Embed Size (px)
DESCRIPTION
Teoria de Contabilidad
Citation preview
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
FUNDAMENTOS DE LA TEORÍA CONTABLE
1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD - ELEMENTOS DE CONTABILIDAD GENERAL
1.1. VISION GLOBAL DE EMPRESA
La empresa es una unidad
económica que tiene por
finalidad el logro de uno o
más objetivos. A ella
concurren elementos o
recursos financieros humanos
y materiales (equipos,
maquinarias, materias primas,
vehículos, edificios; etc.). Los
recursos financieros y
materiales son prácticamente
inertes en si mismo. Entran en
movimientos con el trabajo de
las personas, sus
conocimientos, destrezas,
actitudes, creatividad,
tecnología, etc.
La empresa es parte de un
contexto amplio caracterizado
por la existencia e
interrelación de elementos
económicos, sociales,
políticos y culturales. Este
contexto o medio ambiente
provoca efectos de distinta
naturaleza en la empresa que
la hacen reaccionar, así como
otros entes reaccionan por los
efectos que irradia la
empresa. Los efectos y las
consiguientes reacciones
ocurren también dentro de la
misma empresa.
Haciendo analogía con el
cuerpo humano, la empresa
puede concebirse como un
órgano con sus
correspondientes células
respecto de los otros órganos
y sus células.
La empresa tiene una
dimensión en el tiempo. La
administración de los recursos
financieros, materiales y
humanos, en el contexto
amplio, complejo y dinámico
en que la empresa se
desenvuelve, debe
enmarcarse bajo esta
dimensión. Son escasas las
empresas en disolución o en
vías de disolución a corto
plazo. En casi la totalidad de
los casos, las empresas son
de larga vida: en el corto
plazo se establecen metas
(objetivos cuantificados) y en
plazos mayores se busca la
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
consecución de los objetivos
propiamente tales.
Las informaciones
cuantitativas y cualitativas, de
la empresa y del contexto que
le rodea, históricas, presentes
y futuras, son fundamentales
en la administración. Se
requieren en la planificación,
organización, dirección y
control. Informaciones
inadecuadas generalmente
conducen a decisiones,
acciones y resultados no
deseables desde el punto de
vista del eficiente y eficaz uso
de los recursos.
1.2 FORMAS JURÍDICAS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Empresa Individual: Es una empresa de
propiedad de un
individuo. El
propietario es titular
de los activos y es
responsable
ilimitadamente de las
deudas que se
contraen. Se inicia
por el mero hecho de
comenzar la actividad
empresarial. Se
termina con la muerte
del propietario o de
manera voluntaria, ya
que no debe
responderse a otros
dueños.
Sociedad Colectiva: Tiene más de un
dueño. Cada socio
responde con todo su
patrimonio por las
deudas que se
contraen por la
Sociedad. La
conducta indebida de
un socio, convierte a
los restantes socios
en responsables.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: Tiene más
de un dueño. Los
socios responden en
forma restringida
hasta el aporte de los
recursos financieros
invertidos en la
Sociedad.
Sociedad Anónima (S.A.): Está
compuesta por
propietarios que
marcan su dirección
y sus políticas. Los
propietarios eligen un
"Consejo de
Administración",
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
quienes seleccionan
a sus directivos. La
propiedad queda
registrada en
certificados de
"Acciones
Ordinarias", cuyo %
del total de acciones
determina la
participación
proporcional del
accionista en la
empresa. La
responsabilidad del
inversionista queda
limitada al monto de
la inversión realizada
en la empresa (no
embargan patrimonio
personal para liquidar
deudas pendientes).
La muerte o
abandono de un
inversionista no
afecta la continuidad
de la S.A.
¿Por qué se opta
generalmente por una
S.A.?: A medida que
crece la empresa y
necesita acceder a
los mercados de
capitales para
obtener recursos
financieros, muchas
sociedades se
transforman en S.A.,
debido a:
Por la
responsabil
idad
limitada
(monto
invertido
en
acciones)
Facilidad para la
transmisión de la
propiedad mediante
la venta de acciones.
Flexibilidad de la
división de las
acciones.
Es la forma
empresarial
para atraer
nuevos
capitales.
1.3. LA CONTABILIDAD: RELACIÓN CON LA ECONOMÍA Y LA ADMINISTRACIÓN
Al definir la Contabilidad
como una disciplina que mide,
registra e informa de hechos
económicos ocurridos en
unidad económica,
denominada empresa.
Entonces si la pregunta es
¿qué mide y registra la
Contabilidad? Hechos Económicos, es la
respuesta. He ahí la relación
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
entre Contabilidad y
Economía. Esta relación se
encuentra vinculada a la
acción de medición registro
de hechos de carácter
económico y que constituyen
la función- que cumple la
Contabilidad.
Por tanto, la Contabilidad
mide y registra estos hechos
económicos, para proveer de
información y posibilitar el
control a quienes deben tomar
decisiones acerca de la
empresa; es decir, a los
administradores de ella y a
usuarios externos interesados
en la marcha de la empresa.
He ahí la relación entre
Contabilidad y
Administración). Si se
considera que una decisión
razonada requiere de
información, ésta es
considerada la materia prima
en el proceso de toma de
decisiones. La relación está,
entonces, vinculada al
objetivo principal de la
Contabilidad: proveer de
información acerca de los
hechos económicos, para que
el personal y directivos
formulen sus decisiones de
gestión (acciones diarias) y de
planeación (acciones
periódicas de proyección).
En resumen, es posible
sintetizar la relación de la
Economía con la Contabilidad
a través de la función de esta
última; es decir la medición y
registro de los hechos
económicos y la relación de la
administración con la
Contabilidad será a través del
objetivo principal de ésta; esto
es, proveer de información
acerca de los hechos
económicos registrados.
1.4. OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
Aun cuando el administrador
de una empresa se ve
enfrentado permanentemente
a la necesidad de resolver
problemas emergentes, está
claro que hoy en día no puede
limitar su acción a tomar
decisiones en relación con
hechos puntuales.
Efectivamente, ya no se
puede concebir que la
empresa quede librada al
azar, sino, por el contrario, es
indispensable que sus
actividades se encuadren
dentro de metas y políticas
claramente definidas. Sólo así
será posible que la
organización actúe como un
todo debidamente integrado,
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
en que cada persona o sector
de la empresa dirija sus
esfuerzos hacia la
consecución de objetivos
comunes, respetando en todo
momento las políticas
preestablecidas.
En consecuencia, es
indispensable planificar
cuidadosamente las
actividades a desarrollar en
un determinado período, lo
cual implica, en primer
término, fijar las metas u
objetivos al alcanzar y definir
las políticas que deberán
aplicarse.
Al existir claridad sobre
objetivos y políticas, las
personas o sectores de la
empresa estarán en
condiciones de planificar las
actividades que deberán
llevarse a cabo para el logro
de las metas propuestas,
estableciendo al mismo
tiempo la calidad y cantidad
de los recursos requeridos.
Muchas empresas formalizan
este primer cometido de la
planificación estableciendo un
sistema de presupuestos, el
cual constituye un plan de
acción debidamente
cuantificado. Otras, en
cambio, no utilizan un sistema
formal de presupuestos, sin
que ello signifique que
prescindan de la planificación
propiamente tal.
Para que una empresa pueda
preparar determinados
presupuestos o hacer algunas
proyecciones es necesario
contar con información básica
confiable referente a
situaciones ocurridas en el
pasado. En este sentido, es la
contabilidad la llamada a
proporcionar dicha
información básica, aun
cuando esto no signifique
reconocer que las cifras
acumuladas en el pasado
sean válidas por sí solas para
hacer las nuevas
proyecciones puesto que será
indispensable evaluar también
las nuevas variables que
puedan existir.
Una vez planificadas las
actividades de la empresa, la
administración superior de la
misma deberá preocuparse
de que ellas se realicen en la
forma prevista, sin perjuicio
de atender también a
situaciones nuevas que
puedan presentarse. En otras
palabras, tiene en sus manos
la ejecución de los planes, lo
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
cual implica coordinar y
controlar permanentemente
todas las actividades de la
empresa.
Para que la administración
esté en condiciones de
cumplir adecuadamente la
función antes señalada es
necesario que posea el
máximo de información que le
permita tomar decisiones
acertadamente. Frente a este
requerimiento de la
administración, la contabilidad
puede cumplir un importante
rol en la medida que
proporcione información
relevante y oportuna.
Sin embargo, es preciso
reconocer que no siempre la
administración de una
empresa puede pretender
contar con toda la información
necesaria para resolver un
problema específico, lo cual
implicaría actuar sobre la
base ideal de una certeza
absoluta. No obstante, si el
administrador puede disponer
de la mayor información
posible y a esto se une su
propia experiencia y
perspicacia, es razonable
suponer que su decisión será
acertada.
Hasta aquí hemos enfatizado
el papel que juega la
contabilidad como
herramienta de la
administración, aun cuando la
información que ella
proporciona también es
utilizada por otras personas o
sectores ajenos a la empresa
y a los cuales nos referiremos
más adelante.
De acuerdo a lo expuesto en
este apartado, podemos
establecer que el objetivo de
la contabilidad es
proporcionar información
tanto a la administración, para
fines de planificación y control
de las actividades de la
empresa, como a terceros
interesados en la gestión
económica financiera de la
misma.
1.5 DEFINICIONES Y CAMPO DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
Nos hemos referido a la
Contabilidad y su relación con
la Economía, y con la
Administración, a su función y
objetivos; pero, aún no la
definimos. ¿Qué es,
entonces, la Contabilidad?.
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
La Asociación Interamericana
de Contabilidad (AIC),
organismo representativo de
la profesión contable en el
continente americano, al
describir sus objetivos la
señala como "la doctrina
contable" y "rama contable".
Los autores Finney y Miller,
en el tomo I del texto "Curso
de Contabilidad Intermedia"
citan la definición que formuló
el Comité de Terminología del
Instituto Estadounidense de
Contadores Públicos
Titulados, que dice: "la
Contabilidad es el arte de
registrar, clasificar y resumir
en forma significativa y en
términos de dinero, las
operaciones y los hechos que
son, cuando menos en parte,
de carácter financiero, así
como de interpretar sus
resultados".
R.N. Anthony en su libro La
Contabilidad en la
Administración de Empresas,
dice: "a la Contabilidad se le
ha llamado el lenguaje de los
negocios y aunque algunos se
oponen a esta definición,
encontraremos que la tarea
de aprender Contabilidad
viene a ser esencialmente la
misma que implica el estudio
de un nuevo idioma".
Otros autores se refieren a la
Contabilidad como "una
técnica auxiliar de la
Administración" o “La técnica
auxiliar de la Economía".
Algunos van más allá y
señalan que "la Contabilidad
es la ciencia …".
En nuestro país, el
reglamento de la ley N°
13.011 del 29 de septiembre
de 1958 sobre el Colegio de
Contadores (hoy derogado)
entregó la definición siguiente:
"Contabilidad, la ciencia que
trata de la información y
control de hechos económicos
y financieros procurando los
medios de organización y
administración más
adecuados para llevar cuenta
clara y exacta de las
operaciones que se realizan y
de sus resultados".
Por último, en el Boletín
Técnico N°1 del Colegio de
Contadores de Colombia,
A.G., se expresa que la
"Contabilidad es proveer
información cuantitativa y
oportuna en forma
estructurada y sistemática
sobre las operaciones de una
entidad, considerando los
eventos económicos que la
afecten para permitir a ésta y
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
a terceros la toma de
decisiones sociales,
económicas y políticas".
Como quiera que se inicie una
definición de Contabilidad,
con las expresiones disciplina,
doctrina, rama, lenguaje de
negocio, técnica de
administración, técnica de
economía: ciencia o arte, lo
significativo y común en su
función: registro de hechos
económicos, y su objetivo:
información de esos hechos
económicos, de lo cual se
deriva un segundo objetivo
que es el control.
1.6 FASES DE LA CONTABILIDAD
Bosch y Vargas, en su libro
Contabilidad Básica, realizó
un análisis de las distintas
etapas que involucra un
sistema contable, es decir,
desde la recopilación de los
antecedentes sobre las
operaciones realizadas por
una empresa hasta el
momento en que la
contabilidad entrega la
información a los distintos
usuarios de la misma:
a) Recopilación de datos básicos: El
punto de partida de la
contabilidad es el
conocimiento de los
eventos económicos
que han tenido lugar
en la empresa. En
este sentido podría
decirse que todo su
historial está
contenido en los
diferentes
documentos y
formularios en los
cuales queda
constancia de las
operaciones
realizadas. Entre
éstos se encuentran
las copias de facturas
emitidas, las facturas
de los proveedores,
los comprobantes de
depósitos bancarios,
la constancia de los
cheques girados, los
comprobantes de
ingresos, las
liquidaciones de
remuneraciones, etc.
b) Análisis y clasificación de las operaciones realizadas: Al
analizar la
documentación
correspondiente a las
operaciones
realizadas: la
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
contabilidad tiene su
propio método de
clasificación que
constituye el lenguaje
de esta técnica y que
se conoce con el
nombre de método de
la partida doble.
c) Registro de las operaciones: Una
vez que las
operaciones han sido
debidamente
analizadas y
clasificadas deberá
procederse a su
registro sistemático
para su posterior
utilización. Este
registro se puede
materializar
empleando una
diversidad de formas,
ya sean estas
manuales o
computacionales.
d) Preparación de los estados financieros: Como se
comprenderá, tanto la
recopilación de
antecedentes como
su análisis y registros
implican el manejo de
una gran masa de
datos, los cuales en
su mayor parte
corresponden a
operaciones que
tienen un carácter
repetitivo. Con el
objeto de
proporcionar la
información que se
desprende de dicho
registro a los distintos
usuarios de la misma,
es necesario
sintetizarla en
determinados
estados.
Los estados de
contabilidad son de
muy variada índole,
puesto que su
contenido dependerá
de las necesidades
específicas de cada
usuario de la
información contable.
