EXE-TEC

EXE - TEC 1

REDACCION Y COMUNICACION

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EXE - TEC 4

INTRODUCCIÓN

El presente Informe tiene la finalidad de demostrar una vez más que, la realización

de las Practicas Finales es considerada como una etapa importante en la

formación profesional de todo estudiante, puesto que no solo permite poner en

práctica los conocimientos adquiridos, sino adquirir nuevas experiencias laborales.

El presente informe está conformado por tres capítulos:

En el Primer Capítulo, Contiene aspectos generales de la Institución

donde he realizado las prácticas. El Centro de Educación Técnico

Productivo (CETPRO “EXE-TEC”), su Reseña Histórica, Ubicación,

Finalidad, Principios, Objetivos y Estructura Orgánica.

En el Segundo Capítulo, Enfoca el Marco Teórico: Objetivos de las

Practicas Finales, Descripción del Área de Trabajo y Conceptos Generales

(Redacción, Archivo, Atención de llamadas y Atención al Público).

En el Tercer Capítulo, Describe los Aspectos Técnicos de las Practicas

Finales: Técnicas de Redacción, Técnicas de Digitación de Documentos,

Técnicas de Archivo y Técnicas Secretariales; Actividades Desarrolladas;

Equipos y Materiales Utilizados durante el periodo de Prácticas.


EXE - TEC 5

Asimismo, las conclusiones a los que arribo y sugerencias que alcanzo con el fin

de mejorar la preparación y la formación profesional.


EXE - TEC 6

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1. ASPECTOS GENERALES DEL CETPRO “EXE-TEC”

1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA

En el año 1993 la Institución Educativa EXE-TEC inicia sus

actividades en la ciudad de Moquegua, con el objetivo de Promover

la Educación Ocupacional y Técnica Productiva, en atención a la


EXE - TEC 7

demanda educativa y exigencias de competencias y capacidades del

sector productivo de nuestra región.

El CETPRO “EXE-TEC” fue creado en el año 1993 según R.D.S.R.

No. 0443-93, brindando hasta la fecha sólida formación profesional

en diversas especialidades que paulatinamente fueron creándose

durante su funcionamiento y de acuerdo a las innovaciones

tecnológicas y demanda laboral presentada en la economía local.

Hasta el año 2007, se brindaba las Carreras Técnicas

Ocupacionales en las especialidades de Computación e Informática,

Secretariado Gerencial Computarizado, Contabilidad Computarizada,

Interprete Traductor de Inglés Comercial.

A inicios del 2007, se gestionó al Ministerio de Educación la

Conversión de GEOGNE a Centro de Educación Productiva

(CETPRO), resolviendo la instancia superior el 10 de setiembre del

2007, con RESOLUCIÓN DIRECTORAL REGIONAL N° 00766-ED-

MOQ. La conversión de GEOGNE EXE-TEC A CENTRO DE

EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA “EXE-TEC”, para brindar

módulos de formación para el Ciclo Básico, Módulos de Capacitación

y Actualización de Carreras Técnicas.


EXE - TEC 8

Actualmente brinda capacitación ocupacional y/o técnica productiva

especializada en las especialidades de:

Carreras Técnicas (con una duración de 1 año)

Auxiliar Técnico en Administración.

Asistente de Gerencia.

Auxiliar Técnico en Contabilidad.

Computación e Informática.

Intérprete Traductor en inglés.

Gastronomía.

Cursos Libres

Capacitación en Cursos de Ingeniería:

Autocad Básico – Intermedio – Avanzado 2011

Archicad

Autocad Land

Sistema de Información Arcview


EXE - TEC 9

Costos y Presupuestos S10

Control de Proyectos Project

Diseño de Estructuras: SAP 2000, ETABS

Civil 3D

SNIP

Capacitación en Cursos de Contabilidad y Computación:

SIAF

SEACE

SISCONT - CONCAR

Edición de Videos

Spot Publicitario

Diseño Gráfico

Excel Básico – Intermedio – Avanzado

Ofimática (Windows XP – Word – Excel – Power Point

– Internet)

En horarios flexibles y turnos establecidos, en busca de la calidad

educativa y éxito profesional.

1.1.2. UBICACIÓN

Región : Moquegua

Departamento : Moquegua


EXE - TEC 10

Provincia : Mariscal Nieto

Distrito : Moquegua

UGEL : Mariscal Nieto

Jurisdicción : Dirección Regional de Educación Moquegua

Dirección : Jr. Junín 397 (Oficina Principal)

Dirección : Av. Simón Bolívar N° 114

Dirección : Calle Lima N° 857

1.1.3. FINALIDAD DE LA EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO

a) Mejorar el desempeño de la persona que trabaja o la que busca

su inserción o reinserción en el mercado laboral.

b) Mejorar su nivel de empleabilidad y su desarrollo personal.

c) Está destinada a las personas que buscan una inserción laboral

o reinserción en el mercado laboral y a alumnos de Educación

Básica.

1.1.4. PRINCIPIOS EDUCACIONALES

a) La educación debe ser ética, que inspire una educación

promotora de los valores de paz, solidaridad, justicia, libertad,


EXE - TEC 11

honestidad, tolerancia, responsabilidad, trabajo, verdad y pleno

respeto a las normas de convivencia; que fortalece la conciencia

moral individual y hace posible una sociedad basada en el

ejercicio permanente de la responsabilidad ciudadana.

b) La educación debe alcanzar a todos, la equidad, que garantiza

a todos en iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato

en un sistema educativo de calidad.

c) La educación debe orientarse al desarrollo humano, la

inclusión que incorpora a todas las personas con discapacidad,

grupos sociales excluidos, marginados y vulnerables,

especialmente en el ámbito rural, sin distinción de etnia, religión,

sexo y otra causa de discriminación, contribuyendo así a la

eliminación de la pobreza, la exclusión y las desigualdades.

d) La educación debe conducirse con calidad, que asegure

condiciones adecuadas para una educación integral, pertinente,

abierta, flexible y permanente.

e) La democracia, que promueve el respeto irrestricto a los

derechos humanos, la libertad de conciencia pensamiento y


EXE - TEC 12

opinión, el ejercicio pleno de la ciudadanía y el reconocimiento de

la voluntad personal, que contribuye a la tolerancia mutua en las

relaciones entre las personas entre la mayoría y la minoría, así

como el fortalecimiento de estado de derecho.

f) La educación debe ser intercultural, que asume como riqueza

la diversidad cultural étnica y lingüística del país y encuentra en el

reconocimiento y respeto a las diferencias, así como en el mutuo

conocimiento y actitud de aprendizaje de otro sustento para la

convivencia armónica y el intercambio entre las diversas cultura

del mundo.

g) La conciencia ambiental, que motiva el respeto, cuidado y

conservación del entorno natural como garantía para el

desenvolvimiento de la vida.

h) La creatividad y la innovación, que promueven la producción de

nuevos conocimientos en todos los campos del saber, el arte y la

cultura.

1.1.4.1. ENFOQUE DE LA EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO


EXE - TEC 13

La educación Técnica Productiva se basa en el enfoque

por competencias laborales, que surge en un marco de

transformación de la producción y la nueva organización de

trabajo, y de nuevas exigencias de competitividad a la

forma de desempeño del individuo en el sitio de trabajo.

La formación basada en el enfoque por competencias

laborales, busca mejorar permanentemente la calidad y

pertinencia de la educación y la formación del potencial

humano; frente a la evolución de la tecnología, la

producción y nuevas exigencias respecto al desempeño del

individuo en el trabajo y de mejorar las condiciones de

ingreso y permanencia en el mercado laboral.

