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Edita:
SECRETARA GENERAL TCNICASubdireccin General de Publicaciones, Informacin y Documentacin.
N.I.P.O.: 551-06-096-2N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicacin electrnica)
I.S.B.N.: 84-8181-325-7Depsito Legal: M-47.363-2006
Imprime: Artes Grficas PALERMO, S.L.
MINISTERIO DE CULTURA
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exposicionestemporales
organizacingestin
coordinacin
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MINISTERIODE CULTURA
Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura
Antonio Hidalgo LpezSubsecretario de Cultura
Julin Martnez Garca
Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales
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Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes
Direccin:
Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promocin de las Bellas Artes
Coordinacin:
Anunciacin Farias Lamas
Carmen Padilla MontoyaMara de Prada Lpez
Redaccin:
Anunciacin Farias LamasIria Losada BaltarCarmen Padilla MontoyaMara de Prada LpezMariflor Sanz Mallo
Diseo:
ruiz.ampuero arquitectos
Maquetacin:
Manuel Urea Holgado
Agradecemos la colaboracin de:Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Corts GmezCarmen Dez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de Tena
Pilar Moreno SastreJorge Pascual RodrguezAlicia Prez RodrguezPilar Snchez Llorente.
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ndice
organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
viabilidad del proyecto ............................................................14valoracin cultural .............................................................................14
valoracin econmica ........................................................................15
normas de actuacin ................................................................16
principios deontolgicos ....................................................................16legislacin aplicable ...........................................................................17
configuracin del equipo profesional .......................................19comisariado .......................................................................................19
diseo de montaje .............................................................................20
coordinacin tcnica ..........................................................................20
otros profesionales ............................................................................21
desarrollo del proyecto ............................................................22
convenios de colaboracin .................................................................22gestin econmica .............................................................................23
coordinacin tcnica ..........................................................................23
convenios de colaboracin . . . . . . . . . . . . . 25
consideraciones generales ........................................................28fundamento .......................................................................................29
regulacin ..........................................................................................31
convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas
artes ........................................................................................33clases .................................................................................................34
contenido ..........................................................................................35
procedimiento .........................................................................40inicio: trmites previos .......................................................................41
redaccin del convenio ......................................................................41
tramitacin ........................................................................................42firma ..................................................................................................43
archivo y seguimiento del convenio ...................................................43
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gestin econmica . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
programacin econmica ........................................................48financiacin .......................................................................................49
delimitacin de necesidades ..............................................................49
estimacin de costes ..........................................................................51
gestin financiera ....................................................................53fases de la gestin del gasto ..............................................................54
procedimientos de gestin del gasto..................................................55
contratacin administrativa ......................................................57regulacin de los contratos ................................................................58
clasificacin de los contratos .............................................................58
expediente de contratacin ...............................................................60
seguimiento de expedientes...............................................................64calendario de contratacin ................................................................66
memoria econmica y archivo ..........................................................68
coordinacin tcnica . . . . . . . . . . . . . . . . 71
preparacin .............................................................................74prstamos ..........................................................................................75
seguros ..............................................................................................80
embalaje y transporte ........................................................................86montaje .............................................................................................91
exhibicin ................................................................................96inauguracin ......................................................................................97
mantenimiento y control ....................................................................98
comunicacin y difusin ....................................................................99
clausura .................................................................................102desmontaje ......................................................................................103
devolucin del prstamo ..................................................................104anlisis y evaluacin de la exposicin ..............................................104
archivado de la exposicin ...............................................................106
anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
anexos gestin econmica .....................................................111
anexos coordinacin tcnica ..................................................121
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organizacin
viabilidad del proyecto
normas de actuacin
confguracin del equipo
profesional
desarrollo del proyecto
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Conmemoraciones,
aniversarios,
aportaciones de investigaciones recientes,
nuevas adquisiciones que se incorporan a una coleccin,
poltica expositiva de fondos que integran colecciones
estables,programas de intercambio entre instituciones,
polticas culturales de colaboracin entre instituciones
de mbito nacional y/o internacional,
y un largo etctera...
....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrn
justificar la organizacin de una exposicin temporal.
En funcin de los diferentes objetivos y fines que se
propongan las Instituciones o Entidades organizadoras
de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de
posibilidades se multiplicar y diversificar considerable y
progresivamente.
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viabilidad del
proyecto
Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposicin, y con carcter
previo a la toma de decisin sobre la produccin de una exposicin temporal,el Organizador deber realizar un estudio amplio que contemple no slo
una valoracin cultural sino tambin una valoracin econmica del proyecto
expositivo, con el fin de proceder a la estimacin de su necesidad, oportunidad
y viabilidad.
Sin pretender la exhaustividad, a continuacin se relacionan algunos de los
aspectos que se debern analizar para obtener las correspondientes valoraciones
del proyecto:
valoracin culturalLa oportunidad y necesidad de la realizacin del proyecto, y si el motivo que
lo origina est en consonancia con la misin, fines y objetivos encomendados
a la Institucin o entidad organizadora.
El rigor cientfico-cultural del discurso expositivo, as como la calidad del
contenido de la muestra.
La relacin de los objetos que podran formar parte de la misma, y su
adecuacin al discurso expositivo.
Los colaboradores cientficos que participarn en el proyecto.
La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibicin.
La relevancia y el inters social y cultural de posibles Instituciones o entidades
colaboradoras.
El valor pedaggico y el inters cultural para el pblico que asista a laexposicin.
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valoracin econmicaLos recursos humanos necesarios para la organizacin de la exposicin.
El estado de conservacin de los objetos que participarn en la exposicin
y si precisan algn tratamiento de limpieza, restauracin u otro tipo de
intervencin, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartidadel prstamo.
La valoracin aproximada de los bienes culturales a efectos de contratacin
de plizas de seguro.
La manipulacin y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia
hasta el lugar de la exposicin.
El diseo, realizacin y montaje de elementos expositivos.
Las actuaciones necesarias para la comunicacin y difusin de laexposicin.
La aceptacin de posibles aportaciones de Instituciones o entidades
colaboradoras, o necesidad de bsqueda de los mismos.
