FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS CON ACTASWEB · Una vez pulse el botón de @Firmar acta se le presentarán una serie de ventanas de alerta solicitando permiso para que la aplicación

Firma electrónica de las actas con ActasWeb Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

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FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS CON ACTASWEB


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Contenido

1. Requisitos técnicos para firmar electrónicamente las actas de calificación ................. 3

2. ¿Y si tengo problemas para instalar o usar mi certificado digital? ................................. 4

3. ¿Qué hago para firmar electrónicamente las actas en ActasWeb? ............................... 4

4. ¿Puedo probar si mi ordenador está configurado correctamente para firmar las actas

con ActasWeb? ......................................................................................................................... 10

5. ¿Puedo firmar las actas con ActasPC? ............................................................................ 12

6. ¿Pueden firmar electrónicamente varios profesores una misma acta? ...................... 13

7. ¿Cómo puedo realizar las diligencias académicas a un acta? ..................................... 13

8. ¿Cómo hago para proteger mi certificado digital con una contraseña? ...................... 13

9. Solución de problemas más frecuentes ........................................................................... 14

10. Para más información ....................................................................................................... 16

11. Histórico de versiones de este documento .................................................................... 17


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1. Requisitos técnicos para firmar electrónicamente las actas

de calificación

Para firmar electrónicamente las actas de calificación deberá usar las aplicación

disponible a través de Mi ULPGC Mis Actas (también denominada ActasWeb).

La aplicación de escritorio denominada ActasPC NO INCLUYE LA POSIBILIDAD

DE FIRMA ELECTRÓNICA DE LAS ACTAS. También puede acceder a la

aplicación a través del enlace rápido mi.ulpgc.es/actas. Los requisitos para poder

firmar electrónicamente las actas son distintos si utiliza un ordenador con sistema

operativo Windows o un ordenador Apple Mac con OSX:

Si usa un ordenador con Windows

Sistema Operativo Windows 7, Windows 8 o Windows 10.

Navegador Internet Explorer 11 o superior, Mozilla Firefox o Google Chrome

Tener instalado el certificado digital en el navegador que use para firmar las actas

Tener instalada la última versión de la máquina virtual Java de 32 bits. Se puede instalar gratuitamente desde https://java.com/es/

Tener instalada la aplicación de AutoFirma de 32 bits que puede descargar en: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Adobe Acrobat Reader DC versión 2015 o superior (necesario para la impresión del acta). Lo puede descargar gratuitamente desde https://get.adobe.com/es/reader/

Si usa un ordenador Apple Mac con OSX

Sistema Operativo Sierra o El Capitán

Navegador Safari, Opera o Chrome.

Tener instalado el certificado digital en el Llavero de inicio de sesión (si usa Safari O Chrome) o en el navegador Mozilla Firefox (si va a usar dicho navegador)

Tener instalada la última versión de la máquina virtual Java. Se puede instalar gratuitamente desde https://java.com/es/

Tener instalada la aplicación de AutoFirma para Mac OSX que puede descargar en: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Adobe Acrobat Reader DC versión 2015 o superior (necesario para la impresión del acta). Lo puede descargar gratuitamente desde https://get.adobe.com/es/reader/

mi.ulpgc.es/actas

https://java.com/es/

http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

https://get.adobe.com/es/reader/

https://java.com/es/

http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

https://get.adobe.com/es/reader/


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2. ¿Y si tengo problemas para instalar o usar mi certificado

digital?

Si a pesar de los enlaces con videos y las guías que enlazamos en el apartado anterior tuviera algún problema para instalar el certificado digital, la ULPGC presta soporte a la instalación y uso de certificados digitales a través del número de teléfono 928 459999 en el que le atenderá el personal técnico del Servicio de Informática.

A continuación dejamos enlaces a algunos videos y/o guías para saber cómo resolver algunos temas:

Cómo solicitar y descargar el certificado digital (ver apartado 8)

Cómo hacer copias de seguridad de los certificados digitales e instalarlos en distintos navegadores y el Llavero del Mac

3. ¿Qué hago para firmar electrónicamente las actas en

ActasWeb?