En todo caso, existen
ciertos estados
básicos que se
preparan con
regularidad en todas
las empresas, ya sea
para cumplir con
disposiciones legales
o reglamentarias que
emanan de
organismos
fiscalizadores, o bien,
para entregar
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
información de
carácter global sobre
la situación
económica-financiera
de la empresa, tanto
para uso de la
administración como
para ser utilizada por
terceros. Tal es el
caso del balance
general, del estado de
resultado y del estado
de cambio de la
posición financiera,
estados que serán
estudiados más
adelante.
Además de los
estados básicos
mencionados, cada
empresa prepara
otros estados para
satisfacer las
necesidades
específicas de
información que
requieren sus
distintos niveles
administrativos. Estos
estados también se
obtienen con
regularidad, puesto
que forman parte
integrante del sistema
de información
adoptado por cada
empresa. Así, por
ejemplo, una empresa
puede requerir una
estado analítico sobre
sus ventas para
conocer su
composición ya sean
clasificadas por áreas
geográficas, por
artículos o clases de
artículos, por
modalidad de venta,
etc. Igualmente se
puede requerir una
información periódica
sobre todas las
cuentas de clientes
que se encuentren
vencidas. En la
misma forma se
puede disponer de
preparación de otros
estados que se
estime necesarios, ya
que existe una gama
muy variada de
posibilidades sobre
esta materia.
Por último, cabe
señalar que fuera de
los estados de rutina
o estandarizados que
integran el sistema
formal de información,
en cualquier momento
la administración de la
empresa puede
solicitar al
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
departamento de
contabilidad estados o
informes especiales
con el objeto de
obtener mayores
antecedentes para
resolver problemas
específicos durante la
vida de la empresa.
e) Análisis de la Información contable: Como se
dijo anteriormente,
uno de los objetivos
de la contabilidad es
de ejercer un control
sobre todas las
actividades de la
empresa. Este control
está siempre presente
a través de distintas
acciones que
permanentemente
realiza la
administración, las
cuales se basan en
gran medida en el
flujo periódico de
información contable.
Está claro, entonces,
que los estados
contables no
constituyen un fin en
sí mismo, sino una
herramienta puesta al
servicio de la
administración para
que ésta pueda
cumplir su cometido
con mayor eficiencia.
Para que el
administrador pueda
hacer buen uso de la
información contable
es imprescindible que
esté capacitado para
comprender dicha
información, es decir,
que junto con
interpretar claramente
el contenido de los
estados contables,
esté en condiciones
las metas, esté en
condiciones de
analizarla a la luz de
las metas que la
empresa se había
propuesto
inicialmente.
f) Proyección de la Información contable: Otro de los
objetivos de la
contabilidad es el de
proporcionar
información para que
los distintos niveles
administrativos
puedan proyectar la
acción futura de la
empresa.
Efectivamente, el
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
contenido de los
estados contables no
sólo sirve, para
conocer los hechos
económicos ocurridos
en el pasado, sino
también la situación
económica-financiera
de la empresa en el
momento actual y,
sobre esta base,
prever el futuro
desarrollo de la
entidad. En este
sentido recordemos
que existen empresas
que adoptan un
sistema formal de
presupuestos,
llegándose algunos
casos a la
formulación de
estados básicos
proyectados o pro-
formas.
1.7 LA CONTABILIDAD GENERAL COMO FUENTE DE INFORMACIONES
La contabilidad general es
una herramienta de
administración que
proporciona información
económico – financieras de la
empresa, por particular que
sea el carácter que tenga y
los fines que persiga. Estas
informaciones constituyen una
parte importante en el
conjunto de informaciones
que pueden ser requeridas
por la administración, en
forma habitual o en
determinadas circunstancias
especiales.
Las informaciones que
entrega la contabilidad
general deben reunir varias
características para ser
verdaderamente útiles a los
usuarios, contándose entre
las principales las siguientes:
Exactitud;
Veracidad, de manera
que pueda confiarse
en ellas;
Oportunidad, en
términos que esté
disponible cuando se
precisan;
Amplitud adecuada al
nivel que las requiera;
Económica, es decir,
que se obtenga al
menor costo posible
en función de las
necesidades que
satisfacen.
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
En general, mientras más alto
es el nivel en la estructura
organizacional de la empresa
las informaciones deben ser
más resumidas, amplias (para
un departamento, planta o
toda la empresa) y a
intervalos relativamente
espaciados.
A medida que se desciende
en la estructura, las
informaciones se necesitan
con mayor detalle,
enmarcadas en áreas
restringidas (una sección, un
taller) y con relativa
frecuencia para que en esos
niveles se adopten las
medidas correctivas menores
oportunamente. En ciertas
situaciones, por razones de
costo, tiempo y/u otras
causas, puede convenir a la
empresa el sacrificio parcial
de algunas de las
características deseables de
las informaciones. Así como
hay decisiones que deben
adoptarse en función de parte
de las informaciones
cuantitativas y cualitativas
posibles de obtenerse, otras
tantas deben tomarse
considerando que algunas
informaciones no son
manejables o no están al
alcance de la empresa.
Profundizando la descrito en
le punto anterior y
considerando los requisitos y
limitaciones de la Información
contable, podemos decir que,
la información contable en su
condición de materia prima de
las decisiones, debe cumplir
algunos requisitos de calidad
para servir efectivamente a
los usuarios a quienes está
dirigida. De la calidad de la
información depende en gran
medida la decisión que se
adopte del resultado de la
misma.
Esto significa que con
información de baja calidad lo
más probable es que se
induzca a decisiones
incorrectas y se obtengan
resultados negativos respecto
de lo esperado, cuestión que
se evitaría con información de
mejor calidad.
Los requisitos básicos de la
información contable que
consideraremos obligan a que
ésta sea significativa,
completa, económica y
oportuna.
Significativa implica que 'la
información sea verdadera,
refleje la realidad de los
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
hechos económicos; exacta,
para evitar ambigüedades;
clara, para favorecer su
comprensión; y, esté referida
a un nivel determinado para
proporcionar la información
que realmente necesita el
usuario, no otra, sino la que
utiliza. Completa, para
proveer los elementos
necesarios sin omisiones
respecto de la situación
informada. Económica, en
cuanto a que el costo de
obtenerla no resulte superior
al beneficio esperado por su
utilización. Y, oportuna, para
que esté disponible en el
momento en que
efectivamente se necesite.
Cuando la información cumple
los tres primeros requisitos,
esto es, ser significativa,
completa y económica se
tiene información razonable.
Cuando además, es oportuna,
se trata de información
óptima.
1.8 TIPOS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Así como hay muchos tipos
de decisiones económicas,
hay también muchos tipos de
información contable. Los
términos contabilidad
financiera, contabilidad
gerencial y contabilidad
tributaria se utilizan con
frecuencia para describir tres
tipos de información contable
que son ampliamente
utilizados en la comunidad de
negocios.
CONTABILIDAD FINANCIERA: La contabilidad
financiera se refiere a la
información que describe los
recursos, las obligaciones y
las actividades financieras de
una entidad económica (bien
sea una organización o un
individuo). Los contadores
utilizan el término posición
financiera para describir los
recursos y obligaciones
financieras de una entidad en
un punto en el tiempo, y el
término resultado de
operaciones para describir
sus actividades financieras
durante el año.
La información contable
financiera está diseñada
principalmente para ayudar a
los inversionistas y a los
acreedores a decidir dónde
situar los recursos de
inversión escasos. Esas
decisiones son importantes
para la sociedad, ya que
determinan qué compañías e
industrias recibirán los
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
recursos financieros
necesarios para el
crecimiento y cuáles no. La
información contable
financiera se utiliza también
en las declaraciones del
impuesto sobre la renta. De
hecho, la información
contable financiera se utiliza
para tantos propósitos
diferentes que con frecuencia
se le conoce como
información contable de
"propósito general".
CONTABILIDAD DE GERENCIA: La contabilidad
de gerencia (o gerencial)
comprende el desarrollo e
interpretación de la
información contable
destinada específicamente a
ayudar a la gerencia a
manejar el negocio. Los
gerentes utilizan esta
información al fijar las metas
generales de la compañía, al
evaluar el desempeño de
departamentos e individuos,
al decidir si introducen una
nueva línea de productos y al
efectuar prácticamente todo
tipo de decisiones
gerenciales.
Los gerentes y empleados de
una compañía necesitan
constantemente esa
información con el fin de
manejar y controlar las
operaciones diarias de los
negocios. Por ejemplo, ellos
necesitan conocer la cantidad
de dinero que hay en las
cuentas bancarias de la
compañía, los tipos y las
cantidades de mercancía
almacenada en la bodega de
la compañía y las cantidades
que se deben a acreedores
específicos. Gran parte de la
información contable de la
gerencia es financiera por
naturaleza pero ha sido
organizada de tal forma que
se relaciona directamente con
la decisión a la mano. Sin
embargo, a menudo la
información contable de
gerencia incluye evaluaciones
de factores no financieros,
como son consideraciones
políticas y ambientales,
calidad del producto,
satisfacción del cliente y
productividad del trabajador.
CONTABILIDAD TRIBUTARIA: La preparación
de la declaración de
impuestos sobre la renta es
un campo especializado
dentro de la contabilidad. En
gran medida, las
declaraciones de impuestos
están basadas en información
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
contable financiera. Sin
embargo, con frecuencia, la
información es ajustada o
reorganizada conforme a los
requerimientos de
presentación de informes de
impuestos sobre la renta. El
aspecto de mayor desafío de
la contabilidad tributaria no es
la preparación de una
declaración de impuestos
sobre la renta, sino la
planeación de los impuestos,
es decir, anticipar los costos
tributarios de las
transacciones de negocios y
estructurar estas
transacciones de tal forma
que minimicen la carga del
impuesto sobre la renta.
CONTABILIDAD PÚBLICA O GUBERNAMENTAL: es
aplicada en las entidades de
carácter gubernamental y, de
esta manera, hacer la
diferencia con la empresa
privada, basada en el hecho
de que, no obstante la
similitud de transacciones
(hechos económicos), las
últimas privilegian el lucro y
solvencia; en tanto que las
primeras orientan sus
objetivos al servicio público.
En Colombia la expresión
utilizada es de Contabilidad
Gubernamental.
CONTABILIDAD DE COSTOS:
La contabilidad de costos se
utiliza para identificar al interior
de las empresas, por efecto de
la complejidad de los procesos
productivos, de
comercialización o de
prestación de servicios, ésta se
define como la fase de la
Contabilidad que
particularmente se ocupa de la
recolección, proceso, informes
e interpretación y presentación
de los datos cuantitativos
expresados en volúmenes y
valores de la producción,
comercialización y de los
servicios.
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA: Unido a
este concepto de Contabilidad
de Costos se aplica el de
Contabilidad Presupuestaria,
que constituye la cuantificación
o expresión financiera de
planes programas y actividades
para el futuro, cuya ejecución
será, generalmente, medida
por la Contabilidad de Costos,
de la misma manera como en
su formulación se utiliza
información histórica de costos.
Frente a la necesidad y
especialización empresarial,
existirán tantas expresiones
compuestas, en que cada una
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
tienda a referirse a tipos
específicos de Contabilidad,
pero que tienen un fundamento
común la teoría contable para
ejemplificar lo dicho, podemos
mencionar, entre estas
expresiones compuestas, las
referidas a: Contabilidad de
seguros, de bancos, agrícolas,
mineras, constructoras,
hospitalarias, de transporte.
1.9 SISTEMAS CONTABLES
Un sistema contable consta
del personal, los
procedimientos, los
mecanismos y los registros
utilizados por una
organización (1) para
desarrollar la información
contable y (2) para transmitir
esta información a quienes
toman decisiones. El diseño y
las capacidades de estos
sistemas varían muchísimo de
una organización a otra. En
los negocios muy pequeños,
el sistema contable puede
constar de un poco más que
una caja registradora, una
chequera y un contador para
determinar los impuestos
sobre la renta. En las firmas
grandes, un sistema contable
incluye computadores,
personal altamente
capacitado e informes
contables que afectan las
operaciones diarias de cada
departamento. Pero en cada
caso, el propósito básico del
sistema contable se mantiene:
satisfacer las necesidades de
la organización de
información contable en la
forma más eficiente posible.
Muchos factores afectan la
estructura del sistema
contable dentro de una
organización particular. Entre
los más importantes están (1)
las necesidades de
información contable que
tiene la compañía y (2) los
recursos disponibles para la
operación del sistema.
Al considerar la contabilidad
como un sistema de
información, la atención se
centra en la información que
proporciona la contabilidad,
los usuarios de la información
y el apoyo que brinda la
información en las decisiones
financieras. Estas relaciones
se ilustran en el cuadro
siguiente.
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
Aunque algunos términos
pueden no ser familiares, en
este punto inicial de su
estudio de contabilidad, usted
se introducirá en ellos en
forma más completa a medida
que avancemos en este
apunte. En el sistema de
información presenta en el
medio del diagrama -
determinación de costos e
ingresos, activos y pasivos y
flujos de efectivo. Esta
información satisface las
necesidades de los usuarios
de la información-
inversionistas, acreedores,
gerentes, etc.- y apoya
muchas clases de decisiones
financieras -evaluación de
desempeño y asignación de
capital, entre otros. Estas
relaciones son consistentes
con lo que ya hemos
aprendido: que la información
contable tiene por objeto ser
útil para los propósitos de
toma de decisiones.
1.10 DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Los tipos de información
contable que debe desarrollar
una compañía varían con
factores tales como el tamaño
de las organizaciones, si son
de propiedad pública, y la
filosofía de la gerencia. La
necesidad de algunos tipos de
información contable puede
ser dictaminada por la ley. Por
ejemplo, las regulaciones del
impuesto sobre la renta
exigen que cada negocio
tenga un sistema contable
que pueda medir el ingreso
gravable de la compañía y
explicar la naturaleza y fuente
de cada renglón en la
declaración de impuestos
sobre la renta de la compañía.
Las leyes sobre Valores
exigen que las compañías de
propiedad del público
preparen estados financieros
de conformidad con los
principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Dichos estados se deben
presentar a la
Superintendencia de Valores,
distribuidos a los accionistas y
puestos a disposición del
público.
Otro tipo de información
contable es requerida como
asunto de necesidad práctica.
