Generalidades Del Almacen 002

GENERALIDADES DEL ALMACEN

1.1 OBJETIVO GENERAL

Definir el procedimiento general de administración de los recursos físicos de la

Entidad, identificando las actividades que lo componen, su interrelación con las

diferentes áreas que participan en el mismo y a la vez establecer con certeza los

actores del proceso, definiendo quienes son los responsables, facilitadores y

evaluadores del mismo.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, para los

responsables de la administración, custodia, manejo, registro y control de los

bienes.

• Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y

control de los bienes de la Entidad.

• Definir conceptos, clasificación, responsabilidades y parámetros en el manejo y

control de los inventarios que conforman el activo fijo y los cargos diferidos de la

Entidad.

• Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios los bienes de la

Entidad, objeto de destrucción.

• Fijar el procedimiento para reclasificar los bienes de la Entidad no requeridos

por las dependencias para su servicio y destinados a la comercialización.

1.3 JUSTIFICACION

Los macro procesos tributario y el aduanero-cambiario requieren de un soporte

administrativo ágil que brinde a la actividad técnica la eficiente administración,

registro y manejo de los bienes de propiedad de la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales.

1.4 ALCANCE

El procedimiento involucra el ingreso, almacenamiento, registro, custodia, suministro

y manejo de inventarios de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos,

intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia, tanto en bodega

como en servicio, efectuados directamente por la Entidad o a través de terceros.

1.5 COBERTURA

Este manual es de aplicación en todas las áreas y dependencias de la Entidad en el

Nivel Central y en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales

y Delegadas.

1.6. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FISICOS DE

LA ENTIDAD

Los principios orientadores de la administración de los recursos físicos de la Entidad

son los de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y

conservación del medio ambiente.

El proceso de administración de los bienes concierne a todos los servidores públicos

de la contribución (funcionarios de planta, supernumerarios, policía fiscal y

aduanera), los cuales están en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y

entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, con un

criterio previsivo al servicio del país que redunde en la mejor utilización de los bienes

en función de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad.

CAPITULO 2

CLASIFICACION DE LOS BIENES

Los bienes de la Entidad se clasifican según su naturaleza en bienes inmuebles,

muebles, intangibles, inmuebles por destinación y mercancías en existencia.

2.1 BIENES INMUEBLES

(TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES)

Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y

los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios.

Para la administración de los bienes inmuebles, el área de Obra Pública e Inmuebles

de la Subsecretaría de Recursos Físicos, llevará un archivo centralizado de los

inmuebles de propiedad de la Entidad y de aquellos que han sido recibidos en

arrendamiento, comodato, dación en pago, etc., el cual contendrá, como mínimo, la

siguiente información:

• Tipo de inmueble

• Ciudad

• Dirección

• Tipo de posesión (arrendamiento, propiedad, comodato etc.)

• Titulación y detalle del registro

• Situación jurídica

• Áreas (lote, de construcción, libre)

• Uso a que se destina

• Nombre del responsable de su cuidado o administración (responsable del

bien)

• Número y fecha de la escritura.

• Ciudad- Notaria

• Cédula catastral y matrícula inmobiliaria

• Estado del inmueble (Bueno, regular, malo, otro.)

• Número de pisos

• Porcentaje de ocupación por parte de la DIAN

• En uso

• Número y fecha del acta de inmuebles nacionales

• Valor del inmueble (Histórico, catastral y comercial)

• Pago impuestos (Predial, Valorización, Otros)

• Adiciones y mejoras

El área de Obra Pública e Inmuebles remitirá al área de Contabilidad General de la

Subsecretaría de Recursos Financieros el cuadro resumen de los inmuebles

mencionados anteriormente, en forma trimestral, dentro de los diez (10) días

siguientes a la terminación de cada trimestre, para la realización de los respectivos

registros contables.

El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros en el

Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás niveles, serán los

responsables de registrar contablemente los inmuebles con su costo histórico,

adiciones o mejoras y depreciación de cada uno de ellos.

Cuando la Entidad no disponga de los documentos que acrediten la propiedad de los

inmuebles, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles y los jefes de las Divisiones

de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles,

deberán iniciar los trámites de consecución de los documentos ante catastro, oficinas

de planeación, Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y/o Notarías

correspondientes. Estos bienes inmuebles se contabilizarán provisionalmente con un

valor estimado, el cual será establecido por el Jefe del área de Obra Publica, hasta

que se disponga de los documentos que acrediten su propiedad y el valor real para

efectos contables.

El área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado en el Nivel Central y los jefes de

Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles

coordinarán lo relacionado con el trámite del pago oportuno del impuesto predial y

demás gravámenes de los inmuebles bajo su administración. Copia del recibo de

pago deberá enviarse al área de Obra Pública e Inmuebles para el control y archivo

correspondiente.

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En el área de Obra Pública e Inmuebles reposarán las escrituras de los inmuebles de

propiedad de la Entidad.

2.1.1 ADQUISICION DE INMUEBLES

La adquisición de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos

establecidos en la Ley de contratación estatal.

Procedimiento:

1. El jefe del Área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado previa

autorización de la Secretaría General, efectuará un estudio de mercado y/o

prefactibilidad sobre el inmueble a adquirir y elaborará un inventario general

que contenga el estado del inmueble y sus componentes.

2. Con el visto bueno del Secretario General, el jefe del Área de Obra Pública

e Inmuebles o su delegado solicitará avalúo comercial del inmueble al

Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a las oficinas de catastro municipal de

aquellas ciudades que la ley ha autorizado o a los peritos privados inscritos

en una lonja de propiedad raíz.

3. Con base en la documentación de titulación, el jefe del Área de Obra

Pública e Inmuebles elaborará la ficha técnica del inmueble con la

información solicitada en el numeral 2.1 Bienes Inmuebles y diligenciará el

acta de recibo del mismo.

4. El jefe del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos

Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás

niveles, con base en el contrato de Compra - Venta, convenio o acto

administrativo efectuará el registro contable en la respectiva Cuenta de

Orden Bienes Pendientes de Legalizar hasta tanto el área de Obra Pública

e Inmuebles entregue copia del certificado de libertad o tradición donde

figure el registro de titularidad a nombre de la Entidad, documento con el

cual se registrará en la respectiva cuenta del Activo Propiedades, Planta y

Equipo.

5. Son Responsables del manejo, mantenimiento y conservación de los

inmuebles el área de Obra Pública e Inmuebles y El área de Servicios

Generales en el Nivel Central y en los demás niveles el Jefe del área de

Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces.

2.1.2 ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES

Las mejoras de inmuebles se darán cuando se efectúen adecuaciones o

remodelaciones que representen cambios en sus acabados, equipos e

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instalaciones internas (entre otros, sistema de oficina abierta, archivos rodantes) y/o

externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados.

El costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida útil o amplíen la capacidad

del inmueble constituyen un mayor valor del mismo.

Procedimiento:

1. El Secretario General aprobará las solicitudes de adiciones o mejoras en

inmuebles, de acuerdo con las necesidades que se presenten, tanto en el

Nivel Central como en las administraciones, previa elaboración del proyecto

de adición o mejora por parte del área de Obra Pública e Inmuebles.

2. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central tramitará el proceso

contractual de obra de acuerdo con las normas que regulan la contratación

pública.

3. El área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central enviará copia del

contrato al área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga

sus veces en los demás niveles para efectuar el registro contable en la

Cuenta Construcciones en Curso por el valor del contrato (materiales y

mano de obra), mientras dure la ejecución de la obra y al área de Obra

Pública e Inmuebles, para que efectúen el control de ejecución del contrato.

4. Cuando la obra esté terminada, en condiciones de ser utilizada, el jefe del

Área de Obra Pública e Inmuebles determinará en el acta de liquidación del

contrato qué porcentaje o valor del total de la obra corresponde a adiciones

y mejoras y que a mantenimiento.

5. Con base en el acta de liquidación del contrato el área de Contabilidad

General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles,

trasladará de la Cuenta de Construcciones en Curso el valor de la obra

terminada (adiciones y mejoras) a la cuenta de Edificaciones, como un

mayor valor del Inmueble respectivo ó al gasto el valor del mantenimiento.

6. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado emitirá concepto

técnico mediante acta sobre si los elementos desmontados resultantes de

las mejoras o adiciones de inmuebles, serán objeto de comercializar,

destruir, reutilizar o traspasar a otra entidad pública. En la misma acta se

establecerá el valor de dichos elementos.

7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado enviará el Acta al

Almacén General o a los almacenes de las administraciones, para que

efectúen el ingreso en los inventarios del almacén en la Cuenta “Mercancías

en Existencia” cuando los elementos sean para comercializar o en la Cuenta

Bienes Muebles en Bodega cuando sean para traspasar a una entidad

pública.

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8. Para el caso de los elementos desmontados resultantes de las mejoras se

elaborará un acta de destrucción la cual será firmada por el jefe del área de

Obra Pública e Inmuebles o su delegado y el Jefe del área de Servicios

Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.

2.1.3 BAJA DE INMUEBLES

La baja se producirá cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble

de propiedad de la Entidad, por las siguientes razones: para ejecutar nuevas obras,

para construcciones; por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenómenos

sísmicos o atmosféricos que lo dejaren en mal estado; por amenaza de ruina o

peligro inminente; por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa

justificada; o por transferencia a otra entidad del Estado, de acuerdo con las

disposiciones expedidas por el gobierno.

Procedimiento:

1. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, verificará y

elaborará un acta en la cual informará sobre el estado del inmueble y los

daños ocurridos en el mismo. Además emitirá concepto técnico indicando si

es posible recuperar o restaurar el bien o si es necesario demolerlo

totalmente.

2. El Secretario General y el Subsecretario de Recursos Físicos coordinarán a

través del área de Obra Pública e Inmuebles la baja del inmueble, tanto en

el Nivel Central como en las administraciones.

3. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su delegado, en caso de

demolición parcial o total, adelantará los trámites de consecución de

permisos ante las autoridades competentes para la demolición del bien

inmueble.

4. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles elaborará la resolución de baja

del bien inmueble con base en el acta y los permisos de demolición de

autoridad competente. Para el caso de demolición total se tomará el valor

del inmueble discriminando el valor de la edificación y del terreno y para el

caso de demolición parcial se tomará el valor que de acuerdo a los estudios

técnicos estime el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles. La resolución

de baja será firmada por el funcionario competente, de acuerdo con las

facultades y cuantías establecidas en la resolución de delegación.

5. Copia de la resolución de baja se enviará al área de Contabilidad General

del Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que

elabore el respectivo registro contable.

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6. De las nuevas construcciones que se realicen, se efectuará el registro

contable de su valor en la respectiva cuenta de Propiedades, Planta y

Equipo.

2.1.4 VENTA DE INMUEBLES

La venta de inmuebles se hará de acuerdo con las normas y procedimientos

establecidos en la Ley de Contratación Estatal.

Procedimiento:

1. El Director General o el funcionario facultado, previos requisitos legales,

aprobará la venta de inmuebles de propiedad de la Entidad.

2. La venta se efectuará con base en un avalúo comercial practicado por la

Entidad a través del área de Obra Pública e Inmuebles o solicitado al

Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a la oficina de catastro municipal de

aquellas ciudades que la ley haya autorizado, o a los peritos privados

inscritos en una lonja de propiedad raíz.

3. Una vez elaborado el contrato de venta del inmueble, el jefe del área de

Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, enviará copia del contrato al

jefe del área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus

veces en los demás niveles para su registro contable y al jefe del área de

Obra Pública e Inmuebles, para elaborar el acta de entrega del inmueble y

descargarlo de sus bases de datos.

4. Copia de la consignación y documento soporte serán enviados al área de

Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial para la

respectiva facturación y registro de venta.

2.1.5 INMUEBLES POR DESTINACION

Son aquellos bienes muebles tales como ascensores, electro bombas, aires

acondicionados centrales, plantas eléctricas, subestaciones eléctricas,

transformadores y cableado estructurado, que se pueden considerar inmuebles por

destinación, aunque por su naturaleza no lo sean, ya que están permanentemente

destinados al uso y beneficio de un inmueble, no obstante que puedan separarse sin

su detrimento.

Esos bienes que se reputan inmuebles por ser accesorios a bienes raíces, no dejan

de serlo por su separación momentánea, pero cuando se separen con el objeto de

darles diferente destino, dejarán de ser inmuebles.

El manejo administrativo será el siguiente:

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1. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles de

propiedad de la Entidad, serán inmuebles por destinación y en consecuencia

se registrarán como mayor valor de los inmuebles.

2. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles que no

sean de propiedad de la Entidad, se registrarán en la cuenta “Otras Mejoras en

Propiedad Ajena”. Su amortización se hará durante la vigencia del contrato. El

registro de estos bienes no requiere de ingreso al almacén, ni código de

inventario.

3. Si estos bienes se separan del inmueble o los adquiere la Entidad con el

objeto de darles diferente destino, se registrarán en la Cuenta Inventarios si

quedan al servicio y en la Cuenta Almacén si quedan en depósito, con base en

el informe suministrado por el ÁREA de Obra Pública e Inmuebles. El

responsable de los bienes será el jefe de la dependencia que los solicite.

2.1.6 CABLEADO ESTRUCTURADO

El cableado estructurado se registrará en la cuenta “Edificaciones”, como un mayor

valor del respectivo inmueble. Si el inmueble no es de propiedad de la Entidad, el

cableado estructurado se cargará a la cuenta “Obras y Mejoras en Propiedad Ajena”

y se amortizará durante la vigencia del contrato.


1. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o quien haga sus

veces en los demás niveles, una vez recibido el contrato y verificada la

instalación, diligenciará el Acta de Recibo e Instalación del Cableado

Estructurado, el cual contendrá descripción detallada de los bienes, cantidad

de metros recibidos y las áreas de instalación, consolidado por Administración.

2. El Acta de Recibo será firmada en el Nivel Central por el encargado de la

ejecución del contrato y el contratista. En los demás niveles por el

Administrador, el jefe del área de Servicio Informático o quien haga sus veces

y el Contratista respectivo. Copia del acta se enviará al área de Contabilidad

en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles junto con los

demás documentos establecidos en el contrato para efectuar el respectivo

registro contable.

3. El responsable de la custodia manejo y control de los planos del cableado

estructurado en el Nivel Central será el jefe de la Oficina de Servicios

Informáticos o su delegado y en las administraciones será el jefe del área de

Servicio Informático o quien haga sus veces.

2.2 BIENES MUEBLES

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Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los

bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo

con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.

