Funciones del almacen

ALMACENAMIENTODE MATERIALES

El almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.

El Almacén

“PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO DESEADO A UN COSTE ACEPTABLE”

Objetivo Básico del Almacén

El papel y el propósito de un almacén

La maximización del espacio en términos cúbicos

La minimización de las operaciones de manipulación

Dos aspectos a señalar


ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

Actividad importante

Dificultad ante la inadecuada estimación de espacios o mala ubicación

Depende del tipo de industria, tamaño de las instalaciones, volumen de operaciones

Planificación de los edificios ideales para almacenar y distribuir productos

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

Insuficiencia de la capacidad de carga de suelo o estructura

Insuficiencia de las características del techo y de las columnas

Insuficiencia del espacio para las aplicaciones

Los cambios en la distribución física de una Planta influyen en los edificios de almacenamiento de varias maneras

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Recepción

Registro de entradas y salidas

Almacenamiento

Mantenimiento

Despacho

Coordinación con los Departamentos de Inventario y Contabilidad

COSTOS DEL ALMACÉN

Interés sobre el capital inmovilizado

Gastos de seguro

Espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado

Amortiguación del edificio y equipo de almacenamiento y manejo

Deterioro

Costos del personal del almacén

Los costos del almacén pueden disgregarse en:

Funciones del almacén

• Recibir (18% del costo)• Colocar y estibar (14% del costo)• Despachar una orden (order picking) (50% del

costo)• Embarcar (18% del costo)

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

La custodia fiel y eficiente de los materiales y productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén

El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible.

Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo el mismo control

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Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias

Se debe contar con sistema de identificación, el cual debe estar codificado (de materiales y productos) cuando sea posible

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Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya que buscarse

Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido

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Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten

La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible; es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional. Esta disposición deberá facilitar el control de los materiales y productos.

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¿DÓNDE SE ALMACENA?

Análisis de Ingeniería del Problema

1. Obtener alta densidad (llenar totalmente los estantes)

2. Eliminar el almacenamiento de aire

3. Para retirar fácilmente el material

4. Resguardo de materiales (colocar de costado, base, frente y evitar derrames)

5. Para tener organización (identificar y subdividir con etiquetas)

6. Para proteger el contenido (cubrir contra polvo)

Fuente: Konz (2004)

ADMINISTRACION DEL ALMACEN

“Cross-docking”

Utilización de Instalaciones Intermedias (almacenes temporales) para el Movimiento de Mercaderías de una

ubicación a otra, Especialmente entre los Muelles de carga y los de Descarga.

“Cross-Docking” o “Paso Directo” puede ser considerado como un modelo de distribución más que de Almacenaje.

Un “cross-dock” Típico es el Muelle de Carga de Camiones donde el material es Transferido a otro Sin Necesidad de ser

Almacenado.

Debido al desacople de la oferta y la demanda

Para la creación de un stock de seguridad

Para la construcción de un stock anticipatorio

Para la construcción de un stock por razones de inversión

Para el uso eficiente de la unidad de producción

Un almacén es necesario


Los recursos humanos

El espacio

Los equipos

Elementos constituyentes de un almacén


El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo El flujo eficiente de los bienes desde su recepción hasta

su expedición El mantenimiento de los sistemas para la gestión y el

control de la operación del almacén El valor y el volumen del stock en el almacén, en términos

de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos)

Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro

Responsabilidades del Responsable del Almacén


Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rápidamente

Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar

las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la

máxima utilización Mantener todos los procedimientos y estándares de trabajo para

permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio

Obligaciones del Responsable de Almacén


Misiones del almacén1. Mejoramiento de operaciones de recolección

de pedidos.

La recolección de pedidos suele ser la operación donde una empresa gasta o desperdicia una parte considerable de su tiempo y dinero para elevar la productividad. La recolección de pedidos eficiente es fundamental para el éxito de un almacén y los requerimientos actuales de la cadena de suministro llevan a las operaciones de almacenamiento a desarrollar mejores soluciones de recolección de pedidos.

