Facturación Electrónica (eFactura)

Beneficios para la empresa

http://www.ksitdigital.com

info@ksitdigital.com

Fabricante de software especializado en Firma Digital, Factura

Electrónica y Cifrado de la Información.

Premiados en dos ocasiones por el SIMO como empresa innovadora.

Pertenecemos al grupo de trabajo del DNI-e a nivel nacional.

Asociados en ASIMELEC pertenecemos al grupo de trabajo de

Factura Electrónica y DNI-e.

Referente en INTECO en soluciones de seguridad que mejoran la

eficiencia de las empresas

Presentes en múltiples foros para la difusión de la firma digital:

CEIN, ADER (Agencia desarrollo económico de La Rioja), Elkargi,

Izenpe, Cámaras de Comercio, Plan Avanza

¿Quiénes somos?

Algunas referencias

Impacto

Nº de ficheros firmados y enviados al mes Entre 500.000 y 1 millón

Empresa involucradas Entre 3000 y 5000

Particulares afectados por la recepción de eFactura Entre 40.000 y 50.000 personas

Empresas multiplicadoras (Canal de distribución) Entre 30 y 50 (España – Sudamérica)

Profesores formados en entidades educativas Entre 200 y 300 (FP)

Alumnos potenciales en nuevas líneas educativas Entre 500 y 1000

Jornadas laborales ahorradas Entre 1 y 4 al mes (depende volumen)

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Facturación Electrónica

Objetivo

Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor:

impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así como

sus costes asociados…

…para lograr un nuevo proceso más eficiente

Una Factura electrónica es un documento digital que sustituye ala Factura Tradicional.

En un primer momento se llamó “Factura Telemática”. Sedenomina de varias maneras:

• eFactura

• Factura Digital

• Factura Electrónica

• Factura desmaterializada

• Factura en línea

• etc…

¿Qué es la Facturación Electrónica? eFactura

La Factura Electrónica tiene validez legal porque el documentoestá firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.

¿Qué NO es la Facturación Electrónica? eFactura

FIRMA DIGITAL

• Identidad. La documentación deja de ser anónima.

• Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha

sido alterado.

¿Qué aporta la Firma Digital?

• Certificado Digital

• Software que integre la firma en el documento.

¿Qué necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE?

EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

• Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir unafactura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede serdeterminante.

• El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresay decidir las herramientas tecnológicas es fundamental.

• La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito ofracaso del proyecto.

¿Cómo afrontar un proyecto de eFactura?

Se eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.

Proceso de la Factura

Facturación Electrónica

Automatización del proceso

Generación ClienteEnvíoFirma Archivo

Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier

sistema de gestión y capaces de:

• Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD

• Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:

eFirma completa (timestamp + OCSP) en PDF

eFirma XML (XAdES X-L)

• Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:

Impresora

Envío vía e-mail de PDF, fichero plano, XML, txt, formatos híbridos, etc

Depositar el archivo en un portal web

Facturación Electrónica

Proceso convencional

Sist.

Gestión

Proveedor

(Emisor)

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Facturación Electrónica

Proceso electrónico

Proveedor

(Emisor)

Sist.

Gestión

Factura Firmada

Electrónicamente

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Facturación Electrónica

Tecnología

Formatos SoftwareCertificadosDigitales

Facturación Electrónica

Soluciones

• Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica:

– Soluciones para la emisión de e-Factura

– Autónomos o microempresas

– Pymes

– Grandes Corporaciones

– Soluciones para la recepción de e-Factura

– Digitalización certificada

– Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel)

• Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa independientemente de su tipología, tamaño o volumen de facturación

• Diferentes entornos de trabajo: Windows, Linux, Web, librerías de desarrollo

Facturación Electrónica

Tecnología: Certificados Digitales

• En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados

digitales emitidos por las autoridades de certificación registradas en la

Agencia Tributaria (www.aeat.es). Los más utilizados son los emitidos por

Camerfirma, FNMT, Firma Profesional, ANF, etc…

• Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan los

requisitos básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las

eFacturas:

– Autenticidad en el origen

– Integridad del contenido

– Confianza en la CA

– Caducidad del Certificado

– Estado de revocación (OCSP)

Facturación Electrónica

Tecnología: Formatos

• Las facturas y documentos sustitutivos deben:

– Emitirse en cualquier formato

– (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un

formato de fichero estándar y de uso extendido

– Y deben gestionarse en el formato original …

…junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.

• Recomendación de formatos:

– Legibilidad y facilidad: PDF

– Integrabilidad: XML

• Facturae: AEAT - CCI

• Internacional: UBL

– Híbrido

xml

Facturación Electrónica

Marco normativo

• La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es:

– RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la

Agencia Estatal de Administración Tributaria.

– REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el

Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

– ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del

régimen de facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007

– ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las

normas específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones

tributarias

– EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y

otros aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado

sábado 14 de abril.

• Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70€ y 8€. Esta

estimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado.

Empresas con eFactura estiman un ahorro anual de 6.000 €.

• Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación al

proceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que seejecuta un proyecto de eFactura.

• Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debe

buscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo deldocumento.

• El documento está asegurado y se puede conocer la integridad e

identidad del documento enviado.

Principales ventajas de la eFactura

Ventajas

• Reducción de tareas reiterativas.

• Reducción del error humano.

• Mejor comunicación con los clientes (mejor canal).

• Mejorar la imagen de la empresa presentándose como alguieninnovador.

• Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.

Otros beneficios

Ventajas

SOLUCIONES

Sin automatización

• Sinadura• ESecure PYME• Word - Facturae

• Automatización de procesos.• f4ktur• Backtrust• ecoFactura

• Plataformas.• Bancos que ofrecen Facturae• Seres• Eurobits• ecoPFN• Faccil

Software

Entornos de trabajo:

• Aplicación de escritorio.• PDA. • Ejecutable en versión USB (No requiere instalación).• ActiveX• Librerías para entornos de desarrollo (Windows / Linux).

SOLUCIONES

Software

ESecure

Sinadura

Solución de escritorio para la firma digital de facturas de forma automatizada.

o Firma digital de los documentos (PDF y XML).o Envío por email de la factura firmada.o Separación de ficheros PDF si es necesario.o Impresión del documento en caso de no encontrar el email.o Incorporación de “Marcas de Agua” al documento firmado.

Versión “Servicio de Windows”

Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación, minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.

SOLUCIONES - Automatización

Software

f4ktur

Solución de plataforma web para la firma de de facturas de forma automatizada.

o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios -CAdES).o Envío por email del documento.o Acceso del usuario al documento.o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios.o Verificación de los archivos firmados.o Extracción de los archivos cifrados.o Enlazable desde ecoFactura y ecoAsesoría

• Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimiza costes y elimina tareas que no añaden valor.

• Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajar con cualquier formato de archivo.

SOLUCIONES – Plataforma web

Software

Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja

Plataforma Tecnológica. Arquitectura General

Sistema Factura-e Gobierno de La Rioja

Plataforma tecnológica: Módulo Web Clientes

Aplicación web que ofrece toda la funcionalidad de generación manual, importación/exportación deficheros que contienen facturas, emisión y recepción de facturas, etc. El Módulo Web Clientes seofrece a las Entidades Promotoras en código fuente Java, y puede ser personalizado para adaptarlo ala imagen corporativa e integrado en el portal de cualquier Entidad Promotora de servicios defacturación digital que desee utilizar Sistema eFactura Eurobits como su plataforma tecnológica

• Plan de comunicación. El cliente es muy importante, es quien acepta

la factura.

• Certificado digital. Fundamental una buena elección. Hay diversas

posibilidades.

• Formato de factura. A elegir adecuadamente. ¿Qué hacer con los

ERP’s que emiten en un PDF un conjunto de facturas?

• Método de envío del documento al cliente: Email – Plataforma.

• Las facturas son sólo una parte de los documentos de laempresa.

Principales ventajas de la eFactura

Aspectos a tener en cuenta - Resumen

RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

Digitalización certificada

Gestión manual de las Facturas

40

Recepción y pre-

registro

Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc.

Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,...

Control

Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibida

conforme, a qué centro de coste se asigna,etc.

Gestión de incidencias y descuadres,...

DistribuciónSolicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas,

tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,...

AprobaciónVisto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable)

No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,...

ContabilizaciónEntrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones)

Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,...

PagosGeneración de los ficheros y órdenes de pago

Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades…

ArchivoOrdenación física (por proveedor, por fecha,...).

Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,...

Consulta y

recuperaciónAuditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o interna

Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,...

Digitalización certificada

Marco normativo

La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas en papel. “Las

facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los

originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo digital de las facturas recibidas”

Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los siguientes requisitos:

– Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma

electrónica avanzada y reconocida

– El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se

conserva:

• Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos

62 y siguientes del Reglamento del IVA

• Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada

– El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades:

• Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo.

• Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un

soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.

Digitalización certificada

Software

ecoFactura Recepción (Homologada para Digitalización Certificada)

– Recepción multicanal

• Papel

• eMail

• XML

• Fax

– Escaneo

– Tecnología OCR:

Identificación factura

Extracción de información

– Interpretación y validación interna

– Gestión documental

– Transferencia de datos

Digitalización certificada

Gestión de las facturas digitalizadas

DatosCONTROL DE CALIDAD

Validación de datos

BASE DE DATOS

TRANSFERENCIA

ERP

Identificación del proveedor

EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

ImágenesESCANEO

Papel

Email Pdf, Tiff Xml Fax

Recepción de Factura

DESARROLLO DE PRODUCTOS PROPIOS

EXPERTOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA