FCE-ALM-PR 07 Procedimiento de Toma Física de … de control - Serán los responsables de realizar la captura de marbetes al sistema de inventarios. 27

Fecha de liberación:

01.08.05 Área responsable: Gerencia de Producción.

Fecha de versión: 23.07.12

Número de documento: FCE-ALM-PR.07

Versión: 05

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento

controlado lo hace un documento no controlado”.

Procedimiento de toma física de inventario

Procedimiento de Toma Física de Inventario

gonzalo.perez

Nuevo sello





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Nivel: 2




1 OBJETIVO

Realizar el inventario físico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacén Central, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y evaluar el desempeño de las operaciones.

2 ALCANCE

Inicia con la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares de los títulos almacenados en el subinventario del disponible y termina con la actualización de la existencia teórica en el sistema ERP.

3 POLÍTICAS

Generales

1. El levantamiento del inventario físico se llevará a cabo por lo menos una vez al año, debiendo ser al 100%.

2. Se determinará la fecha de levantamiento dentro del periodo fiscal, a más tardar en el mes de diciembre del año correspondiente.

3. El inventario se deberá llevar a cabo en la época del año donde la operación no se vea afectada por el tiempo que dure la toma del mismo.

4. Con anticipación a la toma física del inventario, la Subgerencia de Almacén y Tráfico informará a las áreas usuarias del Almacén, la realización del inventario y las fechas límite para los distintos servicios.

5. El inventario se programará para realizarse en cinco días hábiles del mes que se trate.





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6. Cada título será identificado con marbetes conforme a su localización.

7. Las existencias físicas que aún no estén registradas en el sistema y que por ello no se contarán, serán las siguientes:

Producción recibida, pendiente de alta.

Devoluciones pendientes de registrar en el área correspondiente, debidamente identificada.

Material pendiente de despacho que se localizará en el área de embarque, con la factura o remisión correspondiente que lo identifique.

8. En la realización del inventario, se deberán efectuar cinco conteos. Los dos primeros completos y, a partir del tercero, sólo se contarán aquellos títulos que arrojen diferencias en conteos anteriores.

Acomodo

9. Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarán los títulos que estén sueltos y aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un orden que facilite el conteo; se verificarán las etiquetas con identificación de cada título.

11. Se deberá cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el medio, para evitar que sean contados erróneamente como paquetes.

12. La forma de identificación de los anaqueles es la siguiente “A01A” donde:

A.- pasillo 01.-nivel A.- anaquel

13. La Subgerencia de Almacén y Tráfico es responsable de imprimir los marbetes para que sean colocados en los anaqueles.

14. Los marbetes se generarán por localizador.

15. La captura de los marbetes será automatizada en el sistema desarrollado para ello, de tal forma que permita una revisión expedita de las diferencias entre el primero y segundo conteo y entre conteos sucesivos.

16. Una vez recibidas las remesas de material (producción o devoluciones) y que no puedan ser procesadas en el sistema debido a las cantidades de ejemplares y que no puedan ser capturadas y acomodadas en sus anaqueles, no serán consideradas en el conteo y deberán estar identificadas.





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17. Para el trámite de entradas y salidas al Almacén, las diferentes áreas se deberán apegar a las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Subgerencia de Almacén y Tráfico.

18. Los Supervisores del Almacén Central elaborarán el corte de documentos en la víspera del inventario, para la revisión posterior del Órgano Interno de Control. Dicho corte abarcará a los cinco últimos documentos tramitados en el Almacén Central.

Identificación de subinventarios teóricos a contar

19. Toda la existencia a contar se deberán trasladar al subinventario de Disponible.

20. El subinventario de merma comercial y reprocesos, no se considerará en el conteo.

Actividades previas.

21. La Subgerencia de Almacén y Tráfico girará a los usuarios un calendario con las fecha de corte de las siguientes actividades:

Cancelación de facturas o remisiones.

Depuración de reservas y backorders.

Regularización de vales provisionales.

Aclaraciones de devoluciones que correspondan al periodo anual.

Ingreso de devoluciones al inventario.

Recepción de pedidos.

