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FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 0 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Área: Relaciones Internacionales
Versión: 3.0
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 1 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
1.- DEFINICIÓN ................................................................................................. 2
2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................................... 3
3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES .......................................................................... 3
4.- PROCESO RELACIONES INTERNACIONALES ......................................... 4
4.1. Procedimiento Intercambio ...................................................................... 6
4.1.1. Procedimiento Saliente (Intercambio) ................................................ 8
4.1.2. Procedimiento Entrante (Intercambio) ............................................. 11
4.1.3. Procedimiento Cursos Cortos .......................................................... 13
4.2. Campañas .............................................................................................. 15
4.3. Seguimiento Estudiantil Internacional .................................................... 17
4.4. Procedimiento Comunicación................................................................. 19
4.5. Procedimiento Convenios Internacionales ............................................. 22
5.- GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................ 23
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 2 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
1.- DEFINICIÓN
La Internacionalización de la Educación Superior pretende estar alineada y
entregar respuestas efectivas a la globalización; el constante crecimiento de
los países en los campos de la economía, el saber, la movilidad, la tecnología,
entre otras permite proyectarse hacia
Nuevos horizontes.
Es así que la Universidad de Las Américas a través de sus programas de
intercambio, brindan a los estudiantes experiencias relevantes; además de la
oportunidad de conocer nuevos entornos sociales, culturales y académicos.
Adquirir estas experiencias, contribuye al fortalecimiento de sus conocimientos
académicos, formar su perfil profesional, observar como son las culturas en
otros lugares del mundo, adaptarse a ellas y buscar alternativas para aportar a
las mismas.
El objetivo principal, es gestionar eficientemente los intercambios estudiantiles
que se realizan entre los estudiantes de la Universidad de Las Américas y
otras universidades del mundo.
El objetivo específico es lograr un registro formal de todos los movimientos que
se generan en todas las instancias universitarias durante el proceso que realiza
el estudiante para irse de intercambio.
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
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Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 3 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Inicia con el acercamiento de los estudiantes al Área de Programas
Internacionales, para conocer las condiciones y los requisitos de las
Universidades a las que pueden aplicar, además; se revisa el estado
académico y financiero en la universidad de origen y finaliza con el registro en
la universidad de destino (decisión positiva o negativa).
3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES
Programas Internacionales.- Responsable de asesorar y orientar a los
estudiantes que deseen aplicar a un intercambio, coordinar con las autoridades
académicas de la universidad de origen y la de destino, todo el proceso de
acompañamiento al estudiante para que el mismo sea exitoso.
Universidad de origen.- Responsable de validar a través de sus autoridades
académicas de facultad, carrera, etc.; las condiciones académicas que el
estudiante deberá cumplir cuando regrese para continuar sus estudios. El área
financiera debe comprobar que el estudiante esté al día en el pago de sus
aranceles.
Universidad de destino.- Responsable de coordinar y verificar la situación
académica, financiera del estudiante que llega, controlando que se cumplan las
condiciones pactadas entre las partes originalmente.
Estudiante.- Responsable de cumplir todos los requisitos que se hayan pedido
para su proceso de intercambio.
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 4 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.- PROCESO RELACIONES INTERNACIONALES
MACRO PROCESO RELACIONES INTERNCIONALES Versión:
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas: 1
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Definir los procesos que la Universidad desarrolla los intercambios
ALCANCE: El departamento inicia con la planificación de intercambios, campañas, seguimiento estudiantil, convenios internacionales y comunicación
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO PROCESOS DE EJECUCIÓN USUARIO
Programas Internacionales 1.Dar la posibilidad de intercambio cultural 2.Intercambio 3.Campañas 4.Seguimiento Estudiantil 5.Convenios Internacionales 6.Comunicación
Programas Internacionales Personal de servicio estudiantil
ENTRADAS SALIDAS
Registro de posibles postulantes Registro de universidades para posibles convenios Registro de eventos por semestre Registro de charlas de orientación
Registro de estudiantes dentro y fuera del país Base de datos de convenio de universidades Registro de fechas para difusión de información
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal de Programas Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 5 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:
Área: DIRECCIÓN DE PROGRAMAS INTERNACIONALES Código:
Diagrama Páginas: 2
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Dar la posibilidad de intercambio cultural
Crear programas para intercambios estudiantiles o docentes
Programas Internacionales
2 Intercambio Proceso en el cual se trabaja el intercambio de alumnos que salen de la Universidad de Las Américas o ingresan a la misma
Programas Internacionales
3 Campañas Proceso en el cual se realiza la difusión de los programas, eventos o cualquier tipo intercultural.
Programas Internacionales
4 Seguimiento Estudiantil Proceso para mantener un contacto con las personas que salieron de la universidad o entraron
Programas Internacionales
5 Convenios Internacionales Procesos en el cual se mantienen o se crean nuevos convenios con universidades internacionales.
