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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS GRUPO DANOBAT EXTRANET DE APROVISIONAMIENTOS 1

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

EXTRANETDE

APROVISIONAMIENTOS

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

EXTRANET DE APROVISIONAMIENTOS

ASPECTOS GENERALES.........................................................................................................3ACCESO A LA EXTRANET.......................................................................................................4MENU OPCIONES EXTRANET.................................................................................................5TRATAMIENTO DE PEDIDOS.................................................................................................6

Pedidos –NUEVOS- no visualizados desde la última visita....................................8MANTENIMIENTO DE REFERENCIAS....................................................................................14CONSULTA ESTADO DE FACTURAS......................................................................................17PLANIFICACION DE KITS.....................................................................................................19CLAVE DE ACCESO..............................................................................................................22NAVEGABILIDAD.................................................................................................................23ANEXOS.............................................................................................................................24CONTACTOS.......................................................................................................................28

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

ASPECTOS GENERALES

La Extranet de Aprovisionamientos del Grupo Danobat se define como el medio por el que los proveedores del Grupo Danobat pueden realizar los procesos que se definen a continuación y son explicados detalladamente en el presente manual.

Acceso a la Extranet de Aprovisionamientos

Tratamiento de Pedidos

Mantenimiento de Referencias

Consulta Estado de Facturas

Planificación de Kits

Cambio de Autenticación

Navegabilidad

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

ACCESO A LA EXTRANET

La extranet del Grupo Danobat se encuentra en la direccion:

http://extranet.danobatgroup.com/Extranet/

Para poder acceder a ella, debemos introducir en la pantalla que se muestra a continuación el email del usuario y la Clave/Contraseña que previamente nos haya proporcionado el Grupo Danobat, y a continuación pulsar el botón “Autenticarse”.

Si el Usuario y la clave/Contraseña han sido correctamente introducidas se representará la pantalla con el menú de los diferentes procesos que podemos realizar en la Extranet.

Nota: A la hora de introducir ambas claves tenga en cuenta la tecla de Bloq. Mayúsculas

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

MENU OPCIONES EXTRANET

A continuación mostramos la pantalla selección de los diferentes procesos que podemos realizar en la Extranet de Aprovisionamientos.

La forma de elegir un proceso es posicionando el cursor sobre la selección.

A continuación pasamos a detallar cada proceso y la forma de trabajar en cada una.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

TRATAMIENTO DE PEDIDOS

En este apartado se explica el tratamiento de los pedidos recibidos, así como las posibles opciones que se pueden realizar sobre los pedidos existentes.

1. Notificación de Nuevos Pedidos

Cuando alguna división del Grupo Danobat realiza un pedido, se envía una notificación vía correo electrónico para notificar al proveedor de que dispone de nuevos Pedidos.

En el correo se indica un enlace directo (http://extranet.danobatgroup.com/Extranet/Extranet.do) a la página de entrada a la extranet.

En el mismo correo se adjunta un fichero de texto plano, conteniendo la información de los nuevos pedidos que han sido enviados a la extranet ,que sirve para que el proveedor pueda procesar la información en sus medios informáticos, en el apartado de anexos se incluye el diseño de los campos de este fichero plano de texto.

2. Selección de Pedidos

Si la opción que hemos seleccionado en el menú inicial es la opción de Pedidos , a continuación se nos mostrará la pantalla siguiente

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

En la pantalla de selección podemos elegir entre las diferentes opciones para filtrar los pedidos que queremos visualizar y poder trabajar con ellos.

Dado que un Usuario extranet puede ser gestor de distintos proveedores, caso de compañías que disponen de una división central de compras que gestiona los pedidos de sus diferentes unidades de negocio, debemos seleccionar que unidad vamos a gestionar.

Puede seleccionar una unidad de negocio del Grupo Danobat en concreto ó seleccionar “Todos los Negocios” para visualizar todos los Negocios.