Por ejemplo, cada negocio
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
necesita conocer las
cantidades por cobrar de cada
cliente y las cantidades
debidas a cada acreedor.
Aunque gran parte de la
información contable es
claramente esencial para las
operaciones del negocio, la
gerencia tiene aún muchas
opciones sobre el tipo y la
cantidad de información
contable que desarrollará. Por
ejemplo, ¿debería el sistema
contable de una tienda de
departamentos medir en
forma separada las ventas de
cada departamento y de los
diferentes tipos de
mercancía?
La respuesta a esas
preguntas depende de qué
tan útil considere la gerencia
la información por obtener y
del costo que implica
desarrollarla.
1.11 PRINCIPALES REGULADORES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE – FINANCIERA
Existen instituciones tanto
reguladoras, como
fiscalizadoras, que imponen
normas al tratamiento y
entrega de la información
contable - financiera de las
actividades en las empresas.
Entre éstas podemos
distinguir las siguientes:
Servicio de Impuestos Internos: Ente fiscalizador
del Estado que tiene como fin
la administración, la
fiscalización y la
normalización de las
obligaciones tributarias de las
personas naturales y
jurídicas. Tienen el carácter
de fiscalizador, siendo
obligación de la empresas
entregar la información
contable - financiera por ellos
requeridas.
1.12 ALGUNOS CONCEPTOS CONTABLES
a) Activos: las
cosas de valor (esto es,
derechos de propiedad
tangible o intangible) que
son propiedad de la
empresa, se titulan en el
lenguaje contable
"activos". En
consecuencia, el activo
total de la empresa puede
estar constituido por los
siguientes conceptos:
Bienes
físicos:
dinero,
mercaderías,
maquinarias,
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
vehículos,
etc.
Deudas a
favor:
facturas por
cobrar, letras
por cobrar,
etc.
Valores
intangibles:
gastos de
organización,
derecho de
llave, etc.
b) Pasivos: Los
derechos que varios
individuos, grupos y/o
entidades tienen sobre los
activos se denominan
“participaciones'" o
"pasivos". Existen dos
clases de pasivos:
Participacion
es de
terceros:
facturas por
pagar letras
por pagar,
remuneracion
es por pagar,
imposiciones
por pagar,
impuestos por
pagar, etc.
Participacione
s del o de los
propietarios
de la
empresa:
capital,
reservas.
Como todos los activos de la
empresa están sujetos a los
derechos de alguien (sean
estos los propietarios o
interesados ajenos a la
empresa) y, a que el total de
estos derechos no puede
exceder al monto de los
activos, se deduce que:
ACTIVOS = PASIVOS MAS PATRIMONIO
c) Gastos y desembolsos. Los
gastos significan
reducciones en las
participaciones del o de
los propietarios derivados
de la operación de la
empresa en un período
contable específico. Los
desembolsos ocurren
cuando se adquieren
servicios o activos
mediante pagos en
efectivo, la entrega de
otros activos o la creación
de pasivos. La compra de
combustible pagada en
efectivo es un
desembolso que
representa el cambio de
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
un activo por otro: no hay
gasto involucrado en esta
transacción. El gasto se
manifiesta en el periodo
contable en que este
combustible se consume.
Muchos desembolsos
constituyen gastos en el
mismo período contable,
pero es frecuente que
hayan desfases al darse
unos antes que los otros.
Considerada la vida total
de la empresa, todos los
desembolsos llegan a ser
gastos y no existen
gastos que no estén
representados por
desembolsos.
d) Ingresos y entradas de dinero. Los
ingresos significan
aumentos en las
participaciones del o de
los propietarios, derivados
de la operación de la
empresa en un período
contable específico. Las
entradas de dinero
pueden corresponder o
no a ingresos del período.
Por ejemplo, las ventas al
contado implican en el
mismo período contable
tanto entradas de dinero
(monto total de las
ventas) como ingresos
(diferencia entre el monto
total de las ventas menos
el impuesto retenido y el
costo de las mercaderías,
si este costo es menor).
Las ventas al crédito
ocasionan ingresos en el
período contable en que
ocurren (diferencia entre
el monto total de las
ventas menos el impuesto
retenido y el costo de las
mercaderías, si este costo
es menor), pero las
entradas de dinero se
producirán cuando los
clientes cancelen parte o
la totalidad de sus
deudas.
e) Balance General. El balance
general es el informe
contable fundamental, en
el sentido de que toda
transacción se registra
con miras a determinar su
efecto sobre el mismo. El
balance general muestra
el estado que presenta la
empresa en determinado
instante, con las
limitaciones inherentes a
las cifras que se usan.
Puede decirse que
corresponde a la
fotografía de la empresa,
con los activos y pasivos
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
existentes en ese
instante. El balance
general suele
denominarse también
"estado de situación
financiera".
f) Estado de pérdidas y ganancias. El
estado de pérdidas y
ganancias es el estado
que muestra en detalle
los diferentes gastos e
ingresos habidos durante
un período contable
específico (un mes, un
semestre, un año). La
diferencia entre estos
gastos e ingresos
corresponde a la utilidad
o pérdida del ejercicio, la
cual figura en un solo
renglón en el balance
general. El estado de
pérdidas y ganancias
suele designarse como
"estado de operaciones",
"estado de resultados" y
"estado de rendimientos
económicos".
g) Cuentas. Son las
partes constitutivas del
activo, pasivo, gastos e
ingresos. A medida que
transcurre el tiempo
suceden hechos
financieros y económicos
que modifican los valores
que representan. En la
práctica contable cada
cuenta se divide en dos
partes: debe y haber. El
debe corresponde al lado
izquierdo v el haber al
lado derecho.
Cualquier cuenta de Activo Cualquier cuenta de Pasivo
DEBE HABER DEBE HABER
+
Aumenta la responsabilidad
-
Disminuye la responsabilidad
-
Disminuye el derecho
+
Aumenta el derecho
La responsabilidad está
referida a quien o a quienes
custodian o mantienen el
dinero de la caja, las
mercaderías y los demás
activos. El derecho es de
aquél o aquellos a quienes les
pertenecen los activos.
Cualquier cuenta de Gasto
Cualquier cuenta de Ingreso
DEBE HABER DEBE HABER
+Aumenta
-Disminuye
-Disminuye
+Aumenta
Como las cuentas de gastos e
ingresos se utilizan para
ampliar las informaciones
provenientes de
disminuciones o aumentos en
las participaciones del o de
los propietarios, pueden
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
asimilarse al tratamiento de
las cuentas de pasivo. Al
término de un período
cantable se fusionan en una
sola cuenta denominada
Pérdidas y Ganancias, de
modo que esta cuenta
muestre la utilidad o pérdida
del ejercicio.
Las anotaciones hechas en el
debe de cualquier cuenta se
denominan cargos y las
anotaciones hechas en el
haber, abonos. La suma de
los cargos constituye el débito
de esa cuenta y la suma de
los abonos el crédito. La
diferencia entre el débito y el
crédito se denomina saldo. El
saldo es deudor cuando el
débito es mayor que el
crédito. El saldo es acreedor
cuando el crédito es Mayor
que el débito.
En el balance general y en el
estado de pérdidas y
ganancias, las cuentas se
representan por los montos
de sus correspondientes
saldos.
h) Teneduría de Libros. La teneduría de
libros es parte de la
Contabilidad. Hoy, más
que ayer, se le conoce
como procesamiento de
datos, es decir el registro
de las transacciones, la
fase que se ocupa para
registrar los hechos
contables.
1.13 DOCUMENTOS DE USO COMUN EN LAS EMPRESAS
Existen documentos de uso
frecuentes que utilizan las
empresas para "registrar" y
"controlar" sus operaciones
diarias, siendo éstos:
1. Comprobante de Traspaso: Utilizado para
registrar los asientos
contables, base para la
confección de los libros
diarios. Lo confeccionan los
departamentos de
contabilidad.
2. Facturas: Documento
legal en donde se registran
las ventas de las empresas y
tiene carácter ejecutivo. Se
tiene hasta tres períodos
tributarios para recuperar el
IV A, luego se pierde el
beneficio tributario. Lo
confeccionan los
departamentos de ventas o
de contabilidad.
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
3. Notas de Débito Tributarías: Su objetivo es
corregir un mayor valor de
una factura emitida, ya sea
por un mayor valor del precio
de venta; diferencia del tipo
de cambio; para cobrar
multas por atrasos; o
diferencias de cualquier tipo.
Lo confeccionan los
departamentos de ventas o
de contabilidad.
4. Notas de Créditos Tributarías: Su objetivo es
corregir un menor valor de
una factura emitida, ya sea
por un menor valor del precio
de venta; diferencia del tipo
de cambio; mermas;
descuentos; o diferencias de
cualquier tipo. Lo
confeccionan los
departamentos de ventas o
de contabilidad.
5. Guía de Despacho: Documento para el libre
tránsito de las mercaderías.
De carácter obligatorio para
el transportista. Además, se
utiliza para efectos de control
en las empresas, en cuanto a
las mercaderías en tránsito.
Indistintamente se puede
acompañar con la respectiva
factura. Lo confeccionan los
departamentos de ventas o
de contabilidad.
6. Hoja de Entrada de Materiales: Documento que
utilizan las empresas para
ingresar mercaderías a las
bodegas (inventarios dentro
del activo circulante). Lo
confeccionan los
departamentos de
abastecimientos o las
bodegas directamente.
7. Hoja de Salida de Materiales (Vales de Consumo): Documento
que utilizan las empresas
para sacar mercaderías a
las bodegas (inventarios
dentro del activo
circulante), para ser
utilizadas en los procesos
productivos. Lo
confeccionan los
departamentos de
abastecimientos o las
bodegas directamente.
8. Tarjetas Control de Tiempos: Documento de
control de tiempo de la
mano de obra directa,
efectuada para la
confección del costeo por
orden de trabajo o el
costeo por procesos.
Generalmente lo
confeccionan los
departamentos de
Juan Carlos Rivera Chacon TEORIA CONTABLE IIContador publico
producción.
9. Solicitudes de cotización: Documento
utilizado por las empresas
sin validez legal.
10. Ordenes de Compras: Documento
utilizado por las empresas
para solicitar mercaderías,
obligándose la empresa a
cancelar lo establecido en
éste.
11. Órdenes de Pago: Documento interno de la
empresa para que
Tesorería efectúe el pago
respectivo.
2. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Los usuarios de la
información contable se
pueden clasificar de muy
diversas maneras, por cuanto
los dividiremos en dos
grupos, según los
destinatarios de la
información para la toma de
decisiones, siendo estos:
Toma de decisiones por parte
de Terceros -usuarios
externos de la información
contable- y por partes
Internas -usuarios Internos de
la Información financiera-.
2.1. TOMA DE DECISIONES POR PARTE DE TERCEROS
La contabilidad financiera
proporciona información
sobre los recursos, las
obligaciones y las actividades
financieras de una empresa
con el fin de que sea utilizada
principalmente por personas
externas -inversionistas y
acreedores- en la toma de
decisiones.
Usuarios externos de la información contable
¿Qué queremos decir con
usuarios externos y quiénes
son? Los usuarios externos
de la información contable
son individuos y otras
empresas que tienen un
interés financiero en la
empresa que presenta el
informe, pero que no están
involucrados en las
operaciones diarias de esa
empresa. Son usuarios
externos de la información
financiera:
propietarios
acreedores
sindicatos
agencias gubernamentales
proveedores
clientes habituales
asociaciones comerciales
público en general
Cada uno de estos grupos
de personas externas que
toman decisiones, tienen
necesidades de información
única para poder tomar sus
decisiones acerca de la
empresa que presenta los
informes. Por ejemplo, los
clientes que compran a la
empresa necesitan
información que les permita
evaluar la calidad de los
productos que adquieren y la
confiabilidad de la empresa
para cumplir con las
obligaciones de garantía.
Las agencias
gubernamentales tales como
el Servicios de impuestos
Internos pueden estar
interesadas en comprobar si
la empresa cumple ciertas
regulaciones
gubernamentales que se
aplican. El público en
general puede estar
interesado en saber hasta
qué punto la empresa que
presenta informes es
socialmente responsable
(por ejemplo, no contamina
el ambiente).
Proveer la información que
satisfaga las necesidades de
un grupo tan grande de
usuarios diversos es difícil, si
no imposible, en un solo
paquete de información
financiera. Por consiguiente,
la presentación de informes
está dirigida a las
necesidades de información
de dos grupos principales,
inversionistas y acreedores.
Como pronto lo verá, los
inversionistas son individuos
y otras empresas propietarios
de la empresa que presenta
el informe. Los acreedores,
por otra parte, son individuos
y otras empresas que han
proporcionado crédito a la
empresa que presenta el
informe. Por ejemplo, un
banco comercial puede haber
prestado dinero a la empresa
que presenta el informe, o un
proveedor puede haber
permitido que la empresa que
presenta el informe compre
bienes y pague por ellos más
adelante.
Objetivos de la presentación de informes financieros externos Si usted hubiera invertido en
una compañía, o si hubiera
prestado dinero a una
compañía, ¿cuál sería su
interés financiero principal en
la compañía? Estaría
interesado probablemente en
dos cosas, las cuales
conforman las perspectivas
de flujo de efectivo de la
compañía. Usted estaría
interesado en la devolución,
en alguna fecha futura, de la
cantidad que haya invertido o
prestado. Nos referimos a
esto como el retorno de su
inversión. Adicionalmente,
usted esperaría que la
compañía le pagara algo por
el uso de sus fondos, bien
sea como propietario o como
acreedor. Lo que se conoce
como el retorno sobre su
inversión. La información que
le es útil al efectuar juicios
sobre la capacidad que tiene
la compañía para
proporcionarle lo que usted
espera en términos del
retorno de sus fondos en el
futuro y el retorno sobre sus
fondos mientras que usted no
los está utilizando es lo que
entendemos por información
acerca de las perspectivas de
flujo de efectivo.
Suponga, por ejemplo, que
usted presta $100,000 a una
compañía de propiedad de un
amigo. Su intención no es ser
un inversionista de largo
plazo (propietario), sino
simplemente ayudar a la
compañía financieramente
durante su difícil fase de
iniciación. La gerencia de la
compañía acuerda pagarle un
interés del 12% y repagar su
préstamo en un año. Antes
de hacer este préstamo,
usted está interesado en
tener información que le
permitirá evaluar la capacidad
de la compañía para
proporcionarle los siguientes
flujos de efectivo en el futuro:
Retorno sobre la inversión (es decir,
interés):
$100,000 x 12%
………………….. $ 12,000
Retorno de la inversión:
$100,000 al
vencimiento………… 100,000
Total $112,000
Aunque siempre ha habido
algún riesgo al realizar una
transacción de este tipo,
antes de hacer este préstamo
usted necesita sentirse
razonablemente seguro de
que la compañía estará en
condiciones de pagarle estas
sumas.
En forma similar, suponga
que usted tiene la oportunidad
de invertir en una compañía
convirtiéndose en uno más
entre un gran número de
propietarios. Como propietario
externo, en lugar de un
propietario gerente, usted no
estará involucrado en las
operaciones diarias de la
compañía. Antes de hacer
esa inversión, usted desea
tener evidencia de que la
compañía podrá pagarle un
retorno periódico sobre su
inversión (llamado dividendo,
si la compañía está
organizada como una
sociedad anónima) y que en
alguna fecha futura usted
puede esperar vender su
inversión a otro propietario a
un precio favorable; en otras
palabras, que usted pueda
esperar el retorno de su
inversión.
El suministro de información
sobre estas perspectivas del
flujo de efectivo es
esencialmente de lo que trata
la contabilidad financiera.
Para los usuarios externos
primarios de la información
financiera, inversionistas y
acreedores, esta información
se resume en la siguiente
tabla:
Información Inversión Acreedores
Retorno sobre la inversión
Dividendos periódicos(por ejemplo, anualmente)
Interés periódico (por ejemplo, mensualmente)
Retorno de la inversión
Venta de propiedad en una fecha futura
Pago de préstamo en una fecha futura
La profesión de la
contabilidad ha identificado
ciertos objetivos de
presentación de informes fi-
nancieros externos para guiar
sus esfuerzos para refinar y
mejorar la presentación de
información a personas
externas que toman
decisiones. Estos objetivos
generales se muestran en
seguida y se entienden mejor
si se estudian de abajo hacia
arriba, de lo general a lo
específico.
El primer objetivo es el más
general y debe proporcionar
información que sea útil al
tomar decisiones de inversión
y de crédito. Como lo
indicamos anteriormente, los
inversionistas y acreedores
son el foco principal de la
presentación de informes
financieros externos.
Creemos que al satisfacer las
necesidades de información
de inversionistas y
acreedores, proporcionamos
información que también es
útil para muchos otros
usuarios importantes de los
estados financieros.
El segundo objetivo es más
específico que el primero y
debe proporcionar
información que sea útil al
evaluar la cantidad,
oportunidad e incertidumbre
de los flujos de efectivo
futuros. Como analizamos
anteriormente, los
inversionistas y acreedores
están interesados en los
flujos de efectivo futuros para
ellos, de manera que un
objetivo importante de la
presentación de informes
financieros es proporcionar
información que permita esa
clase de análisis.
El objetivo más específico de
la presentación de informes
financieros externos es
proporcionar información
sobre los recursos de la
empresa, sobre los derechos
a esos recursos y sobre la
forma como los recursos y los
derechos sobre éstos
cambian en el tiempo. Con
frecuencia, se hace referencia
a los recursos de una
empresa como activos, y los
derechos primarios sobre
esos recursos son los
derechos de los acreedores y
propietarios.
Estos objetivos se cumplen
en gran parte en los estados
financieros. Los estados
financieros principales son los
siguientes:
Estado de posición
financiera (balance
general). El balance
general es un estado de
posición que muestra en
dónde está la compañía
en términos financieros en
una fecha específica.
Estado de resultados. El
estado de resultados es
un estado de actividad que
muestra detalles y
resultados de las
actividades relacionadas
con las utilidades de la
compañía durante un pe-
riodo de tiempo (por
ejemplo, un mes, un
trimestre, o un año).
Estado de flujos de
efectivo. El estado de
flujos de efectivo es un
estado de actividad que
muestra los detalles de las
actividades de la
compañía relacionadas
con el efectivo durante un
periodo de tiempo.
La presentación de informes
financieros y los estados
financieros en particular,
pueden ser considerados
como un lente a través del
cual usted puede ver un
negocio. (Ver la figura
siguiente). Un lente le permite
ver cosas a distancia que de
otra manera usted no podría
ver; éste permite también
enfocar con más detalle
algunos aspectos en los que
usted se está fijando. La
información financiera y
particularmente los estados
financieros le permiten hacer
justamente eso -concentrarse
en ciertos aspectos
financieros de la empresa
que son de interés particular
para usted al tomar
decisiones importantes de
inversión y crédito. Debido a
que los estados financieros
son la única fuente de
información contable
financiera, la presentación de
los informes financieros
ofrece una visión más amplia
del negocio que la ofrecida
por los estados financieros
solamente. En otras palabras,
la presentación de informes
financieros comprende los
estados financieros, pero no
está limitada a éstos.
Características de la información reportada externamente: La
información financiera que es
reportada a inversionistas,
acreedores y a otras
personas externas a la
empresa que presenta
informes tiene ciertas
cualidades que deben ser
entendidas para que la
información tenga máxima
utilidad. Algunas de estas
cualidades se analizan en los
párrafos siguientes.
La presentación de informes financieros-Un medio: Como aprendimos en
la introducción a este
capítulo, la información
financiera es un medio para
lograr un fin, no un fin en sí
mismo. El resultado último de
proporcionar información
financiera es mejorar la
calidad de la toma de
decisiones por terceros. Los
estados financieros mismos
son simplemente un medio a
través del cual se logra un fin.
Presentación de informes financieros versus estados financieros: Como lo señala
nuestro diagrama del lente, la
presentación de informes
financieros es más amplia
que la de los estados
financieros. Expresado de
otra forma, los estados
financieros son un
subconjunto de la información
total cubierta por la
presentación del informe
financiero. Los inversionistas,
acreedores y otros usuarios
externos de la información
financiera aprenden acerca
de una empresa mediante
una diversidad de formas
adicionales a sus estados
financieros formales (por
ejemplo, artículos de prensa
enviados directamente a los
inversionistas y acreedores y,
más recientemente,
comunicaciones abiertas a
través de Internet).
Inversionistas serios,
acreedores y otros usuarios
externos aprovechan todas
las fuentes de información
que apoyarán sus decisiones
económicas acerca de una
empresa.
Histórica por naturaleza: En
gran medida la información
financiera reportada
externamente es histórica por
naturaleza. Ella mira hacia
atrás en el tiempo y reporta
los resultados de eventos y
transacciones que ya han
ocurrido. Aunque la
información histórica es muy
útil para evaluar el futuro, la
información misma se
relaciona más con el pasado
que con el futuro.
Medidas inexactas y aproximadas: La información
financiera reportada
externamente puede tener
una mirada de gran precisión,
pero de hecho gran parte de
ella está basada en
estimaciones, juicios y
supuestos que deben
hacerse sobre el pasado y el
futuro. Por ejemplo, suponga
que una compañía compra
una pieza de equipo que será
utilizada en su negocio. Para
explicar ese activo e
incorporar el impacto en la
información financiera de la
compañía, reportada externa-
mente, deben hacerse
algunos supuestos sobre el
tiempo durante el cual ésta
será utilizada por la compañía
-cuántos años será utilizada,
cuántas horas-máquina
proporcionará, y así sucesiva-
mente. El hecho de que haya
una gran cantidad de juicio
implícito en la mayoría de la
información contable es una
limitante que algunas veces
es mal entendida.
Supuesto de propósito general: Como ya lo
mencionamos, se supone que
al proporcionar información
que satisfaga las
necesidades de inversionistas
y acreedores, también se
satisfacen las necesidades de
información de otras partes
externas. Seríamos capaces
de proporcionar información
superior si se tratara cada
grupo potencial de usuarios
externos separadamente y se
preparara información
diferente para cada grupo.
Sin embargo, este enfoque es
poco práctico y optamos en
su lugar por la preparación de
lo que se conoce como
información de propósito
general, la cual consideramos
útil para los grupos de
usuarios múltiples (es decir,
"de talla única").
Utilidad aumentada a través de la explicación: La
profesión de la contabilidad
considera que el valor de la
información financiera
reportada externamente
aumenta al incluir las
explicaciones de la gerencia.
Con frecuencia, esta
información no es cuantitativa
y ayuda a interpretar los nú-
meros financieros que se
presentan. Por esta razón, la
información financiera,
incluyendo los estados
financieros, a menudo está
acompañada de un diverso
número de notas y de otras
explicaciones que ayudan a
aclarar y a interpretar la
información numérica.
2.2. TOMA DE DECISIONES POR PARTES INTERNAS
La contabilidad gerencial es
el diseño y uso de los
sistemas de información
contable para alcanzar los
objetivos de la organización
mediante el apoyo a las
personas que toman
decisiones dentro de la
empresa. Estas personas
internas que toman
decisiones son empleadas
por la empresa. Ellas crean y
utilizan la información
contable interna no
solamente para uso exclusivo
dentro de la organización sino
también con el propósito de
compartir parte de ella con
personas externas que toman
decisiones. Por ejemplo, con
el fin de cumplir un programa
de producción, un productor
diseñará un sistema de
información contable para
proveedores detallando sus
planes de producción. El
productor comparte esta
información con las
compañías proveedoras de
manera que puedan ayudarlo
a satisfacer sus objetivos. Por
lo tanto, aunque el creador y
el distribuidor de la
información contable de
gerencia es una persona
interna que toma decisiones,
el receptor de la información
es, en este caso, una
persona externa que toma
decisiones. Sin embargo, hay
otro tipo de información
contable de gerencia que no
estará disponible a personas
externas que toman
decisiones. Los planes de
largo plazo, los resultados de
la investigación y desarrollo,
los detalles del presupuesto
de capital y las estrategias
competitivas son,
comúnmente, secretos
corporativos cuidadosamente
guardados.
Usuarios internos de información contable
Cada empleado interno de la
empresa utiliza información
contable. Desde las
categorías laborales básicas
hasta el director ejecutivo,
todos los empleados perciben
un pago y sus cheques son
generados por el sistema de
información contable. Sin
embargo, la cantidad de uso
y, en particular, la
participación en el diseño de
los sistemas de información
contable varían
considerablemente. Los
siguientes son ejemplos de
los usuarios internos de los
sistemas de información
contable:
Junta directiva
Director ejecutivo
Director financiero
Vicepresidentes (sistemas
de información, recursos
humanos, tesorero, etc.)
Gerentes de unidad de
negocios
Gerentes de planta
Gerentes de almacén
Supervisores de línea
Cada empleado tiene metas y
objetivos específicos
diferentes que están
diseñados para ayudar a la
empresa a alcanzar sus
estrategias globales y su
misión. Todas las empresas
siguen reglas sobre el diseño
de sus sistemas de
información contable para
asegurar la integridad de ésta
y para proteger los activos de
la empresa. Sin embargo, no
hay reglas acerca del tipo de
informes o sobre la clase de
información contable que se
puede generar. Una mirada
rápida al interior de una firma
demostrará la diversidad de
información contable
producida y utilizada en los
procesos de toma de
decisiones de los empleados.
Muchas empresas utilizan un
enfoque de almacenamiento
de base de datos para la
creación de sistemas de
información contable. Este
enfoque, unido al software
del usuario amistoso, permite
a los empleados que son
designados tener acceso a la
información para crear una
diversidad de informes de
contabilidad, incluyendo los
financieros externos
requeridos. Por ejemplo, para
ayudar a controlar los costos
de producción, el supervisor
de esa línea utiliza la
información detallada del
costo sobre un proceso de
producción. Un ingeniero de
diseño de procesos, al
considerar la mejor
configuración del equipo y de
los empleados, utiliza la
misma información para
reducir costos o para
aumentar la eficiencia.
Finalmente, la información de
costos del proceso de
producción aparece en los
estados financieros externos
utilizados por los
inversionistas y acreedores.
Objetivos de la contabilidad gerencial
Cada empresa tiene
metas y objetivos implícitos y
explícitos. Muchas empresas
tienen una frase de misión o
lema que describe sus metas.
Estas metas pueden variar
ampliamente entre empresas,
en un rango que va desde
organizaciones sin ánimo de
lucro, donde las metas están
dirigidas a atender
integrantes específicos, hasta
organizaciones con ánimo de
lucro, cuyas metas están
dirigidas a maximizar los
objetivos de los propietarios.
Por ejemplo, la sociedad
americana de cáncer, una
organización sin ánimo de
lucro, tiene la siguiente
misión:
Dedicarse a ayudar a todo
aquel que enfrenta el
cáncer, a través de la
investigación, los servicios
al paciente, la detección
temprana, el tratamiento y
la educación.
Procter & Gamble (P&G), una
empresa que busca obtener
utilidades, productora global
de productos al consumidor,
tiene la siguiente misión:
Somos una compañía de
marcas y una familia de
individuos que busca
desarrollar productos
superiores que mejoren la
calidad de vida.
El informe anual de Proctel &
Gamble para los accionistas
proporciona más detalles
sobre la forma como la
compañía logrará su misión.
En la carta anual de P&G
1997 a sus accionistas fueron
identificadas las siguientes
metas de crecimiento.
Duplicar nuestro
negocio en 10 años
Hacer crecer las
acciones en categorías
que representan la
mayoría de nuestro
volumen
Permanecer
consistentemente en la
cima de nuestras tres
mejores compañías en
cuanto a retorno total de
accionistas.
Los integrantes de estas
organizaciones reciben
información financiera
externa que les ayuda a
evaluar el progreso logrado al
alcanzar estas metas y
objetivos. En el caso de
Procter & Gamble, se
proporciona información
trimestral y anual a los
accionistas. A la sociedad
americana de cáncer se le
exige reportar sus actividades
y su condición financiera a los
reguladores. Suministrar
información evaluadora a sus
integrantes es sólo un
objetivo de los sistemas
contables.
