Funciones Supervisor Protección

CARTILLA DE FUNCIONES PROVISIONAL DEL SUPERVISOR DE PROTECCIÓN

Código: SGCS BASCEdición: PrimeraPágina 1 de 8Aprobado: 28 Agosto 2014


WORLD MOTORS S.A.C.

FUNCIÓN PRINCIPAL

Es responsable de proteger al personal y al patrimonio de la empresa World Motors S.A.C. de los ilícitos: hurto, robo, tráfico ilícito de drogas, terrorismo, sabotajes, ataque de turbas, conspiraciones internas y otros que se presenten.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Integrar el sistema de protección del local, para lo cual se encuentra subordinado al Jefe de Logística Técnica quien es el Coordinador BASC de World Motors S.A.C.

2. Tratar a todas las personas con firmeza pero con cortesía, empleando los siguientes términos:

Buenos días, buenas tardes, buenas noches, hasta luego.

Por favor.

Muchas gracias.

3. Dirigirse a las personas por su apellido. No “tutear” a las personas. El trato de “usted” es lo correcto. Anteponer la palabra “Señor”.

4. Dar cumplimiento al CONTROL DE ACCESOS:

Identificación Revisión

Registro: anotación en formatos y cuaderno de novedades

5. Efectuar IDENTIFICACIÓN POSITIVA a todas las personas que requieren ingresar:

a. Trabajadores de WORLD MOTORS: Funcionarios y empleados, obreros, independientemente del cargo que desempeñen.

b. Todas las personas que son visitantes o visitantes: Proveedores, clientes, visitantes, personas que se dirigen a áreas críticas, transportistas, etc.

6. La IDENTIFICACIÓN POSITIVA consiste en verificar si la fotografía del documento que presenta la persona coincide con el rostro de la misma:

a. Si la persona es trabajador de WORLD MOTORS se efectúa la identificación positiva solicitándole el fotocheck. Si aún no tiene fotocheck o se le ha extraviado solicitarle DNI, reportar al Coordinador BASC la falta de fotocheck y registrarla en su cuaderno de ocurrencias.

b. Si la persona es un visitante (proveedor, contratista, cliente, etc.) solicitarle el DNI y preguntar a la persona el N°, la dirección indicada y/ o la fecha de nacimiento, para verificar si conoce estos datos y asegurarse de que es quien dice ser.

Elaborado por:

Ing. Elton FloresCoordinador BASC

Revisado por:Ing. Óscar ALCAZAR Espinoza

Gerente de Ventas

Aprobado por:Ing. Augusto Quezada

Gerente General



La finalidad de la identificación es:

Evitar el ingreso de personas no autorizadas, que puedan cometer ilícitos.

Disuadir a personas con intenciones de cometer ilícitos.

7. No permitir el ingreso de personal de WORLD MOTORS, visitas o visitantes en evidente estado etílico o bajo los efectos de alguna droga. Reportar el incidente Coordinador BASC y registrarlo en su cuaderno de ocurrencias.

8. Solicitar al personal de WORLD MOTORS que al ingreso porte en un lugar visible de su prenda de vestir. En caso no lo tenga, entregarle un PASE DE VISITANTE.

9. Solicitar a los visitantes que entreguen su DNI para ingresar y entregarles un PASE DE VISITANTE. Exigir que el visitante se coloque el PASE en un lugar visible de su prenda de vestir superior. Al término de la visita solicitar el PASE y devolver el DNI.

10. Entregar a los visitantes una PAPELETA DE CONTROL DE VISITAS. A la salida, solicitar devuelvan firmada la mencionada papeleta, para devolverles el documento que dejaron en Garita.

11. Si los visitantes son clientes que únicamente ingresaran a la sala de ventas, entregar únicamente PASE DE VISITANTE y no entregarles PAPELETA DE CONTROL DE VISITAS.

12. Mantener permanente control de los PASES para visitantes. En todo momento debe conocer a qué persona se le han entregado estos PASES, para lo cual previamente debe haber recibido un documento de cada persona: DNI, fotocheck de su empresa o licencia de conducir.

