FOX Manual Usuario Primarias

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR MANUAL DEL USUARIO VERSIÓN 2008-10-13 PAGINA 1

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA

ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA

MANUAL DEL USUARIO VERSION 2008-10-13



INDICE GENERAL. CAPITULO PÁGINA

1 INTRODUCCIÓN

1.1 ANTECEDENTES

1.2 SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

1.3 SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

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2 OPERACIÓN DEL SISTEMA

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMUN Y FRECUENTE

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3 ENTRADA AL SISTEMA

3.1 CONTROL DE ACCESO

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4 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR

4.2 DATOS PARA PREINSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN

4.3 GRUPOS ACADÉMICOS

4.4 PLANES DE ESTUDIO

4.5 CONFIGURAR INFORMES

4.6 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

4.7 CATÁLOGO DE USUARIOS

4.8 CATÁLOGO DE OPCIONES

4.9 COMANDOS SQL

4.10 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA

4.11 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

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5 PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN

5.1 BORRAR DATOS DE PREINSCRIPCION ANTERIOR

5.2 DATOS GENERALES PARA PREINSCRIPCIÓN E INSCRIPCIÓN

5.3 REGISTRO DE PREINSCRIPCIONES

5.4 FORMATO DE PREINSCRIPCIÓN

5.5 GENERAR ARCHIVO DE ALUMNOS PREINSCRITOS

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6 PROCESOS DE INICIO DE CICLO

6.1 ASIGNACIÓN DE GRUPO A ALUMNOS ACEPTADOS DE PRIMER GRADO

6.2 INSCRIPCIÓN DE NUEVOS INGRESOS

6.3 FORMATO DE INSCRIPCIÓN

6.4 REINSCRIPCION DE ALUMNOS PROMOVIDOS Y REPETIDORES

6.5 FORMATO DE REINSCRIPCIÓN

6.6 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS

6.7 GENERAR NÚMEROS DE LISTA

6.8 LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO

6.9 CREDENCIALES DE ALUMNOS

6.10 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911)

6.11 GENERAR INFORMACIÓN (EN MEDIO MAGNÉTICO) DE INICIO DE CICLO

6.12 BORRAR ALUMNOS NO REINSCRITOS

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7 PROCESO DE RECEPCIÓN Y ENVIO DE INFORMACION

7.1 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ESCUELA

7.2 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA

ESCOLAR

7.3 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA ESCOLAR

7.4 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DEL SECTOR

8 REPORTES POR ZONA O SECTOR ESCOLAR

8.1 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MÁS DE UNA ESCUELA

8.2 REPORTE DE ALUMNOS POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELA

8.3 REPORTE DE ALUMNOS SIN TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO

8.4 ESTADISTICAS GENERAL DE ALUMNOS POR NIVEL, ESCUELA Y GRADO

8.5 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL

8.6 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA (SELECCIÓN)

8.7 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA

8.8 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL, SECTOR Y ZONA ESCOLAR

8.9 ESTADISTICAS 911

8.10 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS (inscripción, bajas, existencia) POR

ESCUELA

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9 PROCESOS BIMESTRALES

9.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL

9.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES

9.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO

9.4 MODIFICACION DE CALIFICACIONES

9.5 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS

9.6 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS

9.7 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA

9.8 MEJORES ALUMNOS POR GRADO

9.9 ESTADÍSTICAS POR GRUPO Y MATERIA

9.10 ESTADÍSTICAS POR GRADO Y MATERIA

9.11 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL®

9.12 GENERAR ARCHIVO BIMESTRAL CON CALIFICACIONES

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10 PROCESOS CONTINUOS

10.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS

10.2 BORRAR ALUMNOS

10.3 BAJA DE ALUMNOS

10.4 INFORMES VARIOS

10.5 CONSULTAS ESPECIALES

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11 PROCESO DE FIN DE CICLO

11.1 EN PROCESO DE DESARROLLO

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12 HISTÓRICO DE ALUMNOS

12.1 EN PROCESO DE DESARROLLO

12.2 CONSULTAR DATOS DE LA HISTORIA ACADEMICA DE UN ALUMNO



1- INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES La SECRETARÍA DE EDUCACIÓN tiene entre otras muchas funciones, las siguientes:

- La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificación escolar, tanto en las escuelas oficiales como en las particulares.

- Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, originando los indicadores de

información que lo alimentan.

- Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las actividades de control escolar y simplificar la captura y emisión de formatos requeridos por la SEP FEDERAL.

- El control de los bienes de activo fijo propiedad de la Secretaría.

- Llevar un correcto control del personal, elaborando y manteniendo actualizadas las

plantillas.

- Mantener actualizada la información referente a los bienes inmuebles que forman la infraestructura escolar.

Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades básicas que permiten realizar la función sustantiva de la Secretaría de Educación; “Proporcionar Educación de Calidad y con Equidad a todos los habitantes en edad de recibirla”. Las Escuelas han utilizado durante muchos años, diversos formatos y medios para registrar y controlar los datos de los alumnos, sus calificaciones y, para informar a los alumnos, padres de familia y a las áreas de la Secretaría de Educación de los resultados obtenidos. Utilizando para el efecto una gran cantidad de personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos programados en los tiempos establecidos. El control de personal, inventarios e infraestructura ocupa también numerosas personas y gran variedad de formatos que requieren ser elaborados y ser entregados en tiempo y forma a diversas áreas de la Secretaría. La administración de las escuelas y de las áreas administrativas de la Secretaría de Educación requiere de un proceso de modernización, mediante el uso de las Tecnologías de la Información y reingeniería de procesos.



1.2 EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR Con el propósito de apoyar e impulsar la modernización administrativa de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO, estamos desarrollando un moderno sistema de computo llamado “SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR”, el cual permitirá que las escuelas de Educación Básica realicen de una manera más eficiente la administración del Personal, el control de los Inventarios, mantengan información de su Infraestructura y lleven el Control Escolar, con más calidad y mediante un uso optimo de los recursos humanos y tecnológicos. Al modernizar la administración en las Escuelas, se moderniza y simplifica también, el control y la supervisión que las diversas áreas de la Secretaría de Educación realizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en medios magnéticos o por medio de Internet, se obtiene información real y actual con una gran precisión y calidad, en menor tiempo y, sobre todo, sin necesidad de recapturar datos. Una vez que las áreas cuentan con la información de las escuelas, la pueden procesar, consultar, concentrar, analizar y explotar mediante el uso de programas de cómputo específicamente desarrollados o mediante programas de uso cotidiano, dándole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren en la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN. El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR hace uso de las modernas tecnologías de la información con el fin de simplificar el proceso de los datos:

- En las escuelas - En las áreas de acreditación - En las áreas educativas - En las zonas y sectores escolares - En todas las áreas administrativas de la Secretaría de Educación que utilizan la

información que se genera en las escuelas.

El SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR esta formado de varios subsistemas (para el efecto les llamaremos SISTEMAS), que operan en diferentes instancias, con el objeto de captar, generar, procesar, intercambiar y concentrar información, lo que permite prestar un mejor servicio y tomar decisiones informadas. Por ejemplo, los siguientes sistemas se instalan y operan directamente en las escuelas:

1. SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR 2. SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL 3. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 4. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR 5. SISTEMA DE REGISTRO DE INFORMACIÓN PSICOPEDAGOGICA DE ALUMNOS

En las áreas educativas y administrativas de la Secretaría de Educación operan los siguientes sistemas (algunos están en proceso de desarrollo):

A. SISTEMAS DE ACREDITACIÓN ESCOLAR (Secundarias, Primarias, preescolar) B. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESCOLAR (Secundarias, Primarias, preescolar) C. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL D. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS E. SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR F. Varios sistemas específicos en los niveles educativos.



o En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos de los

alumnos, sus calificaciones bimestrales y finales y se generan los productos que la escuela requiere, tanto para su operación cotidiana como para entregar en medios magnéticos y en reportes, a las diferentes áreas que las requieren en la Secretaría de Educación.

o En el SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL, las escuelas registran y procesan los datos del

personal, el control de asistencia, sus horarios, y se generan los productos que la escuela requiere (plantillas, reportes, etc.), tanto para su uso interno como externo.

o En el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, las escuelas registran y procesan los

datos de los bienes muebles existentes, su localización, características físicas, quien los tiene asignados, etc. y se generan diversos productos que la escuela requiere para su control interno y para cumplir con la entrega de información oficial en medios magnéticos y en reportes.

o En el SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, las escuelas registran y procesan los datos de los inmuebles que forman la escuela, su localización, características y condiciones físicas, uso, etc. y se generan diversos productos que la escuela requiere, tanto para su control interno como para entregar en medios magnéticos y en reportes, a las áreas normativas de la Secretaría de Educación.

o El SISTEMA CENTRAL DE CONTROL ESCOLAR, opera en las áreas de acreditación de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se valida, se revisa, se procesa, se explota y se concentra la información de control escolar de las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar, generando los formatos preelaborados como son: boletas, certificados, etc.

o El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, opera en las áreas de personal de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se recibe, se concentra y se procesa la información del personal de las escuelas.

o El SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS, opera en las áreas centrales encargadas de administrar el inventario de bienes muebles propiedad de la Secretaría. En este sistema, se recibe, se revisa, se concentra y se procesa la información de los inventarios de las escuelas.

o El SISTEMA DE INFRAESTRUCTURA ESCOLAR, opera en las áreas centrales de la Secretaría.

En este sistema se recibe, se concentra y se procesa la información de la infraestructura física de las escuelas.

o En cada nivel educativo de la Secretaría de Educación, existen sistemas que reciben,

concentran y procesan la información que reciben de las escuelas, de tal manera que pueden consultar y emitir reportes detallados y/o concentrados que permitan conocer la situación de todas y cada una de las escuelas.

La operación del SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR permite que, con menos trabajo físico del personal, las tareas de administración escolar, el control de inventarios, el control de personal y el registro de la infraestructura escolar, se realicen con mayor eficiencia, mejor calidad y en menor tiempo tanto en las escuelas como en las áreas administrativas y educativas de la propia Secretaría de Educación.



1.3 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela de educación básica, apoyando la operación del control escolar, simplificando y apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la información que la

escuela necesita para uso interno y externo durante todo el ciclo escolar.

o Genera la información para envío mediante medios magnéticos y electrónicos (disquetes, CD’S, memoria USB, correo electrónico, INTERNET) y en reportes, a las diversas áreas de la Secretaría que así lo requieren.

o Las escuelas necesitan menos trabajo físico del personal para realizar los trabajos de

administración escolar con mayor eficiencia, calidad y rapidez, permitiendo atender otras funciones que mejoren la calidad en los servicios que se prestan a los alumnos, padres de familia y maestros.

El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el ciclo escolar:

• PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro de solicitudes, envío de información, etc.

• SELECCIÓN DE ALUMNOS.- Información para asignación de grupo a alumnos aceptados, etc.

• PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripción y reinscripción, generación de

estadísticas, asignación de números de lista, impresión de listas de asistencia, etc.

• PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresión de constancias, credenciales, listas de alumnos, altas y bajas de alumnos, reportes de apoyo, etc.

• PROCESOS BIMESTRALES.- Registro de calificaciones, boletas provisionales, informes de

aprovechamiento de alumnos, informes estadísticos, etc.

• PROCESOS DE FIN DE CICLO ESCOLAR.- Formas ‘IAE’, CREL, boletas, certificados, generación de estadísticas, reportes auxiliares, promoción, etc.

Los reportes: IAE y CREL, Han sido autorizados por la DIRECCIÓN GENERAL DE ACREDITACIÓN Y REVALIDACIÓN (DGAyR) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA FEDERAL, para que este sistema los genere e imprima directamente en papel común, considerándose formatos oficiales, sin necesidad de utilizar las antiguas formas preimpresas. El SAE genera los archivos necesarios para que la información sea incorporada al SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE CONTROL ESCOLAR (SINCE).



2- OPERACIÓN DEL SISTEMA 2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES Para facilitar la navegación a través del sistema, le mencionamos en forma genérica para qué sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene el sistema, así como las teclas especiales que se utilizan en él. El sistema opera a través de formularios (pantallas), los cuales pueden contener diferentes objetos, como son: ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven para identificar qué dato contiene el objeto que esta a la derecha o debajo de él.

CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para presentar y/o aceptar información.

