Fecha Mayo de 2018 ESTRATÉGICOigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos... · acceso y derecho a la información pública y está definida como un eje estratégico

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

COMUNICACIÓN EXTERNA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y MARKETING

ESTRATÉGICO

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Fecha Mayo de 2018

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TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. RESPONSABILIDADES 2

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, DIRECTORES TERRITORIALES Y JEFES DE OFICINA 2

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO 2

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO Y DE LOS PROFESIONALES DE COMUNICACIONES EN DIRECCIONES TERRITORIALES 2

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 4

5.3. DEL PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

5.3.1. ADMINISTRACIÓN Y CARGUE DE CONTENIDOS EN LA PÁGINA WEB 5

6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 7

6.1. REALIZACIÓN RUEDA DE PRENSA 7

6.2. ELABORACION DE COMUNICADO O BOLETÍN DE PRENSA 9

6.3. MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES (FACEBOOK Y TWITTER) 10

6.4. MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES CANAL (YOUTUBE) 12

7. ANEXOS 12

8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para la socialización y divulgación de la información que genera y produce el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a través de las herramientas de comunicación externa con que cuenta el IGAC, que contribuyan al posicionamiento del Instituto como autoridad y líder en la producción y difusión de información, productos, servicios y conocimientos en cartografía, agrología, catastro, geografía y tecnologías geoespaciales a través de la ejecución del Plan de Comunicaciones.

2. ALCANCE

El procedimiento aplica para todas las dependencias del IGAC en sede central y direcciones territoriales, inicia con la identificación de la información que se divulgará externamente y finaliza con el archivo de la documentación generada durante el procedimiento de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD que sean definidas para el proceso.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES, DIRECTORES TERRITORIALES Y JEFES DE OFICINA

Identificar y suministrar al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, de manera clara y oportuna, la información correcta, exacta y veraz que requiera ser divulgada a través de las diferentes herramientas de comunicación con que cuenta el Instituto, y proveer la información que les sea solicitada para atender los requerimientos realizados por los medios de comunicación y ciudadanía en general.

Informar de manera oportuna al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico la realización de eventos, ferias, actividades y temas estratégicos para divulgación y acompañamiento periodístico.

Remitir al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, de acuerdo a su competencia temática, los contenidos normativos y los que por Ley deban ser publicados en la página web.

3.2. DEL COORDINADOR DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO

Establecer y socializar las políticas y directrices de comunicación externa para el IGAC.

Definir y coordinar la implementación de la estrategia de comunicación externa contemplada en el plan de comunicaciones del IGAC.

Coordinar las acciones y estrategias de comunicación externa establecidas en el Plan de Comunicaciones del IGAC, para la adecuada divulgación de la gestión del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

3.3. DE LOS PROFESIONALES DEL GIT DE COMUNICACIONES Y MARKETING ESTRATÉGICO Y DE LOS PROFESIONALES DE COMUNICACIONES EN DIRECCIONES TERRITORIALES




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Recopilar, organizar, analizar y transmitir oportunamente la información a divulgarse en el marco de la estrategia de comunicación externa.

Apoyar la implementación y ejecución de las acciones, canales, herramientas y actividades de comunicación definidas en la estrategia de comunicación externa.

Redactar comunicados de prensa, boletines, informes y demás documentos que sean requeridos.

Divulgar oportunamente la información a través de los diferentes canales y/o herramientas dispuestas por el IGAC.

Apoyar periodística y logísticamente las actividades de divulgación que requiera el Instituto.

4. GLOSARIO

Aviso de Prensa: Anuncio con información institucional que se publica en medios de comunicaciones (periódicos, revistas)

Ayuda de Memoria:

Documento guía para el vocero, que relaciona el tema a tratar en una rueda de

prensa o intervención en un evento. Generalmente contiene estadísticas y datos

oficiales debidamente verificados.

Banners: Pieza gráfica institucional que puede ser incluida en una página web y/o la

Intranet con el fin de atraer tráfico hacia dicha página u otra de interés para la

entidad.

