Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de 2011 · Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas”. B.9 Decreto Núm.455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010, “Por

Año CVIII Panamá, R. de Panamá jueves 17 de noviembre de 2011 Nº 26914-B

CONTENIDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 430-2011-DMySC

(De viernes 29 de julio de 2011)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS YOBRAS QUE SE GENERAN EN EL MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO".

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 632-2011-DMySC

(De jueves 29 de septiembre de 2011)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DEBIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINSA CON CONSEJO DIRECTIVO”.

CONSEJO MUNICIPAL DE AGUADULCE / COCLÉAcuerdo Nº 43

(De jueves 25 de agosto de 2011)

POR MEDIO DEL CUAL SE RINDE HOMENAJE AL INSIGNE AGUADULCEÑO DR. OCTAVIO MÉNDEZPEREIRA, DESIGNANDO CON SU NOMBRE UN PARQUE Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.


(De martes 20 de septiembre de 2011)

POR EL CUAL SE OTORGA UNA AUTORIZACIÓN AL TESORERO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE AGUADULCE.


(De lunes 10 de octubre de 2011)

POR EL CUAL SE GESTIONA INCENTIVAR A LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE APOYEN ALBIENESTAR DEL DISTRITO DE AGUADULCE.


(De viernes 28 de octubre de 2011)

POR EL CUAL SE DECLARA UNA MORATORIA.

1No 26914-B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de 2011

No 26914-B Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de 2011 2


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS QUE SE

GENERAN EN EL MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

AGOSTO DE 2011


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G.

Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

ARMANDO ÁLVAREZ G. Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

LEÓN WONG

Supervisor

ZAIDA LINETH GONZÁLEZ R. JOSÉ DE LOS SANTOS VARGAS

Analistas


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director


REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

DESPACHO MINISTERIAL

EMILIO JOSÉ KIESWETER Ministro

LUIS V. VILLARREAL

Viceministro

JUAN CARLOS RODRÍGUEZ Secretario General

MAGELA KINKEAD

Directora de Administración y Finanzas

CALIXTO VILLARREAL Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional

RUBÉN PEREA

Jefe de Registro y Control del Gasto

NORIS PALACIOS Jefa de Tesorería

DARLING SOLÍS Jefa de Contabilidad

ORIS HERRERA

Jefa de Compras

ZADYA CERRUD Jefa de Bienes Patrimoniales

ACELA DE GONZÁLEZ

Analista de Organización y Sistemas Administrativos


Í N D I C E

INTRODUCIÓN I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo B. Base Legal II.

CONTROLES INTERNOS

A. Normas de Control Interno para el Área de Tesorería

a.1 Unidad de Caja en la Tesorería a.2 Utilización del Flujo de Caja en la Programación Financiera a.3 Conciliaciones Bancarias a.4 Garantía de Responsables del Manejo o Custodia del Fondo o Valores a.5 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores a.6 Control y Custodia de Fianza a.7 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos a.8 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería a.9 Transferencia de Fondos por Medios Electrónicos a.10 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo a.11 Depósito Oportuno en Cuentas Bancarias a.12 Arqueos de Fondos y Valores a.13 Requisitos de los Comprobantes de Pago recibidos por la Dirección de

Administración y Finanzas

B.

Controles Internos Específicos para el Departamento de Compras y Proveeduría

C.

Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad

c.1

Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad

c.2 Organización del Sistema de Contabilidad c.3 Conciliación de Saldos c.4 Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuentas y Devolución c.5 Integración Contable de las Operaciones Financieras c.6 Documentación Sustentadora c.7 Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera

D. Normas de Control Interno para el Área de Materiales, Suministros y Activos Fijos

d.1 Toma de Inventario Físico d.2 Descarte de Bienes de Activo Fijo


d.3 Protección de Bienes de Activo Fijo

E. Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto

e.1

Controles para la Programación de la Ejecución Presupuestaria

e.2 Control Previo de los Compromisos Presupuestarios e.3 Control de la Evaluación del Presupuesto III.

PROCEDIMIENTOS

A.

Programación de Adquisiciones

B. Solicitud Urgente o No Programada de Bienes al Departamento de Compras y Proveeduría

C. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Contado D. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Crédito E. Pago a través de la Gestión de Cobro del Tesoro Nacional F. Pago a través de la Gestión de Cobro por el Fondo Institucional G. Contratos por Servicios Especiales H. Contratos de Consultoría I. Contratos de Suministros J. Contratos de Arrendamientos K. Contratos de Obras L. Recepciones de Almacén LL. Recepción de Servicios M. Despacho de los Bienes en el Área de Almacén N. Registro de Inventario Perpetuo IV.

RÉGIMEN DE FORMULARIOS ANEXOS


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, conjuntamente con el Ministerio de Desarrollo Agropecuario ha colaborado en la elaboración de herramientas de instrucción, que contribuyan al fortalecimiento de la gestión, en materia de organización, control y regulación de sus procesos administrativos y fiscales para el manejo de los fondos y bienes públicos propios de la Institución. Para tal efecto, se ha elaborado el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS QUE SE GENERAN EN EL MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO. El presente documento consta de cuatro capítulos; en el primero, se presentan los aspectos generales del documento como el objetivo y la base legal , el siguiente capítulo presenta los controles internos relacionados a cada área involucrada en los procesos de adquisición, recepción y despacho de los bienes, posteriormente se presenta el capítulo de los procedimientos básicos, junto a los mapas de procesos correspondientes, el último capítulo muestra el régimen de formularios con sus respectivas descripciones y finalmente los anexos. Este documento está elaborado con la flexibilidad requerida a los cambios que se generan en la administración de cualquier ente, para lo cual estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los que deben ser remitidos a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo Proveer a la Administración de un manual de procedimientos para el manejo de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que se generan en esa Institución. B. Base Legal B.1 Constitución Política de la República de Panamá. B.2 Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”. B.3 Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, “Que regula la Contratación Pública y dicta otra

disposición”. B.4 Código Administrativo de la República de Panamá. B.5 Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006, “Por el cual se reglamenta la Ley

Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia”.

B.6 Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. B.7 Decreto Núm.420 de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se adopta el Manual General

de Contabilidad Gubernamental vigente. B.8 Decreto de Gabinete Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emite la

Resolución Núm.002 de 21 de julio de 2006. Por medio de la cual se establece el pago por transferencia electrónica de fondos como medio de pago en la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas”.

B.9 Decreto Núm.455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010, “Por el cual se oficializa el

Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas (Quinta Versión).


II. CONTROLES INTERNOS A. Normas de Control Interno para el Área de Tesorería a.1 Unidad de Caja en la Tesorería Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

Todos los recursos financieros serán centralizados para su manejo a través de la Sección de

Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

La Sección de Tesorería, distribuirá racionalmente los fondos, en función a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente.

Los fondos serán colocados en las áreas donde más se necesitan y ajustarlos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de gasto.

a.2 Utilización del Flujo de Caja en la Programación Financiera Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.

La Sección de Tesorería, será el responsable de elaborar la programación financiera apoyado en las siguientes definiciones de control:

Se utilizará el Flujo de Caja como proyección financiera, para identificar las necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad debe tener una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

a.3 Conciliaciones Bancarias Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería. Los saldos de las cuentas bancarias de la Sección de Tesorería, serán conciliadas con los

estados de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios con los registros contables.

La conciliación con los estados de cuentas remitidos por el Banco respectivo, debe referirse a los cheques pagados por éste, debiendo controlarse los cheques girados aún no pagados, identificando cheques en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico).

Debe conciliarse con la Sección de Tesorería, la totalidad de cheques girados por el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, contra la respectiva autorización de giro emitida y la información alcanzada por el Banco respectivo.


Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y registro de operaciones. Corresponde a la administración designar al funcionario responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador.

La Sección de Tesorería debe revisar periódicamente las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realización en forma oportuna y correcta.

a.4 Garantía de Responsables del Manejo o Custodia del Fondo o Valores El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldada por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

La Sección de Tesorería del Ministerio de Desarrollo Agropecuario velará por el cumplimiento y conformación de una garantía que resguarde los bienes administrados por el Ministerio.

La garantía, también denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger.

La garantía aplicada al ámbito de la tesorería está orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro de fidelidad a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrían incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, así como por otros riesgos inherentes a estos activos.

a.5 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores La entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:

- Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras.

- Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados.

- Uso de muebles con cerradura adecuada para guardar los cheques en cartera y los cheques no utilizados.


- Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.

- Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados.

- Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse y perforarse.

La Sección de Tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de cada situación.

La Dirección de Administración y Finanzas debe establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias del Ministerio. Asimismo, de ser necesario es conveniente efectuar la recaudación de ingresos, cobranzas y los pagos, a través de entidades del sistema financiero.

a.6 Control y Custodia de Fianza Los adelantos u otras operaciones financieras por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentación de una fianza, no pudiendo efectuar la Tesorería ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito. La fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada por la

Superintendencia de Banca y Seguros.

- Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la fianza es solidaria, incondicional, irrevocable y de realización automática.

- Custodia organizada de las fianzas.

- Control de vencimientos de fianza.

La Sección de Tesorería debe informar oportunamente a la administración sobre los vencimientos de las fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.

a.7 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membreteados y prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesorería. Los formularios utilizados para el movimiento de fondos estarán membreteados y

prenumerados por la Sección de Tesorería antes de su utilización.

El mecanismo de poner en el documento, el membrete del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.), obligando además a un mayor


cuidado en su custodia.

Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación.

Cuando la Sección de Tesorería reciba fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago de derechos, cobranzas, recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques bancarios, debe exigirse que éstos se giren a nombre del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, a fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

a.8 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar respaldados por su respectivo documento fuente. Esta documentación para ser sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos pagados, debiendo consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.

Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de gasto debidamente respaldados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

a.9 Transferencia de Fondos por Medios Electrónicos Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrónica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario de la contraseña respectiva.

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre el Ministerio de Desarrollo Agropecuario y otras entidades, agiliza la gestión financiera evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración por la velocidad que imprimen a las transacciones, éstos no generan documentación inmediata que sustenten la validez, propiedad y corrección de cada operación; aspecto que limita la aplicación de controles internos convencionales.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan informes automáticos, que deberán constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que


muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del facsímil es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.

a.10 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo

Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia haya establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, debe implementar procedimientos para su manejo y control.

El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, también denominado caja chica.

El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico, se justifica la autorización de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

Para su manejo y control deben elaborarse los procedimientos pertinentes que serán discutidos y aprobados por la Dirección de Administración y Finanzas, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

- Justificación y autorización correspondiente del Ministro de Desarrollo Agropecuario para su apertura.

- Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de autorización que comprenda como mínimo, a un custodio del fondo y un responsable de las autorizaciones en la ejecución del gasto.

La Dirección de Administración y Finanzas hará la designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.

Establecimiento de procedimientos y plazos de rendición y reposición del fondo.

Elaboración de informes periódicos de rendición de fondos, indicando los montos, función, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestariamente.

Corresponde al Director de Administración y Finanzas, velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo.

a.11 Depósito Oportuno en Cuentas Bancarias Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades públicas deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en la entidad bancaria de su preferencia en forma inmediata e intacta.

El Servidor Público encargado del manejo de fondos en la Sección de Tesorería, tiene la obligación de depositar los ingresos de manera íntegra e intacta en la cuenta bancaria


establecida por el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. La Dirección de Administración y Finanzas debe establecer por escrito esa obligación.

a.12 Arqueos de Fondos y Valores Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

La Sección de Tesorería, debe practicar los arqueos de fondos y valores por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.

Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del colaborador responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad.

La Dirección de Auditoría Interna levantará un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y por los colaboradores que intervienen en el arqueo.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situación de carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la Dirección de Administración y Finanzas y la Dirección de Auditoría Interna para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite.

El (la) Director(a) de Administración y Finanzas, podrá delegar por escrito las acciones de arqueo, al Jefe de Tesorería, al Contador o al Administrador. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes.

a.13 Requisitos de los Comprobantes de Pago recibidos por la Dirección de

Administración y Finanzas Las Tesorerías antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, debe exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por ley.

El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestación de un servicio.

La Dirección de Administración y Finanzas, a través de la Sección de Tesorería, realizará una verificación de la documentación sustentadora de los comprobantes de pago que entregan proveedores o contratistas al Ministerio de Desarrollo Agropecuario, como resultado de la transferencia de un bien o la prestación de algún servicio.

Corresponde a la Sección de Tesorería de la Dirección de Administración y Finanzas velar por el cumplimiento de esta Norma, bajo responsabilidad administrativa y legal, según corresponda.


B. Controles Internos Específicos para el Departamento de Compras y Proveeduría

El abastecimiento como una actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir con el suministro oportuno necesario de los recursos que requiera el Ministerio. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos, materiales y servicios que son requeridos.

En toda transacción de bienes y servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía y sostenibilidad.

La adquisición económica implica, adquirir bienes y servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Así mismo, las actividades en una entidad, deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado, la ejecución de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios, adoptando la aplicación del criterio de economía en sus actividades.

Todos los contratos, independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “PanamaCompra”.

En el caso de las Órdenes de Compra amparadas en un convenio marco, éstas no contarán con ningún tipo de restricción con respecto al monto.

Las adquisiciones que se han realizado por medio de un convenio marco, no deben tener prórrogas en la fecha de entrega de la mercancía.

Cuando por causas imputables, el contratista se retrase en la entrega de la obra, bien, servicio o proyecto, se le aplicará una cláusula penal, la cual será una multa entre el uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%), dividido entre treinta (30), por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. (Artículo 73 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

Para los efectos del establecimiento de este porcentaje, la entidad tomará en consideración, el impacto que el atraso en el tiempo de entrega de los productos, bienes o servicios, tenga sobre la gestión pública y el interés colectivo.

La Orden de Compra que no sea retirada por la persona natural a quien se le haya adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la Institución adjudicataria o por la persona expresamente autorizada por escrito, para tal evento, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de comunicación respectiva, será anulada y de tal situación se pondrá en conocimiento a la Dirección General de Contratación, para las sanciones que correspondan.

Cuando se requiera Fianza de Cumplimiento, ésta deberá ser entregada por el proveedor, a más tardar los cinco días hábiles después de refrendada la Orden de Compra.

El proveedor que no pueda cumplir con el plazo de entrega estipulado en la Orden de Compra, antes del vencimiento de dicho plazo, tendrá que solicitar prórroga con antelación al Departamento de Proveeduría y Compras, la cual deberá estar debidamente fundamentada y firmada por la persona natural, a quien se le haya adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la Institución adjudicataria o por la persona autorizada, para tal evento, adjuntando con ella copia de la presente Orden de


Compra. La citada solicitud de prórroga deberá ser presentada en papel simple habilitado con timbres fiscales por el valor de B/.8.00.

Corresponde a la Institución, aprobar o negar las solicitudes de prórroga que soliciten los contratistas. Los retrasos que fueran producidos por causas de fuerza mayor no imputables a estos o por caso fortuito, darán derecho a que se extienda el plazo del contrato por un periodo no menor al retraso. Las prórrogas modificarán, proporcionalmente, los términos establecidos, y se documentarán como adiciones o adendas al Contrato u Orden de Compra originalmente suscrito. (Ver Prórroga, artículo 95 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

La facultad para otorgar las prórrogas de un Contrato u Orden de Compra, así como para establecer el término de la prórroga es de la entidad contratante, tomando en consideración la urgencia o necesidad del suministro, servicio u obra contratados. (Ver Prórroga, artículo 95 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

Las solicitudes de prórrogas que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o para la ejecución de la obra, serán objeto de multas. La multa que se impondrá será entre el uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. (Ver Multa, Artículo 96 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

Cuando el contrato u Orden de Compra establezca que las entregas se podrán realizar en forma parcial o por renglones y el contratista solicita la prórroga de un renglón específico, se impondrá la multa, cuando haya mérito, sobre el valor de los bienes no entregados correspondientes a ese renglón, excluyendo el Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Corporales Muebles y la Prestación de Servicios o el Impuesto Selectivo al Consumo de ciertos Bienes y Servicios, cuando proceda.

En los contratos de obra y de servicios, en los cuales se estipule el pago parcial por avance de la obra o entrega de informe, la sanción se aplicará con base en la etapa dejada de ejecutar o el informe dejado de entregar por el contratista. (Ver Cálculo de la multa, Artículo 97, Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

Las solicitudes de prórroga que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo de entrega contenido en la presente Orden de Compra, será objeto de sanción pecuniaria, la cual se calculará según lo establecido. Sólo se concederá una prórroga al Proveedor sobre una Orden de Compra. El Ministerio se reserva el derecho de extender o no la vigencia de la prórroga por una sola vez.

En caso de incumplimiento de entrega pactada en la Orden de Compra por parte del Proveedor, cuando éste no haya solicitado prórroga o incumplida la prórroga una vez concedida, se procederá a rescindir la Orden de Compra transcurrido diez días hábiles, de existir fianza de cumplimiento ésta pasará a favor del Ministerio de Desarrollo Agropecuario y se aplicarán las sanciones, según lo establezca la Dirección General de Contrataciones Públicas. (Ver Artículo 100 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006).

En caso que la mora de entrega sea imputable al Ministerio de Desarrollo Agropecuario, por motivos de espacio u otro inconveniente, no se impondrá multa, siempre que se compruebe


la limitación y se complete el documento “Exoneración de Sanciones Pecuniarias”, autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas secuencialmente.

Las Órdenes de Compras, tanto al contado como al crédito, deben especificar claramente el lugar donde el proveedor debe entregar el bien o servicio, así:

Bienes que se entregarán en el Almacén de la Institución. Bienes que deben ser comprados en el Almacén del Proveedor. Compra directa en el local del Proveedor. Servicios Profesionales. Servicios prestados en la unidad solicitante.

Reparaciones:

Se harán en el taller del Proveedor. Las Órdenes de Compra al contado, se limitarán a los siguientes casos:

Cuando la adquisición del bien sea de carácter urgente y el comprador del Departamento de Compras y Proveeduría deba desplazarse al local del Proveedor para efectuar la compra.

Cuando la adquisición del bien o servicio sea de carácter urgente y el proveedor deba entregar el bien o servicio en el Almacén del Ministerio de Desarrollo Agropecuario.

En este caso los cheques serán custodiados y entregados al proveedor a través de la Sección de Tesorería.

Cuando el bien sea pequeño o de poco valor y el proveedor no está dispuesto a entregarlo en el Almacén.

Cuando se trate de compras urgentes de piezas de repuesto para autos o equipo y no sea posible obtenerlas al crédito.

Cuando se trate de boletos de viajes y ninguna agencia está dispuesta a conceder crédito.

Cuando se trate de servicios profesionales, por sumas menores de quinientos balboas.

Cuando se trate de compras de alimentos, alquiler de locales y otras adquisiciones para actividades de la institución, las cuales por su naturaleza no sea posible adquirirlas al crédito.

Compras durante el último trimestre del año fiscal, las cuales requieren de un tratamiento urgente, para que los pagos no queden en vigencia expirada.

Cualquier otra compra autorizada por el Director de Administración y Finanzas.

C. Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad

La Sección de Contabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas, tendrá la función de validar la información de los registros contables provenientes de los cobros realizados a través de Tesorería, así como la presentación de los Informes Mensuales generados para tal fin.


c.1 Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas y procedimientos adoptados, constituyen la base contable para la preparación y presentación de Estados Financieros y cualquier otra información financiera para la toma de decisiones.

La contabilidad tiene como misión producir información financiera sistematizada, íntegra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo criterios técnicos basados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables, lo que brinda garantía a los asociados de sus informes. La toma de decisiones debe estar basada en la información financiera preparada por la Sección de Contabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas.

c.2 Organización del Sistema de Contabilidad

Cada entidad debe organizar e implementar un sistema de contabilidad que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones.

La Dirección de Administración y Finanzas, a través de la Sección de Contabilidad, es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera a la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.

Una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre la validez de la información que produce la Sección de Contabilidad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento del control interno, orientado a que:

- Las operaciones se efectúen de acuerdo con las autorizaciones establecidas.

- Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas apropiadas, y en el período correspondiente.

- Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda.

- La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables establecidas y declaradas por el Ministerio de Desarrollo Agropecuario.

- Se produzcan los Estados Financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades del Ministerio.


c.3. Conciliación de Saldos Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por la Sección de Contabilidad, con la situación real.

Se define la conciliación como el procedimiento de comparación de información que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado.

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios.

La Sección de Contabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas, realizará conciliaciones de saldos a las siguientes cuentas:

Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios.

Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones (cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos individuales pueden además re-confirmarse con los acreedores o deudores, según corresponda.

Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los inventarios físicos.

c.4. Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuentas y Devolución Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de velar por la apropiada rendición documentada o devolución de montos no utilizados.

La Sección de Contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a la Dirección de Administración y Finanzas, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente.

c.5. Integración Contable de las Operaciones Financieras La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de información financiera.


La Sección de Contabilidad realizará los registros de las transacciones elaboradas por la Sección de Tesorería, para producir información actualizada y confiable para uso interno del Ministerio de Desarrollo Agropecuario.

La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida y confiable para la toma de decisiones de los empleados que administran fondos.

La Contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe los registros de las transacciones de presupuesto, tesorería, endeudamiento y otras áreas; los clasifica, sistematiza y ordena, para luego producir información actualizada y confiable, para uso interno del Ministerio.

En la Sección de Contabilidad se debe reflejar la integración contable de sus operaciones presupuestarias, operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros.

c.6. Documentación Sustentadora

Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.

La Sección de Contabilidad, recibirá la documentación sustentadora preparada por la Sección de Tesorería, la cual, muestra las sumas de los cobros recepcionados en los arqueos de caja.

La Sección de Contabilidad debe disponer de evidencia documental de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.

La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.

Corresponde a la Sección de Contabilidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.

Algunos criterios para velar que la documentación sustentadora esté completa son los siguientes:

- La documentación sustentadora es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones.

- Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejar la naturaleza de las operaciones y los correspondientes montos.

- Los documentos originales que respaldan transacciones deben cumplir con las disposiciones fiscales vigentes y estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

La documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos.


c.7 Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes. La Sección de Tesorería realizará los registros referentes a los ingresos originados en la

Tesorería.

Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la Dirección de Administración y Finanzas, así como para la toma de decisiones.

El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: Inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros contables pertinentes.

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la Sección de Contabilidad disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual son elaborados los informes y los estados financieros de la entidad.

El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el cumplimiento del plazo de presentación, compromete la responsabilidad del (de la) Director(a) de Administración y Finanzas y del Contador de la Sección de Contabilidad.

D. Normas de Control Interno para el Área de Materiales, Suministros y Activos Fijos

d.1 Toma de Inventario Físico

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

El Ministerio de Desarrollo Agropecuario, a través de la Unidad de Almacén, debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

Implementar un sistema que permita automatizar la información del inventario existente, mediante la identificación de los bienes a través de una codificación que lleve el control del material y equipo que entra a través de las compras y sale por medio de las solicitudes de materiales.

Realizar un inventario físico total de los materiales y equipos existentes por lo menos una vez al año.

Para efectuar una adecuada toma física de inventarios, es necesario que el (la) Director(a) de Administración y Finanzas, emita previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso.


El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación.

El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos.

d.2 Descarte de Bienes de Activo Fijo Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser descartadas oportunamente.

El descarte de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han perdido la posibilidad de ser utilizados en el ministerio, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:

- Obsolescencia: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y

avances tecnológicos. - Daño Deterioro:

Desgaste o afectación de los bienes, debido al uso continuo de los mismos.

- Pérdida Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas.

- Destrucción: Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.).

- Excedencia:

Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.

- Mantenimiento y/o reparación onerosa:

Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor.

- Reembolso y /o reposición:

Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales correspondientes así lo determinan.

- Cualquier otra causa justificable:

La causa justificable debe sustentarse ante la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.

Las causas antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, requiere una respuesta oportuna de la Dirección de Administración y Finanzas, la misma que, previa calificación y justificación documentada e investigación de ser el caso, debe proceder a descartar tales bienes, conforme a las disposiciones emitidas por la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.

Corresponde al Ministerio de Desarrollo Agropecuario, establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento de descarte de bienes por las razones invocadas anteriormente, de conformidad con las normas legales vigentes. Igualmente, tales


procedimientos deben regular las acciones que debe adoptar el Ministerio para los casos de transferencia, subasta, incineración y/o destrucción o donación de su patrimonio mobiliario.

d.3 Protección de Bienes de Activo Fijo

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier circunstancia, exponiendo al Ministerio de Desarrollo Agropecuario a situaciones que puedan comprometer su estabilidad administrativa-financiera, siendo necesario que la Dirección de Administración y Finanzas muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de estos bienes, especialmente, si su valor es significativo.

La Dirección de Administración y Finanzas debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.

Corresponde a la Dirección de Administración y Finanzas, implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

E. Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto e.1 Controles para la Programación de la Ejecución Presupuestaria Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

La formulación del presupuesto de las entidades del Estado debe efectuarse en observancia de la ley y las normas de administración presupuestarias, con el objeto de que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en cuanto a las metas físicas. Son principios del presupuesto: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad, unidad y uniformidad, periodicidad, veracidad y programación, entre otros.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

En casos de restricciones en la atención de recursos financieros, la programación permite priorizar los gastos respecto a las metas a cumplir durante dicho período, manteniendo el debido control respecto de las obligaciones que quedan pendientes de pago. La adecuada utilización de la programación de la ejecución contribuye a la efectividad y eficiencia de las operaciones.


La programación mensual de compromisos, efectuada por las entidades ejecutoras del gasto en base a su asignación establecida (trimestral, mensual, etc.) debe ser priorizada de acuerdo con las metas físicas establecidas por la entidad. Los calendarios de compromisos deben ser formulados con la mayor precisión posible, evitando subsecuentes modificaciones.

La Sección de Registro y Control del Gasto, en coordinación con la Sección de Tesorería del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, deben implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar:

a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables. b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.

e.2 Control Previo de los Compromisos Presupuestarios Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios.

Se denomina control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan la Dirección de Administración y Finanzas del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, para velar por la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.

La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está referida al registro y afectación, y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas programadas.

Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que sí la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.

Este mecanismo de control permite mantener información actualizada sobre los saldos presupuestarios disponibles, así como sobre los montos comprometidos que permanecen pendientes de ejecución.

Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación del gasto establecido, ni los calendarios de compromisos aprobados en la asignación presupuestaria.

e.3 Control de la Evaluación del Presupuesto Deben implementarse procedimientos de control interno que aseguren la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.

La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y


gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado.

El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.

La evaluación practicada sobre la ejecución presupuestaria debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, posibilitando su corrección oportuna.

Corresponde al (a la) Ministro(a) de Desarrollo Agropecuario implementar los procedimientos de control que permitan conocer, si el proceso utilizado para la recolección de datos, al igual que los datos financieros y administrativos obtenidos para esa evaluación, son razonables y apropiados en las circunstancias. Asimismo, la revisión de la validez y pertinencia de los criterios utilizados para evaluar el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de los métodos de medición empleados, brinda elementos de juicio adicionales sobre la confiabilidad de tales evaluaciones.


III PROCEDIMIENTOS A. Programación de Adquisiciones

La Administración asignará los días especiales en que las Unidades Solicitantes presenten las Solicitudes de Bienes para realizar la programación de las adquisiciones.

1. Unidad Administrativa Solicitante

Presenta las necesidades de bienes mensualmente a través del Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Firma y remite al Jefe respectivo o Director.

Jefe o Director

Analiza la solicitud, firma el documento autorizando el trámite y remite al Almacén. 2. Unidad de Almacén

Consulta la existencia de los bienes solicitados en el formulario de Solicitudes de Bienes, remitidos por todas las unidades solicitantes. Despacha los bienes existentes. Aquellos bienes que no existan en el Almacén, se les confeccionará una Requisición (Formulario Núm.2) en original y copia, con sus respectivos precios de referencia. Remite al Encargado de Almacén para la firma. Encargado de Almacén Verifica la Requisición y de no existir objeción firma certificando lo actuado, archiva copia y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

3. Dirección de Administración y Finanzas Director

Verifica lo detallado en la Requisición y de estar de acuerdo firma la misma y remite al Departamento de Compras y Proveeduría.

4. Departamento de Compras y Proveeduría

Registra la Requisición en el Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA) y genera el número de registro.


Coloca el Sello SIAFPA y firma el funcionario que lo grabó en el sistema, luego se envía al Jefe del Departamento, quien firma la Requisición y remite a la Sección de Registro y Control del Gasto.

5. Sección de Registro y Control del Gasto

Recibe la Requisición adjunto a su expediente y accede al Sistema Integrado de Administración Financiera, efectúa el bloqueo o reserva del saldo en la(s) partida(s) correspondientes, asegurando el recurso presupuestario para el acto público y la posterior emisión de la Orden de Compra. Coloca Sello SIAFPA y firma, como constancia que se realizó el registro en el Sistema y posteriormente firma la Requisición el Jefe de la Sección. Remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


Recibe la Requisición, genera la Solicitud de Compras y realiza el Acto Público, cumpliendo con lo establecido en la Ley Núm.22 de 2006, de Contrataciones Públicas. Genera la Orden de Compra y registra en el Sistema Integrado de Administración Financiera, coloca el Sello SIAFPA y firma el funcionario que lo grabó, luego se envía al Jefe del Departamento, para la firma. Remite documentación a la Sección de Contabilidad.

7. Sección de Contabilidad

Recibe la documentación sustentadora y realiza el registro contable, genera el Comprobante de diario, el jefe del departamento firma y archiva en los expedientes.


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DESPACHA LOS BIENES EXISTENTES. AQUELLOS BIENES QUE NO EXISTAN EN EL ALMACÉN, SE LES CONFECCIONARÁUNA REQUISICIÓN, EL ENCARGADO DE ALMACÉN FIRMA.

EFECTÚA EL BLOQUEO O RESERVA DEL SALDO EN LA(S) PARTIDA(S) CORRESPONDIENTES, COLOCA SELLO SIAFPA Y REMITE LA REQUISICIÓN AL JEFE DE LA SECCIÓN PARA LA FIRMA.

GENERA LA SOLICITUD DE COMPRAS Y REALIZA EL ACTO PÚBLICO, GENERA LA ORDEN DE COMPRA Y REGISTRA EN EL SIAFPA, COLOCA EL SELLO SIAFPA Y FIRMA EL FUNCIONARIO QUE LO GRABÓ, LUEGO SE ENVÍA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO, PARA LA FIRMA

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RECIBE LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA Y REALIZA EL REGISTRO CONTABLE, GENERA EL COMPROBANTE DE DIARIO, EL JEFE DE LA SECCIÓN FIRMA Y ARCHIVA EN LOS EXPEDIENTES.

PRESENTA LAS NECESIDADES DE BIENES MENSUALMENTE REMITE AL JEFE RESPECTIVO O DIRECTOR QUE ANALIZA LA SOLICITUD Y FIRMA EL DOCUMENTO.

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VERIFICA LO DETALLADO EN LA REQUISICIÓN Y DE ESTAR DE ACUERDO FIRMA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

REGISTRA LA REQUISICIÓN EN EL SIAFPA Y GENERA EL NÚMERO DE REGISTRO, COLOCA EL SELLO SIAFPA Y FIRMA EL FUNCIONARIO QUE LO GRABÓ EN EL SISTEMA, ENVÍA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO, QUIEN FIRMA LA REQUISICIÓN.

