PEDIDOS

Versión: 1.0

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Fecha Versión Descripción Autor

22/09/2015 1.0 PEDIDOS DIEGO GUERRERO

Revisado

Nombre Cargo Firma Fecha

ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR dd/mm/aaaa

JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 3

2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO 3

3. PEDIDOS 4

3.1 PEDIDO DE VENTA DIRECTO 4

3.2 APROBACIÓN DE PEDIDO 12

3.3 DAR POR CUMPLIDO 14

3.4 TRANSFERENCIA DE PEDIDOS 17

3.5 PEDIDO NO FACTURABLES 20

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1. INTRODUCCIÓN

Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación directa a PEDIDOS en el proyecto ITALCOL S.A.

2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO

Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO

JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO

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3. PEDIDOS

3.1 PEDIDO DE VENTA DIRECTO

Dentro del módulo de ventas se tiene como primer paso en la interacción comercial con el cliente, el diligenciamiento de las cotizaciones con el fin de informarle al cliente el valor, descuentos, impuestos y fecha de entrega, que tendría la prestación de cierta cantidad de productos. El suministro de estos no implican ninguna obligación por parte de la empresa, hasta tanto no se tome una decisión de compra por parte del cliente, momento en el cual se convertiría en pedido, y finalmente, en factura.

Para crear los pedidos se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Pedidos Pedidos.

Allí se diligencian los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se realiza el documento. Tipo dcto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando. Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

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Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales:

Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo.

Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente.

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Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento.

Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que han tenido este cliente, y su estado.

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Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS.

Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Backorder: Se indica cómo se va a realizar el despacho, este Backorder está configurado en el maestro clientes pero se encuentra modificable durante la creación del documento de creación. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Entrega en: Total de días estimados a realizar la entrega. Fecha de entrega: Fecha estimada dependiendo los días para realizar la entrega. Transportador: Tercero que va a realizar el transporte de este pedido. Sucursal: Sucursal del tercero que realiza el transporte (Al ingresar el transportador la sucursal se completa automática) Notas: Texto breve que describa el documento.

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Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo. Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido. Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario.

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Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido durante

su creación. Se da click sobre el botón Adicionar . Esta ventana incluye diferentes TAB verticales.

Movimiento

Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem que se incluiré en el pedido. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza el pedido, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Unidad de medida: Medida en que se realizará el pedido dependiendo del ítem. Lista de precios: Precio que se aplicará dependiendo el cliente y el ítem. A pedir: La cantidad que se incluirá al pedido del ítem seleccionado. Entrega en: Días estimados a la entrega de este pedido. Fecha de entrega: Fecha estimada dependiendo los días a realizar la entrega. C.O: centro de operación donde se realiza el documento de pedido. Notas: Texto breve con la descripción del documento.

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Ítem Dentro del TAB Ítem se puede ver la información de este elemento de inventario que se utilizó en el pedido.

Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este ítem mediante el módulo de ventas, ya sean Pedido pendientes, Remisiones por facturar, Facturas y notas y el resumen de ventas.

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Seguido del botón Adicionar Y si se requiere agregar otro ítem al pedido, sigue el mismo procedimiento que con el primero. En la pestaña Entidades se selecciona la entidad dinámica de información adicional en Ventas.

Al seleccionarla se despliega una serie de campos que requieren diligenciamiento para poder ser finalizado y aprobado.

Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (CTRL + A) ubicado en la parte superior del menú.

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3.2 APROBACIÓN DE PEDIDO

Como parte del ciclo que deben cumplir los pedidos de venta después de que han sido capturados sin aprobación, es el de la aprobación del crédito en cartera. En este, se tiene como criterio automático, que el cliente cumpla con las condiciones de bloqueo por mora y cupo, dados en la parametrización del sistema; si se tiene objeción por alguno de los dos, el pedido quedará automáticamente rechazado. En caso de aprobación el pedido cambia el estado Aprobado y se le podrá asignar inventario, remisionar y/o facturar.

Ingresando por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Pedidos Aprobar.

Allí se completan los campos de los diferentes filtros que aparecen, dentro de la pestaña Parámetros.

Se da click en Consultar para ejecutar los filtros. Dentro de la pestaña Resultados se evidencian los pedidos pendientes de aprobación que aplican al filtro previamente creado.

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Una vez se halla el documento de pedido al que se desea realizar la aprobación se da click en el recuadro izquierdo, dando check al Pedido pendiente.

☑ APROBADO

☐ NO APROBADO

Al indicar como Aprobado aparece un mensaje de aviso indicando que la fecha de entrega se recalculará automáticamente.

En la parte inferior aparecen las pestañas dedicadas a ese pedido, como los ítems utilizados, el análisis del cliente y el estado actual del pedido, donde se evidencia que ya quedó como pedido Aprobado.

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3.3 DAR POR CUMPLIDO

Cuando definitivamente se llega a la conclusión de que no se puede satisfacer parcial o totalmente la cantidad inicialmente pactada de suministro de ciertos ítems con un cliente en una orden de venta, se tiene esta opción, cuyo objetivo es informar al sistema de que no los siga teniendo en cuenta de acuerdo a los siguientes criterios. Existen dos opciones para dar por cumplido. La primera; cuando se está ubicado en el periodo que se aprobó previamente, se da

click sobre el botón Dar por cumplido ubicado en la parte superior del menú.

La segunda; ingresando por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Pedidos Dar por cumplido.

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Dentro de la pestaña Parámetros aparecen los filtros para realizar la consulta pertinente y tener claro cuál pedido quiere dar por cumplido. Se diligenciarán los filtros que sean necesarios hasta hallar el pedido que se dará por cumplido. C.O: Centro de operación utilizado como criterio para ubicar el pedido. Tipo docto: Se selecciona el tipo de documento con que se generó el pedido a dar por cumplido. Cargue: Tipo de cliente a seleccionar para dar por cumplido. Referencia: Número, código o texto definido por el usuario en el documento de pedido. Vendedor: Código del vendedor utilizado en el pedido. Facturar a: A quien se le facturó en el pedido previo. Despacho a: A quien se le despachó en el pedido previo. Tipo: Que tipo de cliente se utilizó en el pedido Plan 1: Criterio de clasificación nivel 1 Plan 2: Criterio de clasificación nivel 2 Plan 3: Criterio de clasificación nivel 3

Se da click sobre el botón Consultar

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Dentro de la pestaña derecha llamada Resultado donde se evidenciará la finalidad de los filtros, mostrando los pedidos que aplican a éstos. Allí aparece la consulta de los pedidos para dar por cumplido.

Seleccionando la partida deseada y dando click sobre el botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Allí aparecerá una ventana, donde se completarán los campos con el motivo del Dar por Cumplido.

Se selecciona el indicado, seguido de Aceptar.

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3.4 TRANSFERENCIA DE PEDIDOS

Mediante esta opción se puede realizar la modificación de un pedido creando uno nuevo basándose en el errado.

Para acceder a esta opción se ingresa mediante el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Pedidos Transferencias de pedidos.

En la pestaña Parámetros se encuentran los filtros pertinentes para ser diligenciados y hallar el pedido que se desea transferir. Facturar a: Tercero al que se va a facturar el pedido que se desea transferir. Sucursal: Sucursal del tercero al que se le va a facturar el pedido. Despacho a: Tercero al que se va a despachar el pedido que se va a transferir. Sucursal: Sucursal del tercero al que se va a despachar el pedido a transferir. C.O: Centro de operación obligatorio para generar la consulta obligatorio. Tipo docto: Opcional si se conoce el documento que generó el pedido. Vendedor: Opcional si se conoce quien generó la venta.

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Se da click en Consultar Luego de consultar, en la pestaña Resultado se ve el listado de los pedidos equivalentes a la consulta previa.

Se indican la cantidad que se va a transferir en la parte inferior derecha, ubicándose en cada posición.

Seguido del botón Generar.

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Allí se abre la ventana con campos por completar. Se digita el tipo de documento que se desea elaborar en el nuevo pedido, y de formar automática se diligencian los campos. Excepto el campo de Notas donde va un texto breve que describa el documento.

Seguido del botón Aceptar se abre una advertencia que se da click en SI

Seguido del botón Salvar (F7)

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3.5 PEDIDO NO FACTURABLES

Para crear los pedidos se debe ingresar por el módulo Comercial siguiendo la ruta Ventas Pedidos No facturables.

Allí se diligencian los campos en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se realiza el documento. Tipo dcto: PQN PEDIDO NACIONAL NO FACTURABLE Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Sucursal: Sucursal del tercero a que se va despachar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

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Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales:

Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo.

Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente.

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Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento.

Pedidos Mediante el TAB pedido se revelan los pedidos previos realizados para este cliente, y su estado.

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Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS.

Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Backorder: Se indica cómo se va a realizar el despacho, este Backorder está configurado en el maestro clientes pero se encuentra modificable durante la creación del documento de creación. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Entrega en: Total de días estimados a realizar la entrega. Fecha de entrega: Fecha estimada dependiendo los días para realizar la entrega. Transportador: Tercero que va a realizar el transporte de este pedido.

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Sucursal: Sucursal del tercero que realiza el transporte (Al ingresar el transportador la sucursal se completa automática) Notas: Texto breve que describa el documento.

Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo. Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido. Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Teléfono: Corresponde a los números de teléfono y fax del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario.

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Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido no

facturable durante su creación. Se da click sobre el botón Adicionar . Esta ventana incluye diferentes TAB verticales.

Movimiento

Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem que se incluirá en el pedido. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza el pedido, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Unidad de medida: Medida en que se realizará el pedido dependiendo del ítem. Lista de precios: Precio que se aplicará dependiendo el cliente y el ítem. A pedir: La cantidad que se incluirá al pedido del ítem seleccionado. Entrega en: Días estimados a la entrega de este pedido. Fecha de entrega: Fecha estimada dependiendo los días a realizar la entrega. C.O: centro de operación donde se realiza el documento de pedido. Notas: Texto breve con la descripción del documento.

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Ítem Dentro del TAB Ítem se puede ver la información de este elemento de inventario que se utilizó en el pedido.

Seguido del botón Adicionar Y si se requiere agregar otro ítem al pedido, sigue el mismo procedimiento que con el primero. En la pestaña Entidades se selecciona la entidad dinámica de información adicional en Ventas.

Al seleccionarla se despliega una serie de campos que requieren diligenciamiento para poder ser finalizado y aprobado.

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Para finalizar el documento se da click sobre el botón Aprobar (CTRL + A) ubicado en la parte superior del menú.