No entregar PASES si no ha recibido un documento a cambio.

Custodiar estrictamente los documentos que los visitantes han dejado a cambio de los PASES.

13. En caso un visitante pretenda retirarse sin devolver el PASE que se le entregó indicando que se le ha perdido, no deberá entregarle el documento que dejó y reportará de inmediato Coordinador BASC.

Únicamente entregará el documento al visitante que ha extraviado el PASE, con autorización del Coordinador BASC, debiendo anotar la ocurrencia en su cuaderno de ocurrencias y a continuación elaborar un informe escrito reportando la pérdida con todo detalle (datos de la persona que la perdió, circunstancias, etc.), dirigido al Coordinador BASC.

14. Diariamente al inicio del servicio efectuará un inventario físico de PASES (los contará), debiendo informar de inmediato al Coordinador BASC los motivos de los PASES faltantes. Este inventario será anotado en el cuaderno de ocurrencias, donde se indicará la cantidad de PASES existentes y el motivo de la ausencia de los PASES faltantes.

15. Al tocar el timbre un visitante, los observará mediante la cámara de vigilancia para verificar si es una persona sospechosa que podría cometer un ilícito. Si es sospechosa le preguntará por intercomunicador su nombre, empresa a la que pertenece y el motivo de su visita. A continuación reportará al Coordinador BASC y le solicitará instrucciones.

16. Si la persona no es sospechosa, le preguntará por intercomunicador su nombre, empresa a la que pertenece y el motivo de su visita:

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General



Si es cliente que desea pasar a la sala de ventas consultará con el Encargado de la sala de ventas si éste autoriza, abrirá la puerta al visitante, e iniciará la identificación positiva.

Si la persona requiere ingresar por otro motivo al interior de las instalaciones de World Motors consultará con la persona que será visitada y si ésta autoriza el ingreso, abrirá la puerta al visitante, e iniciará la identificación positiva, indicándole que permanezca en espera en la sala de ventas, en espera de la persona visitada, quien deberá bajar para acompañar al visitante.

Por ningún motivo permitirá que el visitante transite independientemente (solo) al interior de las instalaciones de World Motors. Debe ser acompañado por la persona que será visitada. Si la visita es para alguno de los 2 Gerentes u Jefes de Área la recepcionista deberá apersonarse a la sala de ventas para acompañar al visitante.

El Supervisor de Protección no es un acompañante de los visitantes debido a que no debe descuidar sus múltiples funciones establecidas en esta cartilla.

17. Revisar a todas las personas y a todos los vehículos que ingresan / salen:

En caso de personas se revisarán maletines, bolsas, mochilas, carteras, y cualquier otro paquete o bulto que porte. También se revisan prendas de vestir, solicitando que muestre lo que trae en los bolsillos. Para evitar el cacheo (revisión del cuerpo de las personas mediante las manos) que eventualmente ofende a las personas, se emplea la herramienta denominada “detector portátil de metales”.

En caso de vehículos se revisan maleteras, guanteras, debajo de los asientos, debajo del conductor pidiéndole que baje del vehículo, debajo del vehículo. Para este último lugar se emplea la herramienta denominada “bastón espejo”. Se revisará indefectiblemente al vehículo de propiedad de la empresa.

La finalidad de la revisión es:

Al ingreso

Para evitar se introduzca material peligroso o inconveniente para la empresa: drogas, armas, explosivos, cámaras fotográficas, filmadoras, celulares con cámaras / filmadoras, etc.

Si el Supervisor de Protección detecta material peligroso o inconveniente lo inmovilizará y reportará de inmediato al Coordinador BASC, solicitándole instrucciones. A continuación registrará la novedad en su cuaderno de ocurrencias.

A la salida

Para evitar el hurto del material propiedad de WORLD MOTORS S.A.C.

Si el Supervisor de Protección detecta un intento de hurto, inmovilizará el material reportará de inmediato al Coordinador BASC, solicitándole instrucciones. A continuación registrará la novedad en su cuaderno de ocurrencias, hará firma un ACTA DE INCAUTACIÓN a la persona que pretendía cometer el hurto. El acta también será firmada por el Supervisor de Protección y por el Coordinador BASC, y servirá como evidencia de futuras acciones legales.

