3.FONDOS

MUSEOGRÁFICOSy DOCUMENTALES

(ELEMENTOSCOMUNES)

El hecho de haber considerado como conjuntosconceptualmente diferenciados lo que hemos denomina­do Fondos MuseográfJCos y Fondos Documentales. noquiere decir que esta división responda a dos realidadesy conceptos netamente separados. sino que se tratade una opción arbitraria.

Ya he mos insistido en apartados anteriores en larelativkjad del concepto Fondo Museográficodependiendo de la~gfa de los objetos que formanlas colecciones de un museo, pudiendo una co/ecci6nde grabados, 00 ibro o una fotografia pertenecer tantoa laeategoria de lo que se considera "objeto museable"como a losfondos de labiblioteca O. como es desgracia­damente frecuente. permanecer arrinco nado e ind usoi\ocallzab\e esperando que la OJrlosidad de algún técnicodelmuseo lo saque del oJviclo. Esta relatividad no implicaque este tipo de documentos históricos no de ban tenerel mismo cont ro l que lo que tradicionalme nte se hanconsiderado fo ndos museográficos. Es por esta razónpor la que hemos considerado necesario individualizarla categoría de Fondos Documentales.Noot=n""I'oodooH=ogn1\cos yI'oodooDo<umen­tales comparten la drcunstanda de tratarse en lamayoria de los casos de ejemplares únicos., no frutode una edición en serie a partir de un o riginal (siexceptuamos museos en que los 6bros o las estampasconstituyen el contenido fundamental de sus coleccio­nes). Por ello merecen el mismo nivel de proteccén,estudio. cataloga<::l6n y diMión.Además pueden existir importantes conexiones entredetenninados items pertenedentes a una u otracatego ría, como es el caso de una me moria de una

".

excavaó6n arq ueológica y los materiales obtenidos enla misma. la grabación sonora o en imágenes de un

de termi nado acontedrniento y los objetos con élrelacionados., o los planos previos a la construcd6n deuna máquina y la máquina misma. Por ello. aunquehemos optado por separarlos procesos de numeraciónycatalogad6n de estos eemeotce rncsecgrétccs, existirálaopción de relacionarlos a través de una base camónde control de conjuntos.Debemos señalar que todos los mecanismos de control

y gestlén, desde su ingreso hasta su eventual baja enel museo. son absolutamente comunes. com partiendopor ello las mismas bases de datos de gestión dep-ehgresos, entradas temporales,movimientos mterros,

exte rnos y bajas. conservación y restauración.documentad6n grafica y repnxlucdones. Además deser necesaria una gestión común. podremos disponer

de informes htst6ricos sobre todos estos procesos. conindependencia de que los items referendados hayansido utalogados romo fondos masecgráfcos odocumenta Jes.

3.1.Conjuntos museográficosy documentales

Seconsideran Conjuntos Museográficos. aq uelloso bjetos que, hab iendo sido concebidos con identidadpropia. fonnan parte de una agrupación más ampliade piezas. entre las que existen relacio nes:

- de carácter funcionaJ (vajilla,cubertería, ...).- de presentación (guamid6n de chimenea, mueblesy enseres de una sala. ...).- de contexto (objetos procedentes de un haDazgocerrado: ajuar funerario. tesoro••••).• de elementos de un proceso de producción decaracterfsticas especificas (d ibujo preparatorioy pintura; plano. maqueta y modelo industrial; láminay estampa. ••.). o• de ser fruto de una misma praducd6n (serie degrabedcs, •••l.Se consideran Conjuntos Documentales todos

aquelos items que aparecen asociados a eventos o temas

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

especñcos, pero por causasdiversas no presentan dichaagrupación en el archivo (diarios, fotografias y dibujosde una excavación: una tesis doctoral y sus materialespreparatorios; ...).Conjuntos museográfico • documentales: Si tosfondos museográñcos,y losdocumentales por su parte.pueden presentar asociaciones en forma de conjuntos.el mismotipo de relaciones pueden establecerse entrefondos museográflcos ,y fondos documentales (losmateriales procedentes de una excavación arqueológicacon los diarios de campo. dibujos. fotcgreñes, etc, delos trabajos; fondos procedentes de una expedicióncientifica con las memorias y documentación gráficacomplementaria: etc).Segúnla conveniencia de cada museo pueden definirsecuantas relaciones se consideren necesarias para ladeterminación de conjuntos. siempre y cuando éstasno se refieran a elementos o partes constitutivas de unobjeto o a su procedencia administrativa (donaciones.colecciones. etc.), o no procedan de informacionesrecuperables por otros campos. De igual forma nuncapueden establecerse relaciones entre objetos entre losque no haya existido una vinculación debidamenteacreditada.

TRATAMIENTO INFORMÁT/eO

la diversidad de las posibles formas de relación (unfondo con un documento / un fondo con variosdocumentos / variosfondos con un documento / variosfondos con varios documentos) impide utilizar comoelemento de relación directa tanto los números deinventario o c6c1igos de identifICación como los númerosde expediente de ingreso respectivos que figuran enlas bases de datos de catalogación.Por ello. los Conjuntos Museográficos o Documentales.y los r-fusecgráñcc-Documentales. se controlarán pormedio de una base de datos auxiliar conectadaexclusivamente con BD Catalogación de Fondost-luseogréñcos y BDCatalogación de Fondos Documen­tales.Creación de conjuntos museográficos o documenta­les:• Desde el campo Conjunto de un registro de cataloga-

170

ción podrá solicitarse el establecimiento de un conjunto.El sistema. previa confirmación, creará un registro enBDConjuntos, asignando Código de reJad6n y solicitandoel resto de los datos descriptivos.A cada nueva ficha de catalogación en la que se anoteun número de conjunto ya existente. pedirá confirma­ción(mostrando en una línea de pantalla la Descripcióndel conjunto) antes de proceder a su inclusión ymodificar el campo Elementos museognificas / Elementosdocumentoles del registro .Creación de relaciones museográflCO-documentales:• Para establecer una relación entre fondos yaexistentes en ambas bases de datos:Se solicitará el establecimientode la relación partiendo.en cualquiera de las bases,· de un número de inventario/identificación (en casode que la relación parta de un solo elemento),· un número de expediente (en caso de que la relaciónafecte a la totalidad del mismo).· un número de conjunto (en caso de que la relaciónafecte a la totalidad del mismo) o· un lote de búsqueda (en caso de que los criterios deselección no puedan definirse con los anterioresparámetros).El sistema solicitará· una etiqueta descriptiva de la relación, y· una información equivalente en la base contraria: unnúmero de inventario/identificación. un número deexpediente o un número de conjunto. o en su defectopermitirá acceder al módulo de búsqueda para que seseleccione un lote por los criterios deseados, y• generará un registro en BD Conjuntos. asignando unCódigo de relación.Tras confinnar que ambos bloques de infonnaciónestándefinidos. marcará los campos correspondientes detodos los registros con su código de relación. ycompletará la información pertinente sobre númerode elementos. etc, en BD Conjuntos.• A cada nueva ficha (o lote) de catalogación en la quese anote un número de relación ya existente. pediráconfirmación (mostrando en una linea de pantalla laDescripción de la relación) antes de proceder a suinclusión y modificar los campos Elementos ... de lregistro .

Fondos museogrilficos y documentales: conjuntos

Consulta de relaciones:El campo Conjunto de cada BD Catalogación contendráexclusivamente un código de orden {ej.: -42"). desdeel cualse tendrá acceso a BD Conjuntos (campo Códigode reladón) para tener una más amplia información sobreel conjunto. lógicamente. realizando una búsqueda enBD Catalogación a través del código de conjunto seráposible recuperar las fichas catalcgráñcas de todos loselementos. pero además será posible listar en formatopredefinido. desde BD Conjuntos. las fichas decatalogación de todos sus elementos componentes.

1,Base de datos: Conjuntos

Nota: Aunque el campo correspondiente en cada basede datos se ha definido como indexable con claves. enprevisión de que un objeto o documento puedapertenecer a dos o más conjuntos, debe establecersela máxima precisión en las definiciones para nomultiplicar el número de conjuntos innecesariamente.En particular debe analizarse la inconsistencia de definirconjuntos en diferentes niveles del mismo asunto (p.e.•los materiales arqueológicos de un yacimiento; los deuna campaña determinada; los de una cata específica;los de una tumba particular dentro de esa cata; ...).

Archivo. auxiliar de BD Catalogación de Fondos Museográficos y BD Catalogación de Fondos Documentales. decontrol de los elementos de aquelias series de ambos tipos de fondos vinculados por diversas razones. y de cuyarelación se considera necesario mantener constancia. evitando largas frases descriptivas. o relaciones de númerosde inventario. en cada ficha de catalogación.

Mantendrá conexión con. Catalogación Fondos Museográficos. Catalogación Fondos Documentales

NUMERO INTERNO SISTEMA

CÓDIGO DERELACIóN

DESCRIPCIÓN

ELEMENTOS MUSEOGRÁF1COS

ELEMENTOS DOCUMENTAlES

OBSERVAOONES

CAMPO NUMERO INTERNO SISTEMAContenido

Único

Introducción

Automática

Información

No re ible

Indexación

Clave Obll atona

Defin;ción

CAMPO

Código de relación del registro dentro de lobasede datos, asignado porel sistema ;nfonnótico.

CÓDIGO DE RELACiÓN

Contenido

Único

Introducción

Automática

Informodón

No re tibie

Indexadón

Clave

lmentodón

Obli atona

DefiniciónLC¡TH580s Re/'

Notos,Ejemplos

Número de ordende la relación entre fondos museogróficos y/o fondos documentales.Tabla de códigos de conjuntos.CATALOGAOÓNFONDOSDOCUMENTALES (Conjunto)CATALOGAa6N FONDOSMUSEOGRÁFICOS (Conjunto)

Campo contador.25

171

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE HUSI!OS

=-1:::--I~DESCRIPCiÓN

Ie..- 1"- I "~Unlco MiIIlUaI No repetll*

~ somerode lo moción que mwIa a losfondos.Tabla de desaipci6n de conjuntos.Vajilla Carlos IV(CE324 56-CE32556)Uniforme Ca pitán CabaJleria

Expedición del Padfkc

DePnidónLCfTHSE¡.mpI",

CAMPO

Definidón

LCfTHSN ot",

ELEMENTOS MUSEOGRÁFICOS

l~~ 1:= I':~-::=--·'-· ---I~ 1N:::Wc&Indicodón del número de registros museográficos que indl1Yf! /o reIodón.Tabla de descripei6n de conjuntos.Setrata ee lrl campo contador que contro lael número de veces que cada Cócftgo dI!! reladón apareceen el campo Conjunto de BD CatalogaOón de Fondos MuseogriflCOS.20

CAMPO

Definidón

LCfTHSNotas

Ejemplos

ELEMENTOS DOCUMENTALES=--- _

I :~ 1= 1;:; I~ 1N:::t46MIndicodón delnúmerode registros documentales que incluye /orekKión.Tabla de descripción de conjuntos.

Se trata de un campo contador que controla el número de veces que cada Código de relodón aparecee n e l campo Conjunto de BD Catalogación de Fond os Documentales.

S

CAMPO OBSERVACIONESContenido Introducción In(orm<><ión IndeJlcJC;ión limentcu;/ón

Único Manual Re tlble Texto Necesaria

Definidón

Lc¡msEjemplos

Cualquier otro infonnodón de interes sobre la reladón re(erendodo, que no hoyo tenido cobida en loscomposanteriores.Tabla de descripclén de conjuntos.

El conjunto se estableció en 1981 a consecuencia del estudio y catalogación de los fondos para laexposición ·Joy~ria rnedlterránea",

m

Conjuntos. Relaciones

1 Número Interno Mstem.

C6d1JO relad6n

I Duaipdón

1 Elementos museo¡rifkol

1 Elementos documentales

IObMl"tKiones

80 CATALOGACIóN F. M.

BOCATALOGACIóN F. O.

Ejemplos de cumpUmentadón

Conjunto

Conjunto

f,

... Ine.-.....-: 01"1 ...C6cIP-NIIIId6n 15

o.crIpd4n ' TesorlJ1o de monedas1!1...... 1INIWOIf6ftOOl 10

O~_ El cántaro que contenla las monedas en e/lugar de hallazgo está en depósito en el Museode Huelva. por un período de cinco años de 1993 a 1998.

N' lIte.rtto SIItMnI: 02

-. qcIsD 1"8IlIdH' 16'.' ~ , . . .".,w::; ¡ • ,,'Delcrtpcl6nji Viaje Fragata Arapiles

~t· ..' . ,...niuI"¡zilll- 314l ' '1 ' . •........socurn.n.... 40, ','O~_ Existe mAs doamentadón relativa alvta¡e de la Fragata, que por no habersido generada

durante elviaje no forma parte de este conjunto (v. exp. 521/1978/8. conjunto 36).

~tne:.moa.ma' 03C6dIp nllId6n 17

~ Cuadernos de Slret

~"l';';'~~ 6, "; - - . .~ ~ " ' I : ,

'... .'.' >':O'*"-d_ El Museo de A1merfa conserva los cuadernos ue faltan en la serie a uf relacionada.

17l

NORHAUZAaóN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Conjuntos museogréfkc-dccurrentaes. Secuencia

BO CAT.FMjFD

soCONJUNTOS

sJii.,., no._!!I

I

FIN PRoceso

.¡ no i,_o .

17'

FondO$ mllseográflcO$ y docllment:ales: movimientos.

3.2.Movimiento de fondos

museográficos y documentales

Se considera movimiento de un objeto o docu mentoen un museo cualquier cambio de ubicació n de carácterte mporal. tanto a largo como a co rto plazo, con undestino pre fijado. l as razones por las que un bienmodlñca su emplazamiento son variadas y sus destinospueden responder a muy distintas necesidades.la gestión material de todos los movimientos de lascolecciones es co mpetencia del Departamento deConservación. pero. con independenciade su duración.destino. tramitaciónadministrativa u otras características.todo movimiento requiere siempre de un mínimotratamiento documental, que asegure su localizaciónfísica bajo cualquier circunstancia.la faltade un estricto control para algunosmovimientosen los museos. en particular los internos. se haconvertido en lacausa más habitual de lasdesaparicionestemporales de losobjetos, al haber sufiido desplazamien­tos "incontrolados".

3.2./.MoYimientos internos

Movimiento intemo es el producido en el interior dela propia sede del museo.El punto de origen para cualquier movimiento internode un objeto serán siempre las salas de exposición olassalasde reserva; cualquier otra ubicación de l objetodentro del museo tendrá un carácter temporal y nuncadeberá ser considerada como una-signatura to pográficade origen o estable del objeto.El punto de destino podrá ser cualquiera de lasdependencias funcionales del museo.los movimientos intemos pueden ser clasificados porsu duración: a largo plazo o corto plazo. los primerosse rán aquellos que llevan lmplkltc un cambio de lasignaturatopográfica en la ficha de catálogo y que suelencorresponder a un traslado del objeto de ntro de lassalas de exposición o reserva, o entre ambas áreas.

175

Por el contrario, los movimientos a corto plazo nuncarequerirán un cambio de signatura topográfica ya quela nueva ubicación tendrá un carácter provisional yresponderá a su estancia temporal en el taller derestauración. laboratorio de fotografia, salade Investiga­dores. sala de exposiciones temporales, Gabinete dedibujo etc.los movimientos intemos no necesitan permisos ot ramitaciones administrat ivas particulares. por lo quesu con t rol y documentación se limita a la establecidapor el propio centro. En cualquier caso, el documentoindispensable y básico para el correcto control es elboletín de desplazamiento, en el que se deberá recogerla siguiente información:

• Datos básicos de identificaciónde la pieza (nombre,n2 inventario, departamento. etc)· Causa del movimiento· Destino· Signatura topográfica de origen· Fecha de salida· Fecha prevista de retorno· Nombre y firmas de quien entrega y recibe losobjetos (yen su caso de la persona o cargo queautoriza el mo~¡miento).

El boletin de desplazamiento se emite por duplicado:una copia quedará en poder del Departamento deConservación, o de la persona o sección encargada delco nt ro l, y la segunda acompañará a los objetos a sudestino y retomará con ellas al finalizar el movimiento.Suplementariamente, la emisión de boletines dedesplazamiento incluirá testigos individuales, o carte las,para situar en el lugar habitual de cada uno de losobjetos desplazados.

3.2.2.MoYimientos externos

El movimiento externo es el producido por la salidade un objeto de la sede del museo. los movimientosa corto plazosuelen tener como destinos más habitualesexposkiones temporales, tratamientos de restauración.análisiso reproducción. asícomo cualquier otro surgidode las actividades propias del museo .