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normas deactuacin
principios deontolgicosSea cual sea el motivo que da origen a la produccin y realizacin de unaexposicin temporal, conviene sealar que el respeto a los principios de tica
y deontologa1asentados en materia de exposiciones temporales, deber sernorma de general aceptacin que gue la actuacin de todos los profesionalesque participen en su organizacin.
En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribucin al desarrollo cultural ysocial se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan debern manifestarsede relevante inters para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.
Se habr de tener en cuenta que:
La solicitud de prstamo de bienes culturales para exposicionestemporales se har nicamente cuando su presencia resulteimprescindible para la comprensin del discurso expositivo.
El organizador deber asegurarse de la procedencia lcita de los bienes
culturales. Se tendr que respetar la confidencialidad y permanencia en el
anonimato del prestador, cuando el mismo as lo solicite.
El estado de conservacin del objeto permitir su movilidad sin riesgosaadidos a los propios de su manipulacin y traslado al lugar deexposicin.
1
Cdigo de Deontologa Profesional del ICOM. Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe
elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unin Europea.2005.
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La exposicin se realizar en salas idneas y adecuadas a los objetosque se expongan.
Los objetos se exhibirn en condiciones ptimas para su preservacin yconservacin.
Desde el inicio del proyecto hasta la conclusin del mismo, dichos principios
sern causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de laproduccin y realizacin de una exposicin temporal.
legislacin aplicableLa organizacin de una exposicin temporal en territorio espaol, requierela sujecin a la normativa jurdica estatal y autonmica vigente que regula
mltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,destacando:
Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el CdigoCivil espaol.
Dedica su Titulo X a la regulacin del Prstamo con carctergeneral.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
Regula la salida de bienes de inters cultural de los Museos, Archivos
y Bibliotecas de Titularidad Estatal. Regula la salida de bienes culturales del territorio espaol para
participacin en exposiciones temporales.
Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba elReglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol
de Museos.
Regula lo relativo a los bienes de inters cultural que se custodian enlos museos.
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones
Pblicas.
Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidadessin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposicin Temporal.
Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Regula todo lo relativo a la exportacin e importacin de bienesculturales para exposiciones temporales y los correspondientestrmites aduaneros.
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Ley de Presupuestos Generales del Estado.
Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintosrganos de la Administracin para realizar su cometido a lo largo delcorrespondiente ejercicio econmico.
Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.
Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrollala disposicin adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histrico Espaol, sobre Garanta del Estado para obras
de inters cultural.
Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada porReal Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.
Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba elReglamento de Seguridad Privada.
Regula la utilizacin de los servicios de escolta, as como los serviciosde seguridad privada en espacios pblicos.
Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se apruebael Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplan los medios de tutelade los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen
normas procesales para facilitar la aplicacin de diversos reglamentos
comunitarios.
Regula los derechos de autor y los derechos de reproduccin. Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.
Regula la participacin solidaria de los ciudadanos en actuaciones devoluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro pblicaso privadas.
Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y ComunicacinInstitucional.
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configuracin del
equipo profesional
Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realizacin, se proceder
a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo ycontrol de las diferentes fases que culminarn en la realizacin de la exposicin
temporal.
comisariadoEl comisariado o direccin cientfica de la exposicin asume la responsabilidad
de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la seleccin de los
bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de
actualidad, deber compaginar la aportacin de un elevado contenido cientfico-
cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para
especialistas y expertos como para el pblico en general.
Funciones:
Elaborar el proyecto cientfico-cultural y definir sus caractersticas.
Seleccionar y localizar los objetos a exponer.
Coordinar el discurso expositivo y diseo de montaje.
Aportar la informacin complementaria a la exposicin: textos,
documentos, grficos, etc.
Redactar los textos para el material de comunicacin y difusin de la
exposicin.
Colaborar con el equipo de diseo y de coordinacin en la supervisin
del montaje de la exposicin.
Realizar la coordinacin cientfica del catlogo, en su caso.
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diseo de montajeSe desarrollar en estrecha colaboracin con la entidad organizadora y las
directrices del comisariado de la exposicin ya que el montaje deber respetar
la coherencia del discurso cientfico-cultural, adems de favorecer su lectura,
comprensin e interpretacin por el pblico.
Generalmente, el diseo de la exposicin se realiza por equipos profesionales
formados por arquitectos, diseadores y otros especialistas en diferentes tareas
complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe
conciliar la esttica con condiciones de conservacin preventiva y seguridad
de los bienes culturales.
El diseo del montaje conlleva:
Elaboracin del proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que
incluir distribucin y ubicacin de las piezas, itinerario y circulacin de
visitantes.
Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario
que se requiera.
Delineacin de planos para su construccin.
Definicin de materiales.
Propuesta de iluminacin.
Diseo de la grfica de la exposicin. Direccin tcnica del montaje en colaboracin con el comisario y el
coordinador.
coordinacin tcnicaAna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del
proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para
su realizacin, llevando a cabo:
Solicitud del prstamo de los objetos que participarn en la exposicin.
Anlisis de las condiciones del prstamo, y de las necesidades
especficas de los objetos para la contratacin de:
Diseo de montaje.
Intervenciones de limpieza, restauracin...
Embalaje y Transporte.
Pliza de Seguro.
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Solicitud de la Garanta del Estado, en su caso.
Control de recepcin y devolucin de objetos.
Control y supervisin del montaje y desmontaje.
Coordinacin tcnica del catlogo.
otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:
Personal Tcnico y Administrativo:
Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestin
y tramitacin jurdica, econmica y administrativa.
Personal de Difusin y Comunicacin:
Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluacin
de la muestra.
Asimismo ser necesario la colaboracin complementaria de otros profesionales
y tcnicos en:
Restauracin:
En numerosas ocasiones ser necesario proceder a tareas de limpieza y/o
restauracin de los bienes culturales para que renan las condiciones idneasde exhibicin.
Fotografa:
Si el titular del bien no dispone de material fotogrfico del objeto, o ste
no tiene la calidad suficiente para una buena reproduccin en el material
que se requiera, el organizador tendr que prever la obtencin del mismo
por fotgrafos profesionales.
Especialistas en nuevas tecnologas:
La creciente incorporacin de materiales audiovisuales e informticos en el
propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicacin
y difusin requiere de personal especializado en estas reas.
Adems de la contratacin de empresas con personal especializado en:
Manipulacin, transporte y montaje de bienes culturales.
