FORMATO INFORMES FINANCIERO-CONTABLE

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UNIVERSIDADES DEL ESTADO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Página 2 de 18

DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS

1.0 17-11-2017 Primera versión del documento.



ÍNDICE

I. INFORMES A ENVIAR A CGR ........................................................................................................ 4

II. NOMBRES DE INFORMES ............................................................................................................ 5

III. ESTRUCTURA INFORMES CSV .................................................................................................. 6

1. CÉDULA DE CLASIFICACIÓN ..................................................................................................... 6

2. BALANCE DE 8 COLUMNAS ..................................................................................................... 8

3. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ..................................................................................... 11

4. ESTADO DE RESULTADO ........................................................................................................ 12

IV. ANEXOS ................................................................................................................................. 13

1. ANEXO 1: TABLAS DE CODIFICACIÓN .................................................................................... 13

2. ANEXO 2: OPCIÓN PARA GENERAR ARCHIVO CSV ................................................................ 16



I. INFORMES A ENVIAR A CGR

El listado de informes a enviar a CGR correspondientes al tipo de informe Financiero – Contable son:

INFORME CÓDIGO TIPO DE

ARCHIVO ENVÍOS

Estado de Situación Financiera U1 CSV

Al 31 de marzo Al 30 de junio Al 30 de septiembre Al 31 de diciembre Al 31 de diciembre (Auditado)

Estado de Resultados U2 CSV


Estados Financieros Auditados U3 PDF Al 31 de diciembre (Auditado)

Balance de 8 Columnas U0 CSV


Cédula de Clasificación U5 CSV




II. NOMBRES DE INFORMES

a. El nombre para los informes CSV presenta la siguiente estructura:

Código de Informe

+ Entidad + Moneda + Período + Ejercicio . csv

Ejemplo:

U4 + 708500 + P + 12 + 2017 . csv

b. El nombre para los informes PDF presenta la siguiente estructura:

Código de Informe

+ Entidad + Moneda + Período + Ejercicio . pdf

Ejemplo:

U3 + 708500 + P + 12 + 2017 . pdf

Dónde:

TIPO DE REGISTRO TIPO DE DATO CONTENIDO

Código de Informe Alfanumérico Corresponde al código asignado al informe. (Ver Anexo 01: Tabla N°02)

Entidad Numérico Corresponde al código CGR asignado a la Universidad. (Ver Anexo 01: Tabla N°01)

Moneda Alfanumérico “P” : Pesos

Período Numérico Corresponde al período al cual pertenece la información a enviar. (Ver Anexo 01: Tabla N°03)

Ejercicio Numérico Corresponde al ejercicio contable al cual pertenece la información a enviar. Por ejemplo: 2017.

Ejemplos de nombres correctos son:

U0708500P122017.csv Informe “Balance de 8 Columnas”

U5708500P122017.csv Informe “Cédula de Clasificación”

U1708500P122017.csv Informe “Estado de Situación Financiera”

U2708500P122017.csv Informe “Estado de Resultado”

U3708500P122017.pdf Informe “Estados Financieros Auditados”

NOTAS:

1. El tamaño máximo permitido para los informes de tipo CSV es de 512 KB.

2. El tamaño máximo permitido para los informes de tipo PDF es de 2 MB.



III. ESTRUCTURA INFORMES CSV

1. CÉDULA DE CLASIFICACIÓN

El informe “Cédula de Clasificación” corresponde a un informe CSV, el cual se conforma de dos secciones:

Cabecera y detalle. En cada sección, los valores deben ir separados por “;” (punto y coma).

Información de Cabecera:

CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO




Número de Líneas de Detalle Numérico Corresponde al total de líneas de la sección “Información de Detalle”. (no se debe incluir línea de cabecera)

Código Informe Alfanumérico Corresponde al código asignado al informe: U5

Ejemplo:

708500;06;2014;376;U5

Información de Detalle:

CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO

Cuenta Numérico Corresponde a la cuenta existente en el Plan de Cuentas de la Universidad que se asociará a un concepto financiero.

Concepto "Estado de Situación Financiera Clasificado"

Alfanumérico

Corresponde al concepto del “Estado de Situación Financiera Clasificado” al cual se asocia la cuenta identificada en el primer registro. El listado de conceptos permitidos se define en la Tabla N°04, columna “CONCEPTO” de los Anexos.

Concepto "Estado de Situación Financiera por Liquidez"

Alfanumérico Debe estar en blanco.

