FORMATOS - gabistrong.files.wordpress.com · Web viewPara dar seguimiento a la aplicación del presente procedimiento y a la implementación del SGC en las unidades administrativas

UNIDAD ADMINISTRATIVA

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE CALIDAD

CÓDIGO: SCGC-PG-01REVISIÓN: 08

LOCALIZACIÓN: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FECHA DE APROBACIÓN: 16/04/2012PÁGINA: 1 DE 18

APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Documento que se actualiza PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código del documento que se actualiza SCGC-PG-01 Número de Revisión: 08

Razón de la Sustitución Incorporación de actividades para atender las observaciones de la auditoria externa de seguimiento y ampliación 09 del SCGC.

Descripción del cambio Se atienden las siguientes observaciones de la auditoria externa de seguimiento y ampliación 09 del SCGC.

Se eliminan los formatos: Lista de documentos del SCGC por Unidad Administrativa, código

SCGC-PG-07-F02 Lista de Documentos de Origen Externo, código SCGC-PG-07-03 Lista de Distribución de Documentos de Origen Externo, código

SCGC-PG-07-F04.Se re-establece la codificación de los documentos del SCGC y de los Sistemas de Gestión de la Calidad Estatales o de planteles.

Se establecen los criterios para el control de documentos de origen externo a través del masterweb.

Se establecen los criterios para la realización de la auditoria documental en las Unidades Administrativas que forman parte del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad en sus tres ámbitos de operación.

Fecha de aprobación:16/04/2012

LAS FIRMAS AUTOGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL

Manuel Arozarena WhiteRepresentante de la Dirección del SCGC

APROBÓ

Beatriz Romero BlancarteComité Técnico de Calidad

REVISÓ

Virgilia Aguilar HernándezComité Técnico de Calidad

ELABORÓ

NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Masterweb del Sistema CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurase que el documento que consulta es vigente.






Procedimiento General para elControl de Documentos del Sistema Corporativo de

Gestión de la Calidad

1. Objetivo NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Masterweb del Sistema CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurase que el documento que consulta es vigente.






Proporcionar instrucciones para controlar los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC) en sus tres ámbitos de operación.

2. Responsables:

Es responsabilidad de todos los usuarios del SCGC, aplicar este procedimiento y hacer uso de documentos vigentes.

Comité Técnico de Calidad de ON Emite, revisa, actualiza, aprueba y difunde los documentos aplicables al Sistema Corporativo de Gestión de Calidad (SCGC)

Representantes de la Dirección de las Unidades administrativas que forman parte del SCGC.

Capacita, coordina y se asegura de que el personal aplica el presente procedimiento de acuerdo a lo establecido.

Enlaces de Calidad del Conalep (Oficinas Nacionales) fungen como usuario líder para el manejo del masterweb.

Difunde, da seguimiento y se asegura de la aplicación del presente procedimiento en su unidad administrativa. Realiza el seguimiento a la aplicación del procedimiento al interior de su Unidad Administrativa y en los planteles adscritos a la Dirección Estatal.

Responsable del masterweb en las Unidades Administrativas que integran el SCGC: Usuario Líder. Se tendrá un usuario líder en cada Sistema de Gestión de la Calidad Estatal o bien en los planteles donde tienen un SGC independiente (sólo está certificado el Plantel).

Crear la estructura del SGC en el masterweb de acuerdo a lo establecido en el manual del usuario líder. Asegurarse de la aprobación electrónica de los documentos y publicación de los mismos, así como proporcionar al personal su ID y contraseña para consultar la documentación necesaria en su ámbito de competencia.

Responsable de los procedimientos operativos en las Unidades Administrativas y sus colaboradores.

Actualizar los procedimientos operativos y aquellos documentos necesarios para la ejecución de los procesos en su Unidad Administrativa en el marco del SCGC.Aplicar el procedimiento de control de documentos a fin de garantizar su operación.

3. Alcance: Desde la emisión o recepción de documentos que deberán estar sujetos a control hasta su disposición final.

4. Normas de Operación:

El sistema masterweb es el mecanismo oficial para la difusión, consulta y control de los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC). Por lo que el personal adscrito en las diferentes Unidades administrativas que forman parte del SCGC deberán contar con un ID y contraseña para consultar la documentación. La dirección electrónica del sistema es http://mc.sep.gob.mx/conalep

En el caso de las Direcciones Estatales que han conformado un Sistema de Gestión de la Calidad Estatal, el Representante de la Dirección y el usuario líder con el apoyo de los responsables de proceso deberá


http://mc.sep.gob.mx/conalep






identificar y controlar los documentos que envían instancias externas al Sistema Conalep en su ámbito de operación, para su aplicación en los diferentes procesos.

En el caso de las Direcciones Estatales y Planteles que cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad independiente, el Representante de la Dirección y el usuario líder en coordinación con los responsables de proceso deberá identificar y controlar los documentos que se envían de instancias externas al Sistema Conalep, para su aplicación en los diferentes procesos.

Los documentos de origen externo que se identifiquen como necesarios para el desarrollo de alguno de los procesos deberán estar declarados en el Plan de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal o de plantel y deberán ser controlados de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

Los responsables de la operación de los procesos (jefes de proyecto, jefes de departamento, subcoordinadores o coordinadores, dependiendo de cada nivel de operación del SCGC) en cada unidad administrativa de Conalep (Oficinas Nacionales) deberán identificar los documentos que estarán sujetos a control con base en el presente procedimiento de acuerdo a los siguientes criterios:

a). Documentos internos o externos que establecen el marco normativo que regula la operación del Sistema Conalep.

b). Documentos internos o externos que se encuentran considerados en el Plan de la Calidad de los procesos como elementos de entrada en la operación de los mismos.

c). Documentos de origen interno o externo que establecen requisitos legales, reglamentarios o de cualquier tipo, con los cuales deben cumplir los servicios que brinda el Sistema Conalep. (Por ejemplo: reglamento escolar, lineamientos, guías de equipamiento, programas de estudio, etc.)

d). Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse al menos una vez al año o cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de la realización de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, producto no conforme, o incumplimiento con algún requisito del SCGC.

e) La Dirección de Evaluación Institucional determinará el Catalogo de Codificación de los Procedimientos Operativos para el ámbito Conalep, de acuerdo a sus funciones normativas.

Para el caso Conalep, los documentos normativos deberán apegarse a los lineamientos establecidos por el Comité para la Mejora Regulatoria Interna (COMERI).

4. CONTROLES REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008

4.1 Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

Es responsabilidad de todo el personal asegurarse que los documentos que le resultan necesarios para mantener y mejorar el SCGC y que utiliza continuamente por su función y responsabilidad, estén vigentes y hayan sido aprobados en cuanto a su adecuación antes de su emisión.







La aprobación de los documentos se realizará firmando un ÚNICO DOCUMENTO ORIGINAL (sin gota de agua como “documento original”, “original” o copia controlada) el cual estará bajo resguardo del Representante de la Dirección, Director de la Unidad Administrativa o Enlace de Calidad, el cual deberá tener la “portada de aprobación y control de cambios” con la leyenda “firmas autógrafas” y con las firmas de las personas correspondientes (Formato SCGC-PG-01-F01). Los documentos deberán tener al pie de página los siguientes datos: código del documento, fecha de aprobación, número de revisión y número total de páginas.

Todos los documentos aplicables a los procesos del SCGC deberán ingresarse en el masterweb para su aprobación electrónica.

La aprobación de los documentos de manera electrónica será a través de rutas de aprobación en el masterweb, estas se crearan conforme a las líneas de interacción, responsabilidad y autoridad en cada unidad administrativa que forma parte del SCGC, para mayor información consulte lo establecido en el manual del usuario líder del masterweb.

Cuando los documentos hayan sido aprobados electrónicamente tendrán el siguiente símbolo: el usuario podrá visualizarlo al ingresar al masterweb y realizar la consulta de documentos, para ello el usuario ingresará a su sesión con su ID y contraseña, la dirección electrónica es http://mc.sep.gob.mx/conalep, proporcionar su datos, seleccionar la opción Lista Completa – Documentos, se desplegará un listado de documentos en el cual podremos observar si están aprobados de acuerdo al ícono indicado.

