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CÁMARADECOMERCIODEMEDELLÍNPARAANTIOQUIA–KONFIRMAS.A.S.GUÍAPARAELSERVICIODERELACIONAMIENTOCONTERCEROSYVERIFICACIÓNDERIESGOS
Fechaactualización:07deMarzode2017CONTENIDO1. ASPECTOSGENERALES....................................................................................................................................2
1.1. QUIENESKONFIRMAS.A.S......................................................................................................................2
1.2. LANUEVAINSCRIPCIÓNDELOSPROVEEDORES.....................................................................................2
1.3. PROMESADESERVICIOYCANALESDECOMUNICACIÓN........................................................................2
2. LAINSCRIPCIÓNCOMOPROVEEDOR..............................................................................................................3
2.1. INSCRIPCIÓNINTEGRALDEPROVEEDORESCONORIGENODOMICILIOENCOLOMBIA........................3
2.2. REGISTROLIVIANODEPROVEEDORES....................................................................................................3
2.3. REGISTROLIVIANOESPECIALOINTEGRALESPECIAL..............................................................................4
3. LARENOVACIÓNANUALDELAINFORMACIÓNREGISTRADA.........................................................................6
3.1. REQUISITOS.............................................................................................................................................7
4. LAACTUALIZACIÓNPORCAMBIOSOCURRIDOSDURANTELAVIGENCIA.......................................................7
4.1. REQUISITOS.............................................................................................................................................7
5. PASOAPASOREGISTROUSUARIOTRÁMITEVIRTUAL....................................................................................8
5.1. REGISTRO.................................................................................................................................................8
5.2. CONFIRMACIÓN......................................................................................................................................8
5.3. INICIODESESIÓN....................................................................................................................................9
6. DILIGENCIAMIENTODELFORMULARIOYDOCUMENTOSQUEDEBENPRESENTARSE...................................9
6.1. INFORMACIÓNDEDATOSGENERALES....................................................................................................9
6.2. INFORMACIÓNFINANCIERA,TRIBUTARIAYBANCARIA........................................................................10
6.3. DOCUMENTACIÓNPARAVERIFICACIONES...........................................................................................11
6.4. DECLARACIONES,AUTORIZACIÓNYFIRMA...........................................................................................13
7. FORMADEENVÍOYLUGARDERECEPCIÓNPARAELREGISTROOACTUALIZACIÓN....................................13
8. RESULTADO:LAAPROBACIÓNORECHAZODELREGISTRO...........................................................................14
9. LACANCELACIÓNDELREGISTRO...................................................................................................................14
10. ANEXOS.....................................................................................................................................................15
10.1. Anexo1:CertificacióndeEstadosFinancieros..................................................................................15
10.2. Anexo2:DictamendelRevisorFiscal................................................................................................16
2GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
NOTA: "Tenga en cuenta que KONFIRMA administra el registro de proveedores de diferentes entidadescontratantesyparacadaunadeellasaplicanreglasdenegocioyprocedimientosdiferentes;porlotanto,siusteddeseahacerpartedelregistrodeproveedoresdealgunaenparticulardeberealizareltrámiteespecíficoparadichaentidad.”“RECUERDEQUEESTEREGISTROAPLICASOLOCAMARADECOMERCIODEMEDELLÍNPARAANTIOQUIA.NOAPLICAPARALASOTRASENTIDADESCONTRATANTESDELASCUALESKONFIRMAADMINISTRAELREGISTRODEPROVEEDORES.”
1. ASPECTOSGENERALES
LaCÁMARADECOMERCIODEMEDELLÍNPARAANTIOQUIA(LACÁMARA),ensubúsquedadetenerunmayorcontroldelosriesgosasociadosalprocesodeContratación,hadecididoquelainformacióndelosproveedoresseapreviamenteverificadaen lasbasesdedatosexternascon lasquecuentaKONFIRMAS.A.S. (Konfirma®);optimizandoelprocesoderegistrodeloscontratistaspotencialesdelasdiferentesáreasdeLACÁMARA.
1.1. QUIENESKONFIRMAS.A.S.
EsunAliadoEstratégicodeLACÁMARA,estaempresafueconstituidacomounemprendimientocorporativolideradoporCadenaS.A.ypor laCámaradeComerciodeMedellínparaAntioquia.Konfirma®conjugaelconocimientoylainnovaciónparaofrecerlesasusclientesseguridadjurídicayeficienciaensusprocesosdecontrataciónyCompliance.
Konfirma® presta tres servicios con alcance nacional: Verificación de Riesgos de grupos de interés,RelacionamientoconTercerosyGestiónJurídicaInmobiliaria.Esunaempresadedicadaaldiseño,desarrollo,implementación,puestaenfuncionamientoyventadeserviciosconaltovaloragregado.
1.2. LANUEVAINSCRIPCIÓNDELOSPROVEEDORES
LainscripcióndelosproveedoresdeLACÁMARAserágestionadaatravésdelSistemadeInformacióndeKonfirma®5INKO, el cual actualmente es administradoporKonfirma®; dicha inscripción será un trámiteindispensableparapoderparticiparenlosprocesosdecontrataciónyesindependientedelRegistroPúblicoadministradoporlasCámarasdeComercio;comotodainscripción,podráseractualizadoeneltiempoy/ocancelada,cuandonoseajustealosparámetrosqueestablezcaLACÁMARA.
