Factura Electrónica10 años en México

Servicios electrónicos y factura electrónica:ejes de modernidad en la administración

tributaria mexicana

P R I M E R

';::FOR#IN TER N A C IO N A L DE TR IB U TA C IÓ N D IG ITA L Y FA C TU R A ELEC TRÓ N IC A

MEXICOG O B IF R N ü [)E L A R E P U B L IC A

S i SHCPS F C R F T a R Ia d e l lA C I t N D A

Y C .R tO lT O P U F I IC O

• •• • SAT O

S erv fd n d e A d m in istració n T ributaria AMEXIPAC

ndice

Prólogo

El proceso de modernización de la administración tributaria en México y el ciclo del contribuyente..........................................

El Registro Federal de Contribuyentes....................................................................... 12

Emisión de facturas electrónicas.................................................................................. 17

Contabilidad electrónica.................................................................................................. 29

Declaraciones y pagos...................................................................................................... 32

Buzón Tributario................................................................................................................. 36

Revisiones electrónicas.................................................................................................... 40

Conclusiones........................................................................................................................ 43

able of Contents

Preface..................................................................................................................................... 47

Modernization process of the tax administration in Méxicoand taxpayer cycle............................................................................................................. 49

Federal Taxpayers’ Registry............................................................................................ 54

Issuance of Electronic Invoices....................................................................................... 59

Electronic Accounting....................................................................................................... 11

Tax Returns and Payments............................................................................................ 14

Digital Tax Inbox................................................................................................................. 78

Electronic Audits................................................................................................................. 82

Conclusions ........................................................................................................................ 85

'ro ogoQuizá no es aventurado decir que somos afortunados al asistir a un mundo de constantes y profundas transformaciones, pues como servidores ptíblícos nos afecta positivamente la incorporación de nuevas estrategias al quehacer institucional, incorporación que tiene como denominador común en sus servicios y procesos el concepto de eficiencia como criterio rector.

Conforme a este principio, se ha ido introduciendo en la cultura de las organizaciones públicas la consideración del ciudadano como cliente, para destacar aspectos y referentes que hasta hace pocos años no se calificaban como relevantes, además de reconocer que el papel del ciudadano ha cambiado radicalmente al pasar de una posición pasiva, como sujeto receptor de bienes y servicios públicos, a uno activo en donde hace valer sus derechos, en consonancia de sus obligaciones:

Lejos de los térm inos de súbdito, administrado o usuario, el ciudadano, en cuanto consumidor que paga -directam ente o mediante im puestos- los bienes y servicios que le proporciona la administración y que contribuye además a legitimar con su voto los gobiernos democráticos, se convierte en el centro en torno al cual gira la actividad de las organizaciones.’

En esta búsqueda de la eficiencia, las administraciones públicas han realizado im portantes inversiones económicas para incorporar la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones a su quehacer cotidiano; tecnologías que han permitido - e n distinto g rado- automatizar un elevado número de procesos y procedimientos, y simplificar considerablemente el trabajo interno desarrollado por las dependencias, con la correspondiente mejora de su eficiencia. Se cumple así con una parte de las expectativas que han despertado entre la ciudadanía los denominados “Gobiernos digitales”.

Este canal es especialmente valioso para la nueva gestión pública, que busca evitar que los ciudadanos y empresas soporten cargas administrativas que no sean las estrictamente necesarias para el cumplimiento de sus objetivos. La gestión pública moderna en el mundo, y en nuestro país en particular, es consciente de que la prolongación indebida del tiempo dedicado a las obligaciones administrativas y fiscales perjudica a todos y muy especialmente el bienestar de las economías de los países.

En el Servicio de Administración Tributaria no somos ni hemos sido ajenos a esta multifacética realidad donde se inscriben una serie de procesos digitales desarrollados para hacer eficaces,

de manera sistemática, los métodos de recaudación fiscal. Ello porque la política fiscal y la gestión tributaria son aspectos de relevante importancia para nuestro país, en virtud de que la recaudación influye de manera determ inante en nuestras posibilidades de desarrollo. eficiencia en los niveles y formas de recaudación, y las políticas de distribución determ inan las posibilidades de financiamiento del Estado y su proyecto de nación.

Estas formas y mecanismos de recaudación para financiar las necesidades del Estado y del país han cambiado a lo largo de la historia, adaptándose a las circunstancias particulares nacionales e internacionales, y son muestra de una clara evolución con vistas a optimizar su servicio y colocarlo en los parámetros de calidad y eficiencia internacionales.

Así, los esfuerzos de la administración tributaria en los últimos años se han orientado a increm entar la recaudación al facilitar el cum phmiento de las obligaciones tributarias utilizando y poniendo al servicio del contribuyente las tecnologías de la información.

En este contexto, se presentan al lector los servicios electrónicos que se consideran ejes de la modernidad del servicio al contribuyente y medio para hacer eficiente y potencializar la comunicación con la ciudadanía, tales como el Buzón Tributario, la contabilidad electrónica y la revisión y auditorías a través de archivos electrónicos, así como las mejoras en los comprobantes fiscales enviados al SAT por internet, y lo referente a la identificación del contribuyente.

El eje conductor de la exposición está basado en el ciclo del contribuyente que hace posible identificar los puntos de contacto que tiene el contribuyente con la administración tributaria, para identificar los servicios específicos que requiere en sus necesidades de gestión, para diseñar servicios de fácil acceso y de respuesta breve y dar movilidad al Ciclo Tributario.

La evolución constante del Servicio de Administración Tributaria y el compromiso que desde su creación ha asumido con la ciudadanía en cuanto a facilitar ei cumplimiento voluntario, se va consolidando y es el m otor de las innovaciones introducidas en los últimos años, de manera que hoy en día se ha incrementado gradualmente, de manera sistemática, la realización de servicios en línea por la ciudadanía.

No obstante la aceptación e integración del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación por la ciudadanía, se mostrará cómo se adoptaron nuevos

Ernesto CarrMo Barroso, l a modernización de las admirvstraciones públicas ante U integración europea*, en Mauricio Merino (comp.). Cambio político y gobemabíMad, México, Colegio Nacional de Ciencias Políticas y Adrrwvstración Pública. 1992. p. 9.

referentes culturales, que han llevado a la modernización de la administración tributaria de México. Durante muchos años, el quehacer administrativo convivió entre procesos con papel y elementos tangibles -com o firmas, registros, acuses de recibo, certificados, y facturas- con el advenimiento tecnológico, que invadió de manera acelerada los ámbitos educativo, laboral, profesional y personal, e impuso nuevas formas de entendim iento e interacción en la sociedad. En la administración tributaria se habla en térm inos de sedes electrónicas, firma electrónica, acuse electrónico, factura electrónica, etcétera. Inducir a la ciudadanía al uso de las tecnologías no sólo permite, para los ciudadanos expertos, interactuar de acuerdo con sus expectativas, sino también incorporar a quienes se inician o los que aún no lo están a habituarse al uso de estas herramientas.

De este modo, se identifica el marco conceptual y el contexto donde se inscriben los servicios electrónicos que son eje de las políticas fiscales de servicio al contribuyente y ciudadanía en general.

En el segundo apartado, con el ciclo del contribuyente como hilo conductor de los servicios, se aborda el tema del Registro Federal de Contribuyentes, donde el ciudadano al inscribirse da pie para ser considerado como contribuyente. En el mismo apartado se hace un recuento breve de la evolución de! registro de contribuyentes en México, de sus antecedentes históricos y de la necesidad de contar con una base confiable e integrada sobre el número de contribuyentes.

A partir de su registro es factible que el contribuyente además realice el trám ite de su firma electrónica, mecanismo de autenticación en aquellos documentos que deben ser transmitidos de manera digital o electrónica, donde se reconoce al emisor del mensaje como su autor legítimo.

Con la inscripción en el Registro se abre un expediente electrónico del contribuyente en el que reside toda su información vinculada con tas obligaciones tributarias; entre ellas, si es el caso, la de em itir facturas electrónicas, tema del siguiente apartado.

La segunda etapa en el ciclo del contribuyente es la emisión de comprobantes fiscales, facturas electrónicas, elemento que adquiere cada vez mayor importancia, pues se configura como un eficaz insumo de información para los procesos y funciones de la administración tributaria. En este apartado se expone am pliamente la evolución del comprobante fiscal, desde su emisión en papel hasta su gradual proceso de automatización y digitalización. Se analiza el proceso de facturación electrónica, los actores involucrados, mecanismos de seguridad, costos y beneficios, tanto para la autoridad fiscal como para la ciudadanía y empresas.

Llevar la contabilidad es la siguiente etapa del ciclo del contribuyente y el tema del cuarto apartado del documento.No sólo es una obligación fiscal, es además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tomar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona información acerca de la posición financiera de la empresa o

del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando.

La entrada en vigor de la contabilidad elearónica, bajo el esquema de incorporación de nuevas tecnologías, es un paso más en el proceso de transformación del cumplimiento tributario en la modalidad en línea. Tal como se describe con detalle en el apartado, el propósito es definir los métodos electrónicos y los estándares para la entrega de información contable, con lo que se busca simplificar y facilitar el cumplimiento con el consiguiente mejor control de documentos electrónicos y una mayor confidencialidad de la información.

Siguiendo el ciclo de! contribuyente, y como siguiente apartado, se expone la presentación de declaraciones y pagos. Una etapa que reviste importancia considerable para la administración tributaria, ya que con el cumplimiento de tal obligación se atiende uno de sus propósitos principales: la recaudación de los recursos públicos.

En la misma línea de los apartados anteriores se observa la evolución desde los mecanismos y formatos empleados en los años que anieceden a las tecnologías y elementos informáticos, hasta los últimos mecanismos introducidos para facilitar esta obligación a los contribuyentes a través del envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT, cuando ya se han eliminado los formatos en papel y sustituido por formatos electrónicos. En muchos casos, los formatos se encuentran prellenados con información del contribuyente, que se extrae de las bases de datos de la institución; de esta manera, se ofrece un servicio de funcionalidad de llenado en línea.

Actualmente, la presentación de las declaraciones se realiza por internet, en el Portal del SAT, y se aprovecha el desarrollo informático de los bancos y los servicios de pago referenciado con línea de captura. El uso de la tecnología ha generado una serie de ventajas que se describen con detalle en el apartado correspondiente.

Como un apartado final se presenta una amplia descripción del mecanismo de comunicación con la ciudadanía denominado Buzón Tributario; aunque propiamente no es una etapa del ciclo del contribuyente, sí es un medio que permite la interacción del contribuyente con la administración tributarla en cada etapa del ciclo.

El Buzón Tributario es una nueva figura en el ámbito fiscal, que recorre transversalmente las diferentes etapas del ciclo de contribución y que en breve estará operando en su totalidad. Constituirá un único canal de comunicación con la ciudadanía, para interactuar e intercambiar, en tiempo real, información, notificaciones, datos y toda clase de documentos con mayor eficacia y ahorro de tiempo y dinero.

El título que el lector tiene ahora en sus manos es un esfuerzo - e n el recuento de los antecedentes, contexto, actores, procesos de optimización y beneficios- de la autoridad fiscal para hacer más eficiente la comunicación y servicios a la ciudadanía.

t proceso de modernización de administración tributaria en México y el ciclo de contribuyenteEn México, la administración tributaria ha transitado por una pronunciada evolución impulsada por las grandes necesidades del país. Aum entar los ingresos públicos, así como contar con un mayor control y administración de la recaudación han sido premisas fundamentales para el cambio; estos factores, de carácter interno, motivaron la creación del Servicio de Administración Tributaria, órgano al que se le encomienda la administración y recaudación de los recursos públicos.

Desde su creación, el SAT ha adoptado esquemas que versan en dos líneas: una de ellas se refiere a la obtención de los recursos públicos necesarios para atender las necesidades de la población, abastecer y mejorar los servicios públicos, así como fomentar el desarrollo y encauzar las aspiraciones del país. La otra se refiere a las condiciones que la administración tributaria debe establecer para promover el cumplimiento voluntario y responsable de las obligaciones tributarias. Los esfuerzos para lograr estos propósitos se encauzaron en lo siguiente: en la implantación de los servicios necesarios para que los contribuyentes estén en posibilidades de cumplir con sus obligaciones, automatizar los procesos internos, fijar indicadores de eficiencia operativa soportados en infraestructura tecnológica; además de cambiar los esquemas burocráticos y la forma de trabajar en el SAT. Hacer frente a la tarea encomendada a la administración tributaria, como recaudadora de los recursos públicos, requirió transformar los modelos y procesos operativos tributarios, así como un profundo cambio en la forma de pensar de su personal. Esto último se configuró como condición sine qua non para simplificar los procesos, facilitar el cumplimiento tributario y robustecer la recaudación de los recursos públicos.

El replanteamiento de la administración tributaria trajo consigo una nueva forma de pensar el servicio público; había que entender y reconstruir el concepto de contribución. Regresar a los principios dogmáticos del pago de las contribuciones. La idea de que el pago de los impuestos tiene que ser ágil tanto para el contribuyente como para el órgano recaudador, que las gestiones de recaudación y administración debían tener

un m enor costo frente al monto de lo recaudado y, sobre todo, que el cumplimiento de las obligaciones fiscales no debería ser complejo, delineaban los nuevos horizontes de la administración tributaria.

Este fue el parteaguas que sirvió para diseñar nuevos procesos en la institución, en el que reformula su papel como instrumento eficaz al servicio del contribuyente. Se visualizó al ciudadano contribuyente como cliente de la administración tributaria, quien tiene que cumplir una obligación de carácter ciudadana y tributaria, por lo que se requería de una eficiente estrategia de acompañamiento fiscal, donde la autoridad hacendaría ofreciera los medios y herram ientas para lograr el cumplimiento, a fin de minimizar la presión de la carga impositiva.

Se red iseñan los servicios al

con tribuyente , y se colocó al ciudadano en el cen tro de los

m odelos de atención, cuyos

canales y m edios de

com unicación garan tizan un eficaz

cum plim iento de las obligaciones tribu tarias.

Al potenciar la visión de la administración tributaria, de manera convergente se generó una cultura del cambio en los procesos internos, en los que se reconoce la importancia de la interdependencia y de la integridad de las operaciones, lo que perm itió establecer soluciones integrales y avanzar en la consecución de los objetivos estratégicos institucionales.

Servicios tecnológicos: una dem anda de la institución

A esta gestión se adicionaron las ventajas del desarrollo de las tecnologías, las cuales imponían cambios en la relación de los ciudadanos con las dependencias de gobierno.^ Las oportunidades que ofrecían las tecnologías de la comunicación e información se tradujeron a modelos de servicio, que contribuyeron a integrar, bajo un mismo concepto, los canales y estrategias de atención al contribuyente, haciendo más fácil el cum plimiento de las obligaciones tributarias.

El objetivo de las funciones de la adm inistración tribu ta ria se

orien tó a au m en ta r la

recaudación, al facilitar el

cum plim iento de las obligaciones

trib u ta rias con las tecnologías de la nform ación.

Adoptar servicios electrónicos era una prioridad, cuyos beneficios no podrían apreciarse sin un cambio en cuanto a su forma y organización. Entonces, se asumió un esquema que agilizará la gestión interna, basada en principios de visión sistémica e identificación integral. Con esto podía conocerse el efecto que tiene en determinada etapa del proceso tributario la respuesta a un trámite o la solución de un planteamiento del contribuyente, y aportar áreas de oportunidad para mejorar la operación tributaria. Partir del conocimiento y la actuación del contribuyente en un ciclo tributario permitió identificar los puntos de contacto con el contribuyente, por lo que la tarea consistía en diseñar servicios específicos que atendieran sus necesidades de gestión en cada etapa del ciclo, con acceso fácil, de respuesta breve, e impulsaran la movilidad del ciclo tributario.

En 2 0 1 4 el Portal de in te rne t del

Servicio de A dm inistración Tributaria

posibilita la realización en línea de 130 servicios, lo que reduce

casi en su to ta lidad los trám ite s

presenciales con form atos.

Por otro lado, un factor externo que contribuyó a la adopción de servicios electrónicos en el SAT fue el notable aum ento en el uso de tecnologías en las actividades cotidianas, extendidas, de manera generalizada, entre la ciudadanía; atrás quedó la idea de que era una práctica privativa de los jóvenes. El manejo de dispositivos electrónicos, teléfonos móviles, tabletas electrónicas, computadoras personales, así como herramientas electrónicas y redes sociales, se está generalizando entre la gente adulta, e incluso entre los adultos mayores, pues reconocen la utilidad que representa en las relaciones comerciales y personales.

Las dependencias gubernamentales en la búsqueda por ser cada vez más eficientes en su operación y, sobre todo, en los servicios que brindan a la ciudadanía, se han visto presionadas para utilizar medios que simplifiquen y agilicen sus gestiones con el ciudadano. Al implantar servicios electrónicos, las dependencias públicas facilitan la comunicación y la toma de decisiones consensuadas entre ciudadanos y dependencias públicas, optim izan los tiempos de respuesta y ahorran recursos; además, disponen de sistemas más eficientes en un ámbito seguro.

AA esta tendencia de las administraciones públicas se le denomino 'Gobierno Electrónico’

El ciclo del contribuyente

El ciclo del contribuyente es la ubicación, dentro de un proceso versátil, de las grandes etapas o fases en las que se puntualiza una obligación tributaria, a la cual debe responder la autoridad con un servicio específico para su correcto cumplimiento.

Este ciclo, ha evolucionado de acuerdo con las propias necesidades que la ciudadanía impone a la administración tributaria, pero mantiene su esencia en lo que respecta ai cumplimiento de obligaciones sustantivas. Actualmente, el ciclo del contribuyente se compone de la siguiente manera:

a) Educación tributaria a contribuyentes potenciales, para promover el cumplimiento voluntario, antes incluso de la inscripción en el RFC.

b) Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes.

c) Emisión y recepción de comprobantes fiscales.

d) Elaboración y registro de su contabilidad; en este punto la administración tributaria ha dispuesto herramientas electrónicas que auxilian al contribuyente en esta obligación.

e) Presentación de sus declaraciones y el pago de sus impuestos.

O El Buzón Tributario, que constituye el mecanismo electrónico que agiliza la interacción del contribuyente en cada una de las etapas del ciclo.

g) La revisión de auditorías electrónicas.

1. Inscripción

6. Auditoría Electrónica

Notificaciones electrónicas Documentos electrónicos

2. Comprobación

3. Contabilidad electrónica

A4. Declaraciones

y pagos

5. Buzón Tributario

Sobre la importancia que tiene el ciclo tributario en relación con los objetivos del SAT, el Congreso ha expresado lo siguiente: “La adm inistración tributaria en nuestro país, en el contexto descrito, tiene el reto de crear mecanismos accesibles, de bajo costo, que simplifiquen el pago de impuestos al tiempo que perm itan captar a nuevos contribuyentes y asegurar la plena integración de éstos al ciclo tributario”.

MENOSDESEABLE

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MASDESEABLE

Acuerdos conduslviK

cumplir, no

\ o\ o$0

Cada etapa del ciclo tributario tiene su peculiaridad y su importancia, detalles que examinaremos a lo largo de este documento; en especial, lo referente a la emisión de facturas electrónicas, por ser un proceso que afecta al resto de las etapas y procesos del Ciclo.

En el campo normativo, la administración tributaria no sólo elabora la propuesta de cambios al marco legal, pues posee el conocimiento directo de las necesidades del contribuyente y conoce los puntos endebles de la aplicación de la norma que dan pie a la elusión fiscal, sino también es la proveedora de información e indicadores para el diseño de la política tributaria. Esto le perm ite anticiparse a los cambios y transformaciones de la institución y supone contar con los datos necesarios para diseñar servicios con un concepto integral, cuyo propósito es reaccionar asertivamente en los siguientes procesos:

• Facilitar el cumplimiento de la nueva norma.

• Interiorizar la nueva obligación y su cumplimiento como una responsabilidad ciudadana en el contribuyente.

• Proveer la infraestructura tecnológica necesaria para su cumplimiento.

Este último punto es indispensable porque la introducción de una nueva obligación debe estar acompañada de un servicio elearónico planeado previamente, a efecto de salvaguardar el principio de modernidad que prevalece en el SAT. La premisa, ante todo, es innovar para facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias en un am biente en el que el contribuyente perciba en su gestión, seguridad y certeza de que será atendido en un marco de legalidad y eficiencia administrativa.

H. Congreso de la Unión; Cámara de Diputados; Exposición de motivos de la Reforma Hacendaría 2014, p. 72.

La mejora continua

Las iniciativas del SAT, instauradas en sus inicios, se están consolidando. D urante este ejercicio fiscal (2014) se realizan mejoras a los servicios y se desarrollarán algunos más, los cuales están com pletamente asociados con el ciclo tributario, como el Buzón Tributario, la contabilidad electrónica, la revisión y auditorías electrónicas y, sobre todo, las mejoras en los comprobantes fiscales emitidos en archivos electrónicos y enviados al SAT por internet, así como lo referente a la identificación del contribuyente.

Cabe mencionar que la aceptación e integración del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación con la ciudadanía no ha sido fácil; se ha dado de manera gradual, pues a la vez que se hace necesaria una cultura tributaria del cumplimiento responsable de las obligaciones fiscales, se requiere una cultura que desmitifique las percepciones acerca del uso de las tecnologías; fomentar su uso constante ayudará a que el contribuyente confirme sus ventajas y se familiarice con las aplicaciones tecnológicas.

El Servicio de Administración Tributaria de México se ha caracterizado por la pretensión continua de modernidad; para el resto de las dependencias públicas es un modelo, tanto por los servicios electrónicos que ha implantado como por la calidad que tienen.

Con el enfoque de servicio al ciudadano, en la administración tributaria se promueve el cumplimiento de las obligaciones fiscales internas y las de comercio exterior, y se armonizan las políticas tributarias con los niveles de servicio; en este sentido, se establecieron las directrices que orientarán el quehacer tributario a partir de 2014, las cuales giran en torno de facilitar el cumplimiento tributario conforme lo siguiente;

• Establecer condiciones para la integración a la formalidad.

• Disminuir los costos indirectos de tributar.

• Reconocer la diferencia en el p>erfil de contribuyentes.

• Fortalecer el ejercicio de los derechos de los contribuyentes.

• Mejorar la equidad del sistema tributario.

• Fomentar una mayor progreslvidad en el pago de impuestos.

• Establecer un régimen fiscal moderno y eficiente.

Las acciones complementarias al cumplimiento, o acciones transversales, como los programas de cultura contributiva y difusión, están diseñadas para que el contribuyente perciba que cumplir es fácil, conviene autocorregirse, e incumplir tiene consecuencias. Así, los procesos se centran en poner a disposición del contribuyente los medios necesarios para que pueda cumphr, generar las oportunidades de corrección y fortalecer la capacidad para descubrir conductas u omisiones de cumplimiento. Lograr estos fines requiere de servicios soportados en el desarrollo oportuno de herramientas tecnológicas eficaces.

11

Registro Federal de ContribuyentesEl inicio del ciclo del contribuyeme está marcado por el Registro Federal de Contribuyentes. Al inscribirse, el ciudadano da pie a ser considerado como contribuyente por la administración tributaria; es decir, si el ciudadano inicia actividades productivas, comerciales o se incorpora a un empleo, debe solicitar su inscripción al Registro Federal de Contribuyentes.

El antecedente dcl Registro Federal de Contribuyentes data de 1957; no obstante, existían disi>ersos padrones por tipo de impuesto, cada uno de los cuales se formaba con números o claves propias e independientes unos de otros, lo que propiciaba que la autoridad no conociera datos integrados. El mejor registro que se tenía era el relativo al Impuesto sobre ingresos mercantiles, en el cual se utilizaba una placa para cada causante y contenía sus datos generales bajo un número progresivo.

El 29 d e diciem bre de 1 9 6 1 , el

C ongreso de la Unión d ecre tó que se reform aran y adicionaran

diversos artícu los del Código

Fiscal de la Federación; con ello

se crea el Registro Federal de

C ausantes.

Para 1969, con la visión de unificar los registros de los contribuyentes, se inician profundos cambios con la emisión de Formularios de Inscripción General de Contribuyentes, con contenidos precisos, tanto en datos de identificación del causante, como respecto a la situación específica de cada uno por cuanto a los impuestos generales y especiales a que estaban afectos en el derecho tributario. Esto mejoró el control de obligaciones y perm itió producir estadísticas que, además de obtener resultados sobre la observancia de pagos, permitieron orientar sobre política fiscal, basados en el establecimiento de matrices de insumo-producto.

Formar p a rte del Registro de C ontribuyentes implicaba la

presen tación del ciudadano en las oficinas de la adm inistración

tribu taria y la en tre g a de

docum entos, cuya validación podía

ta rd a r m ás de cinco días.

Los formatos de inscripción se proporcionaban en forma gratuita y se autorizó a los particulares a reproducirlos y venderlos. Asimismo, de manera perm anente se hacía labor de convencimiento para que los causantes se inscribieran y cumplieran con sus deberes fiscales.

En los años subsecuentes se realizaron mejoras sin cambios sustanciales en lo que respecta a los registros de los contribuyentes, aunque, a partir de la utilización de formatos, el control y procesamiento de la información empezó a automatizarse con tecnología incipiente. Los documentos presentados correctamente se clasificaban y la depuración de los datos básicos se hacía en tarjetas perforadas que posteriormente eran codificados; sin embargo, los documentos se almacenaban en expedientes en las oficinas recaudadoras para su uso en los trámites y consultas que realizara el contribuyente.

Hacer eficiente el proceso recaudatorio era indispensable para las políticas públicas, que veían minimizados sus esfuerzos para la obtención de los recursos por la falta de controles adecuados y por la endeble verificación de obligaciones. A medida que un mayor número de personas se incorporaban a la economía, una mayor presión se generaba en la administración tributaria para controlar la información, tanto de los registros ya existentes como de los nuevos contribuyentes, así como para dar respuesta a las demandas que emergían de la situación económica del país.

La tecnología se incorporó de manera continua para unificar los controles y manejar del volumen de la información; esta tendencia predominó en los siguientes años, lo que no sucedió con la automatización de los servicios al contribuyente sino hasta 1997 con la reestructuración de los procesos tributarios, cuando se buscó renovar los servicios asociados a la inscripción e identificación del contribuyente.

Ser contribuyente, un deber ciudadano

Ser parte de la actividad económica conlleva muchas responsabilidades y el cumplimiento de obligaciones; entre ellas, las tributarias. Cum plir con estos deberes atribuye a la persona el reconocimiento social, ya que se concibe como un ciudadano responsable y respetuoso de las normas, por lo que el efecto de cumplir con las obligaciones fiscales trasciende las fronteras de la administración tributaria e incide en otros procesos de las relaciones entre particulares y con las dependencias públicas. Estos factores dieron inicio, entre otros aspectos, a la incorporación de nuevos supuestos normativos para la inscripción en e! Registro Federal de Contribuyentes, a fin de que las personas que no realizan actividades económicas, como amas de casa y estudiantes, puedan obtener su Registro Federal de Contribuyentes, su Cédula de Identificación Fiscal o la Constancia de Registro Fiscal, y realizar trámites en otras dependencias de gobierno, o bien al solicitar servicios financieros, préstamos o cuentas bancarias. Otras actividades que suponen la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes se refieren a las personas que abren una cuenta a su nombre en bancos o en sociedades cooperativas de ahorro y préstamo para recibir depósitos o realizar operaciones, las cuales son sujetas de contribuciones. Esta disposición es vista como un elemento más de combate a la informalidad."*

La inscripción en el RFC tiene dos dimensiones: la primera está dirigida al contribuyente, quien al hacer su registro y obtener su clave en el RFC se considera como “contribuyente” indistintam ente de que esté o no realizando actividades económicas; a partir de este momento adquiere obligaciones formales y de pago, cuyo cumplimiento activará los engranes del ciclo del contribuyente. La segunda dimensión se ubica en los procesos internos de la administración tributaria, en el sentido de que la información proporcionada por el contribuyente en su registro, una vez segmentada, perm ite ubicarlo en algtin régimen fiscal, atribuyéndole obligaciones que deberá atender y cumplir en los plazos y periodos que la legislación establece. De esta manera, el Registro Federal de Contribuyentes, se convierte en una fuente de información y en un instrumento que alimenta los procesos internos tributarios, al proveer los datos para las funciones de vigilancia, control y cobranza.

