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PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
2012 - 2016
FORMATO ÚNICO
ACTA DE INFORME
DE GESTIÓN (Ley 951 de marzo 31 de 2005)
CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA Personero Municipal
1
TABLA DE CONTENIDO
1. DATOS GENERALES 2
2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN: 3
A. División de Derechos Fundamentales: 4
B. División Penal: 14
C. División de Vigilancia Administrativa y Judicial 16
D. Conciliación: 17
3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS: 20
A. Recursos Financieros: 20
B. Bienes muebles e inmuebles: 23
4. PLANTA DE PERSONAL: 25
5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: 26
6. OBRAS PÚBLICAS: No aplica 27
7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES: 27
8. CONTRATACIÓN: 31
9. REGLAMENTOS Y MANUALES: 34
10. CONCEPTO GENERAL: 38
A. Situación administrativa 39
B. Estructura financiera: 41
C. Control administrativo y financiero: 56
D. Modelo Estándar de control Interno MECI 64
E. Informe jurídico 73
11. FIRMA 74
ANEXOS 76
2
1. DATOS GENERALES:
A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO
RESPONSABLE QUE ENTREGA: CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA
B. CARGO : PERSONERO MUNICIPAL
C. ENTIDAD : PERSONERIA MUNICIPAL
D. CIUDAD Y FECHA: ARMENIA, FEBRERO 28 DE 2016
E. FECHA DE INICIO DE LA MARZO 1º DE 2012
GESTIÓN:
F. CONDICIÓN DE LA RETIRO X
PRESENTACIÓN SEPARACIÓN DEL CARGO
RATIFICACIÓN
G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN
DEL CARGO O RATIFICACIÓN 29 DE FEBRERO DE 2016
3
2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:
Informe narrado, máximo de dos hojas, sobre la gestión adelantada, en la que se cubra aspectos como
son: Principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de
los anteriores, contextualizado en términos de economía, eficiencia y eficacia.
En el presente informe, se resumen
los logros de la gestión adelantada en
el período comprendido entre MARZO
1 DE 2012 Y EL 29 DE FEBRERO DE
2016, en lo concerniente al
desempeño misional de la entidad,
indicando los resultados relevantes
obtenidos en desarrollo de las
funciones institucionales y los
lineamientos definidos en el plan
estratégico. La gestión institucional se
enmarcó dentro de los objetivos de
política pública y los objetivos y
estrategias demarcados en el plan
estratégico.
Durante el período se desarrollaron
actividades como:
El proceso de descongestión de la
División de Vigilancia
administrativa y Judicial,
El mejoramiento de la
infraestructura física,
El fortalecimiento financiero,
El fortalecimiento de los
mecanismos de difusión de los
temas institucionales, y la
actualización y complementación
de las leyes y decretos
relacionadas con los ejes
temáticos a cargo de la entidad,
llevándonos a los reajustes
necesarios en cada Manual y cada
proceso.
La multiplicidad de funciones
asignadas, unida a la carga de
trabajo que se desprende de cada
una de ellas, ha originado la
necesidad del avance tecnológico
para el fortalecimiento
institucional buscando el
mejoramiento de los niveles de
atención de las necesidades de la
población objeto, con criterios de
oportunidad, eficiencia y calidad.
Fortalecimiento de la
infraestructura tecnológica y
sistemas de información,
mediante la dotación de equipos y
programas. Se desarrollaron y
mejoraron los servicios
informáticos, los sistemas de
información de gestión
institucional y en general todos
los aplicativos y sistemas que se
4
operan al interior de la entidad,
mejorando los niveles de
interacción con la ciudadanía,
tales como la actualización y
mantenimiento de la página Web,
la implementación del aplicativo
de la ventanilla Única, la
implementación del software
contable.
Se adelantó el mejoramiento y
modernización de las
instalaciones donde funciona
actualmente la Personería
Municipal de Armenia, las cuales
presentaban deterioro,
deficiencias e incumplimiento de
los estándares necesarios para el
desempeño laboral, como son los
relacionados con la iluminación,
acústica, ventilación,
comunicación, salubridad,
seguridad, entre otros.
De lo anterior podrán concluir los
avances que ha logrado la Personería
Municipal en temas como: cambio de
sede, software, aspectos logísticos,
tecnológicos, fortalecimiento del
desarrollo Humano de nuestros
funcionarios, y una decisión de
acercarnos más a los sectores de la
población de la periferia de la ciudad,
creo que con la participación y
esfuerzo del equipo de funcionarios y
contratistas de la Entidad logramos
avanzar para consolidar nuestra
filosofía institucional que no es otra
que los “DERECHOS Y DEBERES, UNA
CAUSA COMUN”
A continuación se presenta el detalle
de los resultados de los indicadores
de gestión, de acuerdo con los
resultados alcanzados:
A. División de Derechos Fundamentales:
Atención a la
población objeto:
Al inicio de la gestión en la institución se utilizaba un sistema manual para el registro y consolidación de la atención
a la población objeto, por ésta entre otras razones, se determina como
política institucional el mejorar las condiciones de atención al ciudadano,
con el fin de modernizar los sistemas
de atención, información y comunicación, implementando nuevas tecnologías de la información que
permitieran generar confiabilidad en los servicios ciudadanos que se
prestan. Es así como en el año 2014 se automatiza dicho sistema con la
implementación de la Ventanilla Única Virtual, la cual permitió realizar diferenciación del ciudadano atendido
por diferentes aspectos; genero, ciclo vital, minorías (afro, indígenas, ROM,
raizales y palenqueros), otros: mujeres cabeza de familia,
5
discapacitados y víctimas, personas que no saben leer y no saben escribir.
La atención que se brinda al ciudadano en la Personería se divide
en dos grupos, las asesorías jurídicas que no generan documentos y las
atenciones que generan la elaboración de diferentes tipos de
documentos a los ciudadanos. El siguiente cuadro resume el comportamiento de la atención a la
población objeto durante los años 2012 a 2016.
ATENCION A LA POBLACION OBJETO
2012 2013 2014 2015 ENERO Y FEB.2016
TOTALES PERIODO
ASESORÍAS NO GENERAN DOCUMENTO Civil 0 2325 1015 1127 219 4686
Comercial 47 47 6 100
Laboral 59 261 257 148 90 815
Salud 1160 515 618 749 107 3149
Servicios públicos domiciliarios
663 793 475 196 25 2152
Servicios públicos no domiciliarios
384 196 13 593
Protección al consumidor 168 428 119 42 3 760
Familia 512 646 300 304 55 1817
SISBEN 247 121 80 43 5 496
Pensiones 238 201 155 91 18 703
2012 - 2016
Atención al Ciudadano
18.495 20.866
Asesorías Documentos
6
Penal 0 533 65 110 12 720
Educación 7 0 64 74 22 167
Generales 1373 603 1976
Otra 0 765 460 587 127 1939
Despacho personero 108 264 232 188 65 857
SUB TOTAL ASESORIAS 4535 7455 4207 3902 767 20866
ATENCIONES QUE GENERAN DOCUMENTO Acciones de Tutela en Salud
998 712 878 1005 173 3766
Acciones de Tutela en laboral
50 15
65
Acciones de Tutela Generales
145 125 152 114 16 552
Acciones de Tutela Educación
17 193 201 122 63 596
Seguimiento Derechos de Petición
175 171 222 14 0 582
Acciones de Tutela Pensiones
101 87 50 25 3 266
Amparos de pobreza 232 243 202 220 34 931
Diligencias judiciales y acompañamientos
222 0 80 104 0 406
Tutelas adulto mayor 0 21 38 28 1 88
Acuerdos formales 376 161 0 0 0 537
Derechos de petición servicios públicos domiciliarios
523 596 464 128 21 1732
Derechos de petición servicios públicos no domiciliarios
99 7 106
Recursos de reposición subsidio de apelación
116 134 200 95 13 558
Solicitudes de colaboración 284 196 58 43 0 581
Acciones populares y de cumplimiento
3 0 0 0 0 3
Derechos de petición pensión
0 63 52 28 7 150
Derechos de petición en salud
380 421 293 311 37 1442
Derechos de petición laboral 23 11 34
Derecho de petición protección al consumidor
28 3 31
Derechos de petición SISBEN
1232 377 93 43 4 1749
7
Derechos de petición generales
802 630 582 565 107 2686
Incidentes de desacato salud
275 126 177 382 960
Incidentes de desacato generales
15 19 30 62 126
Incidentes de desacato pensión
50 44 15 109
Impugnación 21 10 31
Casa de Justicia y Penal 0 408 408
SUB TOTAL ATENCIONES 5946 4727
3787 3448 587 18495
Política institucional: Promover el desarrollo y
operación de la ley de infancia
y adolescencia
Garantizar con eficiencia, eficacia,
efectividad y ética el cumplimiento de
la misión institucional, para garantizar
la protección, promoción y difusión de
los derechos humanos de los
habitantes del Municipio de Armenia
y lograr los más altos estándares de
gerencia pública basada en procesos
de mejoramiento continuo. Esta
política institucional se desarrolló
promoviendo el desarrollo y operación
de La Ley De Infancia y Adolescencia,
suministrando el acompañamiento
institucional requerido y propiciando
un trabajo interinstitucional y de
programas de capacitación, foros y
talleres a la población estudiantil de
Armenia, fortaleciendo la figura de los
Personeros estudiantiles como
multiplicadores en sus respectivas
Instituciones Educativas ,
ejecutándose el Diplomado de
Personeros estudiantiles en cada
vigencia.
8
De la misma forma se fortaleció el
conocimiento de los derechos
humanos a través de la ejecución de
estrategias de promoción y de
divulgación a la comunidad en
general, tal y como se relaciona a
continuación:
CAPACITACIONES A LA POBLACION ESTUDIANTIL, COMUNIDADAD EN GENERAL Y POBLACION VULNERABLE
2013 2014 2015 ENERO Y FEB.2016
TOTALES
GOBIERNO ESCOLAR: Población estudiantil
3200 1732 2120
1545 8597
LEY 1620 CONVIVENCIA ESCOLAR: Estudiantes, profesores, coordinadores, rectores y padres de familia
546 402 948
FACTORES DE RIESGO 476 476
DERECHOS HUMANOS - PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEBERES Y DERECHOS CIUDADANOS: Temas dictados a: población de adulto mayor , cabildo del adulto mayor , ediles y comunidad en general
1143 873 784 2800
MEDIO AMBIENTE: Diplomado Personeros Estudiantiles
134 41 175
CONVIVENCIA CIUDADANA:
Acompañamiento a la comunidad en general en materia de D.D.H.H,
54 12 66
14.701
Ciudadanos fueron beneficiados por jornadas de capacitación y trabajo con la comunidad estudiantil.
2012 - 2016
9
asesoría externa en convivencia y solución pacífica de conflictos en unidades residenciales.
ETICA, VALORES Y FAMILIA: Funcionarios y familias de la Personería Municipal.
67 67
CAPACITACION A MESA DE VICTIMAS: En control social y veedurías víctimas, Contraloría.
164 10 12 186
CAPACITACION EN DERECHOS Y DEBERES DE LA SALUD: Simultáneamente en Cendas, Y Casa de Justicia, en la semana por la paz.
33 33
SOCIALIZACIÓN SENTENCIA: Acción popular beneficios para población LGBTI
156 31 187
DERECHOS HUMANOS: Funcionarios de la Alcaldía
322 20 227 569
CONVIVENCIA CIUDADANA: Capacitación dirigida a Ediles
92 67 159
CORRUPCION: Policía del Quindío
100 242 342
TEMA DE ATENCIÓN CON ENFOQUE DIFERENCIAL A LOS SECTORES POBLACIÓN LGBTI:
Policía de Infancia y adolescencia y policía de carreteras sobre el
Funcionarios de la Alcaldía Municipal
48
52
41
141
CONTROL SOCIAL Y VEEDURIAS CIUDADANAS:
30 85 115
TOTAL 5727 3430 3999 1545 14701
No hay registros del número de personas capacitadas en el año 2012 por cuanto el sistema de
registro de la población atendida en este rubro se implementó a partir del 2013.
10
Política institucional: Atender, orientar a la
población víctima de
desplazamiento, conflicto
armado y restitución de tierras
Se realizan actividades de atención y orientación a la población víctima de desplazamiento, conflicto armado y
restitución de tierras, brindando una respuesta oportuna con la debida
asesoría y acompañamiento en la gestión inicial de atención, no
obstante se da cumplimiento al mandato de ley también se ha fortalecido en los momentos de
mayor afluencia de público, el cumplimiento de la Misión
institucional, con la prestación de servicios de tipo sicológico y de un trabajador social, con el fin de ayudar
a mitigar la problemática social que genera el desplazamiento.
Situación de
Desplazamiento
Forzado:
En nuestra condición de
coordinadores de la Mesa Municipal
de Victimas la
cual termina en
el último año
con un total de
17 miembros
en
representación
de diferentes hechos victimizantes es
importante resaltar que se cuenta con
un Reglamento Interno , con un plan
de trabajo en construcción y con unos
subcomités que esperamos rindan los
frutos deseados para esta población ,
se logró con intervención de esta
Agencia del Ministerio Publico ante la
autoridad Nacional de la Unidad una
mejora en la parte locativa del punto
de atención a las víctimas de la
ciudad, mejora que consistió en
adecuación de oficinas , mobiliario,
equipos de cómputo, con lo cual se
lograra una mejor atención y un poco
de confort para todos los usuarios y
obviamente para las instituciones que
prestan sus servicios a las víctimas.