Eltrámitedeinscripciónyclasificaciónnotendráningúncostoparaelproveedor,aexcepcióndeloscostosdeenvíoenlosqueincurra,encasodesolicitarlainscripción,renovaciónoactualizaciónporcorreopostal.
EnelSistema5INKOnoseinscribenconsorciosounionestemporales.Losintegrantesdelconsorcioounióntemporaldeberáninscribirseenformaindividual.
1.3. PROMESADESERVICIOYCANALESDECOMUNICACIÓN
Eltiempoderespuestadelasolicituddeinscripción,actualizaciónorenovaciónatravésdeKonfirma®,seráde48horasendíashábiles,despuésderecibidaladocumentación.
3GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
Losresultadosdelasolicitudseráncomunicadosalproveedoratravésdecorreoelectrónico.
LossiguientesnumeralesexplicanlaformacomoserealizarálainscripciónoactualizacióndelosproveedoresdelaCÁMARADECOMERCIODEMEDELLÍNPARAANTIOQUIA.
2. LAINSCRIPCIÓNCOMOPROVEEDOR
2.1. INSCRIPCIÓNINTEGRALDEPROVEEDORESCONORIGENODOMICILIOENCOLOMBIA
Para realizar de formaexitosa el trámite de inscripcióno actualización en el Sistemade InformacióndeKonfirma®5INKO,elproveedordeberácumplirconlossiguientesrequisitos:
a) La Matricula Mercantil del proveedor debe encontrarse renovada al 31 de diciembre del añoinmediatamenteanteriorenlaCámaradeComerciorespectiva.
b) Elproveedordeberáimprimiry/odiligenciarelformularioderegistroqueseencuentradisponibleenlapáginawebdeKonfirma®,enformatoPDFoVirtual.Para acceder a la opción de diligenciamiento virtual se hace a través del enlace:http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.html Recuerde que debe registrarse para poder diligenciar el formulario. En el numeral 5 del presentedocumentosedetallaelpasoapasopararegistrarsecomousuario,adicionalpuedeconsultarloenelmismoenlace.El formulario en PDF se encuentra en el enlace:http://konfirma.com.co/Portals/0/Users/001/01/1/CCMA_Formulario_Inscripcion_14022014.pdfEnelnumeral6delpresentedocumentoseencuentraeldetalleparadiligenciarelformularioendebidaformaevitandodejarcampossinrespuesta;éstedeberáserfirmadoporelRepresentanteLegalosusuplente.
c) Documentaciónaanexar:Elproveedoradjuntaráendebidaforma,ladocumentaciónqueaplicaencadacasosegúnelnumeral6.3delapresenteguía.
d) Sielproveedordiligenciaelformulariovirtualdeberáanexaramedidaqueingresalainformaciónlosdocumentossoportescorrespondientes,alterminardediligenciarel formulariodebe imprimirloparafirmarloporelrepresentantelegalyluegoescanearloparaanexarloatravésdelaaplicación.SielproveedordiligenciaelformularioPDFdebeentregaroenviarlosdocumentosaKonfirma®alasedeindicadaenelnumeral7.
2.2. REGISTROLIVIANODEPROVEEDORES
Todas laspersonasnaturalesy jurídicas,podrán inscribirsecomoproveedoresdeLACÁMARA,siempreycuandoaportensolicitudexpresadeestaentidad,parainscribirsebiensea,enelRegistroLiviano,elRegistroIntegraloenelRegistroEspecial;paralocualdeberánaportareldocumentodeInvitaciónqueLaCámaralesentregue.Sinestedocumento,KONFIRMAnoprocederáconeltrámite.
4GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
NOTA:ParacadaunodelostramitesquetieneLACÁMARAesindispensablediligenciarenelformularioelcampo “CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS” basado en el objeto social de su empresa y con elDocumento Clasificación de Proveedores. Dicho documento lo puede visualizar en el siguiente linkfile:///C:/Users/t-konfirma51/Downloads/clasificacion-de-proveedores%20(2).pdf
Losrequisitosindispensablesparaqueseaaprobadalainscripciónsonlossiguientes:
a) Elproveedordeberáimprimiry/odiligenciarelformularioderegistroqueseencuentradisponibleenlapáginawebdeKonfirma®,enformatoPDFoVirtual.Para acceder a la opción de diligenciamiento virtual se hace a través del enlace:http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.htmlRecuerdequedeberegistrarseparapoderdiligenciarelformulario.Enelnumeral5delpresentedocumentosedetallaelpasoapasopararegistrarsecomousuario,adicionalpuedeconsultarloenelmismoenlace.El formulario en PDF se encuentra en el enlace:http://konfirma.com.co/Portals/0/Users/001/01/1/CCMA_Formulario_Inscripcion_14022014.pdfEnelnumeral6delpresentedocumentoseencuentraeldetalleparadiligenciarelformularioendebidaformaevitandodejarcampossinrespuesta;éstedeberáserfirmadoporelRepresentanteLegalosusuplente.
b) Documentaciónaanexar:- ElproveedorentregaráoenviarácopialegibledelRUT(oelqueopereenelpaísdeorigen).- Elproveedoraportaracopiadelaceduladelrepresentantelegal- Si el proveedor diligencia el formulario virtual deberá anexar a medida que ingresa la
informaciónlosdocumentossoportescorrespondientes,alterminardediligenciarelformulariodebe imprimirlo para firmarlo por el representante legal y luego escanearlo para anexarlo atravésdelaaplicación.SielproveedordiligenciaelformularioPDFdebeentregaroenviarlosdocumentosaKonfirma®alasedeindicadaenelnumeral7.