La revisión se debe efectuar a TODAS las personas que ingresan y salen, sean trabajadores propios de la empresa o visitantes.

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General



18. Todo ingreso y salida de herramientas por parte de visitantes deberá ser revisado y registrado por el Supervisor de Protección.

19. El Supervisor de Protección revisará las bolsas de desperdicios (basura) que se retiren de las instalaciones, para verificar que no se esté sustrayendo material o equipos de la empresa.

20. Está prohibido de ingreso de vehículos ajenos a World Motors salvo autorización expresa del Gerente General o del Coordinador BASC.

21. Los únicos vehículos exonerados de revisión al ingreso, son los de bomberos, ambulancias y de la Policía Nacional del Perú en casos de emergencias.

22. Al estacionarse al exterior del local, vehículos que transportarán material desde World Motors hacia instalaciones de clientes, antes del embarque del material solicitará a los conductores los siguientes documentos para registrar los datos en su cuaderno de ocurrencias:

DNI: Registrar N°, nombres y apellidos

Licencia de conducir: Registrar N°

Tarjeta de propiedad: Registrar N° de placa del vehículo, marca, modelo y color

23. A continuación inspeccionará el furgón, tolva o plataforma donde se embarcará el material que sale de World Motors, con la finalidad de verificar que no exista material peligroso como drogas, explosivos u otros. Inspeccionará las siguientes partes:

Furgón, tolva, plataforma o compartimento donde se colocará el material

(1) Pared delantera

(2) Lado izquierdo

(3) Lado derecho

(4) Piso

(5) Techo interior/exterior

(6) Puertas interiores/exteriores

(7) Exterior/sección inferior

Tractor o remolcador

(1) Parachoques

(2) Área del motor

(3) Llantas

(4) Tanque de combustible

(5) Cabina

(6) Litera

(7) Tanque de aire

Registrará la inspección en el formato de inspecciones de vehículos de carga, el que deberá archivar en el legajo correspondiente.

24. Efectuará el registro del control de acceso:

Elaborado por:Ing. Elton Flores

Coordinador BASC


Gerente de Ventas


Gerente General



Anotará en un cuaderno o formatos, el ingreso y salida de TODA persona y material, indicando nombres y apellidos completos, N° de DNI, empresa en la que trabaja, motivo del ingreso, datos de equipos personales que trae (laptop, celulares, etc.).

Si es material que ingresa o sale, se debe anotar cantidad, marca, modelo, N° de serie, guía de remisión (o nombre del documento que sustenta el ingreso o salida del material).

25. Debe estar presente durante el embalaje del material que se despachará de World Motors, para verificar que no se contamine el material con drogas u otro material prohibido.

26. Debe tener disponible la política (relación) de firmas y sellos que autoricen la salida de material de World Motors.

27. Debe organizar y mantener un registro fotográfico o fílmico antes, durante y después del proceso de cargue y descargue del material que importa World Motors. Para tal efecto solicitará oportunamente los equipos e insumos que sean necesarios al Coordinador BASC.

28. Debe organizar y mantener actualizada una relación (lista) de teléfonos de emergencia que debe estar publicada en un lugar visible: bomberos, ambulancias, PNP, Serenazgo, autoridades, hospitales, defensa civil, etc.

29. Debe efectuar 3 rondas de protección entre 0800 - 1200 y 4 rondas de protección entre 1200 – 1800. En cada ronda pasará por los siguientes lugares:

Sala de exhibición

Garaje

Oficina de Servicios

Taller de Servicios

Almacén de herramientas del Taller de servicios

Servicios higiénicos del Taller de servicios

Puerta del Almacén de Repuestos (2° Piso)

Las rondas se efectúan para detectar:

Personas en actitudes sospechosas o cometiendo ilícitos

Material de World Motors en lugares que no corresponden

Material de World Motors expuestos a ser hurtado

Material peligroso al interior de World Motors

Material prohibido al interior de World Motors

En caso de detectar alguno de estos elementos deberá reportar de inmediato al Coordinador BASC y registrar en hallazgo en su cuaderno de ocurrencias.

