Funciones y Clasificación

8/16/2019 Funciones y Clasificación

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APRENDIZ

ERIKA JOHANA MAHECHA MONTERO

INSTRUCTOR

ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

COMPETENCIAS:

Conceptualia! la te!"inolo#$a a!c%i&$'tica tenien(o en cuenta la no!"ati&i(a(&i#ente ) la' pol$tica' in'titucionale'

TEMA: HOSPITAL

HOSPITAL SANTA CLARA DE *O+OTA

CRA ,- * N. ,/ -0 Su! *o#ot1 D2C Cun(ina"a!ca2

P*3 4565656

Cent!o (e In(u't!ia ) la Con't!ucci7nRe#ional Toli"a

58,9





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1. INTRODUCCIÓN

El p!e'ente t!aa;o 'e !ealia con el <in (e lo#!a! t!an'"iti! una in<o!"aci7n al

lecto! pa!a =ue pue(a co"p!en(e! (e una "ane!a cla!a ) "u) (etalla(a> to(o

lo !elaciona(o con la a("ini't!aci7n (ocu"ental2

A(e"1' =ue e'ta in<o!"aci7n 'e!1 utilia(a pa!a lle&a! una a("ini't!aci7n

a!c%i&$'tica "1' o!(ena(a ) con<o!"e a lo =ue la le) e'talece? pa!a ello

&a"o' a e@plica! (e "ane!a conc!eta ) p!eci'a =ue 'i#ni<ica> 'u' <uncione'> )

ca(a uno (e lo' e@ten'o' co"ponente' =ue %acen pa!te (e la a("ini't!aci7n

(ocu"ental2



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2. OBJETIVOS

2.1 Objet!" #e$e%&'.

Con e'te t!aa;o 'e p!eten(e =ue el inte!e'a(o lo#!e enten(e! (e una "ane!a

cla!a ) 'encilla> lo =ue e' ) to(o lo =ue tiene =ue &e! (e una u ot!a "ane!a con

la a("ini't!aci7n (ocu"ental> a(e"1' (e (e'taca! 'u i"po!tancia (ent!o (e la'

e"p!e'a'2

2.2 Objet!"( E(pe)*+)"(.

• La a("ini't!aci7n (ocu"ental !e#ula la <unci7n a!c%i&$'tica2

• Dete!"ina! lo' c!ite!io' pa!a la o!#aniaci7n con<o!"e a lo e'taleci(o

po! la le) ) el acue!(o ace!ca (e la a("ini't!aci7n (ocu"ental2

• Ap!en(e! lo' conoci"iento' 1'ico' =ue <un(a"entan la a!c%i&$'tica

co"o (i'ciplina2



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3. -ARA RELE/IONAR SOBRE #ESTIÓN DOCUMENTAL

1.1.To(o' lo' (ocu"ento' NO 'on i#ual (e i"po!tante'2

1.2.No 'ae lo =ue #a'ta en #e'tiona! 'u (ocu"entaci7n21.3.Di<iculta la a#ili(a( ope!ati&a (e la e"p!e'a21.4.Co'to anual: ent!e 0 ) ,0 (e la ci<!a (e ne#ocio2

4. ACTIVIDAD DE CONTE/TUALI0ACIÓN

4.1 LE DE ,4 DEL 2





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,. ACTIVIDADES DE A-RO-IACIÓN DEL CONOCIMIENTO

EM-RESA9 UN 6OS-ITAL

,.1 UNCIONES -ARA ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOSLa' <uncione' (ocu"entale' u'can =ue el p!oce'o a("ini't!ati&o

'ea coo!(ina(o> (e tal "ane!a =ue el (ocu"ento apo)e la co"unicaci7n

e"p!e'a!ial ) pe!"ita la <lui(e (e la in<o!"aci7n (e p!incipio a <in> %a'ta lle#a!

al a!c%i&o2 La' <uncione' =ue 'e (e'tacan Son:

C"$t%"'9 Realia! el cont!ol (e la p!o(ucci7n (ocu"ental en lo

!elaciona(o a:La elao!aci7n (e nue&o' <o!"ato' (e u'o' (ent!o (e la e"p!e'a ) (el

1!ea2

La 'elecci7n (e lo' tipo' (e papele' a u'a! 'e#n la con'e!&aci7n(ocu"ental2La (e<inici7n (e la In<o!"aci7n conteni(a en lo' <o!"ato' ) 'u u'o2La (i'po'ici7n <inal (el (ocu"ento2La (e<inici7n (e u'o> "ane;o ) canti(a( (e copia' #ene!a(a' po!

