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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EXPERIENCIA DEL BANCO DE ESPAÑA EN LA IMPLANTACIÓN DE SU ACTUAL SISTEMA CONTABLE

Juan Manuel Díaz del CastilloResponsable de la Unidad de Servicios de Administración InternaSistemas de Gestión

XII Reunión sobre Aspectos Contables y Presupuestales de Banca Central

Guatemala26/11/2010


ÍNDICE

Antecedentes, análisis y conclusiones

Solución anterior

Necesidades planteadas

Enfoque del estudio (Producto de mercado Vs Desarrollo Propio)

Conclusiones del estudio

Proyecto de desarrollo

Características del proyecto

Enfoque del proyecto

Cronograma del proyecto

Organización del proyecto

Experiencia

Solución actual

Conclusiones

2


ANTECEDENTES, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES

CEX (Contabilidad Departamento Extranjero). Aplicación que incorporaba los asientos en divisa, los convertía a euros y los enviaba a CNT. Adicionalmente realizaba cálculos de la posición global en divisa y elaboraba los resultados por compraventa de divisas.

3

Solución anterior

CNT (Proceso Contable Euros). Aplicación que incorporaba todos los asientos en euros (anteriormente pesetas). Con esa información elaboraba el balance anual,el balance diario en términos de flujos y el balance trimestral revaluado, así como otros productos de índole diversa (control de las cuentas del Tesoro, determinación del beneficio, etc.). Adicionalmente se encargaba de gestionar la contabilidad de las distintas sucursales del Bancoy de su integración de divisas.

ODA (Obtención de Datos para Análisis). Pequeña aplicación que recopilaba información de operaciones en divisas y euros,y de la posición patrimonial del Banco de las aplicaciones operativas.

Procesos de Usuario (Excel y SAS). Procesaban la informaciónde las aplicaciones CNT, CEX y ODA, así como información procedente del SEBC (Sistema Europeo de Bancos Centrales) para la realización de análisis y elaboración de informes.

1985

1992

1998

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4

Solución anterior

CEX

Aplicaciones operativas con importes en moneda extranjera

Asientos por operaciones divisas

CNT

Aplicaciones operativas con importes en euros

Asientos por operaciones euros

ODA

Asientos €

Integración en CEX

Integración en CNT

Asientos CNTen euros

Asientos intermediosen euros

Asientos intermediosen divisas/euros

Asientos CEXen divisas/euros

DPTO DE INTERVENCIÓN

APLICACIONES yDPTO DE INTERVENCIÓN

DPTO DE INTERVENCIÓN

Datos contables y de operaciones para

procesos de usuario

APLICACIONES yDPTO DE INTERVENCIÓN



Necesidades planteadas

Disponer de un Sistema Contable único, homogéneo y

flexible, que hiciera innecesaria la coordinación

requerida entre las aplicaciones CNT y CEX, y

fuera capaz de adaptarse mejor a los cambios de

normativa contable:

1

Con un sistema que gestionara la contabilización de las operaciones

de euros y/o divisas de forma uniforme, y que unificara y

eliminara procesos.

Sistema altamente parametrizable.

2 Facilitar la consulta de los datos contables y de las operaciones:

Incrementando la información recibidade las operaciones de back-office.

Empleando mecanismos que permitieran la definición y ejecución ágil de informesy consultas on-line.

Definiendo un Datawarehousede información complementaria que potenciara la obtención de información,y sustituyera los procesos de usuario y la aplicación ODA.

Simplificar la organización administrativade Madrid:Unificando las unidades contables Madrid-Sucursal, Madrid-Centro y Departamento Extranjero, y eliminando apuntes contables entre ellas.

3

Necesidades

planteadas por

Intervención



Enfoque del estudio

Análisis de la situación actual

• Estudio de los sistemas vigentes (CNT, CEX, ODA y Procesos de usuario)

• Inventario de funcionalidades

Prospección de mercado

• Limitación inicial de soluciones (dos productos y desarrollo propio)

• Estudio sistemas existentes en otros Bancos Centrales del SEBC, empresas españolas, etc., mediante visitas programadas

Análisis de alternativas

• Definición de pre-especificaciones funcionales para la nueva solución

• Establecimiento de criterios de valoración

• Estudio detallado de soluciones (Herramienta de Mercado y Desarrollo Propio)

• Estudio de impacto en las aplicaciones operativas del Banco



Criterios de valoración:

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Aspectos Funcionales Aspectos técnicos Aspectos relativos a la implantación

Grado de cobertura. Estabilidad y fiabilidad de la

solución. Flexibilidad y adaptación a cambios

funcionales. Capacidad de adaptación a nuevos

requisitos legales y tecnológicos. Dependencia externa. Problemática derivada de la

implantación de nuevas versiones. Alineación con las soluciones de

otros miembros del SEBC.

