FORMACION AUDITORES ARTE 2

7/25/2019 FORMACION AUDITORES ARTE 2

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- Copyright Bureau Veritas

FORMACIN DE AUDITOR INTERNO DECALIDADISO 9001:2008

I&F/TRG/Q-04 - Rev 09 / Ene-09


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! GENERALIDADES ISO 9000:2005! NORMA ISO 9001:2008! INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS! GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS

! ACTIVIDADES DE AUDITORA! COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

CONTENIDO


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3I&F /TRG/QP-01 Rev 01 - Ene13 - Copyright Bureau Veritas

"Entender los principios y prcticas de auditora

"Gestionar un programa de auditora

"Planificar y preparar la auditora interna

"

Conseguir y analizar evidencia objetiva"Ejecutar la auditora y reportar sus resultados

Los participantes exitososdeben ser capaces de:


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CAPTULO IGENERALIDADES ISO 9000: 2005


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ISO 9000:2005

Calidad

Grado en que unconjunto de caractersticas

Inherentes cumplencon unos requisitos

ISO 9001:2008


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Actividades coordinadaspara dirigir y

controlar una organizacinen lo relativo a la calidad.

Gestin de laCalidad

Parte de la gestin de la calidadorientada a aumentar

la capacidad de cumplircon los requisitos de la

calidad.

Mejora de laCalidad

ISO 9001:2008


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1. Organizacin enfocada al cliente.

2. Liderazgo.

3. Participacin del personal.

4. Enfoque a procesos.

5. Enfoque del sistema.

6. Mejoramiento continuo.

7. Enfoque para la toma de decisiones basado en hechos.

8. Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor.

PRINCIPIOS DE LA GESTINDE CALIDAD

ISO 9001:2008


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Determinar las expectativas

& necesidades del cliente

Requisitos

Satisfaccin del clienteLas organizacionesdependen de los clientes.

1. Enfoque Al Cliente


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Los lderes establecen unaunidad de propsito, una

direccin y un ambienteinterno en el que la gente

est enteramenteinvolucrada.

2. Liderazgo


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!Las personas son la esencia

de una organizacin.

!

Su completa participacin les

permite usar sus habilidades

e n b e n e f i c i o d e l a

organizacin.

3. Participacin del Personal


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Un resultado deseado se logra eficientemente cuando losrecursos y las actividades se manejan como un proceso.

4. Enfoque a Procesos


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A

J B

F C

Identificando,

entendiendo y

manejando un sistemade procesos

interrelacionados para un

objetivo especfico

contribuye a la eficacia y

eficiencia.

5. Enfoque de Sistemas


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El mejoramiento continuoes un objetivo permanente

de la organizacin

6. Mejoramiento Continuo


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Las decisiones efectivas se basan en un anlisis lgico e

intuitivo de los datos y la informacin.

7. Enfoque para la toma de decisiones Basado en Hechos


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Una relacin de beneficio mutuo entre las organizaciones ysus proveedores aumentan la capacidad de ambas

organizaciones para crear valor.

8. Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor


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Taller 1Relacin Principios vs.Numerales


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CAPTULO IINORMA ISO 9001 : 2008


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0 INTRODUCCIN

1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

2 REFERENCIA NORMATIVAS

3 TRMINOS Y DEFINICIONES

4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

6 GESTIN DE LOS RECURSOS

7 REALIZACIN DEL PRODUCTO

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

CONTENIDO

ISO 9001:2008


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6.- Gestin deRecursos

C

L

I

E

N

T

E

8.- Medicin, anlisisy mejora

SAT

ISF

ACCIO

N

5.- Responsabilidad

de la Direccin

CLIENTE

REQUERIM

IETOS

7.- Realizacin del

ProductoSalida

Producto

Entrada

Mejoramiento Continuo delSistema de Gestin de Calidad

ISO 9001:2008


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Procesos:

ProcesoActividades

+Recursos

Entradas Salidas

Controles

(p.e.procedimientos)

INTRODUCCIN

ISO 9001:2008


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ENFOQUE BASADO EN PROCESOSEntender las interacciones entre los procesos

Proceso

A

Proceso

D

Proceso

B

Proceso

C

ISO 9001:2008


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OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN#CAPACIDAD para cumplir

sistemticamente losrequisitos del cliente, y losreglamentarios aplicables.

#AUMENTAR LA SATISFACCIONDEL CLIENTE

" REQUISITOS GENRICOS

" EXCLUSIONES

ISO 9001:2008


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REFERENCIAS NORMATIVAS

ISO 9000:2005,

SISTEMAS DE GESTIN DELA CALIDAD -

FUNDAMENTOSY

VOCABULARIO

ISO 9001:2008


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TRMINOS Y DEFINICIONES

Proveedor

Organizacin

Cliente

Producto/Servicio

ISO 9001:2008


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ISO 9001:2008

4.2Requisitos

de laDocumentacin

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual dela Calidad

4.2.3 Control deDocumentos

4.2.4 Control delos Registros

4.1RequisitosGenerales

4.2Requisitos

de laDocumentacin

4.2.1 Generalidades




4.2.1 Generalidades




4.1RequisitosGenerales

4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD


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Taller 2Identificar los

Procedimientos y RegistrosObligatorios


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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1

Compromiso

de laDireccin

5.2

Enfoque

Al cliente

5.3

Poltica

De la

Calidad

5.4

Planificacin

5.6

Revisin

por laDireccin

5.4.1 Objetivosde la calidad

5.4.2 Planificacindel SGC

5.5.1 Responsabilidad

y autoridad

5.5.2 Representante

de la Direccin

5.5.3 Comunicacin

interna

5.5

Responsabilidad

autoridad y

comunicacin

5.6.1Generalidades

5.6.2 Informacin

para la revisin

5.6.3 Resultadode la revisin

ISO 9001:2008


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6. GESTIN DE RECURSOS

6.1

Provisin

de

Recursos

6.2

Recursos

humanos

6.3

Infraestructura

6.4

Ambiente

de

Trabajo

6.2.1 Generalidades

6.2.2 Competencia,toma de conciencia

y formacin,

ISO 9001:2008


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Taller 3

Conocimientos de los Requisitos

4.1 al 6.4


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7.1

Planificacin

de realizacin

del

Producto

7.6

Control de

equipos

de seguimientoy medicin

7.5Produccin

y prestacin

del servicio

7.2Procesos

relacionados

con el

Cliente

7.4

Compras

Determinacinde los requisitos

del producto

Revisin de los

requisitosdel producto

Comunicacincon los Clientes

Planificacin

Entradas

Resultados

Revisin

Verificacin

Validacin

Control de cambios

7.3Diseo

yDesarrollo

Proceso deCompras

Informacinde las

Compras

Verificacin

De los productoscomprados

Control

Identificacin

y trazabilidad

Propiedad del

Cliente

Preservacin

del Producto

Validacin

de procesos

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO

ISO 9001:2008


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8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA8.2

Seguimientoy

Medicin

8.3Control delproducto

No Conforme

8.4Anlisis

deDatos

8.5Mejora

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2 Accincorrectiva

8.5.3 Accinpreventiva

8.2.1 Satisfaccindel Cliente

8.2.2 Auditorasinternas

8.2.3 S y M delos procesos

8.2.4 S y M delproducto

8.1Generalidades

ISO 9001:2008


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Taller 4Conocimientos de los Requisitos

7.1 a 8.5


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I. INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS


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EFICACIA CONFORMIDAD

REALIDAD

(QUE SE HACE)

CRITERIOS

(SE DEBE HACER)

OBJETIVOS

(QUE SE QUIERE)

EVIDENCIAS

FORTALEZAS

HALLAZGOS

ASPECTOS A MEJORAR

NO CONFORMIDADES

ADECUACION

-+

!"#$%&! ( !)!* +!, -.$/!*$ +! 0&+12$.10


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La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :

$ El Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento

de la calidad, Subcomit 3, tecnologas de apoyo,

$ El Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y El

Subcomit 2, auditora ambiental e investigacionesambientales relacionadas.