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Misiones de AlmacénUtilización de plataformas de embarque y desembarque para transferencia.Gran parte de la eficiencia en el proceso de manejo de los almacenes está centrada en la utilización correcta de las facilidades de embarque y desembarque. Es decir los muellesPara esto es fundamental una organización adecuada de todo el proceso de recibo y despacho

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Misiones de Almacén

Aumento de la productividadEl principal objetivo del almacenamiento siempre ha sido el

uso eficiente del espacio, el equipo y la mano de obra. Este propósito implica que la productividad no es solo el desempeño de la mano de obra , sino también incluye el espacio, el equipo y una combinación de los factores que contribuyen a una mayor productividad.

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Misiones de AlmacénUtilización del espacio.La antigua regla general siempre había sido que, cuando un almacén llega a ocupar 80% de su capacidad, ya demanda mas espacio. Esta regla se basaba en que, cuando un almacén alcanza este nivel de capacidad, se tarda mas en sacar algo. Conforme aumenta el tiempo, con el fin de encontrar espacio para almacenamiento, comienza a desaparecer la ubicación adecuada de los productos, los artículos que se mueven con lentitud se almacenan en lugares de movimiento rápido, de modo que los artículos de movimiento lento se almacenen en lugares de movimiento lento.

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Misiones de Almacén

Aumento de los servicios con valor agregado.Los almacenes ya no son solo lugares para recolección y embarque. Su función se ha ampliado para incluir los servicios que facilitan operaciones mas eficientes de recepción y por lo tanto, que benefician al cliente, ya sea en la clasificación y rotulación previas de los artículos para enviarlos en plataformas de transferencia o en la personalización real del producto que se envía, las exigencias de los clientes cada vez son mayores.

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Funciones del AlmacénRecepción es el conjunto de medidas

relacionadas con: 1. La recepción ordenada de todos los materiales que entran

al almacén.

2. Comprobación de que la cantidad y la calidad de los materiales coincida con lo solicitado

3. Descarga de los materiales hacia el almacenamiento u otras funciones organizacionales que los requieran

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Funciones de AlmacénInspección y control de Calidad

Son una extensión del proceso de recepción y se efectúan cuando es imprevisible la calidad de los proveedores o se imponen muchas regulaciones al producto adquirido y deben revisarse todos los pasos del proceso. Las inspecciones pueden ser tan sencillas tal como una comprobación visual, o tan complejas como una prueba de laboratorio.

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Reempaque

Se efectúa en un almacén cuando se reciben a granel los productos de un proveedor y luego se empacan en cantidades comercializables únicas o en combinaciones con otras piezas para formar equipos o surtidos. Una recepción completa de mercancía puede procesar a la vez o una parte puede conservarse a granel para procesarla después. Esto ultimo se realiza cuando el empaque aumenta mucho los requerimientos de espacio cubico o cuando la una pieza es común en varios juegos o surtidos. Asimismo, se efectúa una rotulación cuando el producto se recibe sin marcas que puedan leer los sistemas o personas par identificarlo

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Funciones de Almacén• Despacho a almacén

Es el acto de colocar la mercancía en almacenamiento. Incluye el manejo y colocación de los materiales

• Almacenamiento• Es el control físico de la mercancía mientras espera

la demanda. La forma de almacenamiento depende del tamaño y la cantidad de los artículos en inventario y las características de manejo del producto o su recipiente.

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Funciones del almacén

• Recolección de los pedidos

– Es el proceso de retirar los artículos del almacenamiento para cubrir una demanda específica. Representa el servicio básico que ofrece el almacén al cliente y es la actividad alrededor de la cual funcional casi todos los diseños de almacenes.

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Funciones del AlmacénPreparación para uso posterior

◦ Se puede hacer como un paso opcional después del proceso de recolección. Igual que en la función de reempaque, los artículos o variedades individuales se empacan en cajas para una utilización mas conveniente. La realización de estas funciones después de que se efectúa la recolección tiene la ventaja de ofrecer mas flexibilidad en el uso del inventario disponible. Los artículos individuales están disponibles para usarse en cualquier hade las configuraciones de empaque precisamente hasta el momento en el que se necesitan. En operaciones de almacenes comerciales se suele usar para etiquetar el precio.

