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Ciro Espinoza Montes
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Contenido
Procesos y mejora continua
Ciclo de Deming
Estructura del Proyecto de mejora Diagnóstico: Identificación de problemas en
procesos
Decisión: Ajuste y prevención
Plan: Políticas, objetivos y metas
Método: camino para lograr las metas
Diseño: Capacitación y diseño del proceso
Implementación: Capacitación e implementación del proceso
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3
Proyectos de mejora continua
Un proyecto de mejora continua se
enfocan el mapa de procesos,
identificando el problema, analizando la
causa raíz y resolviendo el problema.
Se mejora el proceso, eliminando
actividades que no agregan valor.
Metodologías:
Ciclo Deming (Planificar-hacer-estudiar-actuar)
Seis Sigma (Definir-medir-analizar-mejorar-
controlar)
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Requisitos para formular proyecto
de mejora Identificar el proceso donde se ubica el problema en
el Mapa de Procesos
Determinar el objetivo del proceso (relacionado con el cliente)
Identificar contradicciones en la función del proceso.
Identificar al dueño del proceso y su equipo.
Identificar las actividades del proceso.
Eliminar actividades que no agregan valor.
Identificar, analizar y eliminar la variación en el proceso.
Determinar si las actividades que agregan valor se desarrollan con la “mejor práctica”.
Rediseñar el proceso.
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Mapa de Procesos: Modelo CONEAU
¿En qué proceso se inscribe el problema?
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Objetivo del proceso (relacionado con el
cliente)
Proceso Cliente
Planificación
estratégica
Formación
profesional
Planificar
Función
Producto
PEI
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Contradicciones en la función del proceso.
1. La Unidad Académica que
gestiona la carrera de ingeniería
tiene un plan estratégico
elaborado con la participación de
sus autoridades y representantes
de estudiantes, docentes,
egresados y otros grupos de
interés.
2. La misión de la Unidad
Académica es coherente con su
campo de acción y la misión de la
Universidad.
3. El desarrollo del plan
estratégico se evalúa anualmente.
4. Mas del 75% de docentes,
estudiantes y administrativos
conocen el Plan Estratégico.
5. El Plan Estratégico tiene
políticas orientadas al
aseguramiento de la calidad en la
carrera profesional.
Proceso
Función positiva
Función negativa
Planeamiento
estratégico
PEI Eficiente
Valor no aportado o
no aporta valor
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Dueño del proceso y su equipo.
Dueño del proceso:
Persona responsable de que el proceso se realiza a satisfacción del cliente.
Tiene facultades para hacer cambios en el proceso.
Equipo
Personas que dan soporte o responsables de las actividades del proceso.
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Actividades del proceso.
Definir las actividades necesarias
cumplir con su función y para obtener el
producto.
Proceso Función
Actividad 1 Actividad 3
Actividad 2
Función
Actividad 4
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Actividades que no agregan valor.
Se eliminan actividades que no agregan
valor
Se enfoca a cumplir necesidades,
requerimientos y expectativas del cliente.
Actividad 1 Actividad 3
Actividad 2
Función
Actividad 4
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Variaciones en el proceso.
Diferencia entre el producto o servicio
ofrecido y el esperado.
Identificar, analizar y eliminar o reducir
la variación del proceso.
Ejemplo: diferencia entre el PEI
aprobado y las exigencias de los
estándares 1, 2, 3, 4 y 5 del CONEAU
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“Mejores prácticas”.
Buscar mejores formas de hacer el
trabajo.
Finalidad
Eliminar actividades que no agregan
valor.
Reducir o eliminar la variación.
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Rediseñar el proceso.
Mejorar la calidad para cumplir los
atributos de calidad.
Para cumplir con los estándares.
Lograr satisfacción de los clientes.
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Ciclo de Deming, círculo de
control de Ishikawa
Pol
ítica
s, o
bjet
ivos
y m
etas
Met
odol
ogía
par
a lo
grar
met
as
Cap
acita
ción
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Cap
acita
ción
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ción
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Pro
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os
caus
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fect
os
Aju
stes
y p
reve
ncio
nes
P H E A Políticas,
objetivos
y metas
Metodología
para lograr
metas
Capacitación
y diseño de
solución
Capacitación e
implementación
de solución
Problemas en
procesos
causas y
efectos
Ajustes y
prevenciones
Mejora
continua
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Estudiar
Aplicar el principio de excepción: intervenir cuando hay variaciones o hechos inesperados, caso contrario dejar continuar.
Definir el problema.
Realizar mediciones y comparaciones (políticas, estándares, etc.)
Verificar las causas o los efectos.
Identificar excepciones y factores causales.
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Estudiar (ejemplo)
Incumplimiento de los estándares 1, 3, y 4
Excepciones: Formulación del PEI sin la participación de
egresados y otros grupos de interés.
No se evalúa el PEI
Docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI
Causas de excepciones: Carencia de organización de egresados y
otros grupos de interés.
Carencia de instrumento de evaluación el PEI
Carencia de un programa de difusión del PEI en docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI
1. La Unidad Académica
que gestiona la carrera de
ingeniería tiene un plan
estratégico elaborado con la
participación de sus
autoridades y representantes
de estudiantes, docentes,
egresados y otros grupos de
interés.
2. La misión de la Unidad
Académica es coherente con
su campo de acción y la
misión de la Universidad.
3. El desarrollo del plan
estratégico se evalúa
anualmente.