La m odernización del Registro de Contribuyentes

La inscripción en el Registro de Contribuyentes se realiza desde hace algunos años por internet. El ciudadano ingresa al Portal de internet del SAT y registra sus datos, a esto se le llama prerregistro; posteriorm ente, el contribuyente acude a las oficinas del Servicio de Administración Tributaria a

concluir su trám ite, puesto que la inscripción, para ser un trám ite conclusivo, requiere que el contribuyente cuente con los elementos indispensables para iniciar su vida fiscal, como contraseña y firma electrónica.

La contraseña es un conjunto de caracteres alfanuméricos designados por el contribuyente, que sólo él conoce, que le perm iten ingresar a gran parte de los servicios electrónicos de la adm inistración tributaria, los cuales están vinculados precisamente a la actualización de información del Registro Federal de Contribuyentes. La contraseña puede obtenerse en el Portal de internet del SAT sólo con el RFC.

Con su con traseña , el

con tribuyen te puede ingresar a 93

servicios en línea, e n tre los que

se en cu en tran la consu lta de

devoluciones y el envío de avisos

de actualización al RFC,

Este mecanismo de acceso a los servicios electrónicos del Servicio de Administración Tributaria ha agilizado los trámites que realizaban los contribuyentes en las oficinas de atención al contribuyente. Su generación inició en 2002 con los pagos electrónicos; hasta mayo de 2014 se han generado 14,271,628 contraseñas a contribuyentes, personas físicas y morales.

La firma electrónica es un archivo digital para autenticar aquellos documentos que deben ser transmitidos de manera electrónica; es un conjunto de datos cifrados que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo.

La firma electrónica tiene los mismos efectos de una firma autógrafa. Los beneficios que ofrece son altam ente tangibles pues, una vez incorporada a los procesos, permite el intercambio de información entre el contribuyente y la autoridad hacendaría de manera práctica y rápida; da certeza a los trám ites en un ámbito de modernidad y vanguardia tecnológica, y se caracteriza por la eliminación de riesgos en el manejo de información confidencial, así como ia reducción de los costos derivados del almacenamiento de la información.

13

* Cumplir honesumente con 1^ obligaciones tributarias atnbuye al ciudadano referentes positivos, y k) posibilita, en un marco de credibilidad, para aspirar a licrtacK>nes públicas y ser contratado por las dependencias de gobierno para realizar servicios de obra pública. Para tales efectos, las disposiciones fiscales a través de urta solicitud que realizan los ciudadartos por internet en el Portal del SAT. obtienen una opinión de la autoridad sobre el estado que tienen sus obkgacior>es. la cual puede tener sentido positivo cuando sus obligaciones tributarias están al corriente, y negativo en el caso opuesto. Por otro lado. tan^>ién hay que considerar el efecto que tiene en la ciudadanía la publicación de los datos de los contribuyentes en el Portal de internet del SAT, cuando ha identificado que realizan o están virKulados a la emisión de comprobantes que amparan operaciones falsas o simulan operaciones inexistentes.

Contraseña 2005-mayo 2014

1 .5 90 .9 U

810.436

638,74J

1 ,S 8 0 .« S

I .H 7 .1 2 91 2 1 2 .Í1 7

800,903

270,254

54,244 104,659 188,514 177,408

m m n204,722 209.18S

84.248 75,342 40,841

14

2005 2006 2007 2008

Personas físicas

2009 2010 2011 2012 2013

^ Personas morales

2014

Contribuyente con Fiel 2004-mayo 2014

1,000,000

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2004 2005 2006 2007 20)8 2009 2010 2011 2012 2013 2014

• P e rso n a s f ís ic a s , P e rso n as m o ra le s

T anto la co n tra señ a com o la firm a electrónica son referencias obligadas p ara la

presen tación de avisos, declaraciones, solicitudes de aclaración, e n tre o tros, en

el SAT.

Principales avances con la inscripción por in ternet

En el siguiente esquema se presentan los avances y ventajas de los servicios asociados con el registro de contribuyentes:

En papel

Inscripción en papel con formatos que se adquirian en papelerías.La impresión de las formas oficiales lo hacían impresores autorizados por el SAT,

El contribuyente tenia que ir a la oficina recaudadora a realizar el trámite.

Para determinar las obligaciones fiscales el contribuyente tenia que llenar nueve anexos del form ato de inscripción.

La validación de los datos contenidos en los documentos oficiales, como el registro de población, que presenta el contribuyente como requisitos para su inscripción en el RFC era compleja.

El procesamiento de la información sólo permitía identificar a los asalariados con la información que presentaba el empleador.

Se requería que el contribuyente tuviera conocimiento sobre qué obligaciones fiscales tendría que cumplir, lo que provocaba confusiones e incidía en el Registro al no coincidir lo registrado con las actividades reales del contribuyente.

El fomento a la iniciativa empresarial se entorpecía por la cantidad de requisitos gubernamentales para constituirse como persona moral, entre ellas la inscripción en el RFC

Se entregaba al contribuyente constancia de inscripción con obligaciones activas.

En línea

Formatos electrónicos.

El trámite se realiza por internet.

Se reducen los tiempos de respuesta.La inscripción en el RFC sin obligaciones fiscales es inmediata.En el caso de avisos de actualización de datos al RFC es inmediata.

Las obligaciones se asignan automáticamente de acuerdo con la información proporcionada por el contribuyente en sus respuestas a la aplicación de los cuestionarios respectivos._______ _________

Los datos se validan en línea con las instituciones públicas encargadas de los registros de población.

Como parte de la información que se ingresa en el padrón, se identifican y se capturan las relaciones que un contribuyente tiene con otros, con lo cual se establecen roles y relaciones-_________________________________

Para determinar las obligaciones, se requiere al contribuyente contestar un cuestionario sobre las actividades económicas que realiza con sus características.

Se realizaron acuerdos interinstitucionaies para reducir los trámites para la constitución de personas morales.Las personas morales se inscriben ante fedatarios y obtienen su Cédula de Identificación Fiscal definitiva, así como la Guía de Obligaciones al momento de su constitución.________________

15

Los socios Y accionistas de personas morales que se constituyan ante fedatario público y aquellas que realicen enajenación de inmuebles ante notario público pueden inscribirse ante fedatario público.

Se entrega al contribuyente la Guía de Obligacior>es. que trKkjye regímenes, obligaciones y fechas de vencimiento específicas.La Cédula de Identificación Fiscal o. en su caso, la Constancia de Registro en el RFC. se entrega de manera inmediata

16

La identificación del contribuyente

El servicio de Identificación del contribuyente, que inicia con la inscripción y la actualización de información en el Registro, responde las preguntas: ¿quién es el contribuyente?, ¿en dónde realiza sus actividades económicas?, ¿a qué se dedica para obtener ingresos?, ¿cómo debe cumplir con sus obligaciones tributarias?, ¿con quién se relaciona al realizar sus actividades económicas?

Por lo que el Registro Federal de Contribuyentes es un eficiente mecanismo de control y además insumo para la formulación de indicadores. Su información sirve de base para establecer programas de revisión y verificación de actividades, o bien estim ar el efecto de algún estímulo fiscal o incremento en la recaudación, así como generar información macroeconómica relativa al nivel de ingresos o número de personas que se dedican a algún ramo o distribución geográfica económica, entre muchas otras posibilidades.

Com o parte del fom ento

em presarial, las personas

m orales pueden inscribirse al

Registro Federal de C ontribuyente a trav é s d e un notario

público, ñgura jurídica a n te la

cual se constituyen con las

form alidades que las leyes

m exicanas d ictan en la m ateria: para ta le s e fe c to s se d o tó a los no tarios con los insum os

y accesos necesarios a los s is tem a s de la adm inistración

tribu ta ria p ara que con un solo trám ite puedan constitu irse personas m orales y realizar su inscripción en el RFC. Con

e s to se posibilita a las em p resas para que inicien sus

activ idades y em itan com p ro b an tes fiscales de form a

inm ediata a su constitución.

Al mes de febrero de 2014, el Registro Federal de Contribuyentes se integra de la siguiente forma:

Facturas electrónicas y la identificación del contribuyente

Tanto los comprobantes fiscales como el Registro Federal de Contribuyentes son flujos de información para la administración tributaria. Con la inscripción en el registro se abre un expediente electrónico del contribuyente con su información vinculada a las obligaciones tributarias; entre ellas, si es el caso, la de emitir facturas electrónicas.

Los datos del emisor que se registren en las facturas electrónicas, para ser válidos deben coincidir con su Registro Federal de Contribuyentes, La autoridad fiscal puede solicitar información para su inscripción o actualización de dalos, e inscribir a quienes de conformidad con las disposiciones fiscales deban estarlo y no cumplan con este requisito, situación que se ilustra cuando en el procesamiento de información se descubre la emisión de una factura a una persona que no se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes.

Toda la información que recibe la administración tributaria se confronta para establecer un mejor control y vigilancia de las obligaciones del contribuyente, lo que permite hacer más eficiente la función recaudadora de la institución.

El Registro Federal de Contribuyentes es el más im portante de los registros en México, y puede definirse como una herram ienta de administración y control para vigilar y exigir el cumplimiento de las obligaciones fiscales; es una base de datos tan amplia que requiere de una plataforma tecnológica que sea capaz de soportar los servicios vinculados con él.

En marzo de 2014, el padrón del RFC cuenta con un universo de 48,873,528 contribuyentes, de los cuales 87.5% son activos, es decir son contribuyentes plenamente identificados, y 12.5% son contribuyentes suspendidos y cancelados del registro. Se han simplificado 14 trámites y servicios asociados a la inscripción y se actualizaron las características fiscales del contribuyente; además, se realizan acciones para facilitar la convivencia del contribuyente con los sistemas de atención que el SAT pone a su disposición en su Portal.

Emisión de facturas electrónicasI.a segunda etapa en el ciclo del contribuyente es la emisión de comprobantes fiscales, que adquiere cada vez mayor importancia, pues se configura como un eficaz insumo de

información para los procesos y funciones de la administración tributaria.

La historia del com proban te fiscal

papel d a ta desde el periodo de la

Colonia. Las políticas de contribución fueron

d e te rm in an tes desde el siglo XVI

y cobraron relevancia d u ran te el siglo

XVII.

En el siglo XVII la recaudación pasaba por una serle de figuras, desde indígenas hasta autoridades novohispanas. Estas autoridades, a su vez, entregaban los tributos a funcionarios españole.s, corregidores, alcaldes mayores o subdelegados, o algunas veces directamente a los funcionarios de la Real Hacienda. Formas de recibos impresas o manuscritas eran emitidas a veces con el nombre del pagador, la fecha y la firma del gobernador. Este tipo de recibos comenzaron a emplearse también para llevar el control de las mercancías comerciadas y el traslado de impuestos, denominados alcabalas, que fueron exigibles desde 1563, aunque sólo en algunos distritos.

Las reformas borbónicas de 1700, introducidas por los Borbones en el territorio de la Nueva España, tuvieron como efecto la regulación y ampliación de los impuestos sobre el comercio; los más im portantes eran los conocidos como alcabalas. La alcabala se cobraba por una amplia mayoría de transacciones mercantiles, parecido a nuestro moderno impuesto sobre el valor agregado, y para ello se registraban las transacciones comerciales en los denominados libros de cuentas de alcabalas.

Así, se aprecia que el impuesto sobre alcabalas como la medida fiscal hizo necesaria la creación del comprobante fiscal, cuya naturaleza comercial tiene vigencia hasta nuestros días. Un claro

ejemplo del uso de la factura para efectos de la aplicación de dicho impuesto data de enero de 1779:

Nos hacemos cargo de 30 pesos, y tomines, 3 granos que pagó Don Francisco Cabezón, por el expresado Real derecho de Alcabala sobre el principal de 513 pesos en que se aforaron 3 cajones de efectos de China, que recibió con el conductor Juan García, como consta de una guía lantecedente de la actual carta porte] y factura que bajo de este número presentamos.

A I X V R M A S

LIBRO RKAI^É m tm w r t i l n I | A ám m attécim lU al

4tt ■' — 7 •»mM Im fvtidn «n «Ha

m wmmmrn f m a s d a f o i p i r n iu i i da l S m I

17

i r f I t r m t é t r tm k m U tm - |i*tOTé C«ai. t taCAMM.W-

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Á .e íe . 1

IPrimera imagen: Documento emitido por la Dirección General de aduanas, a favor de un nombre, a cai^o de la recaudación de alcabalas. Segunda imagen: Registro de alcabalas recibidas. 1

A fines del siglo XVIII, alcabalas y pulques (impuesto cobrado sobre bebidas alcohólicas) producían en conjunto 24% del total de impuestos recaudados en el virreinato. listos impuestos y registros siguieron empleándose hasta la época del Porfiriato.

Con la Ley del Timbre, del 1 de febrero de 1873, comenzaron a tasarse con estos impuestos las actividades comerciales y el consumo; su fundamento fue que los recursos necesarios para sostener el aum ento del gasto federal debían provenir de la expansión del consumo, el cual medía indireciamenie el incremento de los ingresos.

El jefe administrativo en la Ciudad de México distribuía las estampillas fiscales a los estados y territorios, los cuales a su vez los repartían a sus respectivas ciudades y poblaciones im portantes donde localmente se sobreimprimían con el nombre del lugar.

La ley facultaba a la autoridad hacendaría a revisar la documentación de los causantes para comprobar la veracidad de las operaciones reportadas. El control de este procedimiento estaba a cargo del servicio de inspección de la Secretaría de Hacienda. El Administrador del Timbre autorizaba la inspección y debía cuidar que el inspector se acompañara de un testigo.® A continuación, el visitador requería al interesado por la exhibición de lo siguiente; el libro talonario de ventas, el de facturas y los comprobantes de caja, pudiendo requerir otros documentos más. Seguidamente, el inspector comparaba el valor de las estampillas empleadas en el bimestre con el arrojado por los libros del establecimiento, respecto de las ventas verificadas en el mismo periodo.

Los siguientes son ejemplos de comprobantes fiscales empleados desde 1873 hasta la desaparición del impuesto del timbre en ] 979, estos comprobantes no desglosaban la información fiscal de los causantes o contribuyentes, sólo daban cuenta de la actividad comercial realizada y consumo registrado.

Pino Suárez. ^el poi'^kr fíor Jijuikrdel pmemupt tO:Hoteró

OEC J i, I9I6.

Estas formas de comprobante fiscal prevalecen hasta 1979. El 31 de diciembre de 1979 se publicó un nuevo Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se promulgaron nuevas leyes, rales como las reformas a la Ley General de Instituciones de Crédito y Organizaciones Auxiliares, y la del Impuesto al Valor Agregado, entre otros. La base conceptual y el marco de referencia de esa etapa de la administración tributaria era el Registro Federal de Contribuyentes; comprendía desde la identificación y el registro hasta el logro del cumplimiento de las obligaciones tributarias. A partir de ese m om ento se da el gran cambio de una “administración por impuestos” a una “administración por funciones”, con base en lo que se denom inó “Modelo Integral de Recaudación”. Esta reforma marca el cambio en los formatos de los comprobantes fiscales, con los requisitos que conocemos actualmente y el desglose de impuestos.

La evolución del comprobante fiscal se debe a los esfuerzos de la administración tributaria por contar con un mecanismo fehaciente que dé cuenta de las operaciones que, en el día a día, se realizan como parle de las actividades económicas e identifique a sus actores (emisor y receptor) con el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

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llmágcnes de recibos ñscaies.]

La figura del comprobante fiscal surge en las disposiciones fiscales como un mecanismo de control que proporcionaría elementos para la vigilancia del cumplimiento. Su origen se encuentra en la emisión de documentos que formaban parte de las operaciones mercantiles o la prestación de un servicio, como la factura comercial, adoptada en el derecho tributario con requisitos fiscales y la finalidad de que sirviera para la verificación de gastos e ingresos que manifestaban los contribuyentes.

Sin embargo, la factura comercial por sí misma no era signo de garantía, ya que podía ser utilizada como comprobante de gastos en un sinfín de operaciones, lo que ponía en desventaja a la autoridad recaudadora al no contar con elementos confiables que identiñcaran el incumplimiento; esta situación de bajo riesgo para la aplicación de sanciones fue vista por algunos contribuyentes como una oportunidad para comprar facturas, con registros y nombres de emisores falsos, lo que fiscalmente se conoce como simulación de operaciones, situación que dañaba la economía nacional y repercutía en grandes montos de saldos a favor.

Murguía Rojas, Rodolfo 'La fiscalización en la dictadura de Porfirio Díaz', Revista electrónica UNIVA (univa.mx/r)S7/Art.Mungu%C3%Ada).

Con la finalidad de generar mayor percepción de riesgo entre los contribuyentes, en cada ejercicio se iban incrementando los requisitos fiscales; esta medida, lejos de simplificar la emisión de los comprobantes fiscales, propició el aum ento de facturas apócrifas, y una mayor dificultad para la autoridad en las tareas de inspección y fiscalización.

El rol del tercero, el im presor de facturas (esquem a de papel).

Sin necesidad de acudir a una evaluación profunda se podía advertir que había mucho que hacer en materia de comprobantes fiscales, se necesitaban dispositivos de control que vincularan su emisión con un acto de aprobación de la autoridad, por lo que se planteó la necesidad de involucrar a un tercero en el proceso de facturación, que participara en el control de las facturas que se expedían. En este sentido, se concertó con el sector de contribuyentes dedicados a la impresión de formas para que a través de una autorización de la administración tributaria y cumpliendo algunos requisitos de carácter fiscal, los impresores otorgaran el servicio de venta de formatos de comprobantes fiscales. A dichos comprobantes se Ies asignaba un folio previamente solicitado por el impresor y aprobado por el SAT. La asignación de folios se realizaba a través de un sistema electrónico al que se denom inó Sistema Integral de Comprobación Fiscal.

El impresor autorizado entregaba semestralmente un reporte de los folios impresos por contribuyente y, a su vez, el contribuyente emisor tenia que informar qué folios había utilizado y cuáles había cancelado. Indudablemente esto se convertía en cantidades enormes de papel que la autoridad hacendaría tenía que estar administrando, además de resolver las dificultades de operación para la autorización de los impresores, para el control de folios y para las revisiones de la autoridad en las declaraciones presentadas por los contribuyentes.

Al im presor se le confiaba parte

de la responsabilidad en la emisión d e com proban tes fiscales y,

p ara o to rg ar c ierta ce rteza jurídica al con tribuyente, ten ía

que cumplir con diversos requisitos.

Entre los requisitos que tenía que acreditar el impresor se encuentran los siguientes:

a) Presentar solicitud a la autoridad fiscal.

b) Estar al corriente de sus obligaciones fiscales y pagar sus impuestos en la actividad empresarial.

c) Demostrar que contaba con la maquinaria, equipo necesario para la impresión de comprobantes y el equipo de cómputo para la utilización del sistema de control de impresores autorizados, mediante copia certificada del documento que amparaba su propiedad o legítima posesión.

d) Además, debían declarar bajo protesta de decir verdad que contaban con cuenta de acceso a internet y que la maquinaria y equipo de impresión se encontraba en el domicilio fiscal en el que se realizaba la impresión de los comprobantes fiscales.

En cuanto a la emisión de los comprobantes, existían grandes dificultades; lo primero que tenía que hacer el contribuyente era acudir con un impresor autorizado y solicitar la elaboración de facturas (comprobantes fiscales), para lo cual debía entregarle la siguiente información y documentación:

• Nombre. Si se trataba de persona moral tenía que entregar poder notarial y documentos que acreditaran la personalidad del representante legal.

• Registro de contribuyentes.

• Domicilio.

• La imagen de su Cédula de Identificación Fiscal.

• Solicitud firmada por él o por su representante legal de cada pedido de impresión de comprobantes, en la que bajo protesta de decir verdad declarara lo siguiente:

a) Nombre, denominación o razón social.

b) Domicilio fiscal del contribuyente.

c) Fecha de solicitud.

d) Serie (en caso de ser serie única debía indicarlo expresamente).

e) Número de folios que corresponderían a los comprobantes que solicitaba y, en su caso, el domicilio del establecimiento o establecimientos a los que corresponderían.

f) Los números de folio de los comprobantes no utilizados y cancelados por térm ino de vigencia de la partida anterior impresa.

• Copia de su identificación.

En el momento de la operación que daba origen a la factura, el emisor tenía que entregar una impresión original al receptor

(adquirente del servicio o producto) y guardar una copia, que debía archivar como parte de su contabilidad y para posibles revisiones de la autoridad.

Esta e ta p a es tuvo determ inada

por el uso de papel, por una

gran cantidad de trám ite s para los im presores y para los

con tribuyen tes que e s tab a n obligados a em itir com proban tes

fiscales. La percepción d e riesgo era

prác ticam en te nula, ya que las

auditorías y revisiones no con taban con los e lem en to s suficientes.

En la última fase de los comprobantes fiscales en papel, los requisitos eran tan vastos que sólo un experto en la materia podía definir si era fiscalmente dcducible el comprobante. Entre los requisitos de los comprobantes fiscales, se pueden mencionar los siguientes:

1. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes emisor. SI .se tenía más de un local o establecimiento se debía señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expedían los comprobantes.

2. Contener impreso el número de folio.

3. Lugar y fecha de expedición.

4. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expedía.

5. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparaba.

6. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los térm inos de las disposiciones fiscales debían trasladarse, en su caso.

7. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, en ventas de primera mano de mercancías de importación.

8. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

9. Vigencia del comprobante.

Basta con describir la complejidad de los requisitos tan sólo en lo que se refiere a la impresión de la Cédula de Identificación Fiscal, que debía estar impresa, con ciertas características, en los comprobantes; por ejemplo, ser reproducida en 2.7S cm por 5 cm. Con una resolución de 133 líneas / 1200 dpi; sobre la

impresión de la cédula no se podía efectuar anotación alguna que impidiera su lectura.

El proceso de comprobación fiscal en nuestro país e.staba sustentado por el uso de papel impreso y las empresas y contribuyentes invertían parte de sus recursos en los servicios de impresión, distribución y control de formas impresas, revisión, envío, verificación de requisitos, correcciones y reexpedición, así como el almacenamiento y organización del papel.

Por su parte , el SAT no co n tab a

con e lem en to s suficientes para evitar la reproducción no

au to rizada de los com proban tes

Durante muchos años, la impresión de facturas y comprobantes fiscales era la forma de tener un mejor control de los gastos hechos por los contribuyentes, pero también traía complejidades: representaba un gran gasto en impresiones, generaba infinidad de archivos físicos y se prestaba a malas prácticas que se reflejaban en fraudes al fisco local y federal.

Inicia la m odernización

En el SAT seguía prevaleciendo la idea transformar los trámites vinculados a los comprobantes fiscales, tanto para los impresores como para los contribuyentes, al mismo tiempo que se estaba gestando en la institución una transformación de fondo que involucraba modernizar los sistemas y servicios aprovechando las ventajas que ofrecía la tecnología.

Así, se inicia una nueva etapa en el proceso de facturación y se prevé la utilización de la tecnología para simplificar el proceso de facturación. En el Servicio de Admini.stración Tributarla se integró un grupo de trabajo interdisciplinario, normativo y desarrollador de soluciones tecnológicas dedicado a impulsar el Programa de Modernización de la Comprobación Fiscal, cuyo propósito consistía en generar, procesar, transm itir y resguardar documentos fiscales digitales; es decir, archivos electrónicos.

La tarea se presentaba complicada pues aparte de lo que implicaba el desarrollo tecnológico había que adecuar el marco normativo para: establecer la obligación de emisión de comprobantes digitales, definir los requisitos, estándares y especificaciones técnicas, para dar inicio a la utilización de los comprobantes fiscales digitales (conocidos por las siglas, CFD).

A m ediados de 2 0 0 4 , el

SAT desarrolló el esquem a de com probación fiscal digital como

una a lternativa al esquem a de

, papel. Lo an terio r convirtió

a México en el segundo país del

con tinen te am ericano en desarrollar

un m odelo de facturación

electrónica.

CFDComprobantes Fiscales Digitales

El esquema de comprobación fiscal cambia radicalmente en cuanto a su concepto y, a efecto de que los contribuyentes se familiarizaran con su uso, se planeó un proceso paulatino para su aplicación, por lo que en un inicio fue optativo:

Para em itir comprobantes fiscales el contribuyente debía contar con los siguientes insumos:

• Contar con firma electrónica.

Con la firma electrónica podía solicitar, en línea, en el Portal de internet del SAT. las series y folios que necesitaba registrar en los comprobantes fiscales.

• Tramitar un certificado de sello digital.

El certificado de sello digital se obtiene en el Portal de SAT. Los certificados de sello digital son firmas electrónicas de uso específico, reconocidos para firmar o sellar los comprobantes fiscales digitales.

El contribuyente podía em itir comprobantes fiscales con sus propios medios; es decir, disponer de un servicio electrónico en el que elaborara los archivos xml, asignara folios, sellara con sus certificados de sello digital y elaborara el reporte mensual de los folios utilizados, siendo él responsable de la operación y administración del sistema. El sistema electrónico del contribuyente debía registrar electrónica y automáticamente la fecha y hora (m inuto y segundo) de la elaboración del comprobante, impedir la duplicidad y garantizar que el número de aprobación, año de sohcitud, fohos y series, en su caso, corrcsp>ondieran a los otorgados por la administración tributaria. Una vez elaborado un archivo xml (archivo que respalda el comprobante) era sellado por el contribuyente con su certificado de sello digital y puesto a disposición del receptor, o bien entregado en una representación impresa en papel.

También podía recurrir a los servicios de un proveedor de autorizado de comprobantes fiscales digitales, que lo auxiliara en la elaboración y emisión de facturas en archivos digitales.Los proveedores son empresas dedicadas a ofrecer soluciones tecnológicas y resultaron de gran utilidad para inducir a los contribuyentes al uso de los medios tecnológicos.

. Se in tegran al proceso de

facturación los p roveedores

au to rizados de com proban tes

fiscales digitales, te rcero s que

facilitan la em isión de

com p ro b an tes al ofrecer servicios

básicos de generación y sellado

de archivos electrónicos. Su intervención prom ueve el

cum plim iento y fo rta lece el e sq u em a digital. Se es tab lece la relación em isor-tercero au torizado-recep tor.