El usuario líder de la Unidad Administrativa deberá publicar los documentos de acuerdo a lo establecido en el manual del usuario líder del masterweb.

4.2 Revisión y actualización de los documentos

a) Las revisiones a la documentación del SCGC deberán realizarse al menos una vez al año o bien cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, identificación de producto no conforme o debido al incumplimiento de algún requisito del SCGC.

b) Los responsables de procesos en cada unidad administrativa deberán mantener los documentos (procedimientos operativos, lineamientos, reglamentos, etc.) vigentes, por lo que cuando se detecte


http://mc.sep.gob.mx/conalep






que un documento requiere algún ajuste o modificación, es decir que está obsoleto (ya no dice lo que se hace), podrá solicitar al usuario líder de su Unidad Administrativa su actualización, o bien si el responsable de proceso tiene asignado el permiso de actualizar él mismo podrá realizar dicha actividad.Los pasos a seguir para actualizar un documento son los siguientes:

1.- Ir a la opción LISTA COMPLETA-DOCUMENTOS, seleccionar el documento que se quiere actualizar o

modificar, una vez que se despliega la ficha del documento seleccionar el ícono de actualizar , en ese

momento el estatus del documento cambia de aprobado a documento en actualización .

2.- En el menú de opciones se activa la opción de PENDIENTES –ACTUALIZACIONES.

3.- Una vez que se tenga el documento con las actualizaciones, se ingresa al masterweb en la opción de PENDIENTES- ACTUALIZACIONES, aparece una pantalla donde se indica que documento(s) se están

actualizando, seleccionar el documento en el icono , se despliega la ficha del documento, dar clic en el

icono de editar para realizar los cambios en la ficha, asegurarse de que se establece el número de revisión del documento y se requisitan todos los campos, se elige la bóveda de borradores de la unidad administrativa (en el caso de las Unidades Administrativas del Conalep, la bóveda es BORR-CONALEP), y se adjunta el archivo.

4.- Una vez guardado el documento se envía a aprobar entonces el estatus del documento cambia de

actualización a documento en aprobación , hasta que el documento es aprobado por los usuarios que conforman dicha ruta el documento en su versión anterior se envía automáticamente a la bóveda de

obsoletos y el documento actualizado aparece como aprobado , el usuario líder de la Unidad Administrativa deberá publicar el documento para que todo el personal lo pueda consultar.

Para mayor detalle en la secuencia de pasos a seguir para actualizar los documentos se recomienda consultar el manual del usuario líder del masterweb.

La distribución de los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad como son: misión, visión, política de la calidad, manual de la calidad, objetivos de la calidad, plan de la calidad, mapa de procesos, matriz de responsabilidades, procedimientos de aplicación general y documentos de apoyo, se difundirán de manera electrónica a través del masterweb. El Comité Técnico de Calidad deberá tener el DOCUMENTO ORIGINAL de la documentación del SCGC de manera impresa y autorizada con firmas autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios).

En el caso de los Sistemas de Gestión de la Calidad Estatal o de plantel los documentos del SGC son: misión, visión, política, objetivos de la calidad, plan de la calidad, matriz de responsabilidades, y procedimientos operativos y documentos de apoyo, mismos que se difundirán de manera electrónica a través del masterweb. Los DOCUMENTOS ORIGINALES del SGC deberán estar resguardados por el Representante de la Dirección Estatal o de Plantel, según sea el caso, de manera impresa y autorizada con firmas autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios







4.3 Identificación de los cambios y estado de versión vigente de los documentos

La identificación de los cambios, se realizarán de manera impresa mediante la elaboración del formato denominado “Aprobación y Control de Cambios” código SCGC-PG-01-F01 y de manera electrónica a través de la ficha del tipo documento la cual solicita la misma información que el formato de aprobación y control de cambios de documentos.

En ambos casos, (en papel y electrónico) se solicita se indique el número de revisión del documento por lo que deberá colocarse la revisión que le corresponde. En caso de ser un documento de nueva creación el número de revisión será la 00, cuando el documento se actualice se asignará el número de revisión 01 y así sucesivamente se asigna de manera consecutiva el número de revisión a los documentos.

