Fecha del Informe - Instituto Nacional de Cancerologia Y MECANISMOS DE... · INFORME DE AUDITORIA VIGENCIA: 23-07-2013 Página 3 de 23 Al respecto, mediante correo electrónico de

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GSI-P03-F-11

GESTIÓN DEL SISTEMA DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL VERSIÓN: 01

INFORME DE AUDITORIA VIGENCIA: 23-07-2013

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Fecha del Informe:19 de marzo de 2015

Fecha de Auditoria: 03 al 25 de febrero de

2015

Proceso / Procedimiento Auditado: Gestion del Gasto GDG-P-04 Procedimiento para

Gestion de Almacenes, Proceso Gestion Comercial y del Ingreso, Procedimiento GCI-P03 para

la Gestión de Facturación, Proceso Gestion Contable GCO-P01 Procedimiento para Registro

Contable, GCO-P02 Procedimiento para Análisis de Información Contable, GCO-P03

Procedimiento para la Gestion de Inventarios de Activos Fijos, GCO-P04 Procedimiento de

Novedades de Activos Fijos, GCO-P05 Procedimiento para Costos.

Objetivo General de la Auditoria: Evaluar el Sistema de Control Interno Contable del

Instituto Nacional de Cancerología – ESE- vigencia 2014.

Alcance: El Control Interno Contable – Vigencia 2014, con base en la resolución 357 del 23

de julio de 2008 y procedimiento para la implementación y evaluación del control interno

contable, así como el articulo 9 literal, Ley 1712 de 2014.

Criterios: Resolución 357 del 23 de julio de 2008 y procedimiento para la implementación y

evaluación del control interno contable y articulo 9 literal (d)Ley 1712 de 2014

Metodología empleada: Revisión de la documentación, y entrevista con el responsable del

Proceso, Procedimientos y algunos funcionarios que integran los procesos de Gestión

Contable, Gestion del Gasto del Instituto Nacional de Cancerología.

Auditor líder: Profesional Especializado Oficina de Control Interno

HALLAZGOS

Proceso Gestion del Gasto GDG-P-04 Procedimiento para Gestion de Almacenes

Hallazgo 1: El Instituto no tiene debidamente identificados los productos del Proceso Gestion

del Gasto, que deben suministrarse a las demás áreas y a los usuarios externos.

Requisito /Criterio: Resolución 357 del 23 de julio de 2008 y procedimiento para la

implementación y evaluación del control interno contable y articulo 9 literal (d) Ley 1712 de

2014.

Evidencia: El Instituto, no realizó depuración de la información sobre elementos contenidos

en la consolidación del plan de necesidades para la vigencia 2014, se incluyeron elementos

que ya no existen en el mercado desde hace más de tres años, como es el caso de los

reactivos con código 40030079 del área de Medicina Nuclear, 40050001, 40050002,

40050003, del área de Patología y 40060501 del área de Laboratorio Clinico.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 13 de marzo de 2015, la responsable del

procedimiento GDG-P-04 Procedimiento para Gestion de Almacenes, dio respuesta en los

siguientes términos: “No se acepta. El instituto y específicamente el almacén cuando consolida los

planes si depura la información con base en el sistema de información SAP y las solicitudes de los servicios.

Efectivamente se incluyen cosas que no se han comprado en años anteriores pero los servicios, quienes son




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los técnicos y supervisores de los contratos si las solicitan y el almacén no es quien debe excluirlas o no.

La Oficina de Control Interno previa revisión y evaluación de la respuesta, considera que el

hallazgo se mantiene y que la administración del Instituto deberá definir el área o responsable

competente para realizar la depuración de la información sobre elementos contenidos en el

plan de necesidades. Así mismo, se deberá implementar los controles correctivos y

preventivos tendientes subsanar el hallazgo evidenciado.

Hallazgo 2: El Instituto, no realiza verificaciones periódicas para comprobar que los registros

contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos.



2014.

Evidencia: En desarrollo de la auditoria se efectuó prueba selectiva al inventario de

elementos de consumo de la bodega de patología, frente al registro en SAP, evidenciándose

que a diciembre 31 de 2014, existe un faltante físico del elemento cassette de inclusión con

códigos 400200396 y 40020033 en SAP, (unificados en físico) de 31.500 unidades.



siguientes términos: “Se acepta parcialmente. El Almacen todos los meses hace selectivas de inventario

para verificar el sistema SAP contra lo físico en los subalmacenes. Efectivamente el hecho enunciado se

presentó por un error de conteo en el inventario de final de año, Situación que fue explicada en el último

comité de inventarios para que se aprobara el ajuste a lo real. Como plan de mejora se plantea antes de

hacer ingresos por sobrantes realizar una verificación adicional del conteo”.

La Oficina de Control Interno, previa revisión y evaluación de la respuesta, considera que el

hallazgo se mantiene.

Hallazgo 3: El Instituto no se asegura que el proceso contable opere en un ambiente de

sistema integrado de información y este funcione adecuadamente



2014.

Evidencia: La responsable del procedimiento manifestó a la auditoría que “el aplicativo SAP

algunas veces presenta inconvenientes al realizar los registros, emitiendo errores del sistema

como es el caso de los inconvenientes reportados con correos de fecha 17 y 27 de julio de

2014, donde se evidencia no deja pasar el registro por saldos sobre ejecutados.




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Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 13 de marzo de 2015 la responsable del


siguientes términos: “Se acepta pero el plan de mejora debe ser del grupo administrador del sistema

SAP y no del almacén como operativo del sistema”.

La oficina de Control Interno previa revisión y evaluación de la respuesta, considera que el

hallazgo se mantiene y será la administración quien defina el responsable del plan de mejora

tendientes a subsanar el hallazgo evidenciado.

Hallazgo 4: En el Instituto no existe una instancia asesora que permita gestionar el

tratamiento a los riesgos de índole contable.



2014.

Evidencia: La Coordinadora del grupo de Almacen y Activos Fijos, manifestó a esta auditoría

que durante la vigencia 2014, no se recibió asesoría para gestionar el tratamiento al riesgo.



siguientes términos: “Se acepta parcial. No hubo asesoría para tratamiento de riesgos pero si para

evidenciar riesgos.


hallazgo se mantiene por cuanto no se recibió asesoría para gestionar el tratamiento a los

riesgos tal como lo manifestó la responsable del procedimiento en el momento de la auditoria.

Hallazgo 5: A pesar de existir en el Instituto una política para llevar a cabo en forma

adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que

generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, no se cumplió.



2014.

Evidencia 1: Con fecha 10 de enero de 2015, se recibieron elementos por valor de

$20.880.000,00 con cargo al contrato número 909/2014, registrados con el ingreso número

5000046025 de diciembre de 2014

Evidencia 2: Con fecha 10 de enero de 2015 se recibieron elementos por valor de





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5000046023 de diciembre de 2014.

Evidencia 3: Con fecha 10 de enero de 2015 se recibieron elementos por valor de


5000046019 de diciembre de 2014.



siguientes términos: “Parcialmente, el sistema trabaja en línea y tiempo real, el ingreso el 10 de enero se

presentó por un error del sistema que no dejo pasar para hacer el ingreso dentro del tiempo previsto,

formaría parte del hallazgo 3 de errores del sistema y no específicamente de un tema de cierre contable”.


hallazgo se mantiene, por cuanto la auditoria se realizó por muestreo y el resultado de ello se

plasmó en las evidencias anotadas en el informe.

Proceso Gestion Contable

Hallazgo 1: En el Instituto no existe una instancia asesora que permita gestionar los riesgos

de índole contable.



2014.

Evidencia 1: La líder del Proceso Gestion Contable, manifestó a la auditoría que durante la

vigencia 2014, no se recibió asesoría para gestionar el tratamiento al riesgo.

Hallazgo 2: A pesar de existir en el Instituto una política para llevar a cabo en forma

adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que

generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, no se cumplió.

Evidencia: Después del 16 y 18 de diciembre de 2014, las áreas realizaron registros que

impactaron el proceso contable, limitando el tiempo para el análisis de cierre contable de la

vigencia 2014.

Proceso Gestion Contable GCO-P03 Procedimientos para Gestion de Inventarios y

Activos Fijos y GCO-P04 Procedimiento para Novedades de Activos Fijos

Hallazgo 1: El Instituto, no realiza verificaciones periódicas para comprobar que los registros





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2014.

Evidencia 1: A 31 de diciembre de 2014 en el inventario de activos fijos del grupo de

facturación continúan figurando como responsables funcionarios que actualmente laboran en

otras dependencias como son los casos de: Omar Vargas, Jaqueline Castro Mayorga, German

Giovanni Bautista, Edy Elsy Ramírez, Jhon Hamilton Velasco Bernal. Así mismo, se evidenció

nombre de los siguientes exfuncionarios: Alexandra Santamaria, Juan Carlos Martinez Guio,

Yamile Jiménez, Fernando Pineda, Alba Emildre Bohórquez, Francy Abril Morales, Yamile

Jiménez Gonzalez y Carlos Alberto Lozano.

Evidencia 2: De igual forma a 31 de diciembre de 2014, no se ha legalizado el inventario de

compras contratación e interventoría, cuando estuvo ubicado en el tercer piso banco de

sangre almacén.

Evidencia 3: A 31 de diciembre de 2014, no se legalizaron los registros activos sobrantes y

faltantes. Así mismo se evidenció que existe un listado con foto y registro de activos fijos que

están en un espacio a espera de ser identificados y cruzados frente a los faltantes de

elementos devolutivos a la fecha.

Evidencia 4: En la vigencia 2014 se envió listado de verificación de activos fijos a 105

centros de costos, de los cuales legalizaron 84 centros de costos con formato de faltante y/o

sobrante, de los cuales se devolvieron a 10 centros de costos por inconsistencias y 11 centros

de costos no respondieron, debiendo ser enviados a Subdirección Administrativa para lo

pertinente.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 13 de marzo de 2015, la responsable de los

procedimientos GCO-P03 Procedimientos para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-

P04 Procedimiento para Novedades de Activos Fijos dio respuesta en los siguientes términos:

“Las verificaciones periódicas si se realizan. El hallazgo en verdadero en el sentido que no está actualizado,

pero el procedimiento describe que el almacén es el responsable de los registros, pero es el coordinador de

cada área con bienes a cargo quien debe enviar en los formatos establecidos el reporte de las novedades.

Este año se devolvieron los inventarios que a pesar de venir certificados (firmados) por los

coordinadores de área no venían con el formato de traslados o el formato de la novedad para

hacer la actualización, tal como se evidencio en la hoja de ruta mostrada en la auditoria, por

lo que el plan de acción debe ser de la administración con las áreas no con el almacén que

solo puede registrar lo que le reportan.

La legalización de los inventarios no es responsabilidad del almacén, esto esta descrito en el

manual de activos fijos que aparece en el procedimiento, de acuerdo a esto es responsabilidad

de la Coordinadora del inventario de Contratación e Interventoría legalizar el inventario de ese




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centro de costo.

A 31 de Diciembre no se registran los sobrantes y faltantes porque esta actividad se está aún

realizando y hasta que no se haga un cruce entre los sobrantes y faltantes para verificar que

se puede compensar, no se generan estos registros como sobrantes o faltantes.”


hallazgo se mantiene y será la administración quien defina los responsables del plan de

mejora tendientes a subsanar los hallazgos evidenciados. Así mismo, se deberá implementar

los controles correctivos y preventivos del caso.

Hallazgo 2: El Instituto no realiza periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las

áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad.



2014.

Evidencia: El 07 de marzo de 2014, con el documento de traslado de activos fuera del INC-

ESE número 2379, se prestó una silla de ruedas. A la fecha de realización de esta auditoria

no se ha legalizado el ingreso del activo “silla de ruedas” con código del activo 56695. Al

respecto se efectuó inspección en el sitio donde depositan las sillas de ruedas, observando

que la mayoría de silla (25) no tiene adherido el número del activo, el auditado manifestó que

esto es debido a que al momento de limpieza lavado de la silla el stiker se despega

perdiéndose su trazabilidad.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 13 de marzo de 2014, El responsable de los

GCO-P-03 Procedimientos para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04

Procedimiento para Novedades de Activos Fijos, dio respuesta en los siguientes términos:

“Como se ha mencionado arriba el almacén efectúa el registro de las novedades que se presentan para

cada caso en un periodo de tiempo, para este caso el responsable para el caso vigilancia no reporto a el

almacén el ingreso de este activo 56695 “silla de ruedas”, pero se realizó verificación en la minuta que

tienen en las porterías y manejadas por vigilancia donde se evidencia la devolución de la misma, se solicita

a vigilancia y grupo gestión ambiental y soporte hotelero que efectúan estas actividades utilizando los

formatos establecidos para tal fin.”


hallazgo se mantiene y será la administración quien defina los responsables del plan de

mejora tendientes a subsanar los hallazgos evidenciados. Así mismo, se deberá implementar

los controles correctivos y preventivos del caso.





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sistema integrado de información y este funcione adecuadamente.



2014.

Evidencia: En la vigencia 2014, se presentaron inconvenientes al realizar algunos registros

en SAP, casos concretos: “La posición del ítem N°. 00001 ha superado el presupuesto”, “se

ha superado el presupuesto anual para varias posiciones”, “los recursos ya utilizados, así

como los utilizados por el usuario exceden disponible de los recursos referenciados en el

documento”.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 13 de marzo de 2015 la responsable del

procedimiento GDG-P-03 para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04

Procedimiento para Novedades de Activos Fijos, dio respuesta en los siguientes términos: “No

es de almacén.”


hallazgo se mantiene, por cuanto se soporta con las evidencias aportadas por la responsable

del procedimiento GCO-P03 para la Gestion de Inventario de Activos Fijos y GCO-P04

Procedimiento para Novedades de Activos Fijos mediante correo de fecha 18 de febrero de

2015.

Hallazgo 4: En el Instituto no existe instancia asesora que permita gestionar los riesgos de

Proceso Gestion Contable GCO-P03 Procedimientos para Gestion de Inventarios y Activos

Fijos y GCO-P04 Procedimiento para Novedades de Activos Fijos.



2014.

Evidencia: La Coordinadora del Grupo Almacen y Activos Fijos, informó a la auditoría que en

la vigencia 2014, no se recibió asesoría para Gestión y tratamiento del riesgo de GCO-P03

Procedimiento para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04 Procedimiento para

Novedades de Activos Fijos.


procedimiento GCO-P03 para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04 para

Novedades de Activos Fijos, dio respuesta en los siguientes términos: “Aunque se trabajó con una

empresa externa para el levantamiento de los riesgos como tal no se recibió una asesoría para la gestión y

tratamiento de los riesgos”.





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hallazgo se mantiene por cuanto no se recibió asesoría para gestionar el tratamiento a los

riesgos tal como lo manifestó la responsable de los procedimientos en el momento de la

auditoria.

Proceso Gestion del Gasto GDG-P-02 Procedimiento para Gestion de Compras

Contratación e Interventoría

Aspecto por Mejorar:

En el área de compras laboran solo auxiliares administrativos y técnicos. La responsable del

procedimiento de Compras Contratación e Interventoría, manifestó a la auditoría, que se

requiere efectuar un estudio de tiempos y movimientos, carga laboral; además se hace

necesario que para la vinculación de personal se hagan pruebas psicotécnicas.





2014.

Evidencia: El aplicativo SAP, permite sobre ejecutar los valores de los Certificados de

Disponibilidad Presupuestal, como es el caso del correo electrónico del pasado 09 de diciembre

de 2014, enviado por el Grupo de Presupuesto al Grupo de Compras, donde se solicita revisar

todas las SOLPEDIDO, con sus correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal

CDP, en razón a que se están sobre ejecutando.


procedimiento GDG-P-02 para Gestion de Compras Contratación e Interventoría, dio

respuesta en los siguientes términos: “Se acepta: El sistema de información SAP ha presentado

deficiencias en lo que corresponde al control presupuestal de CDP; lo que ha permito (en SAP) que los

mismos dejen cargar varias SolP causando sobre ejecución de los mismos.”

Lo anterior, ha ocasionado traumatismo y reproceso administrativos, teniendo en cuenta que

se debe enviar estos errores a la consultoría SAP y su dictamen, en ocasiones demora hasta

un (1) mes.

En consecuencia la Oficina de Control Interno mantiene el hallazgo.




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Hallazgo 2: En el Instituto se evidencia falta de planeación en la elaboración y ejecución de

las actividades del plan anual de adquisiciones:



2014.

Evidencia: Del plan anual de adquisiciones de la vigencia 2014, quedo un 8% de ítems sin

comprar, que corresponden a tercerizados (terapias, cardiología, asistenciales

administrativos).

El ítem terapias pasó 8 veces a Comité y se declaró desierto por precio.

El plan de compras de la vigencia 2014, incluye elementos que ya no están en el

mercado, como es el caso de los reactivos código 40030079 del área de Medicina

Nuclear, 40050001, 40050002, 40050003, del área de Patología y 40060501 del área

de Laboratorio Clinico.


procedimiento GDG-P-02 para Gestion de Compras Contratación e Interventoría, dio respuesta

en los siguientes términos: “Se acepta, teniendo en cuenta que existen algunos reactivos que fueron

requeridos en el plan de necesidades y que según información de los proveedores ya no están en el

mercado; no obstante a ello la parte técnica continúa solicitando su adquisición.

Por otra parte, en algunos procesos tercerizados no se logró su adjudicación en la vigencia 2014, por inhabilidad

técnica de los proponentes.

Así mismo en otros bienes y servicios, las áreas técnicas no se ciñeron a la programación establecida en el Plan Anual

de Adquisiciones y enviaron de manera tardía los estudios previos y la justificación técnica.

Lo anterior ocasionó reproceso administrativo y perjuicios en oportunidad y celeridad al proceso contractual.”


Hallazgo 3: El instituto no está dando cumplimiento a la realización de las actas de inicio,

acta de ejecución o seguimiento y acta de recibo final del contrato, cuando los contratos así

lo requieren.



2014.

Evidencia 1: En las carpetas físicas de los contratos número 0617, 0939 y 0507 de 2014, no

se evidenció documento que contenga las actas de inicio a pesar de ser un requisito descrito




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en cada contrato.

Evidencia 2: En las carpetas físicas de los contratos números 0451 y 0524 de 2014, no se

evidenció acta de ejecución o seguimiento, a pesar de estar descrita dentro de las

obligaciones de los supervisores de los contratos.

Evidencia 3: En los documentos contenidos en la carpeta del contrato número 0705 de 2013

(TAMO), se evidenció que el plazo de ejecución del contrato de obra, venció el pasado 26 de

agosto de 2014 y mediante oficios con radicados número 715698 del 16 de septiembre el

Instituto, recuerda al contratista que el 26 de septiembre de 2014, vence el plazo para el

recibo final de la obra y 728948/729869 del 26 y 27 de noviembre de 2014, el Instituto

solicita adopción de medidas al contrato de obra. A la fecha de esta auditoria (febrero de

2015), han transcurrido más de 6 meses de vencido el plazo de ejecución del citado contrato y

aún no se ha recibido la obra en su totalidad por cuanto no se evidenció acta de liquidación

del contrato, y en los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2014, se encuentra

registrado en la cuenta “Edificaciones Pendientes de Legalizar” y “Equipos Pendiente de

Legalizar”.

Esta situación impacta negativamente las finanzas del Instituto al no estar habilitado el

servicio TAMO y su consecuente facturación por venta de este servicio. Así mismo, se está

exponiendo al Instituto a eventuales riesgos jurídicos ante el hecho que no se ha liquidado el

contrato 0705 de 2013.



respuesta en los siguientes términos: “Evidencia 1: Se acepta parcialmente, teniendo en cuenta que se

verifican los expedientes contractuales referidos, donde se encontró acta de inicio solo en el contrato No.

0507 de 2014. En los contratos Nos. 0617 y 0939 de 2014 respectivamente no reposa la misma.

Del anterior hallazgo se dio traslado a los supervisores para subsanar el mismo.

Evidencia 2: Se acepta, teniendo en cuenta que los contratos Nos. 0451 y 0524 de 2014, no se evidencio actas, ni

informes de supervisión.

Del anterior hallazgo se dio traslado a los supervisores para subsanar el mismo.

Evidencia 3: Se acepta, se verifica el expediente contractual y efectivamente el contrato No. 0705 de 2013, venció el

pasado 24 de agosto de 2014.

Es de mencionar, que hasta el día 13 de marzo de 2015, el grupo de contratación, supervisión e interventoría recibió

acta de finalización fechada 08 de enero de 2015 y póliza No. 2285945, expedida 13 de marzo de 2015 en la cual se

establece la vigencia de cubrimiento del riesgo de estabilidad de la obra por 5 años, fecha esta que inició a partir del




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acta de recibo final de la obra.

Del anterior hallazgo se enviará notificación al interventor del contrato No. 0705 de 2013 y al supervisión del contrato de interventoría del mismo contrato, para que emitan pronunciamiento al respecto.”

La Oficina de Control Interno previa revisión y evaluación de la respuesta, y verificado que

efectivamente en la carpeta física del contrato número 0507 de 2014, se encuentra el acta de

inicio. En consecuencia retira del hallazgo lo correspondiente a esta evidencia.

Para las demás evidencias se mantiene el hallazgo y será la administración quien defina los

planes de mejora y sus responsables, tendientes a subsanar los hallazgos evidenciados. Así

mismo, se deberá implementar los controles correctivos y preventivos del caso.

Hallazgo 4: En el Instituto no se cumplió política para llevar a cabo en forma adecuada el

cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan

hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.



2014.

Evidencia: La responsable del grupo de Compras Contratación e Interventoría del Instituto,

manifestó a esta auditoría que “a pesar de haberse dado la directriz mediante comunicación

del pasado 04 de diciembre, el último Comité de adjudicaciones fue el 24 de diciembre de

2014, contrariando lo previsto en la referida directriz.”



respuesta en los siguientes términos: “Se acepta, teniendo en cuenta la circular No. INT-CIR-00150-

2014, publicada en el correo institucional el 04 de diciembre de 2014, el Instituto estableció fecha de cierre

fiscal vigencia 2014, para lo cual informo los términos perentorio de trámite de facturas de acuerdo con los

recursos manejados por la entidad.

No obstante lo anterior, las áreas técnicas solicitaron y tramitaron adquisiciones de bienes y servicios, motivo por el

cual el último comité de apoyo a la actividad contractual de efectuó hasta el 23 de diciembre de 2014.”


Proceso Gestion Comercial y del Ingreso GCI-P03 Procedimiento Para Gestion de

Facturación




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Hallazgo 1: El instituto no tiene debidamente identificados los productos del proceso

contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos.



2014.

Evidencia: Al efectuar cruce de registros del archivo de cuentas de orden realizado en Excel

por contabilidad, frente al elaborado por facturación se evidencia que el listado de contabilidad

carece del número de factura, generando incertidumbre para facturación al no tener como

asegurarse del número de factura al que pertenece la glosa, tal como se detalla a

continuación:

Reporte SAP de Facturación

#de

Paquete

Tipo de Glosa documento

SAP

Número de

Factura

Valor Factura

CC310714 Concurrente 6100039339 3650112 $306.571

Reporte SAP Contabilidad

Documento SAP CUENTA VALOR

FACTURA

6100039339 9 $306.571,00

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 18 de febrero de 2015, la responsable del

procedimiento GCI-P03 Procedimiento Para Gestion de Facturación dio respuesta en los

siguientes términos: “Se acepta y se solicitó, corrección del informe de Glosas, para que todas las

facturas traigan el número 600 y se pueda cruzar con el informe de Contabilidad.

…..…Se anexa Reporte de Incidentes a SAP.”

En consecuencia, la Oficina de Control Interno mantiene el hallazgo.

Hallazgo 2: El instituto no está cumpliendo con las fechas establecidas por los clientes




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externos para radicar las cuentas de cobro por venta de servicios.



2014.

Evidencia: La cuenta de cobro del mes de noviembre de 2014, fue radicada en el Fondo

Financiero con el número 2014er101966, de fecha 11 de diciembre de 2014, debiendo ser

radicada antes del 10 de diciembre, situación que retrasa el pago de la cuenta de cobro por

parte del citado Fondo.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 18 de marzo de 2015, la responsable los


siguientes términos: “Se acepta parcialmente; ya que en las evidencias y en un porcentaje mensual

entre el 90% y 95%, si se está cumpliendo con la radicación. Y de otro lado mediante contrato y estudios

previos con el FFDS radicación se acordó, así:

“2.3 REQUISITOS

La radicación de los documentos y medios magnéticos en la Secretaría Distrital de Salud para el pago mensual,

deberán efectuarse durante los quince (15) primeros días calendarios siguientes al mes objeto de cobro, de lo

contrario, los pagos no podrán llevarse a cabo durante el tiempo previsto; la inoportunidad en la radicación de

facturación, soportes, aclaración de glosas y demás, dilatarán el plazo de certificación y pago de cuentas.”

Luego el hallazgo no es la generalidad y si ocurre corresponde a una eventualidad y existen explicaciones apropiada

para la no radicación ante una entidad, esto también puede evidenciarse en los indicadores y entrega de informes

mensuales de supervisión y cumplimiento”.








2014.

Evidencia: El aplicativo SAP, módulo de facturación no tiene como controlar los saldos de

los contratos, actualmente se realiza bloqueo de forma manual de cada contrato de las




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entidades responsables de pago.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 18 de marzo de 2015, la responsable


siguientes: “Se acepta, El control de tope de los contratos está en revisión, para que sea automático

desde el montaje del contrato.

………Se anexa reporte de Incidentes SAP

Al cual Sistemas dio la siguiente respuesta:

“... Con relación a los incidentes relacionados con contratos y mercadeo, les informo que por las actualizaciones del

sistema SAP de las cuales ustedes ya tienen conocimiento no se realizara ningún desarrollo hasta la finalización de

este proyecto.”


Hallazgo 4: El Instituto no realiza verificaciones periódicas para comprobar que los registros




2014.

Evidencia: La respuesta de glosas se encuentra pendiente por responder desde el mes de

noviembre de 2014, se evidencia que a 31 de diciembre de 2014 existe partida por valor de

$5.031.000.000 sin responder.



siguientes términos: “Esta información, se está trabajando desde el año 2013, y la glosa se depuró e

ingresó con la información de facturación, sin embargo también se puede corregir el cruce de información,

con la mejora solicitada del reporte de Glosa.”

La oficina de Control Interno previa revisión y evaluación de la respuesta, considera que el

hallazgo se mantiene.

Hallazgo 5: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por el

Instituto no son de fácil y confiable medición monetaria.



2014.




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Evidencia: La responsable del procedimiento para la gestión de facturación informó a esta

auditoría que “cuando a un paciente le autorizan varios servicios en una sola autorización y al

prestarle los servicios se generan varias facturas la Entidad Responsable del Pago (ERP)

acepta la factura que lleve el original de la autorización, y devuelve las facturas que lleven

fotocopia de la autorización con un nota que dice el pago ya fue autorizado; como se puede

evidenciar en la orden de servicios número 934-66657-10 donde autorizan 7 (siete) servicios

los cuales se facturan 6 (seis), con la factura número 3604621, quedando pendiente un (1)

servicio (Creatinina) prestado con la factura 3624981 y la entidad responsable del pago ERP

devuelve esta última factura con carta de glosa de fecha 30 de enero de 2015 diciendo “Con

orden número 934-66657-10 ya fue cancelada con factura número 3604621.



siguientes términos: “No se acepta…..La medición monetaria se encuentra soportada con la facturación

y el registro de glosa y pagos de las facturas, lo que hay que corregir es el procedimiento de facturación

para que se realice una sola factura con la autorización conjunta o establecer por contratación que las

ERP reciban la facturación separada sin importar que la autorización se divida en varias prestaciones y se

facture con copias.”


hallazgo se mantiene, precisando que la descripción del mismo obedece al formulario de

evaluación del Sistema de Control Interno Contable, emanado de la Contaduría General de la

Nación, mediante resolución 357 de 2008.

Hallazgo 6: En el Instituto no son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de

las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte.



2014.

Evidencia 1: La responsable del procedimiento para la Gestion de Facturación informó a la

auditoría que “cuando se realizan prestación de servicios por paquetes como sucede con

trasplante de medula ósea C40583 en el detalle del código dice trasplante de medula ósea por

valor de $87.000.000,00 y en la portada se lee honorarios del cirujano $87.000.000,00 y el

concepto correcto es el valor del paquete completo de trasplante de medula ósea”.

Evidencia 2: Otra evidencia es el paquete de cito-reducción con código RINC 90, en la

descripción del código de la factura se evidencia “paquete de cito-reducción RINC 90

$90.000.000 y en la portada de la factura se lee honorarios del cirujano $90.000.000,00.





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siguientes términos: “Se acepta”.

En consecuencia, la Oficina de Control Interno mantiene el hallazgo.

Hallazgo 7: En el Instituto no se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos

entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos del

Instituto.



2014.

Evidencia: En la facturación de venta de servicios y recaudos de particulares de la vigencia

2013 hacia atrás, se evidencian valores que presentan dificultades para la identificación de

los pagos o abono, no existe control para cruzar el pago frente a la factura.

Al respecto, mediante correo electrónico de fecha 18 de marzo de 2015, la responsable los


siguientes términos: “SE acepta parcialmente; efectivamente no se hacía este tipo de cruces de

información; pero desde el año 2014 se cambió el procedimiento de consignaciones y se verifican en

tesorería, luego el facturador factura y lleva la factura a tesorería para realizar el recibo de caja

identificando la factura a cancelar.”




Hallazgo 8: Los soporte documentales de los registros contables del Instituto, no se

encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que

regulan la materia.

Evidencia 1: Se evidencia que el grupo de facturación, no cuenta con espacio para el

archivo de gestión, siendo ubicado encima de un escritorio de la oficina de coordinación del

grupo de facturación en cajas con archivo foliado y carpetas fuera de caja que corresponden a

(jul-dic-2013) y (enero diciembre 2014).



siguientes términos: “Favor hacer claridad que no son todos los registros contables sino las cuentas de




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cobro radicadas ante las ERP.”


hallazgo se mantiene, precisando que la descripción del mismo obedece al formulario de

evaluación del Sistema de Control Interno Contable, emanado de la Contaduría General de la

Nación, mediante resolución 357 de 2008.