Vigilancia y seguridad.
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desarrollo del
proyecto
Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y
definido el equipo profesional que se ocupar de su puesta en marcha, se iniciael desarrollo del proyecto.
Las herramientas ms importantes que van a facilitar dicho desarrollo sern los
Convenios de Colaboracin, la Gestin Econmica y la Coordinacin Tcnica, a
las que se dedican los prximos tres captulos de esta publicacin.
convenios de colaboracinSiempre que se estime oportuna la colaboracin de otras Instituciones o
entidades interesadas en el proyecto, tanto pblicas como privadas, los trminos
de dicha colaboracin debern manifestarse por escrito en diferentes acuerdos
y convenios de colaboracin que ordenen y regulen el reparto de tareas,
responsabilidades y contrapartidas.
Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en
profundidad y con detalle en el captulo dedicado a convenios de colaboracin-
se podran destacar, entre otros, los que hacen referencia a:
Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que
por su titularidad podrn ser pblicas o privadas (Administraciones Pblicas
-Estatal, Autonmica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,
Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)
Frmulas de financiacin que permitan distribuir la gestin del gasto pblico
entre diferentes administraciones y/o Instituciones pblicas y privadas,
o lograr acuerdos de cofinanciacin pblica-privada mediante la gestin
de la aportacin econmica del sector privado a travs de las diferentesmodalidades de Patrocinio.
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gestin econmicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre
Administracin y entidades colaboradoras, la gestin econmica de la
Administracin estar sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del
Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio econmico, como a la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas.
As, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias
de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,
la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas fija la tipologa de los
mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la
forma de su adjudicacin.
Adems, la ejecucin del presupuesto estar sometida a control interno en
todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado, atravs de su doble funcin de intervencin y de control financiero, asegurar
la actuacin del sector pblico con sometimiento a los principios de legalidad,
eficacia y economa.
coordinacin tcnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, ser necesaria una
coordinacin tcnica que asegure la puesta en comn de las mltiples tareas
imprescindibles para la produccin y realizacin de la exposicin temporal.
La solicitud de bienes culturales, en calidad de prstamo temporal, para su
participacin en la exposicin, que se realice a Instituciones, entidades y/o
colecciones pblicas o privadas generar una serie de compromisos que debern
ser asumidos por el organizador de la muestra.
Una vez establecidas las premisas de la conservacin preventiva y seguridad que
requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a travs de suscripcin delas correspondientes plizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte
de los bienes as como su instalacin en la sala de exposicin por personal
especializado, permitirn la exhibicin de los mismos en ptimas condiciones
de contemplacin por el pblico.
Al mismo tiempo se deber llevar a cabo una programada publicidad y difusin
de la misma, desde la organizacin del acto inaugural y presentacin a los
medios de comunicacin, pasando por la edicin de diferentes publicaciones,
hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendr que
ser previsto en el proyecto de una exposicin para intentar alcanzar su mxima
difusin y comunicacin social.
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Concluida su exhibicin al pblico, la consiguiente evaluacin de la exposicin
en base a los diferentes objetivos que la organizacin se haya fijado al inicio de
la misma constituir el autntico cierre de una exposicin temporal.
Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de
la documentacin generada en torno a la exposicin temporal, es importante
sealar que ste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa demenor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso tico y una
obligacin jurdica que atae a la conservacin del patrimonio documental tal
y como establece la Ley del Patrimonio Histrico Espaol.
DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO
CONOCIMIENTOS MUSEOGRFICOS
TRABAJO EN EQUIPO
COMISARIO
GESTOR
DISEADOR
PROYECTO CIENTFICO
JURDICO
ADMINISTRATIVO
COORDINADOR
PUBLICACIONES
ESPACIO EXPOSITIVO
PUBLICACIONES
EXPOSICIN - COMUNICACIN
EMISOR -ORGANIZADOR RECEPTOR -VISITANTE
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convenios de
colaboracin
consideraciones generales
convenios de la subdireccin
general de promocin de lasbellas artes
procedimiento de tramitacin
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El objetivo de este captulo consiste en proponer una
gua que permita orientar a aquellas entidades que estn
interesadas en organizar una exposicin en colaboracin
con otra institucin.
La ya de por s amplia figura del CONVENIO presenta la
utilidad, en este marco de colaboracin, de reflejar en unsolo texto el alcance y caractersticas de cada exposicin,
as como las diversas expectativas, necesidades y
objetivos que se plantean las Instituciones cuando
deciden cooperar entre s para poner en marcha el
proyecto expositivo.
Efectivamente, si la exposicin ya inaugurada muestrael satisfactorio resultado en el que convergen todas las
etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el
esfuerzo comn de multitud de intervinientes, el convenio
no deja de ser un documento que, permaneciendo en un
trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia
los compromisos adoptados por cada parte, siempre
necesario para que se pueda conseguir dicho objetivofinal.
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consideraciones
generales
Cuando se utiliza el trmino conveniopara aludir al documento en el que se
plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposicin, se hacenecesario formular una advertencia previa pues, como seala G. Fernndez
Farreres, la denominacin de convenio se utiliza dentro del mbito general de
actuacin de la Administracin Pblica, en tanto que declaracin que procede
no slo de la voluntad de la Administracin como sera el caso de un acto
administrativo sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de
otros sujetos.
Por este motivo, se puede acoger la definicin que ofrece Pablo Martn Huerta
de los convenios interadministrativos como negocios jurdicos de Derecho
pblico y de carcter intuitu personaeque celebran las Administraciones y
entes pblicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades
derivadas de la colaboracin administrativa.
Sin embargo, tambin es cierto que a travs de la utilizacin del trmino
convenio no se pretende hacer, como observa Jos M. Rodrguez de Santiago,
una remisin a una precisa naturaleza jurdica del acto en cuestin, sino slo
expresar que en la formacin del mismo intervienen voluntades concurrentes
de dos o ms sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administracin
Pblica.