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PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDADDE ALMACÉN

DEPARTAMENTO DECOMPRAS Y PROVEEDURÍA

DIRECCIÓN

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVASOLICITANTE SECCIÓN DE REGISTRO

Y CONTROL DEL GASTOSECCIÓN DE

CONTABILIDAD


B. Solicitud Urgente o No Programada de Bienes al Departamento de Compras y Proveeduría

Este procedimiento es aplicable cuando el Ministerio requiere con urgencia un bien que no se encuentra en el inventario del almacén o en caso de servicio que el Ministerio no pueda satisfacer a través de sus unidades técnicas.

1. Unidad Administrativa Solicitante

Elabora el Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario Núm.1). Una vez elaborado, el superior jerárquico de la Unidad Administrativa lo firma y remite al Director de la Unidad Administrativa solicitante.

2. Dirección de la Unidad Administrativa Solicitante

Director

Analiza la solicitud y de considerar conveniente la adquisición de bien, firma y remite a la Unidad de Almacén.

Nota: En caso de servicios, se remite a la Unidad de Servicios Generales.

3. Unidad de Almacén

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, verifica la disponibilidad de lo solicitado. De no tener los bienes, coloca el sello de NO EXISTENCIA, para que quede constancia en el documento, para los efectos de autorizaciones, refrendo y posteriores auditorías. Confecciona la Requisición y remite al Encargado de Almacén para la firma. Encargado de Almacén Verifica la Requisición y de no existir objeción firma certificando lo actuado, archiva copia y remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


Recibe la Requisición (Formulario Núm.2) y registra en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFPA). Coloca el Sello SIAFPA y firma el funcionario que lo grabó en el sistema, luego se remite al Jefe del Departamento.


Jefe Verifica la Requisición y de no existir objeción, firma certificando lo actuado, archiva copia y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

5. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la Requisición y verifica la misma, de estar todo correcto firma y remite a la Sección de Registro y Control del Gasto.

6. Sección de Registro y Control del Gasto

Recibe el expediente sustentador que contiene la Requisición. Registra la partida presupuestaria y realiza el bloqueo o reserva del saldo en la partida. Firma en el Sello SIAFPA, como constancia que se realizó el registro en el Sistema, posteriormente firma la Requisición el Jefe de la Sección y remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


Genera la Solicitud de Compras y el Listado del Convenio Marco si fuera el caso. Realiza la Adquisición cumpliendo con lo establecido en la Ley Núm.22 de 2006, sobre Contrataciones Públicas.


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ELABORA EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, EL SUPERIOR JERÁRQUICO LO FIRMA Y REMITE AL DIRECTOR DE LA UNIDAD SOLICITANTE.

ANALIZA LA SOLICITUD Y DE CONSIDERAR CONVENIENTE LA ADQUISICIÓN, FIRMA Y REMITE A LA UNIDAD DE ALMACÉN.

RECIBE LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DE LO SOLICITADO. DE NO TENER LOS BIENES, COLOCA EL SELLO DE NO EXISTENCIA, CONFECCIONA LA REQUISICIÓN Y REMITE AL ENCARGADO DE ALMACÉN PARA LA FIRMA.

RECIBE LA REQUISICIÓN Y REGISTRA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA (SIAFPA), COLOCA EL SELLO SIAFPA Y FIRMA EL FUNCIONARIO QUE LO GRABÓ EN EL SISTEMA, LUEGO SE REMITE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA LA FIRMA.

RECIBE LA REQUISICIÓN Y VERIFICA LA MISMA, DE ESTAR TODO CORRECTO PROCEDE A FIRMAR Y REMITE A LA SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO.

GENERA LA SOLICITUD DE COMPRAS Y EL LISTADO DEL CONVENIO MARCO SI FUERA EL CASO. REALIZA LA ADQUISICIÓN CUMPLIENDO CON LO ESTABLECIDO EN LA LEY NÚM.22 DE 2006, SOBRE CONTRATACIONES PÚBLICAS.

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SOLICITUD URGENTE O NO PROGRAMADA DE BIENES AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA


UNIDADDE ALMACÉN


DIRECCIÓN


UNIDADES SOLICITANTESDEL MINISTERIO

SECCIÓN DE REGISTROY CONTROL DEL GASTO

DIRECCIÓN DE LA UNIDADSOLICITANTE

UNIDADESSOLICITANTES

REGISTRA LA PARTIDA PRESUPUESTARIA Y REALIZA EL BLOQUEO O RESERVA DEL SALDO EN LA PARTIDA.FIRMA EN EL SELLO SIAFPA, COMO CONSTANCIA QUE SE REALIZÓEL REGISTRO EN EL SISTEMA, POSTERIORMENTE FIRMA LA REQUISICIÓN EL JEFE DE LA SECCIÓN Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.


C. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Contado 1. Departamento de Compras y Proveeduría

Recibe la Requisición y demás documentos sustentadores (solicitud de bienes), verifica que cuente con las autorizaciones correspondientes. (Compras no Programadas) Nota: En el caso de compras de equipos informáticos y/o comunicaciones, la Solicitud de Bienes y Servicios debe ir acompañada del criterio o especificaciones técnicas por parte de la Unidad de Informática. Procede a la aplicación del acto de selección de contratista según el monto correspondiente, ya sea una Contratación Menor o Mayor. Elabora el cuadro de Análisis de Cotizaciones, (Formulario Núm.3), el cual debe ser firmado por el funcionario cotizador y el Jefe de Compras y Proveeduría. Jefe Adjudica sobre la base de la Requisición o Solicitud de Bienes y el Cuadro de Análisis de Cotización, ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra (Formulario Núm.4). Emitido el documento, estampa el sello SIAFPA y firma aprobando la compra, remite a la Sección de Contabilidad, física y electrónicamente. 2. Sección de Contabilidad

Recibe la Orden de Compra, y demás documentos sustentadores, realiza el registro contable correspondiente a la Orden de Compra, firma en el Sello SIAFPA. Remite física y electrónicamente la Orden de Compra a la Sección de Tesorería.

3. Sección de Tesorería Recibe la Orden de Compra y selecciona el Fondo con que se hará efectivo el pago del compromiso adquirido. Emite el “Cheque”, si es hasta B/.1,000.00, registra la emisión del mismo en el libro de Banco respectivo. Los cheques por montos de B/.1,000.01 y más serán pagados a través del Tesoro Nacional, el Jefe de Tesorería, firma y sella el comprobante de cheque y remite a la Sección de Contabilidad.


Recibe el Cheque para realizar los registros contables del mismo y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.



Recibe la Orden de Compra, Cheque y documentos sustentadores, verifica que se hayan realizado los registros presupuestarios y financieros, además de las firmas y sellos aplicados por las unidades administrativas que participan en el proceso de pago. De estar todo en orden, firma el Cheque (Formulario Núm.5) y Orden de Compra (Formulario Núm.4), siempre y cuando el monto, haya sido delegado a través de resolución por parte del (de la) Ministro(a) de Desarrollo Agropecuario. Remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA para su refrendo. 6. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA El fiscalizador designado, revisa y verifica que los documentos cumplan con las disposiciones legales vigentes, realizando de esta forma el Control Previo del gasto. Refrenda la Orden de Compra y Cheque y remite a la Sección de Tesorería. 7. Sección de Tesorería:

Recibe Orden de Compra y Cheque y verifica que estén debidamente firmados por el Fiscalizador. Desglosa el Cheque del Comprobante de Pago y entrega la Orden de Compra y el Cheque al Departamento de Compras y Proveeduría. Solicita al Departamento de Compras y Proveeduría, que firme la documentación como constancia de recibido.

Nota: Custodiará los cheques de aquellas Órdenes de Compra que señalan como lugar de entrega el Almacén del Ministerio; una vez que el proveedor entrega la mercancía y previa presentación de la Orden de Compra original y la factura, ambas con el debido sello de recibido por el almacén, se procede al pago. 8. Departamento de Compras y Proveeduría

Firma la copia de recibido de la Orden de Compra y Cheque. Realiza la adquisición del bien entrega cheque al proveedor. Recibe y firma la factura y remite la adquisición o el bien a la Unidad de Almacén para su verificación. Remite el expediente que sustenta el pago a la Sección de Contabilidad para su archivo final.


8a. Sección de Contabilidad Recibe el expediente con los documentos sustentadores del pago (Cheque, Recepción de Almacén) para su archivo final. 9. Unidad de Almacén Recepciona el bien adquirido, de acuerdo a la documentación que sustenta la compra, sella la Orden de Compra y la Factura. Elabora el Informe de Recepción de Almacén


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PROCEDE A LA APLICACIÓN DEL ACTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA, ELABORA EL CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES, EL JEFE ADJUDICA E IMPRIME LA ORDEN DE COMPRA ESTAMPA EL SELLO SIAFPA Y FIRMA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, CHEQUE Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, DE ESTAR TODO EN ORDEN, FIRMA EL CHEQUE Y LA ORDEN DE COMPRA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA Y SELECCIONA EL FONDO CON QUE SE HARÁ EFECTIVO EL PAGO DEL COMPROMISO ADQUIRIDO. EMITE EL CHEQUE, FIRMA Y SELLA EL COMPROBANTE DE CHEQUE Y REMITE.

RECIBE EL CHEQUE PARA REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES DEL MISMO Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

REALIZA LA ADQUISICIÓN DEL BIEN ENTREGA CHEQUE AL PROVEEDOR, Y REMITE LA ADQUISICIÓN O EL BIEN A LA UNIDAD DE ALMACÉN PARA SU VERIFICACIÓN, REMITE EL EXPEDIENTE QUE SUSTENTA EL PAGO A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD PARA SU ARCHIVO FINAL.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, Y DEMÁS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, PROCEDE A REALIZAR EL REGISTRO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA ORDEN DE COMPRA Y FIRMA EN EL SELLO SIAFPA.

DESGLOSA EL CHEQUE DEL COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA, SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA, QUE FIRME LA DOCUMENTACIÓN COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO.

6EL FISCALIZADOR DESIGNADO, REVISA Y VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS CUMPLAN CON LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES Y REFRENDA.

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ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO


SECCIÓN DETESORERÍA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA

DIRECCIÓN

OFICINADE

FISCALIZACIÓNSECCIÓN DE

CONTABILIDAD


CONTRALORÍAGENERAL

UNIDAD DE ALMACÉN

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8aRECIBE EL EXPEDIENTE CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES DEL PAGO (CHEQUE, RECEPCIÓN DE ALMACÉN) PARA SU ARCHIVO FINAL.

RECEPCIONA EL BIEN ADQUIRIDO, DE ACUERDO A LA DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTA LA COMPRA, SELLA LA ORDEN DE COMPRA Y LA FACTURA, ELABORA EL INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN.


D. Adquisición de Bienes a través de la Orden de Compra al Crédito 1. Departamento de Compras y Proveeduría

Revisa que la Requisición contenga el detalle de los bienes o suministros con su respectiva Solicitud de Compras. Procede a la aplicación del acto de selección de contratista, según el monto correspondiente (Contratación Menor o Mayor). Nota: En el caso de compras de equipos informáticos y/o comunicaciones, la solicitud de Bienes y Servicios debe ir acompañada del criterio o especificaciones técnicas por parte de la Unidad de Informática. Elabora el Cuadro de Análisis de Cotizaciones (Formulario Núm.3), de tratarse de una contratación menor, firma el funcionario Cotizador y el Jefe de Compras.

Elabora Resolución de Adjudicación, se registra en el sistema “Panamá Compra” por dos días hábiles, acto que lleva el nombre de notificación.

Jefe del Departamento Adjudica y ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra (Formulario Núm.4), sobre la base de la Requisición o la Solicitud de Bienes y el cuadro de cotización; elabora e imprime la Orden de Compra en original y tres copias, luego de haber sido adjudicado al proveedor. Archiva copia de la Orden de Compra y remite la segunda copia a la Unidad encargada de Almacén para la recepción posterior de los bienes. Estampa el sello SIAFPA y firma aprobando la compra. Remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

Nota: Si la adquisición es “no programada”, el fondo a utilizar y la forma de pago son

previamente consultados con la Administración.

Cuando se trate de ajustes al presupuesto, se debe remitir con sus documentos sustentadores a la firma del (de la) Director(a) de Administración y Finanzas, ya que el monto que se autorizó en la Requisición tuvo variación.


Recibe la Orden de Compra, con sus respectivos documentos sustentadores, de no existir objeción en los procesos de acto público, selección y adjudicación de proveedor, firma la Orden de Compra y remite a la Sección de Contabilidad.


3. Sección de Contabilidad Contador

Recibe la Orden de Compra y demás documentos sustentadores y realiza el registro contable Imprime el Comprobante de Diario. Realizado el registro contable, firma en el sello SIAFPA en la Orden de Compra como constancia de registro y remite la Orden de Compra con sus documentos sustentadores al (a la) Director(a) de Administración y Finanzas.


Director(a) Recibe la Orden de Compra, verifica que haya sido registrada por la Sección de Contabilidad, firma la Orden de Compra y remite a la Oficina de Fiscalización.

5. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA

Realiza el examen previo de fiscalización. Refrenda la Orden de Compra, en atención a los montos (para refrendo) autorizados por el (la) Contralor (a) General. Registra en el sistema el refrendo de la Orden de Compra. Envía por pantalla y remite físicamente la Orden de Compra, acompañada de los documentos sustentadores al Departamento de Compras y Proveeduría.


Desglosa la Orden de Compra, y demás documentos sustentadores. Notifica al Proveedor para que retire la Orden de Compra y entrega la original al Proveedor para que inicie el proceso de entrega del bien. Conserva una copia (3ª) para el consecutivo del archivo y distribuye demás copias de la siguiente manera: • Original: Proveedor. • 1ª copia Unidad de Almacén. • 2ª copia Sección de Contabilidad. • 3ª copia Departamento de Compras y Proveeduría.


Nota: En caso que los bienes, por su naturaleza, tengan que ser almacenados en otras instalaciones que no sea el Almacén, el encargado del Almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente, en el área en donde el Proveedor hará entrega del bien.

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PROCEDE A LA APLICACIÓN DEL ACTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA, ELABORA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN, REGISTRA EN EL SISTEMA “PANAMÁ COMPRA”, ADJUDICA Y ORDENA LA ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

REALIZAR EL REGISTRO CONTABLE DENOMINADO CONTINGENTE, IMPRIME EL COMPROBANTE DE DIARIO, FIRMA EN EL SELLO SIAFPA EN LA ORDEN DE COMPRA.

DESGLOSA LA ORDEN DE COMPRA, Y DEMÁS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, NOTIFICA AL PROVEEDOR PARA QUE RETIRE LA ORDEN DE COMPRA, ENTREGA EL ORIGINAL AL PROVEEDOR PARA QUE INICIE EL PROCESO DE ENTREGA DEL BIEN, CONSERVA UNA COPIA PARA EL CONSECUTIVO DEL ARCHIVO.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, VERIFICA QUE HAYA SIDO REGISTRADA POR LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD, PROCEDE A FIRMAR LA ORDEN DE COMPRA Y REMITE .

REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, REFRENDA Y REGISTRA EN EL SISTEMA, ENVÍA POR PANTALLA Y REMITE FÍSICAMENTE LA ORDEN DE COMPRA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA, CON SUS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, DE NO EXISTIR OBJECIÓN EN LOS PROCESOS DE ACTO PÚBLICO, SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE PROVEEDOR, PROCEDE A FIRMAR LA ORDEN DE COMPRA.

ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DE LA ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO


OFICINA DE FISCALIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA

DIRECCIÓNSECCIÓN DE

CONTABILIDADDEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y PROVEEDURÍADIRECCIÓN

SECCIÓN DECONTABILIDAD

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CONTRALORÍAGENERAL


E. Pago a través de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional 1. Proveedor o Contratista Completa la Gestión de Cobro (Formulario Núm.6) y la presenta a la Institución con la correspondiente sustentación (Factura, Orden de Compra, información del Contrato). 2. Sección de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro y documentos sustentadores (Orden de Compra, Factura, Contrato) del Proveedor o Contratista. Elabora el recibo de Recepción de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y entrega al Proveedor el original del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro. Ingresa el número del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro en el sistema y genera la Gestión de Cobro. Verifica que la Orden de Compra haya sido recepcionada total o parcialmente. Envía la Gestión de Cobro, documentos sustentadores y la copia del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro a la Sección de Registro y Control del Gasto (físicamente) y a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA (por pantalla). 3. Sección de Registro y Control del Gasto Registra compromiso presupuestario y coloca sello, fecha y firma en el campo estipulado para tales fines en la Gestión de Cobro y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Dirección de Administración y Finanzas Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional con los documentos sustentadores y copia del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro. Autoriza la Gestión de Cobro de acuerdo al monto a pagar y envía la Gestión de Cobro autorizada y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización. 5. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Recibe la Gestión de Cobro autorizada con documentos sustentadores. Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente fiscalización. Dependiendo del monto de la Gestión de Cobro, procede a refrendarla, o a enviarla a la Oficina del Subdirector Delegado de su área para refrendo. Envía Gestión de Cobro autorizada y refrendada a la Sección de Contabilidad.


6. Sección de Contabilidad Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada con los documentos sustentadores. Efectúa el Asiento de Envío de la Gestión de Cobro a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas. Imprime el Asiento de Diario y archiva junto a los documentos sustentadores, remite al Jefe de la Sección para la firma. Jefe de Sección Firma la Gestión de Cobro y remite a la Sección de Tesorería. 7. Sección de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada. Confecciona el formato Envío de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y procede al envío la Gestión de Cobro a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas. Nota: Las Gestiones de Cobro sólo se enviarán a la Sección de Registro de Control del Gasto,

cuando se trate de Cuentas Directas.


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COMPLETA LA GESTIÓN DE COBRO Y LA PRESENTA CON LA CORRESPONDIENTE SUSTENTACIÓN (FACTURA, ORDEN DE COMPRA, INFORMACIÓN DEL CONTRATO).

ELABORA EL RECIBO DE RECEPCIÓN DE LA GESTIÓN DE COBRO, ENTREGA AL PROVEEDOR EL ORIGINAL DEL RECIBO, INGRESA EL NÚMERO DEL RECIBO EN EL SISTEMA, GENERA LA GESTIÓN DE COBRO, VERIFICA QUE LA ORDEN DE COMPRA HAYA SIDO RECEPCIONADA TOTAL O PARCIALMENTE Y REMITE.

AUTORIZA LA GESTIÓN DE COBRO DE ACUERDO AL MONTO A PAGAR, ENVÍA LA GESTIÓN DE COBRO AUTORIZADA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN.

VERIFICA SI LOS DOCUMENTOS ESTÁN DEBIDAMENTE PRESENTADOS Y REALIZA LA CORRESPONDIENTE FISCALIZACIÓN, DEPENDIENDO DEL MONTO DE LA GESTIÓN DE COBRO, PROCEDE A REFRENDARLA, O A ENVIARLA A LA OFICINA DEL SUBDIRECTOR DELEGADO DE SU ÁREA PARA REFRENDO.

RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO REFRENDADA, EFECTÚA EL ASIENTO DE ENVÍO DE LA GESTIÓN DE COBRO A LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS, IMPRIME EL ASIENTO DE DIARIO REMITE AL JEFE DE SECCIÓN PARA LA FIRMA Y REMITE A LA SECCIÓN DE TESORERÍA.

RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO REFRENDADA, CONFECCIONA EL FORMATO ENVÍO DE GESTIÓN DE COBRO AL TESORO NACIONAL, PROCEDE AL ENVÍO DE LA GESTIÓN DE COBRO A LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.

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REGISTRA COMPROMISO PRESUPUESTARIO Y COLOCA SELLO, FECHA Y FIRMA EN EL CAMPO ESTIPULADO PARA TALES FINES EN LA GESTIÓN DE COBRO.

PAGO A TRAVÉS DE LA GESTIÓN DE COBRO AL TESORO NACIONAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASPROVEEDOR OCONTRATISTA SECCIÓN

DE TESORERÍASECCIÓN

DE CONTABILIDAD

OFICINA DE FISCALIZACIÓNDIRECCIÓN




F. Pago a través de la Gestión de Cobro por el Fondo Institucional 1. Proveedor Entrega la Factura, Gestión de Cobro y recibe el Recibo de Recepción de Gestión de Cobro. 2. Sección de Tesorería Verifica los datos presentados en la Gestión de Cobro, (Formulario Núm.6) completa la información solicitada por el sistema y genera el Recibo de Recepción de Gestión de Cobro, coloca numeración en la Gestión de Cobro y genera el formato de envío. Coloca la firma avalando el proceso de pago y remite a la Sección de Registro y Control del Gasto. 3. Sección de Registro y Control del Gasto Verifica que la documentación contenga las firmas respectivas, registra compromiso presupuestario y coloca sello, fecha y firma en la Gestión de Cobro, remite a la Sección de Contabilidad. 4. Sección de Contabilidad Verifica que la Gestión de Cobro haya sido comprometida presupuestariamente y registra asiento contable del compromiso devengado (cuenta directa); sella, firma y remite al Jefe de Sección. Jefe de Sección Verifica que la documentación contenga todos los registros presupuestarios y financieros y firma en el campo estipulado para tales fines en la Gestión de Cobro, remite a la Oficina de Fiscalización del MIDA. 5. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente fiscalización, refrenda considerando las delegaciones de refrendo que estén vigentes y remite a la Sección de Tesorería. 6. Sección de Tesorería Según programación de pagos, genera e imprime cheque o solicitud de pago por transferencia bancaria y remite a la Sección de Contabilidad.


7. Sección de Contabilidad Recibe el cheque y efectúa registro contable del pago y remite al Jefe de Sección. Jefe de Sección Firma el cheque, o autoriza pago por transferencia, según competencia y remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA. 8. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Recibe el Cheque con la documentación sustentadora, fiscaliza cheque cuando compete y verifica la existencia de firma de la máxima autoridad o quien delegue en el cheque y refrenda, remite a la Sección de Tesorería. 9. Sección de Tesorería Entrega cheque o ejecuta la transferencia bancaria que corresponda, luego de recibir por parte del proveedor los pertinentes Certificados de Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social. 10. Proveedor Recibe cheque y devuelve comprobante firmado o accede a su cuenta bancaria, luego de consultar en la página web institucional, según su código de proveedor, los pagos que ya han sido ejecutados.


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ENTREGA LA FACTURA, GESTIÓN DE COBRO Y RECIBE EL RECIBO DE RECEPCIÓN DE GESTIÓN DE COBRO.

VERIFICA LOS DATOS COMPLETA LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EL SISTEMA Y GENERA EL RECIBO DE RECEPCIÓN DE GESTIÓN DE COBRO Y EL FORMATO DE ENVÍO, COLOCA LA FIRMA AVALANDO EL PROCESO DE PAGO Y REMITE.

VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN CONTENGA LAS FIRMAS RESPECTIVAS, REGISTRA COMPROMISO PRESUPUESTARIO Y COLOCA SELLO, FECHA Y FIRMA EN LA GESTIÓN DE COBRO, REMITE.

VERIFICA QUE LA GESTIÓN DE COBRO HAYA SIDO COMPROMETIDA PRESUPUESTARIAMENTE Y REGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL COMPROMISO, SELLA, FIRMA Y REMITE AL JEFE DE SECCIÓN PARA LA FIRMA.

VERIFICA SI LOS DOCUMENTOS ESTÁN DEBIDAMENTE PRESENTADOS Y REALIZA LA CORRESPONDIENTE FISCALIZACIÓN, REFRENDA

SEGÚN PROGRAMACIÓN DE PAGOS, GENERA E IMPRIME CHEQUE O SOLICITUD DE PAGO POR TRANSFERENCIA BANCARIA Y REMITE.

RECIBE EL CHEQUE Y EFECTÚA REGISTRO CONTABLE DEL PAGO Y REMITE AL JEFE DE SECCIÓN PARA LA FIRMA.

RECIBE EL CHEQUE CON LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, FISCALIZA CHEQUE CUANDO COMPETE Y VERIFICA LA EXISTENCIA DE FIRMA DE LA MÁXIMA AUTORIDAD O QUIEN DELEGUE EN EL CHEQUE Y REFRENDA

ENTREGA CHEQUE O EJECUTA LA TRANSFERENCIA BANCARIA QUE CORRESPONDA, LUEGO DE RECIBIR POR PARTE DEL PROVEEDOR LOS PERTINENTES CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO DE LA CAJA DE SEGURO SOCIAL.

RECIBE CHEQUE Y DEVUELVE COMPROBANTE FIRMADO O ACCEDE A SU CUENTA BANCARIA, LUEGO DE CONSULTAR EN LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL

PAGO A TRAVÉS DE LA GESTIÓN DE COBRO POR EL FONDO INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASPROVEEDOR SECCIÓN

DE TESORERÍASECCIÓN

DE CONTABILIDAD


SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO


DIRECCIÓN


G. Contratos por Servicios Especiales Los servicios especiales comprenden los servicios prestados por profesionales, técnicos o personas naturales que no son empleados públicos (Ver Normas Generales de Administración Presupuestarias). 1. Oficina Institucional de Recursos Humanos

Servicios Técnicos

Recibe memorando adjunto con documentos y las generales del personal a contratar por parte de la Unidad Solicitante. Efectúa proceso de selección de personal, verifica los cargos y respectivos sueldos vacantes en la estructura del Ministerio para proceder a la contratación y remite a Acciones de Personal. Acciones de Personal Solicita al Personal contratado presentar los timbres fiscales por el monto del Contrato. Elabora el proyecto del contrato, verifica en la página web del Ministerio de Economía y Finanzas, el dígito verificador, para saber si el contratista está inscrito en el sistema, remite al (a la) Director(a) de Recursos Humanos. Director(a) Examina y aprueba el nombramiento por Contrato. Envía proyecto de contrato a la Sección de Registro y Control del Gasto.

Nota: Los contratos por servicios especiales requerirán la autorización e incorporación en el sistema de registro presupuestario, bajo la administración del Ministerio de Economía y Finanzas. Se remitirá constancia de estos registros a la Comisión de Presupuesto. (Ver Normas Generales de Administración Presupuestaria vigente). 2. Sección de Registro y Control del Gasto Recibe el proyecto del contrato, con todo el expediente adjunto, verifica a través del sistema SIAFPA, la estructura y la posición, coloca VºBº y remite a la Sección de Contabilidad. 3. Sección de Contabilidad Recibe el expediente y realiza el registro en el SIAFPA, completa la información solicitada por el sistema y remite nuevamente a la Sección de Registro y Control del Gasto.


4. Sección de Registro y Control del Gasto Recibe el expediente y verifica en el SIAFPA, el registro realizado, localiza en el sistema el número de la partida a la cual se le realizará el bloqueo, firma en el sello SIAFPA como constancia de lo actuado y remite nuevamente a la Sección de Contabilidad. 5. Sección de Contabilidad Recibe el expediente con el número de partida y el bloqueo asignado, realiza el registro en el SIAFPA del contingente, genera el asiento de diario y remite al Jefe de Sección para la firma. Remite el expediente a la Oficina Institucional de Recursos Humanos. Nota: El pago de estos contratos se realizará por planilla adicional. 6. Oficina Institucional de Recursos Humanos Recibe el contrato junto con el expediente, verifica que el mismo contenga las firmas y sellos aplicados por las unidades administrativas que participan en el proceso de pago. Remite a la Dirección de Asesoría Legal. 7. Dirección de Asesoría Legal Verifica que el contrato haya sido comprometido presupuestariamente; confirma que el contenido del contrato, presente los datos requeridos por parte del contratante y el contratista, verifica el tiempo de duración del contrato, el monto, las especificaciones de los servicios que ofrece el contratista. Remite mediante memorando interno la orden de proceder, si no existe objeción en cuanto a la redacción del contrato y remite 8. Oficina Institucional de Recursos Humanos

Acciones de Personal

Recibe el Contrato refrendado, notifica del nombramiento al personal contratado y solicita la presentación de los timbres para adjuntar al contrato. Remite el contrato firmado por el personal contratado con los timbres adjuntos a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA.


Realiza el examen previo de Fiscalización, refrenda el contrato y registra en el sistema y remite. .


10. Despacho Ministerial Recibe y verifica el contrato y procede a firmar, remite a la Oficina Institucional de Recursos Humanos. 11. Oficina Institucional de Recursos Humanos

Acciones de Personal

Localiza al personal contratado para la firma del contrato y entrega copia al interesado. Confecciona expediente para el archivo y distribuye las copias del contrato de la siguiente forma:

Original: Oficina Institucional de Recursos Humanos

1ra. Copia Sección de Contabilidad 2da. Oficina de Fiscalización

3ra. Personal Contratado


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CONTRATOS POR SERVICIOS ESPECIALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASOFICINA INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN DEASESORÍA LEGAL



ASESOR LEGALSECCIÓN

DE CONTABILIDAD

CONTRALORÍAGENERALMINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

MINISTRO

DESPACHO MINISTERIAL

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RECIBE MEMORANDO ADJUNTO CON DOCUMENTOS Y LAS GENERALES DEL PERSONAL A CONTRATAR, EFECTÚA PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL, VERIFICA LOS CARGOS Y SUELDOS VACANTES EN LA ESTRUCTURA Y REMITE A ACCIONES DE PERSONAL QUIEN ELABORA EL PROYECTO DEL CONTRATO.

RECIBE EL PROYECTO DEL CONTRATO, CON TODO EL EXPEDIENTE ADJUNTO, VERIFICA A TRAVÉS DEL SISTEMA SIAFPA, LA ESTRUCTURA Y LA POSICIÓN, COLOCA VºBº Y REMITE

REALIZA EL REGISTRO EN EL SIAFPA, COMPLETA LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EL SISTEMA Y REMITE NUEVAMENTE A LA SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO.

LOCALIZA EN EL SISTEMA EL NÚMERO DE LA PARTIDA A LA CUAL SE LE REALIZARÁ EL BLOQUEO, FIRMA EN EL SELLO SIAFPA COMO CONSTANCIA DE LO ACTUADO Y REMITE NUEVAMENTE A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD

REALIZA EL REGISTRO EN EL SIAFPA DEL CONTINGENTE, GENERA EL ASIENTO DE DIARIO Y REMITE AL JEFE DE SECCIÓN PARA LA FIRMA.

RECIBE EL CONTRATO JUNTO CON EL EXPEDIENTE, VERIFICA QUE EL MISMO CONTENGA LAS FIRMAS Y SELLOS APLICADOS POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE PAGO.

VERIFICA QUE EL CONTRATO HAYA SIDO COMPROMETIDOPRESUPUESTARIAMENTE; CONFIRMA QUE EL CONTENIDO DEL CONTRATO

RECIBE EL CONTRATO REFRENDADO, NOTIFICA DEL NOMBRAMIENTO AL PERSONAL CONTRATADO Y SOLICITA LA PRESENTACIÓN DE LOS TIMBRES PARA ADJUNTAR AL CONTRATO.

REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, REFRENDA EL CONTRATO Y REGISTRA EN EL SISTEMA.

RECIBE Y VERIFICA EL CONTRATO Y PROCEDE A FIRMAR

LOCALIZA AL PERSONAL CONTRATADO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y ENTREGA COPIA AL INTERESADO.


