Módulo: RET Departamento de FOLProf: Rosa Barroso Ramírez IES La Granja

NOMBRE: FECHA:

GRUPO: CALIFICACIÓN:

FICHA DE ACTIVIDADES

1. Define con tus propias palabras el concepto de reunión de trabajo.2. ¿Consideras conveniente para el desarrollo de una reunión que el jefe y el

moderador sean la misma persona?3. ¿El moderador es un miembro más del equipo? Relaciona la respuesta con los

trestipos de moderador que se describen a continuación.TIPO MODERADOR

AUTORITARIOMODERADOR “LAISSEZ FAIRE”

MODERADOR IMPLICADO

Protagonismo Es el protagonista absoluto de la reunión.

Deja que algunos miembros motivados sean los protagonistas.

Tiene claro que el protagonista es todo el equipo.

Objetivos Impone sus objetivos

No fija objetivos Los objetivos están claros y asumidos por el equipo

Resultados Se obtienen los que él determina

No son importantes Se cumplen los objetivos fijados

Relaciones interpersonales

Fomenta la competitividad

Provoca relaciones de amistad

Provoca relaciones basadas en la cooperación

Participación No fomenta la participación

Deja que participe quien lo desee

Anima y estimula la participación de todos los miembros

Sentimientos Genera sentimientos de desconfianza, miedo, …

Genera desánimo Genera sentimientos de satisfacción

Trabajo A presión Relajado Ritmo necesario para el desarrollo de las tareas y objetivos

4. Cuando las improvisaciones son la tónica dominante en la reunión, el moderador debe …

a) Dejar que los participantes se expresen libremente; a veces de la improvisación surgen buenas ideas.

b) Preguntar a los participantes para intentar estructurar el tema: quién, cómo, qué, cuándo, por qué, para qué, dónde …

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c) Hacer un inciso en la reunión para establecer unos objetivos y una metodología de trabajo..

5. Para que la reunión sea eficaz, el moderador debe …a) Pedir la intervención de aquellos participantes más cualificados o más

capaces de exponer el tema.b) Centrar la discusión y observar cómo los demás reaccionan ante sus

propuestas.c) Estimular a los participantes que no han hablado para que lo hagan si lo

desean.6. A la hora de planificar una reunión es conveniente:

a) Elegir la hora lo más cercana posible al final de la jornada laboral para no interferir en el trabajo.

b) Elegir la fecha y hora según la disponibilidad de los participantes.c) Elegir el despacho del responsable como lugar de trabajo para que el

equipo de trabajo no pierda tiempo en desplazamientos.d) Contar con un teléfono en la sala de reuniones para que los participantes

puedan estar localizados si surgen problemas en su departamento.e) Elegir un lugar tranquilo y que permita a los participantes sentirse

cómodos durante el desarrollo de la reunión.7. Señala los elementos básicos para el desarrollo eficaz de una reunión:

a) El número de asistentes: cuantos más participantes más posibilidades de obtener mejores resultados.

b) La no intervención del moderador en la discusión, aun cuando algún partcipante desvíe el tema.

c) La cohesión del grupo.d) La presentación clara de los temas que se van a tratar y la exposición de

la metodología de trabajo.

CASO PRÁCTICO Nº 1:

Ayer estaba prevista a los 12 h. una reunión del equipo de trabajo del departamento de Atención al Cliente de la empresa Ramos S.L., compuesto por 5 personas.

A esa hora no estaba Bárbara que es la jefa del departamento y la convocante de la reunión. Los empleaods siguieron trabajando en sus respectivas tareas. A las 13.30 h. apareció Bárbara y exigió a todos que dejasen su trabajo y acudieran a la sala de juntas.

Bárbara, en su papel de directora y moderadora, empezó diciendo: “Vamos a pensar propuestas para el próximo trimestre”. Javier intervino. A los 5 minutos sonó el teléfono, Bárbara lo cogió y se puso a hablar: “ Seguid vosotros”, dijo. Javier continuó su exposición durante 10 minutos más. Concha intentó intervenir: Javier la cortó. Sonó un móvil, era el de Juan, que se puso a hablar.

Bárbara cortó a Javier y dejó intervenir a Concha, y después dio la palabra a José. Javier se enfadó y adoptó una actitud obstructiva hacia todo lo que aportaban sus compañeros.

A las 14:15 h., Bárbara dio por finalizada la reunión porque tenía una visita en su despacho.

ANALIZA EL CURSO DE LA REUNIÓN Y LA ACTITUD DE LOS PARTICIPANTES.

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CASO PRÁCTICO Nº 2:El director del Departamento de Asistencia Técnica de la empresa Teleco, S.L.

decide convocar a una reunión a los jefes de este departamento de las cinco sedes provinciales. El objetivo es evaluar las actividades ejecutadas durante el primer trimestre, basándose en las memorias elaboradas, y programar el siguiente.

Asimismo aprovechará para presentar parte de la memoria del Departamento de Atención al Cliente con las quejas del SAT ( Servicio de Asistencia Técnica).

a) Enumera los recursos materiales que debe planificar.b) Redacta un modelo de convocatoria.

CASO PRÁCTICO Nº 3:En el Departamento de Logística de la empresa Productos S.A. se ha detectado

un problema de retraso en la distribución que puede ser consecuencia de deficiencias en la comunicación entre los jefes de los distintos almacenes situados en España.

El Director del departamento decide convocar una reunión en la sede central en Zaragoza. Para ello, ordena a su secretario que envíe por fax la siguiente convocatoria a los 10 jefes de almacén:

A la atención del jefe/a de almacén.En Zaragoza, a 28 de enero de 2009.

Se le convoca a una reunión que tendrá lugar en la sede centralde esta empresa el próximo día 2 de octubre, con el siguiente orden del día:

o Planteamiento de los problemas detectados.o Búsqueda de soluciones.o Ruegos y preguntas.

Los jefes de almacén, al recibir esta convocatoria, intentan ponerse en contacto con el director, pero está de viaje y su secretario no sabe de qué va la reunión.

El día 2 de octubre los participantes llegan escalonadamente entre las 9 y las 11 de la mañana. La reunión comienza a las 12 h.

El director inicia la reunión recriminando la falta de puntualidad porque se les había convocado a las 10 h. A continuación solicita que uno a uno expongan su visión del problema. La primera en intervenir es la jefa de almacén de Valladolid, que pide que se especifique cuáles son los problemas detectados. El director se pone nervioso y afirma que hay retrasos en la distribución porque ellos no se toman el suficiente interés en que los envíos salgan y lleguen a tiempo.

A partir de aquí, los participantes intentan justificar su trabajo y el de los empleados a su cargo.

A las 14:00 h., con un ambiente enrarecido, se decide levantar la sesión y se acuerda una reunión para la semana siguiente con el fin de que los jefes de almacén tengan tiempo de preparar las soluciones.

a) Analiza los defectos que ha presentado el proceso de organización de la reunión.

b) ¿Ha sido correcta la actitud del director antes y durante la reunión?

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