Complejidad del entorno. Adaptabilidad a diferentes

arquitecturas. Posibilidades de cambio de

plataformas en el futuro. Entorno de desarrollo. Conectividad.

Necesidades de formación. Plan de proyecto, conexión y

repercusiones en las aplicaciones del BE.

Complejidad de la inicialización del sistema.

Repercusiones organizativas.

Costes Económicos

Coste de licencias. Coste del desarrollo. Costes de infraestructura asociada. Coste de mantenimiento anual.

Enfoque del estudio (análisis de alternativas)



Herramienta de Mercado Desarrollo Propio

Principales ventajas

Mayor implantación en otros Bancos del SEBC, lo que facilitaría acometer cambios comunes.

Menor dependencia externa. Menor coste del proyecto. Integración completa con el estándar

tecnológico del BE.

Principales inconvenientes

La empresa debe adecuarse al funcionamiento del producto.

No implantada en las Entidades de Crédito españolas.

Mayor coste de mantenimiento anual. Requiere una administración técnica y

funcional específica, que hubiera sidonecesaria integrar en la estructura del BE.

Mayor plazo de desarrollo.

Conclusiones del estudio

Adoptar la solución de Mercado suponía la toma de una decisión estratégica para su posible ampliación a otros módulos del producto.



FORTALEZAS DEBILIDADES La mayoría de las funciones estaban desarrolladas y

probadas en múltiples instalaciones. Integración de los datos con otros módulos de la herramienta. Versatilidad en cuanto al uso de plataformas tecnológicas y

bases de datos, lo que permite garantizar que la decisión de la arquitectura no hipotecara futuras decisiones del BE.

Flexibilidad de la aplicación: periódicamente salen nuevas versiones corrigiendo errores de versiones anteriores y añadiendo nuevas funcionalidades

Dependencia de un proveedor externo para la incorporaciónde cambios y nuevas funcionalidades.

Escasa penetración en el sector de banca en España. La empresa debe adecuarse en cierta medida al

funcionamiento del producto. Requiere una formación específica tanto técnica como

funcional. Complejidad en la carga inicial y el arranque. Requiere una administración técnica y funcional específica,

que hubiera sido necesaria integrar en la estructura del BE. Mayor coste estimado de implantación y mantenimiento que

con desarrollo propio.

OPORTUNIDADES AMENAZAS Evitar el posible aislamiento del resto de Bancos Centrales

del Eurosistema en las soluciones técnicas. Establecimiento de una plataforma a la que se pueden ir

añadiendo con mayor facilidad otros módulos de la herramienta.

Disponibilidad de funcionalidades complementarias comoworkflow.

Requiere mucha colaboración de los usuarios en cuanto a alta dedicación durante un periodo importante de tiempo.

Cambio en la operativa de los usuarios del sistema contable, incluidos los de sucursales.

Requería tecnologías de nuevos uso en BE paradeterminadas conexiones con las aplicaciones.

Dificultad para aprovechar la utilización de nuevos módulosde la herramienta en el corto y medio plazo.

Necesidad de definir y desarrollar las interfases con otrasaplicaciones.

Conclusiones del estudio. Herramienta de Mercado



Conclusiones del estudio. Desarrollo Propio

FORTALEZAS DEBILIDADES Adaptación a peticiones de usuario.

Viable y más sencilla que en otros casos la conversión de datos e inicialización del sistema.

Integrado en la administración técnica general del BE.

Metodología conocida por los participantes en el proyecto.

Utilización de herramientas y tecnología estándar del BE.

Garantía para acometer las modificaciones necesarias, por depender exclusivamente del BE.

Coste de implantación y mantenimiento más económico.

Largo plazo de desarrollo.

Flexibilidad más limitada que con la herramienta de Mercado.

OPORTUNIDADES AMENAZAS Adquisición de experiencia durante el desarrollo del proyecto. Novedad del entorno de desarrollo.