La reclasificación de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o

viceversa, se realizará mediante acto administrativo, proyectado por el área de

Servicios Generales y suscrito por el responsable de la administración de los

recursos físicos de la Entidad.

Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier título se registrarán

directamente al servicio de las dependencias del nivel central o de las

administraciones o al almacén cuando así se determine.

Cuando la entrega de bienes muebles se efectúe en los almacenes de la Entidad, se

seguirán los procedimientos de ingresos y egresos de almacén establecidos en el

Capítulo de Manejo Administrativo de Bienes.

El registro y movimiento de los Bienes Muebles en Bodega (devolutivos nuevos o

recientemente adquiridos) y Cargos Diferidos (de consumo), lo llevará el almacenista

a través de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como

mínimo los siguientes datos:

• Descripción y detalle de cada bien

• Agrupación y sub-agrupación

• Unidad de medida

• Código

• Localización

• Fecha del movimiento

• Concepto del movimiento (Entrada o Salida)

• Cantidad

• Valor unitario y total

• Saldo: cantidad y valor

El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estará a cargo del Área de

Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.

2.2.1 BIENES DE CONSUMO

Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o

aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia

independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos.

La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las

cuales se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:

1-01 Aceites, grasas y lubricantes.

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1-02 Combustibles.

1-03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad, elementos y

accesorios de vidrio para laboratorio.

1-04 Elementos para construcción.

1-05 Explosivos, municiones.

1-06 Forrajes y alimentos para animales.

1-07 Insecticidas, fungicidas, herbicidas.

1-08 Materiales o materias primas.

1-09 Semillas y abonos.

1-10 Útiles de escritorio, oficina, dibujo, papelería, toner, copias de

videos, disquetes, casetes,

cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnéticas,

datacartridge y mini datacartridge.

1-11 Víveres y rancho.

1-12 Repuestos para máquinas y equipos, baterías, llantas y neumáticos.

1-13 Dotación a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos

salvavidas.

1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución

gratuita.

1-15 Utensilios de aseo y lavandería.

1-16 Loza, cristalería y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas,

cubiertos etc.)

1-17 Elementos de lencería.

1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales)

1-19 Ropa hospitalaria, quirúrgica y de laboratorio.

1-20 Elementos para capacitación, bienestar social y estímulos.

1-21 Estampillas de control aduanero

1-22 Armas (este se incorpora)

1-25 Otros elementos de consumo.

Contabilización:

La contabilización de los bienes de consumo, se realizará de acuerdo con lo

establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 1-25 (otros elementos de consumo),

se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría

de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la

cual se registrará.

2.2.1.1 BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEDURIA INTEGRAL

(OUTSOURCING)

1. Cada centro de costos diligenciará el pedido de bienes a través del software

que instale el proveedor, de acuerdo con la periodicidad establecida en el

contrato.

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2. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado y

los jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan

sus veces en los demás niveles, recibirán, revisarán, modificarán, aprobarán y

consolidarán los pedidos de bienes, teniendo en cuenta el número de

funcionarios, funciones y periodicidad de entrega de pedido.

3. El encargado de la ejecución del contrato en el Nivel Central o su delegado

recepcionará todas las solicitudes de pedidos de bienes, y remitirá las

solicitudes de bienes al proveedor.

4. El proveedor entregará los bienes a los encargados de los centros de costos

de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y

cantidades.

5. El funcionario encargado en cada centro de costos, recibirá físicamente los

bienes, los revisará y procederá a confrontar la información de la nota de

despacho con lo físicamente recibido.

6. En caso de inconsistencias o faltantes en los pedidos, el funcionario

autorizado del centro de costos levantará un acta, la enviará al encargado de

la ejecución del contrato en el Nivel Central o al jefe del área de Recursos

Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles, para

la respectiva reclamación.

7. El funcionario autorizado o delegado del centro de costos expedirá el cumplido

y lo enviará al encargado de la ejecución del contrato o su delegado en el

Nivel Central.

8. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada centro de

costos enviará al encargado de inventarios relación de los funcionarios

responsables de los bienes, para el correspondiente registro.

9. El encargado de inventarios enviará junto con la cuenta mensual al Área de

Contabilidad General o quien haga sus veces en los demás niveles, copia de

las Constancias de Recibo de Bienes.

10. 10.Cada centro de costos remitirá el cumplido, previa incorporación de los

bienes en los registros de inventarios, al encargado de la ejecución del

contrato o su delegado en el Nivel Central.


consolidará los cumplidos tanto del Nivel Central como de las

administraciones para elaborar un cumplido general el cual será enviado al

Área de Contabilidad General para el pago respectivo.


elaborará un informe de los bienes entregados en el Nivel Central y en cada

administración, totalizado por centro de costos y área de inventarios para

seguimiento y control de la ejecución del plan de compras.

13. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros

registrará los valores de los bienes adquiridos y los identificará por Nivel

Central o administraciones cuando se trate de bienes devolutivos, cuyos

valores trasladarán a cada administración.

Para la entrega de los thoner solicitados por las diferentes dependencias de la

Entidad, se requiere la devolución del cartucho utilizado al área de Servicios

Generales en el Nivel Central y al área de Recursos Físicos y Financieros o a quien

haga sus veces en los demás niveles, los cuales serán entregados a la institución

que la Subsecretaría de Recursos Físicos disponga o se les dará el destino que en

su momento se indique.

2.2.1.2 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL

El jefe del área de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles deberá llevar el registro y control de los siguientes bienes de consumo

en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, saca ganchos,

tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales

audiovisuales diferidos, elementos de dotación con identificación institucional y

aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de

conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y por

la reglamentación expedida por la Entidad

Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad

devolverá estos bienes al jefe inmediato o a quien él designe.

El área de Servicios Generales reportará mensualmente al área de contabilidad

General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el consolidado de la entrega

de los bienes de consumo con control realizados a los centros de costos a Nivel

Nacional a través del Outsourcing y al área de inventarios del nivel central para el

respectivo registro. En las Administraciones los jefes de las divisiones de Recursos

Físicos y Financieros registrarán estos bienes en los respectivos inventarios.

El área de Contabilidad de la Subsecretaría de Recursos Financieros con base en

este informe realizará el registro contable de envío de los bienes a cada una de las

Administraciones en la respectiva cuenta principal y subalterna. Los Jefes de

Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en las Administraciones,

deben realizar el registro de estos bienes afectando el activo ó gasto y la respectiva

cuenta principal y subalterna.

Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta

los mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.

2.2.2 BIENES DEVOLUTIVOS

Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el

tiempo, por razón de su naturaleza, se deterioren.

La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en

bodega o en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la

Contabilidad Pública. Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas

de registro, administración y control:

2-01 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por:

Accesorios y repuestos para armas)

2-02 Discotecas y musicotecas.

2-03 Elementos de culto.

2-04 Elementos de museo.

2-05 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios.

2-06 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios.

2-07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, teléfono celular,

radio, televisión, señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus

accesorios.

2-08 Equipos y máquinas para instalación (se suprime esta parte),

construcción, campo, industria, taller, labores y accesorios.

2-09 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios.

2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, enseñanza

y sus accesorios.

2-11 Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X,

sanidad y sus accesorios.

2-12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios.

2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.

2-14 Herramientas y sus accesorios.

2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios.

2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas,

hemerotecas y revistas.

2-17 Líneas Telefónicas ( se debe suprimir por que fueron reclasificadas a

intangibles)

2-18 Mobiliario y enseres.

2-19 Semovientes.

2-21 Material rodante, máquinas, equipos y accesorios.

2-22 Material fijo, ascensores, máquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no

sean instalados en los inmuebles).

2-23 Materiales, equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y

sus accesorios.

2-24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos y sus accesorios.

2-25 Oficina abierta.

2-26 Plantas eléctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus

accesorios (cuando no se instalen directamente en el Inmueble)

2-30 Otros elementos devolutivos.

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Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 2-30 (otros elementos devolutivos),

se requerirá de la aprobación del área de Contabilidad General de la Subsecretaría

de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicará la cuenta contable en la

cual se registrará.

2.2.2.1 BIENES INTANGIBLES

Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de

facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de

valorarse en términos económicos.

La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo

establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

SOFTWARE Y LICENCIAS

De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará

dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes

inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar, mejorar

o tecnificar sus operaciones.


1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o

su delegado en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás

niveles, una vez recibido el software, diligenciarán el Acta de Recibo del

Software, el cual contendrá la descripción detallada y la cantidad recibida.

2. El Acta de Recibo del Software será firmada en el Nivel Central, por el jefe de

la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado, el contratista o proveedor y

el encargado de Inventarios. En los demás niveles por el Administrador, el jefe

del área de Servicio Informático o quien haga sus veces, el jefe del área de

Recursos Físicos y Financieros, el encargado de Inventarios y el proveedor

respectivo.

3. El encargado de Inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborará

la Constancia de Recibo de Bienes a nombre del jefe de la Oficina de

Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central y a nombre del jefe

del área de Servicio Informático o quien haga sus veces en las

Administraciones. Estos serán responsables de la custodia, administración,

instalación y control de los soportes documentales y magnéticos del software

con sus correspondientes licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias

Cliente quedarán a cargo del cuentadante del computador, por cuanto éstas

vienen incorporadas en el respectivo equipo. Cuando el computador sea dado

de baja o trasladado a otro cuentadante, se hará con su respectiva licencia.

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4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviará

copia del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para

que se efectúen los correspondientes registros.

5. En el nivel central y en cada administración, el encargado de inventarios

calculará mensualmente el valor de las amortizaciones de cada uno de los

intangibles, y los remitirá en la cuenta mensual a Contabilidad para que se

efectúe el correspondiente registro.

6. Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el

software que tenga instalado será desmontado o borrado y la licencia quedará

a disposición de la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o

quien haga sus veces en los demás niveles.

7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, la Oficina de

Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles emitirá concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus

soportes magnéticos y documentales siguiendo los procedimientos

establecidos.

8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios

reportará a contabilidad los valores del software dado de baja (costo histórico,

amortización) para realizar los correspondientes registros contables.

La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de

acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas

agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y

control:

6-25 Líneas Telefónicas

7-25 Licencias

8-25 Software

2.2.2.2 OFICINA ABIERTA

La oficina abierta, debido a su naturaleza y composición física, no representan un

componente directo de los edificios ya que pueden ser trasladados o desarticulados

físicamente sin alterar la vida útil de las edificaciones, en consecuencia, no es

pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto

estarán a cargo del Servidor Público de la Contribución que los esté utilizando, quien

será el responsable de bienes.


1. La solicitud de compra o modificación de oficina abierta, la realizarán los

Directores, Subdirectores, Secretario General, Secretario de Desarrollo

21

Institucional, Jefes de Oficina y Subsecretarios. En las Direcciones

Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, la realizará el

Director Regional o el Administrador.

2. El Director General o el Secretario General aprobarán las solicitudes de

compra o modificación del sistema de oficina abierta de acuerdo con la

disponibilidad presupuestal y con las necesidades que presenten las

respectivas áreas usuarias, tanto en el Nivel Central como en las Direcciones

Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas.

3. Una vez aprobada la solicitud, el área de Obra Pública e Inmuebles de la

Subsecretaría de Recursos Físicos elaborará el respectivo proyecto, tanto en

el Nivel Central como en las administraciones.

4. Instalada la oficina abierta, el jefe del área de Obra Pública e Inmuebles o su

delegado elaborará el acta de entrega y recibo de bienes que será firmada por

el encargado de inventarios en el Nivel Central y el proveedor, discriminando,

en lo posible, individualmente los valores de los elementos que constituyen la

oficina abierta.

5. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y

Delegadas el acta será firmada por el Administrador, el jefe del área de

Recursos Físicos y Financieros, el encargado de inventarios, el delegado del

área de Obra Pública e Inmuebles y el proveedor.

6. El área de Obra Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Físicos

registrará en una base de datos la relación detallada de cada puesto de

trabajo y/o paneles los cuales se identificarán a través de convenciones

estandarizadas, código de líneas, precio de adquisición y localización. En los

casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera

desagregar las diferentes líneas que la componen, se elaborará un acta en la

cual se valorará en forma individual cada uno de sus componentes.

7. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el responsable en el Nivel

Central de la custodia de los planos de oficina abierta. En los demás niveles la

custodia corresponderá a los Administradores.

8. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles será el encargado de coordinar

el manejo de los elementos de oficina abierta que no sean utilizados en los

cambios o modificaciones que se efectúen en las áreas del Nivel Central y en

las administraciones el Jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o

quienes hagan sus veces.

9. El encargado de inventarios, con base en la relación detallada del mobiliario

que compone la oficina abierta, diligenciará la Constancia de Recibo de

Bienes y la hará firmar por el funcionario responsable del mismo.

22

10. El encargado de inventarios registrará los elementos de oficina abierta en el

inventario de devolutivos en servicio, con base en el acta de recibo de bienes

y elaborará la Constancia de Recibo de Bienes la cual será enviada al

funcionario que ejerce el control de ejecución del contrato para el trámite

respectivo.

2.3 MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR

Son los bienes que se adquieren con la finalidad de comercializarlos, tales como

Códex y formularios.

Además se registrarán los bienes que no requiere la Entidad para el normal

desarrollo de sus actividades, los inservibles u obsoletos cuyo destino final sea su

comercialización.

La Entidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato dispondrá

directamente o a través de terceros, del depósito, custodia, almacenamiento y ventas

de las mercancías en existencia.

La contabilización de estos bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el

Plan General de Contabilidad Pública. Su registro se efectuará teniendo en cuenta

las siguientes agrupaciones de inventarios:

3-01 Formularios e instructivos.

3-02 Libros y Códex.

3-03 Bienes inservibles.

3-04 Otras publicaciones

CAPITULO 3

ALMACEN

3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN

No ingresan al Almacén aquellos bienes de consumo, de consumo con control,

devolutivos y mercancías en existencia para comercializar, que de acuerdo con las

condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, se entregan directamente

para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las

Administraciones.

3.2. BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN

23

Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías

en existencia que ingresan físicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y

cuando así se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto

administrativo.

Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen

estado y que la Entidad no los requiera para su servicio, ni los comercialice en el

momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.

3.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:

Los movimientos de almacén se presentan por:

• Ingreso de bienes al almacén

• Salida de bienes del almacén

3.2.1.1 INGRESO DE BIENES AL ALMACEN

El ingreso de bienes al almacén es la entrada de bienes de consumo, consumo con

control, devolutivos y de mercancías en existencia para comercializar, los cuales

estarán a cargo del almacenista.

MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES:

El ingreso de bienes al almacén se produce según su origen por las siguientes

modalidades:

a) Asignación de mercancías.

b) Compra de bienes

c) Donación

d) Producción o transformación

e) Remesa de bienes.

f) Reposición de bienes por daño, pérdida o hurto

g) Sobrantes de inventario

h) Reposición Tecnológica

i) Traspaso

j) Bienes para Comercializar

k) Reintegro

Procedimiento General:

1. Los bienes que a cualquier título adquiera la Entidad, ingresarán física y

documentalmente al Almacén con excepción de aquellos que de acuerdo con

las condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente

en las dependencias.

24

2. El ingreso físico se dará cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas

del Almacén.

3. Solo se aceptarán entregas parciales cuando así se estipule en el respectivo

contrato.

4. Una vez recibido físicamente el bien en el Almacén, el Almacenista procederá

a su clasificación como elemento de consumo, consumo con control,

devolutivo, reintegro o mercancías en existencia, y a su respectiva ubicación

en depósito, teniendo en cuenta que los bienes destinados para la

comercialización se ubicarán en forma separada.

5. La Entrada de Bienes al Almacén se diligenciará, previa verificación y

confrontación de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere

del caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia

competente, de acuerdo con las condiciones del contrato o documento

soporte que acredite la llegada de los bienes al almacén.

6. La Entrada de Bienes al Almacén, será el documento que acredita el ingreso

real del bien a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de

registro de almacén, el cual se diligenciará con numeración ascendente y

continua; relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo

con control, devolutivos, mercancías en existencia para comercializar.

7. La Entrada de Bienes al Almacén no tendrá tachones ni enmendaduras y se

cancelarán las casillas no utilizadas.

8. El almacenista elaborará el registro contable teniendo como soporte el formato

de ingreso de bienes al almacén o documento equivalente, cuando haya

lugar.

a) INGRESO DE BIENES POR ASIGNACIÓN DE MERCANCÍAS

Es el ingreso a depósito Almacén de bienes que fueron decomisados o declarados

en abandono a favor de la Nación, mediante acto administrativo y que no ingresan

directamente al servicio.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en

cuenta los siguientes:

1. El Secretario General, asignará los bienes por medio de resolución, en la cual

se especificará el almacén a través del cual se ingresarán los bienes y el valor

de los mismos.

25

2. Copia de la Resolución se enviará para su conocimiento a la Subsecretaría de

Recursos Físicos y para su trámite correspondiente a los almacenes donde

ingresarán los bienes.

3. Las Divisiones de Comercialización o quien haga sus veces en los demás

niveles, de acuerdo con la resolución de asignación, entregarán los bienes al

almacén respectivo, suscribiendo el Acta de Recibo y Entrega junto con la

almacenadora.

4. El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén, con base en la

resolución de asignación y el acta de recibo.

b) INGRESO DE BIENES POR COMPRAS

Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad adquiere bienes

mediante la celebración de contratos (licitación pública, contratación directa, caja

menor), según las necesidades y de conformidad con las disposiciones vigentes.

Procedimiento:



1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga

sus veces en los demás niveles, una vez suscrito el contrato enviará copia con

sus documentos soporte al Almacén, Inventarios y Contabilidad y a la

dependencia encargada de ejercer el control de ejecución del contrato.

2. En los procesos de adquisición de hardware o de equipos compuestos por

partes independientes, se dejará establecido en el contrato el valor individual

de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado,

impresora, etc.), lo que permitirá hacer más fácil el manejo de inventarios, así

como los posibles reemplazos de partes.

3. El Almacenista al momento de recibir los bienes confrontará las características

de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total,

plazos de entrega y cantidad, contra los documentos soporte del contrato,

factura comercial, catálogos y muestras. Si los bienes no corresponden a lo

especificado en el contrato y sus soportes, se abstendrá de recibirlos e

informará por escrito al área de Adquisiciones y Contratos o quien haga sus

veces para que solucione con el proveedor las diferencias presentadas.

4. Ningún almacenista podrá recibir bienes a proveedores sin que exista

previamente contrato legalizado con la Entidad.

26

5. Cuando se trate de bienes que deben ser recibidos con inspección, prueba o

ensayo, el almacenista coordinará con el proveedor y con el área técnica

especializada, para que la recepción cumpla con las condiciones establecidas

en el contrato.

6. El Almacenista diligenciará el Acta de Recibo y la firmará junto con el

funcionario del área técnica especializada y el proveedor o su representante.

7. El ingreso se perfeccionará cuando el Almacenista reciba los bienes,

diligencie el Acta de Recibo y la Entrada de Bienes al Almacén, firme el

documento origen del ingreso o factura del proveedor y si fuere del caso se

anexe el cumplido de la dependencia que tenga a cargo el control de

ejecución del contrato. Enviará una copia del acta de entrada al Almacén con

sus soportes al área de Contabilidad para su causación y pago y otra copia al

área de Adquisiciones y Contratos para que obre en el contrato.

c) INGRESO DE BIENES POR DONACION

Es el registro de bienes cuando una persona natural o empresa privada, transfiere

voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien

que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la Nación.

Procedimiento:



1. Ofrecimiento del donante con detalle de los bienes.

2. Constancia de aceptación por parte del Director General o quien él delegue.

3. Acta de Recibo de Bienes, suscrita por quienes en ella intervienen, en la cual

figuren las denominaciones, características, cantidades, unidad de medida,

estado en que se encuentran, valores unitarios y totales o avalúo comercial si

fuere del caso.

4. Si los bienes provienen de una Entidad Pública, el ingreso de almacén se

realizará con base en el acto administrativo de la Entidad donante,

especificando el bien el objeto y valor de la donación y la entidad o persona

natural que hace la donación con su respectivo NIT. Copia del acto

administrativo reposará en los archivos del Almacén.

d) INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACION

27

Es el ingreso de bienes terminados que resultan de una transformación de insumos

suministrados por la Entidad, ya sea que la actividad se realice directamente o a

través de terceros.

Procedimiento:



1. Cuando el almacenista suministre bienes materiales o insumos que sirvan de

materia prima para dicha transformación se dejará constancia en la Salida de

Bienes de Almacén, sobre la cantidad y tipo de bien a recibir; registrando en

una cuenta transitoria los insumos entregados.

2. El valor de ingreso de cada bien, será la sumatoria del valor de los insumos

utilizados que fueron entregados por el almacén para la elaboración del bien

específico, dividido entre el número de bienes (Entrada almacén, en este

formato se debe hacer referencia a la salida de almacén correspondiente a

estas materias primas que fueron objeto de transformación)

3. Para los bienes no transformados por la Entidad, el valor del ingreso de cada

bien será el valor de los insumos utilizados, dividido por el número de bienes

(Entrada almacén en este formato se debe hacer referencia a la salida de

almacén correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de

transformación.) El costo de transformación lo registrará El área de

Contabilidad General de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

e) INGRESO DE BIENES POR REMESA

Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en

bodega, para entregarlos al servicio o para su comercialización.

Procedimiento:



1. Una vez recibidos los bienes, el almacenista verificará que correspondan a los

enviados. Si se presentan faltantes o sobrantes dejará la observación en la

guía de transporte correspondiente e informará al almacén remitente.

2. El Almacenista que recibe el bien, firmará el original y copia de la Salida de

Bienes del almacén que envía y devolverá el original al almacén remitente.

3. El Almacenista que reciba diligenciará la Entrada de Bienes al almacén

soportada con la copia de Salida de Bienes del almacén remitente.

28

f) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN (POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO)

Consiste en el ingreso de bienes, que previa aprobación del Jefe del área de

Servicios Generales o el Jefe de área de Recursos Físicos y Financieros en los

demás niveles, se reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido

daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. La reposición podrá ser

efectuada por el responsable de los bienes y las Compañías de Seguros o de

Vigilancia.

El funcionario competente aprobará la reposición del bien cuando el ofrecido sea de

igual o superior calidad y de características semejantes, dentro de los diez (10) días

siguientes al recibo de la solicitud, y la reposición del mismo deberá hacerse dentro

de los diez (10) días siguientes al recibo del concepto de aprobación.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido

en el capítulo de Inventarios, en lo referente a Daños, Pérdidas y Hurtos, se tendrán

en cuenta los siguientes:

1. El responsable de bienes y las Compañías de Seguro o de Vigilancia,

entregarán el bien al Almacén.

2. El almacenista, con base en la aprobación de la solicitud de reposición, y si

fuere del caso con el concepto técnico correspondiente, diligenciará el Acta de

Reposición del Bien.

3. De acuerdo con el Acta de Reposición del Bien, el almacenista diligenciará la

Entrada de Bienes al Almacén.

4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor con el cual se ingresará será el de

la factura de compra; si es usado, el valor será el comercial o el de un bien

similar.

5. Una vez aceptada y registrada la reposición del bien se descargará de la

cuenta de responsabilidades.

g) INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO

Es el ingreso al almacén de bienes, que una vez realizado el inventario físico y

confrontados con la relación de activos de la Entidad aparecen como sobrantes.

Procedimiento:

29



1. El almacenista y el jefe del área de Servicios Generales en el Nivel Central o

quien haga sus veces en los demás niveles con base en la inspección física de

los bienes en bodega, donde se determinó el sobrante, diligenciarán el Acta de

Sobrantes.

2. De acuerdo con el acta de sobrantes el almacenista diligenciará la Entrada de

Bienes al Almacén.

3. El valor con el cual ingresará el bien al almacén, en caso de no encontrarse

registro de bienes similares, corresponderá al de un bien análogo o al del valor

comercial del bien, el cual será establecido mediante acta suscrita por el jefe

del área de servicios generales y el jefe del área de Almacén del Nivel Central

y en el Nivel Regional por el Administrador y por el jefe del área de Recursos

Físicos y Financiero o quien haga sus veces.

h) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN TECNOLÓGICA

El ingreso de bienes por reposición tecnológica se dará cuando la Entidad adquiera

bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y, en el contrato de

adquisición se contemple la entrega de los bienes desactualizados como parte de

pago.

En los contratos se detallarán los bienes que se darán como parte de pago y se

establecerá su valor, así como los bienes que se recibirán de conformidad con la

propuesta del contratista.

Procedimiento:



1. El almacenista recibirá los bienes objeto de la reposición tecnológica con base

en el contrato, la factura del proveedor y si fuere del caso, recibo a satisfacción

expedido por el área competente y diligenciará la Entrada de Bienes al

Almacén.

2. En la Entrada de Bienes al Almacén, se indicará por separado el valor de los

bienes entregados por la Entidad como parte de pago y el saldo a pagar. La

sumatoria de estos valores será igual al valor de la Entrada de Bienes al

Almacén.

3. El almacenista una vez surtido el procedimiento anterior realizara el respectivo

registro contable.

30

i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO

Es el ingreso de bienes a los almacenes de la Entidad, provenientes de otras

Entidades Públicas, sin ninguna contraprestación y transfiriendo a su vez el dominio.

El traspaso de bienes se tratará como una operación interinstitucional, teniendo en

cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.

Procedimiento:



1. Los documentos soporte del ingreso serán: Aceptación suscrita por el Director

General de la Entidad o quien él delegue, Acto administrativo proferido por la

Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la

Entidad que traspasa y por el almacenista.

2. El valor del ingreso de los bienes será igual al que figure en el acto

administrativo de traspaso.

3. El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén soportado con los

documentos anteriormente descritos, identificando claramente la entidad de

donde se recibe el bien con su respectivo NIT.

4. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación se tomará

la vida útil restante, previo concepto de la dependencia competente.

j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR

Es el ingreso de bienes con la finalidad de ser comercializados, ya sean por

inservibles u obsoletos o que fueron adquiridos con dicho objeto.

Procedimiento:



1. Comercialización de bienes inservibles u obsoletos:

a) Los bienes inservibles u obsoletos que estén registrados en Cuentas de

Orden se incorporarán a las cuentas de Balance que señale el Plan General

de Contabilidad Pública, teniendo como soporte el Acta de Alta de Bienes;

previa cancelación de las cuentas de orden.

31

b) Para los bienes que fueron contabilizados como gasto y que una vez usados

sean susceptibles de recuperar para su posterior comercialización, tales como

los elementos resultantes de las mejoras o demolición de bienes inmuebles y

repuestos inservibles de vehículos, el almacenista los reclasificará en la

cuenta que señale el Plan General de Contabilidad Pública, con base en el

Acta de Recuperación de Bienes Usados, teniendo en cuenta el período en el

cual se registró el gasto.

c) El Acta de Recuperación de Bienes Usados, contendrá descripción detallada

de los bienes recuperados, cantidad, y valores que fije el funcionario del área

competente. Dicha acta la suscribirán el almacenista, el jefe del área de

Servicios Generales y el funcionario de área competente en el Nivel Central o

quienes hagan sus veces en los demás niveles.

2. Comercialización de bienes adquiridos:

a) El almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén, de acuerdo con

las agrupaciones establecidas en este manual.

b) El almacenista registrará contablemente los bienes a comercializar, en la

cuenta que señale el Plan General de Contabilidad Pública.

c) En caso de ingreso de bienes para comercializar que posteriormente mediante

acto administrativo se autorice su distribución gratuita, el almacenista los

reclasificará en la agrupación 1-14 de Bienes de Consumo de acuerdo al Plan

General de Contabilidad Pública.

d) Cuando en el contrato se contemple la distribución gratuita directamente por la

Entidad, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o

usuarios, se seguirán los procedimientos de los literales a) y c) del presente

numeral.

k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO

Consiste en la devolución al Almacén de los bienes en servicio que las dependencias

de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales establecidos en

el Capítulo 4 (Inventarios), se tendrán en cuenta los siguientes:

32

1. El Almacenista del nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles

recibirá los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no

requieran para el ejercicio de sus funciones.

2. El manejo contable y registro en inventarios de estos bienes se efectuarán en

la Cuenta “Depósito Almacén”, previo el cumplimiento de los requisitos

establecidos en el Capítulo 4, literal h) del numeral 4.3 del presente Manual.

3.2.1.2 SALIDA DE BIENES DE ALMACÉN

La salida de bienes de almacén es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de

consumo con control y mercancías en existencia que se encuentran en depósito a

cargo del Almacenista.