Surtido y entrega de pedidos.

Recepción de producción nacional e internacional.

Recolección de devoluciones.

Cierre en ORACLE del módulo de inventarios en la organización Almacén Central.

22. Los pedidos que no se alcancen a entregar al cliente final quedarán surtidos y apartados para su despacho una vez que concluya la toma física de inventario.

23. Los pedidos que no puedan ser surtidos se cancelarán.





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24. El área de sistemas deberá instalar en las mesas de control las máquinas a utilizar y probar previamente el ORACLE para la captura de marbetes obtenidos en el conteo manual.

25. La Subgerencia de Almacén y Tráfico elaborará y entregará a usuarios de Almacén Central un programa de actividades de la toma física de inventario.

Organización del personal

26. Para el inventario se dividirán a los participantes en los siguientes puestos:

Supervisores - Serán los encargados de cada grupo de contadores y verificarán que todas las ubicaciones sean contadas y resolverán los problemas que se pudieran presentar.

Contadores - Se dedicarán al conteo de los títulos en cada una de las ubicaciones.

Corredores - Serán los encargados de llevar los marbetes ya contados a los capturistas.

Mesa de control - Serán los responsables de realizar la captura de marbetes al sistema de inventarios.

27. Se asignará un supervisor para cada equipo de contadores y éste asignará al equipo las localizaciones que debe contar.

28. Se le proporcionará a los Supervisores una copia de la lista de grupos, así como el número de contadores de cada uno para facilitar el control de los marbetes entregados.

29. A cada contador se le asignará un número y se le dará una cangurera la cual contiene, tijeras y pluma, para el llenado y guardado de marbetes, hasta que el corredor lo solicite.

30. Las personas asignadas como corredores deberán recoger a intervalos de tiempo regulares los marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su captura, de igual forma, proporcionarán a los capturistas los datos de los marbetes faltantes solicitados por los supervisores.

31. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y Control y los supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de éste análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.





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Merma1.

32. El porcentaje de merma que se aplicará es el siguiente:

El 2.5% de merma sobre el total de inventario en el Almacén Central y los almacenes de Guadalajara y Monterrey.

4 DEFINICIONES

Anaquel: Ubicación física que corresponde a un espacio en los estantes.

Inventario teórico: Existencia de ejemplares en el Módulo de inventarios del sistema ERP.

Inventario físico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacén.

Pendientes de alta: Obras que físicamente están en el Almacén, pero que por falta de costo y precio definido no se han ingresado al inventario teórico.

Ejemplares por paquete. Número de ejemplares que hay en un paquete.

Cama. Número de paquetes que forman la base de la estiba.

Alto. Número de camas completas que tiene de alto la estiba.

Paquetes sueltos: Número de paquetes que no están contemplados dentro de la cama y de la altura.

Ejemplares sueltos: Número de ejemplares que no están dentro de los paquetes y no están contemplados en camas.

1 Porcentajes autorizados por la Junta Directiva en la Segunda Sesión Ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2003, mediante Ac.

21-I-2003





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5 DESARROLLO

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Definen fecha de inventario físico y notifican vía correo a usuarios del

Almacén Central.GPR/SAT 1

FCE-ALM-RE.10

Vía correo explica e informa a supervisores procedimiento y

programa de actividades.SAT 2

Actualiza el catálogo de localizaciones.

SUM 3

Realiza actividades de acomodo previas al inventario.

OPA 4

Realiza depuración de reservas y backorders.

ACO 5

Instala máquinas en la MCO y realiza pruebas en ORACLE.

ATI 6

Realiza cierre de movimientos en el módulo de inventarios.

SAT 7

FCE-ALM-IT.10

Genera 2 copias por valuación de subinventarios al inicio del inventario y

entrega las copias al OIC y SAT.SUM 8

Revisa que no existan movimientos en interfase con reserva.

SAT 9

Verifica en Sistema que no existan localizadores erróneos e informa a

SAT para corrección.SUM 10

Genera e imprime marbetes.SAT 11

FCE-ALM-IT.10FCE-ALM-RE.25

Separa y coloca los marbetes en cada una de las localizaciones y lo verifica contra etiquetas y código de barras.