En resumen, a lo largo de las pginas que siguen se va a entender por convenio
aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de
actuaciones, originando una relacin jurdica de colaboracin entre dos o ms
sujetos que tiene como fin la organizacin de una exposicin.
fundamento
regulacin
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fundamentoEn el caso de que la Administracin sea una de las partes del convenio, como
ocurre con las exposiciones que organiza la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, la relacin jurdica adquiere un carcter pblico que obliga
a aplicar las normas administrativas. En atencin a este aspecto, puede ser
til indicar los motivos por los cuales estas caractersticas presentan algunas
peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuacin se exponen son
adaptables a las necesidades de cada entidad en funcin de sus circunstancias
y del rgimen jurdico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.
El convenio se utiliza para conseguir un fin comn. Cuando una de las partes
es una Administracin Pblica, dicho fin ha de encontrarse amparado por una
norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de
Cultura atribuyen a la Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales la
funcin de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poderdesarrollar esta competencia en colaboracin con otras entidades.
Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de
colaboracin es la relativa a su denominacin, esto es, por qu se escoge el
trmino de convenio y no, por ejemplo, el de contrato, entendido en su
acepcin formal como acuerdo de dos o ms voluntades tendente a la creacin
de un vnculo jurdico.
El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,
en el caso de las Administraciones Pblicas, el convenio se convierta en la
habilitacin normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en
el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo
el transporte de las obras, el catlogo, etc., podrn justificar su objeto en el
convenio de colaboracin del que traen causa.
Es preciso, pues, distinguir el mbito que corresponde al convenio de
colaboracin del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado
que la utilizacin de uno u otro por parte de la Administracin no es opcional.
El convenio de colaboracin permite distribuir entre las partes firmantes loscompromisos necesarios para la realizacin de la exposicin; los contratos, por
su parte, hacen efectiva la ejecucin de los distintos servicios comprometidos.
El convenio se firma entre las dos o ms entidades que libremente han decidido
celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Pblicas, necesitan
seguir para su perfeccin el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratos, que ser el que determine cul ser la empresa adjudicataria del
mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratacin
administrativa.
En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda
conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,
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habra que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones
Pblicas.
Es cierto que tanto los convenios de colaboracin como los contratos
administrativos son instrumentos adecuados para la realizacin de funciones
administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de
Contratos de las Administraciones Pblicas se aplican a los convenios decolaboracin para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto
Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio; en
adelante, Ley de Contratos). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en
el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios
no se manifiesta en una contraposicin de intereses (v. gr., una prestacin de
servicios a cambio de una contraprestacin econmica), sino que se trata de una
actividad y una gestin que se pretende encauzar en una determinada direccin
mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administracin
participe en la financiacin de dicha actividad o que, incluso, esta financiacinsea llevada a cabo por otra entidad a travs del patrocinio.
Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del mbito de aplicacin de
dicha Ley los siguientes convenios:
1. Los convenios de colaboracin que celebre la Administracin General del
Estado con la Seguridad Social, las Universidades Pblicas, las Comunidades
Autnomas, las Entidades locales, organismos autnomos y restantes
entidades pblicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre s,
salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras pblicas, servicioso suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma
Ley de Contratos.
2. Los convenios que, con arreglo a las normas especficas que los regulan,
celebre la Administracin con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho
privado, siempre que su objeto no est comprendido en el de los contratos
regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.
Asimismo, es importante destacar que la bsqueda de la colaboracin con los
particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administracinde los lmites que el principio de legalidad impone a su actuacin.
Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboracin
que celebra una Administracin Pblica con otra entidad una evidente naturaleza
administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdiccin
contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir
de su interpretacin y cumplimiento (artculo 8.3 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn).
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regulacinEl principio de colaboracin, conforme dispone el artculo 3.2 de la Ley
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, rige las relaciones entre las Administraciones Pblicas.
Este principio de carcter general es tambin aplicable a las relaciones de
colaboracin que, en virtud de un convenio, la Administracin General del
Estado pueda entablar con otras entidades de carcter privado.
De forma esquemtica se puede citar la regulacin actualmente vigente en
materia de convenios de colaboracin de la forma que sigue:
Convenios entre la Administracin General del Estado y
la Administracin de las Comunidades Autnomas
El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn regula los convenios de colaboracin que
puede celebrar la Administracin General del Estado y los organismos pblicos
vinculados o dependientes de ella con los rganos correspondientes de las
Comunidades Autnomas en el mbito de sus respectivas competencias.
Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientacin poltica
sobre la actuacin de cada Administracin en una cuestin de inters comn o
a fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin
en un rea de interrelacin competencial o en un asunto de mutuo inters sedenominarn Protocolos Generales.
Convenios entre la Administracin Local y las
Administraciones del Estado y de las Comunidades
Autnomas
Estos convenios encuentran su habilitacin legal en el artculo 57 de la Ley
7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, de forma que la
cooperacin econmica, tcnica y administrativa entre dichas Administraciones,tanto en servicios locales como en asuntos de inters comn, se desarrollar
con carcter voluntario, bajo las formas y en los trminos previstos en las leyes,
pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.
Convenios de colaboracin que celebre la Administracin
General del Estado con otras entidades
Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administracin General del Estado puede
celebrar convenios de colaboracin, adems de con otras Administraciones,
con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado.
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Convenios de colaboracin empresarial en actividades de
inters general
El apartado primero del artculo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de
rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al
mecenazgo, entiende por convenio de colaboracin empresarial en actividades
de inters general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artculo16 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda
econmica para la realizacin de las actividades que efecten en cumplimiento
del objeto o finalidad especfica de la entidad, se comprometen por escrito
a difundir, por cualquier medio, la participacin del colaborador en dichas
actividades.
Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,
los convenios celebrados por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas
Artes no se incluyen entre los previstos por el artculo 6 de la Ley de RgimenJurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn, sino que se amparan en la habilitacin ms genrica prevista en la Ley
de Contratos, a la que antes se aludi, lo cual se manifiesta en la simplificacin
de su tramitacin.
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convenios de la
subdireccin
general de promocin
de las
bellas artes
A continuacin se indican, sin nimo de establecer una enumeracin exhaustiva,
los convenios ms representativos elaborados por la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades
derivadas de la organizacin de la mayor parte de las exposiciones.
clases
contenido
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clases
Convenio marco de colaboracin
Permite expresar la voluntad de colaboracin en el desarrollo de proyectos y
actividades comunes que posteriormente se plasmarn en convenios especficospara actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio
de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que
establezca el propio convenio.