El documento de Salida de Bienes de Almacén, será el soporte legal que certifica la

salida física y real de un bien, identificándola clara y detalladamente, cesando de

esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por

parte del almacenista y trasladándola al destinatario.

Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas

no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras.

Cuando se considere necesario, se podrán entregar bienes con la suscripción de

acta provisional y posteriormente se diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.

Modalidades de Salidas de Bienes:

Las salidas de bienes de almacén se producirán según su destino por las siguientes

modalidades:

a) Salida de Bienes Devolutivos, de Consumo y Consumo con Control.

b) Salida por Daño, Pérdida o Hurto.

c) Salida para Producción o Transformación.

d) Salida por Remesa

e) Salida por Traspaso

f) Salida por Reposición Tecnológica

g) Salida por comercialización (Venta)

h) Salida por Destrucción


33

El almacenista en el nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles

desarrollará el siguiente procedimiento para la salida de bienes de Almacén:

1. Decepcionará las solicitudes de bienes, suscrita por los jefes de las

dependencias.

2. Verificará en kárdex si existen los elementos solicitados.

3. Asignará las cantidades a entregar según las existencias y análisis de

consumo (si los bienes fueron adquiridos para el desarrollo de un programa

específico, se entregarán según existencia, en la cantidad solicitada)

4. Diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, el cual será firmado

simultáneamente a la entrega física del mismo.

5. Diligenciará para efectos de contabilización y control, los formatos de Salidas

de Bienes de Almacén con numeración ascendente y continua y, relacionará

en formatos separados, bienes de consumo, consumo con control, devolutivos

y mercancías para la comercialización.

6. Registrará las agrupaciones de inventarios y las cuentas mayores de balance

respectivas en los formatos de Salidas de Bienes de Almacén.

7. Registrará en Kárdex las Salidas de Bienes de Almacén.

8. Elaborará los registros contables teniendo como soporte las Salidas de

Almacén o documento equivalente.

a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON

CONTROL.

La salida de bienes devolutivos, de consumo y de consumo con control que se

encuentren en bodega, se producirá cuando el almacenista diligencie la Salida de

Bienes de Almacén y entregue físicamente los bienes a los Servidores Públicos de la

Contribución, a las personas naturales, a los funcionarios de las entidades y

organismos nacionales e internacionales que temporalmente presten servicios a la

Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se

establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se

entreguen a su servicio.

Procedimiento:



34

1. Las jefaturas de las diferentes dependencias diligenciarán y firmarán la

Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud

indicará nombre y número de cédula de ciudadanía de quien será el

responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo

con control.

2. El almacenista o quien haga sus veces recibirá la solicitud de bienes y

procederá a realizar la entrega dentro de los tres días hábiles siguientes al

recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacén. En el Nivel Central la

entrega se realizará dentro de los ocho días hábiles siguientes al recibo de la

solicitud y de acuerdo con el orden de recepción en el almacén.

3. El funcionario recibirá el bien, verificará el estado físico y serie si es del caso, y

demás características que lo identifiquen, firmará con su número de cédula de

ciudadanía, y conservará para su archivo personal copia de la salida de Bienes

de Almacén que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso,

conservación y cuidado del bien recibido.

4. Cuando la composición técnica o tecnológica de los bienes a entregar por parte

del almacenista, requieran intervención de un área técnica especializada, ésta

deberá certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la

Salida de Bienes de Almacén.

5. En la entrega física de equipos (microcomputadores, impresoras, fax,

máquinas, etc.), se entregará al Responsable de Bienes, los manuales y

accesorios que hagan parte del equipo, los cuales conservará con la misma

responsabilidad del equipo.

6. El almacenista o quien haga sus veces enviará copia de la Salida de Bienes de

Almacén, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie

la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de

bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control.

7. Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cómputo, de

comunicaciones, armamento y vehículos, cuyo control especial esté a cargo de

dependencias específicas, el almacenista enviará a dichas dependencias copia

de los documentos que afecten la ubicación del bien o su composición.

8. Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso común de

todos los funcionarios de las dependencias, estarán a cargo del jefe de la

dependencia.

9. La Salida de Bienes de Almacén de los accesorios internos de equipos

informáticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido,

parlantes, micrófonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de

tape backup y de disquete, se diligenciará a cargo del jefe de la Oficina de

35

Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces

en los demás niveles, quien a su vez diligenciará la Solicitud y Orden de

Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informático

donde fueron instalados.

b) SALIDA DE BIENES POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO

Es la salida de bienes a cargo del almacenista por daño, pérdida o hurto.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido

en el Capítulo de Inventarios en lo referente a Daños, Pérdidas y Hurtos, se tendrán

en cuenta los siguientes:

1. En el caso de daño, pérdida o hurto de bienes en bodega (consumo, consumo

con control, devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como

consecuencia de desastre natural, siniestro, etc., el almacenista diligenciará la

Salida de Bienes de Almacén con base en el Acta de baja y sus

correspondientes soportes.

2. Copia de la Salida de Bienes de Almacén, para el caso del numeral anterior,

se enviará al área de Contabilidad General en el Nivel Central, o quien haga

sus veces en los demás niveles para el respectivo registro contable o para

que se cree la Responsabilidad en Proceso a cargo del almacenista, si es del

caso.

c) SALIDA DE BIENES PARA PRODUCCIÓN O TRANSFORMACIÓN

Es la salida de bienes en bodega que servirán de materia prima o insumo para la

elaboración o transformación de otro bien.

Procedimiento:



1. Cuando el almacenista suministre bienes, materiales o insumos, que servirán

de materia prima para su transformación o elaboración de otro bien, se

diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, indicando el tipo de bien y las

cantidades aproximadas a recibir una vez transformados.

2. La salida se remitirá a la dependencia encargada del proceso de

transformación o al contratista en el evento de realizarse la producción por un

36

tercero; en este caso en la Salida de Bienes de Almacén se informará el

número del contrato que autorizará la transformación.

d) SALIDA DE BIENES POR REMESA

Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en

bodega y se realizará como consecuencia de un plan de distribución de bienes del

Nivel Central hacia las administraciones, por solicitud del almacenista o quien haga

sus veces, del lugar donde se requieren los bienes.

Procedimiento:



1. La Salida de Bienes de Almacén, se diligenciará con base en la solicitud

escrita del almacenista que requiere el bien.

2. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, teniendo como

soporte para la entrega la cantidad establecida y aprobada en el plan de

distribución.

3. La copia de la Salida de Bienes de Almacén, junto con la copia de la guía de

transporte o la nota de embarque, según el medio de transporte utilizado,

servirán de soporte a la salida, mientras el almacén destinatario devuelve el

original de la Salida de Bienes de almacén, debidamente firmada por el

almacenista que recibe.

4. Para la salida de bienes devolutivos que fueron reintegrados al Almacén, y

que son requeridos por las Administraciones para su servicio, adicionalmente

se indicará en dicho documento la depreciación acumulada, la vida útil y el

número de cuotas depreciadas.

e) SALIDA DE BIENES POR TRASPASO

Es la salida de bienes que se encuentran en bodega para entregar a otra Entidad

Pública, ya sea del orden nacional, departamental, distrital o municipal.

Procedimiento:



37

1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el

Representante Legal de las entidades públicas del orden nacional, distrital,

departamental o municipal, o por quien tenga la representación en las

seccionales o regionales, de la Entidad que requiera los bienes.

2. Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien

él delegue, la cual contendrá cantidad, descripción y valor en inventarios

debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando que los

bienes serán entregados y descargados de la cuenta de Almacén.

3. Con la resolución de traspaso, el almacenista entregará mediante acta los

bienes a la entidad que recibe y diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.

4. El Almacenista enviará al área de Contabilidad General, con la cuenta de

almacén los documentos soporte.

f) SALIDA DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA

La salida de bienes por reposición tecnológica se dará cuando en el contrato de

compraventa se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados

que se encuentran en bodega, al adquirir bienes de mejores condiciones

tecnológicas que los existentes.




Procedimiento:




sus veces en los demás niveles enviará al Almacenista copia del contrato que

estipula la Reposición Tecnológica.

2. El Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén por reposición

tecnológica, el cual contendrá el nombre del contratista que recibe los bienes,

cédula de ciudadanía o Nit, descripción, cantidad, valor histórico, depreciación

y la fecha de la entrega de los bienes.

3. La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el

contrato que establece la reposición tecnológica y mediante Acta de Entrega y

Recibo suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Físicos o

su delegado, el Almacenista General, el contratista y el funcionario encargado

de ejercer el control de ejecución del contrato; en las Administraciones por el

38

Administrador, el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quien haga

sus veces, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de

ejecución del contrato.

4. El Almacenista una vez surtido el procedimiento anterior efectuará el

respectivo registro contable.

g) SALIDA DE BIENES POR COMERCIALIZACION (VENTA)

Es la salida de almacén de mercancías en existencia, debido a su comercialización.

Procedimiento:


cuenta los siguientes.

Para ventas que realice directamente la Entidad:

a) Venta de formularios, códex y especies valoradas:

1. El Almacenista del Nivel central a solicitud del área de Mercadeo de Bienes y

Servicios de la Subsecretaría Comercial, despachará los bienes a

comercializar a los Almacenes de las diferentes administraciones.

2. El almacenista teniendo como soporte la solicitud de entrega de bienes,

realizará el envío de los mismos.

3. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén a nombre del

funcionario encargado de la venta, quien deberá firmarlo como constancia de

recibo de los bienes.

4. El funcionario responsable de la venta soportará la salida de bienes de

almacén con las copias al carbón de las consignaciones, la factura y los

bienes existentes en caso de que los haya.

5. El funcionario responsable de la venta remitirá informe debidamente avalado a

la Subsecretaría Comercial de acuerdo con las instrucciones impartidas por

ésta.

b) Venta de bienes inservibles u obsoletos:

1. El área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial en

el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, enviará al

Almacenista copia del contrato de compraventa de bienes, factura y fotocopia

del comprobante de consignación, para soportar la salida de bienes del

almacén.

39

2. El área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial en

el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, elaborará el

acta de entrega de los bienes inservibles u obsoletos objeto del respetivo

contrato de compraventa.

3. El almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, a cargo del

tercero con quien se suscribió el contrato de compraventa de bienes.

4. Una vez entregados los bienes objeto del contrato se deberá firmar el acta de

entrega por parte del funcionario delegado por la Subsecretaría Comercial o

quien haga sus veces en los demás niveles, por el delegado del almacén y por

el contratista.

Para ventas que realice un tercero:

(Formularios, códex y especies valoradas)

1. El área de Adquisiciones y Contratos enviará al área de Mercadeo de Bienes y

Servicios de la Subsecretaría Comercial y al Almacenista General, copia del

contrato, convenio o acto administrativo.

2. Cuando se trate de formularios o instructivos, en el contrato de impresión se

establecerá que el impresor entregue directamente al comercializador las

cantidades autorizadas por el área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la

Subsecretaría Comercial, especificando las características y cantidades de los

bienes.

3. Para los elementos de venta al público que se encuentren en depósito del

Almacén, el área de Mercadeo de Bienes y Servicios enviará la “Orden de

entrega” para el envío por parte del Almacenista, a las administraciones o al

Nivel Central.

4. Cuando existan devoluciones de mercancías por parte del tercero que las

tenía en consignación o custodia, se tendrá en cuenta lo establecido en el

ingreso de bienes al Almacén.

h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCION

Es la salida de bienes y mercancías del Almacén con el objeto de ser destruidos,

ante la carencia de oferentes en el proceso de comercialización o que por razones

de seguridad o estado físico de los bienes no se recomienda su venta.

Procedimiento:

40


cuenta los siguientes.

1. El Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén teniendo como

soporte el acta de destrucción y la resolución de baja.

2. El almacenista seguirá los procedimientos establecidos en el Capítulo 7 del

presente Manual sobre la Reclasificación o Baja de bienes por Destrucción.

CAPITULO 4

INVENTARIOS

El área de Inventarios de la Subsecretaría de Recursos Físicos en el Nivel Central y

las divisiones de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los

demás niveles son los encargados de llevar la relación ordenada, completa y

detallada de los bienes en servicio (devolutivos, intangibles y consumo con control)

que hacen parte del patrimonio de la Entidad reflejado en los Estados Financieros.

4.1 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO.

Ingresan directamente al servicio de las dependencias de la Entidad los bienes que

se obtienen por cualquiera de las siguientes modalidades:

a) Asignación de mercancías

b) Compra de bienes

c) Donación

d) Reposición por daño, pérdida o hurto

e) Sobrantes de inventario

f) Reposición Tecnológica

g) Traspaso


1. Quedará establecido en las condiciones del contrato, convenio o acto

administrativo que los bienes devolutivos y de consumo con control, que su

entrega se efectuará en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las

Administraciones, verificando y confrontando las especificaciones de los

bienes, de acuerdo con las condiciones señaladas en los documentos arriba

mencionados.

41

2. Se diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes para los bienes devolutivos

y de consumo con control, el cual deberá ser firmado por el servidor público

de la Contribución o por las personas naturales, o funcionarios de las

Entidades y Organismos Nacionales e Internacionales que temporalmente

presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto

administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el

manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio.

3. El encargado de inventarios incluirá los bienes que ingresen bajo esta

modalidad en los inventarios de devolutivos en servicio, o si fuere del caso,

en los inventarios de bienes de consumo con control especial.

4. Los bienes devolutivos y de consumo con control que se entreguen para el

servicio común de todos los funcionarios de las dependencias, estarán a

cargo del jefe de dicha dependencia.

a) ASIGNACIÓN DE MERCANCIAS

Es el registro de bienes devolutivos o de consumo con control que fueron

decomisados o declarados en abandono a favor de la Nación, los cuales mediante

acto administrativo se asignaron a las dependencias de la Entidad.

Procedimiento:



1. El Secretario General, asignará los bienes por medio de resolución,,en la cual

se especificarán las dependencias del Nivel Central y de las Administraciones

que recibirán los bienes y el valor de los mismos.

2. Copia de la Resolución se enviará para su conocimiento a la Subsecretaría de

Recursos Físicos y para su trámite correspondiente al encargado de

inventarios del nivel central o de la Administración donde se recibirán los

bienes.

3. El encargado de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes,

soportado con los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar por

quien será responsable del bien. Las áreas de inventarios o quienes hagan las

veces en las administraciones enviarán una copia de dicha constancia al área

de inventarios del nivel central.

4. El encargado de inventarios incluirá los bienes en los registros de inventarios

de devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de

la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en

el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que

efectúen el respectivo registro contable.

