2.1. FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

LA ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO INCLUYE:

» Identificar los requisitos. » Establecer objetivos claros y posibles de realizar. » Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y

costos. » Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas

inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto es un evento o una condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo, al menos en uno de los objetivos del proyecto. Las cinco fases de la administración de proyectos.

PREMISA DE LA PLANEACIÓN.

Es la primera y una de las más decisivas e importantes etapas de un proyecto. En esta etapa Se evalúa la situación de proyecto que vamos a elaborar (problemática existente), se definen los objetivos principales a alcanzar y se efectúa el análisis del entorno del proyecto. Además se realiza, como parte del proceso de toma de decisiones inicial y primordial en estas acciones, un estudio de la factibilidad técnica y económica del mercado potencial, los recursos necesarios para su ejecución y la selección de la alternativa más apropiada.

Las acciones más relevantes en esta fase son: (Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo.) Determinar lo que el proyecto debe lograr.

Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de

los interesados a este proyecto. Precisar el alcance general del proyecto, es decir, el tamaño, que

determina cuántos recursos se utilizara y de cuánto tiempo se requieren. Seleccionar a los miembros iniciales del equipo. Una gran parte del éxito o

el fracaso del proyecto se compone principalmente en estas etapas preparatorias destinadas a la preparación del proyecto que, junto con una buena etapa de planificación, son fundamentales para que se obtengan los resultados esperados. Desafortunadamente, no son pocas las personas que tienden a menospreciar las fases de inicio y planeación, pues desean ver resultados demasiado pronto.

PLANEACIÓN.

En esta segunda fase se identifican los recursos humanos necesarios para su ejecución, se programan los recursos financieros, los resultados a alcanzar, se elabora el proyecto propiamente dicho, se delinea su estructura formal y se negocian los recursos financieros estimados.

Por otra parte, se define el alcance general del proyecto; antes, en la etapa de inicio, solamente se definió de forma muy preliminar y se planificaron las actividades que se desarrollarían y el cronograma de las mismas.

Las acciones más relevantes en esta fase son: » Perfeccionamiento del alcance del proyecto. » Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto.

Secuencia de actividades. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados. Una

planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. Cabe mencionar que, principalmente en la etapa de planeación de un proyecto externo, existe un conjunto de acciones que se relaciona con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si por la razón que sea el contrato no se consigue, el proyecto se aborta antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse por cómo debe ser gestionado.

PROGRAMACIÓN.

En esta tercera fase, Es una fase vital en la que se ejecuta el proyecto de acuerdo con el plan de trabajo (conjunto de tareas, actividades, fechas de inicio y término, responsables, dependencias y entregables), empleando los recursos financieros planificados; se elaboran informes parciales y se revisa la planeación inicial mediante la estructura formal de la nueva situación que comienza a crearse. Responde, ante todo, a las características específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la actividad en cuestión.

Las acciones más relevantes de esta etapa son:

Dirigir al equipo.

Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

CONTROL DE LA EJECUCIÓN.

En esta etapa Se trata del monitoreo y la revisión del trabajo realizado; incluye un análisis del progreso de las tareas conforme a lo planeado. En caso de alguna desviación (en fechas, recursos o calidad) con base en lo planificado, se tomarán e iniciarán las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo; proporciona directrices a los recursos humanos subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Las acciones más relevantes para esta etapa incluyen:

Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.

FINIQUITO DE LA PROGRAMACIÓN.

Esta fase y ultima es también muy importante, no sólo porque es cuando se representa la culminación de las actividades, sino por las dificultades que suele presentar en la práctica; en ocasiones se alarga excesivamente y provoca retrasos y costos imprevistos.

En esta etapa se entregan los resultados obtenidos (previa comprobación de que todo funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas), se elabora el informe final, se obtienen las firmas de aceptación del proyecto por parte de los responsables del mismo y se da seguimiento al proceso de soporte técnico y garantía.

Las fases de la administración de proyectos constituyen divisiones lógicas en el ciclo de vida de un proyecto; generalmente las divisiones entre ellas se establecen a partir del cumplimiento de los hitos (entregables) más importantes en un

proyecto. En ocasiones, es recomendable inclusive el desarrollo de sub-proyectos por cada fase.

Es importante considerar que las fases de la gestión de proyectos son diferentes a las fases propias del desarrollo de un producto o servicio; éstas últimas se concentran únicamente en las acciones necesarias para obtener el resultado esperado, mientras que las de gestión son mucho más globales y abarcan todas las áreas que influyen en un proyecto