OPA 12

FCE-ALM-RE.25

Asignan grupos de: contadores, corredores y capturistas; a los

contadores se les asigna un número.JTC 13

Da su Vo.Bo. para iniciar el inventario.OIC 14

Firma de conformidad el acta de inicio de toma física de inventario.

SAT/OIC 15

FCE-ALM-RE.24

Con apoyo de OPA verifica que se realicen correctamente los conteos.

OIC 16

Asigna un grupo de contadores en cada pasillo para su conteo y habrá

rotación en los conteos subsecuentes, se da inicio al primer conteo.

JTC 17

Registra información necesaria en los marbetes para conteo.

CON 18

FCE-ALM-RE.25

2

Responsable de la Actividad

GPR: Gerencia de Producción.SAT: Subgerencia de Almacén y Tráfico.JTC: Jefe de Tráfico y Control.OPA: Operador de Almacén.ACO: Área Comercial.ATI: Área de Tecnología de la Información.OIC: Órgano Interno de ControlCON: ContadorCOR: CorredorCAP: CapturistaMCO: Mesa de ControlSUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.





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Desprenden del marbete el talón correspondiente al conteo en curso y

lo guarda.CON 19

Responsable de la Actividad

GPR: Gerencia de Producción.SAT: Subgerencia de Almacén y Tráfico.JTC: Jefe de Tráfico y Control.OPA: Operador de Almacén.ACO: Área Comercial.ATI: Área de Tecnología de la Información.OIC: Órgano Interno de ControlCON: ContadorCOR: CorredorCAP: CapturistaMCO: Mesa de ControlSUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos.SUP: Supervisores

FCE-ALM-IT.10

FIN

Recorre constantemente los pasillos para recoger talones, los lleva a MCO

y verifica que todos los marbetes estén llenos totalmente.

COR 20

Ingresa en la base de datos la información de conteo 1 y 2, en caso de diferencias se realizan conteos 3,4

y 5.CAP 21

Emite listado del conteo 1 y 2 en el que aparecerán solamente aquellos

marbetes que resultaron con diferencias.

SAT 23

Asignara grupos de contadores de acuerdo a las diferencias, para

realizar tercero, cuarto y hasta quinto conteo.

JTC 24

Concluidos los conteos del inventario, genera listado final comparativo entre

la existencia teórica y física.SAT 25

Conoce las diferencias resultantes de la toma de inventario y solicita se

proceda a las aclaraciones.OIC 26

Revisa y analiza diferencias mayores (de más y menos). Procede a resolver

diferencias producto de errores en conteo, claves equivocadas, acomodo

erróneo por ediciones, etc. hasta agotar todas las posibilidades de

aclaración.SAT/ JTC/SUP 27

Realiza los ajustes en ERP.

SAT 28

Válida que la toma de inventario y los ajustes se realizan conforme a

procedimiento.OIC 29

1

Genera listado por artículo de existencias física y teórica finales con

sus diferencias para archivo.SUM 30

Realiza transferencia de existencias a los subinventarios de bloqueados y

coediciones.SUM 31

Genera valuación por subinventarios para revisar que el ingreso y

transferencias de existencias hayan sido correctas.

SUM 32

Firman de conformidad el acta de cierre de toma física de inventario.

SAT/OIC 33

FCE-ALM-RE.26

Concluida la captura de los marbetes del conteo con el que se este

trabajando, se podrá consultar en discoverer, con el reporte Toma de

inventarios diferencias conteo disponible, las diferencias que hay

entre casa conteo.SAT 22

FCE-ALM-RE.40





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5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1.

Gerencia de Producción/

Subgerencia de Almacén y

Tráfico.

Definen fecha de inventario físico, y notifican vía correo electrónico a: Gerencias, Jefaturas y a todos los usuarios del Almacén Central.

2. Subgerencia de

Almacén y Tráfico.

Explica e informa vía correo electrónico a los supervisores el procedimiento a seguir para el inventario, programa de actividades y cierre temporal de operaciones.

3.

Supervisor de Control de

Movimientos Internos.