2.3. REGISTROLIVIANOESPECIALOINTEGRALESPECIALEnesteregistroKonfirmaverificarálainformacióngeneralyjurídicadelproveedorconformeloestableceelnumeral2.2.ydesernecesarioyasolicituddelaCámaradeComerciolainformaciónfinancieraconformeloestableceelnumeral4.1.Adicionalmente verificará la información especial de Trasporte, Vigilancia, Alimentación, Servicio Postal,Servicio de Aprovechamiento, Almacenamiento, Acopio, Tratamiento y/o Disposición Final de ResiduosSólidosPeligrososyNoPeligrososyServiciodeRadiodifusiónSonoraLossiguientesdocumentosseexigensiysolosilaCCMAmarcaenlaInvitaciónREGISTROESPECIAL:
5GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
A. Transporte
Documentos Observaciones
Certificado del Registro Nacional Automotor oRUNT
Cuando se trate de personas naturales o jurídicasqueprestanelserviciodetrasporte,lacertificaciónexpedida por el representante legal o la personanatural, donde certifique que todos los vehículoscuentanconelcertificado.
Certificado de Habilitación Ministerio deTransporte
Deberán aportar todas las certificaciones de losmunicipiosenlosqueseencuentranhabilitados.
Certificacióndeafiliaciónalaseguridadsocialdelosempleados
Cuandosetratedepersonasjurídicasqueprestanelservicio de trasporte, la certificación deberá serexpedida por el revisor fiscal de estar obligado atenerlo o contador público, donde certifique quetodoslosvehículoscuentanconelcertificado.
Certificación/Revisión Documental de SOATvigente
Cuando se trate de personas naturales o jurídicasqueprestanelserviciodetrasporte,lacertificaciónexpedida por el representante legal o la personanatural, donde certifique que todos los vehículoscuentanconelcertificado.
Certificación/Revisión Documental de laTecnicomecánicaygasesvigente
Cuando se trate de personas naturales o jurídicasqueprestanelserviciodetrasporte,lacertificaciónexpedida por el representante legal o la personanatural, donde certifique que todos los vehículoscuentanconelcertificado.
Póliza de Transporte (Responsabilidad CivilExtracontractual- Responsabilidad Contractual-EntreOtros)
SerevisarálavigenciayelmontoestablecidoporlaLey.60 SMMLV Transporte Público100SMMLVTransporteEspecial
B. Vigilancia
LicenciadeFuncionamientoVigente5añosdesdefechadeexpedición.expedidapor la Superintendencia de Vigilancia y Seguridadprivada
Póliza
Noinferioramilquinientos(1.500)salariosmínimoslegales mensuales vigentes, que cubra los riesgosderivados del uso indebido de armas de fuego uotros elementos y del ejercicio mismo de lasactividades.
6GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
Credencial de identificación del personal enservicioexpedidaporeltitulardelalicenciadefuncionamiento(artículo103delDecreto019de2012)
Del personal que utilizara en la ejecución decontrato
C. Alimentación
Registro, permiso, notificación sanitaria ocertificadodenoobligatoriedaddelINVIMA Vigente,expedidoporelINVIMA
CertificadodeInspecciónSanitaria Máximocon2añosdeantelación
D. ServicioPostal
Certificación donde consta que se encuentrahabilitadoporelMinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.
Vigente
E. Servicio de Aprovechamiento, Almacenamiento, Acopio, Tratamiento y/o Disposición Final de
ResiduosSólidosPeligrososyNoPeligrosos
Licencia o permiso expedido por la autoridadambientalpararealizarestalabor. Vigente
F. ServiciodeRadiodifusiónSonora
Resolución del MinTic de la licencia deconcesión para la prestación del ServicioComunitario o de Interés Público deRadiodifusión Sonora, Instalación y Operaciónde la emisora y para el uso del espectroradioeléctricoasignado.
Vigente
3. LARENOVACIÓNANUALDELAINFORMACIÓNREGISTRADA
LasPersonas Jurídicasque tengan interés en continuar inscritos enel Sistemade InformacióndeKonfirma®5INKO, deben realizar la renovacióndel registro antesde cumplir un año contadoapartir de la fechade laaprobacióndesuinscripción;estoconelfindepodercontinuarparticipandoenlosprocesosdecontrataciónconLACÁMARA.Sinembargo,debentenerencuentaqueparalarenovacióntambiénesindispensablepresentarlainvitacióndeLACÁMARA.Sinestedocumentonoseprocederáconeltramite
7GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
Eltrámitederenovacióndeberealizarseentreunmesantesdelafechadevencimientodesuinscripción.Laspersonasjurídicasactualizaránatravésdelformulario,comomínimolainformaciónfinancieraa31dediciembredelañoanteriorysiesdelcasootra informaciónreportada inicialmenteallíqueduranteelañohayasufridocambios,estosiempreycuandoLACÁMARAlorequiera.
LainformaciónfinancieradeberácorresponderalareportadaenelregistromercantildelaCámaradeComerciodesudomicilio.