4.4 Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso (PUBLICOS, CONALEP ON, SGC ESTATAL, o SGC DE PLANTEL)

Los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad como son: misión, visión, política, manual, objetivos, plan de la calidad, mapa de procesos, matriz de responsabilidades, procedimientos de aplicación general, estarán disponibles en la carpeta de PUBLICOS la cual podrá ser consultada por todos

los usuarios del SCGC a nivel nacional.

Todos los usuarios del SCGC deberán tener acceso a las versiones vigentes de los documentos requeridos para la operación de los procesos y será la misma versión que el documento impreso. En el

caso del Conalep la documentación estará disponible en la carpeta CONALEP ON.

En el caso de los SGC Estatal o de Plantel tendrán disponible la documentación aplicable a su sistema en la carpeta de documentos vigentes misma que se identifica con el nombre del Estado o del plantel,

ejemplos: o del Plantel

Los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad en sus tres ámbitos de operación (CONALEP; Estatal o de Plantel) se distribuirán de manera electrónica. Es requisito que los documentos estén aprobados electrónicamente para poder realizar su publicación en el masterweb.

Todos los documentos del SCGC en sus tres ámbitos de operación y disponibles en el masterweb se consideran documentos no controlados, para asegurar dicho control como copia no controlada, se colocará al pie de página del documento la siguiente leyenda:

“NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Masterweb del Sistema CONALEP serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurarse que el documento que consulta es vigente”.

El usuario líder es el responsable de publicar todos los documentos aplicables a los procesos de su unidad administrativa.







La lista maestra de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal o de plantel se generará en el masterweb a través de la opción de REPORTES – LISTA MAESTRA, se elegirá la bóveda de documentos vigentes de la Unidad Administrativa y el sistema genera la Lista de Documentos, en dicho registro se puede ver el código del documento, revisión, titulo, bóveda donde se aloja y fecha de aprobación o cierre.

La emisión de la lista maestra de documentos o de algún documento del SCGC, podrá ser impreso con fines de capacitación o entrenamiento interno del personal, quien imprima algún documento deberá asegurarse de destruirlo a fin de evitar que se consulten o conserven documentos obsoletos. Para mayor detalle consultar el manual del usuario líder del masterweb.

4.5 Identificación de los documentos

Los documentos serán identificados en el encabezado de acuerdo a lo siguiente:

Logotipo(s) de la Unidad Administrativa, de acuerdo a lo establecido en los manuales de identidad gráfica de cada unidad administrativa y del Conalep.

Titulo de la Unidad administrativa. Título del documento. Código del documento: Para asignar los códigos a los documentos se deberá considerar los siguientes

criterios:

AMBITO DE OPERACIÓN TIPO DE DOCUMENTO CODIGOSISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

DOCUMENTOS RECTORESManual de la Calidad SCGC-DR-01Política de la Calidad SCGC-DR-02Objetivos de la Calidad SCGC-DR-03Mapa de procesos SCGC-DR-04Plan de la Calidad SCGC-DR-05Matriz de responsabilidades SCGC-DR-06Estructura Funcional SCGC-DR-07Unidades Administrativas que forman parte del SCGC

SCGC-DR-08

PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN GENERALProcedimiento General de Control de DocumentosProcedimiento General de Control de Registros Procedimiento General de Auditoría InternaProcedimiento General para el Control del Producto no conformeProcedimiento General de Acciones CorrectivasProcedimiento General de Acciones Preventivas

SCGC-PG-01

SCGC-PG-02

SCGC-PG-03

SCGC-PG-04

SCGC-PG-05

SCGC-PG-06







Procedimiento General de Revisión por la Dirección.

SCGC-PG-07

DOCUMENTOS DE APOYO DEL SCGCAutodiagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad en sus tres ámbitos de operación.

SCGC-DA-01

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: Cada Unidad Administrativa del Conalep (Oficias Nacionales) se le ha asignado un código para cada uno de sus procedimientos.

De acuerdo a lo establecido en el manual de codificación de la Dirección de Evaluación Institucional

DOCUMENTOS NORMATIVOS: Son todos aquéllos documentos que establecen requisitos legales, reglamentarios o de operación en el Sistema Conalep.