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Los mc:wimientos de larga d...-adón son los ocasionadospor eldepósito de las coIecdones en otras instituciones.Al contrario que los movimient os internos. suelennecesitar pennisos administra tivos por parte del titulardel centro. que conIevan una tramitación más o menoscompleja y la cumpli~ntaci6n de una serie de

requisitos.la tramitad6n más común incluye las siguientes etapas:- SorodWd de salida de la peza por parte del petccnerc.-Valora ción e informe sobre la petki6n por parte delosdepartamentos de Conservaci6n e Investigación de lmuseo.• Aprobadón de l Director o Consejo de Dirección delmuseo.- Autorizaci6n de l propieta rio, cuando se trata de unobjeto en depósito.- Re misión de la documen taci6n al órgano encargadode e mitir la auto rización correspondiente.él el caso de losmuseos de tituIariclad estatal, tal comoesta blece el Reglamento de Museos en su art, 6.3, esreq uisito ndispensable para cualquier salida de objetosde un museo la e~n de una Orden Ministerial, previaconformidad del Subdirector Ge neral de los Museos

Estata les y aprobadón de l Director General de Be llasArtes y C.R.B.C.Dicha Orde n Ministerial debe recoger la siguienteinform ación:a) Lugar y un plazo de tiempo por el que se oto rga laautorización (cualquie r prórroga de l plazo establecidoob liga a re iniciar el trámite administrativo y emitir nuevaOrden Ministerial o la consiguie nte autorización).b) Garantías exigidas por el director del museo.e) Alusión a la obligatoriedad de firma de actas dee ntrega y recepci6n o dev olución.d) Suscripción de una póliza: de seguro que cub ra todoslos riesgos de "clavo a davo", por parte de l prestatario,debiendo constar como be nefkíaríc el Estado Españo~

Ministerio de Educac ión y Cultura.f) Remisió n de co pia de la póliza de l seguro y de lasactas a laSubdirecd6n Gene ral de los Museos Estatales .• Traslado de laauto rización a prestador y prestatario.Complementariamente. ciertos destinos pueden exigirtrámites y requisitos especeles.Asípor ejemplo. los préstamos temporales o depósitos

de bienes asignados a museos de titularidad eninstituciones no museistlcas requieren, además de laOrden Ministe rial antes mencionada. el ¡nfonnefavorable de la Junta Su~ de Museos, y en casode que la institución de positaria no sea de titu laridadestatal deberá formaizarse mediante contrato adminis­trativo .la entidad depositaria estará obligad a a:1. Cum plir las presa+pciones señaladas en la O rdenpor la que se autoriza el depósito .2. Hace-se cargode los gastos ordinarios derivad os dela conservación y exhibici6n de laobra.3. No someter al ob jeto a ningún tratamiento derestaurecéo sin previo consentimiento .4. Permitr la il"\Specci6n del depósito.5. Restituir e l depósito cuand o se pida.6. 8 incumplimiento de e stas o bligaciones dará lugaral inmedia to evantamenec del d~p6sito. sin perjuiciode las responsablldadesque puedan derivarse de dichasactuaciones.Los préstamosparaexposiciones que se celebren fueradel territo rio español necesitan sup1ementariamente

(y al margen en esta OCASión de que los museos seande titularidad estat al) un permiso de exportación

tempo ral (ley PHE. art, 5. Y R.D. 111/1986. arto52 ).previo informe de laJunta de Calificación.

La validez del permiso es de seis meses. Si el eventotuviera mayor duración deberán solicitarse las pró rrogascorrespondientes .Todos los de rechos. tasas y cargos que sea necesarioabonar para la exportación temporal corre rá n a cargode la entidad organizadora de la exposición. así comolos necesarios trámites de transportes y ad uanas.

3.2.3.Levantamiento temporal de depósitos

Un ca so partic:Vlar de movimiento de fondos es e l"levanta miento temporal de depósito- por parte delcentro de o rigen (por ejemplo, un cuadro del Museo

del Prado. depositado en el Museo de Oudad Reeí, queessolicitado para unaexposici6n temporal en Barcelona,tras Ip cual volverá a su depósito en G udad ReaQ.Administrativamente aparecen tJ'"árMes y consecuencias

,,,

Fondos muSAlOgráflo;os y dOQJmentales: movimientos

muy diferentes según que lagestión de dicho préstamola realice el museo depositante o el depositario:Si la realiza el museo depositario, se trata de unmovimiento"normal"de una pieza en depósito (previaautorización de su titular) autorizado por O.M. Si larealiza el museo depositante, deberá procederse enprimer lugar a levantar el depósito existente, y ensegundo a autorizar el movimiento, es decir, seránnecesarias dos gestiones.

3.2.4.MoYimiento conjunto de (ondosmuseográficos y documentales

En caso de que un movimiento incluyaconjuntamentefo ndos museográfkos y documentales, se actuará delmodo descrito más adelante para la inclusión de unasegunda selección de elementos en un movimiento: trasgenerar un expediente de movimiento desde FondosMuseográficos, se pasará a seleccionar los documentoscorrespondientes y alsolicitar su movimientose indicaráel número de expediente ya creado.

3.2.5.Bajas = MoYimiento

Otro tipo particular de "movimiento" que gestionaráBD Movimientos es la baja de fondos.Ocasionalmente, y por circunstancias muy diversas.puede producirse lareordenadón, deseparícón, pérdida,robo o destrucción de los bienes custodiados por losmuseos.Aunque la infonnación relativa al objeto se mantendráen los archivos, el acaecimiento de una baja necesitaun control documental y administrativo que. en ciertomodo, podemos considerar opuesto al proceso deIngreso.En colecdón estable y en depósito las bajas se puedenproducir por:- Destrucción: Se considera que un objeto estádestruido. cuando por cualquiersiniestro(incendio. actovandálico, etc) se produce la desaparición del mismoen toda su integridad flslca, o un grado de deteriorotal que en ningún caso sea posible su recuperación

177

mediante tratamiento de restauración.- Desaparición: Cuando un objeto no se encuentraen su emplazamiento ordinario. sin motivo conocido.se considera una desaparición, que puede ser debidaa robo o a movimiento incontrolado del objeto.En caso de evidencia clara de robo. debe hacerse lacorrespondiente denuncia ante la Pcllda, así como lanotificación pertinente al titular del museo. a la entidadgestora, y a los propietarios en caso de depósito.Ahora bien. los objetos robados. o desaparecidos sincausa conocida. nunca podrán ser considerados bajadefinitiva en las colecciones... Reintegración: Baja producida en caso de que apartir de diversosfragmentos o elementos previamenteinventariados, pueda reconstruirse el objeto original.&1/0coIec:ión estable pueden producirse bajas tambiénpor:- Ordenación de fondos: Cambio en la adscripciónde los fondos por parte del titular de las instituciones.En el caso de los museos de titularidad estatal, y si setratar de museos de gestióntransferida a las Comunida­des Autónomas. su realización exige informe favorablede laJunta Superior de Museos así como audiencia dela Comunidad Autónoma afectada.- Pennuta: Transmisión de bienes entre lasAdministra­ciones Públicaso entre Estados.En caso de bienes de titularidad estatal exige informefavorable de la Real Academia de la Historia. de la RealAcademiade Bellas Artes de San Fernando, y de laJuntade Calificación.En/0 co/ecdón en depósito además por:- Usucapión: V. apartadoFandos museogrdticos. Formasde ingreso.- Levantamiento de depósito: Al finalizar el plazoestablecidopara un depósito se levantará acta/contratode levantamiento de depósito.De manera general, la tramitación que conlleva elacaecimiento de una baja es la siguiente:1a) Informe del director del Museo notificando la baja.previo informe del Departamento de Conservación,o bien1b) Traslado al Museo de la Orden Ministerial delcambio de asignadónde la pieza (en caso de ordenadóno permuta).

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

2) Elaboració n de l certificado de baja po r tri plicado,que se remitirá al Organismo competente junto conlos informes anteriormente citad os.3) Anotación de la baja en e l Libro de Registro decolección estable o depósito. dependiendo de suadsoipci6n.

4) Anotaciónde labajaen los nstrunentos docume nta­les.La baja en li bro de Registro de be hacerse anotandola palabra BAlA en rojo. junto con e l motivo y fechade lamisma, en el epfgrafe Observadones. Nunca pod ráncc nslgnerse las bajas por desaparición.Nunca deben reutilizarse los núme ros de inventa riode piezas que han sufrido baja en las colecciones.

TRATAMIENTO INFORMAneo

Tanto para e l control efectivo de los movimientosactivos. como para dejar co nstanc ia de todos aquello sque cada objeto haya pod ido sufrir con anteriorid ad.se ha esta blecido una base de dato s de Movimientosde Fondos, que se convie rte en un auténtico núcleode lagestión docunental, ya que desde ella se controlantanto los movim~ntos n te rncs de trabajo ordinario.

corno los préstamos para~ depósxcs . 1Mgoplazo en otras instituciones, e incluso las bajas de losfondos.• Ca da movimiento de cada número de inventari ogenerará un registro propio e independ iente en la basede datos.

• Desde la opción Edición de lapropia BD Movimientoso . más usualme nte. desde opción Búsqueda en BOCatalogación. una vez seleccionado un registro oconjunto de eaos, podrá so licitarse el inicio de unmovrníento. o la ndusión del objeto en un expedientede movimiento ya iniciado.

• El sistema pregunta rá por e l tipo de movimiento y.en su caso. po r el número de piezas a move r y/o e lnúmer o de ex pedien te:· Seg ún que el mo vimiento sea Interno o exte rno.aparecerán distintos formatos de panta lla. y se prod uci­rán distinto tipo de docume ntos y re laciones entre lasbases de datos.

• Tras la creación de los registros correspondiente s.

'"

· so licitará los datos re lativos al mov imiento, quelógicamente habrán de se r comunes. t rátese de unoo varios objetos.• creará en BO Ardlivo Administrativo un registro paraguardar ladocumentaci6n generada por el movimiento.asignando e l número de ex pediente correspondiente .que figurará en todos los documentos a emitir. y· (en caso de que el desti no sea Restaurac ión oFotografla) podrá crear los correspondientes registrosen BD Conservación o SD Docu mentación Gráfica.

• Podrán añadirse nuevo s objetos a un expediente demovimiento ya iniciado. so licitando e l mov imiento de

la segunda selección. e Indicando (Manualmente) elnúmero de expediente .Al co mprobar que dicho número ya está asignado auna gestión. el sistema pedirá confirmación de suinclusión.

• Previaconfirmación. co n los datos contenidos en losregistros r otros puntos del sistema (incorporando. p.e.•los datos jderrtífkatfvos del objeto que se solicite n desdeBD Catalogación), tras la confirmación de l mov imiento,generará en formato predefinido boletines (y te stigos)de desplezamentc ", actas de salida y retomo de losobjetos 12

••••

Siesuna sola pieza inprine texto en formato predefini­do intercalando la información pertinente de loscamposestablecidos; si se trata de un ex pediente co n variaspiezas, imprimir á texto prefijado intercalando lainfo rmación perti nente de los campos establecidoscomunes, y acumu lando la informació n de los camposparticulares a cada objeto (datos que lee rá en SDCatalogación).• Una vez confnnado un movimiento activo, marca ráel reg istro correspondiente al objeto en SD Cataloga­ción, no admitiendo nuevas soliOtudes de movimiento.

11 8 fonT1lJario de movimiento será único para cada expediefl.te. aunque incluya varios ob jetos; en cambio los testigos (quecontendrán el numero de expediente del movimiento , losdatos básicos de l ob jeto , y la signatura top ográfica del mismo)deberán ser siempre Individualizado s para su distribucl6 n enlos diferentes puntos topog ráfICos; deberá a.rnplimenta rsetanto en movimientos Internos como externos para mantenerun control efectivo de los almacenes.

11 Siempre 16l ejemplar más en caso de dq:I6sitos.

•

con e l mismo fin u otro difere nte: Si un usuario solicitael mo vimiento de una pieza que se encuentra ya enmovimiento activo. apa rece rá un me nsaje en pantallade l tipo: "O bjete no disponible: restaurad ón / fotografla

/ depósito / ...".• Con tecla de fund6n u otro código de pantalla esta ráaccesible la infon'l'ldd6ntanto sobre el rrcvenento actualcomo sobre los "histérkos" de cada objeto.

• la base de datos gestionará igualmente previsionesde préstamo (Estado movimiento " "R" Y Fecha sarrdoposterior a la fecha actual), vencimientos de plazos(Estado movimiento ., "A" YFecha retomo anterior a lafecha actual). generando los correspondientes formula­rios o escritos de solicitud de informe o reclamación.etc. En caso de depósitos a largo plazo. periódicamentela institución rece ptora debe rem itir informes so breel estado de co nservación de l ob jeto o cualquier otraincidencia. co ntrol que puede reforzarse co n solicitudde dichos informes desde el centro de origen13 .

• Dado que pueden producirse varias gestiones demovimiento. cada una con su propio número deexpediente, pero asociadas a \rla misma aa:i6no evento

de cuya relación puede interesar constancia. la BD

incluye un campo especfko (Expediente origen) en elque andicar dicha causa común.

Un ejemplo: 8 Departamento de Difusión planifICa unaexposición te mporal en e l propio museo. y abre unexpediente (serie documenta l 62 . Exposiciones) paracontrolar la docu me ntación que irágenerando el evento .

A lo largo de l proceso. pod rán producirse movimientosde estud io (serie documental 5324) para la selecciónde los fondos adecuados; movimientos a fotografia (serie

5323) de los fondos seleccionados; mo vimientos arestauració n (serie 5322) de parte de dichos fondos:as! como el propio movimiento a exposición (serie5321 ) cuando se inicia e l montaje. La indicación de l"exped iente de origen· (62/199x/ x) e n todos e llospermitirá rea.perar conjlntamente la información sobre

" 8~T¡po~fI'lOIo'irnkntD-.~. perrnrtiril al sistemagenerar perlédlcemente solicitudes de Informad6n sobreestado de conservación. etc. para remitir a la entidad deposita­ria. cuyos resultados podrán inscribirse en los campos Indde~

dos u ObservocionH del registro de BD Movimientos. ademásde engrosa r el expediente administrativo del depósito.

'"

la expcskí én sin recurrir a la co nsulta de expedientes

relacionados en el Archivo Admin istrativo.

• Trasel retomo de los objetos. se eliminará la marcade movimiento activo del registro de BD Movimientos.que a su vez desbloq ueará el registro de catalogación.y tras la fll'TTla del acta de re cepción o la reu nión de lascopias del boletín de desplazamiento interno (y sust~gos). la documentación pasa alexpediente ya creadoen Archivo Administrativo. y (en su caso: incidencias.bajas. ._) se remitri ladocumentación ccrrespcodentea la Subdirección General de Museos Estatales .

• Existi"á la posbilidad de eliminar e l movimiento activode solo parte de un expediente con múltiples piezas(recepción incompleta, e nvfos fracccnados, etc).emitiendo e l número de actas de recepdón que seannecesarias (movimientos exte rnos) o grapando lostestigos de cada o bjeto dev ue lto a la co pla de l boletínde desplazamiento que guard a e l Departamento deConservación (movi miento s internos).

• Una pe tición de ampliación de los plazos asignadosa un movimiento obf.gaa repetí" e l proceso admintstrati-­ve de autorizaciones, etc. que no necesita e n sí mismoln reflejo info rmático. pud iéndose hace r lasgestionesnecesarias co n la referencia del movimiento actual. Encasode autorización positiva. la consignación de datosen el campo Fecho rertO\ot2ÓÓn permitirá generar formula­rios/actas/contratos de prórroga. etc.• Po r último. e n caso de que no se haga efectivo unmovimiento cuyas gestiones ya han sido re alizadas.podrá anu larse el reg istro de forma que su contenidono pase al Whistórico" de l objeto. si bie n se mantendrá

vigente el número de ex pedien te par a archivar ladocumentadón generada .Levantamiento te mporal de depósitos: Talcorrose se ñalaba en el apartado 1.5. 3.• existen diferenciassegún que la tTamitad6n la reasce el museo depcsnanteo depositario. que se traducen en un djfe~nte trata­miento informático de La gestión.Gestión por el museo depositante: Para el museo deorigen. la pieza consta en su BD Movimientos como"movimiento active", por lo que• Deberá dar de baja e l movimien to. ano ta ndo enObseMlOones como causa: "Levantamiento de depósito".· Generar un nuevo registro para el evento que provoca

NORHAUZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS

ellev3ntamiento. indicando en Condidones u Observacio­nes la necesidad de renovar el depósito una vezfinalizado el movimiento. y el número de expedientede origen.· Una vez finalizado el movimiento. crear un nuevoregistro de depósito en el museo depositario.El museo deposita rio deberla dar de baja en su BDCatalogación la pieza que cesa de estar en depósito.y volver a darla de alta una vez retornada.Gestión porelmuseo depositario: Para el muse o deposita­

rio. que tendrá la pieza inscrita en sus Libros de Registrode Depósitos, es un movimiento normal, que com o ta lgestionará en su BD Movimientos.8 museo de origen, que debe ten er interés en guardarco nstancia de este evento inte rmed io. sin perderconstancia de la duración real del depósito. puede• Dar de baja -provisionalmente- e l depósito (EstadomoWniento = -Hj. anotando en ObSffll(lcionesla causa.

