Fecha de Aprobación - Portal SAT...GERENCIA ADMINI^. ,ATIVA FINANCIERA ^ Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00) PR-GAF/DCYC-AL-04 Versión I Fecha

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GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

PROCESO/

SUBPROCESO

Nombre del Documento

COMPRAS Y CONTRATACIONES

Identificación

Versión

Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras dehasta Q25,000.00) No. de Folios

Nombre

Puesto queocupa

Firma

ELABORADO POR;

Lic. Herwin Alberto ReyesRamírez

Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos

Rotativos

rwin ieyes Ramírez.yfontofioiativos

Financiera

Fecha de Aprobación

REVISADO POR:

Lic. José Kristlan

Adalberto DelgadoRodríguezJefe del

Departamento deCompras y

Contrataciones

Interinj

Licda. Corina Maribel

Chávez Díaz

ríguei

SubgerenteAdmínistn

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14/11/2018

APROBADO POR:

Lic. Cristian Esdalín

Axpuac Alvarado

ente

dministrativo

Financíelo Interino

Alvarador. Cristian E. AxfGereñteÁdi^í^^ financiero

GERENCIA AOMtNl(s( ATIVA FINANCIERA f"

Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras hasta por Q25,000.00)

PR-GAF/DCYC-AL-04

Versión

Fecha de Aprobación14/11/2018

Objetivo

Definir el procedimiento de Compras de Baja Cuantía que sean requeridas a la Gerencia Administrativa Financiera y/oGerencias Regionales, y proporcionar las normas técnicas para la ejecución presupuestaria por medio de Compras yContrataciones de Baja Cuantía, cuando la adquisición sea por un monto de hasta VEINTICINCO MIL QUETZALES(025,000.00), que realicen las distintas Unidades Administrativas.

Alcance

Este procedimiento de Compra de Baja Cuantía aplica para todos los órganos y dependencias de la Superintendencia deAdministración Tributaria que necesiten suministros, bienes, obras y/o servicios, que sean por un monto de hastaVEINTICINCO MIL QUETZALES (Q.25,000.00).

Las Compras de Baja Cuantía se realizarán bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativasuperior de la dependencia interesada, tomando en cuenta el precio, especificaciones técnicas, calidad, plazo de entrega.Este procedimiento inicia cuando el encargado de solicitar la compra verifica en el catálogo de insumes si existe el códigoy finaliza cuando se elabora Orden de Compras en SIGES y se traslada a la Unidad de Sistemas de GestiónPresupuestaria o para elaboración de FR03 Documento de Rendición de Fondo Rotativo en SICOIN.

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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00) Versión I


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Persona! y otros Autores Involucrados

Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de solicitar la compra) o Responsable designado por laGerencia Regional

Autoridad Administrativa Superior y/o Responsable designado por la máxima autoridad

Encargado de Mesa o Recepción o Responsable designado por la Gerencias Regionales

Auxiliar / Técnico / Asistente / Profesional de Compras y Contrataciones o Responsable designado

por la Gerencia Regional

Jefe de la Unidad de Compras y Fondos Rotativos / Supervisor o Jefe Responsable designado porla Gerencia Regional

Jefe del Departamento de Compras y Contrataciones / Supervisor o Jefe Responsable designadopor la Gerencia Regional

Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de Almacén) o Responsable designado por la

Gerencia Regional

Auxiliar / Técnico / Profesional (Encargado de Inventarios) o Responsable designado por laGerencia Regional

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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta 025,000.00)

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Versión I


Marco Legal y Documentos Relacionados

1. Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado. Articulo

43, literal a) Compras de Baja Cuantía.

2. Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, en lo que

corresponda.

3. Acuerdo Gubernativo número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo que

corresponda.

4. Resolución número 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de

Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, en lo que corresponda.

5. Manual de Clasificaciones Presupuestarias Para el Sector Público de Guatemala.

6. Acuerdo de Directorio de la SAT, que aprueba el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Superintendencia de

Administración Tributaria para cada Ejercicio Fiscal.

7. Acuerdo de Directorio 007-2007, Reglamento Interno de la Superintendencia de Administración Tributaria.

Articulo 42.