Todos los Pedidos

Se visualizarán todos los pedidos que cumplan las opcion elegida en los apartados anteriores.

Según una Aplicación

Se visualizarán los pedidos que contengan lineas que hayan sido lanzadas para la aplicación introducida.

Normalmente –Aplicación- se refiere a proyecto en el grupo Danobat.

Según un Codigo Pieza Grupo Danobat

Se visualizarán los pedidos que contengan lineas del codigo de Pieza/Suministro introducido.

Según su Código (Su Codificación)

Se visualizarán los pedidos que contengan lineas del codigo introducido en la codificación definida por el proveedor.

Nota: En el apartado Mantenimiento Referencias se explica posibilidad de establecer una relación entre la codificación de Piezas/Suministros del grupo Danobat y la codificación propia del proveedor.

Según un Número de Pedido

Se visualiza el Pedido.

Según el Estado del Pedido

AZUL (Pedido no Confirmado): Se entiende por pedidos no confirmados aquellos que no han sido aceptados formalmente por el proveedor.

VERDE(Pedido no ratificado por el Grupo Danobat):Aquellos pedidos que han sido confirmados por el proveedor proponiendo un cambio en el plazo, en el precio, en el descuento de linea ó en el descuento de orden, y que están

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Gestor Extranet…

Compañía Grupo Danobat

OPCIONES EXTRANET

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

pendientes de una posterior ratificación por parte de la compañía del Grupo Danobat que lo emitió.

ROJO(Pedido con solicitud de Información no Satisfecha):Son los pedidos en los que el proveedor ha realizado una “Solicitud de Informacion” que no ha sido respondida.

Pedidos –NUEVOS- no visualizados desde la última visita

Por medio de esta opción podemos filtrar los pedidos nuevos que no hemos visualizado desde la última visita para la selección introducida.

Esta opción es interesante para gestionar los nuevos pedidos que el Grupo Danobat nos haya realizado .

Automatización del Proceso de Confirmación

Por medio de esta opción se puede especificar el fichero de texto plano que contiene las lineas que queremos confirmar.

Nota: en el apartado de anexos se incluye el diseño de los campos de este fichero plano de texto

Automatización del Proceso de Albaranes Electrónicos

Por medio de esta opción se puede especificar el fichero de texto plano que contiene las lineas de las cuelas queremos obtener el albaran electrónico.

Nota: en el apartado de anexos se incluye el diseño de los campos de este fichero plano de texto

Una vez que hemos introducido los campos de selección pulsaremos en el botón “Aplicar Selección” y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla con el resultado.

En caso de no existir pedidos para la selección se nos mostrará la pantalla con un error en color rojo indicándonos que no existen datos para la selección introducida.

A continuación mostramos un ejemplo de pedidos.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

La pantalla mostrará los pedidos agrupados por Compañía Grupo Danobat, pudiendo clasificar dicha selección por las opciones definidas en “Clasificado Por…”

Marcando la opción de Imprimir y pulsando el botón “Imprimir” existente en la parte inferior de la pantalla se obtiene el pedido en formato pdf.

SIGNIFICADO DE LOS COLORES

Para poder captar rápidamente el estado en el que se encuentran los pedidos, se hace uso de una clasificación por colores, vamos a describir el significado de cada uno de ellos:

AZUL (Pedido no Confirmado): Se entiende por pedidos no confirmados aquellos que no han sido aceptados formalmente por el proveedor.

VERDE(Pedido no ratificado por el Grupo Danobat):Aquellos pedidos que han sido confirmados por el proveedor proponiendo un cambio en el plazo, en el precio, en el descuento de linea ó en el descuento de orden, y que están pendientes de una posterior ratificación por parte de la compañía del Grupo Danobat que lo emitió.

ROJO(Pedido con solicitud de Información no Satisfecha):Son los pedidos en los que el proveedor ha realizado una “Solicitud de Informacion” que no ha sido respondida.

