Finalidad Del Evento

8/2/2019 Finalidad Del Evento

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Podemos establecer varios objetivos a

alcanzar con un determinado evento. Una primera distincin que podemos

realizar es entre objetivos primarios y

objetivos secundarios. Se debe tener en cuenta cuales son los

principales intereses del anfitrin/cliente.

Determinaremos tambin con exactitud elpblico al que se dirige (taget)


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Cuestiones bsicas sobre lafinalidad del evento

Motivacin: un acto obedecea algo. Puede ser laconmemoracin de algo, laconsecucin de un logro, lacelebracin de un hechonuevo etc.

Objetivos: Qu pretende elanfitrin?. Dar a conocer unnuevo servicio o producto,captacin de votos, vender,

comprar, mejorar su imagenpblica.


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Proyeccin: A quines nos

dirigimos?. Queremos quetenga proyeccin en toda lasociedad a travs de losmedios? Nos dirigimos a unazona concreta o a otra msamplia?

Ceremonial: Cmo desea elanfitrin que se realice elevento? Con solemnidad,sencillo, con rigor protocolarioetc.?

Referendo: Qu instituciones opersonas necesita el anfitrinpara que con su presencia sevean potenciados sus objetivos?


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Es conveniente coordinar la fechacon el beneplcito del invitado dehonor.

Generalmente los sbados,domingos y festivos, as como elda anterior a un feriado largo sonmalas fechas para cualquier actoque se salga de lo estrictamentefamiliar o familiar.

Los lunes suelen ser complicadospara el anfitrin pues los dos dasanteriores son poco dados a lospreparativos o tareas de ltimahora.

Los viernes son das en los quegeneralmente se acelera eltrabajo para llegar terminarloantes del fin de semana. Adems,los viernes por la tarde ya son finde semana para muchos.


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Si lo fundamental es la coberturaen medios de comunicacin, lamaana es mejor que la tarde, ycuanto ms temprano mejor.

Las horas ms favorables de latarde son entre las 19:00 y las21:00.

A partir de las nueve de la

noche slo el alto intersdel acto o compromisofuerza al invitado a asistir,aunque seguramente noestar muy cmodo,

especialmente si no se hainvitado a su pareja.

Cuando se trate de unacomida, es preferible elalmuerzo a la cena (en

empresas).


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Si se hiciera de noche, el

anfitrin deber ponerle fin a lamedianoche, salvo queestuvieran previstasactividades ldicas (baile,actuaciones musicales)

En este supuesto, finalizada lacena, la presidencia debelevantarse para posibilitar lamarcha a quienes no estninteresados en continuar la

fiesta.


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Los actos que exigen trasladoy alojamiento de un alto

porcentaje de invitados debenfinalizar a una hora prudentepara que puedan regresarsalvo que sea de varias

jornadas.

Si los invitados tienen queviajar, el da y la hora delevento vendrn condicionadospor horarios de los medios detransporte y cuando la mayora

de los invitados pertenezcan aun mismo gremio deberelegirse el horario que menosinfluya en sus horas punta detrabajo.


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Los cambios de da y de hora

No es bueno que una vezenviada la invitacin a unevento se comunique unaplazamiento.

Solo se admite por razones

muy justificadas. Si no hay otra salida, y pese a

la comunicacin previa, esprudente que un representantedel anfitrin est presente a la

hora y da inicialmenteprevisto, en el lugar de la cita,porque es probable que algn

invitado acuda a la misma.


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La puntualidad y los retrasos Los eventos deben iniciarse con

puntualidad por respeto a los

presentes aunque en nuestro pas seadmite una demora prudente (noms de quince minutos)

Un retrazo mayor solo es decididopor razones muy justificadas yfcilmente comprendida y apoyadaspor los presentes (retraso en el avincon invitados de honor, la tardanzade otra actividad, etc.)

Al invitado de honor o autoridad quepreside el acto se le debe esperar un

tiempo prudencial, pero si su demorase prolonga y no hay comunicacinse debe comenzar (salvo que sea ensu honor o su presencia resultarafundamental para la propia filosofadel evento)


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Si pasados 30 minutos n osetienen noticias del invitado de

honor debe iniciarse el actoprevisto o suspenderlo.

Se debe prever el sitio queocupar el invitado de honor encaso de que ste aparezca una

vez iniciado el evento. Mientras tanto, su sitio

originalmente previsto debe serocupado, o disimulado para quegrfica y visualmente no se

haga an ms evidente suausencia.

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