3.1. REQUISITOS.
PararealizareltrámitederenovaciónanualdelainformaciónenelSistemadeInformacióndeKonfirma®5INKO,lospasossonlossiguientes:a) Elproveedordeberáimprimiry/odiligenciarenelformularioderegistroqueseencuentradisponible
enlapáginawebdeKonfirma®,enformatoPDFoVirtual,loscamposqueapliquendelosnumerales1al3y6conlaInformaciónFinancieravigente,oloscamposdeotrosnumeralesquehayansufridocambios.ÉstedeberáserfirmadoporelRepresentanteLegalosusuplente.Para acceder a la opción de diligenciamiento virtual se hace a través del enlace:http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.htmlEl formulario en PDF se encuentra en el enlace:http://konfirma.com.co/Portals/0/Users/001/01/1/CCMA_Formulario_Inscripcion_14022014.pdf
b) Documentaciónaanexar:Elproveedoradjuntaráendebidaformaladocumentaciónqueapliqueparalarenovaciónsegúnelnumeral6.3delapresenteguía.
c) Sielproveedordiligenciaelformulariovirtualdeberáanexaramedidaqueingresalainformaciónlosdocumentossoportescorrespondientes,alterminardediligenciarelformulariodebeimprimirloparafirmarloporelrepresentantelegalyluegoescanearloparaanexarloatravésdelaaplicación.SielproveedordiligenciaelformularioPDFdebeentregaroenviarlosdocumentosaKonfirma®alasedeindicadaenelnumeral7.
4. LAACTUALIZACIÓNPORCAMBIOSOCURRIDOSDURANTELAVIGENCIA
LaactualizacióndedatosseráresponsabilidaddetodoslosproveedoresdeLACÁMARAquetenganinscripciónvigenteenelSistemadeInformacióndeKonfirma®5INKO.Todoslosproveedorespodránencualquiermomento,actualizarcualquierinformaciónquehayasidoreportadapreviamenteyalafechahayasufridoalgúncambiooinscribir nuevas certificaciones de clientes que indiquen conceptopositivode los productos suministradososerviciosprestadospornuevoscontratosejecutados.
4.1. REQUISITOS.PararealizareltrámiteintegraldeactualizacióndelainformaciónenelSistemadeInformacióndeKonfirma®5INKO,lospasossonlossiguientes:a) Elproveedordeberáimprimiry/odiligenciarenelformularioderegistroqueseencuentradisponibleen
lapáginawebdeKonfirma®,enformatoPDFoVirtual,loscamposqueapliquendelosnumerales1al3y los campos de otros numerales que hayan sufrido cambios. Éste deberá ser firmado por elRepresentanteLegalosusuplente.
8GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
Para acceder a la opción de diligenciamiento virtual se hace a través del enlace:http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.html
b) El formulario en PDF se encuentra en el enlace:http://konfirma.com.co/Portals/0/Users/001/01/1/CCMA_Formulario_Inscripcion_14022014.pdfDocumentaciónaanexar:Adjuntarendebidaformaladocumentaciónqueaplicablealaactualizaciónocambiospresentadossegúnelnumeral6.3delapresenteguía.Sielproveedordiligenciaelformulariovirtualdeberáanexaramedidaqueingresala informaciónlosdocumentossoportescorrespondientes,al terminardediligenciarel formulariodebe imprimirloparafirmarloporelrepresentantelegalyluegoescanearloparaanexarloatravésdelaaplicación.TengaencuentaquelosdocumentosadjuntosdebecargarlosenformatoPDFSielproveedordiligenciaelformularioPDFdebeentregaroenviarlosdocumentosaKonfirma®alasedeindicadaenelnumeral7.
5. PASOAPASOREGISTROUSUARIOTRÁMITEVIRTUAL
Señorusuariotengaencuentaque,siustedtieneuntrámiteenedición,nopodráiniciarotrotramitehastatantono finaliceoeliminedicho trámite.Para finalizarel trámitedebe terminardediligenciar toda lainformación solicitada y el paso a paso hasta seleccionar la opción “enviar” y obtener finalmente unnúmeroderadicadoparaeltrámite."Elqueustedelimineuntrámiteen"EDICIÓN",nosignificaqueustedalterarálainformacióndelregistrocomoproveedor."
5.1. REGISTRO
Paralaobtencióndelusuarioyclaveparaaccederalformulariovirtualseleccionelaopción“Registro”queapareceenelsiguientelinkydiligencieloscaposrequeridos.http://aplicaciones.konfirma.com.co/tramitesvirtuales5inko/index.htmlLos datos iniciales corresponden al tipo de documento, número de identificación y naturaleza de lapersona a inscribirse en el registro de proveedores (Natural, Jurídica). Seguido ingrese los nombrescorrespondientesalapersonaquedeseainscribirse.Luego ingrese los datos correspondientes a la persona que estará encargada del diligenciamiento yseguimientodeltrámite.Leadetenidamentelostérminosdeusoylaguíadeinscripciónparaproseguirconelregistroyconfirmealsistemasuaceptaciónylectura.Procedaasolicitarlainscripcióndelservicioseleccionadoelbotóncorrespondiente.Elsistemaprocederáaenviaruncorreoelectrónicoquepermitirárealizarelsiguientepaso.
5.2. CONFIRMACIÓN
Elsistemaenviaráuncorreoelectrónicoparalaconfirmacióndelosdatos.Hagaclicksobreellinkqueapareceenelcorreoyestelollevaráalapáginadeconfirmacióndeinscripción.
9GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
VerifiquelosdatossiestosestánenordenprocedaseleccionadolaopciónPermitirenelbotóndelistadesplegable.Sinoestádeacuerdoconlosdatos,onodesearealizarelprocesoseleccionelaopciónderechazar.Sigalasinstruccionesqueaparecenseguidasdesuselección.SiustedseleccionaPermitiruncorreoelectrónicollegaráalmailreportadoconsuusuarioyclaveparaelingresoalsistema.
5.3. INICIODESESIÓN
Ingresealserviciovirtual(linkarribamencionado)utilizandoelusuario,correoelectrónicoasociadoyclaveindicadosenelcorreodeconfirmación.
6. DILIGENCIAMIENTODELFORMULARIOYDOCUMENTOSQUEDEBENPRESENTARSE
Endichoformulariopararegistroseseñalancon(*)loscamposdeobligatoriodiligenciamientoyquerecopilanlasprincipalesinformacionessobreelproveedor.
ElformulariodiligenciadoyfirmadoporelRepresentanteLegalosusuplenteyladocumentaciónqueaplicaencada caso, constituyen la solicitud de inscripción (ver numeral 1 del formulario). Las partes temáticas delformulariosonlassiguientes:
6.1. INFORMACIÓNDEDATOSGENERALES
Elproveedorconsignarásusdatosgeneralesdiligenciandolosespacioscorrespondientesalosnumerales1al6del formulario;yaseacomopersonanaturalo jurídica,relacionando las informacionesrelativasasuidentificación,domicilio,datosdecontacto,productososerviciosysusprincipalesclientes.
1. TIPODESOLICITUD*Señaleconxsegúnseaelcaso:INSCRIPCIÓN:MárquelocuandosevaainscribirporprimeravezRENOVACIÓN:Márquelocuandovaaactualizarlainformaciónfinancieraadic.31delúltimoañoACTUALIZACIÓNOMODIFICACIÓN:Márquelocuandovayaaactualizaralgúncambioenelrestodelainformación.
2. SOLOPARAPERSONASJURÍDICAS*RAZÓNSOCIALCOMPLETA:Escribanombrede laempresa talcomoapareceenelcertificadodeexistenciaodepersoneríajurídicaSIGLA(opcional):Encasodetenerunasigla,escribalasiglautilizadaparaidentificarlaempresaenelmediocomercial.NIT:Escribaconnúmeroslegibles,elNIT(NúmerodeIdentificaciónTributaria)talcomoapareceenelRUTodocumentodeFECHADECONSTITUCIÓN:Escribaelaño,mesydíade laconstituciónde laempresatalcomoapareceenelcertificadodeexistenciaodepersoneríajurídica.FECHADEVIGENCIADELAEMPRESA:Escribaelaño,mesydíadelavigenciadelaempresatalcomoapareceenelcertificadodeexistenciaodepersoneríajurídica.NOMBREDELREPRESENTANTELEGAL:Escribaelnombredelrepresentantelegal.TIPODEDOCUMENTO:Seleccioneeltipodedocumentoyescribaelnúmerodeidentificación.DIRECCIÓNDOMICILIOPRINCIPALODIRECCIÓNDENOTIFICACIONES:Escribaelmunicipio,departamento,país,A.A. y zonapostal.CORREOELECTRÓNICOEMPRESARIAL:Escribaelcorreoempresarial.PAGINAWEB(opcional):Encasodetenerunapáginaweb,escribaladireccióncorrespondienteAUTORIZARECIBIRCOMUNICACIONESDELRESULTADODELPROCESODEREGISTROVÍACORREOELECTRÓNICO:Seleccionesiautorizarecibircomunicacionesporcorreoelectrónicoono.
3. SOLOPARAPERSONASNATURALES NOMBRES*:Escribaelnombretalcomoapareceensudocumentodeidentificación.
10GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
PRIMERAPELLIDO*:Escribaelprimerapellidotalcomoapareceensudocumentodeidentificación.SEGUNDOAPELLIDO(opcional):Escribaelsegundoapellidotalcomoapareceensudocumentodeidentificación.DOCUMENTO*:SeñaleconXsucaso,eltipodedocumento(CC:céduladeciudadanía,CE:céduladeextranjería,Pasaporteeidentifiqueelpaísdeorigendedichodocumento)
No.*:Escribademaneralegible,losnúmerosquecomponensudocumentodeidentificación.DIRECCIÓNDOMICILIOPRINCIPALODIRECCIÓNDENOTIFICACIONES:Escribaelmunicipio,departamento,país,A.A. y zonapostal.
4. PARAPERSONASNATURALESOJURÍDICAS* DOMICILIOYCONTACTO
TELÉFONO(S)FIJO(S):Escribaelnúmerodeteléfonofijodondeseubicaladireccióndeldomiciliocomercialprincipal.NOMBREYAPELLIDOSDELCONTACTOCOMERCIAL:EscribaelnombreyapellidosdelvendedoroejecutivodecuentacomercialquevaaatenderlasoperacionesdecompradeLaCÁMARA.CORREOELECTRÓNICO:Escribaelcorreoelectrónicoparaenviarlelosresultadosdeestasolicitudycomunicacionesposteriores.Esmuyimportantequeelcorreoelectrónicoseaválidoyquecorrespondaalresponsabledirectodelprocesodeinscripcióndelaempresa,yaque48horasdespuésdeingresadoeltrámite,seenviaráuncorreoinformandosielregistrofueefectivoono.Enesteúltimocaso,seinformaránlascausalesporlascualesnofueefectivoeltrámitesolicitado(inscripción,actualizaciónorenovación),conelfindequeseancorregidasyseingresenuevamenteladocumentación.AUTORIZARECIBIRCOMUNICACIONESDELRESULTADODELPROCESODEREGISTROVÍACORREOELECTRÓNICO:Seleccionesiautorizarecibircomunicacionesporcorreoelectrónicoono.CLASIFICACIÓN:Escribirel(los)código(s)queapliqueasuempresaparapersonajurídicaopersonanaturaldeacuerdoalobjetosocialdelacompañíayeldocumentodeClasificacióndeProveedoresquereposaennuestrapáginaweb.