GRIS (Pedidos en estado Normal): Son los pedidos cuyo estado es óptimo; es decir , han sido confirmados y es correcto para ambas partes.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

La forma de acceder al detalle de un pedido en concreto es posicionando el cursor encima del número de pedido.

A continuación el programa visualizará la siguiente pantalla con la información del pedido solicitado.

Vamos a explicar el detalle:

El detalle del pedido mantiene dos vistas , a saber, la información vista desde el proveedor y la información original enviada por el Grupo Danobat.Pinchando sobre el literal “Vista Datos Grupo Danobat” , veremos la información del Grupo Danobat, al mismo tiempo el literal cambia a “Vista Datos Proveedor” , por lo cual si pinchamos en el literal ahora veremos la información modificada por el proveedor, incluso si hemos mantenido la relación entre la codificación de Articulos del Grupo Danobat y la del proveedor en el caso de “Vista Datos Proveedor” se visualizarán los codigos de articulo del proveedor y la descripción.

Botón Actualizar: Cuando se dese modificar la fecha de entrega prevista globalmente se puede introducir dicha fecha en el campo localizado a la izquierda.También es posible introducir el número de dias que queremos sumar ó restar a las fechas de entrega prevista, por ejemplo si queremos sumar 5 días sería ( +5 ).

Nota: Para registrar los cambios realizados es necesario pulsar el botón "Confirmar".

Botónes Confirmar/Imprimir Pedido/Imprimir Etiquetas/….

CONFIRMAR: Los pedidos pendientes de confirmar son aquellos que se encuentran en COLOR AZUL.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

1. - Si estamos de acuerdo con las condiciones de todas las líneas del pedido (precio unitario, descuento linea y fecha de entrega), así como el posible descuento Pedido, pulsamos el botón de Confirmar, con lo que el pedido quedaría confirmado por ambas partes.

Como consecuencia de Confirmar las condiciones iniciales, podremos observar en el Panel de Pedidos que el pedido confirmado ha pasado a color GRIS, es decir, a estado "confirmado por ambas partes".

2. - Para realizar una propuesta de modificacion en precios, descuentos, fecha de entrega ó descuento Pedido, modificamos las casillas correspondientes y pulsamos el botón Confirmar.

A partir de este punto (pedido pendiente de confirmar por el Grupo Danobat ,COLOR VERDE), pueden ocurrir dos situaciones:

1.- El Grupo Danobat confirma las modificaciones propuestas por el proveedor por lo que el pedido pasa a color gris.

2.- El Grupo Danobat propone otros cambios diferentes a los del proveedor, con lo cual, el pedido pasa a ser de color azul a la espera de la respuesta del proveedor, comenzando el ciclo de nuevo.

IMPRIMIR PEDIDO: Pulsando el boton se obtiene el pedido impreso en formato pdf.Se incluye un ejemplo en el apartado de anexos.

IMPRIMIR ETIQUETAS : Para poder imprimir las etiquetas identificativas primero debemos marcar la linea ó lineas en el marcador existente a la izquierda de cada linea, es posible marcar ó desmarcar globalmente todas las lineas pulsando en el boton existente en la cabecera de las lineas, posteriormente pulsaremos el botón.Se incluye un ejemplo en el apartado de anexos.

IMPRIMIR FICHAS CONTROL : Al igual que las etiquetas, para poder imprimir las fichas de control primero debemos marcar la linea ó lineas en el marcador existente a la izquierda de cada linea, es posible marcar ó desmarcar globalmente todas las lineas pulsando en el boton existente en la cabecera de las lineas, posteriormente pulsaremos el botón.