Concepto "Estado de Resultados por Función"

Alfanumérico

Corresponde al concepto del “Estado de Resultados por Función” al cual se asocia la cuenta identificada en el primer registro. El listado de conceptos permitidos se define en la Tabla N°05, columna “CONCEPTO” de los Anexos.

Concepto "Estado de Resultados por Naturaleza"


Concepto "Estado de Resultados Integral"


Concepto "Estado de Flujo Efectivo Directo"


Concepto "Estado de Flujo Efectivo Indirecto"


Concepto "Estado de Cambios en Patrimonio Neto"


Descripción Cuenta Alfanumérico Corresponde a la denominación de la cuenta identificada en el primer registro.



Ejemplo:

1111111; EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO;;;;;;;;BANCO

NOTAS:

1. Es importante evitar el uso de “;” (punto y coma) en todos los valores del archivo, ya que el

sistema lo tomará como separación entre valores.

2. Toda cuenta debe tener al menos un concepto asociado para alguno de los Estados Financieros

incluidos en el informe.

3. Los conceptos deben informarse en mayúscula y sin tildes.



2. BALANCE DE 8 COLUMNAS

El informe “Balance de 8 Columnas” corresponde a un informe CSV, el cual se conforma de tres secciones:

Cabecera, Detalle y Totales. En cada sección, los valores deben ir separados por “;” (punto y coma).


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO




Número de Líneas de Detalle Numérico Corresponde al total de líneas de la sección “Información de Detalle”. (No se debe incluir línea de cabecera y tampoco las líneas de totales).


Ejemplo:

708500;06;2014;376;U0


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO

Cuenta Numérico Corresponde a la cuenta existente en el Plan de Cuentas de la Universidad que se asociará a un concepto financiero.

Descripción Cuenta Alfanumérico Corresponde a la denominación de la cuenta identificada en el primer registro.

Débito Numérico Corresponde a los cargos efectuados en la cuenta durante el período informado.

Crédito Numérico Corresponde a los abonos efectuados en la cuenta durante el período informado.

Saldo Deudor Numérico Corresponde al monto del saldo final deudor en el período informado.

Saldo Acreedor Numérico Corresponde al monto del saldo final acreedor en el período informado.

Activo Numérico Corresponde a los bienes que tiene la entidad durante el período informado.

Pasivo Numérico Corresponde a las deudas que tiene la entidad durante el período informado.

Pérdida Numérico Corresponde a los gastos patrimoniales realizados durante el período informado.

Ganancia Numérico Corresponde a los ingresos patrimoniales percibidos durante el período informado.

Ejemplo:

1111101;CAJA CENTRAL;1000;1000;500;0;500;0;0;0



Información de Totales:

La Información de Totales se compone de tres filas, las que presentan la siguiente estructura.

FILA CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO

Fila Subtotal

Campo Vacío Sin dato Corresponde a un campo vacío.

Nombre de la Fila Alfanumérico SUBTOTAL

Subtotal Débito Numérico Corresponde a la sumatoria de los débitos informados en el detalle del informe.

Subtotal Crédito Numérico Corresponde a la sumatoria de los créditos informados en el detalle del informe.

Subtotal Saldo Deudor Numérico Corresponde a la sumatoria de los saldos deudores informados en el detalle del informe.

Subtotal Saldo Acreedor Numérico Corresponde a la sumatoria de los saldos acreedores informados en el detalle del informe.

Subtotal Activo Numérico Corresponde a la sumatoria de los activos informados en el detalle del informe.

Subtotal Pasivo Numérico Corresponde a la sumatoria de los pasivos informados en el detalle del informe.

Subtotal Pérdida Numérico Corresponde a la sumatoria de las pérdidas informadas en el detalle del informe.

Subtotal Ganancia Numérico Corresponde a la sumatoria de las ganancias informadas en el detalle del informe.

Fila Resultado del Ejercicio


Nombre de la Fila Alfanumérico RESULTADO DEL EJERCICIO

Resultado del Ejercicio Débito Numérico Llenar con “0”.

Resultado del Ejercicio Crédito Numérico Llenar con “0”.

Resultado del Ejercicio Saldo Deudor

Numérico Llenar con “0”.

Resultado del Ejercicio Saldo Acreedor

Numérico Llenar con “0”.

Resultado del Ejercicio Activo Numérico Completar sólo si el Subtotal de Activo es menor al Subtotal de Pasivos, corresponde a la diferencia entre ambos subtotales.

