Departamento Escolar y de Archivo

Universidad Autónoma de Nuevo León

Experiencias con documentos apócrifos, procedimientos,

consecuencias y validación.

Octubre de 2014

Contenido

01

Departamento Escolar y de Archivo

Referencias Normativas UANL

Proceso Validación de documentos

Consecuencias

Acciones de mejora

DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO

Misión

A V A N C E A C A D É M I C O

Niveles:

* Medio Superior

* Superior

INGRESO PERMANENCIA EGRESO

AVANCE EN EL TIEMPO

Recepción de documentos probatorios de antecedentes académicos

Primer revisión

Inscripción Definitiva

Integración de expediente académico – administrativo del estudiante

Revisión intermedia durante algún trámite escolar

Control Académico

Conformación del expediente probatorio de antecedentes escolares

Revisión final

Convenio de validación electrónica UANL - SEP

Expedición de Documentos Escolares y

Títulos

Estructura Organizacional

Matrícula estudiantil Semestre Agosto – Diciembre 2014

Dependencias académicas que

atienden la matrícula estudiantil

26 25

24

3 1 1

27

Facultades Preparatorias

Subdirecciones

de Posgrado

Escuelas

Incorporadas

Preparatorias

Técnicas

Centro de

Investigación

y Desarrollo de

Educación

Bilingüe

Centro de

Investigaciones

Sociales

Cobertura de la UANL

en el Estado

Monterrey y el Área Metropolitana

Región Periférica

Región Norte

Región Citrícola

Región Sur

Allende

Anáhuac

Apodaca

Aramberri

Cadereyta Jiménez

Cerralvo

Ciénega de Flores

China

Doctor Arroyo

Galeana

García

General Escobedo

Guadalupe

Hidalgo

Linares

Marín

Montemorelos

Monterrey

Sabinas Hidalgo

San Nicolás de los Garza

San Pedro Garza García

Santa Catarina

Santiago

Municipios con Planteles

Universitarios:

Acta Administrativa Conciliación de la

matrícula Semestre Agosto – Diciembre 2014

Resultado de auditoría de la

matrícula Semestre Agosto – Diciembre 2014

LEYES Y REGLAMENTOS GENERALES APROBADOS POR EL H. CONSEJO UNIVERSITARIO

Referencias normativas en la UANL

Referencias normativas Legislación y Reglamentación universitaria • Artículo 135.- Serán declarados nulos los

estudios en la Universidad cuando se descubra la presentación de certificados o documentos falsos que hubiesen permitido la inscripción de un alumno.

• Artículo 155.- Las sanciones que podrán imponerse en los casos señalados expresamente en el presente Estatuto o en los demás reglamentos universitarios, previa garantía de audiencia que se conceda al interesado o afectado, son las siguientes: III. A los alumnos:

e) Nulificación de los estudios cursados fraudulentamente y pérdida del derecho para obtener la certificación de los mismos. f) Expulsión de la Universidad, acordada por el Consejo Universitario.

Referencias normativas

Legislación y Reglamentación universitaria

• Artículo 20.- La Universidad se reserva el derecho de investigar, en cualquier momento, la autenticidad de los documentos presentados para la inscripción. Si se llegase a comprobar la falsedad total o parcial de algún documento, el estudiante quedará definitivamente expulsado de la Universidad.

Referencias normativas

Legislación y Reglamentación universitaria

• Artículo 35.- Los requisitos generales para el ingreso a los programas que conforman el Sistema de Posgrado, serán los mismos que señala el Departamento Escolar y de Archivo, de acuerdo con la Dirección.

PROCESO DE VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS ESCOLARES

Programa permanente de

revisión documental

Registro y Titulación

Emisión y certificación

de documentos

escolares

Inscripción definitiva

Validación de documentos escolares

Convenio de Validación Electrónica SEP - UANL

DOCUMENTOS INTERNOS

Emitidos en las Escuelas y Facultades de la UANL

DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos emitidos en instituciones educativas ajenas.

Programa permanente de revisión documental Proceso UANL

Preparatoria

Facultad

Departamento Escolar

y de Archivo

Dirección General de Profesiones

Integran kárdex sustentado con todas las minutas de calificaciones

Integra expediente académico con los requisitos necesarios para la elaboración del título universitario

Expide cédula para ejercer y audita los antecedentes académicos

CONVENIO DE VALIDACIÓN ELECTRÓNICA UANL - DGP

Validación electrónica de Títulos Profesionales

Que el uso de la tecnología informática, así como la utilización de documentos que incorporen elementos de seguridad, constituye una necesidad, no sólo para simplificar el trámite, sino que proporcione certeza a la sociedad sobre el carácter de profesionista de una persona.

Timbre holograma con código óptico para registro en línea de

títulos profesionales.

INCIDENCIAS DETECTADAS DURANTE LA REVISIÓN DOCUMENTAL

Exposición de casos reales

Procedimiento para turnar a la Comisión de Honor y Justicia del H. Consejo Universitario

los expedientes con documentos apócrifos

Presentación de la denuncia a través

de oficio

•Basada en Art. 154 del Estatuto General además del Reglamento General sobre los procedimientos de Admisión y Permanencia de los estudiantes

Conformación de expediente documental

•Art. 158 del Estatuto General

1. Ficha Técnica

2. Copia de las pruebas para determinar la denuncia

3. Documentos tales como: declaración firmada, reporte

de situación académica y administrativa, datos

personales, entre otros

•Documentación probatoria del involucrado

Dictamen del H. Consejo Universitario

ACCIONES PREVENTIVAS IMPULSADAS

1. BLINDAJE DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS EXPEDIDOS POR EL DEPARTAMENTO ESCOLAR Y DE ARCHIVO DE LA UANL. 2. CONVERSIÓN DEL ARCHIVO ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS ESTUDIANTES DE IMÁGENES DE MICROFILM A IMÁGENES DIGITALIZADAS. 3. INTEGRACIÓN DEL PROCESO DE EMISIÓN DE DOCUMENTOS CERTIFICADOS AL SISTEMA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS EDUCATIVOS (SIASE).

