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CERTIFIED

CERTIFICACIÓN FLORECUADOR® REGLAMENTO GENERALCertificación para el sector florícola

Versión 2.1 Aprobado: 15 de octubre de 2014 En vigor a partir de:1 julio 2014 Reglamento general obligatorio a partir de:16 de octubre de 2014 Uso de marca y logo obligatorio a partir de: 1 julio de 2014

CERTIFICACIÓN FLORECUADOR® REGLAMENTO GENERAL

Certificación para el sector florícola

“FlorEcuador® determina estándares/ requisitos para la certificación de sistemas de producción de flores frescas cortadas y follaje en el Ecuador."

CONTENIDO1 INTRODUCCIÓN2 OBJETIVO3 ALCANCES4 DEFINICIONES Y TÉRMINOS 5 NORMAS DE REFERENCIA6 DOCUMENTOS NORMATIVOS7 REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN7.1 Requisitos para el cumplimiento de la Certificación FlorEcuador®7.2 Pre requisitos para la Certificación FlorEcuador® 7.3 Sistema de calificación

8 PARTES INTERESADAS8.1 De la Administración de la Certificación8.2 De las empresas certificadas8.3 Organismos certificadores

9 PROCESOS DE CERTIFICACIÓN9.1 Auditoría de Diagnóstico9.2 Implementación9.3 Solicitud de certificación9.4 Auditoría de Certificación9.5 Informe de auditoría9.6 Plan de acción9.7 Revisión del plan de acción9.8 Emisión del certificado9.9 Auditoría de Seguimiento 9.10 Recertificación9.11 Auditorías multi-sitios9.12 Sanciones9.13 Certificado

10 USO DE MARCA Y LOGO10.1 Sello - Para empresas certificadas10.2 Sello -Construcción10.3 Sello – Uso un color positivo/negativo10.4 Área de protección y tamaño mínimo10.5 Prohibiciones de uso10.6 Sello – Uso empaques – caja10.7 Sello – Uso empaques – capuchón10.8 Sello – Uso empaques – lámina10.9 Sello – Uso material impreso10.10 Sello – Uso en rotulación10.11 Sello - Uso en material digital

11 ANEXOS11.1 Formato de Apertura y Cierre.11.2 Formato de Reporte de Auditoría. 11.3 Formato de Plan de acción.11.4 Documentos de revisión para multi-sitios.11.5 Inventario de material de la Certificación FlorEcuador® del Manual del Uso de marca y logo de la certificación11.6 Contrato de licencia de uso de marca de la Certificación FlorEcuador®

CONTENIDO1 INTRODUCCIÓN2 OBJETIVO3 ALCANCES4 DEFINICIONES Y TÉRMINOS 5 NORMAS DE REFERENCIA6 DOCUMENTOS NORMATIVOS7 REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN7.1 Requisitos para el cumplimiento de la Certificación FlorEcuador®7.2 Pre requisitos para la Certificación FlorEcuador® 7.3 Sistema de calificación

8 PARTES INTERESADAS8.1 De la Administración de la Certificación8.2 De las empresas certificadas8.3 Organismos certificadores

9 PROCESOS DE CERTIFICACIÓN9.1 Auditoría de Diagnóstico9.2 Implementación9.3 Solicitud de certificación9.4 Auditoría de Certificación9.5 Informe de auditoría9.6 Plan de acción9.7 Revisión del plan de acción9.8 Emisión del certificado9.9 Auditoría de Seguimiento 9.10 Recertificación9.11 Auditorías multi-sitios9.12 Sanciones9.13 Certificado

10 USO DE MARCA Y LOGO10.1 Sello - Para empresas certificadas10.2 Sello -Construcción10.3 Sello – Uso un color positivo/negativo10.4 Área de protección y tamaño mínimo10.5 Prohibiciones de uso10.6 Sello – Uso empaques – caja10.7 Sello – Uso empaques – capuchón10.8 Sello – Uso empaques – lámina10.9 Sello – Uso material impreso10.10 Sello – Uso en rotulación10.11 Sello - Uso en material digital

11 ANEXOS11.1 Formato de Apertura y Cierre.11.2 Formato de Reporte de Auditoría. 11.3 Formato de Plan de acción.11.4 Documentos de revisión para multi-sitios.11.5 Inventario de material de la Certificación FlorEcuador® del Manual del Uso de marca y logo de la certificación11.6 Contrato de licencia de uso de marca de la Certificación FlorEcuador®

“Garantizar el cumplimiento de los parámetros legales y obligatorios en el

país; y a su vez elevar la competitividad del producto en el mercado internacional

proporcionando un valor agregado que representa el cumplimiento de los

estándares sociales y ambientales.”

CERTIFICACIÓN FLORECUADOR® REGLAMENTO GENERAL

1.- INTRODUCCIÓN

La floricultura en el Ecuador, con actividad desde hace más de 30 años, presenta un crecimiento sosteni-do no solo en volumen sino también la diversificación de su oferta. El sector ha sido un pilar fundamental del desarrollo para el país que en los años en que la actividad nació todavía presentaba índices importantes de pobreza y subdesarrollo.

Actualmente, más de 250.000 personas en el Ecuador dependen económicamente del sector tanto direc-ta como indirectamente (en producción o en bienes y servicios para la producción).