Actualiza el catálogo de localizaciones. Catálogo de localización,

FCE-ALM-RE.10

4. Operador de

Almacén Realiza actividades de acomodo previas al inventario.

5. Área comercial Realiza depuración de reservas y backorders.

6. Área de

Tecnología de la Información

Instala maquinas en la mesa de control y realiza prueba en ORACLE que se utiliza para la captura de los marbetes.

7. Subgerencia de

Almacén y Tráfico

Realiza cierre de movimientos en el módulo de inventarios

Instructivo de toma de

inventario

FCE-ALM-IT.10

8.



Genera 2 copias por:

Valuación de subinventarios inicial y transfiere de los subinvetarios de bloqueos y coedición al disponible y entrega las copias al Órgano Interno de Control y Subgerencia de Almacén y Tráfico.





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Nivel: 2





9. Subgerencia de

Almacén y Tráfico

Revisa que no existan movimientos en interfase, pedidos con reserva.

10.



Verifica en sistema que no existan localizadores erróneos e informa a la Subgerencia de Almacén y Tráfico para su corrección.

11. Subgerencia de


Genera e Imprime marbetes


inventario

FCE-ALM-IT.10

Marbete

FCE-ALM-RE.25

12. Operador de

Almacén

Separa y coloca los marbetes en cada una de las localizaciones y lo verifica contra etiquetas y código de barras, en caso de inconsistencias informa a Departamento de Tráfico y Control.

Marbete

FCE-ALM-RE.25

13. Jefe de Tráfico

y Control

Asignan de acuerdo al personal disponible los siguientes grupos :

Contadores

Corredores

Capturistas

Una vez elegidos, a los contadores se les asignará un número.

14. Órgano Interno

de Control Da su Vo. Bo. para iniciar el inventario.

15.


Tráfico/

Órgano Interno de Control

Firman de conformidad el acta de inicio de toma física de inventario.

Acta de inicio de toma física de

inventario,

FCE-ALM-RE.24

16. Órgano Interno

de Control

Con apoyo del personal de almacén verifican que se realicen correctamente los conteos según muestras seleccionadas.





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y Control.

Asigna un grupo de contadores en cada pasillo para su conteo, al término de los conteos se hará rotación de grupos en cada uno de los pasillos.

Se da inicio al primer conteo.

18. Contadores.

Registra paquetes por cama, camas de alto, si hay paquetes sueltos los anota; si hay ejemplares sueltos los registra en el marbete. Se marcara con una “X” los espacios vacíos si no existen paquetes o ejemplares.

En el caso de que la obra tenga diferentes estibas o reimpresiones en la misma localización se anotara en las columnas A, B y C.

Marbete

FCE-ALM-RE.25

19. Contadores Desprenden del marbete el talón correspondiente al conteo en curso y lo guarda.

20. Corredor

Recorre constantemente los pasillos para recoger los talones, los lleva a mesa de control y verifica que todos los marbetes de cada conteo (1 y 2) estén llenados totalmente.

21. Capturistas

Ingresan en la base de datos la información de los conteos 1 y 2.

En caso de diferencias se realizaran los conteos 3, 4 y 5.


inventario

FCE-ALM-IT.10

22. Subgerencia de


Una vez concluida la captura de los marbetes del conteo con el que se esté trabajando, se podrá consulta en discoverer con el reporte Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible, en donde se podrá ir visualizando las diferencias que hay entre cada conteo.

Toma Inventarios Diferencias

Conteo Disponible

FCE-ALM-RE.40





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Páginas : 12


Nivel: 2





23. Subgerencia de


Emite listado del conteo 1 y 2, en el que aparecerán solamente aquellos marbetes que resultaron con diferencias entre ellos.


y Control.

Asignará grupos de contadores de acuerdo a las diferencias, para realizar el tercero, cuarto y hasta quinto conteo.

25. Subgerencia de


Una vez concluido los conteos del inventario, genera el listado final comparativo entre la existencia teórica y física.

26. Órgano Interno

de Control

Conoce las diferencias resultantes de la toma de inventario y solicita se proceda a las aclaraciones.

