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FONDOS ACUMULADOS

Definición: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

SE PRODUCEN POR VARIOS MOTIVOS:

1. Ausencia de una tabla de retención documental.

2. Funcionarios que dejaron la empresa por cualquier motivo.

3. La empresa fue fusionada, privatizada, liquidada, etc.

4. No existe un repositorio de archivo central e histórico.

5. No se sabe que hacer con los documentos, simplemente se empacan y se envían a cualquier lugar dentro de la compañía.

COMO ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOSEn el proceso de organización del fondo

acumulado es muy importante respetar el origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida institucional.

Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado. En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental.

SEGUNDA ETAPA: COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL PARA ALCANZAR ESTA ETAPA SE RECURRIRÁ:-Identificación y análisis de los actos

administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Entidad.- Análisis de la evolución del organigrama institucional.- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a laGestión documental y a la administración de archivos institucionales.- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las funciones específica de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o vigente.- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica .

TERCERA ETAPA: INVENTARIO DOCUMENTAL

Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo de la organización.

FORMATO DE INVENTARIO

ITEM

NOMBRE DE LA UNIDAD DE CONSERVACION

CONTENIDO

CLASE

FECHA INICIAL

FECHA FINAL

OFICINA PRODUCTORA

CUARTA ETAPA: VALORACIÓN DOCUMENTAL

Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.

ENTIDAD PRODUCTORA_______________________________________OFICINA PRODUCTORA________________________________________

SERIES SUB-SERIES Y TIPOLOGIA DOCUMENTALES

FECHAS

VALOR

RETENCION EN AÑOS

DISPOSICIÓN FINAL

INICIAL

FINAL ARCHIVO CENTRAL

CT E S R

CONVENCIONESCONSERVACIÓN TOTAL CTELIMINACIÓN ESELECCIÓN SREPROGRAFÍA R

QUINTA ETAPA: PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓNUna vez valorada la documentación y aprobada

por el respectivo Comité deArchivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:

ProcedimientosEliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información. Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información contenida en dichos soportes.

• Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.

• Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.

SEXTA ETAPA: CLASIFICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.

Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trámite normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que se utiliza en la practica archivística universal.

SÉPTIMA ETAPA: SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTALUna vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se

realizará la selección documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:- Denominación de la unidad de conservación- Fechas extremas- Número de folios- Observaciones o notas- Firma del responsable de la selección documental- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas establecidas por el Archivo General de la Nación.

OCTAVA ETAPA: ORDENACIÓN DOCUMENTALDefinido y seleccionado el volumen documental

objeto de conservación y transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta.

NOVENA ETAPA: REALMACENAMIENTO DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:- Nombre de la dependencia productora- Serie y/o agrupación documental- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido- Número de caja- Fechas extremas,- Numero de folios- observaciones.

DÉCIMA ETAPA: DESCRIPCIÓN DOCUMENTALComo instrumento complementario de descripción

archivística se elaborará, diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:- Fecha- Oficina productora- Dependencia- Número de caja- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla Valoración Documental. Breve descripción del contenido de la unidad documental.- Fechas extremas de la unidad documental.- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.

CIBERGRAFIA

• http://yonpaocardozo.blogspot.com/2009/03/fondos-acumulados.html

• http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2330

GRACIAS