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Archivos universitariosIntegración del mundo físico, electrónico e híbridoXXII Jornadas de Archivos Universitarios
1.SITUACIÓN
Integración del mundo físico, electrónico e
híbrido
“¿Cuál es la diferencia entre un documento en formato
físico y otro en formato electrónico?
“ ¿Y entre un expediente físico y otro electrónico?
¿y con uno híbrido?
“¿por qué usamos distintas aplicaciones para gestionar
cada uno de ellos?
APLICACIONESEjemplos de aplicaciones en el uso diario
UNIVERSIDAD
▸ Aumento del trabajo▸ Disgregación. Un mismo expediente en
n aplicaciones distintas▸ Dificultad en integraciones▸ Búsquedas globales
CONCLUSIONES
2.SOLUCIONES
Integración del mundo físico, electrónico e
híbrido
▸ Flexibilidad en la ontología de objetos▸ Flexibilidad en los metadatos▸ Integración de los depósitos físicos▸ Integración del RM▸ Integración de los procesos de archivo▸ Integración con el resto de aplicaciones
SOLUCIONES
ONTOLOGÍA{▸ Fondo documental▸ Clase▸ Serie. Subdivisiones▸ Unidad documental compuesta▸ Volumen▸ Documento asociado a expediente▸ Unidad documental simple▸ * Firmas digitales
{ {{
{-
--
“Flexibilidad en metadatos
“ Integración con depósitos físicos
“ Integración con Record Management.
Políticas
“Procesos de archivo
▸ Transferencias▸ Eliminación directa / indirecta▸ Préstamos▸ Consultas▸ Devoluciones▸ Prórrogas▸ Reactivaciones
“Integración con el resto deaplicaciones de la
universidad
▸ Integración▸ Especialización▸ Simplicidad▸ Uso por parte de toda la universidad▸ in-house o cloud
RESUMEN
3.PUESTA EN PRODUCCIÓN
Nuevas instalaciones
1. Definición de usuarios y grupos e integración con el sistema
2. Integración de los agentes3. SSO4. Cuadro de clasificación5. Creación de fondos, clases, series…6. Integración con depósitos si intervienen
objetos físicos
PUESTA EN PRODUCCIÓN