La formación en base a este enfoque aborda los

siguientes aspectos

Cultural, toma como referente el contexto donde se

desarrolla el proceso educativo.

Productivo, porque desarrolla en las personas

capacidades productivas que permiten ejercer una función


EXE - TEC 14

productiva de bienes o servicios en la actividad económica

del país.

Afectivo, desarrolla en las personas capacidades de

iniciativa, decisión, autoestima, responsabilidad, actitud

positiva para el cambio, trabajo en equipo, actitud

emprendedora, deseos de superación y otros.

1.1.5. MISIÓN

Somos una institución privada en la localidad, que provee a los

estudiantes una formación técnica productiva integral, constituyendo

técnicos con competencias y capacidades laborales, que aporten al

desarrollo local y regional, con capacitación especializada y uso de

tecnología moderna mediante el trabajo comprometido de docentes

y trabajadores de la institución, impartiendo en ellos la práctica de los

valores y la mejora en la calidad de vida y bienestar de la sociedad.

1.1.6. VISIÓN


EXE - TEC 15

El CETPRO “EXE-TEC” será una Institución Educativa Técnico

Productiva Líder en la Región Moquegua, que brinde una formación

integral, contando con la plana docente especializada e

infraestructura moderna propia, comprometidos con la calidad

educativa, y garantizar la acreditación de nuestros estudiantes

siendo formados para la toma de decisiones y ser auto gestores de

su propio desarrollo logrando así la inserción laboral y contribución al

desarrollo local y regional, con practica de los valores para alcanzar

el bienestar social.

1.1.7. OBJETIVOS

a) Contextualizar la Oferta Educativa de la Institución teniendo en

cuenta la demanda laboral del sector productivo local y regional.

b) Diversificar el Diseño Curricular perfeccionando las

competencias y capacidades de los estudiantes para la inserción

laboral.


EXE - TEC 16

c) Ampliar la Infraestructura Educativa en atención a la demanda

educativa y desarrollo académico óptimo de los estudiantes.

d) Establecer alianzas estratégicas y celebrar convenios con

instituciones públicas y privadas.

e) Ejecutar las prácticas pre - profesionales de los alumnos en

situaciones reales de trabajo evaluando sus capacidades.

f) Capacitar al personal Directivo y Docente sobre planificación

educativa y mejoramiento de la calidad educativa.

g) Dar a conocer la Misión y Visión de la Institución y la calidad

educativa.

h) Fomentar los valores en los estudiantes durante el proceso de

enseñanza a través de actividades y proyección social.

i) Involucrar la participación de todos los miembros de la

comunidad educativa y de la comunidad local y regional.


EXE - TEC 17

j) Promover un clima institucional favorable y positivo dentro y fuera

de la institución.

1.1.8. FUNCIONES GENERALES DEL CENTRO DE EDUCACIÓN

TECNICO PRODUCTIVO “EXE-TEC”

a) Desarrollar acciones de preparación profesional en el campo de la

computación e informática, acorde con las exigencias del

mercado laboral de la región.

b) Capacitar a los participantes en el dominio de los diferentes

programas de computación y otros como soporte fundamental de

las actividades económicas, que impliquen una relación directa

con pobladores del área rural y en ocupaciones dentro del

mercado laboral existente.

c) Promover la ocupación profesional de la comunidad, incorporando

la masa laboral en forma eficiente en los diferentes ámbitos del

quehacer local, regional y nacional.


EXE - TEC 18

d) Promover la eficiencia de las instituciones que prestan servicio

educativo a la comunidad elevando la calidad.

1.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA

El CETPRO “EXE-TEC”, considera una estructura orgánica formal e

innovadora que permitirá el desarrollo y ejecución de los objetivos, metas,

logros programados dentro del proceso de gestión.

Es muy importante tener en cuenta la estructura orgánica por lo que refleja

además de la autoridad, funciones, organización y responsabilidades de

todas las áreas que conforman la institución.

A continuación detallo la estructura orgánica institucional de la siguiente

manera:

1.2.1. ÓRGANO DE DIRECCIÓN

a) PROMOTOR


EXE - TEC 19

Es el responsable de la administración de la institución dotando

los recursos y requerimientos en el proceso educativo, así como

del funcionamiento integral.

b) DIRECCIÓN

Representa la autoridad de la institución legalmente, conduce,

dirige la institución con responsabilidad y democráticamente,

directamente competen las funciones a la Dirección del CETPRO

“EXE-TEC”.

c) COORDINACIÓN ACADÉMICA

Es aquella persona que preside las coordinaciones encargadas

por Dirección y las ejecuta, asume la responsabilidad compartida

con la Dirección.

1.2.2. ORGANO DE LINEA

a) JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES

PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.


EXE - TEC 20

El Jefe de Actividades Productivas y empresariales depende del

Coordinar Académico, se encarga de controlar las actividades

productivas que se generan en los talleres del CETPRO.

b) DOCENTES DE ESPECIALIDADES

Encargados del desarrollo pedagógico y enseñanza – aprendizaje

a los estudiantes de las diferentes especialidades.

1.2.3. ÓRGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO

a) SECRETARIA

Coordina con la Dirección, organiza y administra la documentación

de la institución de manera ordenada.

b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Es la persona encargado del apoyo directo a las actividades de

una Institución propiamente, y que sirve de ayuda para el logro de

la misma.


EXE - TEC 21

c) PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA

Vela la seguridad y mantenimiento de la infraestructura del centro,

brindando un adecuado ambiente de trabajo para la comunidad

educativa.

1.3. DESARROLLO

1.3.1. ORGANO DE DIRECCIÓN

1.3.1.1. PROMOTOR

a) Financiar los gastos operativos y financieros del Centro de

Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

b) Decidir y orientar la política educativa.

c) Coordinar con el Director acciones Técnico – Pedagógica,

Administrativas, económicas.

d) Aprobar el presupuesto de operación anual.


EXE - TEC 22

e) Seleccionar al personal docente y administrativo para laborar en

el Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

f) Realizar supervisión Técnico- Pedagógica y Administrativa al

personal del Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

g) Aprobar con el Director los contratos del personal que laborará en

el Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

h) Evaluar la infraestructura del Centro de Educación Técnico

Productivo “EXE-TEC”.

1.3.1.2. DIRECTOR

a) Es la primera autoridad del Centro de Educación Técnico

Productivo “EXE-TEC”.

b) Formular, coordinar, ejecutar, evaluar y aprobar el proyecto

educativo institucional, con participación del personal jerárquico,

docentes, personal administrativo y de servicio.


EXE - TEC 23

c) Planificar, organizar, administrar, coordinar, supervisar y evaluar

la ejecución de programas y servicios que ofrece la institución

asegurando su calidad y eficiencia.

d) Aprobar el Proyecto Educativo Institucional, las Programaciones

Curriculares por módulos de capacitación y el sistema de

evaluación de los participantes, en base a los criterios técnicos

emanados por el Ministerio de Educación y en concordancia a la

realidad regional.

e) Determinar las necesidades de capacitación Productiva en el

ámbito de influencia concordante con el estudio de mercado

laboral.

f) Promover y participar en certámenes de intercambio de

experiencias con fines de perfeccionamiento de la tecnología

educativa aplicada en la modalidad ocupacional.

g) Promover, realizar y evaluar acciones de investigación y

experimentación en la modalidad productiva.

h) Ejecutar las acciones financieras de conformidad con los

dispositivos legales vigentes.