27.


Tráfico,

Jefe de Almacén y

Tráfico,

Supervisores

Revisa y analiza diferencias mayores (de más y menos). De acuerdo a ello procede a resolver diferencias producto de errores en conteo, claves equivocadas, acomodo erróneo por ediciones, etc. hasta agotar todas las posibilidades de aclaración.

28. Subgerencia de

Almacén y Tráfico

Realiza los ajustes en ERP.

29. Órgano Interno

de Control

Valida que la toma de inventario y los ajustes se realizan conforme a procedimiento.

30.



Genera listado por artículo de existencias física y teórica finales con sus diferencias para archivo.

31.



Realiza trasferencia de existencias a los subinventarios de bloqueados y coediciones.





Versión: 05

Páginas : 13


Nivel: 2





32.



Genera valuación por subinventarios para revisar que el ingreso y transferencias de existencias hayan sido las correctas.

33.


Tráfico/

Órgano Interno de Control

Firman de conformidad el acta de cierre de toma física de inventario.

Acta de Cierre de Toma Física de

Inventario

FCE-ALM-RE.26

Termina Procedimiento.





Versión: 05

Páginas : 14


Nivel: 2




6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad.

6.2 FCE-ALM-RE.10 Catálogo de localización.

6.3 FCE-ALM-IT.10 Instructivo de toma de inventario.

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-ALM-RE.24 Acta de Inicio de Toma Física de Inventario

7.2 FCE-ALM-RE.25 Marbete

7.3 FCE-ALM-RE.26 Acta de Cierre de Toma Física de Inventario

7.4 FCE-ALM-RE.40 Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible.

7.5 FCE-ALM-FV.07 Ficha de verificación de las características de Toma Física de Inventario

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS PUESTO ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

1 Almacén Gerencia de Producción

V.E. Versión electrónica – solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 05

Páginas : 15


Nivel: 2




9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADASORIGINADOR DEL

CAMBIO NATURALEZA DEL

CAMBIO

23.07.12 05 6 Subgerencia de

Almacén y Tráfico

Se integra la política 32 relacionada con el % de

merma Este procedimiento se

presentará en la próxima reunión de COMERI

14.03.12 04 Todas Subgerencia de

Almacén y Tráfico Se actualiza al proceso

actual.

10.11.10 03 Todas Subgerencia de

Almacén y Tráfico

Se eliminaron las políticas 13 – 15, 17-19, 24 y 24, se actualizó el

procedimiento a la operación actual con una mayor intervención del

personal de la Gerencia de Tecnología

Anexos del Procedimiento de toma física de inventario

ANEXO 7.1

FCE-ALM-RE. 24

ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA

DE INVENTARIO


Fecha de revisión

Código de documento: FCE-ALM-RE.24

Referencia: FCE-ALM-PR.07

Revisión: 1

ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

FECHA:__________


1. TÍTULO:

ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situación al inicio de la toma física del inventario.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefe de Tráfico y Control.

4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico o máquina.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se inicia la toma física del inventario.

2 Descripción de actividades

Registrar la situación al inicio de la toma física del inventario.

INSTRUCTIVO DE LLENADO


ANEXO 7.2

FCE-ALM-RE. 25

MARBETE


AL-OP7-1

MARBETE No. MARBETE No.

Fecha de inventario

Marbete No. CLAVE CLAVETÍTULO TÍTULO

Clave AUTOR AUTORCONTEO FÍSICO CONTEO FÍSICO

Localización Contador No. A B C Contador No. A B C

Título

Autor

Paquetes por camaPaquetes de altoPaquetes sueltosEjemplares sueltos

PARTE No. 1

PRIMER CONTEO

LOCALIZACIÓN

Ejemplares por paquete

LOCALIZACIÓN

Ejemplares por paquete

PARTE No. 2

SEGUNDO CONTEO

Paquetes por camaPaquetes de altoPaquetes sueltosEjemplares sueltos

Código del documento: Revisión: FCE-ALM-RE.25 1


1. TÍTULO:

MARBETE.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento para realizar la toma física de inventario de existencias en el almacén.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4. FORMA DE LLENADO: Manual y Medio Electrónico.



1 Fecha de inventario

Anotar la fecha de inicio de la toma física de inventario.

2 Marbete No. Anotar el número consecutivo de marbete.

3 Clave Anotar la clave del título que se deberá contar.

4 Localización Anotar la localización física del título en los estantes del almacén.

5 Título Anotar el título del los ejemplares a contar.

6 Autor Anotar el autor del título a contar.

7 Contador No.

Anotar el número de contador que realizó el conteo de ese título.

8 Ejemplares por paquete

Anotar el número de ejemplares que contiene el título que se esta contando.

9 Paquetes por cama

Anotar el número de paquetes que contiene cada nivel (“cama”) en la estiba, es decir, contar el número de paquetes que forma un nivel en la estiba.

10 Paquetes de Anotar el número de camas de que está formada la estiba.



Id. Elemento Descripción alto

11 Paquetes sueltos

Anotar el número de paquetes que no completan una cama o están sueltos.

12 Ejemplares sueltos

Anotar el número de ejemplares que no llegan a formar un paquete completo.


ANEXO 7.3

FCE-ALM-RE. 26

ACTA DE CIERRE DE

TOMA FÍSICA

DE INVENTARIO


Fecha de revisión Código de documento: FCE-ALM-RE.26

Referencia: FCE-ALM-PR.07

Revisión: 1

ACTA DE CIERRE DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

FECHA:__________


1. TÍTULO: ACTA DE CIERRE DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita formalizar y registrar el cierre de la toma física del inventario. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefe de Tráfico y Control. 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico.



1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se inicia la toma física del inventario.

2 Descripción de actividades

Registrar la situación al inicio de la toma física del inventario.



ANEXO 7.4

FCE-ALM-RE.40

TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23


Instructivo de llenado

1. TÍTULO: TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Visualizar las diferencias que hay entre cada conteo 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Reporte generado automáticamente por el sistema.

4. FORMA DE LLENADO:

Medio electrónico.



1.

Reporte generado automáticamente por el sistema.

Elementos tomados de la base de datos por el sistema automáticamente, para generar el reporte.

2. Marbete Corresponde al No. De conteo por localizador

3. Item Clave de identificación por artículo.

4. Clave del FCE identificación en el catálogo de obras del FCE

5. Título Descripción de la obra

6. Autor Nombre de la autoría de la obra

7. Colección Clasificación de la obra según catálogo del FCE

8. Área temática De acuerdo al tema, clasificación según catálogo del FCE.

9. Localizador Clave que identifica el lugar de ubicación dela obra dentro del almacén central

10. Conteo1 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%

11. Conteo2 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100%

12. Ctvo2 Diferencia entre el conteo 1 y 2

13. Conteo3 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo2

14. Ctvo3 Diferencia entre el conteo 2 y 3.

15. Conteo 4 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo3



17. Conteo 5 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo4


19. Existencia Corresponde a la existencia física final, resultado del 5 conteo.

20. Diferencia Resultado de la diferencia entre las existencias teóricas y físicas.

21. Costo unitario Valor unitario de la diferencia

22. Costo total Valor total de la diferencia por artículo

23. Estatus Una vez que se agotaron todas las posibilidades de aclaración de diferencias se le da el estatus de cerrado.


ANEXO 7.5 FCE-ALM-FV.07

FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS

CARACTERÍSTICAS DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO


PROCEDIMIENTO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO, FCE-ALM-PR.07

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control

Registro Plan de reacción/

acciones en caso de no

conformidad Marbetes en títulos localizados

Visual 100% colocación de marbetes

Al momento de su colocación

Comparación contra Catálogo de Marbetes

Base de datos

Colocación de marbete faltante

Conteo correcto

Resultado 100% de la información del marbete

Al momento de la recepción

Coincidencia de datos entre cada conteo

Base de datos

Solicitar nuevo conteo conforme procedimiento

Fecha de revisión:

Código de documento: FCE-ALM-FV.07

Referencia : FCE-ALM-PR.07

Revisión: 1 Ficha de verificación de las

características del procedimiento

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