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FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO CESANTÍA COMITÉ
DE EMPRESA F.V. ÁREA ANDINA
(Hasta el 27 de febrero del 2015 su denominación fue FONDO COMPLEMENTARIO
PREVISIONAL CERRADO COMITÉ DE EMPRESA ECUACOBRE F.V. S.A)
INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO COMO PARTE DE
LA AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR LOS AÑOS TERMINADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014 Y 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Quito, 29 de mayo del 2015
A LA ASAMBLEA GENERAL DE PARTICIPES Y CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO CESANTÍA COMITÉ DE EMPRESA F.V. ÁREA ANDINA
Como parte de nuestra auditoría de los estados financieros delFONDO
COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO CESANTÍA COMITÉ DE
EMPRESA F.V. ÁREA ANDINA., por los años terminados al 31 de diciembre del 2014 y
2013, efectuamos un estudio y evaluación del sistema de control interno del Fondo, en la
extensión que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como requieren las
Normas Internacionales de Auditoría. El propósito de dicho estudio y evaluación fue el
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría
necesarios para expresar una opinión sobre los estados financieros del Fondo Previsional.
La Administración del Fondo es responsable por el diseño y operación del sistema de control
interno. En cumplimiento de ésta responsabilidad, la administración realiza estimaciones y
formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control y
los costos correspondientes. El objetivo del sistema de control interno contable es dar a la
Administración del Fondo una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos están
salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizados, y que las transacciones
han sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y registradas
adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con las
Normas establecidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros y Normas Internacionales
de Contabilidad.
Nuestra consideración de la estructura de control interno no necesariamente revela todos los
aspectos de dicha estructura que pudieran considerarse como deficiencias importantes. Una
deficiencia importante es aquella en la que el diseño u operación de una o mas
transacciones tengan el riesgo de que existan errores o irregularidades en montos que
podrían ser importantes en relación a los estados financieros de la Compañía que pueden
ocurrir y no ser detectados oportunamente por la administración del Fondo en el
cumplimiento normal de sus funciones; consecuentemente no expresamos una opinión
sobre la estructura del control interno del FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO CESANTÍA COMITÉ DE EMPRESA F.V. ÁREA ANDINA.; este estudio y
evaluación de control interno determinó ciertas debilidades de control que se incluyen como
parte integrante de este informe.
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Este informe se emite para información y uso exclusivo de la Asamblea de Partícipes y
Consejo de Administración del FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO CESANTÍA COMITÉ DE EMPRESA F.V. ÁREA ANDINAy para la
Superintendencia de Bancos del Ecuador, no debiendo ser utilizado para ningún otro
propósito.
ACEVEDO Y ASOCIADOS CIA. LTDA. EDUARDO RODRIGUEZ C. Registro de la Superintendencia Socio
de Bancos No. SBS – AE-2007-49 Registro Profesional
CPA No. 2660
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ASPECTOS DE INTERÉS E INFORMACIÓN NO PROPORCIONADA.
Como parte de nuestro trabajo hemos solicitado la siguiente información, la misma que no
nos fue proporcionada, información que consideramos necesaria para poder expresar
nuestra opinión sobre los estados financieros del Fondo. A continuación el detalle
correspondiente:
1. A la fecha, no hemos recibido las respuestas respectivas a nuestras
confirmaciones de saldos, 2.
Participes
Confirmaciones de 15 partícipes del FCPC CESANTÍA COMITÉ DE EMPRESA
F.V. ÁREA ANDINA, sobre el saldo de sus aportes y préstamos al 31 de diciembre
del 2014.(El detalle de los partícipes que han sido confirmados Ver en Anexo 1).
Comentarios de la Administración:
** 334 respuestas a las confirmaciones de participes, entregado el 12 de Junio 2015, el
resto de contratos de adhesión no se pudo entregar a los participes ya que se encuentran de
vacaciones, otros son cesantes, están con reposo medico, inmediatamente que se localicen a
dichos participes se entregará lo faltante.
II. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA RESOLUCIÓN EMITIDA POR LA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS No SBS-2013-0504.
TITULO DE LA OBSERVACION: FALTA DE CALIFICACIÓN ANTE LA
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS DE LOS MIEMBROS ASIGNADOS A CADA
COMITÉ.
Condición.-
El Fondo no cuenta con las calificaciones actualizadas de la Superintendencia de Bancos,
del Ecuador de los Miembros de los Comités, ni las calificaciones de los miembros de su
Consejo de Administración.
Recomendaciones: Se recomienda al Consejo de Administración del Fondo
Complementario, realizar las gestiones que sean necesarias ante la Superintendencia de
Bancos, para obtener la calificación de los miembros designados cada uno de los comités,
con la finalidad de evitar posibles observaciones por parte del organismo de control.