Las empresas diseñan y
utilizan sus sistemas de
información contable
gerencial en tres formas
principales con el fin de
ayudarles a alcanzar sus
metas y misiones
establecidas. Primero, los
sistemas contables de la
gerencia asignan autoridad a
sus empleados en la toma de
decisiones sobre los recursos
de la empresa. Los vehículos
principales para asignar la
autoridad en la toma de
decisiones son el proceso de
presupuesto y la estructura
de responsabilidad contable
interna. Segundo, los
sistemas contables
gerenciales proporcionan una
riqueza de información para
sustentar la actividad de toma
de decisiones. Regularmente,
se producen y distribuyen
múltiples informes, algunos
como parte de su proceso
normal de presentación y
otros que han sido elabora-
dos y diseñados
especialmente. Finalmente, el
sistema contable de gerencia
se utiliza para evaluar y
premiar el desempeño de la
toma de decisiones. Cuando
el sistema contable compara
el plan o el presupuesto con
los resultados reales para un
periodo, crea una señal
acerca del desempeño del
empleado responsable de
esa parte del presupuesto. En
muchas empresas la gerencia
crea un sistema de
recompensas unido al
desempeño en la forma
medida por el sistema
contable. Por ejemplo, un
bono de gerente puede estar
basado en que se cumpla o
se exceda el presupuesto.
Suponga, por ejemplo, que el
gerente de una planta tiene
un presupuesto para obtener
utilidades por $500,000 para
el año que viene. El gerente
de planta es la autoridad de
toma de decisiones asignado
sobre los componentes de la
ecuación de utilidades:
Ingresos - Costos = Utilidades
Es decir, el gerente de planta
supervisa el personal de
ventas que genera ingresos a
través de los pedidos de
ventas. El gerente de planta
debe también tener autoridad
en la toma de decisiones
sobre los recursos
relacionados con costos. El
gerente debe efectuar (o
delegar) selecciones rela-
cionadas con la oferta de
materiales, la oferta de
trabajo, el uso del equipo y
así sucesivamente. Al 'final
del año que viene, el
resultado real para la planta
será comparado con las
cifras presupuestadas y el
gerente podrá recibir un
aumento, una bonificación o
una promoción con base en
esa comparación.
Por lo tanto los objetivos de
la contabilidad gerencial
empiezan al nivel más con
los objetivos y la misión de la
empresa. Estas metas
organizacionales generales
crean la necesidad de una
información para tomar
decisiones. La empresa
reúne información histórica y
futura de fuentes internas y
externas a ella. Esta
información es utilizada por
quienes toman decisiones
que tienen autoridad sobre
los recursos de la firma y que
serán evaluados y
recompensados con base en
los resultados de sus
decisiones. El diagrama
siguiente proporciona una
ilustración de este proceso.
Características de la información contable gerencial: La información
contable gerencial, creada y
utilizada principalmente por
personas que toman
decisiones dentro de la firma,
tiene como fin primordial las
decisiones de planificación y
control. Debido a que la meta
de crear y utilizar información
contable gerencial difiere de
las razones para producir
información financiera
reportada externamente, sus
características son
diferentes. Los párrafos
siguientes identifican las
características de
información contable ge-
rencial.
Importancia de la oportunidad: Con el fin de
planificar y controlar
procesos de negocios
continuos, la información
contable gerencial necesita
ser oportuna. El entorno
competitivo al que se
enfrentan muchas empresas
demanda acceso inmediato a
la información. Las empresas
responden a esta demanda
mediante la creación de
bases de datos
computarizados que están
vinculados a pronósticos de
asociaciones de industria, a
sus proveedores y
compradores y a sus
integrantes. Las líneas de
tiempo para el desarrollo y
lanzamiento de nuevos
productos y servicios se
hacen cada vez más cortas,
haciendo que el acceso
rápido a la información sea
una prioridad. Además de
requerir información oportuna
para fines de planificación,
las empresas hacen
constantemente un
seguimiento y control de las
actividades continuas. Si el
proceso o actividad se sale
de control, la empresa puede
incurrir en costos
significativos. Por ejemplo, la
recuperación de productos
puede ser muy costosa para
una compañía. Si la
compañía puede hacer
seguimiento a procesos y
evitar que productos de baja
calidad o defectuosos lleguen
a los clientes habituales, ésta
puede experimentar ahorros
significativos.
Identidad de una autoridad en la toma de decisiones: La información producida
para hacer seguimiento y
control de procesos necesita
establecer claramente quién
tiene la autoridad para tomar
decisiones con el fin de
corregir los problemas. La
presentación de informes
sobre información de
desecho y repetición de
trabajos de empleados de
línea sin darles la
responsabilidad de arreglar el
proceso es contraproducente.
Sin embargo, un equipo de
trabajo autodirigido al cual se
le ha asignado la
responsabilidad de la toma
de decisiones sobre el equipo
y sobre las actividades
relacionadas con el trabajo
puede tener un impacto
significativo en la repetición
de trabajos y el desecho si
los miembros del equipo
controlan el proceso
ocasionando los problemas.
Orientado hacia el futuro: Aunque alguna información
contable gerencial, al igual
que la información contable
financiera, es histórica por
naturaleza, el propósito de
creada y generada es afectar
el futuro. El objetivo es
motivar a la gerencia a tomar
decisiones futuras que sean
mejor interés de la empresa,
consecuente con sus metas,
objetivo y misión.
Medidas de eficiencia y efectividad: La información
contable gerencial mide la
eficiencia y efectividad del
uso de recursos. Al
comparar las medidas de la
efectividad y eficiencia de los
competidores con los
insumos y productos de los
recursos de la empresa se
puede hacer una evaluación
sobre la forma como la
gerencia efectiva está
logrando la misión de la
organización. El sistema
contable gerencial utiliza el
dinero como una unidad
común para lograr estos
tipos de comparaciones.
Información contable gerencial-Un medio: Como
sucede con la información
financiera, la información
contable gerencial es un
medio para lograr un fin, no
un fin en sí mismo. El objetivo
último es diseñar y utilizar un
sistema contable que ayude a
la gerencia a alcanzar las
metas y objetivos de la
empresa.
3. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS CONTABLES
3.1. CONCEPTOS CONTABLES
A continuación se presentan varios términos contables introducidos o resaltados en este curso y otros que serán utilizados en la aplicación diaria de un profesional con conocimiento en Contabilidad General.
Acciones de capital unidades transferibles de propiedad en una corporación. Termino amplio que se puede referir a las acciones comunes, a las acciones preferenciales, o a ambas.
Acciones preferenciales clase de acción que generalmente tiene preferencias sobre los dividendos y en la distribución de los activos en la eventualidad de liquidación.
Accionistas propietarios de una corporación cuya propiedad esta representada por acciones de capital que ellos poseen. No toman parte en la gerencia activa de la corporación y su responsabilidad se limita al monto de su inversión en sus acciones de capital, pero reciben cualquier utilidad que sea distribuida como dividendos.
Acreedor persona u organización con quien se tiene pendiente una deuda.
Actividades de financiación categoría importante en el estado de flujos de efectivo que refleja los resultados de las transacciones de financiación con deuda y patrimonio.
Actividades de inversión una categoría importante en el estado de flujos de efectivo que refleja los resultados de las compras y ventas de activos, tales como terrenos, edificios y equipo.
Actividades de operación categoría importante en el estado de flujos de efectivo que incluye los efectos del efectivo de todos los ingresos y gastos que hacen parte del estado de resultados.
Activos corrientes efectivo y otros activos que se pueden convertir en efectivo en un término de un año o durante el ciclo operacional (el que sea más largo) sin interferir con las operaciones normales del negocio.
Activos depreciables objetos físicos con una vida limitada. El costo de estos activos se reconoce gradualmente como un gasto de depreciacion.
Activos fijos activos de larga vida que se adquieren para que sean utilizados en operaciones de negocios en lugar de hacerlo para la reventa a los clientes.
Activos fijos tangibles activos fijos que tienen sustancia física pero que no son recursos naturales. Incluyen terrenos, edificios y todo tipo de equipo.
Activos financieros efectivos y activos convertibles directamente en cantidades conocidas de efectivo (tales como vales negociables y cuentas por cobrar).
Activos intangibles aquellos activos que se utilizan en la operación de un negocio pero que no tienen sustancia física y no son corrientes.
Apalancamiento uso del dinero prestado para financiar las operaciones financieras.Arrendador el dueño de la propiedad arrendada a un arrendatario.Arrendatario el inquilino, usuario o arrendador de la propiedad arrendada.
Asientos de ajuste asientos requeridos al final del periodo para actualizar las cuentas antes de que los estados financieros sean preparados. Los asientos de ajuste sirven para distribuir las transacciones apropiadamente entre los periodos contables afectados y para registrar cualquier ingreso obtenido o gastos incurridos que no han sido registrados con anterioridad al final del periodo.
Asientos de cierre asientos de diario hechos al final del periodo con el fin de cerrar las cuentas temporales (ingreso, gasto y cuentas de retiros del propietario) y transferencia de saldos a la cuenta de
capital del propietario.
Auditoria. Investigación de estados financieros diseñada para determinar su objetividad de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Balance general estado financiero que muestra la posición financiera de una empresa resumiendo sus activos, pasivos y el patrimonio del propietario en un punto en el tiempo. Se llama también estado de posición financiera.
Bono convertible bono que se puede intercambiar (a opción del tenedor de bonos) por un numero específico de acciones de capital de la compañía.
Bonos por pagar valores de largo plazo que subdividen una deuda corporativa muy grande y de largo plazo.
Capacidad de responder (responsabilidad) condición de hacerse responsable de las acciones de una persona mediante la existencia de un registro independiente de esas acciones. El desarrollo de la capacidad de responder es una meta importante de los registros contables y de los procedimientos de control interno.
Capital pagado adicional cuenta que muestra las sumas invertidas en una corporación por los accionistas, por encima del valor nominal. En resumen, esta cuenta muestra el capital pagado que excede al capital legal.
Cargo o gasto no realizado en efectivo contra las utilidades, bien sea un gasto o una Pérdida, que no requiere un desembolso de efectivo en un momento cercano al reconocimiento o durante éste. Por lo tanto, el cargo reduce la utilidad neta, pero no afecta los flujos de efectivo (excepto, tal vez, para los pagos del impuesto sobre la renta). Como ejemplos están la depreciacion y la cancelación de valores del activo debido a que un activo ha perdido valor.
Ciclo contable secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la información contable. El ciclo empieza con el registro inicial de las transacciones de negocios y concluye con la preparación de los estados financieros formales.
Ciclo de operación tiempo requerido para invertir efectivo en inventario, vender el inventario y cobrar las cuentas, con el resultado de un aumento en el
efectivo.Conciliación bancaria análisis que explica la diferencia entre el saldo de efectivo mostrado en el extracto bancario y el saldo de efectivo que aparece en los registros del cuentadante.
Contabilidad de costos determinación del costo de ciertas actividades de negocios e interpretación de la información sobre costos.
Contabilidad financiera proporciona información acerca de los recursos financieros, las obligaciones y actividades de una entidad económica destinados a ser usados principalmente por personas externas que toman decisiones —inversionistas y acreedores.
Contabilidad por partida doble sistema para registrar toda transacción de negocios con sumas en pesos iguales a las partidas debito y crédito. Como resultado de este sistema, la ecuación contable siempre se encuentra en equilibrio; adicionalmente, el sistema hace posible la medición de la utilidad neta y el uso de mecanismos de detección de errores tales como un balance de prueba.
Contabilidad tributaria preparación de declaraciones de renta y anticipación de los efectos tributarios de las transacciones de negocios y de su estructuración de tal forma que minimice la carga del impuesto sobre la renta.
Contador publico certificado contador que tiene licencia oficial luego de cumplir con unos requerimientos rigurosos de educación, experiencia y examen.
Contrato de sociedad acuerdo entre socios sobre la operación de una sociedad. Generalmente incluye el plan para repartir utilidades y Pérdidas.
Contratos a futuro contrato que da el derecho a recibir una cantidad especificada de moneda extranjera en una fecha futura.
Corporación de propiedad cerrada corporación de propiedad de un pequeño grupo de accionistas. No es de propiedad del publico.
Corporación negocio organizado como una entidad legal separada con escritura de constitución de un estado, con la propiedad dividida en acciones transferibles de capital.
Corporación negocio reconocido bajo la ley como una entidad separada y distinta de sus propietarios. Una corporación es reconocida por un gobierno
estatal y tiene acciones transferibles de titularidad, llamadas acciones de capital.Costo de los bienes vendidos el costo para una compañía comercial de los bienes que esta ha vendido a sus clientes durante el periodo.
Crédito monto que se ingresa al lado derecho de una cuenta del mayor. Se utiliza para registrar una disminución en un activo o un incremento en un pasivo o en el patrimonio del propietario.
Cuenta de control cuenta del mayor general que resumen el contenido de un mayor auxiliar específico.
Cuenta de retiros cuenta utilizada para registrar los retiros de efectivo u otros activos por un propietario de un negocio no corporativo.
Cuenta registro utilizado para resumir todos los aumentos y disminuciones en un activo particular, tales como efectivo, o cualquier otro tipo de activo, pasivo, patrimonio del propietario, ingreso o gasto.
Debito monto que se ingresa al lado izquierdo de una cuenta del mayor. Se utiliza para registrar un incremento en un activo o una disminución en un pasivo o en el patrimonio del propietario.
Deflación descenso en el nivel general de precios, que da como resultado un aumento en el poder de compra de la unidad monetaria.
Depreciacion asignación sistemática del costo de un activo a gastos durante los periodos de su vida útil.
Depreciacion acumulada contracuenta de activo que aparece como una deducción de una cuenta relacionada del activo en el balance general. La depreciacion tornada a lo largo de la vida útil de un activo se acumula en esta cuenta.
Depreciacion en línea recta método de depreciacion que asigna el costo de un activo (menos cualquier valor residual) en forma igual a cada añode su vida útil.
Desgaste de inventario Pérdida de mercadería por causas tales como robo, rompimiento y daño.
Diario general el tipo más simple de diario, solamente tiene dos columnas de dinero, una para los créditos y otra para los debitos. Este diario puede ser utilizado para todo tipo de transacciones, las cuales son trasladadas luego a las cuentas apropiadas del mayor.