Los proveedores autorizados, a efecto de otorgar certeza jurídica y reserva de la información del contribuyente, debían garantizar que contaban con la infraestructura tecnológica necesaria para generar los comprobantes fiscales digitales, controlar los folios y administrar los certificados de sello digital, conservar copia de los comprobantes y proporcionar las herramientas para su consulta y manejo, así como entregar al contribuyente el reporte mensual para su envío al SAT y poner a su disposición el archivo electrónico para su conservación y entrega al receptor.

La incorporación de esta figura al proceso de comprobación facilitó la emisión de comprobantes fiscales digitales a los contribuyentes con poca capacidad de administración tecnológica y favoreció que la información de los folios y los datos del emisor que amparaban los comprobantes respectivos fueran consultados por la autoridad de manera electrónica.En cuanto a los sujetos que participan en el proceso de comprobación, la figura del proveedor autorizado sustituye al impresor autorizado. Se establece la relación: emisor-tercero autorizado-receptor.

Esta fase de la evolución del proceso de comprobación fiscal puede denominarse semiautomática, pues los folios seguían siendo administrados por el contribuyente emisor y, en su caso, a través de los proveedores autorizados. La autoridad fiscal podía disponer de la información de los comprobantes al final del mes, con el envío de la información (reportes de folios) en archivos electrónicos, que el contribuyente, o el proveedor autorizado, enviaba a través de internet al SAT.

Asimismo, redujo el margen de emisión de comprobantes con registros de contribuyentes ficticios, al poderse validar los registros de los contribuyentes obligados en un archivo electrónico con información de sus certificados conforme al régimen aplicable para la emisión de comprobantes fiscales digitales.

I21

Es un certificado de firma electrónica avanzada de uso especifico para sellar corr>probantes.

Aun con las limitaciones que mostraba el esquema semiautomático los avances eran significativos, pues la conversión de papel a archivo electrónico favoreció la asignación de atributos de seguridad, que los comprobantes en papel no podían ofrecer a los contribuyentes; en este sentido, el comprobante fiscal en archivo electrónico tiene las siguientes características:

íntegro. La información en el comprobante está protegida, y no puede manipularse ni modificarse sin que se descubra.

Auténtico. La identidad del emisor del comprobante puede verificarse.

No repudio. El contribuyente que em ita un comprobante fiscal digital no puede negar haberlo generado.

Único. Por el folio, número de aprobación y el sello digital.A su vez, se establecieron nuevos criterios para robustecer el esquema de comprobación fiscal digital:

Se hace obligatorio el uso de firma electrónica avanzada para los nuevos esquemas de facturación, ya sea en forma digital o impresa.

Se fortalece la factura electrónica al añadir la certificación.

Se estableció que el comprobante fiscal digital tuviera los mismos efectos y alcances que un comprobante impreso.

En el siguiente cuadro se muestran las diferencias, en cuanto a los elementos de seguridad de un comprobante fiscal en papel y uno digital.

22

Comprobante fiscal en papel

Cédula de Identilicación Fiscal.

t Datos del impresor autorizado.

Leyenda: “La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en términos de las disposiciones fiscales".

Fecha de emisión.

Comprobante fiscal digital

Sello digital del contribuyente.

Cadena original (sólo en representación impresa).

Serie del certificado de sello digital.

Fecha y hora de emisión.

Cumplir con el estándar tecnológico.

Esta fase en la evolución del proceso de comprobación fiscal abarcó prácticamente de 200S a 2013, alternada con el esquema de comprobación en papel, al cual se le hicieron algunas mejoras aunque sin cambiar de manera sustancial. A partir de 2010 se incorporó una figura a los comprobantes fiscales en papel, los cuales podían seguir siendo impresos pero con un código de barras gracias al cual podían verificarse los datos del emisor.Los contribuyentes podían tener certeza sobre la autenticidad y seguridad del comprobante.

El paso hacia la factura por in terne t

F1 camino ya estaba trazado y la administración tributaria aún tenía problemas que resolver para lograr que los comprobantes fiscales se convirtieran en un eficiente mecanismo de percepción de riesgo, ya que con el esquema de comprobación digital la autoridad sólo podía verificar que estuvieran asociados a la aprobación de folios. Sin embargo, este esquema dejaba rastros tecnológicos para el seguimiento y la inspección de comprobantes apócrifos o de simulación de operaciones en un mediano plazo.

Con la finalidad de contar con un proceso de facturación totalm ente automatizado, en 2009 se retom an los trabajos interdisciplinarios para planear y diseñar el nuevo alcance de la

factura electrónica, aprovechando los avances que en materia de transmisión de datos y seguridad de la información se gestaban.

El resultado de estos trabajos propició que, en 2011, se instaurara una nueva forma de em itir comprobantes fiscales. El esquema trajo cambios significativos, aunque conservó algunos rasgos de la operación del comprobante fiscal digital, como reducir el número de requisitos fiscales, dispersos en varias leyes, y dio pie a la eliminación de 132; sólo quedaron 27 requisitos obligatorios.

Se im planta el e sq u em a de fac tu ra

electrónica por in te rn e t y se

reducen los requisitos fiscales

de 132 a 27.

Los insumos que necesita el contribuyente para emitir facturas por internet son los siguientes:

1. Contar con firma electrónica avanzada.

2. Contar con certificado de sello digital.

3. En su caso, contratar a un proveedor autorizado de certificación de comprobantes fiscales, o remitir al SAT los archivos electrónicos para su timbrado con la herramienta gratuita del SAT.

4. Contar con una aplicación de generación de archivos xml; es decir, un sistema electrónico para em itir facturas electrónicas por internet.

Los pasos para emitir facturas electrónicas (comprobantes fiscales digitales por internet) son muy sencillos: si el contribuyente decide em itir los comprobantes con la herram ienta gratuita del SAT sólo debe generar el archivo xml. registrar el contenido y los datos que solicitan las disposiciones fiscales, sellar el archivo con su certificado de sello digital y remitirlo al SAT para la validación de requisitos y especificaciones técnicas, asignación de folio y sellado con el certificado de la institución.

En caso de que contrate los servicios de un proveedor autorizado sólo debe enviarle el archivo xml con su sello, para que el proveedor valide, asigne el folio y selle con el certificado de sello digital del SAT.

Proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas

Los cambios en la forma de emitir comprobantes fiscales tam bién afectaron a los proveedores de servicios de facturas; hoy, son proveedores de servicio de certificación de facturas electrónicas quienes ofrecen servicios completos e íntegros, acordes con los nuevos requerimientos tecnológicos del SAT, Se les atribuyó un mayor alcance para la prestación de sus servicios, a fin de completar el ciclo de emisión de comprobantes fiscales de sus clientes.

Con el esquem a de facturación

electrónica se forta lecen las

funciones del te rcero p ara que

pueda sellar fac tu ra s con

el certificado de sello digital de la adm inistración tributaria.

En 2014, los proveedores de facturas electrónicas ofrecen de manera gratuita los servicios básicos siguientes:

• Validación de especificaciones técnicas y requisitos establecidos en las disposiciones fiscales.

• Asignación de folios.

• Incorporación del sello digital del SAT.

Además de ofrecer servicios complementarios o accesorios que faciliten la emisión de las facturas electrónicas, como puede ser la generación del archivo xml o el almacenamiento de los archivos electrónicos, entre otros.

Actualmente existen 77 empresas que son proveedores autorizados por el SAT. Estas empresas requieren acreditar y cumplir con los requisitos legales, además de permitir auditorías técnicas que garanticen la seguridad operativa y de infraestructura de la organización. Posteriormente, deben acreditar que cum plen con las obligaciones que les son aplicables. En materia de confidencialidad de la información están obligadas a garantizar la privacidad de los datos de las personas y su derecho a la autodeterm inación informativa, por lo que también deben perm itir la aplicación de evaluaciones de confiabilidad a su personal.^

Los requisitos que debe acreditar una empresa para ser un proveedor de facturas electrónicas son los siguientes:

• Contar con un capital m ínimo de 10 millones de pesos.

• Dar garantía para cubrir el pago de cualquier daño causado al fisco o a un tercero de 10 millones de pesos.

• Requisitos tecnológicos y de seguridad de la información.

• Aplicación gratuita para generar facturas electrónicas.

• Prestar el servicio de manera directa.

• En caso de prestar servicios complementarios a la autorización, precisar esa situación y señalar con transparencia y claridad a qué se refieren dichos servicios.

• Dictaminar sus estados financieros.

La figura de los proveedores reviste importancia porque facilita el proceso de emisión de facturas y acompaña al contribuyente en el cumplimiento de sus obligaciones, además de solucionar problemas de infraestructura y de carácter tecnológico que se susciten en la operación.

' En México la protección de datos personales está regulada por la Ley Federal de Protección de Datos Personales, cuyo propósito es proteger la privacidad de las personas respecto al tratamiento que puedan dar otros particulares a su información personal Esta ley reconoce los principios de legalidad y confiabilidad, que deben prevalecer en el manejo y flujo de la infor­mación proporcionada por las personas en su carácter de clientes en la contratación de cualquier tipo de servicios o como trabajadores en sus centros de labores, entre otros aspectos, y establece sarKiones por la vulnerabilidad de la información sin consentimiento de su titular.

El servicio gratuito del SAT para la emisión de facturas electrónicas

Actualmente, el proceso de facturación es muy rápido; se realiza a través del Portal de internet del SAT, con lo cual los tiempos se optim izan y los beneficios se amplían hacia la ciudadanía, la administración tributaria y para el cuidado de la ecología; al reducir los grandes volúmenes de papel que se utilizaban en los esquemas anteriores.

Emitir una factura electrónica por internet está al alcance de todos los contribuyentes; los costos en su emisión representan un porcentaje muy bajo, con relación a las ventajas y ahorros que puede tener un negocio, un p>equeño negocio o un contribuyente (persona física). Por su parte, el Servicio de Administración Tributaria ha dispuesto una herramienta gratuita que puede ser utilizada por cualquier contribuyente para em itir facturas electrónicas, cuyo uso no requiere tener amplios conocimientos en informática, Con la herramienta gratuita del SAT puede generarse el archivo electrónico para sellarlo con el certificado del contribuyente, así como disponer del envío al SAT para la validación (requisitos y especificaciones técnicas), asignación de folio y sellado con el certificado de la institución.

El Servicio d e Adm inistración

T ributaria ofrece los serv idos de

generación de archivos electrónicos,

validación y sellado a trav és de su Portal de in te rnet, la

herram ienta g ratu ita , disponible

y de utilidad para to d o tipo de

contribuyentes.

Este esquema, que inicia en 2011 paulatina y opcionalmente para algunos sectores de contribuyentes, se consolida en 2014 cuando la obligación de emitir facturas electrónicas se generaliza para todos los contribuyentes como único esquema reconocido por las disposiciones fiscales. Cada factura es emitida en un archivo electrónico cuyo formato permite el registro de información estructurada mediante etiquetas, que son selladas digitalmente con el certificado del contribuyente.

A partir de 2014, para los contribuyentes de baja capacidad económica (ingresos anuales hasta dos millones de pesos) la administración tributaria puso a disposición en su Portal de internet la aplicación Mis cuentas, a través del cual, de manera gratuita, pueden generan comprobantes por los ingresos que perciben, con los mismos efectos de una factura electrónica.

La aplicación Mis c u e n ta s sirve

p ara em itir com proban tes fiscales p ara con tribuyen tes que

realizan actividades

em presariales, pero que tienen baja capacidad económ ica.

De igual forma, la administración tributaria ha desarrollado servicios electrónicos que perm iten a los contribuyentes consultar y verificar las facturas electrónicas. A partir de enero de 2011 fueron liberados en el Portal de internet del SAT los siguientes servicios electrónicos:

• Validar las características (estructura y sintaxis de las facturas electrónicas emitidas o recibidas).

• Verificar la autenticidad de folios y series utilizados.

• Verificar la vigencia de los certificados de sello digital con que se firman.

En este sentido, verificar la autenticidad de las facturas electrónicas no sólo es una prerrogativa que posee la autoridad, pues los propios contribuyentes pueden verificar que aquellas que les han sido emitidas sean auténticas; incluso pueden descargar los archivos xml o imprimirlas.

Ventajas de la factura electrónica

Las ventajas de las facturas electrónicas son muy valiosas tanto para los contribuyentes (emisor y receptor) como para la autoridad, las cuales pueden apreciarse en el siguiente cuadro:

Com probante Impreso

Procesos

Procesos ineficientes con actividades que no generan valor:

• Revisión.

• Captura de documentos.

• Firmas de autorización.

• Personal adicional requerido.

• Procesos con carga administrativa adicional por certeza jurídica (validez de documentos).

• Se requiere un paso previo para solicitar apro­bación de folios al SAT.

Factura electrónica

Procesos eficientes sin actividades adicionales:

• Procesamiento automatizado de datos.

• Sellado electrónico mediante sistemas que no requieren personal ni supervisión.

• Posibilidad de comunicación entre sistemas de emisores y receptores.

• Reducción de tiempos de procesos.

• Procesos con certeza jurídica ai utilizar me­canismos que permiten garantizar la validez, coherencia, no repudio y autenticidad de la información y sus fuentes.

• No es necesario solicitar aprobación de folios.

Seguridad

• Operaciones soportadas con facturas apócrifas, (deducciones soportadas con facturas apócrifas: 13,800 millones por los ejercicios ñscales 2006 y 2007)

• Empresas dedicadas a la reproducción, falsifica­ción y comercialización ilegal de facturas.

• El cumplimiento de requisitos del comprobante quedaba bajo el ámbito de control del emisor y su capacidad o voluntad de entender y cumplir.

'Integridad y autenticidad de la información con el uso de certiñcados digitales, cifrado de infor­mación. timbres electrónicos.

• Contribuye a la reducción de fraudes y desapa­rición del mercado ilegal.

• El proceso de certiñcación considera el paso previo de validar los requisitos y estructura de la factura electrónica para certificar únicamente aquellas que cumplen con el estándar

Cumplimiento

• Dificultad para controlar y rastrear facturas.

• Excesivos controles que recaen en ios contribu­yentes para disminuir ¡a evasión y la defrauda­ción ftscal.

• La autoridad sólo cuenta con datos relativos a los folios]

• Transparencia de las operaciones comerciales que da visibilidad a lo que se vende y compra.

• Simplificación de las obligaciones fiscales.

• Disponibilidad de la información completa de los comprobantes emitidos.

Costos y ahorros

• Costos asociados: papel especial (autocopia- do), impresor autorizado, servicios de mensaje­ría, mano de obra y espacios físicos asignados para su almacenamiento.

• El costo unitario estimado por comprobante es de 12.50 dólares.(Costo unitario: costo de emi­sión más costo de distríbución más costo de almacenamiento más costo de recepción y pago).

• Excesivo consumo de papel (por cada millón de facturas impresas es necesario cortar entre 50 y 60 árboles).

• Reducción de costos para las empresas.

• Reducción de costos al eliminar la necesidad de espacios físicos para su almacenamiento.

' Por cada millón de facturas se evitan costos por 123.50 millones de pesos.(se calcula que pueden circular hasta 2,400 millones de facturas en papel en un solo año)

• Costo unitario estimado por comprobante es de 2.62 dólares.

• Se han documentado casos con un Retorno de inversión cuyo plazo ha sido de tres meses.

• Disminución en el consumo de papel que ayuda a la conservación del ambiente.

• Incremento de empresas socialmente respon­sables.

La emisión de facturas electrónicas ha agilizado la gestión administrativa y reducido los costos que generaban la emisión y alm acenam iento de documentos impresos en papel.

La factura electrónica se diversifica

La gama de comprobantes fiscales se ha diversificado; hoy, cualquier documento en el que conste una retención de impuestos tiene que revestir la forma de un docum ento digital, tal es el caso de los comprobantes de nómina que, hasta 2013, los patrones entregaban a sus trabajadores en papel, en el que se consignaba el monto del impuesto sobre la renta retenido al trabajador. A partir de 2014, el recibo de nómina de sueldos y salarios es una factura electrónica que conjuga requisitos fiscales y requisitos previstos en las disposiciones laborales.

Un ejemplo más es la constancia de retenciones y los estados de cuenta bancarios emitidos a contribuyentes por los actos en los que se efectúe una retención de impuestos, que deben ser archivos electrónicos generados como documentos digitales.

Los d a to s reg istrados en las

fac tu ras electrónicas se

alm acenan en la base d e da to s , con

lo que se ab ren num erosas

posibilidades para los procesos

1 ^ . de auditoria y ayudan a que laexplotación y revisión de la

inform ación proporcionada por

^ los con tribuyen tes seaeficaz y correcta, pues perm iten la identificación de las

irregularidades dirigidas a la evasión o defraudación;

tam b ién puede determ inarse si el con tribuyente ha

cumplido, opo rtunam en te , con sus obligaciones tributarias.

La contribución de la factura electrónica en las revisiones del SAT

El archivo electrónico del comprobante fiscal alimenta los registros contables de manera automática, en los rubros de ingresos percibidos, en inversiones y erogaciones, así como las retenciones y acreditamientos de impuestos realizados.Las facturas electrónicas reflejan la contabilidad de los contribuyentes.®

Así como para los contribuyentes son un flujo de información para su contabilidad, para el SAT representan un medio que provee información automatizada acerca de las actividades del contribuyente y de los terceros con ellos relacionados. Una vez segmentado cada dato incluido en las facturas electrónicas, se nutren los procesos internos de la operación tributaria sustantivos, como la verificación y el control de obligaciones para identificar el cumplimiento correcto de las obligaciones fiscales, así como determ inar, en su caso, los créditos fiscales de obligaciones omitidas.

Una ventaja que tienen las facturas electrónicas es que automatizan los procesos de control y verificación de obligaciones llevados a cabo por la administración tributaria. Cada uno de sus datos es im portante para la auditoría y sirve a las áreas de cuenta tributaria y fiscalización; además, las facturas electrónicas generan seguridad jurídica a la economía formal al dism inuir los riesgos por fraude y evasión fiscal por comprobantes apócrifos pues incorporan el firmado electrónico y los certificados de sello digital que expide el SAT

La información registrada en una factura electrónica permite a la autoridad fiscal anticiparse y disponer de información proporcionada por el contribuyente antes de la realización de un acto de fiscalización, lo que ayuda a realizar un análisis de las operaciones del contribuyente y reduce el tiempo usado en las revisiones, además de identificar qué facturas son auténticas y cuáles amparan operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas.

La factura electrónica y su relación con el ciclo del contribuyente

Un enfoque global de las comprobantes fiscales da pie a formular que es el engrane que impulsa la movilidad del ciclo tributario. Gran parte de los contribuyentes están obligados a em itir facturas electrónicas y la información llega al SAT de manera automática, lo que permite verificar sus ingresos y gastos. Así, pueden prellenarse los formatos electrónicos para la presentación de declaraciones.

La factura electrónica, elem ento de formalidad

La emisión de faauras electrónicas también es vista como un factor determinante para la incorporación de los mercados informales a la economía formal. En la medida que la exigencia de solicitar una factura se generalice en la ciudadanía, disminuirá la incertidumbre propiciada por los mercados informales. Con ello también se busca atender las demandas de grandes sectores de contribuyentes, quienes, ante la imposibilidad de deducir compras y erogaciones necesarias para invertir y acrecentar su negocio, veían afectado su patrimonio al no poder comprobar los gastos realizados.

Murguía Rojas. Roddfo “La fiscalización en la dictadura de Porfirio Díaz', Revísta electrónica UNIVA [univa.mx/nS7/Art.Mungu%C3%Ada]

Adicionalmente, la información de las facturas electrónicas es insumo que de igual forma sirve a otras dependencias de gobierno y entidades del sector financiero con las que la administración tributaria mantiene comunicación y comparte información para descubrir posibles actos de corrupción.

La factura electrónica en núm eros

El núm ero de facturas y comprobantes que se emiten a diario es aproximadamente de 13 millones.

Hasta diciembre de 2013 se contaba con un total de 222,614 contribuyentes que obtuvieron la aprobación para la emisión de facturas electrónicas. Para 2014, el esquema adopta un enfoque de migración a facturas por internet; han migrado a este esquema 178,321 contribuyentes y, hasta mayo, faltan por migrar 44,293.

En total, hasta mayo de 2014:

• Se han emitido 11,806,527,488 comprobantes:

o 4,579,926,804 facturas electrónicas por internet,

o 7 ,226,600,684 facturas electrónicas.

• El SAT cuenta con 77 proveedores de facturas electrónicas, que han atendido a 3,286,544 contribuyentes y emitido 4,561,121,032 facturas electrónicas por internet.

• Por medio de la herram ienta gratuita del SAT se han generado 18,258,366 facturas electrónicas por internet.

Certificados de Sello Digital Generados 2005 - mayo 2014

27

I.OOO.OOO

900.000

80D.DCN}

700.000

600.000

500.000

400.000

300.000

200.000

100.000

L 1ÍS .N Í

S il Ull 10 .9K U 1J2 17.044 245.714200S 2006 2007

TgTTT iU f i f í

2006 2009 2010 2011 2012 2013 201<4

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2 010 2011 2012 2013 2014

Factura Electrónica y Factura Electrónica por Internet 2005 ' mayo 2014

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Aun cuando la migración de comprobantes fiscales en papel a electrónicos no ha sido fácil y la autoridad ha avanzado de manera gradual, el esquema de facturas electrónicas es reconocido por la ciudadanía por los beneficios que conlleva y las resistencias para utilizarlas van decreciendo.

Hoy se puede apreciar en diferentes sitios privados en internet anuncios sobre los avances significativos que el Servicio de Administración Tributaria ha tenido en el desarrollo del esquema de facturas electrónicas, que permiten tener un mejor control, tanto para la autoridad tributaria como para el contribuyente. Ahora puede realizarse la facturación electrónica de una forma muy sencilla y completamente controlada, dar aviso de las transacciones al SAT y facilitar de esta forma la contabilidad de las empresas y de las personas físicas.

Contabilidad electrónicaLlevar contabilidad es la siguiente etapa del ciclo dcl contribuyente. No sólo es una obligación fiscal, sino además una práctica que resulta de gran utilidad al contribuyente para tomar decisiones respecto de su situación financiera. La contabilidad proporciona información acerca de la pwsición financiera de la empresa o del negocio de un contribuyente, como su grado de liquidez y la rentabilidad o utilidad que está generando.

Desde hace tiempo registrar la contabilidad es una obligación de carácter fiscal; su origen se remonta al Decreto del 30 de abril de 1959 en el que se establece la revisión, investigación y vigilancia el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; entre ellas, la contabilidad.

El Decreto introduce la presentación y entrega a la autoridad hacendarla de los registros y asientos contables (dictamen) para efectos fiscales, con carácter obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 10,000 millones de pesos y optativo para los demás casos. En este sentido, se autorizaba a los contadores públicos a formular dictámenes sobre los estados financieros de los contribuyentes y llevar el registro y control.

El contador público debía estar registrado ante las autoridades fiscales. Este registro lo obtenían únicamente las personas de nacionalidad mexicana con título de contador público registrado en la Secretaría de Educación Pública, que fuesen miembros de un colegio de contadores reconocido por esa Secretaría.

Cuando el contador público no cumplía con las disposiciones fiscales, la autoridad fiscal, previa audiencia, suspendía hasta por tres años su registro. Si reincidía, o si el contador participaba en la comisión de un delito de carácter fiscal, su registro se cancelaba definitivamente. En estos casos se daba inmediatam ente aviso por escrito al colegio profesional y, en su caso, a la Federación de Colegios Profesionales.

La documentación contable y complementaria al dictamen, entregada originalmente en papel, fue sustituida por medios magnéticos a fines de la década de 1980; a partir de 2002 dicho soporte contable es enviado en línea a la administración tributaria.

El efecto que ha producido el uso de la tecnología en las relaciones comerciales y el intercambio de bienes y servicios han impuesto a las empresas mayores exigencias para aum entar sus niveles de servicios y la calidad de sus productos, así como para el manejo de sus recursos financieros y humanos, enfocados a posicionarse y sostenerse en el mercado comercial. Establecer

mejores controles financieros que proporcionen una proyección de crecimiento en un mercado cada vez más competitivo se tradujo al uso de registros contables en medios electrónicos.Por lo que en cierta parte, la contabilidad electrónica nace de las propias necesidades del contribuyente, como solución para hacer eficiente su negocio y lomar decisiones financieras acertadas y oportunas.

Por otro lado, existe demanda para disponer de estrategias que proporcionen soluciones tecnológicas a los negocios, lo que propició el surgimiento de consorcios dedicados a la ingeniería de sistemas informáticos, que han desarrollado software, y programas para el registro de la contabilidad y la administración de los recursos financieros, tanto para empresas grandes como para pequeños emprendedores, situación que favoreció la regulación en las disposiciones fiscales sobre el uso de la contabilidad electrónica, al definir los parámetros y criterios tecnológicos para realizarla y el reconocimiento de los sistemas contables como elementos de prueba del cumplimienio de las obligaciones fiscales.

A través del tiempo, la normatividad fiscal ha reconocido el uso de los sistemas electrónicos como medios que facilitan el registro de los datos contables del contribuyente, pero al inicio de su regulación se establecía sólo como una opción para el contribuyente; sin embargo, a partir de 2014 se trata como una obligación registrar la información contable en medios electrónicos. Aunque una importante cantidad de contribuyentes llevan su contabilidad en sistemas y están familiarizados con el uso de la tecnología, para el ejercicio fiscal de 2014 la obligación se generaliza y se estipulan las formas, medios, estándares y requisitos tecnológicos para su realización y envío al SAT. Esta nueva disposición entrará en vigor de forma escalonada y por segmentos de contribuyentes.

A partir d e 2 0 1 4 se es tab lece

en las disposiciones fiscales

reg istra r contabilidad en m edios

electrónicos.

Con la finalidad de homologar, definir criterios y la metodología para las revisiones de la administración tributaria, las disposiciones fiscales establecen cómo debe el contribuyente registrar su contabilidad. En el aspecto cualitativo se dice que la contabilidad debe ser analítica, por que debe distinguir cada operación o acto fiscal docum entadam ente. La forma como se registre la contabilidad debe favorecer los procesos de revisión y de auditoría, disminuir la carga exhaustiva en los procesos de revisión para dedicar tiempo a la identificación y correlación de los documentos que comprueban los gastos e ingresos que manifiesta el contribuyente en sus declaraciones. En la parte cuantitativa, las definiciones están en el sentido de las formas y medios de envío a la administración tributaria, que deben ser enviados en archivos electrónicos enviados de manera periódica a través del Portal de internet del SAT.

Los archivos electrónicos de la

contabitidad del contribuyente deben perm itir la identificación de

cada operación, ac to o actividad

y sus ca racterísticas, relacionándolas con los folios

asignados a los com proban tes

fiscales o con la docum entación

com probatoria.

Cóm o se integra la contabilidad

La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, que acredite los ingresos y deducciones. Esta información de carácter fiscal deberá asentarse en archivos electrónicos que el contribuyente debe enviar a través de! Buzón Tributario’ al Servicio de Administración Tributaria.

Los contribuyentes que lleven contabilidad deben utilizar sistemas electrónicos que tengan la capacidad de generar archivos con formato xml. Estos archivos serán entregados mensualmente por medio del Buzón Tributario y deberán contener:

• Catálogo de cuentas.

• Balanza de comprobación.

• Información de las pólizas generadas.

Tanto en los archivos de Balanza de comprobación como Información de las pólizas generadas, el contribuyente debe identificar las facturas electrónicas que soportan dichas operaciones; asimismo, debe identificar los impuestos con las

distintas tasas (tasa general, tasa cero y exentos) y cuotas. En las operaciones que realice relacionadas con terceros deberá incluir su RFC.