Comentarios de la Administración:
El consejo electo en Asamblea General el 11 de mayo del 2013 para el periodo 2013-2015.
Fue calificado con RESOLUCION N° SBS-INJ-DNJ-SN-2014-502 del 13 de junio 2014,
Pero fue anulada dicha calificación con RESOLUCION N° SB-INJ-DNJ-SN-2014-1030
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del 28 de noviembre 2014, que resuelve dejar sin efecto la RESOLUCION N° SBS-INJ-
DNJ-SN-2014-502, por no haber concluido el trámite de cambio de razón social a FCPC
COMITÉ DE EMPRESA FV AREA ANDINA.
La Resolución N° SB-INJ-DNJ-SN-2014-1030 dispone se oficie a los Sres. Juan Heriberto
Padilla Caiza y Luis Germán Pazmiño Villacis a fin que soliciten la calificación de las
diferentes dignidades con la denominación correcta.
Lo cual no sea podido cumplir por la Resolución de la Junta Política Monetaria en la que
prohíbe llamar a asambleas generales de participes, y por lo cual no podemos generar un
acta de asamblea que respalde dicha petición.
TITULO DE LA OBSERVACIÓN: FALTA DE REFORMAR EL ESTATUTO DEL
FONDO COMPLEMENTARIO.
Condición: En el estatuto del Fondo no se encuentra establecido el número máximo de
representantes que pueden desafiliarse del Fondo cada año.
Conclusión: En el estatuto del Fondo no se encuentra establecido el numero máximo de
participes que puedan desafiliarse del Fondo cada año, incumpliendo el Art. 19 de la
Resolucion 504.
Recomendación: Recomendamos al Consejo de Administración, reformar el estatuto del
Fondo Complementario, incluyendo como cláusula adicional lo establecido en el Art. 19 de
la Resolución SBS-2013-504.
Comentarios de la Administración:
El estatuto fue reformado con la resolución 504, y aprobado por la SB con fecha 27 de
febrero 2015 con RESOLUCION SB-DTL-2015-143 en el cual el Art. 88 PAGO POR
DESAFILIACION VOLUNTARIA dice:
El número de partícipes que anualmente pueden solicitar el pago por desafiliación
voluntaria prevista en el artículo 18 de la resolución SBS-504-2013 no podrá superar el 5%
del total de los participes que no mantienen obligaciones pendientes con el FCPC Cesantía
Comité de Empresa FV Área Andina.
TITULO DE LA OBSERVACION: INEXISTENCIA DEL COMITÉ DE
AUDITORÍA.
Conclusiones: El Fondo no cuenta con un Comité de Auditoría, incumpliendo lo
establecido en el Art. 46 de la Resolución SBS-2013-0504.
Recomendación: Recomendamos a la Asamblea General del fondo complementario,
realizar las gestiones que sean necesarias, para la conformar el Comité de AUDITORIA,
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mediante la estructura básica, con la finalidad de evitar posibles observaciones por parte del
organismo de control.
Comentarios de la Administración:
No sea podido conformar el Comité de Auditoria por los problemas antes señalados ya que
al no existir un consejo de administración legalmente calificado no podemos conformar
dicho comité.
TITULO DE LA OBSERVACIÓN: INEXISTENCIA DE LA PÁGINA
INSTITUCIONAL DEL FONDO
Conclusión: El fondo no cuenta con una pagina web institucional, de acuerdo a lo que
establece el ente de control, incumpliendo lo establecido en el Art. 40 de la Resolución
SBS-2013-0504.
Recomendación: Recomendamos al Consejo de Administración, la elaboración de la
página web institucional, con la finalidad de cumplir con lo que establece la ley y evitar
posibles observaciones por parte del organismo de control.
Comentarios de la Administración:
Estamos en proceso de creación e implementación de la página web, estamos trabajando
con el mismo proveedor del Fondo de Cesantía FV Área Andina, con la empresa WIDE
Solutions, con RUC 1720802394001, cuyo Representante Legal es el Ing. William
Alejandro Espinosa Márquez, para que realice la construcción de la página Web del Fondo.
III. ASPECTOS GENERALES DEL FONDO COMPLEMENTARIO.
TITULO DE LA OBSERVACIÓN: FALTA ACTUALIZAR EL NOMBRAMIENTO
DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO.