ActasWeb es la aplicación que se utiliza para la cumplimentación de las actas a través de un entorno Web. Está operativa desde la convocatoria de diciembre de 2009. Para usar ActasWeb debe entrar usando su DNI y contraseña universitaria a través del menú de Mi ULPGC en el apartado Mis utilidadesMis actas. También puede acceder a la aplicación a través del enlace rápido mi.ulpgc.es/actas. Cuando acceda a la aplicación ActasWeb se le mostrará la relación de actas que usted puede calificar. Cada acta, como verá en la figura de más abajo, podrá pasar por varios estados:

NUEVA: un acta se encuentra en este estado cuando ha sido generada y no se ha comenzado a cumplimentar.

EDICION: una vez que se ha introducido y grabado alguna calificación el acta pasa a este estado.

ENVIADA: cuando se han cumplimentado todas las calificaciones y se han grabado, ActasWeb permite Enviar el acta a su Administración para que allí se imprima y se firme de forma manuscrita. Si el responsable del acta desea corregir algo de ella después de haber pulsado el botón de Enviar dispone del botón “Recuperar acta” que le permitirá volver a editar las calificaciones. Solo podrá “Recuperar el acta” si todavía no la ha firmado.

http://e-administracion.ulpgc.es/sites/default/files/Guia_de_obtencion_y_uso_del_certificado_digital_v2.9.pdf

http://e-administracion.ulpgc.es/instalar_certificado

http://e-administracion.ulpgc.es/instalar_certificado

mi.ulpgc.es/actas


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FIRMADA: El acta pasa a este estado cuando el profesor ha cumplimentado el acta, la ha enviado a la Administración y ha pasado por allí para firmarla de manera manuscrita.

@FIRMADA; El acta pasa a este estado si el profesor una vez cumplimentada el acta la firma electrónicamente usando su certificado digital. Los estados FIRMADA y @FIRMADA son estado excluyentes: un acta está firmada manuscritamente o está firmada electrónicamente.

El siguiente diagrama de flujo muestra los distintos estados y transiciones por los que puede pasar un acta desde que es generada hasta que se firma tanto de forma manuscrita como electrónicamente:


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El funcionamiento de ActasWeb va a ser el mismo que ha venido siendo hasta ahora. Se podrá realizar todo el proceso igual que hasta la fecha. Una vez se han cumplimentado todas las calificaciones del acta, se le presentará 2 botones que le permitirán continuar el proceso de firma manuscrita o de firma electrónica:

- Enviar el acta a la Administración. Si se elige esta opción el profesor opta por continuar el proceso como hasta ahora y acercarse hasta su Administración para firmar el acta de forma manuscrita.

- @Firmar acta. Si se elige esta opción se firmará el acta electrónicamente.


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Antes de pulsar el botón de @Firmar acta, confirme si tiene que marcar la casilla que está a la izquierda del botón. Si las notas ya han estado publicadas al menos cinco días hábiles1, cuando firme electrónicamente el acta las calificaciones pasarán inmediatamente al expediente del estudiante (y se podrán reflejar en los certificados académicos que se soliciten y en la consulta de su expediente por Mi ULPGC). En caso contrario se deberán esperar 5 días hábiles antes de que dichas notas se consoliden en el expediente del estudiante. Una vez pulse el botón de @Firmar acta se le presentarán una serie de ventanas de alerta solicitando permiso para que la aplicación pueda a localizar los certificados digitales instalados en su ordenador y usarlos para la firma. Algunas de estas ventanas solamente se le mostrarán la primera ver que use la firma de Actas por lo que es posible que NO vea siempre todas las imágenes que presentamos a continuación. En la siguiente ventana debería marcar la casilla de la esquina inferior izquierda para que no vuelva a aparecer en el futuro:

1 Según se recoge en el artículo 41 del Reglamento de Evaluación de los Resultados de Aprendizaje y de

las Competencias Adquiridas por el Alumnado en los Títulos Oficiales, Títulos Propios y de Formación

Continua de la ULPGC aprobado en Consejo de Gobierno de 24 de mayo de 2011


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Después le aparecerá una ventana informativa en la que deberá pulsar el botón de “Aceptar”.

