Florida 439 piso 4 oficina 2 CABA Microsoft ExcelFormulas: Funciones, fórmulas y Autosuma 5. Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access, texto, o en la web,

Manual Inicial

GD Capacitación

www.gdc.com.ar

Florida 439 piso 4 oficina 2 CABA

Microsoft Excel

Manual Excel Inicial www.gdc.com.ar

1

Contenido

Introducción A Excel .......................................................................................................... 5

Abrir Excel ............................................................................................................................................................................... 5

Pantalla de Excel ..................................................................................................................................................................... 6 Barra de título. .............................................................................................................................................................................................. 6 La cinta de opciones ...................................................................................................................................................................................... 6 Barra de fórmulas. ......................................................................................................................................................................................... 7 Cuadro de nombres. ...................................................................................................................................................................................... 7 Celda Activa ................................................................................................................................................................................................... 7 Etiquetas De Hojas ........................................................................................................................................................................................ 7

Moverse o desplazarse por una hoja de cálculo ...................................................................................................................... 7 Movimiento rápido en la hoja ....................................................................................................................................................................... 7 Movimiento rápido en el libro....................................................................................................................................................................... 7

Seleccionar contenido de celdas en Excel ................................................................................................................................ 8 Seleccionar una o varias celdas ..................................................................................................................................................................... 8 Seleccionar una o más filas y columnas ........................................................................................................................................................ 8 Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo ................................................................................................................................................ 8

Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo ................................................ 9 Introducir texto o un número en una celda .................................................................................................................................................. 9 Introducir una fecha o una hora en una celda .............................................................................................................................................. 9 Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez ................................................................................................................................... 9 Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez .................................................................................................................... 9

Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda .............................................................................. 10 Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR ..................................................................................................................................................... 10 Cambiar el ancho de una columna .............................................................................................................................................................. 10 Ajustar texto en una celda .......................................................................................................................................................................... 11 Cambiar el formato de un número. ............................................................................................................................................................. 11 Dar formato a un número como texto ........................................................................................................................................................ 11

Operaciones con archivos ................................................................................................ 13

Guardar y Abrir archivos de Excel - ........................................................................................................................................ 13

Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................................................... 13 Para almacenar el archivo asignándole un nombre: ................................................................................................................................... 13 Cerrar un libro de trabajo ............................................................................................................................................................................ 14 Empezar un nuevo libro de trabajo ............................................................................................................................................................. 14 Abrir un libro de trabajo ya existente ......................................................................................................................................................... 15

Edición de celdas ............................................................................................................. 17

Mover o copiar celdas y contenido de celdas ........................................................................................................................ 17 Mover las celdas arrastrándolas y soltándolas ............................................................................................................................................ 17 Mover las celdas con cortar y pegar ............................................................................................................................................................ 17 Copie celdas en la hoja de cálculo con los comandos Copiar y Pegar. ........................................................................................................ 17 Mover o copiar celdas completas con el mouse ......................................................................................................................................... 17

Pegado especial al copiar desde Excel ................................................................................................................................... 18 Pegar ........................................................................................................................................................................................................... 18 Operación matemática ................................................................................................................................................................................ 18

Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo ............................................................................................ 19


2

Borrar celdas de contenido o formatos ................................................................................................................................. 19

Deshacer, rehacer o repetir una acción ................................................................................................................................. 20 Deshacer una acción ................................................................................................................................................................................... 20 Rehacer una acción ..................................................................................................................................................................................... 20 Repetir una acción ....................................................................................................................................................................................... 20

Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo ............................................................................................... 21

Libro compartido ................................................................................................................................................................... 22 Activar la característica de libro compartido............................................................................................................................................... 22

Corrección Ortográfica en Excel ....................................................................................... 23

Configurar la Autocorrección ................................................................................................................................................ 23

Verificación de la ortografía .................................................................................................................................................. 24

Más opciones sobre la Corrección Ortográfica ...................................................................................................................... 25 Crear un nuevo diccionario ......................................................................................................................................................................... 25 Agregar una palabra nueva a un diccionario ............................................................................................................................................... 26

Fórmulas de Excel ............................................................................................................ 27

¿Qué son las fórmulas de Excel? ........................................................................................................................................... 27

Partes de una fórmula de Excel ............................................................................................................................................. 27 Constantes o texto. ..................................................................................................................................................................................... 27 Referencias de celda. .................................................................................................................................................................................. 28 Operadores. ................................................................................................................................................................................................ 28 Funciones de Excel. ..................................................................................................................................................................................... 28

Operadores de cálculo y prioridad en Excel ........................................................................................................................... 28 Tipos de operadores .................................................................................................................................................................................... 28

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas ................................................................................................. 29 Orden de cálculo ......................................................................................................................................................................................... 29 Prioridad de operadores ............................................................................................................................................................................. 30 Uso de paréntesis ........................................................................................................................................................................................ 30 Cómo convierte Excel los valores en fórmulas ............................................................................................................................................ 30

Referencias absolutas y relativas en formulas .................................................................. 31

Referencias relativas en Excel ............................................................................................................................................... 31

Referencias absolutas en Excel .............................................................................................................................................. 32

Referencias absolutas y relativas en Excel ............................................................................................................................. 33

Formato de celdas ........................................................................................................... 35

Cambiar la fuente .................................................................................................................................................................. 36

Alineación de celdas .............................................................................................................................................................. 37

Relleno de una celda ............................................................................................................................................................. 38

Bordes de una celda .............................................................................................................................................................. 39


3

Estilos de celda ...................................................................................................................................................................... 40

Formato de números ....................................................................................................... 42

Formato de números automático .......................................................................................................................................... 42

Formato de números desde la Cinta de opciones .................................................................................................................. 42

El cuadro de diálogo Formato de celdas ................................................................................................................................ 43 Las 12 categorías: ........................................................................................................................................................................................ 44

Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas ..................................................... 46

Establecer un ancho específico para una columna ................................................................................................................ 46

Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar) .................................................. 46

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna ......................................................................................................... 47

Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro ................................................ 47

Cambiar el ancho de las columnas con el mouse ................................................................................................................... 48

Establecer un alto específico para una fila ............................................................................................................................ 48

Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido ................................................................................................................ 49

Cambiar el alto de las filas con el mouse ............................................................................................................................... 49

Insertar o eliminar una columna ........................................................................................................................................... 50

Insertar o eliminar una fila .................................................................................................................................................... 50

Insertar una celda ................................................................................................................................................................. 50

Trabajar con Hojas de cálculo .......................................................................................... 51

Insertar una hoja de cálculo .................................................................................................................................................. 51

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo ............................................................................................................................ 51

Eliminar una hoja de cálculo.................................................................................................................................................. 51

Mover una hoja de cálculo en un libro .................................................................................................................................. 52

Copiar una hoja de cálculo en el mismo libro ........................................................................................................................ 52

Mover o copiar una hoja a otro libro ..................................................................................................................................... 52

Imágenes en Excel ........................................................................................................... 54

Insertar una imagen en una celda ......................................................................................................................................... 54 Insertar un objeto en la hoja de cálculo de Excel ........................................................................................................................................ 57

Insertar notas simples para fines de anotación ..................................................................................................................... 60


4

Introducción a las Funciones de Excel .............................................................................. 61

Definición de función ............................................................................................................................................................ 61 Sintaxis: ....................................................................................................................................................................................................... 61

Ingresar una función en la hoja de cálculo............................................................................................................................. 61 Método 1: Escribiendo la función ............................................................................................................................................................... 61 Método 2: Usando el asistente “Insertar función” ...................................................................................................................................... 62 Método 3: Uso del botón Autosuma ........................................................................................................................................................... 63

Función SUMA....................................................................................................................................................................... 63

Función PROMEDIO ............................................................................................................................................................... 65

Imprimir una hoja de cálculo o un libro ............................................................................ 67

Antes de imprimir ................................................................................................................................................................. 67

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez ............................................................................................................................... 67

Imprimir varios libros de forma simultánea .......................................................................................................................... 67

Imprimir toda la hoja de cálculo o una parte ......................................................................................................................... 67

Imprimir una tabla de Excel ................................................................................................................................................... 68

Imprimir un libro en un archivo ............................................................................................................................................. 69


5

Introducción A Excel

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

Libro de Excel nuevo (sin datos) con 3 hojas de cálculo

Abrir Excel

Para iniciar una sesión de trabajo con Excel puede seguir alguno de estos pasos Si puede visualizar el icono de Excel en la barra de tareas de Windows, solo tiene que hacer clic sobre él.

También puede iniciar Excel desde el botón "Inicio" en la esquina inferior izquierda de la pantalla, Luego seleccione "Programas". Excel podrá localizarse directamente dentro de "Programas" o bien dentro de "Microsoft Office". El icono que identifica a este programa es una X de color verde.

https://www.monografias.com/trabajos16/contabilidad-mercantil/contabilidad-mercantil.shtml#libros

https://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtml

https://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

https://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

https://www.monografias.com/trabajos16/sepa-excel/sepa-excel.shtml#historia


6

Pantalla de Excel

Barra de título. La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La cinta de opciones Está compuesta por un conjunto de pestañas o fichas. La cinta de opciones sirve para agrupar fichas que contienen los

comandos ejecutados en Excel.

La cinta de opciones, por defecto, se divide en siete pestañas:

1. Inicio: Contiene iconos de formato y edición

2. Insertar: Objetos en el archivo, como fotografías, gráficos, encabezado / pie de página y tablas dinámicas

3. Diseño de Página: Márgenes establecidos, orientación de página, líneas de división y encabezados

4. Formulas: Funciones, fórmulas y Autosuma

5. Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access, texto, o en la web, validación y herramientas de

clasificación


7

6. Revisar: corrector ortográfico, diccionario de sinónimos, los comentarios y la protección del libro u hoja de trabajo.

7. Vista: puntos de vista de la hoja de cálculo, zoom, macros, fórmulas, líneas de división, y el interruptor de iconos de

Windows para cambiar entre las hojas de cálculo abiertas.

Barra de fórmulas. La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

Cuadro de nombres. Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

Celda Activa Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en este caso la B3.

Etiquetas De Hojas Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo

Moverse o desplazarse por una hoja de cálculo

Hay distintas formas de desplazarse por una hoja de cálculo. Puede utilizar las teclas de dirección, las barras de desplazamiento o el mouse para moverse entre las celdas y desplazarse rápidamente a las distintas áreas de la hoja de cálculo.

Movimiento rápido en la hoja Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo en la versión 10 y en la versión 2013 a 2016 aparece solo una. El número podría cambiarse.

https://www.blogger.com/blogger.g?blogID=4470790541819602406


8

Observarás como en nuestro caso tenemos 1 hoja de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

Seleccionar contenido de celdas en Excel

En Excel, puede seleccionar el contenido de celdas de una o más celdas, filas y columnas.

Nota: Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se puedan seleccionar ni sus celdas ni su contenido.

Seleccionar una o varias celdas 1. Haga clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado para navegar a esta y seleccionarla.

2. Para seleccionar un rango, seleccione una celda, mantenga seleccionado el borde inferior derecho y arrastre el cursor

sobre el rango de celdas. O bien use Mayús + teclas de dirección para seleccionar el rango.

3. Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las celdas.

Seleccionar una o más filas y columnas 1. Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna. O bien haga clic en cualquier

celda de la columna y, después, presione Ctrl + Barra espaciadora.

2. Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O bien haga clic en cualquier celda de la fila y, después, presione

Mayús + Barra espaciadora.

3. Para seleccionar filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los números de fila o

columna.

Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo 1. Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.

2. Para seleccionar toda la hoja de cálculo, presione Ctrl + E + E. O bien use el botón Seleccionar todo de la esquina

superior izquierda de la hoja de cálculo para seleccionar toda la hoja de cálculo.


9

Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Tiene varias opciones para introducir datos manualmente en Excel. Puede introducir datos en una celda, en varias celdas al mismo tiempo, o en más de una hoja de cálculo a la vez. Los datos que especifique pueden ser números, texto, fechas u horas. Puede dar formato a los datos de varias formas. Y hay varias opciones que puede ajustar para facilitar la entrada de datos por usted.

Importante: Si no puede introducir o modificar datos en una hoja de cálculo, puede que esté protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja de cálculo protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos, pero no puede escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, no debe desproteger la hoja salvo que la persona que la creó le conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo, haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. Si se estableció una contraseña de protección al aplicar la protección de la hoja, primero debe escribirla para desproteger la hoja.

Introducir texto o un número en una celda En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. Escriba los números o el texto que desee especificar y, a continuación, presione ENTRAR o TAB. Para introducir datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

Introducir una fecha o una hora en una celda En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.

1. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

• Para introducir una fecha, use una barra oblicua o un guión para separar los componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2018 o 5-Sep-2018.

• Para introducir una hora basándose en un reloj de 12 horas, introduzca la hora seguida de un espacio y, después, escriba a o p tras la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

2. Para introducir la hora y fecha actual, presione Ctrl+Mayús+; (punto y coma). 3. Para introducir una fecha o una hora que permanezcan actualizadas cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo,

puede usar las funciones HOY y AHORA. Cuando introduce una fecha o una hora en una celda, aparecen en el formato de fecha u hora predeterminado de su PC o en el formato aplicado a la celda antes de que introdujera la fecha u hora. El formato de fecha u hora predeterminado se basa en la configuración de fecha u hora del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control, Reloj, idioma y región). Si se ha modificado esta configuración en su PC, las fechas y horas de sus libros que no se hayan formateado usando el comando Formato de celdas se muestran de acuerdo con esta configuración. Para aplicar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene el valor de fecha u hora y presione Ctrl+Mayús+# o Ctrl+Mayús+@.

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez Seleccione las celdas en las que desee introducir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

1. En la celda activa, escriba los datos y presione Ctrl+Entrar.

También puede introducir los mismos datos en varias celdas usando el controlador de relleno para rellenar de

forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo.

Introducir los mismos datos en varias hojas de cálculo a la vez Haciendo que haya varias hojas de cálculo activas a la vez, puede introducir nuevos datos o cambiar datos existentes en

una de las hojas de cálculo; los cambios se aplicarán a las mismas celdas de todas las hojas de cálculo seleccionadas.

1. Haga clic en la pestaña de la primera hoja de cálculo que contiene los datos que desea modificar. Después, mantenga

presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de las hojas en las que desea sincronizar los datos.

https://support.office.com/es-es/article/hoy-funci%C3%B3n-hoy-5eb3078d-a82c-4736-8930-2f51a028fdd9

https://support.office.com/es-es/article/ahora-funci%C3%B3n-ahora-3337fd29-145a-4347-b2e6-20c904739c46


10

Nota: Si no ve la pestaña de la hoja de cálculo que desea, haga clic en los botones de desplazamiento por las pestañas para buscar la hoja y, después, haga clic en la pestaña correspondiente. Si sigue sin encontrar las pestañas de la hoja de cálculo que desea, puede que tenga que maximizar la ventana del documento.

2. En la hoja de cálculo activa, seleccione la celda o el intervalo en los que desea modificar datos existentes o introducir nuevos.

3. En la celda activa, escriba nuevos datos o modifique los datos existentes y, después, presione Entrar o TAB para mover la selección a la siguiente celda.

4. Los cambios se aplican a todas las hojas de cálculo seleccionadas. 5. Repita el paso anterior hasta que finalice de introducir o modificar datos.

• Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, después, elija Desagrupar hojas.

• Cuando introduce o modifica datos, los cambios afectan a todas las hojas de cálculo seleccionadas y puede reemplazar sin querer datos que no tenía la intención de cambiar. Para evitarlo, puede ver todas las hojas de cálculo a la vez para identificar posibles conflictos con los datos. a) En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. b) Vaya a la nueva ventana y haga clic en una hoja de cálculo que desee ver. c) Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver. d) En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo y, a continuación, haga clic en la opción

que desee. e) Para ver hojas de cálculo únicamente en el libro activo, en el cuadro de diálogo Organizar ventanas,

active la casilla Ventanas del libro activo.

Modificar la configuración de la hoja de cálculo y los formatos de celda

Hay varios parámetros de configuración en Excel que usted puede cambiar para hacer que introducir datos resulte más fácil. Algunos cambios afectan a todos los libros, otros a toda la hoja de cálculo y otros, únicamente a las celdas especificadas.