FlorEcuador® Certified nace en 2005, como es un esquema de Certificación Socio-Ambiental para empresas de producción y/o exportación de flores del Ecuador. FlorEcuador® Certified tiene como impac-to principal garantizar el cumplimiento de los parámetros legales y obligatorios en el país; y a su vez elevar la competitividad del producto en el mercado internacional proporcionando un valor agregado que repre-senta el cumplimiento de los estándares sociales y ambientales.

Los objetivos de FlorEcuador® son: a. Garantizar el cumplimiento de la normativa legal ecuatoriana en temas sociales y ambientales promoviendo una producción sustentable en la floricultura.b. Minimizar el impacto ambiental causado por la actividad florícola en el Ecuador.c. Control y reducir el uso de plaguicidas y otros insumos utilizados en la actividad.d. Regular el trabajo adolescente y garantizar la no utilización de trabajo infantil.

FlorEcuador® Certified incluye requisitos de las siguientes temáticas: Conservación de recurso agua y sistemas de riego; conservación de recurso suelo y fertilización; uso seguro y eficaz de plaguicidas; dere-chos y bienestar laboral; seguridad y salud en el trabajo; manejo de desechos y normativa nacional y local.

El presente reglamento, establece lineamientos y procedimientos para la certificación del esquema a nivel nacional. Incluye todos los documentos normativos: reglamento general y lista de chequeo con sus respectivos anexos.

2.- OBJETIVO

El objetivo del presente reglamento es definir claramente los lineamientos, parámetros, requisitos y proce-dimientos aplicables al estándar de la Certificación FlorEcuador® en las empresas florícolas.

3.- ALCANCES

La Certificación FlorEcuador® tiene aplicación en empresas dedicadas al cultivo y/o exportación de flores en el territorio ecuatoriano y en el marco de sus requisitos sociales y ambientales: Conservación de Recur-so Agua y Sistemas de Riego; Conservación de Recurso Suelo y Fertilización; Uso Seguro y Eficaz de Plaguicidas; Derechos y Bienestar Laboral; Seguridad y Salud en el Trabajo; Manejo de Desechos y Normativa Nacional y Local.

Versión 2.1 Aprobado: 15 de octubre de 2014 En vigor a partir de:1 julio 2014 Reglamento general obligatorio a partir de:16 de octubre de 2014 Uso de marca y logo obligatorio a partir de: 1 julio de 2014

4.- DEFINICIONES Y TÉRMINOS

a. Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada.b. Acción correctora: Acción tomada para prevenir la infracción de la Norma.c. Adolescente trabajador: Todo adolescente por encima de la edad de niño (15 años), y por debajo de la edad de 18 años.d. Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.e. Acción remedial: Acción tomada para remediar una infracción del estándar.f. Acreditación: El proceso por el cual las entidades de terceras personas se evalúan y se endo-san para conducir actividades de la certificación con respecto a este estándar.g. Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.h. Aspectos ambientales: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organiza-ción que pueda interactuar con el ambiente.i. Aspectos sociales: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueda interactuar con el entorno humano y social.j. Auditoría: Examen sistemático para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas son conformes con las disposiciones planificadas, y si éstas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos de la organización.k. Auditoría interna: La empresas debe realizar una auditoría interna, por lo menos una vez al año. La auditoría interna consiste en verificar el cumplimiento de los parámetros establecidos por el progra-ma, y revisar el seguimiento de no conformidades y observaciones. Esta auditoría interna es realizada por la misma empresa. La lista de verificación completa debe estar disponible en la empresa para ser revisada por el inspector durante la auditoría externa.l. Compañía: La totalidad de una organización o entidad de negocios, responsable de aplicar los requerimientos del presente estándar, incluyendo todo el personal (v.gr. directores, ejecutivos, geren-cia, supervisores y el resto del personal, tanto empleado directamente como contratado, como aquel que representa a la compañía de cualquier forma). NOTA: Para organizaciones con más de una unidad de producción agrícola, una unidad por sí sola puede definirse como una organización.m. Certificación: El proceso de emisión de una confirmación por un organismo certificador mos-trando que un operador y/o un lote específico de productos se encuentran en conformidad con estos criterios.n. Certificado: es una confirmación por escrito emitida por el organismo certificador conforme un operador o un lote específico de producto(s) se encuentra(n) en conformidad con el criterio.o. Contratista: Un individuo o una compañía que son contratados por el productor.p. Desempeño socio-ambiental: Resultados medibles del sistema de gestión, que hace una organización de sus aspectos ambientales y sociales, basados en la política y los objetivos de la certifi-cación.q. Desecho sólido: Con este término se denomina a cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido que se abandona, bota o rechaza después de haber sido consumido o usado en actividades agroindustriales, domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios e instituciones de salud.r. Evaluación de riesgos: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste es tolerable o no.s. Impacto ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.t. MIP: Manejo Integrado de Plagas.u. Niño/a: Toda persona menor de 15 años de edad. Según la definición de los instrumentos inter-nacionales usados en este texto. v. No conformidad: Cualquier desviación respecto al estándar, prácticas, procedimientos, regla-mentos de trabajo, desempeño esperado en el estándar, entre otros, que puedan ser causa directa o

indirecta de muerte, enfermedad, lesión, daño a la propiedad, impacto ambiental, al ambiente de trabajo o una combinación de estos. w. Objetivos: Propósitos que una organización fija para cumplir en términos de desempeño de la certificación.x. Organización: Compañía, corporación, unidad de producción agrícola, firma, empresa, autori-dad o institución, parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, públicas o privadas, que tienen sus propias funciones y administración.y. Organismo Certificador (OC): es una o varias terceras partes independientes a las cuales el dueño del estándar ha delegado la función de inspección y certificación.z. Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño socio-ambiental de una organización.aa. Plaga: Forma de vida vegetal, animal o agente patogénico potencialmente dañino a los cultivos o recursos almacenados.bb. Plan de acción: Es un plan con acciones correctivas y preventivas basados en los hallazgos de la auditoría.cc. Política socio-ambiental: Intenciones, compromisos y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño socio-ambiental, expresados formalmente por la alta dirección.dd. Proveedor: Una entidad de negocios que suministra a la compañía bienes y /o servicios necesa-rios para, y utilizados en, la producción de los bienes y/o servicios de la compañía.ee. Riesgo: Combinación de la(s) probabilidad(es) con las consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso específico.ff. Riesgo tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y al costo beneficio de su operación.gg. Seguridad: Condición de estar libre de un riesgo inaceptable.hh. Seguridad y salud ocupacional: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo.ii. Subcontratista: Una entidad de negocios dentro de la cadena de suministros que, de modo directo o indirecto, ofrece al proveedor bienes y/o servicios necesarios para, y utilizados en, la produc-ción de los bienes y/o servicios del proveedor y/o de la compañía.jj. Trabajos forzados: Todo trabajo o servicio exigido de cualquier persona bajo la amenaza de cualquier castigo y para el que dicha persona no se ha ofrecido voluntariamente.kk. Trabajo infantil: Cualquier trabajo realizado por niños y niñas por debajo de la edad mínima de admisión al empleo (15 años).ll. UPA: Unidad de Producción Agrícola.

5 NORMAS DE REFERENCIA

Los documentos normativos detallados a continuación son instrumentos de legislación nacional e inter-nacional y de cualquier otro derecho o jurisprudencia que deberán ser acatados y aplicados por las fincas florícolas certificadas bajo la Norma Socio Ambiental.

a. OHSAS 18001:2007, Guidelines for the implementation of OHSAS 18001.b. Código de Trabajo vigente al 2013. c. Código Internacional de Conducta para la distribución y utilización de plaguicidas, normas acepta-das mundialmente para el manejo de plaguicidas. (FAO).d. Convenios 29 y 105, sobre trabajos forzados y esclavitud, OIT.e. Convenios 100 y 111, sobre igual remuneración para trabajadoras y trabajadores, por trabajo del igual valor, OIT.f. Convenio 138, sobre la edad mínima de admisión al empleo, OIT.g. Convenio 155, Salud y seguridad en el trabajo, OIT. h. Convenio 159, rehabilitación vocacional y empleo de personas discapacitadas, OIT.

i. Convenio 182, sobre las peores formas de trabajo infantil, OIT. j. Convenio de Basilea, tratado ambiental global que regula estrictamente el movimiento transfronteri-zo de desechos peligrosos y estipula obligaciones a las Partes para asegurar el manejo ambientalmente racional y su disposición final, PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente).k. Convenio de Estocolmo, busca eliminar y reducir la producción, uso y vertido de los contaminan-tes orgánicos persistentes (COP), PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente).l. Convenio de Rotterdam, controla el comercio internacional de determinados productos químicos peligrosos, PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente)m. Decreto Ejecutivo 2393, Reglamento de Seguridad y Salud d elos trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). n. Declaración Universal de los Derechos Humanos Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño.o. Directriz IAF para la Aplicación de la Guía ISO/IEC 65:1996. Publicación 2 (IAF GD 5:2006). p. Guía ISO/IEC 65:1996. Requisitos generales para organismos que operan sistemas de certifica-ción de productosq. ISO 14001:2004, Sistemas de gestión ambiental- Requisitos con orientación para su uso.r. Guía ISO/IEC 17065:2012. Evaluación de la conformidad-Requisitos para organismos que certifi-can productos, procesos y servicios”.s. Protocolo de Montreal, controla la generación y uso de sustancias que agotan la capa de ozono, Organización de las Naciones Unidas.t. Reglamento para el funcionamiento de Servicio Médico de empresas, Ministerio de trabajo y bien-estar social ahora Ministerio de Relaciones Laborales. u. Reglamento para el Sistema de auditoría de riesgos del trabajo “SART”, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). v. Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria (TULAS), Ministerio del Ambiente.

5 NORMAS DE REFERENCIA

Los documentos normativos detallados a continuación son instrumentos de legislación nacional e inter-nacional y de cualquier otro derecho o jurisprudencia que deberán ser acatados y aplicados por las fincas florícolas certificadas bajo la Norma Socio Ambiental.

a. OHSAS 18001:2007, Guidelines for the implementation of OHSAS 18001.b. Código de Trabajo vigente al 2013. c. Código Internacional de Conducta para la distribución y utilización de plaguicidas, normas acepta-das mundialmente para el manejo de plaguicidas. (FAO).d. Convenios 29 y 105, sobre trabajos forzados y esclavitud, OIT.e. Convenios 100 y 111, sobre igual remuneración para trabajadoras y trabajadores, por trabajo del igual valor, OIT.f. Convenio 138, sobre la edad mínima de admisión al empleo, OIT.g. Convenio 155, Salud y seguridad en el trabajo, OIT. h. Convenio 159, rehabilitación vocacional y empleo de personas discapacitadas, OIT.

i. Convenio 182, sobre las peores formas de trabajo infantil, OIT. j. Convenio de Basilea, tratado ambiental global que regula estrictamente el movimiento transfronteri-zo de desechos peligrosos y estipula obligaciones a las Partes para asegurar el manejo ambientalmente racional y su disposición final, PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente).k. Convenio de Estocolmo, busca eliminar y reducir la producción, uso y vertido de los contaminan-tes orgánicos persistentes (COP), PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente).l. Convenio de Rotterdam, controla el comercio internacional de determinados productos químicos peligrosos, PNUMA (Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente)m. Decreto Ejecutivo 2393, Reglamento de Seguridad y Salud d elos trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). n. Declaración Universal de los Derechos Humanos Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño.o. Directriz IAF para la Aplicación de la Guía ISO/IEC 65:1996. Publicación 2 (IAF GD 5:2006). p. Guía ISO/IEC 65:1996. Requisitos generales para organismos que operan sistemas de certifica-ción de productosq. ISO 14001:2004, Sistemas de gestión ambiental- Requisitos con orientación para su uso.r. Guía ISO/IEC 17065:2012. Evaluación de la conformidad-Requisitos para organismos que certifi-can productos, procesos y servicios”.s. Protocolo de Montreal, controla la generación y uso de sustancias que agotan la capa de ozono, Organización de las Naciones Unidas.t. Reglamento para el funcionamiento de Servicio Médico de empresas, Ministerio de trabajo y bien-estar social ahora Ministerio de Relaciones Laborales. u. Reglamento para el Sistema de auditoría de riesgos del trabajo “SART”, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). v. Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria (TULAS), Ministerio del Ambiente.

6 DOCUMENTOS NORMATIVOSa. Reglamento General de la Certificación FlorEcuador®.b. Lista de chequeo de la Certificación FlorEcuador®.

7 REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN

7.1 Generalidades de la certificaciónLa Certificación FlorEcuador® incluye requisitos de las siguientes temáticas: Conservación de recurso agua y sistemas de riego; conservación de recurso suelo y fertilización; uso seguro y eficaz de plaguicidas; derechos y bienestar laboral; seguridad y salud en el trabajo; manejo de desechos y normativa nacional y local.

El porcentaje mínimo de certificación es del 80% más el cumplimiento de los requisitos no negociables. Las auditorías de certificación serán realizadas exclusivamente por organismos de certificación acredita-dos ante el SAE (Capítulo de Procesos de Certificación).

FlorEcuador® se basa en la lista de chequeo como herramienta para la revisión de campo en las fincas. Esta lista de chequeo tiene un total de 130 requisitos divididos en los módulos descritos anteriormente y estructurados de la siguiente forma:

Capítulos

1

2

3

4

Módulos

Conservación del recurso agua y sistemas de riego

Conservación del recurso suelo y fertilización

Uso seguro de agroquímicos y MIP

Derechos y Bienestar Laboral

Seguridad y Salud en el Trabajo

Manejo de Desechos

Normativa Nacional y Local

Sub-Módulos

Calidad del agua y manejo de aguas residualesAguas subterráneas

Almacenamiento de AgroquímicosUso seguro de agroquímicos - ProductosUso seguro de agroquímicos - Dosificación y TransporteUso seguro de agroquímicos - Aplicación de PlaguicidasAdministración y beneficiosServicios permanentes /InstalacionesPrevención y erradicación de trabajo infantilTrabajo con personas con capacidades diferentesServicios médicosSeguridad y salud en el trabajoManejo de desechos domésticos y reciclajeManejo de desechos peligrososRequisitos de cumplimiento

7.2 Pre requisitos para la Certificación FlorEcuador® Puntos no negociables. FlorEcuador ha determinado que los siguientes 17 puntos de su lista de chequeo tendrán esta categoría de no negociables o mandatorios:

Parámetros no negociables/mandatorio

Todos los empleados de la finca se encuentran afiliados al Instituto Ecuato-riano de Seguridad Social (IESS)?La finca paga puntualmente todo lo correspondiente al IESS?Los formularios referente a pagos de décimo tercero, décimo cuarto y utilidades cuentan con las firmas de todos los empleados de la Finca y están sellados por la Dirección del Trabajo?Tiene la finca el Reglamento Interno autorizado por el Ministerio de Relacio-nes Laborales, tramite iniciado dentro de los últimos dos años?La finca cuenta con Reglamento de Seguridad e Higiene aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales, actualizado, tramite iniciado?La finca mantiene relaciones laborales, comerciales o de cualquier índole solo con personal mayor a 15 años? (incluso a través de contratistas, proveedores, compradores de material, etc)?La finca registra los contratos de trabajo de los adolescentes entre 15 y 18 años en el Ministerio de Relaciones Laborales de acuerdo al marco legal vigente?Todos los adolescentes trabajadores se encuentran afiliados al IESS?Además de los estipulado en el CNA sobre adolescentes trabajadores se cumple lo estipulado en el CT sobre derechos laborales: utilidades, vacacio-nes, décimo tercero, décimo cuarto, etc.?

Código

DB0405

DB0406

DB0407

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DB0426

DB0427

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Código

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¿La finca permite (se asegura) que los adolescentes trabajadores accedan a la educación formal y/o técnica?La finca cumple el horario de trabajo estipulado para adolescentes de máximo 30 horas semanales 5 días a la semana?¿La finca asigna únicamente actividades permitidas a los adolescentes trabajadores?Todos los adolescentes trabajadores de la empresa cuentan con ficha médica?

¿Se realiza exámenes de colinesterasa a los adolescentes trabajadores?¿Se evita utilizar el método "fosa de desechos especiales" para la disposi-ción de cualquier tipo de desecho peligroso (envases y otros materiales contaminados)?¿Los envases de agroquímicos que se encuentran acopiados previo a la entrega de éstos al proveedor se encuentran triple lavados?¿Cuenta con la Licencia Ambiental emitida por el Ministerio de Ambiente del Ecuador o La Autoridad Ambiental de Aplicación responsable (AAAr), o en trámite los últimos dos años?

SS0515

MD0609

MD0611

NNL0702

DB0430

DB0431

DB0432

DB0433

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7.3 Sistema de calificación

El sistema de calificación de FlorEcuador se basa en un cálculo del total de requisitos cumplidos entre el total de requisitos (130). El porcentaje mínimo de certificación es del 80% y el cumplimiento de los requisi-tos no negociables. Los distintos tipos de hallazgos se describen a continuación:

7.3.1 Puntos que no aplican: Son requisitos de la Lista de Chequeo que no se toman en cuenta para el porcentaje de cumplimiento en la auditoría debido a: tamaño de la empresa, número de trabaja-dores o inexistencia de un proceso.7.3.2 Oportunidades de mejora/observaciones: Son puntos que no califican como una no conformidad. Pueden ser recomendaciones u observaciones detectadas durante el proceso de audito-ría. Estas no afectan el puntaje final de la empresa. No tienen límite para ser reportadas y quedan a crite-rio del auditor.7.3.3 No conformidad: la no conformidad es un incumplimiento del requisito establecido en la lista de chequeo.7.3.4 Reincidencias: las reincidencias son no conformidades que se repiten en dos auditorías seguidas. Las empresas que reduzcan su porcentaje de cumplimiento con respecto a la última auditoría podrán tener un máximo de 5 reincidencias. En caso de darse la 6ta reincidencia automáticamente se suspende su certificación.

8 PARTES INTERESADAS

8.1 De la Administración de la Certificación

Expoflores es el administrador y dueño del esquema de Certificación. Dentro de sus responsabilidades se consideran las siguientes:

• Delinear las políticas generales de operación y funcionamiento de la Certificación FlorEcuador®.• Proporcionar información necesaria para la ejecución de las actividades de la Certificación FlorE-cuador®.

• Informar y difundir a las fincas florícolas los beneficios de la Certificación FlorEcuador®.• Administrar, mantener, vigilar, asesorar y sostener el programa de certificación en las empresas certificadas.• Atender consultas relacionadas a la normativa tanto a fincas florícolas como a organismos de certi-ficación y otros actores que requieran información.• Realizar seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos establecidos en el programa de certifi-cación.• Recibir quejas por las fincas certificadas de la competencia de los organismos certificadores.• Controlar y supervisar el trabajo de los organismos de certificación.• Otras responsabilidades inherentes a la certificación.

8.2 De las empresas certificadas

Las empresas certificadas o clientes son las empresas florícolas que han optado por obtener la certifica-ción FlorEcuador con un organismo certificador. Dentro de sus responsabilidades se consideran las siguientes:

• Escoger el organismo certificador para obtener la certificación.• Declarar todos los lugares de cultivo de flores que se produzcan bajo una misma razón social o que se exporten bajo una misma marca. Las zonas certificadas no pueden separarse en áreas de cultivo o instalaciones de producción certificadas y otras áreas de cultivo o instalaciones de producción del mismo producto, excluidos de la certificación. • Si una finca pertenece a un grupo empresarial que se rigen bajo una misma razón social y/o expor-tan/comercializan su flor bajo una sola marca, todas las fincas deberán estar certificadas. deberán esco-ger con que organismo certificador quiere certificar FlorEcuador® para poder demostrar el cumplimiento total, caso contrario la certificación será suspendida.• Las empresas deberán permitir el acceso a las áreas de la finca e información solicitada además de la toma de fotografías (de manera obligatoria) para la realización del informe, considerando que esta información es absolutamente confidencial y no será divulgada.• Cumplir con los requisitos establecidos en este reglamento.• Cumplir con la implementación del plan de acción a las observaciones, no conformidades y opor-tunidades de mejora por los organismos certificadores autorizados.• Asignar a un Auditor Interno quien será el responsable de llevar a cabo con la Certificación dentro de la finca y quien será contraparte de las Auditorías bajo la Certificación FlorEcuador®, quien deberá estar presente durante toda la auditoría. • Los Auditores Internos de las fincas deberán recibir la capacitación de “Formación de Auditores Internos”.• Las empresas certificadas bajo FlorEcuador® podrá hacer uso del logo y marca de la norma. Ver capítulo 10.• Las empresas certificadas podrán solicitar la cancelación del certificado bajo esta norma siempre y cuando se cumplan las clausulas en el contrato ejercido con los organismos certificadores.