6.2. INFORMACIÓNFINANCIERA,TRIBUTARIAYBANCARIA
ElproveedorcomopersonajurídicaconsignarálascifrasrelativasasuinformaciónFinanciera,diligenciandolosespacioscorrespondientesalosnumerales6al8delformularioyadjuntandocomosoportelosEstadosFinancierosrespectivos.Elproveedorcomopersonanaturallopodráhacerenformavoluntaria.
Enamboscasosesnecesarialainformaciónydocumentaciónrelativaasuinformacióntributariaybancariaparaclasificaciónyfuturospagoselectrónicos.
5. INFORMACIÓNTRIBUTARIA¿TIENELAOBLIGACIÓNDEPRESENTARDECLARACIÓNDERENTA?:SeñaleconXen"Si"o"No",segúnseaelcaso.¿ESTAEXENTODERETENCIÓNENLAFUENTEPORRENTA?:SeñaleconXen"Si"o"No";TIPODECONTRIBUYENTE:SeñaleconXsuclasificacióntributariaactual(GranContribuyente,AutoRetenedor,ExentosESAL,ExentosRet.Fte.LEY1429/2010,ExtranjeroDomiciliadoenColombia,ExtranjeroNoDomiciliadoenColombia,Ninguno,)RÉGIMENDEIVA:SeñaleconXsuclasificacióntributariaactualfrentealrégimendelIVAalquepertenece(RégimenComún,RégimenSimplificado,AgenteAutoRetenedordelIVA)AUTORETENEDOR:SeñaleconunaXen“Si”o“No”.
6. DATOSDECUENTABANCARIAParaefectode lospagoselectrónicos informaren lascasillascorrespondientes lasiguiente información:EntidadFinanciera,Sucursal,CuentaNúmeroyTipo(AhorrosoCorriente).Nota:Lacuentadebeestaranombredelapersonaqueseestáregistrandoenesteformulario.Enloscasosdepersonasjurídicas,lacuentadebeestaranombredelaempresaopersonajurídicaynodepersonasnaturales.
7. PARAPERSONASNATURALESOJURÍDICAS*(SóloaplicaparaRegistroIntegral) CLIENTESPRINCIPALESCLIENTEPRINCIPAL:Escribaelnombredealmenosunodesusclientesprincipales.NOMBREYAPELLIDOSDELAPERSONADECONTACTO:Escribalosnombresyapellidosdelapersonadecontactodesucliente,quienpodráconfirmarlainformaciónsuministrada.TELÉFONO(S):Escribaelnúmerodeteléfonofijodondeseubicadelapersonadecontactodesucliente,quienpodráconfirmarlainformaciónsuministrada.CORREO ELECTRÓNICO: Escriba el correo electrónico de la persona de contacto de su cliente, quien podrá confirmar lainformaciónsuministrada.Nota:Esobligatoriodiligenciarlainformaciónalmenosdeunclienteprincipal,encasodequenosediligencienestoscampos,eltrámiteserádevuelto.
11GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
8. INFORMACIÓNFINANCIERACONCORTEADICIEMBRE31PARACADAUNODELOSÚLTIMOSDOSAÑOS*(SóloaplicaparaRegistroIntegral)Diligencierespectivamentelainformaciónfinancierasolicitada,deacuerdoconlosbalancesgeneralesyestadosderesultadosdelosdosúltimosaños,certificadosporelcontadoryelrevisorfiscal(Veranexo1.CertificaciónEstadosFinancierosyanexo2.Dictamendelrevisorfiscal).Tengapresentequelainformacióndebeseracortede31dediciembredelasdosúltimasvigenciasfiscalesydebecorresponderalareportadaenelregistromercantildelaCámaradeComerciodesudomicilio.Nota:Paraaquellaspersonasjurídicasqueiniciaronoperacionesenelúltimoaño,losdatosdebencorresponderasusúltimosbalancescomercialesodeapertura.LosEstadosFinancierossolicitados,debenestardebidamentefirmadosporelrepresentantelegal,elcontadordelaempresayelrevisorfiscal,segúncorresponda.Noseaceptainformaciónfinancieraconcortesparciales.
6.3. DOCUMENTACIÓNPARAVERIFICACIONES
Elproveedoradjuntaráalformulario,losdocumentosquesonaplicablesasucaso;dichosdocumentossonnecesariosparalasverificacionespertinentesdelosdatosinformadosporelproveedorenrelaciónconsusdatosgenerales,susprácticasdeformalización,suexperienciaeinformaciónfinancieratributariaybancaria.