Cambiar la dirección de la tecla ENTRAR Si presiona TAB para introducir los datos en varias celdas de una fila y, después, Entrar al final de dicha fila, la selección se desplaza de manera predeterminada al inicio de la fila siguiente. Al presionar Entrar, la selección se desplaza una celda hacia abajo, mientras que, al presionar TAB, la selección se desplaza una celda hacia la derecha. No puede cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puede especificar una dirección diferente para la tecla Entrar. Si cambia este parámetro, se verán afectados toda la hoja de cálculo, cualquier otra hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos.

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones. 2. En la categoría Avanzadas, en Opciones de edición, active la casilla Después de presionar Entrar, mover selección

y, después, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.

Cambiar el ancho de una columna En ocasiones, es posible que una celda muestre #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un número o una fecha, y el ancho de la columna no puede mostrar todos los caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, suponga que una celda con el formato de fecha "mm/dd/aaaa" contiene 31/12/2015. Sin embargo, el ancho de la columna solo permite mostrar seis caracteres, por lo que la celda mostrará#####. Para ver todo el contenido de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

1. Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.


11

3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:

• Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.

• Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el

ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

Ajustar texto en una celda Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto. El ajuste del texto de una celda no afecta al resto de las celdas.

1. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Nota: Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán (la palabra no se dividirá); en vez de ello, puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente para ver todo el texto. Si una vez realizado el ajuste no puede ver todo el texto, puede que tenga que ajustar el alto de la fila. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Para obtener más información sobre cómo ajustar el texto, vea el artículo Ajustar el texto en una celda.

Cambiar el formato de un número. En Excel, el formato de una celda es independiente de los datos que se almacenan en la misma. Esta diferencia en la visualización puede tener un efecto significativo cuando los datos son numéricos. Por ejemplo, cuando el número introducido está redondeado, solo se redondea el número mostrado. Los cálculos usan el número real almacenado en la celda y no el número formateado que se muestra. Por lo tanto, los cálculos pueden parecer inexactos debido al redondeo en una o más celdas.

1. Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato en que se visualizan.

2. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después,

en el formato que desee.

4. Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más formatos de número y,

después, en el formato que desee usar de la lista Categoría.

Dar formato a un número como texto A los números que no deben calcularse en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

1. Seleccione una celda vacía.

https://support.office.com/es-es/article/ajustar-el-texto-en-una-celda-2a18cff5-ccc1-4bce-95e4-f0d4f3ff4e84


12

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y, después,

en Texto.

3. Escriba los números que desee en la celda con formato.

Los números introducidos antes de aplicar el formato de texto a las celdas deben introducirse de nuevo en las celdas con formato. Para volver a introducir rápidamente los números como texto, seleccione todas las celdas y presione F2 y, después, Entrar.


13

Operaciones con archivos

Guardar y Abrir archivos de Excel -

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

• Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

• Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre: Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como…

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos: Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.


14

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por último haz clic sobre el botón Guardar. Para guardar los cambios realizados sobre un archivo: Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G. Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como… que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones:

– Cancelar: El archivo no se cierra. – Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el

cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación. – No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, que está justo debajo del botón que cierra Excel.

Nota: Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el botón Cerrar , se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo. O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:


15

Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el panel situado más a la derecha. Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.

Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el botón Abrir. Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre él.


16

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que utilices.

Otra forma disponible también para abrir un documento consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. En la parte derecha del menú Abrir aparece un gran listado con los últimos libros abiertos de Excel


17

Edición de celdas

Mover o copiar celdas y contenido de celdas

En Excel podrá usar Cortar, Copiar y Pegar para mover o copiar el contenido de la celda. O copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, copie el valor resultante de una fórmula sin copiar la fórmula, o copiar sólo la fórmula. Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, los formatos de celda y los comentarios. Puede mover celdas en Excel arrastrándolas y soltándolas o usando los comandos Cortar y Pegar.

Mover las celdas arrastrándolas y soltándolas 1. Seleccione las celdas o el rango de celdas que quiera mover o copiar. 2. Apunte al borde de la selección.

3. Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , arrastre la celda o el rango de celdas a otra ubicación.

Mover las celdas con cortar y pegar 1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. Seleccione Inicio > Cortar o presione CTRL + X. 3. Seleccione la celda a la que quiera mover los datos.

4. Seleccione Inicio > Pegar o presione CTRL + V.

Copie celdas en la hoja de cálculo con los comandos Copiar y Pegar. 1. Seleccione la celda o rango de celdas. 2. Seleccione Copiar o presione Ctrl + C. 3. Seleccione Pegar o presione Ctrl + V.

Mover o copiar celdas completas con el mouse De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de manera que puede usar el mouse para mover y copiar celdas.

1. Seleccione las celdas o el intervalo de celdas que desea mover o copiar. 2. Seleccionar celdas o rangos 3. Siga uno de estos procedimientos: 4. Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se

transforme en un puntero de movimiento (Puntero de movimiento de Excel) , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

5. Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras coloca el puntero sobre el

borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia (Puntero de copia), arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Nota: Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando mueve las celdas.

Cuando copia celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando las mueve, las referencias no se ajustan y el contenido de estas y de otras celdas que apuntan a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, deberá ajustar manualmente las referencias. Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Puede que sea necesario mostrar temporalmente las celdas ocultas que no desee incluir al copiar información.


18

Pegado especial al copiar desde Excel

Use el cuadro de diálogo Pegado especial para copiar elementos complejos desde una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel y pegarlos en la misma hoja de cálculo u otra hoja de cálculo de Excel usando solo los atributos específicos de los datos copiados o una operación matemática que desea aplicar a la datos copiados. Para ver el cuadro de diálogo Pegado especial copie los elementos y, a continuación, haga clic en Pegar > Pegado especial.

Pegar Seleccione una opción para indicar cómo desea que se pueden pegar datos copiados.

Opción de pegado Acción

Todo Pega el que contenido y formato de los datos copiados todas las celdas.

Fórmulas Pega sólo las fórmulas de los datos copiados según lo especificado en la barra de fórmulas.

Valores Pega sólo los valores de los datos copiados tal como se muestra en las celdas.

Formatos Pega sólo las celdas de formato de los datos copiados.

Comentarios Pega sólo los comentarios adjuntados a las celdas copiadas.

Validación Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas en el área de pegado.

Todo utilizando el tema de origen Pega el contenido de la celda en el tema del documento que es el formato aplicado a los datos copiados.

Todo excepto bordes Pega que todo el contenido y formato aplicado a las celdas copiadas excepto los bordes de celda.

Ancho de las columnas Pega el ancho de una columna copiada o rango de columnas en otra columna o rango de columnas.

Formatos de números y fórmulas Pega sólo las fórmulas y las opciones de formato todos los números de las celdas copiadas.

Formatos de números y valores Pega sólo los valores y las opciones de formato todos los números de las celdas copiadas.

Operación matemática Especifique qué operación matemática, si la hay, desea aplicar a los datos copiados.

Operación Acción

Ninguno Especifica que no se aplicará ninguna operación matemática a los datos copiados.

Agregar Especifica que los datos copiados se agregarán a los datos en la celda de destino o el rango de celdas.

Restar Especifica que los datos copiados se pueden restar de los datos en la celda de destino o el rango de celdas.


19

Operación Acción

Multiplicar Especifica que los datos copiados se multiplicarán con los datos en la celda de destino o el rango de celdas.

Dividir Especifica que los datos copiados se dividirán por los datos de la celda de destino o el rango de celdas.

Saltar blancos Evita reemplazar los valores del área de pegado cuando hay celdas en blanco en el área de copia cuando Active esta casilla.

Transponer Cambia las columnas de datos copiados a filas y viceversa cuando Active esta casilla.

Pegar vínculo Vínculos a los datos pegados en la hoja de cálculo activa a los datos copiados.

Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo

Excel para Office 365 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Use la característica Autorrellenar para rellenar celdas con datos que siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas.

1. Seleccione las celdas que quiera usar como base para rellenar celdas adicionales. 2. Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”, escriba

2 y 4. 3. Para la serie “2, 2, 2, 2…”, escriba 2 solo en la primera celda.

4. Arrastre el controlador de relleno .

Si es necesario, haga clic en Opciones de autor relleno y seleccione la opción que quiera.

Borrar celdas de contenido o formatos

Puede borrar celdas para quitar el contenido de las celdas (fórmulas y datos), formatos (incluidos los formatos de número, formatos condicionales y bordes) y los comentarios adjuntos. Las celdas desactivadas permanecen como celdas en blanco o sin formato en la hoja de cálculo.