Proceso Gestion del Gasto GDG-P-01 Procedimiento para Gestion de Presupuesto


índole contable.



2014.

Evidencia: La responsable del procedimiento informó a la auditoría que en la vigencia 2014

no se recibió aseria para gestionar los riesgos del procedimiento para la Gestion de

Presupuesto.

Hallazgo 2: El Instituto, no se asegura que el proceso presupuestal opere en un ambiente

de sistema integrado de información y este funciona adecuadamente.



2014.

Evidencia: El aplicativo SAP presenta debilidades, al permitir cambiar el valor de la SOLPE

(Solicitud de Pedido), como sucedió con el contrato con SOLPE (solicitud de Pedido

N°.50000943 posición 8, imputado el día 22 de septiembre de 2014 y el día 13 de noviembre

de 2014, otra dependencia realizó una modificación al valor. Esto fue informado por el Grupo

de presupuesto al correo enviado a itsap, con fecha 18 de noviembre para que realizaran los

ajustes al aplicativo SAP.

De igual forma los auditados informan que el aplicativo no permite trabajar simultáneamente

la misma (SOLPE), solicitud de pedido.








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2014.

Evidencia: La responsable del Procedimiento para la Gestion de Presupuesto, informó a esta

auditoría, que no se cumplió política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de

la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros,

económicos, sociales y ambientales por cuanto después del 16 y 18 de diciembre de 2014 y

por la trazabilidad de las actividades se tramitaron los ingresos recibidos por el almacén hasta

el 31 de diciembre de 2014, al igual que los contratos producto del último Comité de

Compras, realizado el 24 de diciembre de 2014.

Proceso Gestion del Gasto GDG-P-05 Procedimiento para Gestión de Pagos

Hallazgo 1: En el Instituto no se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones

bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo.


implementación y evaluación del control interno contable y articulo 9 literal d Ley 1712 de

2014.

Evidencia 1: De la cuenta corriente número No. 026-03010-6, se evidencian partidas

pendientes por depurar así: 75 partidas por concepto de depósitos pendientes por identificar,

por valor de $57.443.905,00.

Evidencia 2: De la Cuenta corriente 026-03037-9, se evidencio (1) cheque pendiente por

entregar desde el 04 de julio0 de 2013 por valor de $40.295,26; (1) Transferencia por

devolución desde el 06 de diciembre de 2013, por valor de $4.825.687,00 al paciente Carlos

Melgarejo.

Evidencia 3: De la Cuenta Corriente No. 026-00108-1 (4) partidas de depósitos pendientes

por depurar por valor de $867.763,00.

Hallazgo 2: El Instituto no se asegura que el proceso presupuestal opere en un ambiente de

sistema integrado de información y este funciona adecuadamente.



2014.

Evidencia: El auditado manifestó que “el registro de información en SAP, ha tenido

inconvenientes al realizar los pagos cuando tienen descuentos financieros (en algunos casos

se ha tenido que realizar manualmente el cálculo del descuento financiero), no permite hacer




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pagos en bloque cuando tienen descuentos financieros”.


índole contable.

Requisito/Criterio: Resolución 357 del 23 de julio de 2008 y procedimiento para la


2014.

Evidencia: La responsable del procedimiento para la gestión pagos, manifestó a esta

auditoría que en la vigencia 2014 no se recibió asesoría y acompañamiento para gestionar el

tratamiento a los riesgos.






2014.

Evidencia: A pesar de haber dado los lineamientos para el cierre financiero de 2014 el

impacto no se reflejó en lo relacionado con recursos propios o administrados, debiendo girar

cheques por valor de $4.006.825.000,00, esto debido que después del 31 de diciembre se

recepcionaron órdenes de pago. A la fecha de realización de la auditoria a pesar de la gestión

realizada por los funcionarios del Grupo de Tesorería para entregar los cheques, quedan 17

(diecisiete) cheque por reclamar, por parte de los beneficiarios por valor de $167.477.875,00.

Hallazgo 5: Los soportes documentales de los registros contables del Instituto, no se

encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que

regulan la materia.



2014.

Evidencia: Los egresos de bancos con sus respectivos documentos soporte de los meses de

octubre a diciembre de 2014, están sin archivar y ubicados en 2 escritorios de la oficina del

Grupo de Tesorería.

CONCLUSIONES




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La auditoría concluye que los Procesos Gestion Contable con sus Procedimientos; Gestion del

Gasto con sus Procedimientos y Gestion Comercial y del Ingreso, GCI-P03 Procedimiento para

Gestión de Facturación, cumplen con los criterios de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008

y procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable y articulo 9

literal (d) Ley 1712 de 2014, excepto por lo mencionado en cada hallazgo descrito en el

presente informe.

RECOMENDACIONES

PARA TODOS LOS PROCEDIMIENTOS

1. Implementar mecanismo de control que asegure que el proceso contable opere en un

ambiente de sistema integrado de información y funcione adecuadamente.