H. Contratos de Consultoría La contratación de consultorías, se ceñirá a los procedimientos contenidos en la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, sobre contrataciones públicas, y deberá contar previamente con la certificación del Ministerio de Economía y Finanzas de que cuenta con el financiamiento garantizado. Los pagos de estos contratos se harán en forma parcial contra informe de avance y nota de aceptación satisfactoria, y el pago final, contra la aprobación del producto final de los servicios contratados. (Normas Generales de Administración Presupuestaria). 1. Unidad Solicitante Prepara nota de solicitud de Consultoría, explicando la necesidad del servicio. 2. Despacho Ministerial (Contralora General) Ministro Verifica la nota y de estar de acuerdo a la solicitud de contratación, firma aprobando la misma y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 3. Departamento de Compras y Proveeduría Recibe nota con la aprobación del Ministro, procede a la confección del Contrato de Consultoría (Anexo Núm.2, Anexo Núm.3, Anexo Núm.4) y remite a Asesoría Legal. 4. Dirección de Asesoría Legal Verifica el contenido del contrato, los datos requeridos por parte del contratante y el contratista, verifica el tiempo de duración del contrato, el monto, las especificaciones de los servicios que ofrece el contratista. Remite al Jefe del Departamento de Compras y Proveeduría. 5. Departamento de Compras y Proveeduría Jefe de Departamento Verifica el contrato con toda la información relevante y de estar de acuerdo, firma el contrato y remite a la Unidad Solicitante. 6. Unidad Solicitante Recibe el contrato firmado y procede a colocar el VºBº y remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


7. Departamento de Compras y Proveeduría Verifica la aprobación del contrato y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 8. Dirección de Administración y Finanzas Verifica que el contrato contenga todas las firmas y aprobaciones por las instancias respectivas; de estar todo correcto, remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 9. Departamento de Compras y Proveeduría Localiza al proveedor para que se apersone a firmar el contrato y presente los timbres solicitados. Realiza el registro en el sistema SIAFPA y remite. 10. Sección de Registro y Control del Gasto (Presupuesto) Verifica en el sistema el número de la partida a la cual se le realizará el bloqueo. Realiza el bloqueo de la partida y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 11. Departamento de Compras y Proveeduría Jefe de Departamento Verifica que al contrato se le haya realizado el bloqueo en el sistema. Aprueba en el sistema y genera la Solicitud de Compras y remite a la Sección de Contabilidad. 12. Sección de Contabilidad Recibe el expediente con la Solicitud de Compras, busca en el sistema el número de Solicitud de Compras y adjudica al Proveedor. Completa la información solicitada por el SIAFPA y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 13. Departamento de Compras y Proveeduría Recibe el expediente adjudicado en el sistema y remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA. 14. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Fiscalizador Recibe el contrato y revisa las acciones previas realizadas por la institución y que las mismas cumplan los criterios legales establecidos.


Jefe de Fiscalización Verifica que la documentación contenga todas las firmas y los registros en el sistema SIAFPA. Refrenda el contrato y registra en el sistema y remite a la Dirección de Asesoría Jurídica. 15. Dirección de Asesoría Jurídica Director Verifica que el contrato contenga toda la información requerida, detalladas en las cláusulas, como son, la información del contratista, tiempo de duración del contrato, descripción detallada del trabajo a realizar, la partida a la cual ha sido asignado el pago del servicio. Constata que el contrato haya sido ejecutado a través de SIAFPA y que contenga todas las firmas en los sellos por las instancias participantes en el proceso. Remite al Despacho Ministerial a través de memorando, indicando que el contrato procede para la firma. 16. Despacho Ministerial (Contralora General) Verifica el contrato y procede a refrendarlo, remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 17. Departamento de Compras y Proveeduría

Recibe el Contrato refrendado. Notifica del nombramiento al personal contratado, para que se apersone a firmar el mismo y distribuye de la siguiente manera:

Original Oficina de Asesoría Legal 1ra. copia Contratista. 2da. copia Sección de Contabilidad. 3ra. copia Sección de Tesorería 4ta. copia Sección de Registro y Control del Gasto



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PREPARA NOTA DE SOLICITUD DE CONSULTORÍA, EXPLICANDO LA NECESIDAD DEL SERVICIO

VERIFICA LA NOTA Y DE ESTAR DE ACUERDO A LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN, FIRMA APROBANDO LA MISMA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN DEL MINISTRO, PROCEDE A LA CONFECCIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO VERIFICA EL CONTRATO CON TODA LA INFORMACIÓN RELEVANTE Y DE ESTAR DE ACUERDO, FIRMA EL CONTRATO Y REMITE A LA UNIDAD SOLICITANTE.

RECIBE EL CONTRATO FIRMADO Y PROCEDE A COLOCAR EL VºBº Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

VERIFICA LA APROBACIÓN DEL CONTRATO Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

VERIFICA QUE EL CONTRATO CONTENGA TODAS LAS FIRMAS Y APROBACIONES POR LAS INSTANCIAS RESPECTIVAS; DE ESTAR TODO CORRECTO, REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

LOCALIZA AL PROVEEDOR PARA QUE SE APERSONE A FIRMAR EL CONTRATO Y PRESENTE LOS TIMBRES SOLICITADOS.REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA SIAFPA

VERIFICA EN EL SISTEMA EL NÚMERO DE LA PARTIDA A LA CUAL SE LE REALIZARÁ EL BLOQUEO.

EL JEFE DE DEPARTAMENTO VERIFICA QUE AL CONTRATO SE LE HAYA REALIZADO EL BLOQUEO EN EL SISTEMA, APRUEBA EN EL SISTEMA Y GENERA LA SOLICITUD DE COMPRAS

RECIBE EL EXPEDIENTE CON LA SOLICITUD DE COMPRAS, BUSCA EN EL SISTEMA EL NÚMERO DE SOLICITUD DE COMPRAS Y ADJUDICA AL PROVEEDOR.COMPLETA LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EL SIAFPA

RECIBE EL EXPEDIENTE ADJUDICADO EN EL SISTEMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR EN EL MIDA.

VERIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN CONTENGA TODAS LAS FIRMAS Y LOS REGISTROS EN EL SISTEMA SIAFPA.REFRENDA EL CONTRATO Y REGISTRA EN EL SISTEMA

VERIFICA QUE EL CONTRATO CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN REQUERIDA, DETALLADAS EN LAS CLÁUSULAS, REMITE AL DESPACHO MINISTERIAL A TRAVÉS DE MEMORANDO, INDICANDO QUE EL CONTRATO PROCEDE PARA LA FIRMA

VERIFICA EL CONTRATO Y PROCEDE A REFRENDARLO.

RECIBE EL CONTRATO REFRENDADO, NOTIFICA DEL NOMBRAMIENTO AL PERSONAL CONTRATADO, PARA QUE SE APERSONE A FIRMAR EL MISMO

VERIFICA EL CONTENIDO DEL CONTRATO, LOS DATOS REQUERIDOS POR PARTE DEL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA, VERIFICA EL TIEMPO DE DURACIÓN DEL CONTRATO, EL MONTO, LAS ESPECIFICACIONES DE LOS SERVICIOS.

CONTRATOS DE CONSULTORÍA


I. Contratos de Suministros 1. Departamento de Compras y Proveeduría

Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones Generales para el Desarrollo de Pliegos de Cargo”, de acuerdo a la ley que regula la Contratación Pública. Registra en el sistema, la información contenida en la Requisición y coloca sello SIAFPA en la Requisición, firma y remite a la Sección de Registro y Control del Gasto.

2. Sección de Registro y Control del Gasto Recibe la Requisición y verifica la disponibilidad de saldo y ejecuta el bloqueo presupuestario, sella, coloca partida presupuestaria y remite a la Dirección de Asesoría Legal.

3. Dirección de Asesoría Legal Asesor Legal

Prepara el Contrato de Suministro (Anexo Núm.5) en original y (4) cuatro copias. Adjunta el expediente al Contrato y remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006 de Contratación Pública vigente. Adjudica y confecciona expediente, registra la información del contrato en el sistema SIAFPA. Comunica al contratista seleccionado, para que se presente con la documentación requerida y firme el contrato. Coloca sello de registrado de SIAFPA, firma y remite a la Sección de Contabilidad.


Realiza el registro contable del contrato por ejecutar en el sistema. Sella y firma en el reverso del contrato como constancia de registro SIAFPA. Establece el registro contable correspondiente en base a una cuenta de orden. Genera e imprime el comprobante de diario. Registra la fianza en el sistema y coloca sello SIAFPA y firma. Remite por pantalla el contrato a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA y físicamente a la Sección de Tesorería.


6. Sección de Tesorería

Examina el Contrato y verifica que el monto aparezca en letra y número, incluyendo la exactitud de los valores y datos descritos. Verifica las generales de los contratados, timbres, duración y finalidad del contrato. Verifica las funciones descritas y enunciadas que debe desarrollar el contratado. El contrato debe especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de pago. Coloca VºBº y remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Firma el Contrato, y remite a la Dirección de Asesoría Legal.

8. Dirección de Asesoría Legal Asesor Legal

Verifica que toda la documentación contenga las normas pertinentes a la contratación pública relacionada con los contratos de suministro. Remite las observaciones legales indicando si el contrato procede o no procede a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA.


Realiza el examen previo de Fiscalización, refrenda y registra en el sistema, remite el contrato al Departamento de Compras y Proveeduría. Nota: Si el Contrato supera el monto establecido para su fiscalización y refrendo en esta

oficina, pasa a la sede de la Contraloría General.


Notifica y entrega el Contrato al contratista seleccionado, para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado. Archiva una copia y distribuye las demás a la Sección de Contabilidad y a la Unidad Solicitante.

Original: Contratista 1ra. Copia: Departamento de Compras y Proveeduría 2da. Copia: Sección de Contabilidad 3ra. Copia: Unidad solicitante 4ta. Copia: Dirección de Asesoría Legal


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PREPARA EL PLIEGO DE CARGO, REGISTRA EN EL SISTEMAY COLOCA SELLO SIAFPA EN LA REQUISICIÓN, FIRMA Y REMITE A LA SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO.

VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DE SALDO Y EJECUTA EL BLOQUEO PRESUPUESTARIO DEL CONTRATO POR EJECUTAR, SELLA Y COLOCA PARTIDA PRESUPUESTARIA Y REMITE A ASESORÍA LEGAL.

PREPARA EL CONTRATO DE SUMINISTRO (ANEXO NÚM.5) EN ORIGINAL Y (4) CUATRO COPIAS, ADJUNTA EL EXPEDIENTE AL CONTRATO Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

EJECUTA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS, ,CONFECCIONA EXPEDIENTE, REGISTRA LA INFORMACIÓN DEL CONTRATO EN EL SISTEMA SIAFPA, COMUNICA AL CONTRATISTA SELECCIONADO, PARA QUE SE PRESENTE CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Y FIRME EL CONTRATO, COLOCA SELLO DE REGISTRADO DE SIAFPA, FIRMA Y REMITE A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

REALIZA EL REGISTRO CONTABLE DEL CONTRATO POR EJECUTAR EN EL SISTEMA, SELLA Y FIRMA EN EL REVERSO DEL CONTRATO, GENERA E IMPRIME EL COMPROBANTE DE DIARIO, FIRMA Y REMITE POR PANTALLA EL CONTRATO A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL Y FÍSICAMENTE A LA SECCIÓN DE TESORERÍA.

EXAMINA EL CONTRATO Y VERIFICA QUE EL MONTO APAREZCA EN LETRA Y NÚMERO, DATOS DESCRITOS, GENERALES DE LOS CONTRATADOS, TIMBRES, DURACIÓN Y FINALIDAD DEL CONTRATO, VERIFICA LAS FUNCIONES DESCRITAS QUE DEBE DESARROLLAR EL CONTRATADO, LA FUENTE DE FINANCIAMIENTO Y LAS CONDICIONES DE PAGO, COLOCA VºBº Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

FIRMA EL CONTRATO, Y REMITE A ASESORÍA LEGAL.

VERIFICA QUE TODA LA DOCUMENTACIÓN CONTENGA LAS NORMAS PERTINENTES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA RELACIONADA CON LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO, REMITE LAS OBSERVACIONES LEGALES A TRAVÉS DE LA HOJA DE ANEXO INDICANDO SI EL CONTRATO PROCEDE O NO PROCEDE Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN.

REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, REFRENDA Y REGISTRA EN EL SISTEMA, REMITE EL CONTRATO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

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10NOTIFICA Y ENTREGA EL CONTRATO AL CONTRATISTA SELECCIONADO, PARAQUE ÉSTE PROCEDA AL CUMPLIMIENTO DE LO CONTRATADO.

CONTRATOS DE SUMINISTROS



DIRECCIÓN DEASESORÍA LEGAL

SECCIÓN DECONTABILIDAD


ASESOR LEGALSECCIÓN DETESORERÍA

CONTRALORÍAGENERALMINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

DIRECCIÓNSECCIÓN DE REGISTO YCONTROL DEL GASTO


J. Contratos de Arrendamientos 1. Unidad Solicitante Prepara nota de solicitud de Arrendamiento, explicando la necesidad del alquiler. 2. Despacho Ministerial (Contralora General) Ministro Verifica la nota y de estar de acuerdo a la solicitud de arrendamiento, firma aprobando la misma y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 3. Departamento de Compras y Proveeduría Recibe nota con la aprobación del Ministro, procede a la confección del contrato y remite a Asesoría Legal. 4. Dirección de Asesoría Legal Verifica el contenido del contrato, con los datos requeridos por parte del contratante y el contratista, verifica el tiempo de duración del contrato, el monto. Remite al Jefe de Compras y Proveeduría. 5. Departamento de Compras y Proveeduría Jefe de Departamento Verifica el contrato con toda la información relevante y de estar de acuerdo, firma el contrato y remite a la Unidad Solicitante. 6. Unidad Solicitante Recibe el contrato firmado y procede a colocar el VºBº y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 7. Departamento de Compras y Proveeduría Verifica la aprobación del contrato y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 8. Dirección de Administración y Finanzas Verifica que el contrato contenga todas las firmas y aprobaciones por las instancias respectivas; de estar todo correcto, remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


9. Departamento de Compras y Proveeduría Localiza al contratista para que presente los documentos (copia de la licencia comercial, copia de cédula y fianza requerida). Realiza el registro en el sistema SIAFPA y remite a la Sección de Registro y Control del Gasto. 10. Sección de Registro y Control del Gasto Verifica en el sistema el número de la partida a la cual se le realizará el bloqueo. Realiza el bloqueo de la partida y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 11. Departamento de Compras y Proveeduría Jefe de Departamento Verifica que al contrato se le haya realizado el bloqueo en el sistema. Aprueba en el sistema y genera la Solicitud de Compras y remite a la Sección de Contabilidad. 12. Sección de Contabilidad Recibe el expediente con la Solicitud de Compras, busca en el sistema el número de Solicitud de Compras y adjudica al Proveedor. Completa la información solicitada por el SIAFPA y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 13. Departamento de Compras y Proveeduría Recibe el expediente adjudicado en el sistema y remite a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA. 14. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Realiza el examen previo de Fiscalización, remite el contrato y demás documentos sustentadores a la Comisión de Arrendamiento de Bienes Patrimoniales en el Ministerio de Economía y Finanzas y a la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General para la revisión y aprobación del canon de arrendamiento. Remite a Asesoría Jurídica de la Contraloría (Sede) dependiendo del monto del contrato, para la revisión y aprobación de los aspectos legales. Finalizada la revisión, el Jefe de Fiscalización refrenda el Contrato, siempre y cuando esté autorizado por el o la Contralor(a) General. Remite el contrato al Departamento de Compras y Proveeduría.


Asesoría Jurídica de la Contraloría General verifica que el contrato cumpla con todas las especificaciones requeridas, coloca firma dando aprobación para que se proceda a su refrendo y remite.

La Dirección de Ingeniería por medio del Ingeniero Inspector verifica todas las especificaciones contenidas en el Contrato, las cuales deben cumplir con las normas establecidas por la ley; coloca sello y firma de aprobación, luego que el contrato cumpla con las especificaciones requeridas y remite. La Comisión de Arrendamiento de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas, verifica que el contrato cumpla con las normas; coloca sello y firma de aprobación para que se proceda con el trámite y remite. 15. Dirección de Asesoría Jurídica Director Verifica que el contrato contenga toda la información, detallada en las cláusulas, como son, la información del contratista, tiempo de duración del contrato, descripción detallada del trabajo a realizar, la partida a la cual ha sido asignado el pago del servicio. Constata que el contrato haya sido ejecutado a través de SIAFPA y que contenga todas las firmas en los sellos por las instancias participantes en el proceso. Remite al Despacho Ministerial a través de memorando, indicando que el contrato procede para la firma. 16. Despacho Ministerial (Contralora General) Procede a refrendar el contrato y remite al Departamento de Compras y Proveeduría. 17. Departamento de Compras y Proveeduría

Recibe el Contrato refrendado. Notifica a la empresa arrendadora. Distribuye original y copias:

Original: Sección de Contabilidad 1ra.Copia: Contratista 2da.Copia: Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA



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PREPARA NOTA DE SOLICITUD DE ARRENDAMIENTO, EXPLICANDO LA NECESIDAD DEL ALQUILER.

VERIFICA LA NOTA Y FIRMA APROBANDO LA MISMA .

RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN DEL MINISTRO, PROCEDE A LA CONFECCIÓN DEL CONTRATO.

ELJEFE DE DEPARTAMENTO VERIFICA EL CONTRATO CON TODA LA INFORMACIÓN, DE ESTAR DE ACUERDO, FIRMA EL CONTRATO.

RECIBE EL CONTRATO FIRMADO Y PROCEDE A COLOCAR EL VºBº Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

VERIFICA LA APROBACIÓN DEL CONTRATO Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

VERIFICA QUE EL CONTRATO CONTENGA TODAS LAS FIRMAS Y APROBACIONES POR LAS INSTANCIAS RESPECTIVAS; DE ESTAR TODO CORRECTO, REMITE AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA.

LOCALIZA AL CONTRATISTA PARA QUE PRESENTE LOS DOCUMENTOS (COPIA DE LA LICENCIA COMERCIAL, COPIA DE CÉDULA Y FIANZA REQUERIDA).

VERIFICA EN EL SISTEMA EL NÚMERO DE LA PARTIDA A LA CUAL SE LE REALIZARÁ EL BLOQUEO, REALIZA EL BLOQUEO DE LA PARTIDA.

VERIFICA QUE AL CONTRATO SE LE HAYA REALIZADO EL BLOQUEO EN EL SISTEMA, APRUEBA EN EL SISTEMA Y GENERA LA SOLICITUD DE COMPRAS.

RECIBE EL EXPEDIENTE CON LA SOLICITUD DE COMPRAS, BUSCA EN EL SISTEMA EL NÚMERO DE SOLICITUD DE COMPRAS Y ADJUDICA AL PROVEEDOR, COMPLETA LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR EL SIAFPA

RECIBE EL EXPEDIENTE ADJUDICADO EN EL SISTEMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CGR EN EL MIDA.

REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN, REMITE EL CONTRATO Y DEMÁS DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA COMISIÓN DE ARRENDAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES Y A LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y ASESORÍA JURÍDICA DE LA CONTRALORÍA.

VERIFICA QUE EL CONTRATO CONTENGA TODA LA INFORMACIÓN DETALLADA EN LAS CLÁUSULAS, REMITE A TRAVÉS DE MEMORANDO, INDICANDO QUE EL CONTRATO PROCEDE.

PROCEDE A REFRENDAR EL CONTRATO

RECIBE EL CONTRATO REFRENDADO, NOTIFICA A LA EMPRESA ARRENDADORA.

VERIFICA EL CONTENIDO DEL CONTRATO, CON LOS DATOS REQUERIDOS POR PARTE DEL CONTRATANTE Y EL CONTRATISTA, VERIFICA EL TIEMPO DE DURACIÓN DEL CONTRATO Y EL MONTO.

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS


K. Contratos de Obra 1. Departamento de Compras y Proveeduría Confecciona el formulario de Requisición (Formulario Núm.2), en original y copia, indicando el objeto y precio de referencia o de mercado, y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 2. Dirección de Administración y Finanzas Analiza la solicitud y los datos de la Requisición, sobre la necesidad de contratar. Aprueba iniciar la gestión para contratar en base a la Requisición, la cual se envía al Departamento de Compras y Proveeduría. 3. Departamento de Compras y Proveeduría Prepara el Acto Público, basándose en las “Condiciones generales para el desarrollo de Pliegos de Cargo”. Establece las especificaciones técnicas requeridas, en coordinación con las Unidades que guarden relación con este tipo de contrato (Unidades Operativas, Asesoría Legal, otras). Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de selección de contratista que se indica en la Ley de Contratación Pública vigente. Adjudica mediante Resolución Motivada y solicita fianza en el plazo que señala el reglamento de la ley de contratación. Envía expediente con resultados del acto público a la Dirección de Asesoría Legal. 4. Dirección de Asesoría Legal

Asesor Legal De acuerdo al resultado del acto público y la respectiva adjudicación, se elabora el contrato (Anexo Núm.6 y Anexo Núm.7) en original y tres (3) copias. Solicita la presencia de la persona seleccionada con los timbres fiscales por el valor del contrato. El contratista entrega timbres fiscales para que se adhieran al contrato y firma aceptando la relación contractual. Remite el contrato y expediente a la Sección de Registro y Control del Gasto. 5. Sección de Registro y Control del Gasto Recibe el contrato y verifica que contenga todos los documentos sustentadores. Ejecuta el bloqueo presupuestario del contrato por ejecutar y remite a la Sección de Contabilidad.


6. Sección de Contabilidad Recibe el contrato y efectúa el registro contable correspondiente. Sella y firma como constancia de lo actuado y remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 7. Dirección de Administración y Finanzas Examina las generales del contrato, timbres fiscales, duración y finalidad del contrato y las funciones a desarrollar por parte del contratado. Analiza que el contrato haya considerado la fuente de financiamiento y las condiciones de pago. Elabora memorando luego del análisis realizado al contrato, remite el Contrato y expediente a la Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA. 8. Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Verifica que el proceso se haya dado de acuerdo a las normas legales que regulan la materia. Jefe de Fiscalización Refrenda el contrato, de acuerdo a la capacidad de firmar por delegación. Remite los documentos al Departamento de Compras y Proveeduría. 9. Departamento de Compras y Proveeduría Recibe el contrato con el expediente y notifica al proveedor para que retire el contrato. Actualiza el expediente al incorporar el contrato. Archiva expediente. Distribuye original y copias: • Original Archivo de la Dirección de Administración y Finanzas. • 1ra. Copia Proveedor. • 2da. Copia Sección de Contabilidad.



L. Recepciones de Almacén 1. Proveedor Entrega mercancía al Almacén según lo especificado en la Orden de Compra y Contrato de Suministro. 2. Unidad de Almacén Verifica la mercancía según las especificaciones contempladas en la Orden de Compra o Contrato de Suministro. Elabora el formulario de Recepción de Almacén (Formulario Núm.7) y sella la Orden de Compra o Contrato y factura como muestra de recibido conforme. Entrega copia de la Recepción de Almacén al Proveedor y remite el original a la Sección de Contabilidad. Confecciona al final del día el Informe de Recepción de Almacén (Formulario Núm.8), de todos los bienes recepcionados en el Almacén. 2a Unidad de Bienes Patrimoniales Recibe copia del formulario de Recepción de Almacén, para los registros al Inventario de Bienes y colocación de las placas a los mismos. 3. Sección de Contabilidad Realiza registro del devengado y archiva el original del formulario de Recepción de Almacén y su correspondiente asiento de diario. Observaciones: Se requiere que las recepciones que genera el Almacén sean registradas de forma diaria.

Para el caso que nos compete, el Almacén está muy distante de la Sede Central, por lo tanto, se debe programar el retiro de esta documentación por lo menos una vez a la semana.

El incumplimiento de esta tarea, trae como consecuencia que se atrasen los pagos a los Proveedores, además, de afectar el cierre fiscal vigente, ya que las Normas de Administración Presupuestaria, exigen que los compromisos adquiridos deben de estar en etapa de devengado para no afectar el Presupuesto de la siguiente vigencia, trastocando con esto los objetivos y metas programadas.

Igual tratamiento se le debe dar a los despachos, puesto que se requiere un balance entre

inventario físico y los registros contables.


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3

ENTREGA MERCANCÍA AL ALMACÉN SEGÚN LO ESPECIFICADO EN LA ORDEN DE COMPRA Y CONTRATO DE SUMINISTRO.

VERIFICA LA MERCANCÍA SEGÚN LAS ESPECIFICACIONES CONTEMPLADAS EN LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO DE SUMINISTRO, ELABORA EL FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN Y SELLA LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO Y FACTURA COMO MUESTRA DE RECIBIDO CONFORME, ENTREGA COPIA DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN AL PROVEEDOR, REMITE EL ORIGINAL DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

REALIZA REGISTRO DEL DEVENGADO Y ARCHIVA EL ORIGINAL DEL ACTA DE RECEPCIÓN Y SU

CORRESPONDIENTE ASIENTO DE DIARIO.

2a

2a RECIBE COPIA DEL FORMULARIO DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN, PARA LOS REGISTROS AL INVENTARIO DE BIENES Y COLOCACIÓN DE LAS PLACAS A LOS MISMOS.

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RECEPCIONES DE ALMACÉN

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASPROVEEDOR

UNIDADDE ALMACÉN

SECCIÓNDE CONTABILIDAD


UNIDAD DE BIENESPATRIMONIALES


LL. Recepción de Servicios 1. Proveedor Realiza el cumplimiento del servicio en los términos y condiciones establecidos en la Orden de Compra o Contrato. 2. Departamento de Servicios Generales Completa y firma el Acta de Aceptación de Servicios (Formulario Núm.9), de haberse cumplido satisfactoriamente el servicio y entrega copia al Proveedor. 3. Proveedor Presenta la factura original del servicio al Departamento de Servicios Generales. 4. Servicios Generales Firma la factura comercial, presentada por el Proveedor y conserva una copia. Entrega al Proveedor la Orden de Compra (Formulario Núm.4), debidamente sellada. Adjunta la copia de la factura comercial al formulario de Acta de Aceptación de Servicios y remite a la Sección de Contabilidad. 5. Sección de Contabilidad Registra el asiento contable relativo a la recepción de los servicios contratados. Imprime, firma y archiva el comprobante de diario.


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REALIZA EL CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES ESTABLECIDOS EN LA ORDEN DE COMPRA O CONTRATO.

COMPLETA Y FIRMA EL ACTA DE ACEPTACIÓN DE

SERVICIOS (FORMULARIO NÚM.9), DE HABERSE

CUMPLIDO SATISFACTORIAMENTE EL SERVICIO Y

ENTREGA COPIA AL PROVEEDOR.

REALIZA Y REGISTRA EL ASIENTO CONTABLE RELATIVO A LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS, IMPRIME, FIRMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE DE DIARIO.

RECEPCIÓN DE SERVICIOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASPROVEEDOR

DEPARTAMENTODE SERVICIOS GENERALES



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FIRMA LA FACTURA COMERCIAL, PRESENTADA POR EL PROVEEDOR Y CONSERVA UNA COPIA, ENTREGA AL PROVEEDOR LA ORDEN DE COMPRA DEBIDAMENTE SELLADA, ADJUNTA LA COPIA DE LA FACTURA COMERCIAL AL FORMULARIO DE ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS Y REMITE A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD

REGISTRA EL ASIENTO CONTABLE RELATIVO A LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS. IMPRIME, FIRMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE DE DIARIO.


M. Despacho de los Bienes en el Área de Almacén 1. Unidad Solicitante Completa y firma el formulario Solicitud de Bienes y Servicios, (Formulario Núm.1), en original y tres copias. El funcionario responsable de la unidad firma la solicitud y archiva la copia. Remite el formulario al Almacén. 2. Unidad de Almacén Recibe el formulario Solicitud de Bienes y Servicios de parte de la unidad solicitante. Verifica la existencia del bien o equipo solicitado. Despacha y completa el formulario Despacho de Almacén (Formulario Núm.10), solicita al funcionario receptor o unidad solicitante que firme el formulario original y las tres copias como constancia de recibido. Remite el formulario original de Despacho de Almacén a la Sección de Contabilidad para el registro contable del despacho efectuado. 3. Sección de Contabilidad Verifica toda la documentación y realiza el registro contable relativo al despacho de los bienes en el Almacén.


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COMPLETA Y FIRMA EL FORMULARIO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, EN ORIGINAL Y TRES COPIAS.EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA UNIDAD FIRMA LA SOLICITUD Y ARCHIVA LA COPIA. REMITE EL FORMULARIO AL ALMACÉN.

RECIBE EL FORMULARIO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS, VERIFICA LA EXISTENCIA DEL BIEN O EQUIPO SOLICITADO, DESPACHA Y COMPLETA EL FORMULARIO DESPACHO DE ALMACÉN, SOLICITA AL FUNCIONARIO RECEPTOR O UNIDAD SOLICITANTE QUE FIRME EL FORMULARIO ORIGINAL Y LAS TRES COPIAS COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO, REMITE EL FORMULARIO ORIGINAL DE DESPACHO DE ALMACÉN A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD PARA EL REGISTRO CONTABLE DEL DESPACHO EFECTUADO.

VERIFICA TODA LA DOCUMENTACIÓN Y REALIZA EL REGISTRO CONTABLE RELATIVO AL DESPACHO DE LOS BIENES EN EL ALMACÉN.

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DESPACHO DE LOS BIENES EN EL ÁREA DE ALMACÉN


UNIDADSOLICITANTE

UNIDADDE ALMACÉN


UNIDADDE ALMACÉN




N. Registro de Inventario Perpetuo 1. Funcionario responsable del Registro de Bienes Registra en forma manual, a través del archivo Kardex (sistema giratorio de tarjetas) o mediante un sistema de cómputo. Llevará un control de las entradas, las salidas y saldos de cada bien, así como el código de identificación de cada uno de ellos, los niveles máximos y mínimos de existencia según la programación de adquisición de bienes. Completará una Tarjeta Marbete (Formulario Núm.11), la cual se colocará en el anaquel en donde se encuentre el artículo correspondiente. 2. Jefe de Almacén Verifica el tarjetario, para comprobar su actualización con las existencias físicas y registros realizados por el funcionario responsable del registro de bienes.

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2

REGISTRA EN FORMA MANUAL, A TRAVÉS DEL ARCHIVO KARDEX (SISTEMA GIRATORIO DE TARJETAS) O MEDIANTE UN SISTEMA DE CÓMPUTO, LAS ENTRADAS, LAS SALIDAS Y SALDOS DE CADA BIEN, ASÍ COMO EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE CADA UNO DE ELLOS, COMPLETARÁ UNA TARJETA MARBETE QUE COLOCARÁ EN EL ANAQUEL EN DONDE SE ENCUENTRE EL ARTÍCULO CORRESPONDIENTE.

VERIFICA EL TARJETARIO, PARA COMPROBAR SU ACTUALIZACIÓN CON LAS EXISTENCIAS FÍSICAS Y REGISTROS REALIZADOS POR EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL REGISTRO DE BIENES.

REGISTRO DE INVENTARIO PERPETUO


UNIDAD RESPONSABLE DEL REGISTRO DE BIENES JEFE DE ALMACÉN



IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS


FORMULARIO NÚM. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ. MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

BIENES

SERVICIOS

Fecha __________________________ Solicitud Núm. _____________ Unidad Administrativa Solicitante: _________________________________

RENGLÓN

DESCRIPCIÓN

DEL ARTÍCULO O SERVICIO

CANTIDAD

UNIDAD

CÓDIGO DE ALMACÉN

OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Autorizado por: ___________________________________________

Director de Administración y Finanzas

Solicitado por: ___________________________________________ Unidad Administrativa Solicitante


FORMULARIO NÚM.1

SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

A. OBJETIVO: Realizar las adquisiciones de bienes. B. ORIGEN: Unidad Administrativa solicitante. C. CONTENIDO: 1. Bienes/ Servicios: Elegir con un gancho o una (X), la opción

requerida. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año. 3. Solicitud Núm.: Secuencia numérica de las solicitudes. 4. Unidad Administrativa: Unidad que solicita el bien. 5. Renglón: Indica la línea que le corresponde al bien

solicitado.