42

5. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el

encargado de Inventarios o quien haga sus veces en los demás niveles

tomará la vida útil restante, teniendo en cuenta el estado físico del bien, previo

concepto de la dependencia competente.

b) COMPRA DE BIENES

Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad adquiere bienes

mediante la celebración de contratos (licitación pública, contratación directa) y cajas

menores, que de acuerdo con las condiciones del mismo, la entrega de bienes se

efectuará directamente en las dependencias del Nivel Central o de las

administraciones.

Procedimiento:


sus veces en los demás niveles, enviará copia del contrato con sus

documentos soporte al encargado de la ejecución del mismo, al encargado de

Inventarios del nivel central y al Área de Contabilidad General de la

Subsecretaría de Recursos Financieros

2. En los procesos de adquisición de hardware o de equipos compuestos por

partes independientes se dejará establecido en el contrato el valor individual

de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado,

impresora, etc.), lo que permitirá hacer más fácil el manejo de inventarios, así

como los posibles reemplazos de partes.

3. En los procesos de adquisición de oficina abierta se dejará establecido en el

contrato el valor de cada uno de los elementos que la integran, por ejemplo:

cajoneras, porta teclados, archivadores, paneles, etc.

4. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecución del contrato

entregará los bienes en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las

Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente

a especificaciones, fechas, lugar y cantidades.

5. El encargado de la ejecución del contrato verificará y confrontará las

especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y si fuere del

caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia

competente, de acuerdo con las condiciones del contrato.

6. El proveedor, el encargado de la ejecución del contrato y el jefe de la

dependencia y el responsable de los bienes, firmarán la Constancia de Recibo

de Bienes.

43

7. El encargado del control de ejecución del contrato en cada administración,

enviará el original de la Constancia de Recibo de Bienes debidamente

tramitada, al encargado de inventarios de su Administración para el respectivo

registro y a quien ejerce el control de ejecución del contrato en el Nivel

Central.

8. El encargado del control de ejecución del contrato en el Nivel Central, reunirá

y consolidará por Administración, las Constancias de Recibo de Bienes y

junto con los del Nivel Central, los remitirá al Área de Contabilidad General

con la factura y demás documentos exigidos en el contrato para su

correspondiente registro contable y trámite de pago.

9. El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros

trasladará los valores de los bienes correspondientes a cada cuenta principal

y subalterna.

10. En las adquisiciones de bienes por el sistema de caja menor, el responsable

de la misma, elaborará el cumplido para la entrega de los bienes de

devolutivos y consumo con control. El cumplido junto con las copias del recibo

de caja firmado por el ordenador del gasto y la factura se enviarán al área de

Inventarios o quien haga sus veces para que diligencien la Constancia de

Recibo de Bienes, la cual será firmada por el responsable del bien.

Mensualmente, para tramitar el reembolso el responsable de la caja menor,

enviará a contabilidad para su registro, relación de los bienes que se

entregaron al servicio, soportada con los cumplidos y Constancia de Recibo

de Bienes.

c) DONACIÓN

Es el registro de bienes que ingresan directamente al servicio de una dependencia

cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e

irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien que le pertenece,

generando un incremento en el patrimonio de la Nación.

Procedimiento:


cuenta los señalados para el ingreso de bienes al Almacén contemplados en el literal

c) del numeral 3.2, Capítulo 3 de este Manual y los siguientes:

1. Cuando los bienes sean recibidos por una dependencia de la Entidad, sin la

intervención del encargado de los inventarios, se deberá comunicar a éste

dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de los bienes. El encargado

de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes soportado con

44

los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar por quien será

responsable del bien.

2. El encargado de inventarios incluirá el bien en los registros de inventarios de

bienes en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de la

Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en



3. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el

encargado de inventarios tomará la vida útil restante, teniendo en cuenta el

estado físico del bien, previo concepto de la dependencia competente.

d) REPOSICIÓN POR DAÑO, PÉRDIDA O HURTO

Es el ingreso de bienes devolutivos, que previo concepto técnico de los funcionarios

competentes o del Jefe de área de Servicios Generales en el Nivel Central o de los

Jefes de las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, se

reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daños por causas

derivadas del mal uso o indebida custodia. Lo anterior independientemente de las

responsabilidades establecidas en la presente resolución.

La reposición podrá obedecer por reclamación a la compañía de seguros o de

vigilancia o por el propio responsable de los bienes.

FUNCIONARIOS COMPETENTES PARA EMITIR CONCEPTO TECNICO PREVIO,

PARA LA REPOSICION DE BIENES:

Son competentes para emitir concepto técnico, los siguientes funcionarios en el Nivel

Central, y en las Administraciones quienes hagan sus veces o el funcionario servidor

designado por el Administrador para tal fin:

a) Para equipos o elementos de cómputo, el Jefe del área de Administración y

Soporte Técnico de la Oficina de Servicios Informáticos.

b) Para muebles de oficina abierta, aires acondicionados y plantas eléctricas, el

Jefe del área de obra de Pública e Inmuebles de la Subsecretaría de

Recursos Físicos.

c) Para equipos de comunicaciones (radio y telefonía) el Coordinador de

Radiocomunicaciones de la Secretaría General.

45

d) Para partes o repuestos de vehículos, el Jefe del área de Transportes.

e) Para elementos de laboratorio, el Jefe del área Laboratorio de la Subdirección

Técnica Aduanera.

f) El Jefe de Área de Servicios Generales en el Nivel Central o de los Jefes de

las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros, o quienes hagan sus veces

en las administraciones deberán emitir concepto cuando no se requiera

conocimientos especiales sobre el elemento o cuando dicha función no esté

asignada a ninguna dependencia, ejemplo (textos, elementos de consumo con

control, etc.)

El funcionario competente deberá emitir concepto de aceptación de la reposición del

bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de características

semejantes.

El término para dar concepto de aceptación o rechazo de ofrecimiento de la

reposición será de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud,

y la reposición del mismo deberá hacerse dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes al recibo del concepto de aprobación. Cuando el concepto sea negativo

debe estar sustentado.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponda en los procedimientos generales se tendrán en


1. Una vez repuesto el bien, el encargado de inventarios, con base en la

aprobación de la solicitud de reposición, diligenciará un acta la cual debe

indicar en forma detallada el nombre y descripción del bien (perdido, dañado

o hurtado), el nombre del funcionario al cual le fue creada la responsabilidad y

su valor.

2. Simultáneamente a la elaboración del acta, el encargado de inventarios

diligenciará y hará firmar la Constancia de Recibo de Bienes, con cargo al

funcionario y dependencia donde se extravió el bien.

3. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro en los inventarios,

enviará dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de

Bienes al área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus

veces en los demás niveles, para el correspondiente registro contable del

nuevo bien y para que se descargue de la cuenta de responsabilidades.

46

4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor de ingreso será el de la factura de

compra, en caso de ser usado, el valor será el comercial o el de un bien

similar.

e) SOBRANTES DE INVENTARIO

Es el registro de bienes en servicio de una dependencia, que una vez realizado el

inventario físico y confrontados con la relación de activos de la Entidad aparecen

como sobrantes.

Procedimiento:



1. Una vez detectado el sobrante el funcionario del Área de Inventarios, realizará

el cruce entre los sobrantes y faltantes resultantes del conteo físico para

determinar que es un sobrante real.

2. El encargado de inventarios y el jefe del área de Servicios Generales en el

Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles con base en la

inspección física de los bienes en servicio, donde se determinó el sobrante,

diligenciarán el Acta de Sobrantes y la suscribirá con el funcionario que posee

el bien..

3. De acuerdo con el acta de sobrantes el encargado de inventarios diligenciará la

Constancia de Recibo de Bienes y la hará firmar por quien será el responsable

del bien.

4. El encargado de inventarios incluirá los bienes sobrantes en los registros de

inventarios de devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el

original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad

General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para

que efectúen el respectivo registro contable.

5. El valor con el cual ingresará el bien a los inventarios de la Entidad, en caso de

no encontrarse registro de bienes similares, corresponderá al de un bien

análogo o al del valor comercial del bien, el cual será establecido mediante

acta suscrita por el jefe del área de Servicios Generales y el encargado de los

inventarios del Nivel Central y en el Nivel Regional por el Administrador y por el

jefe del área de Recursos Físicos y Financiero o quien haga sus veces.

6. Para el cálculo de depreciación de los bienes sobrantes el jefe de Área de

Inventarios o quien haga sus veces tendrá en cuenta el tiempo que lleva en

servicio el bien y el tiempo de vida útil restante.

47

f) REPOSICIÓN TECNOLÓGICA

El ingreso de bienes por reposición tecnológica se dará cuando la Entidad adquiere

bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y en el contrato de

adquisición se contempla la entrega de los bienes desactualizados como parte de

pago.




Procedimiento:

1. En caso de que se establezca en las condiciones del contrato, que los bienes

que se reciban en reposición, se entregarán directamente en las

dependencias del Nivel Central y de las Administraciones, además de lo que

le corresponda en los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los

siguientes:

2. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecución del contrato

entregará los bienes a las diferentes dependencias del Nivel Central y de las

Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente

a fechas, lugar y cantidades.

3. El encargado de la ejecución del contrato verificará y confrontará las

especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y, si fuere del

caso, el cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia

competente, de acuerdo con las condiciones del contrato.

4. El proveedor, el encargado de la ejecución del contrato, el encargado de

inventarios y el responsable del bien, firmarán el acta de recibo de los bienes

que ingresan.

5. El proveedor y el encargado de la ejecución del contrato, elaborarán el acta de

los bienes entregados al proveedor como parte de pago, la cual debe estar

valorada.

6. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentará al encargado de

ejecución del contrato, la correspondiente factura debidamente diligenciada.

7. El encargado de la ejecución del contrato revisará la factura y tramitará ante el

área de inventarios la elaboración de la Constancia de Recibo de Bienes.

8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro cancelara el valor

de los bienes (costo histórico y depreciación) e incorporará el bien recibido

por el valor total del contrato, tomando como base para su depreciación la

nueva vida útil del bien.

48

9. El encargado de la ejecución del contrato enviará la factura y el original de la

Constancia de Recibo de Bienes y demás documentos establecidos en el

contrato al Área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus

veces en los demás niveles, para que efectúen el registro contable respectivo

y se continúe con el trámite para pago.

10. Cuando la reposición se efectúe por el Nivel Central y corresponda a bienes

devolutivos e intangibles, el área de Contabilidad General lo registrará y

posteriormente trasladará su valor a la Administración correspondiente.

g) TRASPASO

Es el registro de bienes devolutivos entregados directamente en las dependencias

de la Entidad, provenientes de otras Entidades Públicas, sin ninguna

contraprestación y transfiriendo a su vez el dominio.

El traspaso de bienes se tratará como una operación interinstitucional, teniendo en

cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.

Procedimiento:



1. Los documentos soporte del ingreso serán: Aceptación suscrita por el Director

General de la Entidad o quien él delegue, Acto administrativo proferido por la

Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la

Entidad que traspasa y por el encargado de inventarios.

2. El valor del ingreso de los bienes será igual al que figure en el acto

administrativo de traspaso.

3. El encargado de inventarios diligenciará la Constancia de Recibo de Bienes

soportado con los documentos anteriormente descritos y lo hará firmar de

quien será responsable del bien.

4. El encargado de inventarios incluirá el bien en los registros de inventarios de

devolutivos en servicio y enviará dentro de la cuenta mensual el original de la

Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del área de Contabilidad General en



5. Cuando se trate de bienes usados, para el cálculo de depreciación el jefe de

área de Inventarios o quien haga sus veces tomará la vida útil restante,

49

teniendo en cuenta el estado físico del bien, previo concepto de la

dependencia competente.

4.2 REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO.

El registro de los bienes en servicio tendrá la siguiente información básica:

• Apellidos y nombres completos del responsable.

• Número de cédula

• Nombre y código de la dependencia

• Número de placa de identificación de bienes

• Descripción detallada de cada bien, incluyendo seriales cuando haya lugar.

• Valor histórico de cada bien.

• Valor total de inventario a cargo.

El encargado de Inventarios, para efectos contables, llevará el registro individual de

los bienes en servicio, el cual contendrá:

• Valor histórico

• Vida útil del bien.

• Número de cuotas depreciadas.

• Depreciación del mes.

• Depreciación Acumulada.

El encargado de Inventarios llevará carpeta individual para cada responsable de

bienes en servicio, (devolutivos y de consumo con control) en la cual se archivarán

todos los documentos soporte de los movimientos de inventarios.

4.3 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS

Ingresados los bienes directamente al servicio por cualquiera de las modalidades

señaladas en el numeral 4.1 del presente Capítulo, se pueden presentar los

movimientos que a continuación se relacionan, para lo cual se requiere del visto

bueno del jefe de la dependencia respectiva:

a) Entrega de bienes a un funcionario

b) Traslado de bienes en servicio

c) Remesa de bienes en servicio

d) Daño o destrucción.

e) Pérdida o Hurto.

f) Reposición Tecnológica

g) Traspaso de bienes en servicio

h) Reintegro de bienes al almacén

50

i) Reclasificación de bienes en servicio para comercializar.

a) ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO

El registro en inventarios se produce cuando el Almacenista, proveedor o un tercero,

entregue bienes a un funcionario quien se hará responsable de acuerdo con los

procedimientos establecidos.

b) TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO

Hay traslado de bienes en servicio cuando se presenta cambio de funcionario

responsable de bienes dentro de una misma o diferente dependencia, ya sea por

entrega parcial o total de bienes.

Cuando al funcionario responsable de bienes se retire del servicio, sea ubicado en

otra dependencia, se le conceda licencia o comisión remunerada o no remunerada,

en este último caso superior a 60 días, hará entrega mediante inventario de todos los

bienes que tiene bajo su responsabilidad al jefe inmediato o a quien él designe.

En caso de ausencia definitiva del funcionario responsable de bienes, la entrega del

inventario estará a cargo del jefe inmediato.

Procedimiento:

1. El funcionario responsable de bienes que sea ubicado en otra dependencia,

tendrá diez (10) días hábiles a partir de la comunicación para entregar los

bienes a su cargo, o tres (3) días hábiles en caso de retiro, licencia o comisión.

2. El jefe inmediato designará el funcionario que recibirá los bienes de un

funcionario que ha sido ubicado en otra dependencia o se ha retirado del

servicio dentro del término establecido en el numeral anterior, de no hacerlo los

bienes serán registrados en el inventario del respectivo Jefe.