Convenio de colaboracin para la organizacin de una
exposicin
Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de
las partes firmantes para la organizacin de una exposicin concreta, una vezque ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdireccin
General de Promocin de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal
una exposicin organizada por otra institucin.
Protocolo general
El convenio adoptar esta forma con el objetivo de que un rgano de la
Administracin General del Estado y otro de una Comunidad Autnoma puedan
fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin enla organizacin de una exposicin.
Convenio de cesin temporal
Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de produccin propia de
la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, entre las que destacan
muestras fotogrficas de los ms diversos autores espaoles contemporneos, la
Subdireccin dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que permite
articular estas itinerancias como prstamos giles a terceras instituciones enEspaa y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, nicamente se solicita
de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organizacin de
la exposicin en su sede, no exigindose ninguna contraprestacin econmica
a cambio.
Cesin de salas por parte otra entidad
En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la
Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, es necesario solicitar
la colaboracin de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones
adecuada a este fin.
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Patrocinio
En los convenios de colaboracin se puede reflejar la posibilidad de que las partes
firmantes recurran a la colaboracin de determinadas entidades, a los efectos
de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden
en la organizacin de la exposicin.
Asimismo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes celebra,
al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las
entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios
de colaboracin cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposicin por
parte de una entidad sujeta al derecho privado.
contenidoEstructura
El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la
exposicin, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del
ordenamiento jurdico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo
del artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn, debern especificar el contenido
previsto en el apartado segundo de dicho artculo.
En el caso de los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mnimo
de apartados que conforman su estructura:
Ttulo o denominacin del convenio.
Ha de reflejar el objeto del convenio, que ser una de sus clusulas.
Lugar y fecha de firma.
Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar yla fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con
el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma
no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el da en
que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre
su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto
definitivo.
Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresin de
reunidos, comparecen, u otra similar, haciendo referencia a la justificacinde los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones
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Pblicas) con los que actan en representacin de la Institucin por la que
firman.
Identificacin de los motivos por los que se considera oportuno firmar el
convenio, utilizando la expresin manifiestan, exponen, o cualquier otra
indicacin similar.
En este apartado conviene hacer una presentacin de los objetivos y finesde cada institucin firmante, su relacin con el objeto del convenio, las
razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes
del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren
oportuno formular. A ttulo de ejemplo, se pueden hacer las siguientes
presentaciones:
Presentacin del Ministerio expresando, por ejemplo, que el
Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...).
Presentacin de la/s otra/s entidades firmantes. Presentacin del Museo o del titular de la coleccin, en su caso.
Presentacin de la exposicin.
Indicacin de que ambas partes acuerdan formalizar el presente
convenio con arreglo a las clusulas que siguen.
Clausulado.
Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Segn el tipo de
exposicin, seguir un modelo preestablecido, como es el caso de los
convenios de cesin temporal, o se redactar de forma especfica, ordenandoel clausulado en funcin de las obligaciones que corresponden a cada
entidad, especificndolas por separado, as como los compromisos comunes,
en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las clusulas
atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo
de ejemplo, ms adelante.
Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre
de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institucin a la que
representa.
Anexos, en su caso.
La relacin de obras que componen la exposicin suele reflejarse en uno de
estos anexos, que tambin ha de ser firmado por ambas partes.
Principales clusulas
Objeto.
Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, el presente convenio tiene
por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)la exposicin..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la
ciudad... entre las fechas...
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Compromisos.
Permite recoger, en una o varias clusulas, las obligaciones a las que se
compromete cada una de las partes.
Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el
patrocinio de una exposicin o la cesin de una sala, el clausulado se reduce a
las previsiones mnimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso delpatrocinio, la clusula compromisos reflejar que la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes organiza una exposicin y que la entidad
patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad econmica para
colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administracin
contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una
aportacin en especie, esto es, una aportacin de los servicios ya contratados
por el propio patrocinador.
Calendario y sedes.
Requerir una clusula separada, en el caso de que estos aspectos no se
hayan concretado anteriormente.
Seguro.
Debe especificarse a cul de las partes corresponde contratar el seguro para
obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad clavo a clavo.
Seguridad.
Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto fsicas
(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesintemporal se establece que las condiciones de seguridad debern seguir las
Directrices para los Acuerdos de Prstamo del ICOM de 1974.
Desperfectos.
En los convenios de cesin temporal se introduce una clusula que impide
a la parte receptora o al personal de las salas de exhibicin manipular o
restaurar ninguna de las obras de la exposicin sin el previo conocimiento
y consentimiento del Ministerio mientras dure el perodo de cesin.
Transporte.
Por lo general, se efectuar por una empresa de transporte de toda
solvencia tcnica, debindose determinar a quin corresponde sufragar
este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y
lugar de destino).
Desembalaje y reembalaje.
Se debe concretar la parte que deber sufragar la construccin de los
embalajes, as como la realizacin del desembalaje y del reembalaje, que
se realizar por una empresa de toda solvencia tcnica.
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Montaje.
Se especificar la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados
de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje
de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envo
de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al
desmontaje.Comisariado
El convenio establecer a quin corresponde asumir este compromiso.
Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado
que se mencionar en un contrato especfico, salvo que la exposicin sea
fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su
seleccin previa.
Catlogo.
Debe indicarse la tirada, el idioma en el que ser redactado, en su caso,y la parte que asumir su coste. Es importante hacer una referencia a los
logotipos y crditos institucionales, sin perjuicio de su regulacin en una
clusula especfica.
Derechos de autor.
En su caso, ha de introducirse una clusula relativa a la proteccin de los
derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,
segn proceda, sin perjuicio de que su concrecin se plasme en un contrato
aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos depropiedad intelectual.
Crditos y publicidad.
Con independencia de que se hayan mencionado en la clusula relativa
al catlogo, conviene prever en el convenio una clusula por medio de la
cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y
en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los
crditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, as como
los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas
partes firmantes, supervisarn estos aspectos a travs de un coordinadortcnico.
Rgimen jurdico de las obligaciones del Ministerio.
Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para
la ejecucin de los compromisos adquiridos en el convenio estn sujetos
a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas, as como a la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
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Comisin mixta de seguimiento.