6. Descripción del Artículo o Servicio: Descripción del bien o servicio solicitado. 7. Cantidad: Cantidad de bien solicitado. 8. Unidad: Indicar la unidad de medida (c/u, docenas, etc.). 9. Código del Almacén: Indicar el código que le corresponde al bien según

almacén. 10. Observaciones: Comentarios adicionales o complementarios a la

solicitud. 11. Solicitado por: Nombre del Jefe de la unidad solicitante y firma. 12. Autorizado por: Nombre y firma del Director de Administración y

Finanzas. D. DISTRIBUCIÓN: Original – Departamento de Compras y Proveeduría


FORMULARIO NÚM.2


REQUISICIÓN

PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Unidad de Almacén

Fecha: ____/____/____ Núm.__________

Preparado por:

Renglón Cantidad Unidad Descripción Precio Estimado

Unitario Total

Sub-Total 7% TOTAL

PARTIDA PRESUPUESTARIA

Total OBSERVACIONES: __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Certifico que los materiales solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones del Almacén Firma del Jefe de Registro y Fecha Firma del Encargado de Almacén Fecha Control del Gasto

Firma del Jefe de Compras Fecha Director(a) de Administración y Finanzas Fecha


FORMULARIO NÚM.2

REQUISICIÓN

PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES

A. OBJETIVO: Adquirir los materiales B. ORIGEN: Unidad de Almacén C: CONTENIDO: 1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se realiza la

Requisición. 2. Número: Indicar el número de Requisición. 3. Preparado por: Colocar el nombre de la Unidad encargada de

realizar las requisiciones. 4. Renglón: Indicar la numeración consecutiva de cada renglón. 5. Cantidad: Colocar el número solicitado de los materiales. 6. Unidad: Indicar la Unidad de Medida (doc., c/u, lb. etc.) 7. Descripción: Detallar el tipo de material a requerir. 8. Precio estimado: Indicar el costo por Unidad y el valor total de las

unidades. 9. Sub-Total: Suma de todos los renglones de cada solicitud. 10. 7%: Calcular el porcentaje de impuesto. 11. Total: Sumatoria del subtotal e ITBM. 12. Partida presupuestaria: Colocar las partidas presupuestarias que serán

afectadas por la adquisición. 13. Total: Suma de los montos a bloquear en cada partida. 14. Observaciones: Realizar algún comentario que no se haya incluido

en el formulario.


15. Firma del Jefe de Registro y Control del Gasto: Colocar la firma del Jefe. 16. Fecha: Día, mes y año en que firma la Requisición. 17. Firma del Encargado de Almacén: Colocar la firma del encargado de Almacén. 18. Fecha: Día, mes y año en que firma la Requisición. 19. Firma del Jefe de Compras: Colocar la firma del Jefe de Compras. 20. Fecha: Día, mes y año en que firma la Requisición. 21. Firma del Director(a) Firma del Director. de Administración y Finanzas: 22. Fecha: Día, mes y año en que firma la Requisición. D. Distribución: Original: Departamento de Compras y Proveeduría Copia: Unidad de Almacén Copia: Unidad solicitante


FORMULARIO NÚM.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ.


ANÁLISIS DE COTIZACIONES

SOLICITUD NÚM.________________

PANAMÁ, _______ DE ___________ DE ___________

RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN MARCA PROVEEDOR PROVEEDOR PROVEEDOR UNIDAD TOTAL UNIDAD TOTAL UNIDAD TOTAL

OBSERVACIONES: _______________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________ ___________________________ ___________________________

SOLICITADO POR REVISADO POR APROBADO POR


FORMULARIO NÚM.3

ANÁLISIS DE COTIZACIONES

A. OBJETIVO: Realizar cotizaciones de los materiales y equipos para la adjudicación de compra.

B. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría

C. CONTENIDO: 1. Solicitud Núm.: Indicar el número consecutivo de solicitud. 2. Fecha: Lugar, día, mes y año. 3. Renglón Número secuencial establecido para mantener

la cantidad de renglones solicitados.

4. Cantidad: Indicar en números los bienes cotizados. 5. Unidad: Colocar la cantidad de material solicitado por

unidad. 6. Descripción: Detallar el nombre del material y equipo. 7. Marca: Indicar la marca del bien. 8. Unidad/ Total: Colocar el costo por unidad y la suma total del

costo por cada uno de los proveedores.

9. Observaciones: Señalar algún comentario que no esté contenido en el formulario.

10. Solicitado por: Nombre de la persona que solicita la

cotización. 11. Revisado por: Firma del supervisor del Departamento de

Compras y Proveeduría. 12. Aprobado: Firma del Jefe de Compras y Proveeduría.


FORMULARIO NÚM.4 REPÚBLICA DE PANAMÁ.


Requisición Núm.

ORDEN DE COMPRA

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: ____________________ Valor:_________________ Vencimiento:___________ Endoso:_______________ Vencimiento:___________

Día Mes Año

Señores:

Sírvase entregar en _________________________________________________________________ (Indicar Lugar y Fecha) Pagada a través del _________________________________________________________________

Precios Renglón Núm.

Cantidad

Descripción Unitarios Total

Subtotal ITBM Descuento Total

____________________ _________________________________________________ UNIDAD DE COMPRAS DIRECTOR(A) DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO IMPORTE

SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO ____________________TOTAL _______________ CONTRALORÍA GENERAL FISCALIZACIÓN_____________________ REGISTRO _________________________

ALMACÉN

RECIBIDO POR: _____________________________________ FECHA __________________ NOMBRE DEL ALMACENISTA REVISADO POR: __________________________________ FECHA __________________ NOMBRE DEL JEFE DE ALMACÉN PROVEEDOR: _______________________________________________________________________ FECHA DE RECIBIDO______________________ FECHA DE VENCIMIENTO_____________________


FORMULARIO NÚM.4

ORDEN DE COMPRA

A. OBJETIVO: Formalizar por parte del Ministerio ante la casa comercial, la solicitud del

bien o servicio requerido. B. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día mes y año de preparación de la

Orden de Compra. 2. Garantía de Cumplimiento: Colocar el número de póliza solicitada

para cada despacho. 3. Valor: Costo de la Póliza de Seguro. 4. Vencimiento: Fecha en que finaliza la cobertura de la

póliza. 5. Endoso: Indicar el número del endoso vigente

correspondiente a la póliza. 6. Vencimiento: Fecha en que finaliza la cobertura del

endoso. 7. Señores: Nombre del Proveedor. 8. Sírvase entregar en: Indicar el lugar y fecha de la entrega. 9. Pagada a través del: Indicar el número de cuenta del fondo

con que será pagada la Orden de Compra.

10. Renglón Núm.: Número secuencial establecido para

mantener la cantidad de renglones solicitados.

11. Cantidad: Número de artículos solicitados del bien

requerido.


12. Descripción: Característica que identifican el bien o servicio a requerir por la Unidad Ejecutora.

13. Unitario: Se refiere al precio por unidad. 14. Total: Resultado de la sumatoria de todos los

artículos. 15. Subtotal: Representa la sumatoria de los artículos

ofrecidos por el Proveedor sin la inclusión del siete por ciento.

16. I.T.B.M.S: Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.

17. Descuento: Solamente se da cuando el proveedor

ofrece descuento sobre el bien o servicio.

18. Total: Representa la sumatoria de los precios y

totales incluyendo el descuento y el cinco por ciento.

19. Departamento de Compras

y Proveeduría: Firma del (de la) jefe(a) de Compras y Proveeduría.

20. Director (a) de Administración y Finanzas: Firma del (de la) Director (a) de

Administración y Finanzas 21. Código presupuestario: Consignar código de la partida e

importe. 22. Código Financiero: Código relacionado con la descripción

financiera 24. Importe: Valor correspondiente del artículo a

solicitar. 25. Sección de Registro y Control del Gasto: Firma del Jefe de Sección.


26. Total: Monto total asignado a la partida 27. Contraloría General: Refrenda la Orden de Compra. 28. Registro: Colocar el número de la partida

acreditada. 29. Recibido por: Colocar el nombre del almacenista. 30 Fecha: Fecha de recibido por el almacenista. 31. Revisado por: Firma del Jefe de Almacén. 32. Fecha: Fecha en fueron recibido los bienes e

insumos. 33. Proveedor: Firma del proveedor al recibir la O/C. 34. Fecha de Recibido: Día, mes y año en que se recibe los

bienes. 35. Fecha de Vencimiento: Día, mes y año en que vence el término de entrega. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Proveedor Copia: Oficina de Fiscalización de la CGR en el MIDA Copia: Unidad de Almacén Copia: Unidad encargada de Compras y Proveeduría Copia: Sección de Contabilidad


FORMULARIO NÚM.5

REPÚBLICA DE PANAMÁ.

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

CHEQUE

FONDO GENERAL Cuenta Núm. ___________ Cheque Núm.__________ Panamá, _______________ de 20____

Páguese a la

Orden de ______________________________________________ B/. ______________ _______________________________________________________________BALBOAS O DOLARES (E.U.A.)

DIRECTOR NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA Y FINANZAS

SÍRVASE DESPRENDER ESTE TALONARIO ANTES DE DEPOSITAR EL CHEQUE Núm.

FECHA

DESCRIPCIÓN

CUENTA NÚM.

IMPORTE

PREPARADO POR:

APROBADO POR:

RECIBIDO POR:

CÉDULA NUM.

ANTES DE CAMBIAR O DEPOSITAR ESTE CHEQUE SEPARE EL TALONARIO


FORMULARIO NÚM.5

CHEQUE

A. OBJETIVO: Presentar el formato actualizado del cheque como forma de pago. B. ORIGEN: Sección de Tesorería C. CONTENIDO: 1. Cheque Núm.: Colocar el número secuencial de cheque. 2. Fecha: Día, mes y año. 3. Páguese a la orden de: Nombre del Proveedor o Beneficiario. 4. Balboas o dólares: Colocar el valor en números. 5. Director de Administración y Finanzas: Firma del (de la) Director(a) 6. Fiscalización de la CGR: Firma del Jefe de Fiscalización. 7. Fecha: Colocar la fecha de confección del cheque. 8. Descripción: Detallar el asunto del desembolso del cheque. 9. Cuenta Núm. Indicar el número de la cuenta del fondo a la

que se le debitará el monto del cheque. 10. Importe: Monto total del cheque. 11. Preparado por: Firma de la Sección de Tesorería que

confecciona el cheque. 12. Aprobado por: Firma del Jefe de Tesorería. 13. Recibido por: Firma del Proveedor o Beneficiario. 14. Cédula Núm.: Número de cédula del Proveedor o

Beneficiario.


FORMULARIO NUM.6


FORMULARIO NÚM.6

Origen del formulario Proveedor. Objetivo del formulario Cobrar a los HCD, por los bienes y servicios brindados. Cantidad de copias Una (1) Opcional. Distribución Original Tesorería. Copia 1 Proveedor (cuando el sistema tecnológico utilizado en Tesorería

no emita Recibos de Recepción de Gestiones de Cobro). * La descripción de la Gestión de Cobro (GC) está publicada en la gaceta oficial 26417, donde a través de la circular Núm, 2-2009-DMySC se oficializa el mismo. La descripción de los campos de la GC están en el documento denominado: “Guía para el Uso de la Gestión de Cobro”.


FORMULARIO NÚM.7


NÚM. Día Mes Año

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

PROVEEDOR: ____________________ FACTURA: _______________ ORDEN DE COMPRA: _________________ FECHA: _______________

VALOR

CANTIDAD

UNIDAD

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

UNITARIO TOTAL

TOTAL

OBSERVACIONES: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________________ ________________________

Recibido por Revisado por


FORMULARIO NÚM.7

RECEPCIÓN DE ALMACÉN A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados de

acuerdo al procedimiento técnico de Unidad de Almacén. B. ORIGEN: Unidad de Almacén C. CONTENIDO: 1. Día, mes, año: Fecha en que se completa el formulario. 2. Núm.: Número preimpreso del formulario. 3. Proveedor: Nombre del Proveedor. 4. Factura Núm.: Anotar el número de la factura comercial. 5. Orden de Compra Núm.: Anotar el número de la Orden de Compra. 6. Fecha: Día, mes y año de emisión de la Orden de

Compra. 7. Cantidad: Número de bienes recepcionados. 8. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones,

cajas, etc.). 9. Código: Indicar el código del bien o artículo. 12. Descripción: Características o especificaciones que

identifican el bien recibido. Valor 13. Unitario: Indicar el precio de cada unidad del bien.


14. Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad de bien recibido.

16. Total: Sumatoria de los totales 17. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la

información. 18. Recibido por: Firma del funcionario autorizado para recibir

los bienes. 19. Revisado por: Firma del funcionario que verifica la

información del formato.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Contabilidad Copia: Unidad de Almacén


FORMULARIO NÚM.8

Día Mes Año


INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN

ORDEN DE COMPRA NÚM.: _________ PROVEEDOR: _________________________________ FACTURA NÚM.:__________

Valor

Cantidad

Unidad

Código del Artículo

Descripción

Unitario Total

Total B/.

1.1

PARA USO DE CONTABILIDAD

AFECTACIÓN CONTABLE

Código Nombre de la Cuenta Debe Haber

OBSERVACIONES_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________ _________________________ Revisado por Recibido por

Fecha: ___/___/___ Fecha: ___/___/___


FORMULARIO NÚM.8

INFORME DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN

A. OBJETIVO: Presentar al final del día un informe diario de todos los bienes

recepcionados en el Ministerio. B. ORIGEN: Unidad de Almacén C. CONTENIDO: 1. Orden de Compra Núm.: Indicar el número de Orden de Compra 2. Proveedor: Colocar el nombre del Proveedor. 3. Factura Núm.: Colocar el número de la factura. 4. Cantidad: Indicar el número de artículos recepcionados. 5. Unidad: Colocar las medidas equivalentes a (c/u,

docenas, etc.) 6. Código del Artículo: El número de código de fábrica del artículo. 7. Descripción: Señalar el tipo de artículo de forma detallada. 8. Valor: Indicar el precio por unidad y la suma total de

todas las unidades. 9. Código: Colocar el código o número de la cuenta de

afectación contable. 10. Nombre de la Cuenta: Indicar el nombre de la cuenta a la cual se le

hará la afectación. 11. Debe/ Haber: Registrar el importe de las cuentas afectadas. 12. Observaciones: Realizar comentarios no contenidos en el

formulario. 13. Revisado por: Firma del Jefe de Almacén.


14. Recibido por: Firma del almacenista encargado de la confección del informe.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Unidad de Almacén Copia: Sección de Contabilidad


FORMULARIO NÚM.9

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS

Núm.__________

Por la presente aceptamos a satisfacción el servicio________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ En los términos y condiciones establecidas en Orden de Compra o Contrato Núm.________________________ El Contratista: _______________________________ _________________________

Nombre Firma Técnico especialista _______________________________ __________________________

Nombre Firma Dado en la ciudad de Panamá a los______días del mes de _________________de ______


FORMULARIO NÚM.9

ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS

ORIGEN: Departamento de Servicios Generales

OBJETIVO: Asegurar que servicios recibidos, cuenten con el

recibido conforme de los Técnicos o Especialistas de un Área especifica.

CONTENIDO: Núm.: Número secuencial del formulario. El servicio: Descripción del bien o servicio presentado.

Número de O/C o Contrato: Número de control de la O/C o Contrato. Contratista: Nombre y firma del contratista. Técnico especialista: Nombre y firma del funcionario encargado del

Ministerio. Dado en la ciudad de Panamá a los: Día, mes y año cuando se firma el documento. DISTRIBUCIÓN:

Original y documentos sustentadores: Sección de Contabilidad.

1ra. Copia Departamento de Servicios Generales

2da. Copia Provedor o Casa Comercial.

3ra. Copia Unidad de Bienes Patrimoniales.


FORMULARIO NÚM.10



DESPACHO DE ALMACÉN

Día Mes Año

Núm.:

Unidad Solicitante:_____________________________ Solicitud Núm.:_________________

Valor Cantidad Unidad Código Descripción

Unitario Total

Total

Observaciones:_____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________________ ________________________________ Recibido por Entregado por


FORMULARIO NÚM.10

DESPACHO DE ALMACÉN

ORIGEN: Unidad de Almacén Central.

OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles despachados

por el almacén. CONTENIDO: Día, mes y año: Fecha cuando se completa el formulario.

Núm.: Número preimpreso del formulario. Unidad Solicitante: Indicar el nombre de la Unidad Administrativa, Sección,

Departamento y Dirección a la que se despachan los bienes. Solicitud Núm.: Anotar el número de la solicitud de bienes. Cantidad: Indicar el número de bienes que se entregan. Unidad de: Unidad de medida utilizada. Código: Consignar el código de artículo que corresponde. Descripción: Nombre y especificación del bien. Valor: Unitario: Indicar el precio de cada unidad del bien. Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la

cantidad del bien despachado. Total: Sumatoria de los totales de cada renglón. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información. Recibido por: Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes. Entregado por: Firma del funcionario responsable de los despachos de bienes.


DISTRIBUCIÓN:

Original: Sección de Contabilidad. 1ra. Copia: Unidad de Almacén.


FORMULARIO NÚM.11


UNIDAD DE ALMACÉN

TARJETA MARBETE

Código: ___________________________ Unidad: _________________________ Descripción: ________________________________________________________ Cantidad Máxima: __________________ Cantidad Mínima: _________________

Fecha

Referencia

Entrada

Salida

Saldo

Firma


FORMULARIO NÚM.11

TARJETA MARBETE A. OBJETIVO: Llevar un estricto control de inventario de los materiales que ingresan

y se despachan en el Almacén. B. ORIGEN: Unidad de Almacén. C. CONTENIDO: 1. Código: Anotar el número de código de fábrica del

material y equipo. 2. Unidad: Colocar la cantidad de material solicitado por

unidad. 3. Descripción: Detallar el nombre del material y equipo. 4. Cantidad máxima: Colocar la cantidad máxima a despachar por

cada código. 5. Cantidad mínima: Colocar la cantidad mínima a despachar por

cada código. 6. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el registro de

cada código. 7. Referencia: Número de codificación asignado a cada bien

en el almacén. 8. Entrada: Indicar la cantidad de entrada del bien al

almacén. 9. Salida: Indicar la cantidad de salida o despacho del

bien del almacén.


10. Saldo: Restar o sumar la última cantidad existente del saldo, con la cantidad actual que ingrese o se despache de cada bien.

11. Firma: Nombre de la persona encargada de la

recepción y despacho de los bienes en el almacén.


A N E X O S


ANEXO NÚM.1

A. Contrato por Servicios Especiales

República de Panamá

_______________________________

Institución

CONTRATO NÚM.__________

Entre los suscritos, a saber:___________________________________________,de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Núm._________________, en su condición de (Ministro, Rector, Gerente, Director General, etc.).

_____________________________________________________, en representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra ___________________________________, de nacionalidad _________________________, mayor de edad, portador/a de la cédula de Identidad Personal o Pasaporte Núm.___________________, con domicilio en _________________________, (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), actuando en nombre propio, quien en adelante se denominará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en suscribir el presente Contrato de Servicios Especiales, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Núm.________

(indicar__________________________, de conformidad con las siguientes cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga estrictamente a cumplir mediante el presente contrato, a prestar sus servicios profesionales como ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Queda entendido que todo el servicio prestado por EL (LA) CONTRATISTA será de beneficio absoluto de EL ESTADO.


CLÁUSULA SEGUNDA:

El término de duración del presente contrato será de____________________________, contados a partir del________, de _________, 20__ al ______ de ________ del año ___. EL (LA) CONTRATISTA no se está sujeto a horario, subordinación jerárquica, deducciones legales, ni adquirirá derecho a ninguna prestación laboral, como consecuencia del presente contrato, toda vez que no es considerado servidor público y sólo presta sus servicios profesionales, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto vigente y el Manual del Gasto Público.

CLÁUSULA TERCERA:

EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de (_________________________) B/. __________, mediante pagos ____________________ de B/. ________, cuya erogación corresponde a __________________________________ (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo).

CLÁUSULA CUARTA:

Se siente que del presente contrato no se derivarán relaciones obreros patronales y EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a cancelar por su cuenta los impuestos que contempla la Legislación Fiscal de la República.

CLÁUSULA QUINTA: (Informes)

Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONTRATISTA entregará a El ESTADO, cada __________________, un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CLÁUSULA SEXTA:

EL ESTADO se reserva el derecho de resolver este contrato, en cualquier tiempo sin causa justificada y sin pago de indemnización alguna, previo aviso de________________ días de antelación a EL (LA) CONTRATISTA.

CLÁUSULA SÉPTIMA:

Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006 que reglamenta la Contratación Pública, a saber:

1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.


2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrase éste en estado

de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le

imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural. 5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las

sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO:

Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.

Y demás las que establezca la institución, las cuales detallamos a continuación:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CLÁUSULA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que ésta establezca, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.

CLÁUSULA NOVENA:

EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los derechos derivados del presente contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA:

EL (LA) CONRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de (____________________) B/._________.

Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los__________ días del mes de ______________________ del año ______________.


POR EL ESTADO EL (LA) CONTRATISTA

(DE SER NECESARIO

INDICAR LA INSTITUCIÓN)

___________________________ _________________________________

Cédula de I. Personal o Pasaporte Nº

REFRENDO

Contraloría General de la República

Texto Recomendado por la Contraloría General de la República


ANEXO NÚM.2

B. Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Nacional.

República de Panamá Institución CONTRATO NÚM. Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Núm., en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales), por una parte y por la otra , de nacionalidad , mayor de edad, profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en nombre y representación de , sociedad panameña, debidamente inscrita por las leyes panameñas a Ficha , Rollo , Imagen del Registro Público, Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Núm. , (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para ______________________. Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar LA CONSULTORIA, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A) Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el texto de este Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a: 1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de

Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada. 2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,

actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.


3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.

Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera que

sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios.

4. Cumplir con el cronograma de trabajo consignado en

(transcribir o anexo complementario). 5. (Obligaciones Adicionales de EL (LA) CONSULTOR/A necesaria para el

cumplimiento de este contrato) CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL ESTADO se compromete a: 1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal

como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia, de este Contrato.

2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones

involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar) para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades. 4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para darle seguimiento

en las diferentes etapas a la administración del proyecto/obra/otros servicios. 5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los

servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.

6. (Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el Cumplimiento

de este Contrato). CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las partes) 1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y

será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando,


nota, por correo, cable o fax a la Dirección específica de las partes, que a continuación se describen:

EL ESTADO (Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

____________________________ (Nombre)

Apartado Postal CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, mediante pagos , con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo) Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma: CLÁUSULA SEXTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL ESTADO, los informes del progreso de su gestión, los cuales contendrán:

CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del contrato) El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden de proceder.


CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general) EL (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños. Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del

presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.

2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de

EL ESTADO, de acuerdo a lo establecido en el artículo 67 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006.

CLÁUSULA DÉCIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato

conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado



imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.


5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.

Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: (Timbres Fiscales) EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato por un valor de ( ) B/. _______________ Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los días del mes de del año . POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) ______________________ _______________________ REPRESENTANTE LEGAL Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO Contraloría General de la República

Texto Recomendado por la Contraloría General de la República de Panamá


ANEXO NÚM.3

C. Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Extranjera


Institución

CONTRATO NÚM. Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra parte , de nacionalidad , mayor de edad, profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte , quien actúa en (nombre propio o nombre y representación de , sociedad , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actuando en nombre propio o en nombre y Representación de la Empresa , sociedad debidamente inscrita conforme a las leyes (país de origen), quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para: _________________________________________________________________ Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar EL (LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato. CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el Texto de este Contrato, EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a:


1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.

2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,

actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO. 3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y

cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.


sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios.


(transcribir o anexo complementario). 5. (Obligaciones adicionales de EL (LA) CONTRATISTA necesaria para el

cumplimiento de este contrato) _____________________________________________________________________ CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL ESTADO se compromete a: 1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal

como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia, de este Contrato.

2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones

involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar) para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades. 4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para darle

seguimiento en las diferentes etapas a la administración del proyecto/obra/otros servicios.


5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.


de este Contrato) CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes) 1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y

será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando, nota, por correo o cable o fax a la dirección específica de las partes, que a continuación se describen:

EL ESTADO

(Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre)

Apartado Postal CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo).


CLÁUSULA SEXTA: (Informes) Durante la ejecución de los servicios EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL ESTADO, cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá: . CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del Contrato) El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden de proceder. CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general) EL (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños. Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del


2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de

EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.


2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.






PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación: __________________________________________________________________________________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: EL/LA CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: (Timbres Fiscales) EL (LA) CONSULTOR/A adherirá a este documento timbres Fiscales por un valor de B/. ( . Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de _____________a los días del mes de del año .


POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN _______________________ _______________________ REPRESENTANTE LEGAL Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

POR EL (LA) CONSULTOR/A

REFRENDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA



ANEXO NÚM.4 D. Contrato por Servicio de Consultoría Persona Natural Panameña o Extranjera


Institución

Contrato

CONTRATO NÚM.

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal ,en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.), actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, , de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Núm. , actuando en nombre propio, domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Núm. (indicar) , de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para: Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que deberá desarrollar EL (LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato. CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A) Además de las obligaciones enumeradas en el texto de este Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a:

1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de

Cargos, en los Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.


2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato, actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.

3. Cuando fuere el caso suministrará profesional/es (idóneo/s), en la calidad y

cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada por EL (LA) CONSULTOR/A, y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.


sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe manifestarlo por escrito a EL ESTADO para su aprobación. EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el resto de la duración de la prestación de los servicios si ello fuera necesario previa la aprobación escrita de EL ESTADO.


(transcribir o anexo complementario). 5. (Obligaciones Adicionales de EL (LA) CONSULTOR/A necesaria para el

cumplimiento de este Contrato)

. CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO) Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato EL ESTADO, se compromete a: 1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios, tal

como aparece establecido en los Términos de Referencia, de este Contrato. 2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las Instalaciones

involucradas en el servicio a desarrollar en (lugar), para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades. 4. Dispondrá de un mínimo de , profesional/es, para darle seguimiento en las

diferentes etapas a la administración de los proyecto/obra/otros servicios. 5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para los inicios de

los servicios, la fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará seguimiento al mismo.


de este Contrato).


CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes) 1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por escrito, y

será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por memorando, nota, por correo, cable o fax a la dirección específica de las partes, que a continuación se describen:

EL ESTADO

(Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre)

Apartado Postal

CLÁUSULA QUINTA: El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objeto de este Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo). Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma: __________________________________________________________________________________________________________________________________ CLÁUSULA SEXTA: (Informes)

Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A entregará a EL ESTADO cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá lo siguiente: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________


CLÁUSULA SÉPTIMA: (TERMINO DEL CONTRATO) El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden de proceder. CLÁUSULA OCTAVA: (DAÑOS Y PERJUICIOS EN GENERAL) EL (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL ESTADO o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños. Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL ESTADO el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de: ( ) B/. . CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales) 1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución del


2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación de EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA:

El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato


3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente.

4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.



PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.

Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: (Timbres Fiscales) EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de ( B/. . Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ______ días, del mes de __________________ del año _______. POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ __________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO




ANEXO NÚM.5 E. Contrato de Suministro


____________________

INSTITUCIÓN

CONTRATO NÚM.______ Entre los suscritos a saber: , de nacionalidad panameña, mayor de edad, con Cédula de Identidad Personal Núm. , actuando en su condición de Gerente General, actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra , nacionalidad , mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Núm. , con domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en (nombre propio o en nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen , de la Sección de , que en adelante se denominará EL (LA) CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar un Contrato de Suministro, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Núm. , (indicar) de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA:

EL (LA) CONTRATISTA se compromete a suministrar, transportar, entregar y descargar en el Almacén de , los siguientes bienes (bien mueble - especifique generalidades del mismo), a favor de EL ESTADO, con las características y eficiencias señaladas en: CLÁUSULA SEGUNDA:

El orden de precedencia de los documentos del Contrato, en caso de contradicciones o discrepancias, entre ellos, es el siguiente: 1. Este contrato. 2. Las Especificaciones establecidas en el Pliego de Cargo . (Referirse al

Acto Público). 3. La Oferta presentada por EL (LA) CONTRATISTA junto con las cartas y documentos

que complementan el alcance de (Referirse al Acto Público).


CLAÚSULA TERCERA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga formalmente a iniciar y concluir el suministro a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA CUARTA:

EL (LA) CONTRATISTA cancelará los impuestos correspondientes al (describir el bien objeto de este contrato). CLÁUSULA QUINTA:

EL ESTADO se reserva el derecho de ordenar pruebas o exámenes adicionales a los especificados, de los materiales y/o equipos que haya de suministrar EL (LA) CONTRATISTA, en cualquier tiempo y lugar. Los gastos y las pruebas e inspecciones serán a cargo de EL ESTADO, pero si los materiales y/o equipos resultan de calidad inferior a la exigida en las especificaciones, ello será motivo para que EL ESTADO rechace los mismos y exija el reemplazo de estos, sin que incurra por ello en gastos o responsabilidad alguna. CLÁUSULA SEXTA:

EL (LA) CONTRATISTA garantiza los materiales y/o equipos suministrados por el período de un (1) año adicional, contado a partir de la Aceptación Final por parte de EL ESTADO. EL (LA) CONTRATISTA se obliga para con EL ESTADO a reemplazar con materiales y/o equipos nuevos, aquellos que resulten deficientes o defectuosos y a someterlos a las pruebas de aceptación por parte de EL ESTADO. En este caso, todos los gastos en que se incurra serán por cuenta de EL (LA) CONTRATISTA. CLÁUSULA SÉPTIMA:

EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de ( ) B/. , mediante pagos de ( )B/. , cuya erogación corresponde a (indicar las partidas presupuestarias y/o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo). Los pagos a EL (LA) CONTRATISTA se harán de la siguiente manera: CLÁUSULA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de


entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prórrogas que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o para la ejecución de la obra. CLÁUSULA NOVENA:

EL (LA) CONTRATISTA, deberá someter a consideración de EL ESTADO el (los) subcontratista(s) que vaya a utilizar en la ejecución de suministro, si éste fuese el caso, los cuales tienen que ser previamente autorizados por EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA:

EL (LA) CONTRATISTA exonera y libera expresa y totalmente a EL ESTADO respecto a terceros, de toda responsabilidad, civil, laboral, Fiscal o de cualquier naturaleza que pudiese surgir con motivo de la ejecución del presente Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:

EL (LA) CONTRATISTA asegurará contra todo riesgo los materiales y/o equipos durante el transporte marítimo, aéreo y/o terrestre hasta su descarga en el lugar de entrega, por una suma no menor del cien por ciento (100%) del valor total de la entrega. Estas pólizas de seguro deberán ser suscritas a favor de EL (LA) CONTRATISTA y copia de estas entregadas a EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:

Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato



4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.


PARÁGRAFO:

Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las siguientes que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA:

EL (LA) CONTRATISTA conviene en que los materiales y/o equipos tendrán las características técnicas indicadas en la lista de materiales y precios y documentos complementarios de (Referirse al Acto Público), el cual forma parte de este Contrato. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA:

La cesión de los derechos que emanan de este Contrato se ajustará a las normas específicamente contenidas en el Artículo 67 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: EL ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( )B/. , que representa el % (por ciento), para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término (tiempo), para responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los derechos derivados del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al presente Contrato.