EXE - TEC 24

i) Aplicar el sistema de contabilidad gubernamental en las áreas de

fondo, bienes, presupuestos para lo cual se requiere: balance

general, estado de pérdidas y ganancias, libros auxiliares, y

demás anexos que sustente el balance general del Centro de

Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

j) Propiciar el cultivo de valores éticos y la adquisición de hábitos y

técnicas que permitan a los participantes, un mejor desarrollo de

sus aptitudes y ordenamiento de su vida personal, familiar y

social.

k) Programar y almacenar los recursos del Centro de Educación

Técnico Productivo “EXE-TEC”.

l) Promover, organizar y ejecutar las actividades productivas en

apoyo a la política nacional del empleo y desarrollo regional.

m) Aplicar los avances de la ciencia y de la tecnología, concordante

con la demanda del mercado de trabajo y coordinación a las

necesidades de capacitación.


EXE - TEC 25

n) Integrar la acción educativa con la formación y perfeccionamiento

para la actividad laboral.

o) Organizar el proceso de matrícula y autorizar el inicio de los

cursos, observando la meta de atención de participantes.

p) Aprobar las nóminas de matrícula y Actas de Evaluación, rectificar

nombres y apellidos, aprobar las actas de convalidación y de

traslado.

q) Controlar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo y

aplicar las sanciones pertinentes para corrección.

r) Maximizar la calidad de los aprendizajes en los programas de

formación básica, actualización y perfeccionamiento.

s) Formular el presupuesto operativo del Centro de Educación

Técnico Productivo “EXE-TEC”, determinando las necesidades y

prioridades de atención y velar por la correcta administración de

los recursos propios, informando de lo actuado a la superioridad

educativa.


EXE - TEC 26

t) Suscribir convenios y contratos para implementar las acciones

educativas con instituciones públicas y privadas.

u) Otras funciones más que ameriten las circunstancias del caso.

1.3.1.3. COORDINACIÓN ACADÉMICA

a) Asesorar, orientar y supervisar la aplicación de los planes,

programas curriculares de los módulos a dictarse.

b) Proponer y desarrollar acciones de investigación en el aspecto

curricular en la modalidad.

c) Promover, coordinar y desarrollar programas de capacitación,

actualización y perfeccionamiento del docente.

d) Planificar el trabajo en el aspecto académico, elaborando cuadros

de horas, los cursos por módulos y turnos, así como el número de

docentes necesarios para el trabajo pedagógico, el número de

horas pedagógicas por cursos y por módulo.

e) Aprobar y supervisar en coordinación con la Dirección actividades

académicas complementarias.


EXE - TEC 27

f) Evaluar los contenidos temáticos de cada curso en concordancia

con los objetivos de la institución.

g) Analizar las necesidades y requerimientos académicos de los

programas y lenguajes de programación. Así mismo las

necesidades de servicio profesional en el ámbito de la región.

1.3.2. ORGANO DE LINEA

1.3.2.1. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES

PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES

a) Participar en la elaboración de los instrumentos de gestión del

CETPRO: Proyecto Educativo Institucional, Proyecto Curricular

de Centro, Reglamento Interno, Plan Anual de Trabajo e Informe

de Gestión Anual.

b) Planificar, organizar, ejecutar supervisar y evaluar las actividades

Productivas y Empresariales del CETPRO.


EXE - TEC 28

c) Controlar las actividades productivas que se generen en los

talleres del CETPRO.

d) Establecer conjuntamente con el director y el Coordinador

académico los horarios y turnos de uso de los talleres.

e) Asesorar y orientar al personal docente en la formulación,

ejecución y evaluación de los proyectos productivos que se

realizan en la Institución Educativa.

f) Planificar y organizar el plan de mantenimiento de máquinas y

equipos del CETPRO.

g) Elaborar y actualizar el inventario de los bienes y enseres de los

Talleres.

1.3.2.2. DOCENTES DE ESPECIALIDADES

a) Dependen del Director Directamente.

b) Desarrollar y evaluar los contenidos educativos de las

asignaturas a su cargo empleando métodos y técnicas de


EXE - TEC 29

enseñanza que permiten garantizar el nivel educativo de la

modalidad.

c) Fortalecer el aspecto formativo de los participantes reforzando

los principios de responsabilidad, iniciativa, seguridad, hábitos de

higiene y laboriosidad.

d) Participar en la formulación del Proyecto Educativo Institucional

del Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.

e) Desarrollar y aplicar la tecnología educativa de la modalidad

ocupacional considerando los niveles de capacitación básica,

actualización y perfeccionamiento según la modalidad.

f) Desarrollar y garantizar el proceso de capacitación, buscando la

formación integral del participante y elaborar los documentos e

informes sustentatorios para la calificación correspondiente.

g) Orientar y asesorar vocacionalmente a los participantes

promoviendo su armónico desarrollo bio-psicosocial.


EXE - TEC 30

h) Elaborar el inventario del taller a su cargo y cooperar en las

acciones de mantenimiento y conservación de los bienes bajo su

responsabilidad.

i) Consolidar y mantener comunicación permanente con las

autoridades educativas, sobre asuntos relacionados con el

rendimiento de capacitación de los participantes.

j) Informar periódicamente al Director del Centro de Educación

Técnico Productivo “EXE-TEC”, sobre el desarrollo del proceso

de capacitación y otros que se efectúen en el área de su

competencia.

k) Elaborar los presupuestos y/o análisis de costos de los proyectos

de producción.

l) Otras funciones que sean asignadas por el Director de la

Institución.

1.3.3. ÓRGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO

1.3.3.1. SECRETARIA


EXE - TEC 31

a) Recepcionar, clasificar, registrar, contribuir, controlar y archivar la

documentación que ingresa o se genera en la institución.

b) Redactar, mecanografiar y revisar la documentación que le asigne

el Director.

c) Atender la comunicación telefónica y recepcionar a las personas

que solicitan entrevista con el Director.

d) Mantener actualizado el inventario físico y archivo de la oficina.

e) Llevar la agenda de reuniones del Director y registrar las

audiencias.

f) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los

bienes a su cargo y de la institución.

g) Elaborara el Directorio Telefónico, Directorio de las principales

autoridades locales, regionales y nacionales, personal de la

Institución Educativa.

h) Brindar adecuado servicio de comunicación e información

autorizada al usuario o participante de la Institución Educativa.


EXE - TEC 32

i) Apoyar la difusión de programas educativos por los medios de

comunicación social.

j) Realizar las demás funciones que le asigne el Director de la

Institución.

1.3.3.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

a) Posibilitar un nivel de calidad de atención al cliente.

b) Atención al público, atención telefónica, atención de fax y hacer

fotocopias.

c) Elaboración, mantenimiento y actualización de ficheros y

archivos.

d) Manejo del equipo ofimática y creación/actualización de bases de

datos.

e) Apoyo administrativo a la gestión y seguimiento del Área.


EXE - TEC 33

f) Registro.

g) Estadísticas.

h) Recibir los comunicados de los trabajadores dirigidos a la

Dirección y remitirlos al mismo.

i) Velar porque todo esté en orden, que la Institución Educativa se

vea bien dirigida, cuidada, iluminación y decoración.

j) Otras funciones que sean asignadas por el Director de la

Institución.

1.3.3.3. PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA

a) Controlar el ingreso y salida de los participantes de acuerdo al

horario establecido.

b) Controlar y custodiar el local, oficinas, equipos y materiales.

Además contralar el ingreso de las personas que entran y salen

del CETPRO “EXE-TEC”.


EXE - TEC 34

c) Ayudar en la confección e instalación de decorados

escenográficos que programa la institución.

d) Realizar la limpieza de todos los ambientes y aulas de la

institución

e) Velar por la seguridad de los muebles, equipos, herramientas e

inventariar los bienes físicos del almacén y de la institución.

f) Realizar labores de consejería.

g) Elaborar el cuadro de necesidades de materiales y herramientas

para la ejecución de labores de limpieza, mantenimiento y

conservación.

h) Elaborar informes de la labor realizada y llevar registro de

ocurrencias.

i) Apoyar en los trabajos de carga o traslado de materiales.

j) Otras funciones que le asigne el Director de la Institución.


EXE - TEC 35

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO

“EXE-TEC”


SECRETARIA

GASTRONOMIA

CONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN

INGLÉS

ASISTENTE DE GERENCIA

TEC. EN COMPUTACIÓN

EQUIPO DOCENTE

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA

JEFATURA DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

EMPRESARIALES

COORDINACIÓN ACADEMICA

EQUIPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

CONSEJO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

(CONEI)DIRECTOR

PROMOTOR

EXE - TEC 36


EXE - TEC 37

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS FINALES

El objetivo de las prácticas profesionales iníciales, intermedias, finales de

todas Las Carreras Profesionales se hacen con la finalidad de que el

alumno pueda desenvolverse como profesional en el campo laboral y a la


EXE - TEC 38

vez adquirir experiencia para desplegarse en su área profesional aplicando

todo lo aprendido.

Es de gran valor para el alumno explorar sus conocimientos al máximo y así

ponerlos en práctica y desarrollarlos con eficacia, eficiencia y

responsabilidad, donde aprende a valorar y a dar importancia a la labor que

cumple como profesional, desenvolviéndose ante el público y adquirir

confianza y seguridad en la labor encomendada.

2.2. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

La Secretaria que labora en la Oficina Administrativa – Secretaría General

del CETPRO “EXE-TEC”, conjuntamente con la Directora y/o el

Coordinador Académico, el ambiente es pequeña pero agradable.

Esta Oficina se encarga de Formular, Proponer Procedimientos de Avance

Académico, Normas, Reglamento Interno de Trabajo, Disposiciones, entre

otras Actividades; permitiendo el desarrollo de la Institución.


EXE - TEC 39

La Oficina Administrativa – Secretaría General desempeña las

siguientes funciones:

Organiza, dirige y supervisa el funcionamiento de los demás locales.

Centraliza y Administra los equipos y bienes de los diferentes

laboratorios de la Institución.

Proyecta y propone el mantenimiento de los equipos y bienes,

realizando cambios en la modernización de los mismos.

Coordina la aplicación de las normas y políticas referentes al mejor

desarrollo académico que brinda la Institución Educativa “EXE-TEC”.

Planifica, Organiza, Desarrolla y Participa en todas las Actividades en

el transcurso del año.

Procesa y Mantiene la Información sobre las Carreras Técnicas y

Cursos Dictados en diferentes años (pasados y actuales).


EXE - TEC 40

Elabora y Distribuye a los docentes, los respectivos Registros

Auxiliares de Evaluación de los Cursos, Módulos y Cursos Libres

dictados por la Institución, según las matriculas de los estudiantes.

Procesa los Certificados de Estudios en Conformidad con las Actas

existentes y en estricto acatamiento a las calificaciones contenidas en

las mismas.

2.3. CONCEPTOS GENERALES

2.3.1. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

2.3.1.1. EL INFORME

a) Definición

Es un documento por el cual se hace conocer el avance,

análisis, estudio, situación, diagnostico y/o culminación de

una acción encomendada, así como la ocurrencia de

hechos considerados de interés.


EXE - TEC 41

b) Características

Generalmente es redactado para ser remitido a una

autoridad o trabajados, funcionario inmediato superior que

delega una actividad o acción.

El informe tiene carácter de declaración jurada, es decir

debe informar la verdad y aplicar la correcta y vigente

normatividad.

Debe ser preciso, breve y especifico en relación a puntos y

datos estudiados puntualizando información más

importante.

c) Área de difusión

Se difunde solamente dentro de una institución, relaciona

al subordinado con su superior o con otro de su mismo

nivel. La facultad para firmar el informe la tienen todos los

servidores que ocupan un cargo.

d) Estructura


EXE - TEC 42

Partes Obligatorias:

Código

Destinatario

Asunto

Lugar y fecha

Texto

Antefirma

Firma y Post Firma

Pie de página

Con copia

Partes Complementarias:

Membrete

Nombre del Año

Destinator

Referencia

Sello

Anexo


EXE - TEC 43

e) Clasificación

Por la forma.- Es el periodo mediante el cual se emite un

informe y puede ser:

Informe Ordinario.- Por la función de cargo siempre se

emite.

Informe Extraordinario.- Emitido esporádicamente al

delegar un estudio.

Por el contenido

Informe Ordinario.- Evalúa el desarrollo de acciones

previstas, es casi rutinario

Informe Técnico.- Utilizado generalmente por

especialistas sobre un determinado estudio.

f) Generalidades del Informe Técnico


EXE - TEC 44

Introducción.- Precisa el motivo o razones que

impulsan a determinar el estudio o análisis

encomendado.

Antecedentes.- Indica toda información que permite

conocer mejor los hechos suscitados.

Análisis. - Examina minuciosamente cada ocurrencia,

precisando argumentos, pruebas y otros.

Conclusiones. - Contiene los resultados o deducciones

de lo analizado, es como un resumen de lo analizado.

Recomendaciones. - Se sugiere posibles soluciones o

medidas a adoptar para ser determinadas por la

autoridad.

g) Esquemas

Son los siguientes:

Informe Simple


Código: ______________________Destinatario: __________________Asunto: ______________________Lugar y Fecha: ________________

T___________________________

EXE - TEC 45

Informe Técnico

2.3.1.2. LA CARTA


Código: ______________________Destinatario: __________________Asunto: ______________________Lugar y Fecha: ________________

T___________________________

Código: ________________________Destinatario: ____________________Asunto: ________________________Referencia: _____________________Lugar y Fecha: __________________

______________________________________________________________________.

I. IntroducciónII. Antecedentes

III. AnálisisIV. ConclusionesV. Recomendaciones

Antefirma.

Firma y Pos firma

c.c.Pie de página

EXE - TEC 46

a) Definición

La carta es un documento de carácter privado que se

utiliza en las entidades que no dependen del Estado y

entre personas naturales para tratar diversos asuntos de

interés común relacionados con el campo administrativo,

legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

b) Área de difusión

En las empresas y demás entidades del Sector Privado,

estableciendo comunicación a nivel externo; o sea con

entidades y personas ajenas a ellas, tal como lo hace el

oficio en las instituciones públicas.

Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí

y con empresas y demás instituciones públicas y privadas,

ya que las entidades privadas emplean la carta para su

comunicación externa; en el ámbito interno, hacen uso,

con más frecuencia de memorandos e informes.


EXE - TEC 47

c) Facultad para firmar cartas

La tienen todas las personas naturales y los

representantes legales de entidades privadas.

d) Partes

Partes obligatorias

Membrete

Lugar y fecha

Código

Destinatario

Asunto

Texto

Antefirma

Firma y posfirma

(Sello si hubiera)

Con copia

Pie de pagina


Membrete

Lugar y Fecha: __________

Código: __________________________Destinatario: ______________________Asunto: __________________________

T_______________________________E_______________________________X_______________________________T_______________________________O_______________________________

Antefirma.

Firma y Pos firma

c.cPie de página

EXE - TEC 48

Partes complementarias

Nombre del año

La línea de atención

Referencia

Vocativo

Anexo

2.3.1.3. EL OFICIO

a) Definición

Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los

organismos e instituciones del estado en forma jerárquica

se da en todas las instituciones inmersas en el

presupuesto nacional y del sector público.

Es un documento protocolar que vincula en especial a las

autoridades de más alta jerarquía. Su finalidad es

comunicar acciones, invitar, pedir, información, contestar,

remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de

trabajo administrativo.