• Generar un nuevo regseo para elevento que provocael jeventamentc. indicando. en su caso, en Condicionesu Observaciones la necesidad de reactivar e l reg istroante r ior. ya que la pieza se encuentra en depósito. y

e l número de expediente de origen.· Una vez finalizado el movimiento inte rmedio . semodiflCMá el registro original (Estado mollimiento =< -Ajpara que siga controlando el depósito .

Ba ja s: Aunque un objeto haya causado baja porcualquier causa en las colecciones del museo. semantiene el interés por conse rva r la información sobre

I Base de datos: Movimiento de fondos

el mismo. por 10 que. para la gestión de los reg istrosn formáticos de obetos que han causado baja., la opdónmás viable parece ser:- considerar lasbajas como una forma de "movjme nto"

de los objetos.- crear un reg istro en BD Movimientos para consignarlainfonnad6n pertinente sobre la baja. 10 que ma rcaráel registro correspondiente en BD Cata logación com o"no dispon ible",- generar un registro en Archivo Administrativo paraasignar un número de expediente en el que almacenarla documentac ión corres po ndiente . y- mantener los registros íntegros en BD Cata logación.sin que las búsquedas. órdenes de impresión. etc, lesafecten. salvo orden específica.Deeste modo. siempre constará la información de losobjetos que han fonnado parte de las colecdones delMuseo y. si por cuejquer crcunstanca, al cabo deltiempo el objeto pud iera recuperarse. bastaría coneliminar e l "movímlentc activo· de baja para dejar la

información nuevamente accesible.Salvo en el caso de las bajas por desaparición. tras la

cumplimentadón del registro. el sistema emitirá e lco rrespondiente certificado de baja. En todo caso . e lpunto de mayor interés en este aparta do es un estrictocontrolde acceso almódulo que permitirá realizar unabaja. que deberá quedar limitado a la figura o cargoque cada centro determine (administrado r de l sistema.director. Departamento de Docu me ntació n....).

Archivode control de movimientos de fondos rraseográfkcs y docume nta les. activos o histó ricos, con la estructuraadecuada para caracterizar el tipo y causa del desplazamiento. y controlar de modo genera l sus incidendas.Mant endrá conexión con

· Catalogación de Fondos Museográfk os• Catalogación de Fo ndos Documentales (id.).de las que toma datos básicosde sus registros (a parti r. p.e.• del nll de inventario o el cód igo de identifIcaCión).y en las que marca movimientos activos.

• Conserva ción· Documentación gráficaen las que genera la o-eación de nuevos registros.• Archivo administrativo. en la que genera la creaci6n de nuevos registros. y de la que toma la asignadón de

180

Fon dos museogP'áficos J docum efttaJes: mo"'imlefttos

los números de expediente .• D irectorio, para no mbres de pet icion arios externos e institudones.

Al igual que en la base de gestión de prelngre sos, como una ayuda para controlar el avance de las gestiones. cadavez que se edite un registro de esta base de datos aparecerá un "campe suplementario" denominado~g~erodo en el que se irán anotando los documentos emit idos o recibidos referentes al expedien te en marcha.

(Dicho campo es realmente el de ContMido del registro correspondiente al expediente en BD Archivo Administrativo.por lo que será común a tod os los reg istros ccrrespondentes a cada expediente ).

r

tM

"~'!'l~ M.E. M.l. Bala

t'!'!~ p'~~OVlM I ENTO •• ** ** ' Institución ..I ESTADO MOVIMIENTO .. .. .. FECHA SALIDA u .. u

¡ EXPEDIENTE .. u .. FECHA RENOVAOóN u .. .., EXPEDIENTE ORIGEN •• .. .. FECHA RETORNO •• .. ..! INVENTARlOj COD. IDENTIACAOON .. .. .. AUTORIZACIÓN .. ..IUBICACIÓN I TiDO documento .. ..

•• I I CódI20n~rico .. u~~atura¡ Fecha •• h".. .. ..' E_ u TRANSPORTI ..

SOUClTANTI ,=~ ........., •• u .. .,...., ..-

I c.n.o .. .. .. R""""" ••.-Identificación .. .. .. H...- ••

REPflESENTANTE Now .. INombn .. u .. VALORAOÓN u

I c.n.o .. .. .. V;aIorxiOn ..Identifkacl6n .. .. .. T.,..." ..

INSTrTUOÓN .. .. 'K'" ..EXPOSICiÓN Netas ..

Titulo u .. SEGURO ..Comtsaríoy resconsable .. .. Ase¡turador ..Centro .. Ni 06l1za ..Localidad .. Fechainicial ..Feen.a ifliciaJ .. .. Fecha final ..Fecha ftnal u •• Now u

I únoI. .. .. I CONDICIONES ESPECIAL.fS .. u

CORREO I INCIDENClAS .. .. ..i _ .. I OBSERVACK>NES .. .. ..

CAMPO

De/inidón

NUMERO INTERNO SISTEMA

I::m 1:= I=e I~ I=~ INúmero de ordm del ~stro dentro de lo baSe de dotos, osignado por el sistema infonnótico.

'"

CAMPO

De(inidónlCjTHSNotos

EJemplos

CAMPO

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

TIPO DE MOVIMIENTO

Contenido Introducción In(ormaclón 'rldexadón e imentaOOn

Único ManuaI-LC Re tible Clave Obll atona

Intemo: restourodón, fotogrofio, consulta investigadores• .••; externo: exposición, depósito, etc;bajo.Lista de control de tipos de movimiento de fondosLaeumplimentación inidal de este campo podrá da r lugar a la asignación de números de expediente.

diferentes formatos de pantalla. etc.Interno: restauración

Baja: ordenación de fondos

ESTADO DEL MOVIMIENTOContenido

Único

Introducción

ManuaJ-LC

Información

Re etible

Indexación

Clave

e limentadón

O bli atorla

De(inidón

lCfTH5Notos

Ejemplos

CAMPO

fndicod6n sobreel carácter activo o no del movimiento.Listade control de estados de movimiento de fondosDestinado a mantene r un control efectivo sobre la finalizaci6n real de los movimientos, se limitará

a indicar si el movimiento es activo (A). histórico (H), existe una "reserva" (R), o se trata de unagesti6n que no desembocó en movimiento real (N).R

EXPEDIENT E

Contenido

Único

Introducdón

Automática

Información

Re tibie

Indexación

Oave

imentación

Obll atarla

Definidón

lCjTH58DsReJ.

NotosEjemplos

CAMPO

Númerode expediente administrativo (series "Movimientos. Fondos Museográficos y Documentoles", "FondosMuseográficos. &jos","Fondos Doasmentoles. Bajos") que guardo lo documentodón pertinente en el ArchivoAdministrativo.Tabla de números de expediente administrativo.

ARCHIVOADMINISTRATIVO (Expediente)CONSERVACiÓN (Expediente)DOCUMENTACIÓN GRÁFICA (Expediente)

Cumplimentación automática tras la indicación del tipo de movimiento.

531/ 1994/34533/19951246

EXPEDIENTE ORIGENContenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexación

Clave

e imentadán

Necesaria

Definidón

lCjTH58DsRel.Notos

Número de expedienteadministrativo de losgestiones o eventosque generan el movimiento, en coso deexistir.Tabla de números de expediente administrativo.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO (Expediente)

El movimiento de un objeto puede producirse a consecuencia de una gesti6n distinta de la propia

finalidad del movimiento en si. Por ejemplo. un objeto puede ir a restauración o fotografla con motivo

182

E¡emplos

CAMPO

8Ds Re/.

Notas

Ejemplos

CAMPODor_Notos

~os

Fondos m&neográf~, documentale s:- movlmientoll

de una exposición. El registro que controla el mo vimiento sólo informará del desplazamiento al ta llerde resta uració n, sin señalar la vina Jlad6n co n la organización de la exposición. Consignando el"expediente origen" de ésta, quedará consta nda del vínculo y. complementariamente. desde otrospuntos del sistema se rá posible recupe rar todas las gestiones realizadas con motivo de la citad aeXposición.

62/ 1995/1713/1995/23

INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓN

I ::~ I ~=~ I ~= I~ I=~NUmero de inventoriodel objeto o docurnMto referenciodo.Tabla de números de inventarioTabla de códigos de ident ificaciónCATALOGACIÓN FONDOS MUSEOGRÁFICOS(Inventario).CATALOGACiÓN FONDOS DOCUMENTALES (Cód igo identifICación).CONSERVAa Óf'.l (Inventario).DOCUMl:NTACIÓN GRÁRCA(lrM' rrtario)'

Conecta con 80s Catalogación para obtener informació n detallada so bre el o bjeto. Cuando elmovimiento se genere desde los módulos de búsqueda de las bases de catalogación. su cumplmentaei6nserá automática.

CE5412 1fD OO546

UBICACiÓNUbicociónque tMdrá el objeto duranteel mOllimiento.Campo para uso exclusivo en movimientos inte rnos., y que tendr-á un interés variable en funcióndel tamaño de los cen tros. su distribución inte rna. etc.Consta de tres elementos: signatura topográfica. fecha. y estado. Por defecto el sistem a asociarála fecha actual y un código de actividad (sólo visibles en caso de interés) a la signatura. En caso deque posteriormente se modificara. se realizará una segunda entrada (tambi én con su fecha y códigode actividad asociados). laanterior quedará como "histórica", sóloaetesibIe en consultas especializadas.

guardando así constancia tanto de lasignatura aetuaI como de las anteriores que haya te nido el objeto.Sala de Investigadores / (19951004}HA2-13-f2-C3 / (19951210}-A

5UBCAMPO SIGNATURAConwnido

Mültl UD

Introducción

Manual-TBL

Información

Re tibie

Indexación

Clave Ne<esarla

LCfTH5Notos

Ubicodón octuoI de la pieza (y en SLl ceso In(annodón histórica sobre ubicodones anterioresduranteelmovimiento) dentro deI~.

Tab la de signat1J ras tcpcgráfkas.Se ildicarán todos kxi datos reewos a ediflÓO. sala, armario. vitrina. etc. en lo posiblesegún códigos nonnalizados.

183

EJemplos

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

P1 53 PdN4A2-13 -F2-C3

5UBCAMPO FECHA (UBICACiÓN)Contenido

Múltl le UD

/nttoducdón

AutCll'lUlllca

In(onnooon

Re tibie

Indexación

Clave

Cwn limen/ación

Neceserta

DefiniciónLC¡TH5NotasEjemplos

Fecha en que hasido asignada la signatura topogrófico recogido en el campo anterior.Tabla de datadones absolutas '* Tabla de signaturas topográficas.Asignada automáticamente po r el sistema.198 302 10

5UBCAMPO ESTADO (U BICA CiÓ N)Cont enido Introoucc.On /n(orlTKl(ión Indexación e 'j~todón

Múlti le UD Automática Re tibie Clave Necesaria

Definición

LC¡TH5Notas

Ejemplos

Úlmpo lógico que indicará la vigendo de lo signatura consignado en /0$ epígrafes anteriores(A = Activo, H " Histórico). .Tabla de signaturas topográficas.

Cada vez que se modifique la signatura topográfica de un objeto. el sistema asignarála fecha actual al nuevo dato. así como una indicación de Estado = "A". cambiandoelestado de la anterior anotación a "H". Por defecto. en la visión habitual de las fichassólo apa recerá la signatura "A" .A

CAMPODefinición

Notas

Ejemplos

SOLICITANTENombre propio (y documento de identificación y cargo. en coso necesorio) del investigador que consulto,del personal delcentro en su coso, o delrepresentame de lo institución solicitante.Debe figurar siempre un nomb re propio. no uno institucional. empresas de transporte. etc, ya queel contenido de este campo se utilizará para cump limentar automáticamente las actas de entregay recepción . y demás documentación ad ministrativa. que requerirán firma del interesado .RODRiGUEZ SAN JUAN. Antonio / DNI: 123456789FEVRE. lucien / Director

SUBCAMPO NOMBRE (SO LIC IT A NT E)Contenido Incrodu«lón Información Indexadón limentodOn

Único Auto anual Re tlble Clave Obli atoria

DefiniciónLC¡THSBo, Rol.Ejemplos

Nombre propio de lo persona responsablede lo solicitud de movimiento.Tabla de nombres propios.DIRECTORIO (ApellldosjNombre).

AISA PÉREZ. Maria de l Mar

SUBCAMPO CARGO (SOLICITANTE)Contenido InformadOn Indexodón lmentadón

Único Auto anual

,..,

Re tibie Clave Necesaria

De/Wción

l CfTHSBD>Re/.E¡.mplo<

SUBCAMPO

De(inid ón

lCfTH5BD>Re/.NotasEj<mpIos

Fondos museogr;U\t;OS J documental es : movim Iento.

Puesto~ desempeña en la institución so/idtaYte. en SUcoso. lapersono que reofiZD la dtdWdck movimiento.Tabla de nombres propiosDIRECTORIO (Car¡o).

DirectorJefe Departamento Pintura Española.

IDENTIFICACiÓN (SO LIC ITA NTE)

l~~ I:~ I :~ I~ l N:S:"t~ IDocumento de identifkodOO del so/idton te.

Tabla de no mbres propios

DIRECTORIO ( ldeflti1kadón).

Su consignación puede obviarse si la persona figura ya e n la tabla de nombres propios.DNI, 34444221

CAMPO0._Notas

Ejemplos

REPRESENTANTENomln propio (y doamento de identifiaJdón y cargo.en coso necesario) del representante de la instituciónsolidtonte. cuando las gestiones se realicen por persono interpuesto.

la representación debe estar convenientemente acreditada. y debe conslgnarse siempre un nombre

propio. no uno instituciona~ empresas de transporte, etc, ya que el contenido de este campo seutilizará para cumpimentar automáticamente lasactas de entrega y recepci6n, y demás documentación

administrativa que genere el movimiento, que requerirán firma del Interesado.NEGRILLO LLORENTE. losé / ComisarioPARDO TARDON. Manuel/ Transportes TIS / DNI: 9876543 21

SUBCAMPO NOMBRE (REPRESENTANTE)Comen/do Inuoducdón In(ormoc;lón Inde.mdón /imentación

Único Auto anual Re tibie Clave Obll atorla

OefinldónlC/THSBOs Rel.Ejemplos

SUBCAMPO

lCfTH580s Re/.E¡.mp1as

Nombre propio de la persona que actúa como representante en la solicitud de movimiento.Tabla de no mbres propi os.

DIRECTORIO(ApellidosjNombre).

SANZ SEBASTIAN. Cristina

CARGO (REP RESENTA NT E,-) r-r- -r-r ....,

I~~ 1:ua1 I ~= I~ lN:S:"úDn IPuesto quedest·.mpeii:::J en la i'lstitudáI soGdtante. o empresa o institudón (J la que pertenece,ensucoso, lo persono que odlio como representante en lo soIidwdde movimiento.Tabla de nombres propios

DIRECTORIO (ApellkbsjNombre).

Transportes nsJefe Departamento Conservad6n

18'

NO RHAU ZACIÓ N DOC\JMENTAL DE MUSEOS

~-I~- I1:;:,-IDENTIFICACiÓN (REP RESENTA NTE)

I ","'m.. Im~ 1m'","",,""Único Auto~ua1 Repetible

Documtnto de identifiClJÓÓf1 del representante.Tabla de nombres propiosDIRECTORIO (Apelidos¡Nombr?).

Su consignación puede obviarse slla persona figura yae n la tabla de nombres propios.