4. Mas del 75% de
docentes, estudiantes y
administrativos conocen el
Plan Estratégico.
5. El Plan Estratégico tiene
políticas orientadas al
aseguramiento de la calidad
en la carrera profesional. 18
Actuar
Tomar la acción apropiada.
Eliminar o reducir los factores causales
con el fin de que las excepciones o
variaciones no se vuelvan a repetir.
Implementar acciones preventivas para
evitar excepciones.
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Actuar (ejemplo)
Acción apropiada: Formular PEI con participación de autoridades y representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros grupos de interés.
Eliminar causas de excepciones: Formar la Asociación de egresados de la carrera
profesional
Formar el Comité Consultivo de la carrera profesional.
Diseñar y aprobar un instrumento de evaluación el PEI
Formular un programa de difusión del PEI en docentes, administrativos y estudiantes no conocen el PEI
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Planificar
Formular políticas, objetivos y metas.
Definir metodología para lograr las
metas.
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Políticas
Las políticas se formulan para un
proceso determinado.
Las políticas deben ser formuladas por
el dueño del proceso.
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Declaración de políticas Compromiso/
responsabilidad
¿Qué lograr?
Solución del problema
¿qué métodos?
Medio
¿Para que lograr?
Efecto
Nos
comprometemos
Reducir sistemáticamente
los residuos
reciclándolos y reutilizándolos
siempre que sea posible
Protección y conservación
del
Medio Ambiente
Nos
comprometemos
Asegurar la participación de
egresados y grupos de
interés
Representantes de Asociación
de egresados y Directivos del
Comité Consultivo en los talleres
participativos
Formulación del PEI
Nos
comprometemos
Comparar la misión de la
carrera con el campo de
acción y la misión de la
universidad
Participación de expertos Formulación de misión de la
carrera
Nos
comprometemos
Diseñar un instrumento de
evaluación
Medición de objetivos,
estrategias y proyectos
Evaluar el desarrollo del PEI
Nos
comprometemos
Diseñar programa de
difusión
Medios adecuados para
docentes, administrativos y
estudiantes.
Difundir el PEI
Nos
comprometemos
Identificar los problemas de
la formación profesional
Identificación de su causa raíz Formular políticas de calidad
de la carrera profesional 23
Objetivos y metas Objetivo Meta: cantidad Meta:
tiempo
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y
otros grupos de interés.
100% de autoridades
100% de docentes
10% de estudiantes
Directiva de egresados
Directiva de Comité
Consultivo
10
semanas
Formular la misión de la carrera profesional, coherente con
su campo de acción y la misión de la Universidad.
100% de coherencia con
campo de acción
100% de coherencia con la
misión de la universidad
1 semana
Diseñar un procedimiento e instrumento para evaluar el
desarrollo del PEI 1 procedimiento
1 instrumento 1 semana
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes,
estudiantes y administrativos. 1 programa
1 instrumento 1 semana
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la
calidad en la carrera profesional. 1 política 1 semana
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Metodología
El método a utilizar para alcanzar las
metas deben controlar los factores
causales.
Los métodos deben partir de quienes
ejecutan las actividades y estandarizar
la “mejor práctica”
Los métodos están definidos en
procedimientos documentados.
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Objetivos y metas
Objetivo Método
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y
otros grupos de interés.
Formulación de Plan
Estratégico participativo
(seminario taller)
Formular la misión de la carrera profesional, coherente
con su campo de acción y la misión de la Universidad. Comparación cualitativa y
opinión de expertos.
Diseñar instrumento para evaluar el desarrollo del PEI Procedimiento documentado
de diseño de instrumentos.
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes,
estudiantes y administrativos. Procedimiento documentado
de diseño de programas.
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la
calidad en la carrera profesional. Procedimiento documentado
de formulación de políticas.
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Hacer
La realización del trabajo sigue la
metodología definida en la planificación.
Tiene dos etapas: capacitación y
ejecución.
Cuando el trabajo implica diseño previo
se realiza:
Capacitación y diseño de la solución
Capacitación e implementación de la
solución.
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Capacitación
La capacitación se realiza de manera
personal y durante el trabajo práctico.
Ejemplo:
Capacitar para formular el PEI. Capacitar en
uso del procedimiento de formulación del
PEI.
Capacitar para implantar el PEI.
Capacitación en uso del procedimiento de
implantación del PEI
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Implementación de la solución.
Consiste en la ejecución de la tarea de
acuerdo a la capacitación anterior.
Ejemplo:
Formular el PEI. Seguir el procedimiento de
formulación del PEI.
Implantar el PEI. Seguir el procedimiento de
implantación del PEI
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Estructura del proyecto
1. Título
2. Resumen ejecutivo
3. Objetivo
4. Alcance
5. Responsable
6. Actividades
7. Cronograma de actividades
8. Presupuesto
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Estructura de proyecto CONEAU
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Taller
Formule un proyecto de mejora de su carrera profesional. Identificar el proceso donde se ubica el problema en el
Mapa de Procesos
Determinar el objetivo del proceso (relacionado con el cliente)
Identificar contradicciones en la función del proceso.
Identificar al dueño del proceso y su equipo.
Identificar las actividades del proceso.
Eliminar actividades que no agregan valor.
Identificar, analizar y eliminar la variación en el proceso.
Determinar si las actividades que agregan valor se desarrollan con la “mejor práctica”.
Rediseñar el proceso.
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