Excel - Leccion 2

Crear y modificar unlibroMM AA TT RR II ZZ DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS DD EE LL AA LL EE CC CC II OO NN

HABILIDADES HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

Crear un libro.

Rellenar una hoja de cálculo con datos.

Rellenar una serie utilizando Rellenar una serie. 1.1.1la función Autorrellenar.

Cortar, copiar y pegar datos. Cortar, copiar y pegar datos y contenidos de celdas. 1.3.1

Copiar una serie de datos utilizando Copiar una serie. 1.1.2el mouse.

Modificar las propiedades de un Agregar palabras clave y otra información a las 5.3.3libro. propiedades de un libro.

Imprimir una hoja de cálculo.

Establecer el área de impresión. Definir el área de una hoja de cálculo a ser impresa. 5.5.1

Guardar un libro por primera vez.

Guardar un libro para utilizarlo en Guardar libros para utilizarlos en una versión anterior 5.4.1una versión anterior de Excel. de Excel.

Elegir un formato de archivo Utilizar el formato correcto para guardar un libro como, 5.4.2diferente. plantilla, página Web, documento habilitado para macros

u otro formato apropiado.

TT ÉÉ RR MM II NN OO SS CC LL AA VV EEAutorrellenarAutocompletarGrupos de comandosCopiarPuntero de copiaCortarPropiedades del documentoControlador de rellenoBarra de fórmulasRótuloPuntero de movimientoPortapapeles de OfficePegarRangoPlantilla

Generalmente, la compra de una casa es la inversión financiera más importante en la vidade las personas. Los agentes de bienes raíces asesoran y apoyan a aquellos que desean com-prar una nueva casa o vender la que tienen. Estos agentes deben tener una licencia otorgadapor el estado. Muchos de ellos se convierten en Realtors® (agentes inmobiliarios). Ésta es unmarca registrada que un agente sólo puede emplear cuando se une a las asociaciones de Real-tors® locales, estatales o nacionales. Fabrikam, Inc., ubicada en Columbus, Ohio, es propie-dad de Richard Carey y David Ortiz. Fabrikam tiene cinco agentes de ventas de tiempocompleto. En Fabrikam utilizan un libro de Excel para dar seguimiento tanto a los datos deventas de cada agente como a las fechas en las que dichas ventas se realizaron.

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1188 || LLeecccciióónn 22

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Inicio de Excel

La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2007 está compuesta de una serie de fichas,cada una relacionada con tipos de tareas específicas que los usuarios realizan en Excel. Laficha Inicio, la primera, contiene los comandos que los usuarios emplean con mayor fre-cuencia. El hecho de tener los comandos visibles en el área de trabajo le permite trabajar demanera rápida y eficaz.

Los comandos están organizados en tareas relacionadas llamadas ggrruuppooss ddee ccoommaannddooss. Porejemplo, cuando la ficha Inicio está activa, usted puede ver el grupo Portapapeles que con-tiene los botones para cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos le permiten revisar,mover y duplicar los datos en una hoja de cálculo. Aquellos comandos relacionados con laedición de datos están agrupados en el grupo Modificar. Utilice los comandos de estegrupo para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, así como para buscar datosespecíficos dentro de una hoja de cálculo.

Figura 2-1

Grupo y comandos de la FichaInicio

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-1

Flechas de opcionesde relleno

GrupoModificar

Borrar

RellenarPegar CopiarCortar

Iniciador delcuadro de diálogo

Portapapeles

GrupoPortapapeles

� Crear un libro

Crear un libro desde cero

Cuando desee crear un libro nuevo, inicie Excel y se desplegará un libro en blanco, listopara que usted empiece a trabajar. Si ya ha estado trabajando en Excel y desea comenzarun libro nuevo, haga clic en el Botón de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo.

Generalmente, las hojas de cálculo comienzan con un título que, a su vez, tiene un títulosecundario. El título sienta las bases para que el lector interprete los datos contenidos enla hoja de cálculo. A lo largo de los siguientes ejercicios, usted elaborará un informe deventas para Fabrikam.

TOME NOTA*El texto se almacena en una sola celda aunque parezca extenderse hacia las celdas adya-centes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y si la siguiente celda con-tiene datos, la entrada aparece en forma truncada.

Abra el documento LL22--11..11 CCrreeaarr uunn lliibbrroo ddeessddee cceerroo que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

CCrreeaarr yy mmooddiiffiiccaarr uunn lliibbrroo || 1199

� Rellenar una hoja de cálculo con datos

Introducir rótulos

Los rótulos se emplean para identificar datos numéricos y constituyen el tipo más comúnde texto que se introduce en una hoja de cálculo. También se emplean para ordenar yagrupar datos. Si los primeros caracteres que teclee en una columna coinciden con unaentrada existente en esa columna, Excel introducirá los caracteres restantes automática-mente. La función AAuuttooccoommpplleettaarr sólo funciona para las entradas que contienen texto ouna combinación de texto y números.

Abra el documento LL22--22..11 IInnttrroodduucciirr rróóttuullooss que está disponible en el CD-ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Para verificar que la función Autocompletar esté habilitada: haga clic en Botón deMicrosoft Office; luego, haga clic en Opciones de Excel; haga clic en Avanzadas; en la sec-ción Opciones de edición, haga clic en la casilla de verificación Habilitar Autocompletarpara valores de celda en caso de que no esté seleccionada, y haga clic en Aceptar.

TOME NOTA*Cuando presiona la tecla TTaabb para introducir datos en varias celdas de una fila y despuéspresiona la tecla EEnnttrraarr al final de la fila, la selección se mueve al inicio de la siguientefila.

TOME NOTA*Para determinar la lista de las posibles entradas para la función Autocompletar, Excel sebasa en el contenido de la columna en la que se encuentra la celda activa. Las entradasque se repiten en una misma fila no se completan automáticamentee.

Como experimentó en el ejercicio anterior, si la función de Autocompletar está activada,cuando los primeros caracteres de una nueva entrada coinciden con una entrada existente enla misma columna, el texto restante aparece resaltado y usted puede aceptarlo o rechazarlo.Para aceptar una entrada de Autocompletar, presione la tecla EEnnttrraarr o TTaabb. Cuando aceptaautocompletar, la entrada coincidirá exactamente con el patrón de letras mayúsculas y minús-culas de la entrada de origen. Para reemplazar los caracteres que la función Autocompletarintrodujo, siga tecleando. Para eliminarlos, presione la tecla RReettrroocceessoo.

Las entradas que contienen sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.Si así lo desea, puede desactivar la función Autocompletar.

La bbaarrrraa ddee ffóórrmmuullaass se encuentra entre la cinta de opciones y la hoja de cálculo. Comopuede ver en la Figura 2-2, cuando introduce datos en una celda, el texto aparece tanto enla celda como en la barra de fórmulas. También puede introducir o modificar datos directa-mente en la barra de fórmulas.


En muchas ocasiones, las fechas se emplean en las hojas de cálculo para dar seguimiento adatos durante un período de tiempo específico. Pueden utilizarse en fórmulas y para desa-rrollar gráficos y tablas. De manera predeterminada en Excel 2007, el formato de fecha parael año es de cuatro dígitos y las fechas se alinean a la derecha en las celdas.

NUEVACA

RACTERÍSTICAIntroducir fechas

Abra el documento LL22--22..22 IInnttrroodduucciirr ffeecchhaass que está disponible en el CD-ROM complementario.

Al igual que con el texto, se pueden utilizar fechas como encabezados de filas y columnas. Sinembargo, las fechas se consideran números seriales, lo que significa que son secuenciales y quepueden sumarse, restarse y emplearse en cálculos. La manera en que inicialmente se muestrauna fecha en una celda de hoja de cálculo depende del formato en el que usted la introdujo.

Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 como los años del 2000 al 2029; los añosde dos dígitos 30 a 99 se interpretan como 1930 a 1999. Si usted introduce 15/1/08, le fechase mostrará como 15/01/2008 en la celda. Si introduce 15/1/37, la celda mostrará15/01/1937.

Si usted teclea 15 enero, 2008, la fecha se mostrará como 15-Ene-08. Como se ilustra en laFigura 2-2, si usted teclea 15/1 sin un año, Excel interpreta se trata del año en curso. Se mos-trará 15-Ene en la celda y la barra de fórmulas mostrará 15/01/ seguido por el año en curso.En la siguiente lección, aprenderá a aplicar un formato consistente a una serie de fechas.

Figura 2-2

Formatos de fecha

Cuando introduce una fecha en una celda que tiene un formato particular, la celda se forma-tea automáticamente. Los números subsecuentes que se introduzcan en ella se convertirán alformato de fecha de la entrada original. En el siguiente ejercicio verá que si introduce unafecha en un formato diferente al que está especificado y luego teclea el formato especificado,su hoja puede no reflejar los resultados antes descritos.

TOME NOTA*Independientemente del formato de fecha que se muestre en la celda, en la barra de fór-mulas aparece en la forma día/mes/año de 4 dígitos porque este es el formato requeridopara realizar cálculos y análisis.


Introducir valores

Los valores numéricos son la base para realizar cálculos, análisis, tablas y gráficos en Excel.Los números pueden formatearse como moneda, porcentajes, decimales y fracciones. Demanera predeterminada, las entradas numéricas están justificadas a la derecha en la celda.

La aplicación de formato a los números cambia su aspecto, pero no afecta el valor numé-rico que Excel emplea para realizar los cálculos. Ni el formato, ni los caracteres especialesque se introducen con un número afectan su valor. El valor real siempre se muestra en labarra de fórmulas.

Abra el documento LL22--22..33 IInnttrroodduucciirr vvaalloorreess que está disponible en el CD-ROM complementario.

Una entrada numérica contiene una combinación de los dígitos 0 al 9. También se puedenincluir caracteres especiales que indiquen el tipo de valor. La siguiente tabla ilustra los caracte-res especiales que se pueden introducir junto con los números.

Un número que se introduce en Excel se considera positivo a menos que esté combinado conun caracter especial que indique lo contrario. Si usted introduce un signo de más con unnúmero, Excel lo ignora. Los números negativos pueden introducirse con un signo de menoso con paréntesis. De manera predeterminada, Excel muestra los números negativos con unsigno menos. Cuando usted introduce un signo de pesos u otro caracter, Excel automática-mente asigna a la entrada un formato de número.

CARÁCTER SE UTILIZA PARA

+ Indicar un valor positivo

- o ( ) Indicar un valor negativo

$ Indicar un valor de moneda

% Indicar un porcentaje

/ Indicar una fracción

. Indicar un decimal

, Separar los dígitos de una entrada

Rellenar una serie utilizando la función AutorrellenarExcel ofrece ooppcciioonneess ddee rreelllleennoo que rellenarán automáticamente las celdas con datos y/oformato. Utilice el comando Rellenar para llenar una celda nueva con los datos que existenen una adyacente. Usted puede escoger la dirección de donde desea que se copien losdatos.

El ccoonnttrroollaaddoorr ddee rreelllleennoo es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior dere-cha de la celda seleccionada. Cuando señala el controlador de relleno, el puntero cambia auna cruz negra. Usted puede arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda quecontiene los datos con los que desea llenar las celdas adyacentes, o bien, hacer que Excelcontinúe llenando dichas celdas en forma automática con una serie de números, con com-binaciones de números y texto o con fechas o periodos de tiempo, conforme a un patrónestablecido.