Comunicación: Conjunto de elementos que fortalecen la construcción de visión compartida y las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés interno, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

Comunicación

organizacional:

Busca garantizar la coherencia de las entidades para lograr el propósito misional, orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, proyectos, programas y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Comunicado o Boletín

de Prensa:

Son documentos con contenido y orientación noticiosa y periodística que van dirigidos a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión, portales de internet).

Enlace (link): Un texto o imagen en un sitio web sobre el que un usuario puede hacer click para

tener acceso o conectar con otro documento. Los enlaces pueden conectar varios

documentos en dos páginas web.

Facebook: Red social en la web abierta a cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico, los usuarios pueden participar en una o más redes sociales, compartir información como fotos, videos, opiniones, de acuerdo a sus intereses.

Grupo objetivo: Grupo de personas a los cuales se dirigen los mensajes claves de la campaña, teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socioeconómico, escolaridad y ocupación.




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Lineamientos de

Identidad Corporativa:

Documento en el que se consignan los parámetros de imagen gráfica y visual de

una organización. Igualmente, en este documento se definen las normas que se

deben seguir el manejo visual de la marca y el logotipo en los diferentes soportes

internos y externos de la organización.

Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas audiencias o públicos objetivos. De su adecuada y eficiente divulgación depende, en gran parte, el éxito de una estrategia de comunicaciones.

Monitoreo de Medios: Seguimiento a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y portales de internet) para identificar y recopilar la publicación de noticias e información publicada que ha sido generada por la entidad.

Posicionamiento: Conjunto de actividades de comunicación que contribuyen a la construcción de la identidad de marca, de tal manera que se establezcan características diferenciadoras frente a sus competidores y sus grupos de interés.

Redes Sociales: Son estructuras sociales compuestas por grupos de personas, las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones (amistas, negocios, intereses comunes, entre otras), a través de las cuales se interactuar con diferentes personas que poseen gustos e intereses en común, siendo su función principal la de conectar a los usuarios, permite la centralización de información y de recursos (fotos, videos, pensamientos y más) en un único lugar de fácil acceso e intercambio con otros en el cual son los propios usuarios quienes generan y administran sus propios contenidos.

Rueda de Prensa: Acto informativo organizado por la entidad, al que se convoca a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión e internet), para divulgar de manera oficial, a través del vocero designado, información de importancia para la ciudad. Terminada la exposición el vocero es interrogado por los periodistas, con el fin de ampliar el contenido del anuncio.

Twitter: Es una red que permite enviar mensajes de texto cortos, con un máximo de 140 caracteres, llamados tweets, que se muestran en la página principal del usuario, quienes pueden suscribirse a los tweets de otros usuarios – a esto se le llama “seguir” y a los suscriptores se les llama “seguidores”.

Youtube: Es un sitio web en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos, es una

red muy popular dada las posibilidades de alojar videos personales de manera

sencilla. Aloja una variedad de clips de películas, programas de televisión y

videos musicales.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

o Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

http://www.definicionabc.com/politica/centralizacion.php




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5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

o NTC-ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. o NTC-ISO 27001:2013 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información. o NTC-ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental

5.3. DEL PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

o La Comunicación Externa del Instituto Geográfico Agustín Codazzi parte del principio fundamental del acceso y derecho a la información pública y está definida como un eje estratégico para divulgar y suministrar información de calidad, clara, veraz y oportuna al ciudadano, sobre sus productos, servicios, trámites, gestión, resultados y actividades del IGAC entorno a su gestión local o nacional, en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, usuarios y ciudadanía

o El vocero oficial del Instituto ante los medios de comunicación es el Director General del Instituto, o Director Territorial o el funcionario que el Director delegue.

o Solo el Director General del Instituto, designará y delegará los funcionarios que pueden responder a las

inquietudes o preguntas presentadas por los medios de comunicación previa autorización y en coordinación con el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o En caso de que surja un tema noticioso de alto impacto en las direcciones territoriales, positivo o negativo, es obligación del Director Territorial y/o Periodista territorial, informar al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico en la Sede Central, con el objeto de determinar el proceder para la entrega de la información.

o En caso de presentarse algún tipo de crisis o emergencia para la entidad, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, en cabeza de la Dirección General coordinará las actuaciones informativas a que haya lugar.

