FUNCIONES Y COMPETENCIAS GERENTE GENERAL

Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas áreas para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con los lineamientos estratégicos del directorio y las normativas y reglamentos vigentes.

PRINCIPALES FUNCIONES Liderar la gestión estratégica

Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios

Alinear a las distintas Gerencias

Definir políticas generales de administración

Dirigir y controlar el desempeño de las áreas

Presentar al Directorio estados de situación e información de las marcha de la empresa

Ser el representante de la empresa

Desarrollar y mantener relaciones político-diplomáticas con autoridades y reguladores (Ministerios, Contraloría, etc).

Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes

Actuar en coherencia con los valores organizacionales

(*) Las funciones y competencias señaladas, se extraen de las Descripciones de Cargos formales desarrolladas por la Gerencia de Recursos Humanos de la Empresa de Correos de Chile.

FUNCIONES DEL GERENTE ADMINISTRATIVO

Supervisar las actividades realizadas por las demás dependencias de la empresa en pro del cumplimiento de los objetivos organizacionales

Planear , ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa para el manejo de las relaciones con los clientes

Desarrollar estrategias para el cumplimiento de las metas y proyecciones de la organización

Analizar todos los aspectos financieros para la toma de decisiones. Controlar administrativa y disciplinariamente a todo el personal. Evaluar el rendimiento de todos los procesos de la empresa y del personal

involucrado en cada uno de ellos.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL JEFE DE SISTEMAS

  

Ø     Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del Área de Sistemas.

Ø     Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.

Ø     Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la Institución.

Ø     Supervisa y revisa la elaboración de proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles jerárquicos.

Ø     Realiza flujo gramas de procesos, normas y  procedimientos de Sistemas.

Ø     Coordina y supervisa la elaboración de manuales, instructivos y formularios para HW y SW.

Ø     Mantener al día las copias de Seguridad y la Seguridad de la Información en la Institución.

Ø     Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Ø     Supervisa el trabajo del personal a su cargo.

FUNCIONES DEL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización, lo cual permita mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea más armónica la comunicación y las jornadas laborales, proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa.

Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos mas idóneos para los puestos de la organización, mediante la aplicación de los procedimientos formales programados para facilitar al nuevo trabajador toda la información necesaria acerca de la estructura organizacional, funciones, objetivos de la empresa, política y objetivos de la calidad, de su puesto de trabajo, facilitando la adaptación del trabajador y su participación e identificación activa en la empresa.

Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo, mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de necesidades de adiestramiento, la priorización de los cursos, talleres entre otros. De manera de asegurar el máximo aprovechamiento del talento humano y promover la motivación al logro, en términos personales y organizacionales.

Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los beneficios establecidos por la empresa.

Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en la Empresa.

Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el depósito oportuno de los empleados y asignados de la empresa.

Controlar y supervisar los diferentes beneficios de Ley (fideicomiso, utilidades, prestaciones sociales, vacaciones, entre otros), mediante el cumplimento de los procedimientos internos de la empresa y la L.O.T.

Supervisar y revisar (cálculo y pago) de cesta ticket del personal que goza del beneficio.

Elaboración de carta de trabajo al personal activo, respetando la modalidad de contratación.

Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato,

según lo establecido en la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado por la empresa para la entrega oportuna de las liquidaciones.

Planificar y supervisar el Plan de Formación de Personal. Anticiparse a las necesidades de los empleados con el fin de solventar

cualquier inquietud o insuficiencias que padezcan. Estar actualizado en todo lo referente al marco legal de la República

Bolivariana de Venezuela con competencia al área laboral. Mantener supervisión funcional de tareas relacionadas con toda el área

de recursos humanos para la atención de reclamos y soluciones de problemas personales.

Tener y desarrollar iniciativas para la solución de problemas y toma de decisiones.

Poseer alto sentido de responsabilidad y honestidad en el manejo de información confidencial.

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

FUNCIONES DEL GERENTE DE VENTAS

El gerente de ventas es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas.

El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

Dentro de sus principales funciones, tenemos las siguientes:

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre.

Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de

forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.

Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea sería que Rec. Humanos, reclute y seleccione previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

Delemitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. 

Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor ysus zonas geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación, son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza. Los planes de compensación, son muy variados y dependerán del producto que se esté trabajando y de cómo este organizada la estructura de ventas.

Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluido un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.

Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores unos con otros.

Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

FUNCIONES DE JEFE DE COMPRAS

1.- Tener firma con el Administrador en una cuenta bancaria. 2.- Hacer las requisiciones (necesidades operativas de la empresa) 3.- Solicitar presupuestos de los bienes y servicios a diferentes proveedores, mínimo tres presupuestos para analizar cuál ofrece mejor calidad, mayor garantía y mejores precios. 4.- Llamar a licitación, en el caso de obras o pedidos mayores (esto es según la política de la empresa). 5.-Tener la anuencia del Presidente de la empresa o en todo caso del administrador.

FUNCIONES DEL JEFE DE INVENTARIO

Planifica, coordina, dirige y supervisa las labores desarrolladas por el personal a su cargo.

Realiza reuniones con integrantes de la unidad, para la fijación de las acciones a seguir en el desarrollo de los programas asignados.

Define los sistemas, normas y procedimientos para el registro, manejo y control de los bienes muebles e inmuebles.

Elabora informes técnicos finales de los inventarios realizados. Programa y coordina con el área de Contabilidad, el cierre del ejercicio

económico del año fiscal correspondiente. Elabora los balances de los bienes para la presentación de los estados

financieros. Asesora en la implementación y desarrollo de nuevos sistemas de

inventario. Prepara la toma de inventario físico de los bienes de la Institución y/o

mantiene actualizado el inventario automatizado existente. Actualiza el inventario automatizado existente.