Esnecesarioquelosdocumentossepresentenenbuenestadoyconlalegibilidadnecesariaparacumplirconelobjetivodelasverificaciones.Nota:AdicionalalasiguientetablalosproveedoresdelregistroLivianoEspecialoIntegralEspecialdeberántenerencuentalosrequisitosdelnumeral2.3.2.3.RegistroLiviano–EspecialOIntegralEspecialdeacuerdoalaclasificacióncorrespondiente
9.DOCUMENTOSLEGIBLESQUEDEBEADJUNTAR
INFORMACIÓNREQUERIDAALPROVEEDOR
CCMA
LIVIANO INTEGRAL
INSCRIPC
ION
RENOVA
CION
ACTU
ALIZAC
ION
INSCRIPC
ION
RENOVA
CION
ACTU
ALIZAC
ION
INFO
RMAC
IÓNGEN
ERAL
CartadeInvitaciónenviadaporlaCÁMARA OBL OBL OPC OBL OBL OPC
Formulario con larespectiva firmadelRepresentante Legaloquiencumplaéstafunción.Lafirmaserealiza sobrelacláusuladefinidaporcadaEntidad.
OBL
OPC
OPC
OBL
OBL
OPC
CopiadelaCéduladelRepresentanteLegal. ObligatorioparaPersonaJurídica
OBL
OPC
OPC
OBL
OPC
OPC
CopiadelaCédula.ObligatorioparaPersonaNatural
OBL
N/A
N/A
OBL
N/A
N/A
DocumentossoportesparaPersonasNaturales(Copia diplomas,actasdegradoocertificacionesdeestudios)
OPC
OPC
OPC
OPC
OPC
OPC
CopiadelRegistroÚnicoTributarioRUT
OBL
OBL(sinonolo presenta en la inscripción)
OPC
OBL
OBL(sino nolo
presenta enla
inscripción)
OPC
12GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
9.DOCUMENTOSLEGIBLESQUEDEBEADJUNTAR
INFORMACIÓNREQUERIDAALPROVEEDOR
CCMA
LIVIANO INTEGRAL
INSCRIPC
ION
RENOVA
CION
ACTU
ALIZAC
ION
INSCRIPC
ION
RENOVA
CION
ACTU
ALIZAC
ION
CertificacionesdeSistemasdeGestiónvigentes OPC OPC OPC OPC OPC OPC
CAPA
CIDA
D JURÍDICA
Certificadodeexistencia.AplicasóloparalasEntidadesquenoseencuentran registradasen lasCámarasdeComercioyempresas extranjeras.
OBL/SA
OBL/SA
OPC
OBL/SA
OBL/SA
OPC
RegistroMercantilRenovado OBL OBL N/A OBL OBL N/A
Registro Nacional de Turismo – RNT: aplica solo para lasempresas de prestación de servicios turísticos y deberántener el registro actualizadoenel RNT a 31deMarzodelañodeinscripción
OBL
N/A
N/A
OBL
N/A
N/A
INFO
RMAC
IÓNFINAN
CIER
A
BalanceGeneral.Inscripciónúltimosdosañosyrenovaciónúltimoaño.
N/A
N/A
N/A
OBL
OBL
OPC
EstadosdeResultados.Inscripciónúltimosdosañosyrenovaciónúltimoaño.
N/A
N/A
N/A
OBL
OBL
OPC
NotasalosEstadosFinancieros(Paraempresas extranjerasMemorias).Inscripciónúltimosdosañosyrenovaciónúltimoaño.
N/A
N/A
N/A
OBL
OBL
OPC
CertificacióndelosEFconcortealúltimoañofiscal. Inscripciónúltimosdosañosyrenovaciónúltimoaño.
N/A
N/A
N/A
OBL
OBL
OPC
DictamendelosEFconcortealúltimoañofiscal(Para empresasextranjerasInformedeAuditoria) Inscripciónúltimosdosañosyrenovaciónúltimoaño.
N/A
N/A
N/A
OBL/SA
OBL/SA
OPC
CertificaciónexpedidaporlaJuntaCentraldeContadores paraelcontadory/orevisorfiscaldequienesfirmenla informaciónfinancieradelosañosquesepresentan
N/A
N/A
N/A
OBL
OBL
OPC
Copiadelatarjetaprofesionaldelcontador N/A N/A N/A OBL OBL OPC
Copiadelatarjetaprofesionaldelrevisorfiscal N/A N/A N/A OBL/SA OBL/SA OPC
OBL/SA=OBLIGATORIOSIAPLICAOBL/SA*=Nosedevolveráeldocumento,peroes obligatoriopresentarloparacontinuarconlarenovación
Verifiqueenlaanteriortablaoenelformulariofísicoenelnumeral9,losdocumentosquesegúnsucasoaplicanyquedebeentregaradjuntosalFormulario.