ÁREA DE MENSAJES.- Contiene instrucciones acerca de lo que se debe o puede hacer, dependiendo del objeto que en ese momento tenga el “foco” (donde esta ubicado el cursor). CUADRICULAS.- Se utilizan para presentar varios diferentes registros de información (Ej. Alumnos, grupos), las cuadrículas contienen renglones, columnas y encabezados. Encabezados: Indican el contenido de la columna. Si es de color rojo, al darle clic, la información en la columna se ordenará. Renglones: generalmente, al hacer clic sobre este, se presentará otro formulario conteniendo información detallada del registro (Ej. Alumnos, grupos, etc.).

BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre alguno se realizará la operación indicada en el. Por ejemplo:

• El botón <ALTAS> presenta un formulario que permite capturar un nuevo registro (alumno, grupo, etc.).

• El botón <REGRESAR> hace que el sistema regrese al formulario anterior.

• El botón <MENU> hace que el sistema regrese al menú principal.

• El botón <EXIT> permite salir totalmente del sistema en forma inmediata.

• El botón <BORRAR> borra el registro que esta presente en el formulario.

• El botón <MODIFICAR> posiciona el cursor en el primer campo modificable, permitiendo modificar los datos.



CAJAS DE EDICIÓN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos variables en su longitud, la información puede estar separada en renglones (esto se hace oprimiendo la tecla ENTER en la parte del texto que se desea terminar el renglón actual e iniciar uno nuevo). Las CAJAS DE EDICIÓN pueden estar vacías o contener hasta aproximadamente 65000 caracteres. En este sistema se utilizan pocas veces. GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIÓN).- Se utilizan para accesar a las diferentes opciones del sistema, al hacer clic sobre un botón se realizará la acción descrita en él, puede ser que realice algún proceso o que presente un formulario. TECLAS ESPECIALES.

• Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto)

• Tecla <SHIFT><TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <flecha arriba>.

• Tecla <ENTER>.- Tiene la misma función que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de edición, en las cuales se agregara un nuevo renglón. De preferencia utilice la tecla <TAB>.

• Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificación y regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes).

• Teclas <flecha izquierda, flecha derecha>.- Al estar capturando datos en un campo de texto o caja de edición desplaza el cursor hacia la izquierda o derecha.

• Tecla <flecha arriba>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las cajas de edición, en las cuales se desplaza el cursor hacia el renglón anterior.

• Tecla <flecha abajo>.- Casi siempre tiene la misma función que la tecla <TAB>, pasa al siguiente campo.

• Tecla <REPÁG> o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula, regresará varios registros hacia atrás (en caso de que existan).

• Tecla <AVPÁG> o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula, avanzará varios registros hacia adelante (en caso de que existan).

Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.



2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMÚN Y FRECUENTE Dentro de la operación del Sistema llamaremos <ventanas> a las pantallas pequeñas que se muestran dentro de un formulario y llamaremos <formularios> a todas las pantallas que se muestran en tamaño completo y que contienen en su interior campos con información relativa a la base de datos del Sistema o a opciones de operación del propio Sistema. <Ventana de impresión> Esta ventana se presenta al seleccionar una opción o proceso que genere algún reporte para imprimir, consta de cinco opciones:

- VISTA PRELIMINAR: Permite visualizar previamente el reporte. - IMPRESIÓN DIRECTA: Sin visualización previa, envía el reporte directo a impresora

predeterminada, se puede seleccionar el número de copias del reporte que desea imprimir.

- SELECCIÓN DE IMPRESORA: Esta opción permite seleccionar la impresora en la cual deseamos imprimir nuestro reporte, seleccionar las páginas a imprimir y el número de copias a imprimir.

- CONFIGURACIÓN DE IMPRESORA: La opción de configuración permite seleccionar las características de la impresora que se utilizarán en la impresión de reportes.

<Ventanas de respaldo> Esta ventana se presenta al generar archivos que deben enviarse a alguna área de la Secretaría de Educación (Nivel Educativo, Zona Escolar, Sector, Oficina regional, Departamento De Acreditación, etc.) ó cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema. Generalmente los archivos se generan en el disco duro de la computadora, si requiere enviarlo a otra área, deberá respaldarlo en disquete o memoria USB, por lo cual deberá seleccionar “SI” en la siguiente ventana.



Después de oprimir “SI” aparecerá la siguiente <ventana>, donde se seleccionará la unidad de almacenamiento en que se guardará la información a transferir. Notas.

- La unidad C: corresponde al disco duro interno de la computadora - La unidad D: generalmente el la unidad de CD - Las unidades USB pueden iniciar en la letra E: o F: dependiendo de los

dispositivos que la PC tenga instalados.



3- ENTRADA AL SISTEMA 3.1 CONTROL DE ACCESO El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de usuario, passwords y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran seguridad, el acceso al sistema a los menús y a cada una de las opciones de manera individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a cada usuario. Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso en el escritorio de su PC, al realizar la acción aparecerá el formulario de ESCUELAS REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR, donde se seleccionará la escuela a accesar:

Al presionar doble clic en el renglón de los datos de la escuela deseada, aparecerá el formulario de acceso al sistema:

En este formulario deberá introducir su CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD (contraseña) de acceso.



Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD validos, se presentara el formulario “MENU PRINCIPAL”, desde es cual se accesan los diferentes submenús y opciones del sistema:

<SUBMENÚS> opciones del sistema El MENU PRINCIPAL se divide en siete SUBMENUS los cuales serán identificados con los símbolos “<NOMBRE_DEL_SUBMENU>” y se accesa haciendo clic en la “pestaña” correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie de opciones las cuales identificaremos como sigue “\ opción del sistema” y se accesará mediante un clic en el botón ó texto correspondiente a dicha opción; con la finalidad de realizar un análisis detallado de cada uno de los SUBMENUS, se destinará un capitulo para cada uno de ellos, como sigue:

• INSCRIPCIONES • ALUMNOS • PROCESO BIMESTRALES • RECEPCIÓN Y ENVIO • REPORTES (ZONA Y SECTOR) • FIN DE CICLO • ADMINISTRACIÓN

Cada uno de los SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales serán analizadas más adelante, de acuerdo a los PROCESOS en que estén involucrados, cabe mencionar que para ingresar a cada submenú y a cada opción del sistema, se validan los derechos de acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al sistema, los submenús se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por lo cual es probable que no pueda accesar a algún submenú. En caso de las opciones correspondientes a cada submenú, éstas son validadas en el momento que se tratan de seleccionar, por lo cual, durante la operación del sistema podrá encontrar un mensaje como el siguiente: El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opción porque el administrador no le asignó derechos a esa opción por ejemplo: “SEC_MODALU”.



4- ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA El Sistema de Administración Escolar requiere de una adecuada administración para su correcto funcionamiento y operación. En el modulo de ADMINISTRACIÓN se encuentran las opciones que permiten preparar la información inicial básica de la escuela, de los grupos académicos, el control de los usuarios que tienen derechos de acceso al Sistema, así como configurar adecuadamente diversos reportes para que puedan imprimirse correctamente en la impresora que tenga la escuela. En este modulo se encuentran también opciones para realizar el mantenimiento y respaldo necesario a las bases de datos del Sistema. 4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR.- En esta opción se registra la información general de la

escuela, clave de centro de trabajo, nombre del director, ciclo escolar actual, teléfono, etc., así como datos que se requieren para la correcta impresión de los formatos oficiales.

Nota: Se recomienda que a esta opción solamente tenga acceso el administrador del Sistema.

<ADMINISTRACIÓN> \ datos del ciclo escolar \ modificar \ capturar datos de la escuela



4.2 DATOS PARA PREINSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN.- En esta sección se podrá registrar los

datos que aparecerán el las solicitudes de preinscripción y/o reinscripción cuando se registren. <ADMINISTRACIÓN> \ datos para preinscripción y reinscripción.

Nota: para pasar de un campo a otro use la tecla <TAB>, ya que usar <ENTER> agregará renglones en blanco en los formatos que se impriman. 4.3 GRUPOS ACADÉMICOS.- En esta sección se podrá registrar altas, bajas y cambios de los

grupos académicos que se tienen en la escuela. Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuario encargado, el cual es el único que puede registrar movimientos de alumnos en este grupo, incluyendo el registro de calificaciones. <ADMINISTRACIÓN> \ grupos académicos



4.4 PLANES DE ESTUDIO.- En este Sistema están registrados los diversos planes de estudios

que se utilizan las escuelas, en caso de ser necesario registrar nuevos planes de estudio, el departamento de acreditación de la Secretaría de Educación realizará el proceso correspondiente y lo distribuirá a las escuelas y área que lo requieran. En esta opción se pueden consultar e imprimir los planes de estudio registrados. <ADMINISTRACIÓN> \ planes de estudios



4.5 CONFIGURAR INFORMES (CREL, IAE, LISTAS, CREDENCIALES, ETC.).- En las escuelas

que utilizan el Sistema existen muchos diferentes modelos de impresoras, por lo cual algunos reportes se imprimen con variación en los márgenes ocasionando desfasamientos en los campos. Esta opción permite que, en cada escuela puedan realizarse los ajustes necesarios a cada uno de los reportes del Sistema, para que la información a imprimir, coincida perfectamente en los formatos prediseñados de boletas oficiales, certificados y otros formatos, además de que otros reportes puedan tener los márgenes necesarios para una adecuada presentación. Antes de imprimir un formato oficial deberá realizarse una prueba en una hoja de papel bono, cotejarla a contraluz con el formato oficial, en caso de no coincidir algún dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los ajustes necesarios. Para configurar un reporte hacer lo siguiente:

- seleccionar el reporte deseado en el formulario, - seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en algún lugar y dejándolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar el botón; esto hará que se seleccione todo lo que quede dentro del cuadro),

- con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda ó derecha, hasta que se localice en la posición requerida (se recomienda que con una regla mida cuanto se va a mover, en la parte inferior hay una especie de barra que le indica la posición actual),

- para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le hará una pregunta que si quiere guardar los cambios “Do you want to save changes to report designer”, Yes = grabar cambios y salir,

No = no grabar cambios y salir, Cancel = no grabar cambios y seguir modificando Si pulsa esc (techa escape) se cancela la configuración y no se guardan los cambios

(descart changes) yes = descartar los cambios y salir. En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estén muy mal (muy alterados), puede recuperar el formato original mas reciente que le fue enviado, utilizando el botón que dice “RECUPERAR FORMATO ORIGINAL” que se encuentra al lado derecho de cada reporte.

<ADMINISTRACIÓN> \ configurar informes (Crel, Iae, listas, credenciales, etc.)





4.6 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel ®.- Considerando la importancia de traslación de datos

a otros formatos, el Sistema cuenta con la opción de genera un archivo con datos de la alumnos en formato Excel ®, que permite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar de un “grupo” ó “grado” el periodo que se desea exportar a Excel ®, solo en el caso de que seleccione “todos los grados” únicamente podrá exportar “datos generales”. <ADMINISTRACIÓN> \ exportar información a Excel® \ seleccionar grupo, grado e información para exportar \ seleccionar exportar xls



4.7 CATALOGO DE USUARIOS.- En esta parte SE REGISTRAN, SE MODIFICAN Y SE BORRAN

LOS USUARIOS DEL SISTEMA, ADEMÁS DE ASIGNARLE LOS DERECHOS DE ACCESO A LAS DIFERENTES OPCIONES Y MENÚS DEL SISTEMA, un usuario es una persona que tiene derecho de entrar al sistema con una clave específica “CLAVE DE USUARIO”, una vez dentro del Sistema puede usar las diferentes opciones del Sistema de acuerdo a los derechos de acceso que se hayan asignado. Se recomienda que los usuarios utilicen un “password” (contraseña de seguridad) que solo ellos conozcan, para evitar que otras personas la utilicen en forma inadecuada. <ADMINISTRACIÓN> \ catalogo de usuarios \ nuevo usuario \ grabar los derechos



Nota: Un usuario puede cambiar su contraseña tantas veces sea necesario solo debe de seleccionar en el menú principal un botón de acción en la parte inferior de la pantalla que dice MODIFICAR PASSWORD, solo debe de teclear el password anterior y si es el correcto debe de ingresar el nuevo password dos veces para cotejarlo, después se deberá grabar, al ingresar de nuevo al sistema deberá utilizar la nueva contraseña.



4.8 CATALOGO DE OPCIONES.- Se cuenta con un catalogo que permite controlar el acceso a

las opciones al Sistema que tienen acceso restringido, en este módulo se registran dichas opciones.

Nota: Generalmente todas las opciones están incluidas en el catálogo que se distribuye con el Sistema, por lo que es poco probable que exista la necesidad de agregar ó modificarlo. Para registrar una nueva opción: <ADMINISTRACIÓN> \ catalogo de opciones \ nueva opción \ grabar Para modificar o borrar una opción: <ADMINISTRACIÓN> \ catalogo de opciones \ seleccionar opción \ modificar ó borrar opción

Nota: En anexo “A” se presenta el catálogo de opciones. 4.9 COMANDOS SQL.- Esta opción es de uso restringido para uso exclusivo del

personal responsable del desarrollo del Sistema.