Diario registro cronológico de transacciones que
muestran para cada transacción, los debitos y créditos que se deben ingresar en las cuentas especificas del mayor. El tipo más simple de diario se denomina un diario general.Dividendo una distribución de activos (generalmente efectivo) por una corporación a sus accionistas.
Doble tributación concepto de gravar a una corporación por sus ganancias y luego gravar a los accionistas cuando las ganancias de la corporaci6n se distribuyen como dividendos.
Empresa de un solo propietario negocio no constituido como corporación de propiedad de un solo individuo.
Entidad de negocios unidad económica que controla recursos, incurre en obligaciones y se dedica a actividades de negocios.
Estado de flujos de efectivo estado de actividad que muestra los detalles de las actividades de la compañía que incluyen efectivo durante un periodo de tiempo.
Estado de posición financiera también llamado balance general.
Estado de resultados estado financiero que resume los resultados de las operaciones de un negocio asociando su ingreso y gastos relacionados con un periodo contable particular. Muestra la utilidad o Pérdida neta.
Estado financiero declaración de información considerada cierta, expresada en términos monetarios.
Estados financieros clasificados estados financieros en los cuales se agrupan rubros similares y se muestran subtotales para ayudar a los usuarios en el análisis de los estados.
Estados financieros comparativos estados financieros de una compañía durante dos o mas años, presentados en un formato de varias columnas para facilitar la comparación.
Estados financieros consolidados estados financieros que muestran las actividades combinadas de una compañía matriz y sus subsidiarias.
Estructura de capital combinación de pasivos y de patrimonio de los propietarios utilizada en la financiación de los activos totales. La estructura de capital se describe por el "lado derecho" del balance general.
Factoring transacciones en las cuales un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institución financiera (comúnmente conocida como obtiene dinero en préstamo pignoran sus cuentas por cobrar como garantía colateral.
Flujos de efectivo negativos pago de efectivo que reduce el saldo de efectivo de la empresa.
Flujos de efectivo positivos aumentos en el efectivo que agregan al saldo de efectivo de la empresa.
Ganancia aumento en el patrimonio de propietarios resultante de una transacción diferente a obtener ingresos o inversión por parte de los propietarios. El ejemplo mas común es la venta de un activo a un precio por encima del valor en libros.
Gastos costos de los bienes y servicios utilizados en el proceso de obtención de ingresos.
Gastos de operación método de depreciacion que asigna el costo de un activo (menos cualquier valor residual) en igual forma a cada año de su vida útil.
Gastos prepagados activos que representan el pago por adelantado de los gastos de periodos contables futuros. A medida que el tiempo pasa, se hacen asientos de ajuste para transferir los costos relacionados de la cuenta del activo a una cuenta del gasto.
Impuestos sobre la renta diferida cuenta del pasivo para pagar los impuestos sobre la renta que han sido pospuestos a la declaración del impuesto sobre la renta de un año futuro. En algunos casos, esta cuenta puede ser también una cuenta del activo que representa los impuestos sobre la renta que se deben ahorrar en declaraciones de años futuros.
Incumplimiento incapacidad para pagar intereses o el principal de un pagare en la fecha de vencimiento.
Inflación incremento en el nivel general de precios, que da como resultado un descenso en el poder de compra de la unidad monetaria.
Información de propósito general que tiene como finalidad satisfacer las necesidades de múltiples usuarios interesados en las actividades financieras de una empresa en lugar de estar adaptada a las necesidades de informaci6n especificas de un usuario.
Información pública información que por ley está disponible al público general. Incluye los estados financieros anuales de las compañías de propiedad pública.
Ingreso no ganado o diferido obligación de entregar bienes o de prestar servicios en el futuro, partiendo del recibo de un pago anticipado.
Ingresos aumentos en los activos de la empresa como resultado de las actividades orientadas hacia las utilidades.
Integridad cualidades de inclusión completa, sin interrupción, no alterado, sano, honesto y sincero.Inventario mercadería que se tiene para ser revendida a los clientes.
Junta directiva personas elegidas por los accionistas de una corporación para fijar políticas
corporativas y contratar gerentes y funcionarios.Margen de utilidad bruta utilidad bruta expresada en un porcentaje de las ventas netas. También llamada la tasa bruta de utilidades.
Mayor sistema contable que incluye un registro separado para cada renglón que aparece en los estados financieros. En forma colectiva, se hace referencia a estos registros como al mayor de la compañía. En forma individual, se hace referencia a estos registros como a las cuentas del mayor.
Método de depreciacion en línea recta enfoque ampliamente utilizado para reconocer un monto igual de gasto de depreciacion en cada periodo de la vida útil de un activo depreciable.
método primeras en entrar, primeras en salir (peps) o fifo método para calcular el costo del inventario y el costo de los bienes vendidos con base en el supuesto de que la primera mercadería adquirida es la primera mercadería vendida y que el inventario final consta de los bienes adquiridos mas recientemente.
Notas (a los estados financieros) revelaciones complementarias que acompañan los estados financieros. Estas notas proporcionan a los usuarios diversos tipos de información considerada necesaria para la interpretación apropiada de los estados.
Participación en el mercado participación porcentual de las ventas totales de una compañía dentro de su industria.
Pasivos deuda u obligaciones de una entidad producto de transacciones pasadas. Representan los derechos de los acreedores en los activos de la empresa.
Pasivos corrientes pasivos existentes que deben ser cubiertos utilizando los activos corrientes de la empresa.
Patrimonio de accionistas patrimonio de propietarios de una empresa organizada como corporación.
Patrimonio del propietario exceso de activos sobre pasivos. Cantidad de la inversión del propietario en el negocio, mas utilidades de operaciones exitosas que han sido retenidas en el negocio.
Pérdida disminución en el patrimonio del propietario, resultante de cualquier transacción diferente de un gasto o de un distribución a los
propietarios. El ejemplo mas común es la venta de un activo a un precio por debajo del valor en libros.
Pérdida neta disminución en el patrimonio del propietario que resulta de operaciones no rentables.
Pérdidas por deterioro pérdidas de inventario resultantes de robo, daño o rotura.
Periodo contable periodo de tiempo cubierto por un estado de resultados. Un año es el periodo contable de gran parte de la presentación de informes financieros, pero los estados financieros están preparados también por compañías para cada trimestre del año y para cada mes.
Perspectivas del flujo de efectivo probabilidad de que una empresa pueda proporcionar a un inversionista un retorno sobre su inversión y el retorno de esa inversión.
Principio de asociación principio de contabilidad generalmente aceptado que determina cuando deben anotarse los gastos en los registros contables. El ingreso obtenido durante un periodo contable se asocia (compensa) con los gastos incurridos en la generación de este ingreso.
Principio de realización principio de contabilidad generalmente aceptado que determina cuando se debe registra el ingreso a los registros contables. El ingreso se realiza cuando se prestan los servicios a los clientes o cuando se les entregan los bienes vendidos.
Principio del periodo de tiempo para proporcionar a usuarios de los estados financieros información oportuna, la utilidad neta se mide durante periodos contables relativamente cortos de igual duración. El periodo de tiempo cubierto por un estado de utilidades se fija por el periodo contable de la compañía.
Principios de contabilidad generalmente aceptados principios que proporcionan el marco para determinar que información será incluida en los estados financieros y como debe ser presentada.
Pronostico financiero plan de operaciones financieras para algún periodo futuro.
Razón corriente activos corrientes divididos por los pasivos corrientes. Medida de la capacidad de pago de deuda de corto plazo.
Razón de endeudamiento pasivos totales divididos
por activos totales. Representa la porción de los activos totales financiados con deuda, en lugar de hacerlo con patrimonio.
Razón de liquidez inmediata activos de liquidez inmediata (efectivo, valores negociables y cuentas por cobrar) divididos por los pasivos corrientes. Una medida de la capacidad de pago de deuda de corto plazo.
Rendimiento de activos utilidad operacional expresada como porcentaje de los activos totales promedio. Una medida de la eficiencia con la cual la gerencia utiliza los activos de un negocio.
Resultados cuenta resumen en el mayor, en la cual las cuentas de ingresos y gastos se cierran al final del periodo. El saldo (saldo crédito para una utilidad neta, saldo debito para una Pérdida neta) se transfiere a la cuenta de capital del propietario.
Retorno de la inversión pago a un inversionista del monto invertido originalmente en otra empresa.
Retorno sobre la inversión pago de una cantidad (interés, dividendos) por utilizar el dinero de otros.
Sistemas contables. El personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar información contable y comunicarla a quienes toman decisiones.
Sociedad de responsabilidad limitada sociedad en la cual todos los socios pueden participar en la administración, pero tienen una responsabilidad limitada por las acciones de los demás socios. Una forma relativamente nueva de organización, que ahora se utiliza ampliamente en asociaciones de profesionales, tales como contadores, médicos y abogados.
Sociedad forma de organización de negocios no constituida como corporación, en la cual dos o más personas se asocian voluntariamente con el fin de realizar actividades de negocios.
Sociedad limitada sociedad que tiene uno o más socios limitados, así como uno o más socios gestores.
Solvencia tener la capacidad financiera para pagar deudas a medida que se vencen.
Supuesto de empresa en marcha supuesto, hecho por los contadores, de que un negocio operara en el futuro previsible a menos que evidencia específica sugiera que no es un supuesto razonable.
Tabla de amortización tabla que indica la forma como se asignan los pagos en cuotas entre el gasto de interés y los pagos del principal.
Teneduría de libros dimensión de trabajo de oficina de la contabilidad que incluye el registro diario de las transacciones de rutina de una empresa.
Usuarios externos individuos y otras empresas que tienen un interés financiero en la empresa que presenta los informes, pero no están involucrados en las operaciones diarias de esa empresa (por ejemplo, propietarios, acreedores, sindicatos, proveedores, clientes habituales).
Utilidad (o Pérdida) antes de impuestos de renta un subtotal que aparece en un estado de resultados corporativo. Representa el ingreso total, menos todos los gastos diferentes a los impuestos de renta. Los impuestos de renta se deducen entonces para determinar la utilidad o Pérdida neta.
Utilidad bruta ingreso de ventas netas menos el costo de los bienes vendidos.
Utilidad neta aumento en el patrimonio del propietario que resulta de operaciones rentables. También se considera utilidad neta el exceso de ingresos obtenidos sobre los gastos relacionados para un periodo dado.
Utilidades acumuladas o retenidas porción del patrimonio de los accionistas que resulta de la retención de utilidades en el negocio. Consta de las utilidades de toda una vida (o Pérdidas) de una corporación, menos todos los dividendos.
Utilidades por acción utilidad neta aplicable a las acciones comunes divididas por el promedio ponderado del numero de acciones comunes en circulación durante el año.Utilidades retenidas porción del patrimonio de accionistas que se ha acumulado como resultado de
operaciones rentables.
Valor en libros de la acción patrimonio de accionistas representado por cada acción común, calculada dividiendo el patrimonio de accionistas comunes por el número de acciones comunes en circulación.
Valor presente suma que un inversionista conocedor pagaría hoy por el derecho a recibir flujos de efectivo futuros. El valor presente siempre es menor que la suma de los flujos de efectivo futuros porque el inversionista requiere un retorno sobre la inversión.
Valor presente (de una suma futura) suma de dinero que un inversionista informado pagaría hoy por el derecho a recibir monto futuro, con base en una tasa de rendimiento requerida por el inversionista.
Valor residual (de salvamento) porción del costo de un activo que se espera recuperar mediante la venta o el intercambio del activo al final de su vida útil.
Valores negociables inversiones altamente liquidas, principalmente en acciones y bonos, que se pueden vender a precios de mercado cotizados en las bolsas de valores organizadas.
Ventas netas el ingreso de ventas brutas menos las devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. Medida mas ampliable utilizada del volumen de ventas en pesos; generalmente la primera cifra que se muestra en un estado de resultados.
Vida útil periodo de tiempo en el que se espera que un activo depreciable sea útil al negocio. Este es el periodo sobre el cual el costo del activo es asignado al gasto de depreciacion.
3.2. PRINCIPIOS CONTABLES
Los principios contables están basados en regulaciones o circulares de las autoridades
normativas, en convenciones que han demostrado ser validas a lo largo del tiempo y que
poseen una racionalidad que ha permitido transformarlas en principios. El concepto de
convención no tiene otro significado que el de un “acuerdo“, similar al que empleamos a diario
en nuestra actividad diaria como es el caso de manejar un automóvil por el lado derecho de una
calle, detenernos con las luces rojas de un semáforo y avanzar con luz verde, etc. En este
punto nos dedicaremos a la interpretación y análisis de estos principios de contabilidad que
sirven de base a los estados financieros. No obstante, es necesario examinar los principios
contables desde el punto de vista del Colegio de Contadores, que se expresa a través de sus
diferentes boletines técnicos, se puede advertir que el término "principio" se utiliza, a veces,
como un concepto básico y, en otros casos, para referirse a procedimientos o normas de
contabilidad.
Los Principios Contables están incorporados en el Boletín Técnico N°1 del Colegio de
Contadores. Este Boletín tiene como objeto dejar establecida la teoría básica, en el cual se
fundamentan los principios y normas generales de la contabilidad financiera en Colombia.
En estos principios se muestra los objetivos primarios de la contabilidad y las características
que deben tener la información financiera y los estados económicos–financieros básicos de uso
común para todas las empresas.
1) Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en
contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto
se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad los distintos intereses en juego en una entidad dada. Este principio en el fondo es
el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto".
2) Entidad Contable: Este principio nos señala que la empresa es un ente distinto de sus
dueños, que posee recursos y fines propios y que por lo tanto los hechos económicos
deben ser registrados con total independencia de las influencias que ellos puedan ejercer.
Este principio apoya la gestión de la empresa, pues revela aquellas acciones que puedan
realizar los propios dueños, al disponer de los recursos de la empresa en otros fines
distintos al objetivo del negocio.
