Formación global – La mejor formación automotriz Manual de ... · 1 Introducción al Sistema Saba Manual de Saba 7 3 ... Junto con el impacto en la planificación de la formación

Formación global – La mejor formación automotriz

Manual de Coordinador de formación Saba 7.0 (Versión 1.1)

(Academia de Formación) (16/06/2015)

Este documento ha sido redactado únicamente con fines formativos. El personal de MBE puede adaptarlo en función de sus necesidades, aunque bajo su responsabilidad.

El cumplimiento de la legislación, reglamentos y especificaciones propias de cada país es preceptivo.

Nota: los términos “Alumno” o “Coordinador de Formación” se refieren en todo caso tanto a miembros femeninos como masculinos de la plantilla.

Impreso en Alemania.

© Derechos de Autor Daimler AG 2014

Editorial: Dagmar Murmann, ITP/GM (en nombre de Mercedes-Benz Global Training)

Número total de páginas: 39

1 Introducción al Sistema Saba

Manual de Saba 7 1

1 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA SABA ............................................................................................. 3

1.1 ¿Qué significa “Saba”? ......................................................................................................................................... 3

1.2 ¿Qué significa Saba para nosotros? ................................................................................................................... 3

1.3 Terminologías ....................................................................................................................................................... 3 1.3.1 Categoría .......................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 1.3.2 Certificación ................................................................................................................................................... 4 1.3.3 Curso .............................................................................................................................................................. 5 1.3.4 Oferta ............................................................................................................................................................. 5 1.3.5 Otras terminologías ......................................................................................................................................... 5

1.4 Funciones de usuario ........................................................................................................................................... 6 1.4.1 Alumno ........................................................................................................................................................... 6 1.4.2 Coordinador de formación .............................................................................................................................. 6

1.5 Acceso a Saba ....................................................................................................................................................... 7

1.6 Ajustes de preferencias ....................................................................................................................................... 8

1.7 Alumno – Resumen de procesos ........................................................................................................................ 9

1.8 Coordinador de formación – Resumen de procesos ........................................................................................ 9 1.8.1 Buscar en el catálogo de formación y realizar un pedido ................................................................................. 9 1.8.2 Ver el Historial de Pedidos .............................................................................................................................. 9 1.8.3 Ver el nivel de cualificación del Alumno ........................................................................................................ 10 1.8.4 Restablecer la contraseña ............................................................................................................................. 10 1.8.5 Crear una nueva cuenta de usuario ............................................................................................................... 11 1.8.6 Cambiar datos de usuario ............................................................................................................................. 11 1.8.7 Dar de baja una cuenta de usuario ................................................................................................................ 11

2 FUNCIONES DEL ALUMNO .........................................................................................................12

2.1 Personalización de la página “Yo” .................................................................................................................... 12

2.2 Preferencias de cuenta ..................................................................................................................................... 12

2.3 Cambio de contraseña .............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2.4 Búsqueda del catálogo ............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. 2.4.1 Búsqueda simple ........................................................................................................................................... 15 2.4.2 Búsqueda avanzada .......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 2.4.3 Examinar por categoría ..................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.5 Formación actual ................................................................................................................................................ 17

2.6 Certificaciones .................................................................................................................................................... 18

2.7 Historial de formación (Aprendizaje completado) .......................................................................................... 19

3 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE FORMACIÓN ................................................................ 200

3.1 Administración de personal .............................................................................................................................. 20 3.1.1 Búsqueda de un Alumno ............................................................................................................................... 20 3.1.2 Edición de registros de Alumnos existentes ................................................................................................ 222 3.1.3 Restablecimiento de la contraseña del Alumno ........................................................................................... 222


2 Manual de Saba 7

3.1.4 Creación de un nuevo registro de Alumno ................................................................................................... 222 3.1.5 Baja de Alumnos que dejan la empresa ....................................................................................................... 222 3.1.6 Traslado de personal a otros centros de su Organización ............................................................................ 222

3.2 Visualización de cualificaciones del Alumno (Inscripciones, Cursos completados, Certificaciones)¡Error! Marcador n

3.3 Registro a través del menú “Inscripción” ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.3

3.4 Cancelación de la inscripción ........................................................................................................................... 28

3.5 Reprogramación de un Alumno ........................................................................................................................ 29

3.6 Cambio de un Alumno ........................................................................................................................................ 29

3.7 Registro a través de la Certificación / Programa de cualificación ............................................................. 300

3.8 Registro en un paquete ................................................................................................................................... 322

3.9 Realizar una Solicitud de formación / Inscripción a través de la Solicitud de formación ......................... 35

4 ¿DÓNDE PUEDO OBTENER AYUDA? ...................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.


Manual de Saba 7 3


1.1 ¿Qué significa “Saba”?

SABA significa “saber” en muchos idiomas.

En persa es un término poético que se refiere al momento del “ajá” o “el momento en que un

lector entiende el significado de un poema y alcanza la iluminación”. En persa SABA también

puede referirse al momento en que el Sol sale por el horizonte y amanece un nuevo día. En un

dialecto antiguo del castellano, SABA era una forma del verbo “saber”. En hebreo, SABA es la

palabra que designa a un abuelo sabio y culto.

Históricamente, SABA era un antiguo reino en el sur de Arabia que desempeñó un papel decisivo

en el comercio entre Egipto y la India. En la Biblia, SABA fue el hogar de la reina de Saba y muy

probablemente de los Tres Reyes Magos también.

1.2 ¿Qué significa Saba para nosotros?

SABA es un sistema de aprendizaje profesional que le ayuda a gestionar, coordinar, consolidar y

evaluar de manera eficiente los recursos de formación de su concesionario. En pocas palabras:

SABA puede ser visto como el vínculo entre el MBE y los concesionarios para administrar el

proceso general de formación. Por medio de SABA, es posible lograr una correspondencia

razonable entre las iniciativas de mejora de capital y de desarrollo de la organización humana de

una manera más fácil que antes.

SABA le presentará una visión general del programa de formación que ofrece el MBE. Dado que los

recursos de formación son valiosos y limitados, SABA le proporciona una oportunidad para

racionalizar su plan de formación, considerar el potencial de sus empleados a largo plazo y

mantener un registro de formación claro. En definitiva, permite una asignación de los recursos de

formación más razonable y eficaz.

Junto con el impacto en la planificación de la formación y el desarrollo de los empleados, SABA,

como sistema exclusivamente online, facilitará la administración de su formación. Todos los

procesos de administración de la formación se realizan en SABA mediante una única persona

designada, el Coordinador de formación, que posee experiencia previa en gestión de recursos

humanos y tiene un amplio conocimiento sobre el estado de desarrollo de los empleados. En un

futuro próximo, SABA tendrá la función de intermediario clave entre sus objetivos estratégicos y la

asignación de recursos de formación.

1.3 Terminologías

1.3.1 Categoría

Hay cinco categorías principales en Saba: Posventa, Ventas, Administración, Sistemas y

Procesos y Venta de servicios y piezas.

El objetivo principal de las categorías es que son la base para la presentación de informes y

proporcionan una forma de organizar las ofertas en el catálogo. Esta clasificación facilita a


4 Manual de Saba 7

los Alumnos encontrar artículos específicos y da a los usuarios la posibilidad de navegar a

través del catálogo.

Cada categoría puede tener subcategorías tales como “Mercedes-Benz – Turismos” (véase

el capítulo 2.4.3 Examinar por categoría).

1.3.2 Certificación

Las “certificaciones” en Saba se refieren a programas de cualificación que deben obtenerse

con el fin de demostrar el dominio en un área específica, p. ej., el perfil de trabajo. Por tanto

no se refieren únicamente a las certificaciones que conocemos y que Alemania establece

como obligatorias (Tcos. diagnosis, Asesores de Servicio, Comerciales y Management), sino

al conjunto de cursos que engloban dichos programas de cualificación. Las certificaciones

generalmente expiran después de un período específico para asegurar que los Alumnos

mantienen al día un conocimiento del tema. Si ha expirado, el Alumno debe volver a obtener

la certificación.

La funcionalidad de las certificaciones en Saba se puede utilizar para administrar y realizar

un seguimiento de los Perfiles de Trabajo cualificados y certificados según los estándares

globales de formación y las certificaciones locales.

Las certificaciones tienen una estructura jerárquica (vía de certificación → módulo de

aprendizaje → curso), siendo el nivel más alto la propia certificación.

En nuestro mercado las certificaciones son creadas y asignadas por el personal de

administración de la Academia de formación.


Manual de Saba 7 5

1.3.3 Curso

En Saba, un curso proporciona información general acerca de la formación, incluyendo el

título del curso y el ID, el contenido, objetivos, destinatarios, duración, etc., pero no indica

información variable, como las fechas y la ubicación de la formación. Esto se debe a que en

Saba el curso se define como un concepto general de formación específica que se puede

impartir reiteradamente. Cada vez que se imparte un concepto de formación se denomina

oferta.

1.3.4 Oferta

Una oferta es la existencia de un curso.

En Saba, una sesión de formación que se celebrará en un momento determinado y en un

lugar determinado se denomina una oferta dirigida por un instructor.

Las ofertas autoguiadas son cursos que se imparten on line (e-Formación).

Una oferta se crea sobre la base de un curso. En el nivel de la oferta, no solo se puede ver el

título y el código, el contenido, objetivos, etc., sino también las fechas y la ubicación de la

formación, las instalaciones y la información acerca del formador.

1.3.5 Otras terminologías

Término Descripción En relación con

Tipo de impartición El tipo de impartición es el modo en el que se imparte

un curso, por ejemplo, Formación o Formación vía web.

Oferta ILT

(presencial)

Una oferta ILT incluye generalmente situaciones

programadas de la modalidad de Formación presencial

y debe incluir información sobre la fecha, hora y

ubicación.

Oferta e-Formación

(Formación online)

Las ofertas e-Formación son ofertas que se

proporcionan on line sin una programación de horario

ni ubicación. Los usuarios pueden acceder a una e-

Formación en Saba previa inscripción por parte del

coordinador.

Requisito previo

(curso)

Un requisito previo es un curso, presencial u on line,

que debe ser completado con el fin de completar otro

curso, por ejemplo, el Alumno solo puede inscribirse en

el Curso B si completa el Curso A. Un requisito previo

puede ser obligatorio o solo una recomendación.

Certificación

Plantilla de sesión Una plantilla de sesión determina los días y el horario

en que se impartirán las ofertas. Son necesarios para

fines de planificación y presentación de informes.

Planificación

Presentación de

informes


6 Manual de Saba 7

Pedidos Para asistir a una oferta ILT o acceder a una e-

Formación, el cliente debe crear un pedido. Esta tarea

corresponde al Coordinador de formación. También los

Administradores de la Academia de formación pueden

crear y mantener manualmente pedidos basados en

procesos predefinidos.

Facturación

Gestión de

pedidos

Inscripción El sistema crea de forma automática la inscripción

cuando se realiza un pedido o se reserva una plaza en

una oferta.

Expediente

Cursos completados

Formación

completada

Todos estos son términos diferentes relativos al mismo

tema en Saba: el historial de formación.

1.4 Funciones de usuario

1.4.1 Alumno

Toda persona que tenga acceso a Saba es un Alumno (cualificado para la formación), salvo

que los Administradores de la Academia de formación asignen privilegios adicionales.

Un Alumno tendrá acceso al módulo “Yo”.

A través del cual puede consultar el catálogo de formación, comprobar las matrículas de

formación (inscripciones), visualizar los registros de formación y el estado de cualificación.

Además, el Alumno está capacitado para individualizar las preferencias para su uso del

sistema y obtener información importante que se cuelgue a través de los portlets

“Bienvenida" y "Primeros pasos".

1.4.2 Coordinador de formación

Un Coordinador de formación planifica, coordina y controla la administración general de la

formación de sus empleados. Por lo tanto, actúa como administrador en Saba y representa

el único intermediario entre el MBE y el concesionario.

Más concretamente, el Coordinador de formación debe cumplir con las siguientes

responsabilidades para garantizar que su unidad de negocio lleva a cabo un proceso de

gestión del aprendizaje sin problemas:

• Menú “Portal de personal” → Almacena los datos de las personas y permite

encontrar fácilmente información personal básica del empleado específica, el

registro de formación y el perfil de trabajo. IMPORTANTE: comunicar de manera

periódica las actualizaciones de plantilla a medida que estas se vayan produciendo.


Manual de Saba 7 7

• Menú “Encargado de matrículas” → Es la funcionalidad principal para un

Coordinador de formación en Saba. A través de este módulo, un Coordinador de

formación puede inscribir a los Alumnos y realizar solicitudes de formación.

• Comunicar con suficiente antelación las notificaciones sobre formación a sus

Alumnos y asegurar su participación de manera oportuna.

• Realizar las medidas correctas para sustituir a los Alumnos inscritos a un curso

directamente en Saba o la cancelación de la inscripción debidamente justificada

mediante correo electrónico a [email protected]

1.5 Acceso a Saba

Antes de que un usuario acceda a Saba, el Coordinador de formación debe proporcionarle el

nombre de usuario y la contraseña (contraseña inicial: Welcome2saba). La primera vez que

un Alumno inicia sesión en Saba, el sistema le pedirá que restablezca la contraseña.

IMPORTANTE: La dirección de saba se les facilitará en breve.


8 Manual de Saba 7

El usuario puede elegir el idioma en la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión.

Tras iniciar sesión en Saba, todos los usuarios tienen acceso a su propia página “Yo”, que

permite consultar el catálogo de formación y otra información, además de información

1.6 Ajustes de preferencias

Cada usuario puede modificar la configuración de su propia cuenta de usuario:


Manual de Saba 7 9

Preferencias del sitio web (¡No se recomienda realizar modificaciones!)

Local: El idioma predeterminado del usuario en Saba.

Método de notificación: “E-mail” es obligatorio si las notificaciones de e-mail están

activadas en Saba. De lo contrario, el usuario no recibirá ningún correo electrónico, como

por ejemplo la confirmación de inscripción. (Esta opción no está disponible para nuestro

mercado y es posible no la lleguemos a activar puesto que no todos los participantes

disponen de correo electrónico).

Preferencias de búsqueda en el catálogo

Ubicación: Si se selecciona una ubicación específica, la búsqueda del catálogo filtrará

automáticamente solo las ofertas ILT que coincidan con la ubicación establecida.

Idioma: Si se selecciona un idioma concreto, la búsqueda del catálogo filtrará

automáticamente las formaciones que se impartan en ese mismo idioma. Se debe prestar

atención al idioma “múltiples idiomas”, asociado con numerosos cursos de e-Formación en

Saba. Significa que los Alumnos pueden seleccionar el idioma deseado al comenzar la e-

Formación. Si se establece un filtro para las ofertas de formación en inglés, por ejemplo, no

se podrían ver los cursos de e-Formación de “múltiples idiomas”.

Tipo de impartición: La búsqueda del catálogo filtrará automáticamente según el tipo de

impartición seleccionada (por ejemplo, solo formación vía web o solo clase presencial).

Preferencias de visualización de filas de las tablas

Puede especificar el número de filas que se mostrarán en las pantallas principales y

emergentes. El número máximo de filas es 40.

1.7 Alumno – Resumen de procesos

Un Coordinador de formación también puede ser un Alumno al mismo tiempo. Cuando

ejecuta la función de Alumno, los principales procesos son:

Ver las inscripciones actuales

Iniciar una e-Training y/o e-test

Ver los expedientes (historial de formación)

Ver las certificaciones/cualificaciones

Buscar en el Catálogo de Formación

1.8 Coordinador de formación – Resumen de procesos

1.8.1 Buscar en el catálogo de formación y realizar un pedido

Necesidades de formación para uno o más Alumnos

Especificar el contacto del pedido

Búsqueda de cursos

Especificar Alumnos

(uno o más)

Crear un pedido

Confirmación

del pedido


10 Manual de Saba 7

1.8.2 Ver el Historial de Pedidos

El Historial de Pedidos muestra todos los pedidos realizados del Coordinador de formación

que ha iniciado sesión. Un pedido puede constar de uno o más elementos. Cada elemento

representa una inscripción.

Un Coordinador de formación puede cambiar un Alumno en caso de que este no pueda

asistir a la formación:

Si un Alumno no puede ser sustituido por otro, el Coordinador de formación debe solicitar

por correo la cancelación del elemento del pedido:

1.8.3 Ver el nivel de cualificación del Alumno

En Saba, el nivel de cualificación de un Alumno está definido por los cursos completados y

los títulos y certificados obtenidos. Para una visualización completa, los Coordinadores de

Formación deben estar familiarizados con las diversas áreas de Saba:

1.8.4 Restablecer la contraseña

Se puede restablecer la contraseña asignada a un usuario, si es necesario:

¿Cuál es el nivel individual de cualificación de un Alumno?

Buscar

usuarios en Saba

Para una visualización completa, se

deben conocer tres áreas

Buscar el

pedido en el Historial de

Pedidos

Seleccionar el elemento del pedido

Cambiar el

Alumno

Informar a

los Alumnos del cambio

Buscar el pedido en el Historial de Pedidos

Enviar correo

solicitud de cancelación

Recibir correo

confirmación de la

cancelación

Informar al Alumno de

la cancelación

Ver el historial de formación (expediente) del Alumno

Ver las certificaciones del Alumno

Ver las inscripciones del Alumno

Un Alumno asignado al

CF ya no puede iniciar sesión

Buscar al

Alumno en Saba

Restablecer la

contraseña en Perfil

Personal del Alumno

Informar al Alumno de la nueva contraseña


Manual de Saba 7 11

La Administración de Formación informa de la actualización del Alumno por correo

1.8.5 Crear un nuevo usuario

El coordinador debe solicitar por correo el alta de un nuevo usuario.

1.8.6 Cambiar datos de usuario

El coordinador debe solicitar por correo la actualización de los datos de cualquier usuario

que se le haya asignado.

1.8.7 Dar de baja una cuenta de usuario

El coordinador debe solicitar por correo la baja de un usuario y eliminar en Saba las

solicitudes de formación que estuvieran a su nombre.

Enviar correo

solicitando la baja

Eliminar las solicitudes

Recibirá correo de

confirmación de la baja

Informar a la Academia MBE y facilitar los datos necesarios para

actualización

La Academia recupera al

Alumno, le asigna en el centro

correcto y actualiza datos

La Administración de Formación informa de la actualización del Alumno por correo

Comprobar

previamente si el usuario ha

trabajado en otra organización Solicita por

correo nueva alta de usuario

en Saba…

Sí

…facilitar datos: nombre y

apellidos, perfil del puesto y centro al que

pertenece

No

Buscar al usuario en

el “Portal de personal”

Ver el perfil del usuario

Enviar correo con datos a actualización

2 Funciones del Alumno

12 Manual de Saba 7


Un Alumno se define como un empleado al que se le permite asistir a la formación. Todos

los empleados cualificados para recibir formación tienen el privilegio de acceder como

Alumno en Saba. Un Alumno no tiene privilegios de inscripción o cancelación: esto solo lo

puede realizar por un Coordinador de formación.

2.1 Personalización de la página “Yo”

Los siguientes portlets son los portlets estándar en la página de inicio y pueden ser

activados o desactivados:

Bienvenida

Primeros pasos

Búsqueda del catálogo

Formación actual

Certificaciones

Los usuarios pueden personalizar su página (de inicio) “Yo” en Saba a través del enlace

“Personalizar” si lo permite el mercado.

2.2 Preferencias de cuenta

En el primer acceso a Saba, recomendamos la siguiente configuración de página, que se

obtiene haciendo clic en la flecha desplegable al lado de su nombre en la esquina superior

derecha de la pantalla “Inicio” y después en el submenú “Preferencias”:


Manual de Saba 7 13

Se pueden establecer preferencias de uso para algunas funciones a fin de facilitar las

operaciones futuras en el sistema:

Preferencias del sitio web | Local: aquí se puede establecer el idioma de preferencia. De

este modo, no será necesario configurar el idioma cada vez que se inicie sesión.

Preferencias del sitio web | Método de notificación: se ruega no modificar esto, ya que

no se recibirían más notificaciones por correo electrónico. (Esta opción no está disponible

para nuestro mercado).

Preferencias de búsqueda del catálogo | Ubicación: si se inserta una ubicación

específica, la búsqueda del catálogo solo encontrará ofertas de formación que coincidan

con la ubicación.

Preferencias de búsqueda del catálogo | Idioma: la búsqueda del catálogo filtrará la

formación que se imparta en ese idioma.

Preferencias de búsqueda del catálogo | Tipo de impartición: la búsqueda del catálogo

con el tipo de impartición seleccionado filtrará las formaciones que se impartan de modo

presencial, a través de la web o tipos específicos de formación.


14 Manual de Saba 7

Preferencias de visualización de filas de las tablas | Pantallas principales y

emergentes: se puede modificar el número predeterminado de elementos que se muestran

en una sola página.

Página de inicio predeterminada | Función predeterminada: los usuarios pueden

configurar su página de inicio de preferencia. Nota: en la “Bandeja de entrada”, los usuarios

pueden acceder a las encuestas (TEVAS) que deben completarse después de la formación,

pero la bandeja de entrada no incluye ninguna funcionalidad de correo electrónico.

2.3 Cambio de contraseña

La contraseña en Saba expira a los 30 días y es necesario establecer una nueva contraseña.

No obstante, los usuarios también pueden cambiar su contraseña en cualquier momento

después de acceder al sistema:

La nueva contraseña debe cumplir con la política de contraseñas:

La longitud de la contraseña debe ser como mínimo de 8 caracteres.

La contraseña debe contener un mínimo de 2 caracteres alfabéticos y 1 numérico.

La contraseña debe contener al menos un carácter en mayúscula y uno en

minúscula.

No se pueden utilizar los siguientes caracteres especiales: ! @ # $ % ^ & * , _ ? / ; :

\

La nueva contraseña elegida no debe incluir ninguna parte del nombre de usuario ni

del nombre/apellido.

La nueva contraseña no debe ser una repetición de ninguna de las últimas 12

contraseñas elegidas por el usuario.

La letra “ñ” no está permitida.

2.4 Búsqueda del catálogo

La “Búsqueda del catálogo“ está destinada a ayudarle a buscar cursos de formación

disponibles en el sistema. Existen tres formas de buscar cursos de formación:


Manual de Saba 7 15

2.4.1 Búsqueda simple

Permite buscar cualquier palabra clave y ofrece el ID o la descripción del curso:

La página de resultados se puede visualizar como página, tabla o calendario. En los propios

resultados se indica de forma clara si se trata de una oferta, un curso, paquete o

certificación. En caso de que se muestren muchos resultados, la lista se puede ordenar por

diferentes criterios, definir o ampliar.

1. Búsqueda simple

2.

3.

Nota: Algunos de los pantallazos pueden diferir del saba real


16 Manual de Saba 7

Nota importante: Si está utilizando la búsqueda del catálogo en la página de inicio, por

favor, no utilice el enlace “Inscripción” al lado de una oferta, ya que no le permite inscribir a

Alumnos. Este enlace es solo para la autoinscripción, lo que significa que solo puede

inscribirse a usted mismo. Aunque los Alumnos también pueden ver el enlace “Inscripción” y

seleccionarlo, al final el sistema rechazará su inscripción debido a las limitaciones de sus

privilegios.

2.4.2 Búsqueda avanzada

Se recomienda la búsqueda avanzada, ya que muestra detalles de la oferta, tales como

fecha de inicio/finalización, ubicación, instalaciones, plazas libres, precio, etc.

Tenga en cuenta lo siguiente al utilizar la búsqueda avanzada:

• Utilice “%” como carácter comodín delante de la(s) palabra(s) que desea buscar para

ejercer la función de “Búsqueda avanzada”, p. ej.: %clientes%quejas.

• Aunque el título de los resultados de búsqueda muestre “Cursos”, solo verá las

ofertas. Si desea ver los detalles del curso, utilice la búsqueda sencilla.

Nota importante: Si está utilizando la búsqueda del catálogo en la página de inicio, por

favor no utilice el enlace “Inscripción” al lado de una oferta, ya que no le permite inscribir

Alumnos. Este enlace es solo para la autoinscripción, lo que significa que solo puede

inscribirse a usted mismo. Aunque los Alumnos normales también pueden ver el enlace

“Inscripción” y seleccionarlo, al final su inscripción será rechazada por el sistema debido a

las limitaciones de sus privilegios.



Manual de Saba 7 17

2.4.3 Examinar por categoría

Todos los cursos de formación se asocian a una categoría en Saba. De ahí la funcionalidad

“Examinar”, que permite examinar la formación directamente en la categoría específica.

Consejo: siempre que busquen un curso háganlo mejor desde “búsqueda avanzada”.

2.5 Formación actual

El portlet “Formación actual” en la página de inicio muestra las inscripciones y

certificaciones actuales del usuario que ha iniciado sesión:

Hay iconos específicos que muestran si se trata de una formación presencial, formación on

line o si es una certificación.

Para obtener más detalles, puede hacer clic en “Aprendizaje” en la barra de navegación de

la izquierda y será dirigido a la página con información de “Formación actual”:


18 Manual de Saba 7

Esta página muestra toda la información clave (título de la oferta, lugar, fechas y estado de

registro) en relación con la oferta en que se ha inscrito un Alumno. Aquí solo se enumeran las

formaciones que no han sido marcadas como completadas. Esta información será transferida

automáticamente a “Aprendizaje completado” una vez que realice formación y los resultados

hayan sido actualizados en el sistema.

Un Alumno puede utilizar los botones “Iniciar” para iniciar y realizar de forma directa una e-

Formación o un e-test.

Si hace clic en el título de la e-Formación o la formación presencial obtendrá más información,

p. ej., en la pestaña “Principal” aparecen las políticas de tarifas por cancelación o el requisito

previo necesario y/o los cursos equivalentes.

Si hace clic en el título de la certificación podrá ver todos los cursos incluidos en la

certificación.

2.6 Certificaciones

El portlet “Certificaciones” en la página de inicio muestra las certificaciones en curso del

usuario actualmente conectado:


Manual de Saba 7 19

Puede hacer clic en el enlace “Todas las Certificaciones” en el portlet o ir al menú

“Aprendizaje” en la barra de navegación a la izquierda y luego a al submenú

“Certificaciones” para ver todas las certificaciones:

Puede obtener información para cada certificación, por ejemplo, si la certificación está

“asignada”, “en curso” o “adquirida”, así como el porcentaje de progreso.

2.7 Historial de formación (Aprendizaje completado)

Se puede acceder a los cursos ya completados en el menú “Aprendizaje” en la barra de

navegación a la izquierda en el submenú “Aprendizaje completado”:

Por defecto solo aparece el historial de formación (aprendizaje completado) realizado

durante los últimos 3 meses. Si desea información anterior, borre la fecha del campo de

datos “Fecha de finalización despues de” y clique en “Buscar”.


3 Funciones del Coordinador de formación

20 Manual de Saba 7


3.1 Administración de personal

3.1.1 Búsqueda de un Alumno

Los Coordinadores de Formación utilizarán de forma exclusiva el nuevo "Portal de personal”

para todas las tareas de administración de personal. El Portal de personal se ha desarrollado en

Saba 7.0 para Daimler AG/Mercedes-Benz. La funcionalidad estándar de administración de

personal se ha sustituido por el Portal de personal. Por lo tanto, está vinculado tanto a

“Externo” como al submenú de “Portal de personal”:

Al hacer clic en el botón “Portal de personal”, se abrirá la función de búsqueda/editar en el

Portal de personal.

Por defecto, solo se muestran los Alumnos activos. Para ver los Alumnos que han finalizado su

formación, seleccione “No” en el campo “Activo”.

Introduzca los criterios de búsqueda en uno o varios campos de búsqueda y haga clic en el

botón “Buscar”:


Manual de Saba 7 21

En la parte superior derecha de la lista de resultados de búsqueda se muestra el número de

registros que cumplen los criterios de búsqueda. Para ver a todos los alumnos de la lista,

simplemente desplácese hasta la parte inferior de la página (el Portal de personal

actualizará la lista mientras se desplaza, por lo que ya no es necesario ver a los Alumnos

página por página).

Para acceder al perfil del Alumno, basta con hacer clic en la línea correspondiente en la

tabla de resultados de búsqueda (el registro se resaltará al mover el cursor hacia la línea).

Al lado de los datos de registro de la persona hay dos áreas que ofrecen los siguientes

enlaces:

1. Enlaces de Acceso directo: el perfil se divide en 6 secciones. Toda la información está

en la misma página y puede desplazarse hacia abajo hasta la sección apropiada. Las

entradas de la lista de Acceso directo se podrían utilizar como un atajo para ir

directamente a la sección relacionada, en lugar de desplazarse hacia abajo.

2. Enlaces rápidos de perfil: los enlaces rápidos permiten el acceso directo a las

certificaciones, inscripciones/registros, cursos realizados y foto de perfil (que contiene

toda la información del perfil). Tenga en cuenta que el uso de una de estas opciones le

redirigirá a Saba. Si desea ver el registro de una persona de nuevo, debe volver al Portal

de personal.

1.

2.


22 Manual de Saba 7

3.1.2 Edición de registros de Alumnos existentes

Sólo el personal de administración de la academia de formación de MBE puede editar los

campos en un perfil. Comuniquen los datos que se deban actualizar mediante correo

electrónico a: [email protected]

3.1.3 Restablecimiento de la contraseña del Alumno

Desplácese hacia abajo en la página de perfil personal del Alumno hasta la sección

“Acceso” e introduzca la nueva contraseña en el campo “Contraseña”. Confirme la nueva

contraseña en el campo “Confirmar contraseña” y guarde los cambios:

3.1.4 Creación de un nuevo registro de Alumno

Sólo el personal de administración de la academia de formación de MBE puede crear nuevos perfiles. El coordinador, antes de solicitar nuevas altas, deberá comprobar mediante el “Portal de personal”, que el perfil no está creado ya en Saba.

Una vez comprobado que el perfil no existe, deberán solicitar que sea creado mediante correo electrónico ([email protected]). Los datos mínimos necesarios son: - nombre, 2 apellidos, - función que desempeña el participante (plan de carrera de taller, de chapa….), - centro pertenece (Base, departamento)

3.1.5 Baja de Alumnos que dejan la empresa

Sólo el personal de administración de la academia de formación de MBE puede dar de baja

a un perfil.

Si un Alumno abandona su organización, sus inscripciones de formación en Saba se deben

cancelar, así como las solicitudes pendientes que existan a su nombre.

El coordinador deberá solicitar mediante correo ([email protected]), la

baja de empresa del Alumno, así como la cancelación de las inscripciones. Una vez que sea

actualizado en Saba se le confirmará a vuelta de correo.

Por el contrario, será tarea del coordinador eliminar las solicitudes a nombre del Alumno

para que estas no sean utilizadas erróneamente en futuras planificaciones.

3.1.6 Traslado de personal a otros centros de su Organización

Sólo el personal de administración de la formación de MBE puede cambiar de centro un

perfil . Para trasladar al personal a otros centros dentro de su Organización, el coordinador

deberá solicitarlo por correo indicando el centro al que se debe trasladar al Alumno. Una vez


Manual de Saba 7 23

transferido el personal el coordinador de formación recibirá a vuelta de correo la

confirmación de que el cambio ya ha sido realizado y deberá asegurarse de que el Puesto de

trabajo y el correo electrónico están actualizados en la nueva organización.

3.2 Visualización de cualificaciones del Alumno (inscripciones, cursos completados, certificaciones)

Puede acceder de forma directa a las certificaciones relacionadas con el perfil del Alumno

actual, así como a los registros (inscripciones) y los cursos completados (historial de

formación) utilizando los enlaces rápidos a la derecha de la pantalla “Editar Perfil”:

3.3 Registro a través del menú “Inscripción”

Los coordinadores de Formación pueden inscribirse a sí mismos y a los Alumnos a través

del catálogo de formación desde el menú “Encargado de matrículas” tras hacer clic en el

icono “Admin” en la parte superior de la pantalla.

El menú “Encargado de matrículas” se subdivide en dos funciones principales: “Pedidos” y

“Solicitudes de formación”.

Después de hacer clic en el menú “Encargado de matrículas se abre directamente la página

“Crear Pedido”:


24 Manual de Saba 7

Para reservar una oferta de formación, una e-formación o una e-evaluación, por favor, utilice el siguiente procedimiento: Deje sin marcar la casilla “Incluir el contacto como Alumno”. Si la selecciona, se está registrando a usted mismo para la formación. El contacto del pedido (aunque no lo marque) es siempre el Coordinador de formación, es decir, el usuario que se ha registrado en Saba para crear el pedido. Por lo tanto, el campo de contacto del pedido ya se ha rellenado de forma previa con su nombre de usuario. Por favor, no lo cambie a menos que haya una razón específica para ello. Haga clic en “Siguiente” para comenzar a crear el pedido.

Ahora debe buscar la formación para la que desea realizar el registro. Para las opciones de búsqueda del catálogo, consulte el capítulo 2.4 Búsqueda del catálogo. Utilice la opción “Búsqueda avanzada”.


Manual de Saba 7 25

Seleccione de la lista de resultados de búsqueda la oferta de formación para la que

desea realizar el registro (puede marcar más de una oferta, si es necesario) y pulse el

botón “Inscripción” en la parte inferior de la página:


26 Manual de Saba 7

Si no hay disponibles fechas de ofertas de formación adecuadas, utilice el enlace

“Solicitud de formación” para generar una Solicitud de formación (consulte la sección

3.10 Presentación de una solicitud de formación/Registro a través de la Solicitud de

formación en esta guía para conocer el procedimiento de presentación de la Solicitud

de formación).

Aparece la página de gestión de pedidos, que muestra la(s) oferta(s) que ha

seleccionado antes:

Hay 3 opciones para añadir Alumnos al pedido:

˃ Utilice el enlace “Establecer Alumno” para reemplazar al Alumno sin asignar.

˃ Utilice el enlace “Añadir Alumnos” para añadir varios alumnos a una oferta.

˃ Utilice el botón “Añadir Alumnos comunes” si desea agregar los mismos

Alumnos (selección múltiple) a todas las ofertas en el pedido.

En el siguiente paso debe buscar al Alumno o los Alumnos que desea añadir. También es

posible buscar Alumnos que tienen solicitudes de formación pendientes para la oferta y

transferir la solicitud. Al elegir esta opción, usted puede inscribir a cualquier Alumno que

haya creado una Solicitud de formación para el curso:

Una vez que se termine de añadir Alumnos a la(s) oferta(s), debe eliminar de la cesta de

la compra los elementos del pedido de Alumnos que no tiene nombre asignado y,

finalmente, confirmar el pedido o seguir comprando:


Manual de Saba 7 27

Después de la confirmación del pedido, recibirá la información de facturación, en la que

se indica el contacto del pedido, la factura a la organización y la cantidad total a pagar. Haga

clic en el botón “Realizar pedido”:

En el paso final recibirá la confirmación de la inscripción, que se puede imprimir, si

es necesario:

Sara Puerto Díaz

Academia de formación


28 Manual de Saba 7

3.4 Cancelación de la inscripción

Sólo el personal de administración de la formación de MBE puede cancelar un pedido.

El coordinador debe solicitar la cancelación con suficiente antelación (mín. 1 semana antes

de la fecha de inicio de la oferta) de modo que la Academia pueda liberar la plaza y ésta

pueda ser aprovechada por otra persona. Aquellos pedidos que no sean cancelados y que el

alumno no asista serán facturados.

Para las cancelaciones se utilizará el impreso E2. Se trata de un impreso de

confirmación/denegación de asistencia a un curso que el coordinador debe rellenar y enviar

a la Academia. Este impreso está colgado en la Extranet.

Para realizar la cancelación:

Cancelación vía correo electrónico

El coordinador de formación enviará el impreso E2 por correo electrónico a

[email protected]. Administración de la academia de formación de MBE lo

recibirá y cancelará y le confirmará al coordinador a vuelta de correo dicha

cancelación.

Sara Puerto Díaz

Academia de formación

Nuria Sanz Guerro

Ana Jiménez Galán


Manual de Saba 7 29

3.5 Reprogramación de un Alumno

Sólo el personal de administración de la formación de MBE puede reprogramar un pedido. Si

un Alumno no puede asistir a una formación para la que se ha registrado, el coordinador

debe comprobar si hay otra oferta en otro momento y con plazas libres disponibles y

solicitar por correo electrónico, a [email protected], el cambio el cambio

de fecha. Para ello debe proporcionar toda la información necesaria para que se pueda

llevar a cabo dicha reprogramación (nº de pedido, clave de curso y fecha en la que el

alumno está inscrito). Una vez realizada la reprogramación, será confirmada a vuelta de

correo por la Academia.

3.6 Cambio de un Alumno

El coordinador de formación puede y DEBE, en caso de que un Alumno registrado no pueda

asistir a la formación, cambiarlo por otro asistente en Saba.

Debe localizar el pedido a través del menú “Encargado de matrículas”>”Pedidos”>”Historial

de pedidos”

Haga clic en el “nº de pedido” para abrir el pedido:

Haga clic en el “cambiar alumno”:


30 Manual de Saba 7

Se abrirá una ventana emergente. Busque al nuevo Alumno y selecciónelo. La ventana se

cierra y el nombre del Alumno ha cambiado en el elemento del pedido.

3.8 Registro a través de la “Certificación”/ Programa de Cualificación

NOTA: en este apartado debemos tener claro que “Certificación” hace referencia tanto a

Programa de Cualificación, la mayoría por crear (Jefes Taller, Tcos. Mantenimiento, Tcos.

Sistemas…) como a Programa de Certificación auditados por Alemania (Tcos. Diagnosis,

Management, Asesores de Servicio y Vendedores). Estos últimos son convocados

directamente por la Academia tras haber realizado un test inicial.

Un coordinador de formación puede realizar un registro a través de una

“certificación”/programa de cualificación, siempre y cuando las ofertas estén mostradas,

realizando los siguientes pasos:

Seleccione el Alumno en el Portal de personal y visualice sus certificaciones mediante el

enlace rápido “Certificación” (consulte el capítulo 3.1.1 “Búsqueda de un Alumno”). Se

enumeran todas las certificaciones de los Alumnos:

Las certificaciones que requieren un registro para los cursos están en estado “En

curso”. Además, la barra de la finalización de la certificación no llega al 100%.

Haga clic en el nombre de la certificación. Luego haga clic en el botón “Ver el estado

detallado” para ver todos los cursos y si hay aún registros pendientes:


Manual de Saba 7 31

Aparece una descripción detallada de todos los cursos:

1.

1.


32 Manual de Saba 7

1. Curso ya completado.

Nota: solo los cursos completados con éxito aparecen en la lista como

completados. Puede comprobar el historial de formación utilizando el enlace

“Ver cursos completados”. Si se permite repetir el registro, podría realizar el

registro de nuevo a través del enlace “Inscripción”.

2. Las inscripciones para estos cursos aún están pendientes. Utilice el enlace

“Inscripción” para comprobar las ofertas disponibles y poder registrarse.

3. Las inscripciones para estos cursos ya se han creado. Aunque aparece el enlace

“Abandonar” no tiene suficientes privilegios para ello. Debe solicitar por correo la

cancelación.

En caso de que no haya ofertas con plazas disponibles, puede utilizar el enlace

“Solicitud de formación” (consulte el capítulo 3.10 Realización de la solicitud de

formación / Registro a través de una solicitud de formación).

3.9 Registro en un paquete

Un “paquete” en Saba es la agrupación de varias ofertas de formación en un solo elemento

“reservable”. Los paquetes se desglosan en elementos individuales después del registro.

Para inscribirse en un Paquete, por favor, siga el siguiente procedimiento:

2.

2.

2.

3.


Manual de Saba 7 33

Después de haber iniciado la creación de un pedido, busque el paquete en el catálogo

de formación. Haga clic en la pestaña “Paquetes” en la pantalla de búsqueda del

catálogo, introduzca los criterios de búsqueda o simplemente realice la búsqueda:

Haga clic en el título del Paquete. Puede ver todas las ofertas de formación que forman

parte del paquete. Haga clic en el siguiente botón:




34 Manual de Saba 7

En la cesta de la compra, haga clic en el enlace “Añadir Alumnos”:

Busque al Alumno o Alumnos y seleccione. Los Alumnos seleccionados se han añadido a

la cesta de la compra:

Puede añadir más Alumnos a través del enlace “Añadir Alumnos”.

Si se añaden todos los Alumnos, no se olvide de quitar por último el Alumno sin asignar

haciendo clic en el enlace “Eliminar Alumno”.




Manual de Saba 7 35

Desplácese por la página y haga clic en el botón “Confirmar”. Se muestra la información

de facturación. Luego haga clic en el botón “Realizar pedido”. Se muestra la

confirmación de registro, que se puede imprimir si es necesario:

El número de pedido se puede utilizar para buscar los registros posteriormente, por

ejemplo, para la cancelación del pedido.

3.10 Realizar una Solicitud de formación / Inscripción a través de la Solicitud de formación

En caso de que no exista una oferta de formación para un curso o las fechas y/o lugares de

formación no sean adecuados, el coordinador puede realizar una Solicitud de formación. El

departamento de administración de la formación revisará la solicitud de cara a la creación de una

oferta de formación. Si es razonable crear una nueva oferta de formación, por lo general, la

administración de la formación traslada de forma directa al Alumno desde la Solicitud de

formación a la oferta. Sin embargo, el coordinador también puede/debe revisar las Solicitudes



36 Manual de Saba 7

de formación ocasionalmente y realizar la inscripción si hay disponible una oferta con plazas

libres.

Solamente se realizan Solicitudes de formación para formación presencial. Para

formación on line se deben realizar pedidos directos.

Para crear una Solicitud de formación, siga este procedimiento (tenga en cuenta que una

Solicitud de formación se puede crear desde diversas funcionalidades de Saba):

Los Coordinadores de Formación pueden crear una Solicitud de formación desde el

menú “Encargado de matrículas” tras haber hecho clic en el icono “Admin” en la parte

superior de la pantalla. Haga clic en el submenú “Solicitudes de aprendizaje”. En la parte

inferior derecha de la pantalla, haga clic en el enlace “Enviar solicitud de aprendizaje”:

En la página “Enviar solicitud de formación” solo es obligatorio especificar el curso para

el que desea crear una Solicitud de formación. Sin embargo, si lo desea puede indicar un

poco más de información que ayudará a su departamento de administración de la

formación a satisfacer su Solicitud de formación de la mejor manera posible:

˃ Fecha de caducidad de la solicitud: al establecer una fecha de caducidad, la

Solicitud de formación se cancelará de forma automática después de esa fecha

y por tanto no será tenida en cuenta para futuras planificaciones.

˃ Datos de la oferta: puede especificar el tipo de formación (tipo de impartición),

el idioma de preferencia para llevar a cabo la formación y notas individuales, si

es necesario.

˃ Información de programación: si una formación solo puede tener lugar en un

marco de tiempo específico, puede delimitarlo introduciendo una fecha en los

campos “Inicio solicitado el/después” y “Final solicitado el/después”.

˃ Ubicación: Si el departamento de administración de la formación debe

considerar una ubicación o incluso unas instalaciones específicas, también

puede introducir esta información.

Añada uno o varios Alumnos a la Solicitud de formación haciendo clic en el enlace

“Añadir Alumnos”. Busque el Alumno o Alumnos y selecciónelos.


Manual de Saba 7 37

Haga clic en el botón “Enviar”. Se muestra la página de confirmación, que indica el

número de Solicitud de formación (que puede utilizar posteriormente para realizar

búsquedas mediante el número de solicitud) y la confirmación de que la Solicitud de

formación se ha enviado de forma correcta:

Desplácese por la página en la que se enumeran los Alumnos en la Solicitud de

formación:

Tenga en cuenta que el “Estado requisitos previos” indica si el Alumno cumple o no los

requisitos previos del curso (si es que el curso los tuviera). Si se muestra “No se cumplen”,

compruebe los cursos (presenciales u on line) que son requisitos previos en el catálogo de

formación y asegúrese de que el Alumno realiza todos estos cursos antes de realizar el

curso de la Solicitud de formación. Si no es posible, por cualquier razón, debe cancelar la

Solicitud utilizando los enlaces “Acciones” y “Cancelar la solicitud”.

La solicitud puede presentar diferentes estados a los que debe prestar atención:

˃ “Oferta pendiente”: en la actualidad no existe ninguna oferta de

formacióhn para el curso solitado.

˃ “Inscripción pendiente”: Existe una oferta de formación para el curso.

Debe inscribir de forma directa al Alumno mediante el uso de los enlaces

“Acciones” y “Matriculación en oferta existente” si desea inscribir a un

Alumno individual de la Solicitud de formación. Si ha añadido múltiples

Alumnos a la Solicitud de formación, puede marcar varios o todos en la lista

y pulsar el botón “Matriculación en oferta existente”.


38 Manual de Saba 7

Si desea buscar la Solicitud de formación, por ejemplo, porque desea comprobar si

se ha creado una oferta en otro lugar, abra el submenú “Historial de solicitudes”:

Busque la Solicitud de formación mediante el número de solicitud o cualquier otro

criterio de búsqueda:

Desde aquí también puede utilizar los enlaces para realizar la inscripción, ver los detalles de la

solicitud y la cancelación de la solicitud. También puede iniciar directamente la creación de una

nueva Solicitud de formación.

Tenga en cuenta que el botón “Crear nueva oferta” no lo pueden utilizar los Coordinadores de

formación porque no tienen los privilegios necesarios.

4 ¿Dónde puedo obtener ayuda?

Manual de Saba 7 39

4 ¿Dónde puedo obtener ayuda?

Ante cualquier problema de funcionalidad de la propia aplicación, como por ejemplo:

inscripciones, acceso a los prerrequisitos de un curso… debe contactar con los números de

teléfono que aparecen en la siguiente tabla.

Para problemas relacionados con contraseñas contacte con el 91 484 61 45

Documents

Formación global – La mejor formación automotriz Manual de ... · 1 Introducción al Sistema Saba Manual de Saba 7 3 ... Junto con el impacto en la planificación de la formación