4.10 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA.- Para proteger la información que se

genera en el Sistema es importante realizar procesos de respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estos procesos deben de realizarse sin que otros usuarios estén dentro del Sistema.

Respaldar: Uno de los procesos más importantes para proteger y preservar la información almacenada en el Sistema, es el respaldo de información. Para tal propósito existe dentro de este formulario un botón “respaldar base de datos”, el cual creará un respaldo de la base de datos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro de la PC donde se realiza el proceso de respaldo, en la carpeta: c:\respaldos_escolar_primarias El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo pero es recomendable que, en los días que se realice mucho trabajo de captura o modificación de datos, se realice un respaldo extra, para mayor seguridad en su información, ya que, de un respaldo se puede recuperar la información en caso necesario. Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema le preguntará si desea copiarlo a algún dispositivo(disquete o memoria USB), se recomienda realizar una copia a una memoria USB con el fin de que podamos recuperar su información en caso de que su computadora se dañe o cambie de dueño.

Reindexar: Este proceso es también muy importante, debido a que cuando ocurre un fallo en la energía eléctrica se pueden perder los índices de los archivos y el sistema después de esto proporciona información incorrecta ó presentar errores, se debe realizar después de un fallo de energía eléctrica y también se recomienda realizarlo diariamente al iniciar la sesión (se tarda solamente unos segundos). Pack: Este proceso realiza la función de compactar las bases de datos, ya que cuando se borran registros dentro del Sistema, estos solamente son marcados (borrados en forma lógica), una vez que se realiza el proceso “PACK”, los registros marcados son eliminados físicamente de la base de datos del Sistema. <ADMINISTRACIÓN> \ mantenimiento y respaldos del sistema \ reindexar ó pack ó respaldar base de datos



4.11 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EL SISTEMA.

Debido a fallas de energía eléctrica o que el equipo sea apagado sin antes haberse salido del sistema, pueden presentarse problemas con los índices del sistema, para solucionar esto se deberá entrar al menú de <ADMINISTRACION>, opción ‘MANTENIMIENTO Y RESPALDOS’ y hacer clic en el botón <REINDEXAR>. Los respaldos de la base de datos generados en el Sistema permiten que se pueda recuperar la información tal y como estaba en la fecha y hora específica en que se realizaron los respaldos, en caso de ser necesario recuperar la información de un respaldo, solicitar ayuda al área responsable del desarrollo del sistema. El sistema de control escolar requiere constantes adecuaciones y mejoras durante toda su vida útil, para efecto de satisfacer las nuevas necesidades de información y cumplir con las reglas que imponen los diferentes usuarios de la información, por lo cual usted podrá enviar su reportes de errores, comentarios, sugerencias de modificación y de creación de reportes, etc. En caso de haber problemas graves en el Sistema, póngase en contacto con el área encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesorarán para encontrar una solución en la cual puede estar incluido la recuperación de datos de algún respaldo y/o correcciones a los programas del sistema.



5- PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN En el mes de Febrero son las preinscripciones, es por ello que este proceso es de suma importancia para un buen inicio en el control de los alumnos que aspiran a formar parte del plantel. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial y sobre todo sin omitir ninguno de ellos:

1. Borrado de datos de preinscripciones anteriores 2. Datos generales para preinscripción e inscripción 3. Registro de preinscripciones 4. Formato de preinscripción 5. Generar archivo de preinscripciones.



5.1 BORRADO DE DATOS DE PREINSCRIPCIONES ANTERIORES.- Cuando ya se realizó un

proceso de preinscripción previamente o se practicó dando de alta alumnos, se queda información almacenada en la base de datos, por lo tanto se deberá borrar dicha información. <INSCRIPCIONES> \ borrar solicitudes de nuevo ingreso (todas)

5.2 DATOS GENERALES PARA PREINSCRIPCION E INSCRIPCIÓN.- En este formulario registran los requisitos y compromisos, esta información es utilizada para imprimir los formatos de preinscripción e inscripción de alumnos. <INSCRIPCIONES> \ datos para preinscripción e inscripción



5.3 REGISTRO DE PREINSCRIPCIONES.- En esta opción se registran los aspirantes a ingresar

a esta institución académica, en ella se registran sus datos personales tales como nombre, fecha de nacimiento, curp, sexo, domicilio, etc. al presionar grabar le dará opción de imprimir la solicitud, después puede buscar algún alumno y modificar algún dato o reimprimir de nuevo la solicitud. <INSCRIPCIONES> \ registro de solicitudes \ nueva solicitud \ registro de datos del aspirante



5.4 FORMATO DE PREINSCRIPCION.- Partiendo del punto anterior, una vez que ha sido dada

de alta la preinscripción, se puede imprimir el formato de preinscripción en forma directa como se indica a continuación: <INSCRIPCIONES> \ registro de solicitudes \ imprimir



5.5 GENERAR ARCHIVO DE PREINSCRIPCIONES.- Este proceso se debe realizar al terminar la preinscripción y enviarlo al área correspondiente, preferentemente se recomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es mas confiable. <INSCRIPCIONES> \ generar archivo de preinscripciones



6- PROCESOS DE INICIO DE CICLO

Al iniciar un ciclo escolar se realizan diversos procesos como son: inscripción y reinscripción de alumnos, impresión de listas de asistencia, etc., los cuales se describen a continuación. Es fundamental realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial y sobre todo sin omitir ninguno de ellos:

1. Asignación de grupo a aceptados de primer grado 2. Inscripción de nuevos ingresos 3. Formato de inscripción 4. Reinscripción a segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto grado y repetidores 5. Formato de reinscripción 6. Generar números de lista 7. Listas de asistencia por grupo 8. Credenciales de alumnos 9. Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911) 10. Generar información (en medio magnético) de inicio de ciclo 11. Altas, bajas y cambios de datos de alumnos 12. Borrar alumnos no reinscritos



6.1 ASIGNACION DE GRUPO A ACEPTADOS DE PRIMER GRADO.- Permite registrar a los

alumnos aceptados en que grupo van a quedar inscritos por ejemplo: 1AM (primero “A” Matutino), 1DV (primero “D” vespertino), al dejar el grupo en blanco, el sistema interpreta que fue rechazado y no podrá inscribirse. <INSCRIPCIONES> \ asignación de grupo para alumnos aceptados

6.2 INSCRIPCION DE NUEVOS INGRESOS.- En agosto se realiza el proceso de inscripción de nuevos alumnos, en esta pantalla solamente aparecerán los solicitantes que tengan grupo registrado, ya que esto indica que fueron aceptados. <INSCRIPCIONES> \ inscripciones a primer grado \ seleccionar alumno a inscribir (aceptado) \ inscribir \ grabar \ imprimir comprobante de inscripción



6.3 FORMATO DE INSCRIPCION.- Al terminar de inscribir a un alumno (punto 6.2), podrá

imprimir el formato de inscripción. También podrá imprimirlo cuando seleccione un solicitante con situación de “INSCRITO”.