La intervención además en distintas
instancias como el Comité de Justicia
Transicional, el Comité de Política
Social Municipal y el Comité de
Seguimiento integrado por el
Ministerio Publico ha logrado la
visibilización de esta población que
puede estar cerca de 33.000 personas
de las cuales unas 14.000 se
encuentran efectivamente
caracterizadas por parte de la
Secretaria de Salud Municipal;
igualmente esta población ha recibido
cobertura en educación, salud y
vivienda, aproximadamente 180
familias ubicadas en dos barrios. Así
mismo la Personería interviene por
medio de sus abogados en la
orientación para los Derechos de
Petición, Tutelas, etc que han
11
logrado en muchos casos obtener la
protección de los derechos de la
población, no obstante lo anterior hay
situaciones de negación de los
derechos de las víctimas, el retardo
en el pago de las indemnizaciones
hace prácticamente una re-
victimización de estas con las
consecuencias que esto pueda
acarrear en cuanto a los propósitos
de la 1448 sobre la reparación
integral.
A continuación se detalla el comportamiento de atención a dicha
población en la sede Central y en la UARIV, es necesario aclarar que durante el año de 2014 los niveles de
atención a esta población aumentaron significativamente, lo anterior como
consecuencia de la gran afluencia de ciudadanos que se acercaron para
realizar sus declaraciones, la fecha de presentación de declaraciones se cumplió el 10 de julio de 2015, lo que
significó la disminución del índice de atención en la última vigencia a esta
población.
REGISTRO ESTADISTÍCO DE ATENCIÓN A POBLACIÓN VICTIMA
2012 2013 2014 2015 ENE Y FEB.2016
TOTALES
CARACTERIZACIÓN POBLACIÓN ATENDIDA GENERO Masculino R
egis
tro
gen
era
l sin
cara
cte
rizació
n
1598 952 103 Femenino 2046 1487 160 CICLO VITAL
1ra infancia 0-6 años
0 0
Infancia 6-12 años 0 0 Adolescencia 12-
18 años 30 27 1
Jovenes 18-28 años
388 224 21
Adulto 18-55 años 2634 1760 188 Adulto mayor 602 385 43 MINORIAS ETNICAS
Afrodescendiente 14 23 1
I Indígenas 20 13 1
2012 - 2016
Atención población victima
11.046
12
Rom 0 0 Raizales 0 0 Palenqueros 0 0 OTROS Mujer cabeza de
familia 37 130 5
Discapacitados Regis
tro g
en
era
l sin
cara
cte
rizació
n
5 19 2 LGBTI 0 0 0 Victimas del
conflicto armado 815 403 33
No sabe leer 2 24 0 No sabe escribir 2 13 0
DESPLAZAMIENTO FORZADO 1538 1800 17 3338 OTRAS VICTIMAS
Acto terrorista/atentado/combates/enfrentamientos/hostigamientos
7 9 0
Amenaza 4 2 0 Delitos contra la
libertad y la integridad sexual en desarrollo del conflicto armado
7 6 0
Desaparición forzada
22 14 0
Homicidio 132 84 0 Masacre 0 1 0 Mina antipersonal,
munición sin explotar y artefacto explosivo improvisado
7 6 0
Secuestro 5 4 0 Tortura 0 1 0 Vinculación de
niñas, niñas y adolescentes a actividades relacionadas con grupos armados
10 22 0
Abandono o despojo forzado de tierras
6 7 0
Otro 31 17 0 TOTAL 231 173 0 404
ASESORIAS Desplazamiento 903 620 17 Restitución de
tierras 8 18 1
Reparación de victimas
238 125 4
13
Otras 860 604 106 TOTAL 1512 22 2009 1370 128 5041
TUTELAS Unidad de atención y reparación integral a las victimas -UARIV y el ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Regis
tro g
en
era
l sin
cara
cte
rizació
n
10 55 28 7
Impugnación 5 0 1 Incidentes de
desacatos 15 19 3
Otra 24 10 4 TOTAL 76 57 15 148
DERECHOS DE PETICIÓN
Salud 39 7 1
SISBEN: retiros 13 1 Traslados EPS 2 0 Inclusiones 41 26 Exclusiones 11 6 Solicitud ayuda
humanitaria prorroga
650 422 184 24
Otras 532 421 65 TOTAL 682 1060 645 90 1795
DECLARACIONES RECIBIDAS 479 730 693 274 11 REPOSICIÓN 20 75 54 8 OFICIO ENTIDADES TERRITORIALES
42 10 4
SOLICITUD AYUDA HUMANITARIA INMEDIATA
67 13 6
ACOMPAÑAMIENTOS JUDICIALES
0 0 0
GRAN TOTAL 1991 1432 4917 2443 263 11046
Política institucional:
Protección y Promoción de los
Derechos Humanos en
poblaciones vulnerables:
El siguiente cuadro resume las gestión en
las actividades de atención, promoción y
defensa de los derechos de las minorías:
indigentes, población víctima, adulto
mayor, indígenas, discapacitados, LGBTI,
las cuales hacen parte de los objetivos
trazados dentro de la política institucional
de protección y promoción de los
derechos humanos.
14
REGISTRO ESTADISTÍCO DE
ATENCIÓN A POBLACIÓN VULNERABLE
2012 2013 2014 * 2015 *ENERO Y FEB.2016
TOTALES
Promoción y defensa de los derechos de las minorías: indigentes, población víctima, adulto mayor, indígenas, LGBTI:
30 469 499
Atención población LGBTI: 9 32 32 Adulto Mayor Población Discapacitada 60 60 Acompañamiento a las víctimas en diferentes reuniones en temas específicos de su interés.
9 92 101
Comunidad LGBTI: Comités de verificación y mesas de trabajo
371 39 410
Comunidad Afro 120 14 134 Atención a la comunidad indígena: participación consejo territorial, Cabildo indígena, acompañamiento ICBF, acompañamiento en problemática de desplazamiento. Ante la UNIQUINDIO en temas de educación, Ante la BRIGADA respecto a su situación militar
2200 30 33 2263
TOTAL 2209 620 679 Nr.* Nr.* 3508 *Los registros de atención a esta población para estas vigencias se encuentran
incluidos en los estadísticos generales de capacitación.
B. División Penal:
Dando cumplimiento a la línea estratégica de intervención en procesos judiciales y
administrativos se mantuvieron los índices en actividades de atención y asesorías a usuarios en materia penal, y la presencia permanente y actuación como Ministerio público en diferentes diligencias ante el juzgado Promiscuo Municipal y fiscalía
local, realizando actividades de acompañamiento para garantizar el debido proceso
15
REGISTRO ESTADISTÍCO DE ATENCIÓN DIVISIÓN PENAL
2012 2013 2014 2015 ENERO Y FEB.2016
TOTALES
Audiencias S.P.A. ley 906 de 2004
365 432 411 466 71 1745
Audiencias S.P.A. ley 1098/2006
100 158 254 113 0 625
Reconocimiento fotográfico 99 188 257 385 80 1009 Reconocimiento en fila de personas
10 31 1 42
Penal asesorías 694 1239 843 313 28 3117 Consejos de disciplina 18 33 32 27 3 113 Notificación de tutelas 699 2040
3118 2974 402 9233
Notificación procesos para archivo
2802 1981 4206 4102 676 13767
Destrucción de sustancias psicoactivas
62 653 467 949 52 2183
Acompañamientos 67 67 Amparos de pobreza 15 16 1 32 Derechos de petición 41 54 59 10 164 Tutelas: atención en despacho a usuarios
748 33 8 6 795
Desacato en fallo de tutelas 3 2 1 6 Conciliación por centro de conciliación
4 0 0 4
Diligencias judiciales 22 0 22 Mitos de inseguridad 3 0 3 Arraigo Familiar 6 1 6
2012 - 2016
Se realizaron:
33.126
Atenciones, asesorías y actuaciones como Ministerio Público en materia penal
16
Acompañamientos menores para entrevista Control Disciplinarios Alcaldía
15 0 15
Reuniones interinstitucionales 3 0 3 TOTAL 4839 7580 9881 9494 1332 33126
C. División de Vigilancia Administrativa y
Judicial
Política institucional:
Mejoramiento continúo de los servicios profesionales y de atención
al ciudadano.
Esta división se encarga de desarrollar las actividades necesarias para el
cumplimiento de la política institucional de prevención y vigilancia de la conducta
de los servidores públicos del municipio, la cual contempla el investigar y juzgar
oportuna y consistentemente las conductas de los servidores públicos Municipales,
así como plantear estrategias de descongestión al 2016. De acuerdo a lo anterior
los funcionarios de esta área se comprometieron en una tarea en busca de
consolidar el ejercicio de la acción disciplinaria, bajo criterios de celeridad,
oportunidad, responsabilidad, calidad y efectividad, para lo cual se han registrado
los siguientes resultados:
2012 - 2016
Se realizaron:
2.576
Actuaciones administrativas de prevención y vigilancia de la conducta de los servidores públicos del municipio
17
REGISTRO ESTADISTÍCO DE ATENCIÓN
DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
2012 2013 2014 2015 ENERO Y FEB.2016
TOTALES
Autos de apertura e indagación preliminar disciplinaria
57 53 20 36 1 167
Autos de Apertura de investigación disciplinaria
2 0 4 8 1 15
Autos de cierre investigación disciplinaria
4 0 4
Decisiones de Fondo 51 42 50 106 0 249 Autos aceptando nulidad 2 0 0 2 Autos inhibitorios 6 2 4 29 6 47 Autos de remisión por competencia
86 71 39 164 5 365
Quejas recibidas 160 170 112 246 13 701 Notificaciones personales 49 80 49 55 6 239 Declaraciones bajo la gravedad del juramento
81 48 60 58 9 256
Versiones libres y espontaneas 28 20 30 31 9 118 Despachos comisorios 58 69 53 64 7 251 Visitas especiales Nr 7 11 0 18 Asistencia a diligencias como Ministerio Publico
Nr 21 51 0 72
Respuestas y seguimiento Derecho de Petición
16 4 9 7 1 37
Diligencias previas y/o acciones preventivas
Nr 15 16 2 33
Autos anexando procesos Nr 2 Nr 0 2
TOTAL 600 559 475 882 60 2576
*Anexo 13: Relación de estado de los procesos a febrero 29 de 2016:18 folios.
D. Conciliación:
Política institucional:
18
Mejoramiento continuo de los servicios profesionales y de atención
al ciudadano.
El Centro de Conciliación de la Personería Municipal de Armenia, conoce y concilia
sobre temas civiles, de familia y algunos asuntos penales, pero siempre
salvaguardando la Legislación Colombiana, durante esta administración se
fortalecieron los niveles de gestión con el fin de lograr su consolidación y
reconocimiento de parte de la ciudadanía y así dar cumplimiento a la política
institucional de promover las políticas de conciliación, buscando estrategias que
permitieran llegar a más población.
Los asuntos relativos se pueden cuantificar de la siguiente manera:
GESTIÓN CENTRO DE CONCILIACIÓN
2012 2013 2014 2015 ENERO Y
FEB.2016 TOTALES
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN INICIADAS
145 221 320 527 80 1293
FINALIZADAS POR TIPO DE PROCEDIMIENTO
ACTAS DE CONCILIACIÓN Nr 48 72 98 10 228 CONSTANCIA NO Nr 173 108 101 10 392
2012 - 2016
Solicitudes de Conciliación
Finalizadas: 1.154
Recibidas: 1.293
1.494
Personas atendidas
19
CONCILIACIÓN
NO COMPARECENCIA Nr 44 67 94 15 220 ASUNTO NO CONCILIABLE Nr 1 15 15 NO ACUERDO Nr 96 96 ARCHIVO Nr 31 95 124 250 TOTAL SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN FINALIZADAS
Nr. 345 342 417 50 1154
CLASIFICADA POR TIPO DE CONCILIACIÓN CIVIL 136 161 103 407 49 LABORAL 0 0 11 0 0 COMERCIAL 0 5 0 3 0 PENAL 0 1 1 3 0 FAMILIA 9 5 0 4 1 ESPECIALES 0 3 0 0 0 ADMNISTRATIVO 0 1 0 0 0 ASUNTO NO CONCILIABLE 0 1 0 0 0
PERSONAS ATENDIDAS
Nr. Nr. 629 732 73 1434
El siguiente cuadro registra el comportamiento resumido de la atención al
ciudadano y su impacto a la población durante el periodo 2012-2016:
COBERTURA EN LA GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
2012 2013 2014 2015 ENE Y FEB 2016
TOTALES
ASESORÍAS CON DOCUMENTOS
5946 4727 3787 3448 587 18495
ASESORÍAS QUE NO 4535 7455 4207 3902 767 20866
2012 - 2016
100.014
Cobertura en la gestión de atención al ciudadano
20
GENERAN DOCUMENTOS
CAPACITACIONES COMUNIDAD EN GENERAL
N.R 5727 3430 3999 1545 14701
POBLACIÓN VÍCTIMA 1991 1432 4917 2443 263 11046 ATENCIÓN POBLACIONES VULNERABLES
2209 620 679 Incluido en DDF
Incluido en DDF
3508
DIVISIÓN PENAL 4839 7580 9881 9494 1332 33126 CENTRO DE CONCILIACIÓN (Personas atendidas)
Nr. Nr. 629 732 73 1434
TOTALES 19520 27541 27530 24018 1405 100014
COBERTURA EN LA EJECUCION DE TRAMITES SOLICITADOS
POR EL CIUDADANO
DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
600 559 475 882 51 2567
CENTRO DE CONCILIACIÓN (Solicitudes conciliación)
145 221 320 527 80 1293
PQRS N.R 84 114 143 16 357
3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS:
Incluimos el detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una
de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro, la información que a continuación se presenta fue
tomada de los libros contables de la entidad con corte a las fechas que se detallan:
A. Recursos Financieros:
CONCEPTO VALOR (MILES DE PESOS)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
ACTIVO TOTAL 303.476
CORRIENTE 236.640
NO CORRIENTE 66.836
21
PASIVO TOTAL 236.564
CORRIENTE 236.564
NO CORRIENTE -
PATRIMONIO 66.912
CONCEPTO VALOR (MILES DE PESOS)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
ACTIVO TOTAL 104.535
CORRIENTE 58.741
NO CORRIENTE 45.794
PASIVO TOTAL 56.767
CORRIENTE 56.767
NO CORRIENTE -
PATRIMONIO 47.768
CONCEPTO VALOR (MILES DE PESOS)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
ACTIVO TOTAL 113.908
CORRIENTE 77.743
NO CORRIENTE 36.165
PASIVO TOTAL 75.662
CORRIENTE 75.662
NO CORRIENTE -
PATRIMONIO 38.246
CONCEPTO VALOR (MILES DE PESOS)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
ACTIVO TOTAL 162.889
CORRIENTE 124.543
NO CORRIENTE 38.346
PASIVO TOTAL 121.975
22
CORRIENTE 121.975
NO CORRIENTE -
PATRIMONIO 40.914
CONCEPTO VALOR (miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
INGRESOS OPERACIONALES 1.119.381
GASTOS OPERACIONALES 1.119.381
COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN -
RESULTADO OPERACIONAL -
INGRESOS EXTRAORDINARIOS -
RESULTADO NO OPERACIONAL -
RESULTADO NETO -
CONCEPTO VALOR (miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
INGRESOS OPERACIONALES 1.095.552
GASTOS OPERACIONALES 1.095.552
COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN -
RESULTADO OPERACIONAL -
INGRESOS EXTRAORDINARIOS -
RESULTADO NO OPERACIONAL -
RESULTADO NETO -
CONCEPTO VALOR
(miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
INGRESOS OPERACIONALES 1.131.861
GASTOS OPERACIONALES 1.131.861
23
COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN -
RESULTADO OPERACIONAL -
INGRESOS EXTRAORDINARIOS -
RESULTADO NO OPERACIONAL -
RESULTADO NETO -
CONCEPTO VALOR
(miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
INGRESOS OPERACIONALES 1.277.200
GASTOS OPERACIONALES 1.252.526
COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN -
RESULTADO OPERACIONAL 24.674
INGRESOS EXTRAORDINARIOS -
RESULTADO NO OPERACIONAL -
RESULTADO NETO -
B. Bienes muebles e inmuebles:
Anexo inventario actualizado a diciembre 31 de 2015, con responsables, impreso y
en medio magnético. Anexo 1. (Resolución 176 de 2015 Contraloría Municipal,
Nota: Adjunte relación de inventarios y responsables)
CONCEPTO VALOR (miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
TERRENOS -
EDIFICACIONES -
MAQUINARIA Y EQUIPO 9.618
EQUIPO DE TRANSPORTE, 49.690
24
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y
COMPUTACIÓN
130.230
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
65.699
BIENES MUEBLES EN BODEGA -
REDES, LINEAS Y CABLES 5.090
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES -
OTROS CONCEPTOS -
CONCEPTO VALOR (miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
TERRENOS -
EDIFICACIONES -
MAQUINARIA Y EQUIPO 12.959
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN
49.690
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y
COMPUTACIÓN
128.596
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE
OFICINA
63.564
BIENES MUEBLES EN BODEGA -
REDES, LINEAS Y CABLES 5.090
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES -
OTROS CONCEPTOS -
CONCEPTO VALOR
(miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
TERRENOS -
EDIFICACIONES -
MAQUINARIA Y EQUIPO 12.959
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN
49.690
25
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN
129.373
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
64.254
BIENES MUEBLES EN BODEGA -
REDES, LINEAS Y CABLES 5.090
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES -
OTROS CONCEPTOS -
CONCEPTO VALOR
(miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
TERRENOS -
EDIFICACIONES -
MAQUINARIA Y EQUIPO 12.959
EQUIPO DE TRANSPORTE,
TRACCIÓN Y ELEVACIÓN
49.690
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN
128.329
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
58.184
BIENES MUEBLES EN BODEGA -
REDES, LINEAS Y CABLES 5.090
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES -
OTROS CONCEPTOS -
4. PLANTA DE PERSONAL:
Detalle de la planta de personal de la Entidad
CONCEPTO
TOTAL NÚMERO
DE CARGOS DE LA
PLANTA
NÚMERO DE CARGOS
PROVISTOS
NÚMERO DE CARGOS
VACANTES
Cargos de libre nombramiento y remoción:
A la fecha de inicio de la gestión (1.03.2012)
3 2 1
26
A la fecha de retiro,
separación del cargo o ratificación (29.02.2016)
3 3 0
Variación porcentual 0% 33% 0%
Cargos de Carrera Administrativa:
A la fecha de inicio de la gestión (1.03.2012)
13 12 1
A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación(29.02.2016)
14 14 0
VARIACION 7.69% 16.66% 0
5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o ratificación, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que
se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad.
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN Ejecutado
(MARQUE X)
En proceso
(MARQUE X)
Valor
asignado (miles de
pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
Muebles y enseres 10.640
Equipo de comunicaciones
5.933
Equipo de computación
7.909
Licencias 8.444
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN Ejecutado
(MARQUE X)
En proceso
(MARQUE X)
Valor asignado
(miles de pesos)
27
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
Muebles y enseres 337
Equipo de comunicaciones
5.598
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN Ejecutado
(MARQUE X)
En proceso
(MARQUE X)
Valor
asignado (miles de
pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
Muebles y enseres 801
Equipo de comunicaciones
3.627
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN Ejecutado (MARQUE X)
En proceso (MARQUE X)
Valor asignado
(miles de pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
Muebles y enseres 487
Software financiero
9.500
Licencias 3.106
6. OBRAS PÚBLICAS: No aplica
7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES:
28
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el
porcentaje de ejecución.
Se adjuntan ejecuciones presupuestales de los años 2012, 2013,2014 y 2015 a
diciembre 31 de cada vigencia, igualmente se adjuntan las ejecuciones
presupuestales a febrero 29 de 2016.
INGRESOS CONCEPTO DEL
INGRESO VALOR
PRESUPUESTADO (millones de
pesos)
Valor recaudado
(millones de
pesos)
Porcentaje recaudado
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
Aportes de la Nación
0 0
Recursos propios 0 0
Otros conceptos. 1.257.443 1.119.381 89,02
INGRESOS CONCEPTO DEL
INGRESO
VALOR
PRESUPUESTADO (millones de
pesos)
Valor
recaudado (millones de
pesos)
Porcentaje
recaudado
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
Aportes de la Nación
0 0
Recursos propios 0 0
Otros conceptos. 1.178.731 1.095.552 93
INGRESOS CONCEPTO DEL
INGRESO
VALOR
PRESUPUESTADO (millones de
pesos)
Valor
recaudado (millones de
pesos)
Porcentaje
recaudado
29
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
Aportes de la Nación
0 0
Recursos propios 0 0
Otros conceptos. 1.366.279 1.131.861 83
INGRESOS CONCEPTO DEL
INGRESO
VALOR
PRESUPUESTADO (millones de
pesos)
Valor
recaudado (millones de
pesos)
Porcentaje
recaudado
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
Aportes de la Nación
0 0
Recursos propios 0 0
Otros conceptos. 1.382.412 1.277.200 92
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el periodo dentro la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los efectivamente gastados y el
porcentaje de ejecución.
GASTOS CONCEPTO VLR
PRESUPUESTADO (MILLONES DE PESOS)
VALOR
EJECUTADO (MILLONES DE
PESOS)
PORCENTAJE
DE EJECUCION
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012
FUNCIONAMIENTO 1.257.443 1.119.381 89
INVERSION 0 0 0
OTROS
CONCEPTOS
0 0 0
30
GASTOS CONCEPTO VLR
PRESUPUESTADO (MILLONES DE PESOS)
VALOR
EJECUTADO (MILLONES DE
PESOS)
PORCENTAJE
DE EJECUCION
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013
FUNCIONAMIENTO 1.178.731 1.095.504 93
INVERSION 0 0 0
OTROS
CONCEPTOS
0 0 0
GASTOS CONCEPTO VLR
PRESUPUESTADO (MILLONES DE PESOS)
VALOR
EJECUTADO (MILLONES DE
PESOS)
PORCENTAJE
DE EJECUCION
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE
ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014
FUNCIONAMIENTO 1.366.279 1.131.754 83
INVERSION 0 0 0
OTROS
CONCEPTOS
0 0 0
GASTOS CONCEPTO VLR
PRESUPUESTADO
(MILLONES DE PESOS)
VALOR EJECUTADO
(MILLONES DE
PESOS)
PORCENTAJE DE EJECUCION
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 01 DEL MES DE ENERO Y EL DIA 31 DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015
FUNCIONAMIENTO 1.382.412 1.252.525 91
INVERSION 0 0 0
OTROS
CONCEPTOS
0 0 0
31
8. CONTRATACIÓN:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo
con los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro,
mantenimiento, asesorías, consultarías, concesiones, Fiducias, etc.) y modalidades de contratación (No
incluya los contratos de obra pública reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de
Gestión).
A continuación se presenta el informe anualizado de la contratación suscrita en las
vigencias: 2012, 2013,2014, 2015 Y 2016.
MODALIDAD DE
CONTRATACIÓN
OBJETOS
CONTRACTUALES
No. DE
CONTRATOS EN PROCESO
No. DE
CONTRATOS EJECUTADOS
VALOR
TOTAL (Miles de
Pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2012 COMPRENDIDA ENTRE EL 01 ENERO Y EL 31 DE
DICIEMBRE
Contratación
Directa
Arrendamiento
oficinas
0 1 30.000
Prestación de
servicios
0 104 328.667
Otros: Compras
suscripciones y mantenimiento
Proceso
Licitatorio
Suministro
Mínima cuantía Funcionamiento 0 14 60.616
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
OBJETOS CONTRACTUALES
No. DE CONTRATOS
EN PROCESO
No. DE CONTRATOS
EJECUTADOS
VALOR TOTAL
(Miles de Pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2013 COMPRENDIDA ENTRE EL 01 ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE
Contratación Arrendamiento 0 1 30.732
32
Directa oficinas
Prestación de
servicios
0 70 312.683
Otros: Compras suscripciones
y mantenimiento
Proceso
Licitatorio
Suministro
Mínima cuantía Funcionamiento 0 11 31.783
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
OBJETOS CONTRACTUALES
No. DE CONTRATOS
EN PROCESO
No. DE CONTRATOS
EJECUTADOS
VALOR TOTAL
(Miles de Pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2014 COMPRENDIDA ENTRE EL 01 ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE
Contratación Directa
Arrendamiento oficinas
0 2 55.221
Prestación de servicios
0 50 236.788
Otros: Compras suscripciones y mantenimiento
Proceso Licitatorio
Suministro
Mínima cuantía Funcionamiento 0 12 33.005
MODALIDAD DE
CONTRATACIÓN
OBJETOS
CONTRACTUALES
No. DE
CONTRATOS EN PROCESO
No. DE
CONTRATOS EJECUTADOS
VALOR
TOTAL (Miles de
Pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2015 COMPRENDIDA ENTRE EL 01 ENERO Y EL 31 DE
DICIEMBRE
Contratación Directa
Arrendamiento oficinas - Mensajería
0 2 68.190
Prestación de servicios
0 67 275.365
Otros: Compras
33
suscripciones y mantenimiento
Proceso Licitatorio
Suministro
Mínima cuantía Funcionamiento 0 12 43.153
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
OBJETOS CONTRACTUALES
No. DE CONTRATOS
EN PROCESO
No. DE CONTRATOS
EJECUTADOS
VALOR TOTAL
(Miles de Pesos)
VIGENCIA FISCAL AÑO 2016 COMPRENDIDA ENTRE EL DIA 1º DE ENERO Y EL DIA 29 DEL MES DE FEBRERO.
Contratación
Directa
Contratos
Interadministrativos NA NA NA
Prestación de
servicios 16 0 53.782
Otros: Compras, arrendamiento
suscripciones y mantenimiento
74.635
Invitación publica
Suministro y vigilancia
7000 774
*Anexo No. 02. Relación Contratos de Prestación de servicios a 29 de febrero de 2016
De igual forma atendiendo las directrices de la Contraloría Municipal de Armenia se
ha migrado la información de cada contrato suscrito en la Personería Municipal en
los plazos estipulados, durante las vigencias 2013, 2014, 2015, 2016 a las
plataformas que este Ente de control ha definido para cada vigencia. (COVI-SIA)
Así mismo, la información de la contratación de la Entidad se registra en el SECOP
(sistema electrónico para la contratación pública) y se puede acceder a ella desde
la página Web de la Entidad mediante enlace directo que se encuentra en La
margen derecha de la pantalla en el espacio denominado “servicios” se abre el link
de TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION y en él se encuentra el
espacio denominado CONTRATACION que tiene el enlace directo con el SECOP.
9 Relacione a la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación, los reglamentos
internos y/o
34
9. REGLAMENTOS Y MANUALES:
REGLAMENTOS Y MANUALES vigentes en la entidad.