DN1: 3444422 1

De/inidónLCfTH S80. Re/.NotosEjemplos

SU8CM1PO

CAMPO INSTITUCiÓNCorlterlido Inlfoducción Información indexación Cum lím.mtadó n

Único Hanual Re tibie Clave extc Necesaria

Definición

LCfTHS8DsRe/.Notos

Nombre de la instituoón solicitante/receptora.Tabla de nombres prop ios.DIRECTORIO (Inslit\l(lOn)

Encaso necesa rio , tras e lla y entre paréntes is se indicará localidad y pais.En mo vimientos internos no será necesaria su cumplimentación. Si se tratara de una exposiciónitinerante. este epígrafe recogerá la i"Istituci6n orgaNzadora. o la primera en que se realice la exhibición:

los sucesivos lugares de la muestra podrán se ñalarse en el apartado Ceoe-c (Exposición).Museo Arqueológico Nacional (Atenas)

Caja de Ahorros de San Femando (Sevilla)

CAMPODefinidOnNotas

Ejemplos

EXPOSICiÓNInfOfTrloción sobre lo exposición a evenlo quemotivoel moYimiento.

En rnc wne ntos internos. y en aquellos de carácter "técnko" (restauración. etc) no será necesariasu cumplimentad6n. Ante la posibilidad de que una exposició n sea itinerante. cambiando indusode título y respon sables en cada presentación. podrán realizarse las entradas necesarias a todos lossubcampos para reflejar la información de la forma más exhaustiva." El cardo en la pintura moderna" / Musée de La Roquette / 19920515-19920710Acto presentación de credenciales de nuevos embajadores / Palacio Real (Madrid) / 19 910312

SU8CAMPO TITULO (EX PO SICiÓ N)Conl~nido Inuoducción ¡"(ormadón Indexación toOOn

M(¡1l, L5 Manual-TBL Re -ble Oave 00" atarla

De(Wlióón

LCfTH SE¡empJo,

Título de lo exposición, o brew descripción ckl evento, queg enel"O elmoWnienlo.Tabla de exposiciones"El cardo en la pintura moderna"Acto presentación de credenciales de nuevos embajad ores.

SU8CM1PO COMISARIO/RESPONSABLE (EX PO SICi Ó N)

Definición

IComm" I ·~ l·''''"''''"" 1·-- I~-MUlliple L5 ManuaJ.TBl Repetible Clave ~

Nombre propio delcomisario o pmono responsable de lo organización de la exposición.

' 86

LC¡THSNotas

Ejemplo.

Fondos rm.Iseo¡rállcos y documentalesl movimientos

Tabla de nombres propios # Tabla de exposiciones

Su co nsignación podrá o bviarse cuando coincida con el solicitante.

TIRADO BLANCO. RodolfoJefe Departamento de Estudios Africanos

Contenido

Múlt l le LS

Introducción

Manual-TBL

/n(ormadón

Re tibie

Indexación

Texto

limentadón

Necesaria

De(inidónLCfTHSNotas

Ejemplos

En exposidonesitinerantes. codo una de los jnrotudones donde se presento la exposición.Tabla de nombres propios # Tabla de exposicionesPodrá realizarse el número de entradas necesarias. tanto de este eplgrefe como enlos relacionados (Fechas de realización, Comisario/responsable• ...)..Museo Arqueológico Nacional

Contenido

Múlti e l S

Introducción

Manual-THS

Información

Re bit

Indexodón

Oave

limentadón

Necesarla

Definidón

LC¡THSNotas

Ejemplos

Definición

LC¡THSEjemplos

En coso deexposiciones itinerantes, locoNdod enqueseencuentra coda unade fas institucionesreseñados en ef epigrafe anterior.Tesauro de nombres geográficos # Tabla de exposicionesPodrá realizarse el número de entradas necesarias. tanto de este epigrafe como enlos relacionados (Fechas de realización. Comisorio/responsable• ..,Atenas

Fecha inicial de desarrollo del evento, fecho de inauguración de la exposición, ...• en codaunode lossedes previstos.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de exposiciones19920304

SUBCAMPO FECHA FINAL (EXPO SICiÓ N)Conle<Jirfo InlToducción Infonnadón Indexación limeII!oWl>

Multi le LS Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria

Definidón

LCfTHSEjemplos

SUBCAMPO

Fecho final de desarrollo del evento, fecha de clausura de laexposición, ..., en cada uno delos sedes previstos.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de exposiciones19920710

CARTELA (EXPOSI CiÓ N)Contenido Inlroducción

Múlti le LS Manual

187

Información

Re tibie

Indexación

Texto

imenlaoon

Necesaria

NOIlHAUZAa6N DOCUMENTAL DE MUSEOS

L(fTHSNotos

Ejemplos

Texto literal que la institución prmodora deseaque figure acompañando o la obrodurantesuexposkión piJblico.Tabla de descripción de movimientos de fondos.

Su utilización puede deriva r del deseo de la institución de que la obra quedeco nvenientemente docu mentada. y ocasionalmente de imposiciones legales oadmi1istrativas (depósitos. donaciones condicionadas. etc). 8 contenido de este epígrafe

podrá trasladarse automáticamente a los e pígrafes de condiciones en las actas o contratos

de préstamo.RUFAUT. C. "Azucenas", 1922 / Donación Madelelne l ópez. Viuda de Rufaut

CAMPODefinid ón

Ejemplos

CORREODatos básicos de lo persono que actúocomo "'correo" del museoprestador.TIRADO BLANCO. Rodolfo / Museo de América

I=-NOMBRE (CO RREO)

1<00'_ I"~ 1"-Múltiple LS Manu. TBl flepetible

Nombrepropio de /o persono que octúocomo correo .

Tabla de nombres propios.TIRADO BLANCO, Rodolfo

De('lfIidón

L(fTHSEjemplos

SUBCAMPO

SUBCAMPO

De/ini6ónLC/THSNotasEjemplos

INSTITUCiÓN (CORREO)

1""""''' 1"- I"r_ 1...."""'" I~. ..... IM6!ttp!e LSManual-TBL Repetible ~a~~,,- ,~_ ,

Institución (1 loque pertenece lo persono que octüo como corno.

Tablade nombres propios.Su COnsignación pod rá obviarse cuando pe rtenezca a la pro pia institución prestadora.

Museo de Amé rica

CAMPO FECHA SALIDAContenido Introducción In(ormodón Indexación knentadón

Único M;snual-TBL Re bit Obll atona

LC/THSNoto>

Ejemplos

Fecha en que el objeto so/e efectivamente del museo, de su ubicación ordinario (movimientosinternos), se

~~w~~o~~q~n~~m~~en~(~~

Tabla de datadones absolutas.

Cam po a utilizar (junto con Fecho Retomo. e n su caso) para la ge neración de actas de salida, etc.No confund ir con (echas de expcscén, etc.

19941010

CAMPO FECHA RENOVACiÓN

I<00_" I=....""""'''-=----· - 1"- I:":."'"" I"""""""""""Múltiple LS , Manual-l'Bl " Repetible , ........., ""N,,"""""""'- _

Fechafs en q~ se autoriza. en su coso. UJlO ampIiadón delplazode movimiento delobjfto.

'88

LC¡THSNotasEjemplos

CAMPO

Fondos museográficos y documental esl movim ie ntos

Tabla de datadones absolutas.La cump limentaci6n de este campo supone una mo dificación inmed iata del campo Fecho Retomo.19941210

FECHA RETORNOContenido

Único

Introducción

Manual

Informadón

Re tibie

Indexación

Clave

Cum {ómentockín

O bli atorla

DefiniciónLC¡TH5Notas

Ejemplos

CAMPODefiniciónNotas

Ejemplos

Fecho en que el objeto retoma efectivamente almuseo, o a su ubicación ordinario.Tabla de datacio nes abso lutas.Co n antelación a ese momento puede, lndicat ivamente, contener la fecha prevista de regreso. Noconfundir con fechas de ex posición, etc.19950215

AUTORIZACiÓNTipo de documentos, códigos y fecha, que autorizon el movimiento, su renovación, etc.En movimientos intemos no será necesaria su cumplimentació n. Podrán generarse sucesivas entradaspara dejar constancia de todos los documentos que puedan ser necesarios.Acuerdo Patronato (19920116) I Orden Ministe rial 16-92 (19920221)Perm iso exportación temporal 94-E31

5UBCAMPO TIPO DOCUMENTO (AUTORIZACiÓN)Contenido

Múlti le l S

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexoción

Texto

Cu Jimentadón

Necesar ia

DefinidónLCfTHSEjemplos

TIPO de documento que autorizo lo gestión referendada y, en su coso, órgano que lo emite.Tabla de autorizacio nes.Orden MinisterialAcuerdo Patronato

5UBCAMPO CÓDIGO NUMÉRICO (AUTORIZACiÓN)Contenido Introducción Información Indexaciin Cum limentación

Múlti le LS Manual Re tibie Texto Necesaria

DefinidónLCfTH5Ejemplos

Numero o código alfanumérico. ensucoso, del documentoqueautorizo logestiónreferenciado.Tabla de autorizaciones.17/ 951-23974B

DefiniciónLC¡TH5Ejemplos

Contenido Introducción Información Indexación

Múlti e LS Manual-TBl Re etible Clave

Fecho de emisión deldocumentoque autorizo logestión referendada.Tabla de datadones absolutas # Tabla de autorizaciones.19820912

'89

!imentadón

Necesa ria

CAMPODefinición

NotosEjemplos

N ORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEO S

TRANSPORTEfnfOlmOdón relativo 01movimiento flSko de los objetos: formo de transporte, nombre de la/ s personolsy/o empresa!s que realizaron el movimiento, horarios previstos. etc.En movimientos intern os no será necesaria su cumplimentaci6n.

SIT: Cam ió n. Zaragoza-Madrid / Avió n (Iberia 3425) , Madrid·Amsterd am .

vehículo particular del comisario de la exposkl6n.

SUBCAMPO

OeflflidónLCfTHSE¡.mpIo,

EMPRESA/RESPONSABLE (TRANSPORTE)

I"""mido 1m....... Imr~ 1-- I~-.M(jQpI! LS . Manual " RepeUble , Cbve "

Nombre ck fa persona o empresa que realizo el transporte.

Tabla de nom bres pro pios *Tabla de descripción de movimientos de fondos.SITCorreo

SUBCAMPO MEDiO DE TRANSPORTE (TRANSPORTE)

De(inidón

LCjTHSEjomplo,

SUBCAMPO

Contenjdo Introduccl6n Informodón

MúlU e LS Manual Re tíble

TIpo/ s de transportea tJtj/izor.Tabla de descripción de movimientos de fondos.

Camión

Avión / Vehículo particular

RECORRIDO (TRANSPORTE)

Texto Necesaria

Definiciónl CfTHSEjemplos

I ::~s I~~ 1= I~ I=:: 1DetoNes delrecorrido o reouzar, l!n porticulorcuando no se reofi<e un viaje directo.Tabla de descripción de movimientos de fondos.Zaragoza-Madrid / Mad rid-Amsterdam

Madrid (Mo ntalbán. 14 - Avda Jua n de Herrera. 2)

SUBCAMPO

De(inidón

l CfTHSEjemplo,

HORARIOS (TRANSPORTE)

Horarios previstos paro losdesplazamientoS.Tab la de de scripció n de movimientos de fo ndos.

19951010 (1M S) - 19951012 (OB O)19951010 (H30 - 14:00)

1::-

SUBCAMPO NOTAS (TRANSPORTE)Contenido Inrroducdón Información Indexación

Múlti le LS Manual Re tibie Texto

ftntadón

Necesaria

Definidón Cuolquier Otro observadoo relativo 01desplazamiento.

,,.

LCfTHSEjemplo,

Tabla de desoipó6n de movim ientos de fondos.

Escolta policial entre Zaragoza y Madrid

Matricula: M·3456-ZZ; conductor: Rafael Perea González

CAMPODeflltición

Notos

Ejemplos

VALORACiÓNValoradón del objeto o efectos de seguro. etc.En movimientos inte rnos no será necesaria su cumplimentaeión. l a infonnación se consignará co nelmáximo detalle posible jnduyendc: valor. e n pesetas y en moneda extranjera en su caso; tasador;fecha; y observacio nes.

300.000 pts; seguro desplazamiento; CRISA DO LÓPEZ, Felipe. Co nservador de Pintu ra.

200.000.000 pts; seguro desplazamiento; Ministerio de Economíay Hacienda;valoradón condicionadapor la realizad a, a efectos tributarios. por e l titular de la o bra.

SUBCAMPO

DefiniciónLCj1HSNotas

VA LO RA CiÓ N IN DIVID UA L

I",",...., I"'""""""" I=-:-"'''~---::-· · - 1....- Iúmp!m<nN- --., -. IUnko Manual , Repetible ,~T~,,="" .=_=_=''--__

VoIor<k tasodón delobjeto o ereeros del mollimiento a realizar.Tabla de valoraciones .La información se ind icara en primer lugar e n la moneda nacional y. a continuacióne n su caso. en moneda extranjera,Ante los habituales problemas de tral"lSCripción de los slmbolos especiales utíllzadcspara abreviar las monedas de los diferentes países ($, v. ~.l.. ...) parKe preferi bleconsignar este dato con su nombre completo ("pesetas") o abreviaturas alfabéticas

("pIS").17.000.000 pesetas (925 .000 fra ncos fra nceses)

SUBCAMPO TASADORConlenidO Introducción Información Ind<!xodón limentación

Único Manual-TBL Re ble Clave Necesar ia

DefinidónLCf1HSEjemplo,

SUBCAMPO

De/inidónLCj1HSNotes

Persona, órgano o institudón que harealizado la valoración delobjeto re(erendado.Ta bla de no mbres propios #"Tabla de va lora ciones.

LUCAS MAYOR, PedroMiniste rio de Cultura. Junta de Ca lifICación. Co misió n de Valoració n

FECHA (VALORACI Ó N)

l::m 1= 1:= I~ l:=~FKha en que ha sidoreoIizodo kJ vo1oroción consignada en los epígrafes anteriores.Tabla de datadones absolutas ~ Tab la de valoraciones.

Se considerará como fecha de valoración la q ue conste en el docume nto especifico:en caso de no existr. la que conste en el documente de autorizad6n del movimiento .19830210

,,,

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

SUBCAMPO NOTAS (VALORACIÓN)Contenido

Único Manual

Información

Re tibie

IndexodOn

Texto

Cu imentación

Necesaria

Definición

LC¡THSEjemplos

Cualquier observadón complementaria relativa a la valoración consignada en los epígrafesanteriores.Tabla de valoraciones.valoración condicionada por la realizada, a efectos t ributarlos. por el propietario.

CAMPODefiniciónNotosEjemplos

SEGURODatossobreempresa aseguradora. fecha y número de la póliza, etc.En movimientos inte rnos no será necesaria su cumplimentaci6n.

Unión y Fénix (Delegación de Segovia). Póliza n2 23-456/ep 1995101 0-19951210Garantía de l Estado. Resolución Dirección General de BellasArtes (199509 12)

SUBCAMPO ASEGURADORCentenldo

Múlti le L5

Introducoon

Manual

In(ormadcln

Re tibie

Imkxación

Clave

Cum limentación

Necesaria

Definición

LC¡THSEjemplos

Nombre de lo empresao institución que cubreel volar asegurado.Tabla de descripción de movimientos de fondos.Ocaso S.A.Ministerio de Educación y Cultura (garantía del Estado)

SUBCAMPO NUMERO PÓLIZAContenido Información Indexación ¡mentación

Múlt i le L5 Manual Re tibie Clave Necesaria

Definición

LC¡THSEjemplos

Númerode la póliza de coberturo del valor asegurado (o código de losórdenes de autorizaciónen coso de garantías de organismos públicos).Tabla de descripción de movimientos de fondos.123789·z

SUBCAMPO FECHA INICIAL (SEGURO)Cantenida Información Indexación Cum limentadc\n

Múlti le L5 Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria

DefiniciónLC¡THSEjemplos

Fecha inidal de lo póliza de cobertura del volar asegurado.Tabla de dataclcnes absol utas19830210

SUBCAMPO FECHA FINAL (SEGU RO)Contenido !nformación IndexaciOn imentación

Múlti le L5 Manual-TBL Re tibie Clave Necesaria

DefiniciónLC¡THSEjemplos

Fecho final de Jo póJiza de cobertura del valor asegurado.Tabla de dataciones abso lutas19831012

19'

Fondos m use ográfico s y doc umentales: movimie ntos

Contenido Inlroducc.ión Información Indexación limentad ón

Definidón

LC¡THSEjemplos

Múlti le l S Manual Re tibie Texto

Cualquier observación complementario relativo 01 seguro consignado.Tabla de descripción de movimientos de fondos.