6.4 REINSCRIPCIÓN A SEGUNDO, TERCERO, CUARTO, QUINTO Y SEXTO GRADO.- En agosto

se realiza el proceso de re-inscripción de alumnos que estuvieron en la escuela el ciclo anterior, en este formulario aparecerán los alumnos promovidos y/o repetidores del ciclo anterior, además de su situación actual, la cual puede ser:

- PROMOVIDO DEL CICLO ANTERIOR - REPETIDOR DEL CICLO ANTERIOR

La situación puede variar ya que esta se asigna al realizar el proceso de promoción. Al seleccionar al alumno con un clic o <ENTER> sobre este, aparece una pantalla donde puede modificare datos generales del alumnos y realizar la reinscripción. <INSCRIPCIONES> \ reinscripción de alumnos \ seleccionar alumno a reinscribir (promovido) \ reinscribir \ grabar \ imprimir forma de inscripción



6.5 FORMATO DE REINSCRIPCION.- Al terminar de reinscribir a un alumno, podrá imprimir el formato de reinscripción.



6.6 ALTA, BAJAS Y CAMBIOS DE DAT0S DE ALUMNOS.- Para registrar alumnos de nuevo

ingreso ( A primer grado que no se preinscribieron o a segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto grado que vienen de otra escuela), modificar datos de los alumnos ya registrados o registrar una baja de un alumno

<ALUMNOS> \ alta, baja y cambio de datos de alumnos \ seleccionar altas o clic en un alumno para modificar \ capturar información del alumno \ grabar



6.7 GENERAR NUMEROS DE LISTA.- Después de los proceso de inscripción y reinscripción los alumnos no tiene número de lista correcto en el grupo académico, por lo tanto hay que asignarle uno.

En el siguiente formulario podrá ver los grupos académicos que tenga registrados como usuario responsable (esto se vio en manejo de grupos), al dar un clic sobre el grupo, en la parte central aparecen en orden alfabético los alumnos del grupo, al dar clic sobre el botón generar números de lista, automáticamente se asignaran números de lista de acuerdo al orden alfabético. Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivas a los maestros, ya no se vuelvan a generar estos números de lista, para que los números de la lista de asistencia coincidan con los del formulario de captura de calificaciones. <ALUMNOS> \ generar número de lista \ seleccionar grupo académico \ generar número de lista



6.8 LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO.- Se obtiene un listado de alumnos para llevar el control de asistencia y registro de calificaciones. <ALUMNOS> \ informes por grupo académico \ seleccionar grupo académico \ seleccionar lista de asistencia de grupo



6.9 CREDENCIALES DE ALUMNOS.- El sistema permite imprimir las credenciales de los

alumnos por grupo (se imprimen 4 por hoja), esta puede ser con o sin logotipo en la parte posterior. El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del Gobierno del Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro), deberá crear su logotipo en formato JPG y copiarlo en el directorio (C:\escolar_primariar) con el nombre escuela.JPG. <ALUMNOS> \ informes por grupo académico \ seleccionar grupo académico \ seleccionar credenciales ó credenciales logo reverso

6.10 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911).- Imprime la forma 911.

<ALUMNOS> \ forma 911



6.11 GENERAR ARCHIVO DE INICIO DE CICLO (EN MEDIO MAGNÉTICO) DE INICIO DE CICLO.-

La información de inicio de ciclo deberá entregarse al área de acreditación para su revisión. Se genera un archivo en el disco duro y le da opción para guardarlo en un medio magnético, le recomendamos utilizar una memoria USB. <ALUMNOS> \ generar archivo de inicio de ciclo

6.12 BORRAR ALUMNOS NO REINSCRITOS.- Después de algún tiempo (por ejemplo: Después de noviembre), existen alumnos que no se reinscribieron, hay que eliminarlos del sistema, al borrarlos permanecerán sus antecedentes en la historia de alumnos. <INSCRIPCIONES> \ borrar alumnos no reinscritos



7- PROCESO DE RECEPCIÓN Y ENVIO DE INFORMACIÓN

EN ESTE MENÚ SE PRESENTAN LAS OPCIONES PARA RECIBIR INFORMACIÓN Y ENVIAR INFORMACIÓN EN LAS ZONAS Y SECTORES ESCOLARES.

7.1 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ESCUELA

EN ESTA OPCIÓN LA ZONA ESCOLAR RECIBIRÁ LOS ARCHIVOS QUE LAS ESCUELAS LE ENVIAN

CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO (clavecct_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO> \registrar información de inicio de ciclo de la escuela \ seleccionar el archivo que envia la escuela \ procesar carga El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos podrá

generar estadisticas dentro del mismo menú (estadisticas 911, estadisticas por escuela, etc.)



7.2 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA ESCOLAR

UNA VEZ RECIBIDOS Y REGISTRADOS TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS ESCUELAS, EN ESTA

OPCIÓN LA ZONA ESCOLAR GENERARÁ EL ARCHIVO QUE DEBERÁ ENVIAR AL SECTOR

ESCOLAR PARA CONCENTRAR (zona999_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO> \generar archivo con información de inicio de ciclo El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar SI para

copiar a su memoria USB para entregar al sector escolar correspondiente.

7.3 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA ESCOLAR

EN ESTA OPCIÓN EL SECTOR ESCOLAR RECIBIRÁ LOS ARCHIVOS QUE LAS ZONAS LE ENVIAN

CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO (zona999_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO> \registrar información de inicio de ciclo de la zona escolar

\ seleccionar el archivo que envia la zona escolar \ procesar carga El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos podrá

generar estadisticas dentro del mismo menú (estadisticas 911, estadisticas por escuela, etc.)