8.3 De los organismos certificadores

Son empresas de certificación reconocidas a nivel nacional e internacional y tienen las siguientes respon-sabilidades:

• Contar con acreditación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano SAE bajo la Norma ISO/IEC 17065:2012 Evaluación de la conformidad-Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y servicios.• Cumplir con lo estipulado en el Convenio de certificación firmado entre organismos certificadores y Expoflores.• Enviar sus ofertas técnico-económicas de certificación al administrador de la certificación.• Brindar el servicio de certificación conforme a los lineamientos establecidos en el presente regla-mento, en el convenio de certificación con Expoflores y en los contratos con cada cliente.• Gestionar con sus clientes las auditorías anuales de certificación con la debida anticipación.• Cumplir con el perfil para auditores externos.

9 PROCESOS DE CERTIFICACIÓN

Este capítulo define los detalles y pasos a seguir para obtener la certificación FlorEcuador. A continuación el flujograma general del proceso de certificación.

Entrega de informe

Elaboración/envío de plan de acción

Revisión del plan de acción

Emisión de certificado

Vencimiento de certificado

Auditoría de certificación

INICIO

ResponsableFinca FlorícolaOrganismo CertificadorTiemposObservaciones

Solicitud OC y solicitud de auditoría de certificación

Auditoría de Diagnóstico(Informe y revisión plan de acción)

10-30 días auditorías duran de 5 a 6 horas

Implementación 45 días

tiempo de implementación en finca

6 a 12 meses

10 días

30 días

10 días

5 días

12 meses

auditorías duran de 5 a 6 horas

1 día

9.1 Auditoría de Diagnóstico

La auditoría de diagnóstico es la 1era auditoría que es realizada en una empresa florícola. Esta auditoría de diagnóstico puede ser realizada por la propia empresa o por asesores externos. Consiste en una visita a la finca florícola realizando un diagnóstico general en el que se evalúa el cumplimiento de los requisitos.

Está auditoría de diagnóstico es opcional para las fincas florícolas que deseen conocer la situación de la finca bajo los lineamientos de la certificación. Esta auditoría de diagnóstico será solicitada únicamente a la administración de la certificación. En el caso de socios de Expoflores, esta auditoría ya ha sido cancelada con anterioridad, mientras que los no socios deberán solicitar la auditoría a la administración de la certifica-ción y regirse a los costos establecidos. La finca florícola que solicite la auditoría deberá ser programada por el auditor.

9.2 Implementación

La empresa es la responsable de la revisión e implementación de las no conformidades y observaciones encontradas en la auditoría de diagnóstico. Para asegurar una adecuada implementación la empresa florícola debe realizar auditorías internas que consisten en verificar el cumplimiento de los requisitos esta-blecidos en la norma. Esta auditoría interna es realizada por la misma empresa.

9.3 Solicitud de certificación

La empresa deberá solicitar las ofertas de certificación a los organismos certificadores avalados por Expo-flores y acreditados por SAE, detallados en el punto 8.3 de este reglamento. La administración de la certifi-cación entregará a las empresas que soliciten las propuestas económicas de cada uno de los OC´s, las fincas son libres de seleccionar la propuesta que mejor les convenga; entregadas a las empresas que solicitan al administrador de la certificación.

9.4 Auditoría de Certificación

La auditoría de certificación se realiza todos los años a las empresas florícolas. Los organismos certificado-res acreditados y avalados realizarán las auditorías a las empresas que hayan solicitado el servicio basán-dose en los documentos normativos. Los OC son los únicos autorizados a emitir la certificación según lo establecido en este reglamento.

En toda auditoría, sea de certificación o diagnóstico, se han establecido algunos parámetros de importan-cia a detallar en la reunión de apertura y cierre. En la reunión de apertura se explicará el proceso de la audi-toría y actualizaciones acerca de la certificación. En la reunión de cierre se revisarán los hallazgos y el el proceso de desenvolvimiento de la auditoría. (Anexo 1 - formato de apertura y cierre)

La auditoría de certificación anual será realizada dentro de los 30 días antes de cumplirse la vigencia del certificado. El OC tiene la responsabilidad de coordinar las auditorías de certificación anual con los clientes al menos entre 90 y 60 días antes de cumplirse la vigencia del certificado. El certificado mantendrá la fecha de certificación.

9.5 Informe de auditoría

Los organismos certificadores deberán emitir un informe a las empresas para el conocimiento de los hallaz-gos encontrados en la auditoría detallando de tal manera las no conformidades, observaciones, oportuni-dades de mejora y fotografías. El informe deberá ser entregado en un plazo máximo de 10 días calendario después de la fecha de auditoría, previa revisión y notificación a los técnicos de la administración de FlorE-

cuador®. (Anexo 2 - Formato de Informe de Auditoría)

9.6 Plan de acción

La empresa es la responsable de realizar el plan de acción que incluya acciones preventivas y correctivas basadas en los hallazgos de la auditoría. El plan de acción debe ser entregado en el formato correspon-diente y dirigido a los organismos certificadores en un plazo no mayor a 30 días calendario de recibir el informe de auditoría. (Anexo 3 - Formato de Plan de acción).