Nº Denominación de reglamento y/o
Manual
Descripción Mecanismo de adopción
y vigencia
Nº de acto administrativo
de adopción
Fecha de adopción
o vigencia
1 Manual de funciones por competencias
ACUERDO ACUERDO
009 017
SEPT.4 / 2003
2008
2 Reglamento Interno de trabajo
Resolución No. 120 03 de octubre
de 2012
3 Manual de Inducción Resolución No. 170 19 de
diciembre de 2012
4 Código de Ética y
Buen Gobierno
Resolución No. 171 19 de
diciembre de 2012
5 Guía de administración del
Riesgo
Resolución No. 012 28 de enero de
2013
6 Manual de Inventarios y
Almacén
Resolución No. 138 25 de septiembr
e de 2013
7 Tablas de Retención
Documental
Resolución No. 038 6º de
marzo de 2015
8 Programa de Gestión
Documental
Resolución No. 039 6º de
marzo de 2015
9 Manual de Atención al ciudadano
Resolución No. 055 24 de marzo de
2015
10 Reglamento Ventanilla Única -
Manual de Atención al Ciudadano
Resolución No. 100 3º de junio de
2015
11 Plan Institucional de Archivos
Acta Comité de
Archivo
18º de junio de
2015
12 Reglamento General Resolución No. 119 3º de
35
de Archivos – Guía de Gestión
Documental y Comunicaciones Oficiales
julio de 2015
13 Manual de contratación y
Supervisión
Procedimientos
obligatorios de la norma
adoptados por la entidad en
el Proceso de
Contratación
Resolución No. 145 1º de octubre
de 2015
14 Manual usuario y atención del chat
Resolución No. 156 25 de noviembre de 2015
15 Mapa de Procesos, Manual de Procesos y
Procedimientos
Direccionamiento
estratégico: Gestión gerencial,
Procesos misionales,
Procesos de apoyo,
Proceso de evaluación
Resolución No. 012 27 de enero de
2016
COMITÉS Nº Denominación del
Comité
Descripción Integrantes Nº de acto
administrativo de
adopción
Fecha de
adopción o vigencia
1 Comité de Bienestar Social e Incentivos
Aprobar el Plan de Capacitación, Estímulos y
Bienestar Social. Reuniones ordinarias (6) por año.
- Personero o su delegado
- Presidente
Comisión de Personal
- Personero
Auxiliar - Dos
representante
Resolución No. 012
22 de marzo de 2006
36
s de los funcionarios elegidos por
votación - Director
Financiero (invitado)
La secretaría es elegida por el comité
2 Comité de
Conciliación
Estudio, análisis y
formulación de políticas sobre prevención del daño
antijurídico y defensa de los intereses de la
Personería Reuniones ordinarias (4) por año.
- Personero - Personero
Auxiliar - Director
Financiero
Resolución
No. 028 Resolución
No. 075 Reglamento
08 de abril
de 2010 20 de junio
de 2012
3 Comité de
Coordinación del Sistema de
Control Interno
Reuniones ordinarias (4) por año.
- Personero - Personero
Auxiliar - Asesor OACI
(Secretario) - Director
Financiero
Resolución
No. 059
17 de mayo
de 2012
4 Comité de convivencia
laboral
Búsqueda de solución de las
conductas de acoso laboral, actuando bajo criterios de
confidencialidad, efectividad y naturaleza
conciliatoria. Reuniones ordinarias (4) por año.
- Personero - Personero
Auxiliar - Dos
representante
s de los empleados
(última elección
11 de diciembre de
2014 a 2016)
Resolución No. 070
Resolución
No. 139
20 de junio de 2012
11 de
diciembre de 2014
5 Comité de Archivo Grupo asesor responsable de definir políticas,
programas de trabajo y toma de decisiones en los
procesos administrativos y
técnicos de los
- Personero Auxiliar
- Profesional
del Archivo Central (secretaria)
- Asesor OACI (invitado)
- Funcionarios
Resolución No. 155
05 de diciembre de 2012
37
archivos. Reuniones ordinarias (4) por año.
de planta de las dependencias
6 Comité de
Desarrollo Institucional y Administrativo
Recoger en éste, los
siguientes comités: Técnico, Administrativo y
Técnico de Sostenibilidad Contable
Reuniones ordinarias (4) por año.
- Personero - Representant
e de la alta dirección
grupo MECI
- Personero Auxiliar
- Asesor OACI - Director
Financiero La secretaría es rotada
Resolución
No. 030
20 de
febrero de 2013
7 Comité de Ética y
Buen Gobierno
Reuniones ordinarias (4) por año.
- Dos
representantes de la entidad
designados por el
Personero - Personero
Auxiliar - Dos
representantes de los
funcionarios elegidos por votación
- Asesor OACI (invitado)
La secretaría es elegida por el comité
Resolución
No. 063
22 de abril
de 2013
8 Comité Anti
trámites y de Gobierno en Línea
Manejo estrategia
anti trámites y atención efectiva al
ciudadano, liderazgo, planeación e
impulso estrategia gobierno en línea.
Las funciones fueron asumidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Resolución
No. 067
24 de abril
de 2013
38
9 Comisión de Personal
Reuniones ordinarias (12) por año.
- Dos representantes del nominador
designados por el Personero.
- Dos representantes de los
empleados elegidos por votación
(última elección 12 de noviembre de
2014 a 2016)
Resolución No. 129
12 de noviembre de 2014
10 Comité Evaluador
de Quejas
Resolución
No. 051
15 de
marzo de 2015
11 Comité MECI 12 Comité Salud y
Seguridad en el
Trabajo
Reuniones ordinarias (12) por año.
-Dos representantes
de la administración designados por
el personero -Dos representantes
elegidos por los funcionarios (última elección
26 de noviembre de 2015 a 2017)
La secretaría es elegida por el comité
Resolución No. 132
24 de agosto de
2015
10. CONCEPTO GENERAL:
Concepto General Gestión del funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma
narrada máximo en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período
comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retito o ratificación.
39
Desde el año 2012, con el inicio de mi periodo como Personero de la ciudad de
Armenia, he tratado de realizar una gestión más cercana a la comunidad,
prestando los servicios de una manera más directa y siendo el enlace entre la
ciudadanía y los entes Municipales. Es así como mi gestión se ha desarrollado
desde el punto administrativo y financiero de la siguiente forma:
A. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA:
Sea lo primero indicar, que la Entidad traía antes de mi llegada como
Representante Legal de la misma, el manejo de los índices de gestión de forma
manual y aislada, por lo que hubo que implementar un sistema de consolidación
de la información para generar unos estadísticos que reflejaran más en detalle la
gestión de la Entidad, para ello se implementaron procedimientos en cuadros en
Excel que permitieran la caracterización de la población con la actuación
desarrollada para cada caso. Posteriormente se gestionó la adquisición del
software de Ventanilla Única Virtual, el cual permite el registro y consolidación del
total de la atención al ciudadano, generándose unos datos más confiables y en
tiempo real.
Con el propósito de adecuar la estructura de la planta de personal de la Entidad a
las necesidades del servicio, se creó un cargo de profesional universitario grado 5
con perfil de abogado y se coparon 3 cargos, denominados “técnico grado 09” con
Abogados que superan los requisitos de profesión e idoneidad exigidos para el
ejercicio del empleo. Así mismo, se realizó capacitación permanente al personal de
planta en los temas pertinentes a la gestión misional y administrativa de la
Entidad.
De otro lado y en busca de consolidar la gestión administrativa de la Entidad, se
elaboraron, implementaron, ajustaron y revisaron los Manuales de Operación, de
Inventarios, de Indicadores, de Procesos y Procedimientos, de Contratación, de
Atención al Ciudadano, de Intraweb Documentos, de Procedimiento de
mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, de Uso del
Chat, de diligenciamiento de las PQRSD en el sistema de la Ventanilla Única
Virtual. Igualmente se crearon y se colocaron en funcionamiento los diferentes
Comités requeridos por mandato de la Ley y las autoridades. Adicionalmente, se
construyó y adoptó el Reglamento Interno de Trabajo de la Personería de Armenia,
40
El programa de gestión documental (PGD), EL Plan Institucional de Archivos
(PINAR) y el Reglamento General de Archivos.
En el mismo sentido pero no menos importante cabe resaltar el fenecimiento de la
cuenta desde la vigencia 2013, como consecuencia del compromiso asumido en el
cumplimiento de las normas y requerimientos que actualmente exige el ejercicio de
la función pública.
Todo este trabajo realizado durante el desarrollo de mi gestión hace parte del
fortalecimiento al Modelo Estándar de Control Interno (MECI) que viene operando
en la Entidad, y que ha tenido un avance significativo durante el ejercicio de este
periodo.
Continuando con el desarrollo de la situación administrativa, vale la pena destacar
que se realizó el cambio de sede, buscando una mejor ubicación para el acceso de
la población objeto y cuyas instalaciones brindaran a la comunidad y a los
funcionarios al servicio de la Institución, espacios de atención y de trabajo con
unas cualidades que han permitido mejorar el servicio y el ambiente laboral,
efectuándose las adecuaciones necesarias y el fortalecimiento tecnológico el cual
comprende equipos de cómputo, software, hardware, enrutadores de red, Fuentes
de suministro eléctrico (ups), que han conformado el conjunto de acciones que nos
permitieron lograr este objetivo.
De igual forma, dentro del fortalecimiento tecnológico se adquirió el software
contable que incluye los módulos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería que ha
permitido un desarrollo más eficiente de la Dirección Financiera.
Actualmente se cuenta con la siguiente estructura organizacional:
Es importante indicar que como política de Estado, no se debe incrementar los
gastos en servicios personales, lo cual ha impedido el crecimiento de la planta de
personal. No obstante lo anterior, en el caso de la Personería Municipal de
Armenia, es una necesidad imperiosa dado que la multiplicidad de obligaciones de
41
tipo legal, la asignación de nuevas funciones o la ampliación de las ya existentes.
Es necesario impulsar una reestructuración que ajuste nuevamente la estructura
de la entidad y amplíe la planta de personal de acuerdo con las actuales
necesidades institucionales.
Concursos para los cargos que están en provisionalidad: en cuanto a las vacancias
definitivas de cargos de carrera administrativa que actualmente se encuentran
provistas en la modalidad de provisionalidad, se está a la espera del concurso que
deba realizar la Comisión Nacional del Servicio Civil.
B. ESTRUCTURA FINANCIERA:
SITUACION FINANCIERA:
En cuanto al manejo financiero de los recursos provenientes de los ingresos
corrientes de libre destinación del Municipio de Armenia, se hace necesario
precisar que se ha ejecutado cada vigencia con el mayor rigor y respeto a la
normatividad contable y de presupuesto, realizando un gasto con austeridad y
eficiencia en el manejo de dichos recursos, a tal punto que a la fecha y luego de
las Auditorias correspondientes, no se ha iniciado proceso de responsabilidad fiscal
alguno por mal manejo o detrimento patrimonial.
No obstante, que a la Personería le corresponde por mandato legal el 1.7% de los
ingresos corrientes de libre destinación del Municipio de Armenia, cada vigencia
exceptuando la del 2012, durante todo el periodo de mi gestión ha sido objeto de
reducción en el Presupuesto proyectado y aprobado por el Concejo Municipal, sin
que ello haya ocasionado un incumplimiento a las obligaciones laborales y
contractuales de la Entidad, pero si ha interrumpido el cubrimiento total de las
necesidades de la Institución, tales como la compra de una sede propia, los
complementos del aplicativo de la Ventanilla Única Virtual que permita la inclusión
del manejo del Archivo.
Para mayor ilustración me permito efectuar una relación de los valores que han
sido objeto de ajuste y por ende no se han recibido: año 2013 $83.178.000, año
2014 $234.417.68, año 2015 $105.211.551 para un gran total de
42
$422.807.236.00. Esta reducción se debe a la falta de certeza en el recaudo de
los ingresos del Municipio, correspondientes a cada vigencia.
ANTECEDENTES: El régimen de las Personerías que comprende, de una parte, su
organización y, de otra, su actividad o funciones, pertenece al régimen
administrativo del Municipio de Armenia. No cuenta con Personería Jurídica. Como
organización, la Personería integra la Administración Municipal en tanto
corresponde al Concejo Municipal determinar, conforme a la ley, su estructura y
funciones y elegir al Personero.
La actividad económica de la Personería Municipal de Armenia es la 8412, de
actividades ejecutivas de la administración pública, lo anterior para efectos del
control y determinación de los impuestos y demás. La Personería es Agente
Retenedor con respecto a renta del Impuesto al Valor Agregado, IVA, y del
impuesto de Industria y Comercio. Además, recauda descuentos por estampillas y
tasas municipales, conforme a las leyes y normas vigentes.
Por las funciones que la Constitución ha delegado en las Personerías, la
Procuraduría General de la Nación ejerce control disciplinario sobre la gestión del
Ministerio Público. En lo correspondiente al control fiscal y de gestión, debido a la
actividad de la Personería, se encuentra vigilado por la Contraloría General del
Municipio.
Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación
de los estados contables, la Personería, como Organismo de Control del orden
Municipal, está aplicando el marco conceptual de la Contabilidad Pública y el
Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, como
documento fuente.
Para el caso de Propiedad, Planta y Equipo se usaron los criterios y
normas de valuación de Activos y Pasivos, para normalizarlos, y las relacionadas
con la contribución de los activos al desarrollo del cometido estatal, tales como las
depreciaciones, amortizaciones y agotamiento de los activos.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos
y sociales se aplicó el sistema de causación y para el reconocimiento de la
ejecución presupuestal se utilizó el sistema de caja en los ingresos por
transferencias que se registran a la cuenta de Ingresos por transferencias,
siguiendo instrucciones de la Contaduría General de la Nación.
43
Los costos y gastos se contabilizan sobre la base de la causación. Es decir,
cuando se han perfeccionado las transacciones con terceros y, en consecuencia, se
han adquirido derechos y asumido obligaciones o cuando han ocurrido hechos
económicos de origen interno o externo que puedan influir en la estructura de los
recursos de la entidad.