Registrará la hora de inicio y de término de cada ronda.

30. Debe inspeccionar todos los días lunes, el cerco perimétrico y las puertas internas cerraduras) para verificar su integridad e identificar daños. Llenará el formato correspondiente, lo presentará al Coordinador BASC para que lo vise y le solicitará que coordine los trabajos de reparaciones o de mantenimiento que sean necesarios.

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General



31. Estar atento a los movimientos inusuales de personas, anotando características y datos de interés, reportando inmediatamente al Coordinador BASC.

32. No recibir ningún paquete del exterior, debiendo comunicar al área a la cual está destinado, a fin de que se apersone algún trabajador de dicha área, para que lo reciba y muestre el contenido al Supervisor de Protección quien verificará que no sea material prohibido: drogas, armas, explosivos.

33. Exigir que todo material que salga cuente con guía de remisión, con las firmas de autorización del Almacenero y del Gerente General. De no cumplirse estos requisitos, no permitir la salida. Adicionalmente el Supervisor de Protección estampará un sello como señal de haber controlado la salida de material de la Planta, en toda guía de remisión.

34. Verificar que todo material que ingrese cuente con documentos de remisión y los pedirá para compararlos con la carga que se recibe.

35. Registrar los datos del material que sale o ingresa con exactitud, en el formato correspondiente o en su cuaderno de ocurrencias, indicando cantidad, peso, etiquetas, marcas, así como los números de los documentos de la carga: facturas, certificados, listas de empaque, entre otros.

36. Deberá efectuar monitoreo permanente de la vigilancia que efectúan las cámaras electrónicas del sistema de circuito cerrado de televisión en la pantalla del monitor asignado, la que recibe las señales de todas las cámaras instaladas en World Motors.

Este monitoreo se efectuará en forma permanente, en todo momento en que no se encuentre efectuando lo siguiente:

Control de acceso

Vigilancia física del embalaje de material

Vigilancia física del embarque y desembarque del material que se recibe / despacha

Rondas de inspección

37. Registrar en el cuaderno de ocurrencias, todas las incidencias que ocurran durante su servicio, en el momento que ocurren, anotando la información completa, debido a que este registro servirá como evidencia para futuros controles, investigaciones y/o para establecer o deslindar responsabilidades.

38. El cuaderno de ocurrencias del Supervisor de Protección deberá estar disponible para ser presentado al Coordinador BASC en todo momento. En el caso de cuadernos agotados (cuadernos terminados), deberán ser entregados almacenados y custodiados por 5 años.

39. Llenar y firmar los formatos que World Motors haya establecido:

Formato de ingreso y salida personal visitante: proveedores, contratistas y visitas

Formato de ingreso y salida de material

Formato de control de vehículos que traen y retiran carga a/de World Motors

Formato de inspección de vehículos que retiran carga a/de World Motors

Formato de ingreso y salida del vehículo de World Motors

Formato de inspección del cerco perimétrico

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General



Formato de inspección, mantenimiento y reparaciones de la infraestructura y elementos de seguridad patrimonial de World Motors

Otros formatos relacionados con el control, que World Motors indique.

40. Verificar diariamente a las 1800 (06:00 P.M.) que el alumbrado ha sido encendido, que todas las luminarias internas funcionen correctamente, y reportar por radio al Coordinador BASC en caso de alguna con falla. Registrar la falla en su cuaderno de ocurrencias y solicitar la reparación al encargado.

41. En caso de corte de energía eléctrica, reportar de inmediato al Coordinador BASC. Mientras dure el corte o la iluminación no se restablezca, el Supervisor de Protección no debe restringir el ingreso y ni la salida del personal de las instalaciones, salvo autorización expresa del Gerente.

42. No permitir:

Fumar en las instalaciones de World Motors

Introducir cualquier tipo de animales a World Motors

43. En caso que funcionarios u otros trabajadores de World Motors le soliciten o exijan que realice actividades distintas a las funciones de protección de la presente cartilla, debe informar inmediatamente al Coordinador BASC y pedirle instrucciones.