Resultado del Ejercicio Pasivo Numérico Completar sólo si el Subtotal de Activo es mayor al Subtotal de Pasivos, corresponde a la diferencia entre ambos subtotales.

Resultado del Ejercicio Pérdida

Numérico Completar sólo si el Subtotal Pérdida es menor al Subtotal Ganancia, corresponde a la diferencia entre ambos subtotales.

Resultado del Ejercicio Ganancia

Numérico Completar sólo si el Subtotal Pérdida es mayor al Subtotal Ganancia, corresponde a la diferencia entre ambos subtotales.

Fila Total


Nombre de la Fila Alfanumérico TOTAL

Total Débito Numérico Corresponde al Subtotal Débito.

Total Crédito Numérico Corresponde al Subtotal Crédito.

Total Saldo Deudor Numérico Corresponde al Subtotal Saldo Deudor. Total Saldo Acreedor Numérico Corresponde al Subtotal Saldo Acreedor.

Total Activo Numérico Corresponde a la suma del Subtotal Activo con el Resultado del Ejercicio Activo.

Total Pasivo Numérico Corresponde a la suma del Subtotal Pasivo con el Resultado del Ejercicio Pasivo.

Total Pérdida Numérico Corresponde a la suma del Subtotal Pérdida con el Resultado del Ejercicio Pérdida.

Total Ganancia Numérico Corresponde a la suma del Subtotal Ganancia con el Resultado del Ejercicio Ganancia.



Ejemplo:

;SUBTOTAL;1000;1000;500;500;300;200;200;300

;RESULTADO DEL EJERCICIO;0;0;0;0;0;100;100;0

;TOTAL;1000;1000;500;500;300;300;300;300

NOTAS:

1. El informe “Balance de 8 Columnas” no podrá contener cuentas que no estén incluidas en el

informe “Cédula de Clasificación”.

2. Es importante evitar el uso de “;” (punto y coma) en todos los campos del archivo, ya que el

sistema lo tomará como separación de campos.

3. Los montos no deben contener “vacíos”, sino que deben ingresarse como “0” en caso de no

tener valor.

4. El envío del “Balance de 8 Columnas” debe hacerse en conjunto con el informe “Cédula de

Clasificación”.



3. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

El informe “Estado de Situación Financiera” corresponde a un informe CSV, el cual se conforma de dos

secciones: Cabecera y Detalle. En cada sección, los valores deben ir separados por “;” (punto y coma).


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO






Ejemplo:

708500;06;2016;43;U1


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO

Tipo Alfanumérico Corresponde a una agrupación de conceptos del Estado de Situación Financiera. El listado permitido se define en la tabla N°04, columna “TIPO”.

Concepto Alfanumérico Corresponde a la glosa del concepto del Estado de Situación Financiera informado. El listado de conceptos permitidos se define en la Tabla N°04, columna “CONCEPTO”.

Monto Ejercicio Actual Numérico Corresponde al monto del periodo que se informa para el ejercicio actual, el cual puede ser a marzo, a junio, a septiembre o a diciembre.

Monto Ejercicio Anterior Numérico Corresponde al valor nominal informado al 31/12 del ejercicio anterior.

Ejemplo:

ACTIVOS CORRIENTES; EFECTIVO Y EQUIVALENTES

AL EFECTIVO;400;1000



4. ESTADO DE RESULTADO

El informe “Estado de Resultado” corresponde a un informe CSV, el cual se conforma de dos secciones:

Cabecera y Detalle. En cada sección, los valores deben ir separados por “;” (punto y coma).


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO






Ejemplo:

708500;06;2016;43;U2


CAMPO TIPO DE

DATO CONTENIDO

Tipo Alfanumérico Corresponde a una agrupación de conceptos del Estado de Resultados. El listado permitido se define en la tabla N° 05, columna “TIPO”.

Concepto Alfanumérico Corresponde a una agrupación de cuentas del Estado de Resultados. El listado de conceptos permitidos se define en la tabla N° 05, columna “CONCEPTO”.

Monto Acumulado Ejercicio Actual

Numérico Corresponde al monto del periodo acumulado que se informa para el ejercicio actual, el cual puede ser a marzo, a junio, a septiembre o a diciembre.

Monto Acumulado Ejercicio Actual

Numérico

Corresponde al monto del periodo acumulado que se informa para el ejercicio anterior, el cual puede ser a marzo, a junio, a septiembre o a diciembre, dependiendo del ejercicio actual que se está informando.