Ejecución del presupuesto de ingresos de la vigencia 2012 - 2015 Es de
anotar que la entidad no ejecuta un presupuesto de ingresos propio, debido a que
estos recursos se originan en el recaudado de ingresos corrientes de libre
destinación que el Municipio realiza, según lo establecido en la Ley 617 del 2000.
Esta Ley, denominada de ajuste fiscal, establece que para municipios de categoría
primera, a las personerías le corresponden el 1,7% de los ICLD (Ingresos
Corrientes de Libre Destinación).
Avance Institucional en lo Financiero, 2012 – 2015 compra del software que
permite la sostenibilidad en la información Contable y Financiera. Como resultado
de esta gestión administrativa, los estados financieros reflejan la realidad
económica, social y ambiental, de tal forma que cumplen las características
cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco
conceptual del régimen de contabilidad pública.
Estructura del área financiera: un profesional de libre nombramiento y
remoción de profesión Contador y un auxiliar.
- El Manual de procesos y procedimientos contiene los concernientes al área
y su respectiva caracterización, debidamente actualizados al 2015.
- La dependencia cuenta en la actualidad con el software contable que
maneja los módulos de presupuesto y contabilidad quedando pendiente el
módulo de nómina e inventarios.
Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios:
• Balance general a Diciembre 31 de 2015, anexo 3
• Estado de actividad financiera, económica y social. A Diciembre 31 de 2015,
anexo 4.
• Estado de cambios en el patrimonio a Diciembre 31 de 2015.Anexo 5
•Formatos CGN2005.001 y CGN2005.002 a Diciembre 31 de 2015.anexo 6
44
• Notas a los estados contables a Diciembre 31 de 2015, las cuales se detallan a continuación:
PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA FISCAL 2015
NOTAS DE CARÁCTER GENERAL
NOTA 1. Naturaleza Jurídica y Objetivos
N1.1 Naturaleza Jurídica
La Personería Municipal de Armenia, es una Entidad de carácter público, ente administrativo y de control, con autonomía administrativa y presupuestal.
Este organismo de control administrativo, ejerce las funciones de agente del
Ministerio Publico que le confieren la Constitución Nacional, la Ley y las delegaciones específicas de la Procuraduría General de la Nación y Defensoría del Pueblo, por tanto debe propender por la guarda y promoción de los Derechos
humanos, la protección de los Derechos humanos, la protección del interés público y vigilar la conducta de los Servidores públicos y particulares que ejerzan funciones
públicas del orden local. N1.2 Función Social o Cometido Estatal
La Personería Municipal de Armenia está encargada de la vigilancia y promoción del cumplimiento de la Constitución, Leyes, Decretos, ordenanzas, acuerdos y
demás actos administrativos de la Administración Pública. A la Personería de Armenia le compete la vigilancia de las actuaciones
administrativas que emanen del Municipio de Armenia, sus entidades descentralizadas, sus entidades prestadoras de servicios domiciliarios públicos y
sociales del Estado, sector salud, órganos y demás entidades públicas de orden nacional y de la prestación de Servicios públicos derivadas de aquellas.
NOTA 2. Políticas y Prácticas Contables
N2.1. Aplicación del Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública PGCP.
Para el período 2015 se aplican los procesos de identificación, recopilación,
clasificación, registro, preparación y revelaciones de los estados contables dentro
45
del marco conceptual de la contabilidad pública y PGCP a nivel de los documentos fuente.
N2.2. Aplicación de Normas y Procedimientos
Para la elaboración de los Estados financieros, La Personería de Armenia, cumple con las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la
Nación así: en el periodo informado utilizo los criterios y normas para la aplicación de las provisiones, Depreciación y amortización. Para el registro de los hechos
financieros y económicos se aplicó la causación. N2.3. Aplicación del Catálogo General de Cuentas CGC-
Los estados financieros de la Personería de Armenia, de la vigencia 2015, fueron
preparados de conformidad con el régimen de contabilidad pública, el cual está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el manual de
procedimientos y la doctrina contable pública.
N.2.4. Registro Oficial de libros de Contabilidad y Documentos Soportes
Para el registro oficial, utilización y custodia de los libros y preparación de los documentos oficiales de soporte de la Personería Municipal de Armenia, se cumplió plenamente con las normas establecidas dentro del PGCP.
N3. Proceso y resultados de la Consolidación de la Información Contable
La Personería Municipal de Armenia, presenta la información de este solo ente a la
Administración central para ser consolidada en la contabilidad del Municipio de Armenia.
N4. Limitaciones y/o Deficiencias
N4.1. De Orden Tecnológico
El software actual solo posee manejo de la contabilidad, el manejo de nómina, registro de novedades de la misma, liquidación prestaciones, seguridad social y contabilidad presupuestal, se realiza de manera manual, durante la vigencia se
alimentó el sistema y se realizaron algunas pruebas de campo cruzando la información con la del software anterior.
N4.2. De Orden Contable
46
En el manejo de Inventarios de Propiedad Planta y equipo se realizó la actualización y levantamiento de inventarios, para dar de baja activos que se
encuentran deteriorados, fuera de uso y que aunque no son cifras significativas, afectan el valor real de la Propiedad, planta y equipo en el balance.
NOTA 5. Efectos y cambios Significativos en la Información Contable
N5.1. Aplicación de Normas Contables
Durante el periodo contable 2.015, se ha dado aplicabilidad al Plan General de Contabilidad Pública, y al Manual de procesos y Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
Cuentas de Orden: De conformidad con principios de revelación plena de las
operaciones que indiquen derechos u obligaciones contingentes o de control, se refleja en las cuentas de orden la suma de $31.572.800, valor que corresponde al
costo de adquisición de un computador portátil entregado por el Municipio de Armenia en calidad de comodato y una software para el manejo de la ventanilla única virtual.
ADRIANA LUCIA CARDONA VALENCIA
Directora Financiera
PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA FISCAL 2015.
NOTAS DE CARACTER ESPECÍFICO
1.1.05.02 CAJAS MENORES
En el mes de Enero del año 2015, fue constituido el Fondo Fijo de caja menor, para sufragar gastos generales -adquisición de bienes y servicios- cuya apertura y reglamentación se efectuó mediante Resolución No 007 de Enero 19 de 2015, por
un valor de $2.500.000 mensuales y el cierre de la misma se registró del día 18 de Diciembre de 2015.
1.1.10.05 BANCOS-CUENTAS CORRIENTES
47
El efectivo disponible a Diciembre 31 de 2015 en libros de Bancos ascendió a la
suma de $73.961.71 este valor esta constituido por los saldos de las siguientes
cuentas corrientes:
Banco Caja Social Cuenta No 21500346809, cuyo saldo al cierre 2015 fue de
$73.901.630
Banco Davivienda Cuenta No 136069998039, cuyo saldo al cierre 2015 fue de
$59.441.
En estas cuentas, se administran los recursos girados por el Municipio de Armenia
de manera mensual, por concepto de transferencias de Ingresos Corrientes de
libre destinación, que por Ley se le asignan a las Personerías Municipales para sus
gastos de funcionamiento.
1.6.50.07 LINEAS Y CABLES DE INTERCONEXIÓN
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación.
1.6.55.05 EQUIPO DE MUSICA
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación. Durante la
vigencia se afecto esta cuenta con compras menores. Por valor de $299.900
1.6.55.22 EQUIPO DE AYUDA AUDIOVISUAL
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación.
1.6.65.01 MUEBLESY ENSERES
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación.
1.6.70.01 EQUIPO DE COMUNICACIÓN
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
48
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación. Durante la
vigencia se afecto esta cuenta con compras menores. Por valor de $187.159.
1.6.70.02 EQUIPO DE COMPUTACION
Los bienes muebles de propiedad de la entidad que se registran en esta cuenta, se
encuentran ajustados por inflación hasta Diciembre de 2000 según las
instrucciones efectuadas por la Contaduría General de la Nación.
1.6.85 DEPRECIACIÓN
La depreciación se efectúa individualmente según los rangos fijados en las normas
vigentes y teniendo en cuenta la vida útil de cada uno de los activos. Los activos de menor cuantía se deprecian en su totalidad durante la vigencia.
1.9.70. INTANGIBLES
El valor en libros está dado por los valores de saldos iniciales que reportaba la
cuenta al iniciar el 2015, los cuales se vieron incrementados con la adquisición de
un software financiero y la renovación de las licencias de antivirus, inversión por
valor de $12.605.900.
2.4.25.18 APORTE FONDO DE PENSIONES
Valor pendiente de cancelar por concepto de seguridad social-pensión del personal
de planta de la Entidad, correspondiente al mes de Diciembre de 2015.
2.4.25.19 APORTE SEGURIDAD SOCIAL SALUD
Valor pendiente de cancelar por concepto de seguridad social-salud del personal de
planta de la Entidad, correspondiente al mes de Diciembre de 2015.
2.4.25.20 APORTES PARAFISCALES
El valor reflejado en libros corresponde a los aportes que debe cancelar la Entidad
por este concepto, correspondiente al mes de Diciembre de 2015.
2.4.25.24 EMBARGOS JUDICIALES
Este valor corresponde a descuento aplicado en la nómina del mes de Diciembre
de 2015 a funcionarios, cuyo salario se encuentra con orden de embargo y
descuento practicado a los honorarios de un contratista.
2.4.25.32 APORTE RIESGOS PROFESIONALES
49
Valor pendiente de cancelar por concepto de seguridad social-ARL del personal de
planta de la Entidad, correspondiente al mes de Diciembre de 2015.
2.4.25.35 LIBRANZAS
El valor en libros corresponde a descuentos aplicados en la nomina del mes de
Diciembre de 2015 a funcionarios, que poseen libranzas vigentes con Entidades y
cooperativas que poseen convenio con la Entidad.
2.4.36 RETENCION EN LA FUENTE.
La suma de $912.000, corresponde a las retenciones en la fuente practicadas a
Diciembre 31 de 2015, por la Entidad las cuales deberán ser giradas a la DIAN en
el mes de Enero de 2016.
2.5.05 SALARIOS Y Y PRESTACIONES SOCIALES.
La suma de $48.717.334, corresponde a las obligaciones laborales que quedaron al
cierre de la vigencia fiscal 2015; las cuales se detallan a continuación:
Cesantías $42.967.959
Interés a las Cesantías $4.998.135
Bonificaciones $751.240.
2.7.15 PASIVOS ESTIMADOS PARA PRESTACIONES SOCIALES
El valor reportado en libros corresponde a la provisión de prestaciones sociales
efectivamente causadas a Diciembre 31 de 2015 y que deben ser reconocidas
durante los primeros meses de la vigencia 2016.
273701 RETENCION DEL IMP DE INDUSTRIA Y COMERCIO
La suma de $5.000, corresponde a las retenciones de industria y comercio
practicadas en el mes de Diciembre de 2015, por la Entidad las cuales deberán ser
giradas al Municipio de Armenia en el mes de Enero de 2016.
2.9.05.02 IMPUESTOS A FAVOR DE TERCEROS
La suma de $2.298.500, corresponde al recaudo de estampillas de carácter
Municipal y Departamental que aplico la Personería de Armenia, en cada pago o
abono a cuenta que efectuó en el mes de Diciembre de 2015.
3.1.05.04 CAPITAL FISCAL
50
Esta cuenta representa el valor de los recursos asignados para la creación y
desarrollo de la Entidad, así como la acumulación delos traslados de otras cuentas
patrimoniales, tales como Resultados del ejercicio, las provisiones, agotamientos,
depreciaciones y amortizaciones que efectúa la Entidad.
3.1.10.01 RESULTADO DEL EJERCICIO
El valor de $13.581.029, que refleja esta cuenta al efectuar el cierre de la vigencia
fiscal, corresponde a lo siguiente:
Ingresos de la vigencia $1.253.014.057
Transferencias 1.277.200.397
Otros Ingresos 488.070
- Devoluciones x realizar 24.674.410
Menos Gastos de la vigencia 1.239.433.028
= 13.581.029
Valor que corresponde a lo siguiente:
Bienes y derechos adquiridos en la vigencia 13.092.959
Otros Ingresos reportados en la vigencia 488.070
3.1.28. PROVISION-AGOTAMIENTO-DEPRECIACION
El valor reflejado en libros corresponde a las estimaciones relativas al valor del
desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su
consumo o extinción, es decir el registro de las deprecaciones y amortizaciones de
los bienes tangibles e intangibles, respectivamente.
4.4.28.03 INGRESOS POR TRANSFERENCIAS DEL MUNICIPIO.
Esta cuenta registra las transferencias que realiza el Municipio de Armenia a la
Entidad, por concepto de una participación del 1.7% de Ingresos corrientes de
libre destinación que recauda el Ente Central en la vigencia, estos recursos
constituyen el único Ingreso que percibe la Personería de Armenia, para sufragar
sus gastos de funcionamiento. Se reporta en la vigencia unos ingresos por la suma
de $1.277.200.397, se aclara que al cierre de la vigencia no alcanzaron a ser
comprometidos por la Personería de Armenia la suma de $24.674.410, por lo cual
debe ser devuelto el recurso al Municipio de Armenia.
4.8.15 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES.
51
El valor en libros reportado en esta cuenta corresponde a un mayor reconocido por
la EPS SALUDCOOP en el pago de una licencia de maternidad, la cual fue causada
en la vigencia 2014.
9.3.46.19 ACREEDORAS DE CONTROL-PROP-PLANTA Y EQUIPO-EQUIPO
CÓMPUTO.
De conformidad con principios de revelación plena de las operaciones que indiquen
derechos u obligaciones contingentes o de control, se refleja en las cuentas de orden la suma de $31.572.800, corresponde al costo de adquisición de un computador portátil entregado por el Municipio de Armenia en calidad de comodato y un software de ventanilla única contratado y entregado por el Municipio a esta Entidad.