Se asignará el código que establece la Dirección de Asuntos Jurídicos.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Son los documentos provenientes de organizaciones que no forman parte del SISTEMA CONALEP y que afectan a las actividades incluidas en el SCGC.

Se asignará como código la abreviatura DE (Documento Externo) seguido de guion e iniciales del documento y fecha de emisión o publicación del documento: DD-MM-AAAA, ejemplo: DE-INFE-SNB-081111.

ÁMBITO DE OPERACIÓN TIPO DE DOCUMENTO CODIGOSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ESTATAL O DE PLANTEL (INDEPENDIENTES)

DOCUMENTOS RECTORESManual de la Calidad 16-514-DR-01Política de la Calidad 16-514-DR-02Objetivos de la Calidad 16-514-DR-03Plan de la Calidad 16-514-DR-04Matriz de responsabilidades 16-514-DR-05PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS CODIGO1.Planeación de la Gestión 16-514-PO-012. Coordinación y supervisión para la promoción y difusión de la oferta educativa

16-514-PO-02

3. Coordinación y seguimiento de la admisión, inscripción y reinscripción de alumnos

16-514-PO-03

4. Coordinación y seguimiento de la administración escolar

16-514-PO-04

5. Titulación 16-514-PO-056. Coordinación y seguimiento para la prestación de servicios profesionales en Planteles

16-514-PO-06

7. Coordinación y seguimiento del proceso de enseñanza aprendizaje en Planteles

16-514-PO-07







8. Apoyo a la permanencia y desarrollo académico de alumnos

16-514-PO-08

9. Vinculación 16-514-PO-0910. Gestión de Recursos Humanos para la Administración

16-514-PO-10

11. Selección y contratación de prestadores de servicios académicos

16-514-PO-11

12. Ejercicio y registro de recursos financieros 16-514-PO-1213. Remodelación, mantenimiento y equipo 16-514-PO-1314. Servicios de apoyo 16-514-PO-14FORMATOS DE PROCEDIMIENTOS CÓDIGOPlaneación de la Gestión 16-514-PO-01-F01

El número de revisión, se modificará cada vez que realicen actualizaciones en los documentos y se asigna de manera consecutiva. Para los ámbitos de Colegios Estatales, U.O.D.D.F., Representación Oaxaca y Planteles atenderán lo establecido en el presente procedimiento, cuidando de que los dos primeros dígitos del código correspondan a la entidad federativa y los tres siguientes a la clave de la unidad administrativa correspondiente (plantel en el caso de que sean SGC independientes), la abreviatura establecida y el número de revisión separado por guiones.

La estructura general recomendada para los procedimientos operativos de los Sistemas de Gestión de la Calidad Estatal o bien de Plantel deberá considerar los siguientes elementos, se pueden incorporar otros aspectos dependiendo de las necesidades del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal.

ASPECTO EJEMPLO

1.-Utilizar hoja membretada de la Dirección Estatal o Plantel (si es un SGC independiente), de acuerdo a lo establecido en el manual de identidad gráfica de la Unidad administrativa. Los aspectos básicos a considerar para el control de documentos se ilustran en el siguiente ejemplo.

ENCABEZADO

PIE DE PÁGINA CON:“NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera del Masterweb del Sistema Conalep serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurarse que el documento que consulta es vigente”

Código:Fecha de aprobación:Número de revisión:Número total de páginas.

1. Integrar al documento la Portada de

1. PORTADA DE APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS


ConalepEstado de …

COLEGIO DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA DEL ESTADO DE…

Código:Revisión:Fecha de aprobación:Páginas:

PROCESO:PROCEDIMIENTO:






Aprobación y Control de Cambios para el Documento Original. En caso del documento a ingresarse en el masterweb, esta se sustituye por la portada electrónica de la ficha.

2.Objetivo El objetivo debe ser alcanzable y susceptible a evaluarse. El objetivo deberá estar redactado con verbos en infinitivo así como deberá describir el resultado que se espera obtener derivado de la operación del procedimiento. Evitar el uso de gerundios y adjetivos calificativos.

3. Responsable (Responsabilidad y Autoridad

Se anotará el cargo de la persona(s) que tiene(n) la responsabilidad(es) del procedimiento.