EXE - TEC 49

b) Clasificación

Área de circulación

Oficio de Carácter Interno.- Son todos aquellos

documentos oficiales que se dan en el interior de una

institución entre oficios direccionales o áreas es decir

estos documentos deben vincular a directivo y

funcionarios del nivel jerárquico.

Oficio de Carácter Externo.- Es el documento firmado

por el máximo representante de la institución que

vincula a más de dos instituciones diferentes, a

institución y usuario, institución persona natural o

jurídica.

Por su contenido:

Los oficios pueden ser:


EXE - TEC 50

Oficio simple

Son aquellos documentos remitidos a un solo

destinatario utilizados para dar a conocer algo dará

respuesta, realiza gestiones para requerimientos,

presentar a persona o directorios.

Oficio de Transcripción

Generalmente son considerados por el mismo código

del oficio múltiple y se caracteriza por contener en el

texto la transcripción completa de otro documento que

puede ser: Oficio, informe, Directivas, Resoluciones u

otras normas legales.

c) Estructura

Partes Obligatorias:

Membrete

Nombre del Año


Membrete“_________________________”

Nombre del año

Lugar y FechaCódigo:______________________Destinatario:__________________Asunto:______________________

EXE - TEC 51

Lugar y Fecha

Código

Destinatario

Asunto

Texto

Antefirma

Firma, post firma y sello

Pie de Página

Con Copia

Partes complementarias

Referencia

Atención

Distribución

2.3.1.4. EL CERTIFICADO

a) Definición


Membrete“_________________________”

Nombre del año

Lugar y FechaCódigo:______________________Destinatario:__________________Asunto:______________________

EXE - TEC 52

Es un documento que contiene la información o

acreditación de un hecho real y que ha sido previamente

comprobado o verificado por la persona que lo expide.

Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o

realizado, que existe, o que es así en realidad y los

hechos.

b) Partes del Certificado

Membrete

Cargo de la autoridad que expide el documento o (En

caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del

servidor subordinado que expide el documento.

La palabra “Certifica”.

Texto.

Lugar y fecha.


EXE - TEC 53

Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la

autoridad que lo autoriza.

Pie de página.

2.3.1.5. LA CONSTANCIA

a) Definición

La constancia es un documento similar al certificado, los

dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se

han dado o se dan en la realidad.

La constancia se usa en las instituciones tanto públicas

como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario

preparado, o propósito, para cada caso.

2.3.2. TRAMITE DOCUMENTARIO

Se define como un sistema de métodos, técnicos y procedimientos

que se aplican en forma adecuada reglamentaria y funcional. Este


EXE - TEC 54

trámite de documentos siempre conlleva a prestar un servicio al

usuario, público interesado, generalmente este trámite se inicia en el

momento, el documento es recepcionado por la secretaria asimismo

es registrado en el “Cuaderno de Registro”.

2.3.3. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

Es guardar todos los documentos empresariales o de oficina en tal

forma, que puedan localizarse sin mayor esfuerzo.

Esto representa orden y eficiencia ya que el tiempo es función

determinante en todo trabajo.

Un buen archivo implica el poder retirar en mínimo de tiempo una

carta, un papel, un documento cualquiera.

Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente

clasificado, a la vez facilitar su localización y manejo.

Los Pasos del Archivo son:


EXE - TEC 55

Inspeccionar.- Consiste en verificar el contenido del

documento y a que áreas corresponde, numero, folio, fecha y

firma del funcionario que encierra el documento para su archivo

posterior.

Clasificar.- Una vez inspeccionado el documento, este se

clasifica de acuerdo a como se acostumbre (Cronológico,

Asunto, etc.

Distribuir.- Cuando ya están clasificados se hace la distribución

a la Carpeta o Archivador donde será almacenado.

Archivar .- Es acción que consiste en clasificar y reunir

ordenadamente la documentación de interés general, ya sea

fólder o legajo en el lugar correspondiente, de acuerdo a la

organización establecida por el archivo.

2.3.4. ATENCIÓN A LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

El teléfono es uno de los instrumentos básicos para la labor

secretarial. Porque es básico comunicarse con las demás oficinas; al

levantar el auricular se da el nombre de la oficina, saludo cordial, se

solicita la identificación y la referente con el que desea comunicarse,


EXE - TEC 56

al no encontrarse el destinatario se toma nota del mensaje para

entregarlo posteriormente.

a) Ejecución y Recepción de Llamadas Telefónicas

El teléfono es un medio de comunicación por excelencia en

cada institución. La comunicación telefónica actualmente es

básica. Recibe numerosas llamadas a lo largo de cada jornada

de trabajo, muchas veces en momentos oportunos o cuando

se encuentra ocupada con otras tareas, de hecho la atención

telefónica de las llamadas dirigida al personal directivo y

administrativo es una de las mayores responsabilidades de la

Secretaria.


EXE - TEC 57

b) Reglas Prácticas que contribuyen a mejorar las habilidades

Comunicativas

Responder las llamadas rápidamente con cortesía.

Hay que disponer de un trato amable.

Debemos expresarnos con educación y respeto.

En cualquier circunstancia debemos ser diplomáticas, tener

tacto y no perder el control de la institución.

Las llamadas de tipo profesional deben ser breves en su

duración, además claras y concisas en su contenido.


EXE - TEC 58

2.3.5. ATENCION AL PÚBLICO

La atención al público debe ser cortes, atenderlo rápido, darle

confiabilidad, dirigirnos a ellos por su nombre siempre con respeto,

escucharlo con atención, se considera respetar un rol de entrevistas

y programadas de acuerdo a la hora de llegada y actuar con

naturalidad. Se atiende al público en forma ordenada, para evitar

aglomeraciones.

Escoja el tipo de palabras y frases que resulten más cercanas

a sus interlocutores. Acelere o retarde sus palabras

suavemente hasta que logre su velocidad adecuada. Ajuste su

tono de voz para alcanzar una mayor armonía.

Adopte una postura cómoda, sonriendo, mirándolo

directamente a los ojos y manteniendo una actitud agradable y

accesible.


EXE - TEC 59

CAPÍTULO III

ASPECTOS TÉCNICOS DE LAS PRÁCTICAS FINALES

3.1. TÉCNICAS UTILIZADAS

Técnica es la forma, criterio y procedimientos aplicados en el desarrollo de

las diversas actividades administrativas y de gestión en una Institución


EXE - TEC 60

Administrativa. Establecida en la imagen de la institución, coherente con la

gestión administrativa de calidad.

Las técnicas utilizadas en las prácticas profesionales se basaron en la

aplicación de todos los conocimientos adquiridos durante los 3 años de

estudio en los diferentes cursos de la Carrera Profesional de Secretariado

Ejecutivo.

Durante la ejecución de mis prácticas he obtenido nuevas experiencias,

además de nuevos conocimientos y acciones que se desarrollan a diario en

el campo laboral.

3.1.1. TÉCNICAS DE REDACCIÓN

Son métodos y procedimientos con el objeto de lograr una eficiente

labor como secretaria; para ello debe contarse con una excelente

ortografía, lenguaje adecuado y entendible, conocimiento de

estructuras y abreviaturas.


EXE - TEC 61

La redacción tiene una finalidad fundamental enseñar a expresar por

escrito de una manera clara y correcta, en la actitud empresarial o

institucional la redacción juega un papel muy importante.

En la redacción de documentos se establecen etapas y principios

específicos, que facilitan la transmisión del mensaje que se desea

comunicar por escrito.

3.1.2. TÉCNICAS DE DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS

Son métodos y procedimientos a seguir con la finalidad de lograr un

correcto mecanografiado del documento a través de la precisión y

velocidad, tomando en cuenta la impecable presentación del

documento.