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar.

Sugerencia: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha al lado del botón Borrar y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

3. Para borrar todo el contenido, formatos y los comentarios que figuran en las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar todo.

4. Para borrar sólo los formatos que se aplican a las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar formatos. 5. Para borrar solo el contenido de las celdas seleccionadas, dejando los formatos y los comentarios en su lugar,

haga clic en Borrar contenido. 6. Para borrar los comentarios que se han adjuntado a las celdas seleccionadas, haga clic en Borrar comentarios.

Notas:

Si hace clic en una celda y, a continuación, presione SUPR o retroceso, desactive el contenido de la celda sin eliminar comentarios de celda ni formatos de celda.

Si desactiva una celda mediante Borrar todo o Borrar contenido, la celda ya no contiene un valor y una fórmula que hace referencia a esa celda recibe un valor de 0 (cero).

Si desea quitar las celdas de la hoja de cálculo y desplazar las celdas circundantes para rellenar el espacio, puede seleccionar las celdas y elimínelas. En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas.

https://support.office.com/es-es/article/seleccionar-contenido-de-celdas-en-excel-23f64223-2b6b-453a-8688-248355f10fa9


20

Deshacer, rehacer o repetir una acción

Puede deshacer, rehacer o repetir muchas de las acciones realizadas en Microsoft Excel. Puede deshacer los cambios, incluso después de haber guardado, y volver a guardar luego, siempre y cuando no supere el límite establecido para dicha acción. De manera predeterminada, Office guarda las últimas 100 acciones que se pueden deshacer.

Deshacer una acción Para deshacer una acción, presione Ctrl+Z. Si prefiere el mouse, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido. Puede presionar Deshacer (o CTRL + Z) varias veces para deshacer varios pasos.

Nota: Para más información sobre la barra de herramientas de acceso rápido, vea Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Hay acciones que no se pueden deshacer, tal como hacer clic en la pestaña Archivo o guardar un archivo. Si una acción no se puede deshacer, el comando Deshacer cambia a No se puede Deshacer.

Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha situada junto a Deshacer , seleccione las acciones en la lista que quiere deshacer y, después, haga clic en la lista.

Sugerencia: Si no puede deshacer todos los cambios que quiera, es posible que pueda restaurar una versión anterior del archivo. Vea Restaurar una versión anterior de un documento en OneDrive para la Empresa.

Rehacer una acción Para rehacer algo que haya deshecho, presione Ctrl+Y o F4 (si F4 no funciona, presione la tecla F Bloq o la tecla Fn y, después, F4). Si prefiere usar el mouse, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas de acceso rápido. El botón Rehacer solo aparece después de que haya deshecho una acción.

Repetir una acción Para repetir una acción sencilla, como una operación de pegar, presione Ctrl+Y o F4 (si F4 no funciona, es posible que tenga que presionar la tecla F Bloq o la tecla Fn y, después, F4). Si prefiere usar el mouse, haga clic en Repetir en la barra de herramientas de acceso rápido.

https://support.office.com/es-es/article/personalizar-la-barra-de-herramientas-de-acceso-r%C3%A1pido-43fff1c9-ebc4-4963-bdbd-c2b6b0739e52

https://support.office.com/es-es/article/personalizar-la-barra-de-herramientas-de-acceso-r%C3%A1pido-43fff1c9-ebc4-4963-bdbd-c2b6b0739e52

https://support.office.com/es-es/article/restaurar-una-versi%C3%B3n-anterior-de-un-archivo-en-onedrive-159cad6d-d76e-4981-88ef-de6e96c93893

http://en.wikipedia.org/wiki/f-lock

https://en.wikipedia.org/wiki/Fn_key


21

Notas:

De forma predeterminada, el comando Repetir no está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido en Excel. Si quiere repetir la última acción, primero debe agregar el comando Repetir a la barra de herramientas de acceso rápido. Para obtener los pasos, vea Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido que no está en la cinta.

Algunas acciones, como el uso de una función en una celda en Excel, no se pueden repetir. Si no puede repetir la última acción, el comando Repetir cambia a No se puede repetir.

Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo

Use las características Buscar y reemplazar en Excel para buscar elementos en su libro, como un número o una cadena de texto en particular. En la pestaña Inicio en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar.

Siga uno de estos procedimientos:

1. Para buscar texto o números, haga clic en Buscar. 2. Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar. 3. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desea buscar, o haga clic en la flecha en el cuadro

Buscar y, a continuación, haga clic en una búsqueda reciente en la lista. 4. Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de

búsqueda: 5. Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como

"señal". 6. Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".

Sugerencia: Puede buscar asteriscos, signos de interrogación y caracteres de tilde (~) en los datos de hoja de cálculo anteponiendo un carácter de tilde en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen “?”, ¿escriba ~? como los criterios de búsqueda.

Haga clic en Opciones para refinar la búsqueda, si es necesario: 1. Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro. 2. Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas. 3. Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o

Comentarios.

Nota: Fórmulas, valores y comentarios solo están disponibles en la pestaña Buscar; solo las fórmulas están disponibles en la pestaña Reemplazar.

https://support.office.com/es-es/article/personalizar-la-barra-de-herramientas-de-acceso-r%C3%A1pido-43fff1c9-ebc4-4963-bdbd-c2b6b0739e52#__toc352651879

https://support.office.com/es-es/article/personalizar-la-barra-de-herramientas-de-acceso-r%C3%A1pido-43fff1c9-ebc4-4963-bdbd-c2b6b0739e52#__toc352651879


22

1. Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, seleccione la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.

2. Para buscar celdas que contengan solo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar, seleccione la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.

3. Si desea buscar texto o números con un formato específico, haga clic en formato y, a continuación, realice las selecciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.

Sugerencia: Si quiere buscar celdas que coincidan con un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda específico como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, luego, en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tenga el formato que quiere buscar.

Siga uno de los procedimientos siguientes: 1. Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.

Sugerencia: Se mostrarán al hacer clic en Buscar todos, todas las apariciones de los criterios que está buscando y, a continuación, haciendo clic en una instancia específica de la lista realizará una celda activa. Puede ordenar los resultados de una búsqueda Buscar todos haciendo clic en un encabezado de columna.

2. Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos.

Nota: Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la pestaña Reemplazar.

Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar - Reemplazar todos.

Sugerencias

Microsoft Excel guarda las opciones de formato que defina. Si Buscar de nuevo la hoja de datos y no puede encontrar caracteres que necesita estar ahí, debe desactivar las opciones de formato de la búsqueda anterior. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la pestaña Buscar y, a continuación, haga clic en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha situada junto a formato y, a continuación, haga clic en Borrar formato de búsqueda.

Libro compartido

Libros compartidos" es una característica anterior que le permite colaborar en un libro con varias personas. Esta característica tiene muchas limitaciones y se ha sustituido por la coautoría. La coautoría está disponible en algunas versiones de Excel, incluidos Excel 2016 para los suscriptores de Office 365.

Activar la característica de libro compartido Asegúrese de que va a usar este método antes de continuar. Los libros compartidos limitaciones y uno en particular es no se puede modificar con Excel Online. Por lo tanto, se recomienda la coautoría, que es el sustituto de los libros compartidos.

1. Cree un libro nuevo o abra un libro existente. Después, colóquelo en una ubicación de red. Por ejemplo, colóquelo en una ubicación como \\nombre_servidor\nombre_carpeta. No coloque el archivo en OneDrive o SharePoint. Si prefiere esas ubicaciones para el archivo use la coautoría en el libro en su lugar.

2. Haga clic en Revisar > Compartir libro. 3. Si se trata de un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo. O bien, si se trata de un libro

existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro. 4. Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruebe los vínculos y actualice los vínculos rotos. 5. Haga clic en Archivo > Guardar. 6. Cuando haya terminado, - Compartido aparecerá en la parte superior de la ventana de Excel, junto al nombre

del archivo.

https://support.office.com/es-es/article/colaborar-en-libros-de-excel-al-mismo-tiempo-con-la-co-autor%C3%ADa-7152aa8b-b791-414c-a3bb-3024e46fb104



https://products.office.com/es-ES/buy/compare-microsoft-office-products




23

Corrección Ortográfica en Excel

La Autocorrección de Excel nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

Configurar la Autocorrección

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto debe seguir los siguientes pasos: Hacer clic en Archivo . Hacer clic en Opciones En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la categoría Revisión. Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Veamos las más importantes. Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección... Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos a continuación


24

Haz clic en la opción Mostrar los botones de las Opciones de Autocorrección

• Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.

• Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

• Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

• Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.

• La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. ▪ Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente

que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

▪ Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Verificación de la ortografía

Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea. Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta. Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.


25

2. Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía. 3. En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario: En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea. En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

▪ OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. ▪ OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo. ▪ AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del

diccionario: Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario: y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

▪ CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito. ▪ CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que hemos escrito. ▪ AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de

autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Más opciones sobre la Corrección Ortográfica

Excel nos permite crear nuestro propio diccionario de palabras y añadir nuevas palabras a un diccionario ya creado, bien sea uno que hayamos creado nosotros mismos o alguno de los diccionarios que incorpora Excel.

Crear un nuevo diccionario Para crear un nuevo diccionario primero habrá que abrir la revisión ortográfica, para ello seleccionar la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Ortografía o pulsar F7. Se abrirá el cuadro de diálogo Ortografía: Si pulsamos en el botón Opciones..., se abrirá la ventana que te mostramos a continuación.


26

Haz clic en el botón Diccionarios personalizados para crear un nuevo diccionario. Puedes crear un nuevo diccionario desde este cuadro de diálogo pulsando el botón Nuevo. Una vez nombrado y creado el diccionario pulsar Aceptar.

Agregar una palabra nueva a un diccionario Para agregar una nueva palabra a un diccionario habrá que abrir la revisión ortográfica, para ello seleccionar de la pestaña Revisión la opción Ortografía o pulsa F7. En la ventana que se abre seleccionar Agregar al diccionario. Al pulsar el botón Agregar al diccionario, la palabra se añadirá al diccionario que hayamos creado o seleccionado en el apartado anterior (o en el desplegable Idioma del diccionario).


27

Fórmulas de Excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación, pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel constan de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula, pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.


28

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Operadores de cálculo y prioridad en Excel

Los Operadores especifican el tipo de cálculo que desea llevar a cabo en elementos de una fórmula, como suma, resta, multiplicación o división. Aprenderemos el orden predeterminado en el que operadores actúan sobre los elementos en un cálculo. También aprenderá cómo cambiar este orden utilizando paréntesis.

Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.


29

Operadores aritméticos

Para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, o para combinar números y generar resultados numéricos, utilice los operadores aritméticos en esta tabla.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta Negación

3-1 – 1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Con los operadores en la tabla siguiente, puede comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico TRUE o FALSE.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo.

("Viento"&"norte")

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con estos operadores.

Operador de referencia

Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas

B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una referencia.

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias.

B7:D7 C6:C8

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en que se realiza el cálculo puede influir en el valor devuelto de la fórmula, por lo que es importante comprender el orden, y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados que espera ver.

Orden de cálculo Las fórmulas calculan valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan con un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Después de este signo igual, puede haber una serie de elementos que se van a calcular (los operandos), separados por los operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según un orden específico para cada operador de la fórmula.


30

Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Uso de paréntesis ▪ Para cambiar el orden de evaluación, escríbalo entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer

lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula produce el valor de 11, porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula en primer lugar multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado. =5+2*3

▪ Por el contrario, si se usan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3 para dar 21. =(5+2)*3

En el ejemplo siguiente, los paréntesis que encierran la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4 + 25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Cómo convierte Excel los valores en fórmulas Si escribe una fórmula, Excel espera determinados tipos de valores para cada operador. Si escribe un tipo de valor distinto de lo esperado, Excel puede convertir el valor.

La fórmula Genera Explicación

= "1"+"2" 3 Al usar un signo más (+), Excel espera números en la fórmula. Aunque las comillas significan que "1" y "2" son valores de texto, Excel convierte automáticamente los valores de texto en números.

= 1+"$4.00" 5 Cuando una fórmula espera un número, Excel convierte el texto si está en un formato que normalmente sería aceptado para un número.

= "6/1/2001"-"5/1/2001"

31 Excel interpreta el texto como una fecha con el formato mm/dd/aaaa, convierte las fechas en números de serie y, después, calcula la diferencia entre ellos.

=RAIZ ("8+1") #¡VALOR! Excel no puede convertir el texto en un número porque el texto "8+1" no se pueden convertir en un número. Puede usar "9" o "8"+"1" en lugar de "8+1" para convertir el texto en un número y devolver el resultado de 3.

= "A"&VERDADERO AVERDADERO Cuando se espera texto, Excel convierte los números y los valores lógicos como VERDADERO y FALSO en texto.


31

Referencias absolutas y relativas en formulas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila. Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2. =A1*2 Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera automática. La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.

Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno. Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:


32

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de su misma columna. Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1: =$A$1*2 Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:


33

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas. Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos. Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.

Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores. Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula: =B2*E2 Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias, inclusive la que hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón obtenemos el valor cero. Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera: =B2*$E$2 En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.


34

Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de modificar las fórmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.

Una método rápido para modificar la referencia de una celda entre Absoluta y relativa es presionar la tecla F4


35

Formato de celdas

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel las podemos encontrar en tres ubicaciones:

▪ En la Cinta de opciones. ▪ En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda. ▪ En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

▪ Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio. ▪ Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas. ▪ En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas. ▪ Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que

nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:


36

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

▪ En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.

▪ La mini barra muestra estas mismas listas desplegables. ▪ El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas

opciones de configuración.


37

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.


38

1. Alineación vertical:

Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.

2. Alineación horizontal:

Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.

3. Orientación:

Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.

4. Sangría:

Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

5. Ajustar texto:

Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.

6. Combinar y centrar:

Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas. Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.


39

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:


40

Este comando también está disponible desde la mini barra. Por otro lado, el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta, sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:


41

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada.

Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel. El formato de celdas en Excel nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de estos.


42

Formato de números

El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante remarcar que dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia. Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no tienen formato alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales mostrados, agregar el símbolo de moneda o el separador de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un número los podemos lograr aplicando un formato especial a la celda.

Formato de números automático

Excel puede identificar ciertos formatos de número al momento de ingresar los datos y los despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numérico correcto a la celda. Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una celda, Excel mantendrá la apariencia de porcentaje, pero el valor de la celda no contendrá el símbolo de porcentaje sino solamente el valor numérico 0.125 y lo podremos saber si hacemos una operación con dicha celda:

Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D1 multiplicado por dos. De esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en cualquier operación, Excel considerará su valor numérico. Así como Excel aplica un formato automático a valores de porcentaje, también lo hace si utilizamos el separador de miles o si utilizamos el símbolo de moneda. En realidad, el valor de la celda no contendrá el separador de miles ni el símbolo de moneda sino solamente el valor numérico.

Formato de números desde la Cinta de opciones

Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de haberlos ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de opciones que se encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio. Cualquiera de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una selección de celdas.

https://exceltotal.com/cinta-de-opciones-en-excel-2013/

https://exceltotal.com/cinta-de-opciones-en-excel-2013/


43

1. Lista desplegable General

Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más utilizados entre los cuales encontramos los formatos Número, Moneda, Contabilidad, Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto.

2. El menú desplegable Formatos de contabilidad

Nos permite elegir entre varias opciones de formatos específicos de contabilidad y especificar si deseamos agregar el símbolo de dólares americanos o el símbolo de euros.

3. El botón Estilo porcentual

Aplicará un estilo de porcentaje al valor de la celda.

4. El comando Estilo millares

Agregará el separador de miles al valor numérico de la celda.

5. Aumentar decimales

Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y cuando el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales.

6. Disminuir decimales

También podemos mostrar menos decimales utilizando el botón Disminuir decimales.

7. Mas opciones

Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número el cual abrirá una nueva ventana que nos dará más opciones de formato.

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros requerimientos de formato, entonces podemos pulsar el indicador correspondiente que se encuentra justo a la derecha de la etiqueta del grupo Número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas:


44

También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más formatos de número dentro de la lista de formatos del grupo Número en la ficha Inicio. De igual manera tendremos acceso a él si hacemos clic derecho sobre cualquier celda y seleccionamos la opción Formato de celdas. A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades particulares.

Las 12 categorías:

General:

El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.