4. Alcance Establece los límites del procedimiento, es decir debe indicarse la primera y última actividad que se realiza. Ejemplo: “Desde la detección de necesidades para capacitación, la integración del programa anual de capacitación hasta la evaluación del mismo”.

5.Referencias normativas Se deberán incluir las normas, reglamentos, lineamientos, los cuales a su vez establecen requisitos que deberán cumplirse en la operación del procedimiento.

6.Normas de Operación Son criterios de acción que permiten guiar la toma de decisiones en la operación del procedimiento, sirven para orientar el desarrollo de las actividades y establecer los ámbitos de competencia de las diferentes Unidades Administrativas (Dirección Estatal –Plantel).

7. Entradas (insumos) / Proveedores Las entradas o insumos se refieren a información específica que se necesita para la operación del procedimiento. Los proveedores son las instancias o áreas que proporcionan la información.

8. Salidas / Clientes Las salidas son el producto(s) que se obtienen del procedimiento y que son entrada para otro(s) procesos. Los clientes son las personas-procesos que requieren de ese(as) salidas para iniciar con su proceso.

9. Indicadores / fórmula Los indicadores deberán alinearse a los ya establecidos en programas –sistemas tales como: el Programa Operativo Anual, Sistema de Administración Escolar, Sistema de







Información Estadística, etc. Se establecerá la descripción del indicador(es) y la formula para su obtención.

10. Identificación del posible producto no conforme, su tratamiento y responsables.

Se identificará(n) el posible(s) producto(s) no conforme que se pudieran presentar durante la operación del procedimiento y se establecerán las acciones a realizar para su tratamiento, se identificará a la persona responsable se su atención indicando el cargo que ocupa.

11. Descripción de las actividades Son los enunciados que describen las actividades a realizar, las cuales deberán responder a las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, Con qué?, ¿Dónde?El enunciado debe iniciar con un verbo en tiempo presente, la oración deberá preferentemente ser corta evitar tecnicismos. La secuencia de actividades deberá reflejar el ciclo de mejora “Planear, Hacer, Verificar y Actuar”.La numeración de las actividades iniciará con el número 1, y continuar de manera consecutiva. En caso de tener disyuntivas (toma de decisión) estás se enumeran con subíndices: 2.1, SI, 2.2 NO y se continua con la numeración.

12.Términos y definiciones (glosario) En este apartado se establecerá el significado de términos o palabras que son poco comunes al Interior de la Unidad Administrativa y que se considera importante unificar su significado al interior de está.Es importante mencionar en este aspecto que se aplican los términos y definiciones establecidos en la Norma ISO 9000:2005.

13 Formatos que intervienen en el procedimiento

Se enlistarán todos los formatos que intervienen en el procedimiento respetando el orden en que intervienen en la ejecución del procedimiento.En el caso de los formatos que se derivan de procedimientos del Conalep (Vinculación, Formación académica), los códigos de los formatos no se modifican, sólo se adjuntarán en hoja membretada de la Unidad Administrativa. Los formatos se ingresarán en el masterweb como fichas ligadas (ver procedimiento de control de registros y manual del usuario líder)

Los siguientes aspectos:

Insumos / proveedores Salidas / Clientes Indicadores / formulas







Deberán estar referenciados en el Plan de la Calidad por proceso y serán los mismos que se declaran en el procedimiento.

Documentos de apoyo como son dibujos, planos, guías, se ingresarán como ARCHIVOS AUXILIARES, en la ficha del procedimiento operativo que corresponda.

La emisión de documentos de apoyo al SGC Estatal o de plantel, deberán cumplir como mínimo con el código, número de revisión, título del documento, fecha de aprobación, elabora, revisa y aprueba. Para la codificación del documento los criterios a considerar son: Número del Estado + Clave de la Unidad Administrativa + DA (documento de apoyo) + número consecutivo. Al pie de página deberán contener el código, fecha de aprobación, número de revisión y total de páginas.

Los formatos necesarios en la operación de los procedimientos, podrán tener el diseño que el personal responsable de realizarlos considere adecuado, deberá contener como elementos mínimos: título del formato, código de acuerdo los criterios definidos en el presente procedimiento y número de revisión del mismo, fecha de elaboración y nombre del responsable del llenado.