Modernización integral de procesos escolares:

Blindaje de documentos académicos expedidos por el

Departamento Escolar y de Archivo.

Papel

seguridad

oculta

Holograma

hot stamping

y folio

1327772

Marca de

agua ligada

con el número

de trámite

Holograma

de seguridad

exclusivo de

la UANL

Timbre

holograma para

certificados de

estudios

exclusivo de la

UANL

Proceso de

realzado con

tinta de uso

exclusivo de

la UANL

Actas de Titulación

Fecha de registro de

trámite ante el DEyA

Fecha de certificación de

la Escuela o Facultad

Fecha de protocolo de

titulación

Sello de protección de

firma del Director de la

Escuela o Facultad

Profesores

del

Comité de

Titulación

Acta de Evaluación a

Título de Suficiencia

Acta de Evaluación a

Título de Suficiencia

Evolución de los formatos de certificados de estudios a través

del tiempo

1980

2004

2007

2005

2008 2013

Evolución del título universitario

Versión 1.0 marzo de 2004,papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección.

Versión 1.1 septiembre de 2005, papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección además de un sello tornasol en la parte inferior izquierda.

Versión 1.2 marzo de 2006, papel Buff, contaba con sellos ocultos como medida de protección además de un sello lacrado termo cromático en la parte inferior izquierda.

Versión 1.3 septiembre de 2010, papel Buff, cuenta con sellos ocultos como medida de protección además de un sello denominado evergreen en la parte inferior izquierda.

cv cv cvvv cv cv

cvcv

cv

Evolución del título universitario

REVERSO

Versión 1.4 marzo de 2012, papel Buff, se implementa más la seguridad, utilizando sellos dorados en las firmas de cada una de las autoridades administrativas, además cambio de color en el holograma del Departamento Escolar y de Archivo

2013

ANVERSO

cv

cv cv

MODERNIZACIÓN INTEGRAL DEL ARCHIVO ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS

ESTUDIANTES

Proyecto Macro Recuperación del Archivo

Etapa I: Conversión del

Archivo de Microfilm a

Digitalización

Etapa II: Importación

al SIASE de imágenes convertidas

Periodo de implementación: Octubre 2012 a Octubre de 2014 Proyecto estratégico a realizarse

en 2015 - 2016

Etapas

DEy

A

Revisión Física de Expedientes

TEC

RED

Digitalización de imágenes

DEy

A

Validación de calidad de imagen

DEy

A –

DG

I

Resguardo en Content Manager

Explotación de información

trámites escolares

INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ESCOLARES,

REGISTRO Y TITULACIÓN AL SIASE.

Integración de los procesos escolares al SIASE

FASE I

Certificación de Documentos Escolares

Registro y Títulos

Consulta avance de trámite Vía web

Escuelas y Facultades

Control Académico e Inscripciones

Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad

Módulo de fotografía

Entrega de documento

Pre -solicitud de trámite mediante cita programada

por el DEyA

Estudiantes

Controlar , Administrar y Certificar la información personal y

académica del Estudiante

Controlar y Administrar las Inscripciones

realizadas por el estudiante

Planeación del proceso de emisión

de documentos escolares:

• Programación de citas

• Control de formatos de

seguridad

• Generación de indicadores :

• Productividad

• Efectividad de

proceso

Verificar, Integrar y

Resguardar la información de los

expedientes

Capturar

imágenes digitales de los

estudiantes

Tesorería General

Pago por medios electrónicos

Revisar la filmina Contra la actualizada

Conceptualización - implementación

SIASE - Módulo Certificación de documentos escolares, registro y titulación

Fase I

Emisión de certificados de estudios

Fase I (a) Documentos certificados

Fase II Registro y Titulación

Proceso

Inicio

Registro WEB

www.uanl.mx/enlinea

Registro Presencial

Revisión y validación de Kárdex

Revisión expediente académico

administrativo

Impresión de solicitud y

recibo de pago

Pago en institución bancaria

autorizada

Toma de fotografía en la

fecha programada

Recepción de trámite

Elaboración de documento

Firmas Digitalización

de documento

Programación de recepción y

entrega

Entrega del documento

Preparatoria

DEyA

Alumno Alumno

Alumno

DEyA

Alumno

Díptico informativo

• Digital • Plataformas institucionales: • Portal www.uanl.mx • SIASE

• Impreso • Para distribución en • Departamento Escolar y de Archivo • Escuelas y Facultades de la UANL

Acciones proyectadas

Creación del sistema de consulta y validación de antecedentes académicos de los trámites de registro de títulos y expedición de cédulas profesionales ante la Dirección General de Profesiones.

Departamento Escolar y de Archivo

Universidad Autónoma de Nuevo León

Experiencias con documentos apócrifos, procedimientos,

consecuencias y validación.

Gracias por su atención

Octubre de 2014