Formacion de Auditores 2010 Uaem

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  • Introduccin Objetivo Definiciones Principios de auditora Tipos de auditoras El auditor

    Planeacin de Auditoras Internas Importancia de la planeacin El Programa de Auditora El Plan de auditora Recopilacin de Informacin Listas de Verificacin

    CONTENIDO

  • Realizacin de Auditoras Reunin de Apertura Entrevistas Notas de auditora El Auditado

    Informe de Auditora Hallazgos Reunin de cierre Informe de auditora

    Seguimiento Acciones correctivas y seguimiento

    CONTENIDO

  • Dinmica del Curso-taller

    Exposicin del contenido del Curso-Taller.

    Ejercicios prcticos para mejor comprensin de los conceptos.

    Preguntas por parte de los asistentes en cualquier momento de la presentacin.

  • introduccin

  • OBJETIVO

    El presente curso-taller tiene como finalidad proporcionar los conocimientos necesarios para

    programar, planear, conducir y reportar una

    auditora interna de calidad.

  • Sistema de Gestin de la Calidad

    Implementacin

    Familia de normas ISO 9000

    9000 9001

    Elaboradas para asistir a organizaciones

    Operacin

    9004 19011

  • Contenido ISO 9001:2008

    1. Objeto y campo de aplicacin

    2. Referencias normativas

    3. Trminos y definiciones

    4. Sistema de gestin de la calidad

    5. Responsabilidad de la direccin

    6. Gestin de recursos

    7. Realizacin del producto

    8. Medicin anlisis y mejora

  • Del captulo 4 al 8, estn contenidos todos los

    deberes (requisitos) que se deben de establecer

    en un Sistema de Gestin de la Calidad para una

    Organizacin.

    Ejercicio: Identificar todos los DEBE de la Norma ISO 9001:2008

  • De los cuales por lo establecido en

    1.2 Aplicacin

    de la misma Norma, solo se pueden hacer exclusionesrestringidas a los requisitos expresados en el Captulo 7.

    Manual de la Calidad en 7.5.2 : Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del

    servicio

  • Auditora : Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora.

    Criterio de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia para comparar la evidencia de la auditora.

    Evidencia de auditora: Registros, declaraciones de hechos u otra informacin importante para el criterio de auditora y que son verificables.

    DEFINICIONES

  • (La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o

    cuantitativa.)

    Hallazgos de auditoras: Resultados de la evaluacin de la

    evidencia de auditora recopilada frente al criterio de auditora.

    (Los hallazgos de auditora pueden indicar conformidad o no

    conformidad con los criterios de auditora u oportunidades de

    mejora).

    DEFINICIONES

  • Programa de Auditora: Documento que muestra el conjunto de auditoras planeadas con un tiempo especfico y con un propsito particular

    Plan de auditora: Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora.

    Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora.

    Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

    y habilidades.

    DEFINICIONES

  • Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una

    auditora con el apoyo de expertos tcnicos si es necesario.

    (Un auditor del equipo es designado auditor lder del equipo)

    (El equipo auditor puede incluir auditores en formacin)

    Competencia: Cualidades personales y capacidad demostrada

    para aplicar conocimientos y habilidades.

    DEFINICIONES

  • PRINCIPIOS DE LA AUDITORA

  • PRINCIPIOS DE LA AUDITORA

    La auditora depende de varios principios. Estos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo.

    La adhesin a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.

  • PRINCIPIOS DE LA AUDITORA

    De los auditores:

    Conducta tica - el fundamento de la profesionalidad

    La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin son esenciales en la auditora

  • PRINCIPIOS DE LA AUDITORA

    Presentacin imparcial la obligacin de informar con veracidad y exactitud

    Los hallazgos, conclusiones e

    informes de la auditora reflejan con

    veracidad y exactitud las actividades

    de la auditora. Se informa de los

    obstculos significativos encontrados

    durante la auditora y de las opiniones

    divergentes sin resolver entre el

    equipo auditor y el auditado.

  • Debido cuidado profesional la aplicacin de diligencia y juicio al auditar

    Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas.

    El tener la competencia necesaria es un factor importante.

  • De la Auditora

    Independencia la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones

    Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libre de sesgo y conflicto de intereses.

    Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.

  • Enfoque basado en la evidencia el mtodo racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.

    La evidencia de la auditora es verificable.

    Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.

  • Por qu hacer auditoras al sistema de calidad?:

    Para obtener evidencia objetiva que permita emitir

    un juicio acerca del estado del SGC.

    Evidencia Objetiva:

    Informacin que escuchen, vean o lean.

    Libre de emocin y prejuicio

    Verificable

  • TIPOS DE

    AUDITORA

  • TIPOS DE AUDITORA

    De calidad.

    Ambientales.

    De Seguridad.

    Otros.

    SISTEMAS.

    Producto.

    Servicio.

    Proceso

    INTERNAS.

    (de 1a. Parte).

    EXTERNAS.

    Por parte de un cliente (de 2a. Parte).

    Por parte de un organismo de certificacin

    (de 3era. Parte).

    AUDITORAS DE SEGUIMIENTO

    AUDITORIAS

    AUDITORIAS

    DE CALIDAD

    (ALCANCE)

    AUDITORIAS DE SISTEMAS

    DE CALIDAD

    (MTODO EMPLEADO)

    Fiscales.

  • TIPOS DE AUDITORA

    PRIMER NIVEL:

    (Primera Parte)

    (internas)

    La organizacin evala su propia actuacin

    SEGUNDO NIVEL:

    (Segunda parte)

    externas

    La efectan los clientes a sus proveedores.

    TERCER NIVEL:

    (Tercera parte)

    externas

    Realizadas por organizaciones para proporcionar

    certificacin o registros de conformidad con los

    requisitos. (como ISO 9001)

  • Alcanzar el registro del sistema de calidad.

    Ganar reconocimiento.

    Reduce la necesidad de realizar auditoras de segundo nivel.

    Incrementa la competitividad.

    AUDITORAS DE 3er NIVEL

  • Ayuda a los clientes a seleccionar, calificar y aprobar proveedores.

    Puede ayudar a los proveedores a mejorar sus sistemas

    Desarrolla un mutuo entendimiento de la calidad

    AUDITORAS DE 2do NIVEL

  • Satisface lo requerimientos del sistema de calidad

    Detecta y corrige problemas previos a las auditoras externas.

    Asegura la efectiva implementacin del sistema de calidad.

    Identifica oportunidades de mejora

    AUDITORAS DE 1er NIVEL

  • EL AUDITOR INTERNO

  • Catalizador: Ayuda al departamento a re-examinar como hacen las cosas para hacer los cambios pertinentes.

    Instrumento de administracin: Evala la efectividad del sistema de calidad establecido.

    Asesor: Puede reconocer soluciones a problemas u oportunidades de mejora no consideradas por los miembros del departamento.

    EL AUDITOR INTERNO

  • ATRIBUTOS PERSONALES: tico, mente abierta, diplomtico, observador, perceptivo, verstil, tenaz, decisivo, autosuficiente.

    CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES: documentos de referencia, contexto de operacin del departamento, l eyes, reglamentos aplicables.

    EDUCACIN, EXPERIENCIA LABORAL, CAPACITACIN: grado de escolaridad, experiencia en el puesto, capacitacin en auditoras

    CALIFICACIONES DEL AUDITOR INTERNO

  • PLANEACIN DE AUDITORAS INTERNAS

  • Es la clave para permanecer enfocado durante la auditora

    Asegura que la auditora sea completa

    Ayuda a que la auditora sea efectiva

    Una cuidadosa planeacin es esencial para una eficiente y suave ejecucin de la auditora.

    IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN

  • El Programa de Auditora

    El Programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao,

    naturaleza y complejidad de la organizacin que

    va a ser auditada.

  • El Programa de Auditora

    Debe contener:

    Objetivos

    Alcance

    RecursosPrograma de

    Auditora de la UAEM

  • Objetivo

    Alcance

    Lder y miembros del equipo auditor

    Fecha, duracin

    Itinerario o agenda de auditora

    El Plan de Auditora

    Plan de Auditora de la UAEM

  • PROPSITO:Desarrollar una estrategiaSeleccionar muestras representativasCrear listas de verificacin

    FUENTES DE INFORMACINManual de calidadProcedimientosPrioridades administrativasInformacin del productoAuditoras previas

    RECOPILAR INFORMACIN

  • Muestran evidencias de la planeacin

    Permite mantenerse enfocado

    Mantiene el ritmo y la direccin

    Minimiza la parcialidad

    Reduce el trabajo durante la auditora

    Se asegura mejor uso del tiempo

    LISTAS DE VERIFICACIN

    Listas de verificacin de la UAEM

  • Precaucin:

    Nunca permita que la lista de verificacin se convierta en una muleta. Si los auditores no son cuidadosos la lista se puede convertir en una desventaja por:

    Restringir preguntasReducir la oportunidad de mejoras al sistema

    El utilizar una sola lista de verificacin todo el tiempo, merma la iniciativa y limita el anlisis del proceso.

    LISTAS DE VERIFICACIN

  • La lista de verificacin es el sirviente, no el amo

    LISTAS DE VERIFICACIN

  • REALIZACIN DE AUDITORAS

  • Revisin de la documentacin

    Preparacin de la auditora in situ

    Realizacin de las actividades in situ

    Informe de auditora

    Finalizacin de la auditora

    Inicio de Auditora

    Actividades de seguimiento de la auditora

    VISIN GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

  • Reunin de Apertura

    Entrevistas de auditora

    Verificar informacin recopilada

    Notas de auditora.

    Reacciones del auditado

    Realizacin de la Auditoria

  • Es el arranque oficial de una auditora.

    Aunque puede ser breve e informal es una funcin importante en la auditora.

    Asegura que el auditor y el auditado comparten un entendimiento comn del por qu la auditora ser realizada.

    Es importante incluir una agenda para asegurarse de cubrir todos los puntos

    Reunin de Apertura

  • Se hace a travs de:

    Entrevistas con el personal

    Inspeccin de la documentacin

    Observacin de Actividades y Condiciones

    Revisin de Registros de Calidad

    Recoleccin de Evidencia de auditora

  • Evidencia de auditora

    La evidencia objetiva vlida, apoya a las

    conclusiones del auditor y previene de discusiones innecesarias con el auditado y de la aceptacin de

    sus hallazgos.

  • Evidencia de auditora

    Registros

    Declaraciones de un hecho

    Informacin que sea relevante al criterio de la auditora

    Verificable

  • Evidencia de auditora

    Algunos ejemplos de evidencia de auditora:

    Copia de instrucciones de trabajo

    Registros que requieren inspeccin y prueba

    Si un documento no puede ser adquirido con facilidad, el auditor deber anotar: fecha, nombre, cdigo, responsable del documento.

  • Es uno de los medios ms importantes para recopilar

    informacin. El auditor deber considerar lo siguiente:

    Las entrevistas se deben dar con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeen actividades o tareas

    dentro del alcance de auditora.

    Deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada.

    ENTREVISTA DE AUDITORA

  • Se puede iniciar la entrevista pidiendo a la persona que describa su trabajo.

    Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y comentados con la

    persona entrevistada.

    ENTREVISTA DE AUDITORA

  • La comunicacin adecuada es la llave para una

    auditora exitosa.

    Experiencia, conocimiento tcnico y educacin son

    excelentes calificativos, pero es mucho ms

    importante que los auditores cuenten con la

    habilidad de la comunicacin.

    ENTREVISTA EXITOSA

  • TCNICAS DE ENTREVISTA

    Para obtener informacin til deben hacerse las preguntas correctas. Haga preguntas abiertas que no puedan contestarse con un simple s o no.

    Inicie preguntas con:

    qu?, por qu?, cmo?, cundo?, dnde? O quin? Y es probable obtener una respuesta ms completa y detallada.

  • TCNICAS DE ENTREVISTA

    Haga preguntas que lleven cierto sistema u orden.

    Introduzca a los entrevistados con:

    Hiptesis: Qu pasa si. Vamos a suponer

    No entiendo: Lo sientoPuede explicarme por favor.

    Silencio

    Preguntas absurdas u obvias

    Contestar una pregunta sin realizar

  • Es recomendable que el auditor aplique algunas

    tcnicas de auditora como las siguientes:

    Muestreo.

    No solicitar que le muestren documentos tpicos, le darn lo mejor que tengan.

    Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., para seleccionar muestras que desea verificar.

  • Solicitar ver los archiveros donde se guardan los registros y escoja las muestras del frente mitad y al final.

    Seleccione muestras de diferentes pasos del proceso.

    Cuando encuentre desviacin, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar si es algo genrico.

  • Rastreo.

    Comenzar ya sea al principio o al final de proceso.

    Haga un seguimiento desde un documento dado, hasta los documentos asociados de referencia.

    Vaya de los procedimientos a los reportes, de los reportes a los procedimientos.

    Siga la cadena de las transacciones hacia atrs o hacia delante a lo largo del proceso.

    TCNICAS DE AUDITORA

  • Comprobacin.

    Verificar que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el documento de calidad aplicable.

    Verificar que cada espacio es llenado, firmado y fechado, si es requerido por el registro de calidad aplicable.

    Verificar la Actualizacin de las revisiones de los documentos en los puntos de uso. (Que se encuentren las versiones vigentes).

    Verificar totalmente algunos documentos cuando sea necesario.

    TCNICAS DE AUDITORA

  • TCNICAS DE ENTREVISTA

    Una buena entrevista, tambin involucra un cierto grado

    de sentido comn.

    Piense antes de hablar. Tome su tiempo y sea metdico.

  • Qu hacer?

    Registrar hallazgos de no conformidades Registrar la evidencia de esas no conformidades

    Cmo hacerlo?

    No aparentar que se ignora al entrevistado Referirse a lo que se est investigando en el momento Hacerlas legibles y completas

    Las notas crean un registro fsico de la informacin que se obtiene. Trate de balancear su atencin entre el entrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente detalladas para que sean una referencia confiable.

    NOTAS DE AUDITORA

  • No confe en su memoria. Tome notas conforme realiza la auditora.

    *Las notas deben incluir:

    Declaraciones aceptables

    Identificadores de documentos(cdigo, ej.:PO-ADR-O1 Rev.:00,).

    Identificadores de producto, mquina, estacin de trabajo

    Posiciones y nombres...si fuera necesario.

    NOTAS DE AUDITORA

  • NOTAS DE AUDITORA

    Escriba TODO de tal forma que no olvide nada!!

    Utilice su lista de verificacin o documento de trabajo.

    Observe, mire, escuche. En particular ESCUCHE las explicaciones que pueden variar de un rea a otra.

    Trate de obtener respuestas sin tener que preguntar.

  • Asegrese de observar lo siguiente durante la

    auditora:

    Oficinas, laboratorio

    Cul es el estado de mantenimiento en general?

    Cul es la condicin del equipo en general?

    Documentos:

    Son todas las fechas lgicas y consistentes?

    Existen tachaduras o enmendaduras?

    El papel es viejo y la tinta consistente en contraste con la antigedad del documento?

  • Personal

    Se muestran cansados y con sobrecarga de

    trabajo?

    Cmo reaccionan a sus preguntas?

    Conocen sus actividades?

    Son organizados?

    Los empleados conocen el procedimiento?

    Actan de forma inmediata para tomar accin en cuanto a una no conformidad?

  • EL AUDITADO

  • EL AUDITADO

    El auditor debe estar preparado para enfrentar una gran variedad de casos que se pueden presentar:

    Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Documentos preparados con anticipacin Casos especiales (espordicos) Chantaje emocional.

    En estas situaciones el auditor debe actuar con profesionalismo e imparcialidad.

  • Reacciones comunes

    Retar sus observaciones Reconozca su error si procede Cite los hechos

    Conflicto Asegure a los auditados que no se persigue un culpable Refuerce los beneficios del proceso de auditora

    Percepcin de la autoridad Sea corts y paciente Respete su propia autoridad

  • INFORME DE

    AUDITORA

  • Despus de obtener evidencia durante la auditora, se deben documentar y comunicar los hallazgos para que una accin correctiva pueda ser identificada e implementada.

    Escribir declaraciones de los hallazgos

    Conducir la reunin de cierre

    Reportar resultados de la auditora

    Acciones correctivas y seguimiento

    Cerrar la auditora

    INFORME DE AUDITORA

  • Incumplimiento de un requisito

    El sistema de calidad no satisface el estndar(norma ISO 9001:2000)

    La implementacin no corresponde al sistema de calidad

    El sistema implementado no es efectivo

    Cualquiera de estas tres situaciones representa una no conformidad.

    NO CONFORMIDAD

  • Ejemplo:

    Nuestro manual de calidad no cumple con ISO 9001:2000

    No seguimos los procedimientos tal y como estn documentados en nuestro manual de calidad.

    Los procedimientos que se han establecido para la deteccin del producto no conforme son inconsistentes o inefectivos.

    NO CONFORMIDAD

  • TIPOS DE HALLAZGOS

    No conformidad menor

    Falla aislada Fcil o rpidamente resuelta

    No conformidad Mayor

    Falla del sistema Ausencia de un sistema Cmulo de varias no conformidades menores

  • PONDERACN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

    No conformidad Falla del sistema

    Ausencia de un sistema

    Cmulo de varias observaciones

    Observacin Falla aislada

    Fcil o rpidamente resuelta

    Incumplimiento parcial

    Oportunidad de Mejora Recomendacin

    Se basa en el juicio y experiencia

    Para mejorar el SGC

  • TIPOS DE HALLAZGOS

    La determinacin de la seriedad de una no conformidad no es un proceso exacto.

    En ocasiones es necesario hacer juicios basados en la experiencia en auditoras.

    En caso que no sea clara la no conformidad y no se tenga plena confianza de la evidencia, es mejor otorgar el beneficio de la duda y tomar nota de la observacin.

  • DECLARACIONES DE LOS HALLAZGOS DE

    AUDITORA

    Es la principal forma de documentacin de un hallazgo.

    Deber ser completa y concisa

    Anote la no conformidad cuando sea encontrada

    Escriba la declaracin despus.

    Deber dialogar las no conformidades con el auditado al momento en que sean identificadas.

  • ELEMENTOS DE LAS DECLARACIONES

    DE LOS HALLAZGOS NO CONFORMIDAD/OBSERVACIN

    La fuente del requerimiento: Norma ISO 9001, manual de calidad..

    El requerimiento en s mismo: Clusula relevante de la norma, punto del manual o declaracin del procedimiento.

    La fuente de la evidencia: Registro, documento o proceso que causa conflicto o ttulo de la persona

    La evidencia en s misma: Seleccin especfica del registro, documento o paso del proceso en el cual el conflicto fue observado.

    Una declaracin completa de la no conformidad debe contener estos cuatro elementos

  • REUNIN DE CIERRE

    Participantes

    Agradecimiento a los participantes

    Propsito y alcance de la auditora

    No conformidades

    Limitaciones de la auditora

    Aclaraciones

    Cierre

  • INFORME DE AUDITORA

    No. De auditora

    Propsito, alcance y norma de referencia

    Auditor o auditores

    Fecha de la auditora

    Declaraciones de la no conformidad

    Recomendaciones

    (Fin de la auditora)

  • SEGUIMIENTO

    Identificar y acordar la no conformidad

    Especificar las acciones correctivas

    Programar pasos clave incluyendo fechas para:

    Identificar la causa raz

    Desarrollar una solucin

    Implementar una solucin

    Evaluar su efectividad

    Volver a auditar

  • SEGUIMIENTO

    El reporte de accin correctiva debe ser:

    Rastreable

    Descriptivo de los resultados de la auditora

    Incluye:

    Identificacin de la no conformidad

    Plan de accin correctiva

    Cundo y cmo las acciones fueron tomadas

    Efectividad de las acciones

    Cundo fueron terminadas las acciones

    El auditor es el responsable del seguimiento de las acciones correctivas.

  • SEGUIMIENTO

    Verificar acciones correctivasDar seguimiento con el auditado

    Son los pasos finales en la clausura de una auditora. Recuerde que el objetivo final de la auditora es mejorar la operacin. No es suficiente la simple identificacin de los problemas u oportunidades.

    Asegrese que se haya establecido un lmite de tiempo con fechas para puntos clave en el proceso de la accin correctiva.

  • SOLUCIN DE CASOS

    PRCTICOS

  • REALIZACIN DE UNA AUDITORA