Para constancia de lo conveniente se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los días, del mes de del año . POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ ___________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Texto Recomendado por la Contraloría General de la República


ANEXO NÚM.6 F. Contrato para Obras por Montos Menores o Iguales a B/.5,000.00


Institución

CONTRATO NÚM.

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , con idoneidad Núm. , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, actuando en (nombre propio o nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen de la Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en celebrar un Contrato de Obras, cuya autorización corresponde (indicar) Acto Público o Excepción Núm. (indicar) de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a realizar por su cuenta todo el trabajo relacionado con, ___________________________________________________ de acuerdo a las especificaciones, planos o croquis establecidos por la entidad pública. CLÁUSULA SEGUNDA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga formalmente a iniciar y concluir el trabajo a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA TERCERA: EL ESTADO pagará a EL (LA) CONTRATISTA por la ejecución total de la obra, la suma de ( ) B/. , que será cargada (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo). Los pagos a los contratistas se harán de la siguiente manera:


Lo anterior es sin perjuicio de las inspecciones o revisiones que haga la Contraloría General de la República, en cualquier instancia del desarrollo de la obra. CLÁUSULA CUARTA: (Opcional) Del valor total de la obra se retendrá el 10%, el cual será devuelto a EL (LA) CONTRATISTA en un plazo no mayor de 30 días de la terminación y aceptación de la obra, siempre y cuando no queden reclamos pendientes en contra. CLÁUSULA QUINTA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prórrogas que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o para la ejecución de la obra. CLÁUSULA SEXTA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato



4. La incapacidad física permanente del contratista, certificada por médico idóneo, que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.


PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que se establezcan en la Institución, las cuales detallamos a continuación:


CLÁUSULA SÉPTIMA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga a reparar los daños y a responder por defectos de construcción o reconstrucción de la obra ejecutada hasta por el término de tres (3) años, contados a partir de la firma del Acta de Aceptación Final. CLÁUSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA: El (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de B/. _________. Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ____________ días, del mes de _________________________ del año _______. POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ __________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO




ANEXO NÚM.7 G. Contrato para Obras por Montos Mayores de B/.5,000.00.


Institución

CONTRATO NÚM.

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal, en su condición de (Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) Actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra, _________________, de nacionalidad , mayor de edad, profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Núm. , con idoneidad Núm. , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, actuando en (nombre propio o nombre y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha , Rollo , Imagen de la Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONTRATISTA, se ha convenido en celebrar un Contrato de Obras, (que corresponde al Acto Público o Excepción Núm. (indicar) (No aplica para los Contratos Menores), de conformidad con las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL (LA) CONTRATISTA, se compromete a realizar por su cuenta todo el trabajo relacionado de acuerdo a las especificaciones, planos o croquis establecidos por la entidad pública. CLÁUSULA SEGUNDA: EL (LA) CONTRATISTA, se obliga formalmente a iniciar y concluir el trabajo a que se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la fecha de la orden de proceder. CLÁUSULA TERCERA: EL ESTADO pagará a EL (LA) CONTRATISTA por la ejecución total de la obra, la suma total de ( ) B/. , que será cargada (indicar las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año y monto respectivo).


Los pagos a los contratistas se harán de la siguiente manera: Lo anterior es sin perjuicio de las inspecciones o revisiones que haga la Contraloría General de la República, en cualquier instancia del desarrollo de la obra. CLÁUSULA CUARTA: (Opcional) Del valor total de la obra se retendrá el 10%, el cual será devuelto a EL (LA) CONTRATISTA en un plazo no mayor de 30 días de la terminación y aceptación de la obra, siempre y cuando no queden reclamos pendientes en contra. CLÁUSULA QUINTA: EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro Nacional. El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prórrogas que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o para la ejecución de la obra. CLÁUSULA SEXTA: Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el Artículo 99 de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a saber: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato




4. La incapacidad física permanente del contratista, certificada por médico idóneo, que le




PARÁGRAFO: Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato. Y además las que se establezcan en la Institución, las cuales detallamos a continuación: CLÁUSULA SÉPTIMA: El ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por defectos de construcción o reconstrucción de la obra ejecutada hasta por el término de tres (3) años, contados a partir del Acta de Aceptación Final. CLÁUSULA OCTAVA: EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos, ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir todos los gastos que éstas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO. CLÁUSULA NOVENA: EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los trabajos derivados del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA: El (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres fiscales que deben adherirse al presente contrato, por un valor de B/. . Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los ____________ días, del mes de _________________________ del año _______.


POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN) _______________________ __________________________ Nombre Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

REFRENDO




<Repú blica de Panamá


CONTRALORÍA GENERAL


Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES

DEL MINSA CON CONSEJO DIRECTIVO

SEPTIEMBRE-2011




Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINSA CON CONSEJO DIRECTIVO

SEPTIEMBRE-2011


República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Despacho Superior

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

LEÓN WONG Supervisor

HERNANDO MORALES REYES

Analista Administrativo


República de Panamá MINISTERIO DE SALUD

FRANKLIN VERGARA Ministro

JULIO SANTAMARÍA Viceministro

FÉLIX BONILLA Secretario General

RAMÓN CUERVO Director Administrativo

EIBAR ORTEGA Director de Finanzas


HOSPITAL SAN MIGUEL ARCÁNGEL

SERAFÍN SÁNCHEZ Director Médico General

CÉSAR MORANT Subdirector Médico General

RICARDO BONILLA Asesoría Legal

NEREIDA MOCK Jefa de Infraestructura

IBELIS GUTIÉRREZ Jefa de Finanzas

NILKA DE FERNÁNDEZ Jefa de Administración

GUSTAVO ROJAS Jefe de Informática


EQUIPO TÉCNICO

CONTRALORÍA GENERAL

HERNANDO MORALES REYES Analista Administrativo

ELVIA ÁBREGO

Analista de Sistemas de Contabilidad

MINISTERIO DE SALUD

ROSSANA S. DE MILLER Subdirectora Nacional de Finanzas

EDNA McCLEARY Jefa de Contabilidad

ROSA BERDIALES

Jefa de la Sección de Costos

HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO

AGUSTÍN JIMÉNEZ Jefe de Contabilidad

ANTONIO SORIANO

Jefe de Presupuesto

YERELIN ESPINOZA Jefe de Tesorería

RENÉ RIVERA Jefe de Farmacia

FELIPE RODRÍGUEZ

Doctor en Nefrología


INDICE

INTRODUCCIÓN

I.

GENERALIDADES

A.

Base Legal B. Objetivo del Manual C. Ámbito de Aplicación

II.

CONTROLES INTERNOS

A.

Marco Conceptual B. Presupuesto C. Tesorería D. Contabilidad E. Materiales, Suministros y Activos Fijos F. Administración de Recursos Humanos G. Sistemas Computarizados

III.

PROCEDIMIENTOS A. Adquisición, Pago al Contado y Recepción de Bienes y Servicios por Orden de

Compra Mapa de Proceso B. Adquisición, Recepción y Pago al Crédito de Bienes y Servicios por Orden de

Compra Mapa de Proceso C. Adquisición, Recepción y Pago por Tercerización de Servicios a Través de

Contrato Mapa de Proceso

IV.

REGIMEN DE FORMULARIOS 1. Nota de solicitud de bienes o servicios 2. Acta de Aceptación de Tercerización de Servicios 3. Requisición (REQ) 4. Orden de Compra (OC) 5. Recepción de Almacén (REA) 6. Evaluación de Servicios Brindados (ESB) 7. Acta de Aceptación de Servicios (AAS) 8. Gestión de Cobro (GC) 9. Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (RRGC) 10. Cheque (CHQ)

V.

GLOSARIO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Ministerio de Salud (en lo sucesivo MINSA) y el HOSPITAL SAN MIGUEL ARCÁNGEL (en lo sucesivo H-SMA), en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes, han producido, homologado y aprobado la herramienta de instrucción denominada, “PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EN HOSPITALES DEL MINISTERIO DE SALUD CON CONSEJOS DIRECTIVOS”. El desarrollo de este documento responde a la iniciativa gubernamental de regular y fiscalizar hospitales del MINSA a través de la figura administrativa denominada Consejo Directivo (en lo sucesivo HCD), en función de lo cual se persigue optimizar y reducir costos con la ejecución de procesos estandarizados e implementar y poner en ejecución estructuras orgánicas, cargos y funciones estandarizados. Por consiguiente, en esta herramienta de instrucción se consideran procesos debidamente delimitados y racionalizados, controles internos específicos y procedimientos narrativos a nivel de actores, a través de los cuales, se describe de manera sencilla y clara las acciones a ejecutar y cumplir por los mismos, con el objetivo de garantizar adecuados y ágiles procesos de ejecución operacional y de rendición de cuentas, en lo relacionado con las adquisiciones de bienes y servicios que se ejecuten para garantizar la oportuna, eficiente y sostenida prestación de productos y servicios de salud, en cada HCD que opere a nivel nacional. En consecuencia, es responsabilidad de las máximas autoridades de cada HCD y del MINSA, cumplir y hacer cumplir oportuna y sosteniblemente las pautas y regulaciones aquí contenidas. La estructura organizativa de este documento está conformada por cinco capítulos. El primer capítulo contiene las generalidades, el segundo controles internos, el tercero procedimientos narrativos y mapas de proceso, el cuarto corresponde al régimen de formularios y el quinto capítulo es el pertinente al glosario. Finalmente, es importante destacar que los cambios en el quehacer gubernamental, así como la creación y modificación de leyes obligan a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a lo que no escapan, las normas, procesos, controles y procedimientos contenidos en este documento. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan.



I. GENERALIDADES

A. Base Legal Constitución Política de la República de Panamá. Código Fiscal, Artículo 1089, 1090, 1091 y 1092 (de los empleados y agentes de manejo). Ley Núm.24 de enero de 1963, “Por medio de la cual se crea el Colegio Nacional de

Farmacéuticos y se reglamenta el funcionamiento de los establecimientos farmacéuticos.” Ley Núm.23 de 16 de febrero de 1954, “Por medio de la cual se reglamenta la importación,

manejo y uso de las drogas, enervantes, estupefacientes o narcóticos y productos que las contengan, y se disponen sanciones para los infractores de las mismas”.

Ley Núm.35 de 8 de mayo de 1973, “Por medio de la cual se crea el Fondo de Administración de Hospitales del Estado.”

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.”

Ley Núm.27 de 1 de mayo de 1998, “Por la que se autoriza la creación y organización de la empresa de utilidad pública Coordinadora Nacional de la Salud, y se dictan normas con relación a esta empresa.”

Ley Núm.1 de 10 de enero de 2001, “Sobre Medicamentos y otros Productos para la Salud Humana.”

Ley Núm.68 de 20 de noviembre de 2003, “Que regula los derechos y obligaciones de los pacientes, en materia de información y de decisión libre e informada.”

Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, Que regula la Contratación Pública” Ley Núm.1 de 3 de febrero de 2010, “Que constituye al Hospital San Miguel Arcángel

como una entidad de gestión pública.” Ley de Presupuesto vigente. Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, “Que reglamenta la Ley 22 de 27

de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición”. Decreto Núm.214-DGA (De 8 de octubre de 1999) “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.” Decreto Ejecutivo Núm. 178 de 12 de julio de 2001, “Que reglamenta la Ley Núm. 1 de 10

de enero de 2001, Sobre Medicamentos y otros Productos para la Salud Humana”. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimiento de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.

Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010, “Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General.”

Circular Núm.004/DNAF/DAF de 13 de diciembre de 1999, que instruye que los fondos de gestión generados por los Hospitales del Estado deben depositarse en la cuenta “Fondo de Administración de Hospitales”, en el Banco Nacional.

Circular Núm. 2-2009-DMySC de 12 de octubre de 2009, Por medio de la cual se oficializa el documento Gestión de Cobro.


B. Objetivo del Manual Establecer regulaciones y controles internos que garanticen un proceso de adquisición de bienes y servicios expedito, eficiente y económico en los HCD.

C. Ámbito de aplicación

Funcionarios, entidades gubernamentales y organizaciones privadas vinculados con la adquisición, recepción y pago de los bienes y servicios en los HCD.

II. CONTROLES INTERNOS

NOTA ORIENTADORA: La numeración que está precedida de las letras NCI, corresponden a las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá (Gaceta Oficial 23,946). En cuanto a la numeración precedida por las letras CIE, corresponden a los controles internos específicos según actor procesal, por medio de los cuales se delimita y establece de manera sencilla quien debe hacerlo y como , para propiciar una comprensión mejorada del tema y dejar poco margen a dudas en cuanto al cumplimiento de las precitadas Normas.

A. MARCO CONCEPTUAL NCI 3.1.5

1 Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno

CIE 1.1

Los titulares de los HCD son responsables de garantizar que se implemente y haga cumplir, a través de las unidades administrativas y los funcionarios formalmente designados para tales fines, los procedimientos y controles internos plasmados en este documento.

CIE 1.2

Las unidades de Auditoria Interna del HCD son responsables de la revisión y evaluación de la estructura del control interno relacionada con el manejo y control de fondos y bienes en el HCD, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República en esta materia.

CIE 1.3

La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos es responsable de asesorar a las unidades administrativas vinculadas a los procedimiento(s) y controles internos, así como de ejecutar un proceso periódico de seguimiento a su aplicabilidad que permita actualizar el mismo, en función de cambios en materia jurídica; optimización de procesos relacionados y/o deficiencia(s) de control interno comunicada(s) por la Unidad de Auditoría Interna institucional y/o por las Direcciones de Auditoría General y Fiscalización General de la Contraloría General.

B. PRESUPUESTO

NCI 3.3.1.2

2 Controles para la Programación Presupuestaria: Las entidades establecerán procedimientos de control interno para la programación de la ejecución presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

CIE 2.1

El Titular de la Sección de Presupuesto institucional, será responsable de programar adecuadamente la ejecución presupuestaria del gasto por medio de la selección y ordenamiento de las asignaciones de los programas, actividades y proyectos que serán ejecutadas, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.


CIE 2.2

El Titular de la Sección de Presupuesto Institucional en coordinación con el de la Sección de Tesorería serán responsables de implementar los controles necesarios para asegurar que las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios sean razonables, así como que los gastos priorizados e ineludibles hayan sido convenientemente identificados para su eficaz cobertura.

CIE 2.3

El Titular de la Sección de Presupuesto institucional y el(los) funcionario(s) designado(s) formalmente para la ejecución de los registros, serán solidariamente responsables de garantizar la oportuna ejecución de los compromisos presupuestarios, para garantizar la disponibilidad que propicie la ejecución de los pagos, así como de priorizar gastos durante períodos de restricción, en función de las metas físicas establecidas por la entidad.

C. TESORERÍA

NCI 3.3.2.3

3 Conciliaciones Bancarias: Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de cuentas bancarios. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería.

CIE 3.1

El titular del Departamento de Finanzas es responsable de garantizar una oportuna y confiable conciliación de los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarios, considerando para tal fin los cheques pagados (en tránsito) y los girados y no pagados (en cartera).

CIE 3.2

El Director Administrativo del HCD y el Titular del Departamento de Finanzas son solidariamente responsables de designar al funcionario responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, para lo cual debe considerar que el funcionario no esté vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones.

NCI 3.3.2.5

4 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores: Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

CIE 4.1

El Jefe de la Sección de Tesorería, es responsable de garantizar la ejecución de los siguientes controles:

Llevar registros de la numeración de los cheques utilizados para efectuar los pagos a través del fondo institucional.

Solicitar los cheques a la Dirección Administrativa o quien se delegue para tales fines de forma escrita, únicamente cuando estén próximos a agotarse los que se tengan en existencia, para lo cual deberá incluir en dicha solicitud escrita, la numeración de los cheques que aún queden en existencia.

Emitir los cheques en orden correlativo y cronológico y no reservar cheques en blanco para operaciones futuras.

Impedir la adulteración de montos consignados por medio de sellos protectores y usar caja fuerte o muebles con cerradura y llave para custodiar cheques en cartera y no utilizados.

Llevar registros adecuados de los cheques en cartera que faciliten los arqueos y la revisión de conciliaciones.

Contar con mecanismos de comunicación rápida para bloquear cuentas bancarias en casos de cheques extraviados y anular los cheques invalidados con el sello pertinente y perforándolos luego de haber sido debidamente sellados.


CIE 4.2

El Jefe de la Sección de Tesorería del HCD, es responsable de aceptar como válido para gestionar pagos, únicamente el Formulario 8: “Gestión de cobro (en lo sucesivo GC)”, puesto que contra el uso del mismo no procede ningún recurso en la vía gubernativa y el mismo es de uso obligatorio a nivel nacional para todas las instituciones estatales.

CIE 4.3

El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Tesorería del HCD, son solidariamente responsables de aceptar como válido únicamente Formulario 8: “Gestión de cobro (en lo sucesivo GC)”, para gestionar pagos a través del FONDO INSTITUCIONAL. También será responsable de efectuar los pagos requeridos dentro de los tiempos establecidos en el documento contractual por medio del cual se ejecute la adquisición, contados a partir de la presentación de la GC, o en su defecto, dentro del tiempo que se estipule en los contratos, así como en los convenios marcos cuando los bienes estén vinculados a este tipo de contrataciones.

NCI 3.3.2.7

5 Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos: Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y pre-numerados por cada entidad para uso en la Tesorería.

CIE 5.1

El Jefe de la Sección de Tesorería del HCD es responsable de garantizar que el Formulario 9: “Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (en lo sucesivo RRGC)”, cuente con la numeración secuencial y el membrete institucional, previo a que lo entregue al proveedor al recibir del mismo la GC y la documentación sustentadora pertinente, o en su defecto, tener un libro control que permita definir y colocar manualmente tal numeración a la copia de la GC que se le devuelva al proveedor.

NCI 3.3.2.8

6 Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería: Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.

CIE 6.1

Para pagos a través del Formulario 10: ·Cheque (en lo sucesivo CHQ)”: El Jefe de la Sección Tesorería del HCD es responsable de garantizar que el(los) funcionario(s) que delegue formalmente para tal fin, coloquen el sello restrictivo pagado en la GC, comprobante del CHQ y toda la documentación sustentadora, luego que el proveedor firme el comprobante del cheque al entregársele el CHQ y que el funcionario formalmente delegado para tales fines, actualice en el sistema de control pertinente al status de CHQ entregado cuando esta acción se cumpla con cada beneficiario de CHQ pagado.

NCI 3.3.2.9

7 Transferencia de Fondos por Medios Electrónicos: Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

CIE 7.1

El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Tesorería son solidariamente responsables de garantizar que se ejecuten pagos por transferencia electrónica, a través del(los) funcionario(s) delegado(s) formalmente para tales fines, únicamente cuando el proveedor cumpla con los requisitos para este tipo de pagos (abrir o contar o con una cuenta bancaria, llenar el formulario de afiliación de proveedores, adjuntar copia de cédula del representante legal y entregar el formulario en su banco o en la receptoría de la DT-MEF), así como que haya presentado oportuna y adecuadamente la documentación pertinente (Gestión de Cobro, Original(es) de factura(s) con su(s) correspondiente(s) recibido(s) conforme, así como que la entidad cumpla con la verificación del Paz y Salvo de la CSS, Paz y Salvo del Tesoro Nacional o Institucional, previo al momento de ejecutar este tipo de pago.


CIE 7.2

El Titular de la Unidad de Tesorería del HCD o su equivalente es responsable de ejecutar los pagos por transferencia electrónica, a través de las unidades administrativas y funcionarios formalmente delegados para tales fines, cuando el proveedor cumpla con los requisitos y la verificación antes mencionada, así como que la GC muestre los sellos y firmas pertinentes al cumplimiento del trámite interno de la entidad (Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, Autorización Institucional) y los sellos pertinentes a la fiscalización y el refrendo por parte de la Contraloría General.

NCI 3.3.2.13

8 Requisitos de los comprobantes de Pago Recibidos por Entidades Públicas: Las Tesorerías antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contraídas con proveedores, deben exigir la presentación de comprobantes de pago establecidos por Ley.

CIE 8.1

El proveedor debe presentar la GC, adjunto a la documentación legalmente requerida para reclamar el o los pagos por bienes o servicios brindados de forma oportuna sin borrones y/o tachones, ya que el incumplimiento de lo antes mencionado interrumpirá el tiempo que pueda cuantificarse para ejecutar los pagos por parte de los HCD.


D. CONTABILIDAD

NCI 3.3.4.1

9 Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental: La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas de contabilidad gubernamental para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.

CIE 9.1

El Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD, y los funcionarios formalmente delegados para tales fines, son solidariamente responsables de que se efectúen de forma oportuna y correcta los registros contables que correspondan a los hechos de manejo de fondos y bienes, para lo cual debe utilizar el plan de cuentas gubernamental aprobado para este tipo de nosocomios.

NCI 3.3.4.3

10 Conciliación de Saldos: Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera por el Área Contable, con la situación real.

CIE 10.1.

El Jefe del Departamento de Finanzas es responsable de informar a la unidad de Auditoría Interna al inicio de cada mes los saldos resultantes y las fechas en que se efectuaron las conciliaciones, inmediatamente culmine los registros de ajustes contables que conlleven a la precitada conciliación de saldos.

NCI 3.3.4.5

11 Integración Contable de las Operaciones Financieras La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo proceso que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de información financiera.

CIE 11.1

El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD son solidariamente responsables de garantizar la validez, oportunidad y confiabilidad en los informes que integren las transacciones de presupuesto, almacén, tesorería y otras áreas, a través del sistema tecnológico correspondiente, así como que la información que presenten aporte una seguridad razonable al proceso de toma de decisiones de la Dirección General del HCD y que sea relevante para ser utilizada de forma oportuna y confiable por otros usuarios, tales como Auditoría Interna o Externa, otras entidades, organismos oficiales, Órgano Legislativo y la Contraloría General de la República.

NCI 3.3.4.6

12 Documentación Sustentadora: Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.

CIE 12.1

El Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD, a través del (los) funcionario(s) designados formalmente para tales ejecutorias, son solidariamente responsables que todos los asientos contables que se ejecuten en dicha unidad se encuentren sustentados en los documentos legalmente establecidos para tales fines, así como que sean debida y archivados de manera adecuada.

NCI 3.3.4.7

13 Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera: Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.


CIE13.1

El Jefe del Departamento de Finanzas y el Jefe de la Sección de Contabilidad del HCD son solidariamente responsables de garantizar y verificar con oportunidad la entrega de la documentación requerida para ejecutar los registros contables, y agilizar el proceso de recepción de la GC, con la finalidad de cumplir con los tiempos requeridos para hacer efectivos los pagos de forma correcta y evitar el pago de multas por retrasos en dichos pagos.


E. MATERIALES, SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS

NCI 3.4.2

14 Unidad de Almacén: Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

CIE 14.1

El Jefe del Almacén General y el regente farmacéutico del depósito de productos medicamentosos y otros productos son responsables de ejecutar las acciones conducentes para garantizar la efectiva y correcta verificación, recepción, registro, almacenamiento y control de los bienes y productos medicamentosos y otros que se manejen y custodien en sus instalaciones, para cumplir con el criterio de unidad de almacén, sin menoscabo que por la naturaleza y razón de ser deban mantenerse bajo determinadas y especiales formas de almacenamiento en el lugar físico que se denomina depósito de farmacia.

NCI 3.4.3

15 Toma de Inventario Físico: Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

CIE 15.1

El Jefe del Almacén General, así como el regente farmacéutico del depósito de productos medicamentosos y otros productos son responsables de garantizar, que los registros en kardex, el sistema de inventario y los bienes físicos existentes, sean coincidentes con los valores que se obtengan al cruzar la información con los registros contables de tales bienes a determinada fecha.

CIE 15.2

La Dirección médica o quien ésta delegue para tales fines, es responsable de garantizar la existencia de procedimientos escritos para ejecutar tal inventario físico, así como que el personal participante en tal evento sea independiente de aquellos que registran y manejan los bienes, salvo para efectos de identificación.

CIE 15.3

El Auditor interno es responsable de evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos para la toma de inventario físico, es decir, solo debe participar en calidad de observador del efectivo cumplimiento de tales procedimientos, con el objetivo de garantizar su independencia y objetividad para cuanto deba presentar el pertinente informe sobre los resultados obtenidos en tales inventarios.

NCI 3.4.5

16 Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo: La Administración de la Entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

CIE 16.1

La Dirección médica, a través de la unidad designada formalmente para la organización y administración de los activos, es responsable de desarrollar y cumplir un plan de mantenimiento periódico de los activos fijos institucionales, ya sean los de uso administrativo como los utilizados en las áreas de atención de los pacientes hospitalarios, así como de contar con una planeación que permita ejecutar oportunamente el reemplazo y descarte de los bienes.

NCI 3.4.6

17 Acceso, Uso y Custodia de los Bienes: Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.


CIE 17.1

El Jefe del Almacén General es responsable de garantizar la existencia de equipos de seguridad que brinden protección contra robos e incendios, así como de propiciar la ejecución de fumigaciones periódicas, revisiones del sistema eléctrico y de extintores, sin menoscabo de las responsabilidades que le competen en cuanto a hacer cumplir las mejores prácticas relacionadas con la utilización de sistemas de clasificación, codificación y localización de cada uno de los bienes que se encuentren en el almacén tanto a nivel de kardex, como del sistema de control de inventario. De igual forma es responsable de garantizar que el acceso al área del almacén esté restringida solo a funcionarios competentes y que los mismos estén cumpliendo sus pertinentes turnos cuando se encuentren en dichas instalaciones.

CIE 17.2

El regente del depósito de productos medicamentosos es responsable de garantizar la recepción y verificación de los productos medicamentosos y otros productos, debe confirmar el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, comprobar el cumplimiento de las especificaciones pactadas y detectar la contaminación o daños, previo a recibir conforme. Es responsable también de efectuar oportunamente los registros en kardex y en el sistema de inventario, almacenar los productos medicamentosos y otros productos según grupo, acomodar los mismos según el método PEPS, cumplir con las indicaciones de estiba del fabricante, controlar la preservación y retirar oportunamente los productos medicamentosos y otros productos cuando su condición no permita su uso y garantizar que el acceso al área del almacén esté restringida solo a funcionarios competentes y autorizados de acuerdo a los turnos cuando se encuentren en dichas instalaciones.

CIE 17.3

El almacenista del Almacén General y el almacenista del Depósito de Farmacia son responsables en sus diversas áreas de organizar, clasificar, codificar y estibar los artículos de consumo no depreciables y los productos medicamentosos y otros productos, utilizando únicamente las codificaciones aprobadas por la Unidad de Compras a través del pertinente catálogo, así como de evitar o informar oportunamente sobre la presencia de personal extraño al que para tales fines, se haya asignado en el HCD. El almacenista del Almacén General es responsable también de organizar, clasificar, codificar y estibar los bienes de activo fijo, para lo cual deberá utilizar únicamente las codificaciones consideradas en el Manual de Bienes Patrimoniales aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas (en lo sucesivo MEF).

CIE 17.4

La Unidad de Auditoría Interna, es responsable de definir e informar oportunamente al Despacho del Director Médico General sobre las diferencias detectadas a través de inventarios sorpresivos que se efectúen a los bienes en existencia en los almacenes del

CD, a través de las actas generalmente utilizados para tales fines. H

NCI 3.4.8

18 Protección de Bienes de Activo Fijo: Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

CIE 18.1

El Jefe de Administración, es responsable de garantizar que los activos fijos institucionales estén debidamente asegurados por las pertinentes pólizas de seguro, así como verificar que sus coberturas se encuentren vigentes permanentemente. También es responsable de garantizar que la prestación del servicio de seguridad hospitalaria a través de tercerización (outosourcing), sea prestado de forma permanente e ininterrumpida para garantizar la custodia y seguridad física de los activos fijos del HCD.


CIE 18.2

El Jefe de Bienes Patrimoniales y las unidades administrativas a las que se les asignen activos fijos, son responsables de garantizar la existencia permanente de adecuados y oportunos registros sobre el movimiento, traspaso y traslado de los bienes de activo fijo con la finalidad de delimitar responsabilidades y detectar a los funcionarios bajo cuya responsabilidad se hayan infringido daños o se hayan perdido bienes públicos, con la finalidad de aplicar las sanciones administrativas que sean pertinentes, sin menoscabo de las responsabilidades penales que competa por la comisión de tales actos o por la omisión de sus responsabilidades como responsables por la custodia de los mismos.

CIE 18.3

La Unidad de Auditoría Interna es responsable de efectuar las evaluaciones y definir las responsabilidades inherentes al manejo, control o uso inadecuado de los bienes del HCD, para lo cual emitirá el pertinente Informe de Auditoría en el cual se detallarán los alcances que le corresponden a cada uno de los funcionarios involucrados en tales usos indebidos. Dicho Informe de Auditoría será entregado al Director Médico General, quien canalizará a través de la Unidad de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica, su tramitación al MINSA para la aplicación de lo que competa según lo consignado en el reglamento interno de institucional, sin menoscabo de las responsabilidades penales que a tales actos corresponda.


F. ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

NCI 3.5.8

19 Aplicación de la Tercerización en las Entidades: Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servicios que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización (outsourcing).

CIE 19.1

El Departamento de Administración del HCD es responsable de aplicar las evaluaciones que correspondan según lo pactado en los contratos para los servicios de Seguridad Hospitalaria, Limpieza Hospitalaria, Gases Médicos y Ambulancia, así como en función de lo requerido por CONSALUD, la CSS, producto de lo cual generará el Formulario 6: “Evaluación del Servicio Brindado (en lo sucesivo ESB)”, para en consecuencia de los resultados obtenidos en dicha evaluación, generar el pertinente Formulario 7: “Acta de Aceptación de Servicios (en lo sucesivo AAS)” en donde se demuestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusulas incumplidas, el (los) porcentaje(s) de sanción aplicado, el monto de la sanción y monto real por el que debe presentar la factura y el Formulario 8: “Gestión de Cobro (en lo sucesivo GC)” el contratista.

CIE 19.2

El Departamento de Infraestructura del HCD a través del Jefe de la Sección de Servicios Generales es responsable de inspeccionar los resultados aportados por el contratista, así como de generar las pertinentes AAS, como constancia de la recepción por los Servicios de Mantenimiento de Acondicionadores de Aire y Ascensores, en la cual se muestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusula(s) contractual(es) incumplida(s), el porcentaje de sanción a aplicar y los montos tanto de la sanción como del monto real por el que debe presentar la factura y la GC el contratista.

CIE 19.3

El Jefe de la Sección de Nutrición y Dietética es responsable de aplicar las evaluaciones que correspondan según lo pactado en los contratos para el Servicio de Cafetería, así como en función de lo requerido por CONSALUD y la CSS, producto de lo cual generará la ESB en consecuencia de los resultados obtenidos en la misma, genere el AAS a través de la cual se demuestre la aceptación conforme o en su defecto las cláusulas incumplidas, el (los) porcentaje(s) de sanción aplicado, el monto de la sanción y monto real por el que debe presentar la factura y la GC el contratista al MINSA, todas vez que tales pagos son efectuados a nivel central en dicha entidad.


G. SISTEMAS COMPUTARIZADOS

NCI 3.6.1

20 Organización del Área Informática: La dirección debe establecer políticas para la organización adecuada del área de Informática que permita cumplir sus actividades con eficiencia y eficacia, contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad.