3) Empresa en Marcha: Este principio nos señala que la empresa perdurará en el tiempo, y
que por lo tanto sus recursos, bienes y derechos adquiridos serán invertidos en desarrollar
las operaciones de la empresa, y por lo tanto su valor de liquidación o de venta no adquiere
importancia. Debido a la exigencia de distintos tipos de valor la empresa debe adoptar el
concepto de “valor económico” auque este sea superior al “valor de liquidación”, sólo en el
caso que exista evidencia fundada que la empresa pondrá término a sus operaciones se
debe utilizar el segundo concepto.
4) Bienes Económicos: Este principio nos dice que los estados financieros se refieren a
hechos, recursos, y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos
monetarios. La contabilidad es capaz de registrar sólo eventos económicos susceptibles de
ser registrados contablemente (información cuantitativa).
5) Moneda: En contabilidad financiera sólo se registran los hechos que pueden ser
expresados en términos monetarios. El estado de ánimo personal de trabajadores de la
empresa no registran o anota porque no se puede medir objetivamente en términos
monetarios. Lo mismo sucede con una multiplicidad de hechos que se da en la empresa, no
cuantificable monetariamente, sólo se registran aquellas transacciones o hechos
económicos que tienen una expresión monetaria. El deterioro de la moneda causado por la
inflación hace necesario aplicar mecanismos de ajustes para corregir las distorsiones.
6) Periodo de Tiempo: La contabilidad procesa información con el fin de preparar distintos
informes o estados financieros tales como el Balance General, Estados de Resultados, etc.;
los cuales pueden estar referidos a un ciclo normal de operaciones, o bien tengan que
ajustarse al periodo de un año como lo impone la ley de Colombia. Sin embargo, la propia
empresa puede definir periodos distintos dada la naturaleza particular de sus operaciones, o
como en el caso de empresas que por ley son fiscalizadas por entes como las
Superintendencia de Valores y Seguros.
7) Devengado: "La determinación de los resultados de operación y la posición financiera
deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque éstos
hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos
puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan". Un
ejemplo de esto son las ventas a plazo, las que son registradas en el momento que se
produce la facturación, con lo que se genera a veces, que existan existencias de productos
terminados que se ubican físicamente en la empresa, aunque éstas están vendidas.
8) Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o
sea cuando la operación que las origina quede perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos
los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el
concepto "realizado" participa del concepto de devengado". Si una empresa coloca un
pedido, este hecho no será suficiente para contabilizar la venta, ni mucho menos para
reconocer su resultado, lo cual sólo será posible cuando el cliente haya recibido los bienes
o servicios adquiridos.
9) Costo Histórico: "El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción,
adquisición o canje), salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación
de un criterio diferente, (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del
valor de la moneda no constituyen alteraciones a este principio, sino meros ajustes a la
expresión numeraria de los respectivos costos".
Es cierto que el registro inicial de las operaciones se basa en costos históricos, pero, a
estas alturas del desarrollo teórico y práctico de la contabilidad, son muchas las
excepciones a la aplicación de este concepto de valor cuando se trata de representar
diferentes partidas en los estados financieros. Así ocurre, por ejemplo, cuando se aplica el
criterio de valuación de "costo o mercado, el que sea más bajo", ya sea que se trate de
inventarios o de valores mobiliarios. También constituye una excepción la existencia de
algunas partidas que se rigen para su valorización, de acuerdo a una moneda extranjera.
En oportunidades relativamente recientes, se han puesto en práctica en nuestro país
normas conducentes a expresar los bienes del activo fijo tangible a su valor de reposición,
mediante una "retasación técnica" de los mismos. Esto último representa una nueva
excepción al criterio de costo histórico, y, a este respecto, cabe señalar que cada día con
mayor frecuencia se plantea la posibilidad de reemplazarlo por valores económicos
actuales, en atención a que éstos tendrían una base más real para su aplicación en el
campo de las decisiones empresariales.
10) Objetividad: "Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan
pronto sea posible medir esos cambios objetivamente".
En un sentido amplio, cuando se dice que alguien actúa con "objetividad" se quiere
significar que lo hace libre de prejuicios o de intereses personales. Precisamente por esto
es que se ha señalado que se trata de una de las características del conocimiento científico
que debe, en consecuencia, estar siempre presente en el desarrollo de la investigación
científica.
Si en contabilidad nos limitáramos a considerar exclusivamente la acepción anterior, tal vez
no sería necesario adoptar un principio de "objetividad", por cuanto ella debe presidir todo
el quehacer contable y, principalmente, aquel que está relacionado con la información que
se obtiene en una entidad. Sin embargo, el llamado principio de objetividad apunta más
bien a la necesidad de reconocer los cambios en la estructura económica de una empresa,
sobre la base de una "medición objetiva". A este respecto debe recordarse que la
información contable es siempre una aproximación a la realidad, lo que implica que, si bien
es cierto existen algunos hechos que han podido ser medidos con absoluta precisión, hay
otros que están influidos, en algún grado, por las convenciones contables y los juicios
personales.
A manera de ejemplo, examinemos algunas operaciones a objeto de ilustrar en qué casos
podemos afirmar que se trata de hechos ciertos, y en qué casos reconocer que estamos en
presencia de una aproximación a la realidad. Si el balance de una empresa señala un saldo
en caja de $ 120.000, y mediante un arqueo realizado en la misma fecha del estado
financiero se ha verificado dicho saldo, no cabe la menor duda que se trata de una
información incuestionable. Otro tanto ocurrirá con el saldo en una cuenta corriente
bancaria, en la medida que se vea confirmado por una conciliación realizada a base de la
información proporcionada por la institución financiera. También se tratada de un hecho
cierto la existencia de una obligación documentada por medio de una letra aceptada a un
proveedor, por un monto determinado. El registro de una provisión que, como sabemos,
corresponde a una obligación contabilizada sobre una base estimativa, constituye
evidentemente una situación que difiere de los ejemplos antes presentados. Cuando se
estima la vida útil de un bien del activo fijo tangible con el objeto de proceder a su
amortización, está implícito un margen de error por cuanto, difícilmente, alguien podría
pretender exactitud en esta materia. El reconocimiento de que existen diferentes métodos
de valorización de las existencias, implica distintas formas de aproximación a la realidad, y
la adopción de uno de ellos responde a un juicio personal. A veces se identifica la
objetividad con la existencia de documentos probatorios que han servido de base para el
registro de una operación. Sin desconocer la importancia de la documentación, los
ejemplos presentados nos están indicando que no siempre es el elemento básico para
reconocer un cambio en la estructura económica de una entidad. Es más, en algunos casos
debemos apartarnos del contenido formal de un determinado documento, como ocurre en
el caso de un contrato en que se especifica una tasa de interés real que no guarda relación
alguna con aquella prevaleciente en el mercado. En consecuencia, desde el punto de vista
contable, la objetividad debe calificarse, por una parte, evaluando la documentación
existente y, por otra, la calidad de las técnicas de aproximación utilizadas.
11) Criterio Prudencial: "La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad requiere
que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos
entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación
de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la
selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante
dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser
afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a
una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser
suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se
aplicó".
Como se ha dicho anteriormente, la información contable es una aproximación a la
realidad. A este respecto, no cabe la menor duda que el desarrollo de la teoría y práctica de
la contabilidad ha permitido, a través del tiempo, ir creando técnicas que han servido para
disminuir el campo de incertidumbre, que es propio de esta disciplina. Sin embargo, esto no
fue siempre así, y de ahí que en el pasado al "criterio prudencial", conocido también como
"criterio conservador", se le asignara una mayor importancia, por cuanto servía para
resolver, mediante una regla de relativa fácil aplicación, aquellas situaciones que ofrecían
diferentes opciones para su expresión contable.
Dicha regla consiste en que, con relación a los valores que se presentan en los estados
financieros y frente a varias opciones posibles, se adopte, tratándose del activo y de los
ingresos económicos, aquella que represente un menor valor; y, tratándose del pasivo y de
los gastos, aquella que resulte de mayor valor. Se ha dicho que este criterio, que implica
una posición pesimista respecto del patrimonio de una empresa en marcha, de alguna
manera fue influido en sus inicios por una actitud conservadora sustentada por las
instituciones bancarias, al examinar los estados financieros con vistas al otorgamiento de
un crédito. La aplicación indiscriminada del "conservadurismo" puede llevar, y de hecho así
ha ocurrido muchas veces, a distorsionar la información contable en una forma tal que se
contradiga con los objetivos mismos de la contabilidad, de los estados financieros y de otros
conceptos básicos que conforman la teoría contable. Por esta razón es que el criterio
conservador ha sido sometido a frecuentes críticas en el campo de la teoría, y a una menor
aplicación en el campo de la práctica.
En la práctica no es tan cierto que el profesional se vea enfrentado permanentemente a la
elección de una entre varias opciones igualmente válidas. Lo que si es cierto es que para el
registro de determinados hechos económicos existen, muchas veces, diferentes
procedimientos de contabilidad (métodos de valorización de existencias, métodos de
amortización, ate.). Sin embargo, estos procedimientos generalmente no son opcionales,
puesto que la elección depende de las variables concurrentes en cada caso particular. En
otras palabras, en la medida en que frente a un problema contable se analice en
profundidad cuál es el procedimiento técnicamente más aceptable, la adopción de éste
implica dejar de lado otros que no cumplan con tal condición.
Por lo tanto, el avance de la disciplina contable ha tendido a reemplazar el criterio
conservador por la aplicación del criterio técnico más apropiado en cada circunstancia. Sin
embargo, el criterio conservador o prudencial está tan arraigado que es indudable su
influencia en la dictación de normas contables por aquellos organismos que tienen
atribuciones para ello.
12) Significación o Importancia Relativa: "Al ponderar la correcta aplicación de los principios
y normas debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se
presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin
embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a
los estados financieros considerados en sui conjunto. Desde luego no existe una línea
demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el
mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las
circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos,
pasivos, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable".
En algunos casos la aplicación estricta de la técnica contable a determinadas
operaciones puede implicar un desarrollo excesivamente laborioso, en circunstancias
que las cifras involucradas son irrelevantes. Frente a una situación de esta naturaleza,
la contabilidad puede optar por un procedimiento más práctico, aun cuando menos
apegado a la teoría contable.
Tal es el caso, por ejemplo, de adquisiciones de material de escritorio de escaso
valor. Mientras no se consuma, constituiría un recurso o activo de la empresa que
debería imputarse gradualmente como un gasto a medida que se vaya utilizando. Sin
embargo, la aplicación del principio de significación o importancia relativa permite
que la cantidad desembolsada se impute de inmediato como un gasto”.
13) Uniformidad: "Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser
uniformemente aplicados de un período a otro. Cuando existen razones fundadas para
cambiar de procedimiento deberá informarse este hecho y su efecto".
Puesto que la contabilidad admite, en el caso de ciertas operaciones, la aplicación de
dos o más procedimientos técnicamente aceptables, aun cuando puedan tener un
distinto efecto en el resultado económico, es necesario que se mantenga
indefinidamente el procedimiento adoptado con el fin de que los resultados de cada
período sean medidos sobre una base común.
Como es fácil advertir, este principio adquiere especial importancia desde el punto de
vista de los usuarios externos, por cuanto de otra manera la información podría verse
afectada por cambios en la metodología aplicada que no sean de su conocimiento.
En todo caso el principio de uniformidad no implica que un procedimiento
adoptado deba mantenerse rígidamente a través del tiempo, puesto que pueden
existir razones fundadas que justifiquen su cambio. Si esto ocurre, deberá divulgarse
dicho cambio junto con informar sobre el efecto que él ha tenido en el resultado del
ejercicio.
14) Contenido de Fondo sobre la Forma: "La contabilidad pone énfasis en el contenido
económico de los eventos, aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento
diferente".
En algunas ocasiones la aplicación de disposiciones legales hace que el tratamiento
de ciertos eventos sea distinto de aquel que correspondería al considerar su efecto
exclusivamente desde el punto de vista económico. El principio en estudio, atendido el
hecho de que la contabilidad debe expresar con la mayor fidelidad posible la
repercusión económica de la operaciones realizadas por una empresa, apunta a que
en tales situaciones controvertidas prevalezca lo económico por sobre lo legal.
Las disposiciones legales de carácter impositivo constituyen, en muchos casos, un
ejemplo típico de la discrepancia señalada. Así es como hay ciertos desembolsos
hechos por una empresa, que para ella representan un gasto y que, sin embargo, no
son reconocidos como tales por la legislación tributaria. En este caso la empresa
registra el desembolso como un gasto, sin perjuicio de ajustar extracontablemente su
resultado económico para satisfacer tributos correspondientes.
Sin embargo, no siempre es posible aplicar este principio en toda su extensión, por cuanto
en algunos casos la ley o alguna norma dictada en virtud de ella no se limita a considerar
un tratamiento distinto del que correspondería desde el punto de vista económico, sino que
señala taxativamente el procedimiento contable a aplicar
15) Dualidad Económica "La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida
doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos
establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de
los diversos pasivos contraídos".
El principio de dualidad económica es el principio fundamental en que se basa la contabili-
dad, que no es otra cosa que el reconocimiento de un hecho cierto que se puede
constatar en toda entidad, y que consiste en que el total de sus recursos es igual al total
de los derechos existentes sobre ellos. Lo anterior se puede expresar mediante la
siguiente Igualdad:
Recursos = Derechos
Los derechos sobre los recursos pueden referirse, por una parte, a las obligaciones
contraídas por la empresa a favor de terceros y, por otra, a las obligaciones a favor del o
de los dueños de la entidad. Haciendo esta última distinción, la igualdad puede
expresarse en los siguientes términos:
Recursos = Derechos de terceros + Derechos del o de los dueños
Ahora bien, cada uno de los términos incluidos en la igualdad recibe una denominación
técnica desde el punto de vista de la contabilidad. Así, los recursos se conocen con el
nombre de "activo", los derechos a favor de terceros con la denominación de "pasivo" y,
por último, los derechos a favor del o de los dueños, con el nombre de "patrimonio".
Por lo tanto la misma igualdad se expresa así:
Activo = Pasivo + Patrimonio
Esta igualdad se mantiene durante toda la vida de la empresa, cualquiera que sea el
número de operadores que se realice y el grado de complejidad que ellas puedan tener.
