FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.

FIDUOCCIDENTE S.A.

PROYECTO APOYO A ALIANZAS PRODUCTIVAS

FASE II

REGLAMENTO OPERATIVO

GUÍA PARA LA OPERATIVIDAD DE LOS PATRIMONIOS

AUTÓNOMOS DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS DEL BANCO

MUNDIAL, NORMATIVIDAD COLOMBIANA Y POLITICAS DE

FIDUOCCIDENTE S.A.

(JULIO DE 2014)

INDICE

1. ANTECEDENTES ...................................................................................................... 4 2. PARTICIPANTES ...................................................................................................... 4

3. OBJETIVO .................................................................................................................. 4

4. ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN VIRTUD DEL CONTRATO SUSCRITO

5 4.1. ETAPA INICIAL ........................................................................................................ 5 4.1.1. VINCULACIÓN PERSONA NATURAL Y PERSONA JURÍDICA ................................. 5 4.1.2. PERSONA JURÍDICA ........................................................................................................ 5 4.1.3. PERSONA NATURAL ....................................................................................................... 6 4.1.4. TARJETA REGISTRO DE FIRMAS ................................................................................. 7 5. CONTRATACIÓN. ..................................................................................................... 8 5.1. CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL. ........................................................................... 8 5.2. CONTRATACIÓN DERIVADA ............................................................................................ 9 5.2.1. CLASES DE CONTRATOS. .............................................................................................. 9 5.2.2. CONDICIONES PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS. ................................... 9 5.2.3. CELEBRACIÓN DE CONTRATOS (BIENES Y SERVICIOS) ..................................... 10 5.2.4. LISTA DE CHEQUEO NO. 12 CELEBRACIÓN DE CONTRATOS (BIENES Y

SERVICIOS). .................................................................................................................................... 10 5.2.5. OTROS BIENES ............................................................................................................... 10 5.2.6. MATERIAL VEGETAL. .................................................................................................. 10 5.2.7. LISTA DE CHEQUEO NO. 13 COMPRAS/CONTRATACIONES DE MATERIAL

VEGETAL ........................................................................................................................................ 11 5.2.8. VARETAS PARA INJERTOS. ......................................................................................... 11 5.2.9. LISTA DE CHEQUEO NO. 14 COMPRAS/CONTRATACIONES DE VARETAS ....... 11 5.2.10. MADERA. ........................................................................................................................ 11 5.2.11. TRANSPORTE. ................................................................................................................ 11 5.2.12. ELABORACIÓN DE CONTRATOS ............................................................................... 12 5.2.13. VISTOS BUENOS. ........................................................................................................... 12 5.2.14. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. ................................................................................. 14 5.2.15. LISTA DE CHEQUEO NO.15 LEGALIZACION DE CONTRATO DERIVADO ......... 14 6. MODIFICACIÓN Y SUSPENSIÓN DE CONTRATOS. ........................................ 14 8. LIQUIDACIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS. .................................. 15

9. MECANISMOS PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS. ................................ 17 9.1. SOLICITUD DE CUENTAS PARA RECURSOS DE OTRAS FUENTES ......................... 18 10. RECEPCIÓN DE RECURSOS PARA CONFORMACIÓN DE LOS

PATRIMONIOS AUTÓNOMOS ........................................................................................ 18 10.1. GIRO Y EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DE LA ALIANZA ........ 18 11. SOLICITUD Y REALIZACIÓN DE PAGOS. ......................................................... 21 11.1. FIRMAS AUTORIZADAS ............................................................................................... 22

11.2. CONFIRMACIÓN TELEFÓNICA ÓRDENES DE PAGO .............................................. 22 11.3. PROCESO DE PAGOS ..................................................................................................... 23 11.4. PAGOS DE CONTRATOS DERIVADOS PERSONA NATURAL ................................ 25 LISTA DE CHEQUEO NO. 6 DOCUMENTOS PARA PAGOS DE CONTRATOS DERIVADOS

PERSONA NATURAL ..................................................................................................................... 25 11.5. TERCEROS EN CAPACITACION COMO GERENTE DE ALIANZA ......................... 26 11.5.1. PAGOS POR PROCESO DIRECTOS .............................................................................. 26 11.5.2. ANTICIPOS (SOLO SERÁN AUTORIZADOS POR EL EIP) .................................................... 27 11.5.3. REEMBOLSOS ................................................................................................................ 27 11.5.4. SOLICITUD DE APORTES ............................................................................................. 28 12. DEDUCCIONES DE LOS PAGOS .......................................................................... 28

13. RECHAZO PAGOS (ACH- TRANFERENCIA) ..................................................... 30 14. ASPECTOS ADICIONALES A TENER EN CUENTA PARA LA REALIZACIÓN

DE PAGOS A CONTRATISTAS: ....................................................................................... 30 14.1. INFORMES ....................................................................................................................... 31 15. LISTA DE ANEXOS DEL REGLAMENTO OPERATIVO ................................... 32

1. ANTECEDENTES Para el desarrollo de la gestión encomendada a la Fiduciaria de Occidente S.A mediante el contrato de Encargo Fiduciario de Administración, Contratación y Pagos en virtud del cual se constituyó el Encargo Fiduciario denominado “ENCARGO FIDUCIARIO No. 20130285 (3-1-3183 SEGÚN NUMERACIÓN DE LA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.) SUSCRITO ENTRE EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL-MADR Y FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A.”, celebrado el 10 de Julio de 2013, se establece el Reglamento Operativo para la administración los Patrimonios Autónomos que se deriven de la constitución del Encargo Fiduciario, reglamento cuyo cumplimiento está orientado a la prestación de un servicio eficiente, de conformidad con las previsiones establecidas en el contrato mencionado.

2. PARTICIPANTES

FIDEICOMITENTE ORGANIZACIÓN DE PRODUCTORES - ASOCIACION

FIDUCIARIA FIDUCIARIA DE OCCIDENTE S.A. – NIT. 830.054.076-2 COMO VOCERA DEL PATRIMONIO AUTONOMO

3. OBJETIVO Este Reglamento, tiene por objeto definir la gestión operativa de los Patrimonios Autónomos suscritos entre la Fiduciaria y EL FIDEICOMITENTE (ASOCIACION). En los contratos de Fiducia Mercantil se encuentran plenamente identificadas las obligaciones de las partes, por lo cual en este documento la Fiduciaria y EL FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) precisan la gestión operativa de los Patrimonios Autónomos concerniente a la administración de los recursos, la presentación de los informes de administración de recursos y de suscripción de contratos necesarios para el desarrollo y expedición de órdenes de compra para el desarrollo de EL PROYECTO APOYO A ALIANZAS PRODUCTIVAS FASEE II –En adelante EL PROYECTO-, la presentación de las solicitudes de pago por parte del FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), los requisitos necesarios para la elaboración y suscripción de contratos y expedición de órdenes de compra, entre otros.

4. ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN VIRTUD DEL CONTRATO SUSCRITO

4.1. ETAPA INICIAL

4.1.1. VINCULACIÓN PERSONA NATURAL Y PERSONA JURÍDICA

LA FIDUCIARIA en cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Titulo I, Capitulo XI de la Circular Básica Jurídica No.007 de 1996, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para la vinculación de las Personas Naturales (Personas con firmas autorizadas) y Jurídicas (Patrimonios Autónomos) tiene establecido el siguiente procedimiento:

4.1.2. PERSONA JURÍDICA EL FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) remitirá a la Fiduciaria el formulario “solicitud de vinculación y actualización persona jurídica “establecido por la fiduciaria en cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Superfinanciera acompañado de los documentos requeridos. El FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) debe remitir en físico el formulario Persona Jurídica acompañado de la documentación solicitada. Nota: Las OGA’s no debe diligenciar este formulario de persona Jurídica Anexo No.1: Instructivo de diligenciamiento formato de vinculación persona jurídica.

Formato de vinculación persona jurídica.

Lista de Chequeo No.1: Documentos anexos a la remisión de la vinculación persona jurídica.

4.1.3. PERSONA NATURAL El formulario “solicitud de vinculación y actualización Persona Natural” solamente lo diligencia las personas autorizadas por la OGA y OGR, para impartir instrucciones en la fiduciaria, estas personas deben ser las mismas que registran firmas para la operatividad del patrimonio. Nota: El representante legal de la Asociación no debe diligenciar este formulario; ya que la información se encuentra en el formato de persona Jurídica. Anexo No.2: Instructivo de diligenciamiento formato de vinculación persona natural.

Formato de vinculación persona natural. Lista de Chequeo No.2: Documentos anexos a la remisión de la vinculación persona natural. La Fiduciaria contará con cuatro (4) días hábiles para la revisión y validación de la información; en caso de que la información remitida por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), presente alguna inconsistencia, se remitirá el reporte de la novedad por correo electrónico al MADR, OGR’s y al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION). Nota: El formulario debe estar diligenciado en su totalidad sin enmendaduras, ni tachones.

4.1.4. TARJETA REGISTRO DE FIRMAS

EL FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) debe informar a la Fiduciaria las condiciones de manejo del Patrimonio Autónomo y los datos de la persona o personas autorizadas para confirmación de operaciones telefónicamente. Esta información se debe remitir en las tarjetas de registro de firmas, suministradas por la Fiduciaria a las OGR’s para su administración.

Anexo No. 3: Instructivo de diligenciamiento formato registro de firmas. Nota: Este documento no se puede fotocopiar, se deben diligenciar los formatos originales suministrados por la Fiduciaria. Las firmas autorizadas por EL FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), para remitir solicitudes de pagos y contratación a la Fiduciaria, serán registradas al inicio del contrato en el formato definido para tal efecto por parte de la Fiduciaria, especificando cuantas firmas deben requerirse para cada autorización, ya sea de pago o de celebración de contratos. Para efectos de ausencias temporales se deberá remitir a la Fiduciaria un oficio notificando el periodo de la ausencia y los datos de la persona que los reemplace. Así mismo, se deberá enviar el registro de firmas correspondientes.

Este registro de firmas permitirá realizar el control de las órdenes de pago radicadas en la Fiduciaria, para brindar seguridad al proceso de ejecución de pagos.

5. CONTRATACIÓN.

5.1. CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL.

El EIP y/o las OGR´S remiten a la Fiduciaria la documentación correspondiente, para el respectivo estudio de conocimiento del cliente - Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo denominado SARLAFT.

Una vez se obtenga el resultado sobre el citado estudio, se notifica al EIP y a la

OGR respectiva, para continuar o no con el trámite contractual.

El EIP remite a la Fiduciaria copia del Convenio de Alianza.

La Fiduciaria elabora el contrato de fiducia y lo remite por correo electrónico al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), al EIP y a la OGR, para la revisión, firma y constitución de póliza.

El FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) remite a la Fiduciaria dos ejemplares del

contrato debidamente firmados.

La póliza de cumplimiento de ENTIDADES ESTATALES debidamente constituida y firmada por la Asociación como Tomador, deberá ser enviada por el

FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) al EIP, donde se registre como beneficiario al MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL NIT 899.999.028-5, para su respectiva aprobación.

Una vez el EIP notifique a la Fiduciaria la aprobación de la póliza, la Fiduciaria

fechará el contrato, con esta misma fecha.

5.2. CONTRATACIÓN DERIVADA Este reglamento tiene como objeto servir de instrumento a las Alianzas Productivas, para la selección de contratistas, contratación y pago, atendiendo los principios y factores sobre objetividad, transparencia, economía y eficiencia, de manera diligente, y las normas del Banco Mundial.

5.2.1. CLASES DE CONTRATOS.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ORGANIZACIÓN GESTORA ACOMPAÑANTE OGA (Es el primer contrato que se debe celebrar en un proyecto antes de su ejecución y va autorizado por la OGR).

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ASISTENCIA TÉCNICA. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PLAN SOCIAL. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PLAN AMBIENTAL. CONTRATO DE COMPRAVENTA. CONTRATO DE OBRA CIVIL. CONTRATOS DE MATERIAL VEGETAL, VARETAS, MADERA, TRANSPORTE. OTROS CONTRATOS.

Según el Manual Operativo del Proyecto, los requerimientos de bienes y obras están establecidos en el Plan Inversiones de cada Alianza.

5.2.2. CONDICIONES PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS.

Cuando la adquisición de bienes se realice por un monto superior a USD $10.000. Contratos de Prestación de Servicios. Contratos de Obra Civil.

EXCEPCIÓN: No requieren contratación las Asesorías contables y las capacitaciones, previo cumplimiento de los procesos de selección y competitividad establecidos en las normas del Banco Mundial y en el Manual Operativo.

5.2.3. CELEBRACIÓN DE CONTRATOS (BIENES Y SERVICIOS) El Comité Directivo de la Alianza es el ente contractual competente para tomar las decisiones de ejecución de la alianza, con base en los recursos que ingresen al Patrimonio Autónomo como bienes fideicomitidos, el presupuesto aprobado y el plan operativo de la alianza. Para tal efecto remitirán los siguientes documentos:

5.2.4. LISTA DE CHEQUEO No. 12 CELEBRACIÓN DE CONTRATOS (BIENES Y SERVICIOS).

Solicitud original elaboración del contrato suscrita por el representante legal de la

organización de productores y el coordinador de la alianza. Invitación a presentar propuestas o cotizaciones: Mínimo tres (3). Términos de Referencia (Cuando aplique). Propuestas o cotizaciones presentadas. Acta del Comité Directivo de la Alianza debidamente suscrita, la cual deberá

contener: Cuadro comparativo de propuestas (diseñar cuadro comparativo modelo), criterios de selección, proveedor seleccionado y valor del contrato.

Hoja de vida y sus soportes. Fotocopia RUT. Fotocopia cédula de ciudadanía. Certificado Cámara de Comercio no mayor a un mes de expedición y Fotocopia

cédula de ciudadanía del representante legal (Cuando Aplique). Certificación Bancaria. Copia afiliación y pago al Sistema Integral de Seguridad Social (salud, pensión y al

Sistema General Riesgos Laborales –SGRL -). (Cuando Aplique). Certificación de parafiscales firmada por el revisor fiscal o el representante legal,

en el evento de no tener revisor fiscal- (Ley 789 de 2002 – Ley 1150 de 2007.), (Cuando Aplique).

Copia de los planos aprobados por el CDA (Para contratos de obra civil). Visto bueno del ente cofinanciador por monto mayor a 10.000 dólares (otras

fuentes).

5.2.5. OTROS BIENES

5.2.6. MATERIAL VEGETAL.

Para compras / contrataciones de material vegetal deberán remitir:

5.2.7. LISTA DE CHEQUEO No. 13 COMPRAS/CONTRATACIONES DE

MATERIAL VEGETAL

Certificado ICA del material vegetal. Copia de Rut. Plan de producción y entregas del material vegetal (cronograma). visto bueno del ente cofinanciador por monto mayor a 10.000 dólares (otras

fuentes).

5.2.8. VARETAS PARA INJERTOS.

Para compras/contrataciones de varetas deberán remitir:

5.2.9. LISTA DE CHEQUEO No. 14 COMPRAS/CONTRATACIONES DE VARETAS

Certificado ICA del huerto clonal de donde se extrajeron las varetas. copia del RUT. Plan de producción y entregas del material (cronograma). visto bueno del ente cofinanciador por monto mayor a 10.000 dólares (otras

fuentes).

5.2.10. MADERA.

Para compras de madera (estantillos), se requiere el permiso ambiental de la entidad competente en la cual autorizan la comercialización del producto.

5.2.11. TRANSPORTE.

Es indispensable señalar las condiciones que permitirán garantizar el adecuado transporte de estos materiales y la reposición de los que se dañen.

Para cualquier compra, contar con los permisos y licencias otorgados por las entidades competentes, para la producción, distribución, comercialización y transporte de los bienes a adquirir, en el evento que se requieran.

Cuando la documentación esté incompleta no se tramitará la solicitud de contratación.

5.2.12. ELABORACIÓN DE CONTRATOS

Para efectos de la elaboración de contratos, la Fiduciaria verificará en los flujos (imputación presupuestal), la existencia de recursos disponibles a comprometer en el respectivo fideicomiso, para la contratación solicitada. Una vez recibida la solicitud y verificado por parte de la Fiduciaria que los documentos están completos, procederá a la elaboración del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega de la documentación, entendiéndose que los cinco (5) días hábiles para su elaboración, se contarán a partir de la fecha en que se haya radicado la documentación completa. En caso de que la solicitud de contratación presente alguna novedad se procederá dentro de este término a reportar a la OGR’s y a la OGA’s una vez las OGR’s remitan el directorio actualizado de OGA’s y Coordinadores de proyectos. La Fiduciaria remitirá por correo electrónico al supervisor del contrato y a los entes del proyecto autorizados, el documento solicitado, para la correspondiente revisión y visto bueno. Nota: la radicación de solicitud de elaboración de contratos y aprobación de pólizas pueden ser radicadas durante todo el mes en un horario de 8:30 am a 4:00pm, de lunes a viernes en días hábiles.

5.2.13. VISTOS BUENOS. Cualquier proceso contractual, requerirá los siguientes vistos buenos a las minutas elaboradas por la Fiduciaria, dependiendo de la fuente que se afecte. (Se efectúan por correo electrónico).

Incentivo Modular:

CONCEPTO MONTO VISTO BUENO

CONTRATACIÓN OGA OGR

CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS CUALQUIER MONTO OGR

CONTRATO OBRA CIVIL CUALQUIER MONTO OGR

CONTRATO DE COMPRAVENTA HASTA $49.9 MILLONES

OGA

CONTRATO DE COMPRAVENTA A PARTIR DE $50 MILLONES

OGR

CONTRATO DE COMPRAVENTA A PARTIR DE $120 MILLONES

OGR/EIP

CONTRATO DE COMPRAVENTA MATERIAL VEGETAL/VARETAS/MADERA

CUALQUIER MONTO OGR/EIP

Otras Fuentes:

CONCEPTO MONTO VISTO BUENO

TODOS LOS CONTRATOS DESDE 5.000 HASTA 10.000 DÓLARES

OGR

TODOS LOS CONTRATOS DESDE 10.000 DÓLARES

*OGR/ENTE

COFINANCIADOR

*La OGR debe prever que en el momento de la solicitud de elaboración de un contrato por monto mayor a 10.000 dólares, debe venir el visto bueno del ente cofinanciador que aporto los recursos al patrimonio. Este visto bueno puede estar en el acta de CDA o en caso contrario en comunicación firmada por el ente cofinanciador en donde establezca con claridad que autoriza la celebración del contrato una vez revisados los aspectos técnicos pertinentes. El EIP no dará avales sobre procesos competitivos que vayan a ser asumidos con cargo a los recursos de los demás cofinanciadores.

5.2.14. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.

Una vez la Fiduciaria reciba los vistos buenos, remitirá por correo electrónico el contrato. Cuando éste sea firmado por parte del Vendedor/Contratista, la OGA deberá remitir:

5.2.15. LISTA DE CHEQUEO No 5.2.16. .15 LEGALIZACION DE CONTRATO DERIVADO

Original del contrato firmado. Póliza a favor de particulares en la cual deberá aparecer como beneficiario EJ:

“FIDUOCCIDENTE FID 3-1-3364 PROCAMPO EAT", NIT 830.054.076-2.

Recibo de pago de la póliza. LA FIDUCIARIA verificará el cumplimiento de los requisitos de legalización y perfeccionamiento de los contratos y hará llegar una copia vía correo electrónico a la OGA, junto con los soportes de legalización (Aprobación póliza a favor de particulares) y archivará los documentos originales dentro de la carpeta del Patrimonio Autónomo.

6. MODIFICACIÓN Y SUSPENSIÓN DE CONTRATOS.

Una vez recibida la solicitud y verificado por parte de la Fiduciaria que los documentos están completos, procederá a la elaboración de la modificación o suspensión del contrato dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes. Previa aprobación del Comité Directivo de la Alianza y solicitud de la OGA y el representante legal de la Alianza, se modificará o suspenderá temporalmente la ejecución

de un contrato. La Fiduciaria elaborará la modificación o el acta de suspensión y las remitirá siguiendo el procedimiento indicado para la elaboración de contratos. En el acta de suspensión deberán quedar establecidas las razones y fechas de suspensión y reinicio del contrato. Las pólizas que amparan el cumplimiento de los contratos, se deben prorrogar o adicionar, de acuerdo con los términos de la modificación o suspensión. La modificación o suspensión de los contratos, requieren el visto bueno de los entes contractuales competentes, en los términos indicados en este Reglamento.

7. LIQUIDACION DE CONTRATOS DERIVADOS En los contratos de prestación de servicios y de obra civil (se exceptúa el contrato suscrito con la OGA)-, se estipulará que si el contrato se desarrolló en el tiempo pactado, éste se entenderá terminado y liquidado con la certificación de cumplimiento de los servicios prestados, suscrita por el supervisor del contrato y el pago total del mismo. En relación con el contrato OGA, teniendo en cuenta que la duración de este contrato es igual a la duración del contrato de fiducia, al terminar la ejecución del contrato, se iniciará la etapa de liquidación del mismo, dentro de los 4 meses indicados en el contrato. La Fiduciaria elaborará y remitirá por correo electrónico, el acta de liquidación del respectivo contrato, la cual deberán firmar las partes contractuales y el Supervisor del contrato, para luego remitir en original a la Fiduciaria.

8. LIQUIDACIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS.

El EIP solicitará a la Fiduciaria por escrito, la liquidación de los Patrimonios Autónomos, en los siguientes casos:

Ejecución de la totalidad de los recursos del Patrimonio Autónomo. Liquidación anticipada del Patrimonio Autónomo: Por decisión del Comité de la

Alianza; por la ocurrencia de hechos imprevisibles que imposibiliten la ejecución de su objeto, aprobada por el EIP.

Verificadas las causales de terminación, se procederá a la revisión del estado de los contratos derivados, constatando que se encuentren terminados, con certificación de cumplimiento y pago total del precio convenido. En el evento en que existan contratos sin terminar, se pedirá al Comité Directivo de la Alianza, las instrucciones para su liquidación. La Fiduciaria procederá a cancelar las deudas que estuvieren pendientes a favor de terceros registrados en la contabilidad del patrimonio autónomo, realizar los pagos por concepto de comisiones, costos, y gastos en que se hubiere incurrido, y entregará los excedentes conforme al procedimiento señalado en el contrato de fiducia. En el caso de que los recursos no alcancen para cubrir los gastos bancarios y/o comisiones el fideicomitente (asociación) deberá consignar el valor que se requiera para cubrir estos gastos según lo establecido en la CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA: GASTOS A CARGO DEL FIDEICOMISO del contrato de Fiducia. La Fiduciaria mediante escrito le solicitará al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) indique la distribución de los activos del fideicomiso, instrucción que deberá constar en acta del Comité Directivo de la alianza. Los recursos no ejecutados correspondientes al Incentivo Modular, de acuerdo con el presupuesto asignado en el Convenio de la Alianza, serán reintegrados a la Dirección del Tesoro Nacional, cuenta que debe ser reportada en comunicación remitida por el EIP. La Fiduciaria remite al MADR, OGR y Asociación informe final de la ejecución de los recursos administrados en la alianza para la aprobación por parte de la Organización de Productores, en donde se anexaran los flujos de cada fuente, relación de contratos liquidados y recursos ejecutados. La asociación tendrá una semana contada a partir de la remisión de esta información para informar a la fiduciaria la aceptación de los mismos (Informe, conciliación y flujos de Ejecución). Para el caso de que existan saldos sin ejecutar de otras fuentes, la Asociación debe remitir la siguiente documentación para el giro de estos recursos:

Carta de la entidad (Gobernación, Alcaldía, otro cofinanciador) en la que nos indique a nombre de quien se deben girar los recursos no ejecutados.

Certificación Bancaria de la entidad a donde se debe girar estos recursos. Fotocopia el RUT del cofinanciador.

El remanente de la cuenta de Incentivo Modular, correspondiente a los rendimientos generados, si llegasen a existir, será girado a favor del FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), para lo cual se requieren los siguientes documentos:

Carta de la Organización de Productores en la que indique a nombre de quien se deben girar estos remantes.

Certificación Bancaria de la entidad a donde se deben girar estos recursos.

Si el fideicomiso adquirió activos fijos, el derecho de dominio sobre los mismos será transferido al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) y la tradición se entenderá surtida al momento de la firma de la respectiva acta de terminación y liquidación, en consideración a que los mismos han sido entregados previamente al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) en calidad de Comodato. Si se trata de bienes inmuebles o bienes muebles sujetos a registro, la tradición estará sujeta al cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto por la ley. La Fiduciaria remitirá por correo electrónico el Acta de Liquidación a la Organización de Productores, para la firma de la Asociación y del supervisor del contrato. La organización a su vez deberá remitir a la Fiduciaria el original debidamente firmado por las partes para luego se remitida por correo electrónico a la Organización de Productores, la OGR y al EIP.

9. MECANISMOS PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS. Los recursos transferidos a cada uno de los Patrimonios Autónomos, se administrarán en Cuentas Bancarias de ahorros y/o en las CARTERAS COLECTIVAS administradas por la Fiduciaria, cuyos reglamentos se remitirán al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) junto con el contrato de patrimonio autónomo. Tanto los recursos de Incentivo Modular (IM) como de otras fuentes se recibirá en la cuenta recaudadora designada al fideicomiso; una vez la Asociación o la OGR le informe a la fiduciaria a quien corresponden estos recursos la fiduciaria procederá a trasladarlos a cuentas independientes identificadas con el nombre de la fuente. Así mismo, la Asociación o la OGR remitirán a la fiduciaria copia de la consignación, con la siguiente información:

Nombre de la entidad que consigna Numero de NIT EJ: “FIDUOCCIDENTE FID. 3-3-333 ASOPEZ” GOBERNACION DE CASANARE. Lo anterior con el fin de efectuar el registro contable correspondiente y que los recursos queden disponibles en el fideicomiso.

9.1. SOLICITUD DE CUENTAS PARA RECURSOS DE OTRAS FUENTES Para el caso que se requiera abrir una cuenta de manera excepcional para otras fuentes, solo se podrá hacer, una vez se encuentre constituido el Patrimonio Autónomo. Para este proceso se requiere una comunicación escrita del representante legal de la Organización de Productores, indicando que requiere una cuenta para la administración de los recursos de otras fuentes denominada EJ: UAECT FID 3-3-333 AOPEZ. Una vez se reciba esta solicitud, la Fiduciaria contará con seis (6) días hábiles para la apertura de la cuenta y remisión de la certificación bancaria por correo electrónico, notificando a la Alianza la apertura de la misma y su estado actual.

10. RECEPCIÓN DE RECURSOS PARA CONFORMACIÓN DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS

10.1. GIRO Y EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE INVERSIÓN DE LA ALIANZA RECURSOS INCENTIVO MODULAR:

Los recursos de inversión de la Alianza o Incentivo Modular, se girarán en su totalidad una vez se haya legalizado el Convenio de Alianza, suscrito el Contrato de Fiducia y que se cuente con la aprobación de la respectiva póliza de cumplimiento que soporta el Patrimonio Autónomo correspondiente. El giro de estos recursos lo solicita el EIP, a través de una comunicación de giro u orden de pago a la Fiduciaria. La Fiduciaria contará con tres (3) días hábiles para hacer los desembolsos a los patrimonios ya constituidos. Una vez se reciban los aportes del incentivo modular en la cuenta del patrimonio autónomo, la Fiduciaria reportara el giro de los recursos a la Asociación, e informará el

número de cuenta del fideicomiso, con el fin de que el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) proceda con la consignación del 1% establecido en el convenio de alianza antes de empezar la operatividad del proyecto. Se realizarán 3 autorizaciones de ejecución, buscando que se distribuyan equitativamente en el tiempo, con una repartición preferencial de 30%, 30% y 40% o con base en el Estudio de Preinversión, que a su vez deberá programarse de acuerdo con las necesidades reales de flujo de caja registrado en el Plan Operativo de la Alianza (imputación presupuestal).

Para la PRIMERA AUTORIZACION DE EJECUCIÓN de recursos el EIP indicará a la Fiduciaria el valor a ejecutar el cual ningún caso podrá ser mayor al 50% del valor del IM.

Lista de Chequeo No.3 PRIMERA AUTORIZACION DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

Para la SEGUNDA AUTORIZACIÓN DE EJECUCION, la OGR indicará a la

Fiduciaria el valor a ejecutar.

Lista de Chequeo No.4 SEGUNDA AUTORIZACION DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

La Organización de Productores deberá presentar el Acuerdo de Comercialización suscrito y actualizado entre el (los) Aliado(s) Comercial(es) y la Organización de Productores. Este Acuerdo, cuya suscripción será asesorada y gestionada por la OGA, busca garantizar la compra por parte del Aliado Comercial del producto de la Alianza y comprometer formalmente a la Organización de Productores en el abastecimiento del producto de la alianza a éste, en unas condiciones pactadas de cantidad, calidad, oportunidad y precio previamente establecidas. El acuerdo debe contener esta información mínima contenida en el anexo 11 del manual operativo de Alianzas.

Para la TERCERA AUTORIZACIÓN DE EJECUCIÓN, la OGR indicará a la Fiduciaria el valor a ejecutar.

Lista de Chequeo No.5 TERCERA AUTORIZACION DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

La OGR le solicitará con anticipación al EIP que realice una visita de campo a la alianza para verificar el avance de la implementación de la misma, así como la información consignada en los informes de la OGR y de la OGA.

Las autorizaciones de ejecución (dos y tres) podrán ser solicitadas por la OGR una vez se haya ejecutado el 70% o más del IM autorizado para ejecutar, apoyado en certificación de la Fiduciaria, informes de las OGA y OGR al día y el aval del equipo de monitoreo de la OGR. En caso de que la Asociación requiera una AUTORIZACIÓN DE EJECUCIÓN PARCIAL, esta será autorizada por el EIP. El control de estos recursos se ejercerá desde los diferentes niveles de ejecución así: Las OGA’s serán las encargadas de velar por la correcta inversión de los recursos, de acuerdo con la programación existente y aprobada en el POA respectivo y cumplirán los requisitos establecidos para su gasto en este Manual y en las instrucciones impartidas por la Fiduciaria. De acuerdo con lo anterior, elaborarán los documentos de pago requeridos, a partir de las autorizaciones del CDA de la Alianza respecto de cada gasto. El Informe mensual de la OGA tendrá un capítulo descriptor de los avances en la ejecución de los recursos de acuerdo a lo programado. La OGR hará seguimiento de los informes presentados por las OGA de tal manera que se tenga información sobre los avances en la ejecución de los recursos, los cuales deberán estar de acuerdo a lo programado en el POA respectivo. Igualmente, en las visitas de Monitoreo que se realizan a la alianza, constatará dicha ejecución y dejará constancia en el informe correspondiente. La Fiduciaria hará el control de los recursos y enviará mensualmente a la Organización de Productores, a la OGA, así como a la OGR y al EIP, un estado de la cuenta del Patrimonio Autónomo de la Alianza, detallando los diferentes pagos del mes, su fuente, el control presupuestal y el saldo en bancos. El EIP por su parte, ejercerá el control y supervisión a la ejecución de los recursos mediante seguimiento periódico (mensual) al consolidado de ejecución y estado de Patrimonios Autónomos vigentes elaborado por la Fiduciaria, por la interacción permanente con los equipos de OGR´S y por las visitas de supervisión a las Alianzas.

RECURSOS OTRAS FUENTES:

Los recursos de otras fuentes y/o cofinanciadores, deben ser girados a la cuenta creada para el patrimonio autónomo, cuenta que informará la fiduciaria a la OGR y a la asociación a los correos registrados en Fiduoccidente. Así mismo, la asociación o la OGR debe reportar a la fiduciaria el ingreso de los recursos señalando el nombre de la entidad que realizo dicho aporte junto con el número de Nit. Una vez identificados los recursos, la fiduciaria procederá a trasladarlos en una cuenta

independiente de la Cartera Colectiva Abierta – Occirenta, con el nombre del fideicomiso y acompañado del nombre del cofinanciador, con el fin de que los recursos queden separados por fuentes. Para la disponibilidad de estos recursos se debe tener en cuenta las siguientes observaciones:

Al igual que el incentivo modular estos recursos generan unos gastos (Cuatro por mil “GMF”, Comisión Fiduciaria, Gasto bancario provisión del sistema por normatividad), los cuales van a cargo del fideicomitente (ASOCICACION).

Si la asociación dispone del total de los otros aportes (teniendo en cuenta los

acuerdos entre la asociación y el cofinanciador), para el caso de pagos o elaboración de contratos, el fideicomitente debe consignar los valores correspondientes de los gastos estimados por el giro y administración de estos recursos, los cuales se detallan en el siguiente ejemplo:

Ejemplo:

VALOR DEL APORTE

40.000.000,00

CUATRO POR MIL

-160.000,00

COMISION FIDUCAIRIA

-240.000,00

GASTO BANCARIO VALOR ESTIMADO -150.000,00

VALOR DISPONIBLE 39.450.000,00

11. SOLICITUD Y REALIZACIÓN DE PAGOS.

La Fiduciaria efectuará los pagos a través de la entidad financiera donde se abran las cuentas del Fideicomiso, mediante abono en cuenta, ACH, giro electrónico, según instrucción impartida por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) de acuerdo con lo dispuesto en el contrato de Patrimonio Autónomo.

11.1. FIRMAS AUTORIZADAS

Las firmas autorizadas para presentar solicitudes de pagos y contratación a la Fiduciaria, serán las autorizadas por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION). Estas firmas serán registradas al inicio del contrato en el formato definido para tal efecto por parte de la Fiduciaria, especificando las condiciones de manejo que se requieren para cada autorización, ya sea de pago o de celebración de contratos. Para efectos de ausencias temporales, se deberá remitir a la Fiduciaria un oficio notificando el periodo de la ausencia y los datos de la persona que los remplace. Así mismo, se deberá efectuar el registro de firmas correspondientes, Esta información debe remitirse a la fiduciaria con antelación al tramitar alguna instrucción. Este registro de firmas permitirá realizar el control de las órdenes de pago radicadas en la Fiduciaria para brindar seguridad al proceso de ejecución de pagos

11.2. CONFIRMACIÓN TELEFÓNICA ÓRDENES DE PAGO

El FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) debe informar a la Fiduciaria mediante comunicación escrita o incluir en los formatos de registro de firmas, el nombre, número de cédula, cargo y número telefónico de las personas autorizadas para confirmar telefónicamente las instrucciones de pago. La Fiduciaria confirmara operaciones únicamente en los teléfonos registrados y con las personas autorizadas por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) en su momento. Un funcionario de la Fiduciaria (área de votación y confirmación), procederá a contactar una de las personas autorizadas por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) en los números telefónicos registrados. Este funcionario se identificara antes de proceder con la confirmación de las operaciones. El funcionario de la Fiduciaria, procederá a validar la siguiente información:

Nombre e identificación del beneficiario del pago. Valor a pagar. Forma de pago. Cuenta bancaria y tipo.

En caso de que la confirmación no sea posible, se hará un segundo intento por parte del área de confirmación, después de este segundo intento y si es fallido, el responsable de la regional remitirá un correo a la OGR, a la OGA y al MADR informando la novedad, ya que esta confirmación telefónica es un requisito para poder tramitar todo los pagos.

Nota: la fiduciaria solamente podrá efectuar llamadas a los números registrados. Cuando el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) radique más de cinco órdenes de pago, se tomara una muestra aleatoria para hacer la confirmación. Cuando las instrucciones de giro sean periódicas la Asociación pueden diligenciar el formato “INSCRIPCIÓN DE REQUISITOS PARA OPERAR NEGOCIOS FIDUCIARIOS”, y remitirlo a la fiduciaria con el objetivo de verificar la información. Anexo No.7:

Fiduciaria de Occidente S.A. Inscripción de Requisitos para Operar Negocios Fiduciarios

Nombre de la Entidad

Destino

Clase

(Ahorros

o Cor-

riente)

Tipo de

Docu-

mento

de

Identi-

dad

Número del doc. De

identidad del TITULAR

de la cuenta

Nombre del Titular de la cuenta

destino

N°. Máximo

transaccio-

nes por día

Valor máximo por cada

transacción

Tipo de

Nove-

dad (2)

BANCO XXXX A CC 9,999,999 PEPITO PEREZ DIAZ 3

Debe colocar el

monto maximo a

tranferir en el dia

A

I. DATOS GENERALES

Ciudad: BOGOTA Fecha: Año 2014 Mes01 Día 01

Tipo Doc: CC( ) Nit (X ) CE ( ) Otro

________________

No. 31-3315Titular del Contrato Fiduciario : FIDUOCCIDENTE FID 3-1-3315 ASOPINTO

(2) Tipo de Novedad: A: inscribir una cuenta, M: modificar el No. Máximo de transacciones y/o valor máximo de una cuenta ya inscrita y E: Eliminar una cuenta inscrita

II. INSCRIPCIÓN DE CUENTAS DESTINO PARA PAGOS (Campo Obligatorio)

Número de la Cuenta

256-999999-9

11.3. PROCESO DE PAGOS Para efectuar los pagos requeridos en desarrollo y ejecución de las gestiones previstas en el contrato, se seguirá el siguiente procedimiento: Los pagos serán ordenados únicamente por las firmas autorizadas y registradas por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), en los formatos definidos para tal fin.

Anexo No 4 ORDEN DE PAGO:

El FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) comunicará a la Fiduciaria por escrito dirigido a ésta, los giros y/o pagos que deba efectuar con cargo a los recursos administrados. La comunicación donde conste la orden de giro y/o pago respectiva, deberá ser suscrita por las personas autorizadas para el efecto por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) (personas registradas en las tarjetas de firmas).

La orden de pago deberá entregarse a la Fiduciaria con tres (03) días hábiles de anticipación a la fecha en que deba realizarse el pago, con el fin de que ésta pueda atender oportunamente la orden impartida por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION).

Las órdenes de pago se recibirán hasta el día veintitrés (23) de cada mes antes de las 4:00 de la tarde. Para el caso que el día veintitrés (23) sea fin de semana o festivo, la fecha de recepción será el día hábil inmediatamente anterior hasta las 10 de la mañana. Las órdenes que lleguen fuera de horario no se tramitaran.

La Fiduciaria cuenta con tres (03) días, hábiles para efectuar los pagos ordenados por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION), una vez radicadas las órdenes de pago y con el lleno de los requisitos establecidos. Ordenes con novedades no se tramitaran.

Los pagos deben ser radicados del 1 al 23 de cada mes, en donde se sugiere manejar tres envíos masivos para evitar el represamiento de las órdenes de pago y poder mitigar reprocesos antes de los cierres definitivos.

La orden de pago y/o giro deberá contener la siguiente información: MODELO No. 1 CUENTA DE COBRO:

Consecutivo Fecha Numero de Contrato

Nombre y apellidos completos del beneficiario del pago, Documento de identificación, Nit o cédula de ciudadanía Fuentes de los recursos Tipo de cuenta corriente o de ahorros en la cual la Fiduciaria deberá consignar y/o

trasladar los recursos Entidad bancaria Valor neto a pagar Concepto Lista de chequeo de los documentos requeridos para el pago

Lo anterior con el fin que la Fiduciaria pueda atender oportunamente la orden impartida por el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION). El FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) se obliga a adjuntar a la orden de pago respectiva los siguientes soportes según el tipo de pago:

11.4. PAGOS DE CONTRATOS DERIVADOS PERSONA NATURAL LISTA DE CHEQUEO No. 6 DOCUMENTOS PARA PAGOS DE CONTRATOS DERIVADOS PERSONA NATURAL

Anexo No 4 orden de pago. Cuenta de cobro o factura en original. Acta de aprobación del Comité Directivo de la Alianza. Informe de Actividades. informe de Interventoría para pago OGA. Constancia de recibo a satisfacción de los servicios prestados, expedida por el

supervisor del contrato. Planilla con el sello de pago salud y pensión vigente no mayor a 30 días sobre el

40% del valor mensual de los ingresos. Planilla con el sello de pago ARL vigente no mayor a 30 días cotizando sobre el

40% del valor mensual de los ingresos. DOCUMENTOS SOLAMENTE PARA EL PRIMER PAGO Certificación bancaria. Examen pre ocupacional RESOLUCIÓN 2346 DE 11 DE JULIO DE 2007 Copia del RUT. Certificación Decreto 2271 de 2009 (aporte a seguridad social, pensión y ARL trab.

Independientes) MODELO No.2 CERTIFICACION DECRETO 2271. Certificación ley 1607 de 2013 Decreto Reglamentario 0097/2013 y 1070 de 2013

(declarantes de renta) MODELO No.3 CERTIFICACIÓN LEY 1607 DE Certificación intereses préstamo de vivienda expedida por la entidad en donde se tiene el crédito de los intereses causados en el 2012 (Opcional).

Certificación expedida por la entidad en donde se encuentra afiliado a salud prepagada del valor cancelado en el 2012. (Opcional).

Comunicación en donde indique bajo la gravedad de juramento el nombre de las personas a su cargo, menores de edad, discapacitados. (Opcional).

Certificación de Afiliación a la ARL en donde conste el cubrimiento del contrato con Fiduoccidente.

Nota: Para el pago de AFC, se debe anexar comunicación en donde se indique el valor, entidad, cuenta a la cual se debe hacer esta consignación. Lo anterior con el fin de tenerlo en cuenta al momento de liquidación.

11.5. TERCEROS EN CAPACITACION COMO GERENTE DE ALIANZA

LISTA DE CHEQUEO No. 7 DOCUMENTOS PARA PAGOS DE GERENTE DE ALIANZA

Anexo No 4 ORDEN DE PAGO. Cuenta de cobro o factura en original. Acta de aprobación del Comité Directivo de la Alianza. Informe de Actividades. Constancia de recibido a satisfacción.

DOCUMENTOS SOLAMENTE PARA EL PRIMER PAGO Fotocopia cedula de ciudadanía. Fotocopia del RUT. Hojas de Vida y Procesos de Selección.

11.5.1. PAGOS POR PROCESO DIRECTOS LISTA DE CHEQUEO No. 8 DOCUMENTOS PARA PAGOS DIRECTOS

Anexo No 4 ORDEN DE PAGO. Cuenta de cobro o factura en original. Cotizaciones (3 mínimo) o certificación de exclusividad según sea el caso. Actas de recibido a satisfacción. Certificado de Cámara y Comercio. Fotocopia del Rut. Cuadro comparativo de cotizaciones. Certificación Bancaria. Acta de aprobación del Comité Directivo de la Alianza.

11.5.2. ANTICIPOS (solo serán autorizados por el EIP)

Para el trámite de anticipos solicitados por OGRS con recursos de “techos”, el Encargo procesara solamente pagos de gastos menores, los relacionados con transporte individual de participantes no mayores a $160.000.oo. Monto máximo que se reconocerá por cada persona. Para el caso de prestación de servicios de hospedaje, hotel, transporte de pasajeros, alimentación, asesorías y otros, se debe coordinar la forma de pago con los prestadores de servicios y solicitar la expedición de las respectivas facturas o cuenta de cobro a nombre del encargo fiduciario para luego tramitar ante la fiduciaria el pago, previa autorización por parte del MADR. Las facturas y/o cuentas de cobro deben venir de la siguiente manera: “Encargo Fiduciario No.20130285 / Fiduoccidente E.F 3-1-3183 Alianzas Productivas Fase II Nit 800.143.157-3

LISTA DE CHEQUEO No. 9 DOCUMENTOS PARA GIRO DE ANTICIPOS

Anexo No 4 ORDEN DE PAGO. Solicitud de Anticipo Modelo No. 4 Solicitud anticipo. Certificación Bancaria. Acta CDA. Certificado de Cámara y Comercio. Fotocopia del Rut.

11.5.3. REEMBOLSOS Esta figura está dada para casos eventuales y excepcionales. Solo se efectuaran reembolso por pagos efectuados en los cuales no se haya generado ninguna obligación por retenciones de impuestos que deberían ser a cargo de la de la fiduciaria como administradora del Encargo.

LISTA DE CHEQUEO No.10 DOCUMENTOS PARA SOLICITUD DE REEMBOLSO

Anexo No 4 ORDEN DE PAGO. Solicitud de Reembolso / Solicitud de Aportes (Firmado por el Representante Legal)

Modelo No. 5 SOLICITUD DE REEMBOLSO. Fotocopia del Rut. Certificación Bancaria. Acta de Aprobación de Comité.

Documentos soportes pertinentes que justifiquen este reembolso.

11.5.4. SOLICITUD DE APORTES Figura establecida para pago de mano de obra y transporte (zorreo). El objetivo es la canalización de los recursos por la Asociación de productores beneficiaria, con el fin de evitar y generar traumatismo para pago de jornales. LISTA DE CHEQUEO No. 11 DOCUMENTOS PARA SOLICITUD DE APORTES

Anexo No. 4 Orden de Pago. Solicitud de Aporte. Fotocopia del Rut. Certificación Bancaria. Debe estar acompañada de los soportes del gasto en virtud del cual se solicita los

aportes (planillas de mano de obra o transporte). (Anexo No. 5) Modelo de planillas para pago de jornales.

12. DEDUCCIONES DE LOS PAGOS

Estos pagos serán realizados por LA FIDUCIARIA siempre que hubiere fondos suficientes y libres para ello en el Fideicomiso.

LA FIDUCIARIA será responsable por las retenciones a que haya lugar en desarrollo de la fiducia, de conformidad con lo establecido en el artículo 102 numeral 5 del Estatuto Tributario.

Los pagos serán realizados única y exclusivamente a los beneficiarios de los mismos. En ningún caso se giraran cheques o se efectuaran transferencias a terceros.

Para efectos de realizar el primer pago, previsto en los contratos suscritos por el Fideicomiso el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) (OGA) solicitará a los beneficiarios de los distintos pagos, una certificación bancaria en la cual se detallarán los datos exactos de la cuenta a la cual se deberán realizar los pagos por transferencias, documento que el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) remitirán a la Fiduciaria para su respectivo registro.

La Fiduciaria efectuará a los Beneficiarios de los pagos realizados, las retenciones a que haya lugar, de conformidad con el carácter del pago y del beneficiario del mismo, por conceptos tales como retención en la fuente, retención de I.V.A., retención de I.C.A., entre otras, y procederá a realizar su correspondiente declaración y pago ante la Administración de Impuestos en las fechas establecidas para ello.

Los pagos serán registrados en la contabilidad del Fideicomiso, de conformidad con las normas contables vigentes.

Para el caso de entidades con régimen especial, el proveedor debe suministrar la resolución que lo acredita como tal.

CUENTAS DE COBRO: Las cuentas de cobro, serán presentadas única y exclusivamente para las personas naturales que no estén obligadas a facturar, de lo cual deberá dejarse constancia en la cuenta de cobro. Se deberá adjuntar la fotocopia del RUT del Beneficiario del Pago. Las cuentas de cobro deberán contener las siguientes características básicas:

Estar dirigida única y exclusivamente “FIDUOCCIDENTE FID 3-1-3364 PROCAMPO EAT” (NOMBRE DE LA ASOCIACION) NIT 830.054.076-2”.

Nombres y Apellidos completos y número y tipo de documento de identificación del beneficiario.

Dirección, teléfonos, Fax y Ciudad del domicilio del beneficiario de la cuenta de cobro.