3. El funcionario que entregue bienes a su cargo, diligenciará la Solicitud y Orden

de Traslado de Bienes en Servicio. En este formato se relacionará el nombre,

cédula y dependencia tanto del funcionario que entrega como del que recibe, la

descripción, identificación de inventarios, código, valor unitario y total del bien.

Esta información deberá coincidir con los reportes de inventarios.

4. Con el visto bueno del jefe de la dependencia, firma y número de cédula del

responsable que entrega y del que recibe, remitirá el documento al encargado

de Inventarios para lo de su competencia.

51

5. El traslado de bienes se legalizará con el registro en el área de inventarios o

quien haga sus veces.

6. El encargado de Inventarios entregará copia del formato legalizado a quienes

intervinieron en la entrega y recibo.

7. Los traslados de bienes en servicio que no cumplan con estos requisitos,

carecerán de validez y seguirán registrados a cargo del funcionario a quien

figure en los inventarios de la entidad.

8. Para el traslado de bienes de cómputo e informáticos, se requiere del concepto

técnico del jefe del área de Administración y Soporte Técnico de la Oficina de

Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás

niveles, el cual será rendido dentro de los 5 días hábiles siguientes a la

radicación de la solicitud, que se anexará a la Orden de Traslado de Bienes en

Servicio.

9. Para el traslado de vehículos se diligenciará la Ficha Técnica del Vehículo, por

parte del área de Transportes del Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles, el cual se anexará a la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes

en Servicio.

c) REMESA DE BIENES EN SERVICIO

Es el traslado de bienes en servicio, de las dependencias del Nivel Central a las

dependencias de las administraciones o viceversa y, entre dependencias de

diferentes administraciones. Se realizará por solicitud escrita del jefe de la

dependencia en el Nivel Central, el Director Regional o el Administrador en los

demás niveles. La solicitud indicará descripción, cantidad de bienes requeridos,

nombre y número de cédula de quien será el responsable de bienes.

Procedimiento:

1. Con base en la solicitud, el funcionario que tenga a cargo los bienes en

servicio objeto del traslado, diligenciará la Remesa de Bienes en Servicio,

suministrado por el encargado de inventarios.

2. El funcionario responsable enviará la Remesa de Bienes en Servicio,

debidamente diligenciado al encargado de inventarios. El encargado de

inventarios liquidará a la fecha la depreciación acumulada, porcentaje de

depreciación, vida útil y número de cuotas depreciadas de los bienes a

trasladar.

3. Para el caso de los bienes de cómputo e informáticos, la remesa requiere del

diligenciamiento del concepto técnico del jefe del área de Administración y

52

Soporte Técnico de la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o

quien haga sus veces en los demás niveles, el cual se anexará a la Remesa

de Bienes en Servicio. El concepto debe especificar claramente si el equipo es

susceptible de redistribuir o asignar a otra entidad según los programas

establecidos por el Gobierno, o dar de baja según el caso.

4. Para el caso de vehículos la remesa requiere del diligenciamiento de la Ficha

Técnica, por parte del jefe del Área de Transportes en el Nivel Central o quien

haga sus veces en los demás niveles, el cual se anexará al formato de

Remesa de Bienes en Servicio.

5. El encargado de inventarios informará el envío de los bienes al área de

Seguros del Nivel Central y remitirá con los bienes, El original y copia de la

Remesa de Bienes en Servicio.

6. El encargado de inventarios de la dependencia destinataria, hará firmar la

Remesa de Bienes en Servicio, por el funcionario que los recibe, procederá a

incluirlos en los registros de inventarios a cargo del nuevo responsable y

enviará original del documento al encargado de inventarios remitente y copia a

contabilidad para el registro respectivo.

7. Los encargados de inventarios llevarán un control de las legalizaciones de las

remesas, archivarán copia del formato en el consecutivo y en la carpeta de los

funcionarios responsables de bienes que entrega y recibe.

d) DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO

Este movimiento de inventarios se genera cuando se produce un daño de los bienes

en servicio por desastre natural o siniestro, para lo cual se tendrá en cuenta lo

siguiente.

Procedimiento:

1. El funcionario responsable elaborará un informe en donde se especifique

puntualmente cuál fue el factor determinante del daño o destrucción, la

descripción de los bienes dañados o destruidos de conformidad con el registro

de inventarios. Dicho informe debe ser firmado además por el jefe inmediato y

enviarlo al área de Inventarios o quien haga sus veces, para darlos de baja

mediante resolución motivada, la cual será proyectada por el área de

Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel regional, de acuerdo

con las facultades establecidas mediante resolución de delegación.

2. El encargado de inventarios descargará de sus registros los valores de los

bienes, teniendo como soporte el informe y la Resolución de Baja por

Destrucción y los enviará a contabilidad para su respectivo registro contable.

53

3. El encargado de inventarios enviará al área de Seguros, copia del informe y

de la resolución de Baja por Destrucción, para que adelante ante la compañía

de seguros la reclamación correspondiente.

4. Para el caso de daños de bienes en depósito como consecuencia de desastre

natural y siniestro, el Almacenista seguirá el procedimiento anteriormente

descrito.

e) PERDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO

Sucede cuando en las dependencias de la Entidad se produce pérdida o hurto de un

bien.

Procedimiento:

1. El responsable a cuyo cargo figure el bien, una vez ocurrido o detectado el

hecho, deberá presentar la correspondiente denuncia ante autoridad

competente e informará al jefe inmediato para que procedan a levantar un

acta donde se relacionen los hechos ocurridos. Copia de la denuncia y del

acta se enviarán al encargado de inventarios. Si el bien perdido o hurtado

corresponde a equipos informáticos, vehículos o armamento, radios de

comunicación informará además a los jefes de Informática,

Radiocomunicaciones, Transportes y Seguridad en el Nivel Central o

quienes hagan sus veces en los demás niveles.

2. El encargado de inventarios con base en la denuncia, registrará el egreso

por pérdida o hurtado a nombre del responsable, junto con la depreciación

acumulada y lo reportará al área de Contabilidad General del Nivel Central

o quien haga sus veces en los demás niveles para que se efectúe el

correspondiente registro contable.

3. El encargado de inventarios comunicará al jefe del área de Servicios

Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás

niveles, para que realice el trámite de reclamo ante la compañía de

seguros o ante la empresa de vigilancia y seguridad de las instalaciones

físicas de la Entidad.

4. El encargado de inventarios comunicará por escrito la pérdida o hurto del

bien a la Oficina de Investigaciones Disciplinarias en el Nivel Central o

quien haga sus veces en los demás niveles para que se adelante la

investigación respectiva.

5. El funcionario responsable podrá reponer el bien por otro de las mismas o

superiores características del bien extraviado, previa autorización del jefe

del área de Servicios Generales y el Jefe del área de Inventarios en el

Nivel Central, y en el Nivel Regional por el Administrador y el Jefe del área

54

de Recursos Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces, soportado

en el concepto técnico emitido por el área competente, si es del caso.

6. El encargado de inventarios diligenciará el acta de Reposición del Bien,

indicando las características y el valor. El acta será firmada en el Nivel

Central por el Jefe del área de Servicios Generales, el encargado de

inventarios y el responsable del bien; en las administraciones, por los Jefes

de Área de Recursos Físicos y Financieros, el encargado de inventarios y

el responsable del bien.

7. El encargado de inventarios con base en el acta de Reposición,

diligenciará simultáneamente la Constancia de Recibo de Bienes en

Servicio, con cargo al funcionario y dependencia que reciba el bien.

8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro, enviará la

Constancia de Recibo de Bienes en Servicio, al área de Contabilidad

General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles

para que descargue de la cuenta de Responsabilidades en Proceso el

valor del bien extraviado e incorpore el bien en los activos de la Entidad.

9. Si el responsable desea cubrir el valor comercial del bien objeto de

pérdida, consignará la suma establecida por el Jefe del área de Servicios

Generales en el Nivel Central o los Jefes de Área de Recursos Físicos y

Financieros en los demás niveles, en la cuenta bancaria que indique el

área de Tesorería del Nivel Central.

10. El encargado de inventarios enviará a la Oficina de Investigaciones

Disciplinarias del Nivel Central o quien haga sus veces en los demás

niveles, un informe sobre la reposición del bien extraviado, adjuntando

copia del acta de Reposición del Bien y/o de la indemnización en dinero.

Igualmente cuando la reposición la efectúa la Compañía de Seguros o de

Vigilancia.

11. La reposición del bien, surtirá únicamente efectos contables, sin perjuicio

de las acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.

12. El valor de la cuenta “Responsabilidades en Proceso” se descargará

únicamente mediante reposición del bien o a través de fallo sin

responsabilidad fiscal proferido por la Contraloría General de la República.

13. La Entidad deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar

respecto de las Responsabilidades en Proceso, sin perjuicio de las

acciones de Responsabilidad Fiscal que en cualquier momento asuma la

Contraloría General de la República.

f) REPOSICION TECNOLOGICA

La salida de bienes en servicio por reposición tecnológica se dará cuando en el

contrato de adquisición se estipule como parte de pago, la entrega de bienes

desactualizados y se adquieran bienes de mejores condiciones tecnológicas que los

existentes.

55




Procedimiento:


sus veces en los demás niveles enviará al encargado de inventarios copia del

contrato de Reposición Tecnológica.

2. El encargado de inventarios diligenciará el Movimiento de Bienes en Servicio,

el cual contendrá nombre del responsable, cédula, dependencia, descripción,

cantidad, valor histórico, depreciación acumulada, porcentaje de

depreciación, vida útil, número de cuotas depreciadas de los bienes objeto de

reposición y lo hará firmar por el responsable.

3. De acuerdo con lo establecido en el contrato de Reposición Tecnológica, la

entrega de los bienes se realizará mediante acta de Entrega y Recibo

suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Físicos o su

delegado, el jefe del área de Inventarios, el responsable, el encargado de

ejercer el control de ejecución al contrato y el contratista; en las

administraciones por el administrador y el jefe del área de Recursos Físicos y

Financieros o quien haga sus veces, el encargado de inventarios, el

responsable, el encargado de ejercer el control de ejecución del contrato y el

contratista.

4. El encargado de inventarios, con base en el original del Movimiento de

Bienes en Servicio, el acta de Entrega y Recibo y, copia del contrato,

descargará los bienes objeto de entrega de los registros de inventarios e

incorporará los nuevos bienes a los inventarios de los responsables.

5. El encargado de inventarios enviará copia del Movimiento de Bienes en

Servicio y el acta de Entrega y Recibo, al área de Contabilidad General en el

Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que

efectúen en el mismo documento el registro contable respectivo.

6. El encargado de inventarios archivará en el consecutivo y en la carpeta del

responsable, copia del Movimiento de Bienes en Servicio y del acta de

Entrega y Recibo.

7. Si el contrato es celebrado en el Nivel Central y en él se contempla que la

entrega física de los bienes en servicio se efectuará en las administraciones,

el encargado de inventarios en las Direcciones Regionales o

Administraciones, seguirá los procedimientos establecidos para la entrega por

Reposición Tecnológica y enviará un informe con copia del acta de Entrega y

Recibo y del Movimiento de Bienes en Servicio al área de Contabilidad

56

General, y al encargado de inventarios en el Nivel Central, para el respectivo

seguimiento y control de la entrega. En este caso el área de Contabilidad

General lo registrará y posteriormente lo trasladará a la Administración

correspondiente para su respectivo registro contable.

8. Cuando el contrato de Reposición Tecnológica se suscriba en el Nivel Central,

y en él se estipule como parte de pago la entrega en el nivel central de bienes

al servicio de las administraciones, éstas seguirán los procedimientos

establecidos para la Remesa de Bienes en Servicio.

9. Una vez recibida la remesa, el encargado de inventarios en el Nivel Central,

registrará los bienes en los inventarios y efectuará los procedimientos

establecidos para la entrega por Reposición Tecnológica.

g) TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO

Es la salida de bienes en servicio para entregar a otra Entidad Pública, ya sea del

orden nacional, departamental, distrital o municipal, sin ninguna contraprestación,

transfiriendo a su vez el dominio.

El traspaso de bienes deberá tratarse como una operación interinstitucional teniendo

en cuenta que no generan un incremento o disminución del patrimonio de la Nación.

Procedimiento:

1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el

Representante Legal o por quien tenga la competencia de las entidades

públicas del orden nacional, distrital, departamental o municipal, o por quien

tenga la representación en las seccionales o regionales de la Entidad que

requiera los bienes.

2. Constancia de no requerimiento en la Entidad, del bien objeto de traspaso,

firmada por el jefe del área que tenga el bien a cargo.

3. Resolución que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien

él delegue, indicando la cantidad, descripción y valor en inventarios

debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando si los

bienes serán entregados y descargados de los inventarios de bienes en

servicio del Nivel Central, Dirección Regional o Administraciones.

4. El encargado de inventarios, con base en la resolución de traspaso, elaborará

el acta de Entrega de los Bienes. El acta de Entrega será firmada por el

encargado de inventarios, el delegado de la Entidad que recibe, el

responsable del bien y los jefes inmediatos.

57

5. El encargado de inventarios, con base en el acta de Entrega, diligenciará el

formato de Movimiento de Bienes en Servicio, indicando descripción, cantidad,

valor histórico, ajuste por inflación al bien y a la depreciación, es acumuladas,

porcentaje de depreciación, vida útil y número de cuotas depreciadas de los

bienes objeto de traspaso y la hará firmar por el responsable.

6. El encargado de inventarios descargará los bienes de los registros de

inventarios de responsables y de bienes en servicio, teniendo como soporte el

original del Formato de Movimiento de Bienes en Servicio, el acta de Entrega

y la resolución.

7. El encargado de inventarios enviará copia del formato de Movimiento de

Bienes en Servicio y el acta de Entrega, a la División de Contabilidad General

en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que

efectúen en el mismo documento el registro contable respectivo.

8. El encargado de inventarios archivará en el consecutivo y en la carpeta del

responsable, copias del formato de Movimiento de Bienes y del acta de

Entrega.

h) REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN

Consiste en la devolución al Almacén de los bienes en servicio que las dependencias

de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones.

Procedimiento:

1. El responsable que no requiera determinados bienes para su uso, diligenciará

con el visto bueno del jefe inmediato la Solicitud de Reintegro y lo enviará al

encargado de inventarios para que verifique que los bienes relacionados en el

formato corresponden al inventario del responsable.