La técnica de digitación de documentos es el arte por el cual se tiene

que pasar a limpio el documento redactado utilizando la

computadora como instrumento vital para la digitación para lo cual se

hizo mediante el programa de Microsoft Word, en la elaboración del

documento; se debe tener en cuenta la precisión, rapidez, estética y

pulcritud.


EXE - TEC 62

3.1.3. TÉCNICAS DE ARCHIVO

Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar

adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de

localizarlos fácil, rápidamente y protegerlos de pérdidas.

El archivar es muy fundamental para una institución ya que mediante

ella, diversos documentos se encuentran en un lugar seguro y

pueden ser ubicados con facilidad.

En la Oficina Principal – Administrativa del Centro de Educación

Técnico Productivo “EXE-TEC”, los documentos atendidos se

procedía a archivar de acuerdo a la clase de documentos ya sean

Informes, Cartas, Certificados, Constancias, etc., de forma numérica

y cronológica para su mejor ubicación en lo posterior.

En la Oficina Principal – Administrativa del Centro de Educación

Técnico Productivo “EXE-TEC”, donde realicé mis prácticas existían

varios archivadores de palanca pequeños y grandes que a

continuación detallo:

Archivador de Documentos Recibidos.


EXE - TEC 63

Archivador de Documentos Remitidos.

Archivador de Resoluciones

Archivador de Constancias para los alumnos.

Archivadores de los sílabos de las carreras técnicas de:

contabilidad, computación, asistente de gerencia, ingles,

administración y gastronomía.

Archivador de Certificados de cursos de capacitación.

Archivador de Nominas y Actas de Evaluación.

Archivador de Registro de Notas.

Archivador pequeño de fichas de matriculas por carreras

técnicas.

Archivador pequeño de fichas de inscripción para cursos de:

ingeniería y cursos libres (ofimática, programación de base de

datos, diseño gráfico, etc.)


EXE - TEC 64

Archivador pequeño para fichas de matriculas de cursos y

carreras técnicas dictados los sábados y domingos.

Archivador de requisitos (copias de DNI., fotos) entre otros.

En esta técnica he aplicado procedimientos básicos de Archivo como

también métodos, los cuales son; clasificación, distribución, archivo,

asunto, cronológico, numérico.

3.1.4. TÉCNICAS SECRETARIALES

La Técnica Secretarial abarca todo lo referente a normas esenciales

como la cortesía, presencia, responsabilidad, la actitud que debe

tener la secretaria, el buen trato y servicio que debe existir y

presentarse al público que concurra a las oficinas, es de de gran

importancia, se pone en juego el prestigio y la buena imagen de

nuestro Centro de Trabajo. Todo personal forma parte de una

institución, está obligado a observar las reglas elementales de

cortesía y de urbanidad para mantener unas buenas relaciones

humanas y públicas.


EXE - TEC 65

En la Oficina Principal - Administrativa, donde realice mis practicas,

es muy concurrida por los alumnos, padres de familia, publico

interesado, docentes quienes acuden para tener información sobre

las notas, dictado de cursos, fecha de nueva apertura de carreras

técnicas, asistencia de alumnos, tramite de documentos, etc., el trato

que se brinda es cordial y amable; se trataba de despejar todas las

dudas y las inquietudes del visitante.

En cuanto a la atención del teléfono también era constante y las

demás actividades a fines como el trámite de documentos, estos

tenían que ser rápidos y correctos, además de conservar la oficina

limpia y presentable.

Entre las principales tareas secretariales básicas tenemos:

Atención al público.

Atención del teléfono.

Las relaciones humanas.

Las relaciones públicas.

Tramitar documentación.

Organizar la oficina, etc.


EXE - TEC 66

3.2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En la oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC las primeras

actividades que realizaba al iniciar la jornada laboral, era limpiar el escritorio

y equipos de la oficina, abrir las puertas de las aulas para el dictado de

clases, revisar el cuaderno de pendientes, control de documentación,

ordenar los documentos para proceder a distribuirlos respectivamente al

encargado de atender el documento.

En una institución, las relaciones humanas juega un papel importante en el

desarrollo diario de trabajo, siendo importante el respeto que existe entre

compañeros de trabajo de igual forma la orientación que se brinda al

publico debido a que la secretaria es la primera persona que tienen un trato

directo con el público tanto interno como externo y depende en gran parte

de ella que se mantenga una buena imagen institucional.

Durante el tiempo de desarrollo de mis prácticas profesionales realizadas

en la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC, tuve la

oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en el transcurso de los

3 años de estudio.

3.2.1. ATENCIÓN AL PÚBLICO


EXE - TEC 67

El buen trato, servicio que debe recibir y prestarse al público que

concurre a las oficinas, es de gran importancia, porque de esta

manera se muestra la imagen de nuestra institución y de nuestra

persona.

Existen normas que debemos considerar:

Presencia.

Cortesía.

Amabilidad.

Ecuanimidad.

Lenguaje.

Veracidad.

Conocimiento del tema a tratar.

Agilización del trámite.

Arreglo de oficina.

Sentido de responsabilidad.

Ejemplo:

Secretaria : Buenos días…, tome asiento, ¿En qué

Puedo ayudarlo?


EXE - TEC 68

Visitante : Me gustaría conversar con la Directora

Secretaria : En este momento no se encuentra, está en

una reunión, si desea puede esperarla, o

quizás ¿podría ayudarlo en algo?

3.2.2. ATENCIÓN A LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

En la Oficina Principal - Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se

utiliza constantemente el teléfono y es de gran importancia, ya que

nos permite acortar la distancia y facilitar la comunicación en

forma rápida y oportuna entre las personas y/o instituciones tanto

en el Área Local, Regional y nacional.

a) Pasos para la recepción de una llamada telefónica:

En primer lugar, se deberá saludar a su interlocutor

cuando se levanta el auricular, de esta manera:

Aló CETPRO “EXE-TEC”, ¡Buenos días!, ¡Buenas Tardes!, o

¡Buenas Noches! con quien tengo el gusto de comunicarme.


EXE - TEC 69

Si la llamada es de urgencia, la secretaria deberá comunicar

inmediatamente a su jefe inmediato y/o con la persona con

quien desea comunicarse para evitar confusión alguna.

Cabe resaltar que la secretaria tiene la función de estar al

cuidado y pendiente del teléfono, el mismo que es

exclusivo para el uso de coordinación de diferentes trabajos.

3.2.3. LLENADO DE FORMATOS

En el CETPRO “EXE-TEC”. Mayormente se llena los datos en la

Ficha de Inscripción/Matricula en la cual contiene:

Fecha de Inscripción/Matricula.

Los datos personales del alumno.

Nº de DNI.

Estado civil.

Fecha y Lugar de nacimiento.

Horario a Escoger.


EXE - TEC 70

Frecuencia Lunes a Viernes/Sábados y Domingos.

Edad.

Dirección actual del alumno.

Centro de Estudios secundarios.

Grado de Instrucción Universitario/Técnico/otros.

Especialidad a seguir: Carrera Técnica/Curso Libre.

Número de Teléfono/Celular.

Correo Electrónico.

Firma del interesado.

3.2.4. CONTROL DE PAGOS

En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,

controlar los pagos de los alumnos es indispensable cobrar la

matricula, mensualidad y cuotas atrasadas debido a que cada mes

se realizan cambios diferentes de capacitación y los pagos de los

impuestos se realizan antes de cada mes, por ser una institución

privada está obligada a cumplir con los pagos necesarios para el

continuo funcionamiento de la institución.