PROYECTO DE DESARROLLO

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Proyecto muy grande, cuyo desarrollo se contrató con una empresa externa, con las

complicaciones asociadas al control de varios equipos de trabajo (muchas

reuniones de seguimiento, desarrollo e implantación por bloques, etc.).

Participación modélica del Departamento de Intervención General:

ideas claras y dedicación a tiempo completo.

Característicasdel

Proyecto

Utilización de una infraestructura de desarrollo y ejecución nueva

para los equipos técnicosde desarrollo (necesidades de

formación para los equiposde desarrollo, y participación más

intensa de las unidades especializadas de apoyo).

Relación del sistema contable con un número muy elevado de aplicaciones operativas, lo que

requería una coordinación especial (47 aplicaciones

afectadas).



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Dividido en tres subproyectos independientes, pero intrínsecamente relacionados:

Desarrollo e implantaciónNuevo Sistema Contable

CTAProceso contablee Integración de

aplicaciones

Diseño e implantaciónDatawarehouse

Adaptaciónaplicacionesoperativas

Aplicaciones que manejan datos

contables(Euros y M.E.)




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Algunos datos de volumen:


Sucursales 23Cuentas contable (Cuadro contable) 2.082Aplicaciones que integran asientos 54Número de asientos/día 1.200

Integrados de aplicaciones 930Manuales 54Inducidos por la propia aplicación CTA 45

Número de apuntes/día 3.500Procesos ejecutados diariamente por todas las sucursales 220Informes generados diariamente por todas las sucursales 285

Volúmenes de datos del Sistema Contable



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Desarrollo e implantación de un Nuevo Sistema Contable:Agrupación de las funcionalidades en cuatro bloques para la realizacióndel desarrollo

Funcionalidades homogéneas

Permitir rodajes parciales más fáciles de controlar

Implantación por bloques

Minimizar riesgos

Criterios de agrupación




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Funciones Bloque 1 Bloque 2Gestiónde Asientos

Entrada manual, modificación y anulaciónde asientos.

Verificación, contabilización, intervención y bloqueo. Levantamiento del bloqueo y de la contabilización. Visto bueno a modificación de asientos.

Procesosde Operaciones con Divisas

Comprobación de la posición. Valoración de cuentas a cambio contable

y contabilización. Valoración de cuentas a cambio de mercado.

y contabilización. Regularización de minusvalías.

Mantenimientode Datos Generales

Mantenimiento de componentes de cuentas. Mantenimiento de cuentas y relaciones entre cuentas. Mantenimiento de conceptos. Mantenimientos de asientos a inducir. Mantenimiento de plantillas de asientos. Mantenimiento de datos de aplicaciones. Mantenimiento de procesos, eventos y destinatarios.

Bloqueo de cuentas. Comprobación de bloqueos. Desbloqueo de cuentas.

Inicializacióndel Sistema

Tablas de conversión: cuentas, conceptos y correos. Obtención de saldos de CNT y de CEX. Generación de asientos de dotación inicial de saldos. Conversión de asientos de CNT y CEX y de correos.




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Funciones Bloque 3 Bloque 4Gestiónde Asientos

Copia de asientos y alta con plantillas. Emisión de apuntes de correos. Gestión de apuntes de conformidad. Levantamiento de asientos de conformidad. Levantamiento de emisión de apuntes de correo.

Integración de asientos (Generación asientos, Gestión de duplicados, Comparación de asientosy Liberación de asientos duplicados).

Conversión de asientos (de CNT, CEX y correos)en integración.

Procesos Fin de Día en Sucursales

Cuadre de cuentas con desgloses. Cuadre con aplicaciones. Comprobaciones en sucursales. Cierre del día en sucursales y Reapertura del día. Levantamiento del cuadre de cuentas con desgloses.

Procesos Centralizados

Correo de conformidad automática, Comprobaciones generales y Generación de asientos inducidos.

Cierre general y Reapertura del día. Levantamiento y Cierre de un período.

Informes y Consultas

Informes. Rutinas de consultas de Cuentas, Conceptos, Saldos

y Estado del proceso contable. Consultas de archivos generales de la instalación.

Inicialización del Sistema

Avance y Retroceso de la situación contablede un periodo.

Inicialización de saldos de cuentas. Inicialización de registros de control de procesos.




Diseño e implantación del Datawarehouse

Este subproyecto se inició en pleno desarrollo de la aplicación contable, y dada su elevada dependencia con la estructura de los datosde esta aplicación, una vez terminadasu definición funcional, se interrumpió la fase de desarrollo (más de un año) hastano considerar que dicha estructura era estable.