o El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico cuenta con profesionales que prestarán de manera permanente apoyo y asesoría a todas las dependencias del IGAC tanto en sede central como en direcciones territoriales, para realizar de manera oportuna la divulgación de la información que así lo requiera.

o La elaboración, envío y divulgación de boletines de prensa, es función exclusiva del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, ningún funcionario o contratista del Instituto puede asumir labores inherentes al trabajo de prensa del Instituto.

o Las dependencias según su competencia temática deberán suministrar al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico la información que le sea solicitada, de forma clara, oportuna, exacta, veraz y con los respectivos soportes (fotos, resultados, datos, estadísticas etc.), para ser divulgada a la ciudadanía y a medios de comunicación.

o El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico es el único autorizado para adelantar contactos con periodistas y medios de comunicación, enviar o responder información, convocarlos a ruedas de prensa, eventos organizados o apoyados por el IGAC, ningún funcionario o contratista del Instituto puede asumir labores inherentes al trabajo de prensa de la entidad.

o La divulgación, socialización y publicación de información del IGAC es realizada directamente por el GIT de Comunicaciones, a través de las herramientas de comunicación con que cuenta el Instituto y de




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los medios de comunicación escritos, televisivos, radial, multimedia, audiovisual, virtual, de manera gratuita. Así mismo, a través de medios o productos comunicativos y otros espacios como eventos, seminarios, foros y conferencias que realice o en los que participe el Instituto.

o Sin excepción alguna, la administración, manejo y publicación de contenidos temáticos a través de las redes sociales de las que hace parte el Instituto (Facebook, Twitter, Canal Youtube) estará a cargo del administrador de redes autorizado por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o El lenguaje hostil, vulgar y/o discriminativo se evitará dentro de la comunicación y es responsabilidad del administrador de las mismas, representar de manera adecuada al IGAC.

o Los eventos que realice o en los que participe el Instituto a través de sus diferentes dependencias estarán apoyados por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico y acompañados en todas sus etapas por la dependencia responsable.

o El diseño y diagramación de material editorial, mapas, libros, revistas, cartillas, etc., deberán ser realizados por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el contenido temático deberá ser aprobado por el área técnica y la publicación aprobada por la Oficina de Difusión y Mercadeo. Cuando los diseños del material en mención se realicen directamente en las áreas técnicas, durante el proceso de elaboración, se deberá contar con la asesoría del GIT de Comunicaciones, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la imagen de identidad corporativa.

o La conceptualización, diseño y elaboración de las piezas de comunicación informativas, divulgativas, promocionales, virtuales o impresas que requieran las diferentes Dependencias o Grupos Internos de Trabajo del Instituto, serán realizadas por los diseñadores del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido para el Instituto, sin excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con los lineamientos de Identidad Corporativa establecidos para tal fin. No llevará, nombres o logos de Grupos internos de Trabajo o dependencias.

o En los casos en los cuales se realice el diseño de piezas de comunicación directamente en las dependencia, los mismos deben responder y cumplir con los lineamientos establecidos en los lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisados y aprobados por el Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o Toda pieza de comunicación que se produzca, derivada de un contrato o convenio externo y que lleve la imagen del Instituto, debe seguir las pautas de presentación e identificación corporativa contenidas en los lineamientos de Identidad Corporativa y ser revisadas y probadas por el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico

5.3.1. ADMINISTRACIÓN Y CARGUE DE CONTENIDOS EN LA PÁGINA WEB o Los contenidos del sitio web institucional están dados de acuerdo con lo establecido en el documento

“Manual 3.1 para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea para entidades del Orden Nacional” y con las necesidades del IGAC.

o La periodicidad de publicación de la información diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y anual, hacen parte de las necesidades internas del IGAC para hacer pública la información producida, según corresponda y de acuerdo con los mandatos de ley.