8. Resolución 467-2007, Figuras Organizativas de Segundo y Tercer Nivel de las Dependencias de la

Superintendencia de Administración Tributaria. Articulo 43.

9. Demás leyes, acuerdos, resoluciones y normativas aplicables vigentes, cuando corresponda.

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Normas Internas

1. La Dependencia Administrativa que solicita la adquisición de bienes, servicios y suministros, previo a llenar laOrden de Pedido para Compra -ORO- y realiza la Pre-orden de Compra, debe analizaren el Catálogo de Insumesdel Ministerio de Finanzas Públicas si existe un Código de Insumo -CDI- que corresponda a las necesidades de laDependencia Administrativa (El -CDI- debe de figurar en la -OPC- y viceversa si corresponde), así mismo se debecolocar la justificación del gasto. De lo contrario se rechazará la Orden de Pedido para Compra -OPC- a laDependencia Administrativa solicitante, para que complete la información necesaria.

2. La Orden de Pedido para Compra y su Pre-Orden de Compra, para la adquisición de bienes, servicios ysuministros, consigna la Autorización de la Autoridad Correspondiente (Autoridad Superior de la Dependencia,Intendente, Gerente, Subgerente o quien los sustituya formalmente, en caso de ausencia o por medio denombramiento, o en quien se haya delegado esa función).

3. La Orden de Pedido para Compra ingresada en la Gerencia Administrativa Financiera para bienes, suministros omateriales, debe llevar e! sello de "NO FIAY EXISTENCIA EN ALMACÉN", (excepto las Órdenes de Pedido paracompra emitidas por las Unidades de Almacén que sirven para abastecer las mismas); de los bienes o productosque se están requiriendo que sean objeto de ingreso, el sello deberá ser estampado por la Unidad de Almacén.

4. Quedan exceptuadas de la presentación de la Orden de Pedido para Compra y Pre-orden de Compra, lascontrataciones que se hagan con cargo directo a los Fondos Rotativos y Cajas Chicas (si existiere), cuw^valor noexceda de Q 2,000.00 siempre y cuando el funcionario que autoriza la compra o la contratación razptú la facturajustificando la necesidad de la misma,

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GERENCIA ADMINIS • KATIVA FINANCIERA


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Versión I


Narrativa

No. Actividad Responsable

1.Verifica en el catalogó de SIGES sí existe el código de insumo del bien, suministro oservicio (cuando corresponda).

Auxiliar/Técnico/Profesional

(Encargado de solicitar lacompra)

1.1Si procede y existe el código de insumo deberá verificar si se apegue a las necesidadesrequeridas para la adquisición del bien, suministro o servicio (cuando corresponda).Continúa con el paso 2.



1.2Si procede el código de insumo y no se apega a lo requerido o no existe debe degestionar la creación del código de insumo en el Sistema SIGES por medio de un ticket.



2.Registra y gestiona la Orden de Pedido para Compra -OPC- y la Pre-orden de Compra(cuando corresponda) y traslada para su aprobación.



3.Recibe y verifica la información solicitada en -OPC- y Pre-orden de compra (CuandoCorresponda).

Autoridad Administrativa

Superior y/o ResponsableNombrado por la Máxima

Autoridad

3.1 Si está bien la información aprueba y trasladan la documentación. Continúa con paso 4.


Superior y/o ResponsableNombrado por I^JVIáxima

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Procedimiento de Compras de Baja Cuantía (Compras de hasta Q25,000.00)

iPR-GAF/DCYC-AL-04

Versión



3.2 Si la información consignada es incompleta o tiene error. Regresa al paso 2.


Superior y/o ResponsableNombrado por la Máxima

Autoridad

4.

Recibe, revisa y verifica, la Orden de Pedido para Compra -ORO- de la UnidadAdministrativa Solicitante, la Pre-orden de Compra en el Sistema SIGES y el Código deInsumo.

Encargado de Mesa oRecepción

4,1Si la información de la OPC, la Pre-orden de Compra y el Código de Insumo está bien,consolida la Información. Continúa con paso 5.