IMPRIMIR NOTA EXPEDICION : El sistema permite generar una nota de expedición con las lineas entregadas, al igual que en las opciones anteriores se marcan las lineas que van a ser servidas, a continuación cuando pulsemos el botón el programa representará la pantalla que mostramos a continuación , en la cual podemos modificar las cantidades entregadas.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

El proveedor introducirá el dato “Albaran” y pulsando el botón “Imprimir Nota Expedicion” , el programa generará el albaran en fomato (.pdf)

En caso de existir albaranes en “tránsito” , pendientes de recepción por parte del negocio del Grupo Danobat, se visualizan al pie como se muestra en la figura , pudiendo visualizarse la composición del albaran en formato ( .pdf ) imprimible.

En caso de equivocación también es posible eliminar los albaranes en “transito”, pudiendo introducirse de nuevo el mismo número de albaran.

Botón (+Informacion) Si deseamos solicitar información adicional o dejar registrado cualquier comentario en el contexto de un pedido, basta con acceder a la pantalla del pedido (zona inferior).

Para realizar la solicitud, pulsamos sobre el botón "+Informacion". Una vez pulsado, se abre una pantalla en la que introducimos el texto:

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

En la pantalla se puede introducir un texto de solicitud así como adjuntar ficheros mediante los pasos que se describen, los ficheros adjuntados a esta solicitud se disponen a la derecha pudiendo ser eliminados pulsando en la imagen de la izquierda de cada fichero.

Una vez completado la solicitud con el texto y los posibles ficheros adjuntos pulsaremos el botón “Aceptar” y volverá a presentarse el pedido con la información actualizada.

Nota: Si deseamos enviar una notificación por correo electrónico a la persona de contacto responsable del pedido con el texto y la informacion adjuntada marcaremos la casilla correspondiente.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

MANTENIMIENTO DE REFERENCIAS

Este apartado permite al proveedor mantener una relación entre la codificación de los articulos del Grupo Danobat y la codificación del proveedor.

Selección de Referencias de Articulos

Al igual que en la selección de pedidos, la extranet nos solicita que le indiquemos como gestor de que proveedor vamos a trabajar..

A continuación el sistemas nos mostrará la relación de referencias existentes, tal como mostramos en la siguiente pantalla.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

Como podemos ver se representan las diferentes relaciones , pudiendo clasificar la selección por las opciones definidas en “Clasificado por”.

Si deseamos crear una nueva relación pulsaremos en el botón Crear, por el contrario si deseamos modificar los datos de una relación nos posicionaremos encima del codigo pieza Grupo Danobat.

Los campos definidos como Agrupación-1, Agrupación-2 y Agrupación-3 están a disposición del proveedor para su uso, un ejemplo podría ser que el proveedor considerara que la Agrupación-1 sea la localización en su almacen y la Agrupacion-2 sea la Familia de Articulos en la cual agrupa sus referencias…..etc.

A continuación mostramos la pantalla en la cual podemos modificar los datos de una relación.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

CONSULTA ESTADO DE FACTURAS

Este apartado permite al proveedor consultar el estado de las facturas emitidas al Grupo Danobat.

Selección de Facturas de Proveedor

Al igual que en la selección de pedidos, la extranet nos solicita que le indiquemos como gestor de que proveedor vamos a trabajar y la compañía del Grupo Danobat del que se quiere realizar la consulta.

Pulsaremos el botón Aplicar Selección y el sistema nos mostrará las relación de facturas tal y como se muestra en la siguiente pantalla.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

Se muestran las facturas pendientes de pago , pudiendo clasificarse por la selección del campo “Clasificado por..”.

Los posibles estados de una factura son los siguientes:

Registrada: Indica que la factura ha sido registrada por el Grupo Danobat, pero todavía no ha sido contrastada ( Proceso de Conciliación) por el departamento de compras de la unidad de negocio del Grupo.

Conciliada: La factura ha sido contrastada pero todavía no ha sido aprobada por el departamento de Compras.

Aprobada: La factura ha sido aprobada por el departamento de Compras.

Uno de los posibles estados de una factura aprobada es “Factura Retenida”, significa que habiendo sido aprobada en importe, vencimiento etc.. la factura está retenida para el pago por cualquier otro motivo ajeno a la factura.