Trimestre Respectivo Ejercicio Actual

Numérico Corresponde al monto del trimestre que se informa para el ejercicio actual, el cual puede ser enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre u octubre-diciembre.

Trimestre Respectivo Ejercicio Anterior

Numérico Corresponde al monto del trimestre que se informa para el ejercicio anterior, el cual puede ser enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre u octubre-diciembre.

Ejemplo:

RESULTADO BRUTO; INGRESO DE ACTIVIDADES

ORDINARIAS;400;100;100;100;100



IV. ANEXOS

1. ANEXO 1: TABLAS DE CODIFICACIÓN

Tabla N°01: Código C.G.R. asignado a Universidades

NOMBRE CÓDIGO

Universidad de Tarapacá 708000

Universidad Arturo Prat 708100

Universidad de Antofagasta 707300

Universidad de Atacama 707900

Universidad de La Serena 707400

Universidad de Valparaíso 707200

Universidad de Playa Ancha de Ciencias de la Educación 708300

Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación 708200

Universidad de Santiago de Chile 707100

Universidad Tecnológica Metropolitana 708500

Universidad de Chile 707000

Universidad de Talca 707800

Universidad del Bío-Bío 707500

Universidad de La Frontera 707600

Universidad de Los Lagos 708400

Universidad de Magallanes 707700

Universidad de O’Higgins 799300

Universidad de Aysén 799400

Tabla N°02: Código C.G.R. asignado a Informes a remitir

TIPO DE INFORME INFORME EXTENSIÓN CÓDIGO

Financiero - Contable

Balance de 8 Columnas CSV U0

Estado de Situación Financiera CSV U1

Estado de Resultado CSV U2

Estados Financieros Auditados PDF U3

Cédula de Clasificación CSV U5

Presupuestario Estado de Situación Presupuestaria CSV U6

Balance de Ejecución Presupuestaria PDF U4

Fondo Solidario Crédito Universitario

Balance de 8 Columnas CSV F0

Estados Financieros Preliminares PDF F1

Estados Financieros Auditados PDF F3

Cédula de Clasificación CSV F4

Tabla N°03: Código asignado a períodos

PERÍODO CÓDIGO

Información a Marzo 03

Información a Junio 06

Información a Septiembre 09

Información a Diciembre 12

Información a Diciembre (Auditado) 13



Tabla N°04: Conceptos “Estado de Situación Financiera Clasificado”

NIVEL 1 TIPO CONCEPTO

ACTIVOS

ACTIVOS CORRIENTES

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

OTROS ACTIVOS FINANCIEROS CORRIENTES

OTROS ACTIVOS NO FINANCIEROS CORRIENTES

DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR CORRIENTES

CUENTAS POR COBRAR A ENTIDADES RELACIONADAS CORRIENTES

INVENTARIOS CORRIENTES

ACTIVOS BIOLOGICOS CORRIENTES

ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES

ACTIVOS NO CORRIENTES CLASIFICADOS COMO MANTENIDOS PARA LA VENTA

ACTIVOS NO CORRIENTES

OTROS ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES

OTROS ACTIVOS NO FINANCIEROS NO CORRIENTES

CUENTAS POR COBRAR NO CORRIENTES

CUENTAS POR COBRAR A ENTIDADES RELACIONADAS NO CORRIENTES

INVENTARIOS NO CORRIENTES

INVERSIONES CONTABILIZADAS UTILIZANDO EL METODO DE LA PARTICIPACION

ACTIVOS INTANGIBLES DISTINTOS DE LA PLUSVALIA

PLUSVALIA

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS

ACTIVOS BIOLOGICOS NO CORRIENTES

PROPIEDAD DE INVERSION

ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES NO CORRIENTES

ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS

PASIVOS Y PATRIMONIO

PASIVOS CORRIENTES

OTROS PASIVOS FINANCIEROS CORRIENTES

CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR

CUENTAS POR PAGAR A ENTIDADES RELACIONADAS CORRIENTES

OTRAS PROVISIONES CORRIENTES

PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES, CORRIENTES

PROVISIONES CORRIENTES POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS

OTROS PASIVOS NO FINANCIEROS CORRIENTES

PASIVOS INCLUIDOS EN GRUPOS DE ACTIVOS PARA SU DISPOSICION CLASIFICADOS COMO MANTENIDOS PARA LA VENTA

PASIVOS NO CORRIENTES

OTROS PASIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES

CUENTAS POR PAGAR NO CORRIENTES

CUENTAS POR PAGAR A ENTIDADES RELACIONADAS NO CORRIENTES

OTRAS PROVISIONES NO CORRIENTES

PASIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS

PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES, NO CORRIENTES

PROVISIONES NO CORRIENTES POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS

OTROS PASIVOS NO FINANCIEROS NO CORRIENTES

PATRIMONIO

CAPITAL EMITIDO

RESULTADOS ACUMULADOS

OTRAS RESERVAS

PATRIMONIO ATRIBUIBLE A LA CORPORACION1

PARTICIPACIONES NO CONTROLADORAS2

NOTA: Los conceptos deben informarse en mayúscula y sin tildes.

1 No corresponde a un rubro, sino que a una clasificación de la proporción que le corresponde del patrimonio. 2 No corresponde a un rubro, sino que a una clasificación de la proporción que le corresponde del patrimonio.



Tabla N°05: Conceptos “Estado de Resultados por Función”

TIPO CONCEPTO

RESULTADO BRUTO INGRESO DE ACTIVIDADES ORDINARIAS

COSTO DE VENTAS

RESULTADOS DE ACTIVIDADES OPERACIONALES

OTROS INGRESOS

COSTOS DE DISTRIBUCION

GASTOS DE ADMINISTRACION

OTROS GASTOS, POR FUNCION

OTROS RESULTADOS

RESULTADOS, ANTES DE IMPUESTOS

INGRESOS FINANCIEROS

COSTOS FINANCIEROS

PARTICIPACION EN LOS RESULTADOS DE ASOCIADAS Y NEGOCIOS CONJUNTOS QUE SE CONTABILICEN UTILIZANDO EL METODO DE LA PARTICIPACION

DIFERENCIAS DE CAMBIO

RESULTADOS POR UNIDADES DE REAJUSTE

RESULTADOS QUE SURGEN DE LA DIFERENCIA ENTRE EL VALOR LIBRO ANTERIOR Y EL VALOR JUSTO DE ACTIVOS FINANCIEROS RECLASIFICADOS MEDIDOS A VALOR RAZONABLE

RESULTADO DEL EJERCICIO

GASTO POR IMPUESTOS A LAS GANANCIAS

RESULTADO PROCEDENTE DE OPERACIONES CONTINUADAS

RESULTADO PROCEDENTE DE OPERACIONES DISCONTINUADAS

RESULTADO INTEGRAL

LA CORPORACION

PARTICIPACIONES NO CONTROLADORAS

OTRO RESULTADO INTEGRAL

RESULTADO INTEGRAL ATRIBUIBLE A

LA CORPORACION

PARTICIPACIONES NO CONTROLADORAS

NOTA: Los conceptos deben informarse en mayúscula y sin tildes.



2. ANEXO 2: OPCIÓN PARA GENERAR ARCHIVO CSV

Un archivo CSV es un tipo de documento que permite representar datos en formato de tabla, en las que el

carácter “;” (punto y coma) genera la separación entre columnas, permitiendo de esta forma reconocer los

valores de los campos que se informan.

Una de las opciones existentes para generar un archivo CSV es utilizar la herramienta Microsoft Excel, la cual

permite guardar una tabla como un archivo CSV. Para esto se deben realizar los siguientes pasos:

1. Generar en Microsoft Excel el informe con el formato solicitado por CGR en este documento.

Ejemplo: Formato “Estado de Situación Presupuestaria”



2. Guardar el archivo mediante opción “Guardar Como” respetando el formato definido para el nombre del

archivo (Punto I del documento) y seleccionando la opción en el filtro Tipo: “CSV (delimitado por comas)

(*.csv)”.



Con estos pasos, ya se ha generado el archivo CSV mediante la aplicación Microsoft Excel. No obstante esto,

se deben tener ciertas precauciones con el archivo generado.

El sistema reconoce que un “;” (punto y coma) indica la existencia de un campo más informado a

continuación de éste. Por este motivo, se debe revisar que el informe generado no cuente con punto y

coma adicionales a los que corresponde de acuerdo al formato de cada informe. Esto tanto para la línea

de cabecera como la de detalle.

El archivo Excel a partir del cual se genera el archivo CSV no debe contener títulos de columnas, sino que

sólo los valores de cada columna (Cabecera y Detalle).

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