Número:

Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.

Moneda:

El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.

Contabilidad:

El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.


45

Fecha:

Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.

Hora:

Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.

Porcentaje:

Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.

Fracción:

Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos.

Científica:

Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar.

Texto:

Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un texto, inclusive si es un número. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.

Personalizada:

La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

Es interesante observar que dentro de la lista de formatos se encuentran la Fecha y la Hora. Esto se debe a que Excel almacena este tipo de datos como un número, aunque en realidad los vemos desplegados como fechas y horas. Ya hemos hablado de este tema cuando hicimos una revisión de los tipos de datos en Excel.

Recuerda que al aplicar un formato a un número en Excel no modificamos en realidad su valor sino solamente cambiamos su apariencia dentro de la celda. Existen diferentes tipos de formatos de acuerdo con el tipo de dato que hemos ingresado, ya sean porcentajes, fracciones, montos, fechas, horas, etc. Además, a través de los comandos de la Cinta de opciones y del cuadro de diálogo Formato de celdas podremos indicar el formato que deseamos aplicar a cualquier celda de Excel.

https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/


46

Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas

Si se encuentra necesidad de expandir o reducir el ancho de fila y el alto de las columnas de Excel, hay varias formas para ajustarlos. La siguiente tabla muestra el mínimo, máximo y predeterminado tamaños para cada una en una escala de punto.

Tipo MIN MAX Predeterminado

Columnas 0 (ocultado) 255 8,43

Fila 0 (ocultado) 409 15,00

Notas:

Si está trabajando en la vista Diseño de página (pestaña vista, grupo Vistas de libro, el botón Diseño de página ), puede especificar un alto de fila o ancho de columna en pulgadas, centímetros y milímetros. Es la unidad de medida en pulgadas de forma predeterminada. Vaya a archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar > seleccione una opción de la lista de Unidades de la regla. Si cambia a la vista Normal, los anchos de columna y el alto de fila se mostrará en puntos.

Filas y columnas individuales, sólo pueden tener un valor. Por ejemplo, una sola columna puede tener un ancho de punto 25, pero no puede ser 25 puntos de ancho de una fila y 10 puntos por otro.

Establecer un ancho específico para una columna

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee. 5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para establecer rápidamente el ancho de una sola columna, haga clic en la columna seleccionada, haga clic en Ancho de columna, escriba el valor que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar)

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.


47

Nota: Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna

1. Seleccione una celda en la columna que tenga el ancho que desee usar. 2. Presione Ctrl+C o, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

3. Haga clic en una celda de la columna de destino, señale Pegado especial y, a continuación, haga clic en el botón

de Mantener ancho de columnas de origen.

Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro

El valor predeterminado para el ancho de columna indica el número medio de caracteres de la fuente estándar que pueden caber en una celda. Puede especificar un número diferente para el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo o de un libro. Siga uno de estos procedimientos:

▪ Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de cálculo, haga clic en la pestaña de la hoja. ▪ Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro, haga clic con el botón secundario en la

pestaña de una hoja y haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

▪ En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.


48

▪ En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado. ▪ En el cuadro Ancho estándar de columna, escriba una medida nueva y, después, haga clic en Aceptar.

Cambiar el ancho de las columnas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos: ▪ Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que

la columna tenga el ancho que desea.

▪ Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar y arrastre un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.

▪ Para cambiar el ancho de columnas y ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar y haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.

▪ Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

Establecer un alto específico para una fila

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee y, después, haga clic en Aceptar.


49

Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Sugerencia: Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.

Cambiar el alto de las filas con el mouse

Siga uno de estos procedimientos: 1. Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el

alto que desea.

2. Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

3. Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

4. Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

Nota: Microsoft Excel tiene los siguientes límites de columnas y filas: 16.384 (de la letra a A hasta XFD) columnas de ancho por 1.048.576 filas de alto.


50

Insertar o eliminar una columna

• Para insertar una columna, seleccione la columna y haga clic en Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja.

• Para eliminar una columna, seleccione la columna y haga clic en Inicio > Insertar > Eliminar columnas de hoja.

O bien

• Haga clic con el botón derecho en la parte superior de la columna y seleccione Insertar o Eliminar.

• Haga clic en la parte superior de la columna y presione las teclas CTRL + para insertar una columna

• Haga clic en la parte superior de la columna y presione las teclas CTRL – para eliminar una columna

Insertar o eliminar una fila

• Para insertar una fila, seleccione la fila y haga clic en Inicio > Insertar > Insertar filas de hoja.

• Para eliminar una fila, seleccione la fila y haga clic en Inicio > Insertar > Eliminar filas de hoja. O bien

• Haga clic con el botón derecho en la fila seleccionada y seleccione Insertar o Eliminar.

• Haga clic en la parte izquierda de la fila y presione las teclas CTRL + para insertar una fila

• Haga clic en la parte izquierda de la fila y presione las teclas CTRL – para eliminar una fila

Insertar una celda

Seleccione una o varias celdas. Haga clic con el botón derecho y seleccione Insertar. En el cuadro Insertar, seleccione una fila, columna o celda que quiera insertar. Si selecciona Insertar celdas, aparecerá el siguiente cuadro donde podrá indicar para que dirección se desplazan las celdas existentes dando lugar a las nuevas celdas


51

Trabajar con Hojas de cálculo

Insertar una hoja de cálculo

Seleccione el icono “más” situado en la parte inferior de la pantalla. También puede seleccionar Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

Haga doble clic en el nombre de la hoja en la pestaña Hoja para cambiarle el nombre rápidamente. También puede hacer clic con el botón derecho en la pestaña Hoja, hacer clic en Cambiar nombre y escribir el nuevo nombre.

Eliminar una hoja de cálculo

Haga clic con el botón derecho en la pestaña Hoja y seleccione Eliminar. También puede seleccionar la hoja y, después, seleccionar Inicio > Eliminar > Eliminar hoja.


52

Mover una hoja de cálculo en un libro

Seleccione la pestaña de la hoja de cálculo y arrástrela al lugar donde quiera que esté.

Precaución: Al mover una hoja a otro libro, compruebe las fórmulas o los gráficos que hacen referencia a datos en la hoja porque al mover la hoja podría provocar errores o producir resultados no deseados en los datos. Del mismo modo, si mueve una hoja que se conoce por referencias 3-D, el cálculo podría incluir o dejar los datos en la hoja.

Copiar una hoja de cálculo en el mismo libro

Presione CTRL y arrastre la pestaña de hoja de cálculo hasta la ubicación de pestaña que prefiera. O BIEN

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de hoja de cálculo y seleccione Mover o copiar. 2. Active la casilla Crear una copia. 3. En Antes de la hoja, seleccione el lugar donde quiera colocar la copia. 4. Seleccione Aceptar.

Mover o copiar una hoja a otro libro

Si queremos mover o copiar la hoja a otro libro ya existente debemos tener abiertos ambos libros de Excel. 1. Nos ubicamos con el mouse en la pestaña inferior de la hoja que deseamos mover o copiar. 2. Si queremos mover o copiar varias hojas a la vez las seleccionaremos todas haciendo clic en la pestaña inferior

que contiene su nombre y pulsando la tecla CTRL. 3. Pulsamos botón derecho del ratón y elegimos la opción “Mover o copiar”

Aparecerá una ventana en la que podemos elegir a qué libro queremos mover o copiar la hoja seleccionada.


53

Si desplegamos en la opción Al libro: aparecerán todos los libros de Excel que tenemos abiertos y la opción de (nuevo libro). Si Puede mover o copiar la hoja activando o desactivando la opción Crear una copia


54

Imágenes en Excel

1. Haga clic en la ubicación en la hoja de cálculo donde desee insertar una imagen. 2. En la pestaña Insertar, haga clic en Imagen. 3. Busque la imagen que desea insertar, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Abrir. 4. La imagen se insertará en la hoja de cálculo. 5. Después de la imagen en la hoja de cálculo, puede cambiar su tamaño y moverlo a donde desee.

Insertar una imagen en una celda

Al insertar una imagen en Microsoft Excel queda flotando encima de la hoja de cálculo. La imagen insertada se pega en una capa aparte que no guarda ningún tipo de relación con ninguna celda. Por este motivo veremos cómo insertar una imagen en una celda de Excel.

