COMERCIAL KUKITA S.A.CFLUJOGRAMA DE VENTAS AL CONTADO

CLIENTE: V.C. SUPERVISOR DE VENTAS ALMACEN TESORERO CONTABILIDAD

A. VENTAS AL CRÉDITO:

Inicio

Solicita Mercadería

Elabora Orden de pedido

Orden de

Pedido

Orden de

Pedido

Orden de

Pedido

Prepara la Factura

Prepara la Guía de Remisión

Factura Guía de Remisión

Entrega en efectivo o cheque

Recibe dinero o cheque

Elabora planilla de cobranzas

Planilla de

cobranza

Factura

Aprueba O/P

Archivo

Recepción de Mercadería, O/P y firma

GRs

Guía de Remisión

Recepciona dinero, planillas de cobranzas

y documentos

Guía de Remisión

Registra salida de mercadería

Entrega mercadería y documentos al cliente

Remite dinero, planilla de cobranza (original y copia). Fact GR y O/P

Verifica VºBº

Elabora el reporte de ingresos diario de

Fondos (RIDF)

Deposita en bancos dentro de las 24 horas

Entrega al contador los documentos:

RIDF

Planilla de cobranza

RIDF

Deposito Banco

Orden de Pedido

Guía de Remisión

Factura

Recepciona copia de

documentos

Verifica conformidad de Documentos

Verifica VºBº

Procesa Información

Registro de Ventas

Registro de Compras

Registro Auxiliar de Mercadería

DIARIO

MAYOR GENERAL

ESTADOS FINANCIEROS

Gerencia de VENTAS

Requisitos para otorgar créditos nuevos:

Los clientes deben cumplir con lo siguiente:

Boleta de pago de remuneraciones (2 últimos meses)

Copia de Documento Nacional de Identidad (DNI)

Recibo de pago de luz, teléfono o agua.

Llenar solicitud de crédito.

Descripción del Procedimiento:

1. El cliente presenta al vendedor – cobrador (VC) su solicitud de crédito y documentos requeridos para el crédito.

2. El VC prepara la “orden de pedido” (O/P) del producto solicitado en original y 3 copias (original y dos copias para el supervisor de ventas y la tercera copia para el archivo del VC)

3. Enseguida el VC remite al supervisor de ventas la “orden de pedido”, la solicitud de crédito y demás documentos requeridos para el crédito.

4. El supervisor de ventas recomienda a sus analistas confirmar la información del cliente, la veracidad del DNI y verifica el domicilio mediante visita. En caso de estar todo conforme el supervisor autoriza el crédito en la propia solicitud y en la “orden de pedido” hasta un monto que no exceda la capacidad de pago del cliente. El limite máximo es de S/ 5,000.00

5. El Supervisor de Ventas previa visación del Gerente de Ventas remite el expediente del crédito al Gerente de Finanzas (Dpto de Cobranzas). Además devuelve el original y las 2 copias de la “orden de pedido” aprobada al VC que generó la operación para que prosiga con el trámite.

6. El VC remite el original y primera copia de la “orden de pedido” al almacenero para su despacho y retiene la 2º copia de la misma para su facturación.

7. El VC prepara la factura en original y 4 copias y procede a obtener el VºBº del supervisor de ventas. El original y la 1º copia la entrega al cliente conjuntamente con un calendario de pago, la 2º copia para la Gerencia de Finanzas, la 3º copia para el Supervisor de Ventas y la 4º copia la retiene para su posterior envío a contabilidad.

8. El almacenero en base a la O/P prepara la “guía de remisión” (GR) en original y 3 copias y entrega la mercadería al cliente con el original de la guía de remisión y copia de la O/P. el cliente recibe la mercadería y firma las 3 copias de la GR en señal de conformidad. El almacenero remite la 1º copia de las GR al VC, la 2º copia a la Gerencia de Ventas y la 3º copia para su archivo.

9. A continuación el almacenero procede a dar salida en su mayor auxiliar de Almacén el producto vendido.

10. El VC al finalizar el día prepara una “Plantilla de Ventas” al Crédito en original y 2 copias. El original de la planilla conjuntamente con copia de la “orden de pedido” autoriza, copia de factura y guía de remisión firmada por el cliente lo remite a contabilidad.

11. Asimismo, la 1º copia de la “planilla de ventas al crédito” y copia de la “guía de remisión” firmada la remite al Departamento de Cobranza (Gerencia de Finanzas) y la 2º copia para su archivo.

12. El contador procede al cotejo de la orden de pedido, factura y guía de remisión y da conformidad a la operación, procedimiento a su registro.

13. Después el contador procede la contabilización emite reportes mensuales de saldos por cobrar a clientes, movimientos de mercaderías, ventas y estados financieros.

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CLIENTE: V.C. SUPERVISOR DE VENTAS

GERENTES DE FINANZAS

(COBRANZAS)ALMACENERO CONTABILIDAD

.

B. COBRANZA:

Inicio

Presenta documentos para crédito

Prepara la Orden de pedido

Prepara la

Prepara la Guía de Remisión

Factura

Guía de Remisión

Recepción O/P y

Doc.

Recepción Merc. O/P y GR y firma

copias de GR

Registra salida de mercadería (Kardex físico)

Entrega mercadería, O/P y GR

Recepciona copias de documentos

Verifica conformidad de Documentos

Verifica VºBº

Registra Información

Registro de Ventas

Registro Aux. Anal./ Clientes

Registro Auxiliar de Mercadería

DIARIO

MAYOR GENERAL

ESTADOS FINANCIEROS

VºBº

Orden de

Pedido

Orden de

Pedido

Orden de

Pedido

Orden de

Pedido

Ordena verificación de

datos del

Aprueba crédito

Solicitud de cred. Y doc.

Factura

Archivo

Factura Factura

Solicitud de cred. Y doc.

Guía de Remisión

Archivo

Archivo

Guía de Remisión

Prepara la Planilla de Ventas

Planilla de

Ventas

Planilla de

Ventas

Orden de PedidoGuía de Remisión

FacturaPlanilla de Ventas

Archivo

Factura

Labores de Rutina:

El departamento de Cobranza prepara diariamente listados computarizados de facturas pendientes de cobro, debidamente ordenadas por fechas de vencimientos, el cual se remite a Tesorería y Contabilidad.

Asimismo, el Departamento de Cobranzas semanalmente prepara listados con detalles de la deuda de cada cliente ordenando por fechas de vencimiento, el cual se remite a Gerencia de Ventas y Contabilidad.

Descripción de Procedimientos de Cobranzas:

1. El cliente se presenta a Tesorería con su calendario de pagos. El tesorero verifica en el programa computarizado el importe y vencimiento de la deuda.

2. El Tesorero recepciona el dinero o cheque y expide un recio de ingresos prenumerado en original y 2 copia; el original para el cliente, la primera copia para su archivo y la segunda copia la retiene transitoriamente.

3. El Tesorero en base a la copia de recibo de ingreso prepara un listado computarizado de ingresos, en original y 2 copias (detalla los recibos de ingresos emitidos). El original del listado conjuntamente con la segunda copia de recibo de ingresos lo remite al Departamento de Cobranzas para su registro computarizado y archivo definitivo de los recibos de ingresos. La 1º copia del listado conjuntamente con el recibo de ingresos lo remite a contabilidad y la 2º copia del listado de ingresos lo archiva.

4. Contabilidad registra a fin de mes las cobranzas estableciendo el saldo por cobrar y posteriormente emite reportes y estados financieros mensuales.

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FLUJOGRAMA DE COBRANZAS

CLIENTE: TESORERÍA GERENTES DE FINANZAS (COBRANZAS) CONTABILIDAD

.Inicio

Se presenta con dinero y calendario de Pago

Verifica en el programa importe y

vencimiento

Prepara:

Verifica VºBº

Registra Auxiliar analítico de CLIENTE

Registro de Ventas

Registro Auxiliar de Mercadería

DIARIO

MAYOR GENERAL

ESTADOS FINANCIEROS

Conforme

Recibo de Ingresos

Archivo

Recepciona dinero ó Cheque

Recibo de Ingresos

Prepara listado computarizado

Ingresos

Recibo de Ingresos

Listado de Ingresos

Recepción de

Documentos

Recibo de Ingresos

Listado de Ingresos

Archivo

Registro Computarizado de Cliente

Recibe listado y recibo de

Ingresos

Recibo de Ingresos

Listado de Ingresos