2. Requiere concepto técnico del área competente, entre otros, los siguientes

bienes: De cómputo e informáticos, vehículos, elementos de seguridad

industrial, elementos de oficina abierta, plantas eléctricas, aires

acondicionados, condensadores y equipos hidromecánicos. Los vehículos

requieren además anexar la respectiva Ficha Técnica.

3. Una vez verificada por inventarios la Solicitud de reintegro, será enviada al

almacenista para que se coordine el recibo de los bienes con los

responsables.

4. El almacenista recibirá los bienes, verificará si son servibles o inservibles,

procederá a clasificarlos según sus características, estado y cantidades, y los

registrará en la Cuenta Depósito Almacén y devolverá el formato a inventarios

una vez lo haya suscrito.

58

5. El encargado de Inventarios efectuará el cambio del funcionario responsable

de bienes en servicio a la cuenta “Depósito Almacén”, en los registros de

inventarios, una vez reciba la solicitud de reintegro debidamente diligenciada.

i) RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR.

Es el registro de la salida de bienes en servicio que han sido reclasificados con el fin

de comercializarlos por inservibles u obsoletos o que no requiere la Entidad para su

uso o servicio. Se procederá de acuerdo a lo establecido en el capítulo 5 sobre

Reclasificación o Baja de Bienes.

4.4 LEVANTANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS

La Entidad realizará por lo menos una vez al año el levantamiento físico del

inventario de elementos que los funcionarios tienen bajo su responsabilidad.

Procedimiento.

El área de Inventarios del Nivel Central o quienes hagan sus veces en los demás

niveles, llevarán a cabo el siguiente procedimiento:

1. Imprimir los inventarios consultando el aplicativo ALINV10 en la siguiente ruta:

Devolutivos –Inventario, Inventario -por dependencia ó por Devolutivo,

Inventario –Reportes, Inventario por Dependencia.

2. Verificar que los funcionarios con inventario a cargo se encuentren ubicados

en dicha dependencia.

3. Establecer un cronograma de visita a cada dependencia, para la verificación

de los bienes a cargo de cada funcionario. El jefe de cada dependencia

designará un funcionario para que en coordinación con el funcionario

encargado de inventarios realicen la toma física de los bienes al servicio de

dicha dependencia.

4. Clasificar los inventarios uno a uno por funcionario.

5. Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando

número de placa, descripción, marca y demás características descritas en el

mismo.

6. En el evento que se encuentren inconsistencias en la descripción o seriales, el

funcionario de Inventarios procederá a hacer la modificación de los registros e

imprimirá el nuevo listado para firma del responsable.

59

7. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el

funcionario responsable deberá firmar de conformidad.

8. Requerir a los funcionarios reubicados en otra dependencia que no hayan

legalizado los traslados de inventarios respectivos, para que procedan a

legalizarlo.

9. De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se dejará

constancia en el documento impreso suscrito por el funcionario responsable

de los elementos, el funcionario encargado de Inventarios y el Jefe de la

Dependencia.

10. Realizados los cruces con otros inventarios y de no encontrarse el bien, se

elaborará Acta de Faltantes suscrita por el encargado de inventarios y por el

Jefe de la División de Recursos Físicos y Financieros o por quien haga sus

veces y se continuará con los procedimientos establecidos en el Literal e) del

numeral 4.3. del presente manual.

11. Elaborar registro de baja del inventario con fundamento en el Acta de

Faltantes e informar en la cuenta del respectivo mes al área de Contabilidad

para el registro de Responsabilidades en Proceso y a Investigaciones

Disciplinarias o quien haga sus veces para lo pertinente.

12. De presentarse sobrantes en la dependencia, se diligenciará Acta de

Sobrantes y la Orden de Traslado de Bienes en Servicio para registrarlo a

nombre del funcionario que está utilizando el bien; dicha solicitud de traslado

debe ser firmada por el funcionario que tiene el bien en servicio, por el

encargado de Inventarios y por el Jefe de la dependencia. Para el valor del

bien sobrante se tomará como referencia el valor de elementos similares en

los inventarios.

13. Si al efectuar el levantamiento físico del inventario se clasificó un elemento

como sobrante que posteriormente se encontró registrado en el inventario de

otro funcionario como faltante, se habilitará como un Traslado de Bienes el

Acta de Sobrantes suscrita.

14. Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario

individual, se informará tal situación al jefe inmediato para que asigne el

elemento a otro funcionario, de requerirlo la dependencia o para que indique

si se traslada el elemento al Almacén para su reclasificación. Cuando se

asigne el elemento a un nuevo responsable será necesario diligenciar el

formato de Traslado de Bienes suscrito por éste y por el jefe de la

dependencia.

15. Culminados los pasos anteriores, si resultare un sobrante real se suscribirá el

acta de sobrantes por los funcionarios que intervinieron en el levantamiento de

60

inventarios; con dicha acta se ingresará el elemento a los inventarios de la

Entidad.

16. Para los bienes que estén en mal estado se diligenciará el reintegro con

destino al Almacén para su reclasificación.

17. Archivar en las carpetas individuales de inventarios por funcionario, los

listados de inventarios actualizados y demás documentos legalizados.

18. El encargado del Almacén en el Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles, efectuará una vez al año un inventario físico a los bienes en

depósito almacén, verificará con los registros de Kardex y elaborará las actas

de faltantes y sobrantes, si fuere del caso.

19. Cuando se practiquen inventarios físicos de bienes en depósito y devolutivos

en servicio, y se encuentren simultáneamente bienes faltantes y sobrantes, se

podrán hacer compensaciones de faltantes con sobrantes, siempre que su

similitud en cuanto apariencia, clase, y naturaleza puedan haber dado lugar a

confusión en el recibo o entrega de bienes.

20.Los jefes de los Áreas de Almacén y de Inventarios en el Nivel Central o

quienes hagan sus veces en los demás niveles, con base en las actas de

sobrantes y faltantes, solicitarán al Jefe del área de Servicios Generales en el

Nivel Central, o quien haga sus veces en los demás niveles, la autorización de

compensación.

21.Una vez autorizada la compensación de los bienes, se legalizará diligenciando

los formatos respectivos. El encargado de inventarios y almacén en el nivel

central o quienes hagan sus veces en los demás niveles actualizarán los

registros con base en los formatos diligenciados, incluyendo el inventario del

responsable.

22.Si efectuadas las compensaciones siguieren faltantes, se contabilizarán los

valores de los bienes en la cuenta Responsabilidades en Proceso a cargo del

almacenista o responsables de su custodia, y se enviará un informe al área de

investigaciones disciplinarias en el nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles.

4.5 CONSOLIDACIÓN DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL

1. La consolidación de los inventarios para efectos del cierre contable anual,

será realizado por los encargados de Almacén e Inventarios en el nivel central

y por el jefe del área de Recursos Físicos y Financieros o quienes han sus

veces en los demás niveles con corte a 31 de Diciembre, de los bienes

muebles en depósito, muebles en servicio o intangibles, debidamente

detallados y valorizados, y lo remitirán al área de Contabilidad General del

61

nivel central, dentro de los primeros quince días del mes de enero del año

siguiente.

2. El jefe del área de Obra Pública e Inmuebles en el Nivel Central, enviará

anualmente para el cierre de la vigencia, la relación detallada y valorizada de

los bienes inmuebles al área de Contabilidad General del nivel central, dentro

de los primeros quince días del mes de enero del año siguiente.

4.6 INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS

El Almacenista y el encargado de inventarios rendirán para el debido registro

contable, los informes y cuentas que correspondan al movimiento y manejo de

bienes, en las fechas y plazos señalados en la programación financiera.

Los siguientes informes se rendirán al Área de Contabilidad General en el Nivel

Central o quien haga sus veces en los demás niveles:

1. Relaciones mensuales de ingresos y egresos soportadas con las copias de las

Entradas y Salidas de Almacén y los registros contables originados por los

movimientos de almacén.

2. Reporte de movimientos de bienes en servicio con valores históricos,

depreciación acumulada, debidamente establecidos por áreas de inventario y

cuentas contables.

3. Cuadro Mensual de Movimiento de Bienes por áreas de Inventarios.

4.7 CONCILIACIÓN CONTABLE.

El área de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles, conciliarán mensualmente los saldos registrados en cada una de las

cuentas del balance de los bienes en depósito, en servicio, mercancías en existencia

e intangibles, con los registros reportados por el almacenista y el encargado de

inventarios.

4.8 REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES:

Además de lo que se establezca en el contrato, para el pago por compra de bienes,

se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

1. Una vez entregados los bienes, el proveedor presentará al encargado de

ejercer el control de ejecución del contrato, la correspondiente factura.

2. El encargado del control de ejecución del contrato, revisará la factura y

tramitará ante el área de Inventarios la elaboración de la Constancia de Recibo

de Bienes.

62

3. El encargado del control de ejecución del contrato enviará la factura, junto con

el cumplido, el original de la Constancia de Recibo de Bienes y demás

documentos establecidos en el contrato al área de Contabilidad General en el

Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, para que efectúe el

registro contable.

4. Cuando se trate de bienes devolutivos, incluidos en éstos los intangibles o

inmuebles por destinación, comprados por el Nivel Central, el área de

Contabilidad General registrará el valor total de la compra y trasladará los

valores correspondientes a cada Administración.

CAPITULO 5

SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES

5.1 ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR

Son bienes que adquiere la Entidad con la finalidad de ser comercializados y que de

acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, su entrega

se efectúa directamente a terceros, para la custodia, almacenamiento y venta.

Procedimiento:

1. El jefe del área de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, una vez

suscritos los contratos de compra-venta y consignación, enviará copia de los

mismos al área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría

Comercial y al área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos

Financieros.

2. El jefe del área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos

Financieros efectuará los registros contables respectivos.

3. El jefe del área de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría

Comercial, efectuará el control a la ejecución de los contratos de compraventa

y consignación de los bienes.

4. Los terceros responderán por la consignación, custodia, almacenamiento y

venta de los bienes.

5. De acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato, el área de

Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretaría Comercial, remitirá al

área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos Financieros el

informe consolidado de los bienes comercializados y del saldo de mercancías

en consignación que se encuentran en poder de terceros.

63

6. Cuando existan devoluciones de mercancías en consignación por parte de

terceros, se tendrá en cuenta lo establecido en los procedimientos de ingreso

de bienes al Almacén.

7. Cuando en el contrato se contemple la distribución gratuita a través de

terceros, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o

usuarios, el encargado de efectuar el control de ejecución del contrato

elaborará el acta de recibo y entrega al tercero, realizará la distribución y

enviará el acta al área de Contabilidad General de la Subsecretaría de

Recursos Financieros para su respectivo registro.

ELEMENTOS DE DESECHO

Son aquellos elementos usados que han sido reemplazados por su condición de

inservibles u obsolescencia o que han resultado de las remodelaciones de obras, y

que no hacen parte de los inventarios de la Entidad, tales como llantas, baterías,

repuestos de vehículos y equipos de sistemas eléctricos, electrónicos o mecánicos.

Para la destrucción o comercialización de estos elementos se levantará acta firmada

por el encargo del Almacén y el jefe del área de Servicios Generales o de

Comercialización, según el caso en el nivel central y por el jefe del área de Recursos

Físicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los demás niveles.

5.3 DESAGREGACION DE BIENES

Es la separación de las partes componentes de los bienes en servicio o en bodega,

que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad.

La desagregación de los bienes se realizará siempre que se requiera efectuar

cambios en su conformación.

En el evento de requerirse un cambio en un equipo de cómputo ya sea por

reemplazo, reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones

tecnológicas, y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los

porcentajes que se aplicarán en la desagregación, serán los siguientes:

CPU 85%

MONITOR 10%

TECLADO 3%

MOUSE 2%

En los demás bienes, para determinar el valor porcentual de las partes que los

componen, la desagregación se hará a prorrata con base en el precio total del bien y

teniendo en cuenta los precios de mercado de las partes que lo componen o el valor

por compras realizadas de bienes similares.

64

Procedimiento:

El encargado de inventarios, desagregará el costo histórico y depreciación

acumulada, en los porcentajes mencionados.

1. El encargado de inventarios, diligenciará el acta de desagregación,

relacionando el nombre del responsable, número de cédula, dependencia a la

que pertenece, descripción del bien, número de identificación de inventarios,

valor histórico, costo ajustado y depreciación acumulada. Igualmente deberá

relacionarse los valores de cada una de las partes desagregadas, la cual será

firmada en el Nivel Central por el funcionario responsable del bien en servicio

y el encargado de inventarios; en los demás niveles por el funcionario

responsable del bien en servicio, el encargado de inventarios y el jefe del área

de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces.

2. El encargado de inventarios efectuará las modificaciones en los registros de

inventarios con base en los documentos anteriormente relacionados. Para el

caso de equipos de cómputo se enviará copia del acta a la Oficina de

Servicios Informáticos o quien haga sus veces en los demás niveles.

3. Para el caso de los bienes en bodega se seguirá los pasos anteriores,

teniendo en cuenta que el acta de desagregación será firmada por el

almacenista y el Jefe del área de Servicios Generales o quien haga sus veces

en los demás niveles.

5.4 TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS

Es la separación de las partes que componen los equipos informáticos tanto en

servicio como en bodega, con el fin de habilitar nuevos equipos. La transformación

de equipos informáticos requiere concepto previo y favorable de la Oficina de

Servicios Informáticos en el Nivel central o quien haga sus veces en los demás

niveles.

Procedimiento:

1. Cuando el equipo informático objeto de la transformación se encuentre en

servicio, se trasladará a la Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central

o quien haga sus veces en los demás niveles, mediante a Solicitud y Traslado

de Bienes en Servicio, indicando el costo histórico, depreciación acumulada y

el ajuste por inflación al bien y a la depreciación, descargándolo del inventario

del responsable.

2. El encargado de inventarios enviará la Solicitud y Traslado de Bienes en

Servicio debidamente tramitado a contabilidad para efectuar el registro en la

cuenta que establezca el plan General de Contabilidad Pública, previa

65

cancelación de los ajustes por inflación tanto del bien como de la

depreciación.

3. Una vez efectuado el traslado del equipo informático a la Oficina de Servicios

Informáticos, este no será objeto de depreciación ni ajustes por inflación, sin

embargo, el encargado de inventarios seguirá llevando el control en la cuenta

que indique El área de Contabilidad de la Subsecretaría de Recursos

Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles.

4. El encargado de inventarios o su delegado, el jefe de la Oficina de Servicios

Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los

demás niveles, suscribirán el acta de Desagregación de Bienes, en la que

señalarán los valores y porcentajes asignados a cada parte.