Programas Internacionales
6 Comunicación Proceso el cual mantendrá al tanto de cualquier hecho que ocurra.
Programas Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 6 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.1. Procedimiento Intercambio
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Intercambio
Sub Proceso:
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Dar la oportunidad a los estudiantes a abrir nuevas fronteras, para crecer como profesionales, adquiriendo un conocimiento más amplio.
ALCANCE: Inicia con la oferta de intercambios y cursos para estudiantes y termina con la aprobación de documentos y finaliza con la aprobación o no.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Programas Internacionales 1.Ofrecer oportunidades de estudio Internacionales 2.Saliente 3.Entrante 4.Cursos Cortos
Programas Internacionales
ENTRADAS SALIDAS
Registro de posibles postulantes Registro de estudiantes dentro y fuera del país
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Programas Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 7 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Intercambio
Sub Proceso:
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES
No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Ofrecer oportunidades de estudio Internacionales
Promover los intercambios Dep. Programas Internacionales
2 Saliente Ayudan en los trámites de los estudiantes para poder ir a un intercambio el cual ayude a obtener más conocimiento sobre su carrera.
Dep. Programas Internacionales
3 Entrante Permitir a estudiantes que cumplan los requerimientos a conocer nuestra cultura y
nuestro nivel académico
Dep. Programas Internacionales
4 Cursos Cortos Promover cursos para extranjeros que quieran aprender el español, dando la ayuda
de búsqueda de hospedaje.
Dep. Programas Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 8 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.1.1. Procedimiento Saliente (Intercambio)
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Saliente (Intercambio)
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Apoyar a los estudiantes en el intercambio, supervisando el cumplimiento de los requerimientos correctamente.
ALCANCE: Inicia solicitando información para postularse, en el cual debe tener todos sus datos y pagos al día para poder aplicar sin mayor problema, y finalizar con la aprobación de la universidad de destino mediante la revisión de los documentos enviados.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Normativa Universitaria 1.Solicitar participar en el programa 2.Entregar formularios y brindar información 3.Entrega de formularios de aplicación 4.Solicitar información de postulante 5.Preparar información del postulante 6.Tramitar intercambio con universidad de destino 7.Pagar colegiatura 8.Verificar obligaciones pendientes y emitir factura colegiatura
Carga académica
ENTRADAS SALIDAS
Directrices Registro de materias transferidas
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
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Fecha
implementación:
Marzo 2015 Página 9 de 25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Saliente (Intercambio)
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES
No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Solicitar participar en el programa
El estudiante se acercará a la Dirección de Programas Internacionales para solicitar información. (A que Universidades puede postular o a cual quiere):
Estudiantes
2 Entregar formularios y brindar información
Entregar los formularios a los postulantes con los requerimientos para aplicar a los programas de intercambio.
Dep. Programas Internacionales
3 Entrega de formularios de aplicación
El estudiante debe entregar la información solicitada a la Dirección de Programas Internacionales
Estudiantes
4 Tramitar intercambio con universidad de destino
Se enviará la información a la Universidad de destino ¿Universidad de destino acepta? No. Termina. Sí. Actividad 7.
Dep. Programas Internacionales
5 Solicitar información de postulante
Se solicita información del postulante a Secretaría Académica para verificar que todo esté en orden
Dep. Programas Internacionales
Preparar información del
Se debe verificar que el estudiante mantenga un nivel académico bueno,
Secretaría Académica
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
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Proceso-Procedimiento
Fecha
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
6 postulante que no presente ninguna falta grave o tenga algún pendiente. ¿La colegiatura tiene el mismo precio de la Universidad de Las Américas? No. Actividad 9. Sí. Actividad 7.
7 Pagar colegiatura Pagar colegiatura en la Universidad de Las Américas, ya sea para Laureate o no, en el caso que exista alguna diferencia de pago se lo realizará en la universidad de destino; esto podría pasar solo en la Universidades Europeas.