Abra el documento LL22--22..44 RReelllleennaarr uunnaa sseerriiee uuttiilliizzaannddoo llaa ffuunncciióónn AAuuttoorrrreelllleennaarr que está disponibleen el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Un rraannggoo es un grupo de celdas adyacentes que usted selecciona para realizar operacionesen ellas. Para describir un rango de celdas, se escribe la primera y la última, separadaspor dos puntos (por ejemplo, D5:F5).

TOME NOTA*

Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar laserie. Ahora bien, cuando emplea el controlador de relleno y Excel no identifica unaserie, la opción predeterminada es copiar el contenido de la celda. El botón Opciones deautorrelleno también le permite rellenar sólo formatos o rellenar sin formato.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo rellenar una serieutlizando la función Autorre-llenar? 1.1.1

Para mostrar el controlador de relleno, pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de lacelda hasta que se convierta en +. Haga clic y arrastre el controlador desde la celda que contie-ne los datos hasta la última que desee rellenar con ellos.

Después de que llene las celdas empleando el controlador de relleno, aparecerá el botón deOpciones de autorrelleno para que pueda seleccionar la manera en que la desea que se rellenela selección. Como se muestra en la Figura 2-3, la opción predeterminada es copiar tanto elcontenido como el formato original. En el ejemplo ilustrado, el contenido de la celda originalaparece en cada celda del rango. Si señala el botón de Opciones de autorrelleno y hace clic enla flecha que aparece, podrá elegir otras entre otras opciones.

Figura 2-3

Botón de Opciones de autorrelleno

Si elige rellenar sólo los formatos, no se copiará el contenido, pero cualquier número queusted teclee en una celda del rango seleccionado tendrá el formato de la celda original, ejem-plo: Moneda. Si hace clic en Rellenar serie, las celdas copiadas dirán $275,001, $275,002,etcétera. El botón de Opciones de autorrelleno permanece activo hasta que usted realiza otrafunción.

El controlador de relleno puede utilizarse para completar una serie natural o cualquier otraserie que usted cree. Por ejemplo, para registrar las ventas diarias sería conveniente tenercolumnas consecutivas rotuladas con los días de la semana. Si teclea Lunes en la primeracelda, puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno a partir de lacelda Lunes para completar la serie. Cuando usted teclee suficientes datos para que Excel losreconozca como una serie, el controlador de relleno hará el resto.

Botón de Opcionesde autorrelleno

Opciónpredeterminada


� Cortar, copiar y pegar datos

Copiar una serie de datos utilizando el mouse

De manera predeterminada, la función de edición arrastrar y colocar está activada. Esto lepermite utilizar el mouse para ccooppiiaarr duplicar o mover las celdas: seleccione las celdas o elrango de celdas que desee copiar y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras señala elborde de la selección; cuando el puntero se convierte en un ppuunntteerroo ddee ccooppiiaa, arrastre lacelda o el rango de celdas a la nueva ubicación. Conforme arrastre, la Información enpantalla que se desplaza con la selección le indicará la ubicación en donde se copiarán losdatos al soltar el botón del mouse.

Abra el documento LL22--33..11 CCooppiiaarr uunnaa sseerriiee ddee ddaattooss uuttiilliizzaannddoo eell mmoouussee que está disponible en elCD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo copiar una serie dedatos utilizando el mouse? 11..11..22

Después de que haya introducido datos en una hoja de cálculo, seguramente tendrá que vol-ver a arreglarlos y a organizarlos, para que la hoja de cálculo sea más fácil de entender y anali-zar. Como practicó en este ejercicio, se pueden realizar las funciones de cortar, copiar y pegarde varias formas:

• utilizando el mouse.• utilizando los comandos de la cinta de opciones.• utilizando los comandos de acceso directo.• utilizando el panel de tareas Portapapeles de Office.

Mover una serie de datos utilizando el mouse

Los datos pueden moverse de una ubicación a otra dentro de un libro de manera muysimilar a como se copian. Para mover una serie de datos: seleccione la celda o el rango deceldas y señale el borde de la selección; cuando el puntero se convierta en un ppuunntteerroo ddeemmoovviimmiieennttoo , usted puede arrastrar la celda o el rango de celdas a una nueva ubicación.Cuando se mueven los datos, éstos reemplazan a cualquier dato existente en las celdas dedestino.

Abra el documento LL22--33..22 MMoovveerr uunnaa sseerriiee ddee ddaattooss uuttiilliizzaannddoo eell mmoouussee que está disponible en elCD-ROM complementario.

Cuando intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadrode diálogo como el que se muestra en la Figura 2-4. El mensaje “¿Desea reemplazar el conte-nido de las celdas de destino?” es un recordatorio de que al mover los datos a una nueva ubi-cación se reemplazarán los datos existentes. Haga clic en Aceptar.

Figura 2-4

Cuadro de diálogo para moverceldas


Copiar y pegar datos

El PPoorrttaappaappeelleess ddee OOffffiiccee recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados.Usted puede luego ppeeggaarr (insertar) los elementos seleccionados desde el Portapapeles a unanueva ubicación en la hoja de cálculo. Los datos ccoorrttaaddooss se quitan de la hoja pero todavíaestán disponibles para que puedan usarlos en múltiples ubicaciones. Los elementos en elPortapapeles de Office están disponibles para usarse en el libro activo, en otros libros y enotros programas de Microsoft Office. Sin embargo, para utilizar otro elemento que no seael último elemento cortado o pegado, debe tener abierto el panel de tareas Portapapeles. Siestá seleccionada la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office en las Opcionesdel Portapapeles, los elementos cortados o copiados se almacenarán en el Portapapeles,pero usted deberá abrir el panel de tareas para pegar cualquier elemento anterior al último.

Abra el documento LL22--33..33 CCooppiiaarr yy ppeeggaarr ddaattooss que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

TOME NOTA*Para pegar un rango de celdas, seleccione la primera celda del rango que va a sercopiado o seleccione un rango del mismo tamaño.

TOME NOTA*

Cuando corta o copia datos y después los pega utilizando el Portapapeles de Office – yasea por medio del comando Pegar en la cinta de opciones o presionando CCttrrll++VV - laopción predeterminada es pegar el contenido y formato de la celda de origen. Másopciones están disponibles cuando hace clic en la flecha Pegar. Usted puede copiar unrango de datos en una columna y hacer clic en Transponer para pegar los datos encolumnas. Otras opciones le permiten copiar fórmulas, copiar valores en lugar de fórmu-las y copiar celdas que contengan bordes y pegar los datos sin el borde. En la Lección 8,usted usará algunas de las opciones del Pegado especial.

Acaba de practicar cómo utilizar los comandos del grupo Portapapeles. Usted puede seleccio-nar un rango de datos, hacer clic en Copiar, mover el cursor a una ubicación y hacer clic enPegar. Si copia elementos adicionales y luego hace clic en Pegar, sólo el último elementocopiado se pegará. Para acceder a varios elementos, abra el panel de tareas Portapapeles.

Cuando pega datos, el botón Opciones de pegado aparece debajo de los datos que se aca-ban de pegar. Haga clic en él para elegir la formaen que se formateará la celda o el rango de destino. Las opciones de pegado se ilustran en laFigura 2-5.

Figura 2-5

Opciones de pegado


Para desplegar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo.El elemento que copió más recientemente siempre se agrega al principio y es el elemento quese copia, ya sea haciendo clic en Pegar o empleando un comando de acceso directo. Como seilustra en la Figura 2-6, el Portapapeles almacena los elementos copiados de otros programasasí como aquellos copiados en Excel. En el panel se muestra el icono del programa en que segeneró y el principio del texto copiado.