Valor a pagar iguales en números y letras. Especificar el concepto del cobro (por servicios, por honorarios, por compras, etc.)

y breve descripción del mismo, por ejemplo: “Honorarios por Prestación de Servicios de conformidad con la forma de pago establecida en el contrato de prestación de servicios No. 01 de fecha 01 de octubre de 2013”.

Firma del beneficiario de la cuenta de cobro. Lugar de prestación de servicios: ciudad, municipio, etc., esta información con el

fin de poder determinar las retenciones que deben ser aplicadas. Número de actividad económica para el Impuesto de Industria y Comercio. Constancia de pagos a los regímenes de salud, pensiones y ARL, según el caso

cotizando sobre el 40% del valor mensual de los ingresos. No debe contener tachones ni enmendaduras. Régimen a que pertenece EL CONTRATISTA (común o simplificado).

FACTURA: serán presentadas por las personas obligadas a facturar. La factura debe contener lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Estar dirigida única y exclusivamente “FIDUOCCIDENTE FID 3-1-3364 PROCAMPO EAT

(NOMBRE DE LA ASOCIACION) NIT 830.054.076-2. En todos los casos que apliquen exenciones de impuestos, se deberá acreditar tal

situación mediante la presentación previa de la respectiva resolución de la administración de impuestos que corresponda o de la norma tributaria que consagre dicha exención.

13. RECHAZO PAGOS (ACH- TRANFERENCIA) En caso de rechazos de pagos electrónicos, la Fiduciaria los reportará mediante correo electrónico al FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) a los siguientes correos electrónicos: correos del EIP, correos de la OGA y de la OGR respectiva con las novedades, lo anterior, con el fin de que el FIDEICOMITENTE (ASOCIACION) efectúe las correcciones pertinentes y las remita nuevamente a la Fiduciaria con las condiciones registradas para solicitudes de pago.

14. ASPECTOS ADICIONALES A TENER EN CUENTA PARA LA REALIZACIÓN DE PAGOS A CONTRATISTAS:

- Si el contratista es persona natural, deberá afiliarse a la ARL, al Sistema de Seguridad Social en salud y pensiones, y suministrar mensualmente al contratante copia de las respectivas autoliquidaciones de aportes.

- Los contratistas deben cotizar los aportes obligatorios al sistema de seguridad social en salud, pensión y riegos profesionales se realizaran de acuerdo a los porcentajes establecidos en las normas vigentes, sobre una base de cotización del 40% de los honorarios mensuales percibidos.

- El proceso de afiliación a la ARL deberá efectuarse en coordinación con la Fiduciaria de Occidente una vez remitan el contrato para aprobación de pólizas y legalización.

Datos a tener en cuenta para las afiliaciones tanto a la ARL POSITIVA como a otras ARL.

Nota: Es importante que antes de empezar actividades, los contratistas se encuentren afiliados a la ARL, con la cobertura del riego implícito en el contrato que la persona firmó con el Patrimonio Autónomo de la Fiduciaria de Occidente.

Si el contratista es persona jurídica, deberá acreditar que efectuó de manera oportuna el pago de salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales de los empleados o contratistas contratados por éste.

14.1. INFORMES Los informes de los patrimonios autónomos se remitirán por correo electrónico al EIP, OGA’s y OGR’s dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes. Para el caso que el día diez (10) sea fin de semana o festivo, el informe se remitirá el día siguiente hábil. La fiduciaria presentara los siguientes informes:

AFILIACION ARL

REQUISITOS ARL POSITIVA - Contrato firmado. - Carta manifestación afiliación

ARL - Archivo excel

Todo esto debe ser remitido en un solo correo electrónico a la fiduciaria de Occidente

REQUISITOS OTRAS ARL

- Copia del contrato firmado y legalizado.

- Fotocopia de la cedula - Certificación seguridad social - Carta manifestación afiliación

ARL - Formulario ARL

Todo esto debe llevar en físico a la Fiduciaria de Occidente

SEMANAL Informe de órdenes de pago recibidas en la fiduciaria.

QUINCENAL

Informe del estado de contratación (de fiducia como derivada). MENSUAL

Informe de recursos ejecutados del IM. Informe de recursos ejecutados de otras fuentes. Conciliaciones de cada fuente. Flujo de caja de IM. Flujo de caja de otras fuentes. Extractos de las inversiones.

SEMESTRAL

Rendición de cuentas del encargo de alianzas productivas. Rendición de cuentas de los patrimonios autónomos.

Nota: la rendición de cuentas se remitirá únicamente a las Asociaciones.

15. LISTA DE ANEXOS DEL REGLAMENTO OPERATIVO

Anexo No.1: Instructivo de diligenciamiento formato de vinculación persona jurídica.

Anexo No.2: Instructivo de diligenciamiento formato de vinculación persona natural.

Formato de vinculación persona natural.

Anexo No. 3: Instructivo de diligenciamiento formato registro de firmas.

Anexo No. 4: Orden de pago.

Anexo No. 5: Modelo de planillas para pago de jornales.

Anexo No. 5.A: Manifestación afiliación ARL.

Anexo No. 6: Inscripción de requisitos para operar negocios fiduciarios.

Lista de chequeo No. 1: Documentos conocimiento de cliente persona jurídica.

Lista de chequeo No. 2: Documentos conocimiento de cliente persona natural.

Lista de chequeo No. 3: Documentos primera autorización de ejecución de recursos.

Lista de chequeo No. 4: Documentos segunda autorización de ejecución de recursos.

Lista de chequeo No. 5: Documentos segunda autorización de ejecución de recursos.

Lista de chequeo No. 6: Documentos para pagos de contratos derivados persona natura.

Lista de chequeo No. 7: Documentos para pagos de gerente de alianza.

Lista de chequeo No. 8: Documentos para pagos directos.

Lista de chequeo No. 9: Documentos para giro de anticipos.

Lista de chequeo No. 10: Documentos para solicitud de reembolso.

Lista de chequeo No. 11: Documentos para solicitud de aportes.

Lista de chequeo No. 12: Documentos celebración de contratos (bienes y servicios).

Lista de chequeo No. 13: Documentos compras/contrataciones de material vegetal.

Lista de chequeo No. 14: Documentos compras/contrataciones de varetas.

Lista de chequeo No. 15: Documentos legalización de contrato derivado.

Lista de chequeo No. 16: Documentos solicitud elaboración contrato OGA.

Lista de chequeo No. 17 documentos elaboración contrato persona jurídica.

Modelo No. 1: Cuenta de cobro.

Modelo No. 2: Certificación decreto 2271.

Modelo No. 3: Comunicación 2 ley 1607 de 2012.

Modelo No. 4: Solicitud de anticipo.

Modelo No. 5: Solicitud de reembolso.

Modelo No. 6: Solicitud de aportes (hacer modelo).

Formato solicitud vinculación persona jurídica.

Formato solicitud vinculación persona natural.

Plantilla afiliación ARL positiva para independientes.