Después le aparecerá una ventana con la relación de certificados digitales que tenga instalado en su ordenador. Lo habitual es solamente tenga uno. Debería seleccionarlo y pulsar el botón de “Aceptar”.


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A continuación se realiza la firma electrónica del acta pasando ésta al estado de @FIRMADA.

En este punto Ud. puede entrar a Consultarla para imprimir una copia de la misma.

Cuando se ha firmado electrónicamente un acta el formato en que se imprime presenta en su cabecera la leyenda “Acta DEFINITIVA” y en el pie aparecen los


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datos correspondientes al certificado digital con el que se ha firmado el acta y la “huella digital” de la firma en forma de código de barras.

Una vez firmada electrónicamente el acta le llegará un mensaje de correo electrónico confirmándole la firma y además se le enviará una copia del acta firmada electrónicamente a la cuenta de correo electrónico de gestión de las actas de la Administración de su centro para que estén informados de ello.

4. ¿Puedo probar si mi ordenador está configurado

correctamente para firmar las actas con ActasWeb?

Sí. ActasWeb incluye una funcionalidad para validar que su ordenador cumple con

los requisitos técnicos explicados en el apartado anterior de esta guía. La misma

se encuentra en la parte superior de la pantalla inicial de la aplicación ActasWeb

en el enlace “Probar firma electrónica”.

Una vez pinchemos en el enlace se nos mostrará una pantalla en la que

disponemos de un cuadro en el que incluir un texto libre. Lo que ahí escribamos


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será lo que se vaya a intentar firmar electrónicamente. Una vez escrito el texto

debemos hacer clic en el botón de “Firmar y enviar”.

En ese momento se nos presentarán distintas pantallas dependiendo de si

estamos usando Internet Explorer o Mozilla Firefox (que son los navegadores que

puede usar para firma electrónicamente las actas).

Si va a usar Internet Explorer Se le presentará la siguiente pantalla en la que se le mostrarán los certificados

digitales que tenga instalado en su navegador. Deberá seleccionar aquel con el

que quiera firma y el botón de “Aceptar”.


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A continuación se nos presentarán las ventanas que ya describimos en el apartado

3 de esta misma guía. Si el ordenador está configurado correctamente se nos

mostrará la siguiente con un mensaje informativo

5. ¿Puedo firmar las actas con ActasPC?

NO. La funcionalidad de firma electrónica solamente se va a incorporar a la aplicación ActasWeb. ActasPC es una aplicación a la que la ULPGC no va a incorporar nuevas funcionalidades.


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6. ¿Pueden firmar electrónicamente varios profesores una

misma acta?

NO. Al menos en esta experiencia piloto SOLAMENTE se podrán firmar electrónicamente las actas por una única persona.

7. ¿Cómo puedo realizar las diligencias académicas a un acta?

Una vez que ha firmado electrónicamente un acta, ésta ya no puede ser modificada. Si hubiera que modificar alguna calificación debido a algún error habría que realizar una diligencia académica al acta. Hasta ahora para ello debía acudir físicamente a su administración y cumplimentar el impreso para realizar las diligencias y firmarlo de manera manuscrita. Ahora puede realizar dicho trámite a través de la Sede electrónica de la ULPGC. Dentro del apartado de “Trámites en línea” encontrará el procedimiento de “Modificación de acta de calificaciones mediante diligencia académica” donde podrá cumplimentar el formulario vía Web y firmarlo electrónicamente de modo que no tenga que desplazarse a su Administración.

8. ¿Cómo hago para proteger mi certificado digital con una

contraseña?

El proceso para incorporar una contraseña para usar el certificado digital es diferente dependiendo del navegador en el que lo tenga instalado y está explicado en el apartado 11 de la “Guía rápida del certificado digital” que puede consultar en: http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado En ella se explica cómo proteger de uso el certificado con contraseña tanto en Internet Explorer como en Mozilla Firefox.

https://sede.ulpgc.es/

http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado


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9. Solución de problemas más frecuentes

A continuación presentamos los problemas más frecuentes que le podrían ocurrir en el proceso de cumplimentación y firma electrónica de las actas, así como las posibles soluciones.