Enviado el ….: Si al proveedor se le paga por medio de Pago Certificado , Pago Confirming ó

cualquier otro medio electrónico, se indica la fecha en que se ha notificado a la entidad bancaria el pago de dicha factura.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

PLANIFICACION DE KITS

Este apartado permite al proveedor consultar la planificación de kit’s del Grupo Danobat al proveedor.

Selección de Kits

Al igual que en la selección de pedidos, la extranet nos solicita que le indiquemos como gestor de que proveedor vamos a trabajar y la compañía del Grupo Danobat.

Dentro de las opciones posibles podemos visualizar la planificación completa , filtrar por el código del Kit ó componente según la codificación del Grupo Danobat ó finalmente por la codificación relacionada por el proveedor.

Pulsando el botón “Aplicar Selección” el sistemas nos muestra la siguiente pantalla.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

La pantalla mostrará la planificación de Kit’s, pudiendo clasificar dicha selección por las opciones definidas en “Clasificado Por…”

SIGNIFICADO DE LOS COLORES

Para poder captar rápidamente el estado en el que se encuentran cada linea planificada, se hace uso de una clasificación por colores como en el caso de los pedidos.

AZUL (Planificación no Confirmada): Se entiende por planificación no confirmada aquella que no ha sido aceptada formalmente por el proveedor.

VERDE(Planificación no ratificado por el Grupo Danobat):Aquella planificación que ha sido confirmada por el proveedor y esta pendiente de una posterior ratificación por parte de la compañía del Grupo Danobat que lo emitió.

GRIS (Planificación aceptada): Es la planificación confirmada por ambas partes.

Para confirmar una planificación marcamos la casilla situada a la izquierda de cada linea y pulsamos el botón confirmar, mediante el boton situado en la cabecera es posible marcar ó desmarcar todas las lineas.

Posicionándonos en el código de articulo es posible visualizar la composición de un Kit como podemos ver en la siguiente ilustración.

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GRUPO DANOBAT

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

CLAVE DE ACCESO

Inicialmente al proveedor el Grupo Danobat suministra una clave de Usuario y una contraseña para poder trabajar con la extranet de aprovisionamientos, a través de este proceso se da la oportunidad al proveedor de modificar la contraseña con la cual entra en la extranet.

A continuación mostramos la pantalla , la cual incluye las instrucciones a seguir

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

NAVEGABILIDAD

La navegación a través de la extranet esta soportada por medio de un menú de selección que se incorpora cada vez que avanzamos en las opciones de los distintos procesos, sencillamente posicionándonos en la opción deseada el sistema accede a ella.

Por ejemplo si mostramos la pantalla en la cual introducimos información anexa a un pedido podemos contemplar el arbol por el cual hemos ido navegando para llegar a la pantalla actual, por lo que en el ejemplo que vemos podríamos posicionándonos encima ir directamente a cualquiera de las opciones válidas.

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

ANEXOS

ESTRUCTURA FICHERO NOTIFICACION NUEVOS PEDIDOS

Algunos proveedores de la Extranet utilizan el siguiente formato de fichero para introducir nuevas órdenes de compra en su Base de Datos de Gestión de Producción, donde

todos los campos van delimitados con comillas (“campo”), y separados por punto y coma (“campo1”;”campo2”).

Registro de Pedidos NuevosNúmero de Pedido Nro. Pedido de DanobatDivision ó Planta Código División del Grupo Danobat

1 Rectificadoras 1012 Tornos 1024 Corte y Taladrado 109L Tornos Ispaster 106F EuroFiber,S.L. 130Z Danobat Fibra 135O Overbeck GbmH 150T Danobat Indotech 160S Soraluce 210G Goiti 410E Estarta 5106 DRS 610R Dano-Rail 6507 Goimek 700