El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn requiere la constitucin de este
rgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que
se rigen por dicho artculo.
Resolucin de controversias.
En esta clusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicar
que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan
surgir sobre la interpretacin, modificacin, ejecucin, resolucin y efectos
que puedan derivarse del mismo se resolvern entre las partes, agotando
todas las formas posibles de conciliacin para llegar a una solucin amistosa.
En su defecto, sern competentes para conocer de las cuestiones litigiosas
los rganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.
Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidadextranjera, se precisar que la competencia para conocer de las cuestiones
litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de Espaa,
que son los del orden contencioso-administrativo.
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procedimiento
La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin
puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin
del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar
el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes
firmantes, etc.
inicio: trmites previos
redaccin del convenio
tramitacin
firma
archivo y seguimiento del convenio
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inicio: trmites previosLos trmites previos parten de una serie conversaciones informales en las
que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y
oportunidad por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, y
autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,
se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente
la distribucin de las obligaciones que posteriormente se concretarn en el
convenio.
redaccin del convenio La competencia de representacin
La colaboracin ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones
competenciales o de representacin de cada entidad firmante.
Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de
compromisos u obligaciones, es preciso que el rgano administrativo justifique
adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se
efecta el nombramiento de la autoridad firmante, as como de la norma que
le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citara
el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura bsica del Ministerio de
Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar elconvenio en representacin del Ministerio, as como cualquier otra disposicin
que se estime conveniente.
Por su parte, en relacin con las entidades privadas, es necesario hacer constar
que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse
en el sentido que se pretende en el mismo (bastanteo), de conformidad
con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al
representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros
actos con la Administracin Pblica o que permitan reconocer la competencia
y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un
acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.
Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el
contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una
de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido
depender del curso de las negociaciones.
Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las
exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin
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General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio
de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias
muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido
del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que
cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su
representacin.
Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas
informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,
lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.
Conformidad de ambas partes al textoNormalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo
electrnico o una conversacin telefnica.
tramitacin
Control jurdico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto
del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los
efectos de que emita el correspondiente informe jurdico.
Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativosde la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,
expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que
hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto
997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio
Jurdico del Estado.
Control presupuestario y econmico
La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a lafuncin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los
actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a
la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente
retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fiscalizacin
previa.
Es de destacar que la fiscalizacin de los convenios de colaboracin se prev
expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de
2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se
hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por
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el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la
Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.
Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control
presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador,
siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los
efectos de obtener un texto definitivo.
Otros trmites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la
traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto
sea definitivo.
firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente
habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes
estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos,
si los hubiera.
Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales
del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que
proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.
archivo y seguimiento del convenio
Una vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas proceder alarchivo de su correspondiente ejemplar.
El convenio mantendr su vigor hasta el momento en el que finalicen las
actuaciones en l previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien
su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que as lo
impongan.
En consecuencia, el Ministerio realizar un seguimiento de las obligaciones
comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,
asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
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TRMITES A REALIZAR ENTRE LAS
PARTES FIRMANTES
TRMITES INTERNOS DE LA S.G. DE
PROMOCIN DE LAS BELLAS ARTES
Trmites previos
Control jurdico
Texto definitivo
Archivo y seguimiento del convenio
Acreditacin de
la competencia o
capacidad de
representacin
Negociaciones
(e-mail)
Conversaciones
informales
Autorizacin del
proyecto
Particulares
(bastanteo)
Administracin
(norma, acto de
nombramiento)
Control
presupuestario
econmico
Envo de los ejemplares originales a la
contraparte para su firma en todas sus
hojas
Firma de la
contraparte Envo de
ejemplares
originales al
Ministerio
Envo del
convenio firmadoa la contraparte
Firma delMinisterio
Conformidad de
ambas partes
Retencin de
crdito (RC)
Fiscalizacin
previa
Retoques al
borrador
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gestin econmica
programacin econmica
gestin fnanciera
contratacin administrativa
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Entendiendo la gestin econmica como losprocedimientos establecidos para la ejecucin de lospresupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en elcaso de las exposiciones temporales organizadas por
el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,en este manual nos centraremos en el estudio de los
procedimientos de gestin del gasto.
Partiendo de un presupuesto de carcter limitativo queimpide realizar gasto por importe superior al autorizado yque nicamente podr utilizarse para conseguir el objeto
para el cual fue aprobado, la GESTIN ECONMICA seajustar siempre a los principios de legalidad, eficacia y
economa a los que se somete la actividad econmica delas Administraciones Pblicas.
Justificada por la necesidad de contar con el trabajode profesionales externos a la Administracin para el
desarrollo del proyecto expositivo, la gestin econmicadel gasto se inicia con el estudio de la viabilidad
econmica del proyecto expositivo, y en concreto conel estudio de su financiacin, con la delimitacin de
necesidades y con las estimacin de su coste.
Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecucinpropiamente dicha del gasto a travs de los distintosprocedimientos previstos, entre los que veremos con
mayor detenimiento, por su importancia, la contratacinadministrativa.
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financiacinDesde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de unaexposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a serproducida y financiada en su totalidad por la Administracin, o si existir algntipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clasesde exposiciones:
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidadpor la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para sucelebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este casohablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacinde todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra
institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin deproduccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracinque regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas lasde carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especificarnlas partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso detratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partidao partidas determinadas.
delimitacin de necesidadesUna vez se sabe cmo se va a financiar la exposicin, el paso siguiente consistiren la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso pornecesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de laexposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conllevenun gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del tododefinidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.
Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe
contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejorconozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda lainformacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.
Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propiasnecesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas queconstituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemoscontar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin.Estos trabajos son:
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Comisariado
El comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizarel proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de lamuestra y el discurso cientfico-cultural que pretende.
Diseo expositivoRealizado por un profesional cualificado, es un proyecto tcnico en el quese tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural que quieretransmitir el comisario de la exposicin.
Diseo del catlogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por unprofesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural
de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acordecon el diseo expositivo.
Edicin del catlogo
Conforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que loha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.
Seguro
Si no se solicita Garanta del Estado1
para asegurar las obras, se suscribiruna pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra lasobras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al final dela exposicin (cobertura clavo a clavo)2.