Cuando copia o corta datos de una hoja de cálculo, aparece un borde parpadeante alrededordel elemento que permanece visible incluso después de que haya pegado los datos a una o másubicaciones. El borde continuará parpadeando hasta que usted realice otra acción o presionela tecla EEsscc. Mientras la marquesina siga parpadeando, usted puede pegar ese elemento envarias ubicaciones, sin que esté abierto el Portapapeles.

Cuando mueve el cursor sobre un elemento del Portapapeles, aparece una flecha a la derechaque le permite pegar el elemento o eliminarlo. Puede eliminar elementos individuales o hacerclic en Borrar todo para eliminar todo el contenido del Portapapeles. Cuando el panel de tare-as está abierto, todavía puede utilizar los botones de comandos o accesos directos para pegar elúltimo elemento copiado.

Las opciones del Portapapeles le permiten mostrarlo automáticamente. Si no tiene selecciona-da la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, es buena idea seleccionar laopción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office para que pueda acceder a los elementosque corte o copie cuando abra el Portapapeles.

Para cerrar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo o enel botón Cerrar en la parte superior del panel. Sin embargo, los elementos del Portapapelespermanecen ahí hasta que usted haya salido de todos los programas de Microsoft Office. Sidesea que el panel de tareas Portapapeles se muestre cuando abra Excel, haga clic en el botónOpciones en la parte inferior izquierda del panel y seleccione la opción Mostrar automática-mente el Portapapeles de Office.

Figura 2-6

Panel de tareas Portapapelesde Office

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-11

El borde parpadeanteindica que los datos han sido copiados

Elemento deExcel copiado al

Portapapeles de Office

Elemento dePowerPoint

Elementode Word

Cortar y pegar datos¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo copiar y pegar unaserie de datos? 1.3.1

La mayoría de las opciones para copiar y pegar datos también aplican a cortar y pegar. Laprincipal diferencia es que los datos copiados y pegados permanecen en su ubicación ori-ginal así como en la celda o rango de destino. Los datos cortados y pegados sólo aparecenen la celda o rango de destino.

Abra el documento LL22--33..44 CCoorrttaarr yy ppeeggaarr ddaattooss que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.


TOME NOTA*Cuando elimina texto, éste no se almacena en el Portapapeles. Si desea quitar los datospero cree que podría utilizar el texto más adelante, utilice Cortar en lugar de Suprimir.El texto eliminado sólo puede restablecerse mediante el comando Deshacer.

Si realiza una acción y luego cambia de parecer, el comando Deshacer es extremadamenteútil. Si por equivocación pega datos en una celda o en un rango que ya contenía datos, éstosno estarán disponibles en el Portapapeles. Para recuperarlos, debe deshacer el pegado.

En Excel, usted puede deshacer y repetir hasta 100 acciones. También puede deshacer una omás acciones haciendo clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Paradeshacer varias acciones a la vez, haga clic en la flecha Deschacer y seleccione las accionesque desea revertir. Haga clic en la lista y Excel revertirá las acciones seleccionadas.

Para rehacer una acción que deshizo, haga clic en Rehacer en la Barra de herramientas deacceso rápido. Cuando se han deshecho todas las acciones, el comando Rehacer cambia aRepetir.

En los ejercicios anteriores, usted aprendió que Excel ofrece varias opciones para introducirdatos en una hoja de cálculo. También cuenta con varias maneras de lograr cada una de lastareas. Para cortar, copiar y pegar, puede utilizar los comandos de la cinta de opciones, losmétodos abreviados de teclado o hacer clic con el botón secundario del mouse y utilizar elmenú contextual. Conforme se vuelva más competente al trabajar con Excel, usted decidirá elmétodo que sea más eficaz para usted.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo cortar y pegar datosy contenidos de celdas? 1.3.1

� Modificar las propiedades de un libro

Establecer las propiedades básicas

Puede utilizar el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedadesde un libro abierto. Para abrir el panel, haga clic en el Botón de Microsoft Office, señalePreparar y luego haga clic en Propiedades. El Panel de propiedades del documento se des-pliega directamente arriba del espacio de trabajo, en lugar de hacerlo en un cuadro dediálogo como se hacía en las versiones anteriores de Excel.

NUEVACARACTERISTICA

Abra el documento LL22--44..11 EEssttaabblleecceerr pprrooppiieeddaaddeess bbáássiiccaass que está disponible en el CD-ROM com-plementario.

TOME NOTA*Si uno de los campos de información del documento está marcado con un asteriscorojo, significa que es un campo obligatorio. Lo más probable es que su organización lohaya especificado como requisito al crear las opciones de propiedades personalizadas.

Asignar palabras clave

Asignar palabras clave a las propiedades del documento facilita la tarea de organizarlos yencontrarlos posteriormente. Usted puede asignar sus propios valores de texto en elcampo Palabras clave. Por ejemplo, si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la pala-bra clave venta a las hojas de cálculo que contengan datos sobre los clientes cuyas casasestén en la lista de casas para venta. Es posible asignar más de una palabra clave a unmismo documento.


Abra el documento LL22--44..22 AAssiiggnnaarr ppaallaabbrraass ccllaavvee que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.

Después de guardar un archivo, la ficha Estadísticas registrará cuándo se tuvo acceso a él alarchivo y cuando se modificó. También identifica a la persona que guardó el archivo por últi-ma vez. Asimismo, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el nombredel libro. Dado que aún no ha guardado el libro que ha estado utilizando, la barra de títulodel cuadro de diálogo dice Propiedades de Libro1. Usted puede ver las propiedades de undocumento desde el cuadro de diálogo Abrir o desde el cuadro de diálogo Guardar comocuando el libro está cerrado. También puede ver las propiedades desde el cuadro de diálogoImprimir.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo asignar palabrasclave a las propiedades deun libro?5.3.3

� Imprimir una hoja de cálculo

Establecer el área de impresión

Definir un área de impresión le da más control sobre lo que aparece en la página impre-sa. Si una hoja de cálculo tiene un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá esaárea. Las opciones de impresión del cuadro de diálogo Imprimir no anulan la definicióndel área. Usted puede establecer áreas de impresión para imprimir una sección terminadade la hoja o restringir la publicación de algunos datos.

Abra el documento LL22--55..11 EEssttaabblleecceerr eell áárreeaa ddee iimmpprreessiióónn que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS

Si hace clic en Área de impresión sin seleccionar el rango de datos que desea imprimir, sóloimprimirá la celda activa.

Con este ajuste de área de impresión, independientemente del método que utilice paraimprimir, sólo la información de ventas para enero aparecerá en el documento impreso.Cuando se establece un área de impresión, ésta permanecerá seleccionada en la hoja de cál-culo cuando siga trabajando. Si después desea imprimir toda la hoja, debe borrar el área deimpresión o seleccionar Omitir áreas de impresión en el cuadro de diálogo Imprimir.

Utilizar la vista preliminar

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo establecer un áreade impresión?5.5.1

Usted tiene dos opciones para ver como lucirá su página al ser impresa:

• Haga clic en el Botón de Microsoft Office, señale la flecha Imprimir y luego hagaclic en Vista preliminar.

• Haga clic en el Botón de Microsoft Office, haga clic en Imprimir y haga clic enVista previa en el cuadro de diálogo Imprimir.

Abra el documento LL22--55..22 UUttiilliizzaarr llaa vviissttaa pprreelliimmiinnaarr que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


Elegir una impresora

Antes de poder imprimir desde Excel, usted debe configurar la impresora para su PC. Sise ha configurado más de una impresora, usted puede elegir la que desee emplear paraimprimir el documento. Las impresoras instaladas aparecen en el cuadro Nombre del cua-dro de diálogo Imprimir.

Abra el documento LL22--55..33 EElleeggiirr uunnaa iimmpprreessoorraa que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.

Establecer otras opciones de impresión

Las opciones del cuadro de diálogo Imprimir le permiten imprimir varias copias, impri-mir las páginas seleccionadas de un documento con múltiples hojas, imprimir todo ellibro u omitir un área de impresión. También puede ver las propiedades del documento yobtener una vista previa del documento impreso.

Abra el documento LL22--55..44 EEssttaabblleecceerr oottrraass ooppcciioonneess ddee iimmpprreessiióónn que está disponible en el CD-ROM complementario.

Asignar un nombre a un nuevo libro y guardarlo

� Guardar un libro por primera vez

Cuando guarde un archivo por primera vez, se le harán dos preguntas importantes:¿Dónde desea guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? Usted contestará aestas preguntas en el cuadro de diálogo Guardar como.

Abra el documento LL22--66..11 AAssiiggnnaarr uunn nnoommbbrree aa uunn nnuueevvoo lliibbrroo yy gguuaarrddaarrlloo que está disponible enel CD-ROM complementario.

El sistema de archivos electrónicos y el sistema manual operan bajo los mismos principios. Losarchivos se guardan en carpetas. Las carpetas se almacenan en archiveros. En el sistema dearchivos electrónicos, los archiveros son las unidades y los dispositivos de almacenamiento.Por medio del cuadro de diálogo Guardar como, se coloca el documento en una carpeta y seselecciona la ubicación para almacenarlo.

Guardar un libro con un nombre diferente

Usted puede cambiar el nombre de un libro existente para crear un nuevo libro. Por ejem-plo, el informe de ventas que creó en los ejercicios es para el primer trimestre. Cuando sehayan introducido todos los datos del primer trimestre, usted puede guardar el archivo conun nombre nuevo y emplearlo para introducir los datos del segundo trimestre. Tambiénpuede utilizar un libro existente como plantilla para crear nuevos libros. Utilice el cuadrode diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas dos opciones.


Abra el documento LL22--66..22 GGuuaarrddaarr uunn lliibbrroo ccoonn uunn nnoommbbrree ddiiffeerreennttee que está disponible en elCD-ROM complementario.

Guardar un libro para usarlo en una versión anterior de ExcelLos archivos creados en versiones anteriores pueden abrirse y revisarse en Excel 2007.Usted puede guardar una copia de un libro de Excel 2007 (xlsx) que sea totalmente com-patible con las versiones de Excel 97 a Excel 2003 (xls). El símbolo del programa que semuestra con los nombres de archivo será diferente, pero es buena idea dar un nombrediferente al archivo de la versión anterior.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo guardar un libropara utilizarlo en unaversión anterior de Excel? 5.4.1

Elegir un formato de archivo diferente

Usted puede guardar un archivo de Excel 2007 en otro formato que no sea xlsx o xls. Losformatos de archivo que están disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como depen-den del tipo de hoja que esté activa. Cuando usted guarda un archivo en otro formato dearchivo, puede perder parte del formato, de los datos y/o de las características.

Abra el documento LL22--66..44 EElleeggiirr uunn ffoorrmmaattoo ddee aarrcchhiivvoo ddiiffeerreennttee que está disponible en el CD-ROM complementario.

Abra el documento LL22--66..33 GGuuaarrddaarr uunn lliibbrroo eenn uunnaa vveerrssiióónn aanntteerriioorr ddee EExxcceell que está disponible enel CD-ROM complementario.

Usted puede guardar un archivo de Excel en muchos otros formatos tales como Libro deExcel habilitado para macros, o archivo de datos XML.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo guardar un libro enun formato de archivo dife-rente?5.4.2

Crear una plantilla para usarla para cada nuevo informe elimina la posibilidad de perder losdatos porque olvidó guardarlos con un nombre nuevo antes de reemplazar los datos de un tri-mestre con otro.

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