Insertar una imagen en una celda de Excel puede es útil cuando tenemos una hoja de cálculo parecida la siguiente:

Como podemos ver se trata de una hoja extensa con múltiples filas y columnas que contienen imágenes. En el momento que intentemos realizar las siguientes operaciones:

• Ordenador alfabéticamente el contenido de la tabla.

• Ocultar varias filas y/o columnas.

• Filtrar las celdas. Pasará lo que podéis ver en la siguiente captura de pantalla:

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/insertar-una-imagen-dentro-de-una-celda-de-excel.png

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/tabla-para-filtrar-sin-imagenes-insertadas.png


55

Como pueden ver, al aplicar un filtro todas las imágenes han quedado desperdigadas y no se han filtrado con el resto de las celdas. Para evitar este problema, la solución más fácil insertar una imagen en una celda. Para ello tienen que seguir las siguientes instrucciones.

1. Primero aseguramos que todas las imágenes están bien delimitadas dentro de los bordes de las celdas de la hoja de cálculo.

2. A continuación, seleccionamos la imagen dentro de la celda, presionamos el botón derecho del ratón y cuando aparezca el menú contextual hacemos clic en la opción Formato de imagen.

3. Cuando se abra la pestaña de formato de imagen clicamos encima del icono Tamaño y propiedades.

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/filtro-sin-imagenes-insertadas.png

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/imagen-dentro-del-borde-de-las-celdas.png

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/acceder-configuracion-formato-de-imagen.png


56

4. Finalmente, en propiedades clicamos sobre la opción Mover y cambiar tamaño con celdas.

5. El proceso para insertar el resto de las imágenes en una celda es mucho más fácil. Tan solo tenemos que seleccionar la siguiente imagen y acto seguido desplazarnos al panel lateral de formato de imagen para volver a tildar la opción Mover y cambiar tamaño con celdas.

De esta forma podremos insertar las imágenes de forma mucho más sencilla y rápida.

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/acceder-tama%C3%B1o-y-propiedades.png

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/activar-mover-y-cambiar-tama%C3%B1o-con-celdas.png

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/insertar-el-resto-de-imagenes-en-una-celda.png


57

Una vez tengamos todas las imágenes insertadas en sus respectivas celdas ya podemos repetir el filtro que aplicamos en el apartado anterior y veremos que ahora el resultado es perfecto.

Insertar un objeto en la hoja de cálculo de Excel Puede usar vinculación e incrustación de objetos (OLE) para incluir contenido de otros programas, como Word o Excel. OLE es compatible con muchos programas y se utiliza para que el contenido que se ha creado en un programa pueda estar disponible en otro programa. Por ejemplo, se puede insertar un documento de Office Word en un libro de Office Excel. Para ver qué tipos de contenido se pueden insertar, haga clic en Objeto en el grupo Texto de la ficha Insertar. En el cuadro Tipo de objeto sólo aparecerán los programas instalados en su equipo que admitan objetos OLE.

Insertar un objeto en una hoja de cálculo

1. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiere insertar el objeto.

En la ficha Insertar, en el grupo texto, haga clic en objeto .

2. En el cuadro de diálogo objeto, haga clic en la ficha crear desde archivo. 3. Haga clic en Examinar y seleccione el archivo que quiere insertar.

Si desea insertar un icono en la hoja de cálculo en lugar de mostrar el contenido del archivo, active la casilla de verificación Mostrar como icono. Si no selecciona las casillas de verificación, Excel muestra la primera página del archivo. En ambos casos, se abre el archivo completo haciendo doble clic.

4. Haga clic en Aceptar.

https://geekland.eu/wp-content/uploads/2017/07/celdas-filtradas-correctamente.png


58

Nota: Después de agregar el icono o el archivo, puede arrastrar y colóquela en cualquier lugar de la hoja de cálculo. También puede cambiar el icono o el archivo mediante el uso de los controladores de tamaño. Para buscar los controladores, haga clic en el archivo o el icono de una vez.

Insertar un vínculo a un archivo

Desea simplemente agregar un vínculo a un objeto incrustado. Puede hacerlo si el libro y el objeto que desea agregar se almacenan en un sitio de SharePoint, una unidad de red compartida o una ubicación similar y la ubicación de los archivos permanecerán igual. Esto es útil si el objeto vinculado realiza cambios porque el vínculo siempre abre el documento más actualizado.

Nota: Si mueve el archivo vinculado a otra ubicación, el vínculo deja de funcionar.


En la ficha Insertar, en el grupo texto, haga clic en objeto

2. Haga clic en la ficha crear desde archivo. 3. Haga clic en Examinar y, a continuación, seleccione el archivo que desea vincular. 4. Active la casilla Vincular a archivo y haga clic en Aceptar.

Crear un nuevo objeto desde dentro de Excel

Puede crear un objeto completamente nuevo basado en otro programa sin salir del libro. Por ejemplo, si desea agregar una explicación más detallada al gráfico o tabla, puede crear un documento incrustado, como un archivo Word o PowerPoint, en Excel. Puede establecer el objeto que se muestren directamente en una hoja de cálculo o agregar un icono que abre el archivo.


59


2. En la ficha Insertar, en el grupo texto, haga clic en objeto

3. En la pestaña Crear nuevo, seleccione el tipo de objeto que quiere insertar de la lista. Si quiere insertar un icono en la hoja de cálculo en lugar del objeto en sí, active la casilla Mostrar como icono.

4. Haga clic en Aceptar. Según el tipo de archivo que se va a insertar, se abre una nueva ventana de programa o bien aparece una ventana de edición dentro de Excel.

5. Cree el nuevo objeto que quiere insertar. 6. Cuando haya terminado, si Excel abrió una nueva ventana del programa en el que se creó el objeto, puede

trabajar directamente en ella.


60

Cuando haya finalizado su trabajo en la ventana, puede realizar otras tareas sin guardar el objeto incrustado. Cuando se cierra el libro se guardará automáticamente los nuevos objetos.

Nota: Después de agregar el objeto, puede arrastrarlo y colocarlo en cualquier lugar de la hoja de cálculo de Excel. También puede cambiar el tamaño del objeto mediante los controladores de tamaño. Para buscar los controladores, haga clic una vez en el objeto.

Insertar notas simples para fines de anotación

1. Haga clic en la celda y, a continuación, haga clic en Insertar comentario (o presione MAYÚS + F2). Si está utilizando Excel para Office 365, haga clic en la celda y elija Nueva nota.

2. Escriba el texto de anotación. 3. Haga clic fuera del cuadro.

Si necesita modificar la nota, haga clic en la celda y, a continuación, haga clic en Modificar comentario. Si está utilizando Excel para Office 365, haga clic en la celda y elija Editar nota.

Si necesita eliminar la nota, haga clic en la celda y elija Eliminar comentario. Si está utilizando Excel para Office 365, haga clic en la celda y elija Eliminar nota.


61

Introducción a las Funciones de Excel

Definición de función

Una función es una fórmula predefinida por Excel, que opera con uno o más argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones están agrupadas por categorías y su elección es sencilla, según el método que se emplee.

Sintaxis: Todas las funciones de Excel, tienen una misma estructura de ingreso en la hoja de cálculo, lo único que cambia son los argumentos utilizados por ellas; esta es la sintaxis general:

Nombre_d Nombre de la Función

Es un nombre que identifica a la función.

(arg; arg2,....; argN)

Son los argumentos requeridos para proveer un resultado.

Separador de grupo:

Puede ser “;” o “,” (depende del separador de listas configurado en el panel de control de Windows)

Ingresar una función en la hoja de cálculo

Método 1: Escribiendo la función Este método consiste en digitar la función y sus argumentos con los datos de la aplicación, teniendo en cuenta la sintaxis de la función que está empleando. Recuerde que cada función tiene argumentos diferentes.

1. Sitúe el cursor en la celda donde escribirá la función. Para nuestro ejemplo: celda F2 2. Escriba la función según su sintaxis. Ejemplo: =SUMA(B2:E2)

3. Al escribir el nombre de la función, iniciando con el signo “=”, el programa te localiza rápidamente en una lista de funciones, la que desea utilizar; para ingresar sus argumentos.

