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Carrera Profesional de Administración Hotelera y Ecoturismo

ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR UN

EVENTO

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Todo evento implica comunicación y vida de relación dentro de la sociedad organizada y una invitación al diálo go en un ambiente agradable y distendido.

Apuntando a ello, los organizadores deben tener en cuen ta los siguientes aspectos en la planificación del evento:

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A. CLASIFICACIÓN DEL EVENTO

Determinar dentro de qué figura se catalogará la reunión: conferencia, entrevista, presentación, seminario, feria, etc.

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B. ORGANIZADORES

Es muy frecuente que se delegue la organización de un evento a algún personal de la institución o empresa que lo realiza, pero esto es un grave error, ya que el armado proli jo y responsable de una reunión social requiere de tiempo y dedicación y su seguimiento no es posible si el responsable dispersa su accionar.

Por eso es aconsejable contratar el servicio de algún relacionista público o empresa especiali zada en eventos o desligar a una persona de la empresa o institución de sus tareas para que pueda dedicarse plena mente a estructurar la reunión.

No olvidemos que la organización que respalda el evento pone en juego la imagen de su empresa.

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C. LUGAR DE REALIZACIÓN

Ante todo hay que analizar las características de la ciu dad sede: si posee infraestructura hotelera y servicios, res taurantes, centros de convenciones, atractivos turísticos, si las autoridades locales están dispuestas a respaldar el evento y si la comunidad está concientizada acerca de la importancia de ser un pueblo hospitalario y receptivo que colabore en este tipo de emprendimientos.

También es muy importante el espacio físico con el que se cuenta, que debe ofrecer comodidades al público asis tente: buenos baños, aire acondicionado o calefacción, bue na iluminación, lugar de recepción para las acreditaciones, butacas confortables, espacio para tarimas y micrófonos.

Es importante contratar un lugar equipado con un exce lente sistema de sonido e iluminación, amplio; que permita una buena distribución de mesas y butacas.

Este local debe estar ubicado en un lugar estratégico, que resulte cómodo y de fácil acceso desde los hoteles don de se alojan los asistentes o desde diferentes puntos de la ciudad.

Muchas veces encontramos predios con amplias comodi dades y excelentes jardines, pero alejados de los centros ur banos y de acceso incómodo. Ello dificulta el traslado del público y en muchos casos es un motivo para no asistir, teniendo en cuenta que las personas buscan rapidez y segu ridad para asistir a un evento.

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D. FECHA DEL EVENTO

El organizador deberá tener en cuenta qué segmentación de público será convocada y constatar qué época del año resultará más conveniente para ese tipo de asistentes.

También es necesario considerar la organización en fe chas alejadas de la finalización del año académico, festivi dades religiosas de fin de año o período vacacional.

La estación del año también deberá tenerse en cuenta, evitando fechas de excesivo calor o intenso frío, para que los invitados puedan complementar la asistencia al even to con actividades recreativas (city tour, mini turismo por diferentes lugares de nuestro país, asistencia a espec táculos).

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E. TIEMPO DE ORGANIZACIÓN

Todo evento debe ser planificado con mucha anticipa ción para lograr una perfecta organización y para que las invitaciones lleguen a tiempo a los participantes, quienes a su vez deberán organizar sus propias agendas.

Si se trata de un evento internacional, las invitaciones deben ser cursadas seis meses antes. Las mismas deberán presentar un esbozo previo de la organización del evento en cuanto a temas a tratar, fechas, lugar, costos, plazas hoteleras y transporte.

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F. OBJETIVOSDeterminar con precisión qué fines tiene el evento y qué objetivos se quieren alcanzar con la organización del mis mo.

G. PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADESLos organizadores del evento deben realizar una planifi cación de las actividades a desarrollar en la convocatoria con mucho tiempo de anticipación, determinando:

Tema o motivo convocante

Objetivos de la reunión

Disertantes

Estructura: número de sesiones y de días para su de sarrollo

Duración de cada sesión

Lugar que se destinará al evento (deberá ser reservado con mucha anticipación)

Contratación de servicio técnico con suficiente antela ción: iluminación, sonido, locutor, recepcionistas, etc.

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H. ACTIVIDADES RECREATIVAS DEL EVENTO

Organización de lunch, cenas, desayunos de trabajo, con servicio de catering.

Si el evento es de larga duración y con la asistencia de personas de otros puntos del país o del exterior, orga nizar actividades turísticas: city tour, mini turismo, visita a empresas o industrias, recorrido por paisajes naturales u otras alternativas.

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I. EVALUACIÓN DEL EVENTO

El hombre aprende de sus errores. Por eso es tan impor tante conocer la opinión del público sobre los servicios re cibidos durante su asistencia al evento.

Establecer encuestas, cuestionarios, recabar opiniones que tengan en cuenta:

Calidad académica del encuentro Organización del evento Satisfacción en el plano comunicacional Actividades recreativas.