Conclusión: El Fondo no ha actualizado el nombramiento del Representante Legal del
Fondo, ya que en nuestra revisión se observó que el Sr. German Pazmiño, fue habilitado
mediante Resolución SBS.INJ-2012-615 de fecha 27 de julio del 2012, Al respecto dicho
plazo concluyo en el mes de julio del 2014 y no se nos ha proporcionado la renovación de
su nombramiento para seguir en sus funciones, adicionalmente no se dispone de la
calificación de dicho funcionario ante el ente de control.
Recomendación: Recomendamos a la Asamblea General, actualizar el nombramiento del
Representante Legal del Fondo, con la finalidad de mantener documentado y actualizado la
designación de este funcionario, con la finalidad de posibles observaciones por parte del
organismo de control.
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Comentarios de la Administración:
No se ha podido calificar al Representante Legal por anulación del Consejo de
Administración con la RESOLUCION N° SBS-INJ-DNJ-SN-2014-502 del 13 de junio
2014, al no ser reconocido el consejo no podemos seguir con el tramite requerido.
IV. ESTATUTOS Y REGLAMENTOS INTERNOS
TITULO DE LA OBSERVACIÓN: FALTA DAR CUMPLIMIENTO A LO QUE
ESTABLECE EL REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE PRÉSTAMOS.
Conclusión: De la revisión efectuada al 100% de créditos otorgados durante el año 2014,
observamos el incumplimiento por parte del Fondo, de ciertos aspectos que se encuentran
detallados en el reglamento de prestaciones (Ver Anexo 2 detallado con las observaciones
correspondientes a la revisión de los créditos).
Recomendación: Recomendamos a la Administración del Fondo, acatar cada uno de los
lineamientos que se encuentran normados en el reglamento de préstamos, con la finalidad
de evitar posibles observaciones por parte del organismo de control.
Comentarios de la Administración:
Tomaremos en cuenta dichas observaciones para evitar problemas con los entes de control.
Respuestas según observaciones del anexo 2
1. Las observaciones emitidas para:
a. No evidenciamos en las carpetas el respectivo comprobante de egreso
debidamente formado por el participe.
Respuesta: Se debe a que todos los casos se realizan transferencias bancarias de
cuenta a cuenta y el documento que valida la firma del participe es la nota de
debito bancaria.
b. No evidenciamos físicamente en las carpetas, el respectivo comprobante de
egreso.
Respuesta: Existen créditos que se renuevan y por los que no existe salida de
dinero por lo tanto no existe comprobante de egreso, sino comprobante de
diario.
c. No evidenciamos la constancia de la cedula de identidad del participe.
Respuesta: Para todos los casos tenemos un control riguroso de los documentos
que respaldan los créditos y que son exigidos por el reglamento de crédito.
d. No evidenciamos en las carpetas, la respectiva tabla de amortización firmada
por el participe:
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Respuesta: Es posible que el participe tomo la tabla de amortización firmada que
correspondía a nuestro archivo y nos dejo su tabla de amortización. En todo caso
tomaremos los correctivos para que todas las tablas se encuentren firmadas, sin
embargo son casos excepcionales (4) de todo el universo (5735).
TITULO DE LA OBSERVACIÓN: INCUMPLIMIENTO A LO QUE SE
ESTABLECE EN EL ESTATUTO PARA LA LIQUIDACION DE LOS
PARTICIPES.
Conclusión: Durante nuestra revisión del 100% de liquidaciones efectuadas en el periodo
2014, se observó la existencia de expedientes de participes que no cuentan con la
documentación necesaria que sustente la liquidación respectiva, a continuación el detalle:
FECHA
RETIRO NOMBRE PARTÍCIPE
VALOR
LIQUIDACIÓN
US$
19/06/2014
LAPO FERNANDEZ RUBEN
DARIO 266
06/02/2014
CUICHAN GARCIA LUIS
ALFREDO 175
------------
Total 441
=======
Recomendación: Recomendamos a la Administración del Fondo, dar cumplimiento a los
principales aspectos que se establecen en el Estatuto FCPC Cesantía Comité de Empresa
F.V. Área Andina aprobado por la Superintendencia de Bancos.
Comentarios de la Administración: Existe un error en la documentación requerida ya que
los nombres de los partícipes que Uds. Mencionan todavía prestan servicios a la empresa
FV y son socios activos del Fondo.
ESTADOS FINANCIEROS SOBRE RUBROS EXAMINADOS.
V.1 TESORERÍA
EFECTUAR UN SEGUIMIENTO CONTINUO DE AQUELLAS PARTIDAS
CONCILIATORIAS ANTIGUAS.
Conclusión: El Fondo mantiene cheques emitidos desde meses anteriores, los cuales a la
fecha de nuestra revisión se encuentran en poder del Fondo, y que no han sido entregados a
su beneficiario.