7.4 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DEL SECTOR

UNA VEZ RECIBIDOS Y REGISTRADOS TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS ZONAS ESCOLARES, EN

ESTA OPCIÓN EL SECTOR ESCOLAR GENERARÁ EL ARCHIVO QUE DEBERÁ ENVIAR AL

DEPARTAMENTO DE ACREDITACIÓN U OFICINA REGIONAL CORRESPONDIENTE PARA

CONCENTRAR (sector99_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO> \generar archivo con información de inicio de ciclo deñ sector

El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar SI para

copiar a su memoria USB para entregar al sector escolar correspondiente.



8- REPORTES POR ZONA O SECTOR ESCOLAR

EN ESTE MENÚ SE PRESENTAN LAS OPCIONES PARA IMPRIMIR DIVERSOS REPORTES CONCENTRADOS DEL SECTOR O ZONA ESCOLAR.

8.1 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MÁS DE UNA ESCUELA

ESTE REPORTE TIENE EL OBJETIVO DE DEPURAR LA INFORMACIÓN DE LOS ALUMNOS

INSCRITOS EN LA ZONA O SECTOR, PARA REVISAR EN CUALES ESCUELAS SE

ENCUENTRA REGISTRADOS VERDADERAMENTE CADA ALUMNO



8.2 REPORTE DE ALUMNOS POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELAS

REPORTE DETALLADO POR GRUPO DE LOS ALUMNOS DE ACUERDO A LAS OPCIONES

SELECCIONADAS.

8.3 REPORTE DE ALUMNOS SIN TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO

CONTIENE CIFRAS DE LAS ESCUELAS CON ALUMNOS QUE NO TIENEN REGISTRADO

TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO



8.4 ESTADISTICAS GENERAL DE ALUMNOS POR NIVEL, ESCUELA Y GRADO

8.5 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL

8.6 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA (SELECCIÓN)

8.7 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA

8.8 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL, SECTOR Y ZONA ESCOLAR

ESTOS REPORTES PRESENTAN ESTADISTICAS DE ALUMNOS EN DIFERENTES

PRESENTACIONES.



8.9 ESTADISTICAS 911

SE PRESENTAN DE MANERA CONCENTRADA LAS ESTADISTICAS DE TODO EL SECTOR O

ZONA ESCOLAR INSTALADA.



8.10 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS (inscripción, bajas, existencia) POR ESCUELA

CONTIENE INFORMACIÓN DETALLADA POR CADA ESCUELA



9- PROCESOS BIMESTRALES Los siguientes procesos se realizan en forma bimestral y aportan al sistema la información generada por los alumnos en cuanto a sus calificaciones y aprovechamiento escolar. Esta información es utilizada a su vez en la emisión de reportes estadísticos que sirven para la toma oportuna de decisiones. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial:

1. Abrir y cerrar periodo de captura bimestral 2. Captura de calificaciones bimestrales 3. Consulta de calificaciones por alumno 4. Modificación de calificaciones 5. Alumnos con materias reprobadas 6. Alumnos con mejores promedios 7. Alumnos con mejor promedio por materia 8. Mejores alumnos por grado 9. Estadísticas por grupo y materia 10. Estadísticas por grado y materia 11. Estadísticas por grupo de taller 12. Exportar información a Excel® 13. Generar archivo bimestral



7.1 ABRIR Y CERRAR PERIODO DE CAPTURA BIMESTRAL.- Con el fin de evitar la modificación

de calificaciones de los alumnos sin autorización, el administrador del Sistema deberá registrar el periodo correspondiente cada bimestre, para lo cual deberá modificar el campo “periodo para calificaciones” en el formulario “datos de la escuela”, puede seleccionar entre (0,1,2,3,4,5), si selecciona “0” no se podrá capturar calificaciones de ningún periodo, esto es para cerrar proceso de captura y proteger para que no le modifiquen calificaciones después de su revisión (solo el administrador debe de hacer esto). <ADMINISTRACIÓN> \ datos del ciclo escolar



7.2 CAPTURA DE CALIFICACIONES BIMESTRALES.- El Sistema permite la captura de calificaciones por materia o por concentrado general de materias. Una vez capturadas las calificaciones se selecciona el botón “grabar” para registrarlas en forma definitiva. <BIMESTRALES> \ registro de calificaciones por periodo \ seleccionar periodo \ seleccionar grupo \ grabar



7.3 CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO.- Esta opción permite al usuario realizar consultas individuales de calificaciones y promedios, cabe mencionar que debido a que es solo consulta, no se podrán realizar ningún tipo de cambio a las calificaciones. <ALUMNOS> \ consulta de alumnos del ciclo escolar \ seleccionar alumno \ ver calificaciones

Al consultar las calificaciones de un alumno, podrá imprimir un informe (Boleta)



7.4 MODIFICACIÓN DE CALIFICACIONES.- Esta opción permite al usuario realizar cambios en

las evaluaciones y asistencias de todos los periodos de un alumno, cabe mencionar que debido al riesgo que implica este proceso, solo lo deben de realizar personal autorizado. <ALUMNOS> \ alta, baja y cambio de datos de alumnos \ seleccionar alumno \ modificar calificaciones \ modificar \ grabar



REPORTES BIMESTRALES

7.5 ALUMNOS CON MATERIAS REPROBADAS.- Con la finalidad de dar seguimiento a los

alumnos reprobados, se presenta un reporte de calificaciones por periodo, por grupo(s) y grado(s) de los alumnos que adeudan materias. <ALUMNOS> \ alumnos con materias reprobadas \ seleccionar periodo \ seleccionar mínimo de materias reprobadas \ seleccionar grupo ó grado



7.6 ALUMNOS CON MEJORES PROMEDIOS.- Siguiendo con el análisis de aprovechamiento

escolar, se presenta un reporte de alumnos con mejor promedio, el cual muestra información que se puede filtrar por número de mejores alumnos ó promedio mínimo y por promedio de un periodo específico ó por promedio general a la fecha, además de poder seleccionar toda la escuela, un solo grado ó uno ó varios grupos. <ALUMNOS> \ alumnos con mejores promedios \ seleccionar por número de alumnos ó por promedio \ seleccionar periodo, grupo o grado