Si éste plazo no se cumpliera, se suspenderá la certificación hasta el envío del plan de acción que no podrá exceder los 90 días a partir de la fecha de auditoría, previa notificación de suspensión de parte del OC una vez cumplidos los 30 días. En caso de incumplirse el envío del plan de acción a 90 días de haber recibido la auditoría, la finca deberá reiniciar el proceso de certificación.

9.7 Revisión del plan de acción

La revisión del plan de acción lo realiza el auditor de cada uno de los organismos certificadores quien notifi-cará a la finca sus respectivas observaciones y la aprobación o desaprobación del mismo.

9.8 Emisión del certificado:

Una vez aprobado el plan de acción por los organismos certificadores, se emitirá la certificación con vigen-cia de un año.

9.9 Auditorías multi-sitiosEs aplicable a las empresas que tengan en su misma razón social varias fincas florícolas. A continuación se muestra un gráfico donde detalla la forma para casos de auditoría multi-sitios:

Para los casos de empresas (razón social) con más de una finca, se aplicarán los siguientes criterios para determinar el número de fincas a auditar:

1. El primer año se auditarán todas las fincas.2. A partir del 2do año se aplica la siguiente fórmula: (siendo x el número de fincas a auditar)X= no. fincas totales/2 + finca matriz3. En caso de que el resultado tenga decimales, se procederá a redondear al número inferior.4. A partir del año 2 se revisará la auditoría interna para las fincas no auditadas.5. Considerando que la auditoría de FlorEcuador no tiene una duración de más de 5 horas, queda abierta la posibilidad de negociación entre OC y la empresa para que se aproveche de alguna forma el día/auditor y así reducir el valor económico de la oferta.6. Para la aplicación de la fórmula se considerará como "fincas totales" únicamente a fincas que tengan procesos de: producción, postcosecha y recursos humanos. Ejemplo: En casos de empresas con 2 fincas, si la 2da finca tiene únicamente procesos de producción, no aplicará el presente procedi-miento y se aplicará auditoría solo para una finca. En casos de 3 fincas con una de éstas que tenga solo procesos de producción la fórmula se aplicará como 2 fincas totales.

Cabe recalcar que la finca matriz recibirá las auditorías de seguimiento los dos años subsiguientes a la obtención de la certificación.

9.10 Sanciones:Se considera como sanciones a la suspensión y retiro de certificación las mismas que serán decididas

por el Comité de Certificación de cada uno de los organismos certificadores o el departamento equiva-lente responsable de la decisión dentro del organismo certificador.

9.10.1 Suspensión de la certificación

A continuación se detallan los casos donde se aplicará la suspensión de la certificación:1. Por denuncias: Hasta la respectiva verificación del caso. Para efecto se enviarán auditores de la administración de la certificación de manera inmediata. Los auditores deberán proporcionar un informe de la visita in situ. El informe deberá hacerse en el formato correspondiente e incluirá una clara recomen-dación para levantar la suspensión o para retirar el certificado indefinidamente. La documentación de soporte apropiada (por ejemplo, evidencia documentada de la respuesta a la no-conformidad, etc.) deberá acompañar al informe. La empresa deberá responder a la notificación de suspensión en un período de 10 días hábiles y deberá incluir el plan de acción a tomar. Si el plan de acción tomado por la finca no elimina efectivamente la(s) no-conformidad(es) reportadas en la denuncia, la certificación deberá ser retirada.2. Cuando no se presente el Plan de Acción a los 30 días calendarios establecidos después de la entrega del informe de auditoría. Ver 9.6 Plan de acción.

9.10.2 Retiro de la Certificación

El retiro de la certificación se dará por las siguientes causas:1. Incumplimiento de los diez y siete puntos no negociables: el retiro de la certificación será de forma inmediata, cuando se falte a cualquiera de los puntos no negociables así se cumpla con el porcentaje mínimo para certificar.2. Cuando se incumpla el porcentaje mínimo establecido. 3. Terminación de contrato entre empresa certificada y OC.4. Uso incorrecto de marca y logo: se demuestra mediante el incumplimiento de lo detallado en el capítulo 11 del presente reglamento. La finca deberá llenar el formulario de Inventario de material de la Certificación FlorEcuador®. (Ver anexo 8). Con esta información, la administración de la certificación se reserva el derecho de conceder un tiempo perentorio para el uso de este stock o retirar la certificación y acogerse al contrato de uso de marca y logo firmado.

9.11 Certificado

El certificado tiene una validez de un año y es correspondiente con la fecha de auditoría anual. El certifica-do es emitido por el OC.

10 USO DE MARCA Y LOGO

Esta sección del reglamento tiene como objetivo establecer los lineamientos adecuados para el uso de Marca y Logo de la certificación en material digital o impreso, sin la asociación a ninguna otra marca o sello.

La propiedad del Sello de la Certificación FlorEcuador® es exclusiva de la administración de la certificación y se encuentra registrada en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI), por lo tanto está prote-gida bajo las leyes de la República del Ecuador.

El propósito de la Marca y Logo es identificar claramente y promocionar los productos de aquellas fincas que estén certificadas bajo esta norma.