3.2.5. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS


EXE - TEC 71

En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se

recepciona documentos diariamente, sobre todo oficios,

resoluciones, Cartas de Invitación, informes, Actas y Registros de

Evaluación, etc., que presentan los usuarios para gestionar y obtener

determinados servicios.

Los pasos para la recepción de documentos:

Se recepciona el documento que debe estar dirigida a la

Directora del CETPRO “EXE-TEC”.

Se debe leer el documento que si indica anexos, debemos tener

en cuenta que debe estar acompañando al documento.

Luego se procede a estampar el sello de recepción y llenando la

hora, fecha y se firma el cargo.

Se registra el documento.

El documento es entregado a la Directora para su conocimiento y

fines pertinentes.

3.2.6. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS


EXE - TEC 72

Una vez que ha sido recepcionado los documentos en la Oficina

Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se procedía a

registrar los documentos y expedientes en forma manual en el

cuaderno de registro de Constancias de Estudios, Certificados,

Resoluciones, Cartas de Presentación, Oficios e Informes recibidos y

remitidos de dicha área.

3.2.7. ARCHIVAR DOCUMENTOS

El sistema utilizado para el archivo de documentos es el sistema

cronológico y numérico.

Los pasos para archivar son:

Inspeccionar, consistía en ver la correspondencia que llegaba

al área y que estos podían ser oficios simple, múltiples,

circulares, resoluciones, directivas, cartas de invitación,

constancias de prácticas, informes de cursos desarrollados y

otros.


EXE - TEC 73

Clasificar, una vez inspeccionados estos documentos se

clasifican en orden cronológico y numérico.

Distribuir, cuando ya están clasificados se hace la distribución

a los archivos correspondientes.

Archivar, es colocar en cada archivador los documentos o

expedientes remitidos o recibidos.

Los documentos eran guardados mayormente en archivadores de

palanca lomo ancho, con un rotulo en el centro indicando la clase

según su naturaleza del documento.

3.2.8. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

a) EL INFORME

En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXETEC”,

se emplea el informe de tipo Ordinario. Los informes redactados

fueron:


EXE - TEC 74

Informe sobre cursos de capacitación a la Directora de la

UGEL – “Mariscal Nieto” – Moquegua.

Informe dirigido a los presidentes/encargados de

organizaciones, con motivo de informar la asistencia de los

alumnos pertenecientes a dicha organización e institución.

Se aplico las técnicas aprendidas como reglas de ortografía y

signos de puntación.

Una vez elaborado el informe es firmado por la Directora del

CETPRO “EXE-TEC”, o firma de los profesores encargados de la

capacitación, constando de tres copias, el original para la UGEL

“Mariscal Nieto” – Moquegua, una copia para el Profesor emisor

del documento y una copia para nuestro cargo, que es

previamente archivado.

Modelo de Informe Simple


EXE - TEC 75


INFORME N° 008 – 2011 /CSS - DA

EXE - TEC 76

Este Informe es elaborado por los profesores y a la brevedad

posible se hace las modificaciones en Secretaría para ser

enviado a la UGEL “Mariscal Nieto” – Moquegua.

b) LA CARTA DE PRESENTACIÓN


la carta de presentación es elaborada con el fin de presentar a

los alumnos de diferentes especialidades a instituciones públicas

y privadas para la realización de sus prácticas y cumplir con el

reglamento de la Institución.

Este documento es firmado por la Directora del CETPRO “EXE-

TEC”, como autoridad máxima de la Entidad.

Modelo de La Carta de Presentación


EXE - TEC 77

c) EL OFICIO

En la oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,

se remiten oficios dirigidos a La UGEL Mariscal Nieto, con la

finalidad de comunicar, coordinar y hacer de su conocimiento el

avance académico de todas las carreras técnicas ofrecidas por la

Institución Educativa. Asimismo, envían oficios a la UGEL,

adjuntando una copia de la Nomina, Acta, Registro de

Evaluación/Asistencia de los alumnos y el Certificado para la

firma correspondiente del Director en cada certificado modular o

de capacitación.

Modelo de Oficio


EXE - TEC 78

También se remite oficios a instituciones públicas y privadas

para la realización de convenios e invitar a participar en

diferentes actividades organizadas por el CETPRO “EXE-TEC”.

El documento lo firma la directora de la Institución Educativa.

d) LA CONSTANCIA DE ESTUDIOS


la constancia de estudios es un documento remitido

constantemente, porque acredita que el alumno se encuentra

matriculado o está cursando una de las Carreras Técnicas

ofrecidas por la institución.

Modelo de

Constancia

de

Estudios


EXE - TEC 79

e) EL CERTIFICADO


los certificados se remiten a los alumnos que egresan o

culminan algún curso de Capacitación de diferente manera:

Certificados de Capacitación y Certificados Modulares firmados

por el Director de la UGEL Mariscal Nieto – Moquegua,

Certificados Institucionales firmados por el Promotor, Directora y

Docentes Capacitadores en diferentes Cursos y Carreras

Técnicas ofrecidas por la Institución.

También se remiten certificados de trabajo a cada profesor que

cumple con el periodo de enseñanza y/o capacitación en la

institución requeridos por ellos mismos.

Modelo de Certificado de Trabajo


EXE - TEC 80

3.2.9. REMISIÓN DE DOCUMENTOS

La remisión de documentos se hace de la manera siguiente:

Una vez listo el documento (registrado, sellado y firmado) se procede

a la remisión.

Para la entrega del documento se prepara un original

(destinatario) y dos copias (archivo y control).

Luego se entrega el documento al destinatario haciendo firmar la

copia como constancia de entrega.

Luego se archiva la copia firmada.

3.2.10. CLASIFICACION Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Una vez recepcionado y registrado los documentos se procede a

revisar y verificar sobre el asunto que tratan dichos documentos

para así poder distribuirlos; se verificaba si era para presencial o

para distancia, una vez separado los documentos se procede a


EXE - TEC 81

continuar con el trámite correspondiente que sigue a cada

documento.

Al momento de distribuir la documentación también se debe ser

cuidadosa, debido a que los documentos deben llegar a su destino

en el tiempo señalado para los fines que en él se indican, debiendo

descargar el documento en nuestro cuaderno de registro para que

al momento de hacer el seguimiento a dicho documento, lo

localicemos rápidamente; debemos descargarlo registrando el

motivo o asunto por el cual el documento sale de nuestra oficina y

cuál es la persona o institución de destino.

Al momento de distribuir el documento, debemos fijarnos que la

persona que recibe el documento firme nuestro cargo, colocando la

fecha y hora en que recibió el documento.

3.2.11. BRINDAR INFORMACION SOBRE EL ESTADO DEL TRÁMITE

DE LOS DOCUMENTOS

Cuando el visitante se acerca a la oficina o llaman se le atiende con

amabilidad y un saludo cordial “Buenos Días Señor” ¿En qué puedo

ayudarlo? El señor pregunta en qué estado esta su documento,


EXE - TEC 82

para atenderlo se pide el cargo del documento, si no tuviera el

cargo a la mano se le solicita la fecha en que fue enviado o

presentado el documento y se procede a buscar en el cuaderno de

registro y se verifica el avance de trámite, o de lo contrario, si

estuviera listo para la entrega.

3.2.12. ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS

En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se

diseñan los certificados de capacitación con el software de COREL

DRAW, para que las imágenes y letras sean más visibles con un

fondo adecuado, utilizando la combinación de colores y obtener una

presentación excelente.

Modelo de Certificado diseñado en COREL DRAW

Estos Certificados son elaborados en Cartulina de Hilo tamaño

oficio a colores. Según Resolución emitida por la UGEL – “Mariscal


EXE - TEC 83

Nieto – Moquegua al CETPRO “EXE-TEC”, la entrega se hace para

cada alumno que culmina un Curso de Capacitación dentro de su

Carrera Técnica de un año (12 meses).