Es continuación de la póliza n~ 1 23 788~z

Pólizacorrespondiente al desplazamiento Lon dres-Amsterdam

Necesaria

CAMPO CONDICIONES ESPECIALESContenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexación limentoción

Necesaria

Definición

LC¡THSNotas

Ejemplos

CAMPO

Umitadones o nonnasporticulares impuestas en cuanto a embalajes o transporte, condiciones de exposición,tiempo de préstamo. personas que acompañan el envío y su retomo, etc.Tabla de descripción de movimientos de fondos.El co ntenido debe referirse a las condiciones "rea lmente especiales". evitando la consignación delas condiciones habituales de los formularios oficiales.La tabla de be permanecer siempre. incluso en exposición, en una caja "c1imabox".El desembalaje en destino deberá realizar lo la misma persona que fijó los soportes a la partida.

INCIDENCIASContenido

Único

IntrodlKOOn

Manual

In(ormoOOn

Re tibie

Indexación

Texto

C imentación

Necesaria

Definidón

LC¡THSEjemplos

CAMPO

Cualquieranomalía producida a lo largo delproceso del movimiento y estancia exterior.Tabla de descripción de movimientos de fondos.El sensor de la caja no funcionaba ya en el momento de l embalaje.199304 15: l a pieza presenta una fractura que ha desp rendido el asa.

OBSERVACIONESContenido

Único

IntrodlKOOn

Manual

In(ormodón

Re tibie

IndexaOOn

T",'"e imentoción

Necesaria

Definidón

LC¡THSNotos

Ejemplos

Cualquier otrainformación sobreel proceso de movimiento queno tengo cabida en los camposanteriores.Tabla de descripción de movimientos de fondos.A efectos de delimitación. puede reservarse el campo Incidencias para aquellas cuestiones que afectenalpro pio objeto o a aspectos técnicosdel préstamo (problemas.con embalajes, transportes, condicionesambie nta les, roturas o deficiente conservación al retorno, etc), mientras en Observaciones podránreferenciarse, entre otras, las derivadas de la gest ión (retrasos. problemas adm inistrativos,levantamientos temporales de depós ito, etc).Ante la eventualidad de problemas a largo plazo. en ambos campos cada anota ción deberá iracompañada de la fecha en que se realiza.19921 010 : Ante la premura de los plazos. no ha sido posible tramitar la renovación de l préstamopara la fecha prev ista.19931012: A pesa r de reiteradas solicitudes, que constan en el expediente adm inistrat ivo. la piezano ha sido devuelta.

193

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Fondos t-lusecgré ñccs. Movimientos. Relaciones

Número interno ,i,tema

TIpo movimiento

Estado movimiento

Expediente BO ARCHIVO AOM. Expediente

BO CONSERVACiÓN Expediente

BO DOC. GRÁFICA Expediente

Expediente origen H BO ARCHIVO AOM. H Expediente

Inventarlo/código identif. BO CATALOGACiÓN F. M. Inventarlo

BO CATALOGACiÓN F. O. Código Identificación

BD CONSERVACiÓN Inventarlo/ COd. Identificación

BD DOC.GRÁFICA Inventarlo/Cód. Identificación

Ubicación ISignatura IFecha IEstado I

Solicitante INombre H BD DIRECTORIO H Apellklos/Nombre

e..... H BD DIRECTORIO f-----1 Cargo

Ident ificación H BD DIRECTORIO H Identificación

RepresentanteI

Nombre H BD DIRECTORIO H Apellidos/Nombre

C....o H BD DIRECTORIO H Cargo

Identificación BD DIRECTORIO Identificación

In,titución H BD DIRECTORIO H Institución

,,,

Exposición IT itulo ICo mi sari o/respon so ICe ntro ILocalidad IFecha inicial IFecha final Jc .....1a I

Correo INombre IInsti tución I

Fe cha salida IFe cha renovación I~cha retorno I

Autorizac ión ITipo documento ICódigo numérico IFe ch a I

T ransporte IEm p resa1respo ns. IMed~o transporte IRecorrido IHorario IN o"",, I

Valoración I

Fondos museogníficos y documentales: movimientos

' 95

Fecha

AsoeJUr:ador

Ni' póliza

Fecha 5nidaf

Condicio ne$ es.peciafn

Ind de ndu

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

,,,

BDCATFM

i-"~;"~ J,

BDMOV

ITIpo movimiento

I

Fo ndos t-luseog ráfkcs. Movimientos . Secuencia

fl BOAROi. ADM."J

D;¡~d6n"';'-'lr para. cada~. .

J,/ ,

" '"¡Mov. exte enet ../-'

--lSolicitud ¡nfo . comp! .

~¡--_-l

¡ .~-= J1 ~---,!Informe Co nservación I. ,

_ _ .~_---J

' -,{ no I-----~

Movimiento efectivo

",

Be CONS¡'!1, GIl. I~

_J

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Informe Investigación Fin movimientoBDMOV

RN PROCESO

¡Aprob. Direc.l no \--------------------~':::::::_-.

·Aprob. Patronato!

~

( si

r::)-- ---- -

~

Aprob. Pll3Pietario no )------ - - - - - ------ - - - - - - --- - --1

Remisión SGME

./

¿Museo?

[~Orden Ministe rial

00 )------------ - - - - - - - ----,

198

}.Jota Calificación

" .. "-

( no ')- ; ."

Ij4-- - - - - - -- - ----- - ---'!

j

I__;~~...LI-.-,- -,! ( f rutado dooJment.

movimiento -.--¡ _

NoUflCadón museo

NotifKad6n soIld L

/ /< ¿Mov. efectivo?

BDMOV

Cumplimentadón

~){ArchivoexpedIente I --------------~¡¡¡;~r;;¡

Bolean despIazam.

(."", ..1Ida

Contrato admlnlstr.

Informes periódicos

".

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

[ - Finalización moyo

Repetición proceso~

¿Aprobación? N ot ificación soliclt.

200

Fondos museográficos y documentales: movimi entos

Movimientos históricos de fondos museo r áfkcs documentales. Secuencia

ti. FM,'fQI

Selecd6n registros

ISolicitud anotad6n

movimiento nlst.

BOMOV

TIpo mov -"H-

EdId6n

/<.., ¿Gene rar ex po?

l Ng registros?

lnfo. común

Cread6n registros

lnfe. espedfIc.a

BD ARCH. ADI'.1.

AN PROCESO

20'

Comun1cad6n baja

Informe Conservacl6n

Informe Investigaci6n

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Balade fondos museo ráfkos documenta les. Secuencia

libro Registro- "Baja"

Remisión SGME

ANPROCESO

BO ARCH. ADM.

Certificado baja

Generadón expediente

202

Fondos m useogriflc;os y dDc;\lmental....e m ov Imientos

Ejemplos de cumpt imentaci6n

, """

TIPO MOVIMIENTo

ESTADO

INVENTARIO/CO D.ID.

UBICACiÓN

Externo: exposición temporal

A

CE1925150¡ 1(1)

S1snatunl """

~ EXPEDIENTE

, EXP.ORfGEN

.....531/' 995/40

......SOLICITANTE

R!J"RESENTAN1'E

........PÉREZGARcI.~. José MI, . .,

N"""'"'

e...._--~,-'1~:::::~¿s=jal Cultura DNI: 234567890... C.,. ldendftaclÓft

19 950710--19950401II'l.dWdÓft

Loc:aIldad

Jerez F.

INSTITUCiÓN AY'::Intamiento de Jerez de la Frontera (Cádlz). Delegación de Pro mocl6n de la O udad

EXPOSICiÓN Titulo El trabajo de la mujer a través de la historiaCo mlsviolPupons.

""""" ­Oaustro Sto. Tomás

1995072 5C'''''"0

npo~numto CódlKQ

Orden Ministerial 2/ 95,Emprua Medito .........A. Miguel Cami6n Madrid-Jerez F.N....

" - ~Valor T.....M .""'.1.000.000 pts...........M N· p611:u FOKbucobertura N....

Guardaespald as 1234567 19950 3-199507SEGURO

VALORAC iÓ N

TRA NSPO RTE

CART ELA:

FECHASALIDA 19950325

FECHAftENOVACló J

FECHA RETORNO:'

AUTORJ%AClÓN

CO N DICIONES ESP.

INCIDENCIAS

O BSERVACIO NES

203

NORMALlZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS

TIPO MOVIMIENTO Intemo: investigación EXPEDIENTE 534/1 996/1 23ESTADO A EXP. ORIGEN

INVJ!NTARJOfCOD. ID. CE1945/ 5/ 'UBlCACI6N Signatura Fecha E,tacto

~

Sala de investigadores 19960625 ASO UCITANTE Nombr. e.... Identftkadón

LÓPEZ ARREGU I. Jullán ONI: 234567890REPRESENTANTE Nomb~ c.,.. I<lendftéadón

INSTlTUCI6N Universidad de Extremadura. Facultad de HistoriaEXPOSICl6N TItulo

COrn" .....oJrespon..

e._ ,LocalI ..... F..cha InlchlJ F.chaClnal

CORREO N~ In,t1tudón

CARTELA

FECHASAUDA 19960525FECHA RENOVACiÓN

FECHA ReTORNO 19960525AUTORlZAclON TIpo documento C6dflo F.cha

TRANSPORTE Emp,.... M.dlo _d. Honri~

N....

VALORACiÓN Valor Tasador., Fech. _ Notu

Fech.. cob.m;raSEGURO Aseprador N''''''' ,N....

CONDfCIO~SESP.

INCIDENCIAS

OBSERVACIONES Alumno de D. Pedro Navazo, que realiza su tesis doctoral sobre cerrajería gallega delsi lo XVII.

20-1

fondos museoa:ráflcos y doalmentaJ.s: movIml.... tos

TIPO MOVJMIENTO Externo : exposición temporal

ESTADO H

INVENTARIO/caD. ID. DE1976/J.5j 11UlltCACfÓN $111'__

EXPEDIENTE

EXP.ORlGEN

.....531/1 995/22

.......14wotHlcad6n

DN l:1 334567...............001: 987 654 32

..........19950 83019951 0151995121 5

ea,..Directorea,..Subdirector

N.......

APARlOO BENGOA. RomualdoN.......

eARATE RODRlGUEZ. Luis

Museo de la MúsicaAfricana

TItulo Cuarto de tono: música árabe en la España Medieval

CombarioI....- ZAPlCO PEREZ. Badioc:.ntro I __Pad Fedl. InIdaI

Museo Música Africana MAlaga 19950601AyUntamiento Cómpeta 19950915Museo Etnológico Rural To rre del Mar 199511 01- ............GAROA REBOLlO. M. Antonia Museo de la Múslca Africana

CORREO

INSTTTUClON

EXfI'OSlCION

SOUClTANTE

REPRESENTANTE

CAom.A

RCHASAUDA 19950520

fECHA R!NOVACIÓN

FECHAIU!TORNO 19951 220

AUTOkl'ZACIÓN TIpo dowmMlto

Orden Conse jeriaTRANSPOkTE Emp,....¡,...ponsabl..

FIT S.A.Co mlsrloN....

VALORACiÓN Valor

MedIo

Cami6nVehlculo propio

Códl..

Prest, 32/95_d.Madrld-MAlagaRecorridos locales

.....

.....19950422H.......

100.000 ptsSEGURO AlIeaurador N- p6l1xa Fechas CGberblra Notu

Seguros Andaluces 9 87 65-e:v/ 95 199 50 5-199512 30

CONDICIONES ESP, B instrumento debe no debe exponerse a menos de 30% HR (sI no fuera posible debeutilizarse el humiditkador de la caja armónic a que se acompaña). y de ningún modo amás de 45% HR.

INCIO!NClAS 19951 22 3: A pesarde lascondiciones estabIeddas. el cuero de la tapa de la caja armónicaha regresado destensado y con numerosos focos de moho, y dos de las incrustacio nes.del mAstiI se han fracturado po r la dilataci6n de la madera,

OBSERVACIONES

20S.

NORMAUZACIÓN DOC UMENTAL DE MUSEOS

3.3.Conservación de fondos

museográficos I documentales

los bienes custodiados en los museos son objeto de

re iterados informes y análisis sobre su estado deconserv ación. como actuación ordinaria en el cumpli­miento de las funciones del museo. como req uisito parasu préstam o a ex posiciones. etc; y pued en presenta ra lolargo del tiempo distintos tipos de alteració n ñslce.debidos muchas veces a causas naturales. pero tambiéna accidentes u otros imprevistos. En consecuencia. alo largo de su vida mu serstka, los fondos pueden sufrirmúltiples tr atamientos de conservación preventiva.resau-ecéo, etc, de losque debe guardarse constanciaexhaustiva. ya que pueden afecta r a la vida del objetoo condicionar futuras actuaciones so bre ellos.

Por su número y extensión. la descripción de lostratamientos acaba teniendo habitualmente un reflejosrnpIiflCado e nsuf'¡eiente en los sistemas documentalesManu ales: en particular en las fIChas de catalogación,donde tiene un interés muy re lativo la transcripciónexhaustiva de lostratamientos Yanálisis. y las tradiciona­les anotaciones "Buena" I -Regular" I ' Defldente"resultan de esca sa utilidad po r su indefinición yrelatMdad. Ensulugar. ha parecido preferible estableceruna base de datos para describir con eldetaRe necesariolos informes y actuaciones de conservación. inform acióna la que podrá accederse desde BDCatalogadón cuandosedesee obtener datos sobre el estado de un determina­do objeto o el histori al de sus tratamientos.Igual consideraó6n puede hacerse respecto a los fondosdocumentales. cuyos tratamientos presentan las mismasnecesidades descriptivas por lo que puede plantearseun em pleo común de la base de datos prevista.

TRATAMIENTO INFORMAneo

Se ha establecido una base de datos de Conservaciónpararecoger. y mejorar la acc~birlClad a. jos informesso bre el estado de conservación y los aná lisis ytr ata mientos sufridos por los objetos o documentosque forman parte de las colecdcnes del museo .

' 06

• Sus registros.se crearán automáticame nte desde BDMovimientos con el fin de controlar losdesplazamientosde los o bjetos.

• En reIac:ión con las BOs Catalogadón, BO Conserva­ción tendrá un funciona miento para lelo al de BOMovimientos. en cuanto a consulta de información.emisión de listados histórico s o vigentes. etc.• Cada tratam iento o informe de conservación realizadopara cada numero de inventa rio generará un registropropio e independiente en BD Co nservación.La ficha prev ista contiene tres bloques paralelos.relat ivos a Informes de Conservació n. Análisis ' yTratamientos. que pueden ser de utilización simultáneao independiente :

· Puede eumplimentarse un registro sólocon un info rmedel estado de ccnservecén, tal como se ejemplifICa en

el punto siguiente. o con un análisis que no ha desembo­cado en un tratamiento espedfkc :• puede darse un infOfTne sobre el estado de conserva­d6n como introducd6n a ladesaipó6n del tratamientode conservadón;

· o puede utilizarse la secuencia completa cuando undeterminado problema de conservación (informe) hadado lugar a la realización de análisis. y a partir de susresultados se ha realizado un tratamiento particular.Cada uno de estos pasos puede haber sido realizadopor una persona y en una Institud6n distinta. lo quese reflejará en losepígrafes correspondientes. pudiéndo­sesimplificar su consignadón a unosólo de los apartadoscuando el mismo técnico haya realizado todas las

actuaciones.• En el momento del ingreso de un objeto. al tiempoque se le asigna numero de inventa rio durante suproceso de reg istro. se creará un registro en BOCo nservación. y se abrirá una venta na con el campoEstado de conservadón pidiendo que se consigne unprimer informe sobre el estado del objeto en elmomento de su entrada en el centro (anotación quepodrá r desde la desoipción de su falta de integridad.indicación de roturas. presencia de plagas. etc, hastae l simple -Regular-, ya que: habitualmente quiencumplimente este registro Manual no será un especialistaen la materia).(Nota: Laperennidad de este registro inidal puede ser

Fondos museogrificos y documenbJes: conservación

variable. En aquellos centros que reciben ingresos muyespadados. y que cuentan con restauradores en plantilla,que previsiblemente podrán analizar con prontitud losinformes de fondos que ingresan. podrán modificarsey perfeccionarse. En otro caso, si los tratamientos oinformes técnicos se demoran respecto a la fecha deingreso, será preferible mantener el registro en suesquematismo. ya que a largo plazo supondrá unareferencia temporal más. por somera que sea, en lahistoria de la conservación del objeto] .• Posteriormente, a medida que se produzcanactuaciones se irán generando nuevos registros.• En edición, al recibir la orden de grabar, el sistemapreguntará: "¿Hafinalizado el proceso?".· Si la respuesta es negativa (se trata de una actualizaciónde losdatos de análisis, tratamientos, etc. a medida quese realizan). grabación simple de la modificación.

IBase de datos: Conservación

· Si la respuesta es afirmativa. se imprimirán las fichascorrespondientes al tratamiento.• También desde edición. pod rá solicitarse la aperturade BD DocumentaciónGráfca para incluir la anotaciónde las fotografías. etc. realizadas durante el proceso:Aunque como norma BD Documentación Gráficacontendrá un registro por cada imagen o documento,en el caso de restauraciones. ante la unidad y especifici­dad del material. puede estudiarse que un solo registroreúna toda la información gráfica de cada tratamiento.• Desde BDCatalogación será accesible BD Conserva­ción para información detalladasobre los tratamientos,y viceversapara conocer losdatos generales del objeto.• Desde ambas bases de datos será posible listar (enformato predefinido)lostratamientos sufridos por cadanúmero de inventario. seleccionando los campos queinteresen de cada una.

Archivo técn ico con la est ructura adecuada para reflejar las caracterfsticas e incidencias de los tratamientos deconservación y restauración que sufran los fondos museográfkos y documentales.Mantendrá conexión con

· Cata logación de Fondos Museográficos· Catalogación de Fondos Documentales· Movimientos· Documentación Gráfica· Archivo Administrativo (a través de los números de expedientes de movimiento y de conservación).

l-NUMERO INTERNO SISTEMA Fecha Inicial--!NVENTARIO / CÓDIGO IDENTIFICACiÓN Fecha fi nal

I EXPEDIENTE (MOVIMIENTO) Institución

i . ~XPEDI ENTE (CONSERVACIQ.N) Asesor técnico

INFORMES TRATAMIENTOS

Estado conservación Tino tratamiento

Autor Descrtpdén--Fecha Productos

Institución Autor

Motivo Fechainicial

Asesor técnico Fechafinal-

\ ANÁLISIS Institución

Tipoanálisis Asesor técnico

Resultados ---.f...C?NDICIONES ESPECIALES

Autor OBSERVACIONES

207

CAMPO

CAMPO

DefiniciónLC¡TH580s Re/.

Notos

CAMPO

DefU1iciónLCfTH5BDsRel.

Notos

Ejemplos

CAMPO

DefrniciónLCfTH5BD.R".fjomplos

NO~HAUZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS

NUMERO INTERNO SISTEMA

I ~:"" 1:= I~r:::::. 1:;:- 1=-Número deorden delregistro dentro de lo bese de dotos, asignado por elsistemo informQtico.

INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓN

I~IeIIJdo IInUoduuión I'"(onnacio)n IlndPodón I~lOCiinUnlco Automf¡tka , Repetible Clave 0bíiat0ríá

Númerode inventario/identificación del objeto/documento referendodo.Tabla de números de inventario / Tabla de códigos de identifi cación

CATALOGACiÓN DE FONDOS MUSEOGRÁFICOS (Invenlarlo)CATALOGACl6N DEFONDOS DOCUME NTALES (CMeo identificación)MOVIMIENTO DE FONDOS(~ntalÍo/C6digo ldentl rteaeión)DOCUMENTACIÓN GRÁf ICA (Inventarie/Código identlllcación)

Su escritura automática se genera desde 80 Movim ientos (solicit ud de -Movimiento interno:

Restauración"). o desde e l proceso de ing~so de cclecocnes. Conecta con BD Cata logación parainfonnaci6n detallada sobre el objeto.DOO3457CEOO358

EXPEDIENTE MOVIMIENTO

I~- 1:= I ~= 1:;:- 1=-Número de expeditnte del tipo de mo~miento (Il'ltemo ) o m trodo temporcd.

Tabla de núme ros de ex pediente administrativo.ARCHIVO ADMIN ISTRAn v c (Expedierrte)

MOVIMIENTOS (Expediente)DOCUMENTAa ON GRÁFICA(Exped iente)

Campo de esoitura automática generado desde Archivo Administrativo tras la solkitud de movimiento.Dicha información debe ser repetible . ya que un mismo expediente puede agru par varios objetospara su tratamiento (lo que gene rar á un número variable de registros en 80 Co nservación).532/ 1993(23542/1 995/1

EXPEDIENTE CONSERVACiÓN

I~"' I~:;;wJ I~=~~--:",,-:. - - 'I"r-:_---·,-----TI:::7.-...,......- --:.,----

N Ütnero de ~¡ente del tipo de oewodónde conservodón (informe. ona/isis, tratamiento) o realizar.Tab la de números de expediente administrativo.ARCHIVO ADHl NlSTRAnvo (Expediente)

422/ 1993(2341/1 995/ 1

INFORMESOescripd 6n de los sucesivos in(~s sobre el estado de conservación del objeto. fJ primer registro

20.

Notas

Fondos museogl'iflcos y documentalest consel'YadÓl"l

correspondiente o codo objeto recogerá una descripción básica del estado de conservación, integridad,restouraciones anteriores, etc, que presenta el objeto en el momento del ingreso o creación del registro decatalogoción.Consta de seis elementos: Descripción del estado de conservación, autor del informe, fecha, lugaro institución a que pertenece el autor, mot ivo del informe y, en su caso, asesor técnico.Tras su ingreso en el museo (o al cumplimentar la ficha de catalogación en caso de fondos antiguos)se creará automáticamente un primer registro que recoja una somera información en este campo.

SUBCAMPO ESTADO CONSERVACiÓN

úmtenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexación

Texto

Cu limentadón

Necesaria

Definición

LC(THSEjemplos

Descripción textual delestado de conservadón quepresenta elobjeto o documenta, incluyendoanteriores intervenciones que puedamostrar.Tabla de descripción de informes de conservación.Pintura craquelada con importantes pérdidas de pigmento en el tercio superior.Completo. Fragmentado. Focos de corrosión en superficie.

SUBCAMPO AUTOR (IN FO RME CONSERVACiÓN)

Contenido Introducción In ormoción 'ndexación

Únit:o Manual-TBl Re ible Clave

Cum limenta dón

Necesaria

DefiniciónLC(THSEjemplos

Nombre propio de la persona que realiza el infanne de conservación.Tabla de nombres propios # Tabla de descripción de informes de conservació n.NiCOLÁS SANROMAN, Dorotea

SUBCAMPO FECHA (IN FO RM E CONSERVACiÓN)

Contenido Introducción Información Indexación limentoción

Único Manual-TBL Re ble Clave Necesaria

DefiniciónLC(THSEjemplos

Fecha de emisión delinfonnede conservación referenciodo.Tabla de dataciones absolutas # Tabla de descripción de informes de conservación.19820912

SUBCAMPO INSTITUCiÓN (INFORME CONSERVACiÓN)Contenido Introducción Información Indexación Cum fimentadón

Único Manual-TBL Re ble Clave Necesaria

DefiniciónLC/THSNo""Ejemplos

Lugar,o institución, en quese realiza elinfonne.Tabla de nombres propios # Tabla de descripción de informes de conservación.Su eumplimentaci6n puede obv iarse cuando el informe se realice en el propio museo .Museo de Guadalajara

SUBCAMPO MOTIVO (IN FO RME CONSERVACiÓN)Contenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexación

Texto

Cum limentación

Necesa ria

. DefiniciónLC(THS

Causode emisión delinforme referenciado.Tabla de descripción de informes de conservación.

209

Ejemplos

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Ingreso

Solicitud préstamo 531/1996123

SUBCAMPO ASESOR TÉCNICO (INFORME CONSERVACiÓN)Contenido

Ún ico

Introducción

Manual-TBL

Informac ión

Re etible

Indexación

Clave

e limentación

Necesaria

Definición

LCjTHSEjemplos

Nombre propio del asesor técnico del infonne referenciado.Tabla de nombres pro pios # Tabla de descripción de informes de conservación.JARA l Ó PEZ. Rafael

CAMPODefinición

Notas

ANÁLISISDescripción (y resultados) de los anriJisis de laboratorio, f1sicos, químicos, etc, realizados porael tratamiento.Consta de siete elementos: t ipo de análisis. descri pción de resu ltados. autor, fechas . inst itución aque pertenece el autor, y. en su caso, asesor técn ico. Si se realizan varios análisis de diferente t ipo

para un mismo tratamiento, se rea lizarán sucesivas entradas en este bloque, en otro caso cada análisisocupará un reg istro independiente.

SUBCAMPO TIPO ANÁLISISContenido

Múlti le LS

Introducción

Manual-TBl

Informoción

Re tibie

Indexación

Clave

Cu limentoción

Necesaria

DefiniciónLCjTHSNotasEjemplos

TIpo de análisis a queha sidosometidoel objeto.Tabla de tipos de aná lisis # Tabla de descripción de aná lisis de co nse rvació n.

Aconsejable e l establecimiento de una ta bla de tipos básicos de aná lisisRad iografía

SUBCAMPO RESULTADOS (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)

Contenido

Múlti le l S

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Index<1ción

Texto

Cu limentación

Necesaria

DefiniciónLCjTHSEjemplos

Descripción de los resultados del análisis referenciado.Tabla de descripción de aná lisisde conservación.Lacapa negruzca superior se caracteriza como sulfato de calcio con partfculasde carbón.Elementos constituyentes: Pb, Ag, Au.

SUBCAMPO AUTOR (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)Contenido

Múlti le l S

Introducción

Manual-TBl

Información

Re tibie

Indexación

Clave

Cum limentación

Necesar ia

DefinidónLCjTHSEjemplos

Nombre propio de la persona que realiza el análisis.Tabla de nombres pro pios # Tab la de descripción de aná lisis de conservación.

PÉREZ DOM íNGUEZ, Juüén

SUBCAMPO FECHA INICIAL (ANÁLISIS CONSERVACiÓN)

Definición

Contenido Introducción InformoJción

Múlti le LS Manual-TBl Re etíble

Fecha inidalde realizadón del ancilisis referendado.

210

Indexación

Clave

limentadón

Necesaria

LCfTHSE¡ompI",

SUBCAMPO

Definición

LC¡THSEjemplos

Fondos m useogrificos y docum..ntales, _.,."ación

Tabla de dataocnes absolutas " Tabla de descripción de análisis de conservación.19820912

FECHA FINAL (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)

I",",~.. I"''''''''''''"' I "" "".""'" 1.::..:.:l1n<l<uKión--::-·· -1?"!!:""""MúItip!eLS "Man ual-TBL " R!f'!tible ,~C~,~"'" . ~,_""_""_"- _

Fecho finol de realizacióndel otlÓlisis ~(erendado.

Tabla de dataciones absolutas " Tabla de descripción de análisis de conservación.19820919

SUBCAMPO INSTITUCiÓN (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)Concomido Introduccíón Informodófl Indexoción Cum linlentadón

Multl le l S Manual-TBl Re tibie Clave Necesaria

Definidó n

LCf1HS

No""Ejemplos

SUBCAMPO

Def¡nid ón

LCf1HSE¡empIo,

Lugor, O institudón, en que se realiza elondlisis.Tabla de nombres pro pios # Tabla de descripción de análisis de conse rvación.Su cumplimentación puede obviarse cuando el análisis se realice en el propio museo.

ICRBC

AS ESOR T ÉCNICO (A N Á LISIS CONSERVACiÓN)

l ~~::s I=: 1= l~ I¿:~ INombre propiodel asesor técnico del anólisis T'f!ferMÓodo.Tabla de nombres propios #' Tabla de descripción de análisisde conservación.GONZÁLEZ G6MEZ. Ped ro

CAMPODefiniciónNotos

TRATAMIENTOSDescripción (y resultados) de los fntervencones realizados sobre el objeto.Consta de ocho elementos: tipo de t ratamiento, descripción de su pro ceso y resultados, descripciónténninos normalizados de los productos utilizados en el tratamiento. autor. fecha. institución a quepertenec~ , y, en su caso, aseso r técnico del t ratamiento.

SUBCAMPO TIPO TRATAMIENTO

Únito· Manual-TBl R tibie

Indexod Ófl

De(lflidón

LC¡THSNotosEjemplos

SUBCAMPO

DefinióÓf1LC¡THS

rtpo de tratamiento o que ha sidoso~do el objeto.Tablade tiposde tratamiento 1# Tabla de descripción de t ratamientos de'conservaciónAconsejable el establed miento de una tabla de tiposbásicos de tra tamientos.Umpieza sope:rfJcial l Desalinizad6n

DESCRIPC iÓN (TRAT A MIENT OS CONSERVACiÓN)

I ~n:w I ~~ I ~= l~ 1¿:[oQ;n IDescripción detoNado del trata miento realizado.Tabla de descripción de tratamientos de conservación.

21 1

Ejemplos

NORHAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Eliminación de cloru ros po r baños sucesivos de agua desionizada. Secado en estufade laborato rio.

SUBCAMPO PRODUCTOS (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida Introducción Información IndexadOn e limentaciOn

DefinidónLc¡mSE.jemplos

Múlti le LS Manual-TBL Re tibie Clave Necesa ria

Descripdón, con ténninos nonnalizodos, de losproductos utilizados en el tratamiento.Tabla de productos de restauración # Tabla de descripción tratamientos de conservació nAgua desionizada / Alcoho l/ Par aloidCo la polivlnllica

SUBCAMPO AUTOR (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido

Único Manual-TBL

Información

Re tibie

Indexación

Clave

limentación

Nec esa ria

DefinidónLC¡THSEjemplos

Nombre propio de lo persona que realiza el tra tamiento.Tabla de nom bres propios fF Tabla de descri pción de tratamientos de conservación.PÉREZ DO MíN GUEZ. Julián

SUBCAMPO FECHA INiCiAL (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida

Único

IntroducdOn

Manu al-TBL

Información

Re tibie

Indexación

Clave

limentación

Necesaria

DefinidónLc¡mSE.jemplos

Fecha inicial de realización del tratamiento referenciado.Tabla de dataciones absolutas -#Tabla de descripción de tratamientos de conservación.19820912

SUBCAMPO FECHA FINAL (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido

Único

Introducción

Manua l-TBL

Información

Re b1e

Imkxadó n

Clave

limentadOn

Necesaria

DefiniciónLc¡m SEjemplos

Fecha finalde realización del tratamiento re(erendada.Tabla de dataciones absolutas -#Tabla de des cripción de trata mientos de co nservación.19B30B1S

SUBCAMPO INSTITUCiÓN (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenida Introducción Indexación e imentación

DefiniciónLc¡mSNotasEjemplos

Único Manual-TBL Re rble Clave Necesaria

Lugar, o institución, en que se realiza el tratamiento.Tabla de nombres propios -# Tab la de descripción de tratamientos de co nse rvació n.Su cumplimentadón puede obviarse cuando el tratamiento se realice en el pro pio museo .ICRBC

SUBCAMPO ASESOR TÉCNICO (TRATAMIENTOS CONSERVACiÓN)Contenido

Ún ico

/ntroducc.i:il1

Manual-TBL

212

/n(ormodón

Re tibie

Indexación imenfOCión

Necesar ia

Definición

LCjTHSEjemplos

Fondos m useogl'áflt;OS y documentales: conservadón

Nombre propio del asesor técnico del tratamiento referendado.Tabla de nombres propios #" Tabla de descripción de tratamientos de conservación.GONZÁl EZ GÓMEZ. Pedro

CAMPO CONDICIONES ESPECIALESContenido

Único

Introducción

Manual

In(ormación

Re tibie

Indexación

Texto

Cu limemoción

Necesaria

Definidón

LCjTHSNotas

Ejemplos

CAMPO

Descripdón de los condiciones particularesde conservación, manejo, exposición, etc, que en su coso puedapresentar el objetoo resuhennecesarias como consecuencias de los actuaciones realizadas.Tabla de descripción de informes de conservación.Dado que dichas condiciones pueden ser permanentes, a pesa r de los sucesivos tratamientos quepueda sufrir el objeto. su contenido se copiará automáticame nte en los sucesivos registros que puedancrearse para e l mismo número de inventario, de modo que si las particularidades dejan de ser necesariastras una restauración, etc, su contenido deberá ser borrado manualmente en el registro correspondientepara evitar la pe rpe tuación de datos innecesarios.

La pieza debe ser sie mpre transportada y expuesta con e l soporte particular que se ha diseñado.

OBSERVACIONESContenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re tibie

Indexación

Texto

Cum Umentadón

Necesaria

Definición

LCjTHSCualquier otro doto de interés que no tenga cabida en el resto de los campos establecidos.Tabla de desc ripción de info rmes de conservación.

21l

Núme ro Intemo sistema

Inventario/có digo ldentlf.

Expediente movimie nto

Expedient e co nsel"Yació n

Infonnes

Estado conservación

Autor

Fecha

Insti t ución

Motivo

Asesor t é cn ico

Anál isis

T ipo anál isis

Re sultados

Autor

Fecha Inicial

Fecha final

Institución

A se sor técnico

NORMALIZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS

Conservación. Relaciones

BD CATALOGACiÓN f . M.

BD CATALOGACiÓN f . D.

8D MOVIMIENTO f . M.

8D DOC. GRÁfiCA

BD ARCHIVO AOM.

MOVIMIENTOS

BD DOC. GRÁFICA

BD ARCHIVO ADM .

Inventarlo

Cód igo Iden tlflcaclón

Inventario/ Cód igo ldentlflcación

Inventarlo/ Cód igo Identlfkacl6n

Exped iente

Expediente

Expediente

Expediente

T ipo tratamiento

Produ«os

Fecha Iniciill

F6Cha final

Insdtuclón

ConcfidonoH espedaIes

IObsen<adones

215

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Ejemplos de eumpllmentaelón

INVEN1"AAIO CE17706

~""CDnM""d6.R ;'~-- - -~ - --,~::;;

. 41/1995/1

BERGUASEVlL.Eduardo 19950106 In&,"",

Fragmentado e Incompleto. presentando grandes concreciones terrosas fuertemente adheridastanto en el Interiorcomo en elexterior con restosde ralees. Presenta alteración de cloruros.

AnálIsis ftuorescenciadisperstva RX Kevex

19940812 Fljaclón/ Umpieza/Reintegración

Fijado de la pieza por saturacl6n utilizandoresinassintéticas.Umpleza mecánica (bisturi yláptz de fibra de vidrio). Biminaci6n de loscloruros por baf\os sucesivos de agua desionlzada.Secado de la cerámica en estufa de labcratcric provista de termostato y aire forzado .

I EnsarrbIado de losfragmentos con 1rI adhesivo cellJ6sico reversibleen acetona.Reconstrued6n, de laslag..nas con escayola. Reintegraci6n con pigmentos natlrales Ub1izando como aglutinanteresinas sintéticas.

"'''''"",'' Agua desipnlzada / Resina sintética

_' ,, ' O,'

,:TRATAMIINTO ;,AutiDr

PÉREZ, Ellsa

! " ' : , / ;~~Im-'f

.--> - CONDICIONES ESP. '

OBSERVACIONES 8 número que llevaba sigladoha desaparecido parcialmente.

216

INVENTARiO DE1985j2j1

CÓDIGO IDENTIF.

INFORME Autor

532/'995/13

AREJULA OLlVAN. C. 1995031 5 Préstamo exposi ció n

E.~ ClOMerfM:l6n Superficie de la piedra extremadamente suda y polvorienta. con depósitos de polvo y hollfnen los Intersticios. Algunas zonas se hallan cubiertas por una capa gris muy quebrantable.que al contraerse ha arrastrado con ella un estrato de la piedra subyacente. desintegradapor la migración de sales.

ANAuSIS Autor

CAQ-fONAVARRO.A. 19950318~ "'''• •;i

PetrograliajRayos X

Re.ultado los análisis petrográficos y rayos-X caracterizan la piedra como caliza sñlcea, con un 40%de silicatos, principalmentecuarzo. dmentado con caJcita. Otros minerales presentes Induyen

'j' ' micas, rutilo . óxido de hierro y feldespato .los análisis de la capa negruzca superflclal Identifican el sulfato de calcio como principalconstituyente. con pequeñas partículas de carbón. que te oto rgan su coloración.

TRATAMIENTO Autor

GARclA. Angeles

fecMs lnld.ufl"¡ ; lMdtud6n

19951030

DMcrfpd6It Umpieza con brocha blanda y aspiradora para eliminar la suciedad superficial. la fragilidaddel estado de la piedra eliminó la posibilidad de utilizar soluciones limpiadoras acuosas .Aplicación de un prec onsolidante para estabilizar la superficie de la piedra previamente alco nso lidante final. las escamas fueron manipuladas con espátula caliente. Eliminación dela capa superllcial y co mpe nsació n de las diferencias de color en las áreas desfiguradas porpérdidas de superllcie.

CONDIC~NES ESP.

OBSERVACtONES las necesidades de higiene y seguridad han exigido la utilización de ventiladores de gasesen eltecho de la gaJerfa. l os restauradores han sido provistos de trajes y guantes resistentesa las sustancias qulmicas, as! como de máscaras de respiración artificial.

217

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

INV!NTARIO

CÓDIGO ID"""•. .019854

INJlOAME ---Autor

' --'-' - ,

~~IItO'-'h ~ : :

--41/1995/32

BIELSA ORTIN. Amparo 19950821 Revisión archivo

W"'l.~ Pérdidas de grandes zonas. grietas, desgarros, arrugas. suciedad general y grandes manchasde humedad . Para consolidar el soporte se efectuó W"Ia n.Jdlmentaria restauración consistenteen adherirlo a un pap el.

ANÁUSIS-.

MORALES. M. PIlAR 19950825

RNu~ Positivo

Solubilidad tintas

T1IA1rAM"!NTO .......

PÉREZ, Ricardo 19951013 Limpieza/ Hidrata-

ción/ Reconstrucción

8imlnad6n del segundo soporte por medio de LrIa espátula ayudada por un hisopo Impregnadode agua. Limpieza mecánica con abrasivos suaves. Limpieza por baño de agua y etanol.Tratamiento de hldratad6n del pergamino por medio de un masaje con poUetllenglicol. Porla fragilidad del soporte, que habla llegado en algunas zonas a la pulverización, se laminóManualmente por el reverso con crepel1na natural, utilizando como adhesivo una cotapofrvinUica. RecCJOStnJed6n de lagunasdel soporte con pergamlno de las mismas cerecteñsucasque el original. por medio de la técnica del bisel. dejando una pequeña pestaña rebajadahasta su total transparencia.

PioduCtcioS Etanol / Polietilengl1col / Cola pollvlnrlica

CONDICIONES ESP. Eldocumento no debe ser sometido a variaciones de HR superiores al 5%.

OBSERVACIONES

218

3.4.Documentación Gráfica

Entre la docume ntación que genera la gestió n de losfondos rrwseogréfcos y documentales se enc uent ranlas rep roducciones gráficas. imprescindibles en losprocesos de identiftcadón de los o bjetos y algunos tipos

de doc umente s. as! como co mpleme nta rias en otrosprocesos que afectan a los fondos (exposición,investigación. publicaciones. restauración, atención a

investigadores etc .). Destacanpor su especial frecuencialas reproducciones fotog ráficas. au nque también esnecesario conta r entre la documentación grátca lasfilmaciones. dibujos. imágenes digitalesere,Es importante señalar que nos estamos refiriendo atodas aquellas reproducciones gr éfces de los fondosdel museo realizad as por razon es de gestión. no a

aquellas con valer doanlental en si mismas. generarnen­te de contenidos diferentes a la estricta reproducciónde las coecccoes, aunque si reIadonadas con la temáticageneral del museo, 't que hemos considerado Fo ndosDocumentales.No obstante. somos conscientes de la relatividad de

esta separad6n, ya que una fotografaa o dibujo realizadosen un de te rminado momento como instrumento degest i6n e kíentjfkacjón de un objeto. con e l paso delos años pueden llegar a conve rtirse en inte resantesdocumentos y ser objetos de catalogación y estudio co nvalor en sI mismos. pasando a integrarse en lascolecciones de Fondos Documen tales. Por ello. ladlfe rencia conceptual de Documentación Gráfk a yFondos Docume nta les no implica.que en \o re feridoa suconservación flska, muchos de estos doc umentospueden compartir unas mismas condiciones de

a lmace naje y man ipulación. si bien los segundospresenta rán mayor complejidad por tratarse gene ral­mente de materiales de mayor antigüedad y sobre una

gran dive rsidad de soportes.Ya hemos señalado que la documentación gráfka esuna gestión fundamental en el proceso de ingreso delas colecciones en el museo. junto co n la tramitaciónadministrativa. e l registro. e l siglado y la asignación de

signatura to pográfica.. Es un instnJmento de identiflCad6nde los objetos y. por lo ta nto. debe da rse tantaimportancia a su ágil y correcta recuperación como alade los datos textuales utilizados para. inventariar los

fo ndos. EUo sin tener en cuenta e l resto de funcio nesya mencionadas a las que puede prestar un estimableapoyo este tipo de docu mentaci6n. que se irá generandoprogresivamente a partir del momento de ingreso yprimera aproximación alobjeto musecgréfcc, conformevaya siendo o bjeto de estudio. ex pos ición. análisis,tr atamientos de restauración. publlcadó n etc.Para una eficaz ut ilización de la documentación gráfica

es necesario que la organización y cata logació n delarchivo de fctcgra ñes. d ibujos. imágenes digítales...• y

cua lquier o tro t ipo de reproducciones gráficas seadesa rrollada de un modo independiente de l resto detipos doc ume nta les del museo. lo que no quiere decir"que no se establezcan relaciones co n e llos.Además de la pu ra organizaci6n de este archivo. ésteconstituye un servicio público, y como tal realizadiariamente gestiones de reproducti6n de sus doo.nlen­tos gráficos para servir a investigadores e institucionesexternas. editoriales etc. la necesidad de con trol. tan tode los docunentos gráficos originales corno de la gestiónde su reprod ueci6n. ha llevado a desarrollar un módulo

independiente de las fichas de cata logación de fondosmuseográficos y documentales, por las mismas razonesex puestas en el apartado 3.3. Conserv ación.Cada documento gráfico debe ser co nside rado en simismo, con sus propiascaracte ríst icas físicas y técnicas.drcu nstancia que se hace muy ditldl cuando se pretendeinsertar esta información en la ficha de catalogacióndel objeto de referencia, ya que cada uno de e llos puededisponer de lIl3, dos o decenas de fotogra fias, d ibu¡OS.imágenes digitales, ñlmaocres, etc: a su vez, undocumento gráfico pued e refe rirse a uno o varioseleme ntos meseográñc os.Todo ello constituyen razones para individuaUzar elcontrol de estos documentos.

TRATAMIENTO INFORMÁneo8 módu lo de Documentaci6n Gráfica de Fondos contarácon una base de datos de control de las ilÑgenes que

21.

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

reproducen cada número de inventario (SO Documen­tación Gráfica). estrechamente relacionada con otra(SO Repro duccio nes). que gest ionará y guardaráconstancia de las reproducciones o copias que se hanservido de cada imagen con fines externos. y esta ráconectada con Administración a efectos de controleco nómico.• En relación con SOs Catalogación, BD DocumentaciónGráfica ten drá un funcionamiento para lelo al de BDMovimientos (localización de registros po r búsqueda.creación automática de registros, consignación deinformació n com ún, ...).• Cada docu mento gráfico que reproduce el objetoo doc umento contará con un registro individualizado(sa lvo en el caso excepcional de las secuencias quecorresponden a un mismo tratamiento de restauración.dada la unidad y especificidad de l mate rial).• Sus registros se crearán a parti r de BD Movimientosy. excepciona lmente. para imágenes de tratamientosde restauración. a partir de BD Conservación.Enel primer caso. se creará paralelamente un registroen Archivo Administrativo para asignar número deexpediente y almacenar la documentación genera da(sea simplemente los boletines de movimiento interno,sea la documentación relativa a la solicitud externa que

IBase de datos: Documentación Grdfka

genera la reproducción. etc). En el segundo, constarácomo número de expediente el relativo a la actuaciónde conservación que ha motivado la toma de imágenes.• En el momento de l ingreso de un objeto. se crearáun registro en BO Documentación Gráfica con sunúmero de inventario. en el que todos los camposobligatorios llevarán laanotación "Nuevo ingreso" hastaque se cumplimenten adecuadamente. como recordato­rio para la Sección correspond iente de la necesidad deoperar con ese material (Nota: Esta operación seráoptativa en caso de fondos documentales].• Del mismo modo, desde BDCatalogaciónel personalautorizado podrá solicitar la realización de una imagenparticu lar. consignando las caracterfsticas técnicasdeseadas en el registro que el sistema creará al efecto.Todos loscampos no cumplimentados, y en part icularel epígrafe Número de control. llevarán una anotaciónautomática de "Nueva imagen" hasta que se realice latoma y se cumplimenten adecuadamente los datos.• Desde las bases de datos de Cata logación seráaccesible BD Documentación Gráfica para informaciónde ta llada sobre los objetos o documentos; y en BDDocumentación Gráfica será posible listar todas lasimágenes ~ue ex isten de cada núme ro de inventario.formato, soporte, etc.

Archivo técnico con la est ructura adecuada para reflejar las caracterísucas de cada una de las reproducciones(fotografías. dibujos o asimilables) de los fondos museográficos o documenta les. rea lizadas con posterioridad alingreso de los mismos en el museo.Mantendrá conexión con

· Catalogación de Fondos Museográficos· Catalogación de Fondos Documentalesde las que toma datos básicos de sus registros (a partir de l número de inventario/código identificación).

· Movimientos· Reproducciones· Conservación• Archivo Administrativo. a través de los números de expediente de la doc umentación generada.

NUMERO INTERNO SISTEMA

TIPO DOCUMENTO

EXPEDIENTE

220

CAMPO

Fondos museográficos y doo:umentaies: dOC\lmentación gráfica

NUMERO CONTROL

INVENTARIO /CÓDIGO IDENTI FICACIÓN

AUTOR

DESCRIPCiÓN

FECHA

SOPORTE

FORMATO

DATOS TI:CNICOS

DISPOSICiÓN

SIGNATURA

OBSERVACIONES

NUMERO INTERNO SISTEMAContenido

Únk:o

IntrodlJ(oon

AutcmáucaInformación

No re tibie

Indexación

Oave

Cum limenta dón

Ob/I atoria

Definidón

CAMPO

Número de ordendel registrodentrode lo base de datos, asignado por elsistemainformático.

TIPO DOCUMENTO

Único Manual-lC

Información

Re tlble

Indexación

Claveimentación

Obll atoria

Definidón

LCfTH5Ejemplos

CAMPO

Indicadón delárea o que perteneceel documento, yde su tipo de soporte básico (fotografío / dibujo / ...J.Lista de control de tipos de documentos.Negativo BNMicrofilm

EXPEDIENTEContenido

Único

Introducción

Autom4tlca

Información

Re tibie

Indexación

Clave

imentll ción

Ob/i atorra

Definidón

Lc¡m58Ds Re/.

Notas

Ejemplos

CAMPO

Número de expediente administrativo del documento grcifko, en su caso, o de la gestión que genera sureaDzadón.

Tabla de números de expediente administrativoARCHIVO ADMINiSTRAnvo (Expediente)MOVIMIENTO FONDOS (Exped iente)CONSERVACiÓN (Expediente)

Campo de escrltura automática generado desde Archivo Administrativo al crearse el registro traslasolicitud del movimk:nto. Dicha información debe ser repetible. ya que un mismo expediente puedeagrupar varios objetos (lo que generará un número variable de registros). y a su vez un objeto puedeser reproducido en varios documentos gráficos como resultado de una única gestión de movimiento.

533/1994/3

NUMERO DE CONTROLContenido

Único

Inuoducdón

Auto anu al

In rmodón

No re b1e

Indexación

CI~

imentadón

ObI i atoria

Definidón Número.de identificadón, registro, etc, del documento gráfico referendado.

221

NORHAUZActON DOCUMENTAL DE MUSEOS

lc¡TH560s Rol.Ejemplo<

Tabla de números de control de documentadón gráficaREPROOUCOONES(Número centrol)

DGl145

CAMPO

DefinidónlC¡TH580s Re/.