44. Exigir que todas las personas que se encuentren en su área de responsabilidad y alcance visual cumplan con las normas de Seguridad e Higiene Industrial, especialmente en el empleo de los equipos de protección personal - EPP. En caso incumplimiento o resistencia de la persona, reportar la novedad de inmediato al Encargado de Seguridad Industrial y registrarla en el cuaderno de ocurrencias.

45. No retirarse de su puesto sin autorización del Coordinador BASC: No abandonar el servicio.

46. En caso de incidencias, reportarlas al Coordinador BASC y registrarlas en su cuaderno de ocurrencias. Si se trata de emergencias, actuar de inmediato y luego reportarlas y registrarlas.

47. Las incidencias que se deben reportar al Coordinador BASC y que el Supervisor de Protección debe registrar en su cuaderno de ocurrencias son las siguientes:

a. Ocurrencias importantes

Intentos de robo o hurto

Intentos / introducción de material armas, explosivos, drogas

Actividades delictivas en la vía pública, en inmediaciones del ocal: consumo de drogas, asaltos a visitantes podrían afectar a WORLD MOTORS de alguna forma

Incidentes entre personal de WORLD MOTORS

b. Emergencias

Sucesos que afecten o que puedan afectar al local, que sean ocasionados por extraños como: Intento/ingreso de delincuentes, robos, huelgas de trabajadores, ataques a personas o al local, manifestaciones o turbas de personas en inmediaciones del local o que tratan de ingresar

Accidentes personales (golpes, caídas, cortes, quemaduras)

Elaborado por:Ing. Elton Flores

Coordinador BASC


Gerente de Ventas


Gerente General



Emergencias personales (infartos, desmayos, etc.)

Incendios

Explosiones

Derrumbes

Colisiones de vehículos al interior del local, o con la pared perimétrica o puertas de acceso.

Otros hechos que el Supervisor de Protección considere de emergencia

El Supervisor de Protección debe tener presente que en situaciones de emergencia, inicialmente se debe proteger a las personas y a continuación se protegerá el material

48. Mantener el cuaderno de ocurrencias al día.

49. No cometer la grave falta de INFIDENCIA: No proporcionar información sobre actividades administrativas y /o operativas de World Motors. Esta consigna debe cumplirse al interior como al exterior del local, durante el servicio o en periodos de descanso. No proporcionar la información sobre World Motors a ninguna persona y en ninguna circunstancia: a visitantes, a familiares, a amistades, a compañeros de trabajo, etc. No emitir opiniones o declaraciones a la prensa, radio o TV.

50. No permitir que se tomen fotografías o se realicen filmaciones en las instalaciones de World Motors.

51. Está prohibido familiarizarse con los trabajadores de World Motors.

52. En situaciones de emergencia, proceder de la siguiente forma:

a. Actuar con serenidad y rapidez si la situación lo requiere

b. En el primer momento tomar acción para proteger a las personas y a continuación se dedicará a la protección del material

c. Reportará la emergencia al Coordinador BASC lo más pronto posible.

d. Al término de la emergencia, registrarla en el cuaderno de novedades indicando horas, nombres, apellidos, DNI de los involucrados y relatar los hechos ocurridos en la forma más completa y detallada posible.

53. Proporcionar primeros auxilios a personas dentro de la instalación en caso de que sea necesario.

54. Mantener su escritorio ordenado, limpio y en buen estado de conservación.

55. Custodiar el material equipo asignado a su puesto.

56. Cuidar en todo momento su aspecto personal, presentarse a su servicio con ropa / uniforme limpio y bien peinado, con el cabello corto, barba rasurada, calzado bien lustrado.

57. Estando de servicio está prohibido fumar, beber licor, escuchar radio, leer revistas o diarios, conversar, permitir el ingreso de familiares o amigos a las instalaciones de la empresa.

58. No aceptar dádivas ni regalos que puedan comprometer su intervención futura.

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General



59. Actuar en todo momento con honestidad, moralidad, discreción, carácter, iniciativa, prudencia, tacto y puntualidad.

Elaborado por:



Gerente de Ventas


Gerente General

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