4.6.- Documentos de origen externo

Los documentos de origen externo como son normatividad, lineamientos, manuales, acuerdos, catálogos de información y que son necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal, de Plantel o de Conalep, deberán estar declarados en el plan de la calidad por proceso de la Unidad Administrativa, los cuales serán identificados y controlados de acuerdo a los siguientes criterios:

a). El titular de la unidad administrativa, deberá determinar el número de copias controladas que se habrán de repartir, entre las personas o unidades administrativas a quienes se les proporcionará el documento controlado, notificando de dicha actividad al usuario líder. Es responsabilidad del usuario líder ingresar al sistema masterweb todos los documentos de origen externo aplicables a los procesos de su Unidad Administrativa.

b).Cuando se cuente con documentos de origen externo en archivo electrónico, deberá estar en formato “pdf” (acrobat) y se ingresarán en la ficha “Documento de Origen Externo” en el masterweb, llenando cada uno de los campos solicitados.

El código o número de documento asignado se conformará por las iniciales DE (documento externo) seguido de un guion e iniciales del documento, fecha de emisión.

La fecha de emisión corresponde a la fecha (día/mes/año) indicada en el documento puede ser de publicación (Diario Oficial de la Federación, Secretaria de la Función Pública, etc.).







c). En el botón de COPIAS CONTROLADAS, dar de alta el número de copia y el nombre de la persona a quien se le proporcionará una COPIA CONTROLADA DEL DOCUMENTO EXTERNO ELECTRÓNICO. Por lo que dicho listado será el formato de distribución de documentos controlados de la Unidad Administrativa.

d) Una vez ingresado el documento de origen externo en el masterweb, deberá ser aprobado por el titular de la unidad administrativa a fin de garantizar que el documento es el vigente y se notificará a los usuarios vía correo electrónico.

Los documentos de origen externo que se reciban en papel, se le incorporará una portada en hoja blanca donde se indique lo siguiente:

El número asignado será de forma consecutiva, es decir 01, 02, 03, etc.

La fecha de emisión corresponde a la fecha (día/mes/año) indicada en el documento puede ser de publicación (Diario Oficial de la Federación, Secretaria de la Función Pública, etc.).

Una vez que el documento tenga la portada con la información completa, se escaneará y se ingresará al sistema masterweb (formato PDF), de acuerdo a lo establecido en los incisos b), c), e), y d) de este punto.

Para ambos casos (documentos en formato electrónico o en papel) se considera como documento original el que se ingresa en el masterweb, por lo que el usuario líder deberá asegurarse de que se cuente con los documentos vigentes.

e).En el caso de que el medio de difusión de los documentos sea magnético por ejemplo en CD se ingresara dará de alta la ficha indicando en el campo de NOTAS que la información se distribuye en medio magnético y se requisita el campo de COPIAS CONTRALADAS.

La lista de documentos de origen externo se obtendrá del sistema masterweb, en la opción Reportes – Tipo de Ficha, seleccionar la ficha documento de origen externo y bóveda de documentos vigentes de la Unidad


Documento de origen externo 01.- Titulo completo del documentoFecha de emisión: dd/mm/año.






Administrativa, finalmente se elige Ver reportes para se muestre la lista de documentos de origen externo de la Unidad Administrativa.

Para mayor detalle de como ingresar los documentos de origen externo y generar la lista de documentos externos, consulte el manual del usuario líder del masterweb.

a. Documentos obsoletos

Se preservan los documentos obsoletos para fines de consulta histórica, sin embargo estos documentos permanecen resguardados en la bóveda de documentos obsoletos a la cual solo tiene acceso el usuario líder de tal manera se previene el uso no intencionado de estos documentos.

Los documentos que se hayan distribuido en papel y que en su momento se tenga una versión nueva, serán tratados como documentos obsoletos colocando el sello de DOCUMENTO OBSOLETO, o bien a mano con tinta roja, en la primera página del documento.