Solución de problemas más frecuentes

Problema Posibles causas Solución

No aparece en el menú de Mi ULPGC la opción de Mis utilidadesMis actas.

- No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - No consta en la base de datos corporativa que el responsable de firmar el acta le haya dado permisos para cumplimentar el acta.

- Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - Contacte con el profesor responsable de la firma del acta para que le de permisos de edición del acta.

Una vez entro en ActasWeb no veo las actas de mis asignaturas.

- No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - No consta en la base de datos corporativa que el responsable de firmar el acta le haya dado permisos para cumplimentar el acta. - Aún no se ha generado el acta de dicha asignatura y convocatoria.

- Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - Contacte con el profesor responsable de la firma del acta para que le de permisos de edición del acta. - Acuda a la Administración de su centro y confirme si ya se ha generado dicha acta o si ha habido algún problema que lo impidiera.

Una vez he cumplimentado el acta no me aparece el botón con la opción @Firmar acta

- No consta en la base de datos corporativa que sea Ud. el responsable de firmar dichas actas. - No ha introducido las notas de TODOS los estudiantes

- Acuda a la Administración de su centro y confirme si es Ud. u otra persona la que consta como responsable de firmar dicha acta. - Revise si se le ha quedado algún estudiante por calificar


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Una vez que he cumplimentado el acta y pulso el botón de @Firmar actas no se me presenta ningún certificado digital.

- No tiene instalado el certificado digital en su navegador. - No tiene conectado el lector de DNI electrónico al ordenador. - No ha introducido el DNI electrónico en el lector. - No ha instalado el driver de su lector de DNI electrónico - No ha instalado el software criptográfico para usar el DNI electrónico - No está utilizando ninguno de los dos navegadores establecidos para realizar la firma electrónica (Internet Explorer 11 o superior o Safari 10 o superior).

- Instale su certificado digital. En caso de dudas contacte con el soporte a la instalación y uso de certificados digitales en el teléfono 928459999. - Conecte el lector de DNI electrónico a su ordenador. - Introduzca en el lector el DNI electrónico. - Instale el driver de su lector de DNI electrónico. Éste suele venir en el CD adjunto a su lector. - Descargue el software del DNI electrónico e instálelo. Lo puede encontrar en el área de descargas de la página: http://www.dnielectronico.es - Consulte el apartado 10.Requisitos técnicos para realizar la firma electrónica de las actas de esta guía para confirmar que cumple con los mismos.

Si Ud. tiene algún otro problema que no esté descrito en este guía le rogamos contacte con los siguientes canales:

Para problemas referidos al USO de ActasWeb: contactar con el número de teléfono: 928 459596.

Para problemas referidos con la instalación y uso de certificados digitales o DNI electrónico: contactar con el número de teléfono: 928 459999.

Para comunicar incidencias de índole informática con Soporte Informático en el teléfono 928 451234 o a través del formulario web disponible en https://otrs.ulpgc.es/otrs/customer.pl

Para conocer cuestiones y resolver dudas relativas al uso de certificados digitales de la FNMT puede encontrar un servicio de Preguntas Frecuentes muy interesante en la siguiente página de CERES: https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes

http://www.dnielectronico.es/

https://otrs.ulpgc.es/otrs/customer.pl

https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes


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10. Para más información

Para saber cómo obtener e instalar el certificado digital de la FNMT consulte la guía que ha desarrollado la ULPGC y que se encuentra al final de la siguiente página Web: http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

Para conocer más sobre los certificados de la FNMT visite la página: http://www.cert.fnmt.es/ Para conocer más sobre el DNI Electrónico visite la página: http://www.dnielectronico.es También puede consultar la guía que ha desarrollado la ULPGC y que se encuentra al final de la siguiente página Web: http://e-administracion.ulpgc.es/dni_electronico

http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

http://www.cert.fnmt.es/

http://www.dnielectronico.es/

http://e-administracion.ulpgc.es/dni_electronico


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11. Histórico de versiones de este documento

HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor

1.0 27/05/2011 Información básica sobre los certificados digitales y su uso para la firma electrónica de Actas

OTeA

1.1 03/06/2011

Correcciones de redacción no significativas del

contenido OTeA

1.2 03/06/2011

Correcciones de redacción no significativas del

contenido OTeA

1.3 08/06/2011

Se ha añadido en el apartado 8 de la guía el

ejemplo de prueba de uso en la página de la

Dirección general de Tráfico (www.dgt.es) OTeA

1.4 22/06/2011

Se incluye el apartado 10.Requisitos técnicos

para realizar la firma de las actas.