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o Todo material de tipo gráfico destinado al portal web institucional, debe cumplir con unas normas básicas de estandarización del aspecto general de la página (colores y las fuentes tipográficas que emplea el Instituto), cuyo uso está especificado en los lineamientos de Identidad Corporativa del IGAC.

o Las pautas de diseño gráfico y diagramación para los contenidos del portal web institucional, están definidos en los lineamientos de Identidad Corporativa del IGAC. Así mismo estarán sujetas a la capacidad de la plataforma tecnológica del Instituto y a las disposiciones internas del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico.

o La oficina de Informática y Telecomunicaciones es la encargada de suministrar al GIT de Comunicaciones, y Marketing Estratégico las especificaciones técnicas para realizar el diseño gráfico y diagramación de piezas comunicativas que se encuentran en el portal web institucional (Diseño de banners, botones, entre otros). Así mismo el cargue de estos diseños será realizado por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones del Instituto.

o Las solicitudes y trámites de publicación, actualización y corrección de información para página web deberán ser solicitadas al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, únicamente a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET, como una incidencia al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, la cual deberá estar acompañada de los archivos anexos y descripción de la solicitud.

o Cuando el contenido de los archivos adjuntos supere la capacidad de envío permitida por la herramienta de “Soporte Informático” (2Mb), los archivos se enviarán a través del correo de comunicación interna [email protected], indicado el número de la incidencia que arroje la solicitud a través de la herramienta, el cual tiene una capacidad de 25 Mb.

o El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico atenderán únicamente las solicitudes y requerimientos que se realicen a través de la herramienta de “Soporte Informático” a través de la IGACNET.

o Por lineamiento de la seguridad de la información y capacidad del portal web institucional, los archivos a publicarse deben ser enviados en formato PDF; con excepción de la información que deba ser publicada en formato Excel por su contenido.

o Los archivos a publicarse en formato PDF o Excel no deberán superar las 10 MB, teniendo en cuenta la capacidad de la página.

o El envió de la solicitud de publicación, actualización o corrección de contenidos en el portal web institucional, deberá realizarse en el horario laboral del IGAC, es decir, entre las 7:00 am y las 4 pm de lunes a viernes únicamente, dadas las restricciones para el ingreso al portal web institucional desde afuera de la entidad. Las solicitudes recibidas después de las 3 pm, se atenderán a primera hora del día hábil siguiente, dependiendo la cantidad de archivos a publicarse o complejidad del cargue de la información.

o Una vez recibidas las solicitudes, el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, verificará que la misma cumpla los lineamientos anteriormente mencionados para proceder a su respectiva publicación.

o Las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general del Instituto tanto en sede central como en direcciones territoriales, son responsables de solicitar y remitir al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, los requerimientos de publicación de los contenidos con la suficiente antelación, especialmente aquellos que tienen vencimiento de término por Ley, toda vez que, las solicitudes serán atendidas en el orden de recibo.




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o Todas las solicitudes de publicación, actualización o corrección, tendrán mínimo un (1) día hábil para su respectivo trámite.

o Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará a través de la herramienta “Soporte Informático” al correo del solicitante ingresado el vínculo o link en el que puede visualizar la publicación solicitada.

o Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos descritos, se notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud, indicando el motivo de devolución, a través de la herramienta de “Soporte Informático”.

o Teniendo en cuenta que el GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico no realiza ajustes a los contenidos técnicos y temáticos que se encuentran publicados en el portal web institucional, corresponde y son responsables las Subdirecciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo y dependencias en general del Instituto tanto en Sede Central como en Direcciones Territoriales, reportar y enviar al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico con la periodicidad y anticipación que corresponda, los contenidos que por Ley se deban estar publicados a través de la página web y que sean de su competencia temática para publicación, actualización o corrección. Solicitudes que deben ser realizadas a través de la herramienta de “Soporte Informático” como incidencia al GIT de Comunicaciones.

o Las áreas solicitantes serán las responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y calidad de los contenidos que se envíen al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, para publicar a través de las diferentes secciones del Portal Web institucional, entendiéndose de esta manera que la información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.

o La publicación y actualización de cualquier tipo de contenido está sujeta a los lineamientos de la Política de privacidad y condiciones de uso, Gestión de seguridad de la información y al Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea para entidades del Orden Nacional.

o El GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico será el encargado de definir, producir y publicar contenidos audiovisuales y notas informativas, para ser cargadas en el servicio de noticias del portal web institucional.

6. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

6.1. REALIZACIÓN RUEDA DE PRENSA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y

ASPECTOS RELEVANTES

Coordinador del GIT de Comunicaciones y

Marketing Estratégico

1. Identifica y genera la oportunidad de la noticia para la realización de la rueda de prensa.

2. Informa al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el tema o contenido propuesto para rueda de prensa

Deberá corresponder a un contenido temático estratégico o de alto impacto relacionado con temas afines con el Instituto y con su misionalidad.

Profesional GIT de Comunicaciones y


3. Revisa y viabiliza el tema propuesto para rueda de prensa.

4. Convoca de acuerdo al contenido temático de la rueda de prensa, al o a los subdirectores o




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6.1. REALIZACIÓN RUEDA DE PRENSA


ASPECTOS RELEVANTES

jefes correspondientes, para para revisar y organizar la información a divulgarse.

Responsable de Proceso Secretaría General, Subdirector Jefe de

Oficina Director Territorial

5. Envía al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico la información completa que se dará a conocer o la que requiera



6. Realizan una reunión para identificar y coordinar la información técnica que se busca transmitir a los medios.


Marketing Estratégico Responsable de Proceso

Secretaría General, Subdirector Jefe de

Oficina, Director Territorial

7. Proponen fecha, lugar y hora de acuerdo a la

agenda del director general y/o las personas participantes en la rueda de prensa y coordinan los aspectos logísticos para su realización.



8. Revisa la información suministrada por la dependencia responsable. Si es el caso, se solicita aclaración o complemento a la dependencia de tal manera que se cuente con la información amplia y suficiente.

Responsable de Proceso Secretaría General, Subdirector Jefe de

Oficina Director Territorial

9. Elabora un documento de ayuda memoria para el Director General o el vocero delegado.

Documento con la ayuda de memoria

Profesional del GIT de Comunicaciones y


10. Elabora el comunicado de prensa que será enviado y socializado a los medios de comunicación, con la información que le ha sido suministrada por la dependencia responsable.



11. Aprueba el comunicado de prensa y la realización de la rueda de prensa.



12. Divulga el comunicado de prensa y se envía a los medios de comunicación a través de correo electrónico institucional

13. Realiza la convocatoria a los diferentes medios de comunicación que asistirán a la rueda de prensa a través de correo electrónico institucional

14. Realiza el registro fotográfico de la rueda de prensa

Correo enviado

Boletín de prensa

Registro fotográfico de la rueda de prensa




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6.2. ELABORACION DE COMUNICADO O BOLETÍN DE PRENSA


ASPECTOS RELEVANTES

Profesional GIT de Comunicaciones y Marketing

Estratégico

1. Genera un hecho noticioso, que requiera ser comunicado a la comunidad externa o interna o públicos objetivos del Instituto.

2. Informa al Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico, el tema o contenido propuesto para comunicado o boletín de prensa

Deberá corresponder a un contenido temático estratégico o de alto que es de interés para la ciudadanía. En el marco de la rendición de cuenta se informa permanentemente a la ciudadanía la gestión realizada por el Instituto.



3. Solicita a través de las siguientes herramientas:

correo interno o llamada telefónica o través de la aplicación de mensajería instantánea de whatsapp o de manera verbal, a la fuente o dependencias que corresponda de acuerdo con la competencia temática del boletín o comunicado, la información que sea necesaria para la realización de los comunicados de prensa. (Documentos, mapas, bases de datos, infografía, fotos, entre otros), según corresponda.

Responsable de Proceso Secretaría General,

Subdirector Jefe de Oficina Director Territorial

4. Entrega o envía al GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico la información

solicitada a más tardar al día siguiente del requerimiento, a través del correo electrónico institucional, o de la aplicación de mensajería instantánea de whatsapp o en medio magnético



5. Recolecta, recibe y revisa la información entregada por la dependencia.

6. Elabora el comunicado de prensa



7. Revisa y aprueba el documento final que será publicado



8. Envía el comunicado de prensa aprobado a los medios de comunicación que se consideren pertinentes, adjuntando la respectiva foto (Si es del caso).

9. Publica el comunicado de prensa a través de la

página Web.