5.- Seguimiento de la aplicación del procedimiento (auditorias documentales)

Para dar seguimiento a la aplicación del presente procedimiento y a la implementación del SGC en las unidades administrativas que forman parte del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad se realizarán auditorías documentales, para tal efecto se establecen los siguientes criterios:

a). El Comité Técnico de Calidad del SCGC realizará una auditoria a las Unidades Administrativas que forman parte del SCGC en los diferentes ámbitos de operación del SCGC. El período comprendido para realizar la auditoria documental es enero-febrero de cada año, dicha auditoria se realizará con base en los siguientes aspectos a través de la generación de reportes y estadísticas en el sistema masterweb:

Generar la lista de documentos de la unidad administrativa y asegurarse de se cuente con los datos correspondientes (código, revisión, bóveda –vigentes-, fecha de aprobación).

Verificar que la codificación de los documentos vigentes se identifiquen con la nomenclatura establecida.

Verificar que están vinculados los documentos necesarios para la operación de los procesos y que están declarados en el Plan de la Calidad (lineamientos, normatividad, etc.), así como los formatos correspondientes a cada procedimiento.

Verificar en lista completa de documentos que estos estén aprobados electrónicamente y que los documentos sean los que se indican en la ficha.

Verificar que los documentos estén publicados en la carpeta de documentos correspondientes para consulta de los usuarios.

Generar el reporte de movimientos en fichas para los documentos vigentes de cada SGCE o Unidad Administrativa a fin de identificar si los usuarios han consultado dicha información.

Con el propósito de asegurarnos de que el personal ha consultado los documentos del SCGC, se generará el reporte de consultas de los documentos vigentes, durante el año pasado, para cada SGCE, Conalep ON y en su caso por plantel.







b). En el ámbito de operación del SGC Estatales o plantel (independientes), los Representantes de la Dirección deberán contestar el Documento de Autodiagnóstico de acuerdo al formato SCGC-DA-01, ubicado en documentos de apoyo del SCGC en la carpeta de públicos del sistema masterweb. El período para realizar dicha auditoria es enero-febrero por lo que a través del masterweb se solicitará a los Representantes de la Dirección se conteste el documento de autodiagnóstico y reporte el informe de los resultados en su(s) Unidades Administrativa(s).

d). Los resultados obtenidos de la auditoria documental por parte del Comité Técnico del SCGC y de los Representantes Estatales o de plantel, permitirán integrar un informe global, mismo que se darán a conocer a los Representantes de la Dirección, Enlaces de Calidad o usuarios líder, quince días después de efectuada la auditoria, vía oficio para que se implementen las acciones como Oportunidades de mejora en los diferentes ámbitos de operación del SCGC.

e). Las áreas de oportunidad identificadas en las unidades administrativas serán consideradas como elementos de entrada para llevar a cabo correcciones, acciones correctivas, preventivas o acciones de mejora.

f). Los responsables de proceso en las unidades administrativas requisitarán, en caso necesario la ficha de oportunidad de mejora en el masterweb a fin de atender las observaciones.

6. Términos y Definiciones:

Aplican las contenidas en la Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario, así como las siguientes:

Conalep (oficinas nacionales):

Documento de origen externo: Son los documentos provenientes de organizaciones que no forman parte del SISTEMA CONALEP y que afectan a las actividades incluidas en el SCGC.

Documento de origen interno: Son los documentos provenientes de cualquiera de los tres ámbitos de operación y que son aplicables en las actividades incluidas en el SCGC. Ejemplo las guías de equipamiento, planes y programas de estudio, Reglamento Escolar, procedimientos operativos de Conalep (oficinas nacionales),

Procedimiento operativo: Secuencia lógica de actividades que se realizan para lograr un fin determinado, es la sucesión cronológica de operaciones y tareas básicas que agregan valor a un producto o servicio.

Procedimiento de aplicación general: Secuencia lógica de actividades que se realizan para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 relacionados con los procedimientos obligatorios, cuya aplicación incide en todos los procedimientos operativos del SCGC







7. Formatos que intervienen en el Procedimiento

No Denominación Código

1. Aprobación y Control de Cambios en Documentos SCGC-PG-01-F01


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FORMATOS - gabistrong.files.wordpress.com · Web viewPara dar seguimiento a la aplicación del presente procedimiento y a la implementación del SGC en las unidades administrativas