(ocu"ento2El e'taleci"iento (e &i#encia' a("ini't!ati&a' ) &alo!e' (ocu"entale'2

M&$te$:e$t"9 Cuan(o en la a("ini't!aci7n (ocu"ental 'e %ala (e

"anteni"iento> pue(e 'e! enten(i(o co"o el cui(a(o> la actualiaci7n

(el (ocu"ento en <$'ico o (el "e(io elect!7nico en el cual %a 'i(o

#ua!(a(a la in<o!"aci7n ) el lu#a! en el cual 'e con'e!&a la

in<o!"aci7n (ocu"ental2 E' (eci!> =ue no '7lo 'e !e<ie!e a la a'i'tencia

=ue 'e !ealia (el (ocu"ento co"o tal> 'ino ta"in la' con(icione' =ue

%ace =ue 'te 'e p!e'e!&e2 Se#n la cla'e (e (ocu"ento' pue(en tene!

cie!to tie"po 'e#n la' !e#la' (e ca(a e"p!e'a co"o en e'te ca'o el

con'ulto!io "ane;a li!o'> copia'> %o;a' (e &i(a> &acacione'> p!i"a'2

Pe!'onal (e n7"ina> pe!'onal (e cont!ato ) la in<o!"aci7n en "e(io'

"a#ntico2

A':&)e$&:e$t" ;e ;")<:e$t"(9 E'ta <unci7n con'i'te en !ecopila!

lo' (ocu"ento'> (ei(a"ente cla'i<ica(o' ) o!#ania(o' po! conteni(o'

o te"a' e'pec$<ico'> ) uica!lo' en un lu#a! a(ecua(o 'e#n una'

con(icione' tcnica'> con el <in (e =ue 'u' ca!acte!$'tica' no 'e pie!(an

o 'e (ete!io!en? a(e"1' (e <acilita! 'u con'ulta en la #e'ti7n

a("ini't!ati&a> e inclu'o lle#a! a apo)a! in&e'ti#acione' (e tipo 'ocial>

;u!$(ico> pol$tico> %i't7!ico ) cultu!al (epen(ien(o el tipo (e e"p!e'a =ue

'e "ane;e2 En la e"p!e'a 'e "ane;a in<o!"aci7n "u) &alio'a (on(e

cliente' inte!no' p!e'enta 'u %o;a (e &i(a con to(a 'u in<o!"aci7n =ue

e'to (ee' !e'e!&a(o ) 'e tiene una tica co"o p!o<e'ional con !e'peto

) al#o con<i(encial2



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De()&%te ;e ;")<:e$t"( =)":t>?9 En al#n "o"ento (a(o> to(o

a!c%i&o (e'i'te (e cie!to' (ocu"ento' =ue pie!(en 'u &alo! ) utili(a(

con el pa'o (e lo' aFo'> )a =ue e"piean a pe!(e! 'u' con(icione'