7.7 ALUMNOS CON MEJOR PROMEDIO POR MATERIA.- Al término de la captura de

calificaciones de cada periodo escolar, se puede obtener un reporte de los alumnos con mejor aprovechamiento por materia, la información se puede filtrar por periodo, grado y materia. <ALUMNOS> \ alumnos con mejor promedio por materia \ seleccionar el número de mejores alumnos por grupo \ seleccionar periodo \ seleccionar grado \ seleccionar materias a reportar



7.8 MEJORES ALUMNOS POR GRADO.- Existe la necesidad de realizar comparaciones

estadísticas de aprovechamiento escolar, es debido a esto que el Sistema cuenta con opciones que permiten obtención de este tipo d reportes. <ALUMNOS> \ mejores alumnos por grado \ seleccionar número de mejores alumnos por grupo \ seleccionar periodo \ seleccionar grado \ seleccionar materias a reportar



7.9 ESTADISTICAS POR GRUPO Y MATERIA.- Con la finalidad de obtener información estadística, se presenta este reporte donde se concentra información de una fase, por grupo y materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios. <ALUMNOS> \ estadísticas por grupo y materia \ seleccionar periodo

7.10 ESTADISTICAS POR GRADO Y MATERIA.- Para obtener concentrados estadísticos que

permitan evaluar el aprovechamiento escolar se muestra este reporte, el cual contiene información de una fase, por grado y materia, número de alumnos reprobados, inasistencias y promedios. <ALUMNOS> \ estadísticas por grado y materia \ seleccionar periodo



7.11 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel®.- Considerando la importancia de traslación de datos

a otros formatos, el Sistema cuenta con esta opción, la cual genera un archivo en formato Excel®, el cual permite al usuario crear sus propios informes. <ALUMNOS> \ importar información a Excel® \ seleccionar grupo, grado e información para exportar \ seleccionar exportar xls

7.12 GENERAR ARCHIVO CON CALIFICACIONES BIMESTRAL.- Considerando las normas y

lineamientos de la Secretaría de Educación, existen tiempos en los cuales se recaba información de aprovechamiento académico, para lo cual el Sistema contempla esta opción, que genera un archivo, el cual se entrega al ÁREA DE ACREDITACIÓN cada bimestre. Dicho archivo contiene información de cada turno referente a alumnos, grupos, calificaciones del bimestre, etc. El propósito de estos archivos es: publicar calificaciones en Internet, realizar análisis del aprovechamiento escolar y generar estadísticas oficiales. <ALUMNOS> \ generar archivo bimestral



8- PROCESOS CONTINUOS Durante el ciclo escolar se realizan procesos y actividades en forma cotidiana, estos procesos por su naturaleza no requieren que se realice un proceso previo para su ejecución, por lo general son actividades y procesos que se suceden en cualquier tiempo dentro del periodo del ciclo escolar.

1. Emisión de constancias, credenciales, formatos e informes de un alumno 2. Borrar alumnos 3. Baja de alumnos 4. Consulta de alumnos del ciclo escolar 5. Informes varios por grupo 6. Consultas especiales



8.1 EMISIÓN DE CONSTANCIAS, CREDENCIALES, FORMATOS E INFORMES DE UN ALUMNO.- El Sistema permite obtener diversos tipos de constancias e informes de un alumno específico. En las constancias se imprime un texto indicando la finalidad de dicha constancia “para los usos y fines legales a que hubiese lugar”, la cual se puede modificar agregando el texto deseado en el campo “efectos de la constancia”. Para obtener constancias, credenciales, formatos e informes solo deberá dar clic en el botón correspondiente. <ALUMNOS> \ alta, baja y cambio de datos de alumnos \ seleccionar un alumno \ Menú constancias



8.2 BORRAR ALUMNOS.- Cuando se desea eliminar un registro de la base de datos, el Sistema nos permite borrarlo en forma definitiva, antes de realizar la operación aparece una ventana de confirmación del proceso. Este proceso es irreversible, ya que una vez realizado, no se puede reactivar dicho alumno. Al borrar el alumno ya no aparecerá en la estadística de la escuela. <ALUMNOS> \ alta, baja y cambio de datos de alumnos \ seleccionar un alumno \ borrar alumno

8.3 BAJA DE ALUMNOS.- Cuando un alumno causa baja en la escuela, el Sistema nos permite

realizar dicha operación suministrando a la computadora la fecha y el motivo de la baja, seguido al procesamiento de la baja, se genera un memorando de baja el cual se puede imprimir inmediatamente. El alumno dado de baja seguirá formando parte de la estadística de la escuela. Este proceso es reversible, ya que en cualquier momento se puede reactivar el alumno. <ALUMNOS> \ alta, baja y cambio de datos de alumnos \ seleccionar un alumno \ baja del alumno



8.4 INFORMES VARIOS POR GRUPO.- Las escuelas tienen la necesidad de realizar una serie

formatos y reportes, los cuales permiten llevar un control optimo de los alumnos, con la finalidad de que estas tareas se realicen con mayor facilidad y menor margen de error, el Sistema cuenta con una serie de informes y reportes por grupo, todos ellos de gran utilidad y de fácil obtención. <ALUMNOS> \ informes por grupo académico \ seleccionar grupo académico \ seleccionar informe

A continuación se muestran algunos





8.5 CONSULTAS ESPECIALES.- Con el fin de poder analizar información detallada de los

alumnos, el Sistema cuenta con una serie de consultas especiales en las cuales se muestra información complementaria de diferentes situaciones como: alumnos sin CURP, alumnos extranjeros, alumnos becados, indígenas, etc. <ALUMNOS> \ consultas especiales



9- PROCESO DE FIN DE CICLO

Al término de un ciclo escolar se realizan una serie de procesos diseñados para evitar cualquier omisión en cuanto al registro de calificaciones se refiere, los reportes que se emiten son los requeridos en forma oficial por la Secretaría de Educación y al final existen procesos de cierre y promoción, los cuales también transfieren información al histórico de cada alumno, creando así la memoria académica de cada escuela. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en forma secuencial:

EN PROCESO DE ELABORACIÓN



Para cualquier duda, sugerencia, recomendación y/o comentario sobre el Sistema se puede comunicar a: Oficina de Coordinación de Enlace con Organismos Públicos Descentralizados y Desconcentrados Blvd. Domingo Arrieta No. 1700 Frac. Domingo Arrieta C.P. 34138 Durango, Dgo. Tel.- (01 618) 829 – 04 – 26 824 – 70 – 73 Correo Electrónico: [email protected] Ing. Jorge Valdez Guerrero

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