Se incluye el apartado 15.Solución de

problemas más frecuentes.

Se incluyen imágenes sobre uso de DNI

electrónico para firmar las actas.

OTeA

1.5 01/07/2011

Se ha modificado el apartado 10.Requisitos

técnicos para realizar la firma de las actas. OTeA

1.6 06/07/2011

Se ha modificado el apartado 10.Requisitos

técnicos para realizar la firma de las actas

para añadir la instalación de la librería

CAPICOM y configuración del navegador

Internet Explorer

Se han incluido en el apartado 15.Solución de

problemas más frecuentes dos posibles

errores y su solución

OTeA

1.61 07/07/2011

Se incluye en el apartado 10 un nuevo sitio de

confianza a añadir (http.//www.ulpgc.es) OTeA

1.62 13/07/2011

Se añade la referencia en el apartado 9 del

envío de correo electrónicos tanto a la

Administración con al propio profesor OTeA

1.7 15/07/2011

Se han modificado las referencias que se

hacían en el documento a la librería CAPICOM

como software propio de la FNMT y que se

OTeA


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necesitara solo para firmar con los certificados

FNMT ya que son necesarios para cualquier

firma electrónica usando Internet Explorer

1.8 13/09/2011

Se eliminan las referencias a la experiencia

piloto de julio de 2011 una vez el proceso se

generaliza para todas las actas OTeA

1.9 10/04/2012

Se incorpora en el apartado 10.Requisitos

técnicos para realizar la firma de las actas la

resolución del problema que suele ocurrir con

Mozilla Firefox cunado no se tiene instalado

adecuadamente el Certificado Raíz de la

FNMT.

Se añade el apartado 14.¿Cómo puedo

realizar las diligencias académicas de un

acta?

OTeA

2.0 09/05/2012

Se incorpora un nuevo apartado en la guía

11.¿Puedo probar si mi ordenador está

configurado correctamente para firmar las

actas con ActasWeb?

OTeA

2.1 22/05/2012

Se rehace el apartado 10.Requisitos técnicos

para realizar la firma de las actas para incluir

la referencia a la aplicación de “Configurador

FNMT-RCM” que se puede descargar desde la

página Web de CERES

OTeA

2.2 01/06/2012

Se incluye en los requisitos técnicos que

también funciona en el sistema operativo Linux

Ubuntu OTeA

2.3 10/01/2013

Se rehace el apartado 10.Requisitos técnicos

para realizar la firma de las actas para incluir

un apartado explicando como preparar el

ordenador si va a usar Mozilla Firefox con Mac

OS

Se cambia el nombre del documento

OTeA

2.4 12/12/2013

Se modifican las referencias a las páginas de

la Web de CERES que han cambiado

recientemente OTeA

2.5 12/12/2014

Se cambia el sitio seguro a incluir en Internet

Explorer por el cambio en la web de la ULPGC

y que ahora pasa a ser https://www2.ulpgc.es OTeA


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2.6 02/02/2017 Se revisan los requisitos técnicos

OTeA

3.0 23/05/2017

Se revisa completamente el documento. Se

suprimen apartados obsoletos y se actualizan

los requisitos técnicos y las imágenes acorde

a las nuevas versiones de Windows

OTeA

3.1 12/06/2017

Se modifican los requisitos técnicos para los

Mac y los equipos Linux para usar SeaMonkey OTeA

3.2 16/10/2017

Se modifican los requisitos técnicos para

Windows y Mac y se eliminan los requisitos

para Linux OTeA

3.3 05/12/2017

Se eliminan las referencias a la página web

del EEES que están ya inactiva.

Se añade referencia al acceso rápido en

mi.ulpgc.es/actas

OTeA

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