Vela por que los bienes de la Institución estén debidamente amparados por pólizas de seguro.

Asesora a nivel interno permanentemente a las secciones funcionales o unidades de trabajo que conforman el Departamento, de acuerdo a los proyectos existentes y en relación con el área de inventarios.

Elabora los estados demostrativos automatizados de los bienes de la Institución.

Mantiene informado al Jefe de la Unidad de Contabilidad, sobre el control contable y físico de los bienes de la Institución y de los inventarios de materiales existentes.

Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. Presenta al Director de Administración el balance del inventario del mes

anterior. Opera el microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

FUNCIONES DEL JEFE DE ALMACÉN

Las tareas de un jefe de almacén son muchas y muy variadas. Entre sus principales funciones se encuentran:

 La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía. Lo que incluye la elección y posterior supervisión de los procedimientos de manipulación de la mercancía en su recepción y en su expedición; el control de la preparación de los pedidos y su posterior carga en los vehículos de transporte; además de un control de la calidad de los productos recibidos.

 El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía de manera que ésta resulte rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.

 La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de que los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la seguridad previstas.

 El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar los procesos de recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.

 Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o humanos.

 Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su cumplimiento. Además, tiene que controlar los stocks y las condiciones en las que éste se almacena. Decidiendo también la ubicación de la mercancía en el almacén, teniendo en cuenta las características de la misma y las manipulaciones que vaya a sufrir.

 Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más rentables y de acuerdo con la estrategia de la empresa.Para que el jefe de almacén pueda llevar a cabo todas estas tareas debe, necesariamente, apoyarse en un buen sistema informático que le permita disponer de toda la información para tomar las decisiones adecuadas. También debe estar al tanto de la normativa de seguridad y salud laboral que tendrá que tener en cuenta en la gestión de casi todos los aspectos que son de su competencia.

FUNCIONES DEL JEFE DE CONTABILIDAD

Suministra la información contable necesaria a las autoridades universitarias y a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la universidad y de las operaciones que ésta realiza.

Dirige las reuniones con el personal supervisorio de la unidad, con la finalidad de fomentar el trabajo en equipo y optimizar los recursos utilizados en los procesos.

Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos en la unidad con el objeto de garantizar la calidad en el servicio.

Dirige y controla la aplicación y ejecución del sistema general de contabilidad aprobado por el Consejo Universitario.

Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su responsabilidad.

Presenta informe ante el Director de Administración para hacer observaciones y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables.

Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con respecto a la organización y al sistema de control interno.

Vela por que cada sección bajo su responsabilidad cumpla con las obligaciones que le han sido asignadas.

Verifica los comprobantes de ingreso y órdenes de pago. Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al

efecto le sean impartidas por el supervisor inmediato. Presenta al supervisor inmediato, el balance del mes anterior.

Mantiene la relación de disponibilidades presupuestarias de cada una de las dependencias, a fin de mantener a las autoridades universitarias informadas de la ejecución presupuestaria de la universidad.

Suministra a la Unidad de Inventario la información contable necesaria para que el Jefe mantenga al día tanto el control de activos fijos de la institución, como también los inventarios de las existencias en las diferentes dependencias universitarias.

Controla y supervisa los registros de órdenes de compra y de cartas de créditos.

Planifica, coordina, controla y ejecuta anualmente y conjuntamente con la Unidad de Inventario, un inventario general de los bienes activos del patrimonio universitario, comprobando sus costos, existencia física y su localización.

Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo. Sugiere conjuntamente con el supervisor inmediato las medidas adecuadas

sobre sistemas de contabilidad, control presupuestario, organización del trabajo de las oficinas y las normas concernientes a la mayor unidad de control económico.

Opera el microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea a fín que le sea asignada.

DEFINICION DE SENIOR

Se le llama Senior a los profesionales con mayor grado de experiencia dentro de una organización, no sólo en recursos humanos sino en toda la estructura organizacional.Para una mejor definición y descripción de los puestos de trabajo, y estrategias la utilización de estas categorías se convierte en una herramienta fundamental del especialista en recursos humanos.

FUNCIONES DEL SENIOR DE LIQUIDACION

Importante empresa de consumo masivo busca Jefe de Liquidación de Ventas. Dentro de sus principales funciones se encuentra:- Registrar documentos relacionados con la liquidación de camiones

- Emitir notas de crédito para regularizar diferencias de liquidación justificadas, realizar análisis de las diferencias. Coordinar cobros de diferencias. - Generar reportes de las diferencias y envío de esta información- Preparar documentación para la salida de los camiones- Resguarda que este la documentación para la salida de los camiones- Atención a clientes externos y dar respuesta a inquietudes y/o consultas- Mantener un registro ordenado y cuadrado de la información - Supervisión y gestión del RRHH- Cumplir con los procedimientos y normas de la compañía- Asegurar la impresión, búsqueda y escaneado de documentos

FUNCIONES DE SENIOR DE CAJA

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Verifica y analiza los movimientos de caja. Prepara el balance diario de ingresos y egresos manejados por la Unidad. Elabora periódicamente el resumen de ingresos y egresos manejados por la

Unidad. Verifica los datos registrados de los valores en custodia. Realiza reposiciones de caja chica. Supervisa los arqueos y movimientos diarios de pagos de la organización. Revisa y conforma las diferentes nóminas de pago. Elabora la relación de cheques pendientes. Realiza arqueos periódicos de caja. Atiende personal y telefónicamente al público en general. Verifica los datos registrados de los valores en custodia. Participa en la elaboración de las normas y procedimientos de la Unidad. Elabora requisiciones del material de trabajo. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.