En caso de que los archivos enviados a la administración tributaria tengan errores informáticos que impidan su lectura, la autoridad enviará un aviso por medio del Buzón Tributario para que el contribuyente los reenvíe corregidos, quien dispondrá de tres días. De esta manera, el contribuyente tiene opciones para corregir su contabilidad sin que por ello se inicien las facultades de comprobación de la autoridad fiscal.

A En la contabilidad, los archivos

electrónicos serán un insum o de inform ación para la

adm inistración tribu taria

que darán p a u ta para m onitorear y verificar el

cum plim iento de las obligaciones

fiscales de m anera preventiva,

y para la autocorrección o a ju s te de la inform ación del contribuyente.

Los registros contables en el sistema Mis cuentas

Por otra parte, el SAT, con el propósito de disminuir los costos del cumplimiento de las obligaciones fiscales, a partir de enero de 2014 ha puesto a disposición del contribuyente una aplicación denominada Mis cuentas, que los contribuyentes, personas físicas con ingresos anuales que no exceden de dos millones de pesos, con actividades empresariales y que prestan servicios sin requerir un título profesional deben utilizar para el registro de sus transacciones comerciales;

• Capturar ingresos y gastos, así como consultarlos.

• Emitir, consultar y cancelar facturas electrónicas.

La información que se genere en Mis cuentas es el insumo para la integración y presentación de las declaraciones bimestrales con carácter de definitivas.

El uso de Mis cuentas es obligatorio para los contribuyentes mencionados; para el resto de las personas físicas su uso es optativo para registrar gastos e ingresos, ya que para la emisión de facturas electrónicas deben de utilizar los servicios de un proveedor o la herramienta gratuita del SAT.

Mecanismo electrónico de comunicación entre los contribuyentes y la autoridad fiscal, a través del cual el contribuyente en^ía al SAT solicitudes, promociones o cumplimentara requeri­mientos de la autoridad con documentos digitales y donde puede realizar consultas sobre su situación fiscal. Por su parte, la autoridad puede enviar información específica al contribuyente vinculada al cumplimiento de sus obligaciones ñscales. El Buzón Tributario es un servicio electrónico que entrará en vigor únicamente paralas personas morales a partir del 30 de junio de 2014; para las personas físicas, a partir del 1 de enero de 2015. Este servicio electrónico será tratado en un apartado de este documento.

Ventajas de la contabilidad electrónica

La entrada en vigor de la contabilidad electrónica, es un paso más del proceso de transformación de! cumplimiento tributario en la modalidad en línea. El propósito es definir los métodos y los estándares para la entrega de información contable, con lo que se busca simplificar y facilitar el cumplimiento. La modernización de los registros contables en sistemas electrónicos no representa un inconveniente para el contribuyente; más bien es un beneficio, ya que ai uniform ar y generalizar el uso de los sistemas para el registro de la contabilidad sólo tiene que adecuar su información a los parámetros y criterios del SAT en los sistemas que ya utiliza; de esta manera, puede cum plir con sus obligaciones fiscales correctamente.

El uso de la contabilidad

electrónica rep resen ta aho rro s en

la generación, alm acenam iento

y adm inistración de

docum entos, elimina

recursos destinados al em pleo del

papel y hace m ás eficiente el

m anejo de archivos digitales

electrónicos.

El manejo de archivos electrónicos perm ite un mejor control de los documentos y una mayor confidencialidad de la información e integra las expectativas de productividad y competitividad; al mismo tiempo, facilita el cumplimiento tributario acorde a las disposiciones fiscales y los criterios asumidos por el Servicio de Administración Tributaria; es decir, conlleva a un correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Contabilidad en papel Contabilidad en archivos electrónicos

Documentos dispersos con información de las operaciones contables.

Actividades adicionales para capturar información.

Almacenaje de la información en papel, consultas complejas de datos del negocio o actividad del contribuyente.

Procesos en papel para analizar la información del contribu­yente.

La información contable se obtenía fos cierres de tos períodos.

Entrega tardía en la información solicitada por la autoridad.

Mejor control de ingresos e inversiones.

Simplificación en el registro de las operaciones.

La información se almacena en carpetas y archivos electróni­cos lo que permite realizar una consulta inmediata.

Automatización en los cruces de información.

Información contable en tiempos reales.

Envío de información a la autoridad hacendaría en el momento que lo solicite.

31

Declaraciones y pagosSiguiendo el ciclo del contribuyente, la presentación de declaraciones y pagos es una etapa que reviste de mayor importancia para la administración tributaria, ya que con el cumplimiento de esta obligación se atiende uno de sus propósitos: la recaudación de los recursos públicos. En tanto se realice la presentación de declaraciones, se obtiene el pago de los impuestos determinados por el contribuyente.

Uno de los fines que derivan de la función de recaudación’' es crear las condiciones necesarias para que el contribuyente cumpla voluntariamente con la obligación de contribuir al gasto público, por lo que la administración tributaria debe facilitar su pago en condiciones de comodidad y simplicidad.

La primera tarea vinculada a la función de recaudación es informar oportunam ente, en forma clara y concisa, sobre los aspectos formales de cuándo, cómo y dónde cumplir con las obligaciones fiscales; sobre todo las que se refieren al pago de los impuestos. Lo anterior cobra importancia porque los servicios para la presentación para las declaraciones y para realizar el pago de los impuestos deben ser accesibles y eficaces, porque son el insumo principal de información del proceso recaudatorio de la administración tributaria.

Las tareas encaminadas al cumplimiento de las obligaciones fiscales fueron fortaleciéndose a partir de 1998, periodo en el que se llevó a cabo una reingeniería de las funciones para traducirlas a procesos, con el propósito de planear nuevos servicios electrónicos e integrar los existentes a un esquema convergente, en el que la información fluyera y alimentara procesos internos del SAT como los de devoluciones, compensaciones, cobranza, fiscalización, orientación y aclaraciones.

Da inicio la presentación de declaraciones electrónicas (pagos provisionales)

El pago de impuestos federales se hacía, en la mayoría de los casos, en formatos fiscales impresos. La presentación de declaraciones y el pago del impuesto a través de medios electrónicos comenzaron en México en 2002, con un esquema en el que la presentación convergía en cuatro momentos:

En 2 0 0 2 inicia el e sq u em a del pago

de im puestos de m anera

electrónica. Este esquem a

se aplicaba para la presen taciónde pagos provisionales.

a) La información del contribuyente y la manifestación de los montos de los impuestos determinados, con pago, con saldo a favor o sin pago; se enviaba electrónicamente a través del Portal de internet del SAT;

b) Si la determinación de los impuestos resultaba con pago, el contribuyente, en la dirección electrónica de los bancos autorizado para recibir pagos de contribuciones, debía indicar sus datos, concepto del impuesto, periodo de pago; ejercicio; tipo de pago; impuesto a pagar o saldo.

c) Realizar el pago mediante transferencia electrónica de fondos.

d) Los bancos enviaban a los contribuyentes, por la misma vía, el acuse de recibo, el cual contenía el sello digital que permita autentificar la operación realizada y, en su caso, el pago.

La función de recaudación es la percepción def pago derivado de la realización de un hecho tributario, es decir, la concentración de los recursos púbicos. por lo que las formatos con los que se realiza el pago y las declaraciones se consideran una función de recaudación, aunque en la definición de lo que deben contener dichos formatos participan otras funciones de la administración tributaria.

U n paso más en la presentación de declaraciones electrónicas (pago referenciado)

El SAT ha continuado fortaleciendo su plataforma tecnológica y ha desarrollado nuevas aplicaciones con el objetivo de facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones fiscales; así surgió el servicio de Declaraciones y Pagos (pago referenciado) que sustituye al esquema de pagos electrónicos.

En 2 0 0 9 se inicia el servicio de

D eclaraciones y Pagos (pago referenciado).

Los contribuyentes presentan sus declaraciones en el Portal de internet del SAT a través del servicio de pago referenciado, para luego pagar sus impuestos en los bancos autorizados mediante una linea de captura.

Esto moderniza el pago de impuestos, ya que se utilizan formatos electrónicos dinámicos con ayudas para facilitar el llenado que incluyen la opción de hacer el cálculo automático del impuesto. El contribuyente requiere de un banco sólo cuando se determ ina un impuesto a cargo.

La nueva forma de declarar y pagar implicó transformaciones profundas en el SAT, así como en la interacción con el contribuyente y con los bancos ya que considera el uso de formatos 100% electrónicos, que incluyen validaciones y operaciones aritméticas, así como funcionalidades para seleccionar el impuesto, el concepto, la periodicidad, el periodo, el ejercicio y el tipo de declaración, lo que evita su captura. Antes las declaraciones y pagos se hacían en las instituciones de crédito autorizadas (bancos); ahora, la declaración se hace en el SAT y el pago referenciado en los bancos.

Para que los esquemas de declaraciones y pagos electrónicos funcionen han sido necesarias acciones de diversa índole:

• Acuerdos con la Asociación de Bancos de México para establecer los nuevos esquemas electrónicos.

• Certificación para operar de los sistemas de 18 instituciones de crédito, así como capacitación al personal.

• Diseño y construcción de nuevas aplicaciones para el SAT y de la infraestructura tecnológica necesaria.

• Creación de un sitio especial en el Portal de internet del SAT, con información sobre este nuevo esquema, guías interactivas, solución de dudas.

Emisión de la normatividad que soporta la operación y da certeza jurídica a los contribuyentes.

Capacitación a orientadores fiscales del SAT para operar las nuevas aplicaciones.

Atención telefónica para consultas de los contribuyentes.

Alianzas estratégicas con instituciones y medios de comunicación para difundir información a través de internet y distribuir material editorial.

Difusión en medios de comunicación masiva, productos impresos, spots de radio y televisión e insertos de prensa.

Pláticas, conferencias, cursos y talleres en todo el país con sectores vinculados a los temas fiscales.

Integración de un área central que se encarga de vigilar diariamente el procesamiento de la información de los pagos recibidos en los bancos.

J TDe los pagos recibidos en 2013 ,

97% se p resen ta ro n por in te rnet

y 3% en ventanilla bancaria.

Este servicio se inició en 2009 con un pequeño grupo de contribuyentes y durante 2013 se incorporaron otros tipos de pagos:

• Condonaciones de adeudos fiscales, programa Ponte al corriente (febrero).

• Pagos por excedente de franquicia (mayo).

• Programa de regularización del ISR del ejercicio 2011 (mayo).

• Pago de créditos fiscales (agosto).

• Pago de derechos, productos y aprovechamientos (noviembre).

En 2 0 1 4 se generalizó la

p resen tac ión de declaraciones

con pago referenciado para

to d o s los contribuyentes.

. ' I' ■ ^ra ! ': :tro r ' ejes de modernidad en la administración tributaria mexicana

Durante 2013, poco más de un millón de contribuyentes cumplieron con sus obligaciones fiscales a través del servicio de Declaraciones y Pagos; se recibieron más de 22 millones de declaraciones y 8.5 millones de pagos, lo que constituye un incremento de 125% y 130%, respectivamente, con relación al mismo periodo de 2012.

Durante 2014 se han recibido, hasta mayo, poco menos de 15 millones de declaraciones de pagos provisionales y definitivos, correspondientes a 1.5 millones de contribuyentes.

La evolución de la declaración del ejercicio: DcclaraSAT en línea, un esfuerzo consolidado

Para la presentación de declaraciones del ejercicio, los esfuerzos dcl SAT iniciaron desde 1995, con el desarrollo de un programa informático que realizaba el cálculo de los impuestos de las personas físicas y prellenaba los campos del formato, a fin de que el contribuyente pudiera trasladarlos al formato en papel, liste programa, en sus inicios, se denom inaba DecAnual y es uno de los primeros servicios automatizados que ofreció el SAT a los contribuyentes. Con el paso del tiempo, y con el propósito de avanzar en la simplificación del pago de los impuestos, en cada ejercicio se realizaban mejoras al programa. Fue un proceso de modernización continuo demando por los contribuyentes, ya que la presentación de las declaraciones del ejercicio son una obligación que reviste gran importancia en la administración tributaria de México.

Este programa, que ayuda a elaborar y determ inar los impuestos de un ejercicio fiscal, se conoce, desde 2006, como DeclaraSAT en línea, porque reside en el Portal de internet del Servicio de Administración Tributaria y además realiza el envió de la declaración en forma automática a los servidores del SAT; la aplicación genera un acuse de envío con un folio, que puede descargarse en el equipo de cómputo del contribuyente. Cuando se determ ina pago de impuestos, se genera una línea de captura con la cual hacer el pago en dos vertientes;

j r

El a n tec ed e n te de au tom atización

de la p resen tac ión de declaraciones

d a ta de 1995 , con el desarrollo

del s is tem a DecAnual p ara la

p resen tac ión de la Declaración Anual de las personas físicas.

a) A través de banca electrónica.

b) En las ventanillas de las instituciones de crédito.

Con la línea de captura, el banco recibe el pago de contribuciones federales, el cual consiste en una cadena de 20 caracteres que asocia la declaración presentada con el importe a pagar.

j r -

Con las m ejo ras realizadas al DeclaraSAT, en 2 0 0 6 . puede

p resen ta rse la declaración en línea. El acceso a la aplicación es con

co n tra señ a o firm a electrónica.

El DeclaraSAT posee las herramientas necesarias para realizar la declaración del ejercicio de los contribuyentes que obtienen ingresos por los siguientes conceptos:

• Salarios percibidos por ser\icio subordinado.

• Actividades profesionales.

• Arrendamiento o uso de bienes inmuebles.

• Intereses obtenidos.

• Premios obtenidos.

• Dividendos y ganancias repartidos por personas morales.

• Enajenación de bienes.

D uran te 2 0 1 4 , adicionalm ente se d iseña o tra aplicación para la presen tación de la declaración de

las personas físicas, que ofrece las m ism as bondades del

DeclaraSAT, pero con la ven ta ja de

que si el cálculo de las contribuciones resu lta con saldo a favor, la

au toridad realiza la devolución

en cinco días.

La presentación de declaraciones es en línea

Con el envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT se han eliminado los formatos en papel, sustituidos por formatos electrónicos, que en algunos casos están prellenados con información del contribuyente extraída de las bases de datos de la institución; de esta manera se ofrece un servicio de funcionalidad de llenado en línea.

Para e! pago de impuestos se aprovecha el desarrollo informático de los bancos y el servicio de pago referenciado con línea de captura. El uso de la tecnología y la concertación de acuerdos entre las instituciones financieras generó ventajas tanto para el contribuyente como para la autoridad, ya que la presentación de la declaración y el pago de impuestos pueden realizarse en un solo momento sin que el contribuyente tenga que desplazarse, y perm ite a los bancos identificar los recursos públicos que

ingresan a través de ellos: para la administración tributaria representa disponer de la información de manera inmediata y mejora los tiempos de respuesta en la interacción con el contribuyente.

La información que suministran las declaraciones de impuestos permite la interacción con los servicios de identificación del contribuyente, para actualizar obligaciones fiscales y obtener información del contribuyente; respecto de las funciones de devoluciones y compensaciones, e iniciar el trámite de devolución de saldo a favor, así como con cobranza al iniciar el trám ite de pagos en parcialidades y, finalmente, como proveedor de información para los modelos de riesgo.

El servicio de presentación de declaraciones otorga al contribuyente mayor certidumbre y transparencia sobre su situación fiscal, lo que fortalece su confianza y percepción de seguridad.

El pago referenciado permitirá, con el tiempo, contar con más puntos donde el contribuyente haga el pago de sus impuestos (tiendas de autoservicio u otros establecimientos comerciales): con este servicio se consiguió eliminar completamente los pagos en formas impresas.

Beneficios de las declaraciones electrónicas

Con el servicio de Declaraciones y Pagos se han logrado las siguientes acciones de simplificación para los contribuyentes;

• Simplifica la presentación de las declaraciones y mejora la calidad de la información.

• Elimina la presentación de los avisos de compensación, de las declaraciones en cero, y del anexo informativo anual del IVA.

• Es un servicio sencillo, con operación interactiva, que incluye el cálcnilo del impuesto y ayudas en línea.

• Para el cálculo del iSR, los datos de ingresos y deducciones de periodos anteriores se encuentran prellenados.

• En las declaraciones complementarlas se encuentran los datos de la declaración anterior y el contribuyente sólo hace correcciones, lo que evita recapturas.

• El servicio m antiene información personalizada por contribuyente de las declaraciones presentadas y acuse.s de recibo, para que los consulte o imprima en línea cuando lo desee, lo que le da mayor certidumbre sobre su Información.

• Se facilita el pago de impuestos en los bancos, pues sólo se requiere digitar la línea de captura proporcionada por el SAT y el importe total a pagar.

• Permite la presentación anticipada de la declaración ante el SAT y el pago puede efectuarse hasta la fecha de vencimiento.

• La elaboración, envío y, en su caso, el pago de impuestos, pueden hacerse en un mismo momento.

• Puede utilizarse una computadora, teléfono inteligente o tableta electrónica.

Pago de im puestos con tarje ta de crédito

A partir de 2014 con las modificaciones al Código Fiscal de la Federación, los impuestos pueden pagarse con tarjeta de crédito o débito.

Los bancos autorizados modificaron sus sistemas para recibir pagos provisionales, definitivos, del ejercicio, así como por derechos, productos y aprovechamientos con tarjetas bancarias.

Hasta diciembre de 2013 se habían recibido 32,594 pagos de impuestos, derechos, productos y aprovechamientos con tarjeta de crédito, por un importe de 118.1 millones de pesos, lo que representa un crecimiento de 109% respecto del número de pagos recibidos durante 2012.

Facturas electrónicas y el servicio de declaraciones y pagos

El reto inmediato es que la información de las facturas electrónicas se refleje automáticamente en los campos de los formatos electrónicos de las declaraciones. Cada registro de la factura es un nodo que distribuye información a diversos puntos de la red interna del SAT, pero en el caso del servicio de declaraciones, los registros que se requieren son los que corresponden a los ingresos y gastos. Cuando el contribuyente presenta su declaración, al momento de ingresar a la aplicación sus datos ya están registrados de manera automática; así, al momento de elaborar la declaración no tiene que buscar ni recurrir a archivos o expedientes en papel para consultar y registrar sus facturas.

Al trabajar bajo procesos y automatizar las funciones de la administración tributaria, la información que llega a través de las facturas electrónicas facilita el cumplimiento de la presentación de la declaración y genera certidumbre en caso de que resulte un impuesto a pagar.

El contribuyente puede obtener información personalizada que facilite la presentación de sus declaraciones de pago, informativas y del ejercicio, lo que simplifica el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y le otorga mayor certidumbre sobre su información fiscal; es decir, fortalece su confianza y sensación de seguridad.

Esta etapa del ciclo del contribuyente provee un mayor conocimiento sobre el contribuyente, además de generar información sobre los ingresos tributarios de manera inmediata.

35

Buzón Tributario

El Buzón Tributario no es propiam ente una etapa dcl ciclo del contribuyente, pero sí es el medio que permitirá la interacción del contribuyente con la administración tributaria en cada etapa del ciclo. El Buzón Tributario es prácticamente una nueva figura en el ámbito fiscal.

A partir de 2014 se establece, en las disposiciones fi.scales, el Buzón Tributario, como un sistema de comunicación electrónica ubicado en el Portal de internet del Servicio de Admini.stración Tributaria. Es un servicio que iniciará su vigencia de manera gradual, a efecto de que el contribuyente se familiarice con su uso. Para las personas morales la obligación de utilizarlo inicia a partir del 30 de junio de 2014, y para personas físicas el 1 de enero de 2015.

El Buzón Tributario es un apartado postal electrónico a través del cual los contribuyentes pueden interactuar con la administración tributaria, ai recibir y enviar información vinculada al cumplimiento de sus obligaciones fiscales. En este sentido, la comunicación se planea en dos vías, contribuyente emisor, autoridad receptora y autoridad emisor, contribuyente receptor, con reciprocidad, en un proceso de comunicación continuo.

Constituye un nuevo paso en la transformación tecnológica del Servicio de Administración Tributaria cuyo propósito es facilitar el cumplimiento espontáneo de las obligaciones fiscales, que reducirá los tiempos de respuesta de la autoridad respecto de los asuntos que el contribuyente gestiona. Así, la exposición de motivos de la Reforma Fiscal de 2014 resalta la importancia de migrar a esta nueva vía de comunicación interactiva y expone el efecto que tendrá su uso tanto para la administración tributaria como para el contribuyente.

“ El proceso de notificación personal tiene un costo de 2S9 pesos por diligencia, con una eficiencia de 81%, y requiere de 5 a 30 días a partir de la generación del docum ento para concluir el proceso de notificación. Por ello, utilizar los medios electrónicos y digitales para los trámites permitirá disminuir, además de los tiempos y costos, los vicios de forma que actualmente existen, pues se realizarían de manera inmediata”."

El Buzón Tributario constituirá un único canal de comunicación en el que se podrá interactuar e intercambiar, en tiempo real, información, notificaciones, datos y toda clase de documentos con la autoridad fiscal, con el consecuente incremento de la eficacia en las gestiones, así como de ahorro de tiempo y dinero.

Todo ciudadano al m om en to

de inscribirse al Registro Federal

de C ontribuyentes te n d rá asignado

un Buzón Tributario, que residirá en el Portal de In ternet del SAT,

donde el con tribuyente podrá

consultar, revisar y verificar su inform ación en cualquier día y a

cualquier hora.

En el Buzón Tributario la autoridad fiscal realizará la notificación de cualquier acto o resolución administrativa que em ita en documentos digitales, incluido cualquiera que pueda ser reclamado por el contribuyente, así como información de interés, consejos y noticias que promuevan y faciliten el c-umplimiento de las obligaciones fiscales.

Por su parte, los contribuyentes podrán enviar a la administración tributaria, en archivos digitales:

• Promociones.

• Solicitudes.

• Avisos.

• Atender requerimientos de la autoridad.

• Además, realizar consultas sobre su situación fiscal.

Consecuentemente, y dado que se trata de la transmisión de archivos electrónicos, un requisito es que los documentos que soporten la gestión (solicitud, promoción o consulta), sean digitales.

' ' H. Congreso de la Unión: Cámara de Diputados; Exposición de motivos de la Reforma Hacendaría 2014, p. 82.

O peración del Buzón Tributario

La operación dei Buzón Tributario es de la siguiente manera:

1. Cuando el contribuyente ingrese por primera vez al Buzón Tributario se le solicita indique un correo elearónico donde desea se le avise que en su Buzón se encuentra pendiente de notificación un documento emitido por la autoridad fiscal.

2. El contribuyente tendrá tres días para abrir la notificación enviada por la autoridad a su Buzón.

3. Cuando el contribuyente abra el archivo digital el sistema emite un acuse de recibo para indicarle que ha sido notificado; el acuse consistirá en un documento digital con firma electrónica que transm ita el destinatario al abrir el documento digital donde conste la notificación.

4. Se tendrá por realizada la notificación cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribuyente se autenticó para abrir el documento.

5. Si el contribuyente no abre su Buzón al cuarto día de haber recibido el mensaje, se tendrá por notificado.

Los plazos en las notificaciones

en el Buzón Tributario se

con tarán en días hábiles, y el

horario com prende las 24 horas

del día.

3 7

Diferencias de las notificaciones presenciales y a través del Buzón Tributario

En el siguiente cuadro se describe las diferencias del uso que tendrá el Buzón Tributario respecto de las notificaciones:

Tipo de notificación Presencial Buzón Tributario

• citatorio. • Tienen validez. • Contarán con la mismavalidez que si fueran

> Requerimientos. presenciales.

• Solicitudes de informes o de: documentos, y resoluciones

administrativas contra las que' se pueda interponer algún

medio de defensa.

I • ¿En qué lugares se puede I notificar?

• Procedimiento habitual de la notificación.

• Ert el último domicilio que el interesado haya señalado para efectos del Registro Federal de Contribuyentes, excepto que haya designado otro para reci­birlas al iniciar alguna instancia o en el curso de un procedimien­to administrativo.

• Citatorio; en caso de no encon­trarse el contribuyente o repre­sentante legal.

• Notificación; al siguiente día hábil posterior al citatorio, al contribuyente, representante legal o tercero.

• ¿Cuándo se consideran realizadas tas notiñcaciones?

• La fecha en que se recibe la notificación.

Electrónicamente:• En el apartado del Portal del SAT, opción de Buzón tributario.

• Pre\ño a la realización de la notifica­ción será enviado al correo electrónico que indicó el contribuyente el aviso de que en su Buzón Tributario se encuen­tra documento emitido por la autoridad fiscal.

• Los contribuyentes contarán con tres días para abrir los documentos digitales pendientes de notificar, dicho plazo se contará a partir del día siguiente a aquel en que el SAT envíe el aviso por correo electrónico.

• Cuando se genere el acuse de recibo electrónico en el que conste la fecha y hora en que el contribu­yente se autenticó para abrir el documento a notificar.

Acuse de recibo.

cómputo de plazo.

• Firma autógrafa del represen­tante legal o tercero notificado en el acta de notificación.

■ Iniciará el día hábil siguiente a aquel en que se haya realizado la notificación.

• Documento digital con firma elec­trónica que transmita el destinatario al abrir el documento digital que le hubiera sido enviado.

• A partir del día siguiente en que el contriuyente autentifique la apertura del documento o. en caso de no abrir­lo, al cuarto día, contado a partir del día siguiente a aquel en que le fue enviado el aviso.

• Ejemplo para cómputo de plazos en las notiñcaciones.

• Se recibe el documertto el día lunes 15. el cómputo de plazo correría a partir del martes 16.

Se recibe el correo electrónico de que existe una notificación en el Buzón Tributario el lunes 15.

El contribuyente tiene hasta el jueves 18, para abrir el documento.

1. Si no lo abre, se considerara recibido el viernes 20.2. Si k) abre el mismo día que recibió ei correo electrónico, el plazo contaría a partir del martes 16, para cumplir con lo solicitado en la notificación.

Con el Buzón Tributario las notificaciones se realizan de

m anera digital y pueden

imprimirse. La im presión incluye un

sello digital que las autentifica.

El Buzón Tributario es el instrum ento que en el entorno del ciclo del contribuyente da versatilidad al proceso, al establecerse como un mecanismo de comunicación continua y permanente que facilitará el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes y el ejercicio de sus derechos en cada etapa y secuencia del ciclo,

Asimismo, el Buzón Tributario consolida las aspiraciones de la ciudadanía al disponer de un mecanismo a través del cual tendrá certeza de que una petición o consulta, incluso una aclaración, será atendida por la autoridad administrativa, y que tendrá una respuesta. Visto de esta manera, la implantación del Buzón Tributario es un punto de conexión con los contribuyentes que aum entara los niveles de confianza en la institución.

Promoverá la eficiencia administrativa y reducirá los costos al ir eliminando las notificaciones presenciales, y permitirá a los I 3 9contribuyentes emisores de facturas electrónicas consultar las facturas que ha emitido como las que le han emitido, entre otros aspectos de interés para el contribuyente.

I

Revisiones electrónicasEn México la determinación de los impuestos corresponde a los contribuyentes. Esta situación ilustra el principio del cumplimiento espontáneo de las obligaciones tributarias; sin embargo, no siempre se cumple, por diversas causas; entre ellas, el desconocimiento de la norma, la elusión fiscal (el no pago y el pago con una cantidad m enor a la que corresponde) y la evasión como una falta de voluntad de cumplir, soportadas en una endeble cultura tributaria.