CIE 21.1

El Director General del HCD y el titular del Departamento de Informática, son solidariamente responsables de garantizar que el área donde estén ubicados los equipos tecnológicos de respaldo (Servidores), así como el área en que se ubiquen las terminales remotas que efectúan los diversos registros requeridos en el HCD, reúnan los requisitos mínimos aceptables para el óptimo funcionamiento de los mismos y con las medidas de seguridad que garanticen acceso sólo a los funcionarios que por el desempeño de sus funciones deban tener acceso a tales equipos.

NCI 3.6.3

22 Controles de datos Fuente, de Operación y de Salida: Deben diseñarse controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad.

CIE 22.1

El Director General y el Jefe del Departamento de Informática del HCD, son solidariamente responsables de establecer los pertinentes controles de operación, para lo cual se deberán establecer procedimientos estandarizados y formales que se actualicen periódicamente en función de los cuales se asigne y monitoree la efectiva ejecución de los trabajos requeridos. También son responsables de describir las políticas a aplicar, para definir y asignar las contraseñas de acceso requeridas para cada uno de los actores que interactúen con los diversos sistemas, así como los pertinentes controles de datos fuente de origen, en función de lo cual, las claves que se otorguen podrán se utilizarán para:

1- Consulta de datos 2- Captura, modificación y eliminación de datos y 3- Captura, modificación, consulta y eliminación de datos.

De igual manera, son responsables de establecer los controles de salida, en función de lo cual deberá implementar copias de la información en otros locales, identificar a las personas que entregan el documento de salida, así como a las personas que reciban la información.

NCI 3.6.4

23 Mantenimiento de Equipos de Computación: La dirección de cada entidad debe establecer políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación que permitan optimizar su rendimiento.

CIE 23.1

El Jefe del Departamento de Informática del HCD, es responsable de garantizar el mantenimiento de los equipos de computación con la finalidad de optimizar el funcionamiento de los dispositivos informáticos y proteger la información que está en ellos, para lo cual debe implementar políticas de mantenimiento correctivo y preventivo. En cuanto al mantenimiento correctivo es responsable de contar con personal calificado o un directorio de proveedores especializados con capacidad técnica óptima para resolver desperfectos en el menor tiempo posible. En cuanto al mantenimiento preventivo es responsable de establecer las políticas que permitan contar con una apropiada programación del mantenimiento preventivo, con la finalidad de minimizar los efectos de las tareas del mantenimiento correctivo.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Adquisición, Pago al Contado y Recepción de Bienes y Servicios por Orden de Compra en el HCD

MINISTERIO DE SALUD

HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO 1- UNIDAD SOLICITANTE O RECEPTORA DEL SERVICIO

Las unidades de Almacén, Farmacia, Informática e Infraestructura y Biomédica, son responsables de generar el Formulario 3: “Requisición (en lo sucesivo REQ)” (de bienes o servicios) que se tramiten en el resto de las áreas administrativas y de producción del HCD. En consecuencia, todas las unidades administrativas distintas a las antes mencionadas deben generar y remitir a la pertinente unidad productora de requisiciones el Formulario 1: “Nota de Solicitud de Bienes y Servicios”, para solicitar los bienes y servicios que requiera. Los bienes y servicios que deben ser solicitados a las pertinentes unidades gestoras de requisiciones son los siguientes:

INFRAESTRUCTURA Y BIOMÉDICA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 2- JEFATURA

Verifica y firma la REQ luego de corroborar que las mismas cumplen con los criterios legalmente establecidos para tal documentación.


2a- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA

En función del tipo de bien o servicio presentado en las requisiciones, se direccionan las mismas, es decir, la aprobación de las requisiciones de productos medicamentosos y otros productos e insumos de laboratorios se canalizan y aprueban a través de la Sud-dirección Médica, o en la Unidad administrativa que la Dirección Médica designe formalmente como responsable secundario de la precitada designación.

El resto de las requisiciones, deben ser canalizadas y aprobadas en la Dirección Médica. Esto incluye las requisiciones de bienes o servicios extraordinarios, las cuales deben ser aprobadas por el Director Médico como representante del Comité de Compras.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

3- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Consulta la disponibilidad presupuestaria, establece, registra y bloquea la(s) partida(s) presupuestaria(s) que corresponda(n), sella y firma la requisición como constancia de lo actuado.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

SECCION DE COMPRAS 4- JEFE DE COMPRAS

Verifica, firma y asigna la REQ al cotizador que corresponda, en función del área productiva de requisiciones que le haya sido designada (Almacén, Farmacia, Informática Administración e Infraestructura). Coloca fecha y firma como constancia de la asignación de cada requisición que entregue a cada cotizador. COTIZADOR Verifica información contenida en la REQ, verifica que los bienes o servicios solicitados cuenten con precios referenciales, que no estén considerados en el listado de precios establecidos, que no se encuentren en los catálogos de Panama-compra, y que no estén considerados en algún convenio marco vigente. Luego de cumplir con estas verificaciones ejecutará las siguientes acciones:

Cuando las adquisiciones sean menores o iguales a trescientos balboas (B/.300.00) adquirirá sin cotización. Cuando las adquisiciones sean mayores a trescientos balboas (B/.300.00) y no excedan los mil balboas (B/.1,000.00), adjuntará como mínimo una cotización. (véase procedimiento de caja menuda vigente, establecido por la Contraloría General de la República).

Cuando se trate de adquisiciones mayores a B/.1,000.00 (véase procedimiento de caja menuda vigente, establecido por la Contraloría General de la República), seleccionará el tipo de acto público, accederá Panamá-compra, publicará la convocatoria del precitado acto público, realizará el acto público, confeccionará al cuadro de cotizaciones, seleccionará la mejor propuesta, confeccionará resolución de adjudicación, adjudicará, accederá Panamá-compra, publicará la adjudicación y generará e imprimirá el Formulario 4: “Orden de Compra (en lo sucesivo OC)” en original y tres(3) copias.


JEFE DE COMPRAS Verifica y firma la OC, adjunta la REQ y remite documentación.

4a- UNIDAD SOLICITANTE O RECEPTORA DEL SERVICIO Cuando se requieran opiniones técnicas, ya sea para la adquisición de bienes o servicios, la unidad que sea pertinente en función del objeto de adquisición de que se trate emitirá, a solicitud de la unidad de Compras, previo a la convocatoria al acto público el pertinente criterio técnico lo cual propiciará la confección de un pliego de cargos debidamente fortalecido, lo cual permitirá garantizar una seguridad razonable de una óptima adquisición de bienes y servicios al H–SMA.

NOTA: De igual forma al momento de recibir bienes y servicios, que requieran de opinión técnica, los mismos deberán ser evaluados por las unidades técnicas pertinentes, previo a ser recibidos conforme.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

5- JEFATURA Verifica que la OC esté debidamente confeccionada, para lo cual efectuará un minucioso escrutinio de los requisitos mínimos aceptables de información y documentación que la sustenten, previo a colocar su firma como constancia del Visto Bueno otorgado bajo su responsabilidad para cada OC que se remita a la unidad de presupuesto. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

6- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Accede OC, verifica la existencia del bloqueo presupuestario previo, ejecuta el registro presupuestario pertinente, sella y firma la OC como constancia de lo actuado.

7- SECCION DE CONTABILIDAD Registra asiento contable del compromiso-devengado y del gasto de manera simultánea cuando se trate de Servicios. Cuando se trate de bienes, efectuará únicamente el registro del asiento contable del compromiso-devengado, para posteriormente cuando de cuente con el recibido conforme por la recepción real de los bienes en el almacén se ejecute el asiento contable pertinente al incremento del inventario.

8- JEFATURA Firma la OC, autoriza el pago y la emisión del Formulario 10: “Cheque (en lo sucesivo CHQ)”, firma talonario del cheque luego de verificar la efectividad de lo actuado al verificar la coincidencia entre el monto de la OC y el CHQ, así como luego de comprobar la existencia de las firmas de los funcionarios que confeccionaron y revisaron el mismo.


9- SECCIÓN DE TESORERÍA

TESORERO Confecciona cheque, verifica corrección en lo actuado, coloca fecha y firma en el talonario como constancia de su injerencia y responsabilidad, adjunta al cheque del expediente de la OC y entrega documentación para revisión. JEFE DE SECCIÓN O SUPERVISOR Accede expediente de OC y cheque verifica corrección en lo actuado, firma talonario de cheque como constancia de la injerencia y responsabilidad de su participación en la producción óptima del cheque en comento y entrega para la validación final.

10- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Ejecuta el asiento contable de lo pagado, genera y archiva el comprobante de diario pertinente y remite documentación a la Dirección Médica.

10a- SECCIÓN DE PRESUPUESTO El sistema actualiza presupuestariamente lo pagado, en función de la ejecución del asiento contable antes mencionado.

11- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Recibe documentación firma OC y CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

12- OFICINA DE FISCALIZACIÓN Ejerce fiscalización, refrenda OC y firma CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO DEPARTAMENTO DE FINANZAS

13- SECCIÓN DE TESORERÍA Recibe documentación, retiene temporalmente el CHQ y remite OC y documentación sustentadora de la adquisición a la Unidad de Compras DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

14- SECCIÓN DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS Verifica OC y expediente de la adquisición, asigna archivo del expediente de la adquisición y desglose de la OC al cotizador que corresponda en función de la delegación según área productiva de requisiciones. COTIZADOR Faxea la OC al proveedor, le comunica telefónicamente que debe entregar los bienes o prestar el servicio considerando para tal fin la fecha pactada, retiene y archiva el expediente de la adquisición, retiene la 2ª. Copia de la OC, entrega el original, 1ª y 3ª copia de la OC al almacén o a la Unidad receptora del servicio.


14a- ALMACÉN O UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO

RECEPCIONISTA DE ALMACÉN o FUNCIONARIO RECEPTOR DE SERVICIOS Archiva temporalmente el original, 1ª y 3ª copia de la OC en OC PENDIENTES DE RECEPCIÓN.

15- PROVEEDOR Entrega los bienes o presta el servicio, entrega la factura en original y copia, recibe original de la factura y original y 3ª copia de la OC selladas y firmadas como constancia del recibido conforme. Retiene 3ª. copia de la OC, presenta factura y OC originales, paz y salvo de la CSS y del MEF vigentes y otra documentación que le sea requerida para retirar el cheque.


a) ALMACÉN DE PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS NOTA: Cuando se trate de PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS, se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Farmacia, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones, las cuales no constituyen limitación a otras aplicables o que se aprueben con posterioridad a este Manual:

a) Recibir y verificar los productos medicamentosos y otros productos, el almacenista del depósito de farmacia cumplirá con las siguientes acciones:

Confirmar el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, revisa la Certificación de cumplimiento y comprueba lo siguiente: Coincidencia del nombre del envase con el existente en la

Certificación de cumplimiento. Forma farmacéutica del producto (comprimidos, cápsulas,

inyectables, jarabe, crema). Número de Lote, nombre del fabricante y país de procedencia. Número de Registro Sanitario de Panamá. Cuando sean narcóticos y drogas debe exigirse la entrega del

vale de productos medicamentosos y otros productos de control, sellado por la Dirección de Farmacia y Drogas.

Nombre genérico o denominación común internacional del medicamento.

Que el etiquetado de los envases, además de otros idiomas, esté en español.

Comprobar el cumplimiento de las especificaciones pactadas, comprueba el cumplimiento de las especificaciones de la requisición que origina la orden de compra, cotejando lo siguiente: Que el código y la descripción del producto sean acordes con

lo indicado en el listado de productos medicamentosos y otros productos del hospital.


La fecha de expiración del producto. Costo unitario y total de la factura.

Detectar contaminación o daño en los productos medicamentosos y otros productos, inspecciona lo siguiente: Que los sellos de las tapas de los envases estén intactos. Que los envases no tengan ningún tipo de fisuras o rajaduras. Que no exista ningún tipo de derrame o manchas en los

envases. Que no exista decoloración en las etiquetas de los envases.

NOTA: Si alguno de los productos medicamentosos y otros productos no cumplen con lo establecido se debe solicitar autorización a la Administración para recibir el resto de los renglones facturados. Si el incumplimiento es de orden sanitario (se refiere a cuando se presenta un producto procedente de un país distinto a lo pactado y mostrado en la OC), al almacenista deberá rechazar su recepción sin que medie autorización alguna.

Luego de recibir conforme los productos medicamentosos y otros productos contra la OC, el almacenista del depósito de farmacia firma la factura, retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, genera original y copia del Formulario 5: “Recepción de Almacén (en lo sucesivo REA)”, archiva 1ª. copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia de la Recepción de Almacén en OC RECIBIDAS. Devuelve al proveedor los originales de la factura y de la OC debidamente selladas y firmadas y entrega el original de la REA para la firma del Jefe del depósito de almacén de farmacia, luego de lo cual la misma se remite a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable del incremento del inventario. Acto seguido, efectúa las siguientes operaciones:

Llenar la tarjeta de control de existencia y el sistema de control de inventario de cada producto medicamento y otro producto, el almacenista ejecutará las siguientes acciones: Utilizar como documentos las facturas (para entradas) y las

solicitudes de productos medicamentosos y otros productos (para salidas).

Anotar (Kardex) y digitar (sistema tecnológico de control) la fecha, número de documento (entrada/salida), proveedor (entrada), almacén que se surte (salida) y las cantidades que entran o salen.

Cuando se trate del sistema tecnológico de control se debe introducir el costo de cada producto para que a través del mismo se genere el costo unitario promedio ponderado que regirá para las subsecuentes salidas.

b) Almacenar los productos medicamentosos y otros productos, el

almacenista del depósito de farmacia, cumplirá con las siguientes acciones: Clasificar por grupo los productos medicamentosos y otros

productos, como se indica a continuación:


Grupo 1: comprimidos, cápsulas, tabletas ranuradas. Grupo 2: inyectables, ampollas, viales, jeringuillas precargadas. Grupo 3: soluciones orales y de uso externo, polvo y gránulos para

soluciones orales y de uso externo. Grupo 4: cremas, ungüentos y geles de uso externo. Grupo 5: cremas, geles de uso rectal y vaginal, supositorios rectales y

óvulos vaginales. Grupo 6: soluciones, jarabes, elixires de acuerdo al formulario nacional. Grupo 8: materia prima. Grupo 9: soluciones antisépticas, germicidas, alcoholes. Grupo 10: envases, etiquetas, formularios, vestuario para el área estéril,

agujas y gasas.

Acomodar los productos medicamentosos y otros productos, como se indica a continuación:

Utilizar para el acomodo el método (PEPS), primero que entra primero que sale, siempre y cuando su fecha de vencimiento lo permita.

Colocar las cajas siempre con la tapa hacia arriba y atendiendo las instrucciones del fabricante en cuanto a la cantidad de cajas que deben apilarse en una misma estiba, así como que entre cada estiba ese ubique a un pie de las paredes.

Colocar en nevera los productos que requieran temperaturas controladas, según las indicaciones del fabricante.

Colocar los productos de control especial (narcóticos) única y exclusivamente en el área designada para su pertinente custodia.

Retirar los productos medicamentosos y otros productos de anaqueles o tarimas, cumpliendo con las siguientes acciones: Retirar los productos medicamentosos y otros productos de

anaqueles y tarimas cuando por su condición no sea permitida su utilización.

Colocar los productos medicamentosos y otros productos vencidos en el área utilizada para ubicar los insumos bajo condiciones especiales de reclamo.

Descargar los productos medicamentosos y otros productos vencidos tanto del inventario en el Kardex como en el sistema tecnológico de control.

Verificar los números de facturas para solicitar la confección de las pertinentes notas de reclamos a las empresas.

c) Controlar la preservación de los productos medicamentosos y otros

productos, el regente farmacéutico, cumpliendo con las siguientes acciones:

Verificar mensualmente en forma selectiva lo concerniente a la conservación de los productos medicamentosos y otros productos en depósito.


Revisar selectivamente las fechas de vencimiento de los productos medicamentosos y otros productos y la condición externa de los envases.

Revisar los envases de los productos medicamentosos y otros productos para determinar que los mismos se encuentran correctamente almacenados.

Garantizar que en el área de productos medicamentosos y otros productos no se ingiera alimentos, fume, tome bebidas, guarde plantas o comida o cualquier producto que pueda afectar adversamente la calidad de los productos farmacéuticos.

Garantizar que las áreas de almacenamiento estén organizadas, identificadas, limpias, delimitadas, secas y dentro de los límites de temperatura y humedad relativa que recomiendan los fabricantes.

b) ALMACÉN GENERAL

NOTA: Cuando se trate de BIENES GENERALES (bienes de consumo y activos fijos), se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Administración, a través de la Sección de Almacén General, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones: RECEPCIONISTA DE ALMACÉN Recibe los BIENES contra lo indicado en la OC, (cuando se trate de bienes que cuenten con especificaciones especiales o técnicas, convocará al responsable de dicha unidad técnica, para que luego de las revisiones que correspondan también firme la factura como constancia del

recibido conforme), firma la factura, retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, registra la entrada de los bienes en el sistema tecnológico pertinente, genera original y copia de la REA, actualiza el Kardex, archiva 1ª. copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia de la Recepción de Almacén en OC RECIBIDAS. Devuelve al proveedor los originales de la factura y de la OC debidamente selladas y firmadas y remite el original de la Recepción de Almacén a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable del incremento del inventario.

c) RECEPCIÓN DE SERVICIOS NOTA: Cuando se trate de SERVICIOS, se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Administración y se dará en función de los servicios de fotocopiadora, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones: ENCARGADO DE LA FOTOCOPIADORA Genera y presenta el informe de consumo de fotocopias según área solicitante. JEFE DE ADMINISTRACIÓN Recibe los SERVICIOS contra lo indicado en la OC, firma la factura como constancia del recibido conforme), retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, genera original y copia del Formulario 7: “Acta de


Aceptación de Servicios (en lo sucesivo AAS)” y archiva 1ª. copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia del AAS en OC RECIBIDAS.

Devuelve al proveedor el original de la factura y la OC debidamente selladas y firmadas y remite el original del AAS a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS 15b- SECCIÓN DE TESORERÍA

Recibe del proveedor la documentación pertinente, verifica existencia de firma por recibido conforme en el original de la factura y la OC, verifica la existencia de los Paz y Salvo de la CSS y del MEF y entrega el cheque al proveedor y remite documentación del pago a la Unidad de Contabilidad para su correspondiente archivo.

16- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Recibe el original de la Recepción de Almacén, copia de la OC, factura y ejecuta los registros contables pertinentes al incremento del inventario, (este registro se ejecuta en este momento únicamente cuando se trate de la adquisición de bienes). Recibe documentación del pago al contado de la OC ya sea por bienes o servicios y la archiva.


MAPA DE PROCESO (DIAGRAMACIÓN)


APA DE PROCESO (DESCRIPCIÓN)

REQUISICIÓN SOLICITANDO

BIENES O SERVICIOS Y ARCHIVA EMPORALMENTE EL CHEQUE

M

GENERA Y FIRMA

ENVIA ORDEN DE COMPRA Y DOCUMENTACION

USTENTADORA, RETIENE ST

ERIFICA Y FIRMA LA REQUISI

V CIÒN

s por bienes o ervicios extraordinarios)

FIRMA REQUISICIÓN (El Director en representación del comité de compras firmará también las requisiciones

FAXEA LA OC AL PROVEEDOR, LE INDICA TELEFONICAMENTE QUE DEBE ENTREGAR LOS BIENES O PRESTAR EL SERVICIO, RETIENE EL EXPEDIENTE DE LA COMPRA Y LA 2ª. COPIA DE LA OC, ENTREGA EL ORIGINAL Y LA PRIMERA Y TERCERA COPIA DE LA OC AL ALMACEN O A LA UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO

EGISTRA Y BLOQUEA LA(S) PARTIDA(S) R

PRESUPUESTARIA(S) QUE CORRESPONDA(N)

ARCHIVA TEMPORALMENTE ORIGINAL, 1ª. Y 3ª COPIA DE LA OC EN ORDENES DE COMPRA PENDIENTES DE RECEPCIÒN.

ORDEN DE COMPRA (OC

VERIFICA, FIRMA Y ASIGNA REQUISICIÒN, VERIFICA CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN, VERIFICA PRECIOS REFERENCIALES, PRECIOS ESTABLECIDOS O SELECCIONA TIPO DE ACTO PÚBLICO, PUBLICA CONVOCATORIA, REALIZA ACTO PÚBLICO, CONFECCIONA CUADRO, ADJUDICA, REGISTRA RESULTADOS EN PANAMA-COMPRA Y GENERA, IMPRIME Y FIRMA )

N ORIGINAL Y 3 COPIASE .

ENTREGA LOS BIENES, O PRESTA EL SERVICIO, ENTREGA FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA, RECIBE ORIGINAL DE LA FACTURA Y ORIGINAL Y 3ª. COPIA DE LA OC SELLADAS Y FIRMADAS COMO CONSTANCIA DEL RECIBIDO CONFORME RETIENE 3ª. COPIA DE LA OC, PRESENTA FACTURA Y OC ORIGINALES, PAZ Y SALVO DEL MEF Y DE LA

SS VIGENTES Y OTROC S QUE SE REQUIERAN PARA RETIRAR EL CHEQUE.

ERIO TÉCNICO CUANDO SEA

E

MITE CRITE

PERTINENT

IRMA OC

F

REGISTRA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO

EGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL COMPROMISO Y EVENGADO

RD

AUTORIZA EMISIÓN DE CHEQUE Y FIRMA CHEQUE

RECEPCION DE BIENES: RECIBE LOS BIENES CONTRA LO INDICADO EN LA OC, FIRMA Y SELLA FACTURA, RETIENE LA COPIA, LA ADJUNTA A LA 1ª. COPIA DE LA OC, REGISTRA LA ENTRADA DE LOS BIENES, GENERA ORIGINAL Y COPIA DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, ACTUALIZA EL KARDEX, ARCHIVA 1ª.. COPIA DE OC, COPIA DE LA FACTURA Y COPIA DE LA RECEPCION DE ALMACEN EN OC RECIBIDAS. RECEPCION DE SERVICIOS: RECIBE LOS SERVICIOS, OTORGA EL RECIBIDO CONFORME CON SELLO Y FIRMA EN LOS DOCUMENTOS ANTES MENCIONADOS, EMITE ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS (AAS) Y ARCHIVA LA

ª. COPIA DE1 LA OC, COPIA DE LA (AAS) EN OC RECIBIDAS.

ADJUNTA CHEQUE AL

XPEDIENTE DE LA OC

ENERA, EMITE Y G

E HA DOCUMENTACION A

ONTABILIDAD.

RECIBE DOCUMENTACION PERTINENTE, ENTREGA HEQUE Y REMITE DICC

C

EGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL PAGO

R

CTUALIZA PRESUPUESTARIAMENTE

O PAGADO

L SISTEMA AE

L

IRMA ORDEN DE COMPRA Y CHEQUE

F

, REFRENDA ORDEN DE COMPRA Y FIRMA

HEQUE

ISCALIZAF

C

CUANDO SEA UN BIEN: RECIBE EL ORIGINAL DE LA OC, COPIA DE LA FACTURA, Y ORIGINAL DE LA RECEPCION DE ALMACÈN SELLADA Y FIRMADA POR

L JEFE DE ALMACEN Y E EL AMACENISTA Y CONTABILIZA EL INVENTARIO, PARA BIENES O SERVICIOS: RECIBE DE LA UNIDAD DE TESORERIA LA DOCUMENTACION RELACIONADA

ON LA ENTRCL

EGA DEL CHEQUE AL PROVEEDOR Y A ARCHIVA.


B. Adquisición, Recepción y Pago al Crédito de Bienes por Orden de Compra en el HCD

MINISTERIO DE SALUD HOSPITALES CON CONSEJO DIRECTIVO

1- UNIDAD SOLICITANTE O RFECEPTORA DEL SERVICIO Las unidades de Almacén, Farmacia, Mantenimiento y Biomédica e Informática, son responsables de generar el Formulario 3: “Requisición (en lo sucesivo REQ)” que se tramiten en el resto de las áreas administrativas y de producción del HCD. En consecuencia, todas las unidades administrativas distintas a las antes mencionadas deben generar y remitir a la pertinente unidad productora de requisiciones el Formulario 1: “Nota de Solicitud de Bienes y Servicios”, para solicitar los bienes que requiera. Los bienes que deben ser solicitados a las pertinentes unidades gestoras de requisiciones son los siguientes:

INFRAESTRUCTURA Y BIOMÉDICA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 2- JEFATURA

Verifica y firma la REQ luego de corroborar que la misma cumple con los criterios legalmente establecidos para tal documentación.


2a- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA

En función del tipo de bien o servicio presentado en la REQ, se direcciona la misma, es decir, la aprobación de la requisición de productos medicamentosos y otros productos e insumos de laboratorios se canaliza y aprueba a través de la Sub-dirección Médica, o en la Unidad administrativa que la Dirección Médica designe formalmente como responsable secundario de la precitada designación. El resto de las REQ, deben ser canalizadas y aprobadas en la Dirección Médica. Esto incluye las requisiciones de bienes o servicios extraordinarios, las cuales deben ser aprobadas por el Director Médico como secretario del Comité de Compras.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

3- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Consulta la disponibilidad presupuestaria, establece, registra y bloquea la(s) partida(s) presupuestaria(s) que corresponda(n), sella y firma la requisición como constancia de lo actuado. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

4- SECCIÓN DE COMPRAS Verifica, firma y asigna la REQ al cotizador que corresponda, en función del área productiva de requisiciones que le haya sido designada (Almacén, Farmacia, Mantenimiento y Biomédica e Informática). Coloca fecha y firma como constancia de la asignación de cada requisición que entregue a cada cotizador. COTIZADOR Verifica información contenida en la REQ, verifica que los bienes o servicios solicitados cuenten con precios referenciales, que no estén considerados en el listado de precios establecidos, que no se encuentren en los catálogos de Panama-compra, y que no estén considerados en algún convenio marco vigente. Luego de cumplir con estas verificaciones ejecutará las siguientes acciones. Cuando la adquisición ascienda a un monto de hasta B/.1,000.00, aplicará los pasos estipulados para tales casos en el procedimiento de caja menuda vigente, establecido por la Contraloría General de la República. Cuando se trate de adquisiciones mayores a B/.1,000.00, seleccionará el tipo de acto público, accederá Panamá-compra, publicará la convocatoria del precitado acto público, realizará el acto público, confeccionará el cuadro de cotizaciones, seleccionará la mejor propuesta, confeccionará resolución de adjudicación, adjudicará, accederá Panamá-compra, publicará la adjudicación y generará e imprimirá el Formulario 4: Orden de Compra (en lo sucesivo OC) en original y dos(2) copias. JEFE DE COMPRAS Verifica y firma la OC, adjunta la REQ y remite documentación.


4a- UNIDAD SOLICITANTE O RECEPTORA DEL SERVICIO

Cuando se requieran opiniones técnicas, ya sea para la adquisición de bienes, la unidad que sea pertinente en función del objeto de adquisición de que se trate emitirá, a solicitud de la unidad de Compras, previo a la convocatoria al acto público el pertinente criterio técnico lo cual propiciará la confección de un pliego de cargos debidamente fortalecido, lo cual permitirá garantizar una seguridad razonable de una óptima adquisición de bienes al H–SMA. NOTA: De igual forma al momento de recibir bienes y servicios, que requieran de opinión técnica, los mismos deberán ser evaluados por las unidades técnicas pertinentes, previo a ser recibidos conforme. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

5- JEFATURA Verifica que la OC esté debidamente confeccionada, para lo cual efectuará un minucioso escrutinio de los requisitos mínimos aceptables de información y documentación que la sustenten, previo a colocar su firma como constancia del Visto Bueno otorgado bajo su responsabilidad para cada OC que se remita a la unidad de presupuesto. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

6- SECCIÓN DE PRESUPUESTO Accede OC, verifica la existencia del bloqueo presupuestario previo, ejecuta el registro del compromiso presupuestario, sella y firma la OC como constancia de lo actuado.

7- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Registra asiento contable del compromiso.

8- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Firma la OC. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

9- OFICINA DE FISCALIZACIÓN Ejecuta proceso de fiscalización y refrenda OC. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

10- SECCIÓN DE COMPRAS Verifica OC y expediente de la adquisición, asigna archivo del expediente de la adquisición y desglose de la OC al cotizador que corresponda en función de la delegación según área productiva de requisiciones. COTIZADOR Faxea la OC al proveedor, le comunica telefónicamente que debe entregar los bienes o prestar el servicio considerando para tal fin la fecha pactada, retiene y archiva el expediente de la adquisición, retiene la 2ª. Copia de la OC, entrega la 1ª copia de la OC al almacén o a la Unidad receptora del servicio.



Archiva temporalmente la 1ª copia de la OC en órdenes de compra pendientes de recepción

10b- PROVEEDOR Al momento de entregar los bienes o prestar el servicio, entrega original y copia de la factura y original de la OC, recibe originales de la factura y la OC debidamente selladas y firmadas por el funcionario receptor del bien o servicio. Al momento de presentar el cobro en la Sección de Tesorería, incorpora al Formulario 8: “Gestión de Cobro (en lo sucesivo GC)”, los originales de la factura y la OC debidamente selladas y firmadas como señal del recibido conforme, además incluye los Paz y Salvos vigentes tanto del MEF como de la CSS y otros documentos sustentadores que se le requieran. A cambio de la presentación de la documentación antes mencionada recibe el Formulario 9: “Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (en lo sucesivo RRGC)”, que es el documento que deberá presentar a Tesorería para retirar el Formulario 10: “Cheque (en lo sucesivo CHQ)”.

10c- ALMACÉN O UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO ALMACÉN DE PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS NOTA: Cuando se trate de PRODUCTOS MEDICAMENTOSOS Y OTROS PRODUCTOS, se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Farmacia, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones, las cuales no constituyen limitación a otras aplicables o que sean aprobadas con posterioridad:

a) Recibir y verificar los productos medicamentosos y otros productos, el almacenista del depósito de farmacia cumplirá con las siguientes acciones:

Confirmar el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes, revisa la Certificación de Cumplimiento y comprueba lo siguiente: Coincidencia del nombre del envase con el existente en la

Certificación de cumplimiento. Forma farmacéutica del producto (comprimidos, cápsulas,

inyectables, jarabe, crema). Número de Lote, nombre del fabricante y país de procedencia. Número de Registro Sanitario de Panamá. Cuando sean narcóticos y drogas debe exigirse la entrega del

vale de productos medicamentosos y otros productos, sellado por la Dirección de Farmacia y Drogas.

Nombre genérico o denominación común internacional del medicamento.

Que el etiquetado de los envases, además de otros idiomas, esté en español.


Comprobar el cumplimiento de las especificaciones pactadas, comprueba el cumplimiento de las especificaciones de la requisición que origina la orden de compra, cotejando lo siguiente: Que el código y la descripción del producto sean acordes con

lo indicado en el listado de productos medicamentosos y otros productos del hospital.

La fecha de expiración del producto. Costo unitario y total de la factura.

Detectar contaminación o daño en los productos medicamentosos y otros productos, inspecciona lo siguiente: Que los sellos de las tapas de los envases estén intactos. Que los envases no tengan ningún tipo de fisuras o rajaduras. Que no exista ningún tipo de derrame o manchas en los

envases. Que no exista decoloración en las etiquetas de los envases.