10.1 Sello para empresas certificadas

10.2 Sello de construcción

Nº 0000000CERTIFIED

XXXXXXXXXXXXXXXCertified and Verified by:

RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE

NÚMERO DE CERTIFICADOTipo: Arial Bold - Tamaño definido por el espacio

NOMBRE DE LA EMPRESA VERIFICADORATipo: Arial Bold CondensadaTamaño definido por el espacio

1

2

1

2

10.3 Sello de uso de un color positivo/negativo

Aplicación del certificación a 1 colorEn aplicaciones de la certificación a 1 color, es permitido el uso de culaquier color simpre que se presente en alto contraste (tinta/soporte) sea positivo o negativo

1 Color - Contraste - Positivo

Ejemplos de aplicación de certificaciónen algunas alternativas de color

1 Color - Contraste - Negativo

Ejemplos de aplicación de certificaciónen algunas alternativas de color

10.4 Área de protección y tamaño mínimo

Tamaño Mínimo

Área de Protección

60 mm

El espacio de protección que debe haber entre el sello y cualquier otro elemento gráfico está definido en función de la

letra “F” del logo FLOR ECUADOR. En la parte superior e inferior es el espacio de 1 F y hacia los lados es de 2F.

Es recomendable no utilizar el sello en tamaños inferiores a los 35 mm de ancho para que no se

pierda la legibilidad de los números de certificación

11.5 Prohibiciones de uso

RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE



RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLOR

ICU

LTURE



RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE



RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE

RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTURE



RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE



RESP

ON

SIBL

E

ECUADORIAN FLORIC

ULTURE



CERTIFIED

RES

PON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE



RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE





11.6 Sello de uso de empaques en caja

El sello con la certificación se imprime

a 1 color-contraste (positivo o negativo) con

una de las tintas utilizandas en el diseño

propio del empaque

Representación de caja desarmada

Zona marcada con líneas rojas marcan los

espacios permitidos para ubicar el sello de la

certificación

CARA

SU

PERI

OR

CARA

LAT

ERA

L 1

CARA

LAT

ERA

L 2

Largo de la caja “Z”

Alto cara lateral “Y”

1/8 de “Z”

1/3 de “Y”

El tamaño mínimo de aplicación del sello en cajas para flores debe ser de 7 cm de ancho.

7 cm

11.7 Sello de uso de empaques en capuchón

El sello con la ceritificación se imprime



del capuchón

Representación de capuchón



certificación

Alto del capuchón “Z”

1/8 de “Z”

El tamaño mínimo de aplicación del sello en capuchones para flores

debe ser de 5,5 cmde ancho.

5,5 cm

1/8 de “Z”

11.8 Sello de uso de empaques en lámina

El sello con la certificación se imprime



de la lámina

Representación de lámina de corrugado



certificación

Alto del lámina “Z”

1/6 de “Z”

El tamaño mínimo de aplicación del sello en

láminas para flores debe ser de 6,5 cm de ancho.

6,5 cm

1/6 de “Z”

11.9 Sello de uso de material impreso

El sello con la certificación se aplica a full-color o 1 color (positivo o negativo) en función de las característicasde reproducción de la pieza impresa.* Tomar en consideración el tamaño mínimo de uso señalado en este manual



certificación

Alto del espaciográ�co “Z”

Ancho del espaciográ�co “Y”

1/4 de “Z”

1/3 de “Y” 1/3 de “Y”



RESPO

NS

IBLE

ECUADORIAN FLOR

I CU

LTURE



RESP

ON

SIB

LE

ECUADORIAN F LOR

ICU

LTURE

Material promocional impreso de empresas asociadas

11.10 Sello de uso en rotulación

El sello con la certificación se aplica a full-color o 1 color (positivo o negativo) en función de las caracterísiticas de reproducción de la pieza impresa.

Aplicación de certificación dentro de rótulos de empresas asociadas



certificación

Altura delrótulo “Z”

1/3 de “Z”

Certificación aplicada en rótulos independientes

La certificación puede emplearse en rótulo independiente con un tamaño mínimo de 20 cm de ancho

20 cm


BUREAU VERITASCertified and Verified by:

RESP

ON

SIB

LE ECUADORIAN FLO

RIC

ULTU

RE



RESPO

NS

IBLE

ECUADORIAN FLOR

I CU

LTURE

11.11 Sello de uso en material digital

El sello con la certificación se aplica a full-color en un tamaño mínimo de 200 pixels de ancho.

Espacios WEB / digital - Empresas asociadas



certificación

Altura de lapantalla “Z”

Ancho de la pantalla “Y” 1/3 de “Y”



RESP

ON

S IBL

E

ECUADORIAN FLOR

ICU

LTURE



RESP

ON

SIB

LE

ECUADORIAN F LOR

I CU

LTURE

11 ANEXOS

11.1 Formato de Apertura y Cierre.11.2 Formato de Reporte de Auditoría. 11.3 Formato de Plan de acción.11.4 Documentos de revisión para multi-sitios.11.5 Inventario de material de la Certificación FlorEcuador® del Manual del Uso de marca y logo de la certificación11.6 Contrato de licencia de uso de marca de la Certificación FlorEcuador®

Documents

Florecuador_reglamento.pdf