Responsables: Líderes de los procedimientos DG-P04 Gestión para Almacenes, GCO-

P03 Gestión de Inventarios y Activos Fijos, GCO-P04 Gestión de Novedades de Activos

Fijos, GCI Gestión de Facturación, GDG-P-01 Gestión de Presupuesto, GDG-P-05

Gestión de Pagos, GDG-P-02 Procedimiento para Gestión de Compras Contratación e

Interventoría.

2. Solicitar formalmente a la Oficina de Calidad, asesoría que permita gestionar el

tratamiento a los riesgos de los Procedimientos GDG-P-04 Procedimiento para Gestión

de Almacenes, GCO-P03 para Gestión de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04 para

Novedades de Activos Fijos, GDG-P-01 para Gestión de Presupuesto Proceso, GDG-P-

05 para Gestión de Pagos y Proceso Gestión Contable.

3. Realizar verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han

efectuado en forma adecuada y por los valores correctos. Responsables: Líderes de:

GCO-P03 Procedimientos para Gestion de Inventarios y Activos Fijos y GCO-P04

Procedimiento para Novedades de Activos Fijos, GCI-P03 Procedimiento para Gestion

de Facturación.

4. Dar cumplimiento a la política de cierre de cada vigencia, expedida por la Alta Dirección

para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en

todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y

ambientales. Responsables: Líderes de todos los procesos y procedimientos.

5. Organizar y archivar los soportes documentales de los registros contables ubicados en

http://oym.cancer.gov.co/SIAPINC%20III/GCI/Procedimientos/GCI-P03.xls

http://oym.cancer.gov.co/SIAPINC%20III/GCI/Procedimientos/GCI-P03.xls




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los Grupos de Tesorería y Facturación, de conformidad con las normas que regulan la

materia. Responsables: Líderes de procedimientos: GCI-P03 Procedimiento para

Gestion de Facturación y GDG-P-05 Procedimiento para Gestión de Pagos.

RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS POR PROCESO/PROCEDIMIENTO

Gestión del Gasto GDG-P-04 Procedimiento para Gestión de Almacenes, en

coordinación con ejecutores del Plan de necesidades.

1. Implementar acciones para la depuración de la información sobre elementos contenidos

en la consolidación del Plan de necesidades de la presente vigencia.

2. Realizar verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han

efectuado en forma adecuada y por los valores correctos. Así mismo, evaluar y

explorar otro medio de marcación (sticker) de los activos fijos.

Proceso Gestión Contable GCO-P03 Procedimientos para Gestión de Inventarios y

Activos Fijos y GCO-P04 Procedimiento para Novedades de Activos Fijos.

1. Realizar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de

Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad, que

permitan aclarar y ajustar las diferencias que se presenten en las cifras.

1. Proceso Gestión del Gasto GDG-P-02 Procedimiento para Gestión de Compras

Contratación e Interventoría.

1. Implementar mecanismos de control que permitan la mejora en la etapa de planeación

de la contratación, en armonía con la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.

2. Dar cumplimiento oportuno a la realización de las actas de inicio, acta de ejecución o

seguimiento y acta de recibo final de los contratos, tal como lo dispone el Estatuto y

Manual de Contratación del Instituto, en concordancia con la normatividad vigente en

esta materia.

3. Poner en funcionamiento el servicio de Trasplante de Médula Ósea (TAMO) y liquidar el




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contrato de obra pública suscrito para tal fin.

Proceso Gestión Comercial y del Ingreso GCI-P03 Procedimiento para Gestión de

Facturación.

1. Identificar los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás

áreas de la entidad y a los usuarios externos.

2. Cumplir con las fechas establecidas por los clientes externos para radicar las cuentas

de cobro por venta de servicios.

3. Revisar jurídicamente la inclusión de clausula dentro de los contratos celebrado con las

Entidades Responsables de Pago (ERP) que permita subsanar, aclarar los soportes de

las facturas con una autorización para prestar varios servicios a los pacientes remitidos

al Instituto. (Autorizaciones integrales).

4. Adecuar y completar las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u

operaciones en el documento fuente o soporte (factura) y portada de factura por venta

de servicios por paquetes.

5. Realizar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de tesorería y

facturación en lo relacionado con la facturación y venta de servicios a particulares de la

vigencia 2013 hacia atrás.

Proceso Gestión del Gasto GDG-P-05 Procedimiento para Gestión de Pagos

1. Elaborar y revisar oportunamente las conciliaciones bancarias, con el fin de establecer

los valores objeto de clasificación, registro, aclaración y control del efectivo.




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Informar a la Oficina de Control Interno en el término de diez (10) días hábiles, contados a

partir de la comunicación del informe, las acciones de mejora con fechas y responsables que

permitan subsanar los hallazgos aquí descritos.

Elaborado por:

Isabel Herrera Rodríguez Profesional Especializado

Aprobado por:

Buenaventura Orduy Burgos Jefe Control Interno

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Fecha del Informe - Instituto Nacional de Cancerologia Y MECANISMOS DE... · INFORME DE AUDITORIA VIGENCIA: 23-07-2013 Página 3 de 23 Al respecto, mediante correo electrónico de