Estudiantes
8 Verificar obligaciones pendientes y emitir factura colegiatura
Finanzas verifica el estado de cuentas del estudiante y emite la factura de la colegiatura próxima a realizar.
Dep. Finanzas
9 Pagar la diferencia en la universidad de destino
Se pagará la diferencia en la Universidad de destino y la diferencia en la Universidad de origen (UDLA).
Estudiante
10 Registrar las condiciones de intercambio RA
Se registra lo requerido para el intercambio, así se tendrá un registro Académico
Secretaría Académica
11 Informar a la universidad de destino la aprobación
Se informará a la Universidad de destino la confirmación del estudiante que va en camino
Dep. Programas Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.1.2. Procedimiento Entrante (Intercambio)
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Entrante (Intercambio)
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Apoyar a los estudiantes en el intercambio, supervisando el cumplimiento de los requerimientos correctamente.
ALCANCE: Inicia con la información para estudiantes que tengan el interés de venir a la Universidad de Las Américas a realizar sus estudios, los cuales serán evaluados para ver si cumplen los requerimientos y finaliza con la aceptación o no por parte de la Universidad
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Normativa Universitaria 1.Solicitar aprobación 2.Entregar formularios y brindar información 3.Entregar documentación solicitada 4.Evaluar aplicación 5.Entregar información a secretaría académica 6.Registrar al estudiante de intercambio en el sistema 7.Registrar la llegada, hacer carga de horario
Carga académica
ENTRADAS SALIDAS
Directrices Registro de materias
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 12 de
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Entrante (Intercambio)
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES
No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Solicitar aprobación El estudiante solicitará la aprobación a la Universidad de Las Américas la cual será la universidad de destino.
Dep. Programas Internacionales (Convenio)
2 Entregar formularios y brindar información
Se entregará información requerida y los formularios para verificar su aceptación por medio de la web.
Dep. Programas Internacionales
3 Entregar documentación solicitada Entregar documentos solicitados a la Universidad
Dep. Programas Internacionales (Convenio)
4 Evaluar aplicación Se evalúa la información solicitada, para ver si cumple con los requerimientos. ¿Aprueba? No. Termina el proceso. Sí. Actividad 5.
Dep. Programas Internacionales
5 Enviar carta de admisión Se le enviará al postulante una carta sellada desde la Universidad de Las Américas, para la solicitud de la visa.
Dep. Programas Internacionales
6 Realizar pago Se realizará el pago, las Universidades que estén dentro de la Red Laureate pagará el mismo valor que paga en la Universidad de origen.
Dep. Programas Internacionales (Convenio)
7 Entregar información a secretaría académica
Se entregará la documentación para ingresar en el sistema al nuevo alumno
Secretaría Académica
8 Registrar al estudiante de intercambio en el sistema
Debe registrar al estudiante que llegó de intercambio
Dep. Programas Internacionales
9 Registrar la llegada, hacer carga de horario
Solicitar carga de las materias requeridas Secretaría Académica
10 Registrar notas académico Se registrará las notas académicas del estudiante
Secretaría Académica
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 13 de
25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.1.3. Procedimiento Cursos Cortos
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Cursos Cortos (Entrantes-Salientes)
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Permitir a los estudiantes aprender nuevos idiomas, en el país natal.
ALCANCE: Inicia con la aplicación ya sea para un grupo o individual, se realizará e pago en la universidad de destino cuando sea grupal y en la universidad de origen cuando sea individual, finaliza con la llegada a la universidad de origen para iniciar el curso.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Normativa Universitaria 1.Aplicar al programa curso temporal 2. Verificar la documentación del estudiante 3.Pagara en la universidad de destino 4.Pagar en la Universidad de origen 5.Ingresar en el sistema los estudiantes que están en curso 6.Recibir a los estudiantes
Relaciones Internacionales
ENTRADAS SALIDAS
Directrices Registro de estudiantes dentro y fuera del país
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 14 de
25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Intercambio
Sub Proceso: Cursos Cortos (Entrantes-Salientes)
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Aplicar al programa curso temporal
El estudiante adjuntará la información requerida para solicitar el curso. ¿Es grupo institucional? No. Actividad2. Sí. Actividad 4.
Dep. Programas Internacionales (Emisora)
2 Verificar la documentación del estudiante
Se verificará la información del estudiante, para evitar recibir a un estudiante con un compartimiento impropio.
Dep. Programas Internacionales (Receptora)
3 Pagará en la universidad de destino
Cuando es una aplicación individual el pago se lo hará en la universidad de destino.
Finanzas
4 Pagar en la Universidad de origen
Cuando la aplicación es grupal se pagará en la universidad de origen.
Finanzas
5 Ingresar en el sistema los estudiantes que están en curso
Se ingresará en el sistema los alumnos que se vayan a un curso de verano para aprender o practicar otro idioma y los estudiantes que ingresen a los cursos cortos en la Universidad de Las Américas.
Secretaría Académica (Gestión Estudiantil)
6 Recibir a los estudiantes
La universidad de destino será la responsable de recibir a los estudiantes, los cuales ayudarán al estudiante a encontrar una familia anfitriona, o un lugar seguro donde pueda permanecer durante el curso.
Dep. Programas Internacionales (Receptora)
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.2. Campañas
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Campañas
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Promover los cursos o intercambios con universidades internacionales, con el objetivo conocer nuevas culturas.
ALCANCE: Inicia con la planificación de lo que se quiere dar a conocer y como captar la atención y finaliza con la difusión de la campaña.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Programas Internacionales 1.Planificar lo que se quiere y cómo se quiere la campaña 2. Crear el diseño para la web boletines, entre otros. 3.Aprobar diseño presentado 4.Difundir la campaña
Personal de servicio estudiantil
ENTRADAS SALIDAS
Registro de eventos por semestre Registro de fechas para difusión de información (campaña)
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 16 de
25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Campañas
Sub Proceso:
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Planificar la campaña Planificar que se quiere difundir en la campaña y sobre qué temas
Dirección Programas Internacionales
2 Crear el diseño Se crea el diseño y se envía a Marketing para su aprobación. (Sin la aprobación no se podrá realizar la difusión)
Dirección Programas Internacionales
3 Aprobar diseño presentado Se realizará las correcciones en el caso que fuera necesario o se aprueba directamente.
Dirección Programas Internacionales
4 Difundir la campaña Se difunde la campaña, ya sea a través de folletos, pancartas, hojas volantes, entre otros.
Dirección Programas Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 17 de
25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.3. Seguimiento Estudiantil Internacional
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Seguimiento Estudiantil Internacional
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Mantener un contacto con los estudiantes que estén dentro o fuera de la Universidad de Las Américas, con el fin de saber su situación académica y la experiencia intercultural.
ALCANCE: Inicia con una charla de orientación, información requerida por el estudiante o cualquier inquietud al respecto, se creará un perfil académico y finalizará con el apoyo académico, para su mejora profesional.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Programa Internacional 1.Realizar un charla de orientación para cualquier Intercambio 2.Crear un perfil de cada estudiante 3.Validar que el seguro médico este vigente 4.Brindar apoyo académico
Programas Internacionales
ENTRADAS SALIDAS
Registro de charlas de orientación Registro de estudiantes dentro y fuera del país
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
Página 18 de
25
Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Seguimiento Estudiantil Internacional
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Realizar un charla de orientación para cualquier Intercambio
Se dar una charla de orientación, se brinda explicación sobre los lugares que deberían conocer o en los cuales deberán tener cuidado, qué es necesario tener siempre a la mano en cada salida, y responder a las inquietudes que el estudiante tenga.
Dirección Programas Internacionales
2 Crear un perfil de cada estudiante
Se crea un perfil académico, con la información personal, la carrera a donde fue, los objetivos planteados para el estudiante y un contacto de emergencia para ubicarlos.
Dirección Programas Internacionales
3 Validar que el seguro médico este vigente
Se debe validar que el seguro médico con el que viaja el estudiante esté vigente, para evitar cualquier inconveniente en el caso de entrada o salida.
Dirección Programas Internacionales
4 Brindar apoyo académico Se da apoyo académico en el caso que el estudiante lo requiera, dando un respaldo para la motivación del estudiante.
Servicios Estudiantiles
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.4. Procedimiento Comunicación
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Comunicación
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Mantener la información actualizada y que sea veraz, para cualquier circunstancia en la cual interfiera con las personas de intercambio
ALCANCE: Inicia con un listado de los estudiantes, se planifica una estrategia para alertar en cualquier caso de emergencia y finaliza con la comunicación vía e-mail o telefónica para verificar que se tenga un enlace en caso de emergencia.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Programas Internacionales 1.Crear una lista de los alumnos de Intercambio 2.Planificar una estrategia de emergencia 3.Tener los contactos de los estudiantes 4.Mantenerce en contacto una vez por semana 5.Entregar números de emergencia a estudiantes 6.Buscar una estadía cercana a un lugar de evacuación 7.Mantener contacto con la universidad de convenio
Programas Internacionales
ENTRADAS SALIDAS
Registro de charlas de orientación Registro de estudiantes
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Comunicación
Sub Proceso:
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES
No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Crear una lista de los alumnos de Intercambio
Tener una lista con todos los alumnos de intercambio, la cual se divide en entrantes y salientes.
Dep. Programas Internacionales
2 Planificar Planificar una estrategia en casos de emergencia. Dep.
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
una estrategia de emergencia
¿Está en la UDLA? No. Actividad 8. Sí. Actividad 3.
Programas Internacionales
3 Tener los contactos de los estudiantes
Mantener vigente los contactos de los estudiantes, correo o algún número para poder comunicarlos.
Dep. Programas Internacionales
4 Mantenerse en contacto una vez por semana
Dos o tres veces por semana se enviará un correo para saber cómo va su estadía en el país de destino.
Dep. Programas Internacionales
5 Entregar números de emergencia a estudiantes
Se entrega una tarjeta a los estudiantes que ingresan a la Universidad de Las Américas, con los números de emergencia.
Dep. Programas Internacionales
6 Buscar una estadía cercana a un lugar de evacuación
Se busca una estadía cercana a un lugar de evacuación. Dep. Programas Internacionales
8 Mantener comunicación vía e-mail
Se debe mantener contacto una vez por mes vía e-mail Dep. Programas Internacionales
9 Mantener contacto con la universidad de convenio
Se debe tener contacto con la universidad de destino, para saber cómo va el estudiante, si está asistiendo a clases o si tuvieron algún inconveniente.
Dep. Programas Internacionales
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
4.5. Procedimiento Convenios Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:1
Proceso: Convenios Internacionales
CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO: Crear nuevos lazo con Universidades extranjeras.
ALCANCE: Planificar reuniones con universidades interesadas en tener convenios, realizar acuerdos y socializar.
NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES
Reglamento Régimen Académico
RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO
Programas Internacionales 1.Planificar reunión de convenio 2.Intercambiar acuerdo en borrador 3.Socializar
Programas Internacionales
ENTRADAS SALIDAS
Registro de universidades para posibles convenios
Base de datos de convenio de universidades
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS
Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos Dep. Programas Internacionales
SOPORTE DOCUMENTAL
INDICADOR
DENOMINACIÓN FORMULA
Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.
Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.
MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR
Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos
Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos
Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales
Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1
Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:
Ficha de Proceso Páginas:2
Proceso: Convenios Internacionales
DIAGRAMA
DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro
1 Planificar reunión de convenio Se deberá realizar una planificación con lo que se requiera para establecer un convenio con universidades extranjeras.
Dep. Programas Internacionales
2 Intercambiar acuerdo en borrador Se crea un acuerdo en borrador en el cual se revisa y se realiza las modificaciones requeridas para un acuerdo de parte y parte.
Dep. Programas Internacionales
3 Socializar Se procede a promocionar el nuevo convenio para intercambios.
Dep. Programas Internacionales
5.- GLOSARIO DE TÉRMINOS
Entrantes (Intercambio): Estudiantes extranjeros que ingresan a la Universidad
de Las Américas.
Salientes (Intercambio): Estudiantes de la Universidad de Las Américas que
van a estudiar a una universidad del exterior.
Acuerdo: Decisión sobre algo tomada en común con varias personas.
FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0
Administración de Intercambios Estudiantiles
Proceso-Procedimiento
Fecha
implementación:
Marzo 2015
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Áreas involucradas :
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales
Socializar: Promover las condiciones sociales que favorezcan el desarrollo
igualitario de todas las personas o la extensión de cierta cosa a toda la
sociedad.
Seguimiento estudiantil: mantener un contacto, ya sea personalmente como por
cualquier otro medio de comunicación.
Cursos Cortos: Cursos de verano para aprender otros idiomas en el país natal,
ya sean estudiantes que salgan de la Universidad de Las Américas a otro país
como estudiantes que ingresen a la universidad.