4.2 Si la información de la Pre-orden de compra tiene error. Regresa al paso 2.Encargado de Mesa o

Recepción

5.

Consolida la Pre-orden de Compra y verifica el Código de insumo y -OPC- traslada ladocumentación al Jefe de Unidad de Compras Directas y Fondos Rotativos / Supervisor0 Jefe designado por la Gerencia Regional.


6.Recibe y margina los expedientes al Auxiliar / Técnico / Asistente / Profesional deCompras y Contrataciones.

Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos Rotativos

7.Recibe y revisa Código de Insumo, -OPC-, términos de referencia o especificacionestécnicas.

Auxiliar/Técnico/Asistente/

Profesional de Compras yContrataciones

8. Verifica si lo requerido se encuentra en Contrato Abierto Vigente.Auxiliar/Técnico/Asistente/

Profesional dejCórrlpras yContr^tácione^

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i: iGERENCIA ADMINlSi KATIVA FINANCIERA


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Versión I



8.1SI lo requerido está en Contrato Abierto vigente se realiza dicho procedimiento, si elproducto no está, continua con el procedimiento establecido.



9.

Solicita cotizaciones a los proveedores por medio de papel, la cual podrán ser remitidapor diferentes medios de comunicación (correo electrónico, papel, fax, etc.) según lasespecificaciones técnicas o términos de referencia, para la adquisición del bien,suministro o servicio.



10.

Procede a realizar el análisis de la o las ofertas recibidas, verificando que cumpla contodas y cada una de las especificaciones generales y técnicas o términos de referenciaen por lo menos una (1) cotización, tomando en cuenta la calidad, tiempo de entrega,precio ofertado, la cual firma y sella y posteriormente traslada para su revisión yaprobación.



11.Recibe -OPC- y oferta (s) simple (s) para su análisis firma y sella de que es conformecon lo actuado y regresa la documentación.

Jefe de Unidad de ComprasDirectas y Fondos Rotativos

12. Recibe y notifica a la Unidad Solicitante y al proveedor adjudicado.Auxiliar/Técnico/Asistente/


12.1 Cuando proceda según el monto establecido en la norma vigente se elabora Acta.Auxiliar/Técnico/Asistente/

Profesional de Compras yContrgtacíor)es


1/

^ GERENCIA ADMINIS1RATIVA FINANCIERA ^


PR-GAF/DCYC-AL-04

Versión 1



12.2

Si se adquirió un Servicio se requiere Carta de Entera Satisfacción; si se adquirió unsuministro o bienes, se envía copia del expediente a la Unidad de Almacén para elingreso correspondiente. Continúa con paso 13.



13. Revisa y recibe el suministro o bien.Auxiliar/Técnico/Asistente/


14. Emite ingreso al Almacén y traslada a la Unidad de Inventarios si es un Activo Fijo.Auxiliar/Técnico/Asistente/

Profesional de Almacén

15. Realiza el registro en el Sistema de Activos Fijos (SAFI) y emite el ingreso a Inventarios.Auxiliar/Técnico/Asistente/

Profesional de Inventarios

16. Recibe y escanea expediente completo.Auxiliar/Técnico/Asistente/


17. Publica en el Sistema GUATECOMPRAS la documentación de legitimo abono.Auxiliar/Técnico/Asistente/


18.Ordena expediente y traslada para el pago respectivo al Sistema SIGES o al encargadodel Fondo Rotativo cuando proceda.


Profesional de Compras yContrataciones _

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Versión



19.Ordena expediente y traslada para el pago por medio del Sistema SIGES o traslada alencargado del Fondo Rotativo cuando proceda.



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Registros

Nombre del Registro Tipo de Registros (papel / electrónico)

Orden de Pedido para Compra Papel / electrónico

Pre-orden de Compra Electrónico

Ofertas Original Papel / electrónico

Ingreso a Almacén Forma 1-H, ingreso a InventarioSAFI y SICOIN / Carta Entera Satisfacción

Papel / Electrónico

Factura originalPapel / electrónico

Ingreso de Inventarios en SAFI Papel

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Documents

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