ADRIANA LUCIA CARDONA VALENCIA Directora Financiera
• Estado de tesorería; La Personería de Armenia, actualmente tiene activa 1 cuenta
corriente con el banco Caja social.
Cuenta No 21500346809, se adjuntan Conciliaciones Bancarias a Diciembre 31 de
2015 y Conciliación Bancaria a Enero 31 de 2016. ANEXO 7
Para esta cuenta se tiene activa una chequera de 100 cheques, ultimo cheque
girado es el número 148736 del día 29 de Febrero de 2016, a nombre de Silvia
Hoyos Rodríguez, para la legalización de caja menor.
Los cheques en blanco se encuentran en el siguiente rango del 148737 al 148800
(64 formatos de cheques en blanco)
Se hace entrega de dos (2) dispositivos transaccionales; uno es el administrador el
cual crea los usuarios y establece los permisos para las transacciones, éste debe
estar bajo la administración del Representante legal, y el otro toquen es el
transaccional, éste se encuentra a cargo de la Directora financiera de la Entidad,
para el día 01 de marzo se realizó bloqueo del mismo mientras se realiza el cambio
de Representante Legal ante el Banco. Se adjunta copia del pantallazo. Anexo 8.
• Los libros auxiliares, comprobantes y documentos soporte a Enero 31 de 2016,
se encuentran en el archivo de gestión de la Dirección Financiera.
52
• Ejecución presupuestal de ingresos y gastos a Diciembre 31 de 2015,
Información que hace parte del presente documento.
• Informes de control interno contable a Diciembre 31 de 2015. Información que
hace parte del presente documento
• Aspectos Generales de la información contable y financiera:
Los comprobantes en medios magnéticos de las operaciones que efectuó la
Administración a través del procesamiento electrónico de datos. (Copia de
seguridad del software contable). CD. Anexo 9.
Se entrega información financiera en el programa Helisa de Enero 01 de
2004 a Febrero 29 de 2016 e información financiera, presupuestal y de
tesorería en el software Publifinanzas de Enero 01 de 2016 a Febrero 29 de
2016 y La Información presupuestal de los años 2012 a 2015 se entrega en
archivos de Excel. CD. Anexo 10.
Se informa que en la vigencia 2015 se adquirió software financiero que
articula los módulos de Contabilidad-presupuesto y tesorería, vigencia en la
que se cumplió la etapa de instalación y puesta en marcha del sistema,
parametrización de gastos, ingresos, cuentas contables, descuentos
creación de plan de cuentas contable y presupuestal, creación de terceros,
ingreso de saldos iniciales, inducción y pruebas del sistema por lo que la
operatividad del software Publifinanzas se inició en la vigencia 2016.
• Informe de gestión relativo al cumplimiento de los procedimientos
relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad
vigente.
Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos
soporte. Los libros de contabilidad principales (diario y mayor), se encuentran
actualizados a Enero 31 de 2016, pueden ser consultados directamente en la
oficina de la dirección financiera o en las copias de seguridad.
Se informa que en la vigencia fiscal 2015, se registró una baja de inventarios del
balance, bienes que fueron entregados al Municipio de Armenia para que realizara
su disposición final, Acta que reposa en el archivo de Gestión de la Dirección
Financiera.
53
• Informe de austeridad y eficiencia del gasto público a Diciembre 31
de 2015:
Dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, La Personería Municipal de Armenia formuló un Plan de Eficiencia Administrativa contenido en la Resolución No 135 2013 en el que se incluyeron actividades como la revisión de
procesos o procedimientos críticos en la entidad y el establecimiento de acciones de mejora, que permitan optimizar el uso de recursos.
Se ha dado cumplimiento al programa de ahorro de gastos administrativos y operativos según el Decreto 1737 de 1998, obteniéndose una reducción en
telefonía fija del 20.93%, en telefonía celular del 26.24% en este rubro cabe aclarar que el compromiso es que el consumo máximo sea de un salario mínimo
legal vigente lo que daría un tope de $7.732.200.00 , en servicio de energía se registra un aumento del 4% correspondiente al aumento de tarifas , en servicio de
acueducto aseo y alcantarillado se tuvo un incremento del 55% correspondiente al aumento de tarifas y número de usuarios de los servicios públicos en la Entidad , en impresos y comunicaciones no se pudo cumplir con la meta de reducción del
5% por las siguientes razones: Se realizó la compra de varios elementos e insumos que se usan con membrete institucional incluidos los elementos necesarios para la
organización del archivo de la entidad. De igual forma se llevó a cabo la compra e instalación de material con la imagen institucional de la entidad con el fin de
solucionar el problema de luz solar en las Oficinas y se aprovechó para difundir nuestra identidad corporativa, brindando a los ciudadanos información sobre nuestro soporte estratégico, también se adquirió material para realizar campañas
que son propias de la misión de la Personería de Armenia, la planeación del gasto quedo incluido en el PAA y analizado y autorizado en el Acta de Comité
Coordinador de Control Interno Nº 001 del 23.02.2015. En relación al rubro de combustibles y lubricantes se presentó una disminución del 9.3%
PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
INFORME DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO
COMPARATIVO 2014-2015
RUBRO GASTO A DICIEMBRE 31 DE
2014
GASTO A DICIEMBRE 31 DE 2015
TELEFONIA FIJA 4.710.571 3.724.844
TELEFONIA CELULAR 5.130.570 5.703.822
SERVICIO ENERGIA 3.875.229 4.059.562
SERVICIO
ACUEDUCTO, ASEO Y ALCANTARILLADO
1.205.025 1.868.351
IMPRESOS Y 1.534.800 6.677.550
54
PUBLICACIONES
COMBSUTIBLES Y LUBRICANTES
4.268.851 3.871.897
TOTALES POR VIGENCIA
20.725.046 25.906.026
3.1. INFORME PRESUPUESTAL VIGENCIA 2015. Mediante Acuerdo 025 de Noviembre 06 de 2014, fue aprobado el Presupuesto de gastos de funcionamiento de la Personería Municipal de Armenia, para la vigencia
fiscal 2015, por valor de MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y DOS MILLONES CUATROCIENTOS ONCE MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO PESOS MDA CTE
($1.382.411.948.oo), dicho presupuesto se vio afectado por el no recaudo de la meta esperado por la Administración Central, por concepto de Ingresos Corrientes
de libre destinación, generando una ajuste para la Personería de Armenia (Disminución Presupuestal) por valor de CIENTO CINCO MILLONES DOSCIENTOS ONCE MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS MDA CTE ($105.211.551.oo).
Por lo anterior; el Presupuesto de gastos de la Personería de Armenia, para la
vigencia fiscal 2015, ascendió a la suma de MIL DOSCIENTOS SETENTA Y SIETE
MILLONES DOSCIENTOS MIL TRESCIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS MDA CTE.
($1.277.200.397.oo), de los cuales a Diciembre 31 de 2015, se comprometió y
ejecuto la suma de $1.252.525.987, que corresponde a un porcentaje de ejecución
del 98.06% del total del presupuesto de esta vigencia.
Se considera importante aclarar que el Presupuesto de gastos aprobado de la Personería de Armenia, proviene de la participación del 1.7% de los ingresos
corrientes de libre destinación que proyecta el Municipio de Armenia en cada vigencia, y se recibe por parte de esta Entidad a través de transferencias de lo
efectivamente recaudado por la administración central; por lo que solo hasta finalizar la vigencia fiscal es posible determinar la cuantía definitiva del presupuesto de gastos para la Entidad, circunstancia que se convierte en un
inconveniente de suma relevancia para la ejecución de los recursos.
A continuación se presenta el siguiente análisis por componente:
ANÁLISIS EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE ENERO A DICIEMBRE 31 DE
2015 (CIFRAS EN MILES DE PESOS)
Descripción Presupuesto Total Total Ejecutado y comprometido
% ejecución x componente
55
Servicio Personales
1.007.038.oo 982.520.oo 98%
Gastos Generales
270.162.oo 270.006.oo 99%
Totales 1.277.200.oo 1.252.526.oo
Pasivocol:
Es el Sistema del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que hace seguimiento y actualización de los cálculos actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales.
Cálculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Sobre este tema se
informa que en la Personería de Armenia, no hay cálculos actuariales, puesto que
todo el personal se encuentra en régimen de ahorro individual y a la fecha se
reportan al día en aportes al sistema general de seguridad social.
Se entrega la base de datos del PASIVOCOL, con corte a Diciembre 31 de 2015.
Se adjunta CD. Anexo 11.
Acreedores. Con el propósito de dar a conocer los acreedores de la Entidad se
aporta acto administrativo a través del cual se constituyeron las cuentas por pagar
de la vigencia fiscal 2015; las cuales deben ser canceladas en la actual vigencia.
Anexo 12.
Sobre este tema se considera pertinente también efectuar relación de los contratos
de bienes y servicios que suscribió la Personería de Armenia a Febrero 29 de 2016
y el estado en que se encuentra:
No Contrato
Objeto Contratista Valor Estado
INV -002 Suministro tiquetes
Viajes Armenia
$7.000.000 Ejecución
INV-004 Servicio Vigilancia
VIPCOL LTDA
773.432 Ejecución
CD-001 Arrendamiento Oficina
Diócesis de Armenia
74.635.200 Ejecución
CD-001 Servicio Mensajería
Servicios Postales 472
1.200.000 Ejecución
56
CM-001 Intermediario Seguros
Rua Seguros
0 Adjudicado Marzo 03/16
INV: Invitación Pública, CD: Contratación Directa, CM: Concurso de méritos.
C. CONTROL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO:
Buscando la mejora continua y como resultado de las auditorías internas y
externas realizadas durante el año a todos los procesos de la entidad, se consolidó
el Plan de Mejoramiento que se ha venido ejecutando. La alta dirección, está
comprometida con el desarrollo y fortalecimiento del MECI y su constante mejora,
lo que se evidencia con los logros obtenidos al alcanzar el fenecimiento de la
cuenta, de la manera que a continuación se detalla:
Fenecimiento de la cuenta 2012:
Con base en la calificación total de 83.8 puntos, sobre la evaluación de Gestión y
Resultados, La Contraloría Municipal de Armenia FENECE la cuenta de la Entidad
por la vigencia 2012. En base a los hallazgos encontrados se concertó un plan de
mejoramiento, el cual se cumplió en el 100%.
Fenecimiento cuenta 2013:
Adelantada la auditoría REGULAR, con base en la calificación de 92.7 puntos, sobre
la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Municipal de Armenia
FENECE la cuenta de la Personería Municipal de Armenia por la vigencia fiscal
correspondiente al año 2013. En base a los hallazgos encontrados se concertó un
plan de mejoramiento, el cual se cumplió en el 100%
Fenecimiento cuenta 2014:
Con base en la calificación de 91.5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y
Resultados, la Contraloría Municipal de Armenia FENECE la cuenta de la
57
Personería Municipal de Armenia por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.
En base a los hallazgos encontrados se concertó un plan de mejoramiento, con
acciones y actividades que permiten eliminar las causas de los mismos, el cual se
cumplió en el 100%.
Rendición de cuentas:
Se realizaron la audiencias públicas de rendición de cuenta a la ciudadanía, las
cuales permitieron entregar el balance de la gestión adelantada, durante el 2012,
2013 , 2014 y 2015, contribuyendo así con las políticas gubernamentales de
transparencia y participación ciudadana.
• Flujo de información permanente a través de la página web de la institución.
• Flujo de información permanente a través de los medios de comunicación y las
tics.
• Rendición de cuentas a la Contraloría General de la República de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes.
Rendición de cuentas
En esta materia se adelantó la rendición de cuentas, a través de los siguientes
mecanismos:
Audiencia pública: se realizaron la audiencias públicas de rendición de
cuenta a la ciudadanía, las cuales permitieron entregar el balance de la
gestión adelantada, durante el 2012, 2013,2014 Y 2015, contribuyendo así
con las políticas gubernamentales de transparencia y participación
ciudadana.
Flujo de información permanente a través de la página web de la
institución.
Flujo de información permanente a través de los medios de comunicación
mediante la participación o la emisión de comunicados de prensa.
Rendición electrónica de cuentas a la Contraloría Municipal de Armenia, de
acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Presentación del informe de gestión al Concejo Municipal de Armenia.
58
CONTROL INTERNO CONTABLE MATRIZ DE ANALISIS FORMATO 5.2
De acuerdo a los resultados evidenciados en la evaluación de CONTROL INTERNO CONTABLE que establece que la Personería Municipal de Armenia cumple con la normatividad referente al desarrollo del proceso contable y determina las
siguientes FORTALEZAS:
1- Se evidencia la cultura del autocontrol en los diferentes procesos que maneja al establecer puntos de control.
2- Aunado a la experiencia contable de lo público, de la persona a cargo del área financiera, que da la da seguridad en el manejo y reporte de los diferentes
informes, operaciones, transacciones y demás requerimientos de los diferentes entes que la regulan se reconoce la responsabilidad y compromiso del personal
adscrito al área evidenciada en la permanente actualización de conocimientos en normatividad, prácticas y políticas contables.
3- Esta Área da cumplimiento en la rendición y reporte de los diferentes informes financieros y contables que la Entidad está obligada a presentar, además cuenta
con una organización documental, factores que respaldan la transparencia en el desempeño de la función y el manejo eficiente de los procesos y procedimientos,
actividades estas que coadyuvan a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia.