<$'ica' ) 'u i"po!tancia te@tual2 Lo' (ocu"ento' =ue 'e i(enti<ican co"o

o'oleto' o in'e!&ile' <!ente a un p!oce'o> (een 'e! (e'alo;a(o' (el

lu#a! en el cual 'e %a$an a!c%i&a(o ) con'e!&a(o> pe!o no 'e pue(e

p!oce(e! po! '7lo in'inuaci7n (e la pe!'ona enca!#a(a 'ino =ue (ee

'u;eta!'e a la no!"ati&i(a(> 'e#n el tie"po =ue lle&en en el lu#a! ) la

!e&i'i7n (e 'u' tala' (e !etenci7n2 Se#n el acue!(o 889 (e ,GG9> el

co"it a!c%i&$'tico a'i#na(o po! el A!c%i&o +ene!al (e la Naci7n>

inte!&iene ) to"a la (eci'i7n (e (e'ca!te (e (ocu"ento'> 'opo!t1n(ola

con acta' =ue ;u'ti<i=uen la actuaci7n2 Sin e"a!#o> %a) =ue tene! en

cuenta el tie"po e'tipula(o> =ue !e#ula!"ente 'on cinco aFo'> pe!o

(epen(ien(o 'u <uncionali(a( pue(en (u!a! en un a!c%i&o %a'ta (ie

aFo'2

Re)<pe%&)@$ ;e '& I$+"%:&)@$9 E' un p!oce'o =ue 'e lle&a a cao a

pa!ti! (e la e@plo!aci7n (e a'e' (e (ato'> pala!a' cla&e'> acta'>!e#i't!o'> #u$a'> cat1lo#o'> $n(ice' o in(icio' (e lo =ue 'e (e'ea %alla!2Pe!o pa!a =ue 'ea e<ecti&a la !ecupe!aci7n (e la in<o!"aci7n 'e acu(e ala '=ue(a (etalla(a (e in<o!"aci7n en lo' "e(io' <$'ico' oelect!7nico' =ue pue(en 'e! cla&e' en la in(a#aci7n2 No o'tante> 'epue(en encont!a! (o' !e'ulta(o':

,2 E' R<;" D")<:e$t&'9 Se p!o(uce cuan(o no' encont!a"o' con un #!ann"e!o (e (ato' #en!ico' =ue no 'on !ele&ante' <!ente a lo =ue(e'ea"o' encont!a!2

52 S'e$)" D")<:e$t&'9 Se pue(e (e<ini! co"o la <alta (e in<o!"aci7n o

%alla#o' "$ni"o' !e'pecto a lo =ue 'e e'pe!aa encont!a! po!=uepo'ile"ente no tu&ie!on un p!oce'o a(ecua(o en el "o"ento (e#ua!(a!lo' o 'e (e'conoce la pala!a cla&e con la =ue pue(en 'e! encont!a(o'2

,.2 CLASIICACIÓN DE LOS ARC6IVOS

Lo' a!c%i&o' 'e cla'i<ican (e acue!(o al tie"po e'taleci(o en ca(a una (ela' etapa' =ue p!e'entan la tala (e !etenci7n (ocu"ental> e' (eci!> a!c%i&o (e#e'ti7n> cent!al ) la (i'po'ici7n <inal2

Seg$ '& O%g&$&)@$De acue!(o a la ;e!a!=uiaci7n ) co"po'ici7n (e la enti(a(2

A%)!" )e$t%&'&;"



9

E' cuan(o una 'ola (epen(encia cont!ola to(a la (ocu"entaci7n (e lao!#aniaci7n2

A%)!" ;e()e$t%&'&;"9E' a=uel =ue lle&a ca(a una (e la' (epen(encia' (e la o!#aniaci7n2 E' (eci!>

e' in(epen(iente (e to(o p!oce'o a!c%i&$'tico2

A%)!" ;e()e$t%&'&;" )"$ )"$t%"' ;e()e$t%&'&;"9E'te (ep7'ito (e in<o!"aci7n lo lle&a ca(a (epen(encia ) la

!e'pon'aili(a( e' (el ;e<e (e ca(a o<icina2

A%)!" ;e()e$t%&'&;" )"$ )"$t%"' )e$t%&'&;"9

E'te (ep7'ito (e a!c%i&o 'e "ane;a (e acue!(o con la' nece'i(a(e' (e la'(epen(encia' =ue "ane;a un a!c%i&o (e'cent!alia(o> el cual 'e "ane;a )(epen(e (el a!c%i&o cent!al2

Seg$ (< U(" El a!c%i&o 'e cla'i<ica (e acue!(o con el tie"po =ue 'e (ete!"ina en ca(a una(e la' etapa' (ocu"entale'> 'e#n a lo' !e=ue!i"iento' (e la o!#aniaci7n:

A%)!" &)t!"E'te a!c%i&o e't1 co"pue'to po! (ocu"ento' (el aFo actual o aFo' ante!io!e'=ue 'e encuent!en en p!oce'o (e t!a"itaci7n co"o: %i'to!ia' lao!ale'>!e'olucione'> cont!ato' ) (e"1' (ocu"ento' =ue 'e encuent!en en el p!oce'o(e con'ulta2 Po! tanto> e' el =ue 'ati'<ace la' nece'i(a(e' (e con'e!&aci7n )con'ulta pe!"anente2

A%)!" (e: &)t!"