La administración tributaria, a efecto de reorientar el cumplimiento, dispone dos grandes líneas de acción:

1. Promover la cultura del cumplimiento voluntario, con acciones de prevención y de formación responsable de las obligaciones fiscales, así como de acompañamiento y asesoría para cumplir correctamente.

2. Realizar acciones de inspección, vigilancia, y auditorías, a fin de identificar el incumplimiento y sus causas, para imponer sanciones que corrijan el cumplimiento y generen percepción de riesgo en el resto de la ciudadanía.

Esta última acción, la mayoría de las veces resulta más costosa para la administración tributaria que los montos de los créditos que se pretende recuperar. Por ello, para 2014, con la finalidad de obtener ventajas significativas en los procesos de fiscalización, se establecen las revisiones electrónicas, cuyo alcance es la realización de una autocorrección del contribuyente durante el proceso de revisión, sin que sea necesario concluir el proceso con la emisión de una resolución definitiva.

Con las revisiones electrónicas se pretende ahorrar tiempos y costos, ya que las funciones de verificación se realizarán durante el ciclo del contribuyente; es decir, en cada fase en que el contribuyente debe cumplir con una obligación específica. Una de las características de las revisiones electrónicas es que constituirán un proceso constante y perm anente de verificación del cumplimiento por cada contribuyente, de tal suerte que. al final de un periodo o de un ejercicio, el cumplimiento sea correcto, y no se tenga que recurrir a auditorias de ejercicios o periodos completos. Se pone freno así a un procedimiento de ejecución que trae aparejado mayor costo para el contribuyente y para la autoridad. Respecto de esta simplificación, la Iniciativa de ley expone lo siguiente:

“Cabe citar que actualmente, de acuerdo con el documento 'l’ax Administration in OECD and Selected Mon-OECD Countries; Comparative Information Series (2010), publicado por la OCDE, en promedio, en México se realizan 14 actos de verificación (auditorías y otro tipo de revisiones) por auditor al año, y sólo se audita a 0.6% del universo de contribuyentes, a diferencia, por ejemplo, de Chile, en el que las citadas cifras llegan a 251 y 4.6%, respectivamente".’^

El proceso de fiscalización no sólo tiene como fin obligar al cumplimiento, sino también identificar las causas que lo generan, como pueden ser las barreras normativas y la carencia de un servicio proporcionado por el SAT que posibilite su cumplimiento, en este sentido, los resultados de las auditorías perm iten precisar la norma con emisión de criterios, el desarrollo de servicios y, en su caso, las soluciones tecnológicas para facilitar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.

La revisión electrónica e s un procedim iento a trav és del cual la

au to ridad identifica el perfil de

cum plim iento de los contribuyentes,

a s í com o irregularidades resp ecto de

las obligaciones tribu tarias.

Justam ente, la forma de realizar las revisiones a través de archivos electrónicos se enmarca en un objetivo de modernidad anclado a la implantación de un servicio electrónico dispuesto por la autoridad, que posibilita el envío de los archivos digitalizados o electrónicos sobre los cuales se realizará la verificación del cumplimiento. Aquí cobra importancia la figura del Buzón Tributario como medio de intercambio de información con el contribuyente. Las revisiones electrónicas son procesos de auditoría, de conceptos específicos de la contabilidad del contribuyente que se realiza por medios electrónicos, desde su notificación hasta la conclusión.

H. Congreso de la Unión; Cámara de Dtputados: Exposición de motivos de la Reforma Hacendana 2014. p. 97.

El Buzón Tributario es el m edio para

enviar los archivos electrónicos que

son ob je to de la revisión del SAT,

Con el envío de archivos electrónicos se agiliza el cumplimienio de una solicitud o requerimiento de la autoridad hecha al contribuyente, y se posibilita su cumplimiento; con el envío de la información solicitada, a través del Buzón Tributario, se eliminan las dificultades de entrega, recepción y procesamiento de grandes volúmenes de papel. Este esquema, en el que concurren interdcpendientemente dos elementos, Buzón Tributarlo y revisiones electrónicas, resulta de especial interés porque el buen funcionamiento del Buzón Tributario posibilita que se realicen las revisiones electrónicas, lo que incide en los fines de modernización de la gestión administrativa.

La modernización no sólo obedece al uso de servicios tecnológicos, sino también a la reducción de ios tiempos de respuesta de la autoridad y hace viable que el contribuyente corrija su situación, en un m enor tiempo.

Las revisiones electrón icas

utilizan com o pun to de conexión

el Buzón Tributarlo, simplifican los

tiem pos en las notificaciones, requerim ientos, envíos de

inform ación y la em isión de una

resolución adm inistrativa.

El proceso de revisión electrónica y el Buzón Tributario

1. La revisión electrónica la realiza la autoridad con la información que posee de la integración de los archivos electrónicos que el contribuyente envía mensualmente con su contabilidad electrónica.

41

2. Si la autoridad identifica irregularidades en el cumplimiento, lo notificará al contribuyente, a través de una resolución preliminar enviada por el Buzón Tributario que contendrá:

• Una preliquidación, el monto del crédito.

• Un requerimiento de información para que desvirtué la notificación en un plazo de 15 días.

Estos docum en tos se firm an de

m anera electrónica y se envían por m edio del Buzón Tributario,

3. El Buzón envía un mensaje al correo electrónico o al medio de comunicación proporcionado por el contribuyente para informarle que tiene pendiente una notificación.

4. El contribuyente entra al Buzón, se notifica y puede:

• Aportar documentación.

• Autocorregirse.

• No dar respuesta (en este caso la resolución se volverá definitiva).

5. Si el contribuyente aporta información, la autoridad recibe por sistema la documentación aportada y la analiza. Puede emitir un segimdo requerimiento o una compulsa.

6. Con los resultados del análisis, la autoridad emitirá una resolución definitiva.

Beneficios de las revisiones electrónicas

El uso de medios electrónicos en la contabilidad del contribuyente permite que las revisiones electrónicas se hagan en periodos cortos, y se agilicen las tareas de verificación al utilizar cruces de datos que asocian de manera automática los archivos electrónicos de las faauras electrónicas a los actos y transacciones hechas por el contribuyente.

Las disposiciones fiscales facultan a la autoridad para que realice revisiones y vigile el cumplimiento, por lo que en lodo m om ento puede solicitar e incluso visitar al contribuyente para que le proporcione información que compruebe que está cumpliendo correctamente. La revisión es una acción necesaria para corroborar la veracidad de la información proporcionada por el contribuyente y lograr reorientar el cumplimiento. Estas funciones implican procesos internos que requieren recursos humanos y tecnológicos para la realización de las actividades de fiscalización, las cuales no siempre resultan beneficiosas, por que el resultado de una auditoría no siempre conlleva al pago de impuestos y sus soluciones son de carácter complementario; en otro supuesto, puede ser que el contribuyente interponga un medio de defensa, con la consecuencia de prolongar en el tiempo la recuperación del crédito fiscal, por lo que el costo de beneficio no es preciso e imposibilita su apreciación en el corto y mediano plazo.

A fin de lograr la reorientación del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes, la autoridad administrativa ha adoptado los avances tecnológicos; efectúa cambios en la forma como realiza las facultades de revisión y vigilancia, así como en la manera en que los contribuyentes deben cumplir sus obligaciones fiscales.

ConclusionesLuego de este recuento de iniciativas para modernizar y hacer pertinentes los servicios tributarios al contribuyente en un contexto de cambios y transformaciones tecnológicas, cabe resaltar que efectivamente muchos de nuestros servicios se han reorganizado para aum entar la eficiencia en las relaciones con el ciudadano y las empresas, siendo las herramientas tecnológicas un medio y no un fin para el logro de esta nueva vinculación.

Se ha mejorado la eficiencia interna y la colaboración entre las distintas áreas del Ser\'icio de Administración Tributaria, e incluso entre algunas dependencias públicas, organizaciones y asociaciones, al colocar al ciudadano en el centro de las iniciativas a fin de optimizar y mejorar los diferentes servicios públicos; ello ha supuesto un cambio en el modelo de prestación de servicios y proporcionado un nuevo canal que evita desplazamientos al ciudadano en una considerable cantidad de trámites, que elimina una serie de documentos en soporte de papel y proporciona un servicio perm anente y siempre disponible. Ha implicado también la agilidad de los procedimientos fiscales, la mejora en la calidad de diversos servicios y el aum ento en el nivel de satisfacción de los contribuyentes.

Los principios básicos que fundamentan las innovaciones introducidas son el de eficacia y eficiencia. Por ello, se ha hecho necesaria una planificación previa, que aplique los recursos disponibles óptim amente y en la que se prevean herramientas tecnológicas adecuadas al estado y uso de la técnica, además de una voluntad decidida de mejorar la atención a los ciudadanos, entendidos éstos en sentido amplio, sean personas físicas o morales con quienes se relaciona la administración tributaria.

Con este enfoque de servicio al ciudadano, en la administración tributaria se ha promovido el cumplimiento tanto de las obligaciones fiscales internas como de comercio exterior; para lo cual se establecieron directrices para orientar el quehacer tributario a partir de este año. que giran en torno de facilitar el cumplimiento tributario conforme los siguientes ejes;

• Establecimiento de las condiciones para la integración a la formalidad.

• Disminución de los costos indirectos de tributar.

• Reconocimiento de la diferencia en el perfil de contribuyentes.

• Fortalecimiento en el ejercicio de los derechos de los contribuyentes.

• Mejoramiento de la equidad del sistema tributario.

• Fomento a una mayor progresividad en el pago de impuestos.

• Establecimiento de un régimen fiscal moderno y eficiente.

Con estos principios rectores durante este ejercicio fiscal se realizan mejoras a los servicios existentes y algunos más se encuentran en proceso de implementación. Estos servicios, como vimos a lo largo de la lectura de este documento, se encTjentran asociados al ciclo tributario; Buzón Tributario, contabilidad electrónica, revisión y auditorías electrónicas y, sobre todo, las mejoras en los comprobantes fiscales emitidos en archivos electrónicos y enviados al SAT por internet (facturas electrónicas), así como, lo referente a la identificación del contribuyente.

Hoy en día es posible apreciar los beneficios y ventajas para la ciudadanía a partir de la introducción de las innovaciones expuestas a lo largo de estas páginas. El proceso de facturación es muy rápido; los trám ites relacionados con ella se realizan a través del Portal de internet del SAT, con lo cual los tiempos se optim izan y los beneficios se amplían hacia la ciudadanía, la administración tributaria y para el cuidado de la ecología; al reducir los grandes volúmenes de papel que se utilizaban en los esquemas anteriores.

Emitir una factura electrónica por internet está al alcance de todos los contribuyentes; los costos por su emisión representan un porcentaje muy bajo, con relación a las ventajas y ahorros que puede tener un negocio, un pequeño negocio o un contribuyente persona física, al reducir los costos de emisión y almacenamiento de documentos impresos en papel.

Así pues, el empleo de la factura electrónica ha otorgado a los contribuyentes y autoridad fiscal certeza jurídica, reducción de tiempos de proceso, simplificación de las obligaciones fiscales, y disponibilidad de información en tiempo real. Además, permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda la información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías) de forma exacta y actual; reduce costos para las empresas al eliminar la necesidad de espacios físicos para su almacenamiento; da integridad y autenticidad a la información con el uso de certificados digitales, cifrado

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de información, y timbres electrónicos; reduce los fraudes y contribuye a la desaparición de! mercado ilegal.

Aun cuando la migración a la factura electrónica no ha sido fácil y la autoridad ha avanzado de manera gradual, es un esquema que está siendo reconocido por la ciudadanía por los beneficios que conlleva y las resistencias van decreciendo.

La introducción de la contabilidad electrónica y el consiguiente manejo de archivos electrónicos ha permitido un mejor control de los documentos y una mayor confidencialidad de ia información, ha mejorado el control de ingresos e inversiones, y simplificado el registro de operaciones; además ofrece mayor disponibilidad de la información, automatización en los cruces de información, e información contable en tiempos reales, entre otros beneficios.

El uso de medios electrónicos en la contabilidad del contribuyente perm ite que la revisión prevista en los mecanismos de fiscalización de la autoridad fiscal se desarrolle de manera rápida, y facilite y agilice el proceso de revisión tanto a la autoridad como al contribuyente. La eficacia de la revisión electrónica permite que el trabajo de la autoridad sea más práctico y rápido. El uso de los medios electrónicos en el Servicio de Administración Tributaria perm ite realizar un trabajo en conjunto, para perfeccionar sus funciones, cuyos resultados se reflejan en la reorientación del cumpiimienlo de las obligaciones fiscales del contribuyente; de este modo, la automatización perm ite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos, y minimizar, a la vez, el margen de error humano.

Con el envío de las declaraciones por el Portal de internet del SAT se han eliminado los formatos en papel, sustituidos por formatos electrónicos, que en algunos casos son prellenados con información del contribuyente. Adicionalmente, la elaboración, envío y, en su caso, el pago de impuestos, se puede hacer en un mismo momento. Puede declararse en un solo lugar y desde una computadora, teléfono inteligente o tableta electrónica, con lo que el pago de los impuestos se simplifica.

El Buzón Tributario se ha constituido en el instrum ento que en el marco del ciclo del contribuyente da versatilidad al proceso, al establecerse como un mecanismo de comunicación continua y perm anente que facilitará el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes y el ejercicio de sus derechos en cada etapa y secuencia del ciclo.

En el marco de las transformaciones culturales, sociales y de gestión pública, donde asistimos a nuevas formas en que la ciudadanía se relaciona con el gobierno y la administración y exige servicios de mejor calidad, el Buzón Tributario se presenta como el espacio que en buena parte sintetiza algunas de las aspiraciones ciudadanas: disponer de un mecanismo a través del cual tenga certeza de que una petición o consulta, incluso una aclaración, será atendida por la autoridad administrativa, y que recibirá una respuesta.

E-invoíce10 years in México

Electronic servíces and alectroníc invoice:modernity principies in Mexican tax adnninistration

P R I M E R

::iFOR#IN TERN A C IO N A L DE T R IBU TA C IÓ N D IG ITA L Y FA C TU R A ELECTRÓ N ICA

MÉXICOGOBIERNO [>E U REPUBLICA

SHCPS tC r R tT A R lA D E H A C IE N D A

r C R É O lT O PÚ BLICO

S¡S/VTS e iv ic io d e AdmServicio d e Adm lnisirackW i T rlbu U ria

OAMEXIPAC

D r ^ freracePerhaps it is not daring to say ihat we are lucky to assist a world of constant and profound transformations, since as public officials we are positively affected by the incorporalion of new sirategies to the institutional duties, incorporalion whose common denom inator in its services and processes is the concept of efficiency as a governing criterion.

According to this principie, the consideration of citizens as chents has been introduced in the publlc organization culture to highlight aspects and references that until a few years ago did not qualify as relevant, besides acknowledging that the role of citizens has radically changed frotn a passive position, as recipients of goods and public services, to an active position verbere the citizens enforce their rights in accordance v^ith their obligations:

Far from term s such as national, governed, or user, a Citizen, as to a consumer who pays - directly or through taxcs - goods and services piovided by the administration and who also contributes to legitimize democratic governments through his vote, becomes the focus around which revolve the activities of organizations.'

In this pursuit of efficiency, public administrations have made significan! economic investments to incorpórate the use of information technologies and Com m unications to their daily duties; technologies that have enabled - in various degrees - the automation of a high number of processes and procedures, and the considerable simpÜfication o f the internal work developed by the agencies, with a correspondlng improvement in their efficiency. Consequently, a part of the expectations that have awaken among citizens is complied with, the one called “Digital Governments”.

This channel is especially valuable for the new public adm inistration, which seeks to prevent citizens and companies from supporting administrativa burdens not strictly necessary to attain their purposes. Modern public administration in the world and in our country in particular, is aware that the inappropriate extensión of tim e dedicated to administrative and tax obligations is prejudicial to everyone and particularly to the well-being of the economies of countries.

At Mexican Tax Administration (Servicio de Administración Tributaria or SAT, for its acronym in Spanish) we are not and have not been oblivious to this multifaceted reality that records a series of digital processes developed to systematically streamline tax collection methods. This, since fiscal policy and ñscal management are aspects o f significant importance

for our country given that the collection influences decisively our development possibilities. Efficiency at collection levels and forms, and distribution policies, determ ine the funding possibilities of the State and its nation project.

These collection forms and mechanisms to finance the needs o f the State and the country have changed throughout history, adapting to particular domestic and international circumstances, and are an example of clear evolution with a view to optimize their Service and place them within international quality and efficiency parameters.

Thus, the efforts of the tax adm inistration in the past years have been directed to increase collections and to facilítate compliance w ith tax obligations using information technologies and making the same available to the citizens.

In this context, the reader is prescnted with the electronic services considered modernity principies of services to taxpayers and means to streamline and strengthen com munication with citizens, such as the Digital Tax Inbox, electronic accounting, and reviews and audits through electronic files, as well as improvements to fiscal invoices sent to the SAT via Internet, and m atters regarding the identification of taxpayers.

The key driver of the discussion is based on the taxpayer cycle that makes it possible to identify contact points between the taxpayer and the tax authority, to identify specific services required in its management needs, to design easy-access and brief response services, and to provide mobillty to the Tax Cycle.

The constant evolution of Mexican Tax Administration and the com m itm ent it has assumed with the citizens since its creation with respect to facilitating voluntary compliance, is consolidating and is the driving forcé of the innovations introduced in the past years, so that at present tim e the effecting of Online services by the citizens has gradually increased in a systematic manner.

Notwithstanding the acceptance and incorporation of the use of information technologies and communication by the citizens, the m anner in which new cultural references were adopted that have led to the m odernization of the tax administration in México will be shown. For many years, administrative duties coexisted among processes with paper and tangible elements - such as signatures, receipts, acknowledgment of receipls, certificates, and invoices — with the technological advent, which rapidly invaded education, labor, professional,

' Ernesto Carrillo Barroso, "La modernización de las administraciones públicas ante la integración europea (Modernization of public administrations in liglit of Eunjpean integration)", at Mauricio Merino (comp.), Cambio político y gobernabilidad <Political change and governabllity), México, Colegio Nacional de Ciencias Políticas y Administración Pública (National School of Political Sciences and Public Administration), 1992. pg. 9.

and personal spheres, and imposed new forms of understanding and interaction in society. The tax adm inistration makes reference to term s such as electronic offices, digital signaiure, digital acknowledgment of receipt, electronic invoice, etcetera. Inducing citizens lo use technologies does noi only allow, for expert citizens, interaction according to their expectations, but also incorporares those who are starting to use these tools or those who are not yet familiar w ith the same.

This way, the conceptual framework and the context where the electronic servíces that are fundamental for fiscal policies on services to the taxpayers and citizens in general are found, are identified.

In the second section, with the taxpayer cycle as a conducting channel of the services, the topic of the Federal Taxpayers’ Registry (Registro Federal de Contribuyentes or RFC for its acronym in Spanish) is addressed, where the Citizen is considered a taxpayer upon registering. The same section makes a brief recount of the evolution of the taxpayer registry in México, of its historical background, and of th e need to have a reliable and integrated base on the n um ber of taxpayers.

As from the registry of a taxpayer, it is feasible for the taxpayer to obtain its digital signature as well, authentication mechantsm in documents that have to be transm itted digitally or electronically, where the em itter of the message is recognized as its legitímate author.

Upon registering In the Registry, an e learonic file is opened for the taxpayer that includes all of the taxpayer’s information related to tax obligations; among those, if appHcable, the obligation to issue electronic invoices, subject of the following section.

The second stage in the taxpayer cycle is the issuance of invoices, e-invoices, elem ent that progressively acquires greater significance as it configures as an efficient supply of information for processes and duties of the tax adm inistration. This section discusses at great length the evolution of the invoice, from its issuance in paper to its gradual process of automation and digitalization. The electronic invoicing process, parties involved, security mechanism, costs, and benefits for both the taxing authority and citizens and companies Is analyzed.

Keeping accounting records is the next stage of the taxpayer cycle and the topic of the fourth section of the document. Not only is it a tax obligation, but also a practice that results greatly useful for taxpayers making decisions with respect to their financia! position. Accounting provides inform ation about the financial position of the company or business of a taxpayer, such as its liquidity level and the profitability or profit it is generating.

The coming into effect of e-accounting, under the scheme of incorporating new technologies, is another step in the transformation process of tax compliance in the online mode. As described in detail in the section, the purpose is to establish the electronic methods and standards for delivering accounting information, thereby seeking to simplify and facilítate compliance with a resulting better control of digital documents and greater information confidentiality.

Moving on in the taxpayer cycle, the filing of tax returns and payments is discussed in the next section. A stage of considerable importance for the tax adm inistration, as one of its main purposesis achieved with the compliance with such obligation: the collection of public resources.

O n the same line of thought of the previous sections, the evolution can be observed from the mechanisms and forms used in years prior to the technologies and Computer elements up to the last mechanisms implemented to simplify this obligation for the taxpayers through the filing of tax returns V ia the SAT’s Internet Website, once printed forms have been eliminated and replaced with electronic forms. In many cases, forms are pre-filled with the taxpayer’s information retrieved from the institution’s databases, thus offering an online fiUing functionality Service.

Presently, tax returns are filed via the Internet at the SAT’s Website, taking advantage of the Computer development of banks and referenced payment services w ith payment code. The use of technology has produced a series of advantages that are further described in the corresponding section.

A last section offers a full description of the communication mechanism with the citizens called Digital Tax Inbox. Although it is not exactly a stage of the taxpayer cycle, it is a means that allows taxpayers to interact with the tax administration at each stage of the cycle.

The Digital Tax Inbox is a new concept in the fiscal field that transversely covers the various stages of the tax paym ent cycle and that will shortly be entirely operational. It will constitute a single communication channel with the citizens to interact and interchange, in real time, information, notices, data, and all kinds of documents in a more efficient manner, saving time and money.

The document that the reader now holds in his hands is an effort - in the recount o f the precedents, context, parties, optim izaron processes, and benefits - of the taxing authority to streamline communication and services to the citizens.

Modernization process o the tax administration in México and taxpayer cycle

In México, the tax adm inistration has undergone a pronounced evolution driven by the country’s great needs. Increasing public revenue and having greater control and management of collections have been fundamental premisos for change; these factors, internal in nature, gave rise to the creation of the Taxing Authority, agency entrusted with the administration and collection of public resources.

From its creation, the SAT has adopted structures concerning two lines: one refers to the procurement of the necessary public resources to meet the needs of the population, lo supply and improve public services, and to promote the development and channel the country’s aspirations. The other one refers to the term s rhat the tax adm inistration must establish to promote the voluntary and responsible compliance with tax obligations. Efforts to achieve these objectives were directed to the following: to the implementation of the necessary services to enable taxpayers to comply w ith their obligations, to automate internal processes, to set operating efficiency indicators supported on technological infrastructure, in addition to changing bureaucratic mechanisms and the way of working at the SAT.

Dealing with the task entrusted to the tax administration, as a collection agency of public resources, required the transformation of tax operating models and processes, as well as a major change in its personnel’s way of thinking. The latter was formed as a sine qua non condition to simplify processes, facilítate tax compliance, and strengthen the collection of public resources.

The tax adm inistration’s reassessment brought about a new way of thinking about public ser\'ice; understanding and restating the concepl of contribution was necessary; returning to dogmatic principies of payment of taxes. The idea that tax payment has to be expeditious for both the taxpayer and the collection agency, that the cost of the collection procedures and management had to be lower than the amount collected and, above all, that complying with tax obligations should not be complex, defined the new horizons of the tax administration.

This was the milestone that served to design new processes in the institution, where it reformulates its role as an efficient instm m ent at the taxpayer’s Service. The citizen-taxpayer was

visualized as a tax administration client who has to comply with a fiscal duty of a civic nature; henee an effective supplemental fiscal strategy was required, where the tax authority offers the means and tools to accomplish compliance to minimize the pressure of the tax burden.

Taxpayer services are redesigned and th e Citizen is placed a t th e cen te r

o f cu s to m er service m odels. w hose

channels and com m unication

m eans g u a ra n tee an effective 4 9

com pliance with ta x obligations.

By strengthening the tax adm inistration’s view, a culture of chango was created in a convergent m anner in the internal processes in which the importance of the interdependence and integrity of transactions is acknowledged, which allowcd the establishment of comprehensivc solutions and advanccment in the achievement of the instituiional strategic objectives.

providing opportunity areas to improve tax opcrations. Based on the knowledge and actions of the taxpayer in a tax cycle allowed the identifícation of contact points with the taxpayer, henee the task consisted in designing specific serv'ices to meet its procedural needs in each slage of the cycle, with easy access, short responses. and that drove the mobility of the tax cycle.

Technology services: a dcmand of the institution.

The advantages of the development of technologies were added to this process, which imposed changes on the relatíon between citizens and government agencies.^ Opportunities offered by communication and information technologies iranslated into Service models that contributed to integrate, under one same concept, the channeis and strategies for taxpayer customer Service, making compliance with tax obligations easier.

The purpose of th e tax

adm inistra tion 's functions was d irected to increase ta x

collection by simplifying

com pliance w ith ta x obligations w ith inform ation technologies.

In 2 0 1 4 , th e M exican Taxing

A uthority 's In ternet W ebsite

enables 1 3 0 oniine services,

which reduces in-person

procedures with form s a lm o st in

their entirety .

Moreover, an external factor that contributed to the adoption of electronic services at the SAT was the significant increase in the use of technologies in daily activities widely spread among the citizens; the idea that such practice pertained only to young peopie was forgotten. The use of electronic devices, mobile phones, digital tablets, personal computers, and electronic tools and social networks, is becoming widespread among adult people, and even among sénior adults, as they acknowledge the usefulness they represent in business and personal relations.

Government agencies, in their quest for being more efficient in their operation and, principally, in the services they provide to the citizens, have been compelled to use means that simplify and quicken their processes w ith the citizens. By implementing electronic services, pubiic agencies simplify communication and decisions agreed between citizens and public agencies, optimize response time, and save resources; additionally, they have more efficient systems in a secure environment.

Adopting electronic services was a priority whose benefits could not be observed without a change in its structure and organization. So, a scheme that would expedite internal procedures was implemented, based on systemic visión and comprehensive identifícation principies. W ith this, the effect of a response to a procedure or the solution to a query of a taxpayer on a given stage of the tax procedure could be known.

This trend of public administrations was caJIed "Electronic Government'.

Taxpayer cycle

The taxpayer cycle is the location, within a versatile process, of ihe big stages or phases in which a tax obligation is specified, to which the auihority must respond with a specific Service for its c o rre d tax com pliance.

This cycle has developed according to the needs imposed by the citizens on the tax administration, but it m aintains its essence with respect to the tax compliance of substantive obligalions. Currently, the taxpayer cycle is composed as follows:

a) Tax education to potential taxpayers to promote voluntary compliance, even before registering with the RFC.

b) Registration with the Federal Taxpayers’ Registry.

c) Issuance and receipt of invoices.

d) Preparation and record of the accounting; on this point, the tax authority has provided electronic tools that assist the taxpayer with this obligation.

e) Filing of tax returns and payment of taxes.

f) Digital Tax Inbox, which constilutes the electronic mechanism that expedites the taxpayer’s interaction in each stage of the cycle.

g) Review of electronic audits.