4. Debe seguir exactamente la sintaxis que le muestra en ese instante Excel


62

5. Seleccione las celdas correspondientes desde B2 hasta E2 y cierra paréntesis. 6. Pulse la tecla Enter para ver el resultado. 7. Ahora, debe copiar la función obtenida, verticalmente desde el controlador de relleno

Método 2: Usando el asistente “Insertar función”

Este método consiste en “insertar la función y sus argumentos” a través del botón Insertar función, para luego obtener los resultados.

1. Sitúa el cursor en la celda donde se insertarás la función. Ejemplo: celda G2

2. Haz clic en el botón Insertar función que está en la Barra de fórmulas

3. En el cuadro de diálogo “Insertar función”, seleccione la categoría y la función a usar, por ejemplo Categoría: Estadísticas y Función: Max

4. Haz clic en el botón Aceptar 5. Ingresa los argumentos solicitados. Puedes escribir el rango de celdas o seleccionarlo desde el mismo cuadro de

datos (con arrastre). Ejemplo: Número1: B2:F2


63

6. Ahora haz clic en el botón Aceptar, enseguida copia la fórmula hacia abajo

Método 3: Uso del botón Autosuma consiste en utilizar el botón Autosuma que contiene básicamente a las funciones más usuales del programa.

1. Haga clic en la celda donde se insertará la función. Ejemplo: celda H2 2. Seleccione la ficha Inicio, y del grupo Modificar elija la opción: Autosuma 3. Seleccione el nombre de la función a usar. Ejemplo: Min 4. Seleccione el rango de datos que se vas a usar (hazlo con arrastre). Ejemplo: B2:E2

5. Ahora pulsa Enter para obtener los resultados y copia la función verticalmente.

Función SUMA

La función suma , una de las funciones matemáticas y trigonométricas, suma los valores. Puede agregar valores individuales, referencias de celdas o rangos o una combinación de los tres. Por ejemplo: =SUMA(A2:A10) =SUMA(A2:A10, C2:C10)

Sintaxis:

SUMA(número1,[número2],...)

Nombre del argumento

Descripción

número1 (obligatorio)

El primer número que desea sumar. El número puede darse como 4, como una referencia de celda como B6, o como un intervalo de celdas como B2:B8.

número2-255 (Opcional)

Este es el segundo número que quiere sumar. Puede especificar hasta 255 números de esta forma.

https://support.office.com/es-es/article/funciones-matem%C3%A1ticas-y-trigonom%C3%A9tricas-referencia-ee158fd6-33be-42c9-9ae5-d635c3ae8c16


64

Prácticas recomendadas para SUMA

El método =1+2 o =A+B: aunque puede escribir =1+2+3 o =A1+B1+C2 y obtener resultados totalmente precisos, estos métodos son propensos a errores por varias razones:

Errores de escritura. Imagine que intenta escribir más valores o valores más grandes como estos: =14598,93+65437,90+78496,23 A continuación, intente validar que las entradas son correctas. Es mucho más fácil poner estos valores en las celdas individuales y usar una fórmula de suma. Además, puede dar formato los valores cuando se encuentra en las celdas, hacerle mucho más legible, a continuación, cuando encuentra en una fórmula.

Errores #¡VALOR! al hacer referencia al texto en lugar de a los números Si usa una fórmula como: =A1+B1+C1 o =A1+A2+A3

La fórmula puede dividir si hay valores no numéricos (texto) en las celdas de referencia, que devuelven un #VALUE! error. SUMA omitirá valores de texto y dar a la suma de solo los valores numéricos.

Error #¡REF! al eliminar filas o columnas


65

Si elimina una fila o una columna, la fórmula no se actualizará para excluir la fila eliminada y devolverá un error #¡REF!, donde la función SUMA la actualizará automáticamente.

Las fórmulas no actualizarán las referencias al insertar filas o columnas

Si inserta una fila o columna, la fórmula no se actualizará para incluir la fila agregada, donde se actualizará automáticamente una función SUM (siempre y cuando no está fuera del rango que se hace referencia en la fórmula). Esto es especialmente importante si piensa actualizar la fórmula y no es así, tal como lo dejará resultados incompletos que no pueden ponerse al día.

SUMA con referencias de celda individuales frente a rangos Usar una fórmula como: =SUMA(A1,A2,A3,B1,B2,B3) Es susceptible a generar error al insertar o eliminar filas dentro del rango que se hace referencia por los mismos motivos. Es mucho mejor usar rangos individuales, como: =SUMA(A1:A3,B1:B3) Que se actualizarán cuando se agreguen o eliminen filas.

Función PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el intervalo A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis

PROMEDIO(número1, [número2], ...) La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

• Número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el cual desea el promedio.

• Número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Observaciones

• Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.


66

• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

• Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

• Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

• Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, use la función PROMEDIOA.

• Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos criterios, use la función PROMEDIO.SI o la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

Nota: La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes:

• Promedio, que es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5.

• Mediana, que es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.

• Moda, que es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.

Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas.

Sugerencia: Al calcular el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especialmente cuando desactiva la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel de la aplicación de escritorio de Excel. Cuando se activa esta opción, las celdas vacías no se tienen en cuentan, pero sí los valores cero.

Para encontrar la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero:

• En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y después en la categoría Avanzado, busque Mostrar opciones para esta hoja.

Ejemplo

Complete los siguientes datos a partir de la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

Fórmula Descripción Resultado

=PROMEDIO(A2:A6) Promedio de los números en las celdas A2 a A6. 11

=PROMEDIO(A2:A6;5) Promedio de los números en las celdas A2 a A6 y el número 5. 10

=PROMEDIO(A2:C2) Promedio de los números en las celdas A2 a C2. 19


67

Imprimir una hoja de cálculo o un libro

Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel. También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta opción resulta muy útil cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la que se utilizó para imprimirlo originalmente.

Antes de imprimir

Antes de imprimir nada en Excel, recuerde que hay muchas opciones disponibles para conseguir una experiencia óptima de impresión.

Importante: Algunos formatos, como el texto de color o el sombreado de celda, pueden quedar bien en la pantalla, pero no tan bien como cabría esperar cuando se imprimen en una impresora en blanco y negro. Puede que también desee imprimir una hoja de cálculo con líneas de cuadrícula visibles, para que los datos, las filas y las columnas destaquen más.

Imprimir varias hojas de cálculo a la vez

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea imprimir. 2. Haga clic en archivo > Imprimir o presione CTRL+P. 3. Haga clic en el botón Imprimir o ajuste la opción Configuración antes de hacer clic en el botón Imprimir.

Imprimir varios libros de forma simultánea

Todos los archivos de libro que desee imprimir deben estar en la misma carpeta. 1. Haga clic en Archivo > Abrir. 2. Mantenga presionada la tecla CTRL haga clic en el nombre de cada libro para imprimir y, a continuación, haga clic

en Imprimir.

Imprimir toda la hoja de cálculo o una parte

1. Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y después seleccione el rango de datos que desea imprimir.

2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir. 3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione la opción que

corresponda.

https://support.office.com/es-es/article/seleccione-una-o-varias-hojas-de-c%C3%A1lculo-096b40c9-0ee7-4980-bac6-cc92aec7b266


68

4. Haga clic en Imprimir.

Nota: Si una hoja de cálculo tiene definidas las áreas de impresión, Excel imprimirá sólo las áreas de impresión. Si no desea imprimir sólo el área definida, active la casilla de verificación Omitir el área de impresión. Obtener más información sobre cómo establecer o borrar un área de impresión.

Imprimir una tabla de Excel

1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla. 2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir. 3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla

seleccionada.

https://support.office.com/es-es/article/establecer-o-borrar-el-%C3%A1rea-de-impresi%C3%B3n-en-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-27048af8-a321-416d-ba1b-e99ae2182a7e


69

4. Haga clic en Imprimir.

Imprimir un libro en un archivo

1. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Imprimir, o presione Ctrl+P . 2. En Impresora, seleccione Imprimir a archivo.


70

3. Haga clic en Imprimir. 4. En el cuadro de diálogo Guardar los resultados de impresión como, escriba un nombre de archivo y, después,

haga clic en Aceptar. El archivo se guardará en la carpeta Documentos.

Importante: Si imprime el archivo guardado en una impresora distinta, los saltos de página y el espaciado de la fuente pueden variar.

Documents

Florida 439 piso 4 oficina 2 CABA Microsoft ExcelFormulas: Funciones, fórmulas y Autosuma 5. Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access, texto, o en la web,