Son lo' (ocu"ento' =ue &a!$an en 'u pe!io(o (e con'e!&aci7n ) 'u con'ulta e'"eno!2

A%)!" $&)t!"Son lo' (ocu"ento' con una (u!aili(a( pe!petua en el pe!io(o (econ'e!&aci7n> (e acue!(o con 'u' (i'po'icione' le#ale'> <i'cale'> co"e!ciale'o %i't7!ica'2 Se#n 'u u'o en el 1!ea (e u!#encia' 'e "ane;a lo' a!c%i&o'acti&o' )a =ue lo' (e"1' (ocu"ento' lo' "ane;a en a!c%i&o cent!al2

Seg$ (< C)'" Vt&'El a!c%i&o 'e cla'i<ica (e acue!(o al tie"po =ue 'e le a'i#ne a ca(a una (e 'u'etapa'> la' cuale' 'e e@plica!1n a continuaci7n:

A%)!" ;e ge(t@$

E' to(a la (ocu"entaci7n =ue 'e encuent!a (epo'ita(a ) e't1 'u;eta a con'ultaa("ini't!ati&a po! to(a la o!#aniaci7n2



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A%)!" )e$t%&'E' la a#!upaci7n (e (ocu"ento' =ue %an 'i(o t!an'<e!i(o' po! (i<e!ente'a!c%i&o' (e #e'ti7n (e ca(a (epen(encia !e'pecti&a? 'u con'ulta no e't1

<!ecuente> pe!o 'i#uen en &i#encia2

A%)!" (t@%)"9Son a=uello' (ocu"ento' =ue 'e t!an'<ie!en (e'(e el a!c%i&o cent!al al a!c%i&o(e con'e!&aci7n pe!"anente2

Seg$ (< N&t<%&'e&9Se cla'i<ica (e acue!(o al tipo (e enti(a( =ue 'e le !ealice el p!oce'o (ea!c%i&o2

A%)!" pb')"9 E' to(o (ocu"ento =ue pe!tenece a la' enti(a(e' plica'2

A%)!" p%!&;" ;e $te%>( pb')":

Son a=uello' (ocu"ento' =ue po! 'u &alo! %i't7!ico> in&e'ti#ati&o> cient$<ico ocultu!al 'on (e inte!' plico2

A%)!" p%!&;"9 Son lo' (ocu"ento' =ue pe!tenecen a pe!'ona' natu!ale' o ;u!$(ica'2

. ACTIVIDADES DE TRANSERENCIA DEL CONOCIMIENTO

.1 ADMINISTACIÓN DOCUMENTAL

La a("ini't!aci7n (ocu"ental !e#ula la <unci7n a!c%i&$'tica en la' e"p!e'a'><o!"ulan(o no!"a' ) pol$tica' pa!a <acilita! la #e'ti7n (ocu"ental2 Laa("ini't!aci7n (ocu"ental tiene un !ol t!a'cen(ental )a =ue 'u <in e' (e 'e!&i!la in<o!"aci7n (e <o!"a p!eci'a> 1#il ) opo!tuna2 Pe!o laa("ini't!aci7n (ocu"ental tiene un papel "u) a"plio ) no e' tan #ene!al )a=ue 'e enca!#a (e cont!ola!> "antene!> al"acena!> eli"ina! ) !ecupe!a! lain<o!"aci7n2

La <inali(a( (e la in<o!"aci7n (ocu"ental en la' e"p!e'a' actual"ente e' &italpa!a lle&a! el cont!ol a(ecua(o un "ane;o co!!ecto (e la in<o!"aci7n pa!a:

B E'talece! lo' p!oce(i"iento' pa!a e;ecuta! !1pi(a"ente lo' t!1"ite' (e lo'(ocu"ento' =ue 'e p!oce'an2BP!opo!ciona! in<o!"aci7n cie!ta ) !1pi(a (e lo' (ocu"ento' =ue t!a"itan2BRealia! el cont!ol (e lo' (ocu"ento' =ue 'e c!ean> p!oce'an ) a!c%i&an2BRecepci7n ) o!ientaci7n2BRe#i't!o ) (i't!iuci7n2BA!c%i&o2

.2 LE ,482



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B+e'ti7n (ocu"ental2Bunci7n a!c%i&$'tica2BDocu"ento o!i#inal2BA!c%i&o2BTala (e !etenci7n (ocu"ental2

.3 ACUERDO 25 DE 2

Bon(o (ocu"ental2BDi't!iuci7n (e (ocu"ento'2BDi#ita!2BCu'to(ia (e (ocu"ento'2BA!c%i&o (e #e'ti7n2

5. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

5.1 DIA#RAMA DE LUJO



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