NOTA: Si alguno de los productos medicamentosos y otros productos no cumplen con lo establecido se debe solicitar autorización a la Administración para recibir el resto de los renglones facturados. Si el incumplimiento es de orden sanitario (el país de origen no corresponde a lo pactado en la OC), el almacenista deberá rechazar la totalidad de los productos sin que medie autorización alguna,

Luego de recibir conforme los productos medicamentosos y otros productos contra la OC, el almacenista del depósito de farmacia firma la factura, retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, genera original y copia del Formulario 5: “Recepción de Almacén (en lo sucesivo REA)”, archiva 1ª copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia de la Recepción de Almacén en OC RECIBIDAS. Devuelve al proveedor los originales de la factura y de la OC debidamente selladas y firmadas y entrega el original de la REA para la firma del Jefe del depósito de almacén de farmacia, luego de lo cual la misma se remite a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable del incremento del inventario. Acto seguido, efectúa las siguientes operaciones:

Llenar la tarjeta de control de existencia y el sistema de control de inventario de cada producto medicamentoso o producto, ejecutará las siguientes acciones: Utilizar como documentos las facturas (para entradas) y las

solicitudes de productos medicamentosos y otros productos (para salidas).

Anotar (Kardex) y digitar (sistema tecnológico de control) la fecha, número de documento (entrada/salida), proveedor (entrada), almacén que se surte (salida) y las cantidades que entran o salen.

Cuando se trate del sistema tecnológico de control se debe introducir el costo de cada producto para que a través del mismo


se genere el costo unitario promedio ponderado que regirá para las subsecuentes salidas.

b) Almacenar los productos medicamentosos y otros productos, el almacenista del depósito de farmacia, cumplirá con las siguientes acciones:

Clasificar por grupo los productos medicamentosos y otros

productos, como se indica a continuación: Grupo 1: comprimidos, cápsulas, tabletas ranuradas. Grupo 2: inyectables, ampollas, viales, jeringuillas pre-cargadas. Grupo 3: soluciones orales y de uso externo, polvo y gránulos para

soluciones orales y de uso externo. Grupo 4: cremas, ungüentos y geles de uso externo. Grupo 5: cremas, geles de uso rectal y vaginal, supositorios rectales y

óvulos vaginales. Grupo 6: soluciones, jarabes, elixires de acuerdo al formulario nacional. Grupo 8: materia prima. Grupo 9: soluciones antisépticas, germicidas, alcoholes. Grupo 10: envases, etiquetas, formularios, vestuario para el área estéril,

agujas y gasas.

Acomodar los productos medicamentosos y otros productos, como se indica a continuación: Utilizar para el acomodo el método (PEPS), primero que entra primero que sale, siempre y cuando su fecha de vencimiento lo permita; colocar las cajas siempre con la tapa hacia arriba y atendiendo las instrucciones del fabricante en cuanto a la cantidad de cajas que deben apilarse en una misma estiba, así como que entre cada estiba ese ubique a un pie de las paredes; colocar en nevera los productos que requieran temperaturas controladas, según las indicaciones del fabricante y colocar los productos de control especial (narcóticos) única y exclusivamente en el área designada para su pertinente custodia.

Retirar los productos medicamentosos y otros productos de

anaqueles o tarimas, cumpliendo con las siguientes acciones: Retirar los productos medicamentosos y otros productos de anaqueles y tarimas cuando por su condición no sea permitida su utilización; colocar los productos medicamentosos y otros productos vencidos en el área utilizada para ubicar los insumos bajo condiciones especiales de reclamo; descargar los productos medicamentosos y otros productos vencidos tanto del inventario en el Kardex como en el sistema tecnológico de control y verificar los números de facturas para solicitar la confección de las pertinentes notas de reclamos a las empresas.

c) Controlar la preservación de los productos medicamentosos y otros productos, el regente farmacéutico , cumpliendo con las siguientes acciones:


Verificar mensualmente en forma selectiva lo concerniente a la conservación de los productos medicamentosos y otros productos en depósito, revisar selectivamente las fechas de vencimiento de los productos medicamentosos y otros productos y la condición externa de los envases; revisar los envases de los productos medicamentosos y otros productos para determinar que los mismos se encuentran correctamente almacenados; garantizar que en el área de productos medicamentosos y otros productos no se ingiera alimentos, fume, tome bebidas, guarde plantas o comida o cualquier producto que pueda afectar adversamente la calidad de los productos farmacéuticos y garantizar que las áreas de almacenamiento estén organizadas, identificadas, limpias, delimitadas, secas y dentro de los límites de temperatura y humedad relativa que estipular los fabricantes.

ALMACÉN GENERAL NOTA: Cuando se trate de BIENES GENERALES (bienes de consumo y activos fijos), se deberá entender que estructural y funcionalmente tal responsabilidad recae única y exclusivamente en el Departamento de Administración, a través de la Sección de Almacén General, en consecuencia, sus funcionarios ejecutarán las siguientes acciones: RECEPCIONISTA DE ALMACÉN Recibe los BIENES contra lo indicado en la OC, (cuando se trate de bienes que cuenten con especificaciones especiales o técnicas, convocará al responsable de dicha unidad técnica, para que luego de las revisiones que correspondan también firme la factura como constancia del recibido conforme), firma la factura, retiene la copia de la factura y la adjunta a la 1ª copia de la OC, registra la entrada de los bienes en el sistema tecnológico pertinente, genera original y copia del Formulario 5: “Recepción de Almacén (en lo sucesivo REA)”, actualiza el Kardex, archiva 1ª. copia de la OC adjunto a la copia de la factura original y la copia de la REA en OC RECIBIDAS.

Devuelve al proveedor los originales de la factura y de la OC debidamente selladas y firmadas y remite el original de la REA a la Unidad de Contabilidad para el pertinente registro contable del incremento del inventario. Nota: Cuando se trate de bienes de activos fijos debe remitirse una copia de la REA para los pertinentes registros a la Unidad de Bienes Patrimoniales.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS 10d- SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Recibe el original del REA y ejecuta el registro contable del devengado.

10e- SECCIÓN DE PRESUPUESTO El sistema actualiza presupuestariamente el devengado. DIRECCIÓN DE FINANZAS

11- SECCIÓN DE TESORERÍA Recibe y verifica el Formulario 8: “Gestión de Cobro (en lo sucesivo GC)”, la existencia del recibido conforme en el original de la OC y la factura, la existencia en el expediente del cobro de la Recepción de Bienes, el Paz y Salvo del MEF y de la


CSS vigentes y otras documentaciones que sean requeridas y entrega al proveedor el Formulario 9: “Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (en lo sucesivo RRGC)”.

12- JEFATURA Autoriza la emisión del pago y firma el talonario del CHQ, como constancia de dicha autorización.

13- SECCIÓN DE TESORERÍA CONTADOR Confecciona CHQ y firma el talonario. SUPERVISOR Revisa CHQ y firma el talonario.

14- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Recibe el cheque adjunto a la documentación sustentadora pertinente, ejecuta el registro contable de lo pagado.

14a- SECCIÓN DE PRESUPUESTO El sistema actualiza presupuestariamente lo pagado.

15- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Firma CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

16- OFICINA DE FISCALIZACIÓN Fiscaliza expediente y firma CHQ. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

17- SECCIÓN DE TESORERÍA Entrega CHQ contra la presentación del RRGC, y remite expediente del pago a contabilidad

17a- PROVEEDOR Presenta RRGC, recibe CHQ y firma de recibido en el talonario del mismo. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

18- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Recibe documentación del pago y la archiva.




MAPA DE PROCESO (DESCRIPCIÓN)

GENERA Y FIRMA REQUISICIÓN SOLICITANDO BIENES O SERVICIOS

VERIFICA Y FIRMA LA REQUISICIÒN

FIRMA REQUISICIÓN (El Director en representación del comité de compras firmará también las requisiciones por bienes o servicios extraordinarios)

REGISTRA Y BLOQUEA LA(S) PARTIDA(S) PRESUPUESTARIA(S) QUE CORRESPONDA(N)

RECEPCION DE BIENES: RECIBE LOS BIENES CONTRA LO INDICADO EN LA OC, FIRMA Y SELLA DE RECIBIDO CONFORME EN LA FACTURA, RETIENE COPIA DE LA FACTURA, LA ADJUNTA A LA 1ª. COPIA DE LA OC Y LAS ARCHIVA EN ORDENES DE COMPRA RECIBIDAS, REGISTRA LA ENTRADA DE LOS BIENES, GENERA ORIGINAL Y COPIA DE LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN, RETIENE LA COPIA Y ACTUALIZA EL KARDEX..

VERIFICA, FIRMA Y ASIGNA REQUISICIÒN, VERIFICA CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN, VERIFICA PRECIOS REFERENCIALES, PRECIOS ESTABLECIDOS O SELECCIONA TIPO DE ACTO PÚBLICO, PUBLICA CONVOCATORIA, REALIZA ACTO PÚBLICO, CONFECCIONA CUADRO, ADJUDICA, REGISTRA RESULTADOS EN PANAMA-COMPRA Y GENERA, IMPRIME Y FIRMA ORDEN

E COMPRA (OCD ) EN ORIGINAL Y 2 COPIAS.

RECIBE ORIGINAL DE LA RECEPCION DE ALMACEN Y EJECUTA L REGISTRO CONTABLE DEL DEVENGADO. E

EMITE CRITERIO TÉCNICO CUANDO SEA PERTINENTE

EL SISTEMA ACTUALIZA PRESUPUESTARIAMENTE EL DEVENGADO

IRMA OCF

EGISTRA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO R

RECIBE Y VERIFICA LA GESTION DE COBRO, LA EXISTENCIA DEL RECIBIDO CONFORME EN EL ORIGINAL DE LA OC Y LA FACTURA, LA EXISTENCIA EN EL EXPEDIENTE DEL COBRO DE LA RECEPCION DE BIENES EL PAZ Y SALVO DEL MEF Y DE LA CSS VIGENTES Y OTRAS DOCUMENTACIONES REQUERIDAS Y

NTREGA AL PROVEEDOR (RRGC)E .

EGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL COMPROMISO R

AUTORIZA LA EMISION DEL PAGO Y FIRMA EL TALONARIO DEL CHEQUE COMO CONSTANCIA DE DICHA AUTORIZACIÓN

OCFIRMA

E,

EVISA CHEQUE Y FIRMA EN EL TALONARIO DEL CHEQUE

CONFECCIONA CHEQUE Y FIRMA TALONARIO EN EL CHEQU

R

OCEJECUTA PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y REFRENDA

EJECUTA REGISTRO CONTABLE DE LO PAGADO.

EL SISTEMA ACTUALIZA PRESUPUESTARIAMENTE LO PAGADO

FAXEA LA OC Y LO COMUNICA TELEFONICAMENTE, ENTREGA ORIGINAL DE LA OC AL PROVEEDOR, RETIENE EL EXPEDIENTE DE LA COMPRA Y LA 2ª. COPIA DE LA OC, ENTREGA EL 1ª. COPIA DE LA OC AL ALMACEN O A LA

NIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO RMA CHEQUE

U FI

ARCHIVA TEMORALMENTE LA 1a. COPIA DE LA OC EN RDENES DE COMPRA PENDIENTES DE RECEPCIÒN. SCALIZA Y FIRMA CHEQUE O

FI

ENTREGA CHEQUE CONTRA LA PRESENTACION DEL

(RRGC) Y REMITE EXPEDIENTE DEL COBRO A CONTABILIDAD.

PRESENTA (RRGC), RECIBE CHEQUE Y FIRMA DE RECIBIDO N EL TALONARIO DEL MISMO. E

ENTREGA BIENES, O PRESTA EL SERVICIO, ENTREGA ORIGINAL Y COPIA DE LA FACTURA Y ORIGINAL DE LA OC, RECIBE ORIGINALES DE LA FACTURA Y LA OC SELLADAS Y FIRMADAS POR EL RECEPTOR DEL BIEN O EL SERVICIO. PRESENTA GESTION DE COBRO, FACTURA Y OC ORIGINALES, PAZ Y SALVO DEL MEF Y DE LA CSS VIGENTES Y OTROS DOCUMENTOS QUE SE LE REQUIERAN Y RECIBE EL RECIBO DE RECEPCION DE

ESTION DE COBRO (RRGC)G

ECIBE Y ARCHIVA DOCUMENTOS

R


C. Adqu r Tercerización de Servicios a Través del Contrato en

1-

ordena confeccionar el Formulario 3:

isición, Recepción y Pago poel HCD

MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Propone contratar tercerización de servicios, “Requisición (en lo sucesivo REQ)” a las unidades administrativas designadas para tales fines según el tipo de servicio a contratar, (véase siguiente cuadro) y, para luego de recibida someterla a la aprobación pertinente.

CONSEJO DIRECTIVO En reunión ordinaria del Consejo Directivo, aprueba propuesta. De es

1a- te accionar se

tación de Tercerización de deja constancia en el Formulario 2: “Acta de AcepServicios”, la cual es firmada por el Presidente y el Secretario del Consejo. En cuanto a la REQ la misma es firmada por el Secretario del Consejo Directivo.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN SECCIÓN DE COMPRAS

2-

a de la aprobación, firma y asigna la REQ al cotizador

la REQ, prepara pliego de cargos, establece n conjunto con la unidad técnica pertinente, registra la

má-compra y le coloca sello y firma.

ORA DEL SERVICIO

3- TO jecuta el bloqueo anual del contrato por ejecutar que corresponda, sella, coloca artida presupuestaria y firma en el Formulario 2: “Acta de Aceptación de

Verifica la existencia de la firmque corresponda, coloca fecha y firma como constancia de la asignación de cada REQ que entregue a cada cotizador.

COTIZADOR Verifica información contenida encondiciones técnicas erequisición en Pana

JEFE DE COMPRAS Firma requisición.

2a- Establece condiciones técnicas. UNIDAD SOLICITANTE O RECEPT

DEPARTAMENTO DE FINANZAS SECCIÓN DE PRESUPUESEpTercerización de Servicios”


DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN SECCIÓN DE COMPRAS Selecciona el tipo de acto público, accede Panamá-compra, publica la convocatoria del precitado acto público, realiza el acto público, confecciona e

4-

l cuadro de cotizaciones, propuesta, confecciona y firma resolución de adjudicación,

á-compra y publica la adjudicación.

5- contrato (en lo sucesivo CTR), en original y

ite toda la

CTR en el sistema, contacta telefónicamente al contratista, le su firma en el contrato.

6a- PROVEEDOR

7- supuestario del primer mes del contrato por ejecutar, a más

rdar entre los primeros días del primer mes de la vigencia contrato, producto de lo

8-

selecciona la mejor adjudica, accede Panam ASESORÍA LEGAL Recibe expediente, prepara proyecto de cuatro copias, lo adjunta el expediente de la adquisición y remdocumentación a la Sección de Compras

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN SECCIÓN DE COMPRAS 6- Incluye información del solicita y recibe

Firma el CTR (original y cuatro copias).

DEPARTAMENTO DE FINANZAS SECCIÓN DE PRESUPUESTO Registra el compromiso pretacual sella y firma el CTR. SECCIÓN DE CONTABILIDAD Registra todos los primeros días de cada mes el asiento contable del compromiso presupuestario del mes en curso, producto de lo cual sella y firma el CTR. Al momento de efectuar el registro contable correspondiente al primer mes, la cantidad que inicialmente se registró como “Bloqueo Presupuestario” anual del CTR, se

“Contrato por Ejecutar”convierte en el monto total del , cifra ésta de la cual se CTR..

8a- CONSEJO DI

ECTIVO L DE LA REPÚBLICA

9- FICINA DE FISCALIZACIÓN

10-

ta y le entrega el original y la 1ª copia del CTR, entrega la 2ª copia del CTR a la unidad receptora del servicio y remite la 4ª copia a la unidad de Asesoría Legal.

rebajará el pago mensual de cada mes a lo largo de la vigencia del

RECTIVO Firma CTR, original y cuatro copias.

HOSPITAL CON CONSEJO DIRCONTRALORÍA GENERAOFiscaliza y refrenda el CTR. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN SECCIÓN DE COMPRAS Retiene expediente de la adquisición y la 3ª copia del CTR, contacta telefónicamente al contratis


10a- UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO

Luego de formalizado el CTR, recibe 2ª copia del CTR y lo archiva en servicios pendientes de recepción.

10b- PROVEEDOR Al momento de recibir el CTR: Recibe original y 1ª copia del Contrato y archiva el original del contrato.

Luego de prestar los servicios: En la unidad receptora del servicio presenta 1ª copia del CTR, original y dos copias de la factura, (El funcionario receptor retiene las dos (2) copias de la factura) y recibe debidamente sellados y firmados el original de la factura y la 1ª copia del CTR, así como ( si cumple con la pertinente evaluación de indicadores del servicio) el original del Formulario 6: “Evaluación de Servicios Brindados (en lo sucesivo ESB)”, el original del Formulario 7: “Acta de Aceptación de Servicios (en lo sucesivo AAS)”,

Al solicitar el pago por los servicios brindados: presenta el Formulario 8: “Gestión de Cobro (en lo sucesivo GC)”, el original de la factura y la 1ª. copia del CTR (debidamente sellado y firmado en señal de recibido conforme), los originales del ESB, del AAS, el Paz y Salvo del MEF y de la CSS y cualquier otra documentación que le sea requerida para tales fines.

10c- UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO

Cuando se trate de los servicios de SEGURIDAD HOSPITALARIA, LIMPIEZA HOSPITALARIA, GASES MÉDICOS Y AMBULANCIA.

Al final de cada mes el HCD a través del Departamento de Administración, recibe la factura (original y dos copias) y copia del pertinente contrato y emite el ESB (original y dos copias), por medio de la cual se demostrará el cumplimiento porcentual ejecutado por el contratista de los indicadores pactados en los contratos relativos a tales servicios, en cuanto a los parámetros de calidad y el cumplimiento del resto de la(s) cláusula(s) contractual(es). NOTA: En caso de incumplimiento por parte del contratista de cualquier aspecto convenido en las cláusulas de los contratos, las sanciones y los valores porcentuales que determinarán los descuentos a aplicar a los dineros adeudados, serán los que se indican a continuación, o en su defecto los que se encuentren vigentes cuando se pacten nuevos contratos para tales servicios.

OCASIÓN Núm.

SANCIÓN A APLICAR % DE DESC.

Primera vez Llamado de atención verbal con constancia escrita 0%

Segunda vez Llamado de atención escrito, 5% de descuento aplicado a la facturación del mes en que ocurrió la falta

5%

Tercera vez Llamado de atención escrito, 10% de descuento aplicado a la facturación del mes en que ocurrió la falta

10%

Cuarta vez Rescindir contrato sin previo aviso NOTA: En caso de incumplimiento de los parámetros de calidad los puntajes y valores porcentuales que determinarán los descuentos a aplicar a los dineros adeudados serán los que


se indican a continuación, o en su defecto los que se encuentren vigentes cuando se pacten nuevos contratos para tales servicios.

INTERVALO DE PUNTOS ALCANZADOS EN LA EVALUACIÓN PORCENTAJE DE DESCUENTO

91 - 100 0% 81 - 90 5% 71 - 80 7.5% 61 - 70 10% 51 - 60 12.5%

50 Y MENOS 15% Luego de firmar la ESB, en función del cumplimiento o al incumplimiento en las dos áreas (cumplimiento de cláusulas contractuales y parámetros de calidad), el Departamento de Administración, ejecutará las siguientes acciones:

Cuando no se aplican sanciones: En función de los resultados mostrados en la ESB, genera y firma el AAS, contacta al proveedor y le entrega los originales de la factura (con firma y sello de recibido conforme), de la ESB y del AAS. Retiene las copias, adjunta y remite a contabilidad la 1ª. copia de la factura, la ESB y el AAS para la ejecución del registro contable pertinente.

Finalmente archiva en Servicios Recibidos la 2ª. copia de la factura, de la ESB, del AAS y del CTR.

Cuando se aplican sanciones: En función de los resultados mostrados en la ESB, genera el AAS en la cual indica el (los) número(s) de la(s) Cláusula(s) incumplida(s), el porcentaje aplicado por tal incumplimiento, los puntos alcanzados para los parámetros de calidad, el monto de la sanción y el monto real a cobrar el contratista.

Seguidamente contacta al contratista, le entrega los originales firmados de la ESB y el AAS, le devuelve la factura inicialmente presentada y coloca firma y sello de recibido conforme en la próxima factura que presente el contratista, únicamente, cuando la cifra mostrada en la misma coincida con el monto real a cobrar indicado en el AAS. Luego de lo anterior, remite la 1ª. copia de la factura, de la ESB y del AAS a la unidad de contabilidad para el registro contable pertinente y archiva en Servicios Recibidos la 2ª. copia de la factura, de la ESB, del AAS y del CTR.

Cuando se trate del MANTENIMIENTO DE ACONDICIONADORES DE AIRE Y ASCENSORES.

Al final de cada mes el HCD a través del Departamento de Infraestructura a través de la Sección de Servicios Generales, recibe la factura (original y dos copias) y copia del pertinente contrato, firma y sella el original y las copias de la factura y genera el AAS, entrega originales del AAS y la factura firmada y sellada al proveedor. Remite la 1ª. copia de la factura y del AAS a la unidad de contabilidad para el registro contable pertinente y archiva en Servicios Recibidos la 2ª. copia de la factura, del AAS y del CTR.


Cuando se trate de los SERVICIOS DE CAFETERÍA. Al final de cada mes el HCD a través del Área de Diagnóstico, Apoyo y Tratamiento, por intermedio de la Sección de Nutrición y Dietética, recibe la factura (original y dos copias) y copia del contrato y emite la pertinente ESB (original y dos copias), por medio de la cual se demostrará el cumplimiento porcentual ejecutado por el contratista de los indicadores pactados en los contratos relativos a tales servicios, así como en cuanto a lo pertinente al cumplimiento del resto de la(s) cláusula(s) contractual(es). De igual manera emitirá el pertinente informe sobre la cantidad de dietas servidas por el contratista, cantidad que validará contra la mostrada en la facturación, seguido a lo cual, en función del cumplimiento o al incumplimiento (de cláusulas contractuales, parámetros de calidad y coincidencia en dietas servidas), ejecutará las siguientes acciones:

Cuando no se aplican sanciones: En función de los resultados de cumplimiento mostrados en la ESB, así como en cuanto a la coincidencia con la cantidad de dietas servidas, genera y firma el AAS, contacta al proveedor y le entrega los originales de la factura (con firma y sello de recibido conforme), de la ESB y del AAS, retiene las copias, adjunta y remite a contabilidad las 1ª. copia de la factura, la ESB y el AAS para la ejecución del registro contable pertinente. Finalmente archiva en Servicios Recibidos la 2ª. copia de la factura, de la ESB, del AAS y del CTR.

Cuando se aplican sanciones: En función de los resultados de incumplimiento demostrados en la ESB y la coincidencia en dietas, genera el AAS en la cual indica el (los) número(s) y texto(s) de la(s) Cláusula(s) incumplida(s), el porcentaje aplicado, puntos alcanzados (solo para incumplimiento de calidad), el monto de la sanción y el monto real a cobrar el contratista.

Seguidamente contacta al contratista, le entrega los originales firmados de la ESB y el AAS, le devuelve la factura inicialmente presentada y coloca firma y sello de recibido conforme en la próxima factura que presente el contratista, únicamente, cuando la cifra mostrada en la misma coincida con el monto real a cobrar indicado en el AAS. Luego de lo anterior, remite las 1ª. copias de la factura, la ESB y el AAS a la unidad de contabilidad para el registro contable pertinente y archiva en Servicios Recibidos las 2ª. copia de la factura, de la ESB, del AAS y del CTR.

Nota: La Gestión de Cobro (GC) por el servicio de Cafetería el proveedor debe presentarla en la Unidad de Tesorería del MINSA, toda vez que el pago por tal servicio, está centralizado a nivel del ministerio.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS 10d- SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Recibe original de la ESB, el AAS y copia de la factura con la pertinente firma y sello, ejecuta el registro contable del devengado al final de cada mes (último día del mes que

transcurre o en alguno de los primeros días del mes siguiente) y sella y firma el CTR.


10e- SECCIÓN DE PRESUPUESTO

El sistema actualiza el registro presupuestario del devengado, al final de cada mes (último día del mes que transcurre o en alguno de los primeros días del mes siguiente) de forma simultánea al registro contable que se indica en la fase anterior.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS 11- SECCIÓN DE TESORERÍA

Verifica la documentación presentada por el contratista y le entrega el Formulario 9: “Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (en lo sucesivo RRGC)”.

12- JEFATURA Autoriza la emisión del pago y firma el talonario del Formulario 10: “Cheque (en lo sucesivo CHQ)”, como constancia de dicha autorización.

13- CONTADOR Confecciona CHQ y firma el talonario. SUPERVISOR Revisa CHQ y firma el talonario.

14- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Recibe el cheque adjunto a la documentación sustentadora pertinente y ejecuta el registro contable de lo pagado al final de cada mes.

14a- SECCIÓN DE PRESUPUESTO El sistema actualiza el registro presupuestario de lo pagado al final de cada mes, de forma simultánea al registro contable que se indica en la fase anterior.

15- DIRECCIÓN O SUBDIRECCIÓN MÉDICA Firma CHQ. HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

16- OFICINA DE FISCALIZACIÓN Fiscaliza expediente y firma CHQ. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

17- SECCIÓN DE TESORERÍA Entrega CHQ contra la presentación del RRGC y remite expediente del pago a contabilidad.

17a- PROVEEDOR Presenta RRGC, recibe CHQ y firma de recibido en el pertinente talonario. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

18- SECCIÓN DE CONTABILIDAD Recibe documentación del pago y la archiva.




MAPA DE PROCESO (DESCRIPCIÓN)

PROPONE CONTRATAR TERCERIZACIÓN DE SERVICIOS, ORDENA CONFECCIONAR LA REQUISICION Y LA SOMETE A LA APROBACION PERTINENTE

APRUEBA PROPUESTA Y FIRMA REQUISICIÓN, CONSIDERANDO PARA TAL FIN LAS DELEGACIONES INSTITUCIONALES Y MINISTERIALES QUE ESTÉN VIGENTES.

RECIBE ORIGINAL Y 1ª. COPIA DEL CTR, PRESTA LOS SERVICIOS REQUERIDOS, RECIBE SELLO Y FIRMA EN 1a. COPIA Y ORIGINAL DEL CTR ,RECIBE SELLO Y FIRMA EN Y FACTURA, OR. Y 1ª. COPIA, RETIENE FACTURA ORIGINAL Y ORIGINAL DEL CTR) Y RECIBE EL ACTA DE ACEPTACION DE SERVICIOS (AAS). PRESENTA ORIGINALES DE GC, FACTURA, (AAS), PAZ Y SALVO (MEF-CSS) VIGENTES, Y LA 1ª. COPIA DEL CTR. RECIBE EL RECIBO DE RECEPCION DE GESTION DE COBRO (RRGC)

VERIFICA, EXISTENCIA DE LA FIRMA DE APROBACION, ASIGNA REQUISICIÒN, PREPARA PLIEGO DE CARGOS, ESTABLECE CONDICIONES TÉCNICAS EN CONJUNTO CON LA UNIDAD TECNICA PERTINENTE, REGISTRA LA REQUISICION EN EL SISTEMA Y LE COLOCA SELLO Y FIRMA

RECIBE SERVICIOS, RETIENE Y ARCHIVA LA COPIA DE LA FACTURA CON LA 2ª. COPIA DEL CTR. EN SERVICIOS RECIBIDOS GENERA (AAS) (OR Y 1 COPIA).SELLA Y FIRMA LA 1ª. COPIA DEL CTR LE ADJUNTA LA COPIA DEL AAS Y ENVIA AMBOS DOCUMENTOS A CONTABILIDAD.

ESTABLECE CONDICIONES TECNICAS

RECIBE 1ª. COPIA DEL CTR Y COPIA DEL (AAS) Y EJECUTA REGISTRO CONTABLE DEL DEVENGADO MENSUAL

EJECUTA EL BLOQUEO PRESUPUESTARIO DEL CONTRATO POR EJECUTAR, SELLA, COLOCA PARTIDA PRESUPUESTARIA Y FIRMA EL ACTA DE TERCERIZACIÓN DEL SERVICIOS QUE CORRESPONDA.

EL SISTEMA ACTUALIZA PRESUPUESTARIAMENTE EL DEVENGADO MENSUAL

VERIFICA, FIRMA, ASIGNA REQUISICIÒN, SELECCIONA TIPO DE ACTO PÚBLICO, PUBLICA CONVOCATORIA, REALIZA ACTO PÚBLICO, CONFECCIONA CUADRO, ADJUDICA, REGISTRA RESULTADOS EN PANAMA-COMPRA., REMITE EXPEDIENTE A ASESORIA LEGAL

VERIFICA LA DOCUMENTACION PRESENTADA POR EL CONTRATISTA Y LE ENTREGA EL (RRGC)

PREPARA PROYECTO DE CONTRATO (OR.Y 4 COPIAS), ADJUNTA EXPEDIENTE, REMITE DOCUMENTACION A COMPRAS

AUTORIZA EMISION DEL PAGO Y FIRMA EL TALONARIO DEL CHEQUE COMO CONSTANCIA DE SU AUTORIZACIÓN

INCLUYE INFORMACION DEL CONTRATO (CTR) EN EL SISTEMA, CONTACTA TELEFONICAMENTE AL CONTRATISTA, LE SOLICITA Y RECIBE SU FIRMA EN EL CTR

CONFECCIONA CHEQUE Y FIRMA TALONARIO EN EL CHEQUE, REVISA CHEQUE Y FIRMA EN EL TALONARIO DEL CHEQUE

REGISTRA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO DEL CONTRATO POR EJECUTAR, SOLO UNA VEZ, EL PRIMER DÍA DEL PRIMER MES, SELLA, Y FIRMA EL CONTRATO.

EJECUTA REGISTRO CONTABLE DE LO PAGADO.

REGISTRA ASIENTO CONTABLE DEL CONTRATO POR EJECUTAR, SELLA Y FIRMA CONTRATO.

EL SISTEMA ACTUALIZA PRESUPUESTARIAMENTE LO PAGADO MENSUALMENTE.

FIRMA CONTRATO.

FIRMA CHEQUE

FISCALIZA Y REFRENDA EL CONTRATO.

FISCALIZA, REFRENDA GESTION DE COBRO Y FIRMA CHEQUE

RETIENE EXPEDIENTE DE LA ADQUISICIÓN Y LA 3ª. COPIA DEL CTR, CONTACTA AL CONTRATISTA TELEFONICAMENTE Y LE ENTREGA LA ORIGINAL Y 1a. COPIA DEL CTR, ENTREGA 2a. COPIA DEL CTR A LA UNIDAD RECEPTORA DEL SERVICIO Y REMITE LA 4a. COPIA DEL CTR A LA UNIDAD DE ASESORIA

EGAL. L

ENTREGA CHEQUE CONTRA PRESENTACION DEL RECIBO DE RECEPOCION DE GESTION DE COBRO ENTREGA CHEQUE CONTRA PRESENTACION DEL RECIBO DE

ECEPOCION DE GESTION DE COBRO R

PRESENTA RECIBO DE RECEPCION DE GESTION DE COBRO, RECIBE CHEQUE Y FIRMA DE RECIBIDO EN COPIA DEL TALONARIO

RECIBE ORIGINAL Y 2a. COPIA DEL CTR Y LOS ARCHIVA EN SERVICIOS PENDIENTES DE RECEPCION.