DEBILIDADES:
1- La implementación del software financiero presento demoras y ajustes en el
ingreso de la información debido a que por seguridad y mientras se estabiliza el nuevo software se trabajó de manera simultánea el proceso contable en ambos software, además el proceso de inducción y capacitación no fue el más ágil,
puesto que el operador del sistema tiene a su cargo otras actividades que demandan tiempo y dedicación. Aunado a lo anterior esta implementación trajo
cambios significativos en los procedimientos de la dirección financiera, donde se trasladaron al operador labores y tareas que antes eran apoyadas por otro
funcionario, esto sin contar las situaciones que se han venido presentando en la sistematización de la información ya que dicho software en materia presupuestal el margen de error es O.
59
AMENAZAS:
1- Dado que el cálculo de prestaciones y factores salariales se liquidan de manera manual, pueden presentarse errores humanos que pueden mitigarse contando con el módulo de nómina articulado al software que actualmente posee la Entidad;
aunado a esto dicha área posee a su cargo los procesos de contratación de bienes y servicios que realiza la Entidad, labor que demanda mucho tiempo e incide en la
ejecución de labores propias de la Dirección Financiera.
AVANCES:
1- El la vigencia 2015, se continuo con la aplicación de los indicadores financieros como una herramienta importante de la gestión financiera.
2-Existe compromiso por parte de los funcionarios encargados de realizar el
proceso del área financiera para la utilización de las herramientas tecnológicas (internet) y permanecer actualizados en la aplicación de la norma que regula los tramites financieros y contables de la Administración Pública.
RECOMENDACIONES:
1-Para la vigencia 2016 se requiere iniciar la implementación de la NIIF en la
Información contable que produce la Entidad, dado que en el mes de Octubre de 2015 la Contaduría General de la Nación a través de Resolución No 533, estableció los lineamientos y plazos a aplicar para las Entidades Públicas
2- Brindar a esta área apoyo asesor, que le permita determinar y mitigar el riesgo que puede generarse en la gestión contable. 3. Estudiar la posibilidad de asignar a
otra área la coordinación del proceso de contratación de bienes y servicios que actualmente se encuentra en cabeza de la Dirección Financiera. 4 Se recomienda la
compra del módulo de Nomina del programa PUBLIFINANZAS, como complemento del software financiero, ya que a través de este se puede contar con liquidaciones y aplicación de novedades de manera más expedita y con información más
confiable.
60
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
2015
CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.60
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.51
1
Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?
4.5
2
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?
4.5
3
Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?
4.6
4
Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
4.2
5
Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
4.2
6
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?
4.5
7
Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?
4.5
8
Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?
4.5
9
Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?
4.6
10
Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?
4.6
11
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
4.6
12
Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?
4.8
13
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?
4.5
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.69
14
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable?
4.5
61
15
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?
4.6
16
Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?
4.8
17
La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?
4.8
18
El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?
4.8
19
Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas ?
4.6
20
Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?
4.9
21 Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?
4.5
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.5
22
Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?
4.0
23
Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
4.0
24 Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?
4.8
25
Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
4.5
26
Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?
4.8
27 Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?
4.8
28
Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?
4.0
29 El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?
4.0
En la vigencia 2015 se adquirió software financiero que integró contabilidad, ppto y tesorería
30
Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?
4.8
31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos?
4.8
32 Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
4.8
33 Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?
4.5
62
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.6
1.2.1
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES
4.7
34
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?
4.8
35
Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?
4.8
36
Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?
4.0
37
Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?
4.8
38
Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?
4.8
39
El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
4.8
40 Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
4.8
1.2.2
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
4.5
41
Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?
4.8
42
Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?
4.5
43
Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?
4.0
44
La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?
4.2
45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?
4.8
46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información?
4.8
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.4
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.4
47
Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?
4.8
48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?
4.0
49
Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?
4.2
50
Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?
4.8
63
51
Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
4.5
52
Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?
4.0
53
Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
4.0
54
Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?
4.0
55
Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?
4.8
56
Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?
4.5
57
Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?
3.8
58
Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?
4.8
59
Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?
4.2
60
Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
4.5
61
Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?
4.0
62
Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?
4.8
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚME
RO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
PUNTAJE OBTENIDO
INTERPRETACIÓN
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.60 ADECUADO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.51 ADECUADO
1.1.2 CLASIFICACIÓN 4.69 ADECUADO
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4.48 ADECUADO
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.60 ADECUADO
1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4.69 ADECUADO
1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4.52 ADECUADO
64
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.36 ADECUADO
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.36 ADECUADO
RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS
RANGO CRITERIO
1.0 – 2.0 INADECUADO
2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE
3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO
4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
Se aclara en la presente Acta de Entrega de Informe de gestión que en relación con el Informe Financiero, este se entrega con los datos correspondientes al cierre de la vigencia 2015 ( 31 de diciembre), aclarando que el mismo sera actualizado a febrero 29 de 2016 en el término establecido en el Artículo 4º de la Ley 951 de 2005.
D. MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO MECI-
PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
INFORME EJECUTIVO ANUAL – MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –MECI-VIGENCIA 2015
65
JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
JULIETA LOPEZ PERILLA
PERIODO EVALUADO : de ENERO 1º de 2015 a DICIEMBRE 31 DE 2015
FECHA DE ELABORACIÓN: febrero 18 de 2016
Este Informe se presenta en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 9 de la ley 1474 de 2011. Donde se desarrolla cada uno de los
subsistemas, componentes y algunos elementos del Modelo Estándar
de Control Interno “MECI”.
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tendrán los controles necesarios para su realización.
DIFICULTADES:
En la puesta en marcha del comité de ética, tiene programación de empezar a funcionar en el último bimestre del año en curso.
AVANCES:
Se ha implantado de forma clara el funcionamiento de los comités del grupo operativo Meci, el del Comité Coordinador de Control Interno, el de la Comisión de Personal, el de Conciliación, el Comité institucional de Desarrollo Administrativo( saneamiento contable y comité técnico), El Comité de Bienestar Social e Incentivos, el Comité de Gobierno en Línea, El comité de convivencia y acoso laboral, el Comité de Archivo, y el Comité de SGSST (Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo)
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos. con el trabajo constante
en el comité mensual del equipo MECI se orienta a los funcionarios al trabajo en equipo con transparencia, a la obligatoriedad de la publicación del actuar de la Entidad, se recalca la importancia del conducirse en forma ética e integra, tratando de conseguir una formación en valores de responsabilidad y vocación del servicio. La Entidad continua con el trabajo de cada dependencia sobre los valores contenidos en el Código de ética y Buen gobierno, lográndose la participación activa de todos los funcionarios.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual): Plan de Formación y Capacitación formulado de acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos, lográndose capacitar 3 funcionarios en temas de Conciliación, 16 funcionarios en atención al usuario en entidades públicas, 5 funcionarios en competencias laborales, 2 funcionarios en el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo y 1 funcionario en archivo.
Programa de Inducción y Re inducción: Programa de Inducción o Re
66
inducción establecido, en el cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción para empleados nuevos o Re inducción en el caso de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos. Se han realizado 43 Procesos de Inducción y 1 Proceso de re inducción a los funcionarios en normativa vigente.
Programa de Bienestar (Anual): Se establece el Programa de bienestar social de conformidad con los artículos 70 y 75 del Decreto 1227 de 2005. En el primer semestre de 2015 se ha ejecutado 1 actividad dando cumplimiento a este programa. Igualmente en el segundo semestre se realizó la Actividad programada del SGSST.
Plan de Incentivos (Anual) : Plan de incentivos adoptado por medio de un acto administrativo: Dando cumplimiento al plan de incentivos la Personería Municipal, contenido en la Res. Nº. Nº143 del 23 de noviembre de 2012, se otorgaron los beneficios allí contenidos por cumpleaños a funcionarios, modificada por la Res. 035 de marzo 3 de 2015 en donde se aumenta el incentivo por cumpleaños al disfrute de un día libre. En el primer semestre tuvieron derecho a este incentivo 5 funcionarios, Al 30 de octubre han disfrutado de este incentivo 5 funcionarios más.
Continúa la tarea de la inclusión de las hojas de vida del total de funcionarios de la entidad (contratistas y funcionarios) a la plataforma del SIGEP. En el segundo semestre se inició la revisión, actualización y archivo de las hojas de vida de los funcionarios digitalizando el contenido de cada una.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: ejecutando el proceso gerencial de
Planeación se revisó y se ajustó el Plan de Acción de la Entidad para la
vigencia 2015. En el 2015 se acordó dar mayor énfasis en el Plan de acción a lo
que tiene que ver con capacitación a la comunidad y el desarrollo de un
documento sobre DDHH en la ciudad de Armenia.
Seguimientos: Se realizaron los seguimientos a:
1. Plan anticorrupción y de Atención al Ciudadano, encontrándose que la
estrategia en cuanto a tramites no se puede desarrollar en su totalidad hasta
tanto el DAFP no se pronuncie respecto a la Personerías en general.
2. Mapa de Corrupción, de acuerdo a la normativa vigente donde se evidenció criterios claros y precisos de las actividades proyectadas en cada componente de acuerdo a la metodología establecida.
3. seguimiento y control periódico al cumplimiento de los Planes de Acción
67
trazados, a los Planes de Acción se les efectúan seguimiento trimestral y son reportados a la Oficina de control interno, lo cual permite identificar los avances, así como eventuales dificultades, o aplazamientos que se puedan presentar en la ejecución y logro de las metas propuestas. Cuando se efectúa el seguimiento y control del contexto estratégico a la ejecución del plan estratégico, le permite a la Institución confrontar los factores de la matriz con las nuevas realidades sociales, políticas y económicas de su entorno y hacer las correcciones pertinentes.
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos: La creación de nuevos procesos ha
exigido la revisión del modelo de operación y a raíz de la expedición del decreto
943 de 2014, que actualiza el Modelo Estándar de Control Interno, se trabaja en la
implementación y adecuación del modelo de operación por procesos al nuevo
MECI, a diciembre de 2014 se terminó el levantamiento de todos los procesos de
la Entidad, quedando pendiente para la vigencia 2015 la última revisión y ajuste
del Manual, que en la actualidad se tiene planeado darle termino en diciembre de
esta vigencia.
Se definieron tres procesos de direccionamiento institucional, denominados
Gestión de Planeación Institucional: concretar el Plan Estratégico y formular
las líneas de acción que garanticen el sostenimiento, la eficacia, la eficiencia
y la efectividad de la Entidad y generar los diferentes planes de acción y
proyectos para el cumplimiento misional, el fortalecimiento y mejora
continua de la Institución haciendo el seguimiento a la ejecución de la
Planeación para tomar las decisiones pertinentes según los resultados.
Gestión de Recursos físicos: con el objeto de gestionar la implementación de
los recursos necesarios para el avance organizacional de la Entidad en cuanto a
herramientas de trabajo que tengan que ver con los software y hardware y los
aplicativos necesarios en las diferentes dependencias que ayuden a una mejor
atención al ciudadano, lográndose la meta de la adquisición del software contable
par la Institución.
Gestión de la comunicación y la imagen institucional: Fomentar una cultura de
la comunicación como un eje transversal a la estructura organizacional, para dar
cumplimiento a los objetivos estratégicos, al principio de publicidad, rendición
pública de cuentas y la internacionalización de la entidad con una comunicación
amplia y transparente.
Cuatro procesos que sustentan la prestación del servicio: 1. División de
Fundamentales en donde se incluye la atención a Víctimas, que velan por la
defensa promoción y protección de los derechos fundamentales tanto individuales
68
como colectivos. 2. División Penal: que vela por la protección de los Derechos del
menor infractor. 3. División Administrativa y Judicial: Vigilan el ejercicio de los
actos y conductas oficiales de los servidores públicos del orden municipal y sus
entidades descentralizadas, con el propósito de establecer la sujeción a la
normatividad vigente, y sancionar las conductas contrarias a la Constitución y la
ley. 4. Conciliación: que tiene por objeto Propiciar en forma oportuna y eficiente la
solución alternativa de conflictos para evitar futuros litigios o en su defecto, cumplir
el requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción ordinaria.
Cuatro (4) Procesos de Apoyo: 1. División Financiera: encargada de la gestión de Recursos Financieros, cuyo objetivo es manejar con transparencia y oportunidad los recursos asignados a la Entidad de manera eficiente, con el fin de proveer y mantener los recursos logísticos y de personal necesarios para garantizar la prestación oportuna y eficiente del servicio 2. Archivo y gestión documental: encargada de dar cumplimiento a la Ley general de Archivos. 3. Talento Humano para Garantizar la competencia, el bienestar y la toma de conciencia del talento humano (servidores públicos) vinculados a la entidad y el manejo administrativo de todo el proceso que incluye la evaluación del desempeño, las hojas de vida y los Manuales de la Entidad. 4. Gestión de Jurídica y Contractual: que permite efectuar la representación jurídica de la entidad, ante las diferentes autoridades, Velar por el interés público en las actuaciones del Concejo Municipal, Emitir juicios jurídicos sobre asuntos solicitados por los usuarios a servidores públicos en cuanto a la legislación colombiana, garantizar la contratación directa necesaria en la Entidad de manera oportuna y eficaz dando cumplimiento a la normatividad. Vigente.
1.2.3 Estructura Organizacional: Se evidencio desde vigencias pasadas lo
endeble de la estructura organizacional en cuanto a personal de planta con el
perfil de abogados que permitan cumplir los objetivos institucionales, cuando es el
recurso humano el que dinamiza la estructura de la Entidad, por lo tanto se
desarrolló un proyecto de Acuerdo ante el Concejo Municipal para que aprobaran
la creación de un cargo con perfil de abogado para sustentar el Modelo de
operación por procesos de la Entidad, se obtuvo la aprobación avanzándose en
este elemento.