Correo electrónico enviado a medios de comunicación Comunicado publicado en página web




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6.2. ELABORACION DE COMUNICADO O BOLETÍN DE PRENSA


ASPECTOS RELEVANTES

10. Revisa si la información enviada fue publicada en algún medio de comunicación y reporta al

Coordinador del GIT de Comunicaciones y Marketing Estratégico lo correspondiente, en

un informe mensual de monitoreo de medios. 11. Archiva los comunicados de prensa y las

noticias que hayan sido generadas, en digital.

Informe Monitoreo de Medios mensual Archivar la documentación conforme a la TRD aprobada.

6.3. MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES (FACEBOOK Y TWITTER)

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES



(Administrador de Redes Sociales)

1. Reúne toda la información necesaria, para

publicar los post o mensajes en la página de Facebook y los tweets en el perfil de Twitter del IGAC: Noticias, videos, fotos, links de la página web, anuncios, convocatorias, entre otros. La información a publicarse es suministrada por: La página web del instituto, el canal de You Tube institucional, las dependencias de la entidad, direcciones territoriales, eventos realizados y actividades diarias o información propia generada por el GIT de Comunicaciones.

2. Solicita a través de los canales de comunicación: mensajería instantánea de whatsapp o verbalmente o correo electrónico institucional o telefónicamente a las dependencias o direcciones territoriales, información relacionada con eventos, actividades, noticias y demás datos o información que requiera ser publicada a través de las redes del Instituto, según corresponda.


Subdirector Jefe de Oficina o Director Territorial

3. Solicita al GIT de Comunicaciones o Marketing

Estratégico a través de los canales de

comunicación (mensajería instantánea de

whatsapp o verbalmente o correo electrónico

institucional o telefónicamente) la publicación

de contenidos a través de las redes sociales

institucionales

4. Entrega o envía al GIT de Comunicaciones y

Marketing Estratégico la información

solicitada a través de los canales de





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6.3. MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES (FACEBOOK Y TWITTER)

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES


institucional o telefónicamente), como insumo

para la publicación en las redes.



5. Redacta la información que será divulgada en la página de Facebook y/o en el perfil del Twitter del IGAC, la cual debe contener los datos más importantes que se quieran informar, con su respectiva imagen.

6. Genera y publica un mensaje llamativo y

conciso, que transmita la información de forma inmediata y vincule a los seguidores de las redes sociales del IGAC con el tema publicado.

7. Realiza el diseño del post y/o tweet que complementa y acompaña el mensaje publicado

8. Revisa que la información a publicar cumpla con las condiciones propias de las redes sociales y con los parámetros de redacción y ortografía.

9. Publica la información a través de la cuenta de

Facebook Institucional www.facebook.com/Igaccolombia y/o en el perfil del Twitter del IGAC www.twitter.com/igaccolombia

10. Realiza seguimiento a: mensajes, comentarios, shares y likes para la cuenta del Facebook y retweets, me gusta y menciones que hayan generado los mensajes publicados a través de estas redes sociales.

11. Revisada la información indicada en el paso

anterior, elabora la respectiva respuesta y la publíca a través de la red social correspondiente.

12. Realiza monitoreo a los mensajes,

comentarios, shares y likes para la cuenta del Facebook y retweets, me gusta y menciones que hayan generado los mensaje publicados de la cuenta de Twiiter del IGAC, como insumo para el informe cuantitativo de las redes sociales

Mensajes publicados en las redes sociales Informe de monitoreo de redes sociales.

http://www.facebook.com/Igaccolombia

http://www.twitter.com/igaccolombia




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6.4. MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES CANAL (YOUTUBE)


ASPECTOS RELEVANTES


Subdirector Jefe de Oficina

1. Solicita al GIT de Comunicaciones o Marketing

Estratégico a través de los canales de



institucional o telefónicamente) la publicación

de videos institucionales a través del canal de

YouTube.