RECIBE Y ARCHIVA DOCUMENTACIÓN DE LA RECEPCION DEL SERVICIO Y EL PAGO RELACIONADO.

e


IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

NÚMERO

NOMBRE Y SIGLAS DEL FORMULARIO

PÁG

Formulario 1 Nota de Solicitud de Bienes y Servicios 42

Formulario 2 Acta de Aceptación de Tercerización de Servicios 44

Formulario 3 Requisición (REQ) 46

Formulario 4 Orden de Compra (OC) 48

Formulario 5 Recepción de Almacén (REA) 50

Formulario 6 Evaluación de Servicios Brindados (ESB) 52

Formulario 7 Acta de Aceptación de Servicios (AAS) 54

Formulario 8 Gestión de Cobro (GC) 56

Formulario 9 Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (RRGC) 58

Formulario 10 Cheque (CHQ) 60


Formulario 1 Nota de Solicitud de Bienes y Servicios

LOGO DEL

HOSPITAL

Nota Núm.: _____________ Panamá, ______ de __________________________ de 2010. Nombre( Cargo E. S. D. Sirva la presente para solicitarle el suministro de lo que se detalla a continuación:

Descripción Unidad Cantidad

Justificación de la solicitud: _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Agradeciendo de antemano su Gestión. Atentamente, Nombre del solicitante)

Cargo del solicitante

c. ________________________ - Director Médico c. ________________________ - Jefe de Administración


Origen del formulario Unidad solicitante de bienes y servicios que no generan requisiciones. Objetivo del formulario Solicitar la confección de requisiciones. Cantidad de copias Dos (2). Distribución Original Unidad generadora de requisiciones. Copia 1 Dirección o Subdirección médica. Copia 2 Unidad solicitante de bienes y servicios.

Nombre del campo Descripción Nota Núm. Número secuencial de las notas emitidas por la unidad solicitante.

Fecha Día, mes y año en que se emite la solicitud. Nombre Nombre y apellido del funcionario solicitante.

Cargo Cargo del funcionario solicitante. Descripción Nombre de los productos o servicios solicitados.

Unidad Unidad de medida utilizada (docena, ml., frascos, etc.). Cantidad Número de bienes.

Justificación de la solicitud

Argumentos que sustentan la solicitud (reducción de tiempos, optimización de procesos, tipo de necesidad urgente, etc.).

Nombre del solicitante Nombre , apellido y firma del funcionario solicitante. Cargo del solicitante Cargo del funcionario solicitante.

Director Médico Nombre del Director Médico. Jefe de Administración Nombre del Jefe de Administración.


Formulario 2 Acta de Aceptación de Tercerización de Servicios

LOGO DEL

HOSPITAL

CONSEJO DIRECTIVO REUNIÓN ORDINARIA Núm._________

Acta Núm.____________ / 2010

Panamá, _____de ______________________ de____________.

La Reunión del Consejo Directivo, tuvo lugar en _________________________________ el día _____ de___________________ de ________. La Reunión fue declarada abierta por el Presidente del Consejo Directivo, el Sr. _______________________________ a las ________ a.m. / p.m. Presente en la Reunión se encontraban los siguientes miembros del Consejo Directivo: Principales:

1. 2. 3.

Suplentes:

1. 2. 3.

Personal de Apoyo:

1. 2. 3.

Verificado el quórum reglamentario y contando con el mismo, se inicia la sesión, seguidamente se da lectura al Orden del día programado… A las _________ a.m. / p.m. se da por terminada la reunión del Consejo Directivo del HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO.

Presidente del Consejo Directivo Secretario del Consejo Directivo


Origen del formulario Consejo Directivo Objetivo del formulario Dejar constancia de la aprobación de la tercerización de servicios en

el HCD. Cantidad de copias Dos (2). Distribución Original Presidente del Consejo. Copia 1 Secretario del Consejo. Copia 2 Ministerio de Salud.

Nombre del campo Descripción Reunión ordinaria Núm. Número secuencial correspondiente a la reunión en que el Consejo

Directivo aprueba lo concerniente a la tercerización de servicios del HCD.

Acta Núm. Número secuencial correspondiente asignado al documento en el que se plasma lo acordado por el Consejo Directivo sobre la tercerización de servicios del HCD.

Fecha Día, mes y año en que se realiza la precitada reunión. Lugar en Ubicación física en que se efectuó la precitada reunión.

el día Día, mes y año en que se efectuó la reunión. el Sr. Nombre del Presidente del Consejo Directivo.

Principales Nombre de los asistentes a la reunión, con cargos como principales del Consejo Directivo.

Suplentes Nombre de los asistentes a la reunión, con cargos de suplentes en el Consejo Directivo.

Personal de Apoyo Nombre del personal que participó como apoyo en la precitada reunión.

A las Hora en que terminó la reunión. Presidente del Consejo Firma del Presidente del Consejo. Secretario del Consejo Firma del Secretario del Consejo.


Formulario 3 Requisición (REQ)

MINISTERIO DE SALUD

HOSPITAL ________________________________________ UNIDAD SOLICITANTE: __________________________________________

REQUISICIÓN Núm. ________________________________

PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Fecha: Unidad Gestora:

Nombre del Solicitante:

Periodo de Consumo: Fuente de Financiamiento:

Tempo de entrega:

Global Ponderación Renglón Existencia

Precio Renglón Código

Núm. de

parte Unidad Cantidad Descripción

Unitario Total

Total

Jefe de la Unidad Gestora Administrador Director Médico General

PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Verificado por: Fecha de Recibido:

Asignado a

Cotizador: Fecha de Asignación:

LOGO DEL HOSPITAL


Origen del formulario Unidades gestoras de requisiciones. Objetivo del formulario Formalizar la solicitud de confección de una orden de compra. Cantidad de copias Una (1). Distribución Original Compras. Copia 1 Unidad gestora de requisiciones.

Nombre del campo Descripción

Unidad solicitante Unidad solicitante del bien o servicio. Requisición Núm. Número secuencial que otorga el sistema que genera las

requisiciones, independientemente de la unidad gestora que la emita. Fecha Día, mes y año en que se genera la requisición.

Unidad gestora Unidad administrativa que emite la requisición. Nombre del solicitante Nombre del funcionario que solicita los bienes o servicios.

Periodo de consumo Lapso para el cual se requiere el bien o servicio. Fuente de financiamiento Fondo con el que se pagará el bien o servicio.

Tiempo de entrega Plazo en cantidad de días pactado para entregar lo requerido. Global Modalidad de asignación en donde a un solo proveedor brinda todos

los bienes o servicios requeridos. Ponderación Cuando se define que el cumplimiento de criterios se evaluará con

puntajes o valores porcentuales. Renglón Clasificación por medio de la cual se propicia que varios proveedores

compitan y brinden según cada renglón los bienes o servicios requeridos.

Existencia Cantidad de bienes que quedan de los bienes solicitados. Renglón Número secuencial al lado del cual se coloca cada uno de los bienes

requeridos. Código Numeración aportada por la Sección relacionada con cada bien

solicitado. Núm. de parte Información opcional correspondiente al número de la parte o pieza.

Unidad Unidad de medida utilizada (docena, frascos, ml., libra, caja). Cantidad Número de bienes solicitados.

Descripción Nombre y especificaciones de los bienes y servicios. Precio Unitario Precio de cada unidad del bien o artículo.

Precio Total Resultado de la multiplicación de las unidades por el precio unitario. Total Sumatoria de los totales.

Jefe de la Unidad Gestora Firma del Jefe de la unidad que genera la requisición. Administrador Firma del Jefe del Departamento de Administración.

Director Médico General Firma del Director Médico General. Verificado por Firma del Jefe de la Sección de Compras.

Fecha de Recibido Día, mes y año en que se recibe la requisición en la Sección de Compras.

Asignado a Cotizador Nombre del cotizador en quien se delega el proceso de adquisición. Fecha de Asignación Día, mes y año en que se asignó la requisición al cotizador.


Formulario 4 Orden de Compra (OC) HOSPITAL CON CONSEJO DIRECTIVO

Intersección Vía Ricardo J. Alfaro Apartado 08.19-02119

El Dorado Panamá, Rep. de Panamá

ORDEN DE COMPRA

Núm._________________

Central telefónica: 523-6906 al 17

Extensiones: 3013 / 3014 / 3015 3147 / 3180 / 3173 Telefax: 523-6903 / 523-6904 523-6906 / 523-6934

Día Mes Año Cuenta bancaria Núm.

Requisición Núm.

Código del Proveedor:

RUC

Proveedor: DV

Dirección:

Teléfono: Tiempo de entrega

Fax: Lugar de entrega

Forma de Pago:

“Una vez adjudicado el acto y conforme a lo descrito por el articulo Núm. 228 del decreto Núm. 366 del 28 de diciembre del 2006, el contratista beneficiado tendrá un plazo no menor a cinco (5) ni mayor a diez (10) días hábiles para retirar la Orden de Compra. Vencido este plazo, el Hospital se reserva el derecho de anular la misma.”

Precio Renglón Cantidad Unidad Descripción

Unitario Total Sub-total 7% ITBMS

Total Nota: “Esta Orden de Compra Original debe presentarse adjunto a la pertinente factura en el Almacén General o el de Productos medicamentosos al momento de entregar la mercancía, para recibir sello y firma como constancia del recibido conforme, Para gestionar el pago tales documentos debidamente sellado y firmados son requeridos de forma indispensable

Jefe de Compras Administrador Director Médico General Fiscalización

Casa productora Firma del que retira la OC Marca Fecha de retiro de la OC

País de origen Fecha de vencimiento de la OC Observaciones

LOGO DEL HOSPITAL


Origen del formulario Sección de Compras. Objetivo del formulario Formalizar la adquisición de bienes y servicios mediante el pertinente

documento contractual. Cantidad de copias OC Contado (tres (3) copias) OC Crédito (dos (2) copias) Distribución Original Proveedor Proveedor Copia 1 Almacén o Unidad receptora del

Servicio Almacén o Unidad receptora del Servicio

Copia 2 Compras Compras Copia 3 Proveedor

Nombre del campo Descripción Orden de compra Núm. Número de la orden de compra.

Día – Mes - Año Fecha en que se confecciona la orden de compra. Cuenta bancaria Núm. Número de la cuenta bancaria con la que se pagará el bien o servicio.

Requisición Núm. Número de la requisición que originó la orden de compra. Código del proveedor Código asignado por el MEF a cada proveedor de bienes y servicios.

Proveedor Nombre de la empresa que provee el bien o servicio. Dirección Ubicación física de la empresa. Teléfono Número de teléfono de la empresa proveedora.

Fax Número de fax de la empresa proveedora. Forma de Pago Contado o crédito.

RUC Número de registro único del proveedor otorgado por el MEF. DV Dígito verificador.

Tiempo de entrega Inmediata, 15 día , 30 días, etc. Lugar de entrega Ubicación del lugar de recepción de los bienes o servicios.

Renglón Número secuencial a que corresponde cada renglón utilizado. Cantidad Número de bienes.

Unidad Unidad de medida utilizada (docena, frascos, ml., libra, caja). Descripción Nombre y especificaciones de los bienes y servicios.

Precio Unitario Precio de cada unidad del bien. Precio Total Resultado de la multiplicación de las unidades por el precio unitario.

Sub-total Sumatoria de los resultados mostrados en la columna precio total. 7% ITBMS Resultado de la multiplicación del sub-total por .07.

Total Sumatoria del sub-total más el 7% ITBMS. Jefe de compras Firma del Jefe de la Sección de Compras.

Administrador Firma del Jefe del Departamento de Administración. Director Médico General Firma del Director Médico General.

Fiscalización Refrendo de la CGR, o firma de la fiscalización interna. Casa productora Nombre de la empresa productora del bien.

Marca Marca registrada del bien. País de origen Nombre del país en que se produce el bien.

Firma del que retira la OC Firma de quien retira la orden de compra por parte del proveedor. Fecha de retiro de la OC Fecha en que se retira la orden de compra.

Fecha de vencimiento Fecha en que pierde su vigencia la orden de compra. Observaciones Comentarios varios que se requieran aportar.


Formulario 5 Recepción de Almacén (REA)

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

UNIDAD RECEPTORA: ALMACÉN GENERAL ALMACÉN DE MEDICAMENTOS

PROVEEDOR:_______________________________________________________________________________________

ORDEN DE COMPRA Núm.:___________ VALOR DE O/C:_______________ FECHA:___________

FACTURA Núm.:___________ VALOR DE FACTURA:_______________ FECHA:___________

MODO DE ENTREGA: TOTAL PARCIAL

Valor Cantidad Unidad Código Descripción

Unitario Total

El suscrito certifica que la mercancía descrita ha sido recibida el día _________ de _____________________ de______ y la misma mostró las siguientes condiciones:______________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Cuando se trate de bienes de activos fijos debe remitirse una copia a la unidad de bienes patrimoniales.

Recibido por Revisado por

LOGO DEL

HOSPITAL


Origen del formulario Almacén General o Almacén de medicamentos. Objetivo del formulario Dejar constancia de la recepción de los bienes y servicios adquiridos. Cantidad de copias Una (1). Distribución Original Contabilidad. Copia 1 Almacén o Unidad receptora del servicio.

Nombre del campo Descripción Unidad receptora Seleccione entre Almacén General y Almacén de Medicamentos.

Proveedor Nombre de la empresa que provee el bien o servicio. Orden de Compra Núm. Número de la orden de compra.

Valor de O/C Cantidad en balboas indicada en la orden de compra. Fecha Día, mes y año de expedición de la orden de compra.

Factura Núm. Número de la factura. Valor de Factura Cantidad en balboas indicada en la factura.

Fecha Día, mes y año de expedición de la factura. Modo de entrega Seleccione entre Total o Parcial.

Cantidad Número de bienes. Unidad Unidad de medida utilizada (docena, frascos, ml., libra, caja). Código Numeración aportada por la Sección de relacionada con cada bien

solicitado. Descripción Nombre y especificaciones de los bienes y servicios.

Valor Unitario Resultado de la división de la cantidad de bienes entre el costo unitario de cada renglón, (aplicar método de costo promedio).

Valor Total Resultado de la multiplicación de la cantidad por el costo unitario de cada renglón.

el día de Día, mes y año de la recepción del bien. siguientes condiciones Condiciones en que se recibieron los bienes.

Recibido por Firma del funcionario que recibe los bienes. Revisado por Firma del funcionario que revisa la recepción.


Formulario 6 Evaluación de Servicios Brindados (ESB)

CONSOLIDADO DE EVALUACIÓN DE SERVICIOS BRINDADOS

LOGO DEL HOSPITAL

NOMBRE DEL HOSPITAL: _____________________________________________________________ UNIDAD RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN:__________________________________________ NOMBRE DEL PROVEEDOR:___________________________________________________________ SERVICIO BRINDADO:________________________________________________________________ PERIODO EVALUADO:______________________________________

PUNTAJES CATEGORÍA ÁREA ESPECÍFICA

ESPERADOS OBTENIDOS Organización Gestión Hospitalaria 20 Servicios Administrativos y Financieros 10 Provisión / Impacto Hospitalización / Ambulancia 50 Atención al Usuario Satisfacción del Usuario 20

Total de Puntos 100

CATEGORIZACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL SERVICIO BRINDADO

CATEGORÍA: Organización -/ ÁREA ESPECÍFICA: Gestión Hospitalaria

INDICADOR GUÍA DE EVALUACIÓN ESTÁNDAR PUNTAJE

ESPERADO PUNTAJE

OBTENIDO …

Total de Puntos 20

CATEGORÍA: Organización - ÁREA ESPECÍFICA: Servicios Administrativos


ESPERADO PUNTAJE

OBTENIDO …

Total de Puntos 10

CATEGORÍA: Provisión / Impacto - ÁREA ESPECÍFICA: Hospitalización / Ambulancia


ESPERADO PUNTAJE

OBTENIDO …

Total de Puntos 50

CATEGORÍA: Provisión / Impacto - ÁREA ESPECÍFICA: Satisfacción del Cliente


ESPERADO PUNTAJE

OBTENIDO …

Total de Puntos 20

Responsable de la evaluación: Nombre_____________________ Firma____________ Fecha________ Nota: en función de lo pactado en el contrato se definirán la cantidad de indicadores a aplicar


Origen del formulario Unidad receptora de servicios. Objetivo del formulario Dejar constancia de la evaluación de los bienes y servicios adquiridos. Cantidad de copias Dos (2). Distribución Original Proveedor. Copia 1 Unidad receptora del servicio. Copia 2 Contabilidad.

Nombre del campo Descripción Nombre del Hospital Nombre del hospital que evalúa el servicio brindado

Unidad responsable de la evaluación

Nombre de la unidad administrativa responsable de evaluar el cumplimiento del proveedor.

Nombre del Proveedor Nombre de la Empresa que brindó el servicio que se evalúa Servicio brindado Nombre del servicio objeto de evaluación Periodo evaluado Lapso por el cual se brindó el servicio.

Categoría Organización, Provisión / Impacto y Atención al Usuario. Área específica Áreas sobre las cuales se evalúa el cumplimiento del proveedor.

Puntajes esperados Puntajes máximos a alcanzar. Puntajes obtenidos Puntajes reales alcanzados.

CATEGORIZACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL SERVICIO BRINDADO CATEGORÍA: Organización - ÁREA ESPECÍFICA - Gestión Hospitalaria

Indicador Factor(es) de medición de la Gestión Hospitalaria. Guía de la evaluación Acción(es) por medio de la(s) cual(es) se mide el logro del indicador.

Estándar Modo (SI-NO, 100%) en que se mide el cumplimiento del indicador. Puntaje esperado Puntaje máximo a alcanzar en la gestión hospitalaria. Puntaje Obtenido Puntaje real alcanzado en la gestión hospitalaria. CATEGORÍA: Organización - ÁREA ESPECÍFICA - Servicios Administrativos

Indicador Factor(es) de medición de los Servicios Administrativos. Guía de la evaluación Acción(es) por medio de la(s) cual(es) se mide el logro del indicador.

Estándar Modo (SI-NO, 100%) en que se mide el cumplimiento del indicador. Puntaje esperado Puntaje máximo a alcanzar en los Servicios Admtvos. Puntaje Obtenido Puntaje real alcanzado en los Servicios Admtvos.

CATEGORÍA: Provisión / Impacto - ÁREA ESPECÍFICA - Hospitalización / Ambulancia Indicador Factor(es) de medición de la Hospitalización / Ambulancia.

Guía de la evaluación Acción(es) por medio de la(s) cual(es) se mide el logro del indicador. Estándar Modo (SI-NO, 100%) en que se mide el cumplimiento del indicador.

Puntaje esperado Puntaje máximo a alcanzar en la Hospitalización / Ambulancia. Puntaje Obtenido Puntaje real alcanzado en la Hospitalización / Ambulancia.

CATEGORÍA: Provisión / Impacto - ÁREA ESPECÍFICA - Satisfacción del Cliente Indicador Factor(es) de medición de la Satisfacción del cliente.

Guía de la evaluación Acción(es) por medio de la(s) cual(es) se mide el logro del indicador. Estándar Modo (SI-NO, 100%) en que se mide el cumplimiento del indicador.

Puntaje esperado Puntaje máximo a alcanzar en la Satisfacción del Cliente. Puntaje Obtenido Puntaje real alcanzado en la Satisfacción del Cliente.

Nombre del responsable de la evaluación

Nombre y apellido del funcionario responsable de aplicar evaluación al servicio brindado.

Firma del responsable de la evaluación

Firma del funcionario responsable de aplicar evaluación al servicio brindado.

Fecha Día, mes y año en que efectuó la evaluación.


Formulario 7 Acta de Aceptación de Servicios (AAS) LOGO DEL HOSPITAL

NOMBRE DEL HOSPITAL: _____________________________________________________________________ UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACEPTACIÓNDEL SERVICIO: ____________________________________________________________ NOMBRE DEL PROVEEDOR:___________________________________________________________ SERVICIO BRINDADO:________________________________________________________________ PERIODO EVALUADO:______________________________________ FECHAQ DE EMISIÓN:______________________________________

Para los fines pertinentes, se deja constancia a través del presente documento el nivel de aceptación del servicio brindado por el contratista:_____________________________________, por los servicios recibidos para el periodo que comprendido desde:___________________ hasta:__________________.

Nivel de aceptación Conforme Inconforme Incumplimiento de Cláusula(s) Contractual(es):

Número de la Cláusula

Forma de incumplimiento % de la sanción

Monto de la sanción

Incumplimiento de los parámetros de calidad: Intervalo de puntos alcanzados % de la sanción Monto de la sanción

91 - 100 0 81 - 90 5 71 - 80 7.5 61 - 70 10 51 - 60 12.5

70 y MENOS 15

Consolidado del Incumplimiento Monto(s) de la(s)

sanción(es) Subtotal por las Cláusulas

Subtotal por los Parámetros de calidad Total de la sanción

Número de factura presentada

Monto de factura presentada (menos) Total de la sanción

Total real a pagar Nombre_________________________________ Firma_________________________ Fecha___________


Origen del formulario Unidad receptora de servicios. Objetivo del formulario Dejar constancia de la recepción de los bienes y servicios adquiridos. Cantidad de copias Dos (2). Distribución Original Proveedor. Copia 1 Unidad receptora del servicio. Copia 2 Contabilidad.

Nombre del campo Descripción Unidad responsable de la

aceptación del servicio Nombre de la unidad administrativa responsable de certificar la recepción de los servicios.

Fecha de emisión Fecha en que se confeccionó el acta. por el contratista Nombre de la empresa proveedora del servicio.

desde Fecha de inicio del periodo en que se brindó el servicio. hasta Fecha de finalización del periodo en que se brindó el servicio.

Nivel de aceptación Seleccione entre Conforme e Inconforme. Incumplimiento de Cláusula(s) Contractual(es)

Número de cláusula Numeración de la(s) cláusula(s) incumplidas. Forma de incumplimiento Breve descripción de la falla del proveedor.

% de la sanción % pertinente a la frecuencia de la falla cometida. Monto de la sanción Cantidad resultante de la multiplicación del monto de la factura por el

% a aplicar por la sanción. Incumplimiento de los Parámetros de Calidad

Intervalo de puntos alcanzados

Rango de valores entre los cuales se valoriza el desempeño del proveedor.

% de la sanción % correspondiente a la falla cometida (de 0 a 15% del monto de la factura).

Monto de la sanción Resultado de la multiplicación del monto de la factura por el % de la sanción.

Subtotal por Cláusulas Cantidad en balboas obtenida de la sumatoria de (los) monto(s) de las sanción(es) correspondiente(s) al incumplimiento de cláusula(s).

Subtotal por los parámetros de calidad

Cantidad en balboas obtenida de la multiplicación del monto de la factura por el % de sanción que corresponda al intervalo de puntos alcanzado que tenga % de sanción.

Total de la sanción Cantidad obtenida de la sumatoria de ambos subtotales. Número de factura

presentada Número de la factura recibida de parte del proveedor.

Monto de factura presentada

Cantidad en balboas mostrada en la factura.

(menos) Total de la sanción Cantidad obtenida de la sumatoria de los subtotales de las sanciones. Total real a pagar Resultado de la resta del Monto de la factura menos el monto de la

sanción. Nombre, Firma y Fecha Nombre y apellido del funcionario receptor del servicio brindado y la

fecha en que genera el Acta.


Formulario 8 Gestión de Cobro (GC)


Origen del formulario Proveedor. Objetivo del formulario Cobrar a los HCD, por los bienes y servicios brindados. Cantidad de copias Una (1) Opcional. Distribución Original Tesorería. Copia 1 Proveedor (cuando el sistema tecnológico utilizado en Tesorería no

emita Recibos de Recepción de Gestiones de Cobro). * La descripción de la Gestión de Cobro (GC) está publicada en la gaceta oficial 26417, donde a través de la circular Núm, 2-2009-DMySC se oficializa el mismo. La descripción de los campos de la GC están en el documento denominado: “Guía para el Uso de la Gestión de Cobro”.


Formulario 9 Recibo de Recepción de Gestión de Cobro (RRGC)


Origen del formulario Sección de Tesorería. Objetivo del formulario Asignar número a la gestión de cobro y otorgar constancia al

proveedor por su presentación. Cantidad de copias Una (1). Distribución Original Proveedor (cuando el sistema tecnológico utilizado en Tesorería no

emita Recibos de Recepción de Gestiones de Cobro.) Copia 1 Sección de Tesorería.

Nombre del campo Descripción Panamá Día, mes y año en que se recibe la Gestión de Cobro (GC).

Recibo No. Numeración secuencial que se genera con el recibo y que se le coloca a la GC.

ha recibido de Nombre del Proveedor. registrada en el Hospital con Consejo Directivo.

Por B/. Cantidad en balboas mostrada en la GC y en la factura. No. de Factura Número de la factura presentada por el proveedor.

Fondo Fondo por el que se pagará la GC. RUC Número de registro único del proveedor otorgado por el MEF.

Fecha de Factura Fecha en que se confeccionó la factura. Comentario Observaciones que se requieran aportar.

Firma del receptor Firma del funcionario que recibe, registra, asigna numeración a la GC y entrega el Recibo de Recepción de Gestión de Cobro.


Formulario 10 Cheque (CHQ)

FECHA DESCRIPCIÓN CUENTA DÉBITO CRÉDITO


Origen del formulario Sección de Tesorería. Objetivo del formulario Ejecutar pagos. Cantidad de copias Dos (2). Distribución Original Proveedor. Copia 1 Contabilidad. Copia 2 Tesorería.

Nombre del campo Descripción Cheque Número del cheque.

Fecha Día, mes y año en que se confecciona el cheque. Páguese a la orden de Nombre del beneficiario del cheque.

B/. Monto del cheque expresado en números. La suma de Monto del cheque expresado en letras.

Primera raya en blanco (al lado del número de cuenta)

Firma del Director Médico General.

Segunda raya en blanco Firma de la Oficina de fiscalización. Descripción Nombre de las cuentas afectadas y el concepto por el cual se gira el

cheque. Débito Importe respectivo de la cuenta afectada con saldo débito.

Crédito Importe respectivo de la cuenta afectada con saldo crédito. Hecho por Firma del funcionario que confeccionó el cheque.

Revisado por Firma del Jefe de Tesorería. Autorizado por Firma del jefe del Departamento de Finanzas.

Recibido por Firma del beneficiario del cheque.


V. GLOSARIO ACRÓNIMOS, SIGLAS Y TÉMINOS UTILIZADOS

EQUIVALENCIA O SIGNIFICADO

AAS Acta de Aceptación de Servicios. Actor procesal Individuo que ejecuta las acciones operativas o de gerencia requeridas en cada

fase procesal. CGR Contraloría General de la República. CONSALUD Coordinadora Nacional de la Salud, creada bajo la forma de sociedad por acciones y

constituida como una empresa mixta de utilidad pública, sin fines de lucro y regida exclusivamente por la Ley Núm. 27 del 1 de mayo de 1998.

Costo por producción Método matemático para el cálculo de las horas hombre = total de salarios (por) tipo de profesional (entre) actividades realizadas en determinado periodo productivo.

CTR Contrato. CHQ Cheque. El Consejo Ente regulador y fiscalizador Máxima Autoridad de l HOSPITAL CON CONSEJO

DIRECTIVO, que funge como ente regulador y fiscalizador de sus funciones técnicas y de las funciones técnicas y administrativas de determinados Hospitales regentados por el MINSA.

ESB Evaluación de Servicio Brindados. Mecanismo por medio del cual se delimita el nivel de cumplimiento de los indicadores pactados en los contratos de tercerización de servicios por parte del proveedor, para propiciar la aplicación o no de sanciones en el monto a pagar a dicho proveedor.

GC Gestión de Cobro. Guía de Atención Conceptos de atención a patología utilizada a nivel nacional e internacional, las

cuales no son de estricto cumplimiento a nivel mundial. H-SMA Hospital San Miguel Arcángel. Hospital con Consejo Directivo, ubicado en la

intersección noroeste de la Vía Ricardo J. Alfaro y Simón Bolívar, Distrito de San Miguelito, propiedad del Estado, que brinda Atención General de Segundo Nivel de referencia principalmente para San Miguelito, Alcalde Díaz, Ernesto Córdoba, Las Cumbres y Chilibre, sin menoscabo de la atención de urgencia que soliciten personas de otras áreas del país.

HCD Hospitales con Consejo Directivo. MINSA Ministerio de Salud. OC Orden de Compra. PEPS Método de almacenamiento donde el primero que entra es el primero que debe

salir. Productos de salud Todo bien o servicio de segundo nivel de atención que definen la oferta de servicios

del HOSPITAL, que satisface una necesidad y que resulta de un proceso conjunto de actividades y tareas, con la finalidad de promover la salud o prevenir daños (diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

Productos medicamentosos Que tiene virtud de medicamento, a través de alguna sustancia simple o compuesta que aplicada al interior o exterior del cuerpo del hombre puede producir un efecto curativo.


ACRÓNIMOS, SIGLAS Y TÉMINOS UTILIZADOS

EQUIVALENCIA O SIGNIFICADO

Protocolo de atención Modalidad de atención estipulado en la Unidad Ejecutora de los servicios de salud, los criterios existentes en este documento son de estricto cumplimiento. Plantea de forma taxativa la oferta terapéutica que puede ofrecer el hospital de acuerdo a los recursos existentes, en términos de eficacia y eficiencia.

REA Recepción de Almacén. REQ Requisición. RRGC Recibo de Recepción de Gestión de Cobro. Servicios básicos Método matemático para el cálculo de los servicios básicos = Total de metros2

del hospital (entre) Total de gastos de servicios básicos (por) la cantidad de metros2 de cada área de producción de servicios hospitalarios.

Servicios de salud Conjunto de servicios públicos de naturaleza social que incluye todo tipo de actividades formales e informales centradas en la provisión de servicios sanitarios para promover, mantener y/o recuperar la salud con la finalidad de proteger la salud del común de los habitantes de un país, los cuales son brindados por el HCD a través de personal de salud en forma directa, o por otras personas bajo la supervisión de éstas, con los propósitos de: promover, mantener y/o recuperar la salud; y minimizar las disparidades tanto en el acceso a los servicios de salud como en el nivel de salud de la población.

Triage Mecanismo médico de atención, por medio del cual se categoriza y prioriza el nivel de urgencia que debe considerarse en la atención de los usuario del HCD.

Usuario Todo individuo o persona, asegurado o no asegurado que evidencie ante determinado HCD a nivel nacional, que reside dentro del área de cobertura de dicho nosocomio producto de lo cual puede hacer uso de su derecho de demandar y recibir los SERVICIOS y PRODUCTOS DE SALUD que se ofertan. No obstante, la atención de urgencia que sea solicitada o requerida por personas de otras áreas del país debe ser cubierta.

Usuario asegurado Persona protegida por el sistema de seguro social y afiliada conforme a los requisitos establecidos para tal fin, ya sea al régimen obligatorio como al voluntario, lo cual le genere el derecho a alguna o a todas las prestaciones otorgadas en virtud de la Ley Núm. 51 de 2005 y compruebe ante el HCD, al momento de solicitar la prestación, su status de asegurado, (lo cual está sujeto a comprobación), con derecho a recibir la prestación de atención de salud. También se incluyen a los extranjeros amparados por convenios internacionales de seguridad social celebrados por la Caja del Seguro Social, al tenor de lo establecido en esos convenios.

Usuario no asegurado Toda persona no afiliada al régimen de Seguro Social o cuya afiliación se encuentre inactiva al momento de requerir los servicios en el HCD.
















Documents

Gaceta Oficial Digital, jueves 17 de noviembre de 2011 · Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas”. B.9 Decreto Núm.455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010, “Por