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Funciones de Almacén• Clasificación de los lotes recolectados

Se hace cuando un pedido tiene más de un articulo y la acumulación la acumulación no se hace al mismo tiempo que

las recolecciones.

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Funciones del Almacén

• El empaque y el embarque pueden incluir las tareas siguientes:– Revisar que los pedidos estén completos– Empacar la mercancía en un recipiente de embarque

adecuado.– Preparar los documentos de embarque, incluyendo la

lista de empaque, etiquetas con la dirección y póliza de embarque.

– Pesar los pedidos para determinar los costos de embarque

– Acumular los pedidos por transporte por salir– Cargar los transportes

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Funciones de Almacén

• Traslado del material– En una plataforma de transferencia directamente

a la plataforma de embarque• Reabastecimiento

– Desde los principales lugares de recolección del almacenamiento de reservas

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Actividades que se hacen en la recepción

• Confirmación de la llegada del contenedor• Asignación de la plataforma• Fijar vehículo a la plataforma• Revisar y romper los sellos en presencia de los interesados• Inspeccionar la carga• Descargas la mercancía separada en cargas unitarias• Todo el material se organiza para el conteo final e inspección final• Se hace una disposición adecuada del material dañado por el

transporte• La carga se guarda en un lugar asignado

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Requerimientos para la recepción Área suficiente para organizar y ubicar los transportes.

Niveladores de plataformas y retenes para facilitar la descarga del transporte

Área de organización adecuada para formar tarimas o llenar recipientes pon los artículos

Área conveniente para colocar los artículos antes de despacharlos.

Sistema de información central para ASN/EDI sobre los pedidos de compra facilitar la preparación de informes

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Actividades para embarcar los artículos

Acumular y empacar el pedidoOrganizar y revisar el pedidoConciliar la liberación del embarque y el

pedido del cliente.Ubicar y fijar el transporte en la plataformaColocar y fijar los niveladores y los retenesCargar el transporteDespachar el transporte.

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Requerimiento para embarcar los artículos

• Área suficiente para organizar los pedidos

• Un sistema de información interno para la liberación de embarque

• Área para organizar el transporte• Niveladores de plataforma

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Principios de Recepción No reciba Recepción con anticipación Organice en una plataforma de transferencia todo el material

transferible Coloque el material directamente en lugares principales o de

reserva Organice en las áreas de almacenamiento Realice todos los pasos necesarios para descomponer y mover

las cargas de manera eficiente durante la recepción. Clasifique los materiales que llegan para un despacho eficiente. Combine despachos y recuperaciones Equilibre la utilización de recursos en la recepción programar los

transportes y cambiar recepciones complicadas a horarios no complicados.

Minimice los recorridos

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Principios de embarqueSeleccione unidades de manejo cuyo costo y

aprovechamiento del espacio sean convenienteMinimice el daño del productoElimine la organización del embarque y cargue

directamente los camiones que salenUtilice anaqueles de almacenamiento con el fin

de minimizar los requerimientos de espacio para organizar los embarques

Dirija a los conductores en el lugar y minimice el papeleo y el tiempo

Emplee los embarque en parcelas pequeñas

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Planificación del espacio de recepción y embarque

Determine que se va a recibir y embarcar

Establezca el número y tipo de plataformas de embarque y desembarque

Precisar los requerimientos de espacio para el aérea de recepción y embarque

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Operaciones de Almacenamiento

• El objetivo del almacenamiento es maximizar el empleo de los recursos, al mismo tiempo que satisfacer los requerimientos del cliente o maximizar la satisfacción del cliente sujeta a una restricción de recursos. Los recursos del almacenamiento son el equipo, el espacio y el personal. Los requerimientos del cliente es obtener el articulo deseado con rapidez y en buenas condiciones

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Se debe maximizar• Uso del espacio• Uso del equipo• Uso de la mano de obra• Facilidad de acceso a los

materiales• Protección de los materiales• Seguridad del personal, los

materiales y el equipo.

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Planificación de la disposición del almacenamiento

• Utilizar el espacio mas eficientemente• Permitir el manejo de materiales mas eficiente• Proporcionar el almacenamiento mas económico en

relación con los costos del equipo, uso de espacio, daño de materiales, la mano de obra y seguridad.