2. Verification

6. E-auditElectronic notices Electronic documents

3. E-account¡ng

A4. Tax Returns and Payment

5. Digital Tax Inbox

5 1

Regarding the significance of ihe tax cycle in relation to the SAT’s objectives, Congress has stated thc following: “The lax administration in our country, in the contexi described, faces the challenge of creating low-cost accessible mechanisms that simplify the payment of taxes whüe attracting new taxpayers and ensuring the full integration of the same into the tax cycle".^

5 2

LESSIDEAL

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MOREIDEAL

Each stage of the tax cycle has its peculiarity and importancc, details that we will analyze throughout this document; particularly regarding the issuance of c-invoices, as such is a process that affects the rest of the stages and processes of the Cycle.

W ith respcct to regulatory matters, the lax administration not only prepares the proposal of changas to the legal framework, as it has direct knowledge of the taxpayers’ needs and is aware of the weak points of applying regulations that give rise to tax avoidance, but it is aiso the provider of Information and indicators fot the design of the tax policy. This enables it to anticípale the institution’s changes and transformations and assumes having the necessary information to design services with a comprehensive approach whose purpose is to react assertively in the following processes:

• Facilitaling compliance with the new regulation.

• Geiting the taxpayer familiarized with the new obligation and its compliance as a civic responsibility.

• Providing the necessary technological infrastincture for its compliance.

This last poinl is essential because the iniroduciion of a new obligation musí be accompanied with a previously planncd electronic service lo safeguard the modernity principie prevailing al the SAT. First of all, the premise is to innóvate in order to facilítate ihe voluntary compliance of lax obligations in an environmeni in which the taxpayer perceives security and certainty in the process that he will be assisted in an efficienl administrative and legal framework.

Honorable Congress ofthe Union; House of Representativcs; Declaratioo of Intent of Tax Refom 2014. pg. 72.

C ontinuous im provem ent

SAT’S initiatives, which were established from their beginning, are consolidating. During this fiscal year (2014), improvements are being made to the services and some more will be developed, which are entirely related to the tax cycle, as the Digital Tax Inbox, e-accounting, electronic review and audits, and, mainly, improvements to invoices issued in digital files and sent to the SAT via the Internet, as w ell as matters relating to the identlfication of taxpayers.

It is worth mentioning that the acceptance and integration of the use of Information technologies and communication v/ith the citizens has not been easy; it has occurred gradually. While a tax culture of responsible compliance of tax obligations is becoming necessary, a culture that demystifies perceptions concerning the use of technologies is required. Promoting their constant use will aid the taxpayer in confirming their advantages and getting familiarized with the technological applications.

Mexican Tax Administration has been characterized by the ongoing pursue of modernity; for the other public agencies it is a model, for both the electronic services that it has implemented and for its quality.W ith a citizen-oriented Service approach, the taxing authority promotes the compliance with domestic and foreign trade tax obligations, and tax policies are reconciled with Service levels.In this sense, guidelines were established to guide tax functions as from 2014, same that focus on facilitating tax compliance as follows:

• To establish conditions to intégrate to formality.

• To reduce the indirect costs of paying laxes.

• To recognize the difference in taxpayer profiles.

• To strengthen the exercise of the rights of the taxpayers.

• To enhance impartiality in the tax system.

• To promote greater progress in the payment of taxes.

• To establish a modern and efficient tax regime.

Supplementary compliance actions, or transversal actions, such as dissemination and payment culture programs, are designed so that the taxpayer can perceive that complying is easy, it is advisable to self-correct, and non-compliance has consequences. Therefore, processes are focused on making the necessary means available for the taxpayer to comply, generating correction opportunities, and strengthening the capacity lo discover compliance behaviors and omissions. Achieving these ends requires services supported on the opportune development of efficient technological tools.

5 3

Federal Taxpayers’ Registry

The beginning of the taxpayer cycle is marked by ihe Federal Taxpayers’ Registry. Upon registering, t h e C itizen gives rise for being considered a taxpayer by the taxing authority; that is, i f the C itizen starts production activities, business activities, or begins working, he must request his registration w ith the Federal Taxpayers’ Registry.

The Federal Taxpayers’ Registry precedent dates back to 1957. However, there were scattered registers per type of tax, each of which was comprised of proper numbers or codes and which were independent from one another. The foregoing contributed 10 the authority not knowing integrated data. The best record in place related to the tax on commercial income, where a license under a progressive num ber was used for cach taxpayer containing his general information.

On D ecem ber 2 9 ,1 9 6 1 , th e

C ongress o f th e Union decreed th e am en d m en t and addition

of several articles o f th e

Federal Tax C ode (Código Fiscal de la Federación), thereby creating

th e Federal T axpayers’ Registry.

By 1969, envisioning the unlfication of taxpayer registries, profound changes are initiated with the issuance of General Registration for Taxpayers Forms. These forms included precise contents, identification information of the taxpayer as well as the specific situation regarding the general and special taxes the taxpayer was subject to under tax law. This improved the control of the obligations and allowed the generation of statistics that, in addition to obtaining results on payment compliance, allowed guidance on fiscal policy based on the establishment of input- product matrixes.

Forming p art of th e Taxpayers'

Registry implied th e appearance of th e Citizen a t th e tax ing

au tho rity 's office and the subm ission of docum en ts w hose

validation could ta k e m ore th a n five

days.

Registration forms were provided at no cost and individuáis were authorized to reproduce and sell them. Also, continuous efforts were made to convince taxpayers to register and comply with their fiscal duties.

In the following years, improvements with respect to taxpayer registries were made without substantial change, although from the use of forms, information control and processing started to automate itself with emerging technology. Properly submitted docum ents were classified and the filtering of basic information was made on punch cards that were later codified, However, docum ents were stored in files in tax collection offices to use in paperwork and queries made by the taxpayers.

Streamlining the tax collection process was crucial for public policies, whose efforts were being minimized to obtain resources due to the lack of appropriate Controls and a poor verification of obligations. As more persons incorporated to the economy, greater pressure was placed on the tax administration to control information, both of the existing records and the records of the new taxpayers, as well as to meet the demands that were arising out of the country’s economic situation.

Technology was incorporated on a continuous basis to unify the Controls and to handle the volume of information; this tendency prevailed in the following years, which did not occur with the automation of taxpayers services but until 1997 with the restructuring of the tax processes when services associated with the registration and identification of taxpayers was sought.

Being a taxpayer, a civic duty

Being part of ihe economic activity entails many responsibilities and compliance with obligations; among such, tax obligations. Complying w ith these duties confers to the person social recognition as the person is conceived as a responsible law- abiding C itiz e n ; henee the effect of complying with tax obligations transcends the boundaries of the tax administration and impacts other processes of the relations between individuáis and public agencies. These factors gave rise to, among other things, the incorporation o í new regulatory assumptions fot registering with the Federal Taxpayers’ Registry, so persons who do not carry out economic activities, such as housewives and students, can obtain their Federal Taxpayers’ Registry code, their Tax Identification Card (Cédula de Identificación Fiscal), or the Tax Registry Certifícate (Constancia de Registro Fiscal), and carry out procedures in other government agencies, or request fínancial services, loans, or bank accounts. O ther activities that presume the registration with the Federal Taxpayers’ Registry refer to persons that open an account in their ñam e in banks or cooperative savings and loan companies to receive deposits or to carry out transactions that are subject to taxes. This provision is seen as another element in the fight against informaHty.*

Registration with the RFC has two dimensions: the first one is directed to the taxpayer, who by registering and obtaining his code in the RFC is considered a “ taxpayer”, regardless if he is performing or not economic activities; from this moment, the taxpayer acquire.s formal and payment obligations, whose compliance will activate the gears of the taxpayer cycle. The second dimensión is found in the tax adm inistration’s internal processes, in the sense that the information provided by the taxpayer in his registry, once segmented, allows placing him in a tax regime, assigning obligations that he must comply with in the term s and periods set forth by the legislation. Thus, the Federal Taxpayers’ Registry becomes a source of information and an instrum ent that feeds the tax internal processes by providing data for the surveillance, control, and collection functions.

M odernization of the Taxpayers’ Registry

Registration with the Taxpayers’ Registry has been effected through the internet for some years now. The Citizen enters the SAT’s Internet Website and records his information; this is called pre-registration. Then, the taxpayer visits the offices of the Taxing Authority to conclude his procedure. given that in order for the registration to be a definitive procedure, the taxpayer requires having the essential elements to initiate his fiscal Uve, like a password and digital signature.

The password is a set of alphanumeric characters designated by the taxpayer, known only by him, which grant access to m ost of the electronic services of the tax adm inistration that are linked precisely to the information update of the Federal Taxpayers’ Registry. The password can be only obtained at the SAT’s Internet Website w ith the RFC code.

The tax p ay e r m ay en te r w ith his

passv*/ord 93 oníine services,

such a s th e refund s ta tu s and u p d ate no tices to th e RFC.

This mechanism to access the electronic services of Mexican Tax Administration has expedited procedures made by the taxpayers at the taxpayer services offices. It started in 2002 with electronic payments; up to May 2014, 14,271,628 passwords have been generated for taxpayers, individuáis and legal entities.

The digital signature is a digital file used to authenticate electronically transm itted documents; it is a series of encoded data attached to an electronic message, whose purpose is identifying the issuer of the message as the legitimate author.

The digital signature has the same effects of a hand-wriiten signature. The benefits it offers are totally tangible since once it is incorporated into the processes, it enables the exchange of information between the taxpayer and the taxing authority in a practical and quick m anner; it provides certainty to procedures in an modern and cutting-edge technology environment, and it is characterized by the elimination of risks in handling confidential information, as well as by the reduction of costs derived from storing information.

I

Complying honestiy w it h tax obligations confers to the C it iz e n positive references a llo w in g the same, w ith in a credibility framework, to aspire to public biddings and to be hired by gover­nment agencies to perform public works S e rv ic e . For such purposes, tax regulations through a request made onllrte by the citizens at the SAT's website. obtain an opinion on the authority regarding the status of their oWigations. which may be positive when their tax obligations are in good standing. and negative if otherwise. Moreover. the effect that the publication of the taxpayers' Information on the SAT'S Internet Webpage has on the citizens must aiso be considered. when it has identified that they carry out or are related to the issuance of invoices covering false transactions or that simúlate inexistent transactions.

Password 2005-MaY 2014

1,831,870 1 .W 3.74?

1.590,911

••ífí810.436

638,741

1,355,870

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270.3S4

54,344 104,659 1 Í8 .S14 177,408 204,723 209,185

84.348 75,343 40.841

2005 2006 2007 2008

^ Legal persons

2009 2010 2011 2012

Individuáis

2013 2014

Taxpayers wíth FIEL (Advanced Digital Signature) 2004-May 2014

900 OOO

««.ooo

700.000

600.000

soo.ooo

400.000

MO.OOO

200 OOD

100000

2004 2005 2006 2007 2008 2009 3010 2011 2012 3013 2014

I Ind iv iduáis .L e g a l e n t ll l í 'S

Both th e passw ord and th e digital signatura a re m an d ato ry references for filing

notices. ta x returns. clarification requests . am ong o thers, w ith th e SAT.

M ain developm ents w ith online registration

The following diagram shows the developments and advantages of the services related lo the regislry of taxpayers:

In papcr Online

Registration in paper with forms acquired in stationery stores.

Printers authorized by the SAT printed the official forms.

Electronic forms.

The taxpayer had to visit the tax collecting office to register. Registration is made thnaugh the Internet.

Service response times could last more than a day. Response times are reduced.

The registration with the RFC without tax obligations is immediate.

Update notices to the RFC are immedíate.

The taxpayer had to fill nine attachments to the registration for to determine the tax obligations.

Obligations are automatically assigned according to the information provided by che taxpayer in his answers in the corresponding questionnaire app. '

The validation of the information contained in the official documents, such as the population registry, submitted by the taxpayer as requirements for ¡ts registration with the RFC was compiex.

Information is validated online with public institutions responsible for population registries.

Information processing oniy allowed the Identification of salaried persons with the information submitted by the employer.

As part of the information entered in the registry. the relations that a taxpayer has with others is identified and recorded. with which | roles and relations are established.

It was required for the taxpayer to have knowiedge of the tax ' To determine the obligations, the taxpayer has to answer a obligations he had ta comply with. which caused confusion and affected ' questionnaire about the economic activities he performs, with their the Regiscry when the taxpayer's real activities did not match the ones characteristics. recorded.

Inter-institutional agreements were made to reduce the steps for The promotion of business initiatives was hindered by the amount of organizing legal persons. governmental requests to organize a lega! person; among them theregistration with the RFC. Legal persons register before notaries and obtain their final Tax

Identification Card and the Obligations Manual upon their formation.

Partners or shareholders could not register before notaries public. Partners and shareholders of legal persons who organize before anotary public. and those that engage in the transfer of real property before a notary public, may register before a notary public.

A certifícate of registration with the active obligations was delivered to the taxpayer.

The Obligations Manual, which includes tax regimes, tax obligations, and specific due dates, is delivered to the taxpayer.

The Tax Identification Card or, where appropriate, the Registry Certifícate with the RFC, is delivered immediately.

5 7

I

Taxpayer identification

The taxpayer identification service, which starts wiih the registration and the update of information in the Registry, answers the followingquestions: W ho is the taxpayer? W here does the taxpayer carry out his economic activities? W hat does the taxpayer engage in to obtain income? How must the taxpayer comply with his tax obligations? With whom does the taxpayer relate with when carrying out his economic activities?

Therefore, the Federal Taxpayers’ Registry is an efficient control mechanism and also an input for formulating indicators. Its information serves as a basis to establish inspection programs and verification activities, or to estímate the effect of a tax incentive or increase in the tax collection, as well as to produce macroeconomic information relating to the income level or num ber of persons that engage in any trade or economic geographic distribution, among many other possibilities.

At February 2014, the Federal Taxpayers’ Registry is comprised as follov rs:

y- A s p a r to fp ro m o tin g b u s in e s s . y '' legal en titie s m ay reg ister v/ith

/ th e Federal Taxpayers' Registry / th rough a n o ta ry public, legal

figure before vi/hich they are

organized w ith th e form alities

s e t fo rth by M exican laws on

such m a tte rs ; for such effec ts, no ta rles w ere conferred

v^ith th e n ecessary supplies and access to th e tax ing

au th o rity ’s sy s tem s so th a t legal en titie s can be organized and reg istered with th e RFC in one single procedure. This

enab les com panies to s ta r t their activities and issue

Invoices im m ediately upon the ir organization.

The Federal Taxpayers’ Registry is the most important registry in México, and it can be defined as a management and control tool to monitor and enforce compliance v/ith tax obligations; it is such a broad database that it requires a technological platform capable of supporting its related services.

At March 2014, the RFC’s registry has a universe of 48,873,528 taxpayers, of which 87.5% are active, that is, they are fully identified taxpayers, and 12.5% are taxpayers that are suspended or have been cancelled in the registry, 14 procedures and services associated with the registration have been simpliñed, and tax characteristics of the taxpayers have been updated. Additionally, actions are taken to facilítate the taxpayer’s coexistence vvdth the customer service systems that the SAT puts at their disposal in its Website.

Electronic invoices and taxpayer identification

Both invoices and the Federal Taxpayers’ Registry are information flows for the taxing authority. Upon registration with the registry, an electronic file is crealed for the taxpayer with his information linked to the tax obligations; among others, where appropriate, the obligalion to issue electronic

In order for the issuer’s information recorded in e-invoices to be valid, the same musí coincide with his information at the Federal Taxpayers’ Registry. The taxing authority may request information for his registration or to update information, and register those who, pursuant to tax regulations, must be registered and do not comply with this requirement, situation exemplified when the issuance of an invoice to a person who is not registered with the Federal Taxpayers’ Registry is detected during the processing of information.

All information received by the tax administration is compared to establish a better control and monitor of the taxpayers’ obligations, which allows a more efficient tax collection function of the institution.

ssuance or e-invoicesThe second stage of ihe taxpayer cycle is the issuance of invoices, which is acquiring greater significance as it represents an efficient input of information for the tax adm inistraiion’s processes and functions.

The background o f p aper invoices

d a te s back to th e Colonial Period.

Tax policies w ere decisive since

th e XVI century and gained ¡m portance during th e XVII

century.

In the XVII century, tax collection included a series of figures, from Indians to Novohispanic authorities. These authorities, in turn, delivered their tributes to Spanish officials, chief magistrates, mayors, or subdelegates, or sometimes directly to the officials of the Royal Treasury. O n occasions, printed or hand-w ritten receipts were issued with the ñam e of the payar, date, and signature of the governor. These types of receipts started being used also to keep control of traded goods and the pass-through of taxes, callad alcabalas (sales taxes), which were dem anded since 1563, although only in some districts.

The Bourbon Reforms of 1700, introduced by the Bourbons in the territory of New Spain, resulted in the regulation and increase of taxes on trade; the most im portant were those known as alcabalas. The alcabala was charged for an extensive majority of commercial transactions, similar to our modern valué added tax, and for that end, commercial transactions were recorded in books called alcabala accounting books

So, it can be observed that the tax on alcabalas as a fiscal measure required the creation of a tax receipt, whose commercial nature prevails nowadays. A clear example of the use of an invoice for purposes of the applicaiion of such tax dates back to January 1779:

We receivc 30 pesos, and tomines, 3 grains paid by Mr. Francisco Cabezón, for the Roya! right of the Alcabala on the principal of 513 pesos for the valué of 3 boxes of effects from China, received by driver Juan Garcia, as evidenced in the bilí Ipredecessor of the current waybill), and invoice that we under this number.

LIBRO R EA U* « h* tmmttitm k Rmí4b AkaMM ^ fm

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[First image: Document issued by the General Directorate of Customs in favor of a man in charge of the collection of the alcabalas. Second image: Record of alcabalas received.]

At the end of thc XVIII century, alcabalas and pulques (tax charged on alcoholic beverages) produced jointly 24% of ihc total taxes coliected in the Viceroyalty. These taxes and records continued to be used until the Porfirio Diaz period.

W ilh the Stamp Act dated February 1, 1873, these taxes started being imposed on commercial activities and consumption; itshasis was that the resources necessary to bear the increase of the federal expense had lo come for the consumption expansión, which indirectly measured the increase in income.

The chief adm inistrator in México City distributed tax stamps to the states and territories, which in turn distributed them to their respective cities and im portant populatlons where they would be regionally overprlnted with the ñame of the locality.

The law authorized the taxing authority to check the docum cntation of the taxpayers to verify the veracity o f the reported transactions. The inspection Service of the Ministry o f Finance w as in charge of the control of this procedure. The Stamp Administrator authorized the inspection and had to oversee that the inspector was accompanied by one witness. ® Next, the visitor requested the intcrested party the presentation of the following: the sales receipt book, the invoice book, and cash receipts, being authorized to request other documents. Immediately, the inspector would compare the valué of the stamps used in the two-m onth period with the valué resulting from the books of the establishment, with respect to the sales verified in the same period.

The following are examples of invoices used from 1873 to the disappearance of the stamp tax in 1979. These invoices did not brcakdown the tax information of the taxpayers; they oniy mentioned the commercial activity performed and recorded consumption.

Macado Pino Suárez. ^' t í/irrtem el p o ^ U a tr / fo r t k / a ik r d t l p m ta te (meato:

SAiwo .... .OEC i 3 lütf

Hermoulh. __ A ¡916.

M

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W h c O i t i f v W itt letto M h j4 o ¿ d e , di 19_

IV.*'

[ I m a g e s o f a r e n t receipts.]

These invoice forms prevailed until 1979. On December 31, 1979, a new Internal Regulation of the Ministry of Finance and Public Credit (Secretaría de Fiacienda y Crédito Público) was published, new laws were enacted, such as reforms to the General Law of Credit Institutions and Auxiliary Organizations (Ley General de Instituciones de Crédito y Organizaciones Auxiliares) and the Valué Added Tax Law, among others. The conceptual basis and reference framework of this stage of the tax administration was the Federal Taxpayers’ Registry. It covered the identifícation and registration, to the attainm ent of the compliance w ith the tax obligations. From that moment, a great change occurs from an “administration by taxes” to an “administration by functions”, based on what was called a “Comprehensive Tax Collection Model”. This reform marks the change in the invoice forms with the requirements we presently know and the breakdown of taxes.

The evolution of the invoice is due to the taxing authority’s efforts to have a reliable mechanism that accounts for the transactions that are carried out daily as part of the economic activities, and that identifies their parties (issuer and recipient) with the compliance of tax obligations.

The concept of the invoice arises from tax regulations as a control mechanism that would provide elements to monitor compliance. Its origin is found in the issuance of documents that formed part of commercial transactions or the previsión of a Service, such as the commercial invoice, adopted in the tax legislation with fiscal requirements and purpose that it would serve to verify the expenses and income stated by the taxpayers.

However, the commercial invoice per se was not a guaranty sign, since it could be used as an expense receipt in endless transactions, which put the tax collection authority in a disadvantage by not having reliable elements that identified noncompliance. This low-risk situation for the application of sanctions was seen by some taxpayers as an opportunity to buy invoices, with registries and ñames of fake issuers, which is physically known as transaction simulation, situation that damaged the national economy and resulted in large amounts of credit balances.

Murguía Rojas. Rodolfo ‘The audít in the dkutorship of Porfirio Díaz", Electronic Journal UNIVA (unlva.mx/nS7/Art.Mungu%C3%Ada]

Having as a purpose the gencration of a bigger risk percepiion among taxpayers, fiscal requirements were incremented each year. This measure, far from simplifying the issuance of invoices, coniributed to the increase of fake invoices, and greater difficuhy for the authority rcgarding inspection and audit tasks.

Third party role, p rin te r of invoices (paper schemc) .

W ithout having to recur to an ín-depth assessment, it could be anticipated that there was a lot to do regarding invoices; control devices that associated their issuance with an approval act of the authority were required, henee the need to involve a third party in the invoicing process to particípate in the control of the invoices that w ere being issued was proposed. In this regard, agreements were made with the taxpayer sector engaged in the printing of forms so that through an authorization from the taxing authority and by complying with somc fiscal requirements, printers could offer the sales Service of invoice forms. Such invoices were assigned a folio prevlously requested by the printer and approved by the SAT. The assignment of folios was made through an electronic system called Comprehensive Tax Verification System.

The authorized printer would deliver on a biannual basis a report o f the printed folios per taxpayer and, at the same time, the issuer-taxpayer had to inform which folios had been used and which had been cancclled. Unquestionably, this turncd into hugc quantities of paper that the taxing authority had to manage, bcsides resolving operating difficulties for authorizing printers, controlling foHos, and for the authority’s audits on the returns filed by the taxpayers.

Printer w as en tru s ted w/ith part o f th e responsibility for issuing

invoices and to g ran t som e

legal ce rta in ty to th e taxpayer

th e printer had to com ply with

several requirem ents.

The following are some of the requirements that printers had toprove:

a) File an application with the taxing authority.

b) Be in good standing in iheir tax obligations and pay taxes on the commercial activity

c) Prove that they had the machinery, necessary equipm ent to print invoices, and Computer equipment for using the control system for authorized printers, by means of a certified copy of the document that evidenced their property or legal possession.

d) Also, printers had to declare under oath that they had an account to access the Internet and that the printing machinery and equipm ent was located at the domicile for tax purposes where the invoices were being printed.

There were big difficulties regarding the issuance of the invoices. The first thing the taxpayer had to do was contact an authorized printer and request the production of invoices (tax receipts), for which the taxpayer had to deliver the following Information and documentation:

• Ñame. If the taxpayer was a legal entity, it had to deliver a power of attorney and docum ents that evidenced the legal capacity o f the attorney-in-fact.

• Taxpayer’s registry code.

• Domicile.

• Image of the Tax Identification Card.

• For each order for the printing of invoices, an application signed by the taxpayer or by his attorney-in-fact declaring under oath the following:

a) Ñame, corporate ñam e, or business ñame.

b) Domicile of tax purposes of the taxpayer.

c) Date of the request.

d) Series (if a single series, it had to be expressly indicated).

e) Number of folios corresponding to the invoices requested and. where appropriate, the domicile o f the corresponding establishment or establishments.

D The numbers of the unused and cancelled invoice folios given the expiration of the validity period of the prior printing batch.

• Copy of the taxpayer’s identification.

Al the time of the transaction that originated the invoice, the issuer had to deliver an original printout to the recipient

(persons acquiring the Service or product) and keep a copy that had lo be filed as part of th e taxpayer’s accounting and for possible au thority audits.

This s ta g e w as defined by th e use of paper and by th e g rea t

num ber o f p rocedures for prin ters

and for tax p ay e rs th a t w ere

obligated to issue invoices.

Risk perception w as practically non -ex isten t sin audits and

inspections did n o t have th e

sufficient elem ents.

In the last stage of paper invoices, the requirements were so vast that only an expert on the subject could define if the invoice was tax deductible. Among the requirements for invoices, the following can be mentioned:

1. Printed ñame, corporate ñame, or busíness ñam e, domicile for tax purposes, and Federal Taxpayers’ Registry codeof the issuer. If more there was more than one store or establishment, the domicile of the store or establishment where the invoices were being issued had to be indicated.

2. Date and place of issuance.

3. Federal Taxpayers’ Registry code of the person the invoice was being issued for.

4. Q uantity and ciass of goods or description of the service covered.

5. Unit valué in numbers and total am ount in numbers or letters, as well as the am ount of the taxes that had to be pass- ihrough in term s of the tax regulations, if any.

6. Number and date of the customs document, as well as the customs where the import was made, on first-hand sales of import goods.

7. Printing date and Identification information of the authorized printer.

8. Validity period of the invoice.

It is enough to describe the complexity of the requirements only with respect to the printing of the Tax Identification Card, which had to be printed with certain characteristics on the invoices; for example, it had to be reproduced in 2.7S cm x 5 cm with a resolution of 133 lines/1200 dpi; no notes could be made on the card that prevented its lecture.

The tax verification process in our country was supported by the use of printed paper, and companies and taxpayers invested pan of their resources in printing services, distribution and control of printed forms, review, shipm ent, verification of requirements. corrections, and reissuance, as well as storage and organization of paper.

On its part, SAT had Insufficient

e lem en ts to avoid th e unauthorized reproduction of

printed invoices.

For many years, printing invoices and tax receipts was the way to have a better control of the expenses made by the taxpayers, but it also entailed complexities: it represented a big expense on printing, generated numerous physical files, and led to bad practices that brought about frauds to the local and federal taxing authorities.

M odernization begins

The idea of transforming the formalities related lo invoices coniinued to prevalí al the SAT, both for the printers and for the taxpayers, while an in-depth transformatlon that involved modernizing systems and services taking advantage of the benefits offered by technology was being developed.

Thus, a new stage in the invoicing process begins, and the use of technology to simplify the invoicing process is planned. Al ihe Mexican Taxing Authority, an interdisciplinary, regulatory, and developer of technological solutions dedicated to promoting the Tax Verification Modernization Program work group was formed, whose purpose consisted in generating, processing, transm itting, and protecting digital tax documents; that is, electronic files.

The task was complicated since in addition to the implications of the technological development, the regulatory framework had to be adjusted to; establish the obligation to issue digital invoices, define the requirements, standards, and technical specifications to start using electronic invoices (CFD, for iis acronym in Spanish: comprobantes fiscales digitales).

‘X T -

By m id-2004 , th e SAT

developed th e digital tax

verification schem e a s an

alternative to th e paper schem e.