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Recomendación: Se recomienda a la Administración del Fondo, efectuar un seguimiento
continuo de aquellas partidas conciliatorias que se mantiene desde meses anteriores, con la
finalidad de depurarlas y así presentar saldos reales.
Comentarios de la Administración: La Administración y la Sra. Contadora han estado
preocupados por la entrega de cheques emitidos y no retirados por parte de los partícipes,
seles a contactado vía telefónica y no han acudido a retirar sus respectivas devoluciones.
V.2 APORTES CUENTA INDIVIDUAL.
TITULO DE LA OBSERVACION: INEXISTENCIA DE UN ANALIZIS DE LA DE
LAS CUENTAS POR PAGAR QUE MANTIENE EL FONDO CON SUS
PARTICIPES.
Conclusión: Durante nuestra revisión se observó que el fondo mantiene obligaciones
pendientes de años anteriores con sus partícipes, de los cuales no se ha definido plazos de
pago ni la forma de su liquidación respectiva. A continuación el detalle que consta en la
cuenta de otros proveedores código 239010 al 31 de diciembre del 2014:
Recomendación: Recomendamos al Fondo definir el tratamiento que se dará a aquellas
cuentas por pagar que se mantiene con los participes, con la finalidad de evitar posibles
observaciones por parte del organismo de control.
Comentarios de la administración:
Debemos informar que a los participes cesantes se les ha tratado de localizar por varios
medios sin tener éxito, se ha solicitado en las respectivas Asambleas anuales sobre el retiro
de sus ahorros, además damos cumplimiento a lo establecido en el estatuto.
PROCESO ELECTRÓNICO DE DATOS.
SOLICITAR AL PROVEEDOR DEL SISTEMA INFORMÁTICO
COMPLEMENTAR EL SOFTWARE CONTABLE.
Recomendación.
Recomendamos a la administración del Fondo, efectuar las gestiones necesarias para que la
empresa proveedora del software contable denominado SOFV efectúe la mejora y
complementación de los diversos módulos necesarios para el procesamiento electrónico de
la información contable y financiera, con el fin de justificar los desembolsos efectuados y
medir los beneficios obtenidos. Adicional con la finalidad de preparar esta información de
forma automática y simultánea, lo cual permitirá reflejar una adecuada interconexión de la
información y que a su vez permita la generación de los estados financieros dentro del
sistema contable.
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Comentarios de la Administración: Se tomara en cuenta la observación y se procederá en
la implementación necesaria.
SOLICITAR AL PROVEEDOR DEL SISTEMA IMPLEMENTE UN PLAN DE
CUENTAS EN EL SISTEMA EN CONCORDANCIA CON EL CATÁLOGO DE
CUENTAS QUE ESTABLECE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y
SEGUROS.
Recomendación.-
Recomendamos a la Administración del Fondo, solicitar al proveedor del sistema,
implemente como parte del sistema contable-financiero, un plan de cuentas de conformidad
con lo que se establece en el Catálogo de Cuentas formulado por la Superintendencia de
Bancos y Seguros, esto con la finalidad de mantener una adecuada estructura de su plan de
cuentas.
Conclusión.-
Durante nuestra revisión, observamos que el Fondo, prepara y reporta los estados
financieros al organismo de control, mediante la utilización de hojas electrónicas de Excel,
ya que no mantiene implementado en su sistema contable y financiero denominado
SOFVel plan de cuentas que establece la Superintendencia de Bancos y Seguros y se
maneja en el sistema contable en función del plan de cuentas de años anteriores.
VII. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES ANTERIORES
EFECTUADAS POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL
La Superintendencia de Bancos mediante oficio No. INSS-2010-1346 del 2 de diciembre
del 2010, producto de la inspección integral efectuada; emitió su informe de observaciones
y recomendaciones, sobre el cual detallamos a continuación el correspondiente seguimiento
de las recomendaciones efectuadas y su cumplimiento o incumplimiento respectivo a la
fecha de nuestra revisión del sistema de control interno 29 de mayo del 2015. A
continuación el detalle de las observaciones:
No. Observación Seguimiento Observaciones
Cumple No cumple
1 HISTORIA LABORAL
La acumulación de los valores
contribuidos por el patrono, los
aportes personales, voluntarios y
las utilidades asignadas a la cuenta
individual del universo de
partícipes del FCPC. No registra
una historia laboral que permita
determinar la razonabilidad de los
saldos auditados al 30 de agosto del
2010.
X
El Fondo Complementario,
ha elaborado la historia
laboral de cada participe en el
que se determine los aportes
patronales, personales y
voluntarios de acuerdo a lo
establecido por la Ley, por lo
cual dichas deficiencias han
sido corregidas mediante la
aplicación del sistema SOFV.