5. En caso de requerir partes nuevas para poner en funcionamiento este equipo

informático, su valor será adicionado al bien resultante de la desagregación.

6. Una vez desagregados los equipos informáticos y determinadas las partes a

reutilizar se conformará el bien que se dará al servicio, elaborando un acta en

la que intervendrán los mismos funcionarios señalados en el numeral cuatro,

la cual contendrá los valores y porcentajes asignados a cada parte del bien,

su valor global y vida útil, e indicarán los valores de las partes no utilizadas en

la transformación.

7. Realizados los pasos anteriores, el encargado de inventarios diligenciará la

Solicitud y Orden de Traslado de Bienes en Servicio a cargo del responsable

del bien, teniendo como soporte el acta de conformación del nuevo equipo

informático y lo registrará en los inventarios de bienes devolutivos en servicio.

8. El encargado de inventarios enviará copia de la Solicitud y Orden de Traslado

de Bienes en Servicio debidamente diligenciado y del acta de Desagregación

a El área de Contabilidad General de la Subsecretaría de Recursos

Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles, para su respectivo

registro contable.

9. Las partes de los equipos informáticos objeto de transformación que no fueron

utilizadas, serán objeto de comercialización o destrucción, de acuerdo con los

procedimientos establecidos para cada uno de esos procesos.

10. Cuando el equipo informático objeto de transformación se encuentre en

depósito, el almacenista previo diligenciamiento de la correspondiente Salida

de Bienes del Almacén, realizará los pasos establecidos en los numerales 3º

al 9º anteriores.

5.5 REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN

MANTENIMIENTO

66

Cuando los contratos de compra o mantenimiento contemplen cambio de partes de

bienes por garantía o mantenimiento, se tendrá en cuenta lo siguiente:

1. Para el caso de los equipos de cómputo se requerirá concepto previo de la

Oficina de Servicios Informáticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en

los demás niveles.

2. Para los demás bienes el concepto previo lo dará el jefe de la dependencia

respectiva o el encargado del control de la ejecución del contrato.

3. El encargado de ejercer el control de ejecución del contrato conjuntamente con

el funcionario responsable del bien y el contratista suscribirán un acta de

reemplazo de partes, en la cual se relacionará el nombre del funcionario

responsable del bien, número de cédula, dependencia, descripción y las

especificaciones del componente del bien que se va a cambiar, el número de la

serie y marca por el cual se reemplazará.

4. El encargado de inventarios efectuará las modificaciones en los registros de

inventarios con base en el acta de Reemplazo de Bienes.

5. Los elementos reemplazados serán entregados al Almacenista o quien haga

sus veces por el encargado de ejercer el control de ejecución del contrato, para

ser destruidos para lo cual se levantará un acta firmada por el almacenista y el

jefe del área de Servicios Generales o quien haga sus veces en el nivel

regional.

5.6 SEGUROS DE BIENES

Con el fin de que todos los bienes de la Entidad estén debidamente amparados por

las diferentes pólizas que conforman el programa de seguros, los encargados de

Almacén e Inventarios en el Nivel Central y los jefes de Recursos Físicos y

Financieros o quienes hagan sus veces en el nivel regional, tendrán en cuenta el

siguiente procedimiento para asegurar, actualizar y hacer efectivas las pólizas.

Procedimiento:

1. Enviar dentro de los cinco primeros días de cada mes a Servicios Generales,

los formatos establecidos para el reporte de bienes a asegurar, elaborado para

tal fin por esta División.

2. Cuando se transporten mercancías o valores se debe enviar quincenalmente al

área de Servicios Generales del Nivel Central, el formato de reporte para incluir

en la póliza de transportes, con el fin de garantizar que los bienes de la Entidad,

durante el tiempo que dure su traslado, estén debidamente amparados.

67

3. El Jefe del área de Transportes del Nivel Central informará oportunamente a

Servicios Generales las inclusiones, exclusiones y modificaciones de las pólizas

de automóviles y seguro obligatorio en accidentes de tránsito (SOAT) de

acuerdo con las novedades que se presenten.

4. El área de Servicios Generales del Nivel Central actualizará y tramitará las

reclamaciones a que haya lugar respecto de los bienes de propiedad de la

Entidad y aquellos que estén bajo su responsabilidad de acuerdo con la

información y actualización de la misma, suministrada por las dependencias del

nivel central y nivel regional.

RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO:

1. BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Cuando se presente un siniestro que afecte los bienes muebles e inmuebles de la

Entidad, el Jefe del área de Servicios Generales para el caso de los muebles y el jefe

del área de Obra Pública para el caso de los inmuebles, en el nivel central y los Jefes

del área de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, enviarán un

informe escrito al área de Seguros, en forma inmediata al conocimiento del hecho,

soportado con la siguiente documentación:

• Informe escrito del funcionario responsable de los bienes

• Copia de la correspondiente denuncia en el caso de hurto

• Fotocopia del documento de ingreso al Almacén o del inventario donde figura el

bien siniestrado

• En caso de hurto, el informe de la empresa que presta el servicio de vigilancia

en el lugar del siniestro

• En caso de daños en equipos por descarga eléctrica, corto circuito o sobre

voltaje, el concepto técnico del funcionario competente

• Dos cotizaciones de reparación o reposición de los bienes afectados

2. VEHICULOS

En caso de siniestro el Jefe del área de Transportes en el Nivel Central, el Jefe del

área de Recursos Físicos y Financieros en los demás niveles, reportarán el

siniestro a la Compañía de Seguros en la correspondiente ciudad y velarán porque

la reparación sea efectuada con los mejores estándares de calidad.

En los casos de pérdida total por hurto o por daño de vehículos del Nivel Central,

el Jefe del área de Transportes comunicará en forma inmediata el siniestro al área

de Seguros; para los vehículos de las administraciones, el jefe del área de

Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces comunicarán además al

Jefe del área de Transportes, anexando los siguientes documentos para la

legalización del siniestro:

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• Formulario de traspaso debidamente diligenciado

• Copia de la denuncia en caso de hurto

• El seguro obligatorio en accidentes de tránsito (SOAT)

• Fotocopia de los documentos del conductor (cédula de ciudadanía y Licencia

de conducción)

• Informe del conductor sobre los hechos

• Copia de la declaración del pago del impuesto del vehículo

El Jefe del área de Transportes en el Nivel Central y el Jefe del área de Recursos

Físicos y Financieros debe diligenciar y enviar el informe de siniestros de

automóviles, cada que se presente.

CAPITULO 6

RESPONSABILIDADES

6.1. RESPONSABLES DE BIENES

Son responsables, administrativa, penal y fiscalmente, todas las personas que

administren, custodien, manejen, reciban o usen bienes de propiedad de la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de otras

entidades o de particulares puestos al servicio de la Entidad.

6.2 ENTREGA ADMINISTRATIVA DE ALMACENES CUANDO EL

ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA.

1. Cuando el Almacenista abandone el cargo o dilate la entrega, el Secretario

General de la DIAN o el Director Regional, Administrador Especial, Local o

Delegado, según el caso, designará un funcionario que realizará el inventario

físico y la entrega al nuevo Almacenista con la participación del área de

Inventarios o quien haga sus veces. Este inventario se hará con previo aviso a

la compañía aseguradora, al Subsecretario de Recursos Físicos o su delegado

en el Nivel Central, y a los jefes del área de Recursos Físicos y Financieros o

su delegado en los demás niveles, para que presencien la diligencia.

2. Si se conoce el domicilio del almacenista saliente, se le notificará legalmente de

la realización de la diligencia de entrega, indicándole fecha y hora en que

comenzará la misma.

3. Si el Almacenista concurre a la diligencia, se realizará la entrega de acuerdo

con los procedimientos establecidos para la entrega normal, de lo contrario se

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dejará constancia en el acta y se iniciará la diligencia de inventario y entrega al

nuevo Almacenista.

4. En el acta se dejará constancia de los bienes sobrantes y faltantes que

aparezcan al comparar las cantidades físicas con la de los registros

actualizados.

5. Si los registros se encuentran desactualizados o el funcionario saliente no los

deja a disposición de la comisión de entrega, se registrarán en el inventario las

cantidades físicas de cada bien que se verifique y sobre este inventario, el

almacenista entrante elaborará nuevos registros.

6. La entrega o recibo de bienes nuevos que se realicen durante el proceso de

entrega, serán registrados por separado y estarán bajo la responsabilidad del

nuevo almacenista.

7. La diligencia de entrega y recibo, no podrá exceder en ningún caso los treinta

(30) días calendario, contados a partir de la fecha de posesión del nuevo

almacenista.

8. Si el nuevo almacenista iniciare el ejercicio de sus funciones sin que se le haya

efectuado la entrega física y formal de los bienes, asumirá la responsabilidad

administrativa y fiscal por las diferencias que se puedan presentar.

9. Las diferencias físicas y contables que resulten en el proceso de entrega

formal, serán registradas como responsabilidades a cargo del almacenista

saliente.

6.3. RESPONSABILIDAD DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O QUIENES

HAGAN SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES.

Toda ubicación, traslado o retiro de personal será informado por el área de Personal

o quien haga sus veces al encargado de inventarios, en el momento de la

comunicación o notificación al funcionario con el objeto de legalizar los inventarios a

su cargo.

CAPITULO 7

RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES

La reclasificación o baja de bienes, se da cuando se sacan definitivamente del

servicio de la Entidad, ya sean por inservibles o porque no los requiere para el

desarrollo de sus actividades y sobre los cuales se ha decidido su comercialización o

70

destrucción. Para el caso de la comercialización se clasifican en la cuenta

“Mercancías en Existencia”.

7.1. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE

RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES.

En el nivel central corresponde adelantar este proceso al área de Mercadeo de

Bienes y Servicios, Servicios Generales y Almacén e Inventarios, en los demás

niveles al Administrador y a las áreas de Recursos Físicos y Financieros,

Comercialización, Almacén e inventarios, o quienes hagan sus veces.

7.2. BIENES A RECLASIFICAR

a) BIENES SERVIBLES

Son aquellos bienes que se encuentran en condiciones de uso, pero que la Entidad

no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades.

b) BIENES INSERVIBLES

Son aquellos bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia ya no sirven

para el servicio al cual fueron asignados y cuya readaptación, reparación o

reconfiguración no es conveniente para la Entidad.

7.3 RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR

Procedimiento:

Además de los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los siguientes:

1. El almacenista relacionará los bienes en depósito, que serán reclasificados

para su comercialización o destrucción, indicando su descripción, código de

identificación de inventarios, cantidad, valor unitario, valor total.

2. El almacenista enviará trimestralmente la relación de bienes, al jefe del área

de Servicios Generales en el Nivel Central o a los jefes del área de Recursos

Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás niveles, con el

objeto de iniciar el trámite de Reclasificación de Bienes.

3. El almacenista, los jefes de las áreas de Servicios Generales y de Mercadeo

de Bienes y Servicios en el Nivel Central o los jefes de las Divisiones de

Recursos Físicos y Financieros y de Comercialización o quienes hagan sus

veces en los demás niveles, verificarán el estado de los bienes mediante una

inspección física, y elaborarán acta indicando que se reclasificarán para

comercializar o para destruir.

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4. Con la relación y el informe de inspección, se expedirá el acta de

Inservibilidad o de no Requerimiento por parte del jefe de Servicios Generales

en el Nivel Central o el jefe de Recursos Físicos y Financieros o quien haga

sus veces en los demás niveles, detallando los bienes con el valor que figure

en los registros contables: Costo Histórico, depreciación, valor en libros y valor

por el cual se registrará en las cuentas de orden que para cada bien será de

un peso ($1.00).

5. El área de Almacén descargará de las respectiva cuenta contable e ingresará

a la cuenta señalada en el Plan General de la Contabilidad Pública el valor de

los bienes reclasificados, los cuales quedarán bajo la custodia del Almacén

hasta su entrega al comprador.

6. Una vez realizada la venta de los bienes reclasificados, el Jefe del área de

Comercialización informará al área de Servicios Generales del Nivel Central,

para que sean retirados de la Póliza de Seguro que los ampara.

7. El jefe del área de Servicios Generales en el Nivel Central o los jefes de área

de Recursos Físicos y Financieros o quien haga sus veces en los demás

niveles, elaborará la resolución de baja por destrucción, tanto para los bienes

no contabilizados en Mercancías en Existencia, como para éstos cuando se

agoten los procedimientos y no se logre su comercialización teniendo como

soporte el acta de Inservibilidad. La resolución será firmada por el funcionario

competente de acuerdo con las facultades y cuantías establecidas por la

Entidad.

8. Con la resolución de baja y el acta de Inservibilidad se descargarán los

valores de los bienes de las respectivas cuentas, se elaborará la salida de

bienes del almacén y se cargarán a la Cuenta de Orden Deudoras. Los bienes

dados de baja quedarán bajo la custodia del Almacén hasta su destrucción.

9. El almacenista coordinará con el jefe del área de Servicios Generales en el

Nivel Central y de Recursos Físicos y Financieros, o quienes hagan sus veces

en los demás niveles, la destrucción de los bienes, la cual se realizará

observando las disposiciones especiales de conservación del medio ambiente.

La destrucción de los bienes o deshechos finalizará con el acta respectiva

firmada por las personas que en ella intervinieron.

10. Copias de la resolución de baja y acta de destrucción se enviarán al área de

Servicios Generales del Nivel Central, para que sean retirados de la Póliza de

Seguro que los ampara.

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Constancia de Recibo de Bienes.

Anexo 2. Entrada de Bienes al Almacén

Anexo 3. Relación Ingresos Bienes de Consumo

Anexo 4. Relación Ingresos Bienes Devolutivos

Anexo 5. Salida Bienes de Almacén

Anexo 6. Relación Egresos Bienes de Consumo

Anexo 7. Relación Egresos Bienes Devolutivos

Anexo 8. Solicitud y Orden de Traspaso Bienes en Servicio

Anexo 9. Revisión Equipos de Computo

Anexo 10. Ficha Técnica de Vehículos

Anexo 11. Movimiento de Bienes en Servicio (Remesas)

Anexo 12. Análisis de Movimiento de Almacén

Anexo 13. Analizas de Movimiento de Inventarios

Anexo 14. Reporte Bienes a Asegurar

Anexo 15. Relación de Embarcaciones Propias y Aprehendidas

Anexo 16. Reintegro de Bienes al Almacén

Documents

Generalidades Del Almacen 002