Notas

INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACIÓN

1Conten ido 1 1n~ 1"'- Ilndewdón I~ ..Múltiple lS . AlItI:lfnitiu. , Repetible , Clave Otlíiiat;iafDOOn

Número de inventario o identificación del/de los objetos o documentos referendodos.Tabla de números de inventario / Tabla de cód igos de identificaciónCATALOGACiÓN f O NDOS MUSEOGRÁFICOS (Inven tarlo)CATALOGACION FONDOSDOCU MENTALES (COdIgo ldentíñcaclón)MOVIMIENTOS (Inventario/Código)REPRODUCCIONES(Inventarlo/Código)CONSERVACiÓN (Inventario/código)

Su carga auto mátka se genera desde BD Movimientos. A través de este campo podrá co nectarsecon BDs Catalogació n para obtener infonnad6n detallada sobre el objete.CE21345

CAMPO AUTOR

DefiniciónlCj1HSEj<mplo<

1<00·..... I/"~Unic:o l'1anuaI-TBl

Nombre del fotógrafo. dibujante. etc.Tabla de nombres propiosPÉREZ GONZÁlEZ. Manuel

~_I~="",--· · -

CAMPO

Definición

lc¡m5NotosEiemplos

DESCRIPCiÓN

1~Ietlido I/" rroducdó:I I",(gtmoo:lM 1""'''''''''''......'''·''''-- --1~.......Unico , M<nJaI , ~R~"""E!!!!"'"~, ~T~''''~o'-- ,Descripción literaria o desglose del contenido del documMto.Tabla de descripció n de documentos gráficosReferencia some ra al modo en que se reprod uce el o bjeto.Vista generalDetalle de la firma

..!!!I!!!!!!!!,-_ _ I.,,::.=- _· "'''''''''--_ _I~FECHA

I ~~ 1 ~~00nU"1co Manual-T8L

Fecm de ~zoóón del documento.Tabla de dataelones absolutas19951 109

CAMPO

CAMPO SOPORTE

Deftnid ÓllI ~:-'" 1= 1==CoroctMsticos ftSkas bOsicos del documento.

222

lCfTH5E¡<mplo<

CAMPO

Definidónl C¡TH5Ejemplos

CAMPO

Deflflidón

lCfTH5Ej<mpIo,

CAMPO

lCfTH5EfrmpIos

CAMPO

Fon do. mut.eoeráficos , documental_ docu......tadón rriJlca

Tahla de scpcrtes documentalesVidrioPapel

FORMATO

19>""""" IIouodu<O<in I~Io_=-------I """"":::-,,,-----. -1~ .., Unico " ManlW-lC , Repettbl! , ............ 0bliPt0riáCOOOn

Tamaño o sistema réceco nonno/izodo deldocumMto.Tabla de formatos documentales9x12cm

112" VH5

DATOS TÉCNICOS

ICoo~ido I=',"od'-~-"'--I /"_ I:::- Iúmpf-"""'"MlI/tiple L5 ManuaJ-tc R~ , ............ Nect'Salia="-"---

Otros informOÓOMS tknicos del documento (e(ertos~o/~ velocidad, sistema de reprodu<óón, etc).Tabla de sistemas técnicosdocumentalesRetoques / Viraje sepiaImagen estereosc6pica

DISPOSICiÓN

I ~: I~ 1::= I~ l;:::toOOnIndicación sobre' /o existencia de limitaciones para /o consulto o utilización del documento (visión, tiraje tkcopias, difusión pUblico, ere).Tabla de descripción de documentos gr áñc c s.

Negativo no utilizable para reproducciones po r la fragilidad de la emu lsión.Necesario citar el nombre del autor en caso d~ publicaci6n .

SIGNATURA

Definidón

lCfTHSEj<mpIo,

ÚnicO ManuaH8l Re tlble C~

Ubicación dentro del archivo del documl!'nto original conservado.Tabla de signatu ras tcpcgréñcasP1 53 Pl3 Cj6

Obl atona

CAMPO OBSERVACIONES

I~ 1:::;"""::uodu<O<in-'--'-··- - -I;:= 1~ I;:::~ÚJa/q1Mr otro dato ck inr~ sobre- ~ documMtO q~ no hayo tMido cabido en loscampos anteriores.

Tabla de descripci6n de documentos graüccs,

Rotura en la esquina inferior derecha de la placa.

'"

Numero intemo sistema

T ipo documento

Expediente

Número control

Inventario/código identif.

Autor

Descripción

Fe<ha

Sopo","

Fonnato

Datos técnicos

Disposición

Signatura

Observaciones

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Docum entación Gráfica. Relaciones

8D ARCHIVO AOM. Expediente

80 MOVIMIENTOS """"'-8D CONSERVACiÓN expediente

H BOREPRODU CCIONES H NOmero control

SO CATALOGACiÓN f . M. Inventario

SO CATALOGACiÓN f . o. Código Identlflcad6n

SO MOVIMIENTOS Inventar io/ Código Identíf.

80 REPRODUCCIONES Inventar lo/ c6cllgo Identlf.

SO CONSERVACIÓN inventarlo/Código \dentlf.

224

Ejemplosde eumpllmentadón

...,- 01npo docull'WMO fotografla: positivocolor--.. 533/ ' 995/8

...- 0123

tr.~c6dIJ'Ow..tft CE21345

"- GONZÁLEZ. Ángel

o.atpd6n VISta lateral derecha...... 19950712....... Tríacetatc celulosa

FOf"~ 35~----0Ia~ p,¡blica

-~-.. 1+350 ........._

...,- 02npo .............. Dibujo: tinta_....

533/ ' 982/ 958

...- 0023

IlWtlntVlolc6dlp Idotntlr. CE1980/28/ 6

Au_ l 6 PEZ REDONDO. Aurora

Dooalpd'" Desarrollode ladecoración geométrica del hombro....... 19221015....... Papel milimetrado......... 18 x.wcm---Dl-.....S1~ blpoj.6fta, 1-2-30

ObH"Yachw'..

ID

NORHAUZACl6N DOCUMENTAL DE MUSEOS

3.S.Reproducciones

Un aspecto importante de gestión documental yadministrativa del museo el control de todas aquellasreproducciones de sus colecciones que se e laboran condistintas técncas, soportes Y finalidades. Estas reprcduc­dones pueden ser de tipográfICo (fotográfICas. dibujos.filmaciones. facslmi\es. ..) o plástlco (vaciados, moldes ...).Además de la pura gestión de l servicio, es importa ntee l control de los derechos intelectuales y económicosque se derivan de estas reproducciones.Por esta razón se ha considerado necesa rio establece run instrumento espeeffico de control de estas reproduc­ciones, para faditar su administración. y su seguimiento

posterior.

TRATAMIENTO INFORMÁneo

l a base de control de reproducciones podrá generarregistros tanto a parti r de BD Docu mentación GráfICa(reproducción de una i'nagen ya existente en arch ivo).como desde etpropio módulo de búsqueda de lasbasesde datos de catalogació n (solicitud de una imagen deca racte rísticas particulares que no existe en arch ivo);permitirá el t rabajo con lotes, etc, como el resto delas bases de gestión; y tr as consignar la entrega de lost ra bajos solicitados. penni tirá la anotadó n de losimpo rtes en BD Conta bilidad. asi como la emisión delascorrespondientes facturas.

Arch ivo técnico con la estructura adecuada para reflejar las características de cada una de las reproducciones delos fondos musecgrérccs y documentales.Mantendrá conexión con

· Documentación GráfICa· Catalogación Fondos Museográficos· Catalogación Fondos Doc umentales

• Directorio· Archivo Administrativo. a través de los números de expediente de la documentadón generada

NUMERO INTERNO SISTEMA

EXPEDIENTE

NUMERO CONTROL

~NVENTARlO/c601GO lDENTIFlCAa ÓNSOLICITANTE

FECHASOUClTUD

FECHA ENTREGA

FECHA DEVOlUCIÓN

ANAUDAD

CONDICIONES ESPEC1Al...ES

Y1PO DOCUMENTO

SOPORTIFORMATO

DATOS'rta-Icos

OESCRlPQÓN

IMPORTE

OBSERVACIONES

' 26

CAMPO

F Dn d os m useDgr áficos y d <>cum entales: r .. producci one s

NUMERO INTERNO SiSTEMA

(onlenido

Único

Imr odlKóón

Automática

Información

No re et ible

Indexoción

Clave

C imentación

Obli atorra

Definición

CAMPO

Numero de orden del registro dentro de la base de dotas. asignado por el sistema informático.

EXPEDIENTEContenido

Ún ico

Introducción

Automát ica

Inf01moción

Re et ible

IndexQción

Clave

e limentoción

Obli atoria

Definición

LC¡THS80s Rel.

Notos

Ejemplos

CAMPO

Número de expediente de Ja solicitud de reproducción.Tabla de números de exped iente administrativo .

ARC H IVO ADMINISTRATIVO (Exped iente)

Campo de escritura automática generado desde Archivo Administrat ivo al cre arse el regist ro trasinscribir lasolicitud. Dicha infonnación debe ser repet ible. ya que un mismo expediente puede agruparvarios objetos o documentos (lo que generará un núme ro variable de registros).3133 /1 994/324

NUMERO DE CONTROLConten ido

Único

Introducción

Auto Mal'lual

Inform ación

Re tibie

Indexación

Clave

C limentadón

Obll atorla

DefiniciónLC¡THS80s Rf'J.Ejemplos

CAMPO

Numero de control del documento grafico a reproducir.Tabla de números de controlDOCUMENTACIÓN GRÁ FICA (Número cor1trol)

DG1234

INVENTARIO/CÓDIGO IDENTIFICACiÓNContenido

Único

introdu cción

Matlual

Información

Re tibie

Indexación

Clave

el' limentación

Obl i aterra

Definición

LC¡THS

80s Re/.

Ejemplos

CAMPO

Número de inventario/códigode identificoción del objeto/documento referendodo.Tabla de números de inventario.Tabla de cód igos de identificación.CATA LOGACIÓN f O NDOS MUSEOGRÁflCOS (lrwen taric)

CATA LOGACIÓN FONDOS DOCUMENTA LES (Código identificació n)

CE3456FD0342

SOLICITANTEContenido

Único

Introducción

Manual-TBL

Información

Re tíble

Indexación

Clave

Cum limentación

Obli atoria

Definición

LCfTHSBOs Re/.Ejemplos

Nombre de lo persono o instiwdón que solicita /0 reproducción, y documento de identificación en su coso.Tabla de nombres propiosDIRECTOR IO (Apell id05/nombre / Institución)

GO NZÁl.EZ PÉREZ. FernandoCentro Cultural de Guadalajara

227

CAMPO

NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

FECHA SOLICITUD

Contenido

Ún ico

Introdocoon

A uto Manual-TBL

Información

Re tibie

Indexación

Clave

Cu limentodón

übli atona

Definición

LC¡THSNotas

Ejemplos

CAMPO

Fecha en que se recibe Jo solicitud de reproducción.Tab la de dataciones absolutasPor defecto el sistema asignará la fecha actual, dato que podrá modifi carse manualmente.1994 120 8

FECHA ENTREGAContenido

Único

In!m dlXción

Man ual

Información

Re ettble

Indexación

Clave

Cum Ijm~nloción

Obli ataría

Definición

LC¡THSEjemplos

CAMPO

Fecha en que se entregao remite la reproducción al solicitante.

Tabla de dataciones absolutas199502 13

FECHA DEVOLUCiÓN

Contenido

Ú nico

Introducción

Manual

Informacio n

Re tibie

Indexació n

Clave

Cu Umentación

Ne cesaria

Definición

LC¡THSEjemplos

CAMPO

Fecha en que se devuelve (o está prevista qUE" se devuelvo) el documento, en caso de préstamo, alquiler,etc.Tabla de dataciones absolutas19950810

FINALIDADContenido

Único

In troducción

Manual

In(ormoción

Re tibie

Indexoción

Texto

e limentación

I Obl i atoria

Definición .

LC¡THSEjemplos

CAMPO

Indicación sobre Jo finalidad de uso de las reproducciones que acredita el solidtonte.Tabla de descrip ción de reproduccionesIlustración de un articulo en "CHINA. Revista ilustr ada".Tesisdoctoral: "Cosmovisión y organización política en el mundo ibérico: las cerámicas sin decorar".

CONDICIONES ESPECIALESContenido

Único

Introducción

Manual

Información

Re etible

Indexación

Texto

Cu l!mentoción

Nece saria

Definición

LC¡THSEjemplos

CAMPO

Indicación sobre condiciones impuestos al solicitante (limitaciones de uso de las reproducciones, remisión

de ejemplares de la publicación, ...).Tabla de descripción de reproduccionesDebe citarse la pro cedencia del objeto con su número de inventario .Necesario citar e l nomb re del autor, al pie de la imagen, en la pub licación.

TIPO DOCUMENTOCon~nido

Único

Introducción

Manual-l C

In(ormaciónRe tibie

228

Indexación

Clave

Cu limentación

übl l atoria

Definición

LCfTHSEjemplos

CAMPO

Fon dos muse o¡rrificos JIdoalnw ntales: reproducdon~

Indicación del dfl'O documental a que pertenece el docum~to, y de su tipo de soporte bdsica (fotografia/ dibujo / ...).Tabla de t ipos de documentosPositivo ColorImagen digital PCX

SOPORTE(pnteniOO

Único

f" v ooucdón

Manual-LC Re tibie

Jndexacii<1

Claveú.m " t"dé"Obll atorla

DefiniciónLC¡THSE.jemplos

Caracteristicos fisicas bdsicosdel documento.Tabla de soportes documentalesPape lDisco flexible

CAMPO FORMATOCollteniOO

Único

Inva du«ión

Manual4.C ~­Re nble

roción

Obli atona

DefiniciónLCfTHSEjemplos

CAMPO

Definición

LC¡THSEjemplos

CAMPO

DefltliciónLCfTHSEjemplos

CAMPO

Definición

Tomono O sistema t~ico normalizado del documento.Tabla de formatos docu mentales13 x 18 cm3 VI- HD

DATOS TÉCNICOSContelliOO IntroclucdDn Información It!dexadón todón

Multi le LS Manua\.lC Re t ibie Clave l"kc esana

Otros informociClfles técnicas sobre el documento (efectos especiales, velocidad, sistema de reproducción,etc).Tabla de sistemas t écnicos documentalesViraje sepiaCompresión: 75%

DESCRIPCIÓNCofl{eniOO Inll'Odt.<cdón Informadón Indtxoción roción

Único . Manual Re IIble Texto Necesa ria

Descripción de particularidades de lo reproducción solicitada (porte o reproducir, detalles de interés,. ...).Tabla de de scrípd ón de re produccionesDetalle de la deccrao ón central del cuenco .Marcas de fábrica de l asa.

IMPORTE

Ic...~"", 1'0_ 1~("""""'o I-"'o",...",~",.·"-----1~ .Unico , Manual , Repetible , Numerlto 0bííf;í0íiatoaon

Coste de lo reproducción poro el solicitante, segUn los tarifas vigentes.

229

LCjTHS8Ds RelNotos

CAMPO

NORMALIZACiÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Tabla de descripc ión de rep rod uccionesCONTABILIDAD

Aunque no se ha desarrollado. pod ría establecerse una tabla de tarifas. asociada a las característicastécn icas. de modo que la cump limentación de este campo pueda ser automática. En caso de quepor cualquier razón la repro ducció n se realice gratuitamente, el campo recoge rá "O pesetas".

OBSERVACIONES

Contenido

Único

Introducción

Manual

Inform ación

Re etible

Indexoción

Texto

Cu limentoc;,;n

Necesaria

DefiniciónLC¡THS

Cualquier otro doto de interés sobre el documento que no hoya tenido cabido en los cam pos anteriores.

Tabla de descripción de reproducciones

230

Fondos museog~á.ficos y dOCllmentales: ~eprodllccJone s

Reprodu cciones. Relaciones

Número Interno sistema IExpe die nte H BD ARCHIVO AD MIN ISTR. f- Expediente

Nú m er o control H BD DOC. GRÁFICA f- Número control

Inventario/Código BD CATALOGACIÓN F. M. Inventar io

BD CATALOGACiÓN F. D. Código ídentifkacíón

So licitante H BD DIRECTORIO f- Ape llidos y nombreylnstltvcón

Fech a solicit lld

Fe cha entrega

Fe cha devolución

Finalidad

Con diciones especiales

Tipo docu mente

Soporte

Fo nnat o IDato s técnicos IDescripción IIm po rte H BDCONTABILIDAD f-Observaciones I

231

NORMAUZACIÓN DOCUMENTAL DE MUSEOS

Eje mplos de cumplimentaci6n

N" Interno sistema 4587

.......... 3133/1994/ 45N*controI 98645

InventariolCócllso CE1951189/32

Solldtarlte FERNÁNDEZ ROBRA. José Manuel / NIF: 123456789-Z

Fecha wIIdtud 19940219

Fech. entrep , 19940 612

Fee;h. devolución

Flnlllldsd Ilustración articulo "Revista Arqueológica Abulense"

Condld-. "iM'd*!" Remisión de dos ejemplares de la publicación a la biblioteca del museo

npo documento Positivo Color

Soporte Po liéster

Formato 35 mm.

""---o.scrlpclón

Importe ooסס1 pesetas

Obset'VllClones

212