1.2.4 Indicadores de Gestión: Cada proceso cuenta con indicadores
establecidos y documentados pero a la fecha se encuentran en una fase de
revisión y ajuste con los líderes de procesos. Se implementara una hoja de
cálculo en excell que permita incorporar los nombres de los indicadores,
numerador y denominador, definiciones y las observaciones sobre el cumplimiento
de los mismos.
69
1.2.5 Políticas de Operación:
Contenidas en el Código de Buen Gobierno de la Entidad. Se ha iniciado en esta
vigencia una estrategia de socialización y difusión de este instrumento, utilizando
la intranet y las reuniones del grupo MECI.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo: La entidad cuenta con una política de administración del riesgo, con adopción mediante acto administrativo. La metodología utilizada es la adoptada por departamento administrativo de la función pública DAFP “GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO”.se han definido las políticas de administración del riesgo, falta organizar el registro maestro que identifique claramente los actos administrativos que las contienen. 1.3.2 Identificación del Riesgo: Se efectuó el inventario de los riesgos definiéndoles según el contexto estratégico. La Personería de Armenia, articuló los riesgos de corrupción a la matriz de riesgos de cada proceso, buscando ser coherentes con los cambios que surjan al interior de la entidad y sus procesos, reforzándose la cultura de identificación y administración de los mismos. Así como la efectividad en los controles existentes 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo. Cada mapa de riesgos tiene controles establecidos, es responsabilidad de cada líder de proceso hacerle seguimiento y el jefe de control interno es el responsables de hacerle verificación al seguimiento y control de las acciones que permiten tratamiento de los riesgos.
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
DIFICULTADES: Ausencia de formación Investigativa y manejo de herramientas de análisis en varios Procesos y Subprocesos, para el seguimiento de la gestión Municipal y ejercicio como órgano de control administrativo. Hay que fortalecer las Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.
AVANCES:
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión: Al desconocer las
70
características de los indicadores tales como denominación, formulación,
descripción, meta y periodicidad, los líderes de los procesos efectúan una
revisión mecánica y cuantitativa de las metas y objetivos logrados. Se requiere
ahondar en el análisis cualitativo de la gestión realizada
2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA
2.2.1 Auditoría Interna: se realizó el plan de auditorías al 99%, efectuando
las recomendaciones pertinentes.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento: Se suscribió el Plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia 2014 con el Ente de Control, a la fecha se encuentra cumplido el 100% de las acciones programadas.
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:
Agrupa las necesidades de la ciudadanía, de las partes interesadas y las de la entidad, identifica sus fuentes y define una estructura para su procesamiento y socialización. A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las necesidades de los usuarios.
DIFICULTADES:
Mal manejo de la herramienta de la Ventanilla Única en cuanto al manejo de las PQRS, puesto que el funcionario no descarga las respuestas dadas y aparecen en el aplicativo como si no hubiere contestado-. Se han dado las capacitaciones respectivas de forma personalizada a los funcionarios para el manejo del aplicativo. Esta deficiencia ya ha sido subsanada con las respectivas capacitaciones.
AVANCES:
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA: Se realizaron capacitaciones a
cada uno de los funcionarios con respecto al software de ventanilla única,
herramienta que está diseñada para tener un estadístico confiable de la gestión de
la Entidad y el manejo de la correspondencia que ingresa, a partir del primer
trimestre de 2015 se implementó el aplicativo de la correspondencia interna. Con
lo que ayudamos a cumplir con la estrategia Directiva Presidencial 004 de 2012.de
“CERO PAPEL”. La Entidad continúa en la mejora continua de los sistemas de
comunicación.
La entidad utiliza de manera activa los diferentes canales de comunicación virtual
con que cuenta, tales como: redes sociales y la página web, los cuales permiten la
interacción con los usuarios para la rendición de cuentas a la ciudadanía y partes
interesadas y la validación de los instrumentos, entre otros.
71
Igualmente en el segundo semestre se realizaran las encuestas como mecanismo
de medición de la satisfacción del usuario lo que nos permite evaluar la
percepción de los usuarios en tiempos reales para garantizar un servicio oportuno
y humanizado, siempre trabajando hacia el mejoramiento continuo del mismo.
Se ha dado continuidad a la revisión de las herramientas de gestión y control
como son las políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y el
manual de Procesos y Procedimientos y se actualizo de acuerdo a la
normatividad vigente el Manual de contratación según Resolución 145 de octubre
1º de 2015.
ADMINISTRACION DE LAS PQRS y D: se da el trámite correspondiente en
términos de Ley.
LEY 1712 DE 2014: Se aplicó la matriz de autodiagnóstico para el cumplimiento de la Ley en mención, lográndose la respectiva verificación por dependencias, obteniéndose un resultado del 90% de cumplimiento.
DECRETO 103 DE 2015: Decreto reglamentario 103 de 2015 con la apertura del
link “transparencia y acceso a información pública” en donde se ha ubicado toda la
información de la Entidad.
GESTION DOCUMENTAL: En el primer semestre se ha realizado el Plan
institucional de Archivo, la guía de gestión documental (la cual nos orienta en el
que se hace y el cómo se hace) y el Reglamento general de archivo. La política y
el programa de archivo ya fue socializado ene Grupo Meci el acto administrativo
respectivo corresponde a la Resolución Nº119 del 21 de julio de 2015.
COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA:
Elemento Comunicación Informativa: la Audiencia pública de Rendición de Cuentas a la comunidad se rindió en el mes de Diciembre.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La madurez del Sistema de Control interno es satisfactoria, es decir, el modelo se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos, con tendencia a mejorar los procesos, y corregir las desviaciones detectadas, se tienen identificados los riesgos y se realiza una adecuada administración del riesgo.
RECOMENDACIONES:
Coordinar los diferentes comités con el Comité de Archivo, para buscar una
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interacción que permita determinar estrategias de mejora.
Poner en funcionamiento el Comité de Ética de la entidad para que implante el
código de ética y buen gobierno y diseñe estrategias para la re-socialización y
aplicación del mismo a nivel institucional.
Debe continuarse con el espacio en el Comité MECI para la retroalimentación por
parte de todos los funcionaros de los Valores contenidos en el Código de Ética y
Buen Gobierno.
Fortalecer el programa de re-inducción de personal con el fin de asegurar que el
talento humano conozca los cambios organizacionales, las directrices de la alta
dirección y demás cambios que afecten el adecuado funcionamiento de los
puestos de trabajo, establecer un protocolo.
Seguir reforzando el seguimiento y monitoreo de las acciones de control,
mitigación o transferencia de los riesgos definidos en la matriz de riesgos y los de
corrupción.
Actualizar y fortalecer la política de identificación, administración y mitigación de
los riesgos; a través de estrategias que permitan a los funcionarios la identificación
de los mismos en las actividades que realizan diariamente
Generar mecanismos de interés entre los líderes de procesos en la aplicación de
las encuestas de evaluación de satisfacción al usuario buscando con ello una
evaluación más objetiva y equitativa para la toma de decisiones en tiempos reales.
La entidad debe afianzar más la cultura de autocontrol y autogestión, creando
conciencia en cada uno de los funcionarios de la efectividad y alcance de sus
operaciones, metas y programas proyectados, propios de un sistema dinámico
que permitan conseguir los objetivos institucionales planeados. La Oficina de
Control Interno continuara con las campañas aprovechando los espacios de las
reuniones del equipo Meci.
Políticas de Operación: falta diseñar el documento maestro que contenga estas
políticas, como un compromiso se establece el primer semestre de 2016.
Se creó el cargo de Profesional Universitario, con perfil de abogado, se avanzó en
el segundo semestre fortaleciendo la División de Vigilancia Administrativa y
Judicial proveyendo los cargos de técnicos con 3 abogados con la capacidad e
idoneidad para reforzar esta dependencia y coadyuvar en el proceso de
descongestión planteado en el plan de acción de la Dependencia. Igualmente se
fortaleció el Centro de Conciliación obteniendo en ambas dependencias resultados
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importantes.
Sin embargo la Institución debe insistir en una reestructuración de la planta de
personal a fin de cubrir satisfactoriamente el servicio institucional, porque el
problema de fondo es la insuficiencia de abogados en la planta de personal,
situación que no se ha solucionado satisfactoriamente.
Para la divulgación del mapa de riesgos institucional se ideo un folleto y una presentación en power point en la reunión del grupo operativo MECI en el mes de noviembre de 2015, igualmente se remitió a cada funcionario por la intranet, y se publicó en las carteleras institucionales. Se continúa trabajando en la implementación del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST, con el objetivo de dar cumplimiento a la meta establecida para diciembre de 2015, quedando la ejecución completa del sistema para el 31 de julio de 2016.
Fecha del informe: febrero 18 de 2016 hora:5.13p.m.
Diligenciado por: JULIETA LOPEZ PERILLA Cargo: Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Enviado por: NOMBRE Y CARGO DEL REPRESENTANTE LEGAL CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA Personero Municipal
E. INFORME JURIDICO
Respecto de las situaciones especiales que afectan los procesos y
reclamaciones en contra y a favor de la Personería Municipal, informo:
1. En relación con las acciones judiciales que se adelantan en contra de la
Personería Municipal, el profesional universitario adscrito al Despacho
presenta relación del estado actual de los procesos:
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2. De otro lado se tiene la situación administrativa del funcionario José
Humberto Echeverry García, la cual presenta relevancia jurídica en el
sentido de que el mencionado servidor se encuentra desempeñando el
empleo de Profesional Universitario grado 3 en la modalidad de encargo
sin el lleno de los requisitos para el ejercicio del mismo. Situación que
luego de las actuaciones administrativas adelantadas por parte del
despacho dejan como consecuencia la iniciación de la acción judicial o
medio de control ante la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.
Dicha acción judicial debe ser remitida a la Alcaldía de Armenia para su
respectivo concepto, toda vez que la personería Municipal no tiene
personería jurídica para actuar por si misma.
Igualmente se informa que sobre estos hechos la Procuraduría Provincial
adelanta una investigación disciplinaria.
11. FIRMA:
Para constancia se firma en Armenia a los ocho (8) días del mes de marzo de
2016.
______________________________ _______________________________________
CARLOS ALBERTO MEJIA MEJIA ANGELA VIVIANA LOPEZ BERMUDEZ PERSONERO MUNICIPAL PERSONERA MUNICIPAL FUNCIONARIO SALIENTE RESPONSABLE FUNCIONARIA ENTRANTE RESPONSABLE
(N)
Consecutiv
o
(C) No
Proceso
(C) Autoridad
Judicial Que Tramita
(C) Tipo De
Proceso
(C) Tipo De
Acción
Judicial
(D) Cuantía Inicial
De La Demanda
(C)
Resumen
Del Hecho
(F) Fecha De
Admisión De La
Demanda
(C)
Demandant
e
(C) Estado
Actual
(D) Sentido
Del Fallo
Ejecutoriad
(D) Sentido
Del Fallo
Ejecutoriad
(F) Sentido
Del Fallo
Ejecutoriad
(D) Valor De
La
Liquidación
1 2011-568
Tribunal
Administrativo del
Quindío
Pension de
sobrevivien
te
Nulidad y
restablecim
iento del
derecho
70000000
Reclam.
Pension de
sobreviente
2010-06-01
Cesar Uriel
Marin
Echeverry
Pdte.
Sentencia
2da.
Instancia
0 0 nd 0
2 2012-004
Tribunal
Administrativo del
Quindío
Reclamacio
n de
prestacione
s sociales
Nulidad y
restablecim
iento del
derecho
55353323
Reclama
configuraci
on de
contrato de
realidad
2012-03-01
Muricio
Guerrero
Velez
Pdte.
Sentencia
2da.
Instancia
0 0 nd 0
75
_____________________________ _______________________________________
JULIETA LOPEZ PERILLA JORGE IVAN VILLEGAS DIAZ Jefe Oficina Asesora de Control Interno Personero Auxiliar Personería Municipal de Armenia Personería Municipal de Armenia Primer testigo
__________________________________
ZULY YANETH OSORIO ALZATE CARGO: Contratista cc Nº 24.606.708 Segundo testigo
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ANEXOS.
Anexo 1. Adjunte relación de inventarios y responsables (21 folios)
Anexo 2. Relación Contratos de Prestación a 29 de febrero de 2016 (1 folio)
Anexo 3. Balance general a Diciembre 31 de 2015 (1 folio)
Anexo 4. Estado de actividad financiera, económica y social. A Diciembre 31 de 2015 (1 folio)
Anexo 5. Estado de cambios en el patrimonio a Diciembre 31 de 2015. (1 folio)
Anexo 6. Formatos CGN2005.001 y CGN2005.002 a Diciembre 31 de 2015. (3
folios).
Anexo 7. Cuenta No 21500346809, se adjuntan Conciliaciones Bancarias a
Diciembre 31 de 2015 y Conciliación Bancaria a Enero 31 de 2016. (3 folios)
Anexo 8. Boqueo de toquen. Se adjunta copia del pantallazo. (1 folio)
Anexo 9. Los comprobantes en medios magnéticos de las operaciones que efectuó
la Administración a través del procesamiento electrónico de datos. (Copia de
seguridad del software contable). 1 CD.
Anexo 10. Se entrega información financiera en el programa Helisa de Enero 01 de
2004 a Febrero 29 de 2016 e información financiera, presupuestal y de tesorería
en el software Publifinanzas de Enero 01 de 2016 a Febrero 29 de 2016 y La
Información presupuestal de los años 2012 a 2015 se entrega en archivos de
Excel. 1 CD.
Anexo 11. Se entrega la base de datos del PASIVOCOL, con corte a Diciembre 31
de 2015. Se adjunta 1 CD.
Anexo 12. Acto administrativo constitución de reservas. (2 folios)
Anexo 13: Relación de estado de los procesos a febrero 29 de 2016 (18 folios).