This tu rn ad México into th e

second country in th e American

con tinen t to develop an electronic

invoicing model.

CFDCom probantes

The tax verification scheme changes radically regarding its concept and, for taxpayers to get familiarizad with its use, a gradual application process was planned, henee in the beginning it was optional:

Taxpayers had to have the following inputs to issue invoices:

• Digital signaiure.

The taxpayer could request onlinc at the SAT’s Internet Website with his digital signature the series and folios he needed to record on the invoices.

♦ Request a digital seal certifícate (certificado de sello digital).^

The digital seal certifícate is oblaincd at the SAT’s Website. Digital seal certificates are digital signaturas for a specific use, racognized to sign or stamp electronic invoices.

Taxpayers could issue invoices with their own means; that is, they could use an electronic service that made xml files, assign folios, stamp with their digital seal certifícales, and prepare the monthly report of folios used, being responsiblc for the operation and management of the system. The taxpayer‘s electronic system had to electronically and automatically record the date and hour (m inute and second) of the making of the invoice, prevent duplicity, and guarantee that the approval number, year of the request, folios, and series, if any, corresponded to tha ones given by the taxing authority. Once the xml file (file that backs up the invoice) was made, it was stamped by the taxpayer with his digital seal certificate and put at the disposal of the recipiant, or delivercd in printed form.

Taxpayers could also turn to the services of an electronic invoice authorized provider to assist in the preparation and issuance of invoices in digital files. The providers ara companies dedicated to offering technological solutions, which resulted of great usefulness in inducing taxpayers in the use of technological means.

A Electronic invoice au thorizedproviders are included in th e

invoicing process. T hese providers

a re third parties th a t facilítate

th e issuance of invoices by

offering basic services for

generating and stam p ing electronic

files. Their participation p rom otes

com pliance and s tren g th en s th e

digital schem e. The issuer-au thorized th ird party-recip ient

relation is established.

In order to grant legal certainty and Inform ation confidentiahty of the taxpayer, authorized providers had to guarantee that they had the necessary technological infrastructure to make the digital invoices, control the folios and manage the digital seal certificates, keep copy of the invoices and provide tools for their consultatlon and management, as well as to deliver to the taxpayer the monthly repon to send to the SAT, and make available the electronic file for its keeping and delivery to the recipient.

The incorporation of this figure to the verification process simplified the issuance of digital invoices to taxpayers with little technological management capacity and facilitated the electronic consultation by the authority of the Information of the folios and Information of the issuer included in the corresponding invoices. W ith respect to person participating in the verification process, the figure of the authorized provider substitutes the authorized printer. The issuer- third authorized party-recipient relation is established.

This phase of the tax verification process can be referred to as semiautomatic, as folios continuad to be managed by the issuer-taxpayer and, where appropriate, through the authorized providers. The taxing authority had the Information at its disposal at the end of the month, wiih the delivery of the Information (folio reports) in electronic files that the taxpayer or authorized provider sent through the Internet to the SAT.

Moreover, it reduced the issuance margin o f invoices with fake taxpayer registries, since the registries of the taxpayers could be validated in an electronic file with Information of the taxpayers’ certificates under the applicable regime for the issuance of digital invoices.

Advanced digital signature certificate for a specific use lo stamp invoices.

Even wiih the limitations presentcd by thc scmiaulomatic scheme, the advances werc significant since rhe change from papcr to an clecironic file favored the assigning of security features ihat paper invoices could not offcr to the taxpayers; in this regard, an invoice in an electronic file has the following charactcristics:

Complete. The In fo rm a tio n in the invoice is protected and cannot be manipulated or modified without being undetected.

Genuine. The identity of the issuer of the invoice can be verified.

No repudicition. A taxpayer who issues an e-invoice cannot deny making it.

Unique. Because of the folio, approval number, and digital seal.

At the same time, new criteria were established to strengthen the digital tax verification scheme:

• The use of an advanced digital signature becomes mandatory for new' invoicing schemes, vk'hether digitally or in paper.

• E-invoices are reinforced with the addition of the certification.

• It was established that the e-voice have the same effects and scope of a printed invoice.

The following rabie shows the differences with respect to the security elements of a printed and a digital invoice.

Paper invoice

Tax Identification Card.

Information of the authorized printer.

Legend: “The unauthorized reproduction of this invoice constitutes a crime under tax regulations'

issuance date.

E-invoíce

Taxpayer’s digital seal.

Original string (only in the printed representation).

Digital seal certifícate series.

Issuance date and hour.

Compliance with the technological standard.

This phase o f the tax verification process practically included from 200S lo 2013, alternating with the paper verification scheme, to which some improvements were made aithough without any substantial change. As from 2010, a figure was included to paper invoices, which could still be printed but with a bar code, as of result of which the issuer’s information could be verified. Taxpayers could be assured of thc authenticity and security of the invoice.

The step towards invoices ihrough the In ternet

The road was already sketched and the tax adm inistration still had problems to solve in order to make e-invoices an efficient mechanism of risk perception. since the authority could only verify with the digital verification scheme that they were related to the approval of folios. However, this scheme left technological tracks for their monitoring and for the inspection of fake invoices or transaction simulations in the médium term.

Aiming at a completely automated invoicing process, interdisciplinary works we resumed in 2009 to plan and design the new scope of the e-invoice, making the most of the progresses that were being developed on data transmission and information security.

The result of these works brought about the establishmeni of a new method for issuing invoices in 2011. The scheme brought significant changcs, aithough it maintained some features of thc operation of the electronic invoice, like reducing the number of fiscal requirements established in several laws, and gave rise to the elimination of 132 requirements; only 27 mandatory requirements remained.

The e-invoice schem e is

im plem ented th rough th e

In ternet and fiscal

requirem ents are reduced from 132 to 27.

The foUowing are the inputs needed by the taxpayer to issue invoices online:

1. An advanced digital signature.

2. A digital seal certifícate.

3. W here appropriate, hiring an invoice certification authorized provider or scnding to the SAT the electronic files for their certification or stamping (timbrado) with the SAT’s free tool.

4. An application that croatas xml files; that is, an electronic system to Issue e-invoices online.

The steps to issue e-invoices (electronic invoices through the Internet) are very simple: if the taxpayer decides to issue invoices w'ith the SAT’s free tool, the taxpayer only has to create the xml file, record the contcnts and information required by tax regulations, stamp the file w ith his digital seal certificate, and send it to the SAT for the validation of ihe requircments and tcchnical specifications, folio assignment, and stamping wfith the institution’s certificate.

If the taxpayer hires the services of an authorized provider, he only has to send the xml file with his seal so that the provider can valídate, assign a folio, and stamp with ihe SAT’s digital seal certificate.

E-invoice certification servicc providcrs

The changes in the method of issuing invoices also affecled invoice service providers; prcsently, they are e-invoice certification service providers that offer complete and thorough services. according to the new technological requirements of the SAT. A broadcr scope was given to the provision of their Services so as to complete the invoice issuance cycle of their clients.

The e-invoicing scheme strengthens third party duties

so that they can stamp invoices with the taxing authority's

digital seal certificate.

The following basic services are offered free of charge by e-invoice providers in 2014:

• Validation of technical specifications and requirements set forth in tax regulations.

• Assignment of folios.

■ Incorporation of the SAT’s digital seal.

Besides offering supplementary or complementary services that simplify the issuance of e-invoices, such as creating the xml file or storing the electronic files, among others.

Currently, there are 77 companies that are providers authorized by the SAT. These companies have to prove and comply with legal requirements, in addition to allowing technical audits that ensure the operating and infrastructure security of the organization. Then, ihey must evidence that they are complying with the applicable obligations. Regarding information confidentiality, they are obligated to guarantee the protection of the information of the persons and iheir right to informalional self-determination; therefore, they must also allow the implementation of reliability assessments to their personnel.’

A company has to meet the following requirements to be an e-invoice provider:

• It must have a minimum capital stock of 10 million pesos.

• It must provide a guarantee of 10 million pesos to cover the payment of any damages caused to the taxing auihority or third party.

• Technological requirements and information security.

• Free app to creaie e-invoices.

• Provide the service directly.

• If it provides complementary services to the authorization, it must specify such situation and indicate clearly and transparently what such services refer to.

• Audit its financial statements.

The figure of the provider is significant given it facilítales the issuance process of invoices and assists the taxpayer in the complíance of his obligations, besides solving infrastructure and technological problems that arise in the operation.

I

In Mexko. personal data protection is regulated by the Federal Law for the Protection of Perwnal Data (Ley Federal de Protección de Datos Personales), whose purpose is protecting the privacy of persons with respect to the treatment of their personal information by others. This law recognizes the legality and conMentiality principies that must prevaM in the handkng and flow of Information provided by persons in their capacity of clients when hiring any type of service or as workers at their woricplace. among other aspects, and establishes sanctions for the violation of the information wilhout the owner's consent.

SAT’s free Service for issuing c-invoices

Presently, the invoicing process is very quick; it is carried out through the SAT’s Internet Website, thereby opiimizing times and extending benefits to the citizens, the tax administration. and the environm cnt by reducing the big volumes o í paper that were used in prior schemes.

Issuing an e-invoice through the Internet is accessible for all taxpayers. Issuance costs represen! a very low percentage in relation to the advantages and savings that a business, a small business, or a taxpayer (individual) can have. O n its part, Mexican Tax Administration has made available a free tool that can be used by any taxpayer to íssue e-invoices, whose use does not require bread Computer knowledge. SAT’s free tool can create the electronic file to stamp it w'ith the taxpayer’s certifícate, and sent it to the SAT for its validation (requirem ents and technical specifications), assignment of folio, and stamping v/ith the institution’s certifícale.

As from 2014, for low economic capacity taxpayers (annual income up to two mülion pesos), the taxing authority made available at its Website the free app My accounts, through which receipts can be created for income they receive Vk'ith the same effects as an e-invoice.

My accoun ts app is used to issue

invoices for tax p ay e rs who perform business activities,

bu t w ho have a low econom ic

capacity.

M exican Tax Adm inistration

o ffers services for th e creation

of electronic files, validation, and s tam ping through its In ternet

W ebsite. th e free tool,

available, and useful for all ty p es

o f taxpayers.

Likewise, the tax adm inistration has developed electronic services that allow taxpayers to consult and verify e-invoices. As from January 2010, the following electronic services were relcased at the SAT’s Internet Website:

• Validation of the characteristics (structure and syntax of e-invoices issued or received).

• Verification of the authenticity of folios and series used.

• Verification of the validity period of the digital seal certificates used to sign the e-invoice.

In this respect, verifying the authenticity of e-invoices is not just a privilege of the authority, as the same taxpayers can verify that the invoices issued in their favor are authentic; taxpayers can even print the e-invoices or download the xml files.

This scheme, which gradually and optionally begins in 2011 for some taxpayer sectors, is Consolidated in 2014 when the obligation to issue e-invoices is generalized for all taxpayers as the only schem e recognized by tax regulations. Every invoice is issued in an electronic file whose format allows recording structured Inform ation by labels, which are digitally stamped with the taxpayer’s certifícate.

A dvantages of e-invoices

The advantages of e-invoices are very valuable for both the taxpayers (issuer and reclpient) and the authority, which can be observad in the follov^ing table;

Prínted Invoice

Processes

E-ínvoice

Inefficient processes with actívities that create no valué:

• Review.

• Entry o f documents.

• Authorization signatures.

• Additional personnel required.

* Processes with additional administrative burden due to legal certainty (document validi-ty).

• A previous step is required to request the approval of folios to the 5AT.

Efficient processes without additional activities:

• Automated processing of data.

• Electronic stamping by system s that do not require personnel or supervisión.

• Possibility of communication between issuer and recipient systems.

• Process time reduction.

• Processes with legal certainty by using mecha- nisms that allow guaranteeing the validrty, coherence, no repudiation, and authenticity of Information and its sources.

• It is not necessary to request the approval o f folios.

• Transactions supported with false invoices. (deductions backed with false invoices: 13,800 míllion for ñscal years 2006 and 2007).

• Companies engaged in the reproduction, for- gery. and ¡Ilegal commercialization of invoices.

• The compliance with the requírements of the invoice was under the control of the issuer and his capacity or will to understand and compiy.

•Completeness and authenticity of Information with the use of digital certificates information encryption, electronic stamps

• Contributes to fraud reduction and the disa- ppearance of the ¡Ilegal market.

• The certification process considers the previous step of validating the requirements and structu- re of the e-invoice to certify exclustvely those that comply with the standard.

Com pliance

• Dífficulty controlling and tracking Invoices.

• Excessive Controls on taxpayers to reduce tax evasión and fraud.

• The authority oniy has information relatirg to approved folios.

• Transparency of business transactions that provides visibllity of what is soid and bought.

• Simplification of ta x obligations.

• Availability of complete information of issued invoices.

C o sts y savings

• Related costs: special paper (carbón paper), authorized printer, courier services. manpower, and physical spaces designated for their stora-ge-

• The estimated unit cost per invoice is 12.50 dollars.(Unit cost: issuance cost plus distributíon cost plus storage cost plus cost of receipt and pay- ment).

• Excessive paper consumption (it is necessary to cut between 50 to 60 trees for each millíon prínted invoices).

• Reduction of costs for companies.

• Reduction of costs by eliminating the need of physical places for storage.

> 123.50 million pesos ín costs are avoided for each million invoices.(it is estimated that up to 2 ,400 paper invoices can circuíate in one single year)

•The estimated unit cost per invoice is 2.62 doliars.

• Cases have been documented with a three-month term Investment Return.

• Decrease in paper consumption that helps preserve the environment.

• Increase of socially responsible companies.

I

The issuance of e-invoices has streamlined adminisirative procedures and reduced costs generated from issuing and storing printed papcr documents.

E-invoices diversify

The range of invoices has diversified. Today, any document that records a tax withholding has to have the form of a digital docum ent. Such is the case of pay slips that until 2013 employers delivored to their workers on papar, which recorded the am ount of ihe income tax withheld to the worker. As from 2014, wage and salary pay slips are e-invoices that combine fiscal requirements and requirements provided by labor regulations.

One more example is the withholding record and the bank statements of account issued to taxpayers for acts involving a tax withholding, which must be electronic files created as digital documents.

Inform ation recorded in

e-invoices ís sto red in th e

d a tab a se , which opens num erous

possibilities for aud it p rocesses

and suppo rts an efficient

and correc t u se and aud it o f th e Inform ation provided by

th e taxpayers, since th e y allow

th e identification o f irregularities d irected a t evading or com m itting fraud; it can aiso be

determ ined If th e tax p ay er has complied, tim ely, with his

ta x obligations.

C ontribiition of e-invoices in SAT’s inspections

The electronic file of the e-invoice feeds automatically the accounting records in the line Ítems of income received, investments, and expenses, as well as withholdíngs and accrediting of taxes paid. E-invoices reflect taxpayers’ accounting.''

Just as invoices are a flow of information for taxpayers’ accounting, for the SAT they represent a means that provides automated information about the activities of the taxpayers and related third parties. Once each data included in the e-invoices has been segmented, the interna) process of the substantive tax operation is fed, as well as the verification and control of obligations to identify the prnper compliance with tax obligations, and to determ ine, where appropriate, the tax liabilities of om itted obligations.

One of the advantages of e-invoices is that they automate control and obligation verification processes carried out by the taxing authority. Every data is im portant for the audit and serves the taxing account and audit departments; also, e-invoices produce legal security to formal economies by reducing risks by fraud and tax evasión by false invoices, as they incorpórate digital signatures and digital seal certificates issued by the SAT.

Information recorded in an e-invoice allows the taxing authority to anticipate and use information provided by the taxpayer before conducting an audit, which helps to make an analysis of the taxpayer’s transactions and reduces the time employed in the audits, in addition to identifying which Invoices are authentic and which cover inexistent, simulated, or illegal transactions.

E-invoice and ¡ts relation to the taxpayer cycle

A global approach of invoices gives rise to determining that it is the gear that drives the mobility of the taxpayer cycle. Most taxpayers are obligated lo issue e-invoices and the SAT receives the information automatically, which allows the verification of their income and expenses. Thus, electronic forms can be pre- filled for the filing of tax returns.

E-invoice, a form ality elem ent

T he issuance of e-invoices is also .seen as a decisivo factor for incorporating informal markets to the formal economy. As the requirement to request an invoice spreads among citizens, the uncertainty caused by informal markets will be reduced. The foregoing also purports to attend the demands of large sectors of taxpayers who, when faced with the impossibility of deducting purchases and expenses necessary to invest and increase their business, were affected in their propcrty when they could noi prove expenses made.

' Murguía Rojas, Rodolfo "The audit in the dictatorship of Porfirio Díaz". Electronic Journal UNIVA [univa.mx/n57/Art-Mungu%C3%Ada],

Additionally, the Information of e-invoices is an input that also serves other government agencies and entities of the financia! sector with which the tax adm inistration maintains ccmmunication and shares information to find possible acts of corruption.

E-invoice in num bers

• The num ber of invoices and receipis issued daily is approximately 13 million.

• Up to December 2013, a total of 222,614 taxpayers obtained the approval to issue e-invoices. By 2014, the scheme adopts a migration approach to invoices online; 178,321 taxpayers have migrated to this scheme and, until May, 44,293 are yet to migrate.

En total, up lo May 2014:

• 11,806,527,488 invoices have been issued:

o 4,579,926,804 e-invoices online.

o 7,226,600,684 e-invoices.

• The SAT has 77 e-invoice providers, which have served 3,286,544 taxpayers and Issued 4,561,121,032 e-invoices online.

• 18,258,366 e-invoices have been created online with the SAT’s free tool.

Digital Seal Certificates Created 2005 - May 2014

6 9 >

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900.000

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700000

600.000

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200S 200« 2007 2008 2009 2 0 1 0 2011 2012 2013 2014

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

E-invoices and E-ínvoíces oniíne 2005 - May 2014

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Although migrating from paper invoices to electronic invoices has nol been easy and ihe aulhority has made progress gradually, the electronic invoice scheme ts recognized by the citizens for the benefits it entails and resistance to use them is decreasing.

Today, ads can be seen in different prívale websites regarding the significant progress that the Mexican Taxing Authorization has made in the development of the electronic invoice scheme, which allows a better control for both the taxing authority and the taxpayer. E-invoicing can now be made in a very simple and completely controlled manner, give notices of the transactions to the SAT, and thereby faciliiate the accounting of companies and individuáis.

ectronic AccountingKeeping accounting records is the next stage of ihe taxpayer cycle. Not only is it a tax obligation, but also a practice that results greatly useful for laxpayers making decisions with respect to their financial position. Accounting provides Information about the financial position of the company or business of a taxpayer, such as its liquidity level and the profitability or profit it is generating.

For some time now, recording accounts is an obligation fiscal in nature; its origin dates back to the Decree dated April 30, 1959 whereby the inspection, investigation, and monitoring of the taxpayers” compliance w ith tax obligations was established; among them , accounting.

The Decree introduces the filing and dehvery to the taxing authority of the accounting records and entries (repon) for tax purposes, m andatory for taxpayers with income greater than 10,000 million pesos and optional for the rest of the cases.In this regard, public accountants were authorized to prepare reports on the financial statem ents of the taxpayers and to keep the record and control.

The public accountant had to be registered with the taxing authorities. This registry was only obtained by persons of Mexican nationality w ith a public accountant degree registered with the D epartm ent of Public Education (Secretaría de Educación Pública), who were members of a school of accountants acknowledged by said Department.

W here the public accountant did not comply with tax regulations, the taxing authority, prior a hearing, suspended his registry up to three years. If the public accountant did not comply again, or if the accountant engaged in the commission of a crime fiscal in nature. his registry was cancelled permanently. In these cases, written notice was given immediatcly to the professional school and, where appropriate, the Federation o f Professional Schools.

Accounting docum entation and docum ents suppiementary to the report, originally delivered in paper, were substituted for magnetic means at the end of the 1980s; as from 2002, such accounting backup is sent online to the taxing authority.

The effect produced by the use of lechnology in business relations and in the exchange of goods and services has imposed on the companies greater demands to increase their Service levels and the quality of their products, and to manage their financial and hum an resources focused on positioning

and remaining in the business market. The establishment o f better financial C ontrols that provide a growth projection in an increasingly competitive market rendered in the use o f accounting records in eíectronic means. Therefore, on the one hand, eíectronic accounting arises from the taxpayer’s own needs as a solution to streamline his business and make correct and opportune financial decisions.

O n the other hand, there is demand to use strategies that provide technological solutions lo businesses, which caused the emergence of consortiums dedicated to Computer system engineering, which have developed software and programs for recording accounts and managing financial resources, for both big companies and small entrepreneurs, situation that favored the regulation in tax provisions regarding the use of eíectronic accounting by defining the technological parameters and criteria to carry it out and the recognition o f accounting systems as elem ents of proof of the compliance with tax obligations.

Throughout time, tax normativity has recognized the use of eíectronic systems as means that simplify the record of the taxpayer’s accounting information, but at the beginning of their regulation, it was established merely as an option for the taxpayer. However, as from 2014 it is an obligation to record accounting inform ation in eíectronic means. Although a significan! num ber of taxpayers keep their accounting in systems and are famiiiarized with the use of technology, by fiscal year 2014 the obligation is widespread and the forms, means, standards, and eíectronic requirements are set forth for their performance and sending to the SAT. This new regulation will become effective gradually and by taxpayer segments.

7 1

As from 2014, recording accounting records in eíectronic means is established in tax

regulations.

In order to standardize, define criteria and the meihodology for thc tax adm inistration’s inspections, tax regulations establish ihe m anner in which thc taxpayer has to record its accounting. As to the qualitative aspccl, the accounting must be analytical; henee it must differentiatc each transaction or fiscal act in a well-informed way. The way in which the accounting is recorded must favor inspection and audit processes. reduce the exhaustive burden in inspection processes to dedicare time lo identifying and correlating docum ents that evidence the expenses and income stated by the taxpayer in his tax returns. As to the quantitative aspect, the definilions refer lo the forms and means of sending Information to the taxing authority, which must be sent periodically in electronic files through the SAT’s Internet Website.

The taxpayer's accounting electronic files must allow the

Identification of each transaction. act. or activity and their characteristics, relating them

to the folios assigned to the invoices or to the supporting

documentation.

A ccounting integration

Accounting, for tax purposes, consists of the books, systems and accounting records, statem ents of account, special accounts, corporate books and records, inventory control, and assessment m ethod, in addilion to the supporting docum entation of the corresponding entries, as well as the docum entation and Information relating to the compUancc with tax regulations that evidencc income and deductions. This Information, fiscal in nature, must be recorded in electronic files that the taxpayer must send through the Digital Tax Inbox'’ to the Mexican Taxing Authority.

Taxpayers who keep their accounting records must use electronic systems that have the capacity of creating files in xml format. These files will be sent on a monthly basis through the Digital Tax Inbox and m ust include:

• Account cataiog.

• Verification balance sheet.

• Information of policies produced.

In the event that the files sent to the taxing authority have Computer errors that obstruct their reading, the authority will send a notice through the Digital Tax Inbox for the taxpayer to resend the files corrected within three days. In this way, the taxpayer has options to corred his accounting without thereby setting off the taxing authority’s verification powers.

n accounting, electronic files will be an input of Information for

the tax administration that will give rise to monitoring and vehfying the compliance with the tax

obligations in a preventive manner. and for self-correcting or

adjusting the taxpayer's Information.

Accounting records in the My accounts system

Then again, as of January 2014 the SAT, determined on reducing the costs of compiying with the tax obligations, has made available to the taxpayers an app called My accounts, which taxpayers, individuáis with annual income not excecding two million pesos with business activities and that providc services without requiring a professional degree, m ust use for recording their business transactions:

• Entry of income and expenses, and consultations.

• Issuance, consultation, and cancellation of e-invoices.

Information generated in My accounts is the input for the integration and filing of final bimonthly tax returns.

The use of “ My Accounts” is mandatory for the aforementioned taxpayers; its use is optional for recording expenses and income for other individuáis, since the services of a provider or the SAT’s free tool must be used for issuing e-invoices.

Service that will be effective oniy for legal entities as of June 30, 2014; for natural persons, as of January 1, 2015. This digital Service will be addressed in a section of this document.

The taxpayer must identify the e-invoices that support the transactions of both verification balance sheet and Information of policies produced files. Likewise, he must identify laxes with different rates (general rale, zero rale, and exem pt) and fees. He must include his Federal Taxpayer’s Registry code in transactions executed with third parties.

Electronic communícatíon mechanism between the taxpayers and the taxing authority through wNch the taxpayer sends to the SAT appiications. requests. or compiies with require- rr>ents of the authority wrth digital documents. and where he can make consuttations regarding his fiscal situation. On its part. the authority can send specific Information to the taKpayer related to Che compliance with his tax obligations. The Digital Tax Inbox is a digital.

A ccounting integration

The Corning into effect of e-accounting is one more step of the transformation process of tax compliance in the online mode. The purpose is to define the methods and standards for delivering accounting information, seeking to simplify and facilítate compliance. ’l'he modernization of accounting records in digital systems does not represent a probiem for the taxpayer; rather, it is a benefit given that by standardizing and spreading the use of the systems for recording the accounting, the taxpayer only has to adjust his information to the SAT’s parameters and criteria in the systems he already uses. Henee the taxpayer can comply correctly w ith his tax obligations.

The use of e-accounting represents savings in the

generation, storage, and management of documents; it ellminates resources used

for paper, and streamlines the management of electronic digital

files.

Managing electronic files allows for a better control of the documents and greater inform ation confidentiality, and incorporares productivity and competitiveness prospects.At the same time, it simplifies tax compliance according to tax regulatlons and criteria assumed by the Mexican Taxing Authority; that is, it entails a proper compliance w ith tax obligations.

Accounting in paper Accounting in electronic files

• Scattered documents with information of accounting transactíons.

• Additional activities to record information,

• Information storage in paper, complex consultations of the information of the taxpayer’s business or activity.

• Processes on paper to analyze the taxpayer's information.

• Accounting Information was obtained at the closing of the year.

• Late delivery of information requested by the authority.

• Better income and investment control.

• Simplification in recording transactíons.

• Information is stored in electronic folders and files, which permits immediate searches.

• Automation in Information crossroads.

• Real-time accounting information.

• Delivery of information to the taxing authority upon request.

ax Returns and PaymentsMoving on in the taxpayer cycle, the filing of tax returns and payments is a stage of great significance for the taxing authority, as one of its purposes is achieved with the compliance with this obligation: the collection of public resources. As long as tax returns are filed, payment of the taxes determined by the laxpayer is oblained.

One of the purposes that derive from the collection function'° is to create the necessary conditions for the taxpayer to comply voluntarily with the obligation of contributing to public expenditures; therefore. the taxa adm inistration has to facility its payment in convenient and simple conditions.

The first task related to the collection function is to timely inform, in a clear and concise marnier, the formal aspects regarding the when, how, and where to comply w ith tax obligations; particularly all those referring to the payment of taxes. The foregoing gains importance since the services for filing tax returns and paying taxes must be accessible and efficient because they are the main information input of the collection process of the taxing authority.

The works to facilitare the compliance with tax obligations began strengthening since 1998, period in which a reengineering of functions was performed to transíate them into processes, with the purpose of planning new electronic services and integrating the existing ones to a new convergent scheme in which Information flowed and fed the SAT’s internal process like refund, compensation, collection, audit,, guidance, and clarification processes.

