FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Facturación Electrónica

Objetivo

El objetivo es siempre el mismo:

Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor:

impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así como

sus costes asociados…

…para lograr un nuevo proceso más eficiente

Una Factura electrónica es un documento digital que sustituye ala Factura Tradicional.

En un primer momento se llamó “Factura Telemática”. Sedenomina de varias maneras:

• eFactura

• Factura Digital

• Factura Electrónica

• Factura desmaterializada

• Factura en línea

• etc…

¿Qué es la Facturación Electrónica? eFactura

La Factura Electrónica tiene validez legal porque el documentoestá firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.

¿Qué NO es la Facturación Electrónica? eFactura

FIRMA DIGITAL

• Identidad. La documentación deja de ser anónima.

• Integridad. Nos aseguramos que el documento no ha

sido alterado.

¿Qué aporta la Firma Digital?

• Certificado Digital

• Software que integre la firma en el documento.

¿Qué necesita la empresa para FIRMAR DIGITALMENTE?

EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

• Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir unafactura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede serdeterminante.

• El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresay decidir las herramientas tecnológicas es fundamental.

• La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito ofracaso del proyecto.

¿Cómo afrontar un proyecto de eFactura?

Se eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.

Proceso de la Factura

Facturación Electrónica

Automatización del proceso

Generación ClienteEnvíoFirma Archivo

Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier sistema de gestión y

capaces de:

• Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD

• Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:

eFirma completa (timestamp + OCSP) en PDF

eFirma XML (XAdES X-L)

• Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:

Impresora

Envío vía e-mail de pdf, fichero plano, xml, txt, formatos híbridos, etc

Depositar el archivo en un portal web

Facturación Electrónica

Proceso convencional

Sist.

Gestión

Proveedor

(Emisor)

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Facturación Electrónica

Proceso electrónico

Proveedor

(Emisor)

Sist.

Gestión

Factura Firmada

Electrónicamente

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Cliente

(Receptor)

Sist.

Gestión

Facturación Electrónica

Tecnología

Formatos SoftwareCertificados

Digitales

Facturación Electrónica

Tecnología: Formatos

• Las facturas y documentos sustitutivos deben:

– Emitirse en cualquier formato

– (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de

fichero estándar y de uso extendido

– Y deben gestionarse en el formato original …

…junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.

• Recomendación de formatos:

– Legibilidad y facilidad: PDF

– Integrabilidad: XML

• Facturae: AEAT - CCI

• Internacional: UBL

– Híbrido

xml

Facturación Electrónica

Tecnología: Certificados Digitales

• En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados digitales

emitidos por las autoridades de certificación registradas en la Agencia Tributaria

(www.aeat.es).

• Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan los requisitos

básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las eFacturas:

– Autenticidad en el origen

– Integridad del contenido

– Confianza en la CA

– Caducidad del Certificado

– Estado de revocación (OCSP)

Facturación Electrónica

Soluciones

• Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica:

– Soluciones para la emisión de e-Factura

– Autónomos o microempresas

– Pymes

– Grandes Corporaciones

– Soluciones para la recepción de e-Factura

– Digitalización certificada

– Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel)

• Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa independientemente de su tipología, tamaño o volumen de facturación

• Diferentes entornos de trabajo: windows, linux, web, librerías de desarrollo

• Son soluciones tecnológicas estables y de garantías

Facturación Electrónica

Marco normativo

• La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es:

– RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la Agencia Estatal

de Administración Tributaria.

– REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento por el que se

regulan las obligaciones de facturación.

– ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del régimen de

facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007

– ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las normas

específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones tributarias

– EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y otros aspectos de

la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado sábado 14 de abril.

• Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70€ y 8€. Esta

estimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado.

Empresas con eFactura estiman un ahorro anual de 6.000 €.

• Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación al

proceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que seejecuta un proyecto de eFactura.

• Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debe

buscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo deldocumento.

• El documento está asegurado y se puede conocer la integridad e

identidad del documento enviado.

Principales ventajas de la eFactura

Ventajas

• Reducción de tareas reiterativas.

• Reducción del error humano.

• Mejor comunicación con los clientes (mejor canal).

• Mejorar la imagen de la empresa presentándose como alguieninnovador.

• Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.

Otros beneficios

Ventajas

SOLUCIONES

• Pocas facturas.• Aplicación de escritorio sin automatización

• Automatización de procesos.• Aplicación de escritorio automatizable.

• Cómo hago accesibles las facturas a mis clientes.• Plataforma web – Envío por email.

Software

SOLUCIONES SIN AUTOMATIZACIÓN

Software

Solución de escritorio para la firma digital de facturas de forma automatizada.

o Firma digital de los documentos (PDF y XML).o Envío por email de la factura firmada.o Separación de ficheros PDF si es necesario.o Impresión del documento en caso de no encontrar el email.o Incorporación de “Marcas de Agua” al documento firmado.

Versión “Servicio de Windows”

Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación, minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.

Aplicaciones con automatización

Software

Solución de plataforma web para la firma de de facturas de forma automatizada.

o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios -CAdES).o Envío por email del documento.o Acceso del usuario al documento.o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios.o Verificación de los archivos firmados.o Extracción de los archivos cifrados.o Enlazable desde las aplicaciones de escritorio.

• Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimiza costes y elimina tareas que no añaden valor.

• Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajar con cualquier formato de archivo.

PLATAFORMA WEB

Software

Ejemplos de uso

• Envío de un TC2. Cifrado. Se envía por email y al repositorio.

• Envío de Nóminas con Excel de costes y CSB34.

• Envío de IRPF trimestral por email con el importe.

• Facturación Electrónica.

• Envío de Excel de costes.

• Envío de circulares.

RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA

Digitalización certificada

Gestión manual de las Facturas

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Recepción y pre-

registro

Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc.

Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,...

Control

Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibida

conforme, a qué centro de coste se asigna,etc.

Gestión de incidencias y descuadres,...

DistribuciónSolicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas,

tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,...

AprobaciónVisto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable)

No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,...

ContabilizaciónEntrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones)

Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,...

PagosGeneración de los ficheros y órdenes de pago

Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades…

ArchivoOrdenación física (por proveedor, por fecha,...).

Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,...

Consulta y

recuperaciónAuditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o interna

Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,...

Digitalización certificada

Marco normativo

La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas

en papel. “Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado

tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo

digital de las facturas recibidas”

Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los

siguientes requisitos:

– Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es

firmada con firma electrónica avanzada y reconocida

– El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura

digitalizada se conserva:

• Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos

en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA

• Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada

– El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades:

• Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período

impositivo.

• Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga

en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.

Digitalización certificada

Gestión de las facturas digitalizadas

Datos

CONTROL DE CALIDAD

Validación de datos

BASE DE DATOS

TRANSFERENCIA

ERP

Identificación del proveedor

EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

ImágenesESCANEO

Papel

Email Pdf, Tiff Xml Fax

Recepción de Factura

DESARROLLO DE PRODUCTOS PROPIOS

EXPERTOS EN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA