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Consejo Superior de la JudicaturaSala Administrativa

ACTA DE REUNION COMITÉ DE CALIDAD.

ACTA No. 11COMITÉ DE CALIDAD

FECHA: Miércoles 16 de Mayo de 2012

HORA INICIO: 8 a.m.HORATERMINACIÓN:10 a.m.

LUGAR: Palacio de Justicia. Piso 9°.Salón N° 2.

1. OBJETIVO DE LA REUNIÓN: 1. Presentación Módulo de Planeación Estratégica.2.Programa actualización Manuales de Funciones.3.Informe realización formación formadores en temas de calidadRESPONSABLES DE LA REUNION: Dra.Maria Cristina Gómez Isaza y Dr. Santiago Alba Herrera.

CONVOCADOS / ASISTENTESNOMBRES Y APELLIDOS CARGO – DEPENDENCIA ASISTIO

SI NOSantiago Alba Herrera Magistrado Auxiliar - despacho Dr.

Castillo RugelesX

María Cristina Gómez Directora – Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla

X

Paola Zuluaga Montaña Director - Centro de Documentación Judicial – CENDOJ.

X

Iván Darío Cely Director - Unidad de Recursos Físicos X

Claudia Granados Romero Director - Unidad de Carrera Judicial X

Carlos Eduardo Devia Director Administración de la Seguridad X

José Ignacio Cárdenas Director – Unidad de Asistencia Legal. X

José Fernando Salazar Director – Unidad Administrativa X

Yuly Maribel Figueredo Director Unidad de Presupuesto X

Andrea Carrasco Directora - Unidad de Gestión Humana X

Miguel Antonio García Director - Unidad de Informática – DEAJ.

X

Clara Milena Higuera Director (E) – Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico

X

José Julián Mahecha Directora – Unidad de Auditoria X

Adriana Guzmán Directora. Unidad de Planeación X

Harold Iguarán Ballesteros Director – Unidad de Registro Nacional de Abogados y Auxiliares de la Justicia

X

Diego Londoño Ayran Jefe División Organización y Métodos – Coordinador de Calidad

X

José Eduardo GómezCoordinador de Seccionales X

AGENDA

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1. Verificación del quórum2. Lectura y aprobación del acta anterior3. Presentación propuesta de Roles Modelo Planeación Estratégica4. Seguimiento Planes de Mejoramiento Contraloría General de la República5. Presentación procedimientos para inscribir abogados, expedir tarjeta profesional y

emitir certificados de vigencia tarjeta profesional6. Proposiciones y varios.

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Verificación del quórum.Se verificó el quórum y se constató que había suficiente asistencia para la reunión y desarrollo de la agenda.

2. Lectura y aprobación del Acta # 10 del día 9 de Mayo de 2012.Se dio lectura y aprobación del Acta anterior. Se imparte la aprobación de la mencionada Acta y su publicación en el Software de control y gestión de calidad.

3. Presentación propuesta de Roles Modelo Planeación Estratégica

El objetivo de la presentación es definir roles en cada una de las etapas de la planeación estratégica antes de iniciar la capacitación prevista, para que los profesionales aprendan el manejo del aplicativo. Etapas:

- Etapa de Planificación:1. Plan Sectorial de Desarrollo. 2. De los Planes de Inversión, de Funcionamiento y Operativos.

- Etapa de Registro del Plan Sectorial De Desarrollo: El coordinador de calidad propone al comité que el registro del Plan Sectorial de Desarrollo en el software de gestión de calidad se haga directamente en la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico, que por acuerdo de Sala es la unidad competente para consolidar la formulación del Plan de Desarrollo. Los planes de inversión, funcionamiento y operativo serían responsabilidad de los profesionales que asignen los directores de Unidad para que presenten planes de inversión y quienes serían los responsables del seguimiento de lo consignado en el Plan. Por acuerdo 2636 de 2004, le corresponde a la Unidad de Desarrollo hacer la consolidación respectiva.

- Etapa De Seguimiento: - La Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico, tendría la responsabilidad del seguimiento y control del registro oportuno de la información de lo consignado por las diferentes unidades en el software de Planeación Estratégica.

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- La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, que maneja las etapas precontractuales y los registros de contratación, debe asignar a través la Unidad Administrativa y/o de Asistencia Legal los profesionales responsables del seguimiento a los proyectos de inversión, ya que es allí donde se conoce el nivel de detalle correspondiente.- Se plantea la situación del cuello de botella para el seguimiento a la contratación y a la supervisión de los contratos, ya que se espera la aprobación de la Sala Administrativa sobre la reestructuración que se presentó a Sala. El supervisor del contrato # 197 de 2010 del Software de Planeación Estratégica aclara que éste facilita la aplicación del acuerdo 9256 de 2012 ya que los responsables de la parte contractual registran directamente la información, facilitando la tarea de control a la Unidad Administrativa y de Asistencia Legal, así como la unidad de criterio con las otras unidades, ya que se consultaría directamente en la fuente de quien produce la información de la contratación; evitando así que se encuentre diferencia y disgregación de la información por parte de la contraloría; igualmente minimizaría el riesgo en la manipulación de la información y se lograría mayor orden al realizar los registros bajo los mismos parámetros.- Importante que se haga trazabilidad en los software y aplicativos a contratar o a manejar por las unidades de la Sala, para evitar desgaste y duplicidad en el registro de la información. Es Importante que la información registrada en el software tenga un control que corrobore el enlace con los reportes oficiales y del DNP.- Se deben unificar los formatos entre las unidades, para no tener dificultad en el momento en que se entregue la información a las diferentes entidades.- En relación con la definición de metas establecidas en los objetivos para las políticas y las estrategias, la propuesta es que debe ser un documento que se lleve a la Sala a través de la UDAE. En la última revisión que se hizo al SIGC los magistrados líderes que participaron, doctores Castillo Rugéles, Néstor Raúl Correa y Hernando Torres Corredor, manifestaron que las metas no son ambiciosas y sí muy fáciles de cumplir, por lo que deberían ser más exigentes en el planteamiento de éstas y se deben someter a aprobación de la Sala Administrativa para que, en conjunto con el máximo nivel de la organización, se puedan plantear objetivos más exigentes. Los proyectos deben tener línea con estos objetivos, políticas y estrategias; y serán los directores de unidad los responsables de fijar los porcentajes.- El Registro y control de la asignación de recursos se deben hacer a través de la oficina de planeación y deben ser diligenciados desde cada una de las unidades por el responsable de las actividades de los planes operativos.

Fueron aprobadas las propuestas anteriores por parte del comité de Calidad. (Ver anexo).Diapositiva-Diego.

4. Seguimiento Planes de Mejoramiento Contraloría General de la República

Plan de Mejoramiento de informática: Presentación del formato para llenar la parte del seguimiento. (Ver anexo).

- Hallazgo 37: Mantenimiento y actualización del parque tecnológico, el cual se refiere al PLAQUETEO; se generó la directriz; se habló con el contratista y se Código: F-ECI-08 Versión: 01 Pág. 3 de 7

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estableció el trámite para manejar la secuencia y control de la gestión propia del parque informático a través de la plaqueta en cada uno de los equipos. El problema es que no en todas las seccionales se está llevando a cabo el plaqueteo. Al respecto teniendo en cuenta la observación y sugerencia de la contraloría de mantener un software que lleve esta gestión, se está trabajo en conjunto con la parte administrativa sobre este tema .El avance es del 15%.- Hallazgo en el aspecto tecnológico: Se generará un informe sobre los inventarios. Se envió una circular y se está en la recolección de ese inventario. Avance 20%.

- Hallazgo asignación de recursos tecnológico, se pidió un informe trimestral de necesidades, se envió una circular de reporte de necesidades y se está tabulando. Avance 20%. - Hallazgo sobre el antivirus: Se generó una relación entre el contratista que genera el antivirus a nivel de toda la Rama con la UT que maneja el Help Desk; se establecieron consolas. Procedimientos que están por comunicarse en circular a nivel nacional. Avance del 80%. - Hallazgos de insumos de impresión: En el primer trimestre de 2012, el contratista generó un informe a nivel del consumo sobre las provisiones que se tienen, el cual se está analizando para producir el documento respectivo. Avance 20%. - Sobre la estimación de adquisiciones se envió circular a nivel nacional, para que envíen el requerimiento de las necesidades con el fin de analizarlas y presentarlas trimestralmente según requerimiento de la contraloría. Avance 15%. - En adquisiciones tecnológicas, según la contraloría debería discriminarse cada una de las características del hardware y del software, publicaciones independientes en los pliegos, calificaciones y contratos.- Políticas en cuanto a las contrataciones del software: Para contrataciones superiores a 100 salarios mínimos, como protección/amparo se sugiere una contratación adicional de una interventoría externa que guie a la entidad para el seguimiento de esa contratación de software. Atendiendo la observación de la contraloría, se generó una circular informativa al respecto.- Hallazgo observación de la contraloría sobre el software de contratos: Se está analizando y desarrollando con el CENDOJ la adición de un módulo al SIGOBIUS que permita realizar el seguimiento a la contratación. Atendiendo así a la contraloría sobre el desarrollo del software respectivo. Avance 5%.- El coordinador de calidad pregunta a la unidad de informática si hay propuesta relacionada con que las unidades que no son desarrolladoras del software, deban tener un concepto de esa unidad para continuar con los temas contractuales de desarrollo de aplicativos; esto evitaría una dispersión de aplicativos y un desgaste administrativo y de inversión en la creación y desarrollo de software al existir otros software que los suplirían.Respuesta: Dentro del acuerdo 9256 de 2012, la DEAJ apoyaría el tema a través de la unidad de informática, siendo así un filtro y revisando si el proyecto está alineado con lo contemplado en el Plan estratégico. - Conjunto de observaciones sobre los soportes en la Unidad de Informática de los depósitos judiciales y cobro coactivo: Se informa que con la participación de la unidad de informática, ha habido convenio con el Banco Agrario, generando una serie de informes, acuerdos y disposiciones, que suplirían los requerimientos; más un concepto y una planeación de una integración de base de datos por parte del CSJ y el Banco para

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unidad de criterios. Avance 15% de esta actividad.- Los documentos soportes que validan las entradas de avance y cumplimiento de acciones deben reposar en cada unidad. Se debe tener la documentación lista ya que se prevé pronta visita de revisión al respecto por parte de la contraloría. En el caso de la DEAJ, el director asignó por cada unidad una persona encargada de recopilar los soportes físicos y electrónicos de estos documentos soporte. - Para los 15 primeros días de Julio 2012 debe subirse al SIRECI el grado de avance de las actividades. Se hace la recomendación de anotar en las columnas de los formatos sólo la información solicitada; ejemplo, en la columna del porcentaje sólo el número de % respectivo, no leyendas adicionales.

- Se sugiere reformular los indicadores para que aporten mayor información frente al avance y ejecución de la actividad. La información debe ser exacta y sustentable sobre la ejecución, no sobre los estudios previos. En caso de que no haya avance, hacer la aclaración correspondiente. Se deben determinar si son Indicadores de gestión o indicadores de producto y ante la contraloría determinar y registrar el avance de la actividad, no de la gestión.

- Si a la fecha no se ha avanzado en las actividades o en el registro de las mismas, el 30 de junio de 2012 es la fecha límite del reporte respectivo. Lo importante es demostrar a la contraloría el avance real de la actividad.

El doctor Santiago pregunta a la Unidad de Auditoría cómo sería el control por parte de la contraloría sobre el grado de los avances y cómo debemos estar a junio 30 de 2012.

- El método que aplican sobre el avance es revisar las fechas previstas para la actividad trazada.- En relación con el plan de mejoramiento la entidad no ha unificado criterios y maneja varios planes. Se debe tener claridad sobre las acciones de mejora pendientes y extractar los hallazgos cumplidos a la fecha. Se debe consolidar sobre un mismo plan. - La unidad de Auditoría solicita unificar el plan de mejoramiento de la entidad y cuáles son las acciones de mejora con las cuales se tiene compromiso.- En el caso del Consejo Superior si el hallazgo se repite sobre el plan de mejoramiento, tendría alcance disciplinario. - Se propone una mesa de trabajo interna para unificar criterios y determinar los formatos a seguir frente a la contraloría. La mesa de trabajo aclararía los hallazgos reales para el plan de mejoramiento que registre la contraloría.- La unidad de planeación sugiere a todas las unidades hacer la presentación de los planes para consolidarlos en un solo formato y se compromete a entregarlo para revisión en el transcurso de la semana.

- El coordinador de calidad manifiesta que es difícil demostrar un avance significativo si no se cumple con los compromisos generados en el comité de calidad .En el caso de la contraloría anterior, la mayoría de los planes tienen fecha hasta 31 de diciembre/12 , en cuanto al plan de contratación y plan de descongestión.-La contraloría va a revisar los hallazgos anteriores; debe haber integralidad en el manejo del tema; debe determinarse cuántos son los hallazgos, de qué informe y cuáles son los hallazgos abiertos o cerrados por parte de la contraloría. La revisión puede hacerse a través del SIRECI, desde el 2006 hasta la fecha y bajar los que reportan al 100%; en el SIRECI están los hallazgos vigentes y especifican cuáles se pueden bajar.

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El doctor Santiago Alba solicita ver la integralidad de los planes de mejoramiento, priorizar los anteriores que son los que la contraloría revisaría. Propone el ejercicio para hacer la coordinación, la revisión y el control de los planes de mejoramiento y de los hallazgos pendientes y vencidos: se haría a través de la Unidad de Planeación, la cual centralizaría la información, luego de que cada unidad haga su revisión independiente. Se tendría una integración directa con la UDAE, puesto que la mayoría de las acciones de mejoramiento tiene que ver con el SIGC; en ese sentido revisar si las acciones se volcaron en el sistema de gestión de calidad; si no, toca en el comité ver como se da integración; revisar los comités ya que sólo se ha traído lo administrativo; revisar igualmente quienes han avanzado en las actividades, pero no las han formalizaron frente al Comité de Calidad.- Para la contraloría la alternativa es el SIGC, el cual entraría a revisar en detalle.Planeación ofrece enviar el plan de mejoramiento a las unidades para que estas revisen los hallazgos de todos los años. Teniéndolo corregido y socializado con planeación, ya se puede hablar con la contraloría para que defina los hallazgos a descargar.En la visita de 2010, la contraloría entregó un informe en el que detalló los hallazgos cumplidos al 100% y en su momento planeación los retiró; luego que existió SIRECI planeación ingresó lo vigente. Con base en el SIRECI, en la mesa de trabajo, luégo de la revisión interna de la entidad, se plantearían a la contraloría las inquietudes que surjan al respecto.El doctor Santiago Alba añade que una vez hecha la validación del resumen de los hallazgos, se hace chequeo dentro de la calidad. Cada unidad debe tomar los hallazgos de todos los años y sociabilizarlas con el coordinador de calidad para que se puedan crear políticas y unificación de criterios con la unidad de Planeación. Los hallazgos pendientes de las otras seccionales se pueden bajar sólo hasta cuando los vuelvan a visitar, de manera que pueden durar varios años hasta nueva visita de la contraloría.

5. Presentación procedimientos para inscribir abogados, expedir tarjeta profesional y emitir certificados de vigencia tarjeta profesional.Nota: Queda aplazado la presentación de este punto de la agenda por inasistencia del doctor Harold Higuarán quien se encuentra incapacitado. El doctor Santiago Alba pregunta a los profesionales representantes de esa unidad si los procedimientos de la URNA apuntan al plan de mejoramiento. Rta. Según el hallazgo # 52, Gobierno en línea obliga actualizar los requisitos para todos los trámites. Luz Miriam Rozo se compromete a llevar la inquietud a la Unidad de Registro Nacional de Abogados para revisar el tema y trabajar al respecto.

6. Proposiciones y varios.Presentación ante el comité de Calidad del Director de la Unidad de Informática, doctor Miguel Antonio García Calderón.

TAREAS Y COMPROMISOS

No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA1 Envío del plan de

mejoramiento actualizado por parte de la Unidad de

Unidad de Planeación Del 16 al 18 de Mayo de 2012

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Sala Administrativa

Planeación.2. Revision y ajuste del Plan de

MejoramientoUnidades Sala Administrativa Del 16 al 18 de

Mayo de 20123. Coordinación Mesa de trabajo

para unificar conceptos, hallazgos y formatos ante la contraloría

Unidad de Auditoría y Unidad de Planeación.

Antes del 24 de Mayo de 2012

SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES

No TAREA PENDIENTE MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO ENTREGA

Fecha de aprobación del acta: Mayo de 2012

ANEXOS SI () NO (X)

ELABORO: Doris E. Sarmiento Santander

REVISO : Dr. Diego Londoño Ayran.

En constancia firma:

NOMBRE – ROL NOMBRE - ROL

SANTIAGO ALBA HERRERA MARIA CRISTINA GÓMEZ ISAZAMagistrado Auxiliar – Líder Grupo de Apoyo a la Alta Dirección

Líder Comité del SIGC

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