ISO 19011:2011 DIRECTRICES PARA AUDITARSISTEMAS DE GESTIN.

Introduccin A Las Auditoras


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!En ISO 19011:2011 el alcance se ampli de auditorias de sistemas degestin de calidad y ambiental a auditorias de sistemas de gestin engeneral.

!Se introdujeron mtodos remotos de auditorias y el concepto del riesgo.

!

Se agreg la confidencialidad como nuevo principio y se estableci laintegridad en vez de la conducta tica en general

!Se reorganizaron las clasulas 5, 6 y 7

!El nuevo Anexo B contiene informacin adicional que estaba en losrecuadros de ayuda, los cuales se eliminaron.

!Se pretende poner mas informacin en el website publico de ISO,

!Se agregaron nuevas definiciones y se reescribieron otras.



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ISO 19011.2002 vs. ISO 19011.2011

!Anlisis del concepto de Riego, en el enfoque de auditora.

Nocumplimientodel objetivo

de la

Auditora

Potencial de

que la auditorainterfiera conlas actividadesy procesos delos auditados

Riesgo


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1. Objeto y campo de aplicacin

2. Referencias normativas

3. Trminos y definiciones

4. Principios de auditora

5. Gestin de un programa de auditora

6. Actividades de la Auditora

7. Competencia y evaluacin de los auditores

ISO 19011 DIRECTRICES PARA AUDITORA DESISTEMAS DE GESTIN .



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AUDITORA

Proceso sistemtico,

independiente y documentado

para obtener evidencias y

evaluarlas de manera objetiva

con el fin de determinar

el alcance en el que se

cumplen los criterios

de auditora.



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Criterios de Auditora:

Conjunto de polticas, procedimientos o

requisitos utilizados como referencia



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CLIENTE

AUDITOR AUDITADOPERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR ACABO UNA AUDITORA

ORGANIZACIN O PERSONA QUE SOLICITA LA

AUDITORA Ej. GERENCIA GENERAL/RESPONSABLEDE UN REA/DIRECTOR DE CALIDAD

ORGANIZACIN O REA QUE ES AUDITADA

AUDITOR:

CLIENTE DE

LA AUDITORA:

AUDITADO:



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Evidencia dela Auditoria

Registros, declaracionesde hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentespara los

Criterios de auditora y que

son verificables

Resultados de la evaluacinde la evidencia de la auditorarecogida frente a los criterios

de la auditora

Hallazgos dela auditora



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TALLER 5

CONCEPTOS BASICOS DE AUDITORIA


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REFERENTES A LOSAUDITORES:

!

Integridad: Conducta tica,c o n f i a n z a , i n t e g r i d a d ,confidencialidad y discrecin.

! P r e s e n t a c i n e c u n i m e :obligacin de reportar converacidad y exactitud.

!

Debido Cuidado profesional: laaplicacin de diligencia y juicioal auditar.

UN FACTOR IMPORTANTE ESTENER LA COMPETENCIA

NECESARIA.

REFERENTES A LAAUDITORA:

! Independencia: la base parala imparc ia l idad de la

auditora y la objetividad delas conclusiones de laauditora.

! Enfoque basado en laEvidencia : mtodo racionalpara conclusiones de laa u d i t o r a f i a b l e s yreproducibles.

PRINCIPIOS DE LA AUDITORA



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% Primera Parte - por una organizacin en s misma para sus

propios propsitos.

% Segunda parte - por una organizacin interesada en otraorganizacin, por ejemplo un cliente en un proveedor.

% Tercera parte- por una organizacin independiente, tpicamente

para la certificacin.

CLASIFICACIN DE LASAUDITORAS



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Auditor Auditado

Primera Parte

(auditora Interna) Organizacin Organizacin

Segunda Parte

(Auditoria Externa)

OrganizacinOtra

Organizacin

Tercera Parte

(Auditoria Externa)

Organismo

IndependienteOrganizacin



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& Evaluar el grado de adecuacin entre

Los objetivos que se pretenden,Las disposiciones adoptadasLos resultados obtenidos

&

Determinar la conformidad del sistema de gestin de calidad& Con las disposiciones planificadas.

& Proveer oportunidades de mejoramiento.

OBJETIVO DE LAAUDITORAINTERNA



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! Procesos

! Departamentos, reas

! Actividades

! Instalaciones fsicas

! Elementos de las normas

! Total

Extensin y Lmites de la Auditora Interna

(ISO 19011)

Alcance


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PLAN DE AUDITORIA:

Descripcin de las actividades y de los detalles acordados para laejecucin de una auditora.

(ISO 19011)


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Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de

auditora y que son verificables.

Puede ser cualitativa o cuantitativa.

(ISO 19011)

Evidencia de Auditoria (ISO 19011)


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Resultados de la

evaluacin

de la evidencia de la

auditora

recogida frente a los

criterios

de la auditora

ISO

Hallazgo de Auditoria


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Incumplimiento de un requisito especificado

Requisito: necesidad o expectativa establecida,

generalmente implcita u obligatoria.

Las No Conformidades sealan las reas donde

pueden hacerse mejoras al Sistema.

No Conformidad


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Observacin

! Situacin actual que a juicio del auditor, justifica una aclaracin o

investigacin para mejorar el estado general y eficacia del SGI.

!

Pueden sealar la posibilidad de que ocurra una no conformidad,pero normalmente no requiere una respuesta por parte delauditado.


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TALLER 6

Analizar los casos entregados, asociar el requisito oclusula relacionada de las Normas de referencia y

determinar si es una Observacin o una NoConformidad .


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II. GESTIN DE UN PROGRAMADE AUDITORAS


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Captulo 5. Gestin de un Programa de Auditora

5.2 Establecer los objetivos delprograma de Auditoras

5.3 Establecer el programa deAuditoras

5.4 Implementar el programa deAuditoras

5.5 Monitorear al programa deAuditoras

5.6 Revisar y mejorar el programade Auditoras

Competencia yEvaluacin de

Auditores.

(Seccin 7)

Realizacin de

la Auditora(Seccin 6)


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PLANIFICACION

AUDITORIA

DE CAMPO

ELABORAR INFORME SEGUIMIENTO

REGISTRAR SOLUCIONES

DISTRIBUIR INFORME

ACCIONES

FINALES

SEGUIMIENTO

ELABORAR PLAN DE AUDITORIA

DESIGNAR EQUIPO AUDITOR

DEFINIR OBJETIVOS, ALCANCES Y CRITERIOS

DETERMINAR VIABILIDAD

REVISIN DE DOCUMENTOS

PREPARAR LISTAS DE VERIFICACION

ASIGNAR TRABAJO DEL EQUIPO AUDITORCOMUNICACIN CON EL AUDITADO

VERIFICAR ACCIONES CORRECTIVAS

PROGRAMAR DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

VERIFICAR EFICACIA DE ACCIONES

REALIZAR REUNION DE APERTURA

RECOLECCION Y VERIFICACION DE INFORMACION

GENERAR HALLAZGOS

PREPARAR CONCLUSIONES

REUNION DE CIERREINFORME

ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA


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PROGRAMA DEAUDITORA

Conjunto de una o mas auditorasplanificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia unpropsito especifico

Nota: un programa de auditora incluyelas actividades para planificar, organizar

y llevar a cabo las auditoras.

Gestin De Un Programa De Auditora


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Establecimiento del

programa de auditora-Objetivo/ extensin-Responsabilidades-Recursos-Procedimientos

Implementacin del programa

-Elaboracin del calendario-Evaluacin de auditores-Seleccin del equipo auditor-Actividades de auditora-Conservacin de Registros

Seguimiento y revisindel programa de auditora

-Identificacin de lanecesidad de accionescorrectivas/preventivas y deoportunidadesde mejoramiento

Mejora del programa deauditora

Actividades deauditora

PHVA

Competencia yevaluacin

de los auditores

Autoridad programa de Auditora

P

H

V

A


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LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DEAUDITORAS PUEDEN BASARSE EN :

%

Prioridades de la direccin% Propsitos comerciales

%

Requisitos del Sistema de gestin

% Requisitos legales, reglamentarios , contractuales

%

Necesidad de evaluar proveedores

% Requisitos del cliente

%

Necesidades de otras partes interesadas



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La responsabilidad de la gestin de un

programa de auditora debera asignarse a

una o ms personas con conocimientos

generales de los principios de la auditora, de

la competencia de los auditores y de la

aplicacin de tcnicas de auditora. Estas

personas deberan tener habilidades para la

gestin, as como conocimientos tcnicos y

del negocio pertinentes para las actividades

que van a auditarse



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! La Programacin de las auditoras.

! Seleccin de los equipos auditores y la asignacin de funciones yresponsabilidades.

! Planeacin.

! Preparacin.

!

Ejecucin.

! Informe de auditora.

! Seguimiento.

! La conservacin de los registros de auditora.

!

La comunicacin de los logros globales del programa la alta direccin.

LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DEAUDITORA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA:



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!Comunicacin del programa

!Evaluacin de auditores!Seleccin del equipo auditor

!

Provisin de recursos

!Realizacin de auditoras!Revisin, aprobacin y

distribucin de informes!Conservacin de registros

IMPLEMENTACIN DELPROGRAMA

Debe realizarse a intervalosplanificados para evaluar si sehan cumplido los objetivos y

para identificar oportunidadesde mejora.

PERIODICIDAD DESEABLEDE LAS AUDITORAS:

6 MESES, SEGN LANATURALEZA DE LAS

ACTIVIDADES.

SEGUIMIENTO Y REVISINDEL PROGRAMA DE AUDITORA



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III. ACTIVIDADES DE AUDITORA


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1. Determinacin de la factibilidad de la auditora

2. Establecimiento del equipo de la auditora

3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado

4. Cronograma del perodo

1. Definicin de objetivos y criterio2. Planificacin de las actividades de las auditoras3. Asignacin de responsables del equipo auditor

4. Establecimiento de documentos de trabajo

1. Estudio de documentos

2. Elaboracin de listas de verificacin

1. Reunin de apertura2. Recopilacin y verificacin de informacin3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace

4. Comunicacin con el cliente y el responsable delproceso auditado ( reuniones de retroalimentacin)

5. Preparacin de la reunin de cierre6. Reunin de cierre

Programacin

Planeacin

Ejecucin

Preparacin

Informe

Seguimiento

Etapas De La Auditora


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CMO PROGRAMAR AUDITORAS INTERNAS?

Considere:

! La importancia de la actividad

! Estado de la actividad

! Resultado de auditoras previas

! Minimice la distraccin

! Disponibilidad de trabajadores

Etapas De La Auditora - Programacin


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EJEMPLO PROGRAMA DE AUDITORAS

FECHA(MM/DD/AA)

PROCESO AAUDITAR

RESPONSABLEDEL PROCESO

TIPO DEAUDITORIA

ALCANCE DEAUDITORIA

EQUIPO AUDITOR

Etapas De La Auditora - Programacin

Numeral 5 2 Establecer los Objetivos del Programa de


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Numeral 5.2 Establecer los Objetivos del Programa deAuditora.

!Anlisis de los Cambios /

Numeral.

-Ajuste al titulo del numeral.

- Se realiza ampliacin de lasc o n s i d e r a c i o n e s p a r a

establecer los objetivos a unprograma de auditora. Sedestacan los siguientes:a. Nivel de madurez del sistema

de gestin a ser auditado.b.

Resultados de auditorasprevias.c. Nivel de desempeo del

auditado.d. Riesgos para el auditado.


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Numeral 5.3 Establecer el Programa de Auditora.

!Anlisis de los Cambios /Numeral.

-Ajuste al titulo del numeral.- Se determinan competencias

al responsable de administrarel programa de auditoras(numeral 5.3.2)

- Se destacan las siguientescompetencias:

a. Principios, procedimientos ymtodos de auditora.

b.Normas de sistemas degestin y documentos dereferencia.

c.Actividades, productos yprocesos del auditado.

d.Actividades, productos y procesos

del auditado.e.Requisitos legales y de otra ndoleaplicables, relevantes a lasactividades y productos del auditado.

f.Clientes, proveedores y otras

partes interesadas del auditado,cuando sea aplicable.


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Riesgo Evaluacin Medida de control

Comunicacinineficaz del

programa

Riesgo MedioEnvo temprano y verificacin de recibo. Fijar

criterios de tiempo en el procedimiento.

No logro de losobjetivos delprograma

RiesgoAlto

Determinar perfil de competencia yproporcionar acciones de formacin /entrenamiento a los auditores.Revisin planes de auditoria y listas dechequeo por el auditor lder.

Interferencia conlas actividadesproductivas

Riesgo MedioCoordinacin previas con los responsables delos procesos operacionales

Riesgo fsico paralos auditores

RiesgoAlto

Conocimiento previo de medidas de seguridady uso de EPP, en el sitio de auditora.

Numeral 5.3 Establecer el Programa de Auditora.

!Anlisis de los Cambios / Numeral.

- Se incluye en el numeral 5.3.4 la identificacin y evaluacinde los riesgos del programa de auditora.


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Numeral 5.4 Implementacin del Programa de Auditora

!Anlisis de los Cambios /

Numeral.- La norma establece lo que

debe hacer el responsable dela im p lem en tac in de lprograma de auditora.

- Se incluyen en el numeral5.4.2, directrices para lad e t e r m i n a c i n d e l o sobjetivos, alcance y criterios

de una auditora.

- Se dan directrices generalespara la rea l i zac in deauditoras combinadas.

- En el numeral 5.4.3 y elAnexo B, se establecen guassobre cmo determinarmtodos de auditora.


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Planeacin

PL AN

DEAU DITO RA 'Objetivos y alcance de la auditora

'Identificacin de las personas que tengan responsabilidadesdirectas con respecto a los objetivos y alcance.'Identificacin de los documentos de referencia (tales como la

norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento oinstructivo del auditado).'Identificacin de los miembros del equipo de auditora'Designacin del lder del equipo auditor'Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora'Hora y duracin esperados para cada actividad principal

de la auditora.'Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperadade publicacin.



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PLAN DE AUDITORA

Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos para

una auditora

P

H

V

A

Auditora en el

sitio

Entrevista

Acciones correctivas

Seguimiento de las acciones

Nuevos objetivos.


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a. Aprobado por el cliente.

b. Comunicado a los auditores y al auditado.

c. Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que

pueda surgir.

d.

Cualquier revisin del plan debe ser acordado entre las

partes involucradas.

EL PLAN DE LA AUDITORA DEBE SER:

Etapas De La Auditora - Planeacin


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Ejemplo Plan de Auditora


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TALLER 7

Preparar el Plan de Auditora Integrada segn lasclusulas de las Normas ISO 9001, ISO 14001

asignadas. Registrar la informacin en el Formatoentregado.


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Revisin de la documentacin preliminar de la organizacin talescomo:

$ Poltica Integral

$ Programas del SGI

$ Revisiones gerenciales

$ Auditoras previas (registros)$ Manual del SGI

$ Legislacin / Requisitos

$ Aspectos Ambientales

$ Caracterizacin del Proceso

Preparacin de la Auditora


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78I&F /TRG/QP-01 Rev 01 - Ene13


IDENTIFICAR:

% El propsito de cada proceso.

% Las entradas y salidas de los procesos

% Establecer el flujo o secuencia de actividades

% Los recursos usados% Aspectos (Significativos)

% Controles implementados (procedimientos, instrucciones,especificaciones, objetivos),etc.)

%

Procedimientos de monitoreo.% Legislacin, Normas aplicables

Revisin de la Documentacin


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! Lista de Preguntas

! Lista de Palabras Clave

! De acuerdo a las reas, Procesos

Lista de Verificacin


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COMPAIA

MUNDIAL S.A.

Area/actividad:

Almacenes

Informe No.:

Item

ISO9001

Requisito

Procedimiento

Actividades a evaluar Comentarios

Notas

Tiempo

1 5.5.6(d)

P.05 Disponibilidad del ensayo yestado de los siguientesprocedimientos: P.10.1 Recepcin e

inspeccin P.13 Rechazo P.15.1 Manipuleo P.15.2 Almacenaje y

preservacin P.15.3 Inspeccin pre-

entrega y despacho

15min

2 7.5.4 P.10.1 RecepcinAutorizacin de recepcinvouchers GRV.

15min

3 7.4.3 P.10.1 Inspeccin deRecepcinVerificar etiquetas deaprobacin en los GRV

15min

4 7.5.2 P.10.1P15.3

1. Verificar las etiquetas deaprobacin en envases

2. Verificar etiquetas deaprobacin en listas deempaque

10min

Ejemplo

LISTA DE VERIFICACIN

L Li t d V fi i


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... es un recurso, no el maestro!

En caso de un evento inesperado, el Lder del

Equipo decide si:

* Se hace caso omiso,

* Anota para investigar despus,

* Hace seguimiento inmediatamente .

La Lista de Verficacin


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% Es una herramienta para relacionar los resul tados y ayudar a hacer una sntesis

%

S u c o n t e n i d o d e p e n d e d e l asituacin a examinar

% Ayuda a preparar laentrevista

%Permite estructurar laauditora.

LA LISTA

DEVERIFICACIN

Etapas De La Auditora - Preparacin

Et D L A dit P i


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PROPOSITO DE LA LISTA DE VERIFICACIN:

" Ayudar a la memoria.

" Asegurar que se cubren los aspectos y puntos decontrol.

" Asegurar que la interaccin entre procesos seacubierta.

" Asegurar profundidad y continuidad de la auditora

" Ayudar al manejo del tiempo.

" Organizar la toma de notas.

" Es parte del reporte de auditora.



84/185

Et D L A dit P i


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MAL USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIN:

% Los cuestionarios pueden limitar la visin.

% Los cuest ionar ios pueden obstru ir lacomunicacin.

% Un seguimiento estricto a la lista de verificacinpuede resultar en la omisin de importantespistas de auditora.


Resumen Etapa 1: Preparacin


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Programa

Plan Auditora(Agenda)

Listas deVerificacin

Inicio

Programacin

Preparacin:Grupo Auditor

Definir Objetivo

Definir Alcance

Revisar documentos

Listas Verificacin

Plan de auditora

Fin

Notificar auditado

Resumen Etapa 1: Preparacin


87/185


TALLER 8

Para el Proceso y requisitos asignados a auditarpreparar la lista de verificacin en el Formato

entregado.

Captulo 6 Realizacin / Actividades de Auditora


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Captulo 6. Realizacin / Actividades de Auditora

6.2InicioActividades de

Auditora.

6.3Preparacinde Actividades

de Auditora

6.4Realizacin delas Actividades de

Auditora

6.5Preparacin yDistribucin del

Reporte de Auditora

6.6Finalizacinde la Auditora

6.7Realizacin deAuditora deSeguimiento

!

Anlisis de los Cambios / Numeral.- Los cambios y/o modificaciones en el captulo 6, siguen la

orientacin de los cambios en el captulo 5, re-organizacindel captulo e inclusin de nuevas buenas prcticas deauditora.

Comparativo Actividades Tipcas de Auditora


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ISO 19011: 2011 ISO 19011:2002




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ISO 19011: 2011 ISO 19011:2002


Etapas De La Auditora Ejecucin


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1. Reunin de apertura.

2. Recopilacin y verificacin de informacin.

3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace.

4. Comunicacin con el cliente y el responsable

del proceso auditado.

5. Preparacin de la reunin de cierre.

6. Reunin de cierre.

Etapas De La Auditora - Ejecucin



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" Presentar el equipo

" Razn, alcance y criterio

"

Revisin del plan de auditoray mtodos

" Explicar acerca del muestreo

" Confidencialidad

"

Mtodo de reporte

" Clasificacin de RNC

" Confirmar que el personal estavisado y disponible

" Confirmar la logstica

" Requisitos de seguridad

" Preguntas

AGENDA DE LA REUNIN DE APERTURA




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!El auditor debe estar listo para:$ Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la

efectividad del control.

$ No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluartambin, si los procesos son capaces y producen los resultados

deseados.

!El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin demejora continua:

$ Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados?

$ Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?$ Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?

$ Mecanismos de mejora son sistemticos ?




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$ Identificar el propsito de cada proceso.

$ Identificar las entradas.

$ Identificar las salidas independientes.

$ Establecer el flujo o secuencia de actividades.

$ Identificar los recursos usados.

$ Identificar qu controles estn implementados(procedimientos, instrucciones, especificaciones,

etc.).$ Identificar los procedimientos planeados de

monitoreo que son necesarios para mantener elcontrol.

ACERCA DEL PROCESO TENGA EN CUENTA:




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La tcnica o metodologa para ejecutar laauditora consta de tres elementos:%LA ENTREVISTA

%

LA OBSERVACIN Y

%

LA REVISIN DE DOCUMENTOS

DESARROLLO DE LA AUDITORA




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@

Utilizar la lista de chequeo como una gua.

@

Identificar el circuito lgico del producto y seguirlosiempre que sea posible.

@

Estar atento a cada indicio de fluya en la auditora.

@

Registrar las observaciones y en caso de noconformidades validarlas con el auditado.

@

Evaluar.


DESARROLLO DE LA AUDITORA

Desarrollo de la Auditoria


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! Llegar al rea (puntual)

! Presentarse a travs de un gua o solo

! Mantener a la gente en calma

! Explicar lo que se quiere

! Investigar lo necesario

! Satisfacer la muestra

! Decir a la gente los resultados

! No crear pnico, no buscar lo malo

Desarrollo de la Auditoria

Tcnicas de Auditorias


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1.Observacin de Condiciones y Actividades

2.Revisin de Documentos

3.Entrevistas

Tcnicas de Auditorias

1. Observacin de Condiciones


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1. Observacin de Condiciones

Observacin de las Instalaciones


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! Unidades de proceso

! Fuentes de emisin

!

Puntos de descarga

! reas de almacenamiento

! reas de mantenimiento

!

Oficinas

Observacin de las Instalaciones

Observacin de Equipos


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!

Para qu sirve?! Puede tener un impacto

en el ambiente, la personao el producto?

! Se calibr o ajust?

! Existe un registro?

! Cul es la lectura?

!

La lectura est dentro de

los criterios operativosaceptables?

Observacin de Equipos

Observacin de Actividades


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!

S e c u m p l e n l o sprocedimientos?

! Se siguen los instructivos de

trabajo?

! Las actividades se realizan

con criterios de preservacinambiental?

! se controlan los procesos, losaspectos ambientales en laejecucin de las actividades?

! son efectivos los controles?

Obse ac de ct dades



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CONSISTE EN OBTENER PRUEBAS TANGIBLES(OBJETIVAS) DE CMO EL SISTEMA DE

CALIDAD FUNCIONA CORRECTA YEFECTIVAMENTE.

UN PROCEDIMIENTO

UN REGISTRO

APROBACIONES (Vo.Bo.).UNA PRCTICA DEMOSTRADA.

EVIDENCIAS

OBJETIVAS

RECOLECCIN Y VERIFICACIN DE INFORMACIN




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Fuentes de informacin

Informacin

Evidencia de Auditora

Hallazgo de la Auditora

Conclusiones de la Auditora

Recoleccin y seleccin ( a travs derevisin de documentos, entrevistas,observacin otros)

Verificacin

Comparacin con loscriterios de Auditoria

Revisin

RECOLECCIN DE EVIDENCIAS




105/185


( AUDITORA POR ACTIVIDAD

Investigacin a travs de una de lasactividades del sistema.

( AUDITORA POR TRAZABILIDAD

Investigacin a travs de un caso formal, un documento, un producto, etc. siguiendo suhistoria.

RECOLECCIN DE EVIDENCIAS,DOS CAMINOS PARA OBTENERLAS:

p j



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Qu debemosexaminar sobre

la documentacin?

EL FONDO

% Cubrimiento del tema% Quin, qu, cundo, cmo. . . ?% Exactitud de las referencias aotros documentos

%

Secuencia adecuada% Coherencia% ActualizadoLA FORMA

% Conformidad con la normafundamental de la empresa

%IdentificacinLA APLICACIN

% Adecuada difusin% Efectiva implementacin


p j



107/185


Actividades

Tratamiento de los

no conformes

Calibracin

Revisin por la

Gerencia

Compras

Verificaciones

Separacin, Registros,

Autoridad, Trazabilidad

Programa de CalibracinHojas de vida

Registro de Comprobaciones

Actas, acciones emprendidas

Revisin de Requisiciones

Buscar

evidenciasobjetivas


p j



108/185


COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORAEl equipo auditor debe reunirse peridicamente para:

Intercambiar informacin.

Evaluar el progreso de la auditora.

Reasignar trabajo entre los auditores.

El lder del equipo debe comunicar peridicamente:

Estado de la auditora.

Inquietudes del auditado o cliente.

Evidencia que sugiera un riesgo inmediato

o significativo.

p j



109/185


Las relaciones entre

los auditores y losauditados soncrticas para el xito

de la auditora.

p j



110/185


PROCESODATOS DE

SALIDADATOS DEENTRADA

OBJETIVOS

Informacin

ETAPAS

PreguntarEscuchar

ReformularTomar NotasAgradecer

CONCLUSIONES

ResultadosEfectividad

Eficacia- objetivos

Requisitos

Riesgos y consecuencias

LA ENTREVISTA

p j



111/185


LOS % DE LA COMUNICACIN

Gestos, actitudes, mirada:75%

Expresin oral :

25%

LA ENTREVISTA



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La entrevista se debe realizar:

% Con personas de diferentes niveles y funciones.

% Durante las horas de trabajo normales y en el sitiode trabajo normal del entrevistado.

% Procurar que la persona se sienta cmoda.

%

Explicar la razn de la entrevista y las notas quese tomen.

% Se pueden iniciar solicitando que se describa eltrabajo.

%

Los resultados se deben resumir y revisar con lapersona.

%Agradecer a la persona por su participacin ycooperacin.



113/185


FACTORES QUE INFLUYEN EL DESARROLLO DE UNA

ENTREVISTA

% La relacin del entrevistador con el entrevistado, el

momento y el marco de la entrevista.

%

El lugar de la entrevista.

% El tipo de documentacin de la entrevista.

% La forma de preguntar (como se plantean las

preguntas).



114/185


TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS

Las preguntas deben:

" Buscar informacin relevante

" No sugerir las respuestas

" No contener frases emotivas o

deducciones

??LA ENTREVISTA



115/185


TIPOS DE PREGUNTAS

1.

Abiertas

2. Sondeo

3. Cerradas

APROPIADAS SE DEBEN EVITAR

1. Capciosas

2.Agresivas

3. Mltiples



116/185


% Haga preguntas en forma natural

% Introduzca las preguntas en laconversacin general

% No haga preguntas cruzadas

% Evite caer en la prct icapreguntas-respuestas

TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS

LA ENTREVISTA



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LOS SIETE AMIGOS DEL AUDITOR:

Mustreme!Qu hace usted? Dnde lo almacena?

Por qu se firma? Quin lo autoriza?

Cundo lo enva

Com lo recibe?

Qu? Quin? Dnde? Por qu?Cundo? Cmo?



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PREGUNTAS ABIERTAS

% Diseadas para estimular el pensamiento y que el auditado se

exprese, la intencin debe ser clara y no ambigua.

% Son eficaces cuando el auditado se siente cmodo y habla

sobre el como realiza las tareas.

% Extraen informacin sin crear barreras por el auditado.

%

Permiten reducir el nmero de preguntas y profundizar sobre el

tema especifico.

Apropiadas



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PREGUNTAS DE SONDEO OACLARACIN

%Aclaran temas expresados por el auditado.

%

Confirman la comprensin del significado de palabras y afirmaciones.

%Ayudan a evitar malos entendidos.

% Brindan informacin con profundidad.

%

Ejemplo: Qu quiere decir? Dme, por favor un ejemplo?



120/185


PREGUNTAS CERRADAS

%Verifican la compresin de lo que el auditado afirma.

%

Manejan informacin especifica.

% Se obtienen respuestas breves.

%

Son tiles para resumir.

% No se utilizan para comenzar la entrevista.



121/185


PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR

) CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta.

Ejemplo: Este no es un residuo peligroso?

)AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar, utilizanpalabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta

o no coopere mas.

Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar esteproceso?

)MULTIPLES: Confunden o desvan al auditado.

Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en elprocedimiento? Lo ha verificado?



122/185


Las preguntas deauditora deben

comprobar:

Cmo se .realiza?

Con qu procedimientos y cules son los mtodosutilizados para la comunicacin interna?

Las actividades de produccin y su resultadossatisfacen las disposiciones preestablecidas.

Si las disposiciones son apropiadas para alcanzar losobjetivos.

Cmo se planificarony cmo se llevan a cabo las capacitacionesnecesarias?

Cmo se asegurala capacitacin necesaria de los empleados?



123/185


MALOS HBITOS AEVITAR DURANTE SUS ENTREVISTAS:

& Fingir atencin

& Ocuparse previamente& Sobre reaccin

& Interrumpir al que habla

& Escuchar slo lo que queremos or

& Usar el tiempo de escuchar, para pensar enotras cosas



124/185


Cul es el objetivo de este proceso?Quienes lo integran?Cules son los requerimientos que se han identificado

de las partes interesadas ( Cliente, organizacin,entorno ).Cules son los recursos necesarios para el proceso?Verificar si lo visto corresponde a lo planificado.

Mirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad)H

PREGUNTAS BSICAS EN RELACINCON LOS PROCESOS UTILIZANDO EL PHVA

P



125/185


Cmo se analizan los datos generados del proceso?Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los lmites ?Que se hace en estos casos?

Cules acciones y preventivas se han identificado?Tienen registros de acciones correctivas, cual es sutendencia?Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de lasacciones correctivas

Cules son los mtodos que se aplican para monitorear esteproceso?Pedir Evidencia del monitoreoCules son los indicadores que se tienen de la medicin delproceso?

Pedir Evidencia de indicadoresCul fue la ltima auditora que le realizaron?

PREGUNTAS BSICAS EN RELACIN CON LOS PROCESOS:

A

V



126/185


ENFOQUE EXITOSO PARA LA AUDITORA :!

Establecer un clima adecuado

!

Tranquilizar al auditado

! Usar una tcnica adecuada

para hacer preguntas

!

Mantener informado al

auditado acerca de sus

observaciones

! Eliminar miedos

! Elimine obstculos

! Observar el lenguaje corporal

! Ser amigable y diplomtico

! Explicar la toma de notas



127/185


CUALES DOCUMENTOS REVISAR?

" Manual de calidad

" Procesos

" Procedimientos

" Instrucciones

de trabajo

" Registros

" Normas

" Certificados

" Listado de distribucin

" Listado de documentos

" Contratos

" Pedidos



128/185


!Mantngase observando laevidencia fsica:

$ Productos

$ Equipo

$ Instrumentos

$ Condiciones

$ Operaciones



129/185


MANEJO DEL TIEMPO

" El tiempo es siempre corto.

" Planee bien.

" No permita que su auditora se extiendademasiado.

" No se enfoque en trivialidades.

" Decida el tamao de la muestra y

apguese a ella.



130/185


No conformidad:

No cumplimiento

de un requisito

ISO 9000:2005

REPORTES DENO

CONFORMIDAD



131/185


LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD

ES UNA OBSERVACIN EXACTA DE LOS HECHOS

DIRIGE AL QU, CUNDO DNDE

ES RECUPERABLE (TRAZABLE)

AYUDA A LOGRAR LA IMPLEMENTACIN DE LA ACCINCORRECTIVA

Reportes de No Conformidad


132/185


" Un requisito de la norma o criterio de

auditora no se ha tomado en cuenta, no se

ha implementado.

" Alguna desviacin o incumplimiento pone en

riesgo el desempeo de todo el sistema de

gestin de calidad.

" Existe producto no conforme y es enviado al

cliente deliberadamente en ese estado.

" Falla sistemtica en cumplir un requisito.

NO CONFORMIDAD MAYOR :



133/185


UNA FALTA DE IMPACTO QUE ATENTA CONTRA

UN REQUISITO DE LA NORMA, REQUISITO LEGAL, REQUISITO DEL

CLIENTE. TOMA TIEMPO RESOLVERLA.

Ejemplo:

Contradiccin entre poltica y acciones implementadas.

No se ha implementado un criterio de auditora.

Hay procedimiento pero se realiza lo contrario.

NO CONFORMIDAD MAYOR :



134/185


Incumplimiento puntual o aisladode algn requisito de la norma o

criterio de auditora. Falla nosistemtica.

PLANO

1998 PLANO

2010

DOCUMENTO OBSOLETO

NO CONFORMIDAD MENOR :

Nota:Se puede levantar unano conformidad mayor por la

acumulacin de varias noconformidades menores del

mismo requisito o criterio(Ver definicin de n.m. Mayor)

Diagnostico y recomendacionesElemento: 6. Gestin Operativa del Proyecto


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135I&F /TRG/QP-01 Rev 01 - Ene13 - Copyright Bureau Veritas 135 135

Hallazgo: La matriz de Control del Plan de Inspeccin yEnsayos, no se encuentra revisada y aprobada por elcliente.

La Matriz del Plan de Inspeccin y ensayo mostrada

durante la revision a el equipo de BV en campo, seencuentra incompleta ya que en la etapa de fabricacin debunkers no se incluyen el control de las actividades de:compactacin de terreno, sello fundacin, instalacin demoldajes, control de armaduras, vaciado de hormign,descimbre y curado y no se encontraba aprobada por elcliente.

El listado de equipos de inspeccin medicin y ensayos(IME) presentado por el contratista se encuentra incompleto,en este no se incluye la placa calibradora utilizada en el

control de las actividades del doblado de caeras

Estado:

Hallazgo:

Sub elemento: 6.5.b. Control de lascondiciones del servicio.

Observacin para mejorar

Cumplimiento

Plazo:

x Corto (1 meses)

Medio ( 1-2 meses)

Largo (>2 meses)

ELEMENTO

El contratista controla las condiciones del servicio incluyendo ladisponibilidad de informacin de la descripcin del servicio,instrucciones de trabajo, uso de equipos adecuados,disponibilidad de equipos de seguimiento y medicin, lasactividades de liberacin y posteriores a las mismas durante laejecucin del proyecto? Situacin encontrada:



136/185


Es deseable que contengan tres elementos:

REDACCIN DE LAS NO CONFORMIDADES

!

LA CONCLUSIN Genrica, breve, precisa y aceptadapor el auditado.

!LA REFERENCIA Al requisito de la norma y/o manualde calidad o procedimiento. Unrequisito a la vez, el que ms aplica.

!LA EVIDENCIA Lista de hallazgos, respaldados conevidencias objetivas o atestiguadaspor el auditado.



137/185


!

Ser positivo en la presentacin de la no

conformidad.

!No ver la no conformidad en una forma

negativa.

!El descubrimiento de no conformidades

presenta una oportunidad de mejora a travs

de las acciones correctivas.



138/185


Reportar el hallazgo explicando

el requisito que se incumple y

soportado en la evidencia

objetiva.

* Claro

* Conciso y exacto

* Completo

* Que describa el

problema

Esto ayuda a lainvestigacin y sirve al

auditor como unaautoverificacin, para

evitar inventar losrequisitos

Reportes de No Conformidad y Acciones Correctivas


139/185


Ejemplode Formato

Corrective Action Request

Company: Date: NCRNumber:

Auditor: Auditee:Standard & Clause Major: Minor

Auditors Report:(Nonconformance)

Signed:Date:

Cause & Proposed Corrective Action:

Proposed Completion Date:

Date: Signature

Corrective Action Review:

Signed:Date:



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Formato utilizado

para los ejercicios

IRCA QUALITY AUDITS Incident Number ...............

NONCONFORMITY REPORT

Company under Audit: XYZ plc Note Number ................. .........

Area under review: ISO 9001 Clause Number

.

Category MAJOR* MINOR* * delete one

Deficiency

Auditor

If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for

your decision and state also what further actions the auditor should take.



141/185


" Sea precavido, no sea demas iadoconcluyente!

"

No juzgue con base en las apariencias

" Est seguro de tener la evidencia completa!

" Est seguro de que su evidencia es objetiva!

" En caso de duda , investigue!

" Identifique las pistas para investigacionesadicionales

AL REDACTAR EL REPORTE DE NOCONFORMIDAD:


142/185


TALLER

MANEJO DE CASOS PARADEFINIR SI EXISTEN NO-

CONFORMIDADES:

Cada grupo de trabajo deber analizar lasituacin presentada en los incidentes y

definir si levanta una no conformidad. Encaso de no hacerlo por considerar que no

hay suficiente evidencia, indicar sus

razones y la investigacin adicional arealizar para definir la situacin



143/185


PREPARACIN DE LA REUNIN DE CIERRE

Al Hacer el balance de las observaciones incluir:

UN RESUMEN DE LA AUDITORA

-actividad auditada

-aspectos favorables

-aspectos no conformes

CONCLUSIONES SOBRE:-aspectos favorables

- aspectos no conformes

las solicitudes de accin correctiva



144/185


"Agradecer al auditado y nueva presentacin del equipo

" Reiterar la razn, alcance y criterio

" Reportar las observaciones positivas y negativas

" Declaracin Confidencialidad

" Resumen General

" Preguntas y respuestas

"

Acciones correctivas y plazos" Seguimiento

AGENDA DE LA REUNIN DE CIERRE

Etapas De La Auditora - Informe


145/185


Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de clausura.

Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora

Fecha de Auditora

Equipo Auditor

Los documentos de referencia consultados

No Conformidades u Observaciones detectadas

Puntos fuertes de la actividad auditada



146/185


+ Resumen de los puntos fuertes y dbiles del

sistema auditado.

+ Formula una opinin sobre las acciones

prioritarias que hay que iniciar,

+ Es la nica parte subjetiva del informe

CONCLUSION GENERAL



147/185


APROBACIN Y DISTRIBUCINEl informe debe:1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es posible,

las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debeacordarse una fecha revisada de emisin.

2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado yaprobado como est definido en los procedimientosdocumentados.

3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de laauditora.

EL INFORME ES PROPIEDAD DEL CLIENTE Y SU CONFIDENCIALIDADDEBE SER RESPETADA Y SALVAGUARDADA APROPIADAMENTE POR LOS

INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORA Y TODOS LOSDESTINATARIOS DEL INFORME.



148/185


Auditor Auditado

Revisa eficacia

Propone laAccin CorrectivaAcuerdo tiempo

Reconoce e investiga

Identifique,anote& comunique Acuerdo

Prepare RNC

Implementa,verifica & notifica

SEGUIMIENTO

Acciones de Seguimiento


149/185


!

Verificar las respuestas a lassolicitudes de accionescorrectivas

!Elaborar plan de auditoria de

seguimiento!Verificar la eficacia de las

acciones

!Proponer informe deseguimiento



150/185


$ En el tiempo acordado

$ Revisin de evidencia documental

$

Auditoria nuevamente en el sitio

$ Solamente revisar las acciones correctivas

$ No se empieza todo nuevamente



151/185


"Registros

"Certificados de entrenamiento

"Procedimientos modificados

"Fotografas

"Videos

EVIDENCIA DOCUMENTAL PARA EL SEGUIMIENTO

Terminologa de la auditoria


152/185


La auditora termina cuando

se han concluido todas las

actividades indicadas en el

plan de auditora,incluyendo la distribucin y

aceptacin del informe de

auditora.

Espritu de Equipo y Cooperacin =


153/185


AuditoraExitosa


154/185


IV. COMPETENCIA Y EVALUACION DEAUDITORES

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES


155/185


Para ser auditor la persona debera:

Poseer atributos personales.

Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y

las habilidades necesarias para realizar auditoras.El conocimiento apropiado y las habilidades para llegara ser auditor se adquieren por medio de la educacin, laexperiencia laboral, la formacin del auditor y laexperiencia en auditora.



156/185


CONCEPTO DE COMPETENCIA

Atributos personales

Educacin Experiencia Formacin Experiencia en

laboral del auditor auditoras

Calidad

Conocimientos

y habilidadesespeciales encalidad

Ambiental/S&SO

Conocimientos yhabilidadesambientalesespecificas

Conocimientosy habilidades

genricos

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENRICOS



157/185



Estar en capacidad de:% Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora.

% Planificar y organizar el trabajo efectivamente.

%Realizar la auditora oportunamente.

% Priorizar y enfocarse en aspectos importantes.

% Recolectar informacin por medio de entrevistas, escuchando y

observando y revisando documentos y registros.

%

Verificar la exactitud de la informacin recolectada.

% Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la

auditora, para corroborar hallazgos y conclusiones.



158/185



Estar en capacidad de:

% Evaluar factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos

y conclusiones de auditora.

% Entender la conveniencia y la consecuencia de usar tcnicas de

muestreo.

% Registrar las actividades de auditora en documentos de trabajo.

% Preparar reportes de auditora claros y concisos.

%

Mantener informacin confidencial.

% Comunicar efectivamente.



159/185



El conocimiento y las habilidades debe incluir:

% Aplicar sistemas de gestin en diferentes organizaciones.

% Interactuar entre los componentes del sistema de gestin.

% Normas de sistema de gestin u otros criterios.

% Diferencia entre los documentos de referencia y su prioridad.

% Sistema de informacin y tecnologa para el manejo de

documentos, datos, registros, etc.



160/185


CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENRICOSSituaciones organizacionales, para entender el contextooperacional de la organizacin, debe incluir:

% Tamao, estructura, funciones y relaciones

organizacionales.

% Procesos generales del negocio y terminologa

relacionada.

% Hbitos culturales y sociales del auditado.



161/185



Leyes y reglamentaciones aplicables y otros requisitospertinentes a la disciplina, esto incluye:

% Contratos y convenios.

%

Mano de obra, seguridad en el lugar detrabajo y condiciones laborales.

% Actividades, productos y servicios.

%

Tratados y convenios internacionales.

% Salud, Medio ambiente.

Responsabilidades Auditores


162/185


! S e g u i r e l p l a n y l o sprocedimientos de Auditoria.

!Permanecer dentro del alcancede la auditora.

!Planear y ejecutar las laboresindividuales efectivamente.

! R e c o l e c t a r y a n a l i z a revidencias con exactitud.

!Mantener la confidencialidad.

!Reportar las observaciones, noconformidades y fortalezas.

! V e r i f i c a r l a s a c c i o n e scorrectivas.

!Cooperar con y apoyar alauditor lder.

! No retener y/o mantenerdocumentacin.

!Actuar de manera tica.

Captulo 7. Competencia y Evaluacin de AuditoresISO 19011:2011


163/185


Conocimientos

yHabilidades

Educacin Formacincomo Auditor

Experiencia

Laboral y enAuditoras ConductasPersonales

C o m p e t e n c i a

Numeral 7.2.1 Generalidades


164/185


!

Al decidir el conocimiento yhabilidades, se debe tener encuenta lo siguiente:

$ Tamao, naturaleza y complejidadde la organizacin.

$ Disciplinas de sistemas de gestin aser auditada.

$ Objetivos y alcance de la auditora.

$

La complejidad del sector a auditar.

$ La complejidad del sistema degestin a ser auditado.

Numeral 7.2.2 Comportamiento Personal


165/185


!tico.

!Diplomtico.

!Observador.

!Perceptivo.

!Verstil.

!Tenaz.

!Seguro de s mismo.

!Acta con Fortaleza.

!Abierto a la Mejora.!Sensible Culturalmente.

!Colaborador.

C

OMP

OR

TA

MI

EN

TOS

Numeral 7.2.3 Conocimientos y Habilidades


166/185


!Conocimientos Genricos y

Habilidades de los Auditores deSistemas de Gestin.

$ Principios, procedimientos ymtodos de auditora.

$ Documentos del sistema de gestin

y de referencia.

$ Contexto Organizacional.

$ Requisitos legales y contractuales.

!Conocimientos y HabilidadesEspecficas de la disciplina osector de auditores de sistemasde gestin (ver Anexo A).

Numeral 7.2.3 Conocimientos y Habilidades


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!Conocimiento Genrico yHabilidades del Lder del EquipoAuditor.

$ Relaciones armoniosas entre losmiembros del equipo de trabajo.

$

Realizar uso efectivo de losrecursos de auditora.

$ Organizar y dirigir los integrantesdel equipo auditor.

$

Prevenir y resolver conflictos.

$ Proteger la salud y seguridad de losmiembros del equipo auditor.

$ Representar al equipo auditor.

Numeral 7.2.4 Logro de Competencias de Auditor


168/185


!

Anlisis de los Cambios / Numeral.

- El numeral 7.2.5 de la actual versin, sustituye lodeterminado en la Tabla #1 del numeral 7.4.4 de la versin2002.

ISO 19011.2002 ISO 19011.2011

Educacin secundaria.

Cinco (5) aos de experiencialaboral .

Veinte (20) das de experiencia enauditoras.

El conocimiento y habilidades sepueden adquirir usando unacombinacin de:

Educacin forma. Entrenamiento. Formacin especfica como auditor.

Experiencia en auditora supervisada. Experiencia tcnica, gerencial oprofesional.

Numeral 7.2.5 Lderes de Equipo Auditor


169/185


!Anlisis de los Cambios /Numeral.

- El auditor l der debeadquirir experiencia en ladireccin de procesos de

auditora.

- La experiencia adquiridaen auditora debe sersupervisada / guiada por

un auditor lder.


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Numeral 7.4 Seleccin del Mtodo Apropiado deEvaluacin del Auditor

Mtodo de E al acin Objeti os Ejemplos


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Mtodo de Evaluacin Objetivos Ejemplos

Revisin de registros Verificar los antecedentes del auditorAnl is is de reg is t ros de educac in,entrenamiento, empleo, credenciales

profesionales y experiencia en auditora

RetroalimentacinProporcionar informacin sobre cmo sepercibe el desempeo del auditor

Encuestas, cuestionarios, referenciaspersonales, recomendaciones, quejas,

evaluacin del desempeo, evaluacin entrepares

Entrevista

Evaluar los atributos personales y lashabilidades de comunicacin, para

verificar la informacin y examinar losconocimientos, y para obtener

informacin adicional

Entrevistas personales

Observacin

Evaluar los atributos personales y laaptitud para aplicar los conocimientos y

habilidades

Actuacin, testificacin de auditoras,desempeo en el trabajo

ExamenEvaluar las cualidades personales, losconocimientos y habilidades, y su

aplicacin

Exmenes orales y escritos, exmenes

psicotcnicos

Revisin despus de laauditora

Proveer informacin sobre el desempeodel auditor durante las actividades de

auditora, identificar fortalezas ydebilidades

Revisin del reporte de auditora, entrevistascon el lder del equipo auditor, con el equipo

auditor y, si es adecuado, retroalimentacin delauditado.

Numeral 7.5 Realizacin de la Evaluacin del Auditor

!Anlisis de los Cambios / Numeral


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Criterios de

Evaluacin

Mtodos de

Evaluacin Evaluacin delAuditor

!Anlisis de los Cambios / Numeral.

- Los resultados de las evaluaciones deben compararse conlos criterio de evaluacin y de acuerdo al anlisis realizadotomar decisiones encaminadas a fortalecer la competenciade los auditores.

Numeral 7.6 Mantenimiento y Mejora de la Competenciadel Auditor!

Anlisis de los Cambios /N l


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Numeral.

- Es de vital importancia para losauditores y auditores lderes elm a n t e n i m i e n t o d e l acompetencia a t ravs derealizaciones regulares deauditoras.

- Otros mecanismos son: -Entrenamientos, participacin des e m i n a r i o s , f o r o s ,actualizaciones normativas.

- La norma establece que el

responsable de la gestin delprograma de auditora, debeestablecer mecanismos para lae v a l u a c i n c o n t i n u a d e ldesempeo.

Responsabilidades Auditor Lder


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!Obtener toda la informacinrequerida para la planificacin.

!Ayudar a la seleccin delequipo.

!

Preparar el plan de auditora.!Asignar tareas individuales.

!Asegurar que los documentosde trabajo estn preparados.

! Representar el equipo deauditora.

! Presidir las reuniones deapertura y cierre.

!Asegurar el progreso de laauditora de acuerdo al plan.

!

Asegurar que las reuniones deenlace se l leven a caboregularmente.

!Asegurar que los resultados deauditora sean reportados de

una forma clara, concluyente ysin demoras.

Auditor Interno Auditor Externo


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Auditor Interno

" Poder limitado dependiendodel respaldo gerencial

" Un compromiso y respaldoinsuficiente de la gerenciapuede arriesgar la efectividadde las auditoras internas

" Conoce la gente, lo cual puedeayudar a la comunicacin

" Gua para el auditor externo

Auditor Externo

"Alto grado de poder, no abuse del

" Sus recomendaciones son degran impor tanc ia para e lauditado, asegrese que estnbien fundamentadas

" Un punto de vista externo ayudaa identificar problemas

"Ayuda a la auditora interna

" Imparte conocimiento

Competencia Auditores


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!Experiencia laboral.

!Experiencia en Auditoras.

!Formacin como auditor.

!Conocimientos y habilidadesespecficos de calidad.

!Atributos personales.

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travsdel continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en

auditoras.

Habilidades Auditores


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Perceptividad

Habilidad para entender elproblema rpidamente sin

saltar a conclusiones.

La habilidad para vencer lasdificultades y mantener el

curso de accin planeado apesar de las contrariedades.

Persistencia


Enfoque Disciplinado


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La habilidad para ver cosas

desde diferentes puntos devista y adaptarse acircunstancias cambiantes.

Punto de vista flexible

q p

!Habilidad para enfocar un

problema lgica ysistemticamente.

!Habilidad para definir loslmites de responsabilidad del

rea de investigacin.


Habilidades Tcnicas


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La habilidad para

expresar claramente juicios,ideas y propuestas, tanto oralcomo por escrito.

Habilidades dePresentacin

Habilidades Tcnicas

Habilidad para investigar ydeterminar el grado de

cumplimiento en todas las reas yprocesos.



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Habilidad para comunicarse y

trabajar con otras personas dediferentes niveles y experiencia.

Habilidades Sociales

Caractersticas Positivas


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!Corts.

!Amigable.

!Servicial.

!Constructivo.

!Informativo.

!Perceptivo.

!Juicioso.

!Tenaz.

!Mente abierta.

!Diplomtico.

!Honesto.

!Maduro.

!Modesto.

!tico.

Caractersticas para Evitar


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!

Criticn.

!Polmico.

!Agresivo.

!Desconsiderado.

!Inconsistente.

!Indeciso.

!Inflexible.

!Perezoso.

!Errtico.

!Susceptible.

!

No prctico.

!

Sabelotodo.

ET P S DE EV LU CIN DE LOS UDITORES

Inicio


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Evaluacin

inicial

Desarrollo posterior

No se cumplen

indicadores

Se cumplen indicadores

uditor

Mantenimiento de la

competencia

Necesario

desarrollo posterior

Evaluacin

Continuada del

desempeo

Desempeo

adecuado

Seleccin del equipo auditor

uditora

Declogo del Auditor


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!Sea objetivo y raci

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