y observa los cambios. La columna usada para aplicar

    filtros, se muestra con un símbolo característico:

    4. Para mostrar todos los registros, haga clic en el cuadro de filtros de la

    columna Distrito y elige la opción Borrar filtro. 

    5. Puedes aplicar más de un filtro a su tabla. Por ejemplo, se pide mostrar los

    registros de Breña  atendidos por un Especialista. En este caso, debe

    aplicar filtros a las columnas Distrito  y Atención. El resultado se debe

    mostrar de acuerdo a:

    Observa que la fila de totales se actualiza con el nuevo filtro aplicado,

    mostrando siete registros.

    Recuerda, para mostrar todos los registros, debes borrar el filtro de las dos

    columnas usadas: Distrito y Atención.

     Actividad 4: Criterios Personalizados

    Ejemplo 1 Podemos emplear criterios personalizados para los filtros, por ejemplo que se

    muestren los registros donde la atención a niños sea mayor a 15.

    Para aplicar criterios personalizados:

    1. En la columna Niños, haz clic en la flecha de filtros  y elige Filtro de Número.

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Criterios Personalizados

    2. Elige la opción Mayor que y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe 15 al lado de es mayor que… 

    3. Clic en Aceptar  y observa los resultados:

    Ejemplo 2

    Si deseamos ver los registros de un total de atendidos entre 20 y 30 casos.

    1.  Cancela el filtro anterior (en la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar haz clic

    en filtro).

    2.  Repite la orden anterior para mostrar los botones de filtros en la fila 7.

    3. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de

    Número. 

    4. Elige la opción Entre y en el cuadro Autofiltro personalizado escribe

    5. Clic en Aceptar  y observa los resultados:

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    TES - Cesar Oceda - Tatiana Riquelme

    Microsoft Excel: Criterios Personalizados

    6. Borra el filtro aplicado.

    Ejemplo 3

    Además, podemos usar criterios más elaborados. Por ejemplo, que se muestren los

    registros que han atendido más que el promedio.

    1. En la columna Total, haz clic en la flecha de filtros y elige Filtro de número. 

    2. Activa la opción Superior del promedio:

    3. Haz clic en Aceptar  y observa los resultados.