The filing of electronic tax returns begins (provisional payments)

Payment of federal taxes was made. in most cases, in printed tax forms. The filing of tax returns and payment of taxes through electronic means began in México in 2002 with a scheme in which the filing converged on four moments:

The scheme for paying taxes electronically starts in 2002. This scheme was applied for

filing provisional payments.

a) The taxpayer's information and statement of the amounts of the taxes determined, with paym ent, with credit balance, or without payment, was sent electronically through the SAT’s Website.

b) If the determination of taxes resulted in payment, the taxpayer had to indicare his information, tax concept, payment period, year, type of payment, tax payable, or balance at the email of the banks authorized to receive the payment of taxes.

c) Payment by electronic funds transfer.

d) Banks sent to the taxpayers, through the same means, the acknowledgment of receipt that contained the digital sea! that allowed the authentication of the executed transaction and, where appropriate, the payment.

To The collection function is tlie receipt of the payment derived from the execution of a fiscal act, that is. the conceniration of public resources, henee the forms used for payments andtax returns are considered a cdection function. although other functions of the tax administration particípate in the definition that establishes what such forms must include.

O ne m ore step for filing electronic tax returns (referenced paym ent)

The SAT has coniinued to reinforce ils technological plaiform and has developed new applications lo faciliiaie the taxpayer’s compliance with his tax obligations. This is how the Tax Return and Payment (referenced paym ent) Service appeared, which replaces the electronic paym ent scheme.

J TThe Tax Return and Payment

(referenced payment) Service begins in 2009.

Taxpayers file their tax returns at the SAT’s Internet Website through the referenced payment service to later pay iheir taxes at authnrized banks v/íth a payment code.

This modernices the payment of taxes as dynamic electronic forms are used in aims of simplifying the completion, which includes the option of making an automatic calculation of the tax. The taxpayer requires a bank oniy when a debit tax is delermined.

The new way of filing returns and paying taxes implied serious transformations at the SAT, as well as interaction with the taxpayer and banks since it considers the use of 100% electronic forms that include validations and arithmetic operations, as well as fcatures to select the tax, concept, periodicity, period, fiscal year, and type of return, which avoids its entry. Tax returns and payments were previously made at authorized credit institutions (banks); presently, tax returns are made at the SAT and the referenced payment at banks.

Actions of various kinds have been necessary for tax returns and electronic payment schemcs to work:

• Agreemcnts with the Mexican Bank Association (Asociación de Bancos de México) to establish new electronic schemes.

• Certification to operate the systems of 18 credit institutions, as well as personnel training.

• Design and construction of new apps for the SAT and the necessary technological infrastructure.

• Creation of a special site at the SAT’s Website with Information on this new scheme, Interactive manuals, answers to questions.

• Issuance of the normativity that supports the transactions and gives legal certainty to the taxpayers.

Training o f tax advisers of the SAT for operating the new apps.

Telephone assistance for taxpayer inquiries.

Strategic aüiances with in stitu tions and m eans of com m unication to disseminate Inform ation through the Internet and to distribute editorial material.

Dissemination in mass media, printed products, radio and televisión spots, and press inserts.

Taiks, conferences, courses, and workshops throughout the country with sectors related to tax matters.

Integration of a central area in charge o f monitoring on a daily basis the processing of the inform ation of the payments received at banks.

97% of the payments received in 2013 were made through the

Internet and 3% at a bank teller v^^lndow.

This Service b ^ a n in 2009 w ith a sm all group o f taxpayers, and o th e r k inds o f paym ents were included during 2013:

• Discharge of tax indebtedness, Catch Up (Ponte al corriente) Program (February).

• Payments for excess franchise (May).

• Income Tax Regularization Program for fiscal year 2011 (May).

• Payment of tax credits (August).

• Payment of duties, charges, and as.sessments (November).

I

J TThe filing of returns Vi/ith

referenced payment was generalized in 2014 for all

taxpayers.

During 2013, a little over one million taxpayers complied with their lax obligations through the Tax Return and Paymcni Service; more than 22 million returns and 8.5 million payments were received, which represents an increase of 125% and 130%, respecliveiy, in relation to ihat same period in 2012.

During 2014, nearly 15 million payments of provisional and final returns have been received up to May, corresponding to l .5 million taxpayers.

J F

The improvements made to DeclaraSAT in 2006 allov í filing tax returns oniine.

A password or digital signature is required to access the app.

Evolution of the year’s tax retvirn: DeclaraSAT oniine, a Consolidated effort

For filing the year’s lax returns, the SAT’s efforts began sincc 1995 with the development of a Computer program that calculated the taxes of individuáis and pre-filled the form’s fields so that the taxpayer could transfer them to the printcd form. In ihe beginning, this program w as called DecAnual (Annual Return), being one of the first automated services offered to the taxpayers by the SAT. Over time, and v^ith the intention of progressing on the simpiification of the payment of taxes, improvements to the program were made each year.It was an ongoing modernization process demanded by the taxpayers, since the filing of the year’s returns is an obligation of great importance in Mexico’s taxing authority.

This program, which helps prepare and determine the taxes of a fiscal year, is known since 2006 as DeclaraSAT oniine, as it is found in the Mexican Taxing A uthority’s Internet Website and, additionally, it sends tax returns automatically to the SAT’s servers. The app produces a sent confirmation with a folio, which can be downloaded to the taxpayer’s Computer equipment. W hen the payment of taxes is determined, a payment code is created; this payment code is used to pay in two aspccts:

The automation precedent of the filing of tax returns dates back to

1995, with the development of the DecAnual system for filing the

Annual Tax Return of individuáis.

J Ta) Through electronic banking.

b) At the teller windows of credit institutions.

W ith the payment code. the bank receives the payment of federal taxes; said code consists of 20 characters that associates the return filed with the amount payable.

DeclaraSAT has the necessary tools lo make tax return o f the year of taxpayers that obtain income for the following concepts:

• Salaries received for a subordinated Service.

• Professional activities.

• Lease or use of real property.

• Interest earned.

• Prizes obtained.

• Dividends and earnings distributed by legal entities.

• Transfer of property.

During 2014, another application is designed for filing

tax returns of natural persons that offers the same benefits of DeclaraSAT but with the

advantage that if the calculation of taxes results in a credit balance,

the authority makes the corresponding refund in five days.

O nline tax retu rn filing

Sending tax returns through the SAT’s Website has elim inated paper form s, which have been replaced by electronic forms that in som e cases are pre-filled w ith the taxpayer’s Inform ation that has been retrieved from the in s titu tion ’s database, thus offering an O n l in e filling functionality Service.

T he Computer developm ent o f banks and th e referenced paym ent Service w ith paym ent code are used for paying taxes. T he use o f technology and the agreem ents w ith financial institu tions created advantages for bo th the taxpayer and the au thority , as filing tax retu rns and paying taxes can be m ade at one single m om ent and place, and allows banks to identify the public resources received through them : for the tax ing authority , th is represents using Inform ation im m ediately and it improves response tim es w hen in teracting w ith taxpayers.

Information furnished by the tax returns allow interacting with the Identification services of the taxpayer to update tax obligations and obiain information of the taxpayer w ith respect to the refund and compensation functions, and to begin the refund process of the credit balance, as well as with collection when beginning the process of installment payments, and lastiy, as an inform ation provider for risk models.

The Service for ñhng tax returns gives the taxpayer greater certainty and transparency o f his fiscal situation, which reinforces his confidence and security perception.

W ith time, referenced payments will enable having more places for the taxpayer to make the payment of his taxes (self­service stores or o ther commercial establishments); the total elimination of payments in printed forms was attained with this Service.

Bcnefits of e-tax returns

The following simplification aclions have been achieved for taxpayers with the Tax Return and Payment service:

• It simplifies the filing of tax returns and enhances information quality.

• It eliminates the submission of compensation notices, zero income tax returns, and the annual informative exhibit of the VAT.

• It is a simple service with an interactive operation that includes calculating taxes and online help.

• Hor the calculation of the Income Tax, information regarding income and deductions of prior periods is pre- filled.

• Supplemental returns include the information of the prcvious return and the taxpayer oniy has to make corrcctions, which avoids reentering data.

• The Service keeps personalized information per taxpayer of the tax returns filed and acknowledgment of receipts so the taxpayer can consult or print them when the taxpayer so desires, which gives greater certainty about his information.

• rhe payment of taxes at banks is simplified, since the only information that has to be entered is the payment code furnished by the SAT and the total am ount to pay.

• It allows the early filing of the return with the SAT and the payment can be made until the due date.

• Preparing, sending, and paying taxes, where appropriate, can be done at the same lime.

Paying taxes w ith a credit card

W ith the am endm ents to the Federal Fiscal Code, taxes can be paid with a credit or debit card as from 2014.

Authorized banks modified their systems to receive provisional payments, final payments, and payments of the year, as well as duties, charges, and assessments with bank cards.

Up to December 2013 ,32 ,594 payments of taxes, duties, charges, and assessments were received with credit card in an am ount of 118.1 million pesos, representing an increase of 109% with respect to the num ber of payments received during 2012 .

E-invoices and Tax R eturn and Paym ent Service

The immediate challenge is to automatically reflect the information of the e-invoices in the fields of the electronic forms for tax returns. Each entry of the invoice is a nodc that distributes information to several points of the SAT’s internal network, but in the case of the tax return service, the records required correspond to income and expenses. W hen the taxpayer files his return, his information is already recorded automatically upon entering the application; therefore, the taxpayer when preparing his tax return does not have to search or turn to paper files to consult and register his invoices.

By working under processes and automating the taxing authority’s functions, the inform ation received through the e-invoices facilitates compliance with the filing of the tax return and creates certainty if there are any taxes to be paid.

The taxpayer can obtain personalized information that facilities filing his tax returns, informative returns, and returns of the year, which simplifies compliance with his tax obligations and grants greater certainty about his fiscal information; that is, it reinforces his confidence and sense of security.

This stage of the taxpayer cycle provides greater knowledge about the taxpayer, in addition to immediately producing information relating to tax revenue.

I7 7

A Computer, smartphone, or digital tablet can be used.

Digital Tax Inbox

The Digital Tax Inbox is not in itself a stage of the taxpayer cycle, but it is the means that will enable inleraction with the taxpayer and the tax administration in each stage of the cycle. The Digital Tax Inbox is practically a new figure in the fiscal field.

As of 2014, the Digital Tax Inbox is established in tax regulations as an electronic communication system located at ihe Mexican Taxing Authority’s Internet Website. It is a Service that will start functioning gradually so that taxpayers can get accustomed to its use. Legal entities will be required to use it as from June 20. 2014, and individuáis as from January 1, 2015.

The Digital Tax Inbox is an electronic P.O. Box through which

I taxpayers can interact with the taxing authority by receiving and sending Information related to the compliance of iheir tax obligations. In this regard, communication is planned in two ways, issuer-taxpayer, recipient-authority and issuer- authority, recipient-taxpayer, with reciprocity, in a continuous com munication process.

It constitutes a new step in the technological transformation of the Mexican Taxing Authority, whose purpose is to simplify the spontaneous compliance with tax obligations that will reduce the authority’s response times regarding matters processed by ihe taxpayers. Therefore, the declaration of intent of the 2014 Tax Reform emphasizes the importance of migrating to this new interaaive means of communication and discusses the effect that its use will have for both the taxing authority and the taxpayers.

“The process of serving personal notices has a cost of 2S9 pesos per procedure, with an efficiency of 81%, and requires 5 to 30 days from the creation of the document to conclude the service of process. Therefore, using electronic and digital means for the procedures will allow reducing, besides tim e and costs, defects of form that currently exist, as the procedures would be carried out immediately.” "

The Digital Tax Inbox will be the only communication channel to interact and interchange, in real time, information, notices, data, and all kinds o f documents with the taxing authority, with the corresponding increase in the efficiency of the procedures and savings of tim e and money.

j rEvery Citizen, upon registering

with the Federal Taxpayers’ Registry, will be assigned a Digital

Tax Inbox that will be located at the SAT's Website, where the

taxpayer can consult, check, and verify his information any day, any

time.

The taxing authority will notify any act or administrative resolution issued on digital documents ihrough the Digital Tax Inbox, including any document that can be requested by the taxpayer, as well as information of interest, advice, and news that promote and simply compliance with tax obligations.

O n thcir part, taxpayers can send to the taxing authority, in digital files:

• Petitions.

• Requests.

• Notices.

• Respond authority requests.

• Additionally, they can make inquiries about their fiscal situation.

Therefore, and given that the transmission of electronic files is involved, it is a requirement that supporting doc-uments (request, petition, or inquiry) be digital.

' ’ Honorable Congress of the Uok>n; House of Represenutives: Declaration of intent of 2014 Tax Reform. pg. 82.

Digital Tax Inbox operation

The Digital Tax Inbox operates as follows:

1. W hen the taxpayer enters the Digital Tax Inbox for the first time, he is requested lo indicate an email where he wishes to be notified that there is document issued by the taxing authority pending notification in his Inbox.

2. The taxpayer will have three days lo open ihe notíce seni by ihe authority to his Inbox.

3. W hen ihe taxpayers opens the digital file, the system issues an acknowledgment of receipt to indicate that he has been notified; the acknowledgment of receipt consists of a digital document with a digital signature transmiited by the recipient upon opening the digital document that includes ihe notice.

4. The serving of the notice will be considered effected when the electronic acknowledgement of receipt is created, which will record the date and hour on which the taxpayer opened the document.

5. If the taxpayer does not open his Inbox by the fourth day of receiving the message, he will be deemed notified.

Terms for notices in the Digital Tax Inbox will be counted in

business days. covering 24 hours a day.

79

D ifferences between personal notices and notices through the Digital Tax Inbox

The following table describes the differences of the use ihat the Digital Tax Inbox will have regarding notices;

Type of Notice Personal Digital Tax Inbox

80

1 • Subpoena. • They are valid. • They will have the samevalidity as if personally served.

> InjuíKtions.

* Requests for reports ordocuments. and administrati­ve resolutions against whichany defense can be ñled.

•¿Where can it be notifkd?

• Usual procedure for the Service of process.

• ¿When are not'rfications deemed effected?

• Acknowledgement of receipt.

Computation of time.

• ExampJe for computíng time in notices.

• At the last address the inte- rested party indicated for pur- poses of the Federal Taxpayers' Registry. except rf another address was designated to receive them at the beginning of a proceeding or during the course of an administrative proceeding.

• Subpoena: tf the taxpayer or attorney-in-fact is not found.

• Notice: at the next business day following the subpoena, to the taxpayer, the attor- ney-r>-fact. or a third party.

Electronicaily:• At the SAT’s Website, Digital Tax Inbox option.

•Prior toeffecting the notice. amessa- ge stating that there is a document issued by the taxing authority pending notífication in his Digital Tax Inbox will be sent to the email indicated by the taxpayer

• Taxpayers will have three days to open the digital documents pending notífication; said term shall begin from the day following that on whtch the SAT sends the message by emaH.

• The date on which the notice is received.

• Once the electronic acknowledg- ment of receipt has been created, which records the date and hour on which the taxpayer opened the document to be notified.

• Hand-written signature of the attorney-in-fact or third party being servcd on the notice document.

• Hand-written signature of the attorney-in-fact or third party being served on the notice document

• Begins on the business day following that on which the notice was served.

• Digital document with a digital signature transmitted by the reci- pient upon opening the digital docu­ment sent to hirr.

• From the day following that on which the taxpayer authentícates opening the document or. if he does not open it. on the fourth day following that on which the message was sent.

•The document is received on Monday 15; the period of time begins to run from Tuesday 16.

An email stating that there is a notice in the Digital Tax Inbox is received on Monday 15.

The taxpayer has till Thursday 18 to open the document.

1. If he does not open it, it is conside- red received on Friday 20.2. If he opens it on the same day on which he received the email, the period of time would run from Tuesday 16. to comply with what is requested in the notice.

With the Digital Tax Inbox. notices are served digitally and can be printed. Printouts include

a digital seal that authenticates them.

The Digital Tax Inbox is the instrum eni that in the taxpayer cycle environment provides versatility to the process, as it is established as a continuous and perm anent communication mechanism that will facilítate compliance with the taxpayers’ obligations and the exercise of their rights in each stage and sequence of the cycle.

I.ikewise, the Digital Tax Inbox consolidatcs the asplrations of the citizens by baving a mechanism by means of which the citizens will be certain that a petition or consultation, even a clarification, will be handied by the administrative authority and that they will obtain an answer. Considered this way, the establishment of the Digital Tax Inbox is a connection point with taxpayers that will increase the confidcnce levels on the institution.

IIt will p rom ote adm inistrative efficiency and reduce costs by | 8 1elim inating personal notices, and will enablc taxpayers who issue e-invoices to consult th e invoices they have issued and the ones th a t have been issued in th e ir favor, am ong o ther aspects o f interests for th e taxpayers.

I

Electronic auditsIn México, determining taxes corresponds to the taxpayers. This situation illusírates thc principie of spontaneous compliance with tax obligations. However, it is not always observad for several reasons, among others, ignorance of the regulations, tax avoidance (non-payment and payment of a lesser amount than the corresponding one), and evasión as a lack of intent to comply, supported in a weak tax culture.

The laxing adm inistration has two major Unes of action lo redirect compliance:

1. Promoting a voluntary compliance culture, with prevention and responsible training actions of tax obligations, as well as supplementai actions and consultancy for complying properly,

2. Performing inspections, monitoring actions, and audits to identify noncompliance and its causes to impose sanctions that correct compliance and create a risk perccption in the rest of the citizens.

O n most occasions, this last action results more expensive for the taxing authority than the am ounts of recoverable credits. Therefore, in order to obtain significant advantages in tax audits, electronic audits are established in 2014, v/hose effect is the self-correction of the taxpayer during the audit process, not being necessary to conclude the process with the issuance of a final resolution.

An electronic audlt is a procedure by which the authority identifies

the compliance profile of taxpayers, as well as irregularities relating to

tax obligations.

E-audits seek to save lime and costs, since verification functions will be carried out during the taxpayer cycle; that is, in each stage on which the taxpayer has to comply with a specific obligation. One of the characieristics of e-audits is that they will constitute a constant and perm anent verification process of the compliance per taxpayer, so that at the end of a period or year, compliance will be correct and no audits will be necessary for complete years or periods. An enforcement action, which entails a greater cost for the taxpayer and the authority, is thereby restrained. Regarding this simplification, the law initiative provides the following;

“It is worth citing that currently, pursuant to the docum ent Tax Administration in OECD and Selected Non-OECD Countries: Comparative Information Series (2010), published by the OECD, 14 verification acts (audits and other types of rcviews), on average, are made in México per auditor each year, and only 0.6% of the taxpayer universe is audited, as compared to, for example, Chile, where said figures reach 251 and 4.6, respectively.” ’^

Not only is the purpose of the audit process to forcé compliance, but also to identify the causes that produce it, as can be regulatory barriers and the lack of a Service provided by the SAT that enables compliance. In this respect, audit results allow specifying thc regulation with the issuance of criteria, development of services and, where appropriate, technological solutions to simplify the proper compliance with tax obligations.

Precisely, the way of conducting audits through electronic files is defined in a modernity objective anchored to the implementation of an electronic service provided by the authority, which enables sending digitalized or electronic files on which the compliance verification will be made. The figure of the Digital Tax Inbox gains importance here as a means of information interchange with the taxpayer. E-audits are audit processes of specific concepts of the taxpayer’s accounting performed through electronic means, from its notification to its conclusión.

Honorable Congressof the Union; House of Representatives; Declaration of intent of 2014 Tax Reform, p, 97,

The Digital Tax Inbox is the means for sending the eiectronic files subject

matter of the SAT’s audit.

Sending eiectronic files quickens compliance with an authority’s request o r demand made to the taxpayer and enables ils compliance; sending ihe requested information, through the Digital Tax Inbox, removes difficulties regarding the delivery, receipt, and processing of large volumes of paper. This schcme, where two elements concur interdependently, the Digital Tax Inbox and e-audits, results particularly interesting given ihat the good operation of ihe Digital Tax Inbox makes it possible to conduct e-audits, which affects the modernizalion purposes of the administratlve management.

Not only does modernization respond to the use of technological services, bu! also to the reduction of the authority’s response times, and it makes it possible for the taxpayer to correct his situation in a shorter time.

E-audits use the Digital Tax Inbox as a connection point, they simpllfy times in notices, requests,

sending of information, and the issuance of an administrative

resolution.

Electronic audit process and the Digital Tax Inbox

1. E-audits are conducted by the authority with the information it has from the integration of eiectronic files sent by ihe taxpayer with his eiectronic accounting on a monthly basis.

8 3 !

2. If the authority identifies irregularities in the compliance, it w'ill notify said circumstance to the taxpayer through a preliminary resolution sent by the Digital Tax Inbox containing:

• A pre-settlem ent, the am ount of the credit.

• A request for information to disprove the notice within a 15-day period.

These documents are signed electronically and sent through the

Digital Tax Inbox.

3. The Digital Tax Inbox sends a message to ihe email or to the com munication means furnished by thc taxpayer to inform that he has a pending notice.

4. The taxpayer accesses th e Inbox, accepts Service, and can:

• Produce documentation.

■ Self-correct.

• Not answcr (in this case, the resolution will become final).

5. If the taxpayer produces Information, the authority receives the docum entation chrough the system and analyzes it. It can issue a second request or an audit.

6. The authority will issue a final resolution with thc results of the analysis.

Benefits of e-audits

The use of electronic means in the taxpayer’s accounting allows conducting e-audits in short periods of time and speeding verification tasks by using data crossroads that automatically associate the electronic files of the e-invoices with the acts and transactions carried out by the taxpayer.

Tax regulations authorize the taxing authority to carry out audits and monitor comphance, henee the taxpayer may be visited or requested at all times to provide Information that evidences that he is properly complying. An audit is a necessary action to corroborate the veracity of the Information furnished by the taxpayer and attain redirecting compliance. These functions imply internal processes that require human and technological resources for performing audit activities, which are not always favorable; therefore, audit results do not always entail the payment of taxes and its resolutions are supplementary. In another scenario, the taxpayer may file a defense, consequently extending the recovery time of tax liabilities; henee the benefit cost is not precise and impedes its assessment in the short and médium term.

In order to achieve the reorientatíon of compliance with the taxpaycrs’ tax obligations, the administrative authority has adopted technological advances; it is making changes in the way in which it carries out the audit and monitoring powers, and the way in which taxpayers must comply with their tax obligations.

ConclusionsAfter this recount of initiatives lo modernize and make relevant the tax services for taxpaycrs in a context of changes and technological iransformations, it is worth noting that in effect many of our services have been reorganized to enhance efficiency in the relations with citizens and companies, with technological tools being a means and not an end to achieve this new connection.

Internal efficiency and collaboration betw een the various arcas of the Mexican Taxing Authority, and even between somc public agencies, organizations, and associations, have becn improved by placing the Citizen at the center of the initiatives so as to optim iza and improve the various public services.This has presumed a change in the model for the provision of services and has provided a new channel that saves the Citizen from moving to other places in a great deal of procedures, which eliminates a series of supporting documents on paper and provides a perm anent and always available service. It has also implied expedita tax procedures, quallty improvement of diverse services, and increase of the taxpayers’ satisfaction level.

The basic principies that support the innovations introduced are effectiveness and efficiency. Therefore, previous planning has been necessary, planning that applies available resources optimally and that provides technological tools appropriate for the condition and use of the technique, in addition to a determ ined intent to improve customer service for citizens, the latter understood in a bmad sense, whether natural or legal entities with whom the taxing authority relates with.

W ith a citizen-oriented service approach, the taxing authority promotes the compliance with domestic and foreign trade tax obligations, for which guidelines were established to guide tax functions as from this year, same that focus on facilitating tax compliance pursuant to the following main concepts;

• Establishment of conditions to intégrate to formality.

• Reduction of the indirect cost of paying taxes.

• Recognition of the difference in taxpayer profiles.

• Strengthening the exercise of the rights of the taxpayers.

• Enhancing impartiality in the tax system.

• Promoting greater progress in the payment of taxes.

• Establishment of a modern and efficient tax regime.

During the course of this year, improvements are being made to existing services and some others are in the process of being implemented with these guiding principies. These services, as observed throughout the reading of this docum ent, are related to the taxpayer cycle: Digital Tax Inbox, e-accounting, inspections and e-audits, and, mainly, the improvements to invoices issued in electronic files and sent through the Internet to the SAT (e-invoices), as well as matters relating to taxpayer identification.

Today, it is possible to appreciate the benefits and advantages for the citizens from the introduction of the innovations prescnted throughout these pages. The invoicing process is very quick; the related procedures are made through the SAT’s Internet Website, thereby optimizing times and extending benefits to the citizens, the tax administration, and the environment by reducing the big volumes of paper used in prior schcmes.

Issuing an e-invoice through the Internet is accessible for all taxpayers. Issuance costs represent a very low percentage in relation to the advantages and savings that a business, a small business, or a taxpayer (individual) can have by reducing issuance and storage costs of documents printed on paper.

Therefore, the use of e-invoices has given the taxpayers and the taxing authority legal certainty, process reduction time, simplification of tax obligations, and real-time information availability. Furthermore, it allows verifying the status of an invoice and all related information (errors, rectifications, collections, payments, receipt of merchandise) in an exact and current m anner; it reduces costs for companies by eüm inating the need for physical spaces for their storage; it provides information integrity and authenticity with the use of digital certifícales, information encoding, and electronic stamps; it reduces fraud and contributes to the disappearance of the illegal market.

Although the migrating to e-invoices has not been easy and the authority has gradually made progress, it is a scheme that is being recognized by the citizens for the benefits it entails and resistance is decreasing.

I

The implemeniation of e-accouniing, and its resulting handiing of elecironic files, has enabled a bctler document control and greater information confidentiality, improved the control of income and investments, and simplified the recording of transactions. It also offers greater information availability, automation in information crossroads, and accounting information in real time, among oiher benefits.

The use of electronic means in the taxpayer’s accounting allows audits provided in the tax audit mechanisms of the taxing aulhority to develop rapidly and simplify and quicken the audit process both for the authority and the taxpayer.The efficiency of the e-audit allows for a more practical and quick work of the aulhority. The use of electronic means in Mexican Tax Administration enables a joint work to perfect its functions, whose results are reflected in the reorientation of the compliance wilh tax obligations of the taxpayer. Thus, the automation allows balancing accounting notes and comparing documents, and minimizing the hum an error margin at the same time.

Sending tax returns through the SAT’s Website has eliminated paper forms, which have been replaccd by electronic forms that in some cases are pre-filled with the taxpayer’s information. Additionally, preparing, sending, and paying taxes, where appropriate, can be done at the same time. Tax returns can be filed in one sam e place and from a Computer, smartphone, or digital tablet, thereby simplifying the payment of taxes.

The Digital Tax Inbox is the instrum ent that in the taxpayer cycle environment provides versatility to the process, as il is eslablished as a continuous and perm anent communication mechanism that will facilitare compliance with the taxpayers’ obligations and the exercise of their rights in each stage and sequence of the cycle.

In the cultural, social, and public management framework where we assist new ways for citizens to relate with the government and the adm inistration and that demands better quality services, the Digital Tax Inbox is presented as the space that largely synthesizes some of the aspirations of the citizens: having a mechanism by means o f which they will be certain that a petition or consultation, even a clarification, will be handlcd by the administrative authority and that they will obtain an

La distribución de Factura Electrónica 10 años en México / E'invoice 10 years in México

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