Código Proveedor Código Proveedor para DanobatFecha Pedido Fecha PedidoFecha Envio Danobat Fecha de Envio del PedidoLínea de Pedido Nro. línea dentro del PedidoCódigo Pieza Referencia de la Pieza Danobat Descripción Descripción de Pieza Danobat Ult. Modificación Plano Clave Ult. Mod. PlanoCódigo Almacen Pieza Código Almacen Pieza Cantidad PedidaPrecio PedidoDescuentoFecha Entrega PrevistaAplicación Nº orden en Danobat (proyecto)Grupo Referencia del Grupo Danobat Código Almacen Grupo Código Almacen Grupo Clave HomologaciónForma PagoClave Ficha ControlRef. Interna Pedido Danobat Posible Referencia adelantada del PedidoPunto Almacenamiento Punto Almacenamiento

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

Descripción del Código Grupo Descripción Código Grupo Clave Material Sin aplicación

ESTRUCTURA FICHERO AUTOMATIZACIÓN CONFIRMACION

Por medio de este fichero se puede realizar el proceso de confirmación de las lineas de pedido , incluyendo las posibles modificaciones en precios, descuentos ó plazos de entrega.

Los campos deben ir separados separados por punto y coma (“campo1”;”campo2”).

Codigo Negocio Codigo Negocio del Grupo Danobat

101 - Rectificado Cilindrico102 - Tornos Elgoibar106 - Tornos Ispaster109 - Danobat Sierras135 - Danobat Fibra150 - Overbeck160 - Danobat - Indotech210 - Soraluce410 - Goiti510 - Estarta610 - Danobat Sistemas650 - Dano - Rail700 - Goimek

Número de Pedido Numero de pedido del Grupo DanobatLinea de pedido Linea del pedidoPrecio Pedido Precio propuesto por el proveedor Descuento Linea % Descuento linea de pedidoFecha Entrega Fecha Entrega propuesta por el proveedor

Nota: Debe ir en formato local separado por ( / )

Descuento Orden Al ser un descuento de cabecera de pedido se puede introducir dichoDescuento en cualquier linea del pedido

Ejemplo:

101;124530;5;3.250,40;0;15/03/2006; Linea 5 Precio 3.250,40 Dto. 0101;124530;10;785,00;10;15/03/2006; Linea 10 Precio 785,00 Dto. 10 %101;124530;15;250,40;0;15/03/2006;101;124530;20;7.600,80;0;15/03/2006;101;124530;25;13,20;0;15/03/2006;30 Linea 25 Precio 13,20 Dto. 0 %

Dto. Pedido 30 %

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

ESTRUCTURA FICHERO AUTOMATIZACIÓN ALBARAN ELECTRÓNICO

Por medio de este fichero se puede realizar el proceso de albaran electrónico de las lineas de pedido.

Los campos deben ir separados separados por punto y coma (“campo1”;”campo2”).

Codigo Negocio Codigo Negocio del Grupo Danobat

101 - Rectificado Cilindrico102 - Tornos Elgoibar106 - Tornos Ispaster109 - Danobat Sierras135 - Danobat Fibra150 - Overbeck160 - Danobat Indotech210 - Soraluce410 - Goiti510 - Estarta610 - Danobat Railways System650 - Dano - Rail700 - Goimek

Albaran Máximo (10 Dígitos)Número de Pedido Número del pedido del grupo DanobatLinea de pedido Linea del pedidoCantidad Cantidad Entregada

Ejemplo:

101;Albaran-1;105430;5;4

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

PEDIDO

Mostramos un ejemplo de pedido impreso y etiquetas identificativas.

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GRUPO DANOBAT

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EXTRANET APROVISIONAMIENTOS

GRUPO DANOBAT

CONTACTOS

SISTEMAS DE INFORMACIONGRUPO DANOBAT

Arriaga kalea, 2P.O. Box: 80

E-20870 Elgoibar (Gipuzkoa)Tef: 943 74 83 00Fax: 943 74 36 74

Jose Antonio [email protected]

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