Embalaje y transporte
Se contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalajeadecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala deexposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.
Montaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnicopresentado por el diseador de la exposicin.
La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y loscompromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan concarcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos parala Administracin Pblica que veremos ms adelante.
1 Ver apartado Garanta del Estado2 Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada
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Acompaando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columnavertebral de la exposicin, y tambin el grueso de la inversin, existen otrosmuchos que no por ser ms accesorios o tener menor trascendencia econmica,dejan de ser importantes para el conjunto de una exposicin. A todos hay quetener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. Acontinuacin se presenta una lista de los ms frecuentes:
Redaccin de textos y fichas para el catlogo.
Realizacin y/o positivado de fotografas para el catlogo.
Trabajos de documentacin.
Restauracin de piezas.
Enmarcado.
Produccin audiovisual.
Publicidad. Talleres y actividades de difusin.
Servicio de azafatas.
Servicio de vigilancia.
Servicio de limpieza.
Edicin de material divulgativo.
Invitaciones.
Acto inaugural.
estimacin de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Setendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van aimputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual queel periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por
ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, statendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente mesesantes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seranpor ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.
Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a lainauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejerciciopresupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un serviciode azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan enlos dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, porejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
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Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejerciciopresupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos parahacerlo son:
El propio presupuesto de que se dispone..
El estudio de la exposicin. Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposicin, el tipo de
piezas que la componen o la localizacin de las mismas, que nos aportaninformacin para determinar en qu partidas ser necesaria una mayoro menor inversin: unas piezas delicadas pueden requerir un embalajeespecialmente costoso, obras con una valoracin muy alta supondrn unaprima de seguro tambin elevada, si se quiere atraer a un pblico infantilhabr que programar talleres y actividades didcticas, si las piezas estn casitodas en Espaa el coste de su transporte ser menor que si se encuentran
en el extranjero, etc.
El conocimiento de los precios de mercado.
La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.
Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cmo ser ladistribucin del gasto y cual ser el coste total previsto, decidiendo en ltimoextremo sobre su viabilidad o no viabilidad econmica.
Si la exposicin es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones
comienza la fase de gestin financiera propiamente dicha, a travs de la cualse materializa la ejecucin de todos estos gastos.
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gestin
financiera
La gestin financiera tiene por objeto la ejecucin propiamente dicha del
presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecucin se realiza a travs de distintasfases, inicindose con la autorizacin del gasto y terminando con su pago
material.
Los procedimientos de gestin para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fija,
los pagos a justificar, la contratacin administrativa y excepcionalmente
la contratacin privada. No obstante tambin veremos en este apartado cmo
los Convenios de Colaboracin cuando tienen contenido econmico pueden
dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratacin administrativa, por su
importancia se le dedica un apartado propio.
Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno
en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado
(IGAE), a travs de la funcin interventora, controla antes de su aprobacin,
todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones
de contenido econmico, con el fin de asegurar que su gestin se ajusta a
las disposiciones aplicables en cada caso, y a travs de la funcin de control
financiero, el sometimiento de la actividad econmico-financiera del sector
pblico a los principios de legalidad, eficacia y economa.
Adems, y una vez ejecutada, la actividad econmico financiera se someter al
control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba
la Cuenta General del Estado de cada ao.
fases de la gestin del gasto
procedimientos de gestin del gasto
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fases de la gestin del gastoAprobado el presupuesto, su ejecucin va a pasar por una serie de fases sucesivas
entre s. En el procedimiento general son las siguientes:
Aprobacin del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el
procedimiento de ejecucin del gasto, por el cual la autoridad competente
para gestionar el gasto autoriza su realizacin por una cuanta determinada,
reservando para ello parte del crdito presupuestario. Contablemente se
materializa con la emisin de los documentos contables RC (Retencin de
Crdito) y A (Aprobacin).
Compromiso o disposicin del gasto, es el acto administrativo en virtud del
cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,
la realizacin de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos
a travs del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con laemisin del documento contable D (Disposicin del Gasto).
Reconocimiento de la obligacin, es el acto administrativo en virtud del cual
la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,
la existencia de una deuda legtima ante una empresa o particular que ha
realizado un trabajo para la Administracin. A partir de este momento se
puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente
se materializa con la emisin del documento contable O (Reconocimiento
de la Obligacin).
Ordenacin del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad
competente que ha reconocido la existencia de una obligacin, solicita se
proceda a la realizacin de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero
con cargo al crdito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido
realizado. Contablemente se materializa con la emisin del documento
contable K (Orden de Pago).
Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.
Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente
que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto as lo determine,se ejecuten dos de estas fases simultneamente, dando lugar a los documentos
contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un nico
documento contable denominado ADOK.
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procedimientos de gestin del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitacin del gasto y son las
siguientes:
Anticipos de Caja FijaRegulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja
fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carcter
extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras
destinados a la atencin inmediata, y posterior aplicacin presupuestaria, de
gastos peridicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de
trabajos de pequea cuanta que genera una exposicin, pueden efectuarse
por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratacin, utilizando
este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como
se ha indicado, de gastos de carcter peridico o repetitivo en bienes corrientesy servicios. Debern seguir la tramitacin establecida en cada caso y se podr
utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no
exceda de 5.000 . El pago se realiza contra factura y la forma habitual para
contratarlos es la solicitud y aceptacin de un presupuesto.
Pagos a justificar
Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a
justificar, son una excepcin dentro de los procedimientos de gestin del gastoy consisten en la provisin de fondos que se realiza a las oficinas contables, para
atender gastos sin la previa aportacin de las documentacin justificativa de los
mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar
en el extranjero. Se utiliza nicamente en los casos especialmente regulados en
cada departamento ministerial, slo podrn satisfacerse obligaciones del mismo
ejercicio y deben ser justificados en un plazo mximo de tres meses.
Contratacin administrativaRegulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas y en el Real
Decreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas. Es la principal herramienta con
la que cuentan las Administraciones para la gestin del gasto. A travs de ella
se regula la relacin que se establece entre la Administracin y una empresa o
particular al que se encomienda la realizacin de un determinado trabajo.