Escasez de recursos.

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Adaptación aplicaciones operativas

Se trataba fundamentalmente de un proyecto de coordinacióncon los equipos de soporte de las 47 aplicaciones operativas afectadas.

Evitar una implantación masiva de aplicaciones el día que entrara en funcionamiento la nueva aplicación Contable, proporcionando mecanismos transitorios que permitieran a las aplicaciones disponer de una horquilla temporal suficientemente amplia para poder realizar las adaptaciones requeridas.

18




19

2005Ene May

Definición sistema contable

Desarrollo sistema contable

Entregas parciales pruebas usuarioDesarrollo

Inicialización sistema en producciónPruebas preproducción

Adaptación aplicaciones operativas

Contratación proyecto desarrollo

Sep2006 2007 2008 2009

Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep Ene May Sep2010

Arranque producción

Paralelo con CNT y CEX

Estudio previo sistema DW

Desarrollo sistema DWDesarrollo

Inicialización sistema en producciónPruebas preproducción

Contratación análisis y desarrollo

Arranque producción

Paralelo con procesos usuario

Análisis sistema DW

Cronograma del proyecto



El Equipo de Intervención General estaba compuesto por un coordinador principal y otras seis personas expertas en las diferentes partes del negocio (contabilidad en euros, contabilidad en divisas, información relacionada con el BCE, etc.).

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Organización del proyecto

El equipo de Sistemas de Información estaba compuesto fundamentalmente por dos Jefes de Proyecto a tiempo completo, ambos con un conocimiento funcional profundo del antiguo sistema contable.

La empresa externa empleó un equipo formado por un Jefe de Proyecto y 5/6 analistas a tiempo completo y un grupo de 14 diseñadores y programadores, aunque en puntas de trabajo llegóa alcanzar las 20 personas.

Equipo del

Proyecto


Un proyecto de esta magnitud debe dimensionarse con toda la precisión que resulte posible, y la funcionalidad debe quedar perfectamente definida evitando ambigüedades que puedan ocasionar interpretaciones erróneas en los equipos de desarrollo.

El desarrollo propio tiene un coste inicial más elevado (en esfuerzo y duración), pero tiene como ventaja fundamental, que permite adaptar perfectamente los sistemas a las necesidades específicas del Banco.

Además, debe someterse a un control constante y estricto, y aflorar los posibles problemas cuanto antes, ya que sucorrección temprana es menos costosa.

PROYECTO DE DESARROLLOExperiencia

Experiencia


PROYECTO DE DESARROLLOExperiencia

Comunicación fluida entre los departamentosde SSI e IG, con el objetivo común de solucionar cualquier problema que se presentara.

Es conveniente abordar los proyectos de este tipo,de forma incremental y por bloques, de forma quelos usuarios puedan percibir su grado de avance.

Un proyecto de este calado requiere un esfuerzo de formación elevado para su puesta en funcionamiento. En concreto, en nuestro caso se impartieron 6 sesiones formativas para 46 personas de sucursales,130 personas usuariasde las aplicaciones operativasy 30 responsables informáticosde dichas aplicaciones.

Experiencia


1

2

3

SOLUCIÓN ACTUAL

23

Desde marzo de 2009,

el Banco de España cuenta

con una aplicación

de Contabilidad (CTA),

construida mediante

un desarrollo a medida,

que se encarga de:

Integrar la contabilización efectuadapor las aplicaciones operativas, tantoen divisas como en euros, y contabilizar operaciones residuales no mecanizadas.

Proporcionar una herramientaque permita a los usuarios la definición de sus propios informes, así comoel mantenimiento de versionespara aquellos que lo requieran.

Obtener los estados financierose informes contables (entre losque se encuentran Mayor, Extractos, Pormenores y Balances), así como elaborar e intercambiar información contable con el BCE.

marzo de 2009aplicación

de Contabilidad(CTA)


1

2

SOLUCIÓN ACTUAL

Elaborar nuevos informes, a partir delos cuales se permitirá navegar a posibles atributos y datos de origen, así como desdela información agregadaa los datos de detalle, de acuerdo a las relaciones o criterios de agrupación definidos entre los datos.