Para que se cumpla esta condición, cada vez que algún concepto del activo o del pasivo o
del patrimonio sufra una variación como consecuencia de una operación efectuada,
necesariamente debe afectarse también, a lo menos, algún otro concepto de la igualdad.
Puesto que por cada operación efectuada deben modificarse, por lo menos, dos partidas
integrantes de la igualdad, es que se dice que la contabilidad basada en el principio en
estudio se desarrolla de acuerdo al "método de la partida doble".
16) Relación Fundamental de los Estados Financieros: "Los resultados del proceso contable
son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un
estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí".
Una interpretación del enunciado de este "principio" podría ser la de que toda la información
que requiere una empresa sería satisfecha con la preparación de un balance general y de
un estado de resultados. Sin perjuicio de reconocer la importancia de estos estados como
culminación del período o ejercicio económico de una entidad, tal interpretación sería
limitada, toda vez que el sistema contable debe estar estructurado para proporcionar
permanentemente todo tipo de información, ya sea por medio de estados estandarizados, o
bien a través de informes especiales destinados a satisfacer cualquier tipo de
requerimiento.
Otra interpretación sería la de que se ha querido poner énfasis en los estados finales de
contabilidad, es decir, en aquellos que resumirían todo el proceso contable ocurrido en un
ejercicio. Si fuera esto lo que se ha pretendido señalar, se trataría de una declaración sólo
parcial, por cuanto no incluiría al estado de flujos de efectivo. Tanto es así que el propio
Colegio de Contadores, en su Boletín Técnico Nº 50, de 10 de octubre de 1995, establece
lo siguiente:
"Cuando se emitan estados financieros básicos con el propósito de reflejar la situación
financiera y los resultados de las operaciones de las empresas, deberá presentarse,
conjuntamente con el balance general y el estado de resultados, como estado financiero
básico, el estado de flujo de efectivo".
17) Objetivos generales de la información financiera: "La información financiera está
destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios.
También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales,
el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada",
La sola denominación de este "principio" deja en evidencia que se están confundiendo
principios o postulados, que son conceptos básicos, con objetivos de la contabilidad y de los
estados por medio de los cuales se proporciona la información referente a una empresa.
Efectivamente, cualquiera sea la conceptualización de los objetivos de la contabilidad, ella
no puede dejar de lado el hecho de que se trata de proporcionar información a los distintos
usuarios de la misma, razón por la cual parece innecesario darle, además, el carácter de un
principio.
En cuanto a la presunción de "que los usuarios están familiarizados con las prácticas
operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada", ella
parece desconocer que, en todo momento, la contabilidad debe adecuar los estados de
información, presentándolos en forma tal que se encuentren al alcance de las personas que
normalmente tomarán conocimiento de su contenido, y que eventualmente lo utilizarán para
la toma de decisiones. En otras palabras, si los usuarios no tuvieran acceso a la información
por no estar ella adecuadamente expuesta, querría decir que no se estaría dando debido
cumplimiento a los objetivos mismos de la contabilidad.
18) Exposición: "Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación
básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación
financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren".
La sola presentación de las diferentes partidas que integran los estados financieros no
siempre es suficiente para proporcionar a sus usuarios toda la información relacionada con
la gestación de determinadas operaciones, como así también de los criterios seguidos para
su registro y valorización. Es por ello que, actualmente, existe una tendencia a hacer más
transparente el contenido de los estados financieros mediante "notas explicativas", que
forman parte integrante de los mismos, y que están destinadas, precisamente, a facilitar su
lectura e interpretación.
3.3. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS
Al examinar los estados económicos financieros en relación con los principios antes
presentados, se aprecia más claramente el empleo de los mismos. Tomemos como base de
este análisis los informes de la empresa NOVEDADES INDUSTRIALES descritos en el capítulo
siguiente.
1) El Balance, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de tienen un encabezamiento que
se inicia con el nombre de la empresa, esto indica que la información en ellos contenida
corresponde a esa entidad, la que, de acuerdo con el principio de Entidad Contable (2), es
distinta del dueño o sus propietarios. En el caso de sociedad esta distinción es tan evidente
que en nuestro país tienen su propio Rol Único Tributario (RUT).
2) Todos los valores están expresados en pesos, de donde se comprueba que el principio
aplicado es el de la Moneda Común Denominador (5) de dichos registros.
3) El principio del Período de Tiempo (6) se observa también en el encabezamiento, pues,
como todo informe, tienen la fecha o período que cubre la información ahí presentada.
4) El Principio de Devengado (7) se refleja en las cuentas por cobrar del activo y por pagar del
pasivo. Lo contrario a este principio es la Contabilidad de caja o a base de efectivo, cuyo
empleo implica el registro de las transacciones recién en el momento del cobro o pago, no
informándose las cuentas por cobrar ni las cuentas por pagar.
5) El Costo Histórico (9) está presente en el valor con que se registran los bienes, derechos y
obligaciones; y, por tratarse de una Empresa en Marcha (3), no en fase de liquidación o
término, los recursos y deudas no reflejan su valor estimado de liquidación (venta), sino,
precisamente, el valor de costo.
6) El principio de Dualidad Económica (15) o Partida Doble se hace evidente en la igualdad
del activo con el pasivo y patrimonio del Balance, igualdad que debe existir, no a veces,
sino siempre.
7) El principio de Equidad (1), el de Objetivos Generales de la Información Financiera (17) y el
de Exposición (18), se orientan hacia la información que requieren los usuarios de la
información contable.
8) El principio de Bienes Económicos (4) se relaciona con la función de la Contabilidad:
oportuno registro y medición de los hechos económicos posibles de cuantificar
monetáriamente.
9) El principio de Realización (8) se vincula a los ingresos económicos y a los costos
expirados y gastos, en cuanto obliga a precisar el momento o período en que debe
afectarse el Estado de Resultados. Por ejemplo, las ventas se entienden realizadas, para
efectos de contabilizarlas, en el momento en que se emite la factura o se hace entrega de
la mercadería.
10) El principio de Objetividad (10) se refiere a la oportunidad en que deben ser reconocidos e
informados los cambios en la estructura económica financiera de la empresa con
prescindencia de intereses particulares, lo que ocurre en tanto es posible medir
monetáriamente esos cambios.
11) El principio del Criterio Prudencial (11) o Conservador, se aplica como solución
conservadora frente a la elección entre varias alternativas. Por ejemplo, registrar el gasto
cuando se conoce y el ingreso económico cuando se produce. En definitiva, no adelantar
utilidades.
12) El principio de Significación o Importancia Relativa (12), es empleado para discriminar, por
ejemplo, si un recurso debe activarse o tratarse inmediatamente como gasto; o, enfatizar
los procedimientos por sobre valores o cantidades.
13) La Uniformidad (13) es aplicable para hacer posible la comparación de valores entre los
ejercicios; es decir, mantener en lo posible los procedimientos seleccionados sin producir
cambios a otros con lo que se pueda alterar la consistencia de cifras y resultados.
14) El principio de Contenido de Fondo sobre la Forma (14), es empleado para distinguir entre
la técnica contable y la norma legal o reglamentaria, enfatizando la solución económica del
problema por sobre instrucciones alternativas, y
15) El principio de Relación Fundamental de los Estados Financieros (16), que explica por si
sólo la complementariedad de los informes de contabilidad; como la del Balance con el
Estado de Resultados y de estos con el Estado de Cambios en la Posición Financiera o con
los múltiples informes contables.
4. LA ECUACION CONTABLE
Una característica fundamental de cada estado de posición financiera es que el total de los
activos es siempre igual al total de los pasivos más el patrimonio de los propietarios. Este
acuerdo o saldo de los activos totales con el total de los pasivos y del patrimonio de los
propietarios es la razón por la cual a este estado financiero se llama balance general. Pero ¿por
qué los activos totales igualan el total de pasivos y el patrimonio de los propietarios?
Los totales en pesos a los dos lados del balance general son siempre iguales porque estos
dos lados son dos enfoques del mismo negocio. El listado de activos nos muestra qué cosas
posee la empresa; el listado de pasivos y de patrimonio del propietario nos dice quién
suministró estos recursos al negocio y cuánto fue suministrado por cada grupo. Todo lo que
una empresa posee ha sido suministrado a este bien ya sea por los acreedores o por el
propietario. Por consiguiente, los derechos totales de los acreedores más el derecho del
propietario son iguales a los activos totales de la empresa.
La igualdad de los activos por una parte y de los derechos de los acreedores y del
propietario por la otra se expresa en la siguiente ecuación contable:
ACTVIOS = PASIVOS + PATRIMONIO DEL PROPIETARIO$300.000 = $80.000 + $220.000
Las cantidades enumeradas en la ecuación fueron tomadas del siguiente balance general.
AGENCIA DE VIAJES VAGABOND
Balance general Diciembre 31 de 2004 en MM$
Activos Efectivo .................................... .
Documentos por cobrar ........... .
Cuentas por cobrar .................. .
Suministros .............................. .
Terreno .................................... .
Edificios ................................... .
Equipos de oficina ................... .
Total ......................................... .
$ 22.500
10.000
60.500
2.000
100,000
90,000
15,000
$300,000
Pasivos y patrimonio de propietarios
Pasivos:
Documentos por pagar . ..$ 41.000
Cuentas por pagar ....... . . 36.000
Salarios por pagar ....... . 3.000
Pasivos totales ............ . $80.000
Patrimonio de propietarios
Capital, Terry Crane $220.000
Total $ 300,000
El balance general es simplemente un estado detallado de esta ecuación. Para ilustrar esta
relación, compare el balance general de la agencia de viajes Vagabond con la ecuación
anterior.
Para enfatizar que el patrimonio del propietario es un derecho residual, secundario a los
derechos de los acreedores, con frecuencia es útil invertir los términos de la ecuación, de la
siguiente manera:
Activos - Pasivos = Patrimonio del propietario
300,000 - $80,000 = $220,000
Observe que si un negocio tiene pasivos que superan sus activos, el patrimonio del propietario
será una cantidad negativa.
Toda transacción de negocios, sin importar qué tan simple o compleja sea, puede expresarse
en términos de sus efectos sobre la ecuación contable. Una comprensión completa de la
ecuación y alguna práctica en su uso son esenciales para el estudiante de contabilidad.
Independientemente de si un negocio crece o se reduce, esta igualdad entre los activos y los
derechos contra los activos siempre se mantiene. Cualquier aumento en la cantidad de los
activos totales está acompañado necesariamente de un aumento igual en el otro lado de la
ecuación, es decir, por un incremento bien sea en los pasivos o en el patrimonio de los
propietarios. Cualquier disminución en los activos totales está acompañada necesariamente por
una disminución correspondiente en los pasivos o en el patrimonio de los propietarios. La
igualdad continua en los dos lados del balance general puede ilustrarse mejor tomando un
negocio totalmente nuevo como ejemplo y observando los efectos de las diversas
transacciones. Por tanto, revisemos los efectos de las transacciones del negocio de la empresa
“Copayapu” en una expresión detallada de la ecuación contable para las transacciones
efectuadas en el mes de noviembre de 2005.
Nov. 1 Juan Godoy empezó el negocio depositando $80,000 en una cuenta bancaria de la
empresa.
Nov. 3 Se compraron terrenos por $52,000, pagando en efectivo.
Nov. 5 Se compró un edificio por $36,000, pagando $6,000 en efectivo y emitiendo un
documento por pagar por los $30,000 restantes.
Nov. 17 Se compraron herramientas y equipo a crédito, $13,800.
Nov. 20 Se vendieron algunas de las herramientas a un precio de $1,800, igual a su costo,
por cobrar dentro de los 45 días siguientes.
Nov. 25 Se recibieron $600 en cobro parcial de una cuenta por cobrar de la venta de
herramientas.
Nov. 26 Se pagaron $6,800 en pago parcial de una cuenta por pagar.
Nov. 30 Se registraron $2,200 de ingreso de ventas en efectivo.
Nov. 30 Se pagaron $1,400 de gastos operacionales en efectivo, $200 para servicios públi-
cos y $1,200 para salarios.
La tabla siguiente muestra los efectos de estas transacciones sobre la ecuación contable.
=
día efectivo + Ctas. X Cobrar + Terreno + Edificio + Herramientas y
equipos = Dctos. X Pagar + Ctas. X Pagar + Capital, Juan
GodoyNov.1 80.000$ = 80.000$ Saldo 80.000$ = 80.000$ Nov. 3 52.000-$ 52.000$ =Saldo 28.000$ 52.000$ = 80.000$ Nov, 5 6.000-$ 36.000$ = 30.000$ Saldo 22.000$ 52.000$ 36.000$ = 30.000$ 80.000$ Nov.17 13.800$ = 13.800$ Saldo 22.000$ 52.000$ 36.000$ 13.800$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 20 1.800$ 1.800-$ =Saldo 22.000$ 1.800$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 25 600$ 600-$ =Saldo 22.600$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 13.800$ 80.000$ Nov. 26 6.800-$ = 6.800-$ Saldo 15.800$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 7.000$ 80.000$ Nov. 30 2.200$ = 2.200$ Nov. 30 1.400-$ = 1.400-$ Saldo 16.600$ 1.200$ 52.000$ 36.000$ 12.000$ = 30.000$ 7.000$ 80.800$
Estado de Flujo de Efectivo Estado de Resultados
Activos Pasivos Patrimonio del Propietario
El efecto de cada transacción se muestra en negrilla. Observe que los "saldos", que
aparecen en negrilla, son las cantidades que aparecen en los balances generales de Copayapu.
Observe también que la ecuación contable siempre permanece en equilibrio.
Al traspasar el resultado de las transacciones efectuadas en el mes de noviembre tendíamos
el siguiente balance general al 30 de eses mes del año 2005.
efectivo 16600 Pasivos:Ctas. X Cobrar 1.200$ Dctos. Por pagar 30.000$ Terreno 52.000$ Cuentas por pagar 7.000$ Edificio 36.000$ Pasivos Totales 37.000$ Herramientas y equipos 12.000$ Patrimonio del Propietario:
Juan Godoy,Capital 80.800$
Total 117.800$ Total 117.800$
COPAYAPUBalance General al 30 de noviembre de 2005
Activos Pasivos y patrimonios de propietarios