13GuíaServiciodeRelacionamientoconTercerosyVerificacióndeRiesgos–5INKO
EncasodequeposeacertificacionesdesistemasdegestióntalescomoISO9001,ISO14001,OHSAS18001,etc.,podráadjuntarlasalformulariodeinscripcióncomovaloragregadoaltrámite.Quieneslasposean,podránaportarlacopiadedichoCertificadoparaqueleseasumadoasuinscripción.Nota:ElCertificadodeExistenciaexpedidoporlasCámarasdeComerciodelpaísnoesundocumentorequisitoparalainscripción,exceptoparalasEntidadesSinÁnimodeLucroqueseencuentrenregistradasfueradelaJurisdiccióndelaCÁMARAoparaentidadesdondeelEnteresponsabledecertificarlaexistenciaseadiferentealasCámarasdeComercio.ElcertificadodeExistenciayRepresentaciónLegaldeentidadesextranjerasdecarácterprivado,expedidoporlaCámaradeComerciorespectivaolaentidadautorizadaparaexpedirlo,deberátenerunaantigüedadmenorde6mesesalafechadecierredelainscripción.SerálaDirecciónJurídicadelaCCMA,laquesolicitelaaplicabilidaddelosprocedimientosdeautenticidadparalosdocumentosotorgadosenelexterior,tambiénpodránpresentarsevisadosporelCónsuldeColombia,oafaltadeéste,poreldeunanaciónamiga,yabonadalafirmadel Cónsul por elMinisteriodeRelaciones ExterioresdeColombia, amenosque se tratededocumentos expedidos enpaísessignatariosmiembrosoadherentesdelaConvencióndelaHayadel5deoctubrede1961,aprobadaenColombiamediantelaLey455del4deagostode1998Convenciónsobrelaabolicióndelrequisitodelegalizaciónparadocumentospúblicosextranjeros,casoenelcualdebecumplirseconlaobligacióndequedichodocumentocontengaelanexodeapostilla,enlostérminosallíestablecidos.Porleytributariageneral,sololasEntidadesSinÁnimodeLucro(ESAL)ylasEntidadesdelEstado,gozandeexenciónparalaretenciónenlafuenteatítuloderenta;paracasosespecialesesnecesarioqueaporteunacertificacióndesucontadordondeaclareporquégozadeexenciónenlasretencionesenlafuenteatítuloderentaodeotrotipo.
La Certificación expedida por la Junta Central de Contadores la puede consultar en la página:http://www.jcc.gov.co/, a través de la opción TRÁMITES Y SERVICIOS, o directamente al linkhttp://www.jcc.gov.co/tramites-y-servicios/servicios/consulta-certificado-digital#
6.4. DECLARACIONES,AUTORIZACIÓNYFIRMA
El Representante legal del proveedor firmará el formulario validando sus afirmaciones, autorizacionesaceptacionesycompromisosqueregiránenprincipiolasrelacionesentrelaspartes9. DECLARACIONES,AUTORIZACIÓNYFIRMA*
Enlasecciónfinaldelformularioaparecenlasdeclaracionesyautorizacionesquerespaldaráconlafirmadelformulario;esporesomuyimportantequelasleadetenidamenteparasuconocimiento.NOMBREyFIRMADELREPRESENTANTELEGALODELINSCRITO*:Escribasunombreyapellidoscompletos,ysufirmaautógrafa.DocumentoIdentificaciónNo.*:Escribaelnúmerodeidentificacióndequienfirmayvalidaelcontenidodelformulario.FECHADERECEPCIÓNENKONFIRMA:Aquíconstará la fechaenqueKONFIRMAreciba losdocumentospresentadosporelProveedorINFORMACIÓNDECONTACTOPara mayor información o inquietudes puede consultar la guía de inscripción de proveedores en el mismo sitio webwww.konfirma.com.co;osideseaorientaciónsobreelprocesodeinscripciónenKONFIRMAS.A.Spuedecontactarnosale-mail:orientació[email protected], tambiénenel teléfono4445656,opuedeacercarsea lasedeubicadaen laCarrera46Av.OrientalNo.52-82PlantaBaja.
7. FORMADEENVÍOYLUGARDERECEPCIÓNPARAELREGISTROOACTUALIZACIÓN
Luego de diligenciar completamente el formulario PDF de registro, firmado por el representante legal delproveedoryadjuntados losdocumentos requeridospara certificar la informaciónqueenestos sedetalla,elproveedorprocedeaentregarladocumentaciónaKonfirma®
LadocumentacióndebeserentregadaoenviadaalasededeKonfirma®ubicadaenelcentro,enladirección:Carrera46Av.OrientalNo.52-82PlantaBaja.
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8. RESULTADO:LAAPROBACIÓNORECHAZODELREGISTRO
Una vez revisado el cumplimiento de la documentación y realizadas las verificaciones pertinentes, sedeterminaráelresultadodelasolicitud:aceptaciónorechazo.
ACEPTACIÓN:Seráaceptadalasolicitudderegistrocuandosecumplaacabalidadconlosrequisitos,esdecir,elformulario,ladocumentaciónylaverificacióndelasinformaciones,seencuentrenendebidaforma.Konfirma®procederáaasentarlainscripciónenelSistemadeInformacióndeKonfirma®5INKOycomunicaráelresultadoalproveedorvíacorreoelectrónicoyalosdemásinteresadosdelproceso.
RECHAZO: Será rechazada ladocumentación cuandoNO se cumpla a cabalidad con los requisitos, o cuandoduranteelprocesodeverificacióndelainformación,seencuentraqueexisteninconsistenciasenlamisma.
Cuandolasolicitudsearechazada,selenotificaráalproveedorvíacorreoelectrónico,lascausalesdenoregistro.Elproveedortendráplazodehasta10díashábilesparareactivarla,suministrandolainformaciónfaltantey/oaclarelasinconsistenciaspresentadas.
9. LACANCELACIÓNDELREGISTRO
Paraprocederacancelarlainscripciónvigente,laempresadebeenviarunacartainformandolosmotivosdelacancelación. De igual manera la cancelación puede producirse de oficio, cuando pasado un año desde suinscripciónosolicitudderenovaciónanual,norenuevasuinscripción.
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10. ANEXOS
10.1. Anexo1:CertificacióndeEstadosFinancieros
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10.2. Anexo2:DictamendelRevisorFiscal
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