• Proporcionar la máxima flexibilidad para cumplir los requisitos cambiantes de almacenamiento y manejo

• Convertir el almacén en un modelo de limpieza

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Principios se relacionan con

• Popularidad de los artículos

• Similitud

• Tamaño

• Características

• Utilización del espacio

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Principios de recolección• Aplique la ley de pareto• Utilice un documento sencillo y fácil de leer para la

recolección• Use un documento que siga una ruta determinada con

anticipación• Mantenga un sistema eficaz de ubicación de existencias• En lo posible elimine y combine las tareas de recolección

de pedidos• (viajar, extaer extirarse y agacharse, documentar,

clasificar, empacar, buscar)

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Mejoramiento

• Viajar. Se mejora con la ubicación de las mercancias

• Documentar. Se mejora automatizando el flujo de la informacion

• Estirarse. Se mejora con la mercancia a la altura de la cintura

• Clasificar. Asignar un recolector por pedido y un pedido por viaje.

• Buscar. Llevar los lugares de recoleccion al recolector. Iluminación

• Extraer. Despacho automatizado

• Contar. Contar por peso, empacar con anticipación con incrementos conocidos

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Recolección por lotes

• Recoleccion discreta• Por lote• Por zona• Por ola• Por zona lote• Por zona ola• Por zona lotes ola

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Establecer áreas de recolección delantera y de reservas separadas

• Determinar cuáles artículos deben estar en el área de recolección delantera

• Decida la cantidad de cada articulo que mantendrá en el área delantera

• Calcule requerimiento de espacio cubico• Identifique los métodos de almacenamiento

alternos• Determine los métodos de operación• Estime los costos

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Principios • Evite contar• Incluya una confirmación de la recolección • Diseñe vehículos de recolección que minimicen

errores• Elimine el papeleo• Asigne los artículos mas populares a los lugares de

mas fácil acceso en el almacén• Equilibre la actividad de recolección entre los

lugares para reducir la congestión

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Concepto de popularidad Ventajas de este concepto:

– Reducción de los costes de manipulación– Ayuda a determinar las técnicas, sistemas y métodos a utilizar– Asegura una dirección y utilización eficaz de los recursos y el

tiempo– Identifica segmentos de stock con demanda importante– Concentración de recursos humanos en las áreas más importantes

(Ahorros en iluminación y calefacción) Generalmente, el 80% del trabajo se realiza en el 20% de la superficie

Análisis ABC

Ubicación de los productos

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Costos De Almacenamiento• Los gastos de almacenamiento pueden clasificarse en cuatro

categorías:• Gastos relacionados con la explotación física de los

almacenes, es decir el otro real por kilogramo que habrá que pagar para depositar el producto en el almacén o en el frigorífico.

• Los costos relacionados con el mantenimiento de la calidad del producto mientras este almacenado, como por ejemplo, el de los productos químicos.-Los gastos relacionados con las perdidas de calidad y de cantidad mientras el producto permanece almacenado.-El dinero que cuesta al propietario mantener el producto agrícola en el almacén.De los gastos de almacenamiento, el más importante es el aprovechamiento de su capacidad.

Como Se Calculan Los Costos De Almacenamiento.

• Supongamos que se alquila un almacén durante 120 días al año, por un costo total de 600 US con un contenido medio ponderado de 250 sacos de papa.600US/120dias =5,00US al día.5US/250sacos =0,02 US por saco al día.

Como Se Calculan Los Costos De Almacenamiento en función del Tiempo.

• Supongamos que un comerciante compra papas al precio de 10US por saco, y que las deja almacenadas durante cuatro meses. Para ello a tenido que recibir un préstamo de dinero, con un interés del 12% al año. El costo de los intereses bancarios serán entonces:10US*0,04(12% p.a. durante 4 meses) =0,40 US por saco.El calculo realista del costo por saco del almacenamiento será entonces:Precio del almacenamiento durante 120 días a 0,02US al día =2,40 US interés de 0,40US por saco es igual a 0,40US.Costo total por saco: 2,80US.

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