Asimismo, lleva la firma de dirección, Docente / Capacitador y la

Directora de la UGEL – “Mariscal Nieto – Moquegua (Ministerio de

Educación).

3.3. EQUIPOS Y MATERIALES UTILIZADOS

3.3.1. EQUIPOS DE OFICINA

Se entiende por quipos de oficina a las máquinas con que se

implementan una Institución moderna, con la finalidad de prevenir y/o

ahorrar un tiempo determinado en la realización de actividades para

dedicarlo a otras tareas que, son también de mayor utilidad e

importancia.

a) COMPUTADORA

La Oficina Administración – Secretaria General del CETPRO.

“EXE-TEC” Cuenta con un Equipo de Computo.


EXE - TEC 84


EXE - TEC 85

b) IMPRESORA MULTIFUNCIONAL

Se trabaja con una impresora multifuncional, imprime, fotocopia y

escanea.

c) El TELEFONO FIJO


EXE - TEC 86

En la Oficina de Administración – Secretaria General se utiliza El

Teléfono Fijo, como dispositivo no portátil que se encuentra

enlazado con otro teléfono.


EXE - TEC 87

d) ESCRITORIO Y SILLAS

Cada uno de estos objetos es necesario para desarrollar el

trabajo cotidiano en la oficina, en este caso el escritorio y la

silla es Indispensable en una oficina.

3.3.2. MATERIALES DE OFICINA

Entre los útiles de Oficina que más se utilizó son los siguientes:

Papel bond A-4.

Papel A-3.

Cartulinas.

Lapiceros.

Borradores.

Regla.

Cola sintética.


EXE - TEC 88

Clips.

Vinifan.

Tijeras.

Resaltadores.

Radez.

Sobres Manila A4.

Fólderes.

Formatos elaborados.

Fastener.

Cinta adhesiva.

Cinta maskentein.

Memoria USB.

DVD.

CD.

Plumones.

Grapas.

Saca grapas.

Perforador.

Engrapador.

Lápiz.

Tajador.

Lapiceros.

Files y otros.


EXE - TEC 89

Cartulina de Hilo.

Archivadores de Palanca A4.

Archivadores de Palanca pequeños.

APORTES PARA LA INSTITUCIÓN

Los aportes para el CETPRO “EXE-TEC”, en el campo laboral como secretaria

fueron las siguientes:

1. Apertura de nuevos archivadores para el proceso de admisión 2011, los

documentos eran archivados en uno o dos archivadores para lo cual se ha

clasificado y dividido los documentos, teniendo de esta manera un archivo

eficaz y oportuno.

2. Confección de un cuadro de control para el número de documento que se

emitía.

3. Ordenamiento de los documentos en los archivadores de palanca, fichas de

pago en ficheros correspondientes y ordenamiento de documentos en el

archivo computarizado.


EXE - TEC 90

4. Creación de un cuaderno de Cargo para la entrega de Certificados

Modulares, Capacitación e Institucionales.

5. Apertura de un archivo nuevo para el control de pagos y realizar el trámite de

Certificados Modulares y/o Capacitación.

6. Creación de una Nueva Ficha de Matricula incluyendo a esta, cinco datos

importantes para el mejor control:

Datos del Estudiante

Código del alumno.

Pagos de Mensualidades

Promedio por Modulo Avanzado

Certificados Entregados.

7. Apertura de una Base de Datos en Ms- Excel para tomar dato de sus

Nombres, Número Telefónico, Curso a Inscribirse y La Fecha de Inscripción.

Con la finalidad de formar grupo e iniciar un Curso de Capacitación en el

Transcurso de un (1) mes.


EXE - TEC 91

8. Diseñar Certificados de Capacitación e Institucionales con el Software de

Corel Draw X5, para las Carreras Técnicas y Diferentes Cursos Libres

dictados por La Institución.


EXE - TEC 92

CONCLUSIONES

La ejecución de las prácticas finales permite adquirir experiencias en el campo

laboral, aleja el temor al equívoco o inseguridad en la capacidad que se tiene para

cumplir las tareas asignadas. Asimismo se entiende la importancia del trabajo en

equipo; que es necesario mantener buenas relaciones entre los compañeros de

oficina y de la institución.

Aprendí a valorar y a dar importancia la labor que cumple la Secretaria,

dentro de una Oficina ya que depende de ella, el éxito o el fracaso de una

institución.

Se aprende a valorar la importancia y seguridad que se debe dar a todo

documento tanto interno como externo.

Gracias a las prácticas profesionales, el alumno se relaciona con el trabajo,

adquiriendo confianza y seguridad en la labor que realiza.


EXE - TEC 93

La buena planificación, organización, implementación y modernización de la

oficina, es el factor más importante para lograr una mayor eficiencia y

rapidez en la realización del trabajo.

Permite conocer de cerca el movimiento de la Institución y el papel

importante que cumple la Secretaria y cuán importante es innovarse,

creando nuevas formas de trabajo; ya que toda institución y/o empresa

tiene su propio método de trabajo y nosotros debemos de ver la forma de

adaptarnos a ella.

Las prácticas abren muchas puertas para aprender nuevos métodos de

trabajo, no se limita a lo conocido durante los 3 años de formación, se vive

otra realidad diferente y el estudiante como practicante en una Institución

se tiene que adaptar e incluso idearse para quedar bien y dejar en alto el

nombre del I.E.S.T.P. “José Carlos Mariátegui”.


EXE - TEC 94

SUGERENCIAS

Firmar convenios, con diferentes empresas y/o instituciones públicas y

privadas de nuestra localidad, para la realización de las PRÁCTICAS

PROFESIONALES, así lograr que el alumno que egresa del Instituto realice

su Prácticas lo más pronto posible y no tenga problemas para solicitar

Prácticas a dichas Instituciones.

Planificar e incentivar a los alumnos para que realicen sus PRÁCTICAS

PROFESIONALES sin dificultad y así poder lograr su titulación como

Profesional Técnico.

Fomentar aun más el conocimiento de la Computación, puesto que en toda

oficina, el uso de estos equipos es fundamental, no solo a nivel de

operación, sino ser capaz de darles mantenimiento, crear nuestros propios

sistemas (Programación); no solo en clases, sino a través de cursos,

talleres y seminarios en forma periódica.

La enseñanza debe ser más práctica que teórica, con hechos y ejemplos

reales que nos permita ir relacionándonos con casos que podrían darse en

el trabajo a diario.


EXE - TEC 95

Se debería dar mayor profundidad a los cursos de inglés y computación con

la enseñanza de docentes capacitados y especializados en la materia.

Se debe implementar un Laboratorio Completo con todos los Equipos de

Oficina para que la Práctica sea constante, en la manipulación de los

mismos y así no tener problemas de inhabilidad e insuficiencia al egresar

de la Institución.

En la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, debe ir de la mano el

avance académico en la institución y la practica en otras instituciones

Públicas y/o Privadas en tiempos libres, logrando el éxito en el alumno y la

buena imagen para la Institución, al culminar la carrera el profesional no se

encontrara con muchas dificultades.


EXE - TEC 96

BIBLIOGRAFIA

Proyecto Educativo Institucional

CETPRO “EXE-TEC” (2011) : PEI – CETPRO EXE-TEC

Reglamento Interno del CETPRO

“EXE-TEC” (2011) : RI- CETPRO EXE-TEC

Redacción de documentos : OTTO BALLADARES

Manual de Redacción General : JUDITH MAGALLANES


EXE - TEC 97


Documents

EXE-TEC