2. Revisa el contenido del video enviado para publicación.

3. Solicita aprobación al Coordinador del GIT de Comunicaciones para publicar el video.



4. Revisa y aprueba la publicación del video enviado por el área o dependencia.



5. Carga el video institucional en el canal oficinal del IGAC. www.youtube.com / IgacColombia

6. Informa a la dependencia o proceso solicitante

el link del video publicado a través del canal de You Tube

Video publicado en youtube

7. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma Realización Rueda de Prensa

Anexo 2. Flujograma Elaboración de Comunicado o Boletín de Prensa

Anexo 3. Flujograma Manejo y Administración de Redes Sociales (Facebook y Twitter)

Anexo 4. Flujograma Manejo y Administración de Redes Sociales Canal You Tube

http://www.youtube.com/




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8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

2

3.1 Se elimina el primer ítem, los procesos y procedimientos del SGI

son de obligatorio cumplimiento.

Diciembre de 2015

3.1 Se modifica lo correspondiente a la aprobación de contenidos

temáticos

3.4 Se elimina de los funcionarios y contratistas del IGAC, los procesos

y procedimientos del SGI son de obligatorio cumplimiento.

4

Se actualiza el glosario en el término Manual de Identidad Gráfica

institucional del IGAC. Y se incorpora el link del documento

mencionado.

5.2.

Se elimina la norma NTC ISO 27001 Sistema de Gestión en

Seguridad de la información, no se está implementando aún en el

Instituto.

5.3.

Se modifica lo correspondiente a piezas de comunicación derivadas

de convenios o contratos externos, deberán cumplir con lo indicado

en el Manual de Identidad Gráfica Institucional del IGAC.

6 Se elimina el capítulo Formatos, Registro y Reportes dado que en el

proceso no hay formatos asociados.

7.1. Se elimina el paso a paso de Comunicación Externa, debido a que

se desglosó uno a uno sus componentes.

7.2. Se actualiza el paso a paso de Ruedas de Prensa.

7.3. Se actualiza el paso a paso de Comunicados de Prensa.

7.4.

Se actualiza el paso a paso de Manejo y Administración de Redes

Sociales (Facebook) y se fusiona el paso a paso con el de Redes

Sociales (Twitter).

7.5.

Se actualiza el paso a paso de Manejo y Administración de Redes

Sociales (Twitter) y se fusiona el paso a paso con el de Redes

Sociales (Facebook).

7.6. Se actualiza el paso a paso de Manejo y Administración de Redes

Sociales (Canal You Tube)

3

Se ajusta el Procedimiento de Comunicación Externa, debido a la

creación como Grupo interno de Trabajo Comunicaciones y

Marketing Estratégico según Resolución No. 117 de 2017.

Se ajusta lo correspondiente a: 1.Objetivo, 2.Alcance,

responsabilidades.

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VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

Se incorporan nuevos términos en el glosario

Se modifica el nombre del Manual de imagen corporativa por

“Lineamientos de Identidad Corporativa”.

Se ajusta el ítem 5.1. Del Procedimiento, Lineamientos o Políticas

de Operación.

Se incorpora el ítem 5.3.1. Administración y Cargue de Contenidos en la Página Web y responsabilidades

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE

TRABAJO COMUNICACIONES Y

MARKETING ESTRATÉGICO

Angela Maria Ortiz

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Luis Alberto Conde Alonso

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE

COORDINADOR GRUPO INTERNO DE

TRABAJO COMUNICACIONES Y

MARKETING ESTRATÉGICO

Alba Esperanza Giraldo

VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE

DIFUSIÓN Y MERCADEO DE

INFORMACIÓN

Paola Andrea Méndez Hernández

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN

Marcela Yolanda Puentes Castrillon (E)

ANEXO 1

FLUJOGRAMA REALIZACIÓN RUEDA DE PRENSA ESTRATEGIA


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ANEXO 2

FLUJOGRAMA ELABORACION DE COMUNICADO O BOLETÍN DE PRENSA


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ANEXO 3

FLUJOGRAMA MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES (FACEBOOK Y TWITTER)


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ANEXO 4

FLUJOGRAMA MANEJO Y ADMINISTRACION DE REDES SOCIALES CANAL YOUTUBE


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Fecha Mayo de 2018 ESTRATÉGICOigacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos... · acceso y derecho a la información pública y está definida como un eje estratégico