24

Su puesta en

producción

proporciona:

Un repositorio único de datos, que contiene información de las diferentes aplicaciones operacionales, datos procedentes de otros organismos públicos e información propia del Departamento de Intervención General del Banco.

mayo de 2010Datawarehousede Contabilidade Información

Financiera

Una herramienta de análisis de datos, a partir de la cual:

Se pueden obtener los informes predefinidos para su análisis (Informes de la cuentade resultados, Informes del análisis de la cuenta de resultados, Informes de previsión de la cuenta de resultados e Informes para estadística).


SOLUCIÓN ACTUAL

25

El entorno de trabajo de los usuarios presenta un aspecto

Windows (menús desplegables, navegación

sencilla, integración con Office, etc.), completamente

adaptado a la imagen corporativa del Banco.

1

2 Se trata de un sistema informático con un elevado nivel de parametrización,que permite a cada usuario personalizar su entornode trabajo.

3El nuevo código de las cuentas está formado

por hasta18 posiciones “inteligentes”, que

facilitan las búsquedas de información por

múltiples criterios de exploración.

Se mejora y potenciala posibilidad de consulta de la información (criterios de selección amplios, posibilidad de exportación a herramientas de usuario final, etc.)

4

Principales

características de la

solución adoptada


SOLUCIÓN ACTUAL

26

Posee un subsistema de generación de informes

muy sofisticado, que además de las

funcionalidades habituales, gestiona el

versionado de los informes, permite la

generación y mantenimiento de

estructuras epígrafes, etc.

56 La gestión de la seguridad

informática se puede llevar a unos grados de granularidad que permiten controlar funcionalidades individuales, y en algunos casos, datos a nivel campo de una tabla.

7Permite la utilización de plantillas con “asientos

predefinidos”, que facilitan la introducción de datos en el sistema.

Permite la consulta del “Manual de contabilidad”, con posibilidad de acceso directo a las normas contables que regulan cada cuenta.

8

Principales


solución adoptada


SOLUCIÓN ACTUAL

27

Las sucursales cierran aproximadamente

media hora antes que con CNT y CEX.

910 El Balance diario que se

genera para el BCEse obtiene breves instantes después del cierre de las aplicaciones operativas (alrededor de las 19:00). Principales


solución adoptadaCon CNT y CEX había que conocer y utilizar más

de 100 transacciones diferentes.

Ahora existe un único enlace al sistema y los

usuarios, en función de su perfil, pueden contabilizar,

intervenir, modificar maestros, etc...

11


SOLUCIÓN ACTUAL

28

Aplicaciones operativas con importes en euros y en

divisas

CTA

Aplicaciones operativas con importes en euros

Datos de asientosen euros y divisas

Asientos en euros y divisas

APLICACIONES E INTERVENCION Data

warehouse

Integración en CTA


CONCLUSIONES

29

El sistema resultante de este proyecto está cumpliendo con los objetivos que se perseguían (Disponer de un Sistema Contable único, homogéneo y flexible, Simplificar la organización administrativa de Madrid y Facilitar la consulta de los datos contables y de las operaciones).

Una vez finalizado el proyecto, la experiencia está resultando muy positiva para el Banco:

Usuarios de todos los perfiles (Sucursales y Oficinas Centrales) han manifestado su satisfacción, por disponerde un sistema moderno, flexible y simplificado, quefacilita la utilización, y permite la selección y consulta dinámica de la información.

Sistemas de Información está satisfecho al contarcon un sistema desarrollado con tecnología estándardel Banco, lo que facilita las labores de mantenimiento.


CONCLUSIONES

30

¿Qué haríamos diferente?

Independizar la gestión del proyecto.

Empezar cada cosa a su debido tiempo (contratar el desarrollo una vez completada y aprobadala definición funcional, retrasar el inicio del Datawarehouse, no empezar el desarrollo hastala estabilización de la nueva tecnología, etc.).

¿Qué hemos aprendido?

Que proyectos de estas características deben definirse y dimensionarse con toda la precisión que sea posible.

Que sólo se puede llegar a un sistema completamente adaptado a los procesosdel Banco mediante un desarrollo a medida.


CONCLUSIONES

31

¿Qué decisión tomaríamos si tuviésemos que hacerlo hoy?

Seguramente la misma.

¿Qué haríamos igual?

Abordar el desarrollo por bloques y controlarel proyecto con el mismo nivel de vigilancia.

Formar un equipo de trabajousuarios/informáticos con el mismo nivelde entendimiento y compromiso.


GRACIAS POR SU ATENCIÓNJuan Manuel Díaz del Castillo

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