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Convenios de Colaboracin
Explicados en el captulo anterior, no es que los Convenios sean en s mismos
un instrumento de gestin del gasto pblico, pero s a travs de ellos puede
articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos econmicos adquiridos
por la Administracin no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institucin
con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificacindel gasto realizado, sean abonados por la Administracin a esa Institucin.
Tambin el Convenio puede regular la aportacin de una cantidad por parte
de una Institucin para su gestin directa por la Administracin, en este caso
se producira una modificacin presupuestaria denominada generacin de
crditopor la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un
ingreso no previsto. El dinero as generado se utilizar en las partidas definidas
en el Convenio a travs de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la
contratacin administrativa que veremos a continuacin.
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contratacin
administrativaAunque forma parte de la gestin financiera, por la importancia que tiene enla ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa mereceque se le dedique su propio apartado.
No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizadopor las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito deaplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado elestudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tiposde contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan msrelevantes para la produccin de una exposicin.
Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposicionesque generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirnorganizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratacin, y la ficha de seguimiento de expedientes.Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoriaeconmica que refleje los gastos realizados a travs tanto de los expedientesde contratacin como de las dems formas de gasto.
Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes degasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, lamemoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentossusceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo
control interno en su auditoria anual.
regulacin de los contratos
clasificacin de los contratos
expedientes de contratacin
seguimiento de expedientes
calendario de contratacin
memoria econmica y archivo
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regulacin de los contratosLa contratacin administrativa se regula en:
Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el textorefundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.
Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el RealDecreto 1098/2001.
Su mbito de aplicacin, como indica su ttulo, se extiende a todas lasAdministraciones Pblicas y su contenido es aplicable a la realizacin de ungran nmero de actividades.
clasificacin de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existenteentre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificacin de losdiferentes tipos de contratos que se pueden realizar:
Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administracin sedividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):
Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,
se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es: La ejecucin de obras.
Por ejemplo la construccin de una carretera.
La gestin de servicios pblicos.
Por ejemplo la concesin de un servicio de cafetera en un edificiopblico.
La realizacin de suministros.
Por ejemplo la fabricacin de vitrinas para una exposicin.
Los trabajos de consultora y asistencia.
Por ejemplo la contratacin de los trabajos del comisariado de unaexposicin.
La realizacin de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposicin.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tresltimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la produccin
de una exposicin.Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartadosanteriores.
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Por el procedimiento de adjudicacin. Regulado en el art. 73 de la Ley deContratos, los contratos podrn adjudicarse por procedimiento:
Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar unaproposicin.
Restringido, en el que solo podrn presentar proposicin los
empresarios seleccionados por la Administracin, previa solicitud delos mismos.
Negociado, en el que el contrato se adjudicar al empresariojustificadamente elegido por la Administracin, previa consultay negociacin con uno o varios empresarios. En este caso slopodrn presentar proposiciones los empresarios invitados por laAdministracin. No es un procedimiento habitual de contratacin y suutilizacin esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
Por la forma de adjudicacin. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,las formas de adjudicacin de un contrato son:
El concurso, en el que la adjudicacin recaer en el licitador que ensu conjunto haga la proposicin ms ventajosa, teniendo en cuentano slo su oferta econmica sino todos los criterios que se hayanestablecido en el pliego de clusulas administrativas particulares3.
La subasta, en la que la adjudicacin recaer en el licitador que oferteel precio ms bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,el procedimiento de adjudicacin utilizado puede ser el abierto o el restringido,nunca el negociado.
Contratos menores. Regulados en el artculo 56 de la Ley de Contratos,constituyen una excepcin porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a lasformas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamentepor su cuanta4(actualmente no pueden exceder de 12.020,24 en el caso delos contratos de suministros, de consultora y asistencia y en los de servicios). La
tramitacin de su expediente puede realizarse nicamente con la aprobacin delgasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripcionestcnicas en el que se definan las caractersticas del trabajo a realizar por elcontratista, y adems pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es laagilizacin de los expedientes de contratacin de pequeos trabajos.
Segn la clasificacin anterior, en la gestin de exposiciones, los contratos msutilizadospor su objeto son los de consultora y asistencia y los de servicios,
3 Ver apartado Expediente de contratacin4 Cuanta vigente en la fecha de edicin de esta publicacin. Las cuantas podrn ser modificadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposicin adicionalprimera de la Ley de Contratos.
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y en alguna ocasin el de suministro. Hay veces en que este objeto contieneprestaciones que afectan a ms de un tipo de contratos, son los llamadoscontratos mixtos, en este caso el contrato se clasificara en funcin del objetoque tenga un mayor peso en la contratacin y se regulara por las normas que lefueran de aplicacin. Por ejemplo, si slo es necesaria la construccin de vitrinaspara un determinado montaje, estaramos ante un contrato de suministro defabricacin, pero si se trata de un proyecto ms amplio que incluye adems elmontaje de paneles, la instalacin de la iluminacin y la colocacin de la grficaestaramos ante un contrato de servicios.
Cuando el importe del trabajo es inferior a los 12.020,24, se tramitarncomo contratos menores pero, si se supera este importe, laformanormal deadjudicacin ser el concurso con procedimiento abierto cuya tramitacin esmucho ms larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarseen los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, nicamente en
los supuestos establecidos en los art. 209 y 210 de la Ley de Contratos, peroes muy til y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los30.050,61 (ver nota n5) (art. 210h), en los que habr concurrencia de ofertascon la invitacin de un mnimo de tres empresas, y tambin en el supuesto queestablece su utilizacin cuando por razones tcnicas o artsticas o relacionadascon la proteccin de derechos exclusivos tan slo puede encomendarse el objetodel contrato a un nico empresario(art. 210b).
expediente de contratacinLa preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienena conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacinser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin delcontrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin deun concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste serms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es unaexcepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos
ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso comode un procedimiento negociado son:
Certificado de insuficiencia de medios.
Memoria explicativa.
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares.
Pliego de Prescripciones Tcnicas.
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas.
Ofertas presentadas. Resolucin de adjudicacin.
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Contrato.
Recepcin del trabajo.
Certificado de insuficiencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoray asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competentecertifica la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propiaAdministracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la noconveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.
Memoria explicativa
Es el documento en el que el rgano de contratacin justifica la necesidad dela misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicina celebrar