Febrero 2008

Administrando la Política de Administrando la Política de Personal de Secretaría General Personal de Secretaría General

Febrero 2008

Resumen de la Presentación

I. Mandato

II. Desafíos Encontrados

III. Nuestros Recursos: Presupuesto y Personal

IV. Contexto del Plan de Acción

V. Plan de Acción

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I. Mandato:

“… encomendar a la Secretaría General a que presente… recomendaciones con respecto a la política de personal y

su sostenibilidad, a la luz de los nuevos mandatos, la reciente reestructuración de la Secretaría General y la

situación financiera de la OEA.”

AG/RES. 2353 (XXXVII-O07)

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II. Desafíos EncontradosII. Desafíos Encontrados

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II. Desafíos Encontrados

Las estructuras administrativas de la OEA y de otros organismos multilaterales no se han mantenido al ritmo cambiante de los estándares y las tendencias internacionales, particularmente en la administración de recursos humanos.

La base de recursos humanos y financiera no ha crecido al ritmo de los nuevos mandatos.

Los cambios a las prácticas y normas han sido parciales en lugar de totales, enfocados en responder a crisis o en necesidades específicas, y no a la administración estratégica de los recursos.

La descentralización de prácticas administrativas, con insuficiente responsabilidad sobre los recursos.

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Carencia de estandarización y sistematización de procesos.

Regulaciones y procedimientos desactualizados que dificultan una administración eficiente de los recursos humanos.

Aplicación desigual de políticas y reglamentos de recursos humanos.

Registros de personal incompletos (por ejemplo: funcionarios en el campo).

II. Desafíos Encontrados (cont.)

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III. Nuestros Recursos:III. Nuestros Recursos:Presupuesto y PersonalPresupuesto y Personal

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Esquema de los Recursos:

A. Evolución de los Costos de Personal

B. Conteo de Personal: 1996-2007

C. Presupuesto Total y Número Total de Personal

D. Distribución del Presupuesto y Personal por Áreas Programáticas.

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$53.5 $51.7 $47.6 $47.2 $45.9 $47.4 $51.5 $53.4 $55.8 $55.3 $59.5$65.6 $68.8

$102.3$109.7 $113.3

$120.6 $125.3 $123.6

$48.7$42.1 $41.7 $41.5$41.6 $42.9 $45.1 $46.7 $48.0 $46.9 $49.0 $53.2 $55.8

$10.5$4.8 $9.6 $5.9 $5.6 $4.4 $4.5 $6.4 $6.7 $7.8 $8.4 $12.4 $13.0

$150.7

$123.7

$188.4

$163.0 $157.3

$144.6

$148.2

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

FR FE Total Presupuesto Total

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III. Nuestros Recursos A. Evolución de los Costos de Personal (Presupuesto Total vs. Nómina Total)

En 1997 la nómina fue 47.1% del presupuesto total, y en 2007 fue 40.2%.

1997Presupuesto Total US$ 109.7 millones

2007Presupuesto Total US$ 163 millones

Est.

Est.

En millones de US$En millones de US$

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* Conteo de personal al 31 de diciembre de 2007. Incluye 10 asociados, quienes no fueron reportados adecuadamente en años anteriores; y excluye a 12 individuos que trabajan para el Trust for the Americas, quienes no son funcionarios de la SG/OEA. La cifra también excluye aproximadamente a 161 Personal de Apoyo Temporal (PATs) y a 89 Profesionales Locales (PLs) en misiones de campo al 1/1/08. Estos individuos trabajan principalmente en misiones especiales tales como observaciones electorales, misiones de paz y en desminados, y son financiados con Fondos Específicos. El número fluctúa significativamente de mes a mes. Los CPRs no se incluyen y no son parte de este informe.

741

632669

612637

674719

609

671

657

576 578 560 541 550 544 536

478 486509 530

8456 48

71 87130

183

119 123162 181

597626

711*

109

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Total FR FE

III. Nuestros Recursos B. Conteo de personal: 1996-2007

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Presupuesto estimado de personal para el 2008

FR (Personal) US$55.8 millones

FE (Personal) US$13.0 millones

Número total de personal por fondo

FE181 miembros

de personal

FR 530 miembros

de personal

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III. Nuestros Recursos C. Presupuesto Total y Número Total de Personal

Presupuesto total estimado para el 2008: US$157.3 millones Presupuesto estimado de personal para 2008: US$ 68.8 millones

Número total de personal: 711 al 31 de dic. de 2007*

* Referirse al pie de página anterior.

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$13.2

$34.3

$2.3

$49.8

$5.4

$17.8

$1.0

$24.2

$6.7

$16.5

$0.6

$23.8

$14.8

$4.5

$3.7

$23.0

$4.6

$4.2

$0.6

$9.4

$14.1

$1.3

$2.8

$18.2

$6.3

$1.5$1.1

$8.9

$0.0

$10.0

$20.0

$30.0

$40.0

$50.0

$60.0

Desarrollo Integral Democracia yGobernabilidad

SeguridadMultidimensional

Apoyo a losEstados

Miembros

DerechosHumanos

Administración DirecciónEjecutiva

Costos de Personal Otros Costos Infraestructura Básica y Costos Comunes

Fondo Regular:Fondos Específicos: Fondo Voluntario: Total:

$ 87.5$ 63.8$ 6.0$ 157.3

III. Nuestros Recursos D. Distribución de Presupuesto por Áreas Programáticas.

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El monto total de la Infraestructura Básica y los Costos Comunes de $12.1 millones en el Fondo Regular, fue distribuido proporcionalmente a todas las áreas, basándose en el número de personal incluido en el Programa-Presupuesto Aprobado para el 2008.

Programa-Presupuesto Aprobado 2008 Consolidado($ en millones)

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122

97

63

157

54

156

62

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Desarrollo Integral Democracia yGobernabilidad

SeguridadMultidimensional

Apoyo a losEstados Miembros

DerechosHumanos

Administración DirecciónEjecutiva

Número total de miembros del personal SG/OEA: 711

Per

son

al

III. Nuestros Recursos D. Distribución del Personal por Áreas Programáticas.

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IV. Contexto del Plan de AcciónIV. Contexto del Plan de Acción

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La Secretaría General reconoce la importancia de una política de personal que apoye el uso eficiente de sus escasos recursos.

Nuestra política de recursos humanos busca:

Alinear los recursos a los mandatos y a las necesidades organizacionales resultantes,

Desarrollar una cultura de responsabilidad que mida cuantificablemente los resultados, vinculados a los objetivos institucionales,

Actualizar y simplificar los procesos para dar un valor agregado a la Organización y permitir la optimización de los recursos,

Comprometerse con la planificación de sucesiones y la proyección de requisitos futuros.

Para lograr estos objetivos, la SG/OEA ha desarrollado el siguiente Plan de Acción, con la participación de miembros del personal a través de la Secretaría General y en consulta con el Comité de la Asociación de Personal.

IV. Contexto del Plan de Acción

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V. Plan de AcciónV. Plan de Acción

V. Plan de AcciónV. Plan de Acción

Planificación de la Planificación de la Fuerza Laboral y Fuerza Laboral y de los Recursosde los Recursos

Simplificación Simplificación y Modernizacióny Modernización

de Procesosde Procesos

DesarrolloDesarrollodel Personaldel Personal

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C.C.

A.A.

B.B.

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V. Plan de Acción A. Planificación de la Fuerza Laboral y de los Recursos

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Alinear la planificación de la fuerza laboral de la SG/OEA con las mejores prácticas y las necesidades cambiantes.

Administración y Clasificación de Posiciones

Registro y manejo de todas las posiciones administradas por la Secretaría General.

Planificar y priorizar los requerimientos de las posiciones de acuerdo al presupuesto proyectado y a los mandatos.

Desarrollar e implementar descripciones genéricas de posiciones, donde sea factible.

Estandarizar políticas y procedimientos para las clasificaciones de posiciones.

Alinear habilidades con posiciones.

Responder proactivamente a las necesidades cambiantes de la Organización.

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V. Plan de Acción A. Planificación de la Fuerza Laboral y de los Recursos (cont.)

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Reclutamiento y Plan de Sucesión

Monitorear e incorporar dentro de la estrategia de reclutamiento del personal los mandatos sobre distribución geográfica y de género.

Ampliar la fuente de reclutamiento, por ej.: Programa de Pasantías.

Identificar posiciones claves para asegurar un plan de sucesión en un plazo establecido.

15% del personal será elegible para jubilarse en los próximos 3 años.

Promover la transmisión de conocimientos y tutoría.

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V. Plan de Acción B. Desarrollo del personal

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Entrenamiento y Desarrollo Entrenamiento estructurado y enfocado hacia las necesidades

institucionales y los requerimientos de las posiciones.

Administración de la Evaluación del Desempeño Desarrollo continuo del Sistema de Evaluación del Desempeño. Reconocimiento de alto desempeño para promover la retención. Responder a problemas de desempeño y comprometerse en acciones de

mejora.

Encuesta de satisfacción laboral Diseñar y aplicar una encuesta sobre condiciones de trabajo y ambiente laboral. Desarrollar un plan de acción de acuerdo a resultados obtenidos.

Desarrollar una cultura de responsabilidad que mida cuantificablemente los resultados, vinculados a los objetivos institucionales.

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V. Plan de Acción C. Simplificación y Modernización de Procesos

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Revisión de Procesos de Recursos Humanos Simplificación e integración de procesos de recursos humanos. Comparación de mejores prácticas con otras organizaciones internacionales. Alinear procesos de recursos humanos con los requerimientos de la

administración de proyectos de Fondos Específicos, dentro del marco de las Normas Generales y el Reglamento de Personal existente.

Revisión del Reglamento de Personal Eliminar inconsistencias entre las Normas Generales y el Reglamento de

Personal. Alinear y simplificar respondiendo a las necesidades actuales de la

Organización. Clarificar derechos, deberes y responsabilidades de los funcionarios.

Actualizar y simplificar los procesos para darle un valor agregado a la Organización y optimizar recursos.

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V. Plan de Acción C. Simplificación y Modernización de Procesos (cont.)

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Modernización de OASES Maximizar el uso de la funcionalidad existente de ORACLE. Redefinir e integrar los procesos de negocios en el sistema operacional de la

Organización.

Reportes• Completar la base de datos del personal (ej.: Personal de Apoyo Temporal y Profesionales Locales).

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En resumen…

La administración apropiada de recursos humanos es esencial para el buen funcionamiento de una

organización.

Nuestro desafío es mantener un personal bien